SEMINARIO DE INTEGRACIÓN Y APLICACIÓN Teoría de los Sistemas y Gestión del Cambio Año 2007 – 1° Cuatrimestre – Introducción Los cambios en la operatoria de los negocios con la implementación de nuevos sistemas de software son generalmente de alto impacto, lo que requiere cambios profundos en la forma de trabajo de las personas para lograr ventajas competitivas diferenciales en un ámbito caracterizado por la globalización. Con frecuencia los esfuerzos para lograr el cambio producen resultados no esperadas como consecuencia de la falta de una visión holística de la organización. Dado éste escenario, se disponen los recursos para mitigar el impacto de los efectos no deseados, en lugar de enfocarlos en alcanzar los objetivos buscados. La visión actual no contempla a las personas que dan contenido a la organización como eje central para la introducción de cambios. Las personas no se adaptan al cambio tan solo como resultado del cambio de tecnología, por lo que se hace necesario un abordaje a partir del pensamiento sistémico para la adaptación de las personas como proceso al menos paralelo sino previo al cambio del recurso informático. Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio 2 Hipotesis y objetivos del Trabajo A partir de los problemas detectados, se plantea la prueba de la siguiente hipotesis: “Las acciones llevadas a cabo dentro del marco de la Gestión del Cambio en la implementación de sistemas informáticos, adoptando una visión sistémica y teniendo en cuenta el comportamiento de los mismos y de las personas que se ven impactadas, afectan la implementación de cambios dentro de las organizaciones de una forma beneficiosa” Los siguientes objetivos permitirán probar la hipotesis planteada: Analizar los principios de la teoría de los sistemas para entender como se producen los cambios dentro de los sistemas . Analizar las implicancias y los principios sobre los que se basa la Gestión del Cambio herramienta para producir cambios dentro de las organizaciones. Analizar los conceptos claves que hacen eficaz la Gestión del cambio. Establecer las condiciones y acciones necesarias para lograr la implementación exitosa de cambios dentro de la organización a través de la Gestión del Cambio con un enfoque sistémico. Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio 3 Dinámica de Cambios en los Sistemas Los Sistemas al funcionar como un todo, tienen características emergentes propias que “surgen” de la interacción de las partes. Los sistemas complejos suelen tener numerosas interconexiones, ser muy estables y presentar frecuentemente la propiedad de ser reacios al cambio actuando como una red elástica: Si se estira de una pieza hacia fuera, esta se mantendrá en la nueva posición solo mientras se ejerza presión sobre ella Organización-Sistema Cambio organizacional – Objetivos – Presión para lograr objetivos Objetivos del cambio no alcanzados Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio 4 Dinámica de Cambios en los Sistemas El cambio resulta sorprendentemente fácil si identificamos las conexiones apropiadas sobre las cuales hay que emprender acciones para posibilitar el mismo. Hay que saber donde intervenir para obtener un gran resultado con un pequeño esfuerzo. Organización-Sistema Cambio organizacional – Objetivos – Cambio en las conexiones apropiadas Objetivos del cambio alcanzados Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio 5 Gestión del Cambio La Gestión del Cambio es un enfoque estructurado para cambiar individuos, grupos, organizaciones y sociedades que facilita la transición desde un estado dado a uno deseado. Las técnicas de Gestión del Cambio se utilizan para asistir los procesos de transformación que tienen como objetivo lograr flexibilidad de la organización y aumentar su capacidad de respuesta rápida a situaciones nuevas y cambiantes. Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio 6 Gestión del Cambio – Metodología Utilizada en la actualidad – El enfoque metodológico que se expone a continuación, es utilizado para la implementación de Gestión del Cambio por la mayoría de las consultoras Internacionales. Analisis y Planeamiento Establecimiento de Visión para el Cambio Planeamiento de estrategia para el cambio Diseño e Implementación Creación y establecimiento de involucramiento y adhesión de personas impactadas Asegurar coordinación entre lideres y agentes de cambio Asegurar y mantener compromiso del Sponsor Establecimiento de excelencia en la comunicación Definición de contenido de la estrategia Priorizar e integrar procesos de cambio: Modificar los sistemas Medición y Mantenimiento Mantenimiento del cambio Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio Monitoreo y medición de progreso 7 Gestión del Cambio – Características Sobresalientes – De acuerdo al estudio “Effecting Change in Business Enterprises” llevado a cabo por The Conference Board, las metodologías actuales tienen las siguientes características sobresalientes las que a su vez plantean desafíos: Creación de la visión del cambio a partir de la visión de la alta dirección de la organización. Desafío: Creación conjunta entre empleados y alta dirección de la visión del cambio. Institucionalización de la función de Gestión del Cambio dentro de la organización. Desafío: Correcta Ubicación de la función dentro de la estructura organizacional. Los objetivos a alcanzar con la Gestión del Cambio varían dependiendo del área : Reducción de costos – Procesos de negocios – Adaptación a nueva tecnología – Personas Desafío: Creación de un objetivo común que guíe el proceso de cambio. Técnicas de implementación basadas en planes de comunicación para la creación de compromiso. Desafío: Técnicas de implementación que permitan generar confianza en el cambio. Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio 8 Gestión del Cambio – Metodología Propuesta – A continuación se propone una metodología la cual presenta un enfoque distinto a la anterior. La misma se basa en un enfoque sistémico y tiene por objetivo llevar a cabo acciones que generen una visión compartida, una creencia común que guíe a todas las personas de la organización. Acciones Empleado & Altos Ejecutivos Visión Compartida Toma de decisiones -definir acciones- Medición de Resultados VISION COMPARTIDA: ¿Qué es lo que se necesita cambiar? Medición de Resultados -Retroalimentación- Text Diseño e Implementación ¿Cuál es la nueva disposición que queremos del sistema para alcanzar el estado deseado? Analisis y Planeamiento Comparación de Estado Actual vs Estado Deseado Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio 9 Conclusiones A partir del análisis realizado y de la metodología propuesta, he tratado de plantear una visión coherente con la teoría de los sistemas, que permitan un crecimiento genuino de la organización sostenido en el tiempo. A través de la metodología propuesta he tratado salvar aquellos problemas que se plantean hoy en día: Dinamismo en la ubicación de la unidad de Gestión del Cambio en la organización, Alineación de la organización en torno a una causa común, relacionando la misma no con la operatoria de los procesos de negocios sino con los objetivos de las personas impactadas por el mismo. Creación de una visión holística del cambio para toda la organización, con planes de comunicación claros y unificados que integren el esfuerzo conjunto. Salvar uno de los principales desafíos como son los problemas relacionados a las personas, al hacer que el cambio gire en torno a las personas y no a la inversa. Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio 10