ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL
EVIDENCIA 3 INFORME
PRESENTADO POR:
APRENDIZ- JEYSON MUÑOZ TORRES
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA – 2018
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL
EVIDENCIA 3 INFORME
PRESENTADO A:
INSTRUCTOR THOMAS ERICK PICHON
PEREZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA – 2018
Introducción
Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se
encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa
persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además
otras
funciones.
“El artículo 21 del título quinto de d e la Ley General de Archivos de Colombia
señala que las entidades deberán elaborar programad de gestión de documentos pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los
principios
y
los
procesos
archivísticos.”
Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a paso la
recepción o radicación, registro, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente
contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente
establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden
extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones
recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida Correspondencia
interna
(comunicación
interna).
Administración
Documental
en
el
Entorno
Laboral
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Actividades de Transferencia de Conocimiento Informe “Administración Documental”.
Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado reflexionar,
contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar la
definición de administración, los pasos para la administración documental, principios y normas
archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones
oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y documentación
para recepción y despacho de documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta
evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de estudio presentando
en esta guía.
EVIDENCIA
3.
Informe Administración Documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente
actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o
radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
Administración
Documental
en
el
Entorno
Laboral
5
Desarrollo
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control
que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona
natural
o
jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia
de
la
fecha
y
hora
de
recibo
o
de
envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario,
Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del
trámite,
anexos
y
tiempo
de
respuesta.
ACTIVIDADES
DEL
REGISTRO
DE
DOCUMENTOS:
Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de
folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001
Art.
2)
Asignación
consecutivo
de
envíos
Administración
ACTIVIDADES
Documental
DE
LA
en
el
RADICACIÓN
Entorno
DE
Laboral
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DOCUMENTOS:
Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los
documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración
de
estadísticas
1.
Registro
de
entrada
carta:
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la
empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir,
aquellas
que
ofrecen
información
a
la
empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en
el
Libro
Registro
de
Entrada
de
Correspondencia.
Administración Documental en el Entorno Laboral 7
Formato
del
libro
Registro
de
Entrada
de
Correspondencia:
REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº orden Fecha de entrada Día Mes
Clase
Remitente
Destinatario
Asunto
Anexos
Además,
la
empresa
2.
estampa
un
Registro
sello
similar
al
de
que
viene
a
continuación:
salida
carta:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su
emisión.
Administración
Documental
en
el
Entorno
Laboral
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Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con
el
mismo
sello.
En el sello debe aparecer:
* El número de registro
* La fecha
* El destinatario
-Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la
Formato
REGISTRO
del
DE
Nº
3.
SALIDA
registro
DE
LA
orden
de
CORRESPONDENCIA
SALIDA
Clase
salida:
Referencia
Fecha
de
salida
Correspondencia
interna:
Anexos
Destinatario
Asunto
Administración
Documental
en
el
Entorno
Laboral
l
9
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las
comunicaciones internas. Según el volumen de d e comunicaciones y el organigrama de la
empresa,
* único
o
éste
existir
(Funcionamiento
Ejemplos
RECEPCIÓN,
puede
tantos
igual
al
de
como
de
ser:
departamentos
registros
de
registro
entrada
de
ENVÍO
Y
haya
y
salida)
correspondencia:
REGISTRO
DE
CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia
en
ambiente
WEB
desarrollado
para
el
efecto.
Correspondencia
Recibida
Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información,
será
recibida
siguiendo
los
siguientes
pasos:
Administración
Documental
en
el
Entorno
Laboral
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1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información. 2. Verificar
que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3. Sellar el documento original y la copia y
firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el
departamento
de
origen
no
utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al Coordinador del
Centro
de
Sistemas
de
Información
para
su
conocimiento,
Registro
registro
y
asignación
en
de
la
el
tarea.
Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el
Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución
del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el
documento
para
su
posterior
seguimiento.
Correspondencia
enviada
Elaboración
Administración
Documental
en
el
Entorno
Laboral
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Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y
correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de
Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado
y
emitirse
en
doble
ejemplar.
Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del
Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento,
quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del
mismo.
Registro
en
el
sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de
información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento
enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia
enviada.
Administración
Archivo
Documental
en
de
el
Entorno
la
Laboral
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correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al
asistente
para
que
la
guarde
en
el
archivador
correspondiente.
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Documental
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Administración
Documental
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Administración
Documental
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Documental
en
el
Entorno
Laboral
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Administración Documental en el Entorno Laboral 17
Conclusión
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o
envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de
recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe
“Administración Documental”