Informe estudio de Auditoría Interna ARESEP 2019

AFI-PR-EFI-01-2020
Versión Informe V. 2 (final)
Informe estudio de Auditoría Interna
Estudio Financiero
01-ICI-2022
Evaluación integral del proceso de planillas
Dirección Financiera y Dirección de Recursos Humanos
Año 2019
Equipo de auditoría
José Roberto Alfaro Navarro, Auditor Designado
Joyce Arroyo Chaves, Auditora Designada
Yendry Zúñiga Barquero, Coordinadora Auditoría Operativa 1
Iván Molina Góchez, Coordinador Auditoría Tecnologías de información
Rodrigo Castañeda Medina, Coordinador Auditoría Financiera 2
Rodolfo González López, Subauditor Interno
Anayansie Herrera Araya, Auditora Interna
Fecha
09/02/2022
1
2
Coordinado hasta el 31 de julio del 2021, a partir del 1° agosto del 2021, permiso sin goce de salario.
Coordinación del estudio a partir del 23 de agosto del 2021.
AUDITORÍA INTERNA
RESUMEN EJECUTIVO
La Auditoría Interna (en adelante AI) realizó el estudio financiero denominado “Evaluación
integral del proceso de planillas”, de conformidad con el Plan de Trabajo. Este informe
presenta los resultados de la revisión efectuada referente a la razonabilidad de los cálculos
de deducciones e incrementos salariales, registro de gastos, pagos realizados a
funcionarios y entes externos, así como el control interno referente al proceso de planillas
en el periodo 2019.
Cabe señalar que, a la fecha de emisión del presente informe, el proceso de planillas no
ha sufrido cambios significativos desde el período 2019 evaluado.
El gasto asociado a la subpartida de remuneraciones constituye el rubro de mayor
relevancia en el presupuesto de la Aresep, por tanto, los aspectos mencionados en este
informe constituyen un insumo de valor para la administración.
La revisión efectuada permitió identificar oportunidades de mejora relacionadas con la
necesidad de realizar cambios a la normativa interna producto de la entrada en vigencia
del Título III de la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, N° 9635, así como el
establecimiento de nuevas medidas de control para que los incentivos salariales se realicen
en cumplimiento con la normativa y disposiciones legales que regulan la materia. Además,
la importancia de que se analice si para rubros como subsidio de vacaciones y función
especializada, debería modificarse su forma de pago o su concepción producto de lo
establecido en dicha ley.
En relación con otros aspectos de control interno, se determinó que existen algunas
oportunidades de mejora en cuanto a la actualización de procedimientos; actualización de
la normativa en materia laboral en general; nominalización de incentivos salariales;
documentación soporte que sustenta rubros como tiempo extraordinario y control de este
tipo de jornadas laborales y el establecimiento de un plazo máximo continuo o discontinuo
en el cual se podrían realizar horas extras; establecimiento de un plazo máximo para el
recargo de funciones, deducciones a terceros y reportes generados por las dependencias
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involucradas, entre otros; subsidio de incapacidades del Instituto Nacional de Seguros (en
adelante INS); la mejora en la metodología de cálculo de embargos; el prorrateo de salarios
entre centros de costos; revelación de la información clave en los Estados Financieros; así
como condiciones específicas identificadas en rubros relacionados con el recargo de
funciones y jornada ampliada. Por estas situaciones, así como las restantes desarrolladas
en el apartado 2 de este informe, la AI emite una serie de recomendaciones tendientes
mejorar el proceso analizado.
Finalmente, es importante resaltar que el trabajo desarrollado por la administración desde
la última revisión integral en el año 2012 reflejó una mejora en la ejecución del proceso,
donde si bien aún no existe un sistema informático integrado que permita hacer más
integral, eficiente y confiable el proceso y la planilla es llevada en hojas electrónicas, se
han desarrollado acciones concretas para asegurarse que, en la medida de lo posible y
ante esas circunstancias, el procesamiento, registro, pago y respaldo del proceso sean
más adecuados.
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AUDITORÍA INTERNA
Tabla de contenidos
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................... 2
1
2
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 6
1.1
Origen del estudio ............................................................................................ 7
1.2
Objetivos .......................................................................................................... 7
1.2.1
Objetivo general ........................................................................................ 7
1.2.2
Objetivos específicos ................................................................................. 7
1.3
Naturaleza y Alcance del estudio ..................................................................... 7
1.4
Aspectos positivos ......................................................................................... 10
1.5
Declaración de cumplimiento de las normas sobre auditoría.......................... 11
1.6
Deberes de los auditados en el trámite de informes ....................................... 11
1.7
Antecedentes ................................................................................................. 12
1.8
Limitaciones ................................................................................................... 14
RESULTADOS ..................................................................................................... 15
2.1
Modificaciones a la normativa interna y controles según la Ley N° 9635 ....... 15
2.2
Aplicabilidad del Título III de la Ley N° 9635 al “subsidio de vacaciones” ....... 18
2.3
Normativa sobre el cálculo de vacaciones ..................................................... 22
2.4
Origen y aplicabilidad de la función especializada ......................................... 26
2.5
Naturaleza, documentación y pago del tiempo extraordinario ........................ 29
2.6
Pago de subsidio de incapacidad del INS ...................................................... 37
2.7
Condiciones específicas del recargo de funciones ......................................... 40
2.8
Generalidades de la jornada ampliada y su aplicación ................................... 45
2.9
Recuperación de sobrepagos realizados en planillas ..................................... 47
2.10 Procedimientos .............................................................................................. 51
2.11 Revelación en estados financieros de los gastos asociados a la planilla y fecha
de pago de los incrementos salariales .......................................................... 55
2.12 Documentación soporte de pagos y deducciones en salario de funcionarios . 59
2.13 Asignación de salarios en centros de costos correspondientes...................... 66
2.14 Reporte de porcentajes de anualidad ............................................................. 69
2.15 Cálculo de embargo ....................................................................................... 70
2.16 Seguridad y respaldos de la información........................................................ 71
3
CONCLUSIONES................................................................................................. 74
4
RECOMENDACIONES ........................................................................................ 76
5 ANEXOS.................................................................................................................. 84
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Anexo uno: Aspectos relacionados con el proceso de planilla revisados para el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2019. ................................ 84
Anexo dos: Detalle de funcionarios que recibieron pagos por tiempo extraordinario en
seis a doce meses diferentes en el Año 2019. ............................................................ 86
Anexo tres: Respuestas recibidas de las Dependencias sobre las circunstancias
excepcionales que motivaron el uso de tiempo extraordinario en el Año 2019............ 88
Anexo cuatro: Análisis de las observaciones presentadas por la administración activa al
informe borrador: ........................................................................................................ 92
Índice de tablas
Tabla 1 Detalle de tiempo transcurrido entre la solicitud de información y entrega ..... 14
Tabla 2 Escala de valoración del impacto de las recomendaciones emitidas por la AI 15
Tabla 3 Detalle de funcionarios que laboraron más de las 12 horas permitidas .......... 30
Tabla 4 Diferencia en el cálculo y pago de subsidio por incapacidad del INS ............. 39
Tabla 5 Cuentas por cobrar funcionarios y exfuncionarios (subsidios de vacaciones y
anualidades profesionales) ......................................................................................... 48
Tabla 6 Reconocimientos de incrementos salariales para salario por componentes ... 56
Tabla 7 Centros de costos afectados por traslado de funcionaria ............................... 67
Tabla 8 Casos de traslados donde no se hizo prorrateo en centros de costos ............ 67
Tabla 9 Diferencias en porcentajes de anualidades .................................................... 69
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1
INTRODUCCIÓN
Como resultado del estudio denominado “Evaluación integral del proceso de planillas”
realizado en cumplimiento con el Plan de Trabajo de esta AI, cuyo inicio fue comunicado al
señor Rodolfo González Blanco, anterior Director General de Operaciones, mediante oficio
OF-0197-AI-2020 del 19 de marzo de 2020, se presentan los hallazgos3, conclusiones y
recomendaciones emitidas.
El día 15 de diciembre de 2021 a partir de las 2:00 p.m., se realizó mediante la herramienta
tecnológica denominada “Teams”, la conferencia final del borrador del presente informe,
en la cual se presentaron y comentaron los resultados y recomendaciones a la
Administración Activa, con la presencia de las personas funcionarias: por parte de la
Administración Activa: Gerardo Alvarado Blanco, Director General de Operaciones a. i.;
Juan Miguel Torres Mora, funcionario de la Dirección General de Operaciones; Magally
Porras, Directora de Finanzas; Gustavo Alvarado Zúñiga, Jefe de Finanzas; Cristián Brenes
Montero, Jorge Brenes Céspedes y Odette Pereira Abarca, funcionarios de la Dirección de
Finanzas; y Asdrúbal Gutiérrez Alvarado, funcionario de la Dirección de Recursos
Humanos; y por parte de la Auditoría Interna (en adelante AI): Anayansie Herrera Araya,
Auditora Interna; Rodolfo González López, Subauditor Interno; Rodrigo Castañeda Medina,
Coordinador del Área de Auditoría Financiera; Iván Molina Góchez, Coordinador del Área
de Auditoría de TI; José Roberto Alfaro Navarro y Joyce Arroyo Chaves.
Relacionados con el informe borrador, se recibieron los siguientes oficios: OF-0032-DGO2022 y OF-0049-DF-2022 del 12 de enero de 2022 y el OF-0028-DRH-2022 del 17 de enero
de 2022, los cuales contienen los comentarios de la Administración. Producto del análisis
de los comentarios y su correspondiente valoración, la AI consideró, en lo pertinente,
ajustar algunos aspectos indicados en el informe borrador, a efectos de una mejor
comprensión; dichos cambios se realizaron en el cuerpo del presente documento y se
incluyeron también el Anexo cuatro a este informe.
3
Conforme a la Norma 205.04 del Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.
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1.1
Origen del estudio
El estudio se realizó con fundamento en las competencias conferidas por el artículo 22 de
la Ley General de Control Interno (en adelante LGCI) N° 8292, en atención al Plan Anual
de Trabajo de la AI.
1.2
Objetivos
1.2.1 Objetivo general
Evaluar el proceso de elaboración, registro y pago de la planilla de la Autoridad Reguladora
de los Servicios Públicos (en adelante Aresep).
1.2.2
Objetivos específicos
1.
Evaluar la razonabilidad de los cálculos utilizados para la aplicación de
deducciones e incrementos salariales reportados por la Dirección de Recursos
Humanos (en adelante DRH).
2.
Verificar el registro de las remuneraciones y gastos relacionados en las cuentas
contables y de ejecución presupuestaria establecidas por la institución.
3.
Verificar el adecuado pago de las remuneraciones al personal y retenciones
obrero-patronales.
4.
1.3
Evaluar el control interno relativo al proceso de planillas.
Naturaleza y Alcance del estudio
El presente estudio es de naturaleza financiera y se definió como alcance los cálculos y
registros derivados de los rubros salariales de los funcionarios de Aresep correspondientes
al periodo contable 2019. Adicionalmente, el alcance fue ampliado en los casos que se
consideró necesario, con el fin de abarcar temas relacionados.
En este estudio se contó con la participación del Área de Auditoría de Tecnologías de
Información para la revisión de la seguridad y proceso de respaldo de los archivos que son
utilizados para el cálculo, pago y registro de la planilla.
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AUDITORÍA INTERNA
La siguiente normativa y jurisprudencia identificada fue utilizada como criterio para el
desarrollo del estudio:
• Constitución Política, del 7 de noviembre de 1949 y sus reformas.
• Código de trabajo, del 26 de agosto de 1943 Ley N° 2 y sus reformas.
• Ley de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos N° 7593, del 9 de agosto de
1996 y sus reformas.
• Ley de Salarios de la Administración Pública N° 2166, del 9 de octubre de 1957 y sus
reformas.
• Ley General de la Administración Pública N° 6227, del 22 de enero de 1979.
• Ley Impuesto sobre la Renta N° 7092, del 15 de mayo de 1988 y sus reformas.
• Ley de Protección al Trabajador N° 7983, del 16 de febrero de 2000 y sus reformas.
• Ley General de Control Interno N° 8292, del 31 de julio de 2002.
• Ley Pago de Aguinaldo a Servidores de Instituciones Autónomas N° 1981.
• Decreto Ejecutivo Nº 18445-H Modificaciones y adiciones al Reglamento a la Ley del
Impuesto sobre la Renta.
• Ley de Pensiones Alimentarias N° 7654, del 19 de diciembre 1996 y sus reformas.
• Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas N° 9635, del 3 de diciembre de 2018 y
sus reformas.
• Ley Orgánica del Banco Popular y Desarrollo Comunal N° 4351, artículo 5°, incisos a) y
b). (Deducciones obreras-patronales).
• Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, N° 5662, artículo 15.- inciso b).
(Deducciones obreras-patronales).
• Ley de Creación del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) N° 4760, artículo 14. inciso
a). (Deducciones obreras-patronales).
• Ley Orgánica del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) N° 6868, artículo 15, inciso b).
(Deducciones obreras-patronales).
• Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos N°
8220.
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• Reglamento Autónomo de las relaciones de servicio entre la Autoridad Reguladora de
los Servicios Públicos, su órgano desconcentrado y sus funcionarios. (en adelante
RAS)4.
• Reglamento Interno de Organización y Funciones de la Autoridad Reguladora de los
Servicios Públicos y sus órganos desconcentrados. (RIOF).
• Reglamento del Título III de la Ley Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, N° 9635
referente al Empleo Público, Decreto N° 41564-MIDEPLAN-H.
• Reglamento del Seguro de Salud de la Caja Costarricense de Seguro Social, Artículo
62, incisos a) y b). (Deducciones obreras-patronales).
• Reglamento del Seguro de Invalidez Vejez y Muerte de la Caja Costarricense de Seguro
Social, Art.33. (Deducciones obreras-patronales).
• Reglamento para el otorgamiento de incapacidades y licencias a los beneficiarios del
seguro de salud N°8509, 26 de mayo de 2011, Caja Costarricense del Seguro Social.
• Reglamento del Seguro de Salud de la Caja Costarricense del Seguro Social, del 3 de
diciembre de 1996 y sus reformas.
• Política Salarial Aresep, Acuerdo de Junta Directiva 06-90-2013.
• Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-22007-CO-DFOE) 21/7/20075.
• Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), 26 de enero
2009.
• Instructivo para el cobro de Subsidios por incapacidades y licencias de la Caja
Costarricense de Seguro Social. Circular No. 10-2017.
• Criterio de la Procuraduría General de la República (en adelante PGR) C-366-2020 del
16 de setiembre de 2020.
• Oficio 119-DJE-2001 del 13 de febrero de 2001, Cálculo de salario escolar, trabajador
con incapacidad.
• Oficio 116-DJE-2001 del 13 de febrero de 2001. Cálculo de salario escolar, trabajadora
con incapacidad por maternidad.
4
Versión publicada en el Alcance 137 a la Gaceta 110 del 12 de junio de 2017. Sin embargo, en los casos en
que hubo modificación específica a los criterios de los hallazgos del informe, se especifica la utilización de la
versión actual.
5 Mediante la resolución R-DC-17-2020. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Despacho Contralor
de las nueve horas del diecisiete de marzo de dos mil veinte fueron derogadas estas a partir del 1° de enero
del 2022.
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• Oficio 557-DAJ-2008, Criterio Legal respecto a la posibilidad de deducir del salario de
un fiador una deuda no saldada Aresep.
• Oficio 131-AI-2008 AI Aresep, Cálculo de horas extras.
• Oficio 542-DGJR-2011 Aresep: Dirección Jurídica y Regulatoria, respuesta a consulta
de AI en relación con el pago de vacaciones.
• OF-0255-DGAJR-2019 Aplicación en la Aresep, del título III sobre modificación a la Ley
de Salarios de la Administración Pública y de los transitorios de esta Ley (Ley 2166),
introducidos por la Ley de fortalecimiento de las finanzas públicas (Ley 9635).
• OF-0451-DGAJR-2019 Adición solicitada al oficio OF-255-DGAJR-2019 (aplicación en
la Aresep, del título III sobre modificación a la Ley de Salarios de la Administración
Pública y de los transitorios de esta Ley (Ley 2166), introducidos por la Ley de
fortalecimiento de las finanzas públicas (Ley 9635)).
• OF-0278-RG-2019 Consulta a PGR, implementación de la Ley de Fortalecimiento de las
Finanzas Públicas (Ley 9635) y su Reglamento en el caso concreto de la Autoridad
Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep) y su órgano desconcentrado la
Superintendencia de Telecomunicaciones (Sutel)
• Informe fuerza de tarea, sobre las implicaciones del Título III de la Ley Fortalecimiento
de las Finanzas Públicas en la Aresep
• Actas de Junta Directiva donde se decreta incrementos salariales.
• Otra jurisprudencia y normativa relacionada.
1.4
Aspectos positivos
Se observó una mejora en el proceso de planillas en comparación con la última revisión
realizada. La revisión se enfocó principalmente en el registro, cálculo y presentación de
todos los rubros que conforman la planilla.
En el Anexo uno se muestra un detalle de los aspectos revisados, identificando para el
30% (17/56) oportunidades de mejora luego de la revisión.
Las áreas auditadas presentaron una interacción constante en el suministro de información
y atención de consultas.
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AUDITORÍA INTERNA
1.5
Declaración de cumplimiento de las normas sobre auditoría
De acuerdo con la Norma 1.3.3: Utilización de “realizado de acuerdo con la normativa”, de
las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el sector Público6, se informa que
las actividades de la AI fueron realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio
de la profesión.
1.6
Deberes de los auditados en el trámite de informes
De conformidad con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República (en
adelante CGR) a las auditorías internas, con respecto al tratamiento que se le debe dar a
los informes que se emitan como producto de los estudios de auditoría, seguidamente se
transcribe el contenido de los artículos de la LGCI que guardan relación con el tema
señalado:
Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de
auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se
procederá de la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a
partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las
recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el
informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito
las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá
soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el
titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones
de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado
o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros
diez días de ese lapso, la persona auditora interna podrá apersonarse, de oficio,
ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas
propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de
las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo
dispuesto en los artículos siguientes.
c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado
correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares
subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda,
6
R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009.
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AUDITORÍA INTERNA
si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de
otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en
responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control
interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo,
perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.
Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente
no asigne los recursos a la auditoría interna en los términos del artículo 27 de esta Ley.
Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que
injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control
interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar
las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las
responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también
incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por
obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el Subauditor y
los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley.
Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será
atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto
negativo.
1.7
Antecedentes
La AI ha desarrollado varios estudios relacionados con el proceso de nómina y rubros
relacionados. De seguido, se citan los informes que tienen más relación con el presente
estudio:
a) 05-I-2003 “Revisión selectiva de planillas”. Sin recomendaciones pendientes.
b) 28-I-2012 “Evaluación del proceso de planillas Dirección Financiera-ARESEP al 31
de diciembre de 2010 y 2011”. Con dos recomendaciones pendientes.
c) 43-I-2014 Evaluación del ciclo de Nómina-Sutel.7. Con 11 recomendaciones
pendientes.
d) 1-IAD-2017 Advertencia sobre inconsistencias en el sistema de vacaciones
institucional.
7
Se emitieron recomendaciones dirigidas a la Sutel para que se coordinaran con Aresep referentes a
modificaciones del RAS.
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AUDITORÍA INTERNA
e) 04-ICI-2019 Sistema de Vacaciones de la Aresep. Con cinco recomendaciones
pendientes.
f)
05-IAD-2021 Advertencia “Sobre cálculos de embargos”.
También ha habido Cartas a la Gerencia de Auditorías Internas que se refieren a la falta
de sistemas informáticos:
g) Carta de Gerencia de la Auditoría Externa al 31 de diciembre de 2012 en la cual se
indica que la falta de un sistema financiero administrativo hace que la mayor parte
de los registros auxiliares se lleven en hojas electrónicas, lo cual genera un alto
riesgo operacional sobre la integridad y exactitud de la información contable, y que
a raíz de lo anterior, la institución se encuentra en proceso de adquirir e implementar
un sistema financiero-contable nuevo que les permita minimizar esos riesgos y
establecer un sistema de control adecuado. Con una recomendación pendiente.
h) Carta de Gerencia de la Auditoría Externa al 31 de diciembre de 2013, en la cual se
indica que la Aresep no cuenta con un sistema de planillas, el cual permita a la
institución procesar la información en forma eficaz, eficiente y efectiva. Actualmente
se debe recurrir a procedimientos adicionales para procesar la información.
También, se indica que la mayoría de los sistemas de la entidad (contabilidad,
presupuesto, activos mobiliario y equipo, inventarios, planillas, cuentas por cobrar
y todos los que involucran el sistema contable) no se encuentran integrados y
funcionan de manera aislada; con lo cual se expone a los siguientes riesgos: a.
Inconsistencia en los datos administrados. b.
Re-digitación de datos. c.
Intercambio de información poco segura. Con cinco recomendaciones pendientes.
De parte de la CGR se emitió el DFOE-EC-IF-00027-2019 INFORME DE AUDITORÍA DE
CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DEL RECURSO
HUMANO EN LA AUTORIDAD REGULADORA DE SERVICIOS PÚBLICOS que refiere el
tema recargos rubro de planillas.
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AUDITORÍA INTERNA
1.8
Limitaciones
Aunque las áreas auditadas presentaron una interacción constante en el suministro de
información y atención de consultas, en algunos casos durante el desarrollo del estudio,
se presentaron retrasos en la entrega de información necesaria para la ejecución de los
procedimientos de auditoría debido a la cantidad de información que se requería para los
análisis respectivos, por lo cual, en algunas ocasiones, el plazo solicitado por las
dependencias para entregar dicha información era de hasta un mes, a continuación, se
detallan los más relevantes:
Tabla 1 Detalle de tiempo transcurrido entre la solicitud de información y entrega
Periodo 2020-2021
Fecha
Solicitud
Medio
Número
Detalle
Fecha entrega
información
Solicitud de
Información
06/07/2020
Oficio
OF-0393-DRH-2020
Solicita prórroga
14/07/2020
Entrega
Oficio
OF-0458-DRH-2020
05/08/2020
información
Acuerdos de
07/09/2020
Correo Enviado a la DF
18/09/2020
Aumentos 2019
Información sobre
29/04/2021
Correo Enviado a la DRH
19/05/2021
horas extras
Información sobre
08/07/2021
Correo Enviado a la DRH
20/07/2021
anualidades
Información
08/07/2021
Correo Enviado a la DF
21/07/2021
incapacidad INS
Fuente: Elaborado por la AI con base en las solicitudes de información enviadas.
Oficio
N° Días en
responder
OF-0462-AI-2020
8
30
11
20
12
13
Adicionalmente, al ser un proceso compartido entre la Dirección Financiera (en adelante
DF) y la DRH, el proceso de recopilar información requirió la coordinación con ambas
dependencias.
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AUDITORÍA INTERNA
2
RESULTADOS
Seguidamente se presentan los resultados identificados a lo largo del estudio. Con el fin
de que los usuarios del informe conozcan el impacto de las recomendaciones que se
proponen, la AI ha desarrollado la siguiente categorización, la cual se verá reflejada al final
de cada recomendación:
Tabla 2 Escala de valoración del impacto de las recomendaciones emitidas por la
AI
Impacto
ALTO
MEDIO
BAJO
Descripción
La implementación de la recomendación es crítica para el cumplimiento
de los objetivos institucionales, del área o procedimiento auditado.
La implementación de la recomendación contribuye directamente en el
cumplimiento de los objetivos institucionales, del área o procedimiento
auditado.
La implementación de la recomendación contribuye indirectamente en el
logro de los objetivos institucionales, del área o procedimiento auditado.
Fuente: Elaboración propia de la AI (AI-RE-18 Informe de borrador estudio de auditoría).
2.1
Modificaciones a la normativa interna y controles según la Ley N° 9635
El 4 de diciembre de 2018 entró a regir el “Título III Modificación de la Ley N°2166, Ley de
Salarios de la Administración Pública, del 9 de octubre de 1957” de la “Ley N° 9635
Fortalecimiento de las Finanzas Públicas” (en adelante Ley N° 9635). Al realizar la revisión
de la adopción de los cambios plasmados en dicha ley se identificó que la normativa interna
asociada no se ha actualizado. Adicionalmente, se identificó la necesidad de que la
institución desarrolle o mejore los controles existentes para evitar el riesgo de pagos
adicionales o que no correspondan. Ejemplo de estas situaciones se evidencia en los
siguientes rubros:
Anualidades: Se identificó que en el RAS8 existen dos artículos 58 y 59 que tratan el tema
de anualidades:
8
Versión publicada en el Alcance 137 a la Gaceta 110 del 12 de junio de 2017. Sin embargo, en los casos en
que hubo modificación específica a los criterios de los hallazgos del informe, se especifica la utilización de la
versión actual.
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AUDITORÍA INTERNA
“Artículo 58.- Pago de anualidad” en el cual se establecen los porcentajes de pago de
anualidad.
“Artículo 59.- Interrupción del cómputo de la anualidad”, en el que se establecen las
condiciones para dejar de percibir dicho incentivo. Al respecto, las modificaciones
incorporadas por la Ley N° 9635 específicamente en el Transitorio XXXI y artículo 48,
generaron cambios en estas condiciones que no están incluidos en ese reglamento, dado
que se establecen nuevos porcentajes aplicables en el cálculo de anualidades a partir del
4 de diciembre de 2018.
Las anualidades devengadas por los funcionarios antes de la entrada de la ley citada se
conservan y se mantienen en el tiempo como montos nominales fijos, así como la
posibilidad de interrumpir el cómputo de anualidades en casos en los que los funcionarios
obtienen calificaciones en la evaluación de desempeño de por debajo de “muy buena” o su
equivalente numérico.
Carrera profesional: En la institución existe el "Reglamento de Carrera Profesional de la
Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos y su Órgano Desconcentrado"; sin
embargo, este no ha sido adaptado a las nuevas condiciones establecidas en la ley de
referencia. Se identificó un cambio importante en la forma de reconocer ese incentivo, así
como su reconocimiento por un plazo definido, lo cual requiere que la administración
establezca controles adicionales que le permitan asegurarse de que este reconocimiento
se dé bajo las condiciones establecidas en la normativa externa y a su vez actualice la
normativa interna de manera que se apegue a dichas condiciones. Seguidamente se
transcribe el artículo 53 de la Ley N° 9635:
[…] Artículo 53- Incentivo por carrera profesional. El incentivo por carrera profesional
no será reconocido para aquellos títulos o grados académicos que sean requisito para
el puesto.
Las actividades de capacitación se reconocerán a los servidores públicos
siempre y cuando estas no hayan sido sufragadas por las instituciones públicas.
Los nuevos puntos de carrera profesional solo serán reconocidos salarialmente
por un plazo máximo de cinco años. [El resaltado es por la AI].
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AUDITORÍA INTERNA
Sobre el particular, es importante mencionar que la institución, previo a la implementación
de los cambios requeridos, conformó una “fuerza de tarea” la cual analizó cada uno de los
cambios y recomendó acciones a desarrollar mediante un documento denominado “Informe
sobre la propuesta de operativización del Título III de la Ley 9635 conforme al acuerdo 0714-2019” 9. Dentro de los cambios se encuentra la actualización de la normativa interna.
Mediante correo del 2 de setiembre de 2021, la Secretaría de la Junta Directiva comunicó
a los funcionarios la propuesta de reforma integral al RAS; los resultados de esta
comunicación ya fueron presentados al cuerpo colegiado en la sesión extraordinaria 1022021 del 2 de diciembre de 2021.
Las situaciones descritas exponen al riesgo de generar confusiones tanto para el personal
que genera la planilla como para los funcionarios en general, respecto a los criterios que
deben imperar en el reconocimiento, cálculo y pago de la planilla, además, expone al riesgo
de generar pérdidas económicas y de imagen para la Aresep ante eventuales pagos
improcedentes sobre estos incentivos salariales por importes incorrectos debido a la falta
de normativa actualizada.
La LGCI en su artículo 8 detalla como objetivos del sistema de control interno el “Proteger
y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal”, así como “Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico”; es
por ello por lo que la revisión, actualización y mejora de normativa, procedimientos y demás
instrumentos internos de control debe ser oportuna de manera que se establezcan medidas
de control adecuadas para evitar el riesgo de reconocimiento en exceso o en disminución
de los rubros de la planilla, todo esto para cumplir con estos objetivos del control interno.
En línea con los objetivos de control interno, las Normas de Control Interno del Sector
Público (en adelante NCISP) establecen que:
[…] 4.1 Actividades de control. El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las
actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos
y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el
fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades
9
Acuerdo de sesión ordinaria 14-2019 de la Junta Directiva de la Aresep del 12 de marzo de 2019, (Oficio
OF-0238-RG-2019 del 28 de marzo de 2019).
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deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los
requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.[…].
4.2 Requisitos de las actividades de control
[…] a. Integración a la gestión. Las actividades de control diseñadas deben ser parte
inherente de la gestión institucional, e incorporarse en ella en forma natural y sin
provocar menoscabo a la observancia de los principios constitucionales de eficacia,
eficiencia, simplicidad y celeridad, y evitando restricciones, requisitos y trámites que
dificulten el disfrute pleno de los derechos fundamentales de los ciudadanos.
b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los
riesgos que se pretende administrar, lo que conlleva su dinamismo de acuerdo con el
comportamiento de esos riesgos.[…].
[…] 4.6 Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben
establecer las actividades de control que permitan obtener una seguridad
razonable de que la actuación de la institución es conforme con las disposiciones
jurídicas y técnicas vigentes. Las actividades de control respectivas deben actuar
como motivadoras del cumplimiento, prevenir la ocurrencia de eventuales
desviaciones, y en caso de que éstas ocurran, emprender las medidas
correspondientes. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de
legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan
verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.[…] [La negrita es
por la AI].
2.2
Aplicabilidad del Título III de la Ley N° 9635 al “subsidio de vacaciones”
La revisión del “Informe sobre la propuesta de operativización del Título III de la Ley 9635
conforme al acuerdo 07-14-2019” realizado por la fuerza de tarea, estableció que el
“subsidio de vacaciones” se podía seguir cancelando porque no es un pago fijo en el salario
siempre y cuando, para los salarios mayores a ¢4.000.000 establecidos en el transitorio
XXXV de la Ley N° 9635, no sobrepasen el límite de remuneración máxima establecida en
el artículo 42 del título III de esa misma ley. De seguido, se presenta el extracto del informe
referido, así como los artículos y transitorios de la Ley N° 9635 considerados:
a. Extracto del “Informe sobre la propuesta de operativización del Título III de la Ley 9635
conforme al acuerdo 07-14-2019”
c) Congelamiento de salarios mayores o iguales a cuatro millones de colones por
dos años.
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[…]A continuación, se presenta la aplicación de esta disposición en el caso del pago
por concepto de tiempo extraordinario y subsidio de vacaciones, debido a que en
ambos casos los rubros no corresponden a un incremento salarial, según se detalla a
continuación:
[…] 4. Subsidio de vacaciones
Este rubro es un pago eventual que forma parte de la remuneración total y se
paga solamente cuando los funcionarios disfrutan de días de vacaciones. Su
cálculo se hace de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento Autónomo de las
relaciones de servicio entre la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, su
órgano desconcentrado y sus funcionarios (RAS).
Al igual que el tiempo extraordinario, este monto no forma parte de las
remuneraciones fijas de los funcionarios y no se recibe de manera permanente
como parte del salario base ni como un plus adicional. Por lo tanto, no representa
un incremento salarial y se considera que técnicamente corresponde continuar
con el pago de este rubro a los funcionarios con una remuneración igual o mayor
a los ₡4.000.000,00, en el tanto no sobrepase el límite de remuneración total
establecido en el artículo 42 de la Ley 2166.
Para operativizar dicha disposición, la Dirección de Recursos Humanos y la Dirección
de Finanzas, deben verificar que, por el plazo de dos años a partir del 4 de diciembre
de 2018, no procede realizar ningún aumento, excepto en los casos de pago por tiempo
extraordinario y subsidio por vacaciones, siempre y cuando las remuneraciones totales
no superen el límite establecido por la Ley 2166. [La negrita es por la AI].
b. Ley N° 2166:
[…]Artículo 42- Límite a las remuneraciones totales en la función pública. La
remuneración total de aquellos servidores cuya designación sea por elección popular,
así como los jerarcas, los titulares subordinados y cualquier otro funcionario del ámbito
institucional de aplicación, contemplado en el artículo 26 de la presente ley, no podrá
superar por mes el equivalente a veinte salarios base mensual de la categoría
más baja de la escala de sueldos de la Administración Pública, salvo lo indicado
en el artículo 41 sobre la remuneración del presidente. Se excluyen de esta norma
los funcionarios de las instituciones y los órganos que operen en competencia, así
como los que estén en servicio diplomático en el exterior. [La negrita es por la AI].
c.
Ley N° 9635:
[…]TRANSITORIO XXXV. Las remuneraciones totales del presidente de la República,
los vicepresidentes de la República, los diputados, los ministros, los viceministros, los
presidentes ejecutivos y los gerentes del sector público descentralizado serán excluidas
de cualquier aumento salarial en los próximos dos años. Asimismo, los salarios de los
funcionarios públicos, cuyas remuneraciones totales mensuales sean iguales o
superiores a cuatro millones de colones (¢4.000.000,00), no serán susceptibles
de incrementos salariales durante los próximos dos años a partir de la
aprobación de esta ley. Se comprenderá, para estos efectos, como remuneración total
a la erogación monetaria equivalente a la suma del salario base e incentivos, dietas,
y/o complementos salariales correspondientes, o cualquier otra remuneración
independientemente de su denominación. [La negrita es por la AI].
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Como se aprecia del extracto del informe de referencia, el análisis de la “fuerza de tarea”
determinó que al ser un rubro eventual no representa un incremento salarial. Asimismo,
complementó el análisis con lo establecido en el artículo 42 de la Ley N° 9635, donde se
establece que el tope de salario máximo que puede devengar un funcionario público es el
de 20 salarios mínimos de la escala de sueldos de la administración pública; siendo
entonces que aquellos funcionarios que ganan por encima de ese tope no tienen derecho
a dicho “subsidio”, pero que aquellos cuya remuneración sea menor a ese tope si podrían
recibirlo.
Al respecto, de la lectura del informe se determina que este rubro salarial no fue analizado
desde la perspectiva que establecen los artículos 54 y 55 de la referida ley, donde se
establece:
Artículo 54- Conversión de incentivos a montos nominales fijos. Cualquier otro incentivo
o compensación existente que a la entrada en vigencia de esta ley esté expresado en
términos porcentuales, su cálculo a futuro será un monto nominal fijo, resultante de la
aplicación del porcentaje al salario base a enero de 2018.
Artículo 55- Reserva de ley en la creación de incentivos y compensaciones salariales
La creación de incentivos o compensaciones, o pluses salariales solo podrá realizarse
por medio de ley.
Siendo importante considerar a su vez que el artículo 27 del del título III de la Ley N° 9635
define incentivo como:
[…] Artículo 27- Definiciones. Para efectos de la presente ley, se entenderá por:
[…] 4. Incentivo, sobresueldo, plus o remuneración adicional: Son todas aquellas
erogaciones en dinero adicionales al salario base para propiciar una conducta
determinada.[…].
En complemento, conviene mencionar que el criterio C-366-2020 emitido el 16 de
setiembre de 2020 por la Procuraduría General de la República (en adelante PGR), ante
una serie de consultas de la Aresep, indica:
[…] A) Nominalización de incentivos o compensaciones salariales.
De modo que resultan plenamente aplicables, entre otros aspectos retributivos, la
conversión o nominalización de sobresueldos porcentuales preexistentes en montos
fijos, conforme a lo dispuesto por los artículos 54 de la Ley de Salarios de la
Administración Pública, y 17 del Reglamento al Título III de la Ley No. 9635 -Decreto
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Ejecutivo No. 41564-, con las excepciones que la propia Ley admite en caso de las
compensaciones económicas por concepto de dedicación exclusiva y prohibición, por
ejemplo.[…].
Conclusiones:
[…] • Conforme a reglas hermenéuticas debida y razonadamente aplicadas, partiendo
de un supuesto elemental, según el cual: el criterio de prevalencia de la norma especial
sobre la norma general posterior, no es absoluto e incondicionado, hemos concluido
que, dado su ámbito de aplicación general y su innegable vocación de uniformidad y
homogeneidad, como una opción constitucionalmente válida de regular las condiciones
retributivas del empleo en todo el sector público -art. 191 constitucional-, las
disposiciones normativas contempladas en la Ley de Salarios de la
Administración Pública, No. 2166, introducidas por la Ley No. 9635, relacionadas,
entre otros temas, con la forma en que deben calcularse y pagarse los salarios y sus
componentes, la evaluación de desempeño, periodicidad del pago, exclusión temporal
de aumento y tope a las remuneraciones en las instituciones públicas contempladas en
su ámbito de cobertura, privan sobre cualquier otra disposición de rango legal o
inferior preexistentes a nivel sectorial; esto a modo de derogación tácita –total o
parcial- por incompatibilidad normativa de sus contenidos. […].
• De modo que resultan plenamente aplicables a la ARESEP y a su órgano
desconcentrado, entre otros aspectos retributivos, la conversión o nominalización de
sobresueldos porcentuales preexistentes en montos fijos, conforme a lo dispuesto por
los artículos 54 de la Ley de Salarios de la Administración Pública, y 17 del Reglamento
al Título III de la Ley No. 9635 - Decreto Ejecutivo No. 41564- […] [La negrita es por
la AI].
Como se desprende de los artículos ya referidos 54 y 55, así como del criterio emitido por
la PGR, el “subsidio de vacaciones” debe ser nominalizado, y ese rubro salarial debe ser
computado con los demás para no sobrepasar el tope de 20 salarios establecidos en la Ley
N° 9635.
No obstante, lo indicado en el párrafo anterior, se determinó que la Aresep calculó y pagó
el subsidio por vacaciones con base en el devengado del mes al que corresponden las
vacaciones disfrutadas, en lugar de hacerlo con un monto nominal fijo, tal como lo establece
el artículo 54 de la Ley 9635 ya citada; con lo cual el pago por subsidio de vacaciones no
se realiza en apego a las disposiciones legales establecidas.
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2.3
Normativa sobre el cálculo de vacaciones
El RAS10, en el artículo 36 norma el “Cálculo para el pago por concepto de vacaciones
disfrutadas o liquidadas al término de la relación laboral.”, y en su contenido especifica:
Artículo 36. Cálculo para el pago por concepto de vacaciones disfrutadas o
liquidadas al término de la relación laboral.
a) Para los(as) funcionarios(as) que ingresaron antes o durante la vigencia del Estatuto
de Servidores del Servicio Nacional de Electricidad, publicado en La Gaceta N.º 77 del
22 de abril de 1988, el pago de los días en disfrute o liquidación de vacaciones se
efectuará aplicando la siguiente fórmula:
(X/Y) = devengado diario durante el disfrute o liquidación de vacaciones.
X: cuando el pago se origine por el disfrute de las vacaciones la "X" representa el salario
que devengue en el momento del disfrute del derecho. Sin embargo, si el promedio de
salarios ordinarios y extraordinarios devengados en el periodo correspondiente fuere
mayor al salario ordinario, se aplicará ese promedio. Cuando el pago se origine por el
término de la relación laboral la "X" representa el promedio de salarios ordinarios y
extraordinarios devengados durante las últimas 50 semanas laboradas, incluyendo la
proporción correspondiente al salario escolar.
En el caso de las vacaciones liquidadas al término de la relación laboral, no estarán
sujetas al rebajo de cargas sociales.
Y: 21 días, que corresponde al número de días hábiles promedio mensual de cada
año."
b) Para los(as) funcionarios(as) que les es aplicable el Estatuto de Trabajo de la
Autoridad Reguladora, publicado en La Gaceta N.º 93 del 15 de mayo de 1998 y
decidieron permanecer en el régimen de salario por componentes, así como para los
funcionarios (as) remunerados (as) bajo el sistema de salario global,
independientemente de la fecha de su ingreso, el pago de los días en disfrute o
liquidación de vacaciones se efectuará de la siguiente manera:
(X/30)+(X/Z)= devengado diario durante el disfrute o liquidación de vacaciones.
X: cuando el pago se origine por el disfrute de vacaciones la "X" representa el salario
que devengue en el momento del disfrute del derecho. Sin embargo, si el promedio de
salarios ordinarios y extraordinarios devengados en el periodo correspondiente fuere
mayor al salario ordinario, se aplicará ese promedio. Cuando el pago se origine por el
término de la relación laboral la "X" representa el promedio de salarios ordinarios y
extraordinarios devengados durante las últimas 50 semanas laboradas, incluyendo la
proporción correspondiente al salario escolar.
10
Versión publicada en el Alcance 137 a la Gaceta 110 del 12 de junio de 2017. Sin embargo, en los casos en
que hubo modificación específica a los criterios de los hallazgos del informe, se especifica la utilización de la
versión actual.
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En el caso de las vacaciones liquidadas al término de la relación laboral, no estarán
sujetas al rebajo de cargas sociales.
Z: 365 días, que corresponde al número de días naturales del año.
Según se establece en dicho artículo, cuando se realiza el disfrute de vacaciones, la
administración debe determinar el salario mayor entre el salario devengado en el momento
del disfrute y el promedio de salarios ordinarios y extraordinarios en el periodo
correspondiente; sin embargo, la norma no especifica si el periodo se refiere a:
-las últimas 50 semanas según la fecha del disfrute
-el periodo donde se ganó el derecho al disfrute de las vacaciones
-u otra metodología de cuantificación
Lo anterior es diferente de lo que se especifica para el cálculo de la liquidación laboral
donde se aclara que corresponde a las últimas 50 semanas laboradas.
En cuanto a la revisión del cálculo en la planilla de las vacaciones por disfrute, de
conformidad con la muestra analizada, se evidenció que la DF establece el periodo para el
cálculo de la determinación del salario promedio del periodo basándose en las últimas 50
semanas laboradas; para aquellos funcionarios que no han trabajado para la institución por
un periodo de 50 semanas continuas lo que se hace es determinar un promedio con base
en los salarios que han devengado hasta el momento del disfrute.
Al respecto, revisar la normativa vigente del tema de vacaciones permitirá valorar y
especificar con claridad cómo debe determinarse “el promedio de salarios ordinarios y
extraordinarios devengados en el periodo” para así definir el salario que se utilizará para
determinar “X”.
Conviene señalar lo que establece, el artículo 157 del Código de Trabajo:
Artículo 157.- Para calcular el salario que el trabajador debe recibir durante sus
vacaciones, se tomará el promedio de las remuneraciones ordinarias y
extraordinarias devengadas por él durante la última semana o el tiempo mayor que
determine el Reglamento, si el beneficiario prestare sus servicios en una explotación
agrícola o ganadera; o durante las últimas cincuenta semanas si trabajare en una
empresa comercial, industrial o de cualquier otra índole. Los respectivos términos se
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contarán, en ambos casos, a partir del momento en que el trabajador adquiera su
derecho al descanso. [La negrita es por la AI].
Sobre este tema, mediante el pronunciamiento C-066-2015 del 8 de abril de 2015, la PGR
emitió su criterio, del cual se extrae en lo de interés, lo siguiente:
[…]La Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia ha señalado, en repetidas
ocasiones, que el Derecho Laboral está caracterizado por una serie de principios
propios que marcan o establecen su particularidad respecto de otras ramas del
Derecho, así:
“Uno de los principios clásicos lo constituye el denominado principio protector, del
cual se desprenden tres reglas específicas: la del in dubio pro operario, la regla de la
norma más favorable y la de la condición más beneficiosa. El significado que se le ha
dado a esa primera regla implica que “en caso de que una norma se pueda entender
de varias maneras, se debe preferir aquella interpretación más favorable al trabajador”
(PLARODRÍGUEZ, Américo. Los principios del Derecho del Trabajo, Buenos Aires,
Ediciones Depalma, tercera edición, 1998, pp. 84-85).No obstante, su aplicación ha
sido extendida a la valoración de las pruebas, indicándose que “cabe aplicar la regla
dentro de este ámbito en casos de auténtica duda para valorar el alcance o el
significado de una prueba. No para suplir omisiones; pero sí para apreciar
adecuadamente el conjunto de los elementos probatorios, teniendo en cuenta las
diversas circunstancias del caso” (Ibid., p. 92) (ver en ese sentido las resoluciones
números 906 de las 11:15 horas del 27 de octubre de2004, 119 de las10:05 horas del
3 de marzo de 2006 y 127 de las 10:05 horas del 22 de enero de 2010)”. (Sala Segunda
de la Corte Suprema de Justicia, resolución número 000931-2011 de las10:25 horas
del 16 de noviembre de 2011, el subrayado no es del original).
Cabe señalar, sin embargo, que la jurisprudencia reiterada de la Sala Segunda ha
señalado la imposibilidad de aplicar el principio protector a las relaciones de empleo
público. En efecto, la jurisprudencia de la Sala Segunda ha señalado que el principio
protector en las relaciones laborales regidas por el derecho público, es un
principio que debe estar sujeto siempre al principio de legalidad, siendo que
resulta imposible su aplicación si con ello se produce un quebrando normativo.
Al respecto, se ha indicado: [La negrita es por la AI].
[…] Se ha sostenido que en la Administración Pública el principio rector es el de
legalidad, consagrado en los citados ordinales de la Constitución Política y la Ley
General de la Administración Pública, por lo que no cabe aplicar principios laborales
como el protector -in dubio pro operario, la condición más beneficiosa y la norma más
favorable- propios del derecho laboral privado. […] (Sala Segunda, resolución número
2009-639 de las nueve horas tres minutos del veintinueve de julio del dos mil nueve)
Por ello, para este Órgano Asesor, el problema presentado en esta consulta no debe
resolverse aplicando este principio, sino revisando si es posible aplicar otra normativa
de rango inferior al artículo 158 (sic) del Código de Trabajo, el cual pasamos a describir
para una mayor claridad:
“ARTICULO 157.- Para calcular el salario que el trabajador debe recibir durante sus
vacaciones, se tomará el promedio de las remuneraciones ordinarias y extraordinarias
devengadas por él durante la última semana o el tiempo mayor que determine el
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Reglamento, si el beneficiario prestare sus servicios en una explotación agrícola
o ganadera; o durante las últimas cincuenta semanas si trabajare en una empresa
comercial, industrial o de cualquier otra índole. Los respectivos términos se contarán,
en ambos casos, a partir del momento en que el trabajador adquiera su derecho al
descanso”. (Resaltado no es del original).
Así las cosas, es indubitable que el primer supuesto para el cálculo del salario durante
las vacaciones (“el promedio de las remuneraciones ordinarias y extraordinarias
devengadas por él durante la última semana”), procede únicamente para los
trabajadores agrícolas y ganaderos; mientras que el segundo supuesto (“durante las
últimas cincuenta semanas”) operará en el caso de los demás trabajadores. No
existiendo margen interpretativo posible, debe descartarse la aplicación del principio de
in dubio pro operario […].
En efecto, el artículo 157 citado líneas atrás, claramente señala que es posible
establecer parámetros diversos para fijar las vacaciones, por lo que la propia norma
señalada habilita, en nuestro criterio, la existencia de montos diferentes.
Por otra parte, como se ha señalado reiteradamente, la normativa laboral contenida en
el Código de Trabajo, como regla general, constituyen mínimos que podrían ser
incrementados, respetando eso sí, los principios de razonabilidad y
proporcionalidad. Sobre esta posibilidad, específicamente en el caso de ampliar el
derecho de vacaciones contenido en el Código de Trabajo, la Sala Constitucional ha
señalado: [el subrayado es por la AI].
c. Se cuestiona también la constitucionalidad del artículo 77 del reglamento autónomo
en estudio, el cual señala:
“--Sobre este particular, refieren los accionantes que se trata de un beneficio
desproporcionado en relación con el número de días de disfrute de vacaciones
atendiendo a la antigüedad laboral del funcionario, siendo un trato diferenciado al que
reciben otros funcionarios públicos a quienes se les aplica el artículo 153 del Código
de Trabajo. La Sala Constitucional por su parte, difiere de lo estimado por los
accionantes y considera que el establecimiento de un monto de vacaciones superior al
mínimo previsto en el artículo 153 del Código de Trabajo, no es contrario a las normas
y principios constitucionales invocados. Esta disposición del Código de Trabajo
establece claramente que las dos semanas anuales de vacaciones allí previstas
constituyen un “ mínimo ”, que como tal puede ser superado a favor de otros
trabajadores. Lo cual puede ser regulado mediante reglamento en el caso de los entes
dotados de autonomía funcional, como es el caso del Instituto. Tratándose de
empleados públicos, debido a la obligación de la Administración de hacer un uso
adecuado y prudente de los fondos públicos, es claro que una decisión como ésta, deba
estar revestida de causas que objetivamente permitan aumentar los mínimos legales.
En este caso, el representante del Instituto hace expresa alusión a que esta norma
tiene su origen precisamente en lo dispuesto en el artículo 37 del Estatuto de Servicio
Civil que indica:
“Los servidores del Poder Ejecutivo protegidos por esta ley gozarán de los siguientes
derechos:
… b) Disfrutarán de una vacación anual de quince días hábiles durante el primer lustro
de servicios, de veinte días hábiles durante el segundo y de un mes después de diez
años de servicios. Estos servicios podrán no ser consecutivos…”
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Por otro lado, aclaró que tal decisión no pretende nada más que acoger lo que este
Tribunal ha señalado anteriormente, al indicar que la voluntad del constituyente fue
precisamente la de llegar a uniformar los regímenes de empleo público (ver sentencia
2001-12461). Así las cosas y siendo que la norma cuestionada se encuentra
establecida precisamente en el Estatuto de Servicio Civil, donde se regula a la mayor
parte de los funcionarios públicos, en atención a los artículos 191 y 192 de la
Constitución Política, sin que perjudique el servicio que se presta, tampoco en cuanto
a este extremo, se observa necesariamente el vicio de inconstitucionalidad
acusado.” (Sala Constitucional, resolución número 2006-14416 de las dieciséis horas
y veintinueve minutos del veintisiete de setiembre del dos mil seis)
Cabe advertir, que en este caso, al igual que en la cita efectuada, la norma
reglamentaria analizada también encuentra su similar en el Reglamento al Estatuto de
Servicio Civil, cuyo artículo 34 (sic) también establece que el pago de las vacaciones
se calculará con el salario devengado al momento del disfrute:
Artículo 31.- Como regla general, la remuneración durante las vacaciones será de
acuerdo con el sueldo correspondiente asignado en la Ley de Salarios (o Ley de
Presupuesto, en su defecto), vigente a la fecha en que el servidor disfrute del
descanso anual….
Con este criterio, la PGR reconsidera criterios anteriores y hace una nueva interpretación
del artículo 157 del Código de Trabajo, señala que este artículo que establece un mínimo,
pero vía reglamento la institución puede aplicar otro sin perder de vista los principios de
razonabilidad y proporcionalidad.
En el caso de la Aresep, la institución regula este
aspecto, pero no es clara en cuanto cuál es el período correspondiente del cual se calculará
el promedio de salarios ordinarios y extraordinarios; situación que podría generar diferentes
interpretaciones.
2.4
Origen y aplicabilidad de la función especializada
Durante la revisión del cálculo de salarios se realizó el recálculo para tres funcionarios que
reciben pago por “función especializada”. La DRH suministró la documentación asociada
sobre el pago de este “plus”, que se encuentra normado en el Laudo 116 del 28 de febrero
de 1990, el cual cita:
[…] Artículo 7
Reconocimiento de incremento por Función Especializada
Se acoge en la siguiente forma: a partir de presentado el conflicto el SNE reconocerá
a todos los firmantes no profesionales que realicen una función técnica, un incentivo
salarial correspondiente a un veinticinco por ciento sobre su salario base, a título
de compensación económica por la prohibición que establece el artículo 26 del Estatuto
de Servidores del SNE, inciso b). El funcionario que no perciba la compensación
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económica a que se refiere esta cláusula, estará exento de la prohibición que establece
el artículo 26 anteriormente citado. La Junta de Relaciones Laborales velará por la
correcta aplicación de este artículo.[…] [La negrita es por la AI].
Al revisar la aplicación de este documento, se determinó que uno de los funcionarios
sujetos a estudio, no recibe el pago por este incentivo tal y como está constituido en este
Laudo, razón por la cual se volvió a consultar a la DRH y al respecto se remitió el oficio
549-DSL-97 del Departamento de Servicios Legales, el cual atiende una consulta realizada
por el Departamento de Recursos Humanos de aquel entonces mediante oficio 061-DRH97. En el oficio de referencia se establece que producto de un estudio de puestos, se debía
nominalizar la función especializada dado que carecía de fundamento legal producto de la
promulgación de la Ley N° 7593:
[…] A. Asunto sometido a análisis
“En síntesis, requerimos conocer si desde el punto de vista legal procede o no:
[…] Suprimir el reconocimiento por Función Especializada, en los casos en que las
nuevas funciones no se ajusten a los criterios esbozados para dicho reconocimiento.”
[…] Conclusiones
[…] 2. En relación con el punto 2 de la consulta, con la promulgación de la Ley 7593,
el 25% de prohibición por concepto de Función Especializada carece de
fundamento legal, por lo que su pago es improcedente. No obstante, el monto (no
el porcentaje) que los funcionarios estén devengando al momento de
notificárseles la suspensión de su pago, deberá mantenerse como “derecho
adquirido”, según lo ha dispuesto la Sala Constitucional.
3. Con el fin de aplicar las reglas del Debido Proceso, previo a efectuar cualquier acto,
se debe informar debidamente a los funcionarios que se verán afectados por alguna o
ambas situaciones, la decisión administrativa de poner en marcha las medidas que
procedan y, en cada caso, cuáles serán las implicaciones salariales que se derivarán
de ello. [La negrita es por la AI].
Conforme con lo transcrito anteriormente, se concluye que la función especializada nace
producto del Laudo 116 del año 1990 y según lo indicado por la DRH, sufrió una
modificación producto de un estudio de puestos realizado en el año 1997 para algunos
funcionarios. Pese a lo anterior, no se entregó a la AI la documentación soporte que
demuestre que el funcionario que se revisó bajo la condición de función especializada fija
se encontraba dentro de los funcionarios a los cuales les cambió las condiciones laborales
producto del estudio de puestos de 1997 o la justificación del por qué los otros dos
funcionarios revisados a los que se les paga función especializada variable si se les
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AUDITORÍA INTERNA
mantuvo el cálculo original y no se aplicó consistentemente la conclusión 2 establecida por
el Departamento de Servicios Legales de la Aresep de aquel entonces, y se les reconoció
y pagó la función especializada aplicando porcentajes, en lugar de hacerlo nominalizado.
Es necesario referir que la administración, cuando analizó la implementación del Título III
de la Ley N° 9635, concluyó en el informe de operativización que la función especializada
“[…] se asemeja al rubro de prohibición, de manera que, se propone aplicarle las mismas
reglas.[…]” por lo que una vez aplicados los cambios en la nómina de junio 2019 se emitió
un informe en el cual se indicó que el cálculo de la función especializada en la nómina “[…]
no sufre variación alguna. […]”.
Si bien se denota que la función especializada es semejante a la prohibición, llama la
atención que desde antes del ingreso de la Ley N° 9635, ya existía un criterio del
Departamento legal de Aresep respecto a la nominalización de este componente salarial.
Al respecto el Título III de la Ley N° 9635 así como su reglamento, normaron lo procedente
con la conversión de incentivos a montos salariales fijos en el artículo 54 de la Ley, ya
mencionado en el resultado 2.2, así como los artículos 3 y 17 del reglamento:
Artículo 3.- Ámbito de aplicación.
[…] Las disposiciones del presente reglamento no tendrán efecto retroactivo y por
lo tanto respetarán los derechos adquiridos y situaciones jurídicas consolidadas
previo a la entrada en vigencia de la Ley N° 9635, de conformidad con las disposiciones
transitorias al Título III de dicha ley.
Corresponden a derechos adquiridos, los incentivos, sobresueldos, pluses,
remuneraciones adicionales o cualquier otro de naturaleza equivalente, que
previo a la entrada en vigencia de la Ley N° 9635, integraban el salario total del
servidor público, en propiedad o interino.
Artículo 17.- Conversión de incentivos a montos nominales fijos. Los montos por
incentivos o compensaciones ya recibidas de previo a la entrada en vigencia de la
Ley N° 9635, se conservan y mantienen en el tiempo como montos nominales
fijos, producto de la forma en que se revalorizaban antes del 4 de diciembre de 2018,
esto de conformidad con lo establecido en los artículos 54 y 56 de la Ley N° 2166,
adicionado mediante artículo 3 de la Ley N° 9635, y el Transitorio XXV de la Ley N°
9635.
En orden con lo establecido en el artículo 54 de la Ley N° 2166, adicionado mediante
artículo 3 de la Ley N° 9635 y los transitorios XXV y XXXI del título tercero de la Ley N°
9635 y en concordancia con la Resolución de la Dirección General del Servicio Civil
DG-087-2018 de las nueve horas de 2 de julio de 2018, cualquier otro incentivo o
compensación existente que a la entrada en vigencia de la Ley N°9635 se
encuentre expresado en términos porcentuales, deberá calcularse mediante un
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AUDITORÍA INTERNA
monto nominal fijo, resultante de la aplicación del porcentaje al salario base a
julio de 2018. [La negrita es por la AI].
Como complemento de lo anterior, el criterio de la PGR C-366-2020 ya citado estableció
que:
[...] IV.- Inexorable sometimiento de los regímenes retributivos de la ARESEP y la
SUTEL, a los criterios unificadores y homogeneizadores introducidos a la Ley de
Salarios de la Administración Pública, por el Título III de la Ley No. 9635 y su
Reglamento.
[…] la Sala Constitucional fue no solo coincidente con nuestra posición al respecto –la
del Dictamen C-239-98, op. cit.-, sino contundente en afirmar que si bien, puede
reconocerse un derecho adquirido respecto a las sumas de dinero ya incorporados en
su patrimonio por concepto de beneficios o pluses salariales, gracias a determinadas
regulaciones internas y a laudos arbitrales aplicables a su institución de origen, no así
un derecho a un método de cálculo específico a futuro.
[...] El que en el pasado se haya gozado de un determinado beneficio, no quiere
decir que exista un derecho invariable a seguir disfrutando de él para siempre,
pues las condiciones del ordenamiento están sujetas a modificación,
lógicamente con vigencia a partir del dictado de la nueva norma que así lo
establezca, y sin que puedan menoscabarse los beneficios o sumas ya
ingresadas al patrimonio con una concreta expresión económica” (Resolución No.
2000-05291 de las 10:42 hrs. del 30 de junio de 2000, Sala Constitucional; lo destacado
es nuestro). [La negrita es por la AI].
Es importante se analice con detenimiento el componente salarial de función especializada
dado que, si bien es un rubro que se asemeja a la prohibición, tiene elementos que se han
modificado en el tiempo y que con la entrada en vigencia del Título III de la Ley N° 9635,
así como el criterio de la PGR, existe el riesgo de en caso de que pudiera variar el
tratamiento que se le da a este componente, la institución se encuentre realizando pagos
improcedentes.
2.5
Naturaleza, documentación y pago del tiempo extraordinario
Producto de la revisión realizada a la documentación y cálculos relacionados con el pago
en tiempo extraordinario se identificó:
1.
Se revisó el pago de horas extras del año 2019 y se identificaron 38 funcionarios de
8 dependencias, que recibieron ese pago en seis a doce meses diferentes. El total
de esos pagos ascendió a ¢43,004,050.39. Ver detalle en el Anexo dos.
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AUDITORÍA INTERNA
Como se evidencia en la Anexo dos, para algunos funcionarios, las jornadas
extraordinarias tienen el riesgo de convertirse en habituales, con lo cual se
desnaturalizaría el carácter de excepcional, ocasional, discontinuo y transitorio de
este tipo de jornadas laborales; además de que las horas extras deben ser
autorizadas con estricto apego a criterios de necesidad, razonabilidad y
racionalización del gasto público.
2.
Según se observó en las tablas anteriores, en dependencias como Servicios
Generales (DESG), Dirección General de Atención al Usuario (DGAU) e Intendencia
de Transporte (IT) es donde por más meses se generó tiempo extraordinario debido
principalmente a que las funciones que les son encomendadas requieren que
algunos de sus funcionarios deban realizar trabajos fuera del horario habitual de la
jornada (giras, audiencias, otros).
3.
En lo que respecta al tiempo extraordinario laborado, se identificó que dos
funcionarios laboraron más de las 12 horas establecidas por día. Si bien el pago se
efectuó por 12 horas, laboraron más tiempo por audiencias públicas y giras que son
fuera de los horarios establecidos normalmente.
Tabla 3 Detalle de funcionarios que laboraron más de las 12 horas permitidas
Año 2019
Funcionario
Funcionario 1
Fecha tiempo
extraordinario
3/9/2019
Tiempo total
laborado en el día
12:30
18/2/2019
12:33
Total, de tiempo
extraordinario laborado
04:30
Tiempo
pagado
04:00
04:33
13:35
21/2/2019
05:35
Fuente: Elaboración propia de la AI con base en los documentos facilitados por la DRH.
Funcionario 2
04:00
04:00
Esta situación consta en documentos avalados y firmados por sus superiores jerárquicos y
expone a la institución a eventuales denuncias, reclamos o litigios. Para evitar la exposición
es estos riesgos la administración puede valorar el uso de otros mecanismos tales como
horarios especiales, flexibles u otros existentes o que se definan al efecto.
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La normativa que regula esta condición es la siguiente:
1. Código de Trabajo
Artículo 139.- El trabajo efectivo que se ejecute fuera de los límites anteriormente
fijados, o que exceda de la jornada inferior a éstos que contractualmente se pacte,
constituye jornada extraordinaria y deberá ser remunerada con un cincuenta por ciento
más de los salarios mínimos, o de los salarios superiores a éstos que se hubieren
estipulado.
No se considerarán horas extraordinarias las que el trabajador ocupe en subsanar los
errores imputables sólo a él, cometidos durante la jornada ordinaria.[…]
Artículo 140.- La jornada extraordinaria, sumada a la ordinaria, no podrá exceder
de doce horas, salvo que por siniestro ocurrido o riesgo inminente peligren las
personas, los establecimientos, las máquinas o instalaciones, los plantíos, los
productos o cosechas y que, sin evidente perjuicio, no puedan sustituirse los
trabajadores o suspenderse las labores de los que están trabajando. [La negrita es
por la AI].
2. RAS11
Artículo 19, Jornada laboral.
La jornada ordinaria será continua de 40 horas semanales de lunes a viernes. La
jornada inicia a las 8:00 horas y concluye a las 16:00 horas para todos los(as)
funcionarios(as), sin perjuicio de los ajustes y las modificaciones que se realicen debido
a las necesidades de la Institución y a la naturaleza de las labores del (de la)
funcionario(a) de que se trate.
[…] La jornada ordinaria sumada a la extraordinaria no podrá exceder de doce
horas diarias.
El trabajo remunerado por realizar fuera de la jornada ordinaria solo podrá ser
autorizado en situaciones excepcionales y en concordancia con la legislación
vigente. No se reconocerá como jornada extraordinaria aquella que no hubiere sido
debidamente autorizada.
Los(as) funcionarios(as) están obligados a ocupar el tiempo necesario, fuera de la
jornada ordinaria, para subsanar los errores que se le hayan imputado en el desempeño
de sus funciones, sin que ese tiempo pueda considerarse como extraordinario. [La
negrita es por la AI].
3. RH-IN-05: Instructivo para la autorización y el trámite de tiempo extraordinario12
[…] 4. Responsabilidades
11
Versión publicada en el Alcance 137 a la Gaceta 110 del 12 de junio de 2017. Sin embargo, en los casos
en que hubo modificación específica a los criterios de los hallazgos del informe, se especifica la utilización
de la versión actual.
12 Versión 1 del 20 de febrero del 2019.
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•
•
•
Es responsabilidad de las jefaturas inmediatas velar que la ejecución de horas
extras no se constituya en una actividad permanente ni periódica, de
conformidad con el artículo 139 del Código de Trabajo
Es responsabilidad de las jefaturas y todos los funcionarios cumplir con lo
establecido en este documento, de conformidad con el RAS
Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos velar por el
cumplimiento de este documento, y promover su actualización y mejora.
Asimismo, es su responsabilidad velar por que (sic) cada una de las personas que
deben aplicarlo tenga las competencias para hacerlo. [La negrita es por la AI].
[…] 5. Términos
• […] Tiempo extraordinario: Porción de tiempo en la que se ejecuta trabajo
efectivo en jornada extraordinaria El tiempo extraordinario solo podrá ser
autorizado en situaciones que califiquen como excepcionales, especiales e
imperiosas, sin que haya otra alternativa que atenderlas de forma transitoria y
extraordinaria, fuera de los límites de la jornada ordinaria, pero sin que se rebase
los límites máximos de jornada impuestos por el ordenamiento jurídico y sin que
ello signifique convertirlas en labores habituales y permanentes […]. [La
negrita es por la AI].
Con relación a la excepcionalidad de la labor extraordinaria, la PGR ha emitido su criterio,
como se muestra a continuación:
En la opinión jurídica OJ-053-2005 del 3 de mayo de 2005, dirigida al Secretario del
Tribunal Supremo de Elecciones, señaló en lo de interés, lo siguiente:
III.- Concepto de jornada extraordinaria, a la luz del ordenamiento jurídico,
doctrina y jurisprudencia.
Este Despacho en forma reiterada y a tenor, fundamentalmente, de los artículos 58
constitucional, 136 y 139 del Código de Trabajo, ha señalado que la jornada
extraordinaria de trabajo es de carácter excepcional y temporal, en virtud de las
tareas especiales e imprevistas que se suscitan en la Administración Pública o
en la privada, las cuales resultan ser de naturaleza ocasional a las labores
ordinarias, según sea el caso. En ese sentido, esta Procuraduría ha explicado
ampliamente, lo siguiente: [El resaltado es de la AI].
[…] "ARTICULO 139.- El trabajo efectivo que se ejecute fuera de los límites
anteriormente fijados, o que exceda de la jornada inferior a éstos que contractualmente
se pacte, constituye jornada extraordinaria y deberá ser remunerada con un cincuenta
por ciento más de los salarios mínimos, o de los salarios superiores a éstos que se
hubieren estipulado.
No se considerarán horas extraordinarias las que el trabajador ocupe en subsanar los
errores imputables sólo a él, cometidos durante la jornada ordinaria.
[…] Con respecto a la jornada extraordinaria, se denota que el legislador reconoce el
carácter excepcional de este tipo de jornada, precisamente porque tal y como lo
ha señalado la doctrina, ésta se presenta en casos de trabajos eminentemente
ocasionales y discontinuos, que no pueden ser ejecutados durante la jornada
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ordinaria por el personal correspondiente, pues se entiende que las funciones
habituales de la empresa respectiva, deben realizarse en el transcurso de la
jornada ordinaria de labores. [El resaltado es de la AI].
En esos términos, es que se ha pronunciado la Sala Segunda de la Corte Suprema de
Justicia, mediante sentencia número 243, de las 11:10 horas del 2 de octubre de 1992,
al indicar que:
"La mayor parte de la doctrina, considera que la prolongación de la jornada de trabajo,
debe obedecer a una necesidad imperiosa de parte de la empresa. Se trata de una
circunstancia excepcional, derivada de una situación específica que la amerite,
de ahí que no cabe convertirlas en habituales con la burla consiguiente de la jornada
ordinaria, que se estableció respondiendo a necesidades de orden público, interés
social y en defensa de la salud del trabajador (…)". [La negrita y subrayado es por
la AI].
En la opinión jurídica OJ-010-2009 del 4 de febrero de 2009, dirigida a Carlos Gutiérrez
Gómez, Diputado Partido Movimiento Libertario, Asamblea Legislativa, señaló en lo de
interés, lo siguiente:
Es decir, la jornada extraordinaria fue establecida por el legislador costarricense,
como una medida de índole excepcional y transitoria, a fin de auxiliar al patrono en
situaciones de siniestro o riesgo inminente, en las cuales peligren la integridad de
bienes o personas, en perjuicio de los intereses del patrono.
No es una medida que pueda ser utilizada de manera permanente, pues ello
significaría la comisión de prácticas laborales abusivas, tanto del patrono que no desee
pagar dichas horas extraordinarias conforme a la legislación, así como por parte del
trabajador, pues ello generaría un desequilibrio presupuestario". [La negrita y
subrayado es por la AI].
En el Dictamen 047 del 20 de febrero de 2003, la PGR mencionó la Ley 8343 de
Contingencia Fiscal que señala en lo de interés, lo siguiente:
"Artículo 6º—Pago de la jornada extraordinaria. No podrán autorizarse jornadas
extraordinarias a una misma persona en forma sucesiva durante más de tres
meses, en virtud de que desnaturaliza el carácter extraordinario de este tipo de
jornada. Salvo justificación expresa y conforme a dichos criterios, la autorización de
los pagos de horas extras por parte de las instancias de recursos humanos y los
jerarcas de cada institución del Estado, deberá realizarse con estricto apego a los
criterios de necesidad, razonabilidad y racionalización del gasto público.". [La negrita
es por la AI].
Es importante hacer notar que, la Ley 8343 citada, tuvo vigencia del 18 de diciembre de
2002 al 18 de diciembre de 2003, excepto los Capítulos VI y VII. Por lo tanto, la inclusión
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de su artículo 6° en este informe es para efectos de que sea considerado como una
práctica sana, referida en el artículo 21 de la LGCI que se cita:
Artículo 21.-Concepto funcional de auditoría interna. La auditoría interna es la
actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u
órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a
que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque
sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del
riesgo, del control y de los procesos de dirección en las entidades y los órganos
sujetos a esta Ley. Dentro de una organización, la auditoría interna proporciona a la
ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto, de
la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas
sanas.
La situación expuesta en el punto 2.5 de este informe, podría afectar la eficiencia y eficacia
en las operaciones de la institución; así como generar pérdidas económicas y de imagen
para la entidad.
Cabe mencionar que mediante el oficio 372-RG-2018 del 14 de mayo de 2018, el Regulador
General (en adelante RG) solicitó a los Intendentes y Directores Generales lo siguiente:
Con el fin de propiciar una mayor eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos
públicos administrados por la ARESEP, todo a la luz de las directrices emanadas del
Poder Ejecutivo e la línea de manejo más equilibrado de los recursos públicos, se insta
a los Intendentes y Directores Generales a estar atentos a la ejecución de los recursos
presupuestarios destinados a tiempo extraordinario y ejercer un adecuado control sobre
su utilización.
De igual forma se les recuerda que en materia de tiempo extraordinario el RAS, en su
artículo 19 establece lo siguiente:
“[…] El trabajo remunerado por realizar fuera de la jornada ordinaria solo podrá
ser autorizado en situaciones excepcionales y en concordancia con la
legislación vigente. No se reconocerá como jornada extraordinaria aquella que
no hubiere sido debidamente autorizada.“
Es importante anotar el carácter excepcional que el RAS le confiere a la jornada
extraordinaria, por lo que las situaciones que ameriten su reconocimiento deben estar
debidamente justificadas y respaldadas documentalmente.
En este sentido, se solicita a cada dependencia presentar un informe con
periodicidad bimensual que resuma la cantidad de recursos financieros ejecutados
por este concepto, con un detalle de las actividades que dieron origen y justificaron
dicho pago, así como los productos y beneficios institucionales alcanzados merced a
la utilización de esta medida de pago excepcional.
El primero de estos informes, correspondiente a los meses de marzo y abril del presente
año, deberá ser presentado a la Dirección General de Operaciones antes del 31 de
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mayo del 2018 para que esta Dirección prepare un informe Gerencial consolidado con
sus respectivas recomendaciones y lo presente a este despacho antes del 15 de
junio.[…].
Posteriormente, mediante el oficio OF-0270-RG-2019 del 5 de abril de 2019 la instrucción
anterior se modificó para que también incluyera las jornadas ampliadas y el recargo de
funciones; y que el informe sea presentado con la periodicidad trimestral.
Con relación a lo solicitado en el oficio 372-RG-2018, se revisó el informe denominado
“Informe Trimestral de Pago de Horas Extra, Jornada Ampliada y Recargo de Funciones”,
correspondiente al período de octubre a diciembre del 2019, el cual fue elaborado por la
Dirección General de Operaciones (en adelante DGO) y remitido al RG mediante el oficio
OF-0117-DGO-2019 del 12 de marzo de 2020. Se determinó que el informe citado se
enfoca en el gasto real y el presupuesto para cada dependencia y de forma total. Sin
embargo, no analiza el cumplimiento del carácter extraordinario, excepcional y temporal de
este tipo de jornadas laborales, que tal como se ha indicado anteriormente, deben utilizarse
para realizar trabajos ocasionales y discontinuos que no pueden ser ejecutados durante la
jornada ordinaria y debe obedecer a una necesidad imperiosa derivada de una situación
específica, por lo tanto, las horas extras no deben convertirse en habituales.
Sobre este resultado en particular, posterior a la conferencia final, se recibió el oficio OF0032-DGO-2022 del 12 de enero de 2022, en el cual la Administración manifestó, lo
siguiente:
El informe trimestral se presenta al Regulador General, no a la Junta Directiva, por
lo que se recomienda corregir esa parte.
En cuanto al carácter extraordinario, excepcional y temporal de los pagos, es un
aspecto que se valora de previo para autorizar la realización del trabajo y que debe
ser asumido por cada jefatura.
Una vez analizados y revisados los comentarios de la Administración, se constató que
efectivamente el informe trimestral citado es remitido al RG.
Por otra parte, en las autorizaciones sobre horas extras, no se observó que se valore el
carácter extraordinario, excepcional y temporal de pagos por estos conceptos, dado que
no se incluye en los formularios o solicitudes, información sobre las aprobaciones
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AUDITORÍA INTERNA
anteriores al menos en el mismo año, sólo se incluye información de la solicitud actual.
Además, es importante informar al RG sobre el gasto real y lo presupuestado; pero
también lo es informarle del cumplimiento del carácter extraordinario, excepcional y
temporal de pagos por estos conceptos, dado que los mismos, deben obedecer a una
necesidad imperiosa derivada de una situación específica y que, por lo tanto, se debe
controlar que no se conviertan en habituales. Por lo expuesto, se mantiene este
resultado.
Adicionalmente, mediante los oficios: OF-0669-AI-2021, OF-0670-AI-2021, OF-0671-AI2021, OF-0672-AI-2021, OF-0673-AI-2021, OF-0674-AI-2021 del 15 de noviembre de
2021, OF-0675-AI-2021 del 16 de noviembre de 2021 y el ME-0141-AI-2021 del 12 de
noviembre de 2021, se consultó a cada una de las dependencias indicadas en la tabla 4
de este informe, sobre las causas excepcionales que motivaron el uso de tiempo
extraordinario. Ver detalle con las respuestas obtenidas en el Anexo tres.
Del Anexo tres, se desprenden respuestas cuyas justificaciones podrían no sustentar
suficientemente el carácter extraordinario de las actividades para las cuales se pagaron
horas extras, con lo cual se podría desvirtuar el carácter excepcional y temporal de este
tipo de jornadas laborales, las cuales, tal como se ha indicado anteriormente, deben
utilizarse para realizar trabajos ocasionales y discontinuos que tenga su origen en una
necesidad imperiosa derivada de una situación específica, y que el uso de las horas extras
no debe convertirse en habitual.
Lo anterior, por cuanto no se visualiza que se haya valorado explorar entre otras
alternativas el uso de horarios flexibles o especiales, jornada ampliada, traslados, servicios
especiales, o más recursos debidamente justificados, cuando la jornada ordinaria no sea
suficiente para realizar las tareas; así como utilizar la información histórica disponible para
estimar cuándo se requerirán hacer las tareas como las incluidas en la tabla anterior y con
ello minimizar el uso de tiempos extraordinarios.
Al no tener definido claramente el plazo máximo continuo y discontinuo en el cual se podrán
laborar horas extras, se expone al riesgo de que las jornadas extraordinarias se vuelvan
habituales, lo cual es contrario con la normativa que regula la materia.
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AUDITORÍA INTERNA
2.6
Pago de subsidio de incapacidad del INS
Al realizar la revisión de cálculos y documentación de la incapacidad del INS de una
persona funcionaria durante el año 2019, se determinó:
1.
En cuanto a la norma aplicable al pago del subsidio del INS, se identificó que la
institución realiza el pago amparado con el artículo 63 del RAS13, el cual refiere en
su párrafo primero, que el subsidio de incapacidad se brinda tanto por enfermedad
como por riesgos profesionales. Sin embargo, el segundo párrafo parece excluir los
riesgos de trabajo, indicando que este aplica como complemento al salario por los
subsidios otorgados por la CCSS, sin que se refiera que también aplica para el INS,
por lo que el pago de un 40% no parece corresponder para el subsidio por
incapacidades emitidas por dicha institución. De seguido se transcribe el artículo de
referencia:
[…] Artículo 63.-Subsidio por enfermedad. El (la) funcionario(a) incapacitado(a) para
laborar, por enfermedad o por riesgos profesionales, tendrá un subsidio proporcional
de conformidad con los porcentajes establecidos en la normativa emitida por la Caja
Costarricense del Seguro Social.
La Institución cubrirá un complemento al subsidio otorgado por la Caja
Costarricense del Seguro Social, hasta completar el cien por ciento del monto
total que por concepto de salario mensual habría recibido el(la) funcionario(a) en
el plazo precitado. [La negrita es por la AI].
Consultado al respecto a funcionario de la DF, mediante correo electrónico del 21 de
julio de 2021, manifestó que los pagos se fundamentan en que el artículo establece
explícitamente que el derecho al subsidio puede tener su origen “por enfermedad o por
riesgos profesionales”. Además, que ese mismo artículo indica que se deben basar en
la normativa emitida por la CCSS, misma que en el “Reglamento para el Otorgamiento
de Incapacidades y Licencias a los Beneficiarios del Seguro de Salud” direcciona hacia
el INS al indicar que el otorgamiento y pago de incapacidades por riesgo de trabajo es
responsabilidad de los entes aseguradores de acuerdo con la normativa vigente.
13Versión
publicada en el Alcance 137 a la Gaceta 110 del 12 de junio de 2017. Sin embargo, en los casos en
que hubo modificación específica a los criterios de los hallazgos del informe, se especifica la utilización de la
versión actual.
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AUDITORÍA INTERNA
2. En lo que, respecta al cálculo de la incapacidad del INS, se identificó que el artículo 236
del Código de Trabajo, norma que cuando se tiene un riesgo de trabajo se tendrá
derecho a un subsidio igual al 60% desde el primer día y hasta por 45 días:
[…] ARTICULO 236.- Durante la incapacidad temporal, el trabajador tendrá
derecho a un subsidio igual al 60% de su salario diario durante los primeros
cuarenta y cinco días de incapacidad. Transcurrido ese plazo, el subsidio que se
reconocerá al trabajador será equivalente al 100% del salario diario, si percibiere
una remuneración diaria igual o inferior a cien colones. Si el sueldo fuere superior a
cien colones por día, sobre el exceso se pagará un subsidio igual al 67%. La suma
máxima sobre la cual se aplicará el 100% podrá ser modificada reglamentariamente.
Cuando la remuneración del trabajador sea pagada en forma mensual, quincenal o
semanal en comercio, y cuando se trate de trabajadores con salario base fijado por el
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, el subsidio será pagado a partir de la fecha
en que ocurrió el riesgo del trabajo, hasta cuando se dé el alta médica al
trabajador, con o sin fijación del impedimento, o hasta que transcurra el plazo de
dos años que señala el artículo 237.
[…] Servirán de referencia las planillas presentadas en el período de los tres meses
anteriores al de la ocurrencia del infortunio, o un tiempo menor, si no hubiere trabajado
durante ese período al servicio del patrono con quien le ocurrió el riesgo, sin perjuicio
de lo dispuesto en los artículos 16 y 206.
Cuando los trabajadores estén asegurados en el Instituto Nacional de Seguros, los
pagos de subsidios se harán semanalmente, según las disposiciones internas que para
efectos de tramitación se establezcan en el reglamento de la ley.
El monto del subsidio diario, en los casos de trabajadores que laboren jornada ordinaria
de trabajo completa, no podrá ser inferior al salario que establece el Decreto de Salarios
Mínimos para todos los trabajos no contemplados en las disposiciones generales en
las cuales se establece el salario por actividades, o en otras leyes de la República.
Conforme con el artículo 63 del RAS14, y consulta a la Administración esta considera
que en caso de los subsidios de incapacidad del INS corresponde un pago de 40% para
los primeros 45 días de incapacidad.
Al realizar el recálculo del subsidio para la persona funcionaria sujeta a estudio, se
determinó que se le canceló un subsidio del 100% de su salario por los 3 primeros días
de incapacidad, aún y cuando el INS otorga un subsidio del 60% del salario diario a
partir del primer día, lo que implica que se canceló 160% de subsidio (Aresep pagó al
100% y el INS al 60%).
14
Versión publicada en el Alcance 137 a la Gaceta 110 del 12 de junio de 2017. Sin embargo, en los casos en
que hubo modificación específica a los criterios de los hallazgos del informe, se especifica la utilización de la
versión actual.
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AUDITORÍA INTERNA
Tabla 4 Diferencia en el cálculo y pago de subsidio por incapacidad del INS
Año 2019
Detalle
Cálculo de la
administración
(3 primeros días al 100%
y siguientes al 40%)
Cálculo de la AI
(Toda la incapacidad al 40% según
Artículo 236 código de Trabajo, INS
paga 60% desde día 1)
30
244 957.50
₵97 983.00
Días de Incapacidad
Incapacidad N° 1 del 2 al 9 dic.
2019, primeros 3 días
Incapacidad N° 1 del 2 al 9 dic.
163 305.00
2019, restantes 5 días
Incapacidad N° 2 del 10 al 15 dic.
195 966.00
2019, 6 días
Incapacidad N° 3 del 16 al 18 dic.
97 983.00
2019, 3 días
Incapacidad N° 4 del 19 al 31 dic.
424 593.00
2019, 13 días
Total calculado
1 126 804.50
Total pago subsidio incapacidad
1 126 804.50
s/planillas
Diferencia
Fuente: Elaboración propia de la AI con base en los documentos facilitados por la DRH.
163 305.00
195 966.00
97 983.00
424 593.00
₵979 830.00
₵1 126 804.50
₵146 974.50
Sobre este aspecto se envió un correo a la DF el 21 de julio de 2021 para conocer el
fundamento de dicho pago, a lo cual manifestó que la situación se generó porque la
incapacidad se incluyó inicialmente como si fuera de la CCSS siendo lo correcto INS;
considera que es un caso aislado, pero indicó que va a hacer la revisión desde el año 2013
para tener certeza de que efectivamente es así. Indicó además que procederá a notificar
a la persona funcionaria y a hacer las gestiones de cobro correspondientes.
Al respecto, mediante el oficio OF-0660-AI-2021 del 11 de noviembre de 2021, se le solicitó
a la DF información sobre las gestiones realizadas. La respuesta se recibió con el oficio
OF-2388-DF-2021 del 15 de noviembre de 2021, en la que se indica lo siguiente
textualmente:
•
“Los fondos pagados de más fueron recuperados en la planilla de la primera
quincena del mes de noviembre del 2021, en la cual se le rebajó a la persona
funcionaria la suma de ¢146.974,50 cobrado de más en su incapacidad del
INS del mes de diciembre del 2019.
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AUDITORÍA INTERNA
•
En cuanto a determinar si es un caso aislado o no, sobre este particular se
realizó un acercamiento con la DRH para solicitar el detalle de todas las
incapacidades tramitadas ante el INS por riesgos de trabajo entre los periodos
2013 (periodo en que se implementó el uso de la actual herramienta de
cálculo de nómina) y 2021. Obtenida la información se inició con el proceso
de revisión el cual se estima que finalice en el I trimestre del año 2022. Se
está realizando el mayor esfuerzo en ejecutar el proceso, pero por nuestras
múltiples funciones y con la situación de tener dos recursos menos por
incapacidad, sin embargo, si estas condiciones persisten, el plazo indicado,
podría tender a aumentar. “
2.7
Condiciones específicas del recargo de funciones
Se determinó que la normativa interna de la Aresep especifica un plazo mínimo para el
reconocimiento económico del recargo de funciones, pero no establece un periodo máximo
de permanencia en esa condición , situación que podría significar que puestos de mucha
relevancia no sean nombrados oportunamente, tal y como lo mencionó la CGR en su
informe DFOE-EC-IF-00027-2019, donde señaló que para el puesto de Intendente de
Energía, se mantuvo cubierto con recargo de funciones entre el 23 de agosto de 2016 y el
30 de junio de 2017 y luego del 7 al 27 de enero de 2019 (periodo de revisión), siendo
entonces que la plaza estuvo vacante por alrededor de 3 años y 5 meses.
La situación indicada en el párrafo anterior también expone al riesgo de que se
desnaturalice el carácter temporal del recargo de funciones.
El recargo de funciones se encuentra normado en el artículo 61 del RAS15, el cual
establece:
Artículo 61.-Remuneración por recargo de funciones. Todo(a) funcionario(a)
nombrado interinamente en un puesto de categoría superior, por ausencia del
titular, independientemente de las razones de la ausencia; tendrá derecho a
devengar, durante todo el período de la ausencia la remuneración conforme con
las condiciones propias del ascendido, según las siguientes reglas:
15
Versión publicada en el Alcance 137 a la Gaceta 110 del 12 de junio de 2017. Sin embargo, en los casos en
que hubo modificación específica a los criterios de los hallazgos del informe, se especifica la utilización de la
versión actual.
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AUDITORÍA INTERNA
Cuando se trate de recargo de funciones de jefatura, para efectos de pago, el
plazo mínimo de ausencia será de diez días hábiles consecutivos.
Si la ausencia es prolongada, el recargo podrá asumirlo la jefatura superior. Para
efectos de pago por recargo de funciones en otros puestos, el recargo deberá haber
sido durante el plazo mínimo de quince días hábiles consecutivos.
En ambas situaciones, el (la) sustituto(a) deberá cumplir con requisitos
académicos y legales del puesto del(de la) funcionario(a) a quien sustituye.
Corresponde al Jerarca Superior Administrativo autorizar el pago de recargos de
funciones, que se cargarán al programa de la dirección donde se haya aplicado. [La
negrita es por la AI].
Sobre el particular, la siguiente normativa y jurisprudencia que se transcribe, establece que
los recargos de funciones deben ser temporales, dado que se asumen las funciones de un
puesto de mayor categoría:
a. Reglamento al estatuto del Servicio Civil, no vinculante a la Aresep, pero puede ser
usada como normativa supletoria:
Artículo 22 bis [...] b. Los recargos de funciones de puestos de mayor categoría,
que excedan de un mes, podrán ser remunerados, pero estarán sujetos a la
aprobación previa de la Dirección General, la que deberá constatar que el servidor a
quien se hiciere el recargo, reúne los requisitos establecidos.
b. Dictamen de la PGR C-336-2020
[...] en el Dictamen C-313-2019 del 24 de octubre del 2019 [...] se dispuso:
“El recargo de funciones es una figura del derecho laboral según el cual es
posible asignar funciones de otro cargo a un trabajador para que las desempeñe
simultáneamente con las propias funciones. El recargo tiene sustento en el
deber de colaboración que tienen todos los trabajadores para con sus
empleadores.
[...] “La figura del recargo surge del deber de colaboración que detentan todos los
empleados públicos derivado del principio general de continuidad del servicio
público consagrado en el artículo 4 de la Ley General de la Administración
Pública. [...]
Además, [...] la opinión jurídica N° OJ-035-2010 de fecha 15 de julio de 2010, [...]
sostuvo que:
“[…] puede observarse en primer lugar, que en virtud de la índole de las tareas que
tiene a cargo la Administración Pública en pro de la colectividad, ciertamente pueden
suscitarse circunstancias, en virtud de las cuales se requiere la colaboración de algún
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AUDITORÍA INTERNA
o algunos funcionarios o servidores, a fin de que temporalmente se les asignen recargo
de funciones, aparte de las que corresponden al puesto que ocupa u ocupan en la
institución para la cual laboran; sin que ello pueda significar alguna violación de sus
derechos laborales, y menos la infracción del principio de legalidad regente en todo
actuar administrativo, según artículos 11 de la Constitución Política y su homólogo de
la Ley General de la Administración Pública.
[...] Asimismo, la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia, refiriéndose a ese
concepto, ha subrayado:
“[…] la figura del “recargo de funciones” se caracteriza, en su regulación, por ser
temporal, sea por períodos cortos, pues se trata de asumir provisionalmente
funciones de un puesto de mayor categoría, en forma adicional a las labores
propias del servidor regular” (Sentencia N° 425 de las 10:10 horas del 1 de agosto
del 2001).
[...] El recargo de funciones indudablemente encierra un nombramiento en el puesto,
en virtud del cual se requiere que otro servidor o servidora que reúna los requisitos
correspondientes, continúe con la prestación del servicio público de que se trate” .
Ahora bien, de forma reciente este órgano consultivo en el pronunciamiento C-1552020 del 28 de abril de 2020, dirigido precisamente al consultante, retomó el tema del
recargo de funciones en la Administración Pública:
[…] Hemos explicado que el “recargo de funciones” es un aumento en las tareas
regulares de un servidor público. Los deberes adicionales provienen de un puesto de
igual o mayor categoría que, por impedimento o ausencia del titular que debería
ejecutar esas funciones, es otra persona con funciones de igual naturaleza quién
asume transitoriamente.
En cuanto al recargo de funciones, en el dictamen C-067-2017 del 3 de abril del 2017,
reiterado por el dictamen C-062-2019 del 7 de marzo del 2019, señalamos lo siguiente:
“La doctrina administrativa nacional ha reiterado que con base en el deber de
colaboración que tienen todos los trabajadores para con sus patronos y el poder de
dirección y ordenación patronal, en aras de brindar un mejor servicio público, continuo
y eficiente –artículo 4 y 8 de la Ley General de la Administración Pública-, en
determinadas circunstancias objetivamente justificadas, el recargo de funciones o
aumento de tareas -como también se le conoce-, permite asignar temporalmente
funciones afines de otro cargo de igual o de mayor categoría a un servidor para
que las desempeñe simultáneamente con las propias [...]
Conforme a la doctrina académica nacional, aquel aumento de tareas es posible y
lícito, aun contra la voluntad del empleado, cuando las funciones recargadas son
de la misma naturaleza de las convenidas o de las que se vienen desempeñando,
y si, además, se da dentro de la misma jornada y en armonía con la capacidad y
aptitudes del empleado; es decir, las funciones que constituyen el recargo se
integran y complementan con la actividad principal del trabajador; debiéndose
excluir de tal supuesto toda alteración que pretenda una diligencia o esfuerzo
mayor inusitados o que excedan de las condiciones personales del empleado o
de lo exigible a su categoría y especialidad (Véase, CARRO ZÚÑIGA (Carlos),
Derecho del Trabajo Costarricense, San José, Ediciones Juricentro S.A., 1978, 117118).
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AUDITORÍA INTERNA
[...] Como es obvio, el recargo de funciones no implica asumir como tal el cargo en sí,
sino únicamente las funciones del mismo, pues en ese caso el funcionario se mantiene
desempeñando el puesto del cual es titular y adicionalmente, de forma temporal, se le
asignan las funciones de otro cargo de igual o de mayor jerarquía.” (Consúltese
también el Dictamen C-097-2009 del 03 de abril de 2009).
[…] Es importante tener presente que el recargo de funciones como acto administrativo
que debe estar motivado y manifestarse por escrito. Su forma escrita es necesaria
para declarar su temporalidad, conocer los límites a los cuales debe enmarcar su
acción el funcionario y el control posterior por el recargo, al tenor de los artículos
111.1, 129 y 134 de la Ley General de la Administración Pública. [...] [La negrita
es por la AI].
c. Consulta Jurídica del Servicio Civil AJ-OF-193-2017 no vinculante a la Aresep, pero
útil como jurisprudencia administrativa:
[…] la Procuraduría General de la República en su dictamen número C-032-2012 del
31 de enero de 2012 indicó que “…El recargo de funciones es una figura del derecho
laboral según el cual es posible asignar funciones de otro cargo a un trabajador para
que las desempeñe simultáneamente con las propias funciones. El recargo tiene
sustento en el deber de colaboración que tienen todos los trabajadores para con sus
empleadores…
[…] El recargo de funciones no implica asumir como tal el cargo en sí, sino únicamente
las funciones del mismo, pues en ese caso el funcionario se mantiene desempeñando
el puesto del cual es titular y adicionalmente, de forma temporal, se le asignan las
funciones de otro cargo de igual o de mayor jerarquía”. [...].
[...] Ahora bien, la Procuraduría General de la República, en el dictamen número C351-2001 del 18 de diciembre de 2001, señaló que “solamente los recargos de
funciones que excedan de un mes pueden ser remunerados con el salario que
corresponde al puesto de mayor nivel respecto al cual opera el recargo. La ausencia
de previsión normativa respecto a la posibilidad de remunerar los recargos de funciones
inferiores a un mes podría encontrar fundamento en el deber de cooperación del
servidor para con su patrono, sobre todo si se trata de un recargo temporal. (…) Sobre
el punto, debemos reiterar que cuando se hace uso de la figura del recargo de funciones
por un plazo inferior a un mes, no existe norma que autorice reconocer suma salarial
alguna por ese recargo. Por el contrario, el artículo 22 bis del Reglamento al Estatuto
de Servicio Civil solo admite la remuneración correspondiente cuando el lapso del
recargo sea mayor a un mes”.
De igual manera, la Procuraduría en su opinión jurídica número OJ-035-2010 del
15 de julio del 2010 determinó que “el recargo de funciones indudablemente
encierra un nombramiento en el puesto, en virtud del cual se requiere que otro
servidor o servidora que reúna los requisitos correspondientes, continúe con la
prestación del servicio público de que se trate.
Según se extrae de la propia inteligencia de aquella norma reglamentaria, la única
posibilidad de pagar un recargo de funciones es cuando se trate de un puesto de
mayor categoría, y que supere un plazo mayor de un mes. De manera que, si existe
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AUDITORÍA INTERNA
un recargo de funciones de un puesto de igual o similar categoría y salario, o menor de
ese tiempo, no es procedente reconocer al servidor o servidora alguna retribución por
ese concepto”. [...].
[...] Del mismo modo, la Procuraduría en su Dictamen número C-095-2014 del 20 de
marzo de 2014 estableció:
[...] En relación a la duración del recargo, la Sala Segunda de la Corte Suprema
de Justicia ha señalado: “la figura del “recargo de funciones” se caracteriza, en
su regulación, por ser temporal, sea por períodos cortos, pues se trata de asumir
provisionalmente funciones de un puesto de mayor categoría, en forma adicional
a las labores propias del servidor regular”. (Resolución N° 425 de las diez horas
diez minutos del 10:10 del 1 de agosto del 2001)”. [...] [La negrita es por la AI].
Se considera que la principal causa de la situación identificada radica en que la normativa
interna, como ya se ha mencionado, es general por lo que este rubro del recargo de
funciones queda a interpretación de la DRH y las diferentes Jefaturas debido a que no
establece claramente el plazo máximo en que se podrá realizar el recargo de funciones,
sin considerar que la PGR ha sido clara pronunciándose en que debe ser temporal.
Sobre este resultado, la Administración posterior a la conferencia final del primer informe
borrador, mediante el oficio OF-0032-DGO-2022 del 12 de enero del 2022, manifestó en lo
de interés, lo siguiente:
En cuanto a la definición de “ausencia prolongada” y su efecto en el plazo máximo que
se puede asignar un recargo de funciones, se debe valorar que en la versión
recientemente aprobada del RAS se estableció en el artículo 3 la siguiente definición:
“Recargo de funciones: Desempeño temporal y parcial de las tareas de una plaza de
categoría superior, que realiza una persona funcionaria simultáneamente con las
labores propias de su cargo, debido a la ausencia del titular o por vacancia, por un
plazo máximo de seis meses, prorrogable en casos justificados”[…] (El subrayado no
es del original).
Dado lo indicado en el párrafo anterior, se revisó y constató que en la versión actual del
RAS (publicada en el Alcance 253 de la Gaceta 238 del 10 de diciembre de 2021), se
estableció el plazo máximo para recargo de funciones, pero no se observó que se haya
incluido la definición de ausencia prolongada referida en el artículo 61 del RAS; lo cual es
importante que se defina, dado que cuando se de esa condición el recargo podrá ser
asumido por la jefatura superior y no aplicaría el pago por dicho recargo.
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AUDITORÍA INTERNA
2.8
Generalidades de la jornada ampliada y su aplicación
El RAS16 en el artículo 19, norma lo correspondiente a la jornada laboral, siendo entonces
que dentro de dicho artículo se establece la posibilidad de la ampliación de jornada, tal y
como se observa a continuación:
[…] Artículo 19 Jornada laboral.
[…] En casos especiales y excepcionales, para la atención de tareas imprevistas
o especiales y cuando el buen servicio público y el interés institucional lo
justifiquen, el jerarca superior administrativo podrá autorizar con carácter
ocasional la modificación temporal de la jornada laboral a 20 horas semanales o
a 48 horas semanales, previa solicitud de la jefatura superior, en la cual se justifique
el (los) motivo(s), objetivo (s) y plazo de la misma. Bajo ninguna circunstancia la
modificación de la jornada puede constituirse en permanente o habitual y los
salarios se ajustarán en proporción directa a la jornada de 40 horas.
En el caso de ampliación de la jornada se deberá contar, de previo a su autorización,
con la verificación de contenido presupuestario y bajo ninguna circunstancia se
considerará la misma como un derecho adquirido. La jefatura superior del (de la)
funcionario(a) será la encargada de verificar el cumplimiento de los términos de la
ampliación de jornada y de brindar un informe de resultados al jerarca superior
administrativo dentro del plazo ocho días contados a partir del cese de la jornada.
Los(as) funcionarios(as) cuya jornada sea variada, podrán negociar con la jefatura
superior el horario de la misma, pretendiendo la mayor compatibilidad entre los
intereses personales de los funcionarios y los intereses institucionales.
Dicho horario será convenido desde la solicitud de la modificación de la jornada,
definiéndose a más tardar con la comunicación de la autorización y se mantendrá
durante el plazo de la misma. […].
En síntesis, la jornada ampliada será una condición ocasional la cual debe contar con
autorización, contenido presupuestario y una vez finalizada, es necesaria la verificación del
cumplimiento de términos mediante la presentación de un informe de resultados.
Conforme con lo anterior, se revisó para la planilla del mes de enero de 2019, el pago de
jornada ampliada para una persona funcionaria. De dicha revisión se identificó que laboró
en jornada ampliada durante todo el año 2019 amparada en la resolución 7800-2008
emitida el 21 de enero de 2008; en la que se le había autorizado dicha jornada sin
especificar fecha de fin; por lo que se sirvió de sustento desde el 21 de enero de 2008
16
Versión publicada en el Alcance 137 a la Gaceta 110 del 12 de junio de 2017. Sin embargo, en los casos en
que hubo modificación específica a los criterios de los hallazgos del informe, se especifica la utilización de la
versión actual.
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AUDITORÍA INTERNA
hasta el 1° de enero del 2021, conforme a lo indicado en el siguiente párrafo, habiendo
transcurrido trece años.
Se consultó a la DRH por medio de correo electrónico, si se mantenía esta jornada
ampliada, ante lo cual el 28 de junio de 2021 informó, por medio de correo electrónico: "Al
verificar la información de la funcionaria […], según acción de personal 100-2021 y
resolución RE-0113-RG-202117, a ella se le suspendió la jornada ampliada a partir del
01/01/2021"; con lo cual se concluye que la condición identificada para el 2019 ya no se
está presentando; sin embargo, se comunica en este informe con el fin de que se tomen
las previsiones para que se observe y documente la aplicación de la normativa establecida
para jornada ampliada.
Cabe señalar que, en los considerandos de la resolución citada en el párrafo anterior, se
indica en lo de interés, lo siguiente:
[…] IV. Que la Dirección General de Estrategia y Evaluación mediante oficio OF-0442DGEE-2020 del 10 de diciembre de 2020 indica lo siguiente:
“Producto del impacto de la ley 9911 (Ley para el alivio en el pago del marchamo
2021), en el presupuesto institucional 2021, la Junta Directiva aprobó el día 10 de
diciembre 2020 (sic) una reducción en los egresos institucionales, la cual contempla
disminuciones en la partida de remuneraciones, a continuación, el detalle:
[…] Por lo tanto, no se cuenta con el presupuesto para continuar con el pago de la
ampliación de jornada a la señora DAISY LÉPIZ GUZMÁN a partir del 1° de enero del
2021. […].
Se reitera que en este caso no se suministró evidencia de la definición de una fecha de
finalización, prórrogas y revisión de las condiciones de la jornada laboral de la funcionaria
ni de sus funciones, donde se haya determinado si era necesario el apoyo de otros
funcionarios para la ejecución de las labores dado el volumen de trabajo, su nivel de
complejidad u otros aspectos que pueden afectar el desarrollo del puesto, de manera que
se pueda cumplir con el bloque de legalidad previsto en el RAS18 en el artículo 19 ya
mencionado, así como en el inciso 4.6 de las NCISP de repetida cita en el resultado 2.1 de
este informe.
17
De las catorce horas con quince minutos del ocho de febrero de dos mil veintiuno.
Versión publicada en el Alcance 137 a la Gaceta 110 del 12 de junio de 2017. Sin embargo, en los casos en
que hubo modificación específica a los criterios de los hallazgos del informe, se especifica la utilización de la
versión actual.
18
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AUDITORÍA INTERNA
Tal como se indica en el punto 2.5 del presente informe, mediante el oficio OF-0270-RG2019 del 5 de abril de 2019, el RG solicitó a cada dependencia presentar un informe
trimestral que resuma la cantidad de recursos financieros ejecutados por jornada ampliada,
con un detalle de las actividades que dieron origen y justificaron dicho pago, así como los
productos y beneficios institucionales alcanzados.
Con relación a lo indicado en el párrafo anterior, se revisó el informe denominado “Informe
Trimestral de Pago de Horas Extra, Jornada Ampliada y Recargo de Funciones”,
correspondiente al período de octubre a diciembre del 2019, el cual fue elaborado por la
DGO y remitido al RG mediante el oficio OF-0117-DGO-202019 del 12 de marzo de 2020 y
se determinó que el informe citado se enfoca en el gasto real, no incluye el presupuestado,
ni las justificaciones del gasto, tal como lo solicitó el RG en el oficio citado.
2.9
Recuperación de sobrepagos realizados en planillas
La revisión de las acciones desarrolladas por la Aresep para la implementación del Título
III de la Ley N° 9635 “Modificación de la Ley N° 2166, Ley de Salarios de la Administración
Pública, del 9 de octubre de 1957” , reflejó que la institución realizó pagos por subsidio de
vacaciones y anualidades profesionales que no se apegan a lo establecido en dicha ley,
dado que:
a.
Durante el 2019 y antes de la implementación del título III de la Ley N° 9635, la
institución realizó pagos por concepto de subsidio de vacaciones que sobrepasaban
los topes salariales establecidos en el artículo 42 y transitorio XXXV ya referido en el
resultado 2.2 anterior. Una vez que se realiza la implementación de la norma a nivel
institucional, se establece que estos pagos no son aplicables por cuanto los
funcionarios superan el tope de los 20 salarios base establecido en el transitorio
XXXV y a partir de ese momento se dejan de cancelar; sin embargo, los pagos
realizados de más antes de la implementación, a la fecha de revisión, se encuentran
19
Posterior a la conferencia final, en el oficio OF-0032-DGO-2022 del 12 de enero de 2022, se indicó, lo
siguiente: “El informe trimestral se presenta al Regulador General, no a la Junta Directiva, por lo que se
recomienda corregir esa parte […]”, aspecto corregido en este párrafo.
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AUDITORÍA INTERNA
registrados como una cuenta por cobrar a empleados, sin que se haya tomado una
decisión sobre si procede o no el cobro para su recuperación.
Lo anterior, cobra relevancia dado que han transcurrido alrededor de dos años y
existen algunos funcionarios que recibieron este pago adicional que ya no laboran
para la institución. Seguidamente se presenta la tabla que cuantifica para el 2019 los
montos pendientes de cobro:
Tabla 5 Cuentas por cobrar funcionarios y exfuncionarios (subsidios de vacaciones
y anualidades profesionales)
Año 2019
Funcionario
Funcionario actual
Monto
Funcionario 1
Funcionario 2
Sí
₵ 99 071.46
Sí
23 092.77
Funcionario 3
Sí
138 642.91
Funcionario 4
Sí
208 316.48
Funcionario 5
No
168 748.99
Funcionario 6
No
273 300.80
TOTAL
₵ 911 173.41
Fuente: Elaboración propia de la AI a partir de los registros contables y hoja
denominada “Cálculo de aumento I Semestre 2019”.
Lo anterior se debe a que previo a recibir el criterio de la PGR C-366-2020, la institución
realizó pagos a los funcionarios que son remunerados bajo el salario por componentes por
los rublos ya citados; sin embargo, una vez recibido el criterio de la PGR se determinó la
improcedencia de esos pagos y se dejaron de realizar. Además, para los funcionarios a los
que se les venía pagando estos incentivos, se les continuó con el pago sin nominalizarlo,
tal como lo establece el artículo 17 del Reglamento del Título III de la Ley Fortalecimiento
de las Finanzas Públicas, N° 9635.
Pese a que el incentivo de anualidades profesionales ya no es cancelado, para los casos
aquí referidos, a la fecha de revisión y según fue informado por la DRH el 21 de abril de
2021 mediante oficio OF-0180-DRH-2021, no se han realizado las acciones
correspondientes para recuperar estos pagos realizados en exceso:
Una vez recibido el criterio C-366-2020 del 16 de setiembre del 2020, se dejó sin
efecto el reconocimiento de las anualidades profesionales que se cumplían a
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AUDITORÍA INTERNA
partir de esa fecha; es decir, no se han reconocido ni pagado nuevos montos por
este concepto desde setiembre 2020.
Sobre este aspecto, están pendientes las gestiones para la recuperación de los
montos pagados por concepto de las anualidades profesionales reconocidas
durante el 2019 y el 2020, que se reconocieron debido a la forma en que se entendió
lo establecido por la Ley 9635 Fortalecimiento de las Finanzas Públicas con respecto
a este rubro. Se tiene programado realizar los trámites correspondientes a esta
dirección durante mayo del 2021.
Para clarificar el tema de la anualidad profesional, a continuación, se detalla lo
establecido por la PGR en el criterio de referencia:
E) Improcedencia del pago o reconocimiento futuro de remuneraciones
asociadas o relacionadas a la acumulación de años de servicio distintos de las
anualidades –caso de la denominada anualidad profesional- y el principio de
indemnidad salarial.
Partiendo de lo dispuesto en los artículos 40 de la Ley de Salarios de la Administración
Pública vigente, y 16 del Reglamento del Título III de la Ley de Fortalecimiento de las
Finanzas Públicas -Decreto Ejecutivo No. 41564-MIDEPLAN-H- , las instituciones
cubiertas por el ámbito de aplicación de la Ley de Salarios de la Administración Pública
–que incluye a las instituciones autónomas- “No procede la creación, el incremento, ni
el pago de remuneración por concepto de discrecionalidad y confidencialidad, ni el pago
o reconocimiento por concepto de bienios, quinquenios o ninguna otra remuneración
por acumulación de años de servicio distintos de las anualidades” a los servidores que
hayan ingresado a laborar a partir de la entrada en vigencia de la citada Ley No. 9635.
No obstante, en el caso de los servidores que percibían esos sobresueldos antes de la
entrada en vigencia de la ley citada, podrán conservar los hasta entonces devengados,
pero convertidos en un monto nominal fijo; esto de conformidad con el artículo 54 de la
Ley de Salarios de la Administración Pública vigente, Transitorio XXV de la citada Ley
No. 9635 y 17 del citado Reglamento del Título III de la Ley de Fortalecimiento. De
modo que sólo estos últimos los conservarían nominalizados, esto en aras del principio
de indemnidad salarial (Véanse al respecto, los dictámenes C-153-2019, de 6 de junio
de 2019; C-160-2019, de 10 de junio de 2019; C-166-2019, de 13 de junio de 2019; C194-2019, de 08 de julio de 2019; C-324-2019, de 6 de noviembre de 2019; C-3582019, de 3 de diciembre de 2019; C-031-2020, de 30 de enero de 2020; C-110-2020,
de 31 de marzo de 2020; C-153-2020, de 24 de abril de 2020 y C-159-2020, op. cit.;
Pronunciamientos OJ-041-2019, de 29 de mayo de 2019 y OJ-068-2019, de 20 de junio
de 2019).
Ahora bien, según se nos refiere, en la ARESEP, por medio del Reglamento de Carrera
Profesional, se reconoce una remuneración económica estrechamente relacionada con
la acumulación de experiencia laboral, de carácter profesional, obtenida en
instituciones de la Administración Pública –artículo 12-, que consiste en el
reconocimiento de un punto por cada uno de los primeros cinco años y de seis años en
adelante se otorgará 1.5 puntos por cada anualidad profesional. Así que partiendo del
supuesto según el cual: “la anualidad es un plus salarial que se reconoce a los
servidores públicos a través del sistema de méritos, como reconocimiento de los años
de servicio prestados y de la experiencia adquirida en el Sector Público”, resulta
innegable que aquella remuneración especial está asociada directamente con la
acumulación de años de servicio, y por tanto, cabe en los supuestos aludidos por el
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artículo 40 supracitado, resultándole aplicables las consideraciones jurídicas
anteriormente expuestas. De modo que sólo los servidores que la percibían antes de
la entrada en vigencia de la ley citada, podrán conservar lo devengado hasta entonces
por dicho concepto, pero convertido en un monto nominal fijo. Sin que pueda
reconocerse o pagarse a quienes hayan ingresado a laborar el 4 de diciembre del 2018
o después, fecha en que entró en vigencia la ley n.° 9635.
Lo anterior se rige por la Ley de Salarios 9635 artículo 42 y en el Transitorio XXXV
detallados en el punto 2.2 del presente informe; así como en los siguientes artículos y
normativa:
Ley de Salarios de la Administración Pública N° 2166:
Artículo 54- Conversión de incentivos a montos nominales fijos. Cualquier otro incentivo
o compensación existente que a la entrada en vigencia de esta ley esté expresado en
términos porcentuales, su cálculo a futuro será un monto nominal fijo, resultante de la
aplicación del porcentaje al salario base a enero de 2018.
Reglamento del Título III de la Ley Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, N° 9635:
Artículo 17.- Conversión de incentivos a montos nominales fijos. Los montos por
incentivos o compensaciones ya recibidas de previo a la entrada en vigencia de la Ley
N° 9635, se conservan y mantienen en el tiempo como montos nominales fijos,
producto de la forma en que se revalorizaban antes del 4 de diciembre de 2018, esto
de conformidad con lo establecido en los artículos 54 y 56 de la Ley N° 2166, adicionado
mediante artículo 3 de la Ley N° 9635, y el Transitorio XXV de la Ley N° 9635.
En orden con lo establecido en el artículo 54 de la Ley N° 2166, adicionado mediante
artículo 3 de la Ley N° 9635 y los transitorios XXV y XXXI del título tercero de la Ley N°
9635 y en concordancia con la Resolución de la Dirección General del Servicio Civil
DG-087-2018 de las nueve horas de 2 de julio de 2018, cualquier otro incentivo o
compensación existente que a la entrada en vigencia de la Ley N°9635 se encuentre
expresado en términos porcentuales, deberá calcularse mediante un monto nominal
fijo, resultante de la aplicación del porcentaje al salario base a julio de 2018.
Con las condiciones identificadas anteriormente se afectan las NCISP “4.4 Exigencia de la
confiabilidad y oportunidad de la información” y “4.6 Cumplimiento del ordenamiento
jurídico y técnico” ya referidas en el resultado 2.1 de este informe.
4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar,
adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar
razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad
sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa
información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y
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AUDITORÍA INTERNA
externas respectivas. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de
legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan
verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.
Conviene señalar lo que la LGCI establece al respecto:
Artículo 8º-Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se
entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la
administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los
siguientes objetivos:
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
Artículo 10.-Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán
responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar
y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de
la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo
funcionamiento.
2.10 Procedimientos
Se determinó que el “PR-DI-06 Instructivo para Confeccionar la nómina institucional”
vigente desde el 6 de agosto de 2016, contiene las principales actividades y
responsabilidades del proceso de confección de nómina.
No obstante, se considera
conveniente su actualización, debido a:
• Los cambios que, desde junio del 2019, introdujo el Título III de la Ley N° 9635,
donde se modifica la Ley de Salarios N° 2166.
• Se modificó significativamente el archivo electrónico base en el que se venía
realizando el cálculo de planilla desde el año 2013, (se le agregaron mejoras a
nivel de seguridad y de parámetros, según lo indicado en el oficio OF-0153-DTI2019 del 1° de agosto de 2019).
Al respecto, es conocido que la administración se encuentra en proceso de desarrollo del
Sistema Financiero Administrativo (SIFA), que según lo planeado, modificaría las
actividades o herramientas utilizadas actualmente para el cálculo de planillas; sin embargo,
es conveniente mantener procedimientos e instructivos actualizados que definan las
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AUDITORÍA INTERNA
actividades y responsabilidades de un proceso tan importante como lo es la planilla
institucional, entre tanto no se disponga de ese sistema. Sobre el particular la Dirección
General de Operaciones (en adelante DGO), por medio del oficio OF-0164-DGO-2020 del
2 de abril de 2020 solicitó:
[...] siendo que el instructivo establece que es responsabilidad de la Dirección de
Finanzas “revisar lo estipulado en este documento y mantenerlo Actualizado”, se le
solicita a esa Dirección gestionar una revisión conjunta con la Dirección de Recursos
Humanos para actualizar cualquier aspecto relacionado con el instructivo y además
que en el mismo se evidencie la revisión y aprobación por parte de ambas direcciones,
situación que en el documento actual no presenta.
En cuanto a los procedimientos que se realizan propiamente en la DF para el registro
contable, dicha dependencia remitió el oficio OF-0993-DF-2018 del 28 de junio de 2018, el
cual contiene el “DF-DI-13 Compendio de procedimientos contables” en el que se incluyen
un total de 24 “procedimientos contables”, los cuales mediante flujogramas describen las
actividades que se realizan en cada uno de esos procedimientos. De la revisión de dichos
procedimientos se identificaron los siguientes documentos asociados al proceso de
planillas: “DF-CONTA-05 Registro de planillas” y “DF-CONTA-11 Registro ajustes de
prestaciones legales corto y largo plazo”.
Al dar revisión a estos “procedimientos”, se identificó que se encuentra desactualizado
debido a que se hace referencia al sistema de registro informático denominado “NOVELL”
aún y cuando en la actualidad, se utiliza el sistema denominado “SIGMA”. Al consultar al
personal de la DF sobre la posible causa se indicó que los documentos del “DF-DI-13
Compendio de procedimientos contables” se crearon en atención a un requerimiento
específico de la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN) por lo que no son
necesariamente guías internas de las actividades que realiza dicha dependencia.
Al respecto, existe el “AG-PO-01: Procedimiento para el control de documentación de
procesos de la Aresep”
20
, en el cual se establecen las responsabilidades y acciones a
seguir en la creación y/o modificación de procedimientos, así como la uniformidad que debe
existir en los procedimientos institucionales y la necesidad de mantenerlos actualizados:
20
La versión vigente de este documento rige a partir del 16 de febrero de 2021, versión en la cual se mantiene
lo indicado al respecto en el presente informe de Auditoría Interna.
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AUDITORÍA INTERNA
4. Responsabilidades
Son responsabilidades de las jefaturas de cada una de las dependencias, en el
ámbito de sus competencias:
▪Elaborar, mantener actualizada y divulgar internamente la información
documentada de los procesos en que interviene su dependencia. Esto con el
propósito de mantener la conformidad de los productos, controlar las actividades a su
cargo y prevenir todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y metas trazados por
la institución en el desempeño de sus funciones.
[…] ▪Velar porque el personal a su cargo conozca y aplique la información documentada
de procesos y ejecute las acciones de control y prevención establecidas.
▪Identificar aquellas disposiciones o información documentada de procesos que
se encuentren obsoletas, coordinar su consecuente derogación y prevenir su uso no
intencionado.
▪Asegurarse que la información documentada de procesos que establezcan sea la
estrictamente necesaria para la efectiva planificación, operación, control y mejora de
los procesos a su cargo.
Son responsabilidades de todo el personal de la Aresep:
▪Cumplir lo establecido en la información documentada de procesos que les sea
aplicable en el ámbito de sus competencias.
▪Contribuir para que la información documentada de procesos requerida para la
operación de los procesos sea establecida y actualizada oportunamente.
▪Identificar y proponer a su jefatura aquellas variaciones que sean requeridas en
la información documentada de procesos.
▪Consultar y utilizar las versiones vigentes de la información documentada de
procesos, disponibles en la sección de información documentada de procesos de la
Intranet como único repositorio de copias controladas de los procedimientos e
instructivos.[…]
[…]7.1 Estructura de la información documentada de procesos
[…] ii. Documentos de apoyo interno: para aquellas actividades que requieran
documentarse por consideraciones de control interno, administración interna de las
dependencias y otras necesidades particulares dentro de las áreas. Estos
instrumentos, que tendrán carácter oficial y serán de acatamiento obligatorio,
deben apegarse a lo siguiente:
O Serán desarrollados por las dependencias y aprobados por la jefatura superior
respectiva.
O Atender las disposiciones internas y externas atinentes según la materia. Por
ejemplo, ordenamiento jurídico, reglamentos internos, procedimientos aprobados
por el Regulador General e instrucciones superiores.
Contar con una identificación que incluya: un consecutivo, versión y fecha de
creación.
explícitamente la fecha de vigencia y la jefatura superior
O Indicar
responsable de su autorización.
O Ajustarse a un formato que facilite el cumplimiento del propósito del
instrumento, pudiendo utilizarse las guías que para esto ha puesto a disposición
la DGEE.
O
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AUDITORÍA INTERNA
Ser remitidos, de previo a su implementación o derogación, a la DGEE para
facilitar el control, la integridad del enfoque de procesos y la efectividad de las
operaciones.
O El contenido desarrollado debe permanecer en el ámbito de competencia de la
jefatura que suscribe el documento, en aplicación de disposiciones superiores
previamente establecidas.
O No establecen criterios nuevos que requieran autorización superior, sino que se
enfocan en la forma en que se aplican disposiciones superiores, buenas prácticas
o designaciones existentes.
O Ser de aplicación específica de una dependencia, o bien referirse a instrucciones
muy específicas y puntuales en la materia técnica de especialización del titular que los
aprueba.[…] [La negrita es por la AI].
O
Adicional al “AG-PO-01” existe el “AG-ES-01: Plantilla para facilitar la elaboración de
documentación de procesos”
21
,donde se presenta el formato con el que se deben
desarrollar los diferentes procedimientos institucionales.
Como complemento de lo anterior, la LGCI en su artículo 15 establece que:
Artículo 15.-Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán
deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:
[…] b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas
como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
[…] iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación
adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la
institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos
apropiadamente.
Además, las NCISP en los apartados “4.1 Actividades de control” de repetida cita, en el
resultado 2.1, “4.2 Requisitos de las actividades de control” incisos “e. Documentación” y
“f. Divulgación” así como el “4.4.2 Formularios uniformes”, establecen la necesidad de que
las actividades de control se encuentren documentadas y sean uniformes:
4.2 Requisitos de las actividades de control
[…] e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su
incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y
procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar
disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su
uso, consulta y evaluación.
21
Posterior al periodo de revisión 2019 se emitió la versión vigente de este documento rige a partir del 16 de
febrero de 2021, y se le cambió el nombre a “Plantilla para la elaboración documentación procesos”.
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f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y
comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos.
Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos claros y
específicos.
[…] 4.4.2 Formularios uniformes
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer lo
pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los medios
atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el
registro de las transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever
las seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios.
Esta situación ocasiona que no se tenga un marco interno de procedimientos actualizado
en el que se establezca cómo debe de realizarse el proceso de planillas, incluyendo los
controles que se deban aplicar para la gestión adecuada de los riesgos operativos y legales
asociados, tales como pagos improcedentes, registros contables y presupuestarios
incorrectos; lo cual expone a la entidad al riesgo de pérdidas económicas y errores.
Además, en caso de que se den cambios en el personal responsable del proceso, los
procedimientos actualizados facilitan la inducción requerida para el nuevo personal.
2.11 Revelación en estados financieros de los gastos asociados a la planilla y fecha
de pago de los incrementos salariales
Como parte de los procedimientos de auditoría, se evaluó si los estados financieros al 31
de diciembre de 2019 revelaban adecuadamente información concerniente al proceso de
planillas. De esta revisión, se identificó que la nota 27 denominada "Gastos en personal"
descompone los rubros que conforman dicho gasto y se comparan con los saldos del 2018;
sin embargo, no se analizan las diferencias más significativas en las cuentas contables,
como por ejemplo: tiempo extraordinario, recargo de funciones, retribución por años de
servicio y prohibición.
Adicionalmente, en las notas no se identificó que se revelaran las razones por las que el
aumento salarial del segundo semestre del año 2019, para el régimen de salario base más
pluses, no fue aplicado en ese año, tampoco se observó un registro relacionado con la
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provisión de la cuenta por pagar generada, a pesar de que en el artículo 57 del RAS22 se
indica que:
Artículo 57.-Ajustes salariales. Los salarios del régimen de base más pluses se
ajustarán en su base por costo de vida cuando sean decretados por el Poder Ejecutivo
y serán pagados en el plazo máximo de dos meses contados a partir de la
publicación del decreto ejecutivo correspondiente.
El aumento del primer semestre del 2019 se publicó en La Gaceta N°112 – 22 de junio de
2018 por lo que debía ser pagado a partir de enero del 2019, conforme al artículo 57 del
RAS, no obstante, se canceló hasta la primera quincena del mes de junio del 2019.
Seguidamente se presenta un cuadro donde se visualiza las fechas máximas para el
reconocimiento del ajuste salarial según el artículo 57 transcrito anteriormente:
Tabla 6 Reconocimientos de incrementos salariales para salario por componentes
Año 2019
Decreto
Fecha
publicación
Fecha máxima
según art.57
RAS
Fecha de
reconocimiento
en Aresep
Diferencia
en meses
Primer
semestre
41167-MTSS-H
(en artículo 2 se
establece que el
incremento aplica
para el segundo
semestre 2018 y
primer semestre de
2019
La Gaceta
N°112 – 22
junio 2018
Enero 2019
Junio 2019
5 meses
Segundo
semestre
41972-MTSSMIDEPLAN-H
La Gaceta
N°188 – 4
octubre 2019
Diciembre
2019
Mayo 2020
5 meses
Incremento
Fuente: Elaboración propia de la AI a partir de la información suministrada por DF y decretos asociados.
La revelación de información en los estados financieros, según se establece en la “NICSP
23
1 Presentación de Estados Financieros”, permite “suministrar información útil para la
toma de decisiones y constituir un medio para la rendición de cuentas de la entidad por los
22
Versión publicada en el Alcance 137 a la Gaceta 110 del 12 de junio de 2017. Sin embargo, en los casos en
que hubo modificación específica a los criterios de los hallazgos del informe, se especifica la utilización de la
versión actual.
23
Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, Edición 2018, ver en
https://www.hacienda.go.cr/docs/605cc4eb0e154_2018-Vol1_L%20NICSP.pdf
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AUDITORÍA INTERNA
recursos que le han sido confiados”
24
, por tanto, al ser los gastos de personal la partida
de gastos más significativa de la institución, con un aproximado del 62% del total del
gasto25, es necesario que en los estados financieros y las notas contables se incluya la
información y revelaciones requeridas. El “Marco Conceptual para la Información
Financiera” establece en su “Capítulo 8 Presentación en los Informes Financieros con
Propósito General”:
[…] 8.23 La información revelada en las notas a los estados financieros:
•
•
•
Es necesaria para la comprensión de un usuario de los estados financieros;
Proporciona información que presenta los estados financieros en el contexto
de la entidad y el entorno en que opera; y
Generalmente tendrá una relación clara y demostrable con la información
expuesta en el cuerpo de los estados financieros a los que pertenece.
8.24 La información revelada en las notas debe incluir también:
•
•
•
•
•
Factores relacionados con la entidad que podrían influir en los juicios sobre la
información presentada […]
Los fundamentos de lo que se expone […]
Las desagregaciones de importes expuestos en el cuerpo de los estados […]
Partidas que no cumplen la definición de un elemento o los criterios de
reconocimiento, pero que son importantes para una compresión de las finanzas
de la entidad y su capacidad para prestar servicios […]
Información que podría explicar las tendencias subyacentes que afectan
a los totales expuestos.[La negrita es por la AI].
La “NICSP 1” establece:
[…] Definiciones:
[…] Notas […] proporcionan descripciones narrativas o desagregaciones de partidas
revelada en dichos estados y contienen información sobre las partidas que no cumplen
las condiciones para ser reconocidas en estos estados.
[… ]53. A menos que una NICSP permita o requiera otra cosa, la información
comparativa, respecto del periodo anterior, se presentará para toda la clase de
información cuantitativa incluida en los estados financieros. Una entidad incluirá
información comparativa para la información descriptiva y narrativa, cuando esto
sea relevante para la comprensión de los estados financieros del periodo
corriente.[…].
[…] Información a presentar en el estado de rendimiento financiero o en las notas
24
25
Párrafo 15 de NICSP 1.
Estados Financieros de la Aresep al 31 de diciembre de 2019.
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106. Cuando las partidas de ingreso y gasto sean materiales, su naturaleza e
importe se revelará por separado .[La negrita es por la AI].
En el oficio dirigido a la CGR, DCN-UCC-657-2018 del 3 de octubre de 2018, la DGCN ha
sido enfática sobre la importancia de revelar información precisa y veraz:
[…] Según la norma, las Notas a los Estados Financieros son explicaciones de la
información de distintos eventos que han afectado o podrían afectar a la entidad, así
como los cambios que se realizan de un período a otro; éstas proporcionan evidencias
sobre las prácticas contables, que forman parte de los diferentes rubros de los estados
financieros. Las notas es la mayor aproximación que se puede tener para conocer
la organización a través de los estados financieros, son el reflejo de los diferentes
hechos de la entidad.
Esta dirección no ha girado directriz o similares, dada la reiteración que se les ha dado
a las instituciones sobre realizar una revelación eficiente y clara, y por la variedad de
tipo de revelaciones que se puedan presentar tanto en los EEFF como por entidad […]
[La negrita es por la AI].
Conforme lo anterior, también es necesario indicar que las NCISP establecen como parte
de las actividades de control “4.4.3 Registros contables y presupuestarios” que los registros
contables y presupuestarios “brinden un conocimiento razonable y confiable de las
disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución y las
transacciones y eventos realizados”; mientras que la norma “5.6.3 Utilidad” establece que
la información debe ser “útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia,
relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades
específicas de cada destinatario”.
Cabe señalar que, en los Estados Financieros de la Aresep al 31 de diciembre de 2019
publicados en el sitio web de la institución, se presenta en la nota 38 de Ejecución
Presupuestaria, la comparación de lo presupuestado con lo real y se revela: “La ejecución
presupuestaria es realizada sobre la base de efectivo, la cual se concilia con la base de
devengo por medio del incremento o disminución neta del efectivo y equivalentes
mostrados en el estado de flujo de efectivo”. Sin embargo, no se incluye explicación sobre
las razones de las diferencias materiales entre el presupuesto y lo ejecutado, tal como lo
establece la NICSP 24 “Presentación de Información del Presupuesto en los Estados
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Financieros” 26 (párrafo 1). Está situación, también se observó en los Estados Financieros
de la Aresep al 31 de diciembre de 2020.
Sobre este resultado, posterior a la conferencia del informe borrador, la Administración
mediante el oficio OF-0049-DF-2022 del 12 de enero del 2022, manifestó en lo de interés,
lo siguiente:
“[…] hemos procedido a analizar la NICSP 24 en función de lo solicitado en la
recomendación, y podemos citar lo siguiente:
La sección “Presentación de una comparación de importes presupuestados y
realizados” señala en su párrafo 14
Se destaca la salvedad indicada en el inciso c) que cita “a menos que esta explicación
se incluya en otros documentos públicos emitidos junto con los estados financieros, y
se hará referencia a esos documentos en las notas”
En el caso del sector público costarricense se aplica esta salvedad puesto que
trimestralmente además de los estados financieros se emite un documento público
como lo es el informe de ejecución presupuestaria normado por las Normas técnicas
de Presupuesto público emitidas por la Contraloría General de la Republica. Esto así
ha sido entendido por el rector en materia contable como lo es la Contabilidad Nacional
y por tanto no ha incluido esta comparación en los formatos de notas que se le deben
remitir trimestralmente […]”.
2.12 Documentación soporte de pagos y deducciones en salario de funcionarios
26
Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público,
https://www.hacienda.go.cr/docs/605cc4eb0e154_2018-Vol1_L%20NICSP.pdf
Edición
2018,
ver
en
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La revisión de los salarios para el periodo 2019, evidenció la necesidad de realizar una
mejora en la documentación que respalda los movimientos de pagos y deducciones de
salarios, tal y como se refleja a continuación:
1.
Asociación Solidarista de empleados de la Autoridad Reguladora, (en adelante
ASAR): Se observó que el reporte que remite la ASAR a la administración para las
deducciones que corresponde aplicar a la Aresep, corresponden a un archivo digital
editable sin firma digital no cifrado, lo que lo hace que la información contenida sea
vulnerable a cambios no autorizados, aunado a que no presenta totales por
funcionario.
2.
Documentos de créditos fiscales: De la revisión realizada a los créditos fiscales que
se le reconocen a los funcionarios y disminuyen la correspondiente deducción por
pago de impuesto sobre la renta que se les aplican a los funcionarios, no se obtuvo
evidencia que determinara que la institución realizara verificación de la vigencia de
los créditos fiscales.
Se determinó para uno de los beneficiarios de los créditos fiscales por matrimonio,
que ya no le correspondía dado el cambio del estado civil revelado en el Registro
Civil. De seguido se transcribe el artículo 34 de la Ley del impuesto sobre renta, N°
7092, versión 63/65 aplicable para el periodo sujeto a estudio:
ARTICULO 34.- Una vez calculado el impuesto, los contribuyentes tendrán
derecho a deducir de él, a título de crédito, los siguientes rubros:
[…] ii) Por el cónyuge, la suma de dos mil trescientos sesenta colones
(¢2.360,00)., siempre que no exista separación legal. Si los cónyuges
estuvieren separados judicialmente, sólo se permitirá esta deducción a aquel a
cuyo cargo esté la manutención del otro, según disposición legal.
En el caso de que ambos cónyuges sean contribuyentes, este crédito sólo
podrá ser deducido, en su totalidad, por uno de ellos.
Para tener derecho a los créditos del impuesto establecido en este artículo,
los contribuyentes tendrán que demostrar a su patrono o empleador o al
Estado, la existencia de cualesquiera de las circunstancias señaladas
como requisito para incluir a sus hijos o lo relativo al estado civil, según se
disponga en el Reglamento de esta ley.
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Los contribuyentes que hagan uso de los créditos de impuesto establecidos en
este artículo, no tendrán derecho a los créditos a que se refiere el artículo 15,
inciso c). […].
3.
Soporte de tiempo extraordinario: De la revisión del pago a uno de los funcionarios,
se identificó que se realizó un pago de horas extras dentro de un cambio de jornada
diferente de la habitual sin que se especifique de ello en la documentación que
soportaba el pago, para que, tanto a efectos de que los fiscalizadores como los
funcionarios que realizan los cálculos cuenten con documentación suficiente y se
evite inducir a error en su cálculo, su pago y verificación.
4.
Soporte de equiparación salarial: El reporte de equiparación salarial que remite vía
correo electrónico de la DRH a la DF, es un archivo electrónico en formato “Excel” el
cual es vulnerable a edición y modificación, ya que no presenta firma digital, no se
remite cifrado, no tiene fecha de emisión, ni revisado y aprobado por.
Por lo anterior, es importante que la Administración analice la forma de mejorar todo lo
relacionado con la documentación que soporta los rebajos y cálculos de la planilla que se
aplican mensualmente, y prevenir el riesgo inherente de errores, fraudes, alteraciones de
reportes emitidos por la DRH.
Además, el no mantener procedimientos y controles de seguimiento y actualización de
créditos fiscales expone a la institución a errores y reconocimiento de eventuales pagos
que no estuvieran apegados a las normas tributarias.
Seguidamente, se transcriben los apartados: “1.2 Objetivos del sistema de control interno”
inciso b, “4.3.3 Regulaciones y disposiciones de seguridad", “4.4 Exigencia de confiabilidad y
oportunidad de la información” ya referido en el resultado 2.9, “4.4.5 Verificaciones y
conciliaciones periódicas”, “5.6 Calidad de información”, “5.6.1 Confiabilidad”, “5.6.3
Utilidad” y “5.8 Control de sistemas de información” de las NCISP que solicita a las
administraciones del sector público, asegurarse que las transacciones se encuentran
amparadas en documentos válidos y que se apegan a la normativa legal aplicable.
El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes
objetivos:
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[…] b. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. El SCI debe procurar que se
recopile, procese y mantenga información de calidad sobre el funcionamiento del
sistema y sobre el desempeño institucional, y que esa información se comunique con
prontitud a las instancias que la requieran para su gestión, dentro y fuera de la
institución, todo ello de conformidad con las atribuciones y competencias
organizacionales y en procura del logro de los objetivos institucionales.
[…] 4.3.3 Regulaciones y disposiciones de seguridad El Jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las
regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la
naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados, para garantizar su
rendimiento óptimo y su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular, así como
para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios que deban
utilizarlos.
[…] 4.4.5 Verificaciones y conciliaciones periódicas La exactitud de los registros sobre
activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las
conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el
cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario
y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier
diferencia y adoptar las medidas procedentes.
[…] 5.6 Calidad de la información El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información
contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que
responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar
basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo.
Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la
confiabilidad, oportunidad y utilidad.
5.6.1 Confiabilidad La información debe poseer las cualidades necesarias que la
acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos,
omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente.
[…]5.6.3 Utilidad La información debe poseer características que la hagan útil para los
distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación
adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario.
5.8 Control de sistemas de información El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben disponer los controles pertinentes para que los sistemas de
información garanticen razonablemente la calidad de la información y de la
comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y
administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, así como la
garantía de confidencialidad de la información que ostente ese carácter. [El subrayado
es de la AI].
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Por su parte, las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de
Información (N-2-2007-CO-DFOE)27, en lo de interés, vigentes durante el periodo de
revisión establecen lo siguiente:
1.4 Gestión de la seguridad de la información La organización debe garantizar, de
manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo
que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o
pérdida u otros factores disfuncionales. Para ello debe documentar e implementar una
política de seguridad de la información y los procedimientos correspondientes, asignar
los recursos necesarios para lograr los niveles de seguridad requeridos y considerar lo
que establece la presente normativa en relación con los siguientes aspectos: […]
Además debe establecer las medidas de seguridad relacionadas con:
- El acceso a la información por parte de terceros y la contratación de servicios
prestados por éstos.
- El manejo de la documentación. […]
Las medidas o mecanismos de protección que se establezcan deben mantener una
proporción razonable entre su costo y los riesgos […].
1.4.4 Seguridad en las operaciones y comunicaciones La organización debe
implementar las medidas de seguridad relacionadas con la operación de los recursos
de TI y las comunicaciones, minimizar su riesgo de fallas y proteger la integridad del
software y de la información. Para ello debe:
a. Implementar los mecanismos de control que permitan asegurar la no negación, la
autenticidad, la integridad y la confidencialidad de las transacciones y de la
transferencia o intercambio de información.
b. Establecer procedimientos para proteger la información almacenada en cualquier
tipo de medio fijo o removible (papel, cintas, discos, otros medios), incluso los relativos
al manejo y desecho de esos medios.
c. Establecer medidas preventivas, detectivas y correctivas con respecto a software
“malicioso” o virus.
1.4.5 Control de acceso La organización debe proteger la información de accesos no
autorizados. Para dicho propósito debe:
a. Establecer un conjunto de políticas, reglas y procedimientos relacionados con el
acceso a la información, al software de base y de aplicación, a las bases de datos y a
las terminales y otros recursos de comunicación.
[…] d. Establecer procedimientos para la definición de perfiles, roles y niveles de
privilegio, y para la identificación y autenticación para el acceso a la información, tanto
para usuarios como para recursos de TI.
e. Asignar los derechos de acceso a los usuarios de los recursos de TI, de conformidad
con las políticas de la organización bajo el principio de necesidad de saber o menor
privilegio. Los propietarios de la información son responsables de definir quiénes tienen
acceso a la información y con qué limitaciones o restricciones.
27
Mediante la resolución R-DC-17-2020. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Despacho Contralor
de las nueve horas del diecisiete de marzo de dos mil veinte fueron derogadas estas a partir del 1° de enero
del 2022.
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AUDITORÍA INTERNA
f. Implementar el uso y control de medios de autenticación (identificación de usuario,
contraseñas y otros medios) que permitan identificar y responsabilizar a quienes utilizan
los recursos de TI. Ello debe acompañarse de un procedimiento que contemple la
requisición, aprobación, establecimiento, suspensión y desactivación de tales medios
de autenticación, así como para su revisión y actualización periódica y atención de usos
irregulares.
i. Establecer controles de acceso a la información impresa, visible en pantallas o
almacenada en medios físicos y proteger adecuadamente dichos medios.
j. Establecer los mecanismos necesarios (pistas de auditoría) que permitan un
adecuado y periódico seguimiento al acceso a las TI.
k. Manejar de manera restringida y controlada la información sobre la seguridad de las
TI. [El subrayado es de la AI].
Estas normas se refieren en este informe para efectos de que sean consideradas como p
práctica sana a partir de su derogatoria (1° de enero de 2022)
También, en materia de seguridad de la información y como práctica sana, de los Objetivos
de Control para la Información y Tecnología relacionada (COBIT)28, a continuación, se
enlista el conjunto recomendado de objetivos de control de aplicaciones identificados por
actividades de control:
AC1 Preparación y Autorización de Información Fuente. Asegurar que los documentos
fuente están preparados por personal autorizado y calificado siguiendo los
procedimientos establecidos, teniendo en cuenta una adecuada segregación de
funciones respecto al origen y aprobación de estos documentos. Los errores y
omisiones pueden ser minimizados a través de buenos diseños de formularios de
entrada. Detectar errores e irregularidades para que sean informados y corregidos.
AC2 Recolección y Entrada de Información Fuente. Establecer que la entrada de datos
se realice en forma oportuna por personal calificado y autorizado. Las correcciones y
reenvíos de los datos que fueron erróneamente ingresados se deben realizar sin
comprometer los niveles de autorización de las transacciones originales. En donde sea
apropiado para reconstrucción, retener los documentos fuente originales durante el
tiempo necesario.
AC3 Chequeos de Exactitud, Integridad y Autenticidad Asegurar que las
transacciones son exactas, completas y válidas. Validar los datos ingresados, y
editar o devolver para corregir, tan cerca del punto de origen como sea posible. [El
resaltado es por la AI]:
AC4 Integridad y Validez del Procesamiento Mantener la integridad y validación de los
datos a través del ciclo de procesamiento. Detección de transacciones erróneas no
interrumpe le procesamiento de transacciones validas.
AC5 Revisión de Salidas, Reconciliación y Manejo de Errores Establecer
procedimientos y responsabilidades asociadas para asegurar que la salida se maneja
28
Se incluye este marco de control como práctica sana conforme lo faculta el artículo 21 de la Ley General de
Control Interno N° 8292.
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AUDITORÍA INTERNA
de una forma autorizada, entregada al destinatario apropiado, y protegida durante la
transmisión; que se verifica, detecta y corrige la exactitud de la salida; y que se usa la
información proporcionada en la salida.
AC6 Autenticación e Integridad de Transacciones Antes de pasar datos de la
transacción entre aplicaciones internas y funciones de negocio/operativas (dentro o
fuera de la empresa), verificar el apropiado direccionamiento, autenticidad del origen e
integridad del contenido. Mantener la autenticidad y la integridad durante la transmisión
o el transporte.
Posterior a la conferencia final del informe borrador, con relación al resultado de los créditos
fiscales, mediante el oficio OF-0049-DF-2022 del 12 de enero del 2022, la Administración
manifestó en lo de interés, lo siguiente:
Al respecto la ley tributaria 7092 establece:
“ARTICULO 34.- […] Para tener derecho a los créditos del impuesto establecido en
este artículo, los contribuyentes tendrán que demostrar a su patrono o empleador o al
Estado, la existencia de cualesquiera de las circunstancias señaladas como requisito
para incluir a sus hijos o lo relativo al estado civil, según se disponga en el Reglamento
de esta ley.”
Como la ley lo establece es deber del contribuyente o sea del funcionario demostrar a
su patrono la evidencia del crédito fiscal.
“ARTICULO 45.-Información sobre los créditos del impuesto. El suministro de
información falsa que contravenga las disposiciones referidas a los créditos del
impuesto, establecidas en el artículo 34(*), constituye infracción y será penado con una
multa equivalente a diez veces el impuesto que se haya pretendido evadir. (*)
La determinación de la multa se hará de acuerdo con los procedimientos establecidos
en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Igual sanción será aplicable
también al patrono o empleador que altere información sobre los créditos del impuesto.”
Nuevamente la ley a quien le establece un deber de brindar información fidedigna es al
funcionario. Mismo caso se establece en el reglamento a la ley donde se indica “el
contribuyente está obligado a demostrar a su patrono o empleador”
Por lo tanto, se considera pertinente realizar un descargo de responsabilidad sobre este
particular a los funcionarios, quien son los responsables directos ante la ley de brindar
información fidedigna y de no inducir a error al patrono.
Al patrono la responsabilidad que le alcanza es de realizar las retenciones y mantener
íntegra la información que recibe, pues le alcanzará multa en el momento en que altere
información. Por esta razón la ARESEP siempre ha respetado y mantenido íntegra la
información que cada funcionario comunica, siempre siendo deber de este mantenerla
actualizada.
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AUDITORÍA INTERNA
Una vez analizados los comentarios de la Administración, se aceptan parcialmente, las
observaciones sobre la elaboración del formulario para documentar anualmente la
actualización sobre créditos fiscales. En el formulario citado, se indica que el administrado
deberá de suministrar una certificación emitida por el Tribunal Supremo de Elecciones.
Sin embargo, el artículo 8° de la Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos
y trámites administrativos N° 8220, establece lo siguiente:
Artículo 8º-Procedimiento de coordinación inter-institucional. La entidad u órgano de
la Administración Pública que para resolver requiera fotocopias, constancias,
certificaciones, mapas o cualquier información que emita o posea otra entidad u órgano
público, deberá coordinar con esta su obtención por los medios a su alcance, para no
solicitarla al administrado. [El subrayado es por parte de la AI].
Por lo que es importante que la Administración valore ambas leyes para el cumplimiento de la
actualización de los créditos fiscales.
2.13 Asignación de salarios en centros de costos correspondientes
La revisión del registro contable y presupuestario de las planillas permitió identificar que el
15 de mayo de 2019 se realizó un traslado de una funcionaria de la Intendencia de Agua,
en adelante IA, a la DRH. Sin embargo, al realizar la revisión del registro de la partida de
“Sueldo para cargos fijos” se determinó que, en el mes de mayo se cargó el 100% del
salario en el centro de costos de la DRH a pesar de que el traslado se realizó a mediados
de mes; además, se identificó que, en el mes de junio del 2019, cuando ya correspondía el
registro completo al centro de costos de la DRH, el registro se realizó en el centro de costos
de la IA.
Al respecto, se realizó la consulta de la causa de esta situación al encargado de las
planillas, quien indicó que en el mes de junio del 2019 fue cuando se cambió la herramienta
de cálculo y posiblemente no se aplicó correctamente el centro de costos a la funcionaria.
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AUDITORÍA INTERNA
Tabla 7 Centros de costos afectados por traslado de funcionaria
Año 2019
Fecha de
acción de
personal
N° acción
de
personal
Detalle
Traslado
plaza de IA a
15/5/2019 408-2019 DRH a partir
del
14/05/2019
Mes de
revisión
Centro de
costos en el
que se
registro
Dependencia
Centro de costos
correcto
Mayo
122
1032
DRH
13 días en la DRH
17 días en la IA
Junio
235
2600
IA
DRH
Fuente: Elaboración propia de la AI a partir de los datos suministrados por la DF.
En línea con lo mencionado anteriormente, se identificaron otros casos (ver tabla 11) donde
no se realizó una distribución adecuada cuando hay traslados de funcionarios en fechas
intermedias del mes, sino que a nivel contable y presupuestario se registraban la totalidad
del salario en el último centro de costos donde laboró en el mes en que se hizo el cambio.
Al respecto, el encargado de planillas indicó que esta situación se ha corregido y que
actualmente sí se realiza una distribución entre las diferentes dependencias que se ven
afectadas.
Tabla 8 Casos de traslados donde no se hizo prorrateo en centros de costos
Año 2019
Fecha
Número
acción
de acción
personal
Detalle
Mes en el
que se
cambió el
funcionario
Centro de
costos
donde se
realizó el
registro
Traslado plaza de
15/5/2019 408-2019 IA a DRH a partir
del 14/05/2019
Mayo
122 / 1023
Traslado de plaza
de la DRH a IA a
16/7/2019 727-2019
partir
del
10/07/2019
Julio
235 / 2600
Octubre
240 / 1050
7/10/2019
10562019
Pasa de DEGD a
DGAU a partir del
07/10/2019
Centro de
costos donde
debió hacerse
el registro
17 días a DRH
(122 / 1032)
13 días a IA (235
/ 2600)
9 días a DRH
(122 / 1032)
21 días a IA (235
/ 2600)
6 días a DESGD
(126 / 1037)
24 días a DGAU
(240 / 1050)
Fuente: Elaboración propia de la AI a partir de los datos suministrados por la DF.
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AUDITORÍA INTERNA
Es necesario referir que las NCISP son claras en que la información que se registra debe
tener características que la hagan confiables, según se establece en el apartado “4.4
Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información” ya referido en el resultado 2.9,
así como el inciso “4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional”, “4.4.3
Registros contables y presupuestarios” que indican:
[…] 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las
medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados
y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y
conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la
información pública, según corresponda.
[…] 4.4.3 Registros contables y presupuestarios
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las
medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados
registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y
confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la
institución, y las transacciones y eventos realizados.
En complemento, es importante hacer referencia a la Ley de la Autoridad Reguladora de
los Servicios Públicos N° 7593, en sus artículos 3 y 82, que establecen que los registros
contables y presupuestarios se realicen de forma adecuada de manera que sean
registrados en los centros de costos correspondientes para que de esta manera realicen
las asignaciones apropiadas según las actividades de regulación.
Artículo 3.- Definiciones
Para efectos de esta ley, se definen los siguientes conceptos:
[…] b) Servicio al costo. principio que determina la forma de fijar las tarifas y los precios
de los servicios públicos, de manera que se contemplen únicamente los costos
necesarios para prestar el servicio, que permitan una retribución competitiva y
garanticen el adecuado desarrollo de la actividad, de acuerdo con lo que establece el
artículo 31.
[…] Artículo 82.- Cálculos del canon
Por cada actividad regulada, la Autoridad Reguladora cobrará un canon consistente en
un cargo anual, que se determinará de la siguiente manera:
a) La Autoridad Reguladora calculará el canon de cada actividad de acuerdo con el
principio de servicio al costo y deberá establecer un sistema de costeo apropiado para
cada actividad regulada.[…]
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AUDITORÍA INTERNA
Como se mencionó anteriormente, el hecho de que el cálculo de la planilla, así como el
registro del gasto se realice manualmente, constituye la principal causa de esta situación,
dado no existen controles automatizados que minimicen el error humano. Por otro lado, el
principal efecto asociado es la subvaluación y/o sobrevaluación del registro de gasto de
planilla en los centros de costos afectados.
2.14 Reporte de porcentajes de anualidad
Al verificar los porcentajes de anualidades incluidos en los "Parámetros" del archivo de
planillas que elabora la DF contra los reportados por la DRH en el OF-0458-DRH-2020 del
5 de agosto de 2020, se identificó que los porcentajes de anualidad entre ambas
dependencias son coincidentes, excepto en los casos que se muestran a continuación:
Tabla 9 Diferencias en porcentajes de anualidades
Año 2019
Dirección
Finanzas
DRH OF-0458-DRH-2020
Diferencia
%
Porcentaje
de
Anualidad
Archivo
planillas
mensual
5.40%
5.71%
0.31%
5.17%
5.40%
5.40%
5.52%
0.23%
0.12%
Funcionario
Fecha de
Ingreso
1
3/12/1979
2
3
2/5/1989
16/8/1988
Intendencia de Agua
Intendencia de Agua
Intendencia de Agua
4
16/6/1980
DG AU
5.71%
5.40%
-0.31%
5
12/11/2001
DF
5.82%
3.00%
-2.82%
6
10/5/1982
Intendencia de Agua
5.40%
5.52%
0.12%
Dependencia
Fuente: Elaboración propia de la AI a partir de los datos suministrados por la DF.
Al respecto, se le consultó a la DRH y manifestó que no existe una diferencia real entre
ambos porcentajes, ya que a nivel de acciones de personal se ha venido utilizando el
mismo porcentaje que el indicado en los "Parámetros" del archivo de Planillas, condición
que fue confirmada por la AI al observar las acciones de personal que adjuntaron al correo,
según indican, el error se presentó en el reporte proporcionado a la AI por la DRH.
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AUDITORÍA INTERNA
A pesar de que no existe una afectación en el cálculo de la planilla, si es relevante
comunicar esta condición a nivel de informe ya que la DRH es la dependencia responsable
de controlar la información de los beneficios o rubros que componen el salario de los
funcionarios, y por su parte Finanzas es la dependencia que aplica el pago de esos rubros.
Por lo tanto, es DRH quien debe manejar la información definitiva, aun considerando que
este tipo de información data de muchos años atrás y vienen de laudos y disposiciones
laborales, por lo que es imprescindible que la DRH cuente y brinde, a cualquier interesado,
información fidedigna sobre los rubros salariales que componen el salario de cada uno de
los funcionarios.
Como se ha reiterado en el contenido del informe, las NCISP son enfáticas en la necesidad
de que la institución desarrolle información confiable, no solo para efectos de cálculo sino
de presentación y revelación, al respeto en los resultados 2.9 y 2.13 se amplían los
apartados “4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información” y
“4.4.1
Documentación y registro de la gestión institucional”.
En términos generales, se considera que la posible causa de estos errores es en gran
medida, la inexistencia de un sistema informático que mantenga información histórica y
correcta sobre los rubros salariales aplicables para cada uno de los funcionarios, sino que
todo se gestiona y registra manualmente.
La situación expuesta expone al riesgo de que se materialicen errores operativos, tales
como pagos por importes incorrectos en anualidades.
2.15 Cálculo de embargo
Durante la revisión del cálculo de embargo, se consideró conveniente emitir la advertencia
05-IAD-2021 “Sobre cálculos de embargos”, comunicada a la Administración mediante el
oficio OF-0281-AI-2021 del 27 de mayo de 2021, dado que al realizar los recálculos
respectivos para el caso de embargo de un funcionario, se identificó que el salario mínimo
utilizado para determinar la suma inembargable correspondía al de “Trabajadores en
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ocupación no calificada” y no el salario de “Servicio Doméstico”, el cual corresponde al
salario más bajo establecido en el decreto de salarios mínimos al momento de declararse
el embargo, esto conforme se establece en el artículo 172 del Código de Trabajo.
Al respecto, es necesario indicar que la Administración aceptó la condición mencionada y
procedió a realizar los análisis respectivos según comunicó mediante oficio OF-0358-DGO2021 del 10 de junio de 2021. A la fecha de emisión de este informe, la advertencia ya fue
atendida por la Administración.
2.16 Seguridad y respaldos de la información
El 23 de julio de 2021, el área de Auditoría de TI se reunió con funcionarios de DTI y se
procedió a validar y verificar la seguridad y proceso de respaldo de los archivos electrónicos
que son utilizados para el cálculo, pago y registro de la planilla, los cuales se encuentran
en una carpeta de red compartida en el servidor de archivos aresep-files-01, denominada
“Planilla”.
Producto de esa revisión, se determinaron las siguientes situaciones:
2.16.1
De la revisión realizada a los usuarios que tienen acceso a la carpeta de
“Planillas”, se identificó que el usuario (scan), que es utilizado para la gestión de
las impresoras, tiene acceso a esa carpeta, con permisos suficientes para realizar
modificaciones, que desde la perspectiva de la Auditoría de TI no debería tener
acceso.
2.16.2
Existen 2 registros de usuarios desactivados que no deberían estar en la lista de
accesos, máxime que son usuarios que ya no existen ya que no cuentan con una
asignación especifica a un determinado usuario de red.
2.16.3
El usuario de un funcionario que ya no labora para DF, aún tiene acceso con
permisos suficientes para poder modificar archivos en la carpeta Planillas.
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2.16.4
Existen 4 usuarios de DF con acceso a la carpeta de “Planillas” y con permisos
suficientes para realizar modificaciones y un usuario con permisos de lectura.
Cabe señalar que esta AI no valoró la compatibilidad de los accesos con las
funciones de los usuarios, sino que esta valoración deberá ser realizada por la DF.
Con relación a la seguridad de la información, conviene citar lo que las Normas técnicas
para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE) 29
vigentes en el periodo de revisión, establecen:
1.4 Gestión de la seguridad de la información La organización debe garantizar, de
manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo
que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o
pérdida u otros factores disfuncionales. Para ello debe documentar e implementar una
política de seguridad de la información y los procedimientos correspondientes, asignar
los recursos necesarios para lograr los niveles de seguridad requeridos y considerar lo
que establece la presente normativa en relación con los siguientes aspectos: […]
[…] 1.4.4 Seguridad en las operaciones y comunicaciones La organización debe
implementar las medidas de seguridad relacionadas con la operación de los recursos
de TI y las comunicaciones, minimizar su riesgo de fallas y proteger la integridad del
software y de la información. Para ello debe:
a. Implementar los mecanismos de control que permitan asegurar la no negación, la
autenticidad, la integridad y la confidencialidad de las transacciones y de la
transferencia o intercambio de información […].
1.4.5 Control de acceso La organización debe proteger la información de accesos no
autorizados. Para dicho propósito debe:
a. Establecer un conjunto de políticas, reglas y procedimientos relacionados con el
acceso a la información, al software de base y de aplicación, a las bases de datos y a
las terminales y otros recursos de comunicación.
[…]d. Establecer procedimientos para la definición de perfiles, roles y niveles de
privilegio, y para la identificación y autenticación para el acceso a la información, tanto
para usuarios como para recursos de TI.
e. Asignar los derechos de acceso a los usuarios de los recursos de TI, de conformidad
con las políticas de la organización bajo el principio de necesidad de saber o menor
privilegio. Los propietarios de la información son responsables de definir quiénes tienen
acceso a la información y con qué limitaciones o restricciones. [El subrayado es de
la AI].
29
Mediante la resolución R-DC-17-2020. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Despacho
Contralor de las nueve horas del diecisiete de marzo de dos mil veinte estas serán derogadas a partir del
1° de enero del 2022.
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AUDITORÍA INTERNA
Sobre estos resultados, posterior a la conferencia final, mediante el oficio OF-0049-DF2022 del 12 de enero de 2022, la Administración indicó que la recomendación incluida
en el informe borrador “4,28 de Revisar la lista de usuarios y tipo de acceso que
actualmente tienen los funcionarios en la carpeta de planillas y eventualmente solicitar
a DTI los ajustes que sean necesarios para que únicamente, estén los usuarios que
tenga relación con el proceso.”, ya fue atendida con el caso 7210 colocado en la mesa
de servicio de la DTI. Por lo que, una vez revisada esa información, no se incluye dicha
recomendación en el informe final.
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AUDITORÍA INTERNA
3
3.1
CONCLUSIONES
En términos generales, el proceso de cálculo de planillas ha presentado una mejora
significativa con respecto a la última revisión integral realizada por esta auditoría. La
revisión realizada a las hojas de cálculo en formato “Excel” concluye que cumple
con las necesidades actuales del proceso; sin embargo, al no existir un sistema
informático integrado que permita calcular, administrar, postear y resguardar la
información así como generar los insumos para el proceso de pago y registro a la
administración, hace que el proceso se considere vulnerable, siendo importante que
la administración dé prioridad al desarrollo del sistema SIFA, el cual, según lo
informado, sería puesto en producción a inicios de 2022 con el módulo de planillas.
3.2
La revisión del proceso de pago realizado a funcionarios; entes externos, públicos o
privados, se realiza de manera consistente, oportuna y apegada a los resultados
obtenidos luego de la aplicación de los cálculos de planilla de cada mes. Se cotejó
satisfactoriamente el pago de cada uno de los rubros sujetos a estudio y se determinó
que la metodología aplicada es razonable.
3.3
A finales del 2018 entró en vigor el Título III de la Ley de Fortalecimiento de las
Finanzas Públicas, N° 9635; sin embargo, en el ámbito institucional se implementó
formalmente en el mes de junio 2019. Una vez que se conformó una fuerza de tarea
que analizó las implicaciones de dicha ley en los salarios de los funcionarios de
Aresep, se presentó y discutió su informe y se tomaron las medidas correctivas para
su implementación. Sobre el particular, la DF se vio en la necesidad de realizar
cambios a la herramienta de cálculo y finalizó el proceso con la emisión de un informe
donde se detallaron las principales acciones llevadas a cabo. Pese a los esfuerzos
realizados por la administración, aspectos como actualización de normativa interna,
análisis de la aplicabilidad de la ley de referencia en algunos componentes salariales,
recuperación de pagos improcedentes y mejora en procedimiento y controles, están
pendientes de concretarse por parte de la administración.
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3.4
En lo que respecta a los otros insumos que se requieren para el cálculo de la planilla,
se identificó la necesidad de que en temas como función especializada, jornada
ampliada, incapacidades, recargo de funciones y embargos se analicen algunos
aspectos relacionados con el origen, naturaleza, cálculo apegado a la normativa
vigente y comunicación de información de manera que se determine si el tratamiento
que se le está dando en la actualidad cumple con los requisitos legales establecidos
para cada uno de estos componentes salariales.
3.5
El registro contable y presupuestario se realiza una vez finalizado el proceso de
confección y pago de nómina, siendo de esta manera que se prepara un asiento
contable y presupuestario que considera todos aquellos movimientos que generan y
afectan el salario del funcionario, además, se realizan los registros según el centro
de costos al que pertenecen y conforme con la base de registro que se utilice según
sea el caso, base de efectivo para el presupuesto y base de devengo para la
contabilidad; de ahí que es normal que existan diferencias significativas entre ambos
registros al finalizar cada mes.
La NICSP 24 “Presentación de Información del
Presupuesto en los Estados Financieros”, establece en la revelación en los Estados
Financieros, de una explicación sobre las razones de las diferencias materiales entre
el presupuesto y los importes reales.
3.6
El control interno aplicado por la DF, así como por la DRH presenta oportunidades
de mejora que se relacionan con el fortalecimiento de los controles existentes,
seguridad, custodia, exactitud e integridad de la información base de la planilla en
temas tales como: tiempo extraordinario, deducciones a terceros; subsidio de
incapacidades; créditos fiscales, prorrateo de salarios entre centros de costos;
revelación de la información; recargo de funciones y jornada ampliada.
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4
RECOMENDACIONES
Al señor Gerardo Alvarado Blanco, Director General de Operaciones a. i., o quien
ocupe su cargo:
4.1
Verificar que en los informes emitidos por la Fuerza de Tarea para la operativización
del Título III de la Ley N° 9635 “Fortalecimiento de las fianzas públicas”, se hayan
identificado los ajustes necesarios para alinear la normativa interna que regula los
procesos de planillas (salarios e incentivos) con la Ley citada; e instruir a las
dependencias a su cargo para que verifiquen que se hayan aplicado los ajustes; caso
contrario, proceder con las aprobaciones e implementaciones correspondientes para
solucionar situaciones como las expuestas en los puntos 2.1 y 2.2 del presente
informe de auditoría. Impacto Alto. (Ver resultados 2.1 y 2.2).
4.2
Girar las instrucciones a la DRH y a las demás dependencias competentes, dar
acompañamiento y tomar las decisiones que correspondan para que el pago de todos
los incentivos salariales que legalmente procedan se realice de forma nominalizada
con un monto fijo (incluyendo entre otros, el subsidio por vacaciones y la función
especializada), tal como lo establece el artículo 54 de la Ley N° 9635 “Fortalecimiento
de las Finanzas Públicas”. Impacto Alto. (Ver resultados 2.2 y 2.4).
4.3
Girar las instrucciones, dar el acompañamiento necesario y tomar las decisiones que
correspondan para que la Dirección de Recursos Humanos en conjunto con las
dependencias que se consideren convenientes, analicen el artículo 36 del RAS y
documenten el resultado donde se establezca razonablemente y con claridad las
condiciones en las que se debe calcular el promedio de salarios que se utiliza en la
determinación del subsidio de vacaciones. Impacto Alto. (Ver resultado 2.3).
4.4
Girar las instrucciones, dar el acompañamiento necesario y tomar las decisiones que
correspondan para que la Dirección de Recursos Humanos en conjunto con las
dependencias que se consideren convenientes, analicen y documenten la naturaleza
de la función especializada desde su creación considerando el laudo 116; oficio 061DRH-97; las modificaciones a la Ley de Salarios producto de la entrada en vigencia
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AUDITORÍA INTERNA
del Título III de la Ley N° 9635; el criterio de la PGR C-366-2020; así como cualquier
otro criterio que al respecto haya emitido la DGAJR u otro organismo externo
respecto a este tema y determine la legalidad de dicho componente salarial y su
tratamiento. Impacto Alto. (Ver resultado 2.4).
4.5
Establecer un plazo máximo continuo y discontinuo en el cual se podrían realizar
jornadas extraordinarias de trabajo respetando el carácter extraordinario de este tipo
de jornadas y en cumplimiento de la normativa que regula la materia. Impacto Alto
(Ver resultado 2.5).
4.6
Analizar e incorporar en los informes trimestrales que se remiten al Regulador
General sobre jornadas extraordinarias, jornadas ampliadas y recargo de funciones,
el cumplimiento del carácter extraordinario, excepcional y temporal de pagos por
estos conceptos, dado que los mismos, deben obedecer a una necesidad imperiosa
derivada de una situación específica y que, por lo tanto, no deben convertirse en
habituales. Impacto Alto (Ver resultado 2.5).
4.7
Girar las instrucciones, dar el acompañamiento necesario y tomar las decisiones que
correspondan para que la DRH en conjunto con las dependencias que se consideren
convenientes analicen y documenten el contenido del artículo 63 del RAS de manera
que se determine si es procedente realizar algún ajuste a este artículo donde se
amplíe o especifique claramente las condiciones del reconocimiento a los
funcionarios de los subsidios derivados de incapacidades del INS. Una vez realizado
el análisis y tener una propuesta, realizar los ajustes que se requieran a la normativa
interna y presentarse para aprobación del órgano correspondiente. Impacto Medio.
(Ver resultado 2.6).
4.8
Realizar las gestiones necesarias para que en el RAS se establezca la definición de
ausencia prolongada, dado que, si se llegara a dar esta condición, el recargo podrá
ser asumido por la jefatura superior y no aplicaría el pago de dicho recargo. Impacto
Alto. (Ver resultado 2.7).
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4.9
Girar instrucciones a la DTI para que elimine los usuarios que se encuentran inactivos
y están dentro de los permisos de la carpeta de “Planillas”, así como el usuario
utilizado para la gestión de impresoras que también tienen acceso a esta carpeta.
Impacto Alto. (Ver resultados 2.16.1; 2.16.2 y 2.16.3).
A la señora Patricia Ulloa Corrales, Directora de Recursos Humanos a. i., o quien
ocupe su cargo:
4.10 Implementar controles efectivos y suficientes para los diferentes incentivos salariales
de la Institución, tales como anualidades, carrera profesional y función especializada.
Esto con el fin de que el reconocimiento (inicio y fin), cálculo y pago de los incentivos
salariales se realice en cumplimiento con lo establecido en la Ley N° 9635
“Fortalecimiento de las Finanzas Públicas”. Impacto Alto. (Ver resultado 2.1).
4.11 Analizar y determinar si el funcionario que se revisó bajo la condición de función
especializada fija y que no recibe el pago de ese incentivo, se encontraba dentro de
los funcionarios a los cuales les cambió las condiciones laborales producto del
estudio de puestos del año 1997 o la justificación del por qué los otros dos
funcionarios revisados a los que se les paga función especializada variable sí se le
mantuvo el cálculo original y no se aplicó la conclusión 2 establecida por el
Departamento de Servicios Legales de la Aresep de aquel entonces. Una vez
completado el análisis citado, se deberán realizar las acciones correctivas que
procedan. El análisis y el resultado que se realicen deberán ser comunicados a la AI.
Impacto Medio. (Ver resultado 2.4).
4.12 Actualizar los Instructivos RH-IN-05 Instructivo para la autorización y el trámite de
tiempo extraordinario y el instrumento RH-DI-01 para la autorización y el trámite del
tiempo extraordinario de la Dirección de Recursos Humanos, fortaleciendo los
controles existentes de forma tal que, para el proceso de jornadas extraordinarias de
trabajo, se incluyan las actividades y controles efectivos para que:
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AUDITORÍA INTERNA
•
Se cumpla con el carácter de excepcional, ocasional, discontinuo y transitorio de
este tipo de jornada laboral.
•
La aprobación de horas extras se realice en estricto apego a los principios de
necesidad, razonabilidad y racionalización del gasto público.
•
Se evite que este tipo de jornada laboral se convierta en habitual, para lo cual se
deberá establecer el período máximo continuo o discontinuo en el cual se podrán
realizar horas extras, e indicar en los formularios de solicitud de jornadas
extraordinarias los meses del año en que se han realizado horas extras.
•
Se evite que los funcionarios laboren por periodos superiores a las doce horas
establecidas en el Código de Trabajo y RAS.
•
Se establezcan los controles necesarios sobre la aprobación, verificación,
reconocimiento, cálculo, pago y vigencia de estos tipos de jornadas laborales.
•
Solicitar que se incluya en los formularios de solicitud de jornadas
extraordinarias, las causas excepcionales por las cuales no se pueden realizar
las tareas en jornada ordinaria; así como si se ha evaluado la utilización de
alternativas para reducir el uso de tiempos extraordinarios.
Todo lo anterior, en cumplimiento de la normativa que regula la materia, tal como Ley
N° 9635, RAS y Código de Trabajo. Impacto Alto (ver resultado 2.5).
4.13 Establecer los controles efectivos y suficientes para que los funcionarios
responsables del control de jornada ampliada realicen la revisión oportuna a las
condiciones y carácter temporal que deben imperar en dicha jornada de manera que,
en caso de existir desviaciones, se comuniquen oportunamente las condiciones y se
establezcan acciones correctivas para apegar los diferentes casos de jornada
ampliada a la normativa interna vigente. Impacto Medio. (Ver resultado 2.8).
4.14 Gestionar en conjunto con la Dirección Financiera, el trámite de la recuperación de
los montos pagados de más por conceptos de función especializada y anualidades
profesionales reconocidas durante el 2019 y 2020 por interpretación incorrecta a la
implementación de la Ley N° 9635, pero que luego de la recepción del criterio de la
PGR C-366-2020 debió modificarse, tal y como se estableció en el oficio OF-0670DRH-2020 del 30 de octubre de 2020. Impacto Alto (ver puntos 2.2, 2.4 y 2.9).
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AUDITORÍA INTERNA
4.15 Establecer los mecanismos de control necesarios para cumplir en tiempo y forma,
con la aplicación de los incrementos salariales tal y como lo establece el artículo 57
del RAS.
En caso de considerar que los tiempos establecidos no pueden ser
cumplidos, analizar y determinar una propuesta de modificación para ajustar la
normativa interna y que sea aprobada por el órgano competente. Impacto Medio.
(Ver resultado 2.11).
4.16 Establecer en tanto no se cuente con el sistema informático (SIFA), los controles
necesarios para que la DRH se asegure que la información que se genera
manualmente por dicha dependencia sea consistente con la información fuente
respectiva, principalmente para aquellos datos que sean remitidos a la DF para el
cálculo de la planilla o a revisores del proceso. Impacto Medio. (Ver resultado 2.14).
A la señora Magally Porras, Directora de Finanzas, o quien ocupe su cargo:
4.17 Gestionar en conjunto con la Dirección de Recursos Humanos, el trámite de la
recuperación de los montos pagados de más por conceptos de subsidio de
vacaciones y subsidio por incapacidad del INS durante el 2019 y 2020. Impacto Alto
(ver puntos 2.2, 2.6 y 2.9).
4.18 Finalizar la revisión general del tratamiento que se ha dado en el cálculo y pago de
subsidio de incapacidades por el INS, con el fin de determinar si para los tres primeros
días se ha cancelado un subsidio superior al que corresponde según la normativa y
en caso de identificarse situaciones como la señalada, se gestionen los ajustes que
al efecto correspondan y la recuperación de pagos realizados en exceso y comunicar
los resultados a la AI. Impacto Medio. (Ver resultado 2.6).
4.19 Establecer los controles efectivos y suficientes para que la Dirección Financiera
realice los pagos por subsidios para incapacidad del INS conforme al artículo 63 del
RAS, y con ello evitar que se realicen pagos incorrectos por este concepto, tal como
el indicado en el punto 2.6 de ese informe. Impacto Medio. (Ver resultado 2.6).
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AUDITORÍA INTERNA
4.20 Gestionar las acciones necesarias para que la jefatura correspondiente tome la
decisión final para el tratamiento de las cuentas por cobrar vigentes a funcionarios y
exfuncionarios por pagos realizados en exceso en el rubro de subsidio de vacaciones
entre diciembre del 2018 y mayo del 2019. Impacto Alto. (Ver resultado 2.9).
4.21 Revisar y actualizar los procedimientos contables detallados en el "DF-DI-13
Compendio de procedimientos contables" y “PR-DI-06 Instructivo para Confeccionar
la nómina institucional”, de manera que se incorporen los cambios a los procesos de
planillas introducidos por medio de la Ley N° 9635 de Fortalecimiento de las Finanzas
Públicas y se actualicen los sistemas que son utilizados. Para la actualización citada,
se deberá utilizar el formato establecido y cumplir con los procedimientos “AG-PO01: Procedimiento para el control de documentación en procesos de la Aresep” y el
“AG-ES-01: Plantilla para facilitar la elaboración de documentación de procesos”.
Esto con el fin de que los procedimientos citados cumplan con la normativa vigente
que los regula, tanto en forma como en contenido. Impacto Alto. (Ver resultado 2.10).
4.22 Establecer los controles necesarios para que en la nota de los estados financieros
denominada “Gastos de personal”, se incluyan los resultados concisos del análisis
de las variaciones más significativas en las cuentas contables; así como, en caso de
que proceda, las razones por las cuales no se apliquen oportunamente los aumentos
salariales (incluyendo fechas de pago) y el registro de la previsión contable
respectiva. Esto en cumplimiento con Las NICSP, el Marco Conceptual para la
Información Financiera de las NICSP, NICSP 1, y con las normas 4.4.3 y 5.6.3 de las
NCISP. Impacto Medio. (Ver resultado 2.11).
4.23 Incluir en los Estados Financieros la comparación de los ingresos, gastos y superávit
entre lo presupuestado y lo real; así como la explicación sobre las razones de las
diferencias materiales entre el presupuesto y lo ejecutado; o en su defecto, hacer
referencia a otro documento público emitido junto con los estados financieros donde
esa explicación se incluya, tal como lo establece la NICSP 24 “Presentación de
Información del Presupuesto en los Estados Financieros”. Impacto Medio. (Ver
resultado 2.11).
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AUDITORÍA INTERNA
4.24 Establecer las condiciones que se consideren necesarias para que la documentación
que respalda los diferentes movimientos de la planilla cuente con las características
que la hagan confiable, segura y que brinde información adecuada respecto a dichos
movimientos. Dentro de los aspectos más relevantes a considerar están:
•
Reportes de entes externos, como ASAR, se presenten en archivos no editables
y totalizado por funcionario, de manera que la Dirección Financiera tenga certeza
de los montos a rebajar.
•
Revisión periódica y validación en lo procedente, de documentación soporte de
los créditos fiscales del impuesto de renta que cancelan los funcionarios.
•
Reportes generados por la DRH bajo condiciones que lo hagan confiables y
mantengan integra toda la información requerida para que la DF realice los
cálculos basados en la información actualizada.
•
En los archivos y reportes, incluir firma digital, fecha de emisión y nombres y
puestos de las personas responsables de su elaboración y aprobación.
•
Garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información,
protegiéndola contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o
pérdida de seguridad.
•
Que el acceso a la información sea congruente con los perfiles y roles de los
usuarios.
Esto en cumplimiento con las NCISP. Impacto Alto. (Ver resultado 2.12).
4.25 Establecer, en tanto se implementa el sistema informático (SIFA), mecanismos de
control efectivos para que el registro contable y presupuestario relacionado con las
remuneraciones pagadas a funcionarios cuando son trasladados a otras instancias,
se realice conforme al tiempo laborado de cada funcionario en los diferentes centros
de costos, de manera que el gasto asociado a la planilla se refleje correctamente en
las diferentes dependencias institucionales. Impacto Medio. (Ver resultado 2.13).
4.26 Revisar las deducciones por créditos fiscales para el impuesto sobre la renta de los
funcionarios durante el periodo 2019 y subsecuentes y proceder a la recuperación en
caso de que corresponda, así como efectuar el pago correspondiente al Ministerio de
Hacienda. Impacto Alto. (Ver resultado 2.12).
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AUDITORÍA INTERNA
4.27 Hacer una revisión para determinar quiénes son los usuarios que eventualmente
deberían tener acceso a todos los recursos compartidos de la Dirección Financiera,
a fin de que determinen si son correctos o en su defecto solicitar los ajustes
correspondientes a DTI. Impacto Alto. (Ver resultado 2.16).
4.28 Instaurar, una vez realizado el análisis indicado en la recomendación anterior, los
mecanismos de control necesarios para garantizar que los accesos a la información
de los archivos compartidos en la red de Aresep sean de conformidad con el principio
de necesidad de saber. Impacto Alto. (Ver resultado 2.16).
JOSE ROBERTO ALFARO NAVARRO (FIRMA)
PERSONA FISICA, CPF-01-0615-0482.
Fecha declarada: 09/02/2022 03:39:12 PM
Esta representación visual no es fuente
de confianza. Valide siempre la firma.
JOYCE NATALIA ARROYO CHAVES (FIRMA)
PERSONA FISICA, CPF-01-1200-0071.
Fecha declarada: 09/02/2022 03:44:10 PM
Esta representación visual no es fuente
de confianza. Valide siempre la firma.
Elaborado por: Roberto Alfaro Navarro
Elaborado por: Joyce Arroyo Chaves 30
Auditor Designado
Auditora Designada
IVAN MOLINA GOCHEZ (FIRMA)
PERSONA FISICA, CPF-01-1123-0126.
Fecha declarada: 09/02/2022 03:30:21 p. m.
Esta representación visual no es fuente
de confianza. Valide siempre la firma.
Elaborado por: Iván Molina Góchez31
RODRIGO CASTAÑEDA MEDINA (FIRMA)
PERSONA FISICA, CPF-08-0088-0914.
Fecha declarada: 09/02/2022 02:47:43 PM
Esta representación visual no es fuente
de confianza. Valide siempre la firma.
Revisado por: Rodrigo Castañeda
Medina 32 33
Coordinador Auditoría TI
RODOLFO GONZALEZ LOPEZ (FIRMA)
PERSONA FISICA, CPF-04-0135-0468.
Fecha declarada: 09/02/2022 03:20:39 PM
Esta representación visual no es fuente
de confianza. Valide siempre la firma.
Coordinador Designado
ANAYANSIE HERRERA ARAYA (FIRMA)
PERSONA FISICA, CPF-01-0692-0486.
Fecha declarada: 09/02/2022 02:35:40 PM
Esta representación visual no es fuente
de confianza. Valide siempre la firma.
Revisado por: Rodolfo González López
Aprobado por: Anayansie Herrera Araya
Subauditor Interno
Auditora Interna
30
Participó en la elaboración de algunas cédulas de análisis en la fase de examen y la primera versión del
informe borrador.
31 Participó únicamente del punto 2.16 del informe directamente relacionado con las recomendaciones 4.8,
4.9, 4.10 y 4.25.
32 Rodrigo Castañeda Medina participó en el Subproceso de comunicación del Estudio a partir del 23 de agosto
de 2021.
33 Yendry Zúñiga Barquero participó como Coordinadora en los Subprocesos de Planificación, Examen y en el
de Comunicación hasta el 31 de julio del 2021 del estudio, y se acoge a permiso sin goce de salario a partir del
1° de agosto del 2021.
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AFI-PR-EFI-01-2020
Versión Informe V. 2 (final)
5 ANEXOS
Anexo uno: Aspectos relacionados con el proceso de planilla revisados para el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2019.
Se identificó oportunidades
de mejora
Sí
No
Rubros salariales mensuales
Salario Global
✓
✓
Salario Componentes
✓
Reasignaciones
✓
Jornada Ampliada
✓
Anualidades
✓
Prohibición
✓
Carrera Profesional
✓
Función especializada
Equiparación salarial
✓
Recargo de funciones
✓
✓
Incapacidad y Licencia de maternidad
✓
Subsidio por vacaciones
✓
Tiempo extraordinario
✓
Cuenta por cobrar funcionarios por deducción
Subsidio por incapacidad
✓
✓
Compensación de vacaciones
Rubros salariales anuales
✓
Aguinaldo
✓
Salario escolar
✓
Aguinaldo sobre salario escolar
Deducciones obreras mensuales
✓
C.C.S.S. cuota obrera SEM 5.50%
✓
C.C.S:S. cuota obrera IVM 3,84%
✓
Cuota Banco Popular 1%
✓
Otros Banco Popular
Impuesto sobre Renta al salario
✓
✓
Póliza del INS
✓
Coopesne
✓
AFAR
✓
ASIAR
✓
Sindicato de trabajadores
ASAR
✓
✓
Cooperativas
✓
Pensiones complementarias
✓
Roblealto (Donación)
✓
Colegios profesionales
✓
Cuenta por cobrar funcionarios por retención
✓
Embargos
✓
Pensión Alimenticia
Obligaciones patronales
✓
C.C.S.S. cuota patronal SEM 9.25%
✓
C.C.S:S. cuota obrera IVM 5.08%%
✓
Cuota FODESAF 5%
✓
Cuota Banco Popular 0.5%
Detalle
Resultado
asociado
2.8
2.1, 2.9, 2.14
2.1 y 2.9
2.4
2.12
2.7
2.2, 2.3, 2.9
2.5, 2.12
2.6
2.12
2.12
2.15
AUDITORÍA INTERNA
Se identificó oportunidades
de mejora
Sí
No
✓
Cuota IMAS 0.5%
✓
Cuota INA 1.5%
✓
Cuota LPT 3%
✓
Cuota FCL 1.5%
✓
ASAR 5%
Liquidaciones laborales
✓
Preaviso
✓
Cesantía
✓
Vacaciones
✓
Aguinaldo
✓
Salario escolar
Otros asuntos analizados
✓
Procedimiento vigente
✓
Normativa Interna
✓
Estados Financieros a diciembre del 2019
✓
Incrementos salariales
✓
Registro contable y presupuestario
17
39
Sumatoria
Porcentual
30%
70%
Detalle
Resultado
asociado
2.10
2.1
2.11
2.11
2.13
56
100%
Fuente: Elaborado por la AI con base en los resultados obtenidos de la revisión.
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AUDITORÍA INTERNA
Anexo dos: Detalle de funcionarios que recibieron pagos por tiempo extraordinario en seis
a doce meses diferentes en el Año 2019.
Dependencia
Empleado
número
AI
504
516
Secretaría de
Junta Directiva
678
48
Dirección
General Centro
de Desarrollo de
la Regulación
Departamento
de
Comunicación
Institucional
616 825.16
208 088.02
471 608.59
1 851 623.62
639
7
(enero, febrero, abril, mayo, julio, octubre y diciembre)
892 722.15
557
651
159
176
231
435
658
Intendencia de
Transportes
₵2 480 093.94
7
(enero, mayo, junio, julio, agosto, setiembre y octubre)
367
Dirección de
Tecnologías de
Información
Monto
pagado (¢)
248
382
Departamento
de Servicios
Generales
Cantidad de meses en que recibió pago por tiempo
extraordinario 34
6
(febrero, marzo, junio, agosto, setiembre y diciembre)
6
(enero, febrero, mayo, julio, agosto y setiembre)
7
(febrero, abril, mayo, julio, agosto, setiembre, y
octubre)
8
(febrero, abril, mayo, julio, agosto, setiembre, octubre,
y noviembre)
673
541
180
354
7
(febrero, junio, julio, agosto, setiembre, noviembre y
diciembre)
12
(de enero a diciembre)
12
(de enero a diciembre)
12
(de enero a diciembre)
6
(enero, abril, julio, agosto, octubre y diciembre)
6
(febrero, abril, agosto, octubre, noviembre y diciembre)
6
(febrero, mayo, agosto, octubre, noviembre y
diciembre)
6
(marzo, mayo, julio, agosto, setiembre y diciembre)
6
(marzo, mayo, julio, agosto, setiembre y diciembre)
7
(abril, mayo, junio, agosto, setiembre, octubre y
diciembre)
7
(febrero, marzo, abril, mayo, agosto, octubre y
diciembre)
8
(febrero, marzo, abril, mayo, agosto, septiembre,
octubre y diciembre)
8
369 584.65
1 122 152.49
916 815.15
1 236 175.04
107 544.21
681 947.54
1 579 021.14
424 056.27
822 262.86
1 389 862.91
1 664 420.80
1 195 334.43
1 479 393.14
34
Se determinó con base en la cantidad de meses en los que recibió pago por tiempo extraordinario, conforme a
la planilla.
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AUDITORÍA INTERNA
492
536
615
575
365
481
521
647
117
DGAU
573
600
375
633
17
319
132
178
267
395
TOTAL
(enero, marzo, abril, junio, agosto, septiembre, octubre
y diciembre)
6
(marzo, abril, junio, julio, agosto y setiembre)
6
(febrero, agosto, setiembre, octubre, noviembre y
diciembre)
391 459.68
366 232.32
6
(marzo, mayo, junio, agosto, setiembre y noviembre)
6
(marzo, julio, agosto, setiembre, noviembre y
diciembre)
7
(febrero, marzo, abril, setiembre, octubre, noviembre y
diciembre)
7
(enero, junio, julio, agosto, octubre, noviembre y
diciembre)
8
(abril, mayo, junio, julio, agosto, octubre, noviembre y
diciembre)
8
(enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio y
agosto,)
9
(abril, mayo, junio, julio, agosto, setiembre, octubre,
noviembre y diciembre)
9
(febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, octubre,
noviembre y diciembre)
9
(abril, mayo, junio, julio, agosto, setiembre, octubre,
noviembre y diciembre)
10
(febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto,
octubre, noviembre y diciembre)
10
(enero, febrero, marzo, abril, junio, julio, agosto,
octubre, noviembre y diciembre)
11
(enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto,
octubre, noviembre y diciembre)
11
(enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto,
setiembre, octubre y diciembre)
11
(enero, febrero, marzo, abril, junio, julio, agosto,
setiembre, octubre, noviembre y diciembre)
11
(febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto,
setiembre, octubre, noviembre y diciembre)
12
(de enero a diciembre)
12
(de enero a diciembre)
593 494.98
189 639.00
585 049.48
1 296 676.28
2 369 992.20
173 134.72
604 280.15
1 455 464.58
1 150 581.75
1 917 713.78
1 466 603.77
1 284 212.33
848 766.21
1 952 448.55
2 445 845.50
2 446 234.72
1 956 688.28
₵ 43,004,050.39
Fuente: Elaboración propia de la AI con base en los archivos de planillas facilitados por la DF.
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AUDITORÍA INTERNA
Anexo tres: Respuestas recibidas de las Dependencias sobre las circunstancias
excepcionales que motivaron el uso de tiempo extraordinario en el Año 2019.
Dependencia
AI
Secretaría de Junta
Directiva
Respuesta
Tareas realizadas
Situación Excepcional
• Migración, instalación y configuración • Si no se realizan en tiempo
del servidor de McAfee y Audinet
extraordinario se impediría el uso de
algunos sistemas o los volverían más
• Configuración de software de McAfee
lentos para los usuarios de la AI y de
en los equipos de la Auditoría
la Administración (Sistema de
• Mantenimiento del servidor de
Seguimiento de Recomendaciones).
SharePoint
• Atención Sistema de Seguimiento de • Atención de recomendación emitida
por el proveedor Consulting Group
recomendaciones por cambio de una
Corporación en su informe de
auditora designada
entregables cuando se realizó la
• Atención de Sistema de Seguimiento
instalación de producto en el año
de
Recomendaciones
y
los
2018.
Servidores de Share Point y McAfee
• No afectar el acceso al Sharepoint,
de la Auditoría Interna
que es donde se trabaja e incluye
(Oficio
N°
OF-0687-AI-2021
del
toda información de archivo y papeles
de trabajo de los estudios y
18/11/2021).
asignaciones de los funcionarios de la
AI.
• El cambio de la Auditora Designada
del seguimiento de la mayoría de las
recomendaciones en el Sistema de
Seguimiento de Recomendaciones,
se realiza en tiempo extraordinario
para no afectar el uso de ese sistema
por parte de los funcionarios usuarios
de la AI y de la Administración.
• Administrar la correspondencia de la
JD
garantizando su atención y
trazabilidad
• Levantar con precisión y exactitud las
actas de las sesiones de JD de
acuerdo con los plazos establecidos
• Asistir al Presidente de la JD en la
confección del orden del día de las
sesiones y controlar la atención
oportuna de los distintos temas que
requieran consideración de la JD
• Organizar las sesiones de JD
asumiendo para esto la coordinación
de todos los detalles logísticos,
administrativos y la atención de
situaciones imprevistas
• Recopilar, ordenar y distribuir, con
anticipación, los materiales por
analizar en las sesiones de la JD
• Establecer y mantener una agenda
actualizada de los compromisos de
JD y alertarles anticipadamente sobre
las acciones requeridas
• Establecer y mantener un sistema
actualizado de consulta pública de los
• Cargas de trabajo
• Particularidad y relevancia que tienen
todas las funciones ejecutadas, ya
que es el área de apoyo de la Junta
Directiva; por lo tanto, se debe cumplir
con lo que establece la normativa en
ciertos procesos: Ley General de la
Administración Pública, RIOF y
Reglamento de Sesiones de la Junta
Directiva.
• Labores de extrema urgencia en vista
de que se tiene que cumplir los plazos
establecidos
por
la
normativa
aplicable.
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AUDITORÍA INTERNA
Dependencia
Respuesta
Tareas realizadas
asuntos tramitados en
particularmente las actas.
Dirección
General
Centro de Desarrollo
de la Regulación
Situación Excepcional
la
JD,
(Oficio N° OF-0731-SJD-2021
24/11/2021).
del
1. La información con la que cuenta esta
Dirección en relación con su consulta
está conformada por el conjunto de las
autorizaciones de tiempo extraordinario
firmadas por el director en ese
momento.
2. En dichas autorizaciones no se
explicitan las razones por los cuales se
consideró, en ese momento, que las
situaciones
que
motivaron
la
autorización del tiempo extraordinario
autorizado a la funcionaria consultada,
eran excepcionales.
[…] “no se explicitan las razones por los
cuales se consideró, en ese momento,
que las situaciones que motivaron la
autorización del tiempo extraordinario
autorizado a la señora […] funcionaria
consultada, eran excepcionales”.
(OF-0339-CDR-2021 del 17/11/2021 y
OF-0300-CDR-2021).
Departamento
Comunicación
Institucional
de
• Elaboración del Informe de Labores
que se presenta ante la Asamblea
Legislativa
• Giras de acompañamiento a las áreas
técnicas
• Apoyo
en
actividades
como:
Congreso,
taller
Blockchain,
presentación Anuario Estadístico,
Open
House
y
Programa
Transformemos Costa Rica.
• Se acompañó a la gira de la Comisión
de Valores en Guanacaste (cuya
participación es obligatoria según lo
establece la Comisión Nacional de
Valores).
(OF-038-DECI-2021 del 17/11/2021).
• Brinda apoyo a las distintas
dependencias en la labor de
conducción de vehículos para el
traslado de funcionarios a las distintas
actividades
de
regulación
y
fiscalización por todos los sectores del
país.
Departamento
de
Servicios Generales
Traslado de funcionarios para
reuniones de trabajo y/o capacitaciones
en donde la asistencia es a primera
hora.
• Apoyo a la DGAU en el soporte
técnico (ambiente, audio, sonido,
acomodo de conferencias, etc.) en las
audiencias públicas realizadas en las
instalaciones de Aresep.
• Giras: se debe contemplar el tiempo
que la funcionaria labora de más,
como la hora de salida y de retorno a
la institución y tiempos extraordinarios
que requirió de su trabajo.
• Actividades con alto nivel de trabajo:
informe de labores y la organización
del Congreso de Regulación.
• Falta recurso humano: Aporta estudio
de cargas de trabajo.
• En muchas de las giras que
programan las distintas dependencias
se requiere salir muy temprano y
retornar muy tarde, no solo por las
distancias y tiempo del trayecto, sino
también porque las actividades deben
realizarse fuera de la jornada
ordinaria, para dar la posibilidad de
una mayor participación de los
usuarios.
• Los horarios de salida a las giras los
definen las distintas dependencias
considerando los factores señalados
y como área de apoyo están
supeditados a estos horarios.
• Traslado de funcionarios a primera
hora y por consiguiente se requiere de
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AUDITORÍA INTERNA
Dependencia
Respuesta
Tareas realizadas
Situación Excepcional
• Fumigaciones del edificio, que se
la salida de los vehículos con
programan a partir de las 16:00 horas.
anterioridad al horario de jornada
• Supervisión de trabajos de reparación
ordinaria.
de fuga en sistema de contención de • Para el caso del Área de
incendio, los trabajos se extendieron
Mantenimiento la autorización de las
a jornada extraordinaria.
extras refiere a casos esporádicos y
• Pintura en paredes en oficinas, que no
estrictamente excepcionales, por
se pueden realizar estando los demás
trabajos que no se pueden realizar
funcionarios
en
sus
labores
durante la jornada ordinaria por el
habituales.
bullicio,
desconcentración,
incomodidad y peligro que estos
(OF-0426-DESG-2021 del 18/11/2021).
trabajos representan si se realizan en
tiempo ordinario y por situaciones de
emergencia
en
donde
necesariamente hubo que supervisar
trabajos dentro del área arrendada en
Multipark.
• Soporte en audiencias públicas, se
realizan fuera de la jornada laboral.
Dirección
Tecnologías
Información
de
de
(OF-0361-DTI del 17/11/2021).
• Refrendo a los contratos de concesión
del transporte remunerado de
personas en vehículos automotores
colectivos.
• Estudios de campo realizados a las
diferentes rutas de los operadores
relacionados con estudios tarifarios.
(OF-1179-IT-2021 del 19/11/2021).
Intendencia
Transportes
DGAU
de
• Asistencia en la realización de
audiencias públicas presenciales,
tanto fuera como dentro de la
institución (soporte en la preparación
de
papelería,
recepción
de
documentos, atención del público,
La situación excepcional que expone es:
“se debe indicar que las audiencias
públicas se realizan fuera de la jornada
laboral y es requisito la de
administración que DTI le de soporte a
estas actividades.”
• Gran volumen de solicitudes de
refrendo a los contratos de transporte
correspondientes al período de
concesión entre setiembre 2014 y
setiembre 2021.
• Los esquemas y horarios abarcaban
el inicio de los servicios de transporte
desde las 4 a.m. en unas rutas y la
conclusión de servicios hasta las
10:30 pm.
• Como parte de las gestiones
realizadas, para cancelar el menor
tiempo extraordinario, se procedió a la
modificación de la jornada laboral de
cada uno de los funcionarios
solicitándole autorización y se
realizaron cálculos previos de las
horas extras a cancelar, los cuales
una vez realizados los estudios se
comprobó el cumplimiento de las
estimaciones y se justificaron las
desviaciones de lo planificado en
cumplimiento
también
de
lo
establecido en el código de trabajo y
reglamentos internos ARESEP.
• Finalización del contrato con la
empresa proveedora que realizaba
las transcripciones de las audiencias.
• La jubilación de exfuncionaria generó
un recargo de funciones
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AUDITORÍA INTERNA
Dependencia
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Respuesta
Tareas realizadas
Situación Excepcional
recopilación de información en • Cumplir con los plazos normativos
formularios; así como guiar al público,
para el trámite de las audiencias
transcripción de las audiencias, entre
públicas fuera de horario ordinario.
otros)
• Lograr el cumplimiento efectivo de las
Organización, archivo, reacomodo y
labores relacionadas con la atención
eliminación de documentación, con el
de actividades del PTAC 2017-2022
fin de mantener el archivo físico
(Plan Táctico institucional)
actualizado, organizado y de fácil • Giras fuera de jornada ordinaria
acceso para los documentos que se • Servicios que se adaptan a las
generan diariamente.
necesidades
de
las
personas
Emisión de oficios, memorandos e
usuarios en relación con el horario
informes
(después de las 4pm)
Apoyo en giras institucionales que se • Cuello de botella en cuanto a las
realizaron como parte del programa
revisiones
de
procesos
de “Oficinas Móviles” y ferias en
administrativos y mitigar de manera
diferentes lugares del país.
pronta la mora provocada por las
Audiencias y consultas públicas
gestiones acumuladas.
Información y promoción de la • Sobreabundancia de gestiones –
participación ciudadana (realizar
Procesos administrativos.
giras, actividades con usuarios)
Consejería del usuario
Atención previa de quejas y consultas
Atención de la llamada “Mesa de
Quejas” (fuera del horario laboral)
Procedimientos administrativos
Inspecciones en los servicios de
transporte
(OF-2738-DGAU-2021 del 19/11/2021).
Fuente: Elaborado por la AI con base en los oficios de respuesta de las dependencias.
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AUDITORÍA INTERNA
Anexo cuatro: Análisis de las observaciones presentadas por la administración activa al
informe borrador:
Al señor Gerardo Alvarado Blanco, Director General de Operaciones a.i., o quién
ocupe el cargo:
Número y título de
hallazgo
2.1 Modificaciones a la normativa y controles según la Ley N° 9635
2.2 Aplicabilidad del Título III de la Ley N° 9635 al “subsidio de vacaciones”
Recomendación
4.1 Establecer y ejecutar en conjunto con la DRH y demás dependencias
competentes, un plan de acción para alinear la normativa interna que regula los
procesos de planillas (salarios e incentivos) a lo establecido en el Título III de la Ley
N° 9635 “Fortalecimiento de las Finanzas Públicas”, de forma tal que comparen las
regulaciones, se identifiquen las diferencias, se prepare y se someta a aprobación
del órgano competente, la propuesta de cambios, dentro de los cuales se incluyan
entre otros, los que se generen de las situaciones expuestas en los puntos 2.1 y 2.2
de este informe de Auditoría; así como la actualización de la normativa interna.
Tema al que refiere
Alinear la normativa interna que regula los procesos de planillas a lo establecido en
el Título III de la Ley N° 9635 “Fortalecimiento de las Finanzas Públicas”.
Riesgo
Alto
Impacto
Alto
Para uso del auditado
Observaciones de la
Administración
La comparación y análisis detallado de lo establecido en el Título III de la Ley N°
9635 “Fortalecimiento de las Finanzas Públicas”, con respecto a la normativa interna
y los ajustes que se debían realizar ya fue desarrollado por una fuerza de tarea
compuesta por funcionarios del Despacho del Regulador General, Dirección
General de Asesoría Jurídica y Regulatoria, Dirección General de Operaciones,
Dirección General de Estrategia y Evaluación, Dirección de Finanzas y la Dirección
de Recursos Humanos; el resultado de esos análisis se encuentra en los informes:
•
Informe sobre las implicaciones del título III de la Ley fortalecimiento de las
finanzas públicas en la Aresep.
•
Informe sobre la propuesta de operativización del título IIIi de la ley 9635,
conforme al acuerdo 07-14-2019.
Considerando el trabajo ya realizado y plasmado en esos informes, no se estima
necesario realizar nuevamente una revisión de todo lo establecido en el Título III de
la Ley N° 9635 con respecto a la normativa interna, porque sería un reproceso
significativo. Más bien, lo que corresponde sería revisar esos informes e instruir a
las dependencias a su cargo verificar que se hayan realizado los ajustes que
correspondan en la normativa interna, dando prioridad a los casos señalados en los
resultados 2.1 y 2.2 del informe de Auditoría Interna.
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AUDITORÍA INTERNA
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( X )
No ( )
Se acoge lo indicado por la Administración y se ajusta
recomendación para que quede de la siguiente manera:
Argumentos de la
Auditoría Interna
Parcial ( )
la redacción de la
4.1 Verificar que en los informes emitidos por la Fuerza de Tarea para la
operativización del Título III de la Ley N° 9635 “Fortalecimiento de las fianzas
públicas”, se hayan identificado los ajustes necesarios para alinear la normativa
interna que regula los procesos de planillas (salarios e incentivos) con la Ley citada
e instruir a las dependencias a su cargo para que verifiquen que se hayan aplicado
los ajustes; caso contrario, proceder con las aprobaciones e implementaciones
correspondientes para solucionar situaciones como las expuestas en los puntos 2.1
y 2.2 del presente informe de auditoría. Impacto Alto (ver resultados 2.1 y 2.2).
Número y título de
hallazgo
2.2 Aplicabilidad del Título III de la Ley N° 9635 al “subsidio de vacaciones” 2.4
Origen y aplicabilidad de la función especializada
Recomendación
4.2 Girar las instrucciones a la DRH y a las demás dependencias competentes, dar
acompañamiento y tomar las decisiones que corresponda para que el pago de
todos los incentivos salariales que legalmente procedan se realice de forma
nominalizada con un monto fijo (incluyendo entre otros, el subsidio por vacaciones
y la función especializada), tal como lo establece el artículo 54 de la Ley N° 9635
“Fortalecimiento de las Finanzas Públicas”.
Tema al que refiere
Nominalización de incentivos salariales.
Riesgo
Alto
Impacto
Alto
Para uso del auditado
Observaciones de la
Administración
No hay observaciones
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Si ( X )
No ( )
Parcial ( )
La Administración no realizó comentarios.
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AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Tema al que refiere
Riesgo
Impacto
2.3 Normativa sobre el cálculo de vacaciones
4.3 Girar las instrucciones, dar el acompañamiento necesario y tomar las decisiones
que correspondan para que la DRH en conjunto con las dependencias que se
consideren conveniente, analicen el artículo 36 del RAS y documenten el resultado
donde se establezca razonablemente y con claridad las condiciones en las que se
debe calcular el promedio de salarios que se utiliza en la determinación del subsidio
de vacaciones.
Cálculo del promedio de devengados para efecto de vacaciones.
Alto
Alto
Para uso del auditado
Observaciones de
la Administración
La Dirección de Recursos Humanos no calcula los montos por concepto de subsidio
de vacaciones ni participó en la definición de la fórmula que actualmente se utiliza
para ese fin, y su responsabilidad en ese proceso se enfoca en informar a la
Dirección de Finanzas la cantidad de días de vacaciones que deben considerarse en
el cálculo de los montos a pagar. Por lo tanto, esta recomendación debería indicar:
“… para que la Dirección de Finanzas en conjunto con las dependencias que se
consideren conveniente…”.
Además, la Dirección de Finanzas realizó una revisión y ajuste de la fórmula para
realizar esos cálculos y tramitó el ajuste correspondiente en el RAS, por lo que le
corresponde emitir criterio al respecto acerca del nivel de cumplimiento de esta
recomendación y si es pertinente mantenerla por parte de la Auditoría Interna o
realizarle alguna variación.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( )
No ( X )
Parcial ( )
De acuerdo con el primer párrafo de las observaciones por parte de la
Administración, si bien es cierto no participa en los cálculos por subsidios de
vacaciones, en sus funciones del RIOF, en su artículo 24 indica, en su punto 5:
“Diseñar, proponer y mantener actualizados los esquemas de
compensación de acuerdo con las políticas institucionales y los métodos
de valoración que mejor se ajusten a los requerimientos de Aresep.”
Argumentos de la
Auditoría Interna
Adicionalmente, se revisó la versión vigente de RAS (publicada en el Alcance 253 a
la Gaceta 258 del 10 de diciembre de 2021) y no se observó que en el artículo 36
haya sido ajustado para establecer claramente, las condiciones en las que se debe
calcular el promedio de salarios que se utiliza en la determinación del subsidio de
vacaciones; es decir, si el promedio citado se refiere a: -las últimas 50 semanas
según la fecha del disfrute; - al periodo donde se ganó el derecho al disfrute de las
vacaciones -o si corresponde a otra metodología de cuantificación.
Por lo expuesto, la recomendación se mantiene.
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AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Tema al que refiere
2.4 Origen y aplicabilidad de la función especializada.
4.4 Girar las instrucciones, dar el acompañamiento necesario y tomar las decisiones
que corresponda para que la DRH en conjunto con las dependencias que se
considere convenientes, analicen y documenten la naturaleza de la función
especializada desde su creación considerando el laudo 116; oficio 061-DRH-97; las
modificaciones a la Ley de Salarios producto de la entrada en rigor del Título III de
la Ley N° 9635; el criterio de la PGR C-366-2020; así como cualquier otro criterio
que al respecto haya emitido la DGAJR u otro organismo externo respecto a este
tema del 2019 y determine la legalidad de dicho componente salarial y su
tratamiento.
Función especializada.
Riesgo
Alto
Impacto
Alto
Para uso del auditado
Esta recomendación al final debe decir que la Dirección General de Operaciones
solicite criterio a la Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria, para
determinar la legalidad de dicho componente salarial y su tratamiento, ya que
estamos ante un tema de orden institucional que podría derivar en reclamos
administrativos o demandas judiciales y por ello los riesgos deben ser gestionados
de manera adecuada.
Observaciones de la
Administración
Además, cuando dice: “…así como cualquier otro criterio que al respecto haya
emitido la DGAJR u otro organismo externo respecto a este tema del 2019 y
determine la legalidad de dicho componente salarial y su tratamiento”, resulta tan
amplio que no es posible tener certeza que se pueda obtener toda la documentación
que al respecto se haya emitido, así como la gama de organismos externos es tan
vasta que ante tanta imprecisión en la recomendación pareciera que se debe
delimitar mejor lo requerido.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Si ( X )
No (X)
Parcial ( )
Se mantiene la recomendación, la Administración podrá girar las instrucciones y
tomar las decisiones que considere convenientes para que, en la institución, este
componente salarial y su tratamiento sea en estricto apego a la legislación y
normativa que lo regula.
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AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Tema al que refiere
2.5 Naturaleza, documentación y pago del tiempo extraordinario.
4.5 Girar las instrucciones, dar el acompañamiento necesario y tomar las decisiones
que corresponda para que la DRH en conjunto con las dependencias que se
considere conveniente, analicen, valoren y documenten las figuras de jornadas
laborales permitidas en la institución para que los funcionarios y/o dependencias
que requieren realizar jornadas extraordinarias, cumplan con la normativa que
regula la materia, con el carácter de excepcional, ocasional, discontinuo y transitorio
de este tipo de jornadas laborales; y que las horas extras sean autorizadas con
estricto apego a principios de necesidad, razonabilidad y racionalización del gasto
público.
Jornadas extraordinarias de trabajo.
Riesgo
Alto
Impacto
Alto
Para uso del auditado
Dice la recomendación: analicen, valoren y documenten las figuras de jornadas
laborales permitidas en la institución, pero lo anterior se encuentra debidamente
normado en el RAS. Por tanto, se considera que la Auditoría Interna debe eliminar
esta frase o precisarla mejor.
Observaciones de la
Administración
En el aparte 2.5 del informe se dice lo siguiente:
“Como se evidencia en la tabla anterior, para algunos funcionarios, las jornadas
extraordinarias tienen el riesgo de haberse convertido en habituales, con lo cual se
desnaturalizaría el carácter de excepcional, ocasional, discontinuo y transitorio de
este tipo de jornadas laborales. Además, de que las horas extras deben ser
autorizadas con estricto apego a criterios de necesidad, razonabilidad y
racionalización del gasto público.”
Pero eso es una presunción, no un hecho demostrado, ya que existen casos en los
que los funcionarios trabajaron tiempo extraordinario en varios meses, pero eso no
se realizó de forma continua, sino unos días sí y otros no.
Por otra parte, la autorización de las jornadas extraordinarias de los funcionarios se
hace con fundamento en lo que cada una de las jefaturas indica y en el instructivo
correspondiente se dice que esa parte es de responsabilidad de cada jefatura, por
lo que si se debe emitir una recomendación debe ser en forma general a toda la
organización ya que cuando la información de las horas extra llega a la Dirección
de Recursos Humanos, ha sido aprobada incluso por el Regulador General.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( )
No ( )
Parcial ( X )
Página 96 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Lo indicado por la AI en el punto 2.5 y citado en las observaciones de la
Administración: “Como se evidencia en la tabla anterior, para algunos funcionarios,
las jornadas extraordinarias tienen el riesgo de haberse convertido en habituales,
con lo cual se desnaturalizaría el carácter de excepcional, ocasional, discontinuo y
transitorio de este tipo de jornadas laborales. Además, de que las horas extras
deben ser autorizadas con estricto apego a criterios de necesidad, razonabilidad y
racionalización del gasto público.”, se refiere a la exposición a un riesgo y no
corresponde a una afirmación por parte de la AI.
Argumentos de la
Auditoría Interna
Lo que si debe controlar la Administración es que las jornadas extraordinarias de
trabajo sean excepcionales, ocasionales, discontinuas y transitorias y que cumplan
con los principios de necesidad, razonabilidad y racionalización del gasto público.
Cabe señalar que ante las consultas realizadas se recibieron respuestas que no
justifican o sustentan suficientemente, el carácter extraordinario de las actividades
para las cuales se pagaron horas extras; por lo que en la recomendación 4.15 del
informe borrador se atiende el tema de las justificaciones.
Se elimina esta recomendación, dado que el hallazgo relacionado se atiende
también, con la recomendación 4.6 siguiente. Se ajusta el consecutivo de las
recomendaciones.
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Tema al que refiere
Riesgo
Impacto
2.5 Naturaleza, documentación y pago del tiempo extraordinario.
4.6 Establecer un plazo máximo continuo y discontinuo en el cual se podrían realizar
jornadas extraordinarias de trabajo respetando el carácter extraordinario de este tipo
de jornadas y en cumplimiento de la normativa que regula la materia.
Plazo máximo para realizar jornadas extraordinarias de trabajo.
Alto
Alto
Para uso del auditado
Observaciones de
la Administración
No es técnicamente posible establecer un “plazo máximo y discontinuo” para limitar
la aplicación de jornadas extraordinarias, entre otros aspectos, porque justamente la
naturaleza inesperada de las actividades para las que se requieren ese tipo de
jornada no permite conocer con anticipación el momento, la frecuencia ni la cantidad
de tiempo extraordinario que será necesario, ni tampoco la distribución de su
ejecución durante el año. Por ejemplo, si se observan solamente datos mensuales y
se determina que una persona tuvo tiempo extraordinario durante los 12 meses del
año, podría pensarse que está el 100% del año en esa situación, cuando en realidad
podría ser que solamente ejecutó una hora por mes.
Además de los meses y los montos pagados, resulta conveniente complementar este
tipo de análisis con otros aspectos como la cantidad de horas y la clasificación del
puesto ocupado por el funcionario, para tener mayor claridad de la situación
observada. A continuación, un extracto de la Tabla 4 incluida en el borrador de
informe:
Página 97 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Para uso del auditado
Dependencia
Observaciones de
la Administración
Empleado
número
112 Auditoría
Interna
504
115 Secretaría de
Junta Directiva
678
125 Dirección de
Tecnologías de
Información
159
Cantidad de meses en
que recibió pago por
tiempo extraordinario
6
(febrero, marzo, junio,
agosto, setiembre y
diciembre)
7
(febrero, abril, mayo,
julio, agosto, setiembre,
y octubre)
6
(enero, abril, julio,
agosto, octubre y
diciembre)
Monto
pagado
₵2 480
093.94
208 088.02
107 544.21
Como puede verse, el monto pagado es significativamente diferente en los 3 casos
observados, a pesar de que la cantidad de meses es igual o similar; lo que podría
deberse a los aspectos antes mencionados y conducir a conclusiones imprecisas o
poco ajustadas a la realidad. En virtud de lo anterior, esta dirección considera
conveniente eliminar esta recomendación en cuanto al “plazo máximo y discontinuo”
dada la imposibilidad técnica de aplicarla, o replantearla en el sentido de que se
revisen los casos señalados en la tabla 4 para verificar aspectos como frecuencia y
cantidad de horas, entre otros, y determinar si son recurrentes y se tiene el riesgo de
incumplir con la naturaleza extraordinaria que las justifica. .
En cuanto al máximo de 12 horas laboradas por día, se debe aclarar que ese límite
está claramente establecido en la normativa e instrumentos vigentes (RAS, RH-IN05: Instructivo para la autorización y trámite de tiempo extraordinario); sin embargo,
resulta materialmente imposible que la institución garantice que ningún funcionario va
a sobrepasar ese límite. Por lo tanto, se considera conveniente eliminar esta
recomendación en lo que respecta a este este tema, o replantearla indicando que se
deben procurar ese cumplimiento, debido a la imposibilidad de garantizarlo.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Si ( )
No (X)
Parcial ( )
La Administración como gestora de los riesgos en sus procesos, puede establecer
límites o apetito de riesgo con el fin de controlar que, en este caso, las jornadas
extraordinarias de trabajo no pierdan su carácter excepcional, ocasional, discontinuo
y transitorio y se conviertan en habituales. También, puede establecer casos de
excepción, su tratamiento y aprobación; todo lo anterior dentro del marco legal
aplicable.
En cuanto al máximo de las 12 horas laboradas por día, se debe asegurar que, en los
formularios para el reconocimiento y pago de horas extras, no se incluya más tiempo
y horas que superen el límite establecido.
Se mantiene la recomendación.
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AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.5 Naturaleza, documentación y pago del tiempo extraordinario.
Recomendación
4.7 Analizar e incorporar en los informes trimestrales que se remiten a la Junta
Directiva sobre jornadas extraordinarias, jornadas ampliadas y recargo de funciones,
el cumplimiento del carácter extraordinario, excepcional y temporal de pagos por
estos conceptos, dado que los mismos, deben obedecer a una necesidad imperiosa
derivada de una situación específica y que, por lo tanto, no deben convertirse en
habituales.
Tema al que refiere
Informes sobre jornadas extraordinarias, jornadas ampliadas y recargo de funciones
remitidos a la Junta Directiva.
Riesgo
Impacto
Alto
Alto
Para uso del auditado
El informe trimestral se presenta al Regulador General, no a la Junta Directiva, por
lo que se recomienda corregir esa parte.
Observaciones de
la Administración
En cuanto al carácter extraordinario, excepcional y temporal de los pagos, es un
aspecto que se valora de previo para autorizar la realización del trabajo y que debe
ser asumido por cada jefatura.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( )
No ( )
Parcial ( X )
Se corrige en este informe final la recomendación sobre a quien se dirigen los
informes trimestrales sobre jornadas extraordinarias, jornadas ampliadas y recargo
de funciones.
Argumentos de la
Auditoría Interna
Por otra parte, en las autorizaciones de estas situaciones, no se observó que se
valore el carácter extraordinario, excepcional y temporal de pagos por estos
conceptos, dado que no se incluye en los formularios o solicitudes, información sobre
las aprobaciones anteriores al menos en el mismo año, sólo se incluye información
de la solicitud actual. (esto se incluyó en la recomendación 4.15 del informe
borrador).
Además, es importante informar al RG sobre el gasto real y lo
presupuestado; pero también lo es informarle del cumplimiento del carácter
extraordinario, excepcional y temporal de pagos por estos conceptos, dado que los
mismos, deben obedecer a una necesidad imperiosa derivada de una situación
específica y que, por lo tanto, se debe controlar que no se conviertan en habituales.
Por lo expuesto, se ajusta la recomendación para que quede de la siguiente forma:
Analizar e incorporar en los informes trimestrales que se remiten al R G sobre
jornadas extraordinarias, jornadas ampliadas y recargo de funciones, el
cumplimiento del carácter extraordinario, excepcional y temporal de pagos por estos
conceptos, dado que los mismos, deben obedecer a una necesidad imperiosa
derivada de una situación específica y que, por lo tanto, no deben convertirse en
habituales.
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AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Tema al que refiere
Riesgo
Impacto
2.6 Pago de subsidio de incapacidad del INS
4.8 Girar las instrucciones, dar el acompañamiento necesario y tomar las decisiones
que corresponda para que la DRH en conjunto con las dependencias que se
consideren convenientes, analicen y documenten el contenido del artículo 63 del
RAS de manera que se determine si es procedente realizar algún ajuste a este
artículo donde se amplíe o especifique claramente el reconocimiento a los
funcionarios subsidios derivados de incapacidades del INS. Una vez realizado el
análisis y tener una propuesta, realizar los ajustes que se requieran a la normativa
interna y presentarse para aprobación del órgano correspondiente.
Artículo 63 del RAS sobre subsidios derivados de incapacidades del INS.
Medio
Medio
Para uso del auditado
Observaciones de la
Administración
No hay observaciones
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Si ( X )
No ( )
Parcial ( )
La Administración no hizo comentarios.
2.7 Condiciones específicas del recargo de funciones.
4.9 Realizar las gestiones necesarias para que en el RAS se establezca la definición
de ausencia prolongada, el período máximo para el recargo de funciones para
cualquier persona funcionaria que lo asuma sea jefatura o no, el plazo que se
establezca debe cumplir con el carácter temporal de este incentivo y estar en
concordancia con la normativa que regulan la materia. También, se deberá evaluar
si procede el pago a jefaturas cuando asuman el recargo de funciones de un puesto
de menor categoría, para lo cual se debe analizar la situación y documentar los
resultados, con base en la regulación aplicable, tal como el RAS, dictámenes de la
PGR y demás jurisprudencia; una vez evaluado si procede o no ese pago, se
deberán hacer los ajustes correspondientes en el RAS.
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AUDITORÍA INTERNA
Tema al que refiere
Riesgo
Impacto
Condiciones del recargo de funciones.
Alto
Alto
Para uso del auditado
En cuanto a la definición de “ausencia prolongada” y su efecto en el plazo máximo
que se puede asignar un recargo de funciones, se debe valorar que en la versión
recientemente aprobada del RAS se estableció en el artículo 3 la siguiente
definición:
“Recargo de funciones: Desempeño temporal y parcial de las tareas de
una plaza de categoría superior, que realiza una persona funcionaria
simultáneamente con las labores propias de su cargo, debido a la ausencia
del titular o por vacancia, por un plazo máximo de seis meses,
prorrogable en casos justificados”.
(El subrayado no es del original)
Como puede observarse, el plazo máximo ya fue establecido; por lo tanto, esta
dirección considera conveniente eliminar esta recomendación en lo relacionado con
este tema.
Observaciones de la
Administración
Con respecto a “evaluar si procede el pago a jefaturas cuando asuman el recargo
de funciones de un puesto de menor categoría”, se debe indicar que el RAS ya
establece que se aplica recargo solamente cuando se asumen puestos superiores;
además, también se norma que todas las funciones pueden ser asumidas por la
jefatura inmediata:
“Artículo 61.-Remuneración por recargo de funciones. Todo(a)
funcionario(a) nombrado interinamente en un puesto de categoría superior,
por ausencia del titular, independientemente de las razones de la ausencia;
tendrá derecho a devengar, durante todo el período de la ausencia. la
remuneración conforme con las condiciones propias del ascendido, …
(…)
Si la ausencia es prolongada, el recargo podrá asumirlo la jefatura
superior”.
De acuerdo con la normativa vigente, no procede lo recomendado, además, también
contraviene lo indicado en el PGR C-336-2020 señalado por la Auditoría Interna en
el borrador de informe:
[...] Asimismo, la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia,
refiriéndose a ese concepto, ha subrayado:
“[…] la figura del “recargo de funciones” se caracteriza, en su
regulación, por ser temporal, sea por períodos cortos, pues se trata
de asumir provisionalmente funciones de un puesto de mayor
categoría, en forma adicional a las labores propias del servidor
regular” (Sentencia N° 425 de las 10:10 horas del 1 de agosto del 2001).
En virtud de lo anterior; esta Dirección considera que la recomendación 4.9 debe
ser eliminada o replanteada, debido a la imposibilidad técnica y legal de aplicarla.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( )
No ( )
Parcial ( X )
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AUDITORÍA INTERNA
La recomendación va enfocada en que en el RAS se establezca la definición de
ausencia prolongada.
Argumentos de la
Auditoría Interna
En la versión actual se RAS se estableció el plazo máximo para recargo de
funciones, pero no se observó que se haya incluido la definición de ausencia
prolongada referida en el artículo 61 del RAS; lo cual es importante que se defina,
dado que cuando se de esa condición el recargo podrá ser asumido por la jefatura
superior y no aplicaría el pago por dicho recargo.
Por lo expuesto, se ajusta para que la recomendación quede de la siguiente forma:
Realizar las gestiones necesarias para que en el RAS se establezca la definición de
ausencia prolongada, dado que, si se llegara a dar esa condición, el recargo podrá
ser asumido por la jefatura superior y no aplicaría el pago por dicho recargo.
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Tema al que refiere
Riesgo
Impacto
2.16 Seguridad y respaldos de la información.
4.10 Girar instrucciones a la DTI para que elimine los usuarios que se encuentran
inactivos y están dentro de los permisos de la carpeta de “Planillas”; así como, el
usuario utilizado para la gestión de impresoras que también tienen acceso a esta
carpeta (Ver resultados 2.16.1; 2.16.2 y 2.16.3).
Depuración de usuarios con acceso a la carpeta de planillas.
Alto
Alto
Para uso del auditado
Observaciones de la
Administración
La recomendación 4.10, por agilidad y eficiencia, debe ser asignada a la DTI de
manera directa por la Auditoría Interna
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Si ( )
No ( X )
Parcial ( )
Debido a que el estudio no es propiamente de la DTI y que los encargados de definir
quien tiene acceso y quien no, es el dueño del proceso, la recomendación se remite
en este caso al superior jerárquico de ambas direcciones.
Página 102 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Tema al que refiere
Riesgo
Impacto
2.16 Seguridad y respaldos de la información.
4.11 Solicitar a todas las dependencias, una revisión para determinar quiénes son
los usuarios que eventualmente deberían tener acceso a recursos compartidos de
cada área, a fin de que determinen si son correctos o en su defecto solicitar los
ajustes correspondientes a DTI.
Depuración de usuarios con acceso a recursos compartidos de cada área.
Alto
Alto
Para uso del auditado
Observaciones de
la Administración
No queda claro si se refiere a las dependencias ubicadas bajo la Dirección General
de Operaciones o a toda la Institución. Si fuera a toda la Institución la recomendación
debe ser asignada a la DTI para que gestione el cambio en la normativa interna, y
que por medo de una circular se solicite a todas las jefaturas realizar esta misma
revisión. Cuando se lee el punto 2.16, da la impresión que la recomendación puede
ser del ámbito de la Dirección de Finanzas, por lo que si fuera así, lo aconsejable es
que se dirija a esa Dirección en particular.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( X )
No ( )
Parcial ( )
Se ajusta y se redirige la recomendación de la siguiente forma:
A la señora Magally Porras, Directora de Finanzas, o quien ocupe su cargo:
Argumentos de la
Auditoría Interna
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Hacer una revisión para determinar quiénes son los usuarios que eventualmente
deberían tener acceso a todos los recursos compartidos de la Dirección Financiera,
a fin de que determinen si son correctos o en su defecto solicitar los ajustes
correspondientes a DTI.
2.16 Seguridad y respaldos de la información
4.12 Instaurar una vez realizado el análisis indicado en la recomendación anterior,
los mecanismos de control necesarios para garantizar que los accesos a la
información de los archivos compartidos en la red, sean de conformidad con el
principio de necesidad de saber.
Página 103 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.16 Seguridad y respaldos de la información
Tema al que refiere
Accesos a la información de los archivos compartidos en la red.
Riesgo
Alto
Impacto
Alto
Para uso del auditado
Observaciones de la
Administración
Esta recomendación por agilidad y eficiencia debe ser asignada a DTI de manera
directa por la AI
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( X )
No ( )
Parcial ( )
Se ajusta y redirige la recomendación de la siguiente forma:
A la señora Magally Porras, Directora de Finanzas, o quien ocupe su cargo:
Argumentos de la
Auditoría Interna
Instaurar una vez realizado el análisis indicado en la recomendación anterior, los
mecanismos de control necesarios para garantizar que los accesos a la información
de los archivos compartidos en la red de Aresep, sean de conformidad con el
principio de necesidad de saber.
A la señora Patricia Ulloa Corrales, Directora de Recursos Humanos a.i., o quién
ocupe el cargo:
Número y título de
hallazgo
Recomendación
2.1 Modificaciones a la normativa y controles según la Ley N° 9635.
4.13 Implementar controles efectivos y suficientes para los diferentes incentivos
salariales de la Institución, tales como anualidades, carrera profesional y función
especializada. Esto con el fin de que el reconocimiento (inicio y fin), cálculo y pago
de los incentivos salariales se realice en cumplimiento con lo establecido en la Ley
N° 9635 “Fortalecimiento de las Finanzas Públicas”.
Página 104 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.1 Modificaciones a la normativa y controles según la Ley N° 9635.
Tema al que refiere
Controles para los diferentes incentivos salariales.
Riesgo
Alto
Impacto
Alto
Para uso del auditado
Observaciones de
la Administración
Considerando lo indicado por la Procuraduría General de la República en el C-3662020, se debe indicar que la institución sí está cumpliendo con lo dispuesto en la Ley
9635 sobre incentivos salariales, y solamente queda pendiente la revisión de que la
normativa esté alineada con dicha ley. Por lo tanto, esta dirección solicita aclarar si
se han encontrado casos de incumplimientos significativos y frecuentes de la ley
9635 que justifiquen la implementación de controles adicionales a los que ya se
tienen implementados, de lo contrario se considera conveniente eliminar esta
recomendación.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Si ( )
No (X)
Parcial ( )
Los casos de incumplimiento son los que se incluyen en los puntos 2.1 y 2.4 del
informe borrador; por lo que es necesario implementar controles efectivos y
suficientes para los diferentes incentivos salariales de la Institución, tales como
anualidades, carrera profesional y función especializada.
Se mantiene la
recomendación.
Página 105 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.4 Origen y aplicabilidad de la función especializada.
Recomendación
4.14 Analizar y determinar si el funcionario que se revisó bajo la condición de función
especializada fija y que no recibe el pago de ese incentivo, se encontraba dentro de
los funcionarios a los cuales les cambió las condiciones laborales producto del
estudio de puestos del año 1997 o la justificación del por qué los otros dos
funcionarios revisados a los que se les paga función especializada variable si se le
mantuvo el cálculo original y no se aplicó la conclusión 2 establecida por el
Departamento de Servicios Legales de la Aresep de aquel entonces. Una vez
completado el análisis citado, se deberán realizar las acciones correctivas que
procedan. El análisis y el resultado que se realicen deberán ser comunicados a la
AI.
Tema al que refiere
Condición de función especializada fija y que no recibe el pago de ese incentivo, se
encontraba dentro de los funcionarios a los cuales les cambió las condiciones
laborales producto del estudio de puestos del año 1997.
Riesgo
Medio
Impacto
Medio
Para uso del auditado
Observaciones de
la Administración
Se solicita indicar cuál es el funcionario para el que se indica “Analizar y determinar
si el funcionario que se revisó bajo la condición de función especializada fija y que
no recibe el pago de ese incentivo”, dado que en el resultado 2.4 no se menciona,
y más bien se hace referencia a un funcionario que recibe ese plus salarial de forma
diferente, al respecto se señala “… se determinó que uno de los funcionarios sujetos
a estudio, no recibe el pago por este incentivo tal y como está constituido en este
Laudo”.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Si (X)
No ( )
Parcial ( )
Mediante correo electrónico del día 2 de febrero del 2022, se le indicó a la Directora
de Recursos Humanos a.i. el nombre del funcionario solicitado. Se mantiene la
recomendación.
Página 106 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.5 Naturaleza, documentación y pago del tiempo extraordinario.
4.15 Actualizar los Instructivos RH-IN-05 Instructivo para la autorización y el
trámite de tiempo extraordinario y el instrumento RH-DI-01 para la autorización
y el trámite del tiempo extraordinario de la Dirección de Recursos Humanos,
fortaleciendo los controles existentes de forma tal que, para el proceso de
jornadas extraordinarias de trabajo, se incluyan las actividades y controles
efectivos para que:
•
•
•
Recomendación
•
•
•
Se cumpla con el carácter de excepcional, ocasional, discontinuo y transitorio
de este tipo de jornada laboral.
La aprobación de horas extras se realice en estricto apego a los principios de
necesidad, razonabilidad y racionalización del gasto público.
Se evite que este tipo de jornada laboral se convierta en habitual, para lo cual
se deberá establecer el período máximo continuo o discontinuo en el cual se
podrán realizar horas extras, e indicar en los formularios de solicitud de
jornadas extraordinarias los meses del año en que se han realizado horas
extras.
Se evite que los funcionarios laboren por periodos superiores a las doce
horas establecidas en el Código de Trabajo y RAS y en caso de que sea
indispensable el desarrollo de ese trabajo, establecer acciones para que ese
tiempo sea reconocido a los funcionarios mediante otros mecanismos y que
esta condición se evidencie en los formularios de cálculo horas
extraordinarias.
Establezcan los controles necesarios sobre la aprobación, verificación,
reconocimiento, cálculo, pago y vigencia de estos tipos de jornadas laborales.
Solicitar que se incluya en los formularios de solicitud de jornadas
extraordinarias, las causas excepcionales por las cuales no se pueden
realizar las tareas en jornada ordinaria; así como si se ha evaluado la
utilización de alternativas para reducir el uso de tiempos extraordinarios.
Todo lo anterior, en cumplimiento de la normativa que regula la materia, tal como
Ley N° 9635, RAS y Código de Trabajo.
Tema al que refiere
RH-IN-05 Instructivo para la autorización y el trámite de tiempo extraordinario e
instrumento RH-DI-01 para la autorización y el trámite del tiempo extraordinario de
la Dirección de Recursos Humanos.
Riesgo
Alto
Impacto
Alto
Para uso del auditado
Página 107 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Observaciones de la
Administración
En el instructivo y los instrumentos para el trámite de tiempo extraordinario
se indican requisitos y limitantes para la ejecución y cobro de tiempo
extraordinario; sin embargo, se debe tener presente que esos documentos
son herramientas que permiten estandarizar y gestionar de manera más
eficiente los procesos en cumplimiento de la normativa vigente y, aunque
es viable revisarlos y verificar la posibilidad de fortalecer los controles
existentes, esos ajustes por sí solos no permiten garantizar ese
cumplimiento en el 100% de los casos. Por ejemplo, el instructivo puede
ser claro y contundente en que no se debe exceder el límite de 12 horas
diarias, pero, como se mencionó anteriormente, es materialmente imposible
para cualquier institución controlar y garantizar que ningún funcionario va a
exceder ese límite.
Por lo anterior, esta dirección considera prudente ajustar la redacción de esta
recomendación, para que se entienda la necesidad de fortalecer esos controles sin
que se asuma como garantía de cumplimiento.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( )
No ( X )
Parcial ( )
Los controles que establezca la Administración deben ser efectivos para gestionar
los riesgos de sus procesos hasta el apetito de riesgo que establezca. Así mismo,
los controles deben permitir detectar y corregir oportunamente, las inconsistencias.
De forma continua, los controles pueden ser evaluados y ajustados para mejorar su
eficacia y eficiencia; todo de conformidad con la normativa que los regula.
Se ajusta la recomendación de la siguiente forma:
Argumentos de la
Auditoría Interna
Actualizar los Instructivos RH-IN-05 Instructivo para la autorización y el trámite
de tiempo extraordinario y el instrumento RH-DI-01 para la autorización y el
trámite del tiempo extraordinario de la Dirección de Recursos Humanos,
fortaleciendo los controles existentes de forma tal que, para el proceso de
jornadas extraordinarias de trabajo, se incluyan las actividades y controles
efectivos para que:
•
•
Se cumpla con el carácter de excepcional, ocasional, discontinuo y transitorio
de este tipo de jornada laboral.
La aprobación de horas extras se realice en estricto apego a los principios de
necesidad, razonabilidad y racionalización del gasto público.
Página 108 de 126
AUDITORÍA INTERNA
•
•
Argumentos de la
Auditoría Interna
•
•
Se evite que este tipo de jornada laboral se convierta en habitual, para lo cual
se deberá establecer el período máximo continuo o discontinuo en el cual se
podrán realizar horas extras, e indicar en los formularios de solicitud de
jornadas extraordinarias los meses del año en que se han realizado horas
extras.
Se evite que los funcionarios laboren por periodos superiores a las doce
horas establecidas en el Código de Trabajo y RAS.
Se establezcan los controles necesarios sobre la aprobación, verificación,
reconocimiento, cálculo, pago y vigencia de estos tipos de jornadas laborales.
Solicitar que se incluya en los formularios de solicitud de jornadas
extraordinarias, las causas excepcionales por las cuales no se pueden
realizar las tareas en jornada ordinaria; así como si se ha evaluado la
utilización de alternativas para reducir el uso de tiempos extraordinarios.
Todo lo anterior, en cumplimiento de la normativa que regula la materia, tal como
Ley N° 9635, RAS y Código de Trabajo. Impacto Alto (Ver resultado 2.5).
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Tema al que refiere
Riesgo
Impacto
2.8 Generalidades de la jornada ampliada y su aplicación.
4.16 Establecer los controles efectivos y suficientes para que los funcionarios
responsables del control de jornada ampliada realicen la revisión oportuna a las
condiciones y carácter temporal que deben imperar en dicha jornada; de manera
que, en caso de existir desviaciones, se comuniquen oportunamente las
condiciones y se establezcan acciones correctivas para apegar los diferentes casos
de jornada ampliada a la normativa interna vigente.
Controles sobre jornada ampliada.
Medio
Medio
Para uso del auditado
Observaciones de la
Administración
Sin observaciones.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Si ( X )
No ( )
Parcial ( )
La Administración no hizo comentarios.
Página 109 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Tema al que refiere
Riesgo
Impacto
2.2 Aplicabilidad del Título III de la Ley N° 9635 al “subsidio de vacaciones”.
2.4 Origen y aplicabilidad de la función especializada.
2.6 Pago de subsidio de incapacidad del INS.
2.9 recuperación de sobrepagos realizados en planillas.
4.17 Gestionar, en conjunto con la Dirección Financiera, la recuperación de los
montos pagados de más por incentivos salariales por conceptos de subsidio de
vacaciones, función especializada, subsidio por incapacidad del INS, y anualidades
profesionales reconocidas durante el 2019 y 2020 por interpretación incorrecta a la
implementación de la Ley N° 9635, pero que luego de la recepción del criterio de la
PGR C-366-2020 debió modificarse, tal y como se estableció en el oficio OF-0670DRH-2020 del 30 de octubre de 2020.
Recuperación de los montos pagados de más por incentivos salariales.
Alto
Alto
Para uso del auditado
Observaciones de la
Administración
El cálculo y pago del subsidio de vacaciones y del subsidio por incapacidad del INS
no pertenecen al ámbito de acción de la DRH, y su participación se limita a informar
a DF sobre la cantidad de días que deben ser consideradas para los cálculos en
cada caso; por lo tanto, no deberían incluirse estos temas en la recomendación
dirigida a DRH y mantener lo correspondiente a función especializada y anualidades
profesionales.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si (X)
No ( )
Parcial ( )
Se ajusta esta recomendación en el informe final para que quede de la siguiente
forma:
A la señora Patricia Ulloa Corrales, Directora de Recursos Humanos a.i., o
quién ocupe el cargo
Argumentos de la
Auditoría Interna
Gestionar, en conjunto con la Dirección Financiera, el trámite de la recuperación de
los montos pagados de más por conceptos de función especializada y anualidades
profesionales reconocidas durante el 2019 y 2020 por interpretación incorrecta a la
implementación de la Ley N° 9635, pero que luego de la recepción del criterio de la
PGR C-366-2020 debió modificarse, tal y como se estableció en el oficio OF-0670DRH-2020 del 30 de octubre de 2020. Impacto Alto (ver puntos 2.2, 2.4 y 2.9).
Y A la señora Magally Porras, Directora de Finanzas, o quién ocupe el cargo:
Página 110 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Argumentos de la
Auditoría Interna
Gestionar, en conjunto con la Dirección de Recursos Humanos, el trámite de la
recuperación de los montos pagados de más por conceptos de subsidio de
vacaciones y subsidio por incapacidad del INS pagados de durante el 2019 y 2020.
Impacto Alto (ver puntos 2.2, 2.6 y 2.9).
Número y título de
hallazgo
2.11 Revelación en estados financieros, de los gastos asociados a la planilla y fecha
de pago de los incrementos salariales
Recomendación
4.18
Establecer los mecanismos de control necesarios para cumplir en tiempo
y forma, con la aplicación de los incrementos salariales tal y como lo establece el
artículo 57 del RAS. En caso de considerar que los tiempos establecidos no pueden
ser cumplidos, analizar y determinar una propuesta de modificación para ajustar la
normativa interna y que sea aprobada por el órgano competente.
Tema al que refiere
Mecanismos de control para la aplicación de los incrementos salariales.
Riesgo
Medio
Impacto
Medio
Para uso del auditado
Observaciones de
la Administración
Sin observaciones.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Si (X)
No ( )
Parcial ( )
La Administración no hizo comentarios
Página 111 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.14 Reporte de porcentajes de anualidad.
Recomendación
4.19
Establecer en tanto no se cuente con el sistema informático SIFA, los
controles necesarios para que la DRH se asegure que la información que se genera
manualmente por dicha dependencia sea consistente con la información fuente
respectiva, principalmente para aquellos datos que sean remitidos a la DF para el
cálculo de la planilla o a revisores del proceso.
Tema al que
refiere
Controles compensatorios sobre la calidad de la información en tanto no se cuente
con el Sistema informático SIFA.
Riesgo
Impacto
Medio
Medio
Para uso del auditado
Observaciones de
la Administración
Sin observaciones.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Si (X)
No ( )
Parcial ( )
La Administración no hizo comentarios
A la señora Magally Porras, Directora de Finanzas, o quién ocupe el cargo:
Número y título de
hallazgo
2.6 Pago de subsidio de incapacidad del INS.
4.20
Recomendación
Tema al que refiere
Riesgo
Impacto
Finalizar la revisión general del tratamiento que se ha dado en el cálculo y
pago de subsidio de incapacidades por el INS, con el fin de determinar si para los
tres primeros días se ha cancelado un subsidio superior al que corresponde según
la normativa y en caso de identificarse situaciones como la señalada, se gestionen
los ajustes que al efecto correspondan y la recuperación de pagos realizados en
exceso y comunicar los resultados a la AI.
Subsidio de incapacidades por el INS.
Medio
Medio
Página 112 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Para uso del auditado
Observaciones de
la Administración
Mediante oficio 2388-DF-2021, del 15 de noviembre de 2021, que responde al oficio
660-AI-2021, se informó que “se inició con el proceso de revisión el cual se estima
que finalice en el I trimestre del año 2022”.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Número y título
de hallazgo
Si ( X )
No ( )
Parcial ( )
Se mantiene la recomendación.
2.6 Pago de subsidio de incapacidad del INS.
4.21
Recomendación
Tema al que
refiere
Establecer los controles efectivos y suficientes para que la Dirección Financiera
realice los pagos por subsidios para incapacidad del INS conforme al artículo 63 del
RAS, y con ello evitar que se realicen pagos incorrectos por este concepto, tal como el
indicado en el punto 2.6 de ese informe.
Pagos por subsidios para incapacidad del INS.
Riesgo
Medio
Impacto
Medio
Para uso del auditado
Tanto la DF como la DRH cuenta con los controles necesarios y actualizados para
identificar aspectos como: 1) Datos del funcionario que se incapacita, 2) Fechas en que
rige la incapacidad, 3) días de incapacidad que se deben aplicar, 4) Institución que emite
la incapacidad (INS-CCSS) 5) Datos de la incapacidad.
Observaciones
de la
Administración
Así mismo, hasta donde la aplicación Excel lo permite, se poseen controles para incluir
apropiadamente la incapacidad y poder ejecutar los cálculos de manera correcta.
A continuación se detallan los controles existentes:
1)
Reporte de incapacidades que emite la DRH con toda la información
pertinente:
Página 113 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos
Dirección de Recursos Humanos
Detalle de incapacidades iguales o menores a tres días
Segunda quincena - Diciembre 2021
Cédula
Nombre
0105580971 Araya Marín Luis Felipe
0203480377 Salas Soto Elsa María
1)
Desde
Hasta
14/12/2021 16/12/2021
13/12/2021 15/12/2021
Total de
días
3
3
CCSS
Número de Boleta
A00221721043496
A22150321000291
INS
Número de Caso
-
Dependencia
AI
AI
En la DF las incapacidades recibidas, así como cualquier otro movimiento
pasan por un proceso de inclusión en el cálculo y por un proceso de revisión.
NOTIFICACION DEL PROCESO DE EJECUCION Y REVISION:
Observaciones
de la
Administración
2)
La herramienta de cálculo actual se encuentra parametrizada para considerar
las incapacidades y los cálculos del INS y la CCSS según corresponda.
Así las cosas, existen controles y formularios prestablecidos para documentar la
información asociada con las incapacidades, existe segregación de funciones entre
dependencias (RH y DF), existe segregación de funciones entre funcionarios de una
misma dependencia que limitan los procesos de ejecución y revisión y, por último, existe
una herramienta de cálculo debidamente parametrizada (hasta donde un Excel lo
permita) para ejecutar los cálculos asociados a una incapacidad del INS o una
Incapacidad de la CCSS.
Ante las evidencias aportadas, se solicita a la Auditoría Interna dar por atendida esta
recomendación.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de
la Auditoría
Interna
Si ( )
No ( X )
Parcial ( )
Se toma en cuenta la información suministrada para efectos del cumplimiento de la
recomendación, y considerando que no se indicó el instructivo, procedimiento o manual
en el cual se establezcan los controles citados en los comentarios de la Administración,
se mantiene la recomendación.
Página 114 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.9 Recuperación de sobrepagos realizados en planillas.
4.22
Recomendación
Tema al que refiere
Gestionar las acciones necesarias para que la jefatura correspondiente,
tome la decisión final para el tratamiento de las cuentas por cobrar vigentes a
funcionarios y exfuncionarios por pagos realizados en exceso en el rubro de
subsidio de vacaciones entre diciembre del 2018 y mayo del 2019.
Recuperación de importes pagados de más por subsidio de vacaciones.
Riesgo
Alto
Impacto
Alto
Para uso del auditado
Observaciones de la
Administración
La recomendación 4.22 ha sido atendida mediante oficio OF-0028-DF-2022 de
fecha 06 de enero de 2022, en el cual se solicita a la DGO se nos defina el curso
que se le debe dar a estas cuentas por cobrar. Todo trámite adicional se encuentra
fuera del alcance de la Dirección de Finanzas, salvo por la gestión de cobro que
sería realizada hasta que se tenga una instrucción al respecto.
Dado a que la recomendación es “Gestionar las acciones necesarias para que la
jefatura correspondiente, tome la decisión final para el tratamiento de las cuentas
por cobrar…” misma que fue atendida mediante oficio OF-0028-DF-2022,
solicitamos dar por atendida esta recomendación.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Si ( )
No ( X )
Parcial ( )
Esa información será tomada en cuenta para la valoración del cumplimiento de esta
recomendación, pero se mantiene la recomendación a la DF para que concluya el
proceso de implementación.
Página 115 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.10 Procedimientos.
4.23
Recomendación
Tema al que refiere
Riesgo
Impacto
Revisar y actualizar los procedimientos contables detallados en el "DF-DI13 Compendio de procedimientos contables" y “PR-DI-06 Instructivo para
Confeccionar la nómina institucional”, de manera que se incorporen los cambios a
los procesos de planillas introducidos por medio de la Ley N° 9635 de
Fortalecimiento de las Finanzas Públicas y se actualicen los sistemas que son
utilizados. Para la actualización citada, se deberá utilizar el formato establecido y
cumplir con los procedimientos “AG-PO-01: Procedimiento para el control de
documentación en procesos de la Aresep” y el “AG-ES-01: Plantilla para facilitar la
elaboración de documentación de procesos”. Esto con el fin de que los
procedimientos citados cumplan con la normativa vigente que los regula, tanto en
forma como en contenido.
Procedimientos e instructivos para la confección de la nómina institucional”.
Alto
Alto
Para uso del auditado
Observaciones de
la Administración
Se revisará el procedimiento con el fin de identificar cualquier aspecto que se deba
actualizar y se comunicará a las instancias correspondientes. Dadas las cargas de
trabajo que se tienen con la ejecución presupuestaria y estados financieros al 31 de
diciembre 2021 y el SIFA, se programa su ejecución para el segundo semestre del
año 2022.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Número y título de
hallazgo
Si ( X )
No ( )
Parcial ( )
Se mantiene la recomendación.
2.11 Revelación en estados financieros de los gastos asociados a la planilla
y fecha de pago de los incrementos salariales.
4.24
Recomendación
Establecer los controles necesarios para que en la nota de los estados
financieros denominada “Gastos de personal”, se incluyan los resultados concisos
del análisis de las variaciones más significativas en las cuentas contables; así como
en caso de que proceda, las razones por las cuales no se apliquen oportunamente
los aumentos salariales (incluyendo fechas de pago) y el registro de la previsión
contable respectiva. Esto en cumplimiento con Las NICSP, el Marco Conceptual
para la Información Financiera de las NICSP, NICSP 1, y con las normas 4.4.3 y
5.6.3 de las NCISP.
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AUDITORÍA INTERNA
Tema al que refiere
Revelaciones en los estados financieros sobre Gastos de personal.
Riesgo
Medio
Impacto
Medio
Para uso del auditado
En los párrafos asociado con la sección “INFORMACIÓN A REVELAR” de la
“NICSP 39 BENEFICIOS A EMPLEADOS”, versión 2018 (versión actualmente
implementada) no se identifica párrafo alguno que defina como requerida la
información que la Auditoría Interna solicita revelar.
Ahora bien, en lo que refiere a la NICSP 1 relacionada con la NICSP 25 lo que se
indica en la norma es:
Observaciones de la
Administración
“una entidad revela la naturaleza e importe de cualquier gasto que sea
significativo o de importancia relativa”
En función de lo anterior, si bien es cierto que los gastos de nómina son
significativos o de importancia relativa, su variación por aumento salarial no lo es,
quedando sumamente lejos de un aspecto material o de importancia relativa según
se define en el procedimiento DF-CONTA-24 informado a la Dirección General de
Contabilidad Nacional.
Así las cosas, se solicita dar por atendida esta observación en el tanto que las
variaciones no sobrepasan la materialidad definida en los procedimientos formales
para dicho fin.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Si ( )
No ( X )
Parcial ( )
Analizados los comentarios de la Administración, se mantiene la recomendación,
dado que en la respuesta no se atiende el hecho de incluir en las notas a los estados
financieros, los resultados concisos del análisis de las variaciones más significativas
en las cuentas contables (no limitadas a los aumentos salariales).
Tampoco se menciona acerca de informar sobre las razones por las cuales no se
apliquen oportunamente los aumentos salariales (incluyendo fechas de pago) y el
registro de la previsión contable respectiva. Se mantiene la recomendación.
Página 117 de 126
AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.11 Revelación en estados financieros de los gastos asociados a la planilla y fecha
de pago de los incrementos salariales.
4.25
Recomendación
Incluir en los Estados Financieros la comparación de los ingresos, gastos
y superávit entre lo presupuestado y lo real; así como la explicación sobre las
razones de las diferencias materiales entre el presupuesto y lo ejecutado, tal como
lo establece la NICSP-24 “Presentación de Información del Presupuesto en los
Estados Financieros”.
Tema al que refiere
Revelaciones en los estados financieros sobre la comparación de los ingresos,
gastos y superávit entre lo presupuestado y lo real.
Riesgo
Impacto
Medio
Medio
Para uso del auditado
No comprendemos esta recomendación a la luz de un estudio de nómina. Ya que
no se detalla nada de manera específica asociado con el proceso de nómina, ni con
lo indicado en la sección “Alcance” del borrador de Informe. Sugerimos revisar o
bien ampliar esta sección para que la misma guarde relación con el contenido del
informe y de esta forma nos permita tener claridad de la recomendación que emite
la Auditoría Interna en este sentido.
A la vez, hemos procedido a analizar la NICSP 24 en función de lo solicitado en la
recomendación, y podemos citar lo siguiente:
La sección “Presentación de una comparación de importes presupuestados y
realizados” señala en su párrafo 14
Observaciones de la
Administración
Se destaca la salvedad indicada en el inciso c) que cita “a menos que esta
explicación se incluya en otros documentos públicos emitidos junto con los estados
financieros, y se hará referencia a esos documentos en las notas”
En el caso del sector público costarricense se aplica esta salvedad puesto que
trimestralmente además de los estados financieros se emite un documento público
como lo es el informe de ejecución presupuestaria normado por las Normas técnicas
de Presupuesto público emitidas por la Contraloría General de la Republica. Esto
así ha sido entendido por el rector en materia contable como lo es la Contabilidad y
por tanto no ha incluido esta comparación en los formatos de notas que se le deben
remitir trimestralmente.
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AUDITORÍA INTERNA
Como oportunidad de mejora hemos detectado que en el documento de notas a los
estados financieros preparados por la Autoridad Reguladora, debemos hacer la
referencia al documento de ejecución presupuestaria, lo cual se estará realizando
a partir del último trimestre del año 2021.
Observaciones de la
Administración
Solicitamos valorar un cambio en la recomendación en la misma línea aquí
expresada, puesto que lo indicado en el borrador del informe para dicha
recomendación no es precisamente lo expuesto por la norma, no obstante,
reiteramos que existe una oportunidad de mejora en el hecho de hacer una
referencia al documento que explica la naturaleza de las variaciones.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( )
No ( )
Parcial ( X )
Se ajusta la recomendación de la siguiente forma:
Argumentos de la
Auditoría Interna
Número y título de
hallazgo
Incluir en los Estados Financieros la comparación de los ingresos, gastos y
superávit entre lo presupuestado y lo real; así como la explicación sobre las razones
de las diferencias materiales entre el presupuesto y lo ejecutado; o en su defecto,
hacer referencia a otro documento público emitido junto con los estados financieros
donde esa explicación se incluya, tal como lo establece la NICSP-24 “Presentación
de Información del Presupuesto en los Estados Financieros”.
2.12 Documentación soporte de pagos y deducciones en salario de funcionarios.
4.26
Establecer las condiciones que se consideren necesarias para que la
documentación que respalda los diferentes movimientos de la planilla cuente con
las características que la hagan confiable, segura y que brinde información
adecuada respecto a dichos movimientos. Dentro de los aspectos más relevantes
a considerar están:
•
•
Recomendación
•
•
•
•
Reportes de entes externos, como ASAR, se presenten en archivos no editables
y totalizado por funcionario, de manera que la Dirección Financiera tenga
certeza de los montos a rebajar.
Renovación periódica de documentación soporte de los créditos fiscales del
impuesto de renta que cancelan los funcionarios.
Reportes generados por la DRH bajo condiciones que lo hagan confiables y
mantengan integra toda la información requerida para que la DF realice los
cálculos basados en la información actualizada.
En los archivos y reportes, incluir firma digital, fecha de emisión y nombres y
puestos de las personas responsables de su elaboración y aprobación.
Garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información,
protegiéndola contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o
pérdida de seguridad.
Que el acceso a la información sea congruente con los perfiles y roles de los
usuarios.
Esto en cumplimiento con las NCISP.
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AUDITORÍA INTERNA
Tema al que refiere
Documentación soporte de pagos y deducciones en salario de funcionarios.
Riesgo
Alto
Impacto
Alto
Para uso del auditado
Con respecto a los reportes de entes externos y reportes generados por la DRH:
como se informó a la AI en la reunión de presentación de resultados de informe,
para el proceso de nómina es requerido que la información que se reciba sea
editable, de lo contrario el proceso de cálculo de nómina se podría ver afectado de
manera negativa, cayendo en retrasos, reprocesos, e ineficiencias. Incluso las
mejores prácticas extraíbles de nuevos sistemas sugieren y requieren que la
información sea remitida en este tipo de formato para poder ser cargada de manera
eficiente.
Se solicita valorar una modificación a la recomendación de acuerdo
anteriormente indicado y lo conversado en la reunión.
Observaciones de la
Administración
lo
Con respecto a la renovación periódica de documentación soporte de los créditos
fiscales del impuesto sobre renta: sobre este particular nos referimos en detalle en
el comentario a la observación 4.29.
Con respecto a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la
información, protegiéndola contra uso, divulgación o modificación no autorizados,
daño o pérdida de seguridad y que el acceso a la información sea congruente con
los perfiles y roles de los usuarios: se comunica que la información se encuentra
respalda en los servidores de la institución por lo que no es de acceso general, la
lista de personal con acceso a estas carpetas fue actualizada como resultado de
este estudio (se actualizó mediante caso de uso 7210, ver comentario a
recomendación 4.28), los archivos se encuentran protegidos con los diferentes
niveles de seguridad que brinda Excel, por lo que se agradece valorar estos
aspectos y dar por atendida esta recomendación en este particular.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( )
No ( X )
Parcial ( )
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AUDITORÍA INTERNA
Se mantiene la recomendación, ya que es responsabilidad del dueño del proceso
garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información,
protegiéndola contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida
de seguridad.
Argumentos de la
Auditoría Interna
En el tema de los créditos fiscales, es importante que la Administración valore para
el cumplimiento de la actualización de los créditos, lo que, al respecto, establece la
ley 7092 Ley del Impuesto sobre la Renta y la ley 8220 Ley de Protección al
ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos.
Adicionalmente, se ajusta la segunda viñeta de la recomendación, para que quede
de la siguiente forma:
•
Número y título de
hallazgo
Revisión periódica y validación en lo procedente, de documentación soporte
de los créditos fiscales del impuesto de renta que cancelan los funcionarios.
2.13 Prorrateo de salarios en centro de costos.
4.27
Recomendación
Tema al que refiere
Establecer en tanto se implementa el sistema informático SIFA,
mecanismos de control efectivos para que el registro contable y presupuestario
relacionado con las remuneraciones pagadas, se realice conforme al tiempo
laborado de cada funcionario en los diferentes centros de costos, de manera que el
gasto asociado a la planilla se refleje correctamente en las diferentes dependencias
institucionales.
Controles para el registro contable y presupuestario de las remuneraciones en los
centros de costos.
Riesgo
Medio
Impacto
Medio
Para uso del auditado
Observaciones de
la Administración
Como se indica en el primer párrafo de la página 71 del Informe Estudio de Auditoría
Interna, esta situación se ha corregido y actualmente sí se realiza un prorrateo entre
las diferentes dependencias que se ven afectadas. El mismo es realizado por el
encargado de planilla y revisado por el coordinador de contabilidad.
Agradecemos dar por atendida la recomendación.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( )
No ( X )
Parcial ( )
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AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.13 Prorrateo de salarios en centro de costos.
Argumentos de la
Auditoría Interna
Mediante correo electrónico del día 1° de febrero del 2022, se le solicitó al funcionario
Cristian Brenes Montero el respaldo del prorrateo indicado y mediante llamada con
la herramienta “Teams” realizada el día 2 de febrero del 2022, se le consultó sobre
si el control que indica en la respuesta ha incluido en un instructivo, procedimiento o
manual para que su aplicación esté debidamente establecida y respaldada de forma
tal que quienes realicen el proceso asociado tengan la referencia para la aplicación
del control. Sin embargo, indica que requiere de más tiempo para revisar y
suministrar la información solicitada. Por lo que la recomendación se mantiene.
Número y título de
hallazgo
2.16 Seguridad y respaldos de la información.
4.28
Recomendación
Tema al que refiere
Revisar la lista de usuarios y tipo de acceso que actualmente tienen los
funcionarios en la carpeta de planillas y eventualmente solicitar a DTI los ajustes
que sean necesarios para que únicamente, estén los usuarios que tenga relación
con el proceso.
Seguridad y respaldos de la información en la carpeta de planillas.
Riesgo
Alto
Impacto
Alto
Para uso del auditado
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AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.16 Seguridad y respaldos de la información.
Atendido según caso 7210 puesto en la mesa de servicio de la DTI.
Agradecemos dar por atendida.
Observaciones de la
Administración
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Argumentos de la
Auditoría Interna
Número y título de
hallazgo
Recomendación
Tema al que refiere
Si ( X )
No ( )
Parcial ( )
Una vez revisados los comentarios, y dado que el tema ya fue atendido, se indicó
así en el resultado y se e elimina está recomendación; se ajusta el consecutivo de
las recomendaciones.
2.12 Documentación soporte de pagos y deducciones en salario de funcionarios.
4.29 Revisar las deducciones por créditos fiscales para el impuesto sobre la renta de
los funcionarios durante el periodo 2019 y proceder a la recuperación en caso que
corresponda, así como efectuar el pago correspondiente al Ministerio de Hacienda.
Créditos fiscales para el impuesto sobre la renta de los funcionarios.
Riesgo
Alto
Impacto
Alto
Para uso del auditado
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AUDITORÍA INTERNA
Número y título de
hallazgo
2.12 Documentación soporte de pagos y deducciones en salario de funcionarios.
Al respecto la ley tributaria 7092 establece:
“ARTICULO 34.- Una vez calculado el impuesto, los contribuyentes
tendrán derecho a deducir de él, a título de crédito, los siguientes rubros:
…
Para tener derecho a los créditos del impuesto establecido en este
artículo, los contribuyentes tendrán que demostrar a su patrono o
empleador o al Estado, la existencia de cualesquiera de las circunstancias
señaladas como requisito para incluir a sus hijos o lo relativo al estado
civil, según se disponga en el Reglamento de esta ley.”
Como la ley lo establece es deber del contribuyente o sea del funcionario demostrar
a su patrono la evidencia del crédito fiscal.
Observaciones de
la Administración
“ARTICULO 45.-Información sobre los créditos del impuesto. El suministro
de información falsa que contravenga las disposiciones referidas a los
créditos del impuesto, establecidas en el artículo 34(*), constituye
infracción y será penado con una multa equivalente a diez veces el
impuesto que se haya pretendido evadir. (*)
La determinación de la multa se hará de acuerdo con los procedimientos
establecidos en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Igual
sanción será aplicable también al patrono o empleador que altere
información sobre los créditos del impuesto.”
Nuevamente la ley a quien le establece un deber de brindar información fidedigna es
al funcionario. Mismo caso se establece en el reglamento a la ley donde se indica “el
contribuyente está obligado a demostrar a su patrono o empleador”
Por lo tanto, se considera pertinente realizar un descargo de responsabilidad sobre
este particular a los funcionarios, quien son los responsables directos ante la ley de
brindar información fidedigna y de no inducir a error al patrono.
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AUDITORÍA INTERNA
Al patrono la responsabilidad que le alcanza es de realizar las retenciones y
mantener íntegra la información que recibe, pues le alcanzará multa en el momento
en que altere información. Por esta razón la ARESEP siempre ha respetado y
mantenido íntegra la información que cada funcionario comunica, siempre siendo
deber de este mantenerla actualizada.
Por lo anterior, agradecemos analizar la recomendación y replantearla en la línea
que la ley lo indica. Así mismo, agradecemos informar el hallazgo específico
identificado por la AI, pues a diferencia de otras revelaciones donde se detalle la
información precisa de la muestra que lo genera, en esta ocasión solo revelan lo
siguiente “se determinó que para uno de los beneficiarios de los créditos fiscales
para matrimonio revisado, normativamente ya no le aplica dado el cambio del estado
civil” no permitiéndonos tener visibilidad del detalle del hallazgo identificado..
Observaciones de
la Administración
A pesar de lo anteriormente indicado, la administración, según lo conversado con la
Auditoría Interna en la reunión de presentación y considerando las recomendaciones
verbales recibidas de cómo se podría atender esta recomendación, procedió a
elaborar un formulario que permita documentar anualmente la actualización
documentación sobre créditos fiscales, solicitando en estricto apego la
documentación a la que hace referencia la ley. Así mismo, como parte de este
formulario se estableció un descargo o advertencia en el cual se le informa al
funcionario las responsabilidades que asume en este particular y la responsabilidad
que tiene de informar en el momento en que surja algún cambio. Este formulario fue
comunicado a todos los funcionarios de la institución mediante correo de fecha 28
de diciembre de 2021, como parte del proceso de actualización de información de
créditos fiscales que ejecuta la Dirección de Finanzas todos los años
Por lo anterior, se solicita dar por atendida esta recomendación, así como la parte
de la recomendación 4.26 que hace referencia a este mismo tema.
Para uso de la Auditoría Interna
¿Se acoge?
Si ( )
No ( )
Parcial ( X )
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AUDITORÍA INTERNA
Se aceptan parcialmente, las observaciones sobre la elaboración del formulario para
documentar anualmente la actualización sobre créditos fiscales.
En el formulario citado, se solicita – indica que el administrado deberá de suministrar
una certificación emitida por el Tribunal Supremo de Elecciones. Sin embargo, el
artículo 8° de la Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites
administrativos N° 8220, establece lo siguiente:
Argumentos de la
Auditoría Interna
Artículo 8º-Procedimiento de coordinación inter-institucional. La entidad u
órgano de la Administración Pública que para resolver requiera fotocopias,
constancias, certificaciones, mapas o cualquier información que emita o posea
otra entidad u órgano público, deberá coordinar con esta su obtención por los
medios a su alcance, para no solicitarla al administrado. [El subrayado es por
parte de la Auditoría Interna].
En el tema de los créditos fiscales, es importante que la Administración valore para
el cumplimiento de la actualización de los créditos, lo que, al respecto, establece la
ley 7092 Ley del Impuesto sobre la Renta y la ley 8220 Ley de Protección al
ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos.
Por otra parte, en la respuesta recibida de la Administración, no se atiende
específicamente la recomendación, la cual es revisar las deducciones por créditos
fiscales para el impuesto sobre la renta de los funcionarios durante el periodo 2019
y proceder a la recuperación en caso de que corresponda, así como efectuar el pago
correspondiente al Ministerio de Hacienda.
Se mantiene la recomendación.
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