P15-GH

PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN
Y CONSULTA
MACROPROCESO DE GESTIÓN HUMANA
PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
CÓDIGO:
P15-GH
VERSIÓN:
V1.1-2021
Establecer pautas de comunicación interna y externa, en materia de prevención de riesgos laborales, sistemas
de gestión y comunicación de otra índole en CAPITAL SALUD EPS-S., y definir los mecanismos para que nuestros
trabajadores realicen consulta y participen en los sistemas de comunicación.
OBJETIVO
El procedimiento para la comunicación, participación y consulta aplica para todas las personas que laboran en
la empresa, incluye las demás partes interesadas.
ALCANCE
DEFINICIONES
No.
TÉRMINO
DEFINICIÓN
1
Carteleras
Espacios dispuestos en puntos estratégicos dentro de la Empresa.
2
Circular
Comunicación en donde se registran disposiciones de carácter general, con el objeto de informar
a toda la Organización.
3
Cliente
Cualquier parte interesada (individuo o grupo interno o externo) que en cualquier momento
requiere información referente a temas de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional.
4
Correo Electrónico
Información a través de internet para dejar evidencia del flujo de información, entre
Departamentos, Departamento –Cliente o cuando se requiere dirigir información a un grupo
específico de personas.
5
Comunicación
6
Comunicación
Interna
7
Comunicación
Externa
ELABORO/MODIFICO
Nombre: Alexandra Cedeño ruiz.
Cargo:
Profesional SST.
Fecha:
Julio de 2021
Toda información recibida o emitida por teléfono, carta, fax, correo electrónico, medios de
comunicación social, boletines o personalmente.
La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador.
Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano
y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
La comunicación externa se define como el conjunto de operaciones de comunicación destinadas
a los públicos externos de una empresa o institución, es decir, tanto al gran público,
REVISÓ
Sandra Liliana Rojas S / Diana Mejia
Directora Talento Humano / Profesional de G.A
Julio de 2021
APROBÓ
Sandra Liliana Rojas S
Directora Talento Humano
Julio de 2021
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PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
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VERSIÓN:
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Comunicación
Organizacional
9
Correo electrónico
DEFINICIONES
directamente o a través de los periodistas, como a sus proveedores, accionistas, a los poderes
públicos y administraciones locales y regionales, a organizaciones internacionales.
Consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización compleja.
Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o
externo (por ejemplo, entre organizaciones).
Envió correos masivos con información general o correos específicos a interesados en programas
educativos específicos. Estos mensajes también pueden tomar forma de boletines electrónicos
10
Instructivos
Comunicación mediante la cual se impartirá las consignas inherentes al servicio o alguna
instrucción relacionada con procesos y procedimientos pertenecientes a los Sistemas de Gestión.
11
Memorando
Comunicación personal que requiera antecedente
12
Medios Digitales
13
Parte Interesada
14
Página WEB
15
Receptor
1
Son os contenidos de audio, video, imágenes y texto que se ha codificado comprimido
digitalmente). Lo que permite manipular, difundir y reproducir fácilmente en otros equipos y a
través de otras redes informáticas (página WEB, correo electrónico
Persona o grupo fuera o dentro del lugar de trabajo, interesado o afectado por el
desempeño en materia de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo de la
organización.
Diseñada para informar al público interno y externo de Capital Salud, con el objetivo de
aumentar la creatividad de la empresa y suplir las necesidades de nuestros usuarios
Trabajador o parte interesada que recibe un mensaje o un requerimiento respecto a temas de
calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo.
CONDICIONES GENERALES
Comunicación interna. La organización tendrá como medios de comunicación:
Correo interno, Memorando, Circular, Instructivo, Publicación de boletín mensual con mensajes y diferentes avisos, Charlas
ELABORO/MODIFICO
Nombre: Alexandra Cedeño ruiz.
Cargo:
Profesional SST.
Fecha:
Julio de 2021
REVISÓ
Sandra Liliana Rojas S / Diana Mejia
Directora Talento Humano / Profesional de G.A
Julio de 2021
APROBÓ
Sandra Liliana Rojas S
Directora Talento Humano
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PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
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5
CÓDIGO:
P15-GH
VERSIÓN:
V1.1-2021
CONDICIONES GENERALES
informativas, Carteleras, Videos, Comités, Medios Digitales, Pagina WEB, Correos electrónicos Plan de Auditoria interna,
Informe de Auditoría interna.
La comunicación puede ser ascendente o descendente.
Comunicación Ascendente: Inicia por el personal operativo hasta llegar a la Gerencia General o su delegado.
Comunicación Descendente: La gerencia general o su delegado fluirá la información hacía el COPASST y responsables de
áreas y hacía el personal operativo.
Comunicación Externa: Dentro de las partes interesadas externas con las que se establecerán canales de comunicación,
se encuentran:
Autoridades competentes
Visitantes
Contratistas o proveedores
Entidades externas que prestan apoyo en situaciones de emergencia como bomberos, policía, hospitales, etc.
Comunicación a visitantes
A través de un folleto y explicación verbal, se les informará cuáles son los riesgos a los cuales se encuentra expuesto
durante la visita a las instalaciones de la empresa y demás información pertinente relacionada con los riesgos.
Participación y Consulta: Se informará a los trabajadores y partes interesadas sobre cualquier cambio que afecte la
Seguridad y Salud en el trabajo en su sitio de trabajo
Los trabajadores serán consultados en cuanto a las condiciones inseguras que existan en el puesto de trabajo, mediante
diligenciamiento del formato REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS.
Los miembros del COPASST representarán a los trabajadores en la investigación de incidentes de trabajo y desarrollo y
revisión de las políticas y objetivos de SST. Se les informará a los trabajadores a través de los diferentes medios de
comunicación, quiénes son sus representantes en asuntos SST.
Todos los documentos elaborados por el área de Seguridad y Salud en el Trabajo serán aprobados por la Dirección de
Talento Humano
ELABORO/MODIFICO
Nombre: Alexandra Cedeño ruiz.
Cargo:
Profesional SST.
Fecha:
Julio de 2021
REVISÓ
Sandra Liliana Rojas S / Diana Mejia
Directora Talento Humano / Profesional de G.A
Julio de 2021
APROBÓ
Sandra Liliana Rojas S
Directora Talento Humano
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PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
CÓDIGO:
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VERSIÓN:
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CONDICIONES GENERALES
6
Todos los documentos serán revisados por el área de comunicaciones quienes realizan los ajustes en diseño, para que pueda
ser socializado por el medio que se elija.
RESPONSABLE
Profesional de SST
Profesional de SST
Dirección Atención
al
Usuario- PQRS
N°
DESCRIPCION DE
ACTIVIDADES
OBSERVACION
FRECUENCIA
1
Elaborar los documentos de
comunicación
interna
(memorandos, cartas, folletos,
cartillas,
carteleras),
cronogramas, todos enfocados a
la promoción, prevención de la
salud
y
seguridad
en
los
ambientes de trabajo.
Tener un fin para la cual se va a
realizar este documento de
comunicación, informativo,
preventivo o normativo.
N/A
(Por demanda)
2
Proveer un buzón de sugerencias
donde los trabajadores tengan
participación con referencia a los
procedimientos
en
SST,
COPASST, COMITÉ DE
CONVIVENCIA con referencia a
los ambientes de trabajo.
Abrir los buzones de sugerencias
cada mes, para dar solución a las
situaciones planteadas por los
trabajadores.
N/A
(Por demanda)
Tener en cuenta que tipo de
comunicación emiten los
usuarios (felicitación-descargos)
N/A
(Por demanda)
3
Comunicar a Talento HumanoSST
con
referencia
a
las
solicitudes que se alleguen
ELABORO/MODIFICO
Nombre: Alexandra Cedeño ruiz.
Cargo:
Profesional SST.
Fecha:
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REVISÓ
Sandra Liliana Rojas S / Diana Mejia
Directora Talento Humano / Profesional de G.A
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ACTIVIDAD
DE CONTROL
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PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN
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PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Coordinador
de
Comunicaciones
Profesional SST
Coordinador de
Comunicaciones
VERSIÓN:
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4
Revisar el documento antes de
ser emitido teniendo en cuenta el
mensaje, ortografía, redacción,
etc.
Realizar el documento de
manera que tenga impacto y sea
adecuadamente difundido.
N/A
(Por demanda)
5
Revisar el documento antes de
ser emitido con referencia a
redacción, pertinencia.
Identificar si es un memorando
interno, externo, etc.
N/A
(Por demanda)
7
Divulgar la publicación y/o
realizar distribución a quien
corresponda.
Enviar informativo a través del
correo de Comunicaciones o
Correo alterno que se utilice para
realizar este tipo de
Notificaciones.
N/A
(Por demanda
EVENTO
N/A
ACTIVIDADES DE CONTINGENCIA
ACTIVIDADES DE CONTINGENCIA
RESPONSABLE
N/A
N/A
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CÓDIGO
(CUANDO APLIQUE)
NOMBRE DEL DOCUMENTO
N/A
N/A
ELABORO/MODIFICO
Nombre: Alexandra Cedeño ruiz.
Cargo:
Profesional SST.
Fecha:
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PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
CÓDIGO:
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VERSIÓN:
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DIAGRAMA DE FLUJO
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