Evidencia de guía. 3 Administración Documental En El Entorno Laboral (2560694) Curso: Jose I. Rodriguez Bermúdez. Aprendiz: De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto. 1. Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia. Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia: registro de entrada de la correspondencia entrada nº orden Fecha de entrada Día Mes Clase, Remitente, Destinatario, Asunto, Anexos Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación: 2. Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión. Administración Documental en el Entorno Laboral 8 Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer: El número de registro La fecha El destinatario Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación Formato del registro de salida: REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha Nº orden Clase de salida 3. Correspondencia interna: Anexos, Destinatario, Asunto En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de d e comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser: * único o existir tantos como departamentos haya algunos ejemplos de registro de correspondencia podrían ser: recepción, envío y registro de correspondencia Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto. 4. Correspondencia Recibida Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos: 1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información. 2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea. Registro en el Sistema El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento. 5. Correspondencia enviada Elaboración Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar. Entrega La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo. Registro en el sistema Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada. Archivo de la correspondencia Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
