UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA VICERRECTORADO ACADÉMICO ÁREA: INGENIERÍA CARRERA: INGENIERÍA DE SISTEMAS PORTAL WEB INFORMATIVO Y DE SOLICITUD DE SERVICIOS PARA LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO TRUJILLO BASADO EN HERRAMIENTAS INTERACTIVAS DE COMUNICACIÓN. AUTOR: Raúl Andrés Mora. TUTOR ACADÉMICO: Ing. Pablo Villarreal. TUTOR EMPRESARIAL: Ing. Fátima Cañiza les TRUJILLO, JUNIO DEL 2010 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA VICERRECTORADO ACADÉMICO ÁREA: INGENIERÍA CARRERA: INGENIERÍA DE SISTEMAS PORTAL WEB INFORMATIVO Y DE SOLICITUD DE SERVICIOS PARA LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO TRUJILLO BASADO EN HERRAMIENTAS INTERACTIVAS DE COMUNICACIÓN. Trabajo Especial de Grado presentado como requisito para optar al Titulo de Ingeniero de Sistemas AUTOR: Raúl Andrés Mora. TUTOR ACADÉMICO: Ing. Pablo Villarreal. TUTOR EMPRESARIAL: Ing. Fátima Cañizales TRUJILLO, JUNIO DEL 2010 INDICE DEDICATORIA………………………………………………....................... AGRADECIMIENTO…………………………………………………………. INDICE………………………………………………………………………… INDICE DE CUADROS ……………………………………………………… INDICE DE GRAFICOS ……………………………………………………... INDICE DE FIGURAS……………………………………………………….. RESUMEN……………………………………………………………………. INTRODUCCIÓN..................................................................................... CAPÍTULOS I.- EL PROBLEMA…………………………………………………………… Planteamiento del Problema………………………………………………. Formulación del Problema………………..………………………………... Objetivos de la Investigación………………………………………………. Objetivo General…………………………………………………………….. Objetivos Específicos……………………………………………………….. Justificación de la Investigación…………………………………………… Alcance del Proyecto……………………………………………………….. II. MARCO TEÓRICO Antecedentes……………………………………………………………….. Bases Teóricas……………………………………………………………… Internet……………………………………………………………………….. Impacto de Internet en las organizaciones ………………………………. Internet en las administraciones publicas……………………….............. World Wide Wibe (WWW)…………………………………………………. Desarrollo de aplicaciones en Internet ………………………….……….. Estáticas………… …………………………………………………..……… . Dinámicas…………………………………………………………………… Servidores Web……………………………………………………………… Apache……………………………………………………………………….. Internet Information Server………………………………………………… Pagina Web…………………………………………………………………. Portales verticales y corporativos…………………………………………. Desarrollo de Portales……………………………………………………… Calidad de los portales Web……………………………………………….. Los elementos de un Portal………………………………………………… Herramientas Interactivas de Comunicación..……………………….….. El Correo Electrónico…..…………………………………………………… iii i ii iii v vi vii viii 1 3 3 7 7 7 7 8 9 11 11 13 14 16 16 17 19 19 20 21 21 22 22 24 25 26 27 28 29 36 Mapa de Operacionalización………………………………………………. 37 Misión, Visión de la Institución…………………………………………….. Organigrama………………………………………………………………… 40 III. MARCO METODOLÓGICO 41 41 Tipo de Investigación…………………………………………………… 41 Diseño de Investigación……………………………………………….. 42 Metodología de las fase de Elaboración del Modelo………………. 45 Población…………………………………………………………………….. 45 Muestra……………………………………………………………………… 45 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos…………………….. 46 Validez………………………………………………………………………… 46 Confiabilidad…………………………………………………………………. IV. PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS……..….... 48 48 Análisis de los Datos………………………………………………….. V. DESARROLLO DE METODOLOGIA APLICADA 61 Diseño Lógico………………………………………………………………. 73 73 I. Definición…………………………………………………………………… 73 Caracterización del Sistema de Información…………………………… 73 II. Objetivos…………………………………………………………………. 74 III. Funciones……………………………………………………………….. 74 IV. Procesos………………………………………………………………….. 74 V. Entidades………………………………………………………………….. 74 VI. Modelo de Datos, Diagrama de Clases……………………………….. 76 VII Tablas……………………………………………………………………... 87 VIII. Diccionario de Datos…………………………………………………… IX. Prototipos………………………………………………………………… 108 X. Carta Estructurada………………………………………………………. 124 Modelo Físico……………………………………………………………… .. 125 Pruebas de Entrada………………………………………….……………… 125 Pruebas de Procesos………………………………………………….……. 127 Pruebas de Salida………………………………………………………..….. 128 VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 136 Conclusiones…………………………………………………………………. 136 Recomendaciones…………………………………………………………… 138 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ……………………………………..... 139 Anexos………………………………………………………………………… 140 Cuestionario………………………………………………………………….. 141 Manual del Usuario………………………………………………………….. 145 iv INDICE DE CUADROS CUADRO Nº 1. Tipos de Portales Estáticos………………......................... CUADRO Nº 2. Tipos de Portales Dinámicos............................................. CUADRO Nº 3. Tipos de Portales Corporativos………............................. CUADRO Nº 5 Calidad del Portal Utilidad................................................. CUADRO Nº 6 Calidad del Portal Confiabilidad........................................ CUADRO Nº 7 Calidad del Portal Mantenibilidad...................................... CUADRO Nº 8. Calidad del Portal Facilidad de Pruebas.......................... CUADRO Nº 9. Calidad del Portal Documentación................................... CUADRO Nº 10. Correo Electrónico………................................................ CUADRO Nº 11. Chat………………………………………………………….. CUADRO Nº 12. Grupos de Discusión………………….............................. CUADRO Nº 13. Foros…………………….................................................. v 48 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 INDICE DE GRAFICOS GRAFICO Nº 1. Tipos de Portales Estáticos………………......................... GRAFICO Nº 2. Tipos de Portales Dinámicos........ .................................... GRAFICO Nº 3. Tipos de Portales Corporativos………............................. GRAFICO Nº 4 Calidad del Portal Utilidad................................................ GRAFICO Nº 5 Calidad del Portal Confiabilidad........................................ GRAFICO Nº 6 Calidad del Portal Mantenibilidad..................................... GRAFICO Nº 7. Calidad del Portal Facilidad de Pruebas.......................... GRAFICO Nº 8. Calidad del Portal Documentación.................................. GRAFICO Nº 9. Correo Electrónico……….................... ........................... GRAFICO Nº 10. Chat……………………………………………………….. GRAFICO Nº 11. Grupos de Discusión…………………............................. GRAFICO Nº 12. Foros…………………….................................................. vi 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 INDICE DE FIGURAS FIGURA Nº 1. Diagrama de Contexto del Sistema Actual……………….. FIGURA Nº 2. Diagrama de Clases Consulta Constancia de Trabajo….. FIGURA Nº 3. Diagrama de Clases Consulta Recibos de pago……....... FIGURA Nº 4. Diagrama de Transición Consulta constancia de Trabajo FIGURA Nº 5. Diagrama de Transición Consulta Recibos de Pago…..... FIGURA Nº 6. Diseño de la Estructura…………………………………….. FIGURA Nº 7. Diseño de la pantalla Principal…………………………….. FIGURA Nº 8. Modelo Dinámico de la Pantalla Principal………………… FIGURA Nº 9. Diseño de la Pantalla Misión y Visión………………........ FIGURA Nº 10. Modelo Dinámico de la Pantalla Misión y Visión……… FIGURA Nº 11. Diseño de la pantalla Historia de Trujillo……………….. FIGURA Nº 12. Modelo Dinámico de la Pantalla Historia de Trujillo........ FIGURA Nº 13. Esquema de Actividades Consulta Recibos de Pago..... FIGURA Nº 14Esquema de Actividades Consulta Constanciade Trabajo vii 71 114 115 116 117 118 119 120 123 124 127 128 132 133 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA VICERRECTORADO ACADÉMICO ÁREA: INGENIERÍA CARRERA: INGENIERÍA DE SISTEMAS “Portal Web Informativo y de Solicitud de Servicios para la Gobernación del Estado Trujillo Basado en Herramientas Interactivas de Comunicación”. Autor: Br. Mora Raul Andrés RESUMEN El presente proyecto tiene como propósito fundamental, presentar a la Gobernación del estado Trujillo un portal, para ser utilizado por los diferentes usuarios que allí van a solicitar diferentes tramites y servicios, la investigación se realizo a través de un diseño de campo y documental ya que los datos estudiados se obtuvieron en el propio contexto de la realidad objeto de la investigación y de registros gráficos como fuentes de información. Para la recolección de datos se utilizo la entrevista, la observación directa y el registro de archivos. Se puede considerar que el gobierno electrónico es el uso de las tecnologías de la información y comunicación (TICs) para proveer servicios gubernamentales independientes del tiempo, distancia y complejidad organizacional al mismo tiempo, incrementando la transparencia, eficiencia, efectividad y los niveles de acceso del público a dichos servicios. En general el gobierno electrónico se refiere a incorporar las TICs en la interacción gobierno-gobierno y gobierno-ciudadanía , el objetivo fundamental es: implementar dicho portal Web, dirigido a los trabajadores y usuarios interesados en esta organización. En el diseño del mismo se empleo la técnica metodológica “Análisis y Diseño de Sistemas Orientado a Objetos” propuesta por Kendall&Kendall (2006), también se implemento utilizando la mas avanzadas técnicas de software, lenguajes de programación como PHP y MYSQL y herramientas graficas. De esta manera, con el desarrollo del portal se ha puesto a disposición de los usuarios y del publico en general una herramienta capaz de mostrar la información referente a la organización y de ofrecer los servicios vía Internet de una manera atractiva y eficaz. DESCRIPTORES : Portal, Internet, Usuarios, PHP , Gobierno Electró nico viii INTRODUCCIÓN Actualmente los avances tecnológicos hacen posible que existan cambios en el diseño, acceso y manejo de los diferentes sistemas dentro de las empresas e instituciones. Estas a su vez han tenido que adaptarse a estos cambios para poder estar al ritmo administrativo y comercial que los mismos usuarios de estas empresas están exigiendo; lo que ha provocado que las empresas hayan hecho parte de sí a los sistemas de información basados en computadoras, transformándose en el corazón de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración en la toma de decisiones. Los sistemas de información constituyen la principal herramienta, con la que puede contar una organización, su importancia radica en la necesidad de hacer eficientes los procesos; además permiten obtener la información adecuada en el momento oportuno; ellos canalizan de forma eficaz y eficiente el constante crecimiento de la información; el ritmo rápido del cambio, la independencia de la unidades de la organización, mejoran la productividad y permiten reconocer la información como un recurso altamente productivo y competitivo, es decir, los sistemas de información, se traducen en una de las mejores formas de darle un buen uso y administración adecuada a los recursos de información de una empresa. En tal sentido, el proceso que actualmente se lleva en el registro y control de solicitudes, trámites y/o servicios en los diferentes departamentos dependientes de la Gobernación Bolivariana del Estado Trujillo, se ve reflejado en esta realidad, por lo que es necesario diseñar, manejar un sistema de información que permita llevar este control para que sea operado en forma precisa, rápida y confiable. Por lo expuesto anteriormente, la estructurada de la siguiente manera: 1 presente investigación está En el Capitulo I: Se plantea y se formula el problema, así como también los objetivos, justificación y la delimitación de la investigación. Posteriormente en el Capitulo II: Se presenta en forma detallada la recopilación de información que sustenta el trabajo de investigación, es decir, los antecedentes, el marco referencial y los tópicos teóricos que sirven de base a la investigación. De igual forma, en el Capitulo III: Se describe el marco metodológico a seguir para lograr el desarrollo de la siguiente investigación. El Capitulo IV, Se presenta el análisis de resultados permite plasmar los datos recolectados los cuales se utilizaran para el diseño del Portal Web. El Capitulo V, Se presenta los resultados obtenidos al aplicar la metodología seleccionada. Finalmente Se Presenta las Conclusiones, Recomendaciones y anexos de la investigación. 2 CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del problema En la actualidad todas las organizaciones, cualquiera que sea su tamaño y sector de actividad, deben competir en un entorno global, disponer necesariamente de la tecnología y herramientas de comunicación de la información más moderna y saber aplicarla de forma eficaz y rentable. Por otra parte, con el acelerado avance tecnológico y las nuevas tendencias de compartir la información, el mundo global ha sentido la necesidad de comunicar todos sus recursos dentro y fuera de sus organizaciones, haciendo imperioso el uso de una gran herramienta tecnológica, especialmente la llamada red de comunicación, la cual trae consigo profundos cambios en el desarrollo de todos los ámbitos de la humanidad, haciendo que la distancia deje de ser un obstáculo para realizar sus actividades. Desde el punto de vista organizacional, la efectividad en el manejo de la información es sin lugar a duda un factor decisivo en el desempeño de éstas, por lo tanto , debe contar con una plataforma tecnológica estratégica integrada que respalde la ejecución de sus procesos en forma metodizada y eficaz de manera que brinde a nivel decisorio la información necesaria para mejorar la toma de decisiones y obtener así una ventaja competitiva . Al respecto, Álvarez (2000:25) señala: La adecuada calidad de la presentación, su claridad y la conservación de la información puede lograrse con el uso de las redes y depósitos lógicamente ordenados: páginas que faciliten el acceso y la recuperación de la información necesaria a cada usuario, portales Web que enlacen de manera coherente la información que cada área o dependencia genera, cuyo alcance no sea solo el de un portal de noticias y estructura de la empresa, sino un sitio de acceso, donde se 3 establezcan espacios de información, actualizaciones constantes y se organicen y representen orgánicamente los contenidos. Ésta es una opción accesible y aplicable para aquellas organizaciones que dispongan de la tecnología necesaria. Un complemento significativo para una mejor entrega de los servicios de información es la implementación de mecanismos acorde para proporcionar la atención a determinados usuario que así lo requieran. Por lo tanto, para cualquier organización será importante reevaluar como se llevan actualmente los procedimientos y tareas. Además, es importante conocer cómo pueden influir estos servicios en el comportamiento organizacional así como también, cuánto enriquecen el capital intelectual y el aprendizaje organizacional. Aunado a esto el perfeccionamiento de los procedimientos contribuye a mejorar la toma de decisiones esencial para el trabajo de información, con ello es posible saber si se apoyan de forma veraz los objetivos de la organización y que acertada es la información que se le suministra. Pudiendo a través de éstos establecer el nivel de satisfacción, utilidad y relevancia, lo cual permite a su vez diseñar indicadores de gestión. Esto es posible sólo empleando las Tecnologías de la Información y las comunicaciones (TIC), entre las que se pueden mencionar específicamente las tecnologías Web, los sistemas de Información Web, entre otras. Tal como lo señala Nonaka y Takeuchi (1995:42) “Las TIC evidencian cambios en las organizaciones creando nuevas necesidades, estas nuevas necesidades crean dos vertientes como lo son: los nuevos modos de trabajar, y los nuevos trabajadores”, por consiguiente los nuevos modos de trabajar suponen nuevas estructuras organizacionales, los nuevos trabajadores necesitan nuevos formas de ejecutar su trabajo. Esto evidentemente en el marco de lo que se conoce como una nueva sociedad de la información y esta sociedad de la información se convierte a través de la experiencia aplicada en la sociedad del conocimiento”. 4 El nuevo paradigma descrito anteriormente, caracterizado por unos factores de autonomía, información y presión económica muy visibles, introduce como imperativo de carácte r estratégico la necesidad de revisar la concepción actual de los interactuar con los usuario/clientes y modificar las estructuras de las organizaciones de manera que, a través de la incorporación de la gestión de sistemas bajo la plataforma de la Web, de tal manera que, se incremente el valor añadido que se ofrece a los Usuario/clientes en los nuevos servicios. En concordancia con lo anterior, se puede inferir que internamente la Organización deberá acometer una reestructuración organizativa que le llevará a una organización más horizontal con responsabilidades compartidas y visión de equipo. Las estructuras planas se caracterizan por tener pocos niveles jerárquicos y por tanto un área de control relativamente amplia. Esto como consecuencia de la incorporación de estos sistemas. En Venezuela, se han dado pasos importantes específicamente en el sector público donde a través del Decreto 825 del año dos mil enmanado por el Presidente de la Republica de Venezuela sobre Internet en gaceta oficial Nº 36.955, entre los cuales en el artículo 1 expresa: “se declara el acceso y el uso de Internet como política prioritaria para el desarrollo cultural, económico, social y político de la República Bolivariana de Venezuela” por su parte, el artículo 2 del decreto 825 dice “los órganos de la Administración Pública Nacional deberán incluir en los planes sectoriales que realicen, así como en el desarrollo de sus actividades, el uso de Internet para facilitar la tramitación de los asuntos de sus respectivas competencias” Esto significó que los organismos público tenían tres años para llevar parte de sus proceso a la red. Otra sustentación legal que es pertinente mencionar es Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos (LOSTA), que en su Artículo 4º expresa “la simplificación de los trámites administrativos tiene por finalidad racionalizar y optimizar las tramitaciones que realizan 5 las personas ante la Administración Pública a los fines de mejorar su eficacia, eficiencia, pertinencia, utilidad, para así lograr una mayor celeridad y funcionalidad en las mismas.” (2005), esto a fin de reducir los gastos operativos, obtener ahorros presupuestarios, cubrir insuficiencias de carácter fiscal y mejorar las relaciones de la Administración Pública con las personas. Es decir, Todos los organismos y entes deberán elaborar planes de simplificación de trámites administrativos, los cuales coadyuven a suprimir trámites innecesarios, así como, simplificar y mejorar los trámites realmente inútiles. Dentro de este contexto se ubican las Gobernaciones Públicas las cuales a raíz de los cambios socioeconómicos que se han desarrollado en los últimos años en Venezuela, han modificado radicalmente el estilo de trabajo, esto a consecuencia de las nuevas políticas administrativas y tecnológicas que el Gobierno Nacional y Regional han implementado para obtener de estas instituciones al mayor alcance posible para beneficio de la sociedad. La Gobernación del Estado Trujillo , es una de ellas, en la cual se ha venido incrementado en los últimos años su volumen de solicitudes y/o servicios de parte de los usuarios, lo cual trae como consecuencia, en primer lugar, molestia por parte de éstos, al ver que no son satisfechas sus peticiones, por una parte, por no saber el status de del expediente asignado a su solicitud, por cuanto existe demora al tratar de ubicar los expedientes de cada caso. En segundo lugar, el personal que labora en los distintos departamentos ve como con preocupación que parte de su tiempo transcurre revisando solicitudes de pagos, de servicio, así como también atendiendo a las personas que deciden acudir a las dependencias de la gobernación. Queda claro que este incremento de solicitudes y tramites de cualquier índole se debe a los cambios en las políticas de esta institución y a los enfoques que el gobierno nacional ha hecho en relación a este tema, y en consecuencia los sistemas administrativos manuales que se 6 tienen retrasan cada proceso, la Gobernación del estado Trujillo carece de un sistema adecuado que le permita evaluar y controlar de una manera rápida, segura, confiable e histórica de la información por todas las desventajas que este sistema presenta. Debido a esta situación se hace necesario para la Gobernación del Estado Trujillo, emprender proyectos que incorporen las tecnologías emergentes de tal manera que se optimicen los procesos y así, sean que le ayuden a solventar parte de la problemática que presentan. Entre las herramientas con las que debe utilizar se encuentran: los Chat, los foro, intranet e extranet disponible a través de un portal Web que permita le interacción con los usuarios y proveedores. Desde esta perspectiva y de los planteamientos anteriores surge en el investigador la inquietud por dar respuesta a la siguiente interrogante: Formulación del Problema ¿De qué manera es posible optimizar los trámites que hacen los usuarios de la Gobernación del Estado Trujillo a través de un sistema Web basado en herramientas interactivas de comunicaciones? Para dar respuesta a esta interrogante se plantean los siguientes objetivos: Objetivo General Implementar un portal Web para agilizar los procesos de solicitud, trámites y servicios basados en herramientas interactivas de comunicación para la Gobernación del Estado Trujillo . Objetivos Específicos Diagnosticar el uso de herramientas tecnológicas interactivas de comunicación por parte de los directores de los diferentes departamentos dependientes de la Gobernación del Estado Trujillo. 7 Analizar la situación actual, en la cual se encuentran involucrados los diferentes departamentos dependientes de la Gobernación del Estado Trujillo donde se llevan a cabo los procesos administrativos de trámites y solicitud de servicios. Diseñar la propuesta de los prototipos adecuados que determinen establecer la vialidad, factibilidad y el buen funcionamiento del portal Web basado en herramientas interactivas de comunicación. Desarrollar el portal Web informativo de solicitud, Trámites y servicios para la Gobernación del Estado Trujillo basado en herramientas interactivas de comunicación. Implementar el uso del portal Web y sus aplicaciones tecnológicas basado en herramientas interactivas de comunicación en la gobernación del estado Trujillo. Justificación e Importancia de la investigación El crecimiento en el manejo y gestión de la información trae consigo una gran demanda en el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, en tal sentido, es importante que las organizaciones se percaten de ello. Desde el punto de vista social representa un proyecto cuyo beneficiario final lo constituyen las personas que deben acudir periódicamente a la sede de la gobernación para obtener información sobre algún trámite o en su defecto poder realizarlo. Así mismo, para la colectividad que pueda contar con un medio electrónico para acceder a información de su interés. Por su parte desde la perspectiva metodológica, ya que para su desarrollo se hará uso de estrategias que implican no sólo el empleo de técnicas para la recolección de datos en el contexto señalado, sino, que presenta la posibilidad de adecuar una metodología específica para la propuesta del modelo en cuestión, esto es, el producto final aporta herramientas metodológicas que incorporan elementos nuevos los cuales 8 servirán como material consultivo a las instituciones tanto públicas como privadas. Para el logro de los objetivos propuestos, se diseñará un instrumento para medir la variable objeto de estudio el cual será debidamente validado, razón por la cual servirá de referencia para futuras investigaciones. Desde el punto de vista teórico, la investigación aportará una serie de referencias bibliográficas basada en autores que de una manera u otra están a la vanguardia en lo que se refiere a las tecnologías de la información y las comunicaciones. Finalmente, desde el punto de vista práctico, la investigación planteada, permitirá aplicar nuevas herramientas y estrategias que se pondrán en marcha en el campo de la administración pública, logrando de esta manera un mejor desenvolvimiento y dominio en el desarrollo de las actividades, y por consiguiente , le proporciona a la gobernación un control satisfactorio de todos los recursos inmersos en el mismo y que sin duda alguna permitirá la optimización del tiempo, y a su vez cumplir con las expectativas y exigencias de los usuarios. Por lo expuesto anteriormente, la Gobernación del Estado Trujillo, en aras de mejorar el servicio que presta, considera que requiere de un estudio y una propuesta para diseñar su portal Web que facilite tanto a las personas que allí van a realizar cualquier solicitud o tramite y al mismo tiempo permita que todos los departamentos dependientes de la gobernación agilicen todas las solicitudes y trámites correspondientes a las necesidades de cada usuario satisfaciendo las necesidades de este nuevo servicio. ALCANCE DEL PROYECTO. El Portal Web informativo y de solicitud de servicio basado en herramientas interactivas de comunicación para estado Trujillo, tendrá por alcances: 9 la Gobernación del a) Permitirá el registro de cada solicitud de trámites y servicios que se efectué en cada uno de los departamentos dependientes de la gobernación del estado Trujillo. b) Emitirá reportes estadísticos de diferentes indicadores con la finalidad de evaluar la gestión productiva de la institución en lo que respecta al desempeño frente a diferentes trámites y servicios de forma programada. c) Se incluirá los datos históricos llevados anteriormente, algunos de ellos en formato Microsoft Access y otros llevados manualmente en Microsoft Excel. d) Será accesible el ingreso al Portal Web desde cualquier equipo de computación con conexión a Internet fuera de la institución. 10 CAPITULO II MARCO TEORICO En el presente capitulo se desarrolla lo referente a la fundamentación teórica que sustenta la investigación para ello se conciben los antecedentes, las bases teóricas, así como, el cuadro de operacionalización de la variable. Antecedentes de la investigación Para esta investigación se tomaron en cuenta las siguientes fuentes bibliográficas con la finalidad de intercambiar ideas y lograr de esta manera una conclusión sobre el Diseño e Implantación de Portales Web, encontrando que dichos estudios realizados guardan relación con la presente investigación. Brugnoli, (2003) presento un Trabajo Especial de Grado titulado “Desarrollo del Portal Electrónico de la Universidad Valle del Momboy”. Se propuso como objetivo implementar un portal Web para la Universidad Valle del Momboy. Para ello utilizó la tecnología Servidor de Paginas Activas (ASP). Para conseguir este producto, se utilizó una nueva metodología dentro de la Universidad, el Método de Diseño de Hipermedios de Comunicación Orientado (OOHDM), desarrollada en 1998 por Schwabe Daniel y Rossi Gustavo, la cual es ideal para la concepción de proyectos que interactúan en ambientes hipermedia (Ambientes que presentan diversos elementos de la información que se muestra en la pantalla y están vinculados con otras informaciones que pueden ser de otras fuentes, se acceden haciendo clic sobre ellos), como en este caso. Esta metodología guía al autor del proyecto a través de una serie de pasos por cada una de las tareas a realizar durante la realización del mismo. 11 Este antecedente sirve de aporte de información referente a los componentes o elementos que pudieren contener el Portal Web de la Gobernación del Estado Trujillo. Por otra lado, Valencia (2006) elaboró un trabajo especial de grado titulado “Diseño de un portal Web para el desarrollo turístico de la ciudad de Maracaibo estado Zulia, administrado por la Alcaldía de Maracaibo” El objetivo general del mismo fue realizar un portal que instruya y mantenga informado sobre el potencial turístico del Estado Zulia. Para su diseño se utilizaron programas como Adobe PhotoShop, Macromedia Flash, Macromedia Dreamweaver y Freehand; los cuales permitieron realizar la maquetación, programación y diagramación del portal. Se tuvo como resultado un portal que incentiva el turismo brindado a través de una guía a cualquier persona que así lo solicitase mediante la promoción vía Internet medio de gran potencial para incrementar los visitantes de los diversos gimnasios. El antecedente anteriormente expuesto es gran utilidad y orientación para diseñar la interfaz grafica del Portal Web de la Gobernación del Estado Trujillo . Asimismo, Romero (2005) realizó un proyecto de tesis titulado Implantación de un portal Web para el centro clínico "Maria Edelmira Araujo” Para obtener el titulo de Ingeniero en computación. El presente estudio tuvo como propósito fundamental proponer la Implantación de un Portal Web para el Centro Clínico "María Edelmira Araujo" en el Municipio Valera, para la cual se utilizara una herramienta tecnológica avanzada como lo es el PHP (procesador de hipertexto ), y así dar firmeza a sus ambiciones que son la de asistir efectiva y eficientemente a sus clientes, incorporando alta tecnología en el área médica y de información como eje estratégico de sus actividades, en un marco de equidad, solidaridad, universalidad e integridad con el uso de tecnologías de comunicación. De esta manera fue necesario establecerse ciertos parámetros como el de Evaluar, Identificar los Elementos, Diseñar e implantar un Portal Web. 12 Para lograr este objetivo se utilizó una metodología de tipo Aplicativa con un diseño de investigación de campo no experimental. La población estuvo conformada por Cinco (5) Directivos y Cuatro (4) Gerentes, a los cuales se les aplicó el cuestionario, cuyos ítems miden las variables de investigación. La validez se obtuvo mediante un panel de tres (03) expertos, quienes lo evaluaron en cuanto a contenido y metodología, la contabilidad se ubicó en los límites establecidos. Con los resultados de la investigación se puede afirmar que existen características de calidad que no son aprovechadas, como es el caso del mantenimiento y actualizaciones del Portal. Asimismo, se evidencia la ausencia de servicios dentro del mismo. Se recomendó la implantación de un nuevo Portal Web que mejores los actuales servicios lograr así mayor prestigio dentro y fuera de las zonas del estado con la implementación de nuevas herramientas tecnológicas que no solo sirve para este fin si que se les puede incorporar nuevas alternativas para mejorar las relaciones tanto con las personas como con las empresas que las utilizan. Bases Teóricas El uso de las nue vas tecnologías por parte de las organizaciones, requiere de conocimiento y referencias acerca de las distintas posibilidades de acceder, sino también en las facilidades de uso y aprovechamiento de las mismas. En este sentido, a partir de esta sección se describe el basamento teórico que sustenta la presenta investigación, se toca para ello todo lo referido a las variables objeto de estudio. Gobierno Electrónico En la Organizaciones Consiste en todas aquellas iniciativas que implican el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) en la gestión ínterorganizacional del Estado e incluye la definición, coordinación, implementación y desarrollo de las Políticas Públicas. Al respecto señala Garett (2002) que…Las iniciativas de Gobierno Electrónico, en el ámbito de las Políticas Públicas, se ejecutan a través de: desarrollo de 13 programas centrados en el ciudadano, promoción de la participación ciudadana, mejora en la prestación de los servicios mediante herramientas con alto valor tecnológico”. Los nuevos métodos de trabajos también ofrecen beneficios potenciales para el funcionamiento interno del gobierno. Estos incluyen ganancia en eficiencia y efectividad por un mejor uso y manejo de la administración de programas, las tecnologías de intranet ofrecen la posibilidad de establecer bases de conocimientos y mecanismos de trabajo inter-departamental. Las conexiones de extranet entre organizaciones pueden permitir llevar a cabo gestiones de forma rápida y económica. Con lo inicialmente definido y la correcta aplicación de Gobierno Electrónico, los ciudadanos obtienen: Educación, Formación, Estado al servicio de los ciudadanos las 24 horas, Masificacion de acceso a Internet. Las Organizaciones: Oportunidad para el fomento productivo, competitividad, impulso del comercio electrónico, transparencia en los procesos. El sector público: Capacitación al recurso humano, Modernización, Transparencia, Desburocratizacion, Firma digital. Internet Como base primordial para el entendimiento del tema a tratar es esencial conocer el concepto de Internet, debido a que es por donde se va a ver reflejado el trabajo realizado, el cual según Alvy, Nacho y Wicho (2005) definen: “es un conjunto de redes: redes de computadores y equipos físicamente unidos que conectan puntos de todo el mundo. Estos conexiones se presentan en muchas formas, desde cables de red local (varias máquinas conectadas en una oficina)”. En base a lo anteriormente definido, se puede describir a Internet como un gran sistema conformado por computadores que se encuentran entrelazados con el fin de compartir información. Para que se establezca una comunicación en Internet es necesario que existan dos puntos: uno es el computador personal desde el que se va a acceder y el otro es 14 cualquiera de los servidores que hay en la Red y facilitan información. Uno de los fundamentos de Internet es el TCP/IP (Protocolo de control de transmisión/Protocolo de Internet)", que es un protocolo de transmisión que asigna a cada máquina que se conecta un número específico, llamado “número IP el cual actúa a modo de número telefónico. En este sentido, Alvy y otros (2005:35) establece que “el protocolo TCP/IP sirve para establecer una comunicación entre dos puntos remotos mediante el envío de información en paquetes”. Sin embargo, es importante destacar que en la actualidad Internet se ha convertido como especie de una red de redes sociales que utiliza a la tecnología como herramienta para desarrollar sus procesos de información, de comunicación, de intercambio y de generación de nuevos conocimientos. Al respecto Camacho (2003) señala: La Internet es un nuevo espacio de interacción entre los seres humanos, que está mediado por computadoras y que por eso tiene características especiales. Es imprescindible evidenciar que la participación individual y colectiva en la Internet implica siempre una interacción social entre grupos y personas. Es decir, que es necesario visibilizar los hombres y mujeres que están sentados frente a las computadoras, estableciendo relaciones. Es decir, consiste en entenderla como un instrumento en el que las organizaciones y las personas pueden encontrarse para comunicarse y generar alianzas o conocimientos útiles para los objetivos organizacionales. Por lo tanto, es sólo un medio, un instrumento técnico que se expresa principalmente en: correo electrónico, sitios y páginas Web y otras aplicaciones tecnológicas que facilitan la comunicación en línea. En conclusión, Internet permite compartir información y conocimientos independientemente de la ubicación. Los equipos multidisciplinarios e ínter departamentales muy en boga, pueden aprovechar grandemente los grupos de discusión virtuales y boletines informativos para preparar reuniones o mejorar la toma de decisiones. 15 Con anchos de banda suficientes, es posible realizar teleconferencias con audio y video en tiempo real permitiendo la reducción de costos involucrados con los medios de comunicación tradicionales y los largos viajes para acercarse a las sedes y regionales. Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución asociados a la documentación en papel. Internet en las Administraciones Públicas Al amparo de Internet y como factor clave para su rápida expansión se han desarrollado herramientas y sistemas que permiten acceder a multitud de servicios sin necesidad de poseer unos especiales conocimientos informáticos. Señala Bueno (2000) entre las aplicaciones de Internet se destaca el WWW "World Wide Web", correo electrónico, Chat, Grupos de discusión, Telnet, News Group, para el acceso transparente a servicios de información y bases de datos distribuidas. Impacto de Internet en las organizaciones Internet se ha convertido en la plataforma ideal para las organizaciones. Al respecto señala Ángel (2005) que… “se estima que en los próximos años, el volumen de negocio en la red alcanzará cuotas importantes y que, tanto el comercio empresa-empresa como el empresaparticular moverán mucho dinero a través de la red”. creándose fórmulas y modelos de negocio que se basan en el marketing personalizado, la fidelidad de clientes, la creación de comunidades virtuales, los servicios sencillos y con alto componente tecnológico y otras claves necesarias para una adecuada puesta en marcha de negocios en Internet. Uno de los principales usos de Internet es el del soporte al cliente en línea (on-line). De esta forma, los clientes pueden solicitar información e incluso hablar con otros clientes y compartir sus propias soluciones. Al aprovecharse Internet para dar soporte a clientes, una compañía puede proporcionar trato personalizado a los clientes, sin importar ni la zona 16 horaria, ni donde estén, ni el coste de las llamadas telefónicas, además de ahorrar tiempo en gestiones por teléfono. Pero además, en ventas puede hacerse uso de Internet para contactar con clientes actuales y potenciales. Dado que la creación y envío de un mensaje de correo electrónico es sencillo y rápido para un cliente, aumenta las posibilidades de que un cliente pote ncial vuelva a preguntar sobre algún producto que podría tener interés para él. Una de las vertientes de Internet, es Intranet, se ha convertido en un concepto muy importante en las comunicaciones de las organizaciones. Muchas organizaciones están empezando a cosechar beneficios de la implantación de redes corporativas de tipo Intranet. El correo electrónico, por ejemplo, permite mantener comunicaciones independientes de la distancia y conseguir el intercambio de mensajes en cuestión de minutos. Con esto se consigue que las comunicaciones corporativas sean mucho más eficientes y la mejora en la productividad, eficiencia y efectividad se notan inmediatamente. World Wide Web (WWW) Originalmente, la World Wide Web ó WWW fue desarrollada por Tim Berners Lee en 1990 en el Laboratorio Europeo de Física de Partículas, (CERN), para facilitar la comunicación y formación de los colaboradores, científicos y estudiantes dispersos geográficamente por todo el mundo y que participaban en sus proyectos. La WWW es un sistema de navegación que homogeneiza la búsqueda y el acceso a todos los servicios de información disponibles, generándole así al usuario la visión de un sistema de información universal. Esto se consigue aplicando los conceptos de hipertexto, mediante una búsqueda indexada apoyada en el empleo de una serie de diferentes protocolos de red. Entre las características particulares de la WWW se puede destacar: La presentación de la información se hace a través de documentos especiales denominados de hipertexto, que permiten utilizar de un modo muy sencillo los recursos disponibles y navegar de una forma 17 muy intuitiva. Los documentos hipertexto están formados por una combinación de textos e imágenes gráficas, incluyendo además hiperenlaces (hiperlinks). Los hiperenlaces son palabras o frases que contienen más información Al seleccionar una palabra marcada como hiperenlaces, se navega a otra página donde se presenta información adicional o relacionada con dicha palabra. El uso de técnicas multimedia, ya que un documento de hipertexto puede contener textos, imágenes, vídeo y sonido. Los programas cliente que se usan para navegar por la WWW pueden acceder a gran parte de los servicios comentados en el punto anterior (FTP, Gopher, E-mail, Chat… etc.), de manera que todos estos servicios se encuentran integrados en el navegador. Presentación atractiva de la información, que puede venir acompañada de todo tipo de gráficos explicativos y, en general, de cualquier elemento propio de los entornos gráficos. Entre los beneficios del desarrollo de servidores WWW en las Administraciones Públicas cabe citar: a) la reducción de costos asociados con la elaboración y publicación de catálogos, revistas y boletines de información de difusión masiva, b) la mejora de la calidad de la información al permitir una actualización permanente, c) el acercamiento de la Administración al ciudadano a través de un servicio universal de bajos costos. El objetivo de los poderes públicos con los ciudadanos, en su calidad de usuarios de los servicios de información que proporcionan, se ha de basar en el logro de dos objetivos básicos: a) facilitar el conocimiento de la existencia, disponibilidad y medios de acceso a los productos de información elaborados a partir de los datos públicos, b) promover políticas orientadas a asegurar que la información llegue al mayor número posible de usuarios y en las condiciones mas favorables de tiempo y costo, contribuyendo de esta manera al crecimiento de la industria de la información electrónica. 18 Desarrollo de aplicaciones en Internet Existen dos formas de desarrollar aplicaciones para Internet. La primera es creando presentaciones estáticas y la segunda es añadiendo a las estáticas, capacidades dinámicas. A continuación se exponen las características de cada una. Estáticas Se trata de páginas cuyo contenido es fijo y que se transmite desde el servidor hasta el cliente cuando el cliente se conecta a la dirección correspondiente, no habiendo posibilidad tanto por parte del servidor como del cliente de modificar los contenidos de dichas páginas. Este tipo de aplicaciones se crea haciendo uso de programas editores de HTML (Lenguaje de Marcas Hipertextuales), que permiten que cualquier persona con un mínimo de conocimientos acerca de HTML, pueda desarrollar páginas que puedan ser más tarde publicadas en Internet. También existe la opción de elaborar las páginas desde un editor de texto y exportando el documento a HTML. Este procedimiento requiere un cierto dominio del lenguaje HTML por tener que introducirse los comandos directamente en forma de texto. Alojamiento de un Portal Web Publicar una serie de páginas en Internet requiere contratar a un proveedor de Internet, un espacio en su servidor donde insertar las páginas. El propio proveedor es quien se encarga de darlas de alta en Internet y de que tengan asignadas una dirección concreta. Otra opción consiste en mantener un servidor propio, sin necesidad de contratar empresas externas, para mantener las páginas. En realidad hay varios sinónimos de este concepto: "hospedaje Web", "Web hosting", "alojamiento Web", "espacio Web", etc. Todos se refieren a un espacio en un servidor de Internet, donde podamos alojar nuestros sitios Web o archivos de algún tipo. 19 Pues algo así es lo que sucede en Internet. La páginas Web no son más que archivos guardados en servidores, un servidor es algo así como un ordenador que esta preparado para enviar archivos a través de Internet cuando alguien lo solicita. Ese ‘alguien’ es nuestro navegador cuando nosotros entramos en una página Web. Sin embargo, el principal problema que tiene HTML es su limitación si se quieren desarrollar aplicaciones más complejas y lo poco interactivo que es, ya que la interactividad se limita a ir navegando por los enlaces de una página a otra. Las páginas desarrolladas en este lenguaje son poco más que presentaciones gráficas y sus capacidades están muy limitadas. Es por ello que, además de una serie de componentes que se han ido desarrollando para paliar esto, también han aparecido otros lenguajes de programación como JAVA (lenguaje de programación orientado a objetos), que intentan ampliar las posibilidades de HMTL añadiéndole una mayor interactividad, buscando un comportamiento similar a aplicaciones tipo cliente/servidor. Dinámicas Para mejorar las limitaciones que posee HMTL han ido surgiendo distintas formas de añadir capacidades dinámicas a dichas páginas. Así se puede conseguir que una página presente datos actualizados en tiempo real, como por ejemplo, el estado de las carreteras, las plazas disponibles en los vuelos de una compañía aérea o el estado de tramitación de un expediente administrativo. El modo de conseguir esto es haciendo que la página HTML en cuestión acceda a una base de datos donde se mantengan los datos actualizados. Hay dos modos de hacer esto. El primero es por medio de la interfaz CGI (interfaz de portal común) , así se desarrolla el programa que accede a la base de datos en cualquier lenguaje y se le llama, por medio del CGI, desde la página. El segundo modo es utilizando una serie de métodos propietarios pertenecientes a determinadas compañías de software. Estos consisten 20 en una serie de programas que se encuentran en el servidor, que acceden a la base de datos correspondiente y que son llamados directamente desde la página HTML. Es importante destacar que existen nuevos lenguajes que se han ido desarrollando para incrementar las capacidades de las páginas que se publican en la Web. Así se pueden ver aplicaciones que aumentan la facilidad de navegación por las páginas añadiendo menús desplegables, botones especiales o que incluso crean mundos virtuales por los que poder moverse. Para ello se utilizan principalmente dos lenguajes, Java y VRML, así como la tecnología ActiveX o los scripts escritos en Javascript. En esta misma línea, el lenguaje HTML fue extendido con la creación del XTML (Excel Table Markup Language), cuyo fin era poder mostrar de forma sencilla y en formato HTML tablas de Excel. De este modo se podrían actualizar las tablas de datos de forma sencilla y XTML se encargaría de generar el HTML correspondiente para que se pudieran visualizar normalmente. Servidores Web Estos son definidos por Vegas (2002:16): “es un programa que corre sobre el servidor que escuc ha las peticiones HTTP que le llegan y las satisface. Dependiendo del tipo de la petición, el servidor Web buscará una página Web o bien ejecutará un programa en el servidor.” Entre algunos servidores Web importantes son: Apache y Servidor de Información de Internet (IIS). Apache De Bustos (2003:32) lo define “como un servidor Web desarrollado por el grupo Apache”. Y establece que según estudios realizados por diferentes empresas el servidor Web más utilizado en Internet es Apache. Pero Apache no es sólo un servidor Web. Alrededor de Apache existen una serie de proyectos que dotan a Apache de nuevas características y hacen que Apache esté en continua evolución. 21 Internet Information Server Lares (2006) definen a Internet Information Server (IIS) lo describe como la solución de Microsoft a las necesidades de las empresas y usuarios de enviar y recibir la información no sólo de sus clientes si no también en el entorno de la empresa. Éste engloba una serie de herramientas administrativas que le permitirán controlar sitios Web, FTP, SMTP (correo saliente) y Servicio de noticias (news). Dispone también del soporte necesario para crear páginas dinámicas (ASP), lenguaje de aplicaciones para Internet bastante extendido y que permite la conexión y acceso a bases de datos consiguiendo aplicaciones Web dinámicas y escalables y dotando a los sitios Web de una mayor complejidad y rendimiento. Ahora bien, para realizar una página, portal y/o sitio Web, se deben tener claros, tres conceptos fundamentales: a) URL (localizador uniforme de recursos), es un sistema con el cual se localiza un recurso dentro de la red, este recurso puede ser una página Web, un servicio o cualquier otra cosa, b) HTTP (Protocolo seguro de transferencia de hipertexto): es el protocolo encargado de llevar la información que contiene una página Web por toda la red de Internet, c) HTML (Lenguaje de Marcado de Hipertexto) es el lenguaje necesario y cuya función es la de mostrar cualquier clase de información que se encuentre almacenada en una página Web. Portal Web Un Portal Web está basado en un Sistema de Administración de Contenidos, el cual permite publicar información en la Web de manera fácil y rápida, sin tener conocimientos de programación ni de diseño de páginas Web. Con un Portal sólo se debe ingresar la información que se necesita publicar, ya que el sistema gestionará todos los demás detalles técnicos y administrativos Típicamente, incluye texto, imágenes y enlaces hacia otros documentos de la red, pudiendo además contener 22 animaciones, sonidos, programas en Java, y cualquier otro tipo de documento, por medio de plugins y otras tecnologías. Actualmente los portales Web ya no están únicamente enfocadas para ser visionadas, sino que cada vez son más dinámicas permitiendo que el visitante participe en ellas mediante menús interactivos, encuestas, votaciones, entre otros. Los portales también son utilizados para organizar información relevante para un grupo o comunidad específica. En este sentido un portal sirve como una página Web de inicio para los miembros de una comunidad específica. De simples páginas Web a los portales de Internet: Según Alan (c.p.Brognoli, 2004) "Internet, por su propia naturaleza, no es estructurada, no exorden ni clasificación previa, con lo que desde sus orígenes fue necesario realizar esfuerzos encaminados a facilitar la navegación y la localización de los crecientes recursos en la red”. Surgieron lugares especializados en indexar los contenidos de las páginas existentes en Internet, tales como Yahoo! (http://www.yahoo.com), creado en 1994, que recogía información sobre el contenido de un 20 % de las páginas existentes en aquella época, ofreciendo un motor de búsqueda y una clasificación temática o índice de esos contenidos. Poco a poco se fueron sofisticando los sistemas de indexación, incorporando robots para el rastreo automático e incrementando el número de páginas referenciadas. Estos índices y motores de búsqueda han debido asumir el fracaso en la imposible labor de registrar todo el contenido de Internet, siendo además cada vez mayor la sobrecarga de información que dicho número de páginas representa, a lo que se une el hecho de que la insuficiente calidad de la búsqueda es habitualmente una de las principales quejas de los usuarios. Ello trajo consigo la evolución de las páginas de estos sistemas de búsqueda, que incorporaron diversos servicios de valor añadido. 23 Hasta ahora un portal de carácter general ofrece servicios de valor añadido como comunidades virtuales, espacio Web gratuito, información de diverso tipo, personalización de la información, chat (charla), e-mail (correo electrónico) gratuito, mensajes a teléfonos móviles, cartel de noticias, software gratuito, grupos de discusión, comercio electrónico, buscador, etc. Sin embargo, este modelo empieza a quedarse obsoleto, pues a ese nivel tan amplio solo pueden sobrevivir unos pocos y empieza a haber demasiados portales generalistas, orientados a usuarios principiantes y basados en servicios poco especializados inadecuados para los usuarios más expertos lo que está haciendo necesario redimensionar este mercado a través de la especialización geográfica, temática o corporativa. Portales Verticales y Corporativos Cada vez hay más usuarios con experiencia que demandan servicios especializados y personalizados como los que ofrecen portales verticales y corporativos. Es en este ámbito donde sí sería posible la convivencia de un amplio número de portales. Un portal corporativo según Rossi (c.p. Brugnoli, 2004), "es una Intranet que provee de información de la empresa a los empleados así como acceso a una selección de Web públicos y Webs de mercado vertical (proveedores, vendedores, entre otros.)”. Los portales corporativos tienden a ser una prolongación natural de las Intranet corporativas, en las que se ha cuidado la organización de la información y la navegación, donde se permite, y sobre todo se potencia, el acceso a información de la propia institución, la edición de material de trabajo propio, el contacto con clientes y proveedores, etc. En ellos se distingue la parte intramuros y la parte extramuros o externa, dependiendo de que el destinatario de esa información sea miembro de nuestra institución o bien un elemento externo a ésta. Un portal vertical, según Rossi citado por Brugnoli (2004), "es un Web site que provee de información y servicios a una industria en 24 particular. Es el equivalente industrial específico de los portales generales del Web." Los portales verticales han de contener más datos sobre su mercado que cualquier otro sitio, lo que en sí mismo ya es un valor añadido considerable, siempre manteniendo los datos de la/s institución/es que lo integran. Es mediante este tipo de portales como se puede conseguir cubrir las carencias que muestran muchos de los portales generalistas. Los portales además de ser corporativos o verticales, se dividen en portal básico, portal mediano y portal grande: a) un portal básico, esta enfocado a las pequeñas compañías que estén empezando en Internet y únicamente quieren plasmar su imagen dentro del Web. Este tipo de portal brinda servicios de comunicación como e-mail, Chat, foros de discusión, etcétera. El propósito es incrementar la interacción de los usuarios dentro del sitio, b) un portal mediano, esta destinado a empresas o instituciones medianas y busca reorientar el diseño gráfico para hacer más llamativo su portal, así como añadir servicios de contenido los cuales adquieren un valor mucho más importante debido a la demanda de un mayor número de usuarios, y c) un portal grande, esta enfocado a aquellas empresas que requieren satisfacer las necesidades más complicadas, tomando en cuanta los requerimientos del cliente. Desarrollo de Portales Algunos factores clave de éxito de los portales, que han de asegurar la generación de negocio pueden ser Capacidad financiera, Notoriedad y marca, Promoción online y offiine del portal, Nivel de los contenidos, Servicios de valor añadido, Sistema de búsqueda, Penetración en el mercado (visitas recibidas), Sentimiento de comunidad y Orientación a la localidad. Según Rossi (c.p Brugnoli , 2004), los aspectos que deben contemplar para la construcción de un portal son: a) Servicios, b) Contenidos, c) Información personalizada, d) Información. Los contenidos forman la base 25 fundamental de los portales, e) Correo Electrónico, f) Herramientas de búsqueda eficaces. Directorios de información en Internet. Guías de información local. Para un buen portal se debe de reunir contenidos definidos con funciones claras que terminan por generar gran valor añadido, consiguiendo clasificarse en contenidos centrales (razón de ser del Web) y los contenidos de apoyo (refuerzan el servicio). Un portal funciona si se utilizan recursos para la generación de ideas de calidad, que diferencien el portal del resto, con las que se consiga gran resultado con poco esfuerzo. La rápida popularidad del fenómeno Portales Web ha potenciado la aparición de diversos productos software que ayudan a la construcción de portales personalizados, adecuados para instituciones de diferente magnitud. Así mismo, parece que la construcción de un portal corporativo con unas miras ambiciosas implica el desembolso de una cantidad de dinero considerable. La moda de los portales trajo consigo la proliferación de portales generalistas que han de reducir su número en favor de los portales verticales y corporativos. Plantear un modelo de portal con éxito implica centrarse en la generación de tráfico, para lo que se hace necesario potenciar los contenidos y la incorporación de servicios de valor añadido en general. Calidad de los Portales Web Según Montilva (2004) el establece que la calidad de un portal Web debe cumplir con los siguientes características: a) Utilidad: determina si el sistema hace lo que sus usuarios esperan que haga. El sistema es útil si: su funcionalidad ayuda al usuario en la realización de sus actividades. b) Confiabilidad: Baja probabilidad de falla => bajo número de errores. 26 c) Mantenibilidad: ¿Es flexible, es modificable y es internamente comprensible?. d) Eficiencia: Medida en relación al uso de los recursos del computador. Ej., bajo tiempo de ejecución y mínimo uso del espacio de almacenamiento. e) Facilidad de prueba: ¿Se puede probar con facilidad? En que medida el diseño y codificación facilitan las pruebas. f) Documentación. Se refiere básicamente a la posibilidad de documentación que posee el portal. Los Elementos de un Portal Según publicación hecha por presentan al Martines (2005) los portales menos tres funcionalidades principales: a) Búsqueda Organizacional, Los recursos de información en una intranet, inc luyendo servidores Web, bases de datos, aplicaciones departamentales y correo electrónico, con independencia de que el contenido esté centralizado o distribuido, son indexados y accedidos utilizando un motor de búsqueda robusto y escalable. Todas las organizaciones necesitan un alto grado de precisión, pero las grandes organizaciones requieren además escalabilidad ilimitada y funcionamiento tolerante a fallos para acceder rápidamente a corpus de información que contienen millones de documentos en entornos con decenas de miles de usuarios. b) Directorio de Navegación, el contenido intranet es accesible también vía un directorio–un catálogo dónde se organiza la información por categorías de negocio. El directorio permite a los individuos poco familiarizados con la búsqueda de contenidos navegar por las categorías del Portal y ver los conceptos y recursos disponibles. c) Enlaces a Sitios Web Internos y Fuentes de Información, la información más comúnmente solicitada, tal como documentación técnica, presentaciones de ventas, datos financieros, resúmenes, políticas y procedimientos o literatura de producto está instantáneamente disponible mediante enlaces en el Portal. 27 Así mismo es importante destacar que para la realización de los Portales Web es necesario el uso de lenguajes de programación. Lenguaje de Programación Según la publicación hecha por Brugnoli (2004), establece que un “Lenguaje de programación es un lenguaje diseñado para describir el conjunto de acciones consecutivas que un equipo debe ejecutar. Por lo tanto, es un modo práctico para que los seres humanos puedan dar instrucciones a un equipo”. En consecuencia, los lenguajes de programación son los que nos permiten establecer una comunicación entre la información suministrada por el usuario y así se ejecuten estas instrucciones por el computador. Un programa escrito en un lenguaje de programación necesita pasar por un proceso de compilación, es decir, ser traducido al lenguaje de máquina para que pueda ser ejecutado por el computador. Cuadro N1. Lista de lenguajes de programación ABC Ada Aleph ALGOL APL ASP ASP.NET AWK B BASIC BCPL Befunge C C++ C# Caml Clipper CLU COBOL CORAL Delphi Dylan Eiffel Extended ML Flow-Matic Forth FORTRAN FP Haskell Icon INTERCAL ISWIM J Java JavaScript Joy Lexico Lisp Logo Lua Mainsail Miranda ML Modula Modula-2 Modula-3 Natural Oberon Objective-C Ocaml Occam Pascal Parlog Perl PHP PL/1 Plankalkül PostScript Prolog Python Rexx Ruby Sail Sather Scheme Self Sh Simula Smalltalk Snobol SPARK SQL SR Standard ML TCL Visual Basic Visual Foxpro Visual Net Fuente: Trajin, B. (2004) Herramientas Interactivas de Comunicación El desarrollo tecnológico de Internet y la cada vez mayor accesibilidad, ha ido transformando a la red en un espacio comunicacional de alcance global. Emerge, en consecuencia, un nuevo escenario, tan virtual como real, en el que cualquier persona puede participar activamente, compartiendo y creando sus propios contenidos, gracias a 28 un nuevo conjunto de herramientas interactivas de comunicación de uso sencillo uso y con economía de recursos entre las que podemos citar: correo electrónico, foros, Chat, grupos de discusión. El Correo Electrónico El correo electrónico también conocido como e-mail, es un recurso tecnológico que nos permite comunicarnos desde cualquier parte del mundo a través de Internet. Correo electrónico, o en inglés e-mail, es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente, se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo (SMTP) Protocolo simple de transferencia de correo, aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. El correo electrónico es, sin duda, uno de los grandes hallazgos de Internet, tanto que puede decirse que ha revolucionado la forma de comunicarse con compañeros, amigos e, incluso, con la propia familia. Por lo que se ha convertido en uno de los servicios más utilizados de Internet. Las ventajas del correo electrónico son innumerables: es inmediato, se recibe a los pocos minutos de haber sido enviado; cómodo, te permite enviarlo desde casa (frente al correo tradicional); el coste no varía en función de la ubicación física del destinatario, resultando realmente económico; y es dinámico, ya que te permite la posibilidad de recibir tu correo aunque no estés en el lugar donde lo usas habitualmente. 29 Correo electrónico en las organizaciones En el ámbito las relaciones entre organizaciones y personas es precisamente donde se van adaptando a este medio de comunicación. Por ejemplo: si tenemos una institución de servicios públicos o productos y se requiere solicitar una cotización a un cliente fuera del estado, la primera opción que se nos viene a la mente es correo electrónico. Para el envió y recepción de archivos, para avisos de reuniones o juntas, para presencia en el mercado, para presencia en el mercado en Internet, para la facilidad de contacto con posibles cliente del exterior, para todo esto es necesario el correo electrónico y también necesario que las empresas cuenten con una página Web. Así como a mantener informado a los usuarios y/o clientes de sus pedidos o solicitudes. Adicionalmente, a las instituciones y negocios que tengan la idea de mantearse competitiva, es importante tener presente la importancia del Internet ya que nos ayuda a mejorar, optimizar procesos, y nos abre un gran mercado como lo es el Internet. El correo electrónico, o e-mail, es hoy, sin lugar a dudas, la herramienta más utilizada en todas las organizaciones. Todos, en mayor o menor medida, lo utilizan. Éste se ha convertido ya no en una manera de comunicarnos, sino en “la” manera como nos comunicamos. Ha logrado combinar lo mejor de los dos mundos: la comodidad del teléfono y la permanencia de una carta. Por consiguiente, el correo electrónico es la forma más eficaz de comunicación. Es rápido, cómodo y barato. Se puede usar el e-mail como una gran herramienta de comunicación entre clientes/usuarios, si es usado correctamente. Existen varias maneras de comunicarse con las personas y ganar clientes sin molestarles. Las ventajas del correo electrónico en acciones de comunicación son las siguientes: (a) Bajos costos, prácticamente nulo. Además, a diferencia de prácticamente todas las herramientas de comunicación, el coste no es proporcional al número de envíos. Prácticamente el coste es el mismo para enviar 1000 unidades que para enviar 100.000 unidades, 30 (b) Marketing directo a segmentos definidos, uniendo la inteligencia de clientes con el correo electrónico, se pueden hacer llegar ofertas concretas para segmentos dete rminados muy ajustadas a sus características y expectativas, y (c) Seguimiento exacto y en tiempo real de los resultados de las solicitudes de los clientes. Además con el correo electrónico existen dos posibilidades más: (i) Personalización de mensaje, se puede enviar correos distintos a cada uno de los tipos o clases de clientes con promociones y mensajes diferentes. Sin embargo, hacerlo en el caso del correo tradicional sería mucho más caro y complicado, (ii) Test de cada mensaje , se puede hacer tests previos al envío masivo analizando los resultados. En función de esos resultados se puede modificar el mensaje para alcanzar los objetivos deseados. Los Chats Según Noblia (2000), los Chat pueden ser definidos como conversaciones entre dos personas o en grupos muy grandes, pueden ser informales o no, y tener un tópico determinado o ser conversaciones libres. Son conversaciones espontáneas pero escritas. No cuentan con un interlocutor, ya que se realizan a distancia, pero si cuentan con ciertos elementos que le permiten estructurarla: la dinámica y ritmos de la oralidad, el marco de intercambio dado por la conversación, su estructura, la sincronicidad y el control de los hablantes sobre la interacción. Por otra parte, también cuentan con el paralenguaje electrónico que le proveen los emoticons (iconos que buscan reproducir los sentimientos, las emociones, las risas, entre otros por medio de la combinación de símbolos. Los chats se asemejan a las conversaciones cara a cara, tienen mucho en común con la oralidad. La diferencia con ellas es la materialidad del medio tecnológico, pero las estrategias y los recursos no son diferentes a los que se dan en las conversaciones cara a cara. Por ello se puede decir, que los chats como comunicación mediada por 31 computadoras, como discurso electrónico sincrónico, llevan al extremo la posibilidad de dotar a la escritura con rasgos de la oralidad. Elementos de un Chat Dentro de los elementos que encontramos dentro de un Chat para que se pueda llevar a cabo la comunicación, están los siguientes: a) Usuarios: Serán las personas que harán uso del Chat. b) Canales. Donde los usuarios podrán entrar y salir, aunque en algunas se deban cumplir ciertos requisitos. c) Chat Room Salas de Charla. Donde todos los usuarios "hablan" entre ellos. d) Opers. Donde el/los usuario/s solicitan canales o cualquier tipo de información. e) Adm (Administradores). Estos son los que marcan las pautas y normas a seguir para el buen funcionamiento del Chat y la conducta de los usuarios. f) Ircop. Las personas que se dedican al mantenimiento del Chat. g) Oper. Son las personas que ante las necesidades de los usuarios, les ayudan o suministran cualquier tipo de información respecto, comunicaciones entre canales, entre usuarios, reservas de canales privados, entre otros. Características de los chats: (i) Abierto las 24 horas del día todos los días, (ii) Internet y la totalidad de sus aplicaciones están disponibles las 24 horas del día todos los días, (iii) Sólo un par de clicks separan a la persona del acceso al mundo virtual si cuenta con el software y el hardware necesarios, (iv) una vez ingresado (conectado) a la red, siempre habrá personas esperando alguien con quien conversar. Los Chat en las organizaciones Muchas organizaciones temen que la popularidad del Chat y su funcionalidad (envío de fotos, videos, audio, mensajería instantánea) distraigan a los empleados de sus funciones estrictamente laborales. Sin 32 embargo, hay algunas que si se han contratado los chat corporativos lo cual permite que usuarios geográficamente dispersos puedan participar de manera simultánea en actividades informativas de éstas. También porque permite mantener conferencias en línea con video, audio y pizarra virtual. Por otra parte, un gerente o jefe de departamento, puede estar al tanto de las actividades de sus colaboradores, así como, mantener informado a sus clientes/usuarios sobre algunos procesos. Grupos de Discusión Según Barroso (2005:42). Un grupo de discusión es una reunión de personas que discuten sobre un tema de interés común, con la ayuda de un coordinador y un secretario. La finalidad del grupo es adquirir más información sobre un tema y/o tomar decisiones conjuntas. Los grupos de discusión nacieron en 1979, en la Universidad de Duke, cuando un par de estudiantes (Tom Truscott y James Ellis) observaron que las listas de correo no cubrían todas las necesidades ante una duda o un requerimiento, por lo cual crearon unas aplicaciones que denominaron "Network News" (Noticias de la Red). Con el tiempo ese servicio pasó a denominarse Usenet (USEr´s NETwork, red de usuarios) y hoy está totalmente integrada dentro de Internet. Foros En Internet, un foro, también conocido como foro de mensajes, foro de opinión o foro de discusión, es una aplicación web que da soporte a discusiones u opiniones en línea. Son los descendientes modernos de los sistemas de noticias BBS (Bulletin Board System) y Usenet, muy populares en los años 1980 y 1990. Por lo general los foros en Internet existen como un complemento a un sitio web invitando a los usuarios a discutir o compartir información relevante a la temática del sitio, en discusión libre e informal, con lo cual se llega a formar una comunidad en torno a un interés común. Las discusiones suelen ser moderadas por un coordinador o dinamizador, quien generalmente introduce el tema, formula la primera pregunta, 33 estimula y guía, sin presionar, otorga la palabra, pide fundamentaciones y explicaciones y sintetiza lo expuesto antes de cerrar la discusión. Comparado con los wikis, no se pueden modificar los aportes de otros miembros a menos que se tengan ciertos permisos especiales como los asignados a moderadores o administradores. Por otro lado, en comparación con los weblogs, se diferencian en que los foros permiten una gran cantidad de usuarios y las discusiones están anidadas, algo similar a lo que serían los comentarios en los weblogs. Además, por lo general, los foros suelen ser de temas más diversos o amplios con una cantidad de contenido más variado y la posibilidad de personalizar a nivel usuario (no sólo a nivel dueño). Un foro en Internet, comúnmente, permite que el administrador del sitio defina varios foros sobre una sola plataforma. Éstos funcionarán como contenedores de las discusiones que empezarán los usuarios; otros usuarios pueden responder en las discusiones ya comenzadas o empezar unas nuevas según lo crean conveniente. Los foros en Internet tienden a fomentar la creación de comunidades con reglas propias y, en algunos casos, inclusive un propio lenguaje formando una subcultura. Se llegan a organizar eventos sociales que pueden llegar a involucrar viajes internacionales masivos. Tampoco es difícil encontrar gente que ha comenzado una relación (a distancia muchas veces) con gente que conoció en un foro, e inclusive se conocen casos que terminaron en matrimonio. Existen varios tipos de foros, pero los más globales son dos, los anónimos y los que requieren registrarse. En los primeros, se asocia al usuario con un alias (generalmente un nombre distinto al real) y con una contraseña, además de un correo electrónico en gran parte de los casos para manifestar su deseo de unirse al foro, que usualmente está configurado a modo de clan (de ahí que se pida una inscripción). En los anónimos, en cambio, se enfatiza en la total protección del publicador, a través de un riguroso anonimato . 34 Mapa de Operacionalización Objetivo General: Implementar un portal Web para agilizar los procesos de solicitud, trámites y servicios basados en herramientas interactivas de comunicación para la Gobernación del Estado Trujillo. Objetivos específicos Diagnosticar el uso de herramientas tecnológicas interactivas de comunicación por parte de los directores de los diferentes departamentos dependientes de la Gobernación del Estado Trujillo. Variable Dimensión Tipos de Portales Portal Web Calidad de los Portales Analizar la situación actual, en la cual se encuentran involucrados los diferentes departamentos dependientes de la Gobernación del Estado Trujillo donde se llevan a cabo los procesos administrativos de trámites y solicitud de servicios. Indicadores Ítem Estáticos Dinámicos Corporativos 1 2 3,4 Utilidad Confiabilidad Mantenibilidad Facilidad de pruebas Documentación 5 6 7 8 9 Correo electrónico 10, 11 Herramientas Chat 12 Interactivas Grupos de 13 de Comunicación discusión Foros 14 Diseñar la propuesta de los prototipos adecuados que determinen establecer la vialidad, factibilidad y el buen funcionamiento del portal Web basado en herramientas interactivas de comunicación Implementar el uso del portal Web y sus aplicaciones tecnológicas basado en herramientas interactivas de comunicación en la gobernación del estado Trujillo. 35 Identificación de la Institución Gobernación Bolivariana del Estado Trujillo Misión Velar por el desarrollo eficiente y cumplimiento de las metas de cada Dirección. Hacer cumplir todo lo referente a leyes, resoluciones, decretos y normativas establecidas por el Ejecutivo de acuerdo a la Constitución, Leyes Nacionales y Estadales. Visión Unificar esfuerzos con las diferentes direcciones del Ejecutivo para lograr el desarrollo económico, social, turístico y cultural con miras a la reconstrucción Bolivariana del Estado Trujillo mediante la participación comunitaria y sociedad civil en general, aunando esfuerzos para el desarrollo del proyecto revolucionario de nuestro país. Objetivos Generales Fomentar los intereses del Estado, particularmente la Educación primaria, asistencia social, capacitación técnica mejoramiento de vida de la población campesina, vías de comunicación, industrialización y desarrollo de la producción agrícola y ganadera. Específicos a) Coordinar los diferentes órga nos del Poder Público a fin de garantizar unidad de criterio para el logro de los planes y programas establecidos. b) Apoyar los entes públicos y privados en cuanto a los planes, programas y proyectos de desarrollo del Estado. 36 c) Proyectar la mejor imagen de la Gobernación mediante la prestación de una eficiente y oportuna atención al público. d) Coordinar conjuntamente con la Dirección de Planificación y Presupuesto la elaboración del presupuesto por programas del Ejecutivo Regional. e) Supervisar todas las dependencias administrativas y formular sus observaciones a los órganos competentes. f) Actuar como ente coordinador en la elaboración de la Memoria y Cuenta de la gestión de gobierno a través de las direcciones del Tren Ejecutivo y de los institutos a la Gobernación ante el Consejo Legislativo. g) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Concejo Legislativo del Estado. h) Formular el Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos Públicos y solicitar ante el Concejo Legislativo Regional su respectiva sanción. Departamento de Sistemas Misión Unidad encargada de la administración de los recursos de información en las diferentes áreas con excelencia, eficacia y confiabilidad para brindar información actualizada, oportuna y veras a todos los usuarios, satisfaciendo de manera eficiente y confiable las necesidades tecnológicas de la organización y fortaleciendo el uso de Tecnologías de la Información y Comunicación colaborando así al desarrollo del Estado. Visión Ser una Unidad de vanguardia e innovadora en el campo de las tecnologías de Información y Comunicación aplicando criterios de excelencia 37 y competitividad, con iniciativa de trabajo en equipo y responder debidamente a los cambios tecnológicos. Objetivos a) Coordinar la instalación y administración de la red de la Gobernación del Estado. b) Interconectar con la gobernación los institutos que conformen el ejecutivo del estado. c) Coordinar y evaluar el análisis, diseño e implantación de los sistemas de información. d) Innovar y crear la implementación de las tecnología s de información y Comunicación. e) Dar soporte técnico a las diferentes unidades de la Gobernación y sus dependencias. f) Coordinar y evaluar los sistemas administrativos (organizacionales y procedimentales) de la Gobernación y sus dependencias. g) Proporcionar los servicios de Internet a todas las dependencias de la gobernación. 38 Estructura Organizativa de la Gobernación del Estado Trujillo Gobernación Del Estado Trujillo Secretaría Consultaría Jurídica Privada Fondos Rotatorios Dirección de Planificación Y Presupuesto Departamento de Planificación Oficina de Comunicación e Imagen Corporativa Departamento de Presupuesto Departamento de Medios Relaciones Públicas Secretaría General Dirección Dirección de Finanzas de Recursos Humanos Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de Beneficios Socioeconómicos Registro y Control Ordenamiento de Pago Compras y Suministros Departamento de Departamento Tesorería Contabilidad Relaciones Laborales De Nomina Departamento de Departamento de Bien es Servicios Generales Oficina de atención al Ciudadano Imprenta Comité de Contrataciones Departamento de Sistemas Consejos Parroquiales Dirección de política y de Seguridad Ciudadana Comandancia de Policía Cuerpo de Bomberos Dirección de desarrollo Económico Prefecturas Dirección de Educación Departamento de Apoyo Departamento de formulación Administrativo y Evaluación de Proyectos Coordinación de Educación Dirección de Desarrollo Social y Participativo Dirección de infraestructura Coordinación de Cultura Oficina Departamento Program as y Sala Técnica de Administración Proyectos Sociales Trabajo Social Coordinación General Departamento de División de Departamento de Departamento de Obras Departamento de Mantenimiento de Defensa Civil Estudio Estratégico Recursos Humanos Teatro, danza y artes plásticas Eléctricas De maquinarias, Equipos y Vehículos Departamento de Departamento de Departamento de División de Departamento de Departamento d obras civiles Departamento Energía y Minas AsuntosPortuarios Industria y Comercio Programas Académicos Difusión Musical y Saneamiento Ambiental de Vialidad Fuente: Gobernación del Estado Trujillo (2005) División de Planificación Departamento de Medios Estudio Desarrollo Impresos y Audiovisuales División de Departamento de Difusión, Servicios Administrativos Programación y Cultura Escolar Departamento de investigación 39 y Patrimonio Administración e Informática CAPÍTULO III MARCO METODÓLOGICO En este capítulo se presenta la perspectiva metodológica, expresada en el tipo de investigación, diseño, población, muestra, los instrumentos de recolección de información y el sistema propuesto. Tipo de Investigación El presente estudio se ubica dentro de una Investigación del tipo Proyecto Factible, a entender por su objetivo el cual es implementar un portal Web informativo de solicitud de servicios para la Gobernación del Estado Trujillo basado en herramientas interactivas de comunicación, en tal sentido, la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2003) define el proyecto factible como: La investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos, necesidades de organizaciones o grupos sociales, puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o proceso (p.7). Así mismo, esta investigación se apoya en el tipo de investigación documental. Diseño de la Investigación El diseño de la Investigación, se refiere a la estructura que se sigue en la investigación a fin de encontrar resultados confiables. Al respecto, plantean (Hernández, Fernández y otros 2006): 40 El diseño constituiría el plan o estrategia concebida para obtener la información que se desea, es decir, si este se concibe cuidadosamente, el producto final de un estudio (sus resultados), tendrán mayores posibilidades de éxito para generar conocimiento. (p: 158). En este sentido, la presente investigación se concibe como un diseño de campo, que de acuerdo a Arias (1999:.48) “consiste en la recolección de los datos directamente de la realidad donde ocurre los hechos, sin manipular o controlar variable alguna. En este caso, directores de la Gobernación del Estado Trujillo. La metodología seleccionada fue la de Kendall&Kendall ya que esta presenta fases muy completas para el desarrollo de Sistemas Multimedia, y a diferencia de otras cubre todo el ciclo de desarrollo de una aplicación hipermedia. Este método es independiente de a l s herramientas existentes para el desarrollo de aplicaciones hipermedia; emplea las técnicas de análisis y diseño orientado a objetos las cuales permiten un modelado de la estructura y contenido del hiperdocumento mucho más natural, elegante y fácil comprensión que aquel que podría alcanzarse con los métodos imperativos comunicacionales. Para este estudio se empleara la metodología de diseño de sistemas de información Web desarrollada por Kendall&Kendall (2009), la cual prevé la ejecución de las siguientes fases: La metodología de Kendall& Kendall es un ciclo de desarrollo de los sistemas, y se desarrolla en siete fases las cuales son: Fase I: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos: Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto requiere que se observe de forma objetiva lo que ocurre en una organización, luego en conjunto con otros miembros de la organización hacer notar los proble mas. Las oportunidades son aquellas situaciones que se considera que pueden 41 mejorarse, perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información. También es un componente importante de la primera fase, en esta etapa se deberá descubrir lo que la organización intenta realizar, luego determinar si el uso de los sistemas de información apoyaría a la organización para alcanzar sus metas. Fase II: Determinación de los requerimientos de información: Esto se hace a partir de los usuarios particularmente involucrados, para determinar los requerimientos de información dentro de una organización pueden utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen: muestreo, el estudio de los datos y formas usadas para la organización, la entrevista, los cuestionarios; la observación de la conducta de quien tomo la decisiones, así como de su ambiente. Se hace todo lo posible por identificar qué información requiere el usuario para desempeñar sus tareas. Fase III: Análisis de las necesidades del sistema: Se analizan las necesidades propias del sistema, para ello existen herramientas y técnicas diseñadas para tal fin, estas incluyen entre otras el uso de los diagramas de flujo de datos que cuentan con una técnica estructurada para representar en forma gráfica la entrada de datos a la organización, los procesos y la salida de información. También se analizan las decisiones estructuradas por realizar, que son decisiones donde las condiciones, condiciones alternativas, acciones y reglas de acción podrán determinarse. Fase IV: Diseño del sistema recomendado: Se usa la información recolectada con anterioridad y se elabora el diseño lógico de sistemas de información, se diseña también procedimiento es precisos de captura de datos, con la finalidad de que los datos que se introducen en el sistema de información, sean los correctos. Esta etapa también incluye el diseño de los archivos o la base de datos que almacenará aquellos datos requeridos por quien toma las decisiones en la organización. 42 Fase V: Desarrollo y documentación del softw are: Dentro de las técnicas estructuradas para el diseño y documentación del software se tienen: el método HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi.Schneiderman, los diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo es aquí donde se transmite al programador los requerimientos de programación. Fase VI: Pruebas y mantenimiento del sistema: Todo sistema de información debe probarse antes de ser utilizado, ya que el costo es menor si se detectan los problemas antes de que entre en funcionamiento. En un principio, se hace una serie de pruebas, con datos tipo, para identificar las posibles fallas del sistema, más adelante, se utilizarán los datos del sistema real. Fase VII: Implantación y evaluación del sistema: Esta es la última etapa del desarrollo del sistema, esto incluye el adiestramiento que el usuario requerirá. Aunque la evaluación del sistema se plantea como parte integrante de la última etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas; realmente la evaluación toma parte de cada una de las etapas. Uno de los criterios fundamentales que debe satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el sistema desarrollado. El ciclo de vida de desarrollo de sistemas es un conjunto de pasos que si bien son secuenciales no necesariamente deben llevarse con rigidez, en cualquier momento que el analista lo requiera puede devolverse al paso o fase anterior, de hecho, es muy común que si en alguna fase se requiera modificar algún análisis de una fase previa, o hasta repetir varias veces una misma tarea para comparar algún resultado. Todas las organizaciones son sistemas que actúan de manera reciproca con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los Sistemas que pueden estar formados por otros Sistemas de denominan subsistemas y funcionan para alcanzar los fines de su Implantación. 43 Es por eso que existen varios modelos o métodos para la realización del análisis y diseño de un sistema, lo primero del trabajo fue revisar que es el Análisis y el diseño y posteriormente el autor Kendall&Kendall, presenta varios modelos que podemos utilizar para la realización y elaboración de un proceso y trabajo exhaustivo y dar solución o respuesta al problema que se ha generado desde la perspectiva del programador y analista. Población y muestra Según Tamayo (1999:144) “la población es la totalidad del fenómeno a estudiar; en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación”. En este caso, la población estará representada por la totalidad de los directores de loa departamentos de la Gobernación de estado Trujillo; dado que la población, además de ser finita, es de fácil acceso para el investigador, se asumió total, es decir, la aplicación del censo poblacional, prescindiendo de la técnica del muestreo, Sabino (1990) lo define como “el análisis de la totalidad del universo de interés en el estudio”; de modo que, la muestra quedará conformada por todos los integrantes de la población de estudio. Técnicas e instrumentos de recolección de datos Como técnica de recolección de datos se utilizará, la encuesta la cual según Finol y Camacho (2006: 69) “es una herramienta utilizada por el sujeto investigador para recabar información acerca del hecho, evento o fenómeno que investiga”. Por su parte, para la recolección de los datos se utilizará como instrumento el cuestionario, el cual, según Hernández, Fernández y otros (2006) “consiste en un grupo de preguntas respecto de una o varias variables a medir con el propósito de recolectar datos. Todo instrumento, debe ser válido y confiable”. 44 Validez: Según Hernández, Fernández y otros (2006:230), la validez “se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir”. Para ello, el cuestionario que se diseñe será sometido al proceso de validez de contenido, a través del juicio de tres expertos, entre los que se debe contar con varios especialistas; siguiendo para ello, lineamientos tales como: congruencia, clara redacción de ítems, suficiencia en preguntas de acuerdo los objetivos planteados. Confiabilidad: Hernández, Fernández y otros (2006:230), señalan que “la confiabilidad de un instrumento de medición, se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto y objeto, produce resultados iguales.” Igualmente, el autor señala que existen diversos procedimientos para calcular la confiabilidad de un instrumento de medición, por lo que se aplicará el Coeficiente Alfa de Cronbach; el cual, según Hernández y otros (2006), requiere una sola administración del instrumento de medición y produce valores que oscilan entre 0 y 1. Alfa-Cronbach = 2 N − 1 ∑ s (Yi ) 1 − s 2 x N N = número de ítems ∑ s (Y ) = Sumatoria de la varianza de los ítems 2 i s2x = La varianza de toda la escala. Para la interpretación de los valores tomando en cuenta la escala sugerida por Ruiz (2002:70): 45 Rangos Magnitud 0,01 – 0,20 Muy Baja 0,21 – 0,40 Baja 0,41 – 0,60 Moderada 0,61 – 0,80 Alta 0,81 – 1,00 Muy Alta Fuente: Ruiz (2002) 46 CAPITULO IV ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS El presente capitulo presenta de manera detalladas los resultados del levantamiento de información realizado por medio del instrumento aplicado a la población objeto de estudio, en este caso los directores de los departamentos de la Gobernación del Estado Trujillo. En tal sentido, se procede en este capítulo a dar cumplimiento a los objetivos planteados. El análisis se realiza siguiendo el orden de las dimensiones de las variables, e indicadores, es decir, se considera para la presentación de la tabla, las alternativas seleccionadas por la población y el porcentaje de resultados obtenidos. Cuadro 1. Tipo de Portales Estáticos Categoría Ítem 1. El portal debe reflejar información fija y perdurable en el tiempo F 5 4 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 1 % 6,7 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) 47 3 2 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 9 4 0 1 60,0 26,7 0 6,7 Gráfico Nº 1. Tipos de Portales Estáticos 70 60 % 60 Categoría 5 Totalmente de Acuerdo 50 40 26,7 % Categoría 4 De Acuerdo 30 Categoría 3 Indiferente 20 9 10 1 4 0 6,7 % 0 1 0 Fa. 1. 6,7 % % Categoría 2 En Desacuerdo Categoría 1 Totalmente en Desacuedo El portal debe reflejar información fija y perdurable en el tiempo Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) En el cuadro 1 se reflejan los resultado referidos a la dimensión Tipo de portales y el indicador Estáticos, medido por el ítem 1, en el cual se puede observar que el 60,0 % de los jefes de la Gobernación del Estado Trujillo, encuestados están de acuerdo con que es necesario refleje información fija y perdurable, un 26,7 % se manifiestan indiferente. Por otra parte, se muestra que un 6,7 % están totalmente de acuerdo con dicha afirmación, sin embargo, se observa que un 6,7 % se muestra totalmente en desacuerdo Evidente que este resultado viene a justificar lo planteado por los autores que suste ntan esta investigación que sostienen que es importante que las organizaciones cuenten con un portal de tal manera que se pueda tener información inmediata y actualizado. 48 Cuadro 2. Tipo de portales Dinámicos Categoría Ítem 2. Es necesario que los portales presente datos actualizados en tiempo real F 5 4 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 5 % 33,3 3 2 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 8 2 0 0 53,3 13,3 0 0 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) Grafico Nº 2. Tipos de Portales Dinámicos En referencia a lo mostrado en el cuadro 2, que hace referencia a la necesidad que los portales presenten datos e información en tiempo real los resultados se muestran en la cuadro 2, y donde el 53,3 % están de acuerdo con que la Gobernación del Estado Trujillo debe contar con un portal Web con la característica de dinámicos, por otra parte, el 33,3 % están totalmente de acuerdo, por apenas un 13,3 que permanecen indiferente. Esto permite inferir que los jefes de los departamentos de la Gobernación se muestran de acuerdo con la necesidad de desarrollo de un portal con las características antes mencionadas. Cuadro 3. Tipo de portales Corporativos 49 Categoría Ítem F 3. Los portales corporativos potencian el acceso a la información. 4. Los portales permiten mayor interacción entre usuarios y proveedores. 5 4 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 6 % 3 2 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 9 0 0 0 40 60 0 0 0 Fa 6 7 1 1 0 % 40,0 46,7 6,7 6,7 0 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) Grafico N° 3. Tipos de Portales Corporativos 70 60 % 60 50 46,7 % 40% 40% 40 Categoría 4 De Acuerdo 30 20 10 0 Categoría 5 Totalmente de Acuerdo 69 Categoría 3 Indiferente 0 00 Fa. 6% 7% 1 10 0 00 6,7 6,7% 0 % % Fa Categoría 2 En Desacuerdo Categoría 1 Totalmente en Desacuedo En el indicador corporativo se puede observar los resultados obtenidos en los ítems 3 y 4, el cual en particular para el ítem 3 se refleja que los jefes de los departamentos en un 60 % manifestaron estar de acuerdo con que los portales corporativos potencian el acceso a la información, por un 40% que manifiesta estar totalmente de acuerdo. Por su parte en referencia al ítem 4, la conformación se muestra entre un 40 % y un 46,7 % que si están de acuerdo que la Gobernación del Estado Trujillo utilice los portales ya que por medio de ellos es posible una interacción. El análisis de estos ítems permite obtener la información referida a la dimensión Tipos de Portales, con lo cual e puede constatar que si los 50 encuestados si están de acuerdo con que se defina un tipo de portal que permita que la Gobernación cuente con un medio capaz de procesar información preciso y en tiempo real. Cuadro 5 Calidad del Portal Utilidad Categoría Ítem F 5. La utilidad de un portal se expresa en la ayuda que brinda al usuario. 5 4 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 3 % 20,0 3 2 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 11 1 0 0 73,3 6,7 0 0 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) Grafico N° 4, Calidad del Portal Utilidad 80 73,3 % 70 Categoría 5 Totalmente de Acuerdo 60 Categoría 4 De Acuerdo 50 40 Categoría 3 Indiferente 30 20% 20 10 0 Categoría 2 En Desacuerdo 11 0 0 3 1 0 0 1 6,7 % 0 0 0 2 Categoría 1 Totalmente en Desacuedo 3 En el cuadro 5 se muestra el resultado arrojados por el ítem 5 referido a la dimensión Calidad del Portal, específicamente la utilidad de un portal se expresa en la ayuda que brinda al usuario como el 73,3 % está de acuerdo con que si es necesario contar con un portal representa una gran ayuda para los usuario de la gobernación del estado, aunado a un 20,0 % que está 51 totalmente de acuerdo. Por su parte, un 6,7 % de los Jefes de Departamentos permanecen indiferentes . Cuadro 6. Calidad del Portal Confiabilidad Categoría Ítem F 6. Los portales deben prestar un servicio confiable y libre de errores 5 4 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 6 % 40,0 3 2 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 6 3 0 0 40,0 20,0 0 0 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) Grafico N° 5, Calidad del Portal Confiabilidad 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 40% 40% Categoría 5 Totalmente de Acuerdo Categoría 4 De Acuerdo 20% Categoría 3 Indiferente 6 6 3 0 0 0 Fa. 0 % Categoría 2 En Desacuerdo Categoría 1 Totalmente en Desacuedo En referencia al indicador confiabilidad cuyo resul tado se muestra en el cuadro 6, los Jefes de los Departamentos encuestados, en primer lugar el 80 % (es decir, 40 y 40) están de acuerdo con que es importante que la Gobernación implementen portales de tal manera de prestar un servicio confiable , además, el 20% permanece indiferente. Esto permite deducir que los portales deben siempre brindar un servicio confiable a los usuarios, de tal manera que permita que se incentive el uso, lo cual a su vez implica una mejor satisfacción. 52 Cuadro 7 Calidad del Portal Mantenibilidad Categoría Ítem F 7. El mantenimiento de los portales garantiza su buen servicio 5 4 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 4 % 28,7 2 3 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 9 2 0 0 56,3 15 0 0 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) Grafico N° 6, Calidad del Portal Mantenibilidad 70 56,3% 60 Categoría 5 Totalmente de Acuerdo 50 40 Categoría 4 De Acuerdo 28,7% 30 Categoría 3 Indiferente 20 10 4 13,3% 9 2 0 0 0 0 Fa. 0 Categoría 2 En Desacuerdo Categoría 1 Totalmente en Desacuedo % Los resultados del Ítems 7 que miden el indicador Mantenibilidad, se reflejan en el cuadro 7, en el mismo el 56,3 % de los Jefes de Departamentos encuestados, expresa que están de acuerdo por otra parte 28,7 % que expresan que están totalmente de acuerdo, lo cual significa que existe consenso en cuanto a la importancia poder contar con un portal Web que sea susceptible de darle mantenimiento lo cual garantiza su buen servicio. Por su parte un 15 % de los encuestados permanecen indiferentes, lo cual no deja de ser un resultado interesante, por cuanto de acuerdo a Romero (2005) quien afirma que “una características de calidad 53 fundamental de los portales Web es que deben ser mantenibles ya que permite un mayor provecho de éstos”. (p: 67) Cuadro 8. Calidad del Portal Facilidad de Pruebas Categoría Ítem F 8. Los portales deben permitir pruebas que permitan verificar su efectividad 5 4 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 5 % 33,3 3 2 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 8 2 0 0 53,4 13,3 0 0 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) Grafico N° 7, Calidad del Portal Facilidad de Pruebas 60 53,4% 50 40 Categoría 5 Totalmente de Acuerdo 33,3% Categoría 4 De Acuerdo 30 20 10 5 Categoría 3 Indiferente 13,3% 8 2 0 0 0 0 Fa. % 0 Categoría 2 En Desacuerdo Categoría 1 Totalmente en Desacuedo Como puede observarse en cuadro 8, arrojó como resultados para el indicador facilidad de pruebas lo siguiente, el 86,6 % de los encuestados están ubicados entre las categorías de totalmente de acuerdo y de acuerdo lo cual implica que es importante que los portales deben permitir la verificación por medio de pruebas. Tan solo un 13,3% permanece indiferente. Característica que permite inferir que si consideran los Jefes que es necesario para la calidad de los portales el que se le prueba realizar pruebas. 54 Cuadro 9. Calidad del Portal Documentación Categoría Ítem F 9. Los portales deben estar perfectamente documentados para facilidad de los usuarios 5 4 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 5 % 36,3 2 3 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 6 4 0 0 45,7 18 0 0 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) Grafico N° 8, Calidad del Portal Documentación 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 45,7% 36,3% Categoría 5 Totalmente de Acuerdo Categoría 4 De Acuerdo Categoría 3 Indiferente 5 6 4 18% 0 0 0 Fa. % 0 Categoría 2 En Desacuerdo Categoría 1 Totalmente en Desacuedo Con respecto al indicador Documentación, de la dimensión Calidad del Portal se muestra en el cuadro 9 y hace referencia a que los portales deben estar perfectamente documentados para facilidad de los usuarios, el 73,3 % están entre las categoría totalmente de acuerdo y de acuerdo, para que los portales sean de calidad, mientras tanto un 6,7 % de los encuestados se mantiene indiferente. En cuanto a la dimensión Calidad de los portales es necesario destacar que un porcentaje superior al 70 % de los Jefes de los Departamento manifiesta que si es necesario que la Gobernación cuente con un portal con parámetros de calidad. 55 Cuadro 10. Correo Electrónico Categoría Ítem F 10. El correo electrónico es necesario por cuanto mantiene informado a los usuarios y/o clientes 11. El correo electrónico permite el seguimiento exacto y en tiempo real de los resultados de las solicitudes de los clientes. 5 4 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 9 % Fa. % 3 2 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 5 0 0 1 36,7 56,6 0 0 6,7 4 8 3 0 0 26,7 53,3 20,0 0 0 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) Grafico N° 9, Correo Electrónico 60 53,3% 50 40 Categoría 5 Totalmente de Acuerdo 56,6% 36,7% 30 26,7% 20 10 0 Categoría 4 De Acuerdo 20% 9 5 0 0 1 Fa. 6, 7% 0 0 % 4 8 Categoría 3 Indiferente 3 0 0 Fa. 0 0 % Categoría 2 En Desacuerdo Categoría 1 Totalmente en Desacuedo El indicador Correo Electrónico, pertenece a la variable Herramientas interactivas de Comunicación el cual fue medido por los ítems 10 y 11 se muestra en el cuadro 10 y concebido en el ítem 10 como El correo electrónico es necesario por cuanto mantiene informado a los usuarios y/o clientes; el 33,3% de los Jefes de la Gobernación encuestados están de acuerdo con esta aseveración, es decir que los correos electrónicos son 56 necesarios; a esto se le suma que el 26,6% esta totalmente de acuerdo. Por su parte con referencia al ítem 11 el correo electrónico permite el seguimiento exacto y en tiempo real de los resultados de las solicitudes de los clientes , un 53,3 % manifiestan que están de acuerdo, por un 26,7 % que dice estar totalmente de acuerdo. Esto permite inferir que coinciden que la implantación de un Portal Web basado en herramientas interactivas como una herramienta para responder a las exigencia de los clientes y usuarios de la Gobernación. Cuadro 11. Chat Categoría Ítem F 12. A través del Chat los directores pueden estar informados e informar a los usuarios sobre las solicitudes en tiempo real. 5 4 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 5 % 33,3 3 2 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 6 4 0 0 40,0 26,7 0 0 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) Grafico N° 10, Chat 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 40% 33,3% Categoría 5 Totalmente de Acuerdo 26,7% Categoría 4 De Acuerdo Categoría 3 Indiferente 5 6 4 0 0 0 Fa. % 57 0 Categoría 2 En Desacuerdo Categoría 1 Totalmente en Desacuedo Por su parte en cuanto a la herramienta interactiva del Chat, los resultados se muestran en el cuadro 11, los resultados arrojaron que un 40,0 % de los encuestados están de acuerdo con esta herramienta, por un 33,3 % que están totalmente de acuerdo, sin embargo hay un 26,7 % que se mantienen indiferentes. Aun cuando un porcentaje que pudiera ser significativo permanece indiferente, los jefes de la Gobernación coinciden que si es necesario desarrollar un Portal Web con las herramientas interactivas que dispone el mercado de las Tecnología de la información. Cuadro 12. Grupos de Discusión Categoría Ítem F 13. A través del Chat los directores pueden estar informados e informar a los usuarios sobre las solicitudes en tiempo real. 5 4 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 7 % 46,7 3 2 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 7 1 0 0 46,7 6,6 0 0 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) Grafico N° 11, Grupos de Discusión 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 46,7% 46,7% Categoría 5 Totalmente de Acuerdo Categoría 4 De Acuerdo Categoría 3 Indiferente 7 7 6,6% 1 0 0 0 Fa. % 58 0 Categoría 2 En Desacuerdo Categoría 1 Totalmente en Desacuedo Otro indicador no menos importante lo constituye el expresado mediante el ítem 12 el cual hace referencia a través del Chat los directores pueden estar informados e informar a los usuarios sobre las solicitudes, en el cuadro 12 se observa que el 93,4% de los encuestados están entre totalmente de acuerdo y de acuerdo por un 6,6 % se mantuvo indiferente. Este resultado corrobora una vez más la importancia de que todo Portal Web debe tener incorporado una herramienta fundamental como son los grupos de discusión. Cuadro 13. Foros Categoría Ítem F 14.Los foros permiten crear comunidades de usuarios lo cual coadyuva a un mejor desempeño de la gestión 5 4 3 2 1 Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 6 3 0 0 26,7 20,0 0 0 Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Fa. 6 % 53,3 Fuente: Instrumento Aplicado Mora (2010) Grafico N° 12, Foros 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 53,3% Categoría 5 Totalmente de Acuerdo 26,7% Categoría 4 De Acuerdo 20% Categoría 3 Indiferente 6 6 3 0 0 0 Fa. % 59 0 Categoría 2 En Desacuerdo Categoría 1 Totalmente en Desacuedo En el cuadro 13 se muestra el resultado del ítem 14 el cual se refiere a a través del Chat los directores pueden estar informados e informar a los usuarios sobre las solicitudes como herramienta de apoyo para los Portales Web, en este se observa que el 40,0 % manifiesta que están totalmente de acuerdo lo cual aunado a un 26,7 % que manifiesta que están de acuerdo. Esto nos deja ver de forma clara que si están de acuerdo con que el Portal Web se le incorpore una herramienta del CHAT como medio para establecer una interacción en tiempo real entre los Jefes de los departamentos y los usuarios de la Gobernación del E stado Trujillo. 60 CAPITULO V RESULTADOS El ciclo de vida de vida del desarrollo de sistemas es un enfoque por fases para el análisis y el diseño cuya proposición principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo especifico de actividades del analista y el usuario. Los sistemas de información requieren de una metodología para su desarrollo, en el cual se deben seguir ciertos lineamientos o pasos para una serie de actividades que permitan un buen diseño de acuerdo al requerimiento que desea el usuario, ya que este es el principal portador de información. Dentro del desarrollo para este trabajo se consulto a un autor relacionado con la materia como lo es Kendall&Kendall (2006), en este trabajo de investigación el autor se apoyó en su teoría que es la que se adapta al sistema de información que se desarrolló y obtuvo como resultado la metodología adecuada en donde se establece los objetivos de la investigación siguiendo un ciclo para cada una de las actividades que permiten detallar y estableces alguna falla en lo que se está elaborando. El propósito de este trabajo de investigación se basa en el desarrollo de un sistema de información contemplando las fases que se indicaron en el capitulo anterior y las cuales se desarrollarán a continuación: Fase I: Diagnóstico En esta fase se procedió a recolectar la información necesaria para llevar a cabo esta investigación a través de la aplicación del instrumento (Cuestionario) al personal de la Gobernación del Estado Trujillo, entre los 61 que se pueden mencionar; Directores de Departamentos (Contabilidad, Finanzas, Tesorería, Compras, Presupuesto, Nomina) de la Gobernación del Estado Trujillo, Profesionales del área de Informática, mediante la observación de los diferentes procesos que se llevan a cabo, cumpliéndose con la revisión de los formatos utilizados para el manejo y uso de los procesos, y entrevistas a los usuarios involucrados en dichos procesos. Entre los documentos y/o formatos revisados se pueden mencionar: ü Planilla de Solicitudes para Prestaciones Sociales. ü Planilla de Solicitudes de Recibos de Pagos. ü Planilla de Solicitud de Constancia de Trabajo. ü Planilla de Solicitud de Registro de Proveedores. ü Planilla de Solicitud para la adquisición de timbres fiscales. Es preciso indicar que la información señalada es llevada de forma manual por los empleados de los diferentes departamentos dependientes de la Gobernación del Estado Trujillo, asistidos de herramientas de hoja de cálculo y procesadores de texto. Examinando cada uno de los formatos que se utilizan en los diferentes departamentos de la Gobernación del Estado Trujillo, y los que fueron diseñados, a continuación se presenta el análisis de cada uno de ello; para el proceso de solicitud de los diferentes tramites y servicios, se logró determinar que esta planilla esta bastante completa con respecto a los datos que allí se registran y que el sistema debe generar, en lo que respecta a los diferentes tramites y servicios (Constancia de Trabajo, Recibos de Pagos). Se logró determinar que la Gobernación del Estado Trujillo requiere integrar y organizar sistemáticamente la información referente a los diferentes procesos administrativos, es decir, integrar de forma eficaz toda la información relacionada con los registros, con la finalidad de garantizar la solidez, competitividad y eficiencia de los diferentes departamentos de la 62 Gobernación del Estado Trujillo como institución social que presta un servicio público a la colectividad trujillana. Una vez realizado el diagnóstico se procederá a verificar la factibilidad del proyecto a través del estudio técnico, financiero y legal, para permitir visualizar la viabilidad del proyecto. En donde se determinará la demanda existente, la posibilidad de la puesta en funcionamiento del diseño, tomando en consideración la disponibilidad de insumos materiales y humanos; así mismo, se refirieron a las diferentes leyes, reglamentos y normativas existe ntes que dan sustento legal a la presente propuesta. Una vez analizada las actividades desarrolladas en los diferentes departamentos dependientes de la Gobernación de Trujillo, llega la hora de la realización del estudio de factibilidad, que todo sistema de información requiere para su desarrollo aquí se determinará la demanda existente, la posibilidad de la puesta en funcionamiento del diseño, tomando en consideración la disponibilidad de insumos materiales y humanos; así mismo, se refirieron a las diferentes leyes, reglamentos y normativas existentes que dan sustento legal a la presente propuesta , para este estudio se prevé el análisis de tres (03) viabilidades; es decir, la factibilidad del sistema se asocia a la viabilidad del plan de acción, precisándose los aspectos tecnológicos y económicos para la operatividad del Sistema, a continuación se desarrollaran cada una de ellas: Viabilidad económica: Dentro de este contexto es donde se determinan los costos y beneficios del sistema, los cuales se representan como tangibles y no tangibles. Entre los beneficio tangibles que tiene el nuevo sistema se encuentran, la eliminación de la trascripción manual de los datos en planillas, la disminución de archivos de planillas en los tradicionales archivos manuales, la eliminación en las compras de estantes, armarios y archivos, mayor velocidad en el procesamiento de la información, respuesta rápida para la 63 toma de decisiones, mejor control y desarrollo de las actividades tanto internas como externas, mayor seguridad de la información, ahorro de tiempo en la ejecución de las actividades. En lo que respecta a los beneficios intangibles se destacan; el incremento de la satisfacción del personal involucrado debido a que el sistema les permitirá pasar de un trabajo tedioso a un trabajo armónico y de facilidad ya que el suministro y generación de la información es rápida, otro de los beneficios de la Gobernación del Estado Trujillo, es que tendrá una nueva imagen, ya que se unirá junto a otras instituciones publicas, y disfrutará de la automatización de todos sus procesos, por medio de su Portal Web. Por otra parte el nuevo sistema tendrá como costos tangibles; los mismos que con el antiguo sistema tienen como lo es la compra de cartuchos y el papel de impresión, pero cabe destacar que esto se disminuyo en gran medida ya que los reportes permitirán ver de manera más clara y resumida la información, lo que antes se observaba en varias paginas ahora se podrá ver en una pagina o directamente en el sistema, en algunos casos no es necesario la impresión, ya que la información será enviada de manera digitalizada. Aquí también se realizo el análisis de los costos intangibles del nuevo sistema; en donde se encontró que no se estiman ningún tipo de costos. En lo que respecta a la disponibilidad de establecer costos para el desarrollo e implantación del nuevo sistema, la misma no será necesaria debido a que los diferentes departamentos dependientes de la Gobernación de Trujillo, cuenta con los equipos necesarios. Viabilidad Técnica: Los diferentes departamentos dependientes de la Gobernación del Estado Trujillo, cuentan con (120) computadoras, interconectadas en red, con la finalidad de compartir recursos, como unidades de disco, impresoras e Internet. 64 Los equipos o computadoras que conforman la red, poseen una configuración básica que permite soportar el sistema planteado, entre las características que los describen se encuentran: Hardware Un computador que aloje el sitio Web del Portal Web de la Gobernación del Estado Trujillo. Proporcionando un servicio a las estaciones de trabajo, debe tener como mínimo las siguientes características: Procesador Intel Pentium Core 2 Dúo de 2.6 GB. Memoria RAM 4 GB. Disco Duro 500 GB Tarjeta de video Tarjetas de red Puerto USB 2.0 Unidad de copiado en CD\DVD (Quemador). Teclado Mouse Monitor 19” Impresora Láser. Estaciones de Trabajo Procesador Pentium Dual Core 2.0 GB Memoria RAM 2 GB Disco Duro de 160 GB Tarjeta de video Tarjeta de red Puerto USB 2.0 Unidad de copiado en CD\DVD (Quemador). Teclado Mouse Monitor 19” Impresora de inyección a tinta. El servidor y las estaciones de trabajo deben estar conectados al servicio de Internet. 65 Software Servidor Debe contar con un sistema operativo que soporte: a) Mozilla Firefox o cualquier navegador. b) Servidor Apache 2.0. c) Manejador de Base de Datos MySQL 5.0. d) PHP 5.0. Estaciones de Trabajo Internet Explorer Versión 6.0/ Mozilla Firefox o cualquier navegador software libre. En cuanto a la tecnología existente, resulta de gran interés indicar que las máquinas operan haciendo uso del sistema operativo Windows Xp, por lo que se encuentran dotadas de las diferentes herramientas y aplicaciones compatibles con el sistema propuesto. Por otra parte entre los sistemas exi stentes, se logro conocer a través de una serie de entrevistas no estructuradas (Ver Anexo. 2) que los diferentes departamentos de la Gobernación de Trujillo, utilizan algunos de los métodos tradicionales para el manejo de archivos apoyados en el uso de herramientas ofimáticas, por lo que el registro de la información se efectúa en un formato creado en un procesador de texto y una hoja de calculo, que luego de ser llenado es impreso y guardado utilizando las técnicas tradicionales de archivo, para consolidar el registro de los servicios prestados. Viabilidad operacional; se determina el personal relacionado a los servicios de la institución: - El Director de un Departamento, tiene la responsabilidad de monitorear las funciones realizadas por el personal administrativo, y el encargado de dirigir de una manera acertada toda la información de las diferentes solicitudes que 66 ahí se llevan a cabo, con la finalidad de suministrar a los usuarios información segura y confiable en el momento requerido. Al analizar la estructura organizativa de la Gobernación del Estado Trujillo, se evaluó el personal que allí trabaja el cual se determino que están capacitadas para utilizar el nuevo sistema y será beneficioso para todos en la institución la utilización del mismo. Cabe destacar que se observo que la responsabilidad del desarrollo de las actividades dentro de cada departamento recae en los Directores de dicha institución, por lo que el sistema será manejado directamente por el usuario adiestrado. Por otra parte para sintetizar la información recopilada y continuar con el desarrollo de esta Investigación se representan las actividades a desarrollar en cada una de las fases del nuevo sistema Cabe destacar que se utilizo el mencionado Diagrama no solo porque es fácil de utilizar y sencillo, sino también porque es una herramienta que permite modelar datos de un Sistema de Información, y así proporcionar una adecuada representación grafica de las actividades a desarrollar estableciendo una comunicación satisfactoria con los us uarios finales. Fase II. Determinación de los Requerimientos de Información Esto se hace a partir de los usuarios particularmente involucrados, para determinar los requerimientos de información dentro de una organización pueden utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen: muestreo, el estudio de los datos y formas usadas para la organización, la entrevista, los cuestionarios; la observación de la conducta de quien tomo la decisión, así como de su ambiente. Se hace todo lo posible por identificar qué información requiere el usuario para desempeñar sus tareas. Proyectando como resultados lo siguiente; el objetivo de los departamentos de la Gobernación de Trujillo es el de: Resguardar la información de los usuarios, así como mantener un estricto y permanente 67 control de la información que allí se maneja, y la realización de las respectivas evaluaciones, como también el control de la entrega puntual de información a las Directores para su respectivo reporte de actividades. Por otra parte el proceso básico en la Gobernación del Estado Trujillo es la coordinación del proceso del manejo de información de los usuarios los cuales requiere de los siguientes datos; Información de datos personales de los usuarios, datos de la solicitud del tramite y servicio. También se logró obtener de forma más amplia los procedimientos llevados a cabo en cada Departamento como son: El registro de cada usuario, la elaboración del reporte del tramite y servicio, determinados procedimientos presentan fallas en el control de sus registros, así como también el retardo a la hora de la emisión de los reportes. Por otra parte se logró conocer los sistemas existentes a través de una serie de entrevistas no estructuradas que los diferentes departamentos dependientes de la Gobernación de Trujillo, utilizan algunos de los métodos tradicionales para el manejo de archivos apoyados en el uso de herramientas ofimáticas, por lo que el registro de la información se efectúa en un formato creado en Word, que luego de ser llenado es impreso y guardado utilizando las técnicas tradicionales de almacenamiento, para consolidar el registro necesario. Con base en algunas observaciones directas, efectuadas en las visitas se recopiló información sobre los métodos, herramientas y recursos empleados para el manejo de la información, además de indagar sobre la efectividad del uso de los procesos ejecutados, desde el punto de vista organizacional y operacional. Considerando la información recopilada anteriormente se logra obtener los requerimientos de información del sistema, debido a la existencia de los sistemas existentes, para procesar la información de los departamentos, los 68 cuales emplean el manejo de diversos tipos de planillas, se plantea que en el Portal Web para la Gobernación de Trujillo, se automaticen las siguientes operaciones, en función de las necesidades de la institución: ü Registro de usuarios, Constancias de Trabajo, Recibos de Pago. ü Generar listado de usuarios por diferentes trámites y servicios. ü Reportes generales. Los diferentes reportes corresponden a los requerimientos de información más importantes que debe incluir el sistema, puesto que a través de estos, los diferentes departamentos dependientes de la Gobernación del Estado Trujillo, podrán visualizar claramente todos los procesos realizados. Cabe destacar que se utilizó las entrevistas no estructuradas y la observación directa, ambas van de la mano, en lugar de los cuestionarios, debido a que se logró recabar información con un propósito específico que fue sobre los procedimientos de cada Departamento, obteniendo opiniones claras de los Directores, Empleados, así como también su parecer del sistema del sistema actual, sus metas organizacionales y personales que nos reflejan el futuro de los departamentos así como sus procedimientos informales. Fase III. Proceso de Análisis del Sistema Luego de analizar, verificar los datos obtenidos en las fases I y II, para asegurar la precisión de la información obtenida, se conjuga la información en la elaboración del siguiente diagrama que permite visualizar de manera grafica el proceso manual que se lleva en los diferentes departamentos de la Gobernación del Estado Trujillo. 69 Diagrama de contexto del Sistema Actual Datos del usuario Usuario 0 Procesar planillas de Solicitudes Reporte de Departamentos Solicitudes (Contabilidad, Finanzas, Tesorería, Presupuesto) Entrega de Solicitudes Figura Nº 1 Fuente: Mora (2010) Es necesari o resaltar que el desarrollo de este diagrama dieron lugar al punto de partida del desarrollo de las nuevas características que debe incluir el nuevo sistema, en virtud de mostrar actividades, salidas, entradas, innecesarias; pero esto sin dejar de conservar las características esenciales del sistema actual que tendrá el nuevo sistema. Preparación de la propuesta del nuevo sistema a desarrollar: Tomando en consideración el diagrama anterior se puede dar inicio a la propuesta del nuevo sistema de información, el mismo fue realizado basado en los requisitos establecidos por la metodología de Kendall&Kendall, en donde se podrá ver de manera resumida la propuesta del nuevo sistema. Fase IV. Diseño de la Propuesta del Sistema Después de realizar, el análisis de los resultados producidos en la fase diagnóstico, así como verificada la factibilidad técnica, financiera y legal, se propondrá un diseño del portal Web informativo de solicitud de servicios para la Gobernación del Estado Trujillo basado en herramientas interactivas 70 de comunicación. Para ello se empleará la metodología de Kendall&Kendall (2006), la cual hace énfasis en diseños basados en Web. En esta fase se inició el desarrollo de la propuesta del Portal Web para la Gobernación del Estado Trujillo, en donde se desarrollaron dos (02) modelos: lógico y el físico. El primero de ellos comprende lo referente a la parte conceptual del nuevo sistema, es decir, en el se puede ver su definición, características, funciones, procesos, entidades relacionadas, diseño de la base de datos, normalización del sistema, modelo entidad – relación, tablas, diccionarios de datos, carta estructurada y los prototipos del sistema. El segundo modelo, permite representar los diagramas de contexto y las interfaces de usuario y por ultimo el diseño de los procedimientos de entrada de datos. A continuación se describe el modelo de datos usado para representar la información del nuevo sistema: Modelo de Datos 71 72 Diseño Lógico Al respecto, kendall&Kendall (2006) señala:”El modelo físico, es la actividad que sigue al modelo lógico, produce programas de software, archivos y un sistema en marcha, las especificaciones del diseño indican a los programadores qué debe hacer el sistema. Los programadores a su vez escriben los programas que aceptan entradas por parte de los usuarios, procesan los datos, producen los informes y almacenan estos datos en los archivos. Además en el modelo físico se especifican las características de los componentes del siste ma requerido en prácticas del diseño lógico”. I. Definición. El Portal Web de la Gobernación del Estado Trujillo, consiste en la automatización de los procesos internos que son llevados a cabo por los diferentes departamentos dependientes de dicha institución. Caracterización del Sistema de Información Este Sistema de Información se caracteriza por: a) Generar información de los diferentes procesos administrativos de trámites y servicios (Constancia de Trabajo, Recibos de Pagos). b) Ser un sistema de gran capacidad. c) Generar información rápida y oportuna. II. Objetivos 1.- Recopilar la información del usuario. 2.- Recopilar información para el registro de los diferentes procesos de solicitud de trámites y servicios 3.- Diseñar el Portal Web, los subsistemas y módulos programados para el Portal Web. 4.- Implantar el Portal Web. 73 III. Funciones 1. Fácil manipulación del Portal Web para la visualización de la información. 2. Posee una gran capacidad de almacenamiento adecuado para soportar toda la información necesaria. 3. Fácil de navegar, las unidades de aplicación Web han sido concebidas para ser fáciles de navegar con una presentación atractiva a los usuarios que los incentiva a informarse acerca de los contenidos del Portal Web. 4. Mayor grado de Flexibilidad, para cambiar o adaptarse, y asi satisfacer los requerimientos de los usuarios y dar una respuesta rápida. 5. Soporta suficiente información de manera que el portal no presenta fallas en el momento de su funcionamiento. 6. Confiabilidad y seguridad a la hora de realizar su función, produciendo los mismos resultados en procesos sucesivos, esto se refiere al direccionamiento entre las unidades. 7. Permitir el mantenimiento una vez implantado se puede actualizar la información que presenta el portal. IV. Procesos. Generar Constancias de Trabajo y Recibos de Pagos de los empleados, jubilados y pensionados de la Gobernación del Estado Trujillo. V. Entidades. Empleado (id_cedula,nombre,apellido, ficha, id_cargo, id_direc, Fechain, Sueldo, fechae, depacodi). Recibo (id_rec, ficha, fechd, per, primaid, monto). Recibo_historia (id, cedula, fecha). Cargos (id _ cargo, cargo). Departamento (depacodi, depadesc) Dirección (id_direc, dirección) Empleado _ primas (cedula, primaid, monto). Primas (Primaid, primades, tipo). 74 V_empleado (cedula, nombre, apellido, id_cargo, id_direc, fechain, sueldo, fechae, monto, cargo, dirección, primadesc, depadesc). Constancia_historia (id, cedula, fecha) 75 VI. Tablas Tabla: Empleado Campo Ficha cedula Nombre Apellido Id_cargo Id_direc Depacodi Fechain sueldo Fechae Tipo varchar decimal varchar varchar decimal decimal int date double date Longitud (6) (12,0) (50) (50) (10,0) (10,0) (5) 76 Tabla: Recibo Campo Recid Ficha fechd fechh per primaid monto Tipo inter varchar date date varchar decimal double Longitud (20) (6) (1) (3,0) (10,2) 77 Tabla: Recibo_historia Campo id cedula fecha Tipo inter decimal datetime Longitud (10) (12,0) 78 Tabla: Cargo Campo Id_cargo cargo Tipo decimal varchar Longitud (10) (50) 79 Tabla: Constancia_historia Campo id cedula fecha Tipo inter decimal datetime Longitud (10) (12,0) 80 Tabla: Departamento Campo depacodi depadesc Tipo inter varchar Longitud (5) (50) 81 Tabla: dirección Campo Id_direc dirección Tipo decimal varchar Longitud (10,0) (50) 82 Tabla: Empleado_Primas Campo cedula primaid monto Tipo decimal decimal double Longitud (12,0) (3,0) 83 Tabla: P rimas Campo primaid primadesc tipo Tipo decimal varchar char Longitud (3,0) (60) (1) 84 Tabla V_empleado Campo Cedula nombre apellido Id_cargo Id_direc fechain sueldo fechae monto cargo direccion primadesc depadesc Tipo decimal varchar varchar decimal decimal date double date double varchar varchar varchar varchar Longitud (12,0) (50) (50) (10,0) (10,0) (50) (50) (60) (50) 85 VII. Diccionario de Datos Elementos de Datos Pertenecientes a la estructura de datos EMPLEADO. 86 87 Elementos de Datos Pertenecientes a la estructura de datos RECIBOS. 88 89 Elementos de Datos Pertenecientes a la estructura de datos Recibo_historia 90 Elementos de Datos Pertenecientes a la estructura de datos Cargo. 91 Elementos de Datos Pertenecientes a la estructura de datos Departamento. 92 Elementos de Datos Pertenecientes a la estructura de datos Empleado_primas. 93 Elementos de Datos Pertenecientes a la estructura de datos Primas. 94 Elementos de Datos Pertenecientes a la estructura de datos Constancia_historia. 95 Elementos de Datos Pertenecientes a la estructura de datos Dirección. 96 Elementos de Datos Pertenecientes a la estructura de datos V_empleado. 97 98 99 100 Esquema de Actividades Quienes Somos Esquema de Eventos de Quienes Somos SOLICITUD DE INFORMACION CARGA LA PAGINA USUARIO DECIDE LO QUE DESEA VER Misión Visión Estructura Organizativa SE MUESTRA LA INFORMACION Fuente: Mora (2010) 101 Diagrama de Dependencia entre Procesos de Quienes Somos Solicitud Carga la Pagina Se Decide Que Ver Retorna al Home Page Se Muestra La Información Salir de la Pagina Ir a la Página Anterior Fuente: Mora (2010) 102 Diagrama de Flujo de Objeto de Quienes Somos Solicitud de Información Carga La Pagina Clickear En el Enlace Usuario Decide Que Ver Misión Visión Estructura Organizativa Se Muestra la Información por pantalla 103 VIII. Modelo de Datos. Diagrama de Clases Este relaciona los atributos de las entidades de una base de datos a través de su campo clave para el manejo de la información conceptual, el modelo correspondiente al Portal Web para la Gobernación del Estado Trujillo , puede apreciarse en la figura Nº 2. Figura Nº 2. Diagrama de Clases de la Constancia de Trabajo Fuente: Mora (2010) 104 Figura Nº 3. Diagrama de Clases de la Consulta de Recibos de Pagos. Fuente: Mora (2010) 105 Figura Nº 4. Diagrama de Transición de Consulta Recibos de Pagos. Fuente: Mora (2010) 106 Figura Nº 5. Diagrama de Transición de Constancia de Trabajo. Fuente: Mora (2010 107 IX. Prototipos Barroso (2004) señala “Los prototipos son una visión preliminar del sistema futuro que se implantara. La elaboración de prototipos de un sistema de información es una técnica valiosa para la recopilación rápida de información específica a cerca de los reque rimientos de información de los usuarios”. En la fase de Análisis de un proyecto, su principal propósito es obtener y validar los requerimientos esenciales, manteniendo abiertas, las opciones de implementación. Esto implica que se debe tomar los comentarios de los usuarios, pero debemos regresar a sus objetivos para no perder la atención. En el desarrollo de los prototipos y las pantallas del Portal Web de la Gobernación del Estado Trujillo, se utilizaron combinaciones de colores armónicos (Rojo y Blanco), que son los colores de la Institución, evitando las tonalidades demasiado intensas o demasiadas oscuras, ya que no todos los monitores tienen igual brillo y contraste. Prototipo A. Figura Nº 6. Diseño de la Estructura Presentación En la fase de Diseño, su propósito, basándose en los requerimientos previamente obtenidos, es mostrar las ventanas, su navegación, interacción, controles y botones al usuario y obtener una retroalimentación que nos permite mejorar el Diseño de Interfaz. Menú Encuestas Fuente: Mora (2010 108 Noticias Figura Nº 7. Diseño de la Pantalla Principal I 1.1 I 1.2 H 1.1 I 1.4 H 1.7 I 1.5 H 1.8 I 1.6 H 1.9 I 1.3 H 1.2 H 1.3 H 1.4 H 1.5 H 1.6 T 1.1 I 1.7 H 1.10 T 1.2 I 1.8 H 1.11 H 1.12 T 1.3 I 1.9 T 1.4 B 1.1 F 1.1 Fuente: Mora (2010) 109 Modelo Dinámico de la pantalla Principal Figura Nº 8. Modelo dinámico de la pantalla principal TRAMITES Y SERVICIOS OBRAS H 1.4 H 1.2 H 1.1 INICIO MENU PRINCIPAL H 1.6 H 1.7 H 1.5 ACERCA DE TRUJILLO CONTACTENOS Fuente: Mora (2010) 110 GOBIERNO Descripción de los Ítems de Información: F 1.1: Fondo de la pantalla Principal. I 1.1: Imagen que muestra el nombre del Gobierno Bolivariano de Venezuela. I 1.2: Imagen que muestra el Logo de la Gobernación del Estado Trujillo. I 1.3: Imagen animada que muestra diferentes figuras referentes a la Gobernación del Estado Trujillo. H 1.1: Enlace a la “Pantalla Principal”. H 1.2: Enlace a la Pantalla de “Obras” que contiene las diferentes obras que ha realizado el gobierno de Trujillo en materia de vialidad. H 1.3: Enlace a la “Pantalla Principal”. H 1.4: Enlace a la pantalla “Tramites y servicios” en la cual se muestra la información referente a los diferentes tramites y servicios que ofrece la institución. H 1.5: Enlace a la Pantalla “Acerca de Trujillo” en la cual se muestra la información referente a las diferentes la organización. H 1.6: Enlace a la Pantalla “Gobierno” en la cual se muestra los logros y los diferentes objetivos institución. H 1.7: Enlace a la Pantalla de “Contáctenos” que contiene la ubicación y los teléfonos de la organización y donde el usuario puede escribir sus comentarios y enviarlos al correo de la organización. I 1.4: Imagen que muestra la foto del Gobernador del Estado Trujillo. I 1.5:Imagen muestra el programa informativo Trujillo socialista de Radio y Tv I 1.6: Imagen que hace enlace, a la opción llamado a concurso abierto de licitaciones. I 1.7: Imagen que hace enlace, a la página de Venezolana de Televisión. I 1.8: Imagen que hace enlace, a la página del Consejo Nacional Electoral. T 1.1: Texto que muestra la Pregunta de la Encuesta “Que le ha parecido la Gestión del Gobierno Socialista de Trujillo en Materia de Vialidad”. T 1.2: Texto que muestra la Primera Respuesta de la encuesta “Buena” 111 T 1.3: Texto que muestra la Primera Respuesta de la encuesta “Mala” T 1.4: Texto que muestra la Primera Respuesta de la encuesta “Regular” B 1.1: Botón por medio del cual los usuarios del portal pueden dar su respuesta a la encuesta presentada. T 1.5: Texto que muestra las Noticias actuales, es decir la información de las actividades realizadas por la gobernación del estado Trujillo. T 1.6: Texto que indica que hay mas noticias e información para mostrar “Mas Noticias”. I 1.9: Imagen que hace enlace, a la opción “Foro”, donde los usuarios podrán ver diferentes mensajes, opiniones, de diferentes personas de un tema en común o tema de actualidad. I 1.10: Imagen que hace enlace, a la opción “Chat”, donde los usuarios podrán comunicarse a través de Internet, en forma simultánea, es decir en tiempo real, por medio de texto, audio y hasta video, sin importar si se encuentra en diferentes ciudades o países. I 1.11: Imagen que muestra el primer año de logros del Gobierno Bolivariano de Trujillo I 1.12: Imagen que hace enlace, a la página de las líneas de Chávez, donde el usuario podrá leer los diferentes artículos escritos por el presidente de la República de Venezuela. I 1.13: Imagen que hace enlace, a la opción “Buzón de Sugerencias”, donde los usuarios podrán escribir y hacer llegar sus Sugerencias a la Institución. I 1.14: Imagen que muestra el calendario. I 1.15: Imagen que muestra el contador de Visitas. 112 Figura Nº 9. Diseño de la Pantalla Misión y Visión I 2.1 I 2.2 H 2.1 I 2.4 H 2.7 I 2.5 H 2.8 I 2.3 H 2.2 H 2.3 H 2.4 H 2.5 H 2.6 T 2.1 T 2.2 I 2.6 H 2.9 T 2.4 B 2.1 F 2.1 Fuente: Mora (2010) 113 Modelo Dinámico de la Pantalla Misión y Visión Figura Nº 10. Modelo dinámico de la pantalla Misión y Visión TRAMITES Y SERVICIOS OBRAS H 2.5 H 2.2 INICIO H 2.1 ACERCA DE TRUJILLO H 2.7 MISION Y VISION GOBIERNO H 2.8 H 2.6 H 2.4 MISION Y VISION Fuente: Mora (2010) 114 CONTACTENOS Descripción de los Ítems de Información: F 2.1: Fondo de la pantalla Principal. I 2.1: Imagen que muestra el nombre del Gobierno Bolivariano de Venezuela. I 2.2: Imagen que muestra el Logo de la Gobernación del Estado Trujillo. I 2.3: Imagen animada que muestra diferentes figuras referentes a la Gobernación del Estado Trujillo. T 2.1: Texto que muestra la pagina que esta actualmente “Misión y Visión” T 2.2: Texto que muestra el titulo “Misión y Visión”. T 2.3: Texto que muestra la descripción de la Misión y la Visión. H 2.1: Enlace a la “Pantalla Principal”. H 2.2: Enlace a la Pantalla de “Obras” que contiene las diferentes obras que ha realizado el gobierno de Trujillo en materia de vialidad. H 2.3: Enlace a la “Pantalla Principal”. H 2.4: Enlace a la pantalla “Misión y Visión” en la cual se muestra la misión y Visión de la institución H 2.5: Enlace a la pantalla “Tramites y servicios” en la cual se muestra la información referente a los diferentes tramites y servicios que ofrece la institución. H 2.6: Enlace a la Pantalla “Acerca de Trujillo” en la cual se muestra la información referente a las diferentes la organización. H 2.7: Enlace a la Pantalla “Gobierno” en la cual se muestra los logros y los diferentes objetivos institución. H 2.8: Enlace a la Pantalla de “Contáctenos” que contiene la ubicación y los teléfonos de la organización y donde el usuario puede escribir sus comentarios y enviarlos al correo de la organización. I 2.4: Imagen que muestra la foto del Gobernador del Estado Trujillo. I 2.5: Imagen muestra el programa informativo Trujillo socialista de Radio y Tv I 2.6: Imagen que hace enlace, a la opción llamado a concurso abierto de licitaciones. 115 I 2.7: Imagen que hace enlace, a la página de Venezolana de Televisión. I 2.8: Imagen que hace enlace, a la página del Consejo Nacional Electoral 116 Prototipo B Figura Nº 11. Diseño de la Pantalla Historia de Trujillo I 3.1 I 3.3 I 3.2 H 3.1 H 3.2 H 3.3 H 3.4 H 3.5 H 3.6 I 3.9 T 3.1 F 3.1 Fuente: Mora (2010) 117 Modelo Dinámico de la Pantalla Historia de Trujillo Figura Nº 12. Modelo dinámico de la pantalla Historia de Trujillo TRAMITES Y SERVICIOS OBRAS H 3.5 H 3.2 INICIO H 3.1 ACERCA DE TRUJILLO HISTORIA DE TRUJILLO H 3.7 GOBIERNO H 3.8 H 3.6 H 3.4 HISTORIA DE TRUJILLO Fuente: Mora (2010) 118 CONTACTENOS Descripción de los Ítems de Información: F 3.1: Fondo de la pantalla Principal. I 3.1: Imagen que muestra el nombre del Gobierno Bolivariano de Venezuela. I 3.2: Imagen que muestra el Logo de la Gobernación del Estado Trujillo. I 3.3: Imagen animada que muestra diferentes figuras referentes a la Gobernación del Estado Trujillo. T 3.1: Texto que muestra la pagina que esta actualmente “Historia de Trujillo” I 3.9 : Imagen que muestra el Mapa del Estado Trujillo. T 3.2: Texto que muestra el titulo “Historia de Trujillo”. T 3.3: Texto que muestra la descripción de la Historia de Trujillo. H 3.1: Enlace a la “Pantalla Principal”. H 3.2: Enlace a la Pantalla de “Obras” que contiene las diferentes obras que ha realizado el gobierno de Trujillo en materia de vialidad. H 3.3: Enlace a la “Pantalla Principal”. H 3.4: Enlace a la pantalla “Historia de Trujillo” en la cual se muestra la historia del Estado Trujillo. H 3.5: Enlace a la pantalla “Tramites y servicios” en la cual se muestra la información referente a los diferentes tramites y servicios que ofrece la institución. H 3.6: Enlace a la Pantalla “Acerca de Trujillo” en la cual se muestra la información referente a las diferentes la organización. H 3.8: Enlace a la Pantalla de “Contáctenos” que contiene la ubicación y los teléfonos de la organización y donde el usuario puede escribir sus comentarios y enviarlos al correo de la organización. 119 Fase V. Desarrollo y Documentación del Software En esta fase del ciclo del desarrollo de sistemas, se trabajo de manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original necesario. Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar software se encuentran los Diagramas de Estructuras, Manual del Usuario. Durante esta fase se trabajo con los usuarios para desarrollar documentación efectiva para el software, ayuda en línea y sitios Web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes en archivos “léame” que se integrarán al nuevo software. La documentación permite indicar a los usuarios cómo utilizar el sistema mediante el Manual del usuario el mismo permite dar una explicación de las funciones que pueden ser realizadas dentro del Sistema a su vez proporcionar pautas para obtener el mayor provecho del sistema y qué hacer en caso de que surjan problemas en la utilización del sistema. 120 Modelo de Objetos El esquema de actividades permite graficar la manera en que se estructura el Portal Web y la manera como se accesa a la Información Esquema de Eventos Diagrama de Dependencias entre Procesos Esquema de Actividades Diagrama de Flujo de Objeto Diagrama de Transición de estados Diagrama de Clases Fuente: Grady Booch (1996) 121 Diagrama de Flujo de datos Esquema de Actividades - Consulta de Recibos De Pago Esquema de Eventos Consulta de Recibos De Pagos En Espera Usuario Envió de Formulario desde Sitio Web Solicitud de Inicio de Sistema Recepción de Consulta de Recibo de Pago Status Formulario Enviado Envía Mensaje Error No Encontrado Mostrar Mensaje de Error Formulario Enviado Confirmación de Consulta de recibos de Pagos No Si Mostrar Datos Actuales del Empleado Imprimir Recibos de Pagos Fuente: Mora (2010) 122 Diagrama de Flujo de datos Esquema de Actividades - Consulta de Constancia de Trabajo Esquema de Eventos Consulta de Constancia de Trabajo En Espera Usuario Envió de Formulario desde Sitio Web Solicitud de Inicio de Sistema Recepción de Consulta de Constancia de Trabajo Status Formulario Enviado Envía Mensaje Error No Encontrado Mostrar Mensaje de Error No Formulario Enviado Confirmación de Consulta de Constancia de Trabajo Si Mostrar Datos Actuales del Empleado Imprimir Constancia de Trabajo Fuente: Mora (2010) 123 X. Carta Estructurada PORTAL WEB INFORMATIVO Y DE SOLICITUD DE SERVICIO PARA LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO TRUJILLO BASADO EN HERRAMIENTAS INTERACTIVAS DE COMUNICACIÓN. Clave . Operaciones Consulta de Constancia de Trabajo Registro Reportes Constancias de Trabajos Consulta de Recibo de Pagos Recibos de Pagos Chat Foros 124 Constancia de Trabajo del Empleado Recibos de Pagos del Empleado Salir Acerca de Salir Fase VI: Prueba y Mantenimiento del Sistema Antes de que pueda ser usado, el nuevo sistema se procedió a ser probado, algunas de las pruebas realizadas en conjunto con la jefa del departamento de sistemas, y otros analistas de sistemas. Primero se ejecuto una serie de pruebas de manera local para que se destacaran los problemas con datos de ejemplo y eventualmente con datos reales del sistema actual Modelo Físico El modelo físico de sistemas es la forma en que se lograrán las tareas del sistema, lo que incluye la manera de unir sus componentes y las funciones que realizará cada uno de éstos. Pruebas de Entrada Las pruebas de entradas resalta la forma como se preparan e introducen los procesos del nuevo sistema. Los elementos específicos que se probaron fueron los siguientes: a) Se registran las solicitudes de servicios (Constancias de Trabajos y Recibos de Pagos). b) Se validan las entradas de los distintos campos. c) Se respetan los niveles de acceso en el sistema. d) Se emiten señales de alerta en el momento que se quiere borrar o eliminar un registro. e) Se controla el uso de contraseñas. El Modulo de prueba de entrada, esta constituido por dos módulos, El primero permite que se genere una Constancia de Trabajo, se procedió a ingresar el numero de cedula del Empleado con el firme propósito de visualizar dicha constancia. El segundo modulo que posee cuatro campos, 125 para generar el Recibo de Pago en el primer campo se ingresa el numero de cedula del empleado, seguido por segundo campo que despliega seleccionar el año de la consulta a realizar, otro campo que despliega que año y mes se va a seleccionar, y el otro campo define que tipo de pago se va a seleccionar esto con el irme propósito de visualizar de una manera correcta el Recibo de Pago, luego seleccionamos la opción botón aceptar el cual verifica en la base de datos la relación con cada uno de estos campos para poder generar el Recibo de Pago. A continuación se muestra las Pruebas de Entradas del Nuevo Sistema: 126 Pruebas de Proceso Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar los procesos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos Procesos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección a partir de los datos que contiene un estado de resultados. Posteriormente al ingresar los datos de acuerdo a la selección y solicitud del usuario bien sea por generar la constancia de trabajo o el recibo de pago, el sistema se encarga a través de una consulta que el usuario realiza a la Base de Datos suministrada en la Prueba de entrada, mediante 127 un campo clave que esta validado por el campo cedula del Empleado, el sistema buscara la coincidencia de este registro en la Base de datos. A continuación se muestra la pantalla de prueba de procesos del nuevo sistema: Pruebas de Salida Se comprobó la exactitud de los reportes y pantallas de consulta con base en datos reales introducidos durante las sesiones de prueba del sistema. Los reportes se mostraron a los diferentes usuarios de la Gobernación del Estado Trujillo, a quienes se les solicito opinión en cuanto a la forma y fondos de los mismos y su cumplimiento con las necesidades de los usuarios Luego de haber recibido la consulta de los datos de la prueba de proceso, la información que genera la consulta por medio de un archivo PDF 128 que esta integrado dentro de los archivos del sistema, se cargaran los datos de estas variables dentro del archivo PHP, para generar posteriormente la Constancia de Trabajo y el Recibo de Pago, esto con la firme intención de agilizar los procesos administrativos que requiere los diferentes usuarios que allí van a gestionar cualquier tipo de tramite y servicio. A continuación se muestra en la figura siguiente las pruebas de salida del nuevo sistema: 129 Fase VI. Implementación y Evaluación del Sistema En esta última fase la evaluación del sistema se capacita a los usuarios en el manejo del nuevo sistema. Parte del adiestramiento esta bajo la supervisión y responsabilidad del desarrollador del sistema, a su vez se procedió a corregir los detalles del Portal Web con el objetivo de asegurarse que este satisfaga los requerimientos expresados por la organización. Este proceso incluye la conversión de formatos de archivos anteriores a los nuevos, la instalación de equipo y la puesta en producción del nuevo Sistema Web. A continuación se muestra las siguientes Pantallas de la implantación del nuevo Portal Web: 130 131 132 133 134 135 CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Con el Desarrollo del Portal Web para La Gobernación del Estado Trujillo. Se ha puesto a disposición de esta institución una importante herramienta que hace efectivo el uso de la tecnología y sobre la base de ello se han generado las siguientes conclusiones: Con el desarrollo de este proyecto se logro, cumplir con una de las exigencias del Gobierno Nacional, con la Institución de realizar cualquier tipo de trabajo, que ayude o aporte a incentivar el progreso del Estado Trujillo y con ello mejorar la calidad de vida de los habitantes. Con la incorporación de tecnologías de la información dentro de los procesos administrativos, las organizaciones llegan al análisis, proceso y solución de problemas que afectan el buen funcionamiento de la misma, y de esta forma logran completar objetivos específicos y así tomar decisiones oportunas que apoyen el objetivo principal de la empresa. • Se analizaron las necesidades de los usuarios para emplearlos en la creación del Portal Web para la Gobernación del Estado Trujillo. • Los requerimientos necesarios de los usuarios se especificaron para así poder aplicarlos en el diseño del Portal Web. • Se diseñaron servicios de alta calidad a una comunidad conformada por usuarios con diferentes necesidades, este se llevo a cabo empelando una efectiva metodología orientada hacia las aplicaciones hipermedia, que hoy en día están ampliamente usadas. • La producción del Portal Web, se desarrollo a través de las herramientas necesarias como la programación en PHP y MYSQL. 136 El método aplicado en el desarrolló del Portal Web (Metodología de Kendall&kendall), contribuyo significativamente en la calidad de dicha aplicación. Tal contribución se resume en: a) Se logró una mejor división del trabajo requerido en el proceso de desarrollo de cada uno de los módulos del Portal Web y por ende, se estableció una mejor planificación del proyecto y mejores estimaciones de tiempos. b) Se planteo una mayor visibilidad y claridad al complicado proceso de desarrollo de este sistema; se produjo una aplicación de excelente calidad, pues así lo demuestran los grados de satisfacción del personal de la organización. En general el método aquí empleado en el desarrollo de esta Portal Web cubre todas las fases del ciclo de desarrollo de sistemas, proporcionando una estructuración de las fases y tare as mas claras, elegante y orientada a la planificación del proyecto. El empleo de la tecnología de punta, para el diseño, desarrollo e implementación del Portal Web, resulto la mejor estrategia para la construcción de este, debido a que se logro desarrollar una aplicación apta para ser proporcionado a los usuarios de la organización y personas interesadas en este. Entre las herramientas utilizadas para la elaboración del proyecto se tienen: Macromedia Flash 8, Adobe Acrobat 8.0, y Appserve-win32-5.5.4 4ª (PHP y MYSQL) para las aplicaciones del sistema requirió, con el diseño e implementación del Portal Web para la Gobernación del Estado Trujillo, se logro proveer a la organización de una herramienta Tecnológica y así hacer uso efectivo de la computación como medio de actualización y desarrollo de los procesos Web, en definitiva, el mismo permite introducir el concepto de la Tecnología. 137 RECOMENDACIONES Considerando el desarrollo del Portal Web informativo y de solicitud de servicios para la Gobernación del Estado Trujillo basado en herramientas interactivas de comunicación y los resultados arrojados por la implementación del mismo, se plantean las siguientes recomendaciones a la Gobernación del Estado Trujillo: a) El departamento de Sistemas debe implementar el mantenimiento del sistema en la parte del control de históricos de eventos que llevan a cabo día a día, como administrador de este, de manera que la información que se muestra mediante los reportes, sea lo mas actualizada posible. b) Igualmente debe realizar respaldos de la data del sistema de manera que cuando se presentan posibles problemas se tenga la data. c) Llevar a cabo mantenimientos semanales a los equipos que posee cada uno de los departamentos que conforman la unidad. d) En el desarrollo de futuras actualizaciones es posible modificar el contenido del portal siguiendo las sugerencias descritas en el manual empleando la utilización el Software Macromedia. 138 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS • Ángel, C. Internet en las Organizaciones, 2005. 3ra Edición. • Camacho, J. Internet es fácil: experiencias de un usuario común, 2003 2da Edición. • Decreto Nº 825, sobre Internet como prioridad, Gaceta Oficial Nº 36.955, 22 de mayo de 2000. desde http://www.analitica.com/Bitblio/conatel/decreto_internet.asp . • Hernández, R., Fernández C., y Baptista P. (2003). Metodología de la Investigación. 3era. Edición. México: Editorial McGraw-Hill Interamericana. • Kendall&Kendall, Análisis y Diseño de Sistemas de Información Sexta Edición, Person Editorial Prentice Hall, 2005. • Kendall y Kendall, Análisis y Diseño de Sistemas de Información 3ª. Edición, Prentice Hall, 1997. • Presman, R. (2005). Ingeniería del Software: Un Enfoque Práctico. 6ta Edición. • Sabino, C. (1978). Metodología de la Investigación. 1era. Edición. Caracas Venezuela. • Senn, J. (1992). Análisis y Diseño de Sistemas de Información. 2da. Edición. Caracas: Editorial Episteme. • U.N.A., Análisis y Diseño de Sistemas. Universidad Nacional Abierta. • Vegas, A. Servidores Web, 2002. 3ra Edición 139 140 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA VICERRECTORADO ACADÉMICO ÁREA: INGENIERÍA CARRERA: INGENIERÍA DE SISTEMAS Cuestionario Instrumento: Cuestionario dirigido a los Directores de los departamentos y/o unidades de la Gobernación del Estado Trujillo. El instrumento suministrado a continuación, es de gran importancia para el desarrollo de la presente investigación por cuanto, permite obtener información que permitirá dar cumplimiento con el propósito planteado. Agradezco su apoyo para responder objetivamente el cuestionario anexo, la opinión emitida por su parte permitirá reflexiones interesantes para realizar la Tesis denominada, Portal Web informativo de solicitud de servicios para la Gobernación del Estado Trujillo basado en herramientas interactivas de comunicación a fin de mejorar el tiempo de respuesta a los requerimientos de los usuarios. El instrumento presenta un conjunto de afirmaciones que permiten recopilar información, en la primera parte Diagnosticar el conocimiento sobre el uso de herramientas interactivas de comunicación por parte de los Directores de los departamentos de la Gobernación del Estado Trujillo y que permiten mejorar el tiempo de respuesta a los requerimientos de los usuarios., las cuales no son ni verdaderas ni falsas, correctas o incorrectas. 141 En tal sentido, es primordial su opinión, seleccionando su respuesta con honestidad y que la misma refleje lo que usted cree al respecto. Agradeciendo de antemano su colaboración. Autor Raúl Mora C.I: 11.324.228 142 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA VICERRECTORADO ACADÉMICO ÁREA: INGENIERÍA CARRERA: INGENIERÍA DE SISTEMAS Objetivo: Recolectar la información primaria desde la realidad objeto de Implementación para la investigación de la denominada, Portal Web informativo de Trabajo Especial de Grado solicitud de servicios para la Gobernación del Estado Trujillo basado en herramientas interactivas de comunicación a fin de mejorar el tiempo de respuesta a los requerimientos de los usuarios. • Instrucciones: Se presentan cinco alternativas de respuestas, de estas debe elegir una sola, para ello debe marcar una X en el espacio correspondiente. Las alternativas de respuesta son las siguientes: 5 Totalmente de Acuerdo 4 3 2 1 De Acuerdo Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo 143 Variable: Portal Web Dimensión: Tipos de Portales Alternativas 5 El portal debe reflejar información fija y perdurable en el tiempo Es necesario que los portales presente 2 datos actualizados en tiempo real Los portales corporativos potencian el 3 acceso a la información. 4 Los portales permiten mayor interacción entre usuarios y proveedores. Dimensión: Calidad de los portales La utilidad de un portal se expresa en la 5 ayuda que brinda al usuario. Los portales deben prestar un servicio 6 confiable y libre de errores El mantenimiento de los portales garantiza 7 su buen servicio Los portales deben permitir pruebas que 8 permitan verificar su efectividad Los portales deben estar perfectamente 9 documentados para facilidad de los usuarios Variable: Herramientas Interactivas 10 El correo electrónico es necesario por cuanto mantiene informado a los usuarios y/o clientes El correo electrónico permite el 11 seguimiento exacto y en tiempo real de los resultados de las solicitudes de los clientes. A través del chat los directores pueden 12 estar informados e informar a los usuarios sobre las solicitudes en tiempo real. Los grupos de discusión permiten 13 mantener informado a los usuarios sobre la puesta en marcha de algunos procesos Los foros permiten crear comunidades de 14 usuarios lo cual coadyuva a un mejor desempeño de la gestión 1 144 4 3 2 1 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA VICERRECTORADO ACADÉMICO ÁREA: INGENIERÍA CARRERA: INGENIERÍA DE SISTEMAS PORTAL WEB INFORMATIVO Y DE SOLICITUD DE SERVICIOS PARA LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO TRUJILLO BASADO EN HERRAMIENTAS INTERACTIVAS DE COMUNICACIÓN. MANUAL DEL USUARIO TRUJILLO, JUNIO DEL 2010 145 INDICE I.- Estructura del Portal Web………………….…………….…................... 1- Pagina de Inicio……………………………………………………… 2.- Categorías……..…………………………………………………….. 2.1- Categoría obras……………………………………………………. 2.1.1- Subcategoría Transporte....................................................... 2.1.2- Subcategoría Vialidad............................................................ 3.1- Cate goría Tramites y Servicios…………………….……………. 3.1.1- Subcategoría Constancia de Trabajo..................................... 3.1.2- Subcategoría Recibos de Pago…… ...................................... 4.1- Categoría Acerca de Trujillo…..…………………………………. 4.1.1- Subcategoría Historia………................................................ 4.1.2- Subcategoría Misión y Visión…............................................ 4.1.3- Subcategoría Organigrama….….......................................... 4.1.4- Subcategoría Estructura Organizativa.................................. 5.1- Categoría Gobierno…..…………………………………………… 5.1.1- Subcategoría Gobernador.................................................... 5.1.2- Subcategoría Gestión…….................................................... 5.1.3- Subcategoría Agenda…….................................................... 6.1- Categoría Contáctenos….…………………..………… ...………... 6.1.1- Subcategoría Dirección…..................................................... 6.1.2- Subcategoría Números de Emergencias.............................. 6.1.3- Subcategoría Correo Institucional........................................ 146 7 7 11 12 12 12 12 14 14 17 18 19 20 21 22 22 24 25 25 25 26 Para el diseñó del Portal, se utilizo el editor de paginas Web Dreamweaver 9.0, debido a sus funcionalidades e integración con otras herramientas, y como sistema de administración de datos o Manejador de Base de Datos MySQL. Se utilizo como lenguaje de programación PHP, para la creación de los contenidos para sitios Web, con los cuales se diñaron las paginas html y se programaron los códigos Fuentes, el servidor utilizado fue Apache 2.0. I.- Estructura de Portal Web: El Sistema esta conformado por diferentes pantallas, se puede acceder a el, a través de la dirección http://www.gobernaciondetrujillo.gob.ve , obteniéndose la pantalla de inicio, la cual esta compuesta por: Varias Categorías: Inicio, Obras, Tramites y Servicios, Acerca de Trujillo, Gobierno, Contáctenos. Cada un de estas se divide en subcategorías; de la siguiente manera: • Inicio: Pantalla de entrada del Sistema. • Obras: Pantalla que nos permite visualizar las obras realizadas por el Gobierno Regional. • Trámites y Servicios: Pantalla en la cual se puede realizar los distintos trámites y servicios que el usuario desee realizar. • Acerca de Trujillo: pantalla que nos muestra la historia de Trujillo y costumbres. • Gobierno: Pantalla que nos Muestra la reseña del Gobernador del Estado Trujillo y la agenda de su Gestión. • Contáctenos: Pantalla que contiene información referente a teléfonos, dirección de la institución, correo electrónico. 147 A continuación se aprecia la página principal o Home Page del Portal Web: Contiene el logo y un menú con los enlaces Web mas importantes de la Gobernación del Estado Trujillo, de igual manera un índice o menú con la siguientes opciones Figura Nº 1: pagina de Inicio del Portal Fuente: Mora (2010) 148 2. - Categorías: El portal en su estructura se presentan seis categorías, la primera es la parte de inicio explicada anteriormente y las otras restantes se describen a continuación 2.1 – Categoría Obras: esta categoría esta conformada por dos Subcategorías, las cuales son: Vialidad y Transporte. Figura Nº 2: Categorías Obras Fuente: Mora (2010) 149 2.1.1- Con respecto a Vialidad: Contiene la información de cada obra de asfaltado que esta realizando el gobierno Regional en materia de vialidad, para acceder a este enlace se debe hacer clic en la categoría Obras y luego Vialidad. Figura Nº 3: Subcategorías Obras Fuente: Mora (2010) 150 3.1 – Categoría Tramites y Servicios: esta categoría esta conformada por dos Subcategorías, las cuales son: Constancia de Trabajo y Recibos de Pagos. Figura Nº 4: Categoría Tramites y Servicios Fuente: Mora (2010) 151 3.1.1- Con respecto a la Constancia de Trabajo: Contiene la información de cada empleado guardada anteriormente en la base de datos, al ingresar el numero de cedula de cada empleado, se mostrara la Constancia posteriormente. Figura Nº 5: Subcategorías Tramites y Servicios Fuente: Mora (2010) 152 3.1.2- Con respecto al Recibo de Pago: Contiene la información de cada empleado guardada anteriormente en la base de datos, al ingresar el numero de cedula de cada empleado, posteriormente. Figura Nº 6: Subcategorías Tramites y Servicios Fuente: Mora (2010) 153 será mostrara el Recibo 4.1 – Categoría Acerca de Trujillo : esta categoría esta conformada por cuatro Subcategorías, las cuales son: Historia, Misión y Visión, Organigrama y Estructura de la Organización. Figura Nº 7: Categoría Acerca de Trujillo. Fuente: Mora (2010) 154 4.1.1- Con respecto a la Historia del Estado Trujillo: Contiene la reseña histórica del Estado Trujillo, para acceder a este enlace se debe hacer clic en la categoría acerca de Trujillo y luego historia. Figura Nº 8: Subcategorías Acerca de Trujillo Fuente: Mora (2010) 155 4.1.2- Con respecto a la Misión y Visión: Contiene la Misión y Visión de la Gobernación del Estado Trujillo, para acceder a este enlace se debe hacer clic en la categoría acerca de Trujillo y luego Misión y Visión. Figura Nº 9: Subcategorías Acerca de Trujillo Fuente: Mora (2010) 156 4.1.3- Con respecto al Organigrama: Contiene el Organigrama de la Gobernación del Estado Trujillo, para acceder a este enlace se debe hacer clic en la categoría acerca de Trujillo y luego Organigrama. Figura Nº 10: Subcategorías Acerca de Trujillo Fuente: Mora (2010) 157 4.1.4- Con respecto a la Estructura Organizativa: Esta compuesta por una serie en total 15 fotos y sus respectivos cargos de cada uno de los directores de los departamentos de la Gobernación del Estado Trujillo, para acceder a este enlace se debe hacer clic en la categoría acerca de Trujillo y luego Estructura Organizativa. Figura Nº 11: Subcategorías Acerca de Trujillo Fuente: Mora (2010) 158 5.1 – Categoría Gobierno : esta categoría esta conformada por Tres Subcategorías, las cuales son: Gobernador, Gestión y Agenda Figura Nº 12: Categoría Gobierno Fuente: Mora (2010) 159 5.1.1- Con respecto al Gobernador: Contiene la reseña histórica del Gobernador del Estado Trujillo, para acceder a este enlace se debe hacer clic en la categoría Gobierno y luego Gobernador. Figura Nº 13: Subcategoría Gobierno Fuente: Mora (2010) 160 5.1.2- Con respecto a Gestión: Contiene la gestión de gobierno que esta realizando el Gobernador del Estado Trujillo , para acceder a este enlace se debe hacer clic en la categoría Gobierno y luego Gestión. Figura Nº 14: Subcategoría Gobierno Fuente: Mora (2010) 161 6.1– Categoría Contáctenos: esta categoría esta conformada por Tres Subcategorías, las cuales son: Dirección, Números de Emergencias y Correo Institucional. Figura Nº 15: Categoría Contáctenos. Fuente: Mora (2010) 162 6.1.1- Con respecto a Contáctenos: Contiene la forma como los usuarios se pueden poner en contacto con la Gobernación del Estado Trujillo, para acceder a este enlace se debe hacer clic en la categoría Contáctenos y luego Dirección. Figura Nº 16: Subcategoría Contáctenos. Fuente: Mora (2010) 163 6.1.2- Con respecto a Números Emergencias: Contiene información para los diferentes usuarios referentes a los números mas importantes de los diferentes organismos del Estado Trujillo en materia de Emergencias, para acceder a este enlace se debe hacer clic en la categoría Contáctenos y luego Números de Emergencias. Figura Nº 17: Subcategoría Contáctenos. Fuente: Mora (2010) 164 6.1.3- Con respecto al Correo Institucional: Contiene información referente al medio por el cual los usuarios van a poder enviar sus sugerencias, reclamos a la Gobernación del Estado Trujillo, para satisfacer sus requerimientos, la manera de acceder a este enlace se debe hacer clic en la categoría Contáctenos y luego Correo Institucional. Figura Nº 18: Subcategoría Contáctenos. Fuente: Mora (2010) 165 Estructura Organizativa de la Gobernación del Estado Trujillo Gobernación Del Estado Trujillo Secretaría Consultaría Jurídica Privada Fondos Rotatorios Dirección de Planificación Y Presupuesto Departamento de Planificación Oficina de Comunicación e Imagen Corporativa Departamento de Presupuesto Departamento de Medios Relaciones Públicas Secretaría General Dirección Dirección de Finanzas de Recursos Humanos Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de Beneficios Socioeconómicos Registro y Control Ordenamiento de Pago Compras y Suministros Departamento de Departam ento Tesorería Contabilidad Relaciones Laborales De Nomina Departamento de Departamento de Bienes Servicios Generales Oficina de atención al Ciudadano Imprenta Comité de Contrataciones Departamento de Sistemas Consejos Parroquiales Dirección de política y de Seguridad Ciudadana Comandancia de Policía Cuerpo de Bomberos Dirección de desarrollo Económico Prefecturas Dirección de Educación Departamento de Apoyo Departamento de formulación Administrativo y Evaluación de Proyectos Coordinación de Educació n Dirección de Desarrollo Social y Participativo Dirección de infraestructura Coordinación de Cultura Oficina Departamento Programasy Sala Técnica de Administración Proyectos Sociales Trabajo Social CoordinaciónGeneral Departamento de División de Departamento de Departamento de Obras Departamento de Mantenimiento de Defensa Civil Estudio Estratégico Recursos Humanos Teatro, danza y artes plásticas Eléctricas De maquinarias, Equipos y Vehículos Departamento de Departamento de Departamento de División de Departamento de Departamento d obras civiles Departamento Energía y Minas AsuntosPortuarios Industria y Comercio Programas Académicos Difusión Music al y Saneamiento Ambiental de Vialidad Fuente: Gobernación del Estado Trujillo (2005) División de Planificación Departamento de Medios Estudio Desarrollo Impresos y Audiovisuales División de Departamento de Difusión, Servicios Administrativos Programación y Cultura Escolar Departamento de investigación 166 y Patrimonio Administración e Informática