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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE PASANTIA
DESCRIPCION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA MULTINACIONAL DE
SEGUROS, C.A. CIUDAD BOLÍVAR, ESTADO BOLÍVAR.
AÑO 2011
Informe Final de Pasantía de Grado presentado como requisito parcial
para optar al Título de Licenciada en Administración de Empresas.
Autor:
HERRERA
JOHANNYCAR
C.I. Nº 18.012.477
CIUDAD BOLÍVAR, JUNIO DEL 2011
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE PASANTIA
DESCRIPCION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA MULTINACIONAL DE
SEGUROS, C.A. CIUDAD BOLÍVAR, ESTADO BOLÍVAR.
AÑO 2011
Informe Final de Pasantía de Grado presentado como requisito parcial
para optar al Título de Licenciada en Administración de Empresas.
TUTOR ACADEMICO:
YURMA MAYA
CI: 10.040.091
TUTOR EMPRESARIAL:
ISNARDI RISQUEZ
CI: 11.175.835
CIUDAD BOLIVAR, JUNIO DEL 2011
DEDICATORIA
La riqueza más grande del mundo es tener sueños; pero, más
grande es hacerlos realidad, el día de hoy conseguí pasar un escalón
más para ser realidad uno de mis sueños, la emoción que siento en éste
día la deseo compartir con todos ustedes que me brindaron su apoyo
incondicional, por ello a todos ustedes les dedico éste triunfo.
A Dios Todopoderoso y a mi Virgen del Valle; por cuidar de mí en
todo momento y por iluminar mis pasos por el sendero de la vida, hoy
les pido mi bendición.
A mi Mamá Ivonne Maya; mujer abnegada de los buenos
principios, pilar fundamental en mi vida quien con su amor, cariño y
apoyo, guió mis pasos en todo momento e hiciste posible el logro de éste
triunfo.
A mi Hermana Joanina Herrera quien siempre m brindo su apoyo
incondicional en todos los momentos de mi vida, gracias hermana por
siempre estar allí cuando más te necesite.
Este logro se lo dedico en especial a mi Abuelo Ramón Maya quien
fue el que hizo posible que este momento tan deseado llegara, por ser el
que m consiguió entrar a la Casa de Estudio de la cual ahora estoy
egresando como Licenciada en Administración de Empresas, gracias de
verdad abuelo, se que donde quiera que estés debes estar muy contento
y orgulloso por esta meta que logre.
A mi Papa Carlos Herrera por ser el hombre que me engendro y
m a dado su amor de padre, claro a su manera, gracias papa por siempre
estar allí.
iii
Y a todos los integrantes de mi Familia; Abuelas, Tías, Tíos, Primos,
Primas les dedico esta meta que ya culmine, gracias a Dios.
A mi tutora Yurma Maya gracias a ella por ser la persona que me
dio la oportunidad de entrar a tan importante Casa de Estudio como lo es
la UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA (UNEG)
de la cual m siento muy orgullosa.
JOHANNYCAR HERRERA
iv
AGRADECIMIENTO
Quiero darle gracias a Dios Todopoderoso por haberme permitido
cumplir uno de mis sueños, en realidad como es ser Licenciada en
Administración de Empresas, hecho que fue de bastante sacrificio y
constancia, contando siempre con el apoyo de mis padres, profesores y
amistades, queriendo siempre ser esa hija, estudiante y amiga alegre,
admirable y soñadora, tratando de ver lo difícil y lindo que es la vida, por
eso Dios, te doy gracias por darme ese espíritu de lucha, calma y
constancia para obtener lo que he querido.
Gracias a mi mamá Ivonne Maya, por guiar mi futuro con ese
carácter y ese amor que siempre nos prodigas, por haberme enseñado
que la constancia tiene un premio y ese galardón es ésta investigación.
Te AMO MAMI.
A mi hermana Joanina por siempre estar allí cuando más lo he
necesitado, de verdad muchas gracias herma Tqm.
A mi Tutora Académica Yurma Maya gracias a ella por ser la
persona que me dio la oportunidad de entrar a tan importante Casa de
Estudio como lo es la UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE
GUAYANA (UNEG) de la cual m siento muy orgullosa.
A
mi
Tutora
Empresarial
Isnardi
Risquez,
Gerente
de
Multinacional de Seguros por sus conocimientos impartidos en el
desarrollo de mi Pasantía de Grado, también por brindarme su amistad
y su confianza, dándome la oportunidad de crecer como persona y
como profesional.
v
Van mis sentimientos de gratitud a todos los profesores quienes
me enseñaron y me aconsejaron durante el período universitario.
JOHANNYCAR HERRERA
vi
INDICE GENERAL
pp.
Dedicatoria ................................................................................................... iii
Agradecimiento ............................................................................................
v
Introducción .................................................................................................
1
CAPITULO I.
CONTEXTO DIAGNÓSTICO - ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA
1.1
Identificación de la Organización........................................................
3
1.1.2 Ubicación ..................................................................................
3
1.1.3 Reseña Histórica…………………………………………………..
3
1.1.4 Importancia en el contexto Económico y social
5
de la organización..............................................................................
1.1.5 Filosofía de Gestión ..................................................................
7
1.1.6 Estructuración de la Empresa Multinacional
10
de Seguros, C.A…………………………………………………………
CAPITULO II.
DESCRIPCION Y ANALISIS DEL PROCESO DE PASANTIA
2.1
2.3
Objetivos General ............................................................................
22
2.1.2Objetivo Especifico.....................................................................
22
2.2 Descripción y conceptualización de las actividades realizadas..
22
Justificación y relevância para el desarrollo del perfil
29
profesional .........................................................................................
2.4
Beneficios y Alcances…………………………………………………...
30
2.5
Aportes de Importancia…………………………………………………..
31
CAPITULO III.
FUNDAMENTOS TEORICOS
3.1 Bases Teóricas...................................................................................
3.2 Bases Legales……………………………………………………………
CAITULO IV.
PERSPECTIVA METODOLOGICA
4.1 Descripción de los métodos y procedimientos para la
realización de las actividades de pasantías ......................................
4.2 Fuentes de Información…..................................................................
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones ........................................................................................
5.2 Recomendaciones ................................................................................
Bibliografía ..................................................................................................
Anexos……………………………………………………………………………
32
38
49
50
51
55
57
58
INDICE DE FIGURAS
Nº
1 Estructura Organizativa de la Oficina Principal de
Multinacional de Seguros, C.A.…………………………………………...
2
pp.
59
Estructura Multinacional de Seguros, C.A. Sucursal Ciudad Bolívar….. 60
INDICE DE TABLAS
Nº
pp.
1
Relación de Tareas Asignadas....................................................... 63
2
Matriz FODA................................................................................... 54
INTRODUCCIÓN
En concordancia con el reglamento vigente de la Universidad
Experimental de Guayana (UNEG), estipula el cumplimiento indispensable de
pasantías en una institución privada o pública para la aplicación de los
conocimientos adquiridos en las distintas especialidades impartidas,
garantizando
así
profesionales
con
alto
grado
de
capacidad,
desenvolvimiento y manejo en el sector empresarial.
El proceso administrativo es de vital relevancia en cualquier empresa u
organización. La evolución y desarrollo de las teorías administrativas y la
implementación en las estructuras organizacionales han generado resultados
impredecibles. Dentro de estos avances significativos, es importante señalar
el interesante tema de la calidad o enfoque de calidad como también se
conoce. Fue Japón donde tomó cuerpo éste modelo gerencial, haciéndose
una cultura administrativa exitosa, que demandó el reto de alcanzar mediante
una férrea voluntad, aunada a una firme constancia de propósito deseo de
implementar en la práctica un pensamiento de búsqueda del mejoramiento
incesante en todas las actividades de la empresa.
En correspondencia con este proceso se desarrollan en el ámbito
internacional un fenómeno económico conocido como la globalización,
conformados por indicadores tecnológicos, informáticos y recursos humanos
que forman tal manifestación. Ahora bien si la llamada revolución tecnológica
no significa necesariamente globalización, no es menos cierto que la
competitividad se hace más atractiva si se cuenta con maquinarias que
fomenten a ésta. De allí que la tecnología logre que las empresas traten de
1
alcanzar un nivel de armonía y sincronización con el fenómeno de la
globalización adecuándose a las exigencias que éste demanda.
La exigencia que impone éste tipo de manifestación, implica la
necesidad de adentrarse en primer lugar en el mundo de la comercialización,
producción y competitividad; el factor relevante, casi mágico es la palabra
―calidad‖, debido a que ésta tiene un significativo impacto en el desarrollo de
un producto o servicio, que por consecuencia está relacionado con la
captación, el valor y la satisfacción del cliente.
El presente informe está estructurado de la siguiente manera:
CAPITULO I: Contexto Diagnóstico – Organizacional comprende la
descripción organización y funcional de la empresa, organigramas,
descripción
crítica
analítica
de
las
políticas
sociales,
económicas,
estratégicas y tecnológicas de la empresa y la estructuración y la aplicación
de una matriz diagnóstica simple.
CAPITULO II: Descripción y Análisis del Proceso de Pasantía. Se
refiere a los objetivos a cumplir, el cronograma de actividades a desarrollar,
visión retrospectiva y prospectiva de la organización y glosario de términos.
CAPITULO III: Fundamentación Teórica.
CAPITULO
IV:
Perspectiva
Metodológica.
Ejecución
Técnico
Académica Incluye información sobre aspectos complementarios acerca de
la síntesis académico – práctico del proceso realizado, alcances y logros en
los aspectos teóricos laborales.
2
CAPITULO V: Este capítulo contiene todo lo referente a las Conclusiones,
Recomendaciones,
Bibliografía,
3
Matriz
FODA.
CAPITULO I
DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN.
1.1 IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN.
Nombre de la Organización:
Multinacional de Seguros, C.A es una empresa de seguros que se
encarga de brindarle un servicio de asegurar: Su Salud, su Casa, su
Vivienda, su Vehículo, y su Empresa entre otros a todos sus clientes. Porque
es mejor tener un seguro y no necesitarlo que necesitarlo y no tenerlo. Así
poder prestarles la mejor atención a sus clientes.
1.1.2 Ubicación:
Multinacional de Seguros C.A, se encuentra ubicada en el sector
angostura calle Machado con pichincha, frente a inter cable.
1.1.3 Reseña Histórica:
La compañía en sus inicios fue constituida y domiciliada en la capital del
estado Mérida el 22 de febrero de 1983. La sede principal se establece en
Mérida, pero poco a poco fue constituyendo agencias y oficinas de
representación en diversas ciudades del país.
El 12 de julio de 1993, la empresa cambia de nombre a Multinacional de
Seguros previa autorización de la Superintendencia de Seguros: se trató de
un cambio para mejorar y seguir conservando su solidez de más de diez
3
años de experiencia asumiendo a la vez una actitud innovadora y con mayor
orientación empresarial.
Multinacional de Seguros, se convierte en una empresa aseguradora
altamente avanzada en cuanto a productos y servicios se refiere. Sus
productos cuentan con grandes ventajas de cobertura que facilita el proceso
a sus asegurados, además su servicio de rápida respuesta y todo su
personal altamente capacitado, está presente en cada una de las 32
sucursales que funcionan a lo largo del país.
Luego de estudiar cuidadosamente el mercado y las necesidades de los
usuarios de pólizas de seguros en Venezuela, Multinacional de Seguros
decide que su fuerte será hacer lo que hasta el momento las otras
compañías de seguros no habían hecho: simplificar en lo posible los
procesos para sus asegurados, eliminando trámites complicados para el
cliente.
A menos de un año de fundada, esta compañía, caracterizada por su
alto estilo empresarial y calidad en el servicio, logró ubicarse como una de
las empresas de mayor prestigio en el país, destacándose por el
cumplimiento de los compromisos adquiridos con los asegurados y su
plataforma tecnológica de avanzada.
Hoy en día, la historia se sigue contando favorablemente. Su balance,
año tras año, se traduce en un crecimiento sostenido, mayor eficacia en su
fuerza de ventas, presencia estratégica en todo el país, el respaldo de las
mejores reaseguradoras del mundo, márgenes de solvencia por encima de la
media del mercado, aumento progresivo de la utilidad del capital y patrimonio
empresarial, recursos humanos de alta calidad y formación profesional, pero
4
lo más importante una gran responsabilidad y respeto ante sus objetivos
trazados: intermediarios, usuarios de servicios y proveedores.
Es así como ha llegado a ser la primera empresa en todo el país en
patrimonio, solvencia, cobertura de reservas y utilidades. En pocas palabras,
Multinacional de Seguros es una compañía que cumple con sus
compromisos como empresa.
Estos logros resumidos constituyen una clara visión del negocio,
eficiencia en la administración y la forma correcta de gerenciar la atención al
cliente.
1.1.4
Importancia
en
el
Contexto
Económico
y
Social
de
la
Organización.
Multinacional de Seguros cuenta con un personal capacitado para
lograr las metas propuestas. Este personal está dividido por departamentos
de la siguiente manera: En Gerencia esta el Gerente y cabeza de la
Sucursal, en Caja esta la Analista II, en Administración está la Jefa de
Administración, pasamos al departamento de Automóvil que está conformado
por el Jefe de Automóvil, los Analista de Siniestro que son dos, en
suscripción esta una analista II, en repuesto esta los dos peritos, esto es en
la planta baja del edificio. Y en la plata de arriba esta el Departamento de
HCM que está compuesto por: las analistas de HCM y la jefa Tecnico del
departamento de Salud.
Multinacional de Seguros, se convierte en una empresa aseguradora
altamente avanzada en cuanto a productos y servicios se refiere. Sus
productos cuentan con grandes ventajas de cobertura que facilita el proceso
a sus asegurados, además su servicio de rápida respuesta y todo su
5
personal altamente capacitado, está presente en cada una de las 32
sucursales que funcionan a lo largo del país.
Luego de estudiar cuidadosamente el mercado y las necesidades de los
usuarios de pólizas de seguros en Venezuela, Multinacional de Seguros
decide que su fuerte será hacer lo que hasta el momento las otras
compañías de seguros no habían hecho: simplificar en lo posible los
procesos para sus asegurados, eliminando trámites complicados para el
cliente.
A menos de un año de fundada, esta compañía, caracterizada por su
alto estilo empresarial y calidad en el servicio, logró ubicarse como una de
las empresas de mayor prestigio en el país, destacándose por el
cumplimiento de los compromisos adquiridos con los asegurados y su
plataforma tecnológica de avanzada.
Hoy en día, la historia se sigue contando favorablemente. Su balance,
año tras año, se traduce en un crecimiento sostenido, mayor eficacia en su
fuerza de ventas, presencia estratégica en todo el país, el respaldo de las
mejores reaseguradoras del mundo, márgenes de solvencia por encima de la
media del mercado, aumento progresivo de la utilidad del capital y patrimonio
empresarial, recursos humanos de alta calidad y formación profesional, pero
lo más importante una gran responsabilidad y respeto ante sus objetivos
trazados: intermediarios, usuarios de servicios y proveedores.
Es así como ha llegado a ser la primera empresa en todo el país en
patrimonio, solvencia, cobertura de reservas y utilidades. En pocas palabras,
Multinacional de Seguros es una compañía que cumple con sus
compromisos como empresa.
6
Estos logros resumidos constituyen una clara visión del negocio,
eficiencia en la administración y la forma correcta de gerenciar la atención al
cliente.
1.1.5 Filosofía de Gestión
1.1.5.1 Misión
Asumir riesgos, honrando nuestros compromisos con la excelencia de
nuestros servicios, la confianza de nuestros asegurados y la calidad de su
gente.
1.1.5.2 Visión
Alcanzar la Excelencia Empresarial basada en la especialización del
negocio asegurador, la satisfacción total de nuestros Clientes y la fidelidad de
nuestra Gente.
1.1.5.3 Políticas Sociales, Económicas, Tecnológicas Aplicadas en la
Empresa
El desarrollo de políticas socio — económicas implantadas por
Multinacional de Seguros busca específicamente ofrecer a sus clientes. La
eficiencia de sus servicios a través de planes y estrategias bien pensadas y
evaluadas con el fin de obtener una mayor productividad en la colocación de
sus pólizas. Dentro de las mismas, se lleva a cabo varias actividades que son
necesarias y que ayudan al buen funcionamiento de la empresa dichas
políticas se podían definir de las siguientes formas:
7
 Campañas publicitarias transmitidas por radio, televisión medios
impresos, logrando consolidar la imagen corporativa de la empresa
como una de las mejores y más confiables del país.
 Aportes a instituciones benéficas como parte de la proyección a la
sociedad.
 Campañas de aporte y apoyo al deporte nacional y al patrocinio de
importantes eventos deportivos de talla internacional,
 Promociones agresivas y atractivas para sus clientes.
Políticas Tecnológicas
Multinacional de Seguros CA., cuenta con uno de los más avanzados
equipos automatizados del país, de calidad internacional, para procesar todas
las cuestiones operativas necesarias para llevar el negocio de los seguros
con éxito. Desde la emisión de pólizas hasta el pago de siniestros, pasando
por las tareas de contabilidad, control de ingresos y egresos y hasta el
financiamiento de primas.
El soporte informativo cuenta con una red de tipo Wan, que posibilita la
comunicación a nivel nacional con todas las sucursales de la corporación, y
permite la transmisión de voz y data, además de suministrar acceso limitado
a Internet las 24 horas del día, con un funcionamiento óptimo.
8
Tecnologías
Equipos
─ 08 servidores HP 9000 - K260
─ 12 servidores de red Hp modelo HL
─ 300 estaciones de trabajo Pentiun
─ 150 impresoras (láser a inyección)
Sistemas
─ Base de datos oracle Enterpriser 73.4
─ Soporte de oficina Microsoft
─ Ambiente de red NT.
─ Correo electrónico Exchange
─ Broswer Explorer Microsoft
─ Página de Internet en nuestros equipos
─ Sistemas operativos Unix HPUX 110
─ Cali Center (unidad de atención permanente)
Comunicaciones
─ Microondas digitales ancho de banda 64 Kps.
─ Voz y datos en Frarne Relay
9
─ Routing an Switching
1.1.6 Estructura Organizacional de la Empresa
Multinacional de Seguros cuenta con un organigrama de tipo estructural
que representa las unidades organizacionales y sus relaciones, esta
representada en forma vertical lo cual refleja con toda fidelidad una pirámide
jerárquica.
Gerencia General
Es la que tiene como función supervisar una unidad compleja dentro de
la compañía siendo responsable de todas las actividades de dicha unidad(es)
su producción, mercadotecnia, venta finanzas y el desarrollo constante de su
personal.
Funciones
─ Toma de decisiones a nivel gerencial
─ Representa institucionalmente a Multinacional de Seguros, CA.
─ Cumple con las metas de producción propuestas por la sucursal.
─ Supervisa el recurso humano
─ Controla los niveles de producción.
Departamento de Caja
Es la que se encarga de recibir el pago mensual de los giros vencidos
por los contratos entre la empresa y el asegurado.
10
Funciones:
─ Cuadre diario de caja.
─ Realiza los depósitos e ingresarlos al sistema.
─ Endosa los cheques.
─ Imprime reportes.
─ Elabora la relación de giros al cobrador.
─ Selecciona los giros vencidos por día, y archiva los giros por mes.
─ Elabora contratos de fraccionamientos (créditos)
─ Recibe pagos de giros por la oficina y hace su respectivo recibo de pago
en relación de iniciales cobradas.
─ Envía giros a otras sucursales para que hagan la respectiva cobranza.
─ Realiza cálculos de fraccionamiento (presupuesto).
Departamento de Administración
Es el que se encarga de hacer cumplir el procedimiento administrativo
dentro de la sucursal.
Funcionamiento
─ Realiza depósitos y los relaciona
─ Cancela cheque en el sistema
─ Inutiliza las facturas
11
─ Realiza órdenes de pago
─ Ingreso de depósito
─ Imprime reportes de ingreso
─ Elabora cheque a los asegurados
─ Hace cheque a talleres y clínicas
─ Aprobación de la orden de pago
─ Nota de crédito
─ Anulación de cheque
─ Reporte mensual
Departamento Técnico
Es el encargado de aprobar las ordenes de pago y funciones previo
análisis de acuerdo a los condicionados establecidos.
Funciones
─ Emisión de pólizas
─ Renovación de pólizas
─ Anulación de pólizas
─ Aprobar órdenes de pago
─ Realiza llamadas para cotización de repuestos de automóviles
─ Atiende reclamos de automóviles
12
─ Atiende reclamos de H.C.M.
─ Inspección de vehículos
─ Inspección de siniestros
Recepción (Central)
Es la encargada de atender las llamadas y pasarla a las personas
solicitadas.
Funciones
─ Atiende llamadas y pasarlas a la persona solicitada, sino se encuentra,
tornar el mensaje.
─ Realiza llamadas a otras sucursales, o a la oficina principal en Caracas y
para diferentes panes, siempre y cuando lo soliciten.
─ Atiende el fax, y pasar el documento por este
─ Entrega cheques de comisión a productores, y cheques de siniestro a su
beneficiario.
─ Atiende a los clientes.
─ Sacar copias a los documentos que van a ser enviados por valija
13
1.2. Situación Contextual
1.2.1 Departamento donde se realizo las pasantías:
Las pasantías se realizaron en el Departamento de Administración de
la Empresa Multinacional de Seguros C.A, Ciudad Bolívar, Estado Bolívar.
Este departamento se encarga de hacer cumplir el procedimiento
administrativo de la sucursal.
1.2.2 Funciones
Este departamento tiene como función la Emisión de Órdenes de pago
para los gastos administrativos, elaboración del presupuesto de pago,
emisión de cheques, cierre y pago de comisiones y operaciones de entrega
de cheques, entre otros.
1.2.3 Personal Adscrito y sus Funciones
1.2.3.1 Departamento de Caja
Es la que se encarga de recibir el pago mensual de los giros vencidos
por los contratos entre la empresa y el asegurado.
La Analista II Isolina Cortez que es la encargada del departamento de
caja y presta ayuda al departamento de administración.
1.2.3.2 Recepción (Central)
Es la encargada de atender las llamadas y pasarla a las personas
solicitadas.
14
La Analista de Atención al Cliente que también presta colaboración al
departamento administrativo.
1.2.3.3 Estructura del Departamento (Organigrama)
Departamento de Administración
Es el que se encarga de hacer cumplir el procedimiento administrativo
dentro de la sucursal.
Funcionamiento
─ Realiza depósitos y los relaciona
─ Cancela cheque en el sistema
─ Inutiliza las facturas
─ Realiza órdenes de pago
─ Ingreso de depósito
─ Imprime reportes de ingreso
─ Elabora cheque a los asegurados
─ Hace cheque a talleres y clínicas
─ Aprobación de la orden de pago
─ Nota de crédito
─ Anulación de cheque
─ Reporte mensual
15
Departamento de Caja
Es la que se encarga de recibir el pago mensual de los giros vencidos
por los contratos entre la empresa y el asegurado.
Funciones:
─ Cuadre diario de caja.
─ Realiza los depósitos e ingresarlos al sistema.
─ Endosa los cheques.
─ Imprime reportes.
─ Elabora la relación de giros al cobrador.
─ Selecciona los giros vencidos por día, y archiva los giros por mes.
─ Elabora contratos de fraccionamientos (créditos)
─ Recibe pagos de giros por la oficina y hace su respectivo recibo de pago
en relación de iniciales cobradas.
─ Envía giros a otras sucursales para que hagan la respectiva cobranza.
─ Realiza cálculos de fraccionamiento (presupuesto).
Recepción (Central)
Es la encargada de atender las llamadas y pasarla a las personas
solicitadas.
16
Funciones
─ Atiende llamadas y pasarlas a la persona solicitada, sino se encuentra,
tornar el mensaje.
─ Realiza llamadas a otras sucursales, o a la oficina principal en Caracas y
para diferentes panes, siempre y cuando lo soliciten.
─ Atiende el fax, y pasar el documento por este
─ Entrega cheques de comisión a productores, y cheques de siniestro a su
beneficiario.
─ Atiende a los clientes.
─ Sacar copias a los documentos que van a ser enviados por valija
1.3 Diagnostico Situacional
1.3.1 Evaluación de la Situación actual del Departamento
Espacio del Departamento: El departamento de administración
cuenta con una oficina pequeña donde solo labora el Jefe de Administración,
el cual se encarga de realizar todas esas actividades. En este departamento
se cuenta con todos los artículos de oficina necesarios para así poder llevar
a cabo sus labores diarias.
Tecnología: Multinacional de Seguros C.A, cuenta con uno de los
más avanzados equipos automatizados del país, de calidad internacional
para procesar todas las actividades operativas necesarias para llevar el
negocio de los seguros con éxito. Desde la Emisión de pólizas hasta el pago
17
de siniestros, pasando por las tareas de contabilidad, control de ingresos y
egresos y hasta el financiamiento de primas.
El soporte informativo cuenta con una red de tipo Wan, que posibilita la
comunicación a nivel nacional con todas las sucursales de la corporación, y
permite la transmisión de voz y data, además de suministrar acceso limitado
a Internet las 24 horas del día, con un funcionamiento óptimo.
Tecnologías
Equipos
─ 08 servidores HP 9000 - K260
─ 12 servidores de red Hp modelo HL
─ 300 estaciones de trabajo Pentiun
─ 150 impresoras (láser a inyección)
Sistemas
─ Base de datos oracle Enterpriser 73.4
─ Temis 10.
─ Soporte de oficina Microsoft
─ Ambiente de red NT.
─ Correo electrónico Exchange
─ Broswer Explorer Microsoft
─ Página de Internet en nuestros equipos
18
─ Sistemas operativos Unix HPUX 110
─ Cali Center (unidad de atención permanente)
Comunicaciones
─ Microondas digitales ancho de banda 64 Kps.
─ Voz y datos en Frarne Relay
─ Routing an Switching
Personal: En este departamento está la Licenciada en Administración de
Empresas Isnardi Risquez que es la que se encarga de llevar la
administración de dicha sucursal.
Clima Organizacional: El clima organizacional es el nombre dado al
ambiente generado por las emociones de los miembros de un grupo u
organización, el cual está relacionado con la motivación de los empleados.
En
este
departamento
se
cuenta
con
un
excelente
clima
organizacional ya que el personal que labora en el hace que dicho ambiente
de trabajo sea el más agradable, permitiendo que todo el que este allí se
sienta ajustó para realizar sus actividades diarias. Tanto en este
departamento como en toda la Sucursal se disfruta de un ambiente de
trabajo óptimo en el cual se valora mucho el Recurso Humano, tomando en
cuenta sus opiniones para el mejor funcionamiento de la misma.
Departamento de Administración
Es el que se encarga de hacer cumplir el procedimiento administrativo
dentro de la sucursal.
19
Funcionamiento
─ Realiza depósitos y los relaciona
─ Cancela cheque en el sistema
─ Inutiliza las facturas
─ Realiza órdenes de pago
─ Ingreso de depósito
─ Imprime reportes de ingreso
─ Elabora cheque a los asegurados
─ Hace cheque a talleres y clínicas
─ Aprobación de la orden de pago
─ Nota de crédito
─ Anulación de cheque
─ Reporte mensual
El Departamento de Administración hace cumplir el procedimiento
administrativo de la sucursal, el cual es realizado por la Administradora y
tiene apoyo del departamento de Caja. Este mismo se encarga de dar un
buen trato tanto a su personal como al cliente que forman parte de la
empresa y así poder satisfacer sus necesidades, con el único fin de
perseguir el éxito y poder cumplir con las metas propuestas.
20
1.3.2 Limitaciones
Durante el proceso de pasantías realizadas en el Departamento de
Administración de Multinacional de Seguros C.A, se contó con la
colaboración del personal de la empresa, en particular el recurso humano del
Departamento de Administración. Otro aspecto importante fue contar con
recursos materiales y financieros que dieron lugar a garantizar una
operatividad adecuada para la estructuración del informe final de pasantía de
grado.
En cuanto a la realización de las pasantías en el Departamento de
Administración se conto con la colaboración del Jefe de Administración, el
cual se encargo de enseñar a la pasante todo lo que le corresponde realizar
en el departamento como lo son los aspectos administrativos de: Pólizas,
Emisión de Órdenes de pago para los gastos administrativos, Elaboración
del presupuesto de pago, Emisión de Cheque, Cierre y pago de comisiones y
operaciones de entrega de cheques.
En el lapso
de pasantías dentro de la empresa Multinacional de
Seguros C.A, específicamente en el Departamento de Administración se le
brindo la ayuda necesaria al pasante para que el mismo pudiera aprender el
manejo de dicho departamento y por medio de los conocimientos adquiridos
en su casa de estudio demostrar lo que aprendió allí y así ponerlo en
práctica.
21
CAPITULO II
DESCRIPCION Y ANALISIS DEL PROCESO DE PASANTIAS.
2.1
Objetivo Generales.
Describir el proceso administrativo del Departamento Administrativo de
la Empresa Multinacional de Seguros, C.A. Ciudad Bolívar, Estado Bolívar.
2.1.2 Objetivos Específicos
 Identificar el proceso de cobro de las pólizas con la verificación de
los datos correspondientes.
 Examinar las emisiones de órdenes de pago para los gastos
administrativos.
 Verificar la elaboración presupuesto de pago semanal para el
Departamento de Finanzas.
 Revisar el control de la Emisión de cheques de siniestros y
administrativos
 Cotejar el cierre con el pago de comisiones a los intermediarios.
 Establecer el proceso de desglose y entrega de los cheques.
2.2 Descripción y Conceptualización de las Actividades Realizadas.
2.2.1 Tipos de Actividades
El desempeño de las actividades que se deben cumplir durante las
pasantías especiales de grado, debe ser íntegro y con responsabilidad,
debido a que es el medio que brinda la empresa para demostrar las
habilidades, conocimientos y destrezas adquiridos durante la formación
universitaria de la carrera de Administración de Empresas.
22
Seguidamente las actividades desempeñadas en el Departamento de
Administración de la Empresa Multinacional de Seguros, C.A. Ciudad Bolívar,
Estado Bolívar, conlleva a mejorar los procesos administrativos en función de
los objetivos trazados y de manera planificada, controlada, organizada y
dirigida eficientemente a pesar de no contar con el suficiente personal, sin
embargo, son logradas en su totalidad.
Los objetivos, actividades y estrategias de cumplimiento que se llevan
a cabo en la referida unidad, han permitido, fortalecer los conocimientos
contables y administrativos adquiridos en el transcurso de la carrera,
posteriormente, aplicados en el área de Pasantía de Grado. Entre los
objetivos específicos efectuados durante las pasantías de grado, se
encuentran las siguientes:
2.2.1 Cobro de las pólizas con la verificación de los datos
correspondientes.
La siguiente actividad realizada se encarga del Cobro de las Pólizas
que se le hace bien sea al intermediario que en este caso es el Productor de
Seguros o el Cliente.
Para hacer dicho cobro se debe de seguir un
procedimiento en cual es especificado en el texto siguiente.
Dicho cobro se hace Intermediario y cliente, una vez que la pólizas se
vayan a cancelar bien sea por el intermediario o el cliente se verifican los
siguientes datos; que la vigencia de la misma no sea mayor a treinta días de
la fecha de emisión, que el número de recibo sea el mismo que el de la copia
de contabilidad. Una vez realizado toda esta revisión se procede a realizar el
recibo de caja en el computador en el cual se colocan los datos siguientes:
23
Número de Sucursal que en el caso de Ciudad Bolívar es el 22, el código del
intermediario, el nombre del cliente, la forma de pago que puede ser en
Cheque, tarjeta de crédito o debito o deposito en efectivo, posteriormente se
coloca el numero de ramo al que corresponda la póliza en el caso de
automóvil es el 32 y el numero de recibo, luego se graba con F10. y se
imprime el recibo de caja, el cual sale dos copias uno para el cliente y el otro
para la copia de contabilidad de la sucursal.
Esta actividad se hace con la única finalidad de resguardar los bienes
asegurados por el cliente y avisarles con anterioridad a ambas partes que le
salieron sus renovaciones de seguros y dichas pólizas deben de ser
canceladas antes de la fecha de vencimiento ya q si esto no se hace en el
tiempo debido el sistema al ingresar la póliza no la acepta.
El tiempo que se lleva realizar esta actividad no es muy largo ya que
todo lo hace el sistema que lleva el departamento administrativo solo se tiene
que ingresar todos los datos que se especifican en los textos anteriores.
2.2.2 Emisiones de órdenes de pago para los gastos administrativos.
Esta actividad consiste en realizar en el sistema las Órdenes de Pago
para los Gastos Administrativos que son los que lleva la Sucursal
específicamente el Departamento de Administración.
Los gastos administrativos que se pagan por la sucursal son; Sueldo
del personal de limpieza, electricidad, agua, caja chica, impuestos
municipales, artículos de limpieza, vigilancia, hospedaje, I.V.S.S,. Una vez
clasificado el tipo de gastos se procede a elaborar la orden de pago a la cual
se le coloca el número de la sucursal (22). Se selecciona el tipo de gasto se
coloca el monto bruto de la factura, luego se coloca el monto del IVA si lo
24
lleva o el monto del impuesto sobre la renta si es el caso, y eso nos da el
monto neto, después de esto se realiza el asiento contable en el cual se
colocan las cuentas de Banco y Caja y estas mismas se sabe que
disminuyen por el haber ya que son un egreso, ósea salida de dinero del
capital de dicha empresa, donde se hace el desglose de las partidas que se
tiene que utilizar colocándole el monto que corresponde a cada una y estas
misma se identifican por unos códigos. Luego se graba con F1O y esta
genera un número de orden por ejemplo 22.41256 el cual será aprobado al
momento de emitir el cheque.
Esta actividad se hace con la única finalidad de llevar un control de los
gastos administrativos que debe cancelar dicha empresa.
El tiempo que lleva realizar esta actividad es corto ya que todo lo realiza el
sistema y solo se debe ingresar datos y darle a F10 para que este imprima
automáticamente las órdenes necesitadas.
2.2.3 Elaboración
del presupuesto de pago semanal para el
Departamento de Finanzas.
Esta actividad se encarga de realizar un cuadro donde se refleje todo
lo que se va a cancelar en el lapso de una semana y dicho presupuesto es
enviado todos los viernes de la semana vía email al Departamento de
Finanzas que está ubicado en la Sucursal Principal, para que este mismo
autorice el presupuesto enviado por la sucursal de ciudad Bolívar.
Este presupuesto consiste en realizar un cuadro donde se tiene que
reflejar de forma exacta lo que se va a cancelar en los ramos de automóvil,
salud, clínicas, talleres, devolución de prima y patrimoniales, y un estimado
de los gastos administrativo que se puedan pagar en el lapso de una
25
semana. El mismo debe enviarse todos los viernes vías email al
departamento de finanzas.
El tiempo en el que se realiza dicha actividad es rápido ya que se
tienen todos los gastos listos para ser enviados y autorizados, solo se deben
colocar en el cuadro correspondiente.
2.2.4 Control de la Emisión de cheques de siniestros y administrativos
La actividad a realizar consiste en llevar un control de los pagos que
se deben hacer a las clínicas y talleres.
Este proceso comienza en el
momento que los departamentos de automóvil y salud envía al departamento
de administración todas las órdenes de pago debidamente firmadas por cada
uno de los Jefe Técnico del departamento y la gerente de la Sucursal. Este
procedimiento se debe hacer para poder emitir los cheques.
Para emitir los cheques de siniestro de todos los ramos incluyendo los
pagos a clínicas y talleres, se reciben las órdenes de pago del departamento
técnico las cuales deben venir firmadas por la jefe técnico y la gerente de la
sucursal si una de estas firmas faltan en la orden la misma no puede ser
procesada por el departamento de administración y deben de ser devuelta al
departamento técnico para que gestionen la firma que falta.
Cuando se tiene todas las órdenes listas con todas las firmas y
autorizaciones respectivas se procede a aprobarlas en el sistema, que
consiste en colocar el número de orden la cual se refleja de inmediato en la
pantalla y se le da F10 para aprobarla. Luego que se aprueban todas las
ordenes nos vamos a la opción 3 del menú de egreso que se llama impresión
de cheques de órdenes aprobadas la cual consiste en colocar el número de
26
cuenta del banco, el numero de chequera que corresponde, se selecciona la
impresora y se le da F10 e inmediatamente se imprimen los vauche, junto
con un numero de lote de impresión el cual consiste en un listado que
muestra los números de cheques, los beneficiarios de los mismo y el monto a
pagar.
Los vauche constan de tres juegos una vez impreso todos se procede
a seleccionarlo por numero de cheque se coloca papel carbón para que sean
un original y dos copias se le asigna el cheque que le corresponde y se tipea
con la máquina de escribir, una vez tipiados y troquelados se le colocan los
siguientes sellos: Caducan a los 90 días, No Endosable y únicamente para
ser depositado en la cuenta del beneficiario hecho todo esto se le anexan a
cada cheque las órdenes de pago que le corresponde y se procede a la firma
por parte de la Administradora y el Gerente de la sucursal, cabe destacar
que las firmas del Gerente es una firma B y la de la administradora es Firma
C, lo que diferencia es que el Gerente tiene más capacidad de pago que la
Administradora.
Todas las sucursales tiene límites de pago la sucursal de ciudad
bolívar tiene un límite de pago de cinco millones la administradora y doce
millones el gerente, cuando un pago excede el límite de la sucursal el mimo
es enviado a la oficina principal específicamente al departamento de
administración para que el mismo gestione la firma A, que necesita el cheque
y de inmediato es devuelto a la sucursal. Al momento que los cheques estén
debidamente firmados se procede a desglosarlo y enviarlo al departamento
de caja para que sean entregados en el día que correspondan.
27
2.2.5 Procedimiento
del cierre y pago de comisiones a los
intermediarios.
A los intermediarios se le cancela dos veces a la semana que son los
miércoles y viernes; lo que ellos ingresen el lunes y martes de una semana
se le cancelan los viernes de la misma semana, y lo que cancelen miércoles,
jueves y viernes se cancelan el miércoles de la semana siguiente; el monto a
cancelar se determina de la siguiente manera, los días miércoles y lunes de
cada semana realiza el cierre de comisiones dependiendo la
que
corresponda, del cierre del miércoles se coloca la fecha que corresponde es
decir, la fecha del lunes y el martes y se indica la semana que corresponde
cabe destacar y se da F10 para que esta imprima automáticamente y por
separado los listados de comisiones de cada uno de los intermediarios que
ingresaron primas en esa semana.
Inicialmente sale un listado preliminar el cual es revisado para evitar
errores en las comisiones como falta de pago de alguna póliza, aplicar
descuento de alguna deuda que el intermediario tenga con la compañía, etc.
Una vez realizada esta revisión se procede a imprimir el listado definitivo de
las comisiones y los mismos traen automáticamente impreso el número de
orden el cual es aprobado para general el cheque.
2.2.6 Desglose y entrega de los cheques.
Los vauche de los cheques constan de tres juegos, original y dos
copias y las órdenes de pago constan de tres juegos también cliente,
contabilidad y expediente y viene anexo a ella tres juegos de finiquito los
cuales deben ser firmados por la persona beneficiaria del cheque, una vez
firmado los cheques se procede a desglosarlo de la siguiente manera; el
28
original del vauche va con la copia de contabilidad de las órdenes de pago y
un finiquito, las dos copias que quedan se le anexa el cheque y se envía a
caja para ser entregado el día que le corresponde dependiendo de cuál sea
el caso; los cheques deben ser entregados de la forma; los días lunes y
martes se entregan los cheques de Reembolso de automóvil y salud, el
miércoles las comisiones de los intermediarios el Jueves es el pago a los
Talleres y Clínicas y el viernes se cancelan comisiones nuevamente y las
devoluciones de primas.
2.3 Justificación y Relevancia para el desarrollo del perfil profesional
El informe de pasantía de Grado, está relacionado directamente con la
carrera administrativa, donde se estudiarán distintos temas enfocados en la
administración. Los individuos cambian con la educación y la experiencia.
Los grupos de los individuos tienen experiencia organizacional que conducen
al cambio. Se toman decisiones, se resuelven problemas y se aprovechan
oportunidades, sin embargo, el aprendizaje organizacional, es decir, las
lecciones aprendidas a partir de la experiencia personal, podrían no
convertirse en partes de los procedimientos normales de la organización.
La administración estudia la eficiencia del empleo, por eso define los
objetivos organizacionales como una situación que intenta alcanzar una
imagen de la organización para su futuro, ya que si este no es alcanzado,
deja de ser la imagen de la organización para su futuro.
Los objetivos son los resultados futuros que se esperan alcanzar. Son
las directrices escogidas que se pretenden proyectar dentro de un cierto
espacio de tiempo, aplicando determinados recursos disponibles o posibles
29
así, los objetivos son pretensiones futuras que, una vez alcanzadas dejan de
ser objetivos para volverse realidad.
La eficiencia de la organización depende directamente de la buena
capacitación, el adiestramiento motiva a los empleados para trabajar más
esto en las compañías dinámicas donde la tecnología está cambiando al
adiestramiento en un proceso continuo y no una actividad de una sola vez.
El proceso administrativo es aquel que determina cuáles son los
objetivos que deben alcanzarse y que deben hacerse para lograrlo.
Administrar es definir los objetivos y proyectar la más adecuada
direccionalidad a fin de garantizar el cumplimiento de los mismos.
2.4 Beneficios y Alcances
Alcances
El Informe de Pasantías de Grado, presentado describe las
actividades realizadas dentro de la empresa Multinacional de Seguros,
específicamente en el Departamento de Administración, los cuales tienen los
siguientes alcances: Cobro de las pólizas, emisiones de órdenes de pago
para los gastos administrativos, elaboración del presupuesto de pago,
emisión de cheques de siniestros y administrativos, cierre y pago de
comisiones a los intermediarios y el desglose y entrega de los cheques.
Las actividades realizadas por el pasante se basan principalmente en
los conocimientos adquiridos en la carrera administrativa, los cuales sirvieron
como guía en el campo laboral y permitió desarrollar nuevos conocimientos,
30
en el curso de las pasantías se alcanzaron habilidades tanto técnicas,
administrativas y humanas.
2.5 Aportes de importancia
En cuanto a las habilidades técnicos administrativas, se pueden
mencionar los procedimientos utilizados, para llevar a cabo las tareas
asignadas. Estos procedimientos se describen a través de las actividades
realizadas en el período de pasantías en conjunto con las habilidades
adquiridas en la carrera
y la destreza de los recursos tecnológicos que
forman parte fundamental para llevar a cabo las tareas asignadas en el
tiempo establecido con la mayor eficiencia posible. Al referir las habilidades
humanas es importante destacar que la práctica administrativa, lleva a
desarrollar las relaciones personales en un ambiente de trabajo estable y
organizado.
Los conocimientos adquiridos en el periodo de pasantías se deben en
gran parte a la experiencia, formación y colaboración de las personas que
laboran en el Departamento de Administración de Multinacional de Seguros
C.A.
31
CAPITULO III
3. FUNDAMENTACION TEORICA
3.1 Bases Teóricas
A continuación los argumentos teóricos que le dan sustento a esta
investigación, relacionados con las Actividades Desarrolladas en el
Departamento de Administración de Multinacional de Seguros C.A, Ciudad
Bolívar, Estado Bolívar.
3.1.1 Administración:
Acción de prestar servicio o ayudar, y representa la conducción de una
empresa
y
todas
las
actividades
relacionadas
con
la
planeación,
organización, dirección y control. (Chiavenato, I. 1994, p. 3).
3.1.2 Cheques
Documento emitido por una persona natural jurídica que avala un
pago en contra prestación de algún servicio o bien adquirido (Shell.
Definiciones Económicas. 1996).
3.1.3 Orden de Pago:
Documento en que se instruye al librado (regularmente el banco) para
que pague con cargo a la cuenta corriente del girador una cierta suma de
dinero a favor de un tercero.
32
Esta orden de pago se hace por el sistema que lleva la empresa que
es el Temis10 en el cual solo se debe poner el número de la sucursal que es
el 22, el código del productor, más los datos del cliente y ya el sistema hace
todo.
3.1.4 Productor de Seguro:
El productor-asesor de seguros de hoy es un profesional altamente
capacitado, ha rendido difíciles exámenes de competencia exigidos por la
Superintendencia de Seguros de la Nación, organismo que también le exige
registros legales muy detallados para proteger mejor sus intereses. Este
mismo es el intermediario que se encarga de velar por los intereses de su
cliente dentro y fuera de la empresa.
3.1.5 Recibo de Caja:
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo recaudados por la empresa.
El original se entrega al
cliente y las copias se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con debito a la cuenta caja, y el crédito
de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
es un soporte de los abonos parciales
Generalmente
o totales de los clientes de una
empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el
soporte es la factura.
33
3.1.6 Emision de Cheques:
Este
Sistema
funciona
en
coordinación
con
el
Sistema
de
Contabilidad, y de hecho, utiliza los saldos de las Cuentas de Bancos,
además de su propia información, para establecer la Disponibilidad Bancaria.
El Sistema funciona de la siguiente manera:
El operador indica la cuenta de Banco sobre la cual desea emitir un
cheque. El Sistema le indica el Saldo disponible, para lo cual toma en cuenta
el Saldo en Libros de Contabilidad, además de los cheques, depósitos y
otros documentos, procesados en el sistema de Emisión de Cheques y que
aun no han sido contabilizados en el Mayor.
El operador indica las cuentas y los montos que completan el asiento
correspondiente al cheque. Por ejemplo, puede ser una Cuenta de
Proveedores o una Cuenta de Gastos donde se cargará el monto que se está
abonando a la cuenta del Banco.
También es posible utilizar una cuenta genérica de Cheques Emitidos
para luego procesar la distribución de asientos correspondientes.
Una vez indicada la información solicitada, el sistema imprime el Cheque, y
también imprime el Comprobante o "Voucher", con las cuentas que fueron
afectadas por el cheque emitido.
34
3.1.7 Póliza de Seguro:
El contrato de seguro es el medio por el cual el asegurador se obliga,
mediante el cobro de una prima, a resarcir un daño o a pagar una suma de
dinero al verificarse la eventualidad prevista en el contrato.
Estas pólizas pueden ser de: Automóvil, Salud (HCM), Patrimoniales, y de
Responsabilidad Civil.
3.1.8 Gerencia
Es el proceso de gestión donde se integran en forma coordinada la
dirección la comunicación y la capacidad de decisión en el tratamiento
(Gibas, 1988, p. 18).
3.1.9 Motivación
Representa el impulso de una persona para entrar en acción, porque
desea hacer algo. Dentro do la organización de motivación representa una
tarea compleja y difícil, puesto que implica una relación de sistemas entre
muchas variables (Sehein, 1994, P. 31 7).
3.1.10 Normas
Se refiere al comportamiento esperado de los miembros de los grupos
para ejercer presión sobre ella para que se cumplan (Koonts, H. 1996, P.
529).
35
3.1.11 Cotización:
Documento que puede emanar tanto de una compañía de seguros
como de un corredor de seguro s, por cuenta de una compañía, con
excepción del caso de seguros de Rentas Vitalicias del D.L. 3.500, que
contiene alternativas de cobertura y tarifa por los seguros respectivos, y que
obligan a respetar sus términos y condiciones durante el plazo que en ella se
establezca.
3.1.12 Deducible:
Cantidad que se establece en algunas pólizas como cantidad o fracción
porcentual que es de cargo del asegurado, y no indemnizable por el
Asegurador.
3.1.13 Organización
Es el resultado del proceso de hacer acopio de todos los recursos
materiales y humanos para ponerlos a funcionar en forma armónica
señalamientos de su interdependencia tanto de las partes la empresa misma
considerada como el todo indicando además con toda claridad las leyes que
la rigen (Hodge y Jonson 1989 p.93)
3.1.14 Planificación
Es una función básica de la administración diagnóstico de una
situación determinada la formulación de políticas, programas y planes de
acción, metas y objetivos, así
como la formulación de estrategias de
ejecución. (Terry, 1972 p.36).
36
3.1.15 Proceso Administrativo
Este proceso se considera a manera de núcleo esencial de la
administración y en lo general se ve como un formato efectivo para el
estudiante que se inicia en la administración. (Chiavenato, I. 1994, p. 29).
3.1.16 Políticas
Son declaraciones o interpretaciones generales que guían el
pensamiento durante la toma de decisión (Def. Op)
3.1.17 Duración de la Pólizas:
Duración del Seguro (Vigencia): Es el período durante el cual el
asegurador toma bajo su cargo los riesgos cubiertos por la póliza. Se
encuentra mencionado en las condiciones particulares de la póliza.
3.1.18 Toma de Decisiones:
Es la selección de la mejor opción, tomando en cuenta dos o más
decisiones, a partir de un proceso que comprende el diagnóstico y definición
del problema a obtener y analizar los hechos más relevantes, desarrollo de
opiniones, evaluación de opciones, selección de la mejor opción, análisis de
las posibles consecuencias de la decisión y poner en práctica la decisión
(Echevane, 1995, P. 49).
37
3.1.19 Prima:
Es el monto a pagar por parte del asegurado o tomador de la póliza y
calculado con una tabla de porcentajes según el valor del bien o monto a
asegurar. Todo depende del tipo de póliza, bien sea personas, automóvil,
patrimonial o fianzas.
Este porcentaje lo calculan en base a los siniestros del año anterior y
datos estadísticos. Previa aprobación de la superintendencia de seguros o
ente encargado de regular las empresas de seguro.
3.2 Bases Legales:
La Nueva Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela
en sus artículos 83, 84, 85 y 86 dice:
Artículo 83. La salud es un derecho social fundamental, obligación del
Estado, que lo garantizará como parte del derecho a la vida. El Estado
promoverá y desarrollará políticas orientadas a elevar la calidad de vida, el
bienestar colectivo y el acceso a los servicios. Todas las personas tienen
derecho a la protección de la salud, así como el deber de participar
activamente en su promoción y defensa, y el de cumplir con las medidas
sanitarias y de saneamiento que establezca la ley, de conformidad con los
tratados y convenios internacionales suscritos y ratificados por la República.
Artículo 84. Para garantizar el derecho a la salud, el Estado creará,
ejercerá la rectoría y gestionará un sistema público nacional de salud, de
carácter intersectorial, descentralizado y participativo, integrado al sistema de
seguridad social, regido por los principios de gratuidad, universalidad,
38
integralidad, equidad, integración social y solidaridad. El sistema público
nacional de salud dará prioridad a la promoción de la salud y a la prevención
de las enfermedades, garantizando tratamiento oportuno y rehabilitación de
calidad. Los bienes y servicios públicos de salud son propiedad del Estado y
no podrán ser privatizados. La comunidad organizada tiene el derecho y el
deber de participar en la toma de decisiones sobre la planificación, ejecución
y control de la política específica en las instituciones públicas de salud.
Artículo 85. El financiamiento del sistema público nacional de salud
es obligación del Estado, que integrará los recursos fiscales, las cotizaciones
obligatorias de la seguridad social y cualquier otra fuente de financiamiento
que determine la ley. El Estado garantizará un presupuesto para la salud que
permita cumplir con los objetivos de la política sanitaria. En coordinación con
las universidades y los centros de investigación, se promoverá y desarrollará
una política nacional de formación de profesionales, técnicos y técnicas y
una industria nacional de producción de insumos para la salud. El Estado
regulará las instituciones públicas y privadas de salud.
Artículo 86. Toda persona tiene derecho a la seguridad social como
servicio público de carácter no lucrativo, que garantice la salud y asegure
protección en contingencias de maternidad, paternidad, enfermedad,
invalidez,
enfermedades
catastróficas,
discapacidad,
necesidades
especiales, riesgos laborales, pérdida de empleo, desempleo, vejez,
viudedad, orfandad, vivienda, cargas derivadas de la vida familiar y cualquier
otra circunstancia de previsión social. El Estado tiene la obligación de
asegurar la efectividad de este derecho, creando un sistema de seguridad
social universal, integral, de financiamiento solidario, unitario, eficiente y
participativo, de contribuciones directas o indirectas. La ausencia de
capacidad contributiva no será motivo para excluir a las personas de su
39
protección. Los recursos financieros de la seguridad social no podrán ser
destinados a otros fines. Las cotizaciones obligatorias que realicen los
trabajadores y las trabajadoras para cubrir los servicios médicos y
asistenciales y demás beneficios de la seguridad social podrán ser
administrados sólo con fines sociales bajo la rectoría del Estado. Los
remanentes netos del capital destinado a la salud, la educación y la
seguridad social se acumularán a los fines de su distribución y contribución
en esos servicios. El sistema de seguridad social será regulado por una ley
orgánica especial.
DECRETO CON FUERZA DE LEY DE EMPRESAS DE SEGUROS Y
REASEGURO
TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. El presente Decreto Ley regula la actividad aseguradora,
reaseguradora, de producción de seguros, de reaseguros y demás
actividades conexas.
A los fines de este Decreto Ley, se entiende por actividad
aseguradora, aquella mediante la cual existe la obligación de prestar un
servicio o el pago de una cantidad de dinero, en caso de que ocurra un
acontecimiento futuro e incierto y que no dependa exclusivamente de la
voluntad del beneficiario, a cambio de una contraprestación en dinero.
Se rigen por este Decreto Ley y, en consecuencia, sólo podrán realizar
sus operaciones, previa autorización de la Superintendencia de Seguros, las
empresas de seguros, de reaseguros, los agentes de seguros, corredores de
40
seguros, las sociedades de corretaje de seguros y de reaseguros, oficinas de
representación y sucursales de empresas de reaseguros o sociedades de
corretaje de reaseguros del exterior y los peritos evaluadores, inspectores de
riesgos y ajustadores de pérdidas, así como las personas naturales o
jurídicas que se dediquen al financiamiento de la actividad aseguradora,
siempre que no estén regidas por la Ley General de Bancos y otras
Instituciones Financieras.
En caso de duda acerca de la naturaleza de las operaciones que
realice
una
empresa
o
un
sujeto
cualquiera,
corresponde
a
la
Superintendencia de Seguros decidir si las mismas son aquellas sometidas
al régimen establecido en el presente Decreto Ley. Igualmente la
Superintendencia de Seguros es el organismo competente para determinar si
una operación que realiza cualquiera de las personas sujetas a su control es
compatible con la naturaleza de la actividad para la que se le ha autorizado.
La Superintendencia de Seguros podrá suspender preventivamente,
las operaciones que considere incompatibles con la naturaleza de la
empresa o sujeto, y tomará cualesquiera otras medidas en resguardo de los
intereses del público y del mercado asegurador en general.
La Superintendencia de Seguros queda facultada para efectuar la
regulación, inspección, vigilancia, supervisión, control y fiscalización de las
personas naturales o jurídicas que realicen, o presuma que realicen,
cualquier operación cuya práctica requiera autorización conforme a este
Decreto Ley.
Denominaciones
41
Artículo 2. Sólo las personas regidas por este Decreto Ley podrán
utilizar en su denominación las palabras seguros y reaseguros. En todo caso
los entes controlados deberán tener una denominación social que
especifique claramente su naturaleza jurídica. Los productores de seguros y
de reaseguros, peritos evaluadores, ajustadores de pérdidas e inspectores
de riesgo, en toda su documentación y publicidad deberán indicar su carácter
sin usar abreviaturas.
Protección de la actividad aseguradora
Artículo 3. El Estado protegerá la libre competencia en la actividad
aseguradora, y velará por el funcionamiento del mercado asegurador, de sus
integrantes, productores, auxiliares y los profesionales que sean utilizados en
forma frecuente por las empresas de seguros, así como por los derechos de
los tomadores, los asegurados y los beneficiarios.
Órgano encargado del control de las operaciones de seguro
Artículo 4. El control, regulación, inspección, supervisión, fiscalización y
vigilancia de la actividad aseguradora, reaseguradora, de producción de
seguros y reaseguros y demás actividades conexas se ejerce a través de la
Superintendencia de Seguros. La intervención del Estado en esta actividad
se realizará para la protección de los tomadores, los asegurados o los
beneficiarios de los contratos de seguros y en salvaguarda de la estabilidad
del sector asegurador.
Prohibición de operaciones sin base técnica
Artículo 5. Queda prohibida la realización de operaciones de seguros
que carezcan de base técnica actuarial o del respaldo de reaseguradores de
probada
trayectoria,
así
como
las
42
comprendidas
en
los
sistemas
denominados tontino y chatelusiano y sus derivados. También quedan
prohibidos los contratos de cuentas en participación con relación al seguro,
entendiéndose por éstos aquellos en los que las empresas de seguros den
participación a otros en las utilidades o pérdidas de una o más operaciones
de seguros o en los que un grupo de personas den participación a otras en
utilidades o pérdidas relativas a determinados riesgos. Igualmente, queda
prohibido el ejercicio por las empresas de seguros o de reaseguros o por las
sociedades de corretaje de seguros o de reaseguros de cualquier industria o
actividad ajena a su objeto.
Prohibición de operaciones con empresas del exterior
Artículo 6. Salvo las operaciones de reaseguro, queda prohibido
celebrar operaciones de seguros con entidades extranjeras no autorizadas
para desarrollar la actividad aseguradora en Venezuela, cuando el riesgo
esté ubicado en el territorio nacional.
No obstante, el Ejecutivo Nacional fijará las condiciones en las cuales
la Superintendencia de Seguros podrá autorizar el aseguramiento en el
exterior de riesgos que no sea posible asegurar con compañías establecidas
en el país, siempre que dicha imposibilidad haya sido demostrada
suficientemente.
43
TITULO II
DE LOS ORGANOS DE CONTROL DE LA ACTIVIDAD
ASEGURADORA
CAPITULO I
De la Superintendencia de Seguros
Sección primera
Disposiciones Generales
Naturaleza Jurídica
Artículo 7. La Superintendencia de Seguros es un servicio autónomo
de carácter técnico sin personalidad jurídica, integrado al Ministerio de
Finanzas; con el régimen de ingresos propios establecido en este Decreto
Ley. La Superintendencia de Seguros, gozará de autonomía funcional,
administrativa y financiera, y tendrá la organización que este Decreto Ley, su
Reglamento y el Reglamento Interno establezcan.
Objetivo
Articulo 8. La Superintendencia de Seguros tendrá a su cargo la
regulación, inspección, vigilancia, supervisión, control y fiscalización de la
actividad aseguradora y reaseguradora y en función a éstas, de las personas
naturales o jurídicas a las que se refiere el artículo 1 de este Decreto Ley, así
como de las personas que desempeñen los cargos de dirección,
representación o administración de las entidades sometidas al presente
44
Decreto Ley, y de toda otra persona respecto a la cual este Decreto Ley
establezca alguna prohibición o mandato, cuando haya elementos de juicio
suficientes para considerar que existen operaciones entre ellas.
Supervisión consolidada y concepto de grupo económico
Artículo 9. La Superintendencia de Seguros ejercerá la intervención
indicada en este Decreto Ley y, en general, las facultades de regulación,
inspección,
vigilancia,
supervisión,
control
y
fiscalización
en
forma
consolidada, abarcando al grupo económico, estén o no sus miembros
domiciliados en el país, para lo cual deberá como mínimo:
1. Verificar que tienen procedimientos adecuados para vigilar y controlar sus
actividades en el ámbito nacional e internacional, si fuere el caso.
2. Obtener información sobre el grupo a través de inspecciones regulares,
estados financieros auditados y otros informes.
3. Obtener información sobre las transacciones y relaciones entre las
empresas del grupo, tanto nacional como internacional, si fuere el caso.
4. Recibir estados financieros consolidados a nivel nacional e internacional,
si fuere el caso, o información comparable que permita el análisis de la
situación del grupo en forma consolidada.
5. Investigar la composición accionaria de los sujetos controlados y la de sus
accionistas, hasta llegar a las personas naturales que efectivamente tienen el
control de los inspeccionados.
45
6. Evaluar los indicadores financieros de la institución y del grupo, tales como
adecuación
del
capital,
reservas
técnicas,
patrimonio
propio
no
comprometido, así como cualquier otro índice que estime conveniente.
Cuando uno de los sujetos regulados por este Decreto Ley forme parte
de un grupo económico, los entes de control respectivo estarán obligados a
suministrar a la Superintendencia de Seguros los datos e informaciones que
ésta requiera e incluso a coordinar inspecciones conjuntas, para el mejor
ejercicio de sus funciones.
A los efectos de este Decreto Ley se entiende por grupo económico:
1. Cuando la Superintendencia de Bancos y Otras Instituciones Financieras
lo haya calificado como grupo financiero.
2. El conjunto de empresas que constituyan una unidad de decisión o gestión
de acuerdo con lo establecido en el presente artículo. Se considera que
existe unidad de decisión o de gestión cuando una empresa de seguros o de
reaseguros tiene respecto a otras sociedades o empresas, o cuando
personas naturales o jurídicas tienen respecto a las mismas:
a. Participación directa o indirecta igual o superior a cincuenta por ciento
(50%) de su capital o patrimonio.
b. Control igual o superior a la tercera parte de los votos de sus órganos de
dirección o administración.
46
c. Control sobre las decisiones de sus órganos de dirección o administración,
mediante
cláusulas contractuales,
estatutarias o
por
cualquier
otra
modalidad.
También podrán ser consideradas personas vinculadas o relacionadas
y en consecuencia formarán parte del grupo económico aquellas personas
naturales, jurídicas o entidades o colectividades cuando tengan entre sí
vinculación accionaria, financiera, organizativa o jurídica.
La Superintendencia de Seguros podrá incluir dentro de un grupo
económico a cualquier empresa, aún sin configurarse los supuestos
señalados en los numerales anteriores, cuando exista entre algún o algunos
de los sujetos regidos por este Decreto Ley y otras empresas, influencia
significativa o control.
Se entiende que existe influencia significativa cuando uno de los
sujetos regulados tiene sobre otras empresas, o viceversa, capacidad para
afectar en grado importante, las políticas operacionales o financieras.
Igualmente, existe influencia significativa, cuando uno de los sujetos
regulados tiene respecto a otras sociedades o empresas, o cuando personas
naturales o jurídicas tienen respecto a ellos participación directa o indirecta
entre el veinte por ciento (20%) y el cincuenta por ciento (50%) del capital
social.
Así mismo, podrán ser consideradas por la Superintendencia de
Seguros como empresas relacionadas a un grupo económico, aquellas
empresas que realicen habitualmente obras o servicios para uno de los
sujetos regulados por este Decreto Ley, en un volumen que constituya la
fuente principal de sus ingresos.
47
La Superintendencia de Seguros también podrá incluir en un grupo
económico, cuando lo considere conveniente, a las sociedades propietarias
de acciones de un integrante del grupo, cuando tenga el control del mismo.
El término empresas a que se refiere este artículo comprende las
filiales, afiliadas y relacionadas, estén o no domiciliadas en el país, cuyo
objeto o actividad principal sea complementario o conexo al de los sujetos
regulados por este Decreto Ley. Conforme a lo establecido en este artículo,
las filiales, afiliadas y relacionadas domiciliadas o constituidas en el exterior,
formarán parte integrante del grupo económico respectivo.
Las empresas de seguros o reaseguros deberán presentar un informe
ante la Superintendencia de Seguros describiendo las empresas vinculadas
o relacionadas que conformen con ellas según lo preceptuado en este
artículo un grupo económico. Dicho informe ha de presentarse ante la
Superintendencia de Seguros dentro de los primeros cinco (5) días de cada
trimestre del año fiscal.
La presente Ley tiene como objeto establecer los principios y
mecanismos mediante los cuales el Estado regule las actividades
aseguradora, reaseguradora y conexas realizadas en el país, en beneficio de
los contratantes, asegurados y beneficiarios de los seguros mercantiles y de
la estabilidad del sistema asegurador.
48
CAPITULO IV
4. PERSPECTIVA METODOLOGICA
4.1
Descripción de los Métodos y Procedimientos para la realización
de las Actividades de Pasantías.
Los procedimientos para desarrollar las actividades propuestas se
basan en la investigación de tipo Descriptiva y de Campo: las cuales
permiten estudiar y describir los procesos administrativos de Multinacional de
Seguros C.A.
Según Méndez, (1994) define:
La investigación de tipo descriptivo como aquella encargada de la
descripción de las características que identifican los diferentes elementos
componentes como su interrelación. Su propósito es la delimitación de los
hechos que conforman el problema de la investigación.
Según Maritza Barrios (1999) dice que:
Se entiende por investigación de campo, el análisis sistemático de
problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos,
interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus
causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos
característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación
conocidos o en desarrollo.
En consecuencia estos tipos de estudios permiten obtener información para
llegar al desarrollo y conclusiones específicas de la situación estudiada.
49
4.2 Fuentes de Información.
Software de información: Para el procesamiento de la información
recopilada y la realización del informe de la investigación fue necesario hacer
uso de los programas principales como:
 Microsoft Internet Explorer
 Microsoft Word.
 Microsoft Excel.
 Microsoft Power Point.
Material Bibliográfico: Se realizo la investigación del material
bibliográfico constituido por Manuales de organización, tesis, archivos
verticales, las cuales constituyen la base para el desarrollo de esta
investigación.
Inspección Visual: La inspección visual es un acto de verificación
física, material y de funcionamiento de un proceso, equipo, maquinarias o de
cualquier fenómeno o suceso del cual sea importante conocer las cualidades
y características que lo identifican o describen.
Con la inspección, ayuda y colaboración visual basada en la
observación directa y evaluar objetivamente el desarrollo de las actividades
que se hicieron en el Departamento de Administración de Multinacional de
Seguros C.A, Ciudad Bolívar, Estado Bolívar.
50
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Una vez terminado las Pasantías de Grado en Multinacional de
Seguros y analizado cada una de las actividades realizadas se procedió a
señalar las siguientes conclusiones:
Los procedimientos desarrollados para estructurar los planes de la
Empresa se centra en la ejecución de estrategia participativas, que se
sustenta en un preciso diagnóstico y análisis situacional, mediante los cuales
se pueda definir las necesidades y establecer términos y objetivamente las
jerarquizaciones de la misma.
Los canales de comunicación internos se efectúan debidamente, la
cual garantiza la realización de los objetivos en el Departamento de
Administración.
La toma de decisiones relativas y metas de los planes a desarrollar dentro de
la Empresa, no se basan en el carácter profesional y objetivo, producto de
consulta y análisis de los resultados, trayendo como consecuencia
incertidumbre durante la aplicación de los planes.
Las actividades que diariamente se ejecutan en el Departamento de
Administración enfrentan una coordinación y dirección efectiva debido al
control
administrativo
eficaz,
supervisando
actividades y funciones que se realizan.
51
continuamente
todas
las
Los niveles tecnológicos son óptimos, lo que ha permitido en gran
medida alcanzar un mayor nivel de efectividad en el Proceso Administrativo
que ejecuta e Departamento de Administración.
Existe una planificación adecuada que proyecta las actividades en el
Departamento de Administración donde la operatividad del proceso
administrativo garantiza el cumplimiento de los objetivos
El personal que labora en el Departamento de Administración está
capacitado y tiene los conocimientos necesarios para enfrentar las
actividades diarias relacionadas al cobro de las pólizas, a la emisión de
órdenes de pagos, a la estructuración de presupuestos de pagos, al pago de
las comisiones a intermediarios y otras actividades relacionadas a los
contratos de seguros.
52
Estructuración y Aplicación de una Matriz Diagnóstica Simple orientada
hacia la Detección de Necesidades (Matriz FODA)
La importancia de la realización de una matriz FODA se representa
por el diagnostico de un análisis, interno y externo, las oportunidades y
amenazas en una empresa representa factores exógenos que pueden
favorecer o limitar respectivamente el desarrollo de las estrategias que se
plantean, mientras las debilidades y fortalezas representa los factores
endógenos positivos o negativos para el desarrollo de un proceso.
En Multinacional de Seguros son notables las fortalezas que influyen
en el desarrollo eficiente de la misma presentando una imagen y una visión
global para satisfacer las necesidades si presentan sus clientes cada día
ofreciendo planes atractivos y accesibles.
La matriz FODA va estar enfocada directamente a la sucursal Ciudad Bolívar
C.A., dicha matriz se puede observar a continuación:
53
Tabla Nº 1
MATRIZ FODA
Fortalezas
Oportunidades
Ambiente laboral óptimo.
Oportunidades de expansión dentro
del Territorio nacional y en especial
en el Estado Bolívar
Relaciones laborales adecuadas.
Personal altamente capacitado.
Estructuración de convenios con las
universidades públicas y privadas de
la región para darle apoyo en relación
a las pasantías de los estudiantes.
Bases Tecnológicas adecuadas.
Proceso administrativo con un alto
nivel de funcionabilidad.
Convenios con empresas públicas y
privadas en relación a la póliza de
seguros de los empleados.
Debilidades
Amenazas
Falta de un manual de normas y
procedimientos.
Alto nivel de competencia en la
región.
Carencia
de
programas
de
capacitación hacia los empleados.
Situación económica y política que
presenta actualmente el país.
Fuente: El Autor
54
5.2
Recomendaciones
En función de las conclusiones expuestas anteriormente, se plantean
las siguientes recomendaciones:
 Mantener una comunicación apropiada donde se vinculen el recurso
humano de manera integral para garantizar un proceso de toma de
decisiones adecuado dentro del Departamento de Administración.
 Implantar dentro de la Empresa un Proceso Administrativo que cubra
todos los aspectos fundamentales para llevar la calidad funcional de
la misma, como es la organización, control, dirección y ejecución de
todas las actividades realizadas.
 Debe implementar estrategias que le permite un nivel más óptimo de
eficiencia durante el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas.
 Formular mecanismos de Control Administrativo a los efectos de que
la realización de las diferentes funciones y actividades se lleven a
cabo de acuerdo a las exigencias mínimas existentes.
 Debe tomarse en cuenta que las políticas, planes y medidas deben
ser aplicadas y adaptadas a cada uno de los departamentos
administrativos de la Empresa.
 Se
debe
promover
planes
de
adiestramiento
en
las
áreas
administrativas en referencia principalmente a las deficiencias que
presente el personal en el Departamento de Administración para que
55
de esta manera se pueda asegurar una eficiencia administrativa
óptima.
 Establecer planes de mejoras individuales a través de adiestramiento,
fomentando el compromiso de los trabajadores frente así mismo y con
la Empresa.
 Elaborar los manuales de organización, normas y procedimientos a fin
de dejar sentadas las bases sobre las políticas y reglas establecidas
en la empresa y especialmente en el Departamento de Administración.
56
BIBLIOGRAFÍA
CHIAVENATO, I. (1994). Principios Fundamentales de Gerencia Moderna.
México: Prentice-Hall.
GIBAS, (1988) Administración de Personal. Caracas: FREGIR.
HODGE y Jonson (1989) Fundamentos de Administración. Caracas:
Universidad Central de Venezuela. Vicerrectorado Académico.
KOOTZ Harold y Weihrich Heinz (1994). Principios de la Organización.
Buenos Aires; El Ateneo.
KOONTS, H. (1996) Fundamentos de Administración. México: Trillas.
LANOULET, C. (1997). Administración: Teoría y Práctica. México: PrenticeHall.
3ª Edición.
ROSEMBERG, (1997) Administración: Teoría y Práctica. México: PrenticeHall. 3ª Edición.
SEHEIN, (1994) Administración. México: Prentice-Hall. Hispanoamericana.
SERNA, Gómez, (1999). Principios de la Administración Científica. México:
Herrero Hermanos, Sucs.
SHELL. (1996). Definiciones Económicas.
La Evolución Histórica de la
Administración. México: Prentice-Hall Hispanoamericana.
57
ANEXOS
58
Figura Nº 1
Estructura Organizativa de la Oficina Principal de
Multinacional de Seguros, C.A.
Presidente
Consulto Jurídico
V.P. Recursos
Humanos
V.P. Informática
V.P. de Mercadeo
V.P. Proyectos
Especiales
V.P. de Contraloría
V.P.E. de
Producción
V.P.E. de las Areas
Técnicas
V.P.E.
Administración y
Finanzas
V.P.E. de
Automóviles
Fuente: Multinacional de Seguros, C.A.
59
V.P.E. de
Producción
Figura Nº 2
Estructura Multinacional de Seguros, C.A.
Sucursal Ciudad Bolívar.
Gerente
Recepción
Analista Integral
Supervisora de
Inversora
Jefe de
Administración
APRENDIZ INCE
APRENDIZ INCE
Jefe
Técnico
Dpto.
Médico
COBRADOR
ANALISTA DE
RECLAMO AUTO
ANALISTA DE
RECLAMO HCM
APRENDIZ INCE
PERITO
APRENDIZ INCE
Fuente: Multinacional de Seguros, C.A.
60
ANALISTA
DE
EMISIÓN
Estructura del Departamento (Organigrama)
Departamento de
Administración
Departamento
de Caja
Recepción
61
VERIFICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EFECTUADOS EN EL
DEPARTAMENTO TÉCNICO EN LA EMPRESA MULTINACIONAL DE
SEGUROS SUC. CIUDAD BOLIVAR
En la empresa multinacional de seguros
departamento Técnico
debido a
se ha evaluado
que es la columna vertebral
empresa y desde allí se ramifican o se despliegan
del
el
la
toda las operaciones
que se realizan en los demás departamentos es por esto la importancia
de poner en ejecución el administrativo en este valioso departamento, ya
que se han venido presentado problemas a la hora de emitir una póliza,
retirar un repuesto o una orden, o la cancelación de facturas a personas
naturales o jurídicas, es por esto el ejemplo en donde puedo observar que
no se está llevando un proceso de planificación y organización en dicho
departamento.-
62
Objetivos
Períodos
Firma Tutor
Industrial
─ Describir el proceso de cobro
de
las
pólizas
con
la
verificación de los datos
correspondientes.
Período
Continuo
─ Examinar las emisiones de
órdenes de pago para los
gastos administrativos.
Período
Continuo
─ Verificar la elaboración del
presupuesto de pago semanal
para el Departamento de
Finanzas.
Período
Continuo
─ Revisar el control de la Emisión
de cheques de siniestros y
administrativos
Período
Continuo
─ Cotejar el cierre con el pago de
comisiones
a
los
intermediarios.
Período
Continuo
─ Establecer el proceso de
desglose y entrega de los
cheques.
Período
Continuo
63
64
65
66
67
68
69
70
71