Norma para la GestIón y EjecucIón de Contratos
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NORMA PARA LA GESTiÓN Y EJECUCiÓN DE CONTRATOS
1.
OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la gestión y ejecución de los contratos de bienes y
servicios de la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria
(SUNAT).
2.
ALCANCE
La presente norma abarca las acciones necesarias para el perfeccionamiento del contrato
de bienes y servicios que celebre la SUNAT, la ejecución de las prestaciones
contratadas, la modificación del contrato, asi como, la culminación del contrato.
La presente norma no aplica para la ejecución de obras.
3.
RESPONSABILIDAD
El cumplimiento de la presente
organizacionales de la SUNAT.
norma es responsabilidad
de todas
las unidades
ABREVIATURAS
DEC: División de Ejecución Contractual.
OEC: Órgano Encargado de las Contrataciones, y para efectos de la presente
norma, es el responsable de la Fase de Ejecución Contractual.
OSA: Órganos de Soporte Administrativo.
OSCE: Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
RNP: Registro Nacional de Proveedores.
SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado.
DEFINICIONES
5.1
Área Usuaria.- Es la unidad organizacional de la SUNAT:
a) Cuyas necesidades pretenden ser atendidas, la misma que declara sus
requerimientos de bienes y servicios para el cumplimiento de sus funciones y
considerando las metas y prioridades institucionales.
b) Que por su especialidad y/o competencias de orden técnico, funcional,
administrativo y/o experiencia en el objeto materia de contratación, canaliza
los requerimientos
declarados. Se le denomina también "área usuaria
canalizadora".
c) Establecida expresamente en el contrato, orden de compra u orden de servicio
como responsable de la recepción y conformidad de la prestación. En algunos
casos, el contrato puede establecer como encargado de otorgar conformidad a
una Comisión Ad Hoc u otros.
d) Que verifica, dependiendo de la naturaleza de la prestación, la calidad,
cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales pactadas entre las
partes, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias.
e) Que emite opinión, dentro de su competencia, respecto a la solicitud de
ampliación de plazo y modificación de un contrato.
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f)
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Que realiza el requerimiento técnico para la ejecución de prestaciones
adicionales o reducciones de prestación, asi como, para la realización de una
contratación complementaria.
5.2
Contratista.-
Es el proveedor que celebra contrato con la SUNA T.
5.3
Contrato original.- Está conformado por el documento que lo contiene, las bases
integradas y la oferta ganadora, asi como los documentos derivados del proceso
de selección o modalidad correspondiente, que establezcan obligaciones para las
partes y que hayan sido expresamente señalados en el contrato. La mención al
contrato incluye a las contrataciones perfeccionadas mediante orden de compra o
servicio.
5.4
Contrato vigente.- El contrato original afectado por las variaciones realizadas por
los reajustes, prestaciones adicionales, reducción de prestaciones, o por
ampliación o reducción del plazo.
5.5
Expediente de Pago.- Documentación remitida a la Gerencia Financiera para el
trámite de pago de la prestación ejecutada durante un determinado periodo o para
la entrega de adelantos o garantias. Este expediente se encuentra conformado
por:
a) Informe de Conformidad del Área Usuaria.
b) Hoja de Resumen.
c) Comprobante de Pago.
d) Copia de contrato, orden de compra u orden de servicio (primer pago).
e) Orden de Pago.
f) Otros documentos necesarios para el pago.
5.6
Expediente de Contratación.- Conjunto de documentos en el que aparecen
todas las actuaciones referidas a una determinada contratación, desde la decisión
de contratar hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa
referida a las caracteristicas técnicas, valor referencial, la disponibilidad
presupuestal y su fuente de financiamiento.
Gestor del Contrato.- Personal del Órgano Encargado de la Contratación,
designado para realizar acciones de coordinación con el área usuaria y el
contratista para asegurar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el
contrato.
5.8
Hoja de Resumen.- Formato que evidencia y consigna la revisión efectuada por
el gestor del contrato, a fin de verificar la información relacionada a la ejecución
del contrato y efectuar el trámite de pago.
5.9
Informe de Conformidad del Área Usuaria.- Informe del funcionario responsable
del área usuaria, quien deberá verificar, dependiendo de la naturaleza de la
prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales,
debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias.
5.10
Normativa de Contratación Pública.- Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; además de sus normas complementarias y conexas.
5.11
Órgano Encargado de las Contrataciones.- Es la unidad organizacional de la
SUNA T encargada de la gestión administrativa del contrato. La jurisdicción
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administrativa de cada OEC se encuentra establecida según lo definido en el
Anexo W 2 del Decreto Supremo W 259-2012-EF. La función que cumple este
órgano es distinta a aquella que cumple el área usuaria que otorga la
conformidad.
5.12
6.
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
Prestación.- La realización de la consultoria,
entrega del bien.
la prestación del servicio o la
BASE LEGAL
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
Reglamento de Organización y Funciones de la SUNAT.
Disposición interna que desconcentra facultades referidas a la suscripción de
contratos, adendas y comunicaciones derivadas de la ejecución contractual.
Disposición interna que delega diversas funciones y atribuciones previstas en la
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
Norma interna que regula el procedimiento de los documentos de trámite de pago.
Norma interna para la administración y control de garanlias presentadas en el
marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
DISPOSICIONES
GENERALES
El área usuaria tiene la obligación de ser diligente en la recepción y verificación de
las prestaciones entregadas por el contratista; asi como, en la emisión del
respectivo informe de conformidad.
El OEC tiene la obligación de ser diligente en el seguimiento del contrato y en la
canalización del expediente de pago.
Luego de haberse otorgado la conformidad
genera el derecho al pago del contratista.
a las prestaciones recibidas, se
El área usuaria tiene la obligación de sustentar técnicamente toda solicitud de
modificación del contrato; asimismo, deberá asegurar que dicha modificación no
varie en forma alguna las condiciones originales que motivaron la selección del
contratista.
7.5
8.
La administración y control de las garantías otorgadas por los proveedores o
contratistas se realizará de acuerdo a lo señalado en la normativa de contratación
pública y en la norma interna aprobada para tal fin.
DISPOSICIONES
ESPECíFICAS
De la suscripción del contrato
8.1
Una vez producido el consentimiento de la buena pro o que quede
administrativamente firme, corresponde remitir el expediente de contratación
debidamente ordenado y foliado al OEC, para la elaboración del contrato o
emisión de la orden de compra o servicio.
8.2
El OEC efectuará las coordinaciones con el postor ganador para que: i) presente
la documentación necesaria para la suscripción del contrato dentro del plazo de
siete (7) dias hábiles siguientes al consentimiento de la buena pro, y ii) concurra a
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suscribir el contrato dentro de los tres (3) dias hábiles siguientes a la presentación
de dicha documentación.
8.3
En los casos que el contrato se perfeccione mediante orden de compra u orden de
servicio, el OEC efectuará las coordinaciones con el postor ganador para que
presente la documentación necesaria para formalizar el contrato dentro de los tres
(3) dias hábiles siguientes al consentimiento de la buena pro. Asimismo, deberá
notificar al contratista la orden de compra u orden de servicio en un plazo no
mayor de cuatro (4) dias hábiles siguientes a la presentación de dicha
documentación.
8.4
El OEC revisará que la documentación presentada por el postor ganador se
encuentre correctamente emitida y presentada en los plazos previstos.
Igualmente, verificará en el portal del OSCE, la vigencia de la inscripción del
postor en el RNP y que no se encuentre en el Registro de Inhabilitados para
Contratar con el Estado.
8.5
El OEC revisará el expediente de contratación, la documentación presentada por
el postor ganador, la vigencia del RNP y el Registro de Inhabilitados para
Contratar con el Estado, y procederá a formular el proyecto de contrato.
6
En el caso de un proceso de selección convocado por una unidad orgánica
desconcentrada, cuyo contrato deba ser suscrito por funcionarios autorizados de
la Sede Central, el OSA deberá remitir un memorándum fisico a la DEC con los.
antecedentes y la documentación presentada por el postor ganador, asi como el
contrato visado por los funcionarios competentes del OSA; para el trámite de
suscripción.
8.7
Verificado el cumplimiento de los requisitos exigidos, el OEC coordinará la
suscripción del contrato entre el representante legal del postor ganador de la
buena pro y el funcionario delegado según norma interna vigente. En el caso que
el contrato se perfeccione con una orden de compra o de servicio, ésta deberá ser
notificada dentro del plazo legal.
Luego de la suscripción del contrato y, en el mismo acto, se deberá entregar un
ejemplar del mismo al contratista.
8.8
Una vez suscrito el contrato o notificada la orden de compra o servicio, el OEC
remitirá la carta fianza para la custodia respectiva, según las disposiciones de la
norma interna aprobada para tal fin.
Se
a)
b)
c)
d)
configura la pérdida automática de la buena pro, cuando el postor ganador:
No presente la documentación completa;
No concurra a suscribir el contrato en el plazo indicado;
No cuente con RNP vigente; o,
Se encuentre inhabilitado para contratar con el Estado.
El OEC registrará la "no suscripción del contrato" en el SEACE y notificará al
postor la pérdida de la buena pro por escrito, señalando los motivos que
configuraron tal situación.
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8.11
Cuando haya quedado consentida la pérdida de la buena pro, el OEC citará al
postor que ocupó el segundo lugar en el orden de prelación, a fin de que presente
la documentación y suscriba el contrato en los plazos previstos.
Si este postor no suscribiera el contrato, el Órgano Encargado de las
Contrataciones en la Fase de Proceso de Selección declarará desierto el proceso
de selección y registrará dicha acción en el SEACE. Asimismo, emitirá el informe
de la declaratoria de desierto y lo anexará al expediente de contratación.
8.12
El OEC elaborará el informe y lo elevará al funcionario facultado según norma
interna vigente, a fin de que éste comunique a la Procuraduria Pública, o la
dependencia que haga sus veces, la infracción incurrida ante la pérdida de buena
pro.
Del registro V difusión del contrato
8.13
Una vez perfeccionado el contrato, el OEC efectuará las siguientes actividades:
a) Registrar el contrato en el SEACE en un plazo no mayor a los diez (10) días
hábiles siguientes a su suscripción.
b) Registrar en las "carpetas públicas" del correo institucional, el contrato y los
documentos que lo conforman, así como, la documentación relevante que se
genere en la suscripción del contrato. La información minima a registrar es la
siguiente: i) Contrato, ii) Bases integradas, iii) propuestas técnica y económica
del contratista, iv) garantías, de ser el caso, v) Certificación de Crédito
Presupuestal, vi) otros documentos que se consideren necesarios para
veríficar el cumplimiento de las condiciones contractuales.
c) Registrar el contrato en el módulo informático habilitado para tal fin.
El OEC notifica al área usuaria el contrato suscrito y los documentos que lo
confom1an. Esta notificación se realizará via memorándum electrónico o físico.
En el caso de contratación de bienes, notificará adicionalmente a la División de
Almacén de Bienes de Uso, Consumo y Mobiliario, vía memorándum electrónico o
físico.
Del gestor del contrato
8.15
El OEC designa al gestor del contrato via memorándum electrónico o físico. El
gestor designado lo comunica al área usuaria y al contratista, vía correo
electrónico.
De la ejecución contractual V conformidad de prestaciones
8.16
El área usuaria informará a la OEC sobre la ejecución de las prestaciones, de
forma documentada y sustentada en el contrato y en los documentos que lo
componen.
El área usuaria deberá realizar las siguientes actividades:
a) Verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y
cumplimiento de las condiciones contractuales pactadas entre las partes,
debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias.
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b) Precisar si el contratista incurrió en retraso injustificado durante el periodo de
ejecución de la prestación materia de otorgamiento de la conformidad. De
confirmarse este hecho, el área usuaria indica la cantidad de dias calendario
de retraso incurrido.
c) Remitir la información pertinente que permita valorizar las prestaciones
efectuadas durante el periodo de ejecución materia de otorgamiento de la
conformidad.
d) Elaborar, firmar y sellar el INFORME DE CONFORMIDAD DEL ÁREA
USUARIA (según formato del Anexo W 01).
e) Remitir al OEC, el INFORME DE CONFORMIDAD DEL ÁREA USUARIA, asi
como, la documentación que lo sustente, de ser el caso. En caso este
documento no consigne o registre la información pertinente, será devuelto y se
tendrá como no presentado.
8.18
Si al momento de verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales, el
área usuaria encontrara observaciones, éstas deberán ser consignadas en el acta
respectiva, según formato ACTA DE OBSERVACIONES del Anexo N° 02,
indicándose claramente el sentido de éstas, dándose al contratista un plazo
prudencial para su subsanación, en función a la complejidad del bien o servicio. El
plazo otorgado al contratista no podrá ser menor de dos (2) ni mayor de diez (10)
dias calendario.
El Acta de Observaciones deberá ser suscrita por el representante designado del
área usuaria, asi como, por el representante del contratista. Si este último se
rehúsa a suscribirla, el área usuaria remitirá el Acta debidamente firmada al OEC,
con la finalidad de que este último notifique al contratista.
8.20
Una vez vencido el plazo para la subsanación, el representante del área usuaria
se reunirá con el representante del contratista para verificar el levantamiento de
las observaciones, lo cual deberá quedar consignado en el Acta respectiva. Si
pese al plazo otorgado, el contratista no cumpliese a cabalidad con la
subsanación, se podrá dar inicio al procedimiento de resolución del contrato,
previa opinión favorable del área usuaria.
Las actas de observaciones y de subsanación de observaciones,
suscritos, deberán ser remitidas por el área usuaria al OEC.
8.21
una vez
El gestor del contrato, sobre la base del INFORME DE CONFORMIDAD DEL
ÁREA USUARIA Y la documentación que lo sustenta, de ser el caso, realiza las
siguientes acciones:
a) Solicitar información complementaria al área usuaria, de ser el caso.
b) Revisar el importe consignado en el comprobante de pago y determinar el
monto de las prestaciones efectuadas en el periodo de ejecución de la
prestación. Este importe deberá guardar correspondencia con el monto
contratado, la propuesta económica del contratista, asi como con el
comprobante de pago presentado.
c) Revisar si el área usuaria ha consignado la existencia de retraso injustificado
durante el periodo de ejecución de la prestación.
d) Calcular el monto de la penalidad a aplicarse durante el periodo de ejecución,
sobre la base de la información remitida por el área usuaria. Además, adjunta
un anexo que evidencie el procedimiento aplicado para su determinación.
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e) Revisar y confirmar si corresponde la amortización del adelanto otorgado, de
ser el caso. De confirmarse este hecho, evaluar y establecer el monto del
descuento proporcional que corresponde amortizar.
f) Revisar y confirmar si corresponde la retención por concepto de garantla de
fiel cumplimiento, de ser caso.
g) Calcular y determinar el monto efectivo a pagar en el periodo de ejecución.
Este importe debe guardar correspondencia con el monto contratado y la
propuesta económica del contratista
h) Registrar y consignar la información en el formato HOJA DE RESUMEN que
se muestra en el Anexo N° 03.
i) Firmar y sellar la HOJA DE RESUMEN.
8.22
El OEC, sobre la base de la HOJA DE RESUMEN, emitirá y suscribirá la Orden de
Pago. Asimismo, preparará y remitirá el expediente de pago a la unidad orgánica
encargada de tramitar el pago, conforme a lo establecido en la norma interna
aprobada para tal efecto.
De la entrega del adelanto
8.23
El gestor de contrato revisará la solicitud y la garantia presentadas por el
contratista, con la finalidad de verificar que estos documentos cumplan con los
requisitos y condiciones establecidos en el contrato y los documentos que lo
componen.
Para la entrega del adelanto directo, el OEC emitirá y suscribirá el INFORME DE
CONFORMIDAD DEL ÁREA USUARIA, para gestionar el pago.
8.25
El OEC preparará y remitirá el expediente de pago a la unidad orgamca
encargada de tramitar el pago, conforme a lo establecido en la norma interna
aprobada para tal efecto.
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Del incumplimiento
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de obligaciones
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.si;
El área usuaria informará al OEC sobre el incumplimiento de alguna obligación
contractual por parte del contratista, una vez producido el hecho. La obligación
incumplida por el contratista deberá encontrarse expresamente señalada en el
contrato o cualquiera de los documentos que lo componen.
Esta información deberá ser remitida via memorándum electrónico o físico, con la
indicación expresa del incumplimiento presentado y su correlación con el contrato
o alguno de los documentos que lo conforman.
El OEC proyectará y remitirá una carta simple
cumplimiento de obligaciones contractuales.
al contratista
requiriendo
el
8.28
El OEC solicitará al área usuaria informar si, a pesar de la comunicación
el incumplimiento persiste.
8.29
El área usuaria, en caso de persistir el incumplimiento, remitirá un informe al OEC
solicitando, de manera precisa, el inicio del procedimiento de resolución de
contrato total o parcial. Este informe deberá contener, como mínimo, la siguiente
información:
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a) Obligación contractual incumplida por el contratista, la cual debe encontrarse
expresamente señalada en el contrato o cualquiera de los documentos que lo
componen.
b) Plazo en dias calendario a otorgar al contratista para el cumplimiento de las
obligaciones incumplidas, el cual no excederá de cinco (5) dias calendario.
Dependiendo del monto contractual y de la complejidad, envergadura o
sofisticación de la contratación, se puede establecer plazos mayores, pero en
ningún caso mayor a quince (15) dias.
8.30
En caso se haya llegado al monto máximo de la penalidad por mora o el monto
máximo para otras penalidades, el OEC solicitará opinión al área usuaria sobre la
procedencia de iniciar el procedimiento de resolución del contrato.
De la resolución
8.31
del contrato
u orden de compra o servicio
Recibido el informe del área usuaria respecto a la resolución parcial o total del
contrato, el OEC iniciará el procedimiento para la resolución parcial o total del
contrato, conforme a la normativa de contratación pública.
Para tal efecto, proyectará una carta para que sea suscrita por el funcionario
autorizado que suscribió el contrato y se proceda a su notificación notarial.
La primera carta notarial por la que se requiere el cumplimiento de obligaciones, le
otorga al contratista un plazo de acuerdo a la normativa de contratación pública,
bajo apercibimiento de resolver el contrato en forma total o parcial.
Si el área usuaria informara que, vencido el plazo el incumplimiento persiste, el
OEC proyectará carta para que sea suscrita por el funcionario autorizado que
suscribió el contrato y se proceda a su notificación notarial. Esta carta notarial
señalará expresamente la decisión de resolver el contrato en forma total o parcial.
~.",....
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Una vez consentida y firme la resolución de contrato, el OEC realizará las
siguientes actividades:
a) Tramitar la ejecución de las garantias otorgadas por el contratista, de ser el
caso, conforme a la normativa de contratación pública.
b) Registrar el documento de resolución del contrato en carpetas públicas del
correo institucional; asi como en el módulo informático habilitado para tal fin.
c) Notificar al área usuaria, via memorándum electrónico o fisico, a fin de que
adopte las acciones que corresponda.
d) Elaborar el Informe y elevarlo al funcionario facultado según norma interna
vigente, a fin de que éste comunique a la Procuraduría Pública, o la
dependencia que haga sus veces, el consentimiento de la resolución del
contrato.
De la modificación
8.33
del contrato
Solicitud de contratación de prestaciones adicionales ó reducción de prestaciones.
8.33.1 El área usuaria presentará la solicitud e informe técnico para la ejecución
de prestaciones adicionales o reducción de prestaciones ante el OEC.
8.33.2 El informe técnico
información mínima:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
adjunto
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a la solicitud
deberá
incluir
la siguiente
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a) El monto que se requiere adicionar o reducir.
b) El porcentaje de las prestaciones que se requieren adicionar o reducir;
el cual no debe superar el veinticinco por ciento (25%) del monto del
contrato original.
c) El sustento y justificación de la necesidad de realizar las prestaciones
adicionales o reducciones, siempre que sean indispensables para
alcanzar la finalidad del contrato.
d) Opinión favorable respecto al costo de adicionales que no se puedan
determinar sobre la base de las condiciones y precios pactados en el
contrato.
8.33.3 El OEC verifica el cumplimiento de los requisitos y sustento de la solicitud
del área usuaria. En caso de incumplimiento procede a devolver la
solicitud, teniéndola como no presentada.
8.33.4 De encontrar conforme lo solicitado por el área usuaria, el OEC realizará
las siguientes actividades:
a) Solicitar a la División de Contabilidad Presupuestal el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal, para el caso de prestaciones adicionales.
b) Emitir un informe técnico donde se concluya y recomiende
la
procedencia de autorizar las prestaciones adicionales o reducción de
prestaciones, teniendo en cuenta la normativa de contratación pública.
c) Proyectar la Resolución que autoriza la ejecución de prestaciones
adicionales o reducción de prestaciones, para la suscripción del
funcionario autorizado en la norma interna vigente.
d) Notificar al contratista la Resolución que autoriza la ejecución de
prestaciones adicionales o reducción de prestaciones al contratista,
para que cumpla con ampliar las garantías otorgadas, de ser el caso.
e) Elaborar el proyecto de adenda y gestionar su suscripción por el
contratista y el funcionario autorizado del nivel que suscribió el
contrato.
8.33.5 Una vez suscrita la adenda, el OEC realizará las siguientes actividades:
a) Registrar la adenda en el SEACE.
b) Registrar la adenda en carpetas públicas del correo institucional; así
como en el módulo informático habilitado para tal fin.
8.33.6 El OEC notificará al área usuaria la suscripción de la adenda, con copia al
gestor del contrato. Esta notificación se realiza vía memorándum
electrónico o fisico.
En el caso de contratación de bienes, notificará adicionalmente a la
División de Almacén de Bienes de Uso, Consumo y Mobiliario, via
memorándum electrónico o físico.
8.34
Solicitud de ampliación de plazo de ejecución contractual
8.34.1 El contratista deberá presentar a la OEC la solicitud formal de ampliación
de plazo, dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la notificación de
la aprobación del adicional o de finalizado el hecho generador del atraso o
paralización.
8.34.2 El OEC notificará al contratista lo resuelto, en el plazo de diez (10) dias
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hábiles.
8.34.3 Ante la recepción formal de una solicitud de ampliación de plazo, el OEC
realizará las siguientes actividades:
a) Revisar y evaluar que la solicitud de ampliación de plazo presentada
por el contratista se encuentre dentro del plazo para su presentación en
función al término del hecho generador del atraso o paralización y se
encuentre dentro de la normativa de contratación pública
b) En caso corresponda, solicitar al área usuaria emitir opinión sustentada
respecto a los argumentos y procedencia de la solicitud del contratista,
así como la precisión de la fecha de finalización del hecho generador
del atraso o paralización.
c) Solicitar información pertinente al gestor del contrato, de ser el caso.
d) Evaluar la opinión del área usuaria.
e) Elaborar el proyecto de carta de respuesta para la firma del funcionarío
autorizado según la norma interna vigente y se procede a notificar al
contratista dentro del plazo máximo señalado por la normativa de
contratación pública.
f) Remitir copia de esta notificación al área usuaria y al gestor del
contrato.
8.34.4 Una vez suscrita y notificada la carta de respuesta al contratista, el OEC la
registrará en carpetas públicas del correo institucional; así como en el
módulo informático habilitado para tal fin.
8.34.5 El OEC notificará al área usuaria lo resuelto, vía memorándum electrónico
o físico, con copia al gestor del contrato.
En el caso de contratación de bienes, notificará adicionalmente a la
División de Almacén de Bienes de Uso, Consumo y Mobiliario, vía
memorándum electrónico o físico.
Solicitud de modificación del contrato
8.35.1 En caso el contratista ofrezca bienes y/o servicios con iguales o mejores
caracteristicas técnicas, de calidad y de precios, se podrá modificar el
contrato; previa evaluación y siempre que tales bienes y/o servicios
satísfagan su necesidad. Tales modificaciones no deberán variar en forma
alguna las condiciones
originales que motivaron la selección del
contratista.
8.35.2 El contratista presentará al OEC, la propuesta formal de bienes y/o
servicios con iguales o mejores características técnicas, de calidad y de
precios, sobre el contrato suscrito.
8.35.3 El OEC solicitará evaluación y opinión del área usuaria respecto a la
propuesta del contratista, para lo cual le requiere la siguiente información
mínima:
a) Precisíón sobre si la propuesta efectuada por el contratista corresponde
a bienes o servicios con iguales o mejores características técnicas, de
calidad y de precios, en comparación con las bases del proceso de
selección y la propuesta original del contratista.
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b) Precisión sobre si la propuesta efectuada por el contratista no varia en
forma alguna las condiciones originales que motivaron su selección.
c) Presentación de un cuadro comparativo que evidencie la comparación
de las características técnicas de los bienes o servicios propuestos,
frente a las bases del proceso de selección y a la propuesta técnica
original del contratista.
8.35.4 Sobre la base de la opinión del área usuaria, el OEC elaborará el proyecto
de adenda y gestiona su suscripción por el contratista y el funcionario
autorizado del nivel que suscribió el contrato. En caso contrario, se
proyectará respuesta al contratista. Luego de la suscripción de la adenda
y, en el mismo acto, se entrega un ejemplar del mismo al contratista.
8.35.5 Una vez suscrita la adenda, el OEC registrará la adenda en las carpetas
públicas del correo institucional; así como en el módulo informático
habilitado para tal fin.
8.35.6 El OEC notificará al área usuaria la suscripción de la adenda, con copia al
gestor del contrato. Esta notificación se realiza via memorándum
electrónico o físico.
En el caso de contratación de bienes, notificará adicionalmente a la
División de Almacén de Bienes de Uso, Consumo y Mobiliario, vía
memorándum electrónico o fisico.
De la contratación complementaria
8.36
El área usuaria presentará la solicitud e informe técnico para la contratación
complementaria ante el OEC.
El informe técnico adjunto a la solicitud deberá incluir la siguiente información
mínima:
a) El monto que se requiere contratar complementariamente.
b) El
porcentaje
de
las
prestaciones
que
se
requieren
contratar
complementariamente; el cual no debe superar el treinta por ciento (30%) del
monto del contrato original.
c) El sustento y justificación de la necesidad de realizar la contratación
complementaria.
El OEC verificará el cumplimiento de los requisitos y sustento de la solicitud del
área usuaria. En caso de incumplimiento procede a devolver la solicitud,
teniéndola como no presentada.
De encontrar conforme lo solicitado por el área usuaria, el
siguientes actividades:
a) Solicitar a la División de Contabilidad Presupuestal
Disponibilidad Presupuestal.
b) Emitir un informe técnico donde se concluya y recomiende
la contratación complementaria, teniendo en cuenta
contratación pública.
c) Solicitar al contratista similar documentación a aquella
suscripción del contrato original, según corresponda.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
División de Ejecución Contractual
Gerencia Administrativa
Intendencia Nacional de Administración
OEC realizará las
el Certificado
de
la procedencia de
la normativa de
requerida para la
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Pagina 12/17
d) Revisar la documentación presentada por el contratista, verificar la vigencia
del RNP, el Registro de Inhabilitados para contratar con el Estado. De
encontrarlo conforme, elaborar el proyecto de Contrato y gestionar su
suscripción por el contratista y el funcionario autorizado del nivel que suscribió
el contrato.
e) Luego de la suscripción del contrato y, en el mismo acto, entregar un ejemplar
del mismo al contratista.
8.40
Una vez suscrito el contrato, el OEC realizará las siguientes actividades:
a) Registrar el contrato en el SEACE.
b) Registrar el contrato en carpetas públicas del correo institucional; así como en
el módulo informático habilitado para tal fin.
8.41
El OEC notificará al área usuaria lo resuelto, vía memorándum electrónico o físico,
con copia al gestor del contrato.
En el caso de contratación de bienes, notificará adicionalmente a la División de
Almacén de Bienes de Uso, Consumo y Mobiliario, vía memorándum electrónico o
físico.
De la culminación
del contrato
Otorgada la conformidad a la única o última prestación, el gestor del contrato
proyectará y visará el formato CONSTANCIA DE PRESTACiÓN del Anexo W 4.
El funcionario establecido en la norma interna vigente, es el único autorizado para
otorgar al contratista la CONSTANCIA DE PRESTACiÓN.
Sólo se podrá diferir la entrega de la constancia de prestación en los casos que
hubieran penalidades, hasta que éstas sean canceladas por el contratista.
En el cierre del expediente de contratación, el gestor del contrato consolidará y
archivará toda la documentación relacionada a la ejecución del contrato.
El gestor del contrato remitirá toda la documentación relacionada a la ejecución
del contrato, una vez que éste haya culminado. Esta documentación debe
encontrarse debidamente ordenada y foliada, para el archivo y custodia a cargo
de la unidad orgánica pertinente.
Registro de contratos.
El OEC deberá mantener un registro actualizado de los contratos que se
encuentran bajo su gestión. La información mínima que se consignará por cada
contrato es la siguiente:
a) Número de contrato u orden de compra o
b) Número de referencia del Plan Anual
contratación.
c) Tipo de proceso de selección, materia de
d) Número de proceso de selección, materia
e) Año del proceso de selección, materia de
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servicio.
de Contrataciones,
materia
de la
la contratación.
de la contratación.
la contratación.
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f)
g)
h)
i)
j)
k)
1)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
8.45
Página 13J17
ítem del proceso de selección, materia de la contratación.
Razón social del contratista.
Descripción del objeto de la contratación.
Fecha de suscripción del contrato o notificación de la orden de compra o
servicio, según corresponda.
Fecha de inicio de la ejecución contractual.
Fecha estimada de la culminación de la ejecución contractual.
Plazo de ejecución contractual (según cláusula de ejecución).
Unidad orgánica de la SUNAT que otorga la conformidad.
Moneda en la cual se encuentra expresada la contratación.
Monto contratado.
Monto devengado (pagado).
Saldo del contrato por devengar.
Último periodo devengado (pagado).
Situación del contrato (vigente o culminado).
Reportes mensuales.
El OSA remitirá a la DEC, via Memorándum Electrónico, el archivo que contiene el
registro actualizado de los contratos vigentes que se encuentran bajo su gestión,
dentro de los cinco (5) primeros dias hábiles del mes; conteniendo la información
de los contratos vigentes al último dia hábil del mes anterior. Este archivo debe
ser enviado debidamente visado y sellado y en archivo Excel.
DISPOSICIONES
9.1
FINALES
Las situaciones no previstas en la presente
Intendencia Nacional de Administración.
Norma serán
resueltas
por la
El registro de contratos y adendas en el sistema informático de la SUNAT será
obligatorio, una vez este sistema se encuentra operativo y autorizado.
VIGENCIA
11. ANEXOS
Informe de Conformidad del Área Usuaria.
Acta de Observaciones.
Hoja de Resumen.
Constancia de Prestación.
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INFORME
A.
ANEXO W 01
DE CONFORMIDAD
DEL ÁREA USUARIA
ANTECEDENTES
PROCESO
DE SELECCiÓN
ÁREA USUARIA
OBJETO
DE LA CONTRATACiÓN
CONTRATISTA
NÚMERO DEL CONTRATO
B.
ANALlSIS DE LAS VERIFICACIONES REALIZADAS
Período materia de análisis
B.1
Cumplimiento de las prestaciones ejecutadas durante el periodo:
SI CUMPLE
NO CUMPLE
Detalle de las verificaciones
realizadas
B.2
Indicar si adjuntan:
sustentatorios.
de verificaciones,
B.3
Cumplimiento
Adas
matriz
de entregables
ylu
otros
documentos
SI CUMPLE
del plazo
NO CUMPLE
B.4
Número de días de retraso injustificado
(Indicar número de dras calendario)
B.5
Penalidades
(La aplicación de penalidades debe encontrarse debidamente
sustentada y fundamentada. La penalidad debe ser concordante
con el contrato, bases integradas o la propuesta del contratista).
SI
NO
Observaciones
B.6
C.
CONCLUSiÓN
Por medio del presente documento, se deja constancia de la verificación
de la calidad, cantidad y
cumplimiento
de las condiciones
contractuales
pactadas; por lo que se otorga conformidad
a la
prestación señalada en el numeral 8.1.
ANEXOS
(Indica documentos
anexos, cuando corresponda).
Fecha: (/ndicar lugar y fecha de/Informe).
FIRMA Y SELLO DEL JEFE DEL AREA USUARIA
ESTABLECIDA
EN EL CONTRATO
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ANEXO W 02
ACTA DE OBSERVACIONES
Fecha:
_
DEL CONTRATO
PROCESO
DE SELECCiÓN
ÁREA USUARIA
1.
OBJETO
DE LA CONTRATACiÓN
CONTRATISTA
NÚMERO
INFORMACiÓN
2.
GENERAL
En la Úndicar ubicación geográfica', a las úndicar horaJ del dia Úndicar día) del mes de úndicar mes) del año
(indicar año) en el local de [indicar local de la SUNAT donde se realiza obseNaciónJ, se apersonó el contratista
para cumplir con la prestación que se indica. En representación del contratista se encuentra el señor (registrar los
nombres v apellidos del representante del contratista), identificado con DNl N° (registrar número de DN1J
VERIFICACiÓN
3.
DEL CONTRATO
EFECTUADA
Por medio de la presente Acta, el responsable designado del área usuan"a ha ven"ficado que el contratista
realizado la prestación con algunas obseNaciones en las características técnicas y/o condiciones establecidas
el contrato y en los documentos que lo componen.
DE LAS PRESTACIONES
COMPROMETIDAS
ha
en
Y LA OBSERVACiÓN
De acuerdo con las disposiciones contractuales, las que incluyen las bases y la propuesta ganadora, el contratista
con (especificar v detallar la obligación a la que se comprometió el contratista). No obstante que
la prestación comprometida se encuentra claramente establecida en el contrato, el contratista no ha cumplido, de
acuerdo a las condiciones contractuales de la prestación, confonne a lo siguiente (Indicar claramente el sentido
delas obseNaciones encontradas):
1.-
se comprometió
4.
2.3.PLAZO DE SUBSANACiÓN
5.
En concordancia con el artículo 176- del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, se otorga un plazo
de (Indicar un plazo prudencial que no podrá ser menor de dos (2J ni mayor de diez (10)) días calendan"o "para que
el contratista subsane la(s) presente(s) obseNación(es).
FI RMA DE LAS PARTES
V"B" y SELLO DEL RESPONSABLE
DESIGNADO DEL ÁREA USUARIA
IMPORTANTE:
La presente Acta no aprueba,
autoriza
u otorga
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE
CONTRATISTA
confonnidad
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DEL
a la prestación.
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ANEXO W03
HOJA DE RESUMEN
Fecha:
_
DEL CONTRATO
PROCESO DE SELECCiÓN
ÁREA USUARIA
1.
OBJETO DE LA CONTRATACiÓN
CONTRATISTA
NÚMERO DEL CONTRATO
DEL COMPROBANTE
DE PAGO
2.
TIPO DE COMPROBANTE DE PAGO
NÚMERO DE COMPROBANTE DE PAGO
PERíODO DE EJECUCiÓN
3_
Prestaciones
ejecutadas
durante el período comprendido:
Se verifica
la" recepción
del Informe
de
Conformidad
del
Área
Usuaria
y los
documentos que lo sustentan (de ser el caso).
4.
CONFORMIDAD OTORGADA POR EL ÁREA USUARIA
5.
MONTO DE LAS PRESTACIONES EN EL PERIODO
Indicar monto y moneda
(De aaJerdo a lo infonnado por el área usuaria. El monto debe ser
concordante con el contrato y la propuesta económica del
contratista
SI
PENALIDAD GENERADA EN EL PERíODO
6.
NO
Indicar monto y moneda
(De acuerdo a lo informado por el área usuaria. Adjuntar anexo con
el rocedimiento utilizado ara el cálculo de la enalidad
SI
AMORTIZACiÓN
DEL ADELANTO
NO
Indicar monto y moneda
«Monto del desaJento proporcional en el periodo)
SI
retención
l;~'~::~,"::c'~~19.
~~:~~~~~T~o~~:AGAR
~
{
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como
garantía
de fiel
NO
EN EL PERioDO
(De acuerdo a los numerales 5, 6 Y 7)
9/
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'tol~
•,.r"-",;;,,i7'B-o-B-S-E-R-V-A-C-IO-N-E-S------------------------------10. -----------------------------------------
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enmendaduras,
ni borrones_
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Nota.- Este Formato no debe presentar
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NOMBRE. FIRMA Y SELLO DEL GESTOR DEL
CONTRATO O QUIEN HAGA SUS VECES
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ANEXO W 04
CONSTANCIA DE PRESTACiÓN W
8FECHA
DE EMISiÓN
CONTRATISTA
RUC
DOMICILIO
2.
EN CASO EL CONTRATISTA
INFORMACiÓN:
SEA UN CONSORCIO,
NOMBRE DE LOS INTEGRANTES
DEL CONSORCIO
3.
DATOS DEL CONTRATO
4.
ENTIDAD
5.
APLICACIÓN
ADEMÁS
SE DEBERÁ
REGISTRAR
LA SIGUIENTE
PORCENTAJE DE OBLIGACIONES
VINCULADAS AL OBJETO DE LA
CONVOCATORIA
RUC
Proceso de Selección
(Indicar lipa, número, año, código e ítem)
Tipo de Documento
(Indicar si es contrato,
servicio
orden de compra
Número del Contrato
(Indicar el número del contrato)
Fecha de Suscripción
(Indicar fecha, según formato dd/mm/aa)
Objeto de la Contratación
(Indicar la descripción del objeto del contrato)
Monto del Contrato
(Indicar moneda y monto contratado)
Monto Ejecutado
(Indicar el monto efectivamente devengado
SUPERINTENDENCIA
ADMINISTRACiÓN
SI
DE PENALIDADES
NACIONAL
DE
ADUANAS
TRIBUTARIA,
con RUC N° 20131312955
Y
o
DE
Monto de la
Penalidad
NO
POR MEDIO DEL PRESENTE DOCUMENTO, SE OTORGA LA CONSTANCIA
PRESTACiÓN DERIVADA DEL CONTRATO INDICADO EN EL NUMERAL 3.
DE CULMINACiÓN
DE LA
FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO DELEGADO
SEGÚN NORMA INTERNA VIGENTE
laborado por:
evisado por:
probado por:
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