Introducción: Definiciones y conceptos Las organizaciones modernas y la administración de proyectos 1.1 Áreas del conocimiento Las Áreas de Conocimiento, definidas como el conjunto de buenas prácticas en la dirección de proyectos, aplicables a la mayoría de los procesos y cuyo uso permite mejorar la toma de decisiones e incrementar el éxito de los proyectos son: Integración: Consiste en identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los procesos y las actividades de la gestión del proyecto. Alcance: Su objetivo es identificar qué procesos se incluyen y cuáles no se incluyen en el proyecto para lograr que este sea completado con éxito. Tiempo: Incluye todos aquellos procesos que permitirán que el proyecto se complete en un plazo de tiempo establecido. Costos: Se enfoca en la estimación, el presupuesto y el control de los costes para que el proyecto se concrete con un presupuesto determinado. Calidad: Son las actividades que determinan responsabilidades, objetivos y políticas para cumplir con las expectativas del cliente y lograr que el proyecto sea ejecutado de forma satisfactoria. Recursos humanos: Integra procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo de trabajo del proyecto, quienes cumplen responsabilidades de acuerdo con un rol asignado. Comunicaciones: Son los procesos que garantizan la generación, la recopilación, la distribución y el almacenamiento de la información necesaria para ejecutar el proyecto. Riesgos: Incluye actividades que permiten planificar, identificar, analizar, responder, monitorear y controlar los riesgos que puede tener un proyecto. Su objetivo es disminuir los impactos negativos en el mismo. Adquisiciones: Son todos los procesos de compra de los insumos, bienes y servicios que se necesitan para el desarrollo del proyecto. Interesados: Permite identificar a las partes interesadas (personas, grupos u organizaciones) que podrían verse afectadas o afectar el proyecto. 1.2 Ciclos de vida, productos y proyectos Proyecto: es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Producto: es un artículo producido, que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente. Otras palabras para hacer referencia a los productos son materiales y bienes. Ciclo de vida de un Proyecto Aunque los proyectos varían en el tamaño y el grado de complejidad, un proyecto típico puede configurarse dentro 5 fases: Inicio. Definición preliminar y autorización formal. Planificación. Definición y planificación detallada. Ejecución. Llevar a cabo el plan de gestión del proyecto. Monitorización y Control / Supervisión y Control. Medir, supervisar regularmente el avance. Cierre del proyecto. Formalizar la aceptación Características del Ciclo de Vida del Proyecto Los niveles de costo y el uso de recursos son bajos al inicio del proyecto, y van en aumento a medida que se desarrolla el trabajo y vuelven a caer cuando el proyecto se acerca al cierre. Los riesgos son mayores en el inicio del proyecto. La influencia de los interesados al inicio del proyecto asegura una menor variación en los costos y el cronograma del proyecto. Los cambios en el alcance en fases tardías del proyecto suelen disparar los costes. Ciclo de Vida de un Producto El ciclo de vida del Producto es el conjunto de fases por las que pasa un producto desde su introducción en el mercado hasta su retirada o declive. Introducción Crecimiento Madurez Declive o Retirada El ciclo de vida del producto suele ser mayor que el ciclo de vida del proyecto, esto tiene sentido, puesto que, el proyecto genera un producto o servicio único, por consiguiente, el proyecto se cierra y el producto suele seguir en el mercado hasta su retirada o jubilación. 1.3 Sistemas de Organización Los sistemas de organización representan las estructuras sobre las cuales se configura una empresa. Estas estructuras definen cómo está conformada cada división de un negocio, la jerarquía de quién reporta a quién y cómo fluye la comunicación en toda la organización. Una buena estructura organizacional establece tanto la jerarquía como el flujo de comunicación en una empresa. Tener un sistema de organización bien definido tiene muchos beneficios, como mejoras en la eficiencia, productividad y toma de decisiones. Existen varios tipos de sistemas de organización: Sistema funcional. Presenta varios departamentos especializados. Un gerente de alto nivel supervisa todos estos departamentos. Sistema divisional. Divide el negocio en equipos de trabajo, según los proyectos en los que los empleados están trabajando. Este sistema incluye muchos tipos diferentes de equipos. Sistema matricial. Es una combinación del sistema funcional con el sistema divisional. Desde arriba, el negocio se configura como un sistema funcional, con una jerarquía tradicional y departamentos especializados. Sin embargo, cuando se observan estos departamentos de cerca, cada uno está dispuesto en un sistema divisional, dividiéndose en proyectos y equipos más pequeños. Sistema plano. Aplana gran parte de la jerarquía, permitiendo a los empleados una mayor autonomía en su trabajo. Estas organizaciones se dividen en equipos temporales, aunque son tener estructuras formales. 1.4 Las restricciones de los proyectos La triple restricción de la gestión de proyectos, también conocida como el triángulo de la gestión de proyectos o el “triángulo de hierro”, son el alcance, el costo y el tiempo. El objetivo es equilibrar estos tres elementos en cada proyecto, pero hacerlo puede ser un desafío porque todos repercuten entre sí. Restricción de tiempo: La restricción de tiempo se refiere al cronograma de finalización del proyecto, incluidos los plazos para cada fase del proyecto, así como la fecha de implementación del producto final. Restricción de alcance: El alcance de un proyecto define sus objetivos específicos, las entregas, las características y las funciones, así como las tareas necesarias para completar el proyecto. Restricción de coste: El coste del proyecto, a menudo denominado presupuesto del proyecto, comprende todos los recursos financieros necesarios para completar el proyecto a tiempo, en su alcance predeterminado. Hay que tener en cuenta que el coste no solo se refiere a dinero para los materiales, sino que también abarca los costes de mano de obra, proveedores, control de calidad y otros factores. El triángulo esta equilibrado cuando el alcance es igual a la combinación del costo y el tiempo. 1.5 El director de proyectos y el coordinador de proyectos El papel de un director de proyecto y el de un coordinador de proyecto están estrechamente relacionados. Un gerente de proyecto es responsable de la totalidad del proyecto. Un coordinador de proyecto implementa el sistema mediante la creación de redes de cooperación para cada segmento. El coordinador del proyecto trabaja con el director del proyecto como su aliado. El director de proyecto proporciona liderazgo, mientras que el coordinador pone el equipo y el proceso en conjunto para la implementación del proyecto. Un gerente de proyecto es responsable de identificar y resolver los problemas del proyecto, asegurándose de que el proyecto avance según lo programado y dentro del presupuesto. Él es el punto de comunicación con las partes interesadas. Él es responsable por el éxito del proyecto. Un gerente de proyecto busca la ayuda de un coordinador de proyecto para agilizar las tareas posteriores a la fase de planificación. La tarea del coordinador es la de coordinar las actividades, recursos, equipos e información e informa al director del proyecto cualquier cuestión de coordinación que no pueda resolver. 1.6 El Rol de los interesados en Administración de proyectos El rol de los stakeholders es sumamente importante para la gestión de un proyecto, ya que son las partes involucradas y juegan un papel crucial en su evolución, puesto que de ellos depende que un proyecto continúe su curso normal o quede inconcluso. Los stakeholders tienen el poder necesario para hacer avanzar un proyecto, así como de conseguir que se detenga y sea considerado inviable. Un stakeholders es un individuo, grupo u organización que puede afectar, ser afectado o percibirse como afectado por una decisión, actividad o determinado resultado de un proyecto. Los stakeholders están directamente involucrados en el proyecto o tienen intereses que pueden verse afectados por el resultado de este. Los interesados en el proyecto se pueden clasificar en dos tipos: Stakeholders internos. Son las personas involucradas en un proyecto desde adentro Stakeholders externos. No están directamente involucradas, pero están involucradas desde afuera y se ven afectadas por el resultado del proyecto.
