NOMBRE DE LA EMPRESA DIRECCIÓN logo CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha de emisión Noviembre, 2018 I. Clave del documento: 0000_PO_01_PG_01 Nº de revisión y fecha 1era edición Noviembre, 2018 Página 1 de 5 OBJETIVO| Establecer los lineamientos a seguir para dar de alta, modificar, resguardar o realizar la baja de un documento que forme parte del Sistema de Calidad e Inocuidad (SICA) de XXXXXXXXXXXXXXXX. II. ALCANCE Los lineamientos expuestos en el presente procedimiento aplicarán a todos los documentos que forman parte del SICA de XXXXXXXXXXX., generados a partir del 01 de Noviembre del 2018. III. DEFINICIONES a. Política b. Procedimiento c. Instructivo d. Formato e. Ayuda visual f. Especificación g. Normas técnicas IV. Directriz emitida por Gerencia General Documento que indica los pasos necesarios para realizar una actividad, así como las acciones correctivas necesarias a aplicar en caso de presentarse una desviación. Serie detallada y precisa de pasos que complementan a un procedimiento, con respecto a una actividad en particular. Documento para registrar datos, los cuales ayudan a controlar un procedimiento y/o instrucción. Es una representación gráfica que permite recordar una instrucción, especificación y/o procedimiento Documento que contiene los requisitos que deben cumplirse en la elaboración de un producto y/o el desarrollo de un proceso, para garantizar la satisfacción de un tercero o el cumplimiento a una norma de carácter regulatorio, o bien solicitada por un cliente. Son normas emitidas por agencias gubernamentales, institutos de investigación. Sirven de base para establecer controles en el proceso. FRECUENCIA DE APLICACIÓN El presente documento se aplicará cada vez que deba generarse un documento, modificarse, resguardarse o bien darse de baja. Elaboró NOMBRE Jefe de Aseg. de Calidad Noviembre 2018 Revisó NOMBRE Jefe de Producción Noviembre 2018 Autorizó NOMBRE Director General Noviembre 2018 NOMBRE DE LA EMPRESA DIRECCIÓN logo CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha de emisión Noviembre, 2018 V. VI. Clave del documento: 0000_PO_01_PG_01 Nº de revisión y fecha 1era edición Noviembre, 2018 Página 2 de 5 RESPONSABLE JEAC Jefe de Aseguramiento de Calidad es el responsable directo de mantener actualizados los formatos y retroalimentar los cambios al SICA, así como de ejecutar los lineamientos descritos en el presente procedimiento. JEPR Jefe de Producción es el responsable de revisar los documentos generados. DIRG Director General es el responsable de autorizar los documentos generados. MÉTODO 6.1. Generación de un documento. 6.1.1. Características generales a. Tipo de letra. Todos los documentos se realizarán con letra arial. b. Estructura del documento. La estructura del documento corresponderá a la establecida en el instructivo GENERACIÓN DE DOCUMENTOS (IN_01_PO_01_PG_01). c. Todos los documentos deberán tener un código y/o clave (ver INSTRUCTIVO PARA GENERACIÓN DE CLAVES – IN_02_PO_01_PG_01-). d. Títulos y organización. Se escribirán como se enuncia a continuación: - Primer orden: Se escribirán con mayúsculas y negritas. Se enumerarán con números romanos. - Segundo orden: Se escribirán con minúsculas y subrayados. Se enumerarán con números decimales, de dos cifras, separadas por punto, en equivalente al número romano del título de primer orden. Ejemplo 6.1. Generación de documentos. - Tercer orden: Se escribirán con minúsculas. Se enumerarán con números decimales, de tres cifras, separadas por punto, en equivalente al número romano del título de primer orden. Ejemplo 6.1.1. Características generales. e. Figuras y tablas. Las figuras y tablas incluidas en el texto del documento deberán estar numeradas con números arábigos. Podrá emplearse la abreviación Fig. para figura. f. Cuadro control. Los documentos contendrán una sección general de control, la cual se colocará en el inicio de todos los documentos (Ver Fig. 1. Cuadro Control del Documento). Esta sección deberá contener: - Logo de la empresa - Datos de la empresa: Nombre y dirección - Nombre del documento - Fecha de emisión - Clave del documento - Número de revisión y fecha - Página Elaboró NOMBRE Jefe de Aseg. de Calidad Noviembre 2018 Revisó NOMBRE Jefe de Producción Noviembre 2018 Autorizó NOMBRE Director General Noviembre 2018 NOMBRE DE LA EMPRESA DIRECCIÓN logo CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha de emisión Noviembre, 2018 Clave del documento: 0000_PO_01_PG_01 Nº de revisión y fecha 1era edición Noviembre, 2018 Página 3 de 5 Figura 1. Cuadro Control del Documento NOMBRE DE LA EMPRESA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA NOMBRE DEL DOCUMENTO Fecha de emisión Mes de Año g. Clave del documento: xxxx_xxxx_xxxx Nº de revisión y fecha Número de edición, Mes Año Cuadro de autorizaciones. Los procedimientos, a excepción de los formatos, ayudas visuales y normas técnicas deberán tener al calce del documento un cuadro de aprobación, indicando a las personas que participaron en su elaboración, aprobación y autorización. Los datos se colocarán de acuerdo a la figura 2. Cuadro de aprobaciones. La alta del documento se establecerá en el formato LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS (Ver FO_01_PO_01_PG_01). Figura 2. Cuadro de Aprobaciones Elaboró Aprobó Nombre de la persona que realiza Nombre de la persona que el documento aprueba el documento Puesto de la persona que realiza el Puesto de la persona que documento aprueba el documento Mes Año Mes Año h. Página 3 de xx Autorizó Nombre de la Persona que autoriza el documento Puesto de la persona que aprueba el documento Mes Año Control de cambios. Los controles de cambio serán documentados con la fecha del cambio, el número de edición y el motivo del cambio, de acuerdo a la figura 3 (Fig.3 Control de Cambios), la cual se colocará al final del documento. Fig. 3. Control de Cambios CONTROL DE CAMBIOS Número de Revisión Fecha Cambios Realizados Número de edición Mes de Año 6.1.2. Control y resguardo de las copias. Los documentos se resguardarán en original en las oficinas de Gerencia de Planta. Se distribuirán copias a las partes involucradas en carácter de COPIA CONTROLADA. 6.2. Resguardo del documento. Todos los documentos generados y aprobados deberán resguardarse por un período equivalente a su vida de anaquel más un 50% adicional. Ejemplo: Si el producto dura 2 meses, el documento deberá resguardarse por 3 meses. 6.4. Cambios a un documento. Los cambios a un documento se realizarán por motivos relacionados con: a. Solicitud del cliente b. Cambios en las normatividades y regulaciones sanitarias Elaboró NOMBRE Jefe de Aseg. de Calidad Noviembre 2018 Revisó NOMBRE Jefe de Producción Noviembre 2018 Autorizó NOMBRE Director General Noviembre 2018 NOMBRE DE LA EMPRESA DIRECCIÓN logo CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha de emisión Noviembre, 2018 Clave del documento: 0000_PO_01_PG_01 Nº de revisión y fecha 1era edición Noviembre, 2018 Página 4 de 5 c. Cambios de proveedores d. Cambios en el proceso, insumos empleados, granjas proveedoras de camarón e. Tecnología y/o uso de insumos diferentes. f. Revisión anual del SICA de NOMBRE DE LA EMPRESA. Los cambios serán documentados en las políticas, procedimientos, instructivos especificaciones empleando el cuadro de cambios (ver figura 1. Control de Cambios) y Cada vez que se realice un cambio deberá generarse una nueva edición, debiendo registrarse en la sección No de revisión y fecha, del CUADRO CONTROL DEL DOCUMENTO (Ver figura 1). 6.5. Baja de un documento Cuando un documento este obsoleto, se deberá proceder a su baja indicándolo en el CONTROL DE CAMBIOS (Ver Figura 1). Posterior a la baja del documento, se deberán recolectar todas las copias controladas y registrar la baja en el formato LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS (FO_01_PO_01_PG_01). VII. ACCIONES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS JEAC debe programar auditorías periódicas a todos los documentos para validar que cumplan con los requisitos señalados. JEAC debe reconfigurar con acuerdo a los lineamientos del presente procedimiento, todos los documentos que encuentre fuera de especificación. Así mismo deberá detectar la causa raíz que generó la desviación y ejecutar el procedimiento de ACCIONES CORRECTIVAS (0000_PO_05_PG_01) con la finalidad de evitar la reincidencia nuevamente. Elaboró NOMBRE Jefe de Aseg. de Calidad Noviembre 2018 Revisó NOMBRE Jefe de Producción Noviembre 2018 Autorizó NOMBRE Director General Noviembre 2018 NOMBRE DE LA EMPRESA DIRECCIÓN logo CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha de emisión Noviembre, 2018 VIII. Clave del documento: 0000_PO_01_PG_01 Nº de revisión y fecha 1era edición Noviembre, 2018 Página 5 de 5 DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO Instructivo para generación de documentos Instructivo para codificación de documentos Listado de puestos Listado Maestro de Documentos Acciones Correctivas Número de Revisión 1era edición Elaboró NOMBRE Jefe de Aseg. de Calidad Noviembre 2018 CÓDIGO DEL DOCUMENTO IN_01_PO_01_PG_01 IN_02_PO_01_PG_01 IN_03_PO_01_PG_01 FO_01_PO_01_PG_01 0000_PO_05_PG_01 CONTROL DE CAMBIOS Fecha Noviembre de 2018 Revisó NOMBRE Jefe de Producción Noviembre 2018 Cambios Realizados 1era edición Autorizó NOMBRE Director General Noviembre 2018
