ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SERVICIOS PARA LAS FACILIDADES ADMINISTRATIVAS EN LOS EDIFICIOS CORPORATIVOS DE ECOPETROL S.A. 1. INTRODUCCIÓN Con el fin de generar bienestar y mejorar la calidad de vida de sus trabajadores a través de experiencias de servicio positivas que les faciliten la realización de su trabajo y les garanticen condiciones adecuadas en lo relacionado con las facilidades administrativas y las instalaciones no industriales, ECOPETROL S.A. contratará los servicios de: Aseo Cafetería Logística en instalaciones Alimentación Ocasional Gestión de Mantenimiento, (preventivo y correctivo de los Equipos e Instalaciones de ECOPETROL S.A.), incluye el seguimiento a indicadores, reporte de actividades, elaboración y/o actualización de planes de mantenimiento, y la gestión automatizada especializado en gestión de activos, - fumigación de instalaciones y control de plagas, sistemas contraincendios, sistema hidrosanitario, administración de salas de reuniones, bodegas. Servicio de mantenimiento de zonas verdes Gestión de espacios (control de ocupación y Gestion salas de reuniones) Operación de equipos (Plantas eléctricas, sistema de aire acondicionado, sistema eléctrico, bombas y equipos Hidroflow), Adecuación de espacios. Adecuación de oficinas Movimientos de Personal 2. OBJETO SERVICIOS PARA LAS FACILIDADES ADMINISTRATIVAS EN LOS EDIFICIOS CORPORATIVOS DE ECOPETROL S.A. 3. ALCANCE DE LOS SERVICIOS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS El CONTRATISTA dará soporte en el desarrollo de las labores administrativas que se requiera realizar en y para las oficinas de ECOPETROL S.A. en Bogotá y UNIS Puerto Salgar, con un área total aproximada de 58.232 m2, y el área de salud de la UNIS de Puerto Salgar de 150 m2, en todas las actividades correspondientes al: Aseo, Cafetería, Logística en Instalaciones, Mantenimiento y operación de equipos e instalaciones. De igual forma en lo relacionado con el suministro de alimentación ocasional en las Estaciones de la Vicepresidencia de Transporte y Logística de las regionales Andina y Sabana. Las áreas objeto de este contrato se describen a continuación: Atención de Estimado de funcionarios Salas Área M2 Aproximadas Baterías Sanitarias 37.943 45 32 5.649 36 No Aplica Teusacá (11 pisos) 5.575 33 5 Ecopetrol (Principal) (12 pisos) 7.248 87 6 Caxdac (3 pisos) 475 22 No Aplica Colgas Zona Amable y Auditorios (2 pisos) 472 5 No Aplica UGI (1 piso) 470 5 No Aplica 25 UNIS Puerto Salgar (1 piso) 400 5 No Aplica 5 Total M2 aproximados 58.232 Edificio San Martín Torre Norte (37 pisos) y un sótano San Martín Torre Sur Oriental (3 pisos) 3421 377 391 600 75 Tabla 1 Metros2, Oficinas Bogotá y UNIS Puerto Salgar y unidad de salud de Puerto Salgar ECOPETROL S.A. Nota: ECOPETROL S.A. podrá reducir o incrementar esta área dentro de la ejecución del servicio, hasta en un 10% sin que esto afecte la atención y el valor de lo propuesto. 4. DETALLE DE LOS SERVICIOS 4.1. SERVICIO DE ASEO Comprende todas las labores necesarias para garantizar lo siguiente: Las instalaciones deben permanecer en óptimo estado de higiene y limpieza, generando sensaciones agradables a los sentidos. Los baños deberán permanecer dotados con los insumos necesarios para su utilización. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Se debe evitar la acumulación de basuras, mediante la revisión permanente de los puntos ecológicos y papeleras tanto en áreas administrativas como en los baños. Se debe procurar que la realización del servicio no impacte las actividades laborales de los funcionarios de ECOPETROL S.A. El personal deberá contar con una excelente actitud de servicio, competencias y capacitación permanente para la realización de sus funciones. El CONTRATISTA deberá contar con sus procesos y procedimientos definidos y divulgados con su personal a fin de asegurar condiciones seguras de operación. El servicio debe incluir el aseo de las estaciones de trabajo, salas de reuniones, áreas comunes, corredores, baños, cafetería, paredes, vidrios, persianas, lavado de sillas y pisos (Limpieza de manchas), entre otros. Se realizará en los edificios mencionados en el numeral 3 del presente documento, exceptuando los baños y áreas comunes del edificio San Martín Torre Norte, pero incluyendo el área asignada a seguridad física que se encuentra ubicada en el sótano del edificio San Martín. Adicionalmente, incluye la limpieza de exteriores que consiste en el barrido y limpieza de parqueaderos, vías peatonales, cunetas, canales y cárcamos. Se aplicará en las siguientes áreas: NOMBRE DE INSTALACIÓN Edificio Teusacá Edificio Ecopetrol Tabla 2, Áreas para aseo de exteriores El CONTRATISTA, como experto en la prestación del servicio, es libre de definir cómo presta el servicio, los insumos, marcas, equipos y tecnologías a utilizar que garanticen mayor productividad al menor costo posible para ECOPETROL S.A., procurando que los mismos tengan el menor impacto posible con el medio ambiente y la salud de las personas que los manipulan, los insumos deben ser biodegradables. Sin embargo, en aras de garantizar que se utilicen insumos y herramientas de la mejor calidad disponible en el mercado, se solicita que como mínimo se garanticen las siguientes características: ITEM ELEMENTO DESCRIPCIÓN 1 LIMPIADOR DESINFECTANTE 2 JABON MULTIUSOS Formulación con contenido de Amonios Cuaternarios efectivos contra bacterias, virus y hongos. Producto especialmente desarrollado para limpieza y desinfección diaria de superficies lavables, no mancha ni deteriora las superficies. Permite eliminar la suciedad sin opacar el brillo gracias a su pH neutro. Limpia y desengrasa todo tipo de superficies lavables. Se utiliza también para la limpieza de pisos sellados o tratados con ceras. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS 3 DESENGRASANTE MULTIUSOS 4 DESINCRUSTANTE 5 BOLSA BIO AD 6 ARMAZON PORTA TRAPERO 7 MANGO AJUSTABLE 8 MOPA HUMEDA / SECA 9 PAÑO MICRO FIBRA 10 CERA POLIMERICA 11 SELLADOR 12 REMOVEDOR DE CERAS 13 DESINFECTANTE Producto especialmente desarrollado para la remoción de grasa de origen animal y vegetal. Desengrasa y limpia profundamente utensilios y superficies de cocina. Limpia profundamente, desmancha y elimina incrustaciones de moho y sales inorgánicas. Remueve óxido y sarro en cualquier superficie lavable, incluyendo juntas de baldosas y porcelana. Bolsa Biodegradable en Polietileno de alta resistencia, esta característica permite reducir calibre y cumplir eficientemente con su labor. Construcción de aluminio ligero para mejorar la productividad con mecanismo de conexión en un solo paso que acelera el ensamble y cambio. Su bajo perfil es higiénico y fácil de limpiar. Bandas de velcro reemplazables que lo hacen rentable y extienden la vida del producto Construcción de aluminio ligero para mejorar la productividad con mecanismo de conexión en un solo paso acelera el ensamble y cambio. Bastón amigable con doblez y asidero cómodo para usar. Microfibra densa de fibra de 3-5 micrómetros remueve más polvo, suciedad y microbios que los productos para limpieza convencionales Codificación por colores que ayuda a reducir la contaminación cruzada al diferenciar el área de uso Comprobado que limpia los pisos 45% mejor que las mopas de hilo y 25% mejor que la microfibra convencional Composición: 80% Microfibra de poliéster/nylon y 20% poliéster Remoción bacterial: 99.9% Producto desarrollado para brindar protección a los pisos dando un brillo duradero y resistencia al tráfico. Apto para uso en pisos de caucho, vinilo, granito, terrazo, mármol, gres, entre otros. Crea una película autobrillante y 100% antideslizante. Acabado especialmente desarrollado para brindar protección a los pisos de caucho, vinilo, granito, mármol, terrazo, gres, entre otros. Crea una película 100% antideslizante, de alto brillo duradero, de elevada resistencia al tráfico pesado, y de fácil mantenimiento diario. Formulación rica en solventes, puede usarse en pisos de vinilo, caucho, mármol, granito, terrazo, entre otros, para procedimientos de limpieza profunda y eliminación de suciedad acumulada. Remueve eficientemente Ceras Emulsionadas, Ceras Poliméricas y Selladores, así como acumulaciones de suciedad propias de las condiciones de alto tráfico. Desinfectante a base de Dicloroisocianurato de Sodio a 1000 ppm y tensoactivos biodegradables en forma de tabletas efervescentes. Las tabletas tienen un amplio espectro de acción, son efectivas contra bacterias,hongos, virus y esporas. Eliminan en 5 minutos el 99,9% los siguientes ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS microorganismos: Pseudomonas aeruginosa, Staphylococcus aureus, Salmonella enteritidis, Escherichiae coli, Aspergillus brasiliensis, Candida albicans. Tabla 3. Características mínimas de calidad para insumos y herramientas de aseo Cada una de las actividades de limpieza general en las áreas comunes y administrativas, serán evaluadas a través de formatos diseñados para verificar las rutinas y frecuencias del servicio, con el fin de garantizar cumplimiento y calidad en los procedimientos. El CONTRATISTA deberá prestar el servicio en los siguientes horarios: LOCALIDAD Edificios Bogotá UNIS Puerto Salgar CCMO (Oficina ubicada en Teusacá) HORARIO Lunes a Viernes 6:00 a.m. a 4:30 p.m. Lunes a Viernes 6:00 a.m a 4:30 p.m. Se debe incluir servicio el sábado de 6:00 a.m. a 11:00 a.m. Presidencia (Edificio Principal) Se debe prestar servicio con un recurso permanente durante las 6:00 a.m. y las 8:00 p.m Tabla 4. Horarios para el servicio de aseo En todos los casos se deberá dar cumplimiento a la legislación vigente y asegurar la cantidad de personas óptima requeridas para la prestación del servicio, se debe considerar como mínimo una persona por cada uno de los pisos de los edificios incluidos en el alcance del contrato y garantizando que durante la jornada laboral de los trabajadores de ECOPETROL S.A. (Lunes a Viernes 7:30 a.m. a 4:30 p.m.) las instalaciones se encuentren en óptimo estado de higiene. El CONTRATISTA deberá reportar semanalmente la cantidad de residuos generados en cada uno de los pisos discriminando el tipo de residuo según lo indicado en los puntos ecológicos, a fin de llevar un adecuado control del reciclaje. 4.2. SERVICIO DE CAFETERÍA Se debe garantizar lo siguiente: Disponibilidad permanente de bebidas frías y calientes incluyendo agua, en cada uno de los pisos de los edificios incluidos en el alcance del CONTRATO. Variedad de bebidas incluyendo alternativas que sean pagadas por el usuario. Calidad y variedad en los insumos suministrados para el servicio. Temperaturas adecuadas para cada uno de los productos ofrecidos. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Los puntos destinados para la prestación del servicio deberán permanecer en óptimo estado de higiene y limpieza, incluyendo las máquinas y/o equipos de cafetería. Las máquinas vending deberán instalarse en las zonas amables de cada piso, previa validación del PROFESIONAL DE SERVICIOS. Se debe considerar que cada piso con presencia de personal debe tener máquina instalada. El precio de los productos pagos deben tener como referencia los precios de mercado. Se debe hacer divulgación sobre manejo y consumo adecuado de los insumos y productos ofrecidos por el CONTRATISTA procurando incentivar el cuidado del medio ambiente y promoviendo hábitos saludables de consumo mediante piezas de comunicación. Las piezas que se desarrollen deberán ser avaladas por el área de comunicación y/o salud de ECOPETROL S.A. El servicio consiste en el suministro de bebidas mediante esquema de autoservicio, a través de máquinas dispensadoras de bebidas tipo vending. El suministro del tinto, agua aromática o té y agua fría o caliente será gratuito para los trabajadores, pensionados, contratistas y demás visitantes de las oficinas de ECOPETROL S.A., se estima un consumo mensual aproximado de 130.000 bebidas. Lo anterior con todos los insumos necesarios para que los usuarios tomen las bebidas (vasos, mezcladores, endulzantes), los cuales deben ser de la mejor calidad posible. El café debe ser molido tipo Premium tanto para las máquinas como para los equipos de preparación de café, cuando requieran ser utilizados. El suministro de bebidas debe ser permanente mientras los usuarios se encuentren en el desarrollo de sus actividades laborales, es decir, se debe garantizar que las máquinas y/o equipos de preparación de café permanezcan en funcionamiento en todo momento y con los insumos necesarios. Se deben garantizar máquinas tipo vending de excelente calidad que cuenten con la posibilidad de suministrar diversas opciones de productos adicionales a los que ECOPETROL S.A. proporciona gratuitamente al personal, que puedan ser obtenidos por los usuarios mediante el pago de los mismos Ej.: Capuchino, Mocachino, Chocolate, etc. Las máquinas deben recibir diferentes medios de pago, incluyendo monedas y/o billetes de alto tráfico, los precios de los productos no deben superar el precio de mercado. Es responsabilidad del CONTRATISTA el mantenimiento preventivo y correctivo de las máquinas, así como el proceso de abastecimiento permanente de las mismas a fin de garantizar la disponibilidad del servicio. Deberá garantizarse el suministro de agua potable para consumo humano mediante equipos purificadores, dispensadores y/o botellones de agua fría y caliente que garanticen la calidad del agua para su consumo. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS El CONTRATISTA debe alinearse con los lineamientos de compras verdes de ECOPETROL S.A., utilizando insumos reciclables, biodegradables y amigables con el medio ambiente, en especial en lo referente a vasos cuya especificación se encuentra a continuación: Material del vaso: Cartón o Polipapel Gramaje: 230 a 330 gr/ m2 Tamaño: 7 oz. El CONTRATISTA debe asegurar que los equipos a utilizar tengan certificaciones de calidad nacional o internacional en cuanto a normas de salud pública que garanticen la salud y seguridad de las personas. Adicionalmente certificaciones de los equipos que garanticen su confiabilidad y seguridad. Con una periodicidad trimestral deberán realizarse pruebas microbiológicas tanto a las máquinas de café como al agua suministrada por el CONTRATISTA a fin de garantizar la calidad de las bebidas. Las pruebas deberán realizarse en laboratorios que cumplan con la normatividad vigente para el tema. En la presidencia y los pisos donde estén ubicados vicepresidentes se debe prestar el servicio de atención personalizada para el suministro de bebidas, atención de reuniones y reparto de refrigerios. Podrán solicitarse actividades como picado de frutas, quesos, jamones, etc, y lavado de loza. ECOPETROL S.A. cuenta con vajillas (Platos, vasos, cubiertos y pocillos) en estos pisos, el menaje adicional que se requiera será suministrado por el CONTRATISTA. Las personas que estén asignadas a estos pisos sólo podrán ser rotadas con autorización del ADMINISTRADOR DEL CONTRATO. Eventualmente se podrá solicitar por parte del PROFESIONAL DE SERVICIOS la atención personalizada de café en las reuniones que realice el presidente y/o su equipo directivo en salas diferentes a las ubicadas en presidencia o vicepresidencias, pero en instalaciones de ECOPETROL. En estos casos, el CONTRATISTA deberá instalar estaciones de café y agua y realizar reparto de refrigerios. Actualmente se cuenta con dos espacios de cafetería/comedor dispuestos en el piso 5 del edificio San Martín y Piso 2 de la Zona Amable Colgas. Adicionalmente, se tienen espacios pequeños en algunos de los pisos dotados con mesón y lavaplatos conocidos como zonas amables. A continuación se relacionan estos espacios para cada uno de los edificios: San Martín: Se tiene este espacio en todos los pisos Principal: Se tiene este espacio es los pisos 1, 2, 3, 6, 9 y 12 Teusacá: Se tiene este espacio es los pisos 2, 3, 4, 8, 9 y 10 Caxdac: Se tiene este espacio es los pisos 1, 8 y 11 UGI: Se tiene este espacio en el piso 3 Máquinas de snacks ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS El CONTRATISTA deberá instalar y operar en los sitios que ECOPETROL S.A. le indique al interior de las oficinas, máquinas dispensadoras de alimentos y bebidas que cumplan con las siguientes características: - - - Tener disponible dentro de los productos que ofrezca alimentos y bebidas que contengan opciones de alimentación sana, de tal forma que se promuevan los buenos hábitos alimenticios de los trabajadores de ECOPETROL S.A. La mezcla de productos sanos vs otros productos no podrá ser inferior al 60% de la oferta de la máquina. Funcionar con billetes de alto tráfico de distinta denominación y monedas (Antiguas y nuevas). También se podrán implementar esquemas para pago con tarjetas electrónicas recargables, el mecanismo de recarga debe asegurarlo el CONTRATISTA en las instalaciones de ECOPETROL S.A.. Los precios de los productos no deben ser superiores a los precios de mercado de los mismos. Contar con personal técnico calificado para el manejo de las máquinas. Realizar los recorridos que sean necesarios por los sitios indicados por ECOPETROL S.A. para: o o o o Surtir las maquinas, rotar productos y verificar su fecha de vencimiento. Recaudar las monedas y billetes que se hayan cobrado por la operación de las máquinas. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo necesario. Realizar devoluciones de dinero o productos a los trabajadores cuando el PROFESIONAL DE SERVICIO le indique. En todo momento el CONTRATISTA conservará la propiedad sobre todas y cada una de las máquinas, por lo cual las mismas solo podrán ser movilizadas por el CONTRATISTA o sus representantes. El CONTRATISTA brindará el servicio técnico de garantía de las máquinas durante la vigencia del CONTRATO y a partir de la fecha de instalación de las mismas. Cada máquina deberá tener una planilla de fácil acceso para los usuarios donde se incluyan los datos de contacto de los mismos, a través de la cual se puedan realizar las quejas y reclamos relacionados con las máquinas, el CONTRATISTA deberá solucionarlas en un plazo máximo de dos (2) días hábiles. La cantidad de máquinas a instalar será acordada con el PROFESIONAL DE SERVICIOS Y/O ADMINISTRADOR DEL CONTRATO, sin embargo, se debe estimar como mínimo una máquina en cada uno de los pisos con puestos de trabajo con presencia de personal de los edificios incluidos en el alcance del contrato de los edificios San Martín, Principal y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Teusacá. En Caxdac, UGI y la UNIS de Puerto Salgar se debe considerar una máquina por edificio. A continuación se suministra el detalle de cantidad de personas estimadas por piso en los edificios incluidos en el alcance del CONTRATO, aclarando que estos datos podrán variar durante la ejecución de acuerdo a la necesidad de ECOPETROL S.A. EDIFICIO SAN MARTÍN TORRE NORTE PISO 41 CANTIDAD ESTIMADA DE PERSONAS 65 SAN MARTÍN TORRE NORTE 40 63 SAN MARTÍN TORRE NORTE 39 81 SAN MARTÍN TORRE NORTE 38 100 SAN MARTÍN TORRE NORTE 37 111 SAN MARTÍN TORRE NORTE 36 66 SAN MARTÍN TORRE NORTE 35 53 SAN MARTÍN TORRE NORTE 34 146 SAN MARTÍN TORRE NORTE 33 138 SAN MARTÍN TORRE NORTE 32 149 SAN MARTÍN TORRE NORTE 31 165 SAN MARTÍN TORRE NORTE 30 100 SAN MARTÍN TORRE NORTE 29 135 SAN MARTÍN TORRE NORTE 28 100 SAN MARTÍN TORRE NORTE 27 117 SAN MARTÍN TORRE NORTE 26 Salas SAN MARTÍN TORRE NORTE 25 117 SAN MARTÍN TORRE NORTE 24 108 SAN MARTÍN TORRE NORTE 23 115 SAN MARTÍN TORRE NORTE 22 118 SAN MARTÍN TORRE NORTE 21 Salas SAN MARTÍN TORRE NORTE 20 89 SAN MARTÍN TORRE NORTE 19 101 SAN MARTÍN TORRE NORTE 18 84 SAN MARTÍN TORRE NORTE 17 66 SAN MARTÍN TORRE NORTE 16 70 SAN MARTÍN TORRE NORTE 15 74 SAN MARTÍN TORRE NORTE 14 106 SAN MARTÍN TORRE NORTE 12 175 SAN MARTÍN TORRE NORTE 11 173 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS SAN MARTÍN TORRE NORTE 10 58 SAN MARTÍN TORRE NORTE 9 69 SAN MARTÍN TORRE NORTE 8 59 SAN MARTÍN TORRE NORTE 7 73 SAN MARTÍN TORRE NORTE 6 159 SAN MARTÍN TORRE NORTE 5 Cafetería SAN MARTÍN TORRE NORTE 1 Recepción y Mezanine (10) SAN MARTÍN TORRE NORTE -1 Sótano (8) SAN MARTÍN TORRE SUR ORIENTAL 6 109 SAN MARTÍN TORRE SUR ORIENTAL 5 156 SAN MARTÍN TORRE SUR ORIENTAL 4 112 TEUSACÁ 11 4 TEUSACÁ 10 18 TEUSACÁ 9 37 TEUSACÁ 8 41 TEUSACÁ 7 61 TEUSACÁ 6 49 TEUSACÁ 5 56 TEUSACÁ 4 50 TEUSACÁ 3 41 TEUSACÁ 2 Salas TEUSACÁ 1 Recepción y Centro de Atención Local (25) TEUSACÁ -1 Archivo (9) PRINCIPAL 12 PRINCIPAL 11 PRINCIPAL 10 PRINCIPAL 9 PRINCIPAL 8 PRINCIPAL 7 PRINCIPAL 6 PRINCIPAL 5 PRINCIPAL 4 PRINCIPAL 3 PRINCIPAL 2 PRINCIPAL 1 UGI 3 CAXDAC 1 10 66 70 66 68 66 57 61 65 66 Salas (1) Recepción (4) 25 25 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS CAXDAC 8 CAXDAC 11 30 20 5 1 UNIS PUERTO SALGAR Tabla 5. Número estimado de personas por piso Suministro de insumos para Presidencia Mensualmente se debe garantizar el suministro de los siguientes insumos que serán utilizados por personal directo de ECOPETROL S.A. para la prestación de los servicios de aseo y cafetería en la presidencia: INSUMOS MEDIDA CANTIDAD PROMEDIO AMBIENTADOR AEROSOL UND 6 AZÚCAR LIBRA PAQ X 200 SOBRES 35 AZÚCAR SOBRE PAQ X 5 UND 5 BOLSAS NEGRAS 100 X 100 PAQ X 5 UND 5 BOLSAS NEGRAS 65 X 90 PAQ X 5 UND 5 BOLSAS NEGRAS 46 X 46 PAQ X 5 UND 5 BOLSAS BLANCAS 65 X 90 PAQ X 5 UND 5 CAFÉ PREMIUM IDEAL PARA ESPRESSO 500 GRM 55 ENDULZANTE DIETÉTICO CAJA X 200 SOBRES 2 ESCOBAS SUAVE UND 2 ESCOBAS DURA UND 1 FILTRO PARA CAFETERA PAQ X 100 UND 2 GUANTES AMARILLOS PAR 3 GUANTES ROJOS PAR 3 GUANTES VERDES PAR 3 GUANTES PARA MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS CAJA 1 GUANTES PARA MANIPULACIÓN DE OLLAS CALIENTES PAR 3 CREMA INSTANTÁNEA NO LÁCTEA PAQ X 100 5 CREMA INSTANTÁNEA NO LÁCTEA TARRO X 450 GRM 12 JABON DE MANOS UND X 2000 ML 1 LAVALOZA GALÓN 1 MEZCLADORES PAQ 3 TÉ EN POLVO BOLSA X 500 GRM 2 PAPEL HIGIENICO PREMIUM ROLLO X 40 MTR 32 PAPEL HIGIENICO PREMIUM ROLO X 250 MTS 10 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS SERVILETA CUADRADA PAQ 10 SERVILLETA DE LUJO PAQ X 40 UND 8 TOALLAS DE MANOS PREMIUM EN Z PAQ X 150 HOJAS 40 TOALLAS MULTIUSOS PREMIUM ROLLOS X 64 HOJAS 9 TRAPEROS MICROFIBRAS UND 4 VASOS ECOLOGICOS UND 4.000 LIMPIAVIDRIOS UND X 4 LITROS 1 LIMPIADOR DESINFECTANTE UND X 4 LITROS 1 JABON MULTIUSOS UND X 4 LITROS 1 CERA POLIMERICA UND X 4 LITROS 1 SELLADOR PARA PISOS UND X 4 LITROS 2 DESENGRASANTE UND X 4 LITROS 1 BLANQUEADOR GALÓN 6 ESPONJA VERDES, AZUL, GRIS UND 6 PAÑOS MICROFIBRA AZUL, AMARILLO, VERDE, ROJO, AZUL CELESTE UND 8 MULTIESPONJA UND 4 TÉ ORIGINAL CAJA X 50 UND 1 PITILLOS PAQ X 100 1 BOLSAS PLASTICAS CIERRE HERMETICO DE KILO PAQ X 20 UND 1 PAPEL VINIPEL ROLLO 1 PAPEL ALUMINIO ROLLO 1 TAPABOCAS TIPO ENFERMERO CAJA X 50 UND 1 COLADOR PARA AROMÁTICA GRANDE UNIDAD 1 MORA KILO 6 UCHUVAS CANASTA 12 PIÑA UND 12 PAPAYUELAS UND 40 YERBABUENA PAQ 20 LIMONARIA PAQ 20 Tabla 6: Insumos para presidencia Nota: El suministro de la fruta se realizará de forma quincenal Adicional a los productos mencionados, eventualmente se podrán solicitar insumos adicionales que sean requeridos para la operación del servicio en óptimas condiciones como: Insumo Característica Cantidad estimada Frecuencia ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Limpiones Olla Vasos de vidrio Bandejas Jarra de cristal Pocillos para café Platos para pocillos Cucharas azucareras Tela absorbente que no suelen motas Capacidad de 10 Litros 11 Oz En material resistente al calor y con buena presentación 2 Litros 6 estimada Cada 4 meses 1 Cada año 12 4 Cada 4 meses Cada 2 años 2 12 12 24 Tabla 7. Insumos adicionales presidencia Cada Cada Cada Cada 6 meses 4 meses 4 meses año El CONTRATISTA deberá suministrar al inicio de la ejecución del servicio una vajilla de 100 puestos y 50 juegos de cubiertos de óptima calidad. El diseño y modelo será acordado en conjunto con el PROFESIONAL DE SERVICIOS y la secretaría general. El lavado de la lencería utilizada en presidencia, deberá ser realizado por el CONTRATISTA. La lencería incluye limpiones de tela, carpetas para bandeja bordadas, carpetas con encaje, servilletas de tela y manteles y se estiman aproximadamente 20 unidades semanales para lavado. 4.3. LOGÍSTICA EN INSTALACIONES Con el fin de generar mayor bienestar al personal que labora o visita las instalaciones de ECOPETROL S.A. en la ciudad de Bogotá y contribuir a mejorar su calidad de vida, manejar hábitos saludables y brindarle mayor comodidad, el CONTRATISTA deberá operar al interior de las instalaciones los siguientes servicios: Venta de Alimentos El CONTRATISTA deberá ofrecer el servicio de venta de alimentos al interior de los edificios a través de dos esquemas: 1. En el piso 5 del edificio San Martín deberá adecuar y operar una cafetería (Sin cocina in house) en horario de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes, mediante la cual pueda vender alimentos preparados previamente y/o preparados en sitio (en preparaciones sencillas) como: refrigerios, postres, jugos y batidos, frutas, ensaladas, tortas (Previa solicitud), etc. a quienes lo requieran. El área de la cafetería será acordada con el PROFESIONAL DE SERVICIOS y no podrá superar ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS los 30 m2, el CONTRATISTA deberá realizar las adecuaciones necesarias, asumir el costo de las mismas y realizar los trámites necesarios para su correcto funcionamiento. Deberá tener una línea de atención a través de la cual los funcionarios puedan realizar pedidos para suministro de desayunos, refrigerios u otros productos alimenticios que puedan requerirse y se entreguen mediante la modalidad de domicilio al interior de los edificios, en estos casos deben suministrarse alimentos que no generen olores fuertes al interior de los pisos. Las mesas, sillas y hornos que actualmente están instalados en los edificios son propiedad de Ecopetrol, el mobiliario podrá ser utilizado para la cafetería, pero en caso de requerir hornos deberá suministrarlos el CONTRATISTA ya que los que están instalados se requieren para que los funcionarios puedan calentar sus alimentos. Una vez asignado el CONTRATO, el CONTRATISTA deberá celebrar un contrato de arrendamiento con ECOPETROL S.A. por las áreas utilizadas para la operación de la cafetería a razón de cincuenta y cuatro mil pesos ($54.000) mensuales por metro cuadrado. 2. Deberá contar con un esquema de venta de alimentos a través de carritos delivery con los cuales deberá pasar por cada uno de los pisos de los edificios San Martín, Teusacá, Caxdac y Principal, ofreciendo alternativas alimenticias en las que se prioricen opciones de alimentación saludable, en este servicio no deben incluirse alimentos que puedan generar olores fuertes en las oficinas que puedan afectar la realización del trabajo de los funcionarios. El CONTRATISTA es autónomo en definir la cantidad de carritos a utilizar, así como las rutas o recorridos a implementar, este servicio no debe afectar la movilidad al interior de los edificios, por lo cual deberá operar en horarios valle entre las 8:00 y 11:00 a.m. y 2:00 y 4:00 p.m. Los alimentos serán cancelados al CONTRATISTA directamente por los usuarios y los precios de venta no podrán ser superiores a los precios de mercado. El CONTRATISTA deberá garantizar la inocuidad y calidad de los alimentos ofrecidos en cada una de las modalidades. Los costos en los que deba incurrir para la adecuación y ambientación de la cafetería serán asumidos en su totalidad por el CONTRATISTA. ECOPETROL S.A. únicamente suministrará el servicio de agua y energía. Actividades deportivas dirigidas El CONTRATISTA deberá ofrecer diariamente de lunes a viernes la realización de actividades deportivas dirigidas por personal idóneo en el edificio San Martín y eventualmente en el comedor habilitado en la plazoleta del edificio Colgas. Lo que se pretende con este servicio es incentivar la realización de actividades físicas que contribuyan ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS al mejoramiento de la salud del personal de ECOPETROL S.A. y les ayuden a llevar estilos de vida saludables y balanceados. Deberán ofrecerse clases como rumba, zumba, yoga, pilates, entre otros, según las preferencias identificadas en los usuarios. Se debe procurar incentivar al personal para participar de estas actividades y generar espacios de sano esparcimiento. Las actividades podrán ser complementadas con charlas sobre estilos de vida saludables, cursos de preparación de alimentos, entre otros. El programa de esparcimiento y acondicionamiento físico contará con el apoyo de personal del área de salud de ECOPETROL S.A. y los horarios para la realización de las actividades serán acordados con el PROFESIONAL DE SERVICIOS y el área de salud integral de ECOPETROL S.A. El costo de este servicio estará incluido en la tarifa del servicio de aseo. 4.4. ALIMENTACIÓN OCASIONAL El CONTRATISTA deberá tener convenio con al menos un restaurante reconocido de los municipios donde están ubicadas las estaciones de la Vicepresidencia de Transporte y Logística de la región Andina y Sabana, que tenga condiciones adecuadas de higiene y salubridad para el suministro de alimentos y cuente con permiso para operar por parte del ente municipal competente, a través del(os) cual(es) los funcionarios que lo requieran por situaciones de contingencia o cuando se encuentren en sobretiempo puedan recibir los alimentos a los que tienen derecho. Los servicios de almuerzo y comida se basarán en la carta de platos fuertes ofrecida por el (los) restaurante(s) para la tarifa pactada por el servicio, de la cual los usuarios podrán elegir el menú que deseen consumir. Se sugiere que los menús contemplen composiciones similares a la descrita en la siguiente minuta patrón: GRUPO DE ALIMENTOS Sopa Crema Alimento proteico o PESO O MEDIDA 200 c.c 200 grs. CARACTERÍSTICAS Almuerzo / Comida Bajas en condimentos y grasa, sustanciosas y suficientemente nutritivas. Base proteica, la cual puede ser costilla de res, pollo, gallina o pescado; en todo caso diferente al plato fuerte, excepto las cazuelas. De preparación y presentación, blandas (sin utilizar ingredientes ablandadores o máquinas que faciliten algún ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS GRUPO DE ALIMENTOS PESO O MEDIDA CARACTERÍSTICAS Almuerzo / Comida tipo de ablandamiento artificial) y adecuadamente condimentadas, que resulten apetitosas y agradables de comer. Por lo menos se deben ofrecer 2 opciones de proteína diferentes (Blanca y Roja) Arroz (Cereales) Tubérculos plátanos 120 gramos Arroz blanco o en diferentes preparaciones. cocido y 150 gramos Deberá estar acorde con la proteína del servicio. cocido Leguminosas 150 gramos Deberán ser bajas en sal y controlar el punto óptimo de cocidas cocción Ensalada 150 gramos Jugo de Fruta 11 oz Hortalizas o verduras variadas. Variedad de frutas Tabla 8: Minuta sugerida Alimentación Ocasional Únicamente deberán despacharse las solicitudes de alimentación cuando las mismas sean realizadas por los funcionarios autorizados para tal fin. Los operadores de planta deberán entregar los vales autorizados por el coordinador de la estación cada vez que generen sobretiempo, con su respectiva justificación. Recomendaciones a tener en cuenta: Ningún trabajador podrá presentarse con varios tiquetes o firmar por otras personas, el servicio de alimentación es personal e intransferible. (Reglamento Interno de Trabajo) Ningún usuario podrá autorizar a terceros. Las localidades donde se prestará éste servicio se relacionan a continuación: NOMBRE DE LA ESTACIÓN Puerto Salgar Guaduero Villeta MUNICIPIO Puerto Salgar Guaduas Villeta ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Albán Albán Mansilla Facatativá Puente Aranda Bogotá Tocancipá Tocancipá Sutamarchán Sutamarchán CCMO Bogotá Tabla 9: Localidades para el servicio de Alimentación Ocasional El CONTRATISTA no deberá considerar en su propuesta el transporte de los alimentos hasta las estaciones, los mismos serán recogidos directamente por los funcionarios de ECOPETROL S.A. 4.5. SERVICIOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO El CONTRATISTA prestará el servicio de operación y mantenimiento de los equipos e instalaciones de ECOPETROL S.A., con el fin de garantizar el buen funcionamiento y preservación material y física de y sin limitarse a: 4.5.1. GESTION DE MANTENIMIENTO: El CONTRATISTA garantizará una gestión adecuada de los activos basada en el ciclo de vida del activo (Guía ISO 55000) para lo cual deberán elaborarse y/o actualizarse las hojas de vida de cada instalación incluyendo los sistemas y equipos que la componen. El CONTRATISTA se compromete a realizar una gestión automatizada de las actividades de mantenimiento (software de Gestión o herramienta tecnológica, provista por el CONTRATISTA) relacionadas a cada activo o instalación; de tal forma que se lleve un histórico de las actividades preventivas y/o correctivas de cada activo y se alimente la hoja de vida respectiva. Mensualmente el CONTRATISTA deberá entregar informe escrito al ADMINISTRADOR de ECOPETROL S.A de las actividades ejecutadas por sistema y edificación describiendo cantidad, valor y toda información relevante para una buena gestión de los activos. Nota: Deberá utilizar como mínimo los siguientes formatos: PLAN DE MANTENIMIENTO GIN-L-001 ORDEN DE TRABAJO GIN-F-039 HOJA DE VIDA DE INSTALACION GIN-F-055 HOJA DE VIDA DE EQUIPO GIN-F-053 GIN-F060 INFORME MENSUAL DE EJECUCION Tabla 10: Formatos de ejecución ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS EL CONTRATISTA informará a ECOPETROL S.A. sobre todo equipo o máquina que requiera cambio de elementos o componentes, y se asegurará que ECOPETROL S.A. apruebe la evaluación técnica del daño y autorice el correctivo del caso, previa presentación por parte del CONTRATISTA de la cotización del elemento o componente y/o servicio dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la determinación técnica; en caso de no ser posible la presentación de dicha cotización deberá justificar por escrito tal situación. ECOPETROL S.A. ejercerá cuando lo estime conveniente, el control necesario sobre la calidad y demás elementos utilizados en la prestación del servicio. Si como consecuencia de este control ECOPETROL S.A. rechaza algún servicio o parte de él, su decisión es aceptada por el CONTRATISTA, quien se compromete a llevar a cabo su inmediata corrección, previa validación de la prestación del servicio. EL CONTRATISTA presentará a ECOPETROL S.A. para su aprobación, el cronograma mensual de mantenimiento detallado, en el que se especifica los servicios que se ejecutan. Este cronograma será de obligatorio cumplimiento y podrá ser modificado a petición de ECOPETROL S.A. o a recomendación del CONTRATISTA, teniendo en cuenta las necesidades del servicio. EL CONTRATISTA cumplirá con el suministro de repuestos y componentes de marcas y referencias establecidas por ECOPETROL S.A. y otorgará una garantía no menor a un año por la calidad de mano de obra y servicio, e igualmente para repuestos y componentes suministrados e instalados siempre y cuando sea el distribuidor o fabricante de estos últimos. Los trabajos contratados se adelantarán bajo la dirección y supervisión directa del CONTRATISTA, quien se comprometerá a vigilar en todo momento el desarrollo de estos, hasta su entrega y recibo a satisfacción por parte de ECOPETROL S.A., para lo cual el CONTRATISTA desarrollará los trabajos con técnicos especializados y debidamente calificados. Todos los trabajos se desarrollarán normalmente en horario diurno entre las 6:00 a.m. y 6:00 p.m. de lunes a sábado, de manera que no interfieran en las actividades normales de los empleados de ECOPETROL S.A. Para los trabajos en fines de semana y festivos, el CONTRATISTA deberá tramitar los permisos necesarios tales como: ingreso de personal, de herramienta, equipo y de material, con 24 horas de anticipación al momento de ejecución del trabajo; de igual manera deberá tramitar los respectivos permisos de salida. Los costos de los insumos y servicios adicionales serán asumidos por ECOPETROL S.A. previa autorización de los trabajos a realizar. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS El CONTRATISTA acompañará las visitas de inspección y monitoreo de las empresas públicas de Bogotá sea Energía eléctrica, Acueducto y alcantarillado y telecomunicaciones, a fin de asegurar que no se manipulen de manera inadecuada los sistemas presentes en las instalaciones de ECOPETROL S.A. El CONTRATISTA será responsable de generar y/o actualizar los planes de mantenimiento y las hojas de vida de cada edificación y/o equipo. Esta información se entregara a ECOPETROL S.A. (se deberá entregar en el transcurso de los 3 primeros meses de iniciado el contrato) A continuación se relacionan los hornos microondas existentes a los cuales se les debe realizar mantenimiento preventivo y correctivo: San Martín: 35 Hornos de diferentes capacidades Zona Amable Colgas: 6 Hornos de diferentes capacidades 4.5.1.1. Mantenimiento programado rutinario EL CONTRATISTA elaborará el cronograma de actividades preventivas a realizar a las instalaciones y equipos, con posibilidad de ajuste de esto según estado y condición del activo. Además verificará la entrega de las instalaciones y su puesta a punto. (PLAN DE MANTENIMIENTO- GIN-L-001). Comprende la ejecución del mantenimiento programado, propuesto por el CONTRATISTA para los siguientes sistemas: a. Sistemas Hidrosanitario: comprende todo lo relacionado con aparatos sanitarios, redes de suministro de agua y de aguas servidas, bajantes, redes de aguas lluvias, cajas de inspección, tanques de almacenamiento, sistemas de presión constante (Hidroflow y bombas) y en general todos aquellos elementos que componga el sistema Hidrosanitario. b. Sistema arquitectónico: comprende muros, cubiertas (incluye impermeabilizaciones), cielo rasos, ventanería, puertas, carpintería (metálica madera), divisiones, mobiliario, señalización, telones, papelografos, instalación y retiro de cuadros u otras decoraciones en las oficinas cerrajería, puertas de emergencias apoyo en logística para eventos y en general todos aquellos elementos que componga el sistema arquitectónico. Deberá una vez al año contemplar el lavado general de las fachadas de los edificios propios (Ecopetrol – Teusacá – Zona Amable Colgas), para lo cual deberá certificar los puntos de anclaje. Las áreas y materiales de las fachadas se relacionan a continuación: Edificio Principal: Área aproximada de 7.610 m2 en material concreto ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS c. Edificio Teusacá: Área aproximada de 5.180 m2 en material piedra muñeca Edificio Zona Amable Colgas: Área aproximada de 420 m2 en material cerámica Las alturas promedio para el cambio de luminarias están entre 2 y 5 metros. Sistema eléctrico: comprende los sistemas de iluminación y potencia eléctrica (tomas, cajas de breakers, etc.) en instalaciones de tipo administrativo y en general todos aquellos elementos que componga el sistema eléctrico. d. Sistema de red contraincendios: comprende sistema de detección de incendios, mantenimiento de rociadores, extintores, detectores de humo, sistemas de agente limpio, sistemas de alarma, y en general todos aquellos elementos que componga el sistema de red contraincendios (incluye bombas). IT Descripción 3 Extintor agua a presión de 2,5 gl Cilindro acero inox Extintor agua a presión de 2,5 gl lamina ordinaria Cargas extintores químico ABC-20 libras 158 4 Cargas extintores químico ABC-10 libras 142 5 Cargas extintores químico CO2-20 libras 39 6 Cargas extintores químico BC-10 Libras Tabla 11. Extintores 63 1 2 - TOTAL 11 3 Agente Limpio Mensualmente se realizará los mantenimientos preventivos y correctivos del Sistema Fijo de Extinción de Incendios a base de Agente Limpio, ubicados en el Edificio Principal Piso 3. Incluye soporte técnico de 7 X 24 para emergencias, dando cumplimiento a las normas aplicables para la evaluación de los procedimientos de mantenimiento. EL CONTRATISTA mantendrá disponible para cuando se requiera, un reporte para el representante de ECOPETROL S.A., con el estado de los equipos. Si este trabajo se realiza en horas nocturnas, sábados o festivos, el CONTRATISTA deberá tramitar previamente el respectivo permiso de ingreso. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS - Sistema Fijo de Extinción: Rociadores, Gabinetes Contra Incendio y Alarmas Por Voz (Parlantes) EL CONTRATISTA Realizará el mantenimiento de gabinetes contra incendio y mangueras, asegurando que se cumpla con las normas de HSE establecidas por ECOPETROL S.A. EL CONTRATISTA realizará mantenimiento preventivo según corresponda al sistema fijo de extinción por regaderas (sprinklers). Esta actividad incluye el mantenimiento del panel de supervisión / Control y el Sistema de Voceo para las oficinas de ECOPETROL S.A. Si se reporta la necesidad de un correctivo en el sistema automático de extinción de incendios (Sprinklers), o en el sistema manual (mangueras), el CONTRATISTA lo evalúa técnicamente y lo programa junto con el gestor técnico de ECOPETROL S.A. (No incluye repuestos) EL CONTRATISTA deberá generar un reporte registrando las condiciones del sistema y los correctivos necesarios si es del caso, y lo mantendrá disponible para cuando el representante de ECOPETROL S.A. lo requiera. EL CONTRATISTA realizará continuamente labores de mantenimiento e inspección de los sistemas de alarmas sonoras de evacuación (No incluye repuestos). - Inspección y recarga de extintores EL CONTRATISTA realizará la inspección de los extintores existentes en las oficinas y mantenimiento según la norma NFPA 10 “INSPECCIÓN MANTENIMIENTO Y RECARGA” de extintores clase A, BC y ABC existentes en la compañía (estado de cada extintor, sus sellos de seguridad, presión de carga y ubicación previamente establecida en planos) y ubicados a lo largo de las oficinas de ECOPETROL S.A. en Bogotá. Cada extintor deberá permanecer en el lugar establecido en planos de evacuación, y deberá tener la calcomanía con la información vigente. EL CONTRATISTA garantizará con una periodicidad anual, una inspección laboratorio, que cumpla con la normatividad vigente, de todos los extintores, a que, de acuerdo a sus últimas pruebas, fechas de adquisición o de recarga, se efectuará las pruebas pertinentes. En caso de requerirse se deberán recargar extintores existentes en las áreas producto del alcance del contrato, - Sistema de Detección Temprana – Detectores de Humo en los les los ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS EL CONTRATISTA hará Mantenimiento preventivo y correctivo del Sistema de Detección de Incendio, ubicados en los Edificios de ECOPETROL S.A. descritos en el alcance, asegurando que se cumplan con las normas de HSE establecidas por ECOPETROL S.A. EL CONTRATISTA realizará como mínimo, mantenimiento preventivo cada tres (3) meses, garantizando la conservación, el correcto y normal funcionamiento del Sistema de detección de Incendio. Esta inspección y mantenimiento a todos y cada uno de los sensores, deberá realizarse en horas nocturnas o sábados, actividad en la que deberá permanecer el técnico encargado del CONTRATISTA. El CONTRATISTA deberá reportar el grado de sensibilidad de cada uno de los sensores, el reporte del CONTRATISTA incluirá la ubicación de cada sensor y lo mantendrá disponible para cuando el representante de ECOPETROL S.A. lo requiera. Lo anterior deberá verse reflejado en el informe técnico mensual requerido. Los sensores que durante el mantenimiento preventivo no cumplan la mínima sensibilidad admisible, deberán ser reportados por el CONTRATISTA y se programará su reemplazo, como los demás correctivos que requiera el sistema previa aprobación del representante de ECOPETROL S.A. (No incluye repuestos o reposición de estos elementos) - Equipos EL CONTRATISTA realizará bajo su exclusiva responsabilidad, asumiendo todos los riesgos y con entera autonomía técnica y directiva se compromete a prestar a ECOPETROL S.A., los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos/sistemas de la red contraincendios de los edificios corporativos de ECOPETROL S.A. EL CONTRATISTA se comprometerá a: Estar en disposición de atender cualquier requerimiento de servicio que se derive del mantenimiento. Recoger los equipos para mantenimiento a más tardar dentro de las 48 horas siguientes a la solicitud. El mismo día en que se recojan los equipos para mantenimiento, deberá suministrar en calidad de préstamo los equipos que reemplacen temporalmente a los que se encuentren en mantenimiento. Finalizado el mantenimiento se deberán colocar en cada uno de los equipos la etiqueta que incluya la información de los trabajos realizados y la fecha prevista para el próximo mantenimiento. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Normas Aplicables. Las normas aplicables para la evaluación de los procedimientos de mantenimiento y prueba del sistema de extinción y detección con CO2 son: NFPA 12 Edition Standard on Carbons Dioxide Extinguish Systems NFPA 70 National electric Code NFPA 72 Standar for the instalation, maintenance and use of Protective Signaling Systems NFPA 10 “INSPECCION MANTENIMIENTO Y RECARGA” para los extintores clase A, BC y ABC. (Entendiéndose por mantenimiento el chequeo completo del extintor, el cual comprende un examen minucioso de: o Partes Mecánicas. o Agente Extintor. A continuación se relacionan las bombas de la red contraincendios: EQUIPO MODELO Bomba respaldo Bomba sostenedora de presión SITIO Edificio Ecopetrol Edificio Ecopetrol Edificio Ecopetrol Bomba Principal Teusacá 481 BF Bomba Principal 2876C 10-2025438 CRE-21A-F6J-A-EH-00E MARCA Faisanes Morse AP aurora Baldor Faisanes Morse Bomba respaldo Teusacá FIC - 112B STP Hidromac Bomba sostenedora de presión Teusacá CR 2- 100 Baldor Tabla 12. Sistemas de Bombas, redes contraincendios 4.5.1.2. CAPACIDAD HP 125 145 3 100 18 3 Fumigación y Control de Plagas La fumigación debe realizarse en todas las áreas en general, tanto internas como externas de las edificaciones; además la fumigación y control de insectos rastreros, insectos voladores, retiro de panal de abejas o avispas. EL CONTRATISTA será responsable de prestar el servicio de Fumigación y el control de plagas de las instalaciones de ECOPETROL S.A., de acuerdo con el cronograma establecido por el CONTRATISTA. Actividad que se realizará mensualmente bajo coordinación con el ADMINISTRADOR Y/O PROFESIONAL de ECOPETROL S.A., de manera que se pueda desarrollar la actividad sin afectación de los usuarios de ECOPETROL S.A. Incluye: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Control de insectos rastreros y voladores, de los edificios de ECOPETROL S.A. propios y arrendados. (incluye abejas y avispas) Se deberá utilizar productos biodegradables o de menor impacto para la Salud (El CONTRATISTA debe programar las rondas de fumigación y control de plagas) Deberá cumplir con lo estipulado en el decreto 1843 o el documento que lo derogue. Este servicio también incluye el control del abejas u otro tipo de insectos en caso de presentarse una emergencia, debe realizar el control, retiro, limpieza y sellado del área afectada. 4.5.1.3 Mantenimiento correctivo (no programado) Corresponde a la ejecución de actividades encaminadas a corregir las fallas presentadas en los diferentes sistemas de la edificación. Estas fallas pueden haber sido identificadas por el CONTRATISTA durante el desarrollo del MANTENIMIENTO RUTINARIO y/o por funcionarios de Ecopetrol (reportadas al” Portal de servicios compartidos en línea”). La ejecución de cualquiera de estas actividades deberá ser realizada por el CONTRATISTA, utilizando como soporte el formato ORDEN DE TRABAJO- GIN-F-039. El CONTRATISTA: Será responsable de atender y solucionar todas las solicitudes de servicios que los usuarios de ECOPETROL S.A. canalicen a través de esta herramienta en el horario de atención de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 4:30 p.m. Sin embargo, el CONTRATISTA definirá cual es el mejor esquema para garantizar la oportunidad y calidad del servicio. Asignará las actividades resultantes de estas solicitudes a los técnicos según sus funciones y especialidades con un tiempo máximo de ejecución acorde con el tipo de solicitud y a la disponibilidad del personal de mantenimiento. Los tiempos de recepción y revisión inicial de las solicitudes deberá realizarse antes de 72 horas (según anexo 1), previa aceptación del PROFESIONAL DE SERVICIOS de ECOPETROL S.A.; adicionalmente se planeará la ejecución de dichas actividades para cerrar las solicitudes. Se coordinarán las programaciones de las labores de los proveedores y subcontratos acordando fechas, horarios, permisos de ingreso y acompañamiento. Mensualmente el CONTRATISTA entregará a ECOPETROL S.A. un informe sobre el estado de los servicios. Deberá tener en cuenta el formato INFORME MENSUAL DE EJECUCION. Una vez realizados los trabajos, y los pendientes por ejecutar, mantendrá las bases de datos actualizadas para su seguimiento, según los formatos solicitados por Ecopetrol. La información se entregará mensualmente y será propiedad de ECOPETROL S.A. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS En todo equipo o máquina que requiera cambio de elementos o componentes o algún correctivo se hará la evaluación técnica del daño y se entregará cotización a ECOPETROL S.A. para su aprobación. Los tiempos de atención están definidos en el ANEXO 1 al final de este documento 4.5.1.4 Servicio de mantenimiento de zonas verdes Consiste en mantener los jardines existentes, poda de césped, tanto en la parte interna como en la externa de los edificios propios, arrendados y la UNIS de salud (se contemplara poda de césped mensual) para ECOPETROL S.A.; adicionalmente la poda de poda árboles. Se deberá contemplar los insumos y materiales requeridos para mantener dichas zonas verdes y controlar malezas, plagas que estas puedan generar. El área estimada para atender es de 3000 m2, aproximadamente y podrá variar hasta un 10%, sin que esto incremente su tarifa. Para el ítem de GESTION DE MANTENIMIENTO el CONTRATISTA tendrá en cuenta dentro de su tarifa MES, un monto de $ 10.000.000 mensuales exclusivamente para suministros de materiales en las actividades correctivas. El control de ejecución de estos recursos deberá ser validado y aprobado por el PROFESIONAL DE GESTION DE ECOPETROL y/o el ADMINISTRADOR DEL CONTRATO. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO UNIDAD PAGO INDICADOR MINIMO DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MANTENIMIENTO GESTION DE MANTENIMIENTO Mes 95% Nota: Por cada mes en el que se encuentren las instalaciones antes descritas fuera de las especificaciones requeridas o no se cumpla con la programación y/o indicador descrito, se causará incumplimiento, por lo que no se dará recibo a satisfacción y se pagara proporcional de acuerdo con lo ejecutado. 4.5.2. GESTION DE ESPACIOS Comprende la administración de todos los espacios ocupados en los edificios corporativos así : Administración de salas de reuniones de las edificaciones producto del alcance de este contrato. Deberá actualizar cada 2 meses el censo de ocupación de las oficinas, identificando número de puestos y nombre de los ocupantes por planta, de tal forma que se lleve un registro detallado de los movimientos. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Deberá contemplar un equipo de cómputo para la gestión de salas. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO GESTION DE ESPACIOS UNIDAD PAGO INDICADOR MÍNIMO DE DISPONIBILIDAD MES N/A 4.5.3. OPERACIÓN DE EQUIPOS 4.5.3.1. Operación y mantenimiento plantas eléctricas Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de las plantas eléctricas, de los edificios Principal y Teusacá, mediante acciones preventivas y correctivas que conserven la funcionalidad de los equipos y sus parámetros de desempeño dentro de lo exigido. el servicio incluye la atención de emergencias, consumibles básicos para la limpieza y atención de mantenimiento preventivo. EL CONTRATISTA verificará diariamente de lunes a viernes (días laborales), el normal estado de disponibilidad (standby) de cada una de las plantas de emergencia, incluyendo la verificación de los precalentadores, de los cargadores de baterías, de niveles de aceite y combustible y de páneles de alarmas etc. Igualmente, mantiene libre el área de cualquier elemento ajeno, (aceites, cables, galones, filtros, etc.), y en perfectas condiciones de aseo que no permitan un incidente o accidente. EL CONTRATISTA verificará quincenalmente que el sistema de extracción forzada de aire del ducto de tuberías de gases de escape, esté en condiciones óptimas de funcionamiento. EL CONTRATISTA coordinará y realizará una prueba mensual con carga, así como validará el estado de la máquina con las observaciones de los correctivos a realizar. el CONTRATISTA coordina las actividades a realizar como cambio de aceites, filtros, mangueras, etc., bien sea por horómetro o por degradación de los elementos o insumos. Siempre que una de las plantas de emergencia arranque por falla en la red pública, uno de los técnicos del CONTRATISTA se desplazará al sitio y debe permanecer allí, para verificar las correctas operaciones de maniobra de las transferencias automáticas, como también para verificar la operación normal de la planta y demás equipos de emergencia. De requerirse correctivos que superen los montos establecidos en las plantas de emergencia, el CONTRATISTA deberá informar al representante de ECOPETROL S.A. para conjuntamente evaluar técnicamente el estado de la máquina y decidir sobre la viabilidad del correctivo. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Corresponden a los siguientes equipos tales como plantas eléctricas y bombas del sistema hidráulico: EDIFICIO Edificio Ecopetrol MARCA MODELO Capacidad/Potencia Caterpillar C18 545 KVA Caterpillar SR4-3412 676 HP Edificio Teusacá Koller 550 KVA Zona Amable Colgas F.G. Wilson WDG 6/44 500 KVA Tabla 13. Plantas eléctricas 1. Sistema eléctrico a. Subestación eléctrica, Tableros eléctricos. Transferencias Automática & Manual y EL CONTRATISTA realizará el mantenimiento preventivo a todos los equipos y elementos que conforman la subestación eléctrica, a las transferencias automáticas y manuales y tableros de fuerza. el mantenimiento incluirá las actividades de limpieza, ajuste y retorqueo de cada elemento. En caso de requerir correctivos estos se cotizaran y realizarán a través de un tercero previa autorización de ECOPETROL S.A. Para esta actividad se incluirá en el Cronograma General de Mantenimiento, el plan y tiempos de las actividades a realizar. También se discutirá conjuntamente las acciones de seguridad que se tomarán para prevenir cualquier incidente o accidente por choque eléctrico. el CONTRATISTA no podrá realizar ninguna actividad de reparación o cambio de elementos en caliente, por el alto riesgo de accidente que esto implica. Siempre deberá trabajar en frío. Esta actividad se realizará semestralmente. EL CONTRATISTA realizará la inspección mensual a los elementos de protección y mando (breakers, contactores), verificando que no presenten ruidos internos anormales o que su carcaza presente sobre-temperatura anormal para su carga. Simultáneamente, realiza una inspección visual a cada uno de los conductores, para detectar tempranamente un punto caliente por sobrecarga o mal contacto. Esta rutina se realiza en todos los tableros eléctricos. EL CONTRATISTA se responsabiliza de contar con un acuerdo permanente para el soporte de los repuestos y elementos, con el fin de garantizar el servicio y mantener permanentemente un stock de consumibles y elementos apropiados, para garantizar el cambio inmediato en caso de falla (Breakers, contactores y protecciones termo-magnéticas principalmente, etc.) de la sub-estación eléctrica, transferencias automática y manual y tableros eléctricos. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS b. Cuartos eléctricos Trimestralmente, el CONTRATISTA desarrollará labores de aseo y retorqueo a todos los elementos ubicados en los cuartos eléctricos, e inspección a los elementos de protección y mando, interruptores, contactores y tableros, verificando que no presenten ruidos internos anormales o que su carcaza presente una sobre-temperatura anormal para su carga. Simultáneamente, realiza una inspección visual a cada uno de los conductores, para detectar tempranamente un punto caliente por sobrecarga o mal contacto. Para esta actividad es necesario comunicarle a los usuarios afectados la programación del mantenimiento, el cual solamente se podrá realizar en horario no laboral de ECOPETROL S.A. previa autorización y socialización a los usuarios. De presentarse una emergencia el CONTRATISTA informará el procedimiento a seguir, para dar solución a la misma. El CONTRATISTA acompañara las visitas de inspección y monitoreo de las empresas públicas de Bogotá de Energía eléctrica, a fin de asegurar que no se manipulen nuestros sistemas, se haga el recorrido por las áreas solicitadas y que en ningún momento este personal quede solo dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A Para el ítem de OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO PLANTAS ELÉCTRICAS tendrá en cuenta dentro de sus costos, un monto de $ 210.000 promedio mes exclusivamente para suministros de repuestos en las actividades correctivas, lubricantes. El control de ejecución de estos recursos deberá ser validado y aprobado por el PROFESIONAL DE GESTION DE ECOPETROL y/o el ADMINISTRADOR DEL CONTRATO. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO UNIDAD PAGO INDICADOR MÍNIMO DE DISPONIBILIDAD OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO PLANTAS ELÉCTRICAS Mes 98% Nota: Por cada mes en el que se encuentren las instalaciones antes descritas fuera de las especificaciones requeridas o no se cumpla con la programación y/o indicador descrito, se causará incumplimiento, por lo que no se dará recibo a satisfacción y se pagara proporcional de acuerdo con lo ejecutado 4.5.3.2. OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO SISTEMA AIRES ACONDICIONADOS Y VENTILACION Prestar el servicio de mantenimiento de equipos de aire acondicionado y/o refrigeración mediante acciones preventivas y correctivas que conserven la funcionalidad de los equipos y sus parámetros de desempeño dentro de lo exigido. El servicio incluye la atención de emergencias, consumibles para la limpieza y atención de mantenimiento preventivo. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Inspección, limpieza, arreglos, cambio de partes, toma de datos de los aires acondicionados a cargo del área administrativa, según las necesidades de cada aire acondicionado para mantenerse funcional y en buen estado. En caso de requerirse cambio de piezas o componentes estos deberán ser cotizados y facturados según previa autorización del cliente. El funcionamiento del sistema del aire del piso 12 del edificio Principal (Presidencia) debe ser revisado semanalmente, se valida el arranque automático del sistema y que tanto la manejadora como la condensadora esté funcionando adecuadamente. Dos veces por semana y de acuerdo a disponibilidad del área se hará al interior del piso la revisión de las salidas del aire en donde se deberá medir que el aire sale adecuadamente frio y en un caudal adecuado. Se validara en estas visitas que no se presenten ruidos asociados al sistema que puedan generar molestias. EL CONTRATISTA garantizará asistencia en sitio, con personal técnico especializado en refrigeración para atender las solicitudes generadas con relación al sistema de aire y sus mantenimientos. Se incluyen los siguientes equipos: EQUIPO TIPO CANTIDAD Aire Acondicionado Mini Split 113 Aire Acondicionado Central 15 Chiller 2 Manejadoras 21 Aire Acondicionado Ventiladores Presurización/Suministro Sistema Inteligente Traine Aire inteligente Software) Edificio 15 Principal (incluye 1 Tabla 14. Equipos Aire Acondicionado El CONTRATISTA realizará mantenimiento a: Unidades evaporadoras Nota: el CONTRATISTA deberá ejecutar todas aquellas actividades adicionales que considere convenientes necesarias para garantizar el buen estado y funcionamiento de los equipos Unidades condensadoras ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Nota: el CONTRATISTA deberá ejecutar todas aquellas actividades adicionales que considere convenientes necesarias para garantizar el buen estado y funcionamiento de los equipos Circuito de refrigeración Inspección visual de la tubería expuesta para determinar su estado y aislamiento. Revisión del aislamiento de la tubería, de existir deterioro se debe cambiar el tramo (Costo no incluido) Nota: el CONTRATISTA deberá ejecutar todas aquellas actividades adicionales que considere convenientes necesarias para garantizar el buen estado y funcionamiento de los equipos El CONTRATISTA realizará el suministro y recambio de baterías a los controles portátiles de los aires acondicionados. Para el ítem de OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO SISTEMA AIRES ACONDICIONADOSY VENTILACION Tendrá en cuenta dentro de sus costos, un monto de $ 292.000 promedio mes exclusivamente para suministros de repuestos en las actividades correctivas. El control de ejecución de estos recursos deberá ser validado y aprobado por el PROFESIONAL DE GESTION DE ECOPETROL y/o el ADMINISTRADOR DEL CONTRATO. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO UNIDAD PAGO INDICADOR MÍNIMO DE DISPONIBILIDAD OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO SISTEMA AIRES ACONDICIONADOS Y VENTILACION Mes 98% Nota: Por cada mes en el que se encuentren las instalaciones antes descritas fuera de las especificaciones requeridas o no se cumpla con la programación y/o indicador descrito, se causará incumplimiento, por lo que no se dará recibo a satisfacción y se pagara proporcional de acuerdo con lo ejecutado. 4.5.4. ADECUACIÓN DE OFICINAS Comprende la realización de actividades y/o servicios que se requieran en las edificaciones objeto del alcance del contrato, donde se contemplara mano de obra, insumos, equipos, herramientas, materiales y disposición de residuos producto de la actividad solicitada. Las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS actividades serán solicitadas y aprobadas por el ADMINISTRADOR Y/O PROFESIONAL DE ECOPETROL. Se pagara únicamente las actividades que se ejecuten a lo largo de la duración de este contrato. Para lo anterior se deberá tener en cuenta las siguientes actividades con las cantidades así: IT DESCRIPCIÓN UND Cantidad anual 1 DESCABLEADO DE PUESTOS (todo tipo de cableado) REDISTRIBUCIÓN CABLEADO REGULADO (HASTA 25 ML) REDISTRIBUCIÓN CABLEADO NORMAL (HASTA 25 ML) UN 50 PUNTO 25 PUNTO 15 2 3 4 REDISTRIBUCIÓN CABLEADO VOZ Y DATOS (HASTA 25 ML) PUNTO 20 5 SUMINISTRO E INSTALACION DE CABLEADO ADICIONAL VOZ Y DATOS ML 25 6 PUNTO ELÉCTRICO REGULADO (INCLUYE CABLEADO HASTA 6 M, TAPAS Y TOMAS) PUNTO 25 7 PUNTO ELÉCTRICO NO REGULADO (INCLUYE CABLEADO HASTA 6 M, TAPAS Y TOMAS) PUNTO 25 8 MURO DRY WALL(incluye pintura Y ACABADOS) M2 30 9 SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE CIELO RASO (incluye pintura Y ACABADOS) M2 20 M2 40 ML 20 11 DINTELES EN DRY WALL ((incluye pintura Y ACABADOS) GUARDESCOBA 12 PINTURA VINILO PARA INTERIORES (2 MANOS) M2 2000 13 REUBICACION DE LAMPARAS UN 50 14 CHAPAS DE SEGURIDAD (PUERTAS METALICAS Y/O DE VIDRIO) UN 30 15 DESMONTE DE MUROS DE DRYWALL (INCLUYE DISPOSICION DEL MATERIAL)INCLUYE ACCESORIOS M2 100 16 SUMINISTRO E INSTALACION DE PATHC CORD (CABLEADO HASTA 6 M) UN 20 17 DESMONTE DE PUERTAS DE VIDRIO TEMPLADO (INCLUYE ACCESORIOS) M2 50 18 SUMINISTRO E INSTALACION DE CANALETA METALICA DE 15Cm * 5 Cm ML 50 19 MONTAJE Y DESMONTAJE DE DIVISIONES DE VIDRIO ( INCLUYE TRASLADO EN EL MISMO M2 100 10 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS EDIFICIO) Tabla 15. ITEMS de actividades para adecuaciones. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO ADECUACIONES UNIDAD PAGO INDICADOR MÍNIMO DE DISPONIBILIDAD Global N/A 4.5.5. MOVIMIENTO DE PERSONAL Corresponde al traslado de los elementos propios de los puestos de trabajo de cada funcionario. Para esta actividad se tendrá en cuenta hasta 3 cajas medianas que deberán trasladarse previa programación del Administrador y/o Profesional de Ecopetrol. El traslado puede comprender, entre edificios, el mismo edificio o el mismo piso de los sitios producto del alcance del contrato; para esta actividad se contemplarán las herramientas y personal necesario para su movimiento. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO MOVIMIENTO DE PERSONAL 5. UNIDAD PAGO UN CONSIDERACIONES GENERALES Capacitaciones EL CONTRATISTA es responsable por la programación e inducción a sus empleados en el plan de emergencias para las instalaciones de ECOPETROL S.A. Sistema Permisos de Trabajo EL CONTRATISTA deberá organizar una vez por semana la reunión de Permisos de Trabajo en la que ECOPETROL S.A. evaluará y aprobará los trabajos a ser ejecutados durante la semana. La lista de Permisos aprobados, será distribuida a las áreas de servicio involucradas en el sistema. Adicionalmente, el CONTRATISTA deberá levantar el acta de la reunión y archivar los permisos de trabajo de acuerdo con las necesidades de ECOPETROL S.A. Personal ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS EL CONTRATISTA utilizará en la prestación de los servicios, el personal idóneo para el cumplimiento de los servicios objeto del Contrato. Dando cumplimiento a las políticas de seguridad de ECOPETROL S.A., el CONTRATISTA deberá informarle oportunamente al representante de ECOPETROL S.A. el cambio de personas que prestarán servicio en caso de reemplazo por incapacidad, vacaciones, permisos laborales o retiro definitivo. Control / Aseguramiento de Calidad EL CONTRATISTA será totalmente responsable de asignar, revisar y prestar los servicios generales de administración, a fin de garantizar su máxima calidad. El CONTRATISTA suministrará servicios de primera calidad; por lo tanto ECOPETROL S.A. tiene la facultad de rechazar aquellos servicios que a su juicio no correspondan por su calidad a los contratados. Los servicios serán programados y auditados por ECOPETROL S.A. o sus delegados. ECOPETROL S.A. podrá controlar la calidad de los servicios efectuados. Informes / Reportes EL CONTRATISTA entregará los índices de gestión del mes inmediatamente anterior, el consolidado de eficiencia por áreas, incluyendo el reporte de facturación mensual. El CONTRATISTA suministrará a ECOPETROL S.A. procedimientos eficaces para garantizar la agilidad de los procesos. EL CONTRATISTA deberá tener disponible mensualmente para ECOPETROL S.A. un reporte de los mantenimientos realizados en el periodo respectivo. En este reporte se incluirá la información básica de cada uno de los equipos y/o sistemas a los que se le ha realizado mantenimiento, como son horómetros, voltajes, corrientes, balances de carga, correctivos realizados, insumos y/o repuestos consumidos, seguimientos o procedimientos programados, etc. Previamente el CONTRATISTA elaborará conjuntamente con ECOPETROL S.A. el formato de reporte para cada equipo o sistema específico, formatos que serán revisados y ajustados semestralmente de ser necesario. Estos reportes deberán contener los criterios de medición especificados en los “Niveles de Servicio” VER ANEXO 1. Procedimientos EL CONTRATISTA proporcionará los procedimientos (acordes a las políticas de ECOPETROL S.A.) requeridos con miras a garantizar la correcta operatividad de los servicios y la eficiencia de los procesos involucrados. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Espacio en las Oficinas de ECOPETROL S.A. ECOPETROL S.A. S.A destinará: Un espacio razonable para el personal del CONTRATISTA que por razón de los servicios así lo requiera. Teléfono con acceso local únicamente. Acceso a internet. Acceso al correo electrónico de ECOPETROL S.A. (sólo personal administrativo) Nota: Todo a través de la red de ECOPETROL S.A. EL CONTRATISTA proveerá equipos de cómputo y software operativo necesarios para la operación y el acceso a la red de ECOPETROL S.A. Licencias El CONTRATISTA declarará y se obligará a mantener vigentes todas las licencias o permisos que las autoridades correspondientes le exijan para la prestación de este servicio, así como a obtener oportunamente las licencias y permisos que llegaren a exigirle. Inventarios EL CONTRATISTA, realizará el levantamiento de todos los inventarios, los cuales serán incluidos en una herramienta para control y seguimiento de las actividades. Así mismo, será responsable del manejo de inventarios de insumos, herramientas y equipos requeridos para el servicio. ANEXO 1. TIEMPOS DE ATENCION DE SOLICITUDES SUBSERVICIO ELEMENTOS Servicio de Aseo Aseo de instalaciones Servicio de Cafetería Cafetería Mantenimiento de Fumigación de Instalaciones ANS PARA PRESTACIÓN DEL SERVICIO El servicio se debe prestar de forma permanente a fin de asegurar el estado óptimo de higiene de las instalaciones. El servicio debe suministrarse de forma permanente mientras los funcionarios se encuentren en sus actividades laborales, garantizando la disponibilidad de bebidas frías y calientes. De acuerdo con la solución acordada con el cliente; la solución se acordará CANAL DE RECIBO DE LA SOLICITUD No Aplica No Aplica Portal Servicios Compartidos en ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS Instalaciones No Industriales dentro de los 3 dias hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud. Mantenimiento sistemas hidráulicos, sanitarios y de aguas lluvias en edificaciones no industriales Línea Solicitudes no críticas: De acuerdo con la solución acordada con el cliente; la solución se acordará dentro de los 3 dias hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud. Solicitudes críticas (incidentes): Tiempo de respuesta inicial es de (1) hora., para hacer las labores de contención y control en la fuente La solución correctiva se acordará dentro de las siguientes (6) horas hábiles de ocurrido el incidente previa validación con el operador. Solicitudes no críticas: De acuerdo con la solución acordada con el cliente; la solución se acordará dentro de los 3 días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud. Mantenimiento sistemas eléctricos de baja tensión en Solicitudes críticas (incidentes): edificaciones Tiempo de respuesta inicial es de (1) no hora. La solución correctiva se acordará industriales. dentro de las siguientes (6) horas hábiles de ocurrido el incidente. Solicitudes no críticas: De acuerdo con la solución acordada con el cliente; la solución se acordará Mantenimiento dentro de los 3 días hábiles siguientes de Aires a la recepción completa de la solicitud. Acondicionado y Sistemas de Solicitudes críticas (incidentes): Refrigeración Tiempo de respuesta inicial es de (1) hora. La solución correctiva se acordará dentro de las siguientes (6) horas hábiles de ocurrido el incidente. Mantenimiento Solicitudes no críticas: de elementos De acuerdo con la solución acordada arquitectónicos con el cliente; la solución se acordará en dentro de los 3 días hábiles siguientes edificaciones a la recepción completa de la solicitud. no industriales (muros, Solicitudes críticas (incidentes): cubiertas y Tiempo de respuesta inicial es de (1) cielorrasos, hora., para hacer las labores de ventanería y contención y control en la fuente La puertas, solución correctiva se acordará dentro Portal Servicios Compartidos en Línea Portal Servicios Compartidos en Línea Portal Servicios Compartidos en Línea ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LOS SERVICIOS DE FACILIDADES ADMINISTRATIVAS PARA ECOPETROL S.A. GERENCIA DE SERVICIOS COMPARTIDOS carpintería, mobiliario, cerrajería) de las siguientes (6) horas hábiles de ocurrido el incidente previa validación con el operador. Solicitudes no críticas: De acuerdo con la solución acordada con el cliente; la solución se acordará dentro de los 3 días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud. Poda de árboles Tala de Arboles Solicitudes críticas (incidentes): De acuerdo con la solución acordada con el cliente; la solución se acordará dentro de los (6) horas hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud. Solicitudes no críticas: De acuerdo con la solución acordada con el cliente; la solución se acordará dentro de los 3 días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud. Solicitudes críticas (incidentes): De acuerdo con la solución acordada con el cliente; la solución se acordará dentro de los (6) horas hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud. Tabla 16. Tiempos de atención. 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