GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GUÍA TEÓRICA-UNIDAD TEMÁTICA 6 UNNE-FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS 2021 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GUÍA PARTE TEÓRICA ElElcontenido contenidoatiende atiendeaalos loslineamientos lineamientosde decátedra cátedraestablecidos establecidosen enelel programa. Programa Elaborada por: L.A-Cra. Ethel Krejci Esp. Cra. Alicia Dusicka Mgter. Cra. María Lucía Rodríguez Esp. Cra. Maris Telma Gamón Guía Temática de SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, actualizada y ampliada a marzo de 2021. “Los líderes de éxito serán aquellos que dirijan inspirando a los individuos”. John Sculley SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 1 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 GUIA TEMATICA DE “SISTEMAS ADMINISTRATIVOS”- ACTUALIZADA Y AMPLIADA A MARZO 2021 Este material didáctico y los sucesivos estarán orientados a los alumnos de las carreras de contador público y licenciados en administración. Describe los lineamientos de la cátedra Sistemas Administrativos, que está incluida en el tercer año de las carreras de Contador Público y Licenciatura en Administración de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional del Nordeste (UNNE). Es: Una actualización del material desarrollado en la materia Organización Administrativa. Un aporte a los conocimientos que el alumno fue incorporando desde la Asignatura Principios de Administración, Fundamentos de Administración a los fines de considerar la importancia del trabajo en equipo y las competencias para el campo laboral-profesional. El material fue elaborado por las docentes responsables del dictado teórico de la materia, en base al material ya existente en la cátedra y considerando las actualizaciones en base a distintas bibliografías actualizadas y otras fuentes complementarias. El material está diseñado de acuerdo a las unidades temáticas del programa de la asignatura, que se irán desarrollando en las distintas clases y bajo las diferentes modalidades: presencial y/ o virtual. Por lo tanto, los tópicos acá descriptos serán requeridos en las evaluaciones parciales y finales, sean presenciales o virtuales OBJETIVOS GENERALES: Habituar al alumno a la lectura y análisis previo de los temas que se profundizarán en las clases institucionales. Desarrollar habilidades para la investigación en variadas fuentes primarias y secundarias. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 2 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Unidad Temática VI: SUBSISTEMA: PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS 6.1. Conceptos Básicos y Aplicaciones de Procedimientos y Procesos. 6.2. Cursogramas. Concepto. Simbologías. Técnicas de elaboración. 6.3. Formularios. Concepto. Principios para su diseño. Componentes y complementos formativos. 6.4. Manuales de procedimientos. Concepto. Contenidos. Ventajas y limitaciones. BIBLIOGAFÍA OBLIGATORIA A CONSULTAR POR EL ALUMNO: Volpentesta, Jorge. (2015). “Organizaciones, Procedimientos y Estructuras”. (3º Ed). Buenos Aires. Librería Editorial Omar Buyatti. BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA Por Américo (1978) “Diseño y Control de Formularios”. Buenos Aires, Ediciones Macchi. Elaborado por: Esp. Cra. Pca. María Alicia DUSICKA SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 3 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 6.1. Conceptos Básicos y Aplicaciones de Procedimientos y Procesos. (Lardent, A, Gómez Echarren M. Y Loro A “Técnicas de Organización”) (Jorge Vázquez y Norberto Caniggia, “Procedimientos básicos cursogramas y control interno en la empresa”) Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo. Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia. Por ejemplo: «El procedimiento fue un éxito: logramos incautar más de treinta kilogramos de mercadería ilegal», «No conozco cuál es el procedimiento para solicitar un adelanto de sueldo», «Si sigues el procedimiento habitual, no tendrás ningún problema para cumplir con la tarea que te indiqué». En el campo del derecho, se conoce como procedimiento a una actuación que se desarrolla a partir de un trámite judicial. En este contexto se asume el respeto por diversas normas que están fijadas por la ley. Todo procedimiento judicial está compuesto por diversos actos jurídicos que son autónomos respecto al proceso y que tienen como finalidad producir un efecto jurídico. Un procedimiento administrativo, por su parte, se compone de diversas etapas cuyo objetivo es emitir, al final del proceso, un acto administrativo. La administración pública los establece para garantizar a los ciudadanos que las medidas tomadas por el gobierno serán coherentes entre sí, y que estarán siempre documentadas. Las personas tienen derecho a conocer dicha información, de manera que nunca sean sorprendidas por medidas que atenten contra su seguridad o integridad. Para la informática, un procedimiento efectivo está formado por pasos que se repiten y que tienen la capacidad de ser determinantes. Esto supone que los mismos valores de entrada producirán siempre los mismos de salida. En el caso del testeo de aplicaciones, cuando una persona del departamento de calidad de una empresa encuentra un error (bug), es necesario hallar una forma de reproducirlo, para que los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 4 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 programadores puedan observarlo tantas veces como sea necesario, determinar sus causas y proceder a corregirlo. Procedimientos informáticos, también llamado función o rutina, en informática, un procedimiento representa una serie de instrucciones que se agrupan con un mismo fin. Un programa de mediana complejidad, un videojuego e incluso una página web suelen contener no uno sino varios de estos conjuntos de tareas. Cada función recibe un nombre y el propósito de su existencia es que se la pueda utilizar cada vez que se necesite, dentro del contexto en que la aplicación lo permita. Si tomamos el juego Tetris como ejemplo, cada vez que una pieza termina de caer, se ejecuta una rutina que verifica si se ha completado alguna línea; de dar un resultado positivo, probablemente otro procedimiento se encargue de borrar las filas correspondientes, para finalmente continuar con la partida. En las aplicaciones que utilizamos a diario, es común encontrar opciones para guardar, abrir, crear nuevo documento y cerrar, y detrás de ellas, se encuentra al menos una función. Llevándolo a términos de la vida no informática, el ejemplo más común suele ser el de la receta para una torta. Si la comparamos con un programa, entonces cada uno de sus pasos que conlleven cierta complejidad y que es necesario repetir, como ser revolver, batir, mezclar, podrían considerarse funciones, ya que tienen un nombre que las identifica y consisten de al menos una acción que realizaremos más de una vez a lo largo del proceso. Procedimiento: Es un conjunto cronológico y sistemático de pasos a seguir para el logro de un objetivo. Son rutinas ejecutadas de manera metódica, dirigidas a un fin determinado. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 5 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 En otras palabras, si por ejemplo el fin u objetivo esperado es la correcta inscripción de los alumnos a una mesa de exámenes finales, para los alumnos regulares y libres; ¿cuáles son los pasos que de manera cronológica, sistemática y siguiendo un método se deben dar en materia de tramitaciones administrativas, de manera que la lista de alumnos a rendir se conforme correctamente con todos los requisitos reglamentarios y formales? Un procedimiento administrativo implica la definición de: Funciones y tareas para cada área en que se encuentre estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada acontecimiento y las distintas posibilidades o matices que puedan darse dentro de un trámite administrativo. Formularios a utilizar físicos o virtuales, detallando: quien lo emite, oportunidad de emisión, cantidad de ejemplares, que sectores de la organización los intervienen, instrucciones para la inserción de cada uno de los datos que lo integran, distribución de copias, etc. Tipos de archivos a utilizar (físico o en medios magnéticos), características (numérico, alfanumérico, cronológico) período de resguardo (transitorio, definitivo). El establecimiento de controles específicos o por oposición de intereses, que asegure eficacia y eficiencia en los procedimientos y en el uso de los bienes patrimoniales y recursos necesarios para su concreción. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 6 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 En el estudio de procedimientos, es la parte de la Teoría de la Organización que se ocupa de desarrollar los mejores métodos y prácticas de trabajo; comprende el registro, análisis y examen crítico- sistemático de las formas existentes y propuestas de llevar a cabo una tarea, o grupo de tareas, desarrollando métodos sencillos y eficaces. El estudio de los procedimientos persigue como fin, las mejores prácticas y métodos de trabajo para que los objetivos de la institución se alcancen, pero también que estos se alcancen en términos de costos mínimos con el máximo de beneficio; es decir, en términos de eficiencia. En el estudio de los procedimientos de la unidad básica de análisis es la tarea o grupo de tareas repetitivas y rutinarias dirigidas a un objetivo determinado; o sea, el trabajo continuo que eslabona la participación de cada sector, independientemente de los niveles jerárquicos de las unidades de organización sectoriales (Áreas, Gerencias, Departamentos, Divisiones, Secciones etc.) que intervienen en la secuencia administrativa. Cuando nos avocamos al estudio de los procedimientos administrativos de un Ente, con la intensión de “normalizarlos”, y traducirlos en un manual, es necesario relevar la información de las tareas que en él se realizan. Lo ideal es que luego de normalizados los procedimientos, el relevamiento y control sea una actividad continua en la organización, de manera que en forma rápida se detecten todos los posibles desvíos o necesidades de ajustes, y el manual siempre se halle actualizado. El relevamiento debe realizarse con la máxima objetividad, no dejarse influenciar por preconceptos, hacer una cuidadosa clasificación de los datos de manera de descartar lo trivial de lo importante, elegir cuidadosamente la metodología de relevamiento. Uno de los problemas importantes con que se encuentra el profesional que realiza el trabajo de relevamiento es la resistencia al cambio, la resistencia al cambio puede producirse tanto en los niveles jerárquicos como en los niveles operativos, generalmente la presencia del analista investigando el trabajo que desarrolla el SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 7 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 empleado, le provoca cierta angustia e inquietud, pues se encuentra frente a situación de la cual desconoce cómo se va a desarrollar y cuál es el objetivo final, del trabajo del analista. Para evitar la resistencia al cambio es necesario que el encargado del relevamiento explique claramente: Que su trabajo significará una mejora en los métodos de trabajos de los empleados, haciéndolo más funcional y con mejor rendimiento; ello significará mejoras en el trabajo tanto psicofísicas como ambientales. Que el objetivo anterior solo es posible lograrlo con su colaboración. Que en la investigación no se buscan culpables de incorrecciones, de faltas, o de tareas que se realizan de manera ineficiente, sino en analizar los problemas con vistas a corregirlos de modo que las tareas que se ejecutan resulten efectivas con vistas al objetivo que persiguen, pero además se realicen con el mínimo costo en tiempo de realización, utilización de insumos, oportunidad, tiempo de terminación de la tarea, etc. y el máximo de beneficio para la organización, o el usuario del servicio. La información se puede obtener a través de diversas técnicas, se utilizan según los niveles jerárquicos a relevar. Las técnicas pueden ser: Entrevistas personales: Habitualmente se utilizan en los más altos niveles jerárquicos, niveles directivos y jefaturas unipersonales; generalmente son estos niveles los que brindan la información preliminar, que permite que el analista se ubique en la organización. Ejemplo: tipo societario, cantidad de sucursales, cantidad de personal, cantidad de productos activos, unidades producidas y vendidas de cada uno de ellos, normativa vigente, organización y funcionamiento a grandes rasgos, facilita manuales de misiones y funciones si se hallan vigentes, y cualquier otra información que permita la correcta toma de contacto y conocimiento de la organización. También es utilizada cuando se requiere aclarar aspectos de una encuesta o cuestionario. Encuestas y Cuestionarios: Se utilizan en los niveles medios, allí donde existen un número de empleados dependientes de un departamento, división o sección, pero no se visualiza observándolos trabajar, el objetivo de la tarea que realizan, los sectores con quienes se relacionan en la participación que les cabe en el procedimiento, etc. En este método de relevamiento se busca un mayor nivel de detalle en la toma de conocimiento sobre las tareas que se realizan, (relación entre sectores en cuanto a órdenes recibidas y reportes SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 8 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 realizados, oportunidad de los mismos, formularios en uso, controles que se realizan y su periodicidad, tipos de archivos etc.) Estudio directo del trabajo: Es una técnica que se utiliza para observar los sectores operativos, estudio de tiempos y movimientos, observación de los distintos sectores, acceso a archivos y equipos para registros, recorrido de un formulario o expediente y accesos de sectores ajenos, tales como otros departamentos, usuarios del servicio o proveedores. La información así obtenida para que resulte útil para su estudio y análisis se la debe sistematizar y normalizar de manera que para cada grupo de tareas y fin a lograr (rutinas) se tenga una imagen integral. Los procedimientos administrativos o circuitos de la información administrativa, se expresan en una gráfica denominada, cursograma, o diagrama del flujo, o flujograma que permite el análisis, estudio y control de los procedimientos descomponiendo los mismos en las tareas que lo integran. (*) Los tres métodos para relevar información también se utilizan para la el relevamiento de los procesos. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 9 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Procesos: Un proceso es una serie de actividades que en forma conjunta producen un resultado, las actividades combinan información, recursos materiales, humanos, financieros, equipos, insumos, para obtener un resultado. Los procesos no solo satisfacen necesidades de la organización, sino que también están dirigidos a satisfacer necesidades externas a la organización de factores que se relacionan con ella, tales como usuarios del servicio, y proveedores de bienes y servicios etc. El conjunto de actividades que integran un proceso agregan valor a los insumos, bienes materiales y da sentido cuantitativo y cualitativo al trabajo del recurso humano involucrado en el proceso. Este conjunto de actividades, transforma insumos, información, uso de equipos, horas hombre de trabajo y horas máquina de trabajo, en bienes y servicios dirigidos a satisfacer demandas internas y externas, en cuanto a calidad, contenido, costo, tiempo de entrega del bien o servicio final. Para el análisis de los procedimientos y los procesos existen diversas herramientas según el destino de las mismas: a) Diagramas de Gantt: permiten la programación y control de los procedimientos y procesos en el tiempo, se utiliza en la ejecución de proyectos. b) Diagramas de PERT: se utilizan para programar y controlar todas las tareas necesarias para la ejecución de un proyecto, teniendo en cuenta el tiempo de realización (horas máquina, horas hombre), carga de insumos y recursos humanos necesarios. c) Diagrama de Bloque: Es una gráfica simplificada y se utiliza para detectar procesos. d) Cursogramas o diagramas de flujo o flujograma, permite el análisis, estudio y control de las rutinas administrativas habituales, con el fin de adecuarlas y adaptarlas a criterios de eficacia y eficiencia. En esta materia analizaremos y estudiaremos los cursogramas como herramientas para el análisis de las rutinas administrativas, manejando una simbología determinada para tal efecto. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 10 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 (*) Procedimientos con enfoques de sistemas. Concepto Es un sistema conformado por los sectores o áreas de la Organización, para que en forma interrelacionada e interdependiente, participen en la ejecución de un conjunto de tareas, para el logro de objetivos operacionales. Elementos o partes significativas Los responsables de las áreas intervinientes. La documentación que se elabora y se emite, y/ o archiva. Los registro, (libros o planillas de computación a cumplimentar La información que se recibe, emite, procesa, controla o archiva. El traslado de documentación e información a otras áreas de actividad. Los terceros ajenos a la Organización, que participan en el procedimiento. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 11 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 6.2. Cursogramas. Concepto. Simbologías. Técnicas de elaboración. También denominados diagramas de flujo, flujograma o simplemente circuito administrativo, es una gráfica en la que se representa mediante una simbología convencional las distintas tareas que en forma secuencial y cronológica integran un procedimiento. El circuito administrativo es entonces un sistematizador de la información pues expresa como se mueve la información dentro de la organización a través de los distintos sectores que participan en un procedimiento. La información puede ser una orden verbal, o escrita en un formulario físico o virtual. Para confeccionar un cursograma es necesario que a través de uno o varios de los métodos de relevamiento de la información expuestos en el punto anterior: Se establezca con que tarea comienza el circuito y con qué tarea culmina. Sectores que participan en el procedimiento independientemente del nivel jerárquico que ocupan. Descripción de tareas que integran el procedimiento. Controles específicos y por oposición y los responsables encargados de realizarlos. Tipos de archivos y responsables de efectuarlos. Obtenida esta información el modo de “normalizarla” consiste en graficar las tareas que integran un mismo procedimiento estableciendo una secuencia lógica y cronológica, que exprese cómo se mueve la información a través de los distintos sectores y quiénes son los responsables de activarla, controlarla y archivarla. ¿Qué significa “Mejorar la eficiencia operativa”? SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 12 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Objetivos: Mejorar la eficiencia operativa a fin de lograr: Que las tareas se realicen correctamente. Que las tareas se realicen de manera oportuna en el momento en que son requeridas, ni antes ni después. Que los costos operativos sean mínimos y que el objetivo para el cual se estableció el procedimiento se logre de manera efectiva. Optimizar los controles sectoriales y por oposición, para salvaguardar los intereses de la organización y se impida el mal uso de los bienes de la misma. Ventajas: Evita la superposición de tareas y duplicidad de información contenida en los formularios. Distribuye adecuadamente las cargas de trabajos individuales y sectoriales. Facilita la fluidez de los trabajos. Facilita la estandarización y especialización del trabajo. Limitaciones de la metodología: No permite detectar “problemas estructurales” Poseen una “limitada” capacidad de representación de las diferentes situaciones posibles en la realidad empresaria. Su uso está dirigido a: a) Como herramienta de comunicación y b) Como herramienta de análisis. Como herramienta de comunicación sirve: 1.-Es un instrumento importante para que los empleados tomen conocimiento de los procedimientos de la Organización dado que facilita una visualización rápida, esquemática y global de los procesos y procedimientos. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 13 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 2.-Muestra el movimiento y flujo de la información de cada rutina administrativa a través de: formularios físicos o virtuales, órdenes escritas o verbales, además permite visualizar cómo funcionan cada uno de los sectores intervinientes, y el alcance del procedimiento; es decir cómo y en qué sector se inicia y de qué manera termina. Como herramienta de análisis sirve para detectar ERRORES. TIPOS DE ERRORES. 1.-Error de estructura. Cuando una determinada tarea rutinaria es realizada por un sector que por su jerarquía puede delegarlas en un sector de menor nivel jerárquico, por ejemplo: El Jefe de Alumnado recepciona formalmente las planillas con las notas de parciales. Se trata de una tarea que puede delegar en un nivel de rango inferior. Se produce cuando la posición o cargo realiza tareas que no son de su incumbencia. --Operaciones rutinarias efectuadas por las gerencias u otros sectores del más alto nivel de la estructura, que por su posición, deben ocuparse de funciones no programadas. --Duplicidad de funciones, entre un sector y otro de la Empresa realizando exactamente lo mismo. Por ejemplo: conciliaciones bancarias realizadas tantos por Contaduría como Tesorería. 2.-Error de control interno: Se refiere a la ausencia de controles oportunos o exceso de controles que dificultan la necesaria fluidez de los trámites. El control interno debe contribuir: A salvaguardar los bienes o patrimonio de la institución, Controlar la exactitud y confiabilidad de los datos estadísticos y contables, SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 14 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Evitar que un procedimiento se encuentre bajo el control independiente y absoluto de una sola persona, fomentar el control por oposición de manera de evitar negligencia o fraude. Ejemplos más comunes de control interno se dan cuando: Conformar un formulario sin control previo. Falta de control de los formularios antes de asentarlos en un registro. Controlar varias veces un formulario sin producir ningún registro, o que un sector diferente lo intervenga. Entregar cheques o dinero sin recibir ningún documento firmado por la otra parte. Ausencia de controles por oposición. 3.- Error de norma: Cuando la norma de procedimiento expresa de manera incorrecta o le falta claridad en la redacción lo que lleva a la confusión del procedimiento, o simplemente la norma no expresa el procedimiento que debió seguirse. Cuando permite detectar errores, omisiones, incongruencias o falta de claridad en las aseveraciones narrativas de la norma que describe un procedimiento administrativo. Ejemplos: Se emiten formularios sin especificar el destino. Se retiran expedientes, actuaciones, bienes patrimoniales, anticipos de fondos, etc y la norma no indica que el empleado que procede al retiro debe firmar constancia de lo actuado. En la norma se omite el archivo de formularios luego de su utilización. Se mencionan registros sin especificar el tipo de registro. La norma establece procedimientos incorrectos en cuanto a correlatividad, cronología, coherencia. 4.- Error de Procedimiento: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 15 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Se produce cuando se omite una tarea, se realiza en forma inadecuada o la ausencia o secuencias de pasos no es la correcta. Ejemplos: Se emiten formularios en cantidades excesivas o insuficientes. El sector que emite un formulario no le queda constancia. Se conforma un formulario sin conformar todas las copias que en ese momento obran en el sector. Se controla un formulario luego de registrarlo (problemas en la secuencia). Se envía un formulario a un sector que no corresponde. Se confecciona un formulario que contiene los mismos datos que otro (problemas de duplicidad ) Es importante destacar que el cursograma debe ser la fiel expresión gráfica del contenido del manual de normas, bajo este principio los errores de procedimientos habitualmente se originan en errores de normas. Si se detectan errores en cuanto que la gráfica no es la fiel expresión de las normas, el error será de procedimientos exclusivamente Hay autores que engloban los errores de normas y procedimientos y simplemente los llaman errores de procedimientos, lo importante es detectarlos y corregirlos en aras del logro de la eficacia y la eficiencia, que es el objetivo al que está dirigido el uso de esta herramienta. En esta asignatura utilizaremos los cuatro tipos de errores. El análisis de procedimientos a través de cursogramas puede dar lugar a que se detecten varios tipos de error en un mismo paso o etapa, circunstancia que deberá consignarse. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 16 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 La tipificación de errores es útil a los fines del correcto enfoque de las correcciones que deban realizarse, ya que sirven de guía y orientación. Los cursogramas y manuales de normas permiten analizar cómo se están realizando las tareas que comprenden una rutina administrativa y cuando ésta requiere correcciones es “importante revisar” también quién lo está haciendo y qué se está haciendo. En conclusión, los cursogramas administrativo permiten que los especialistas puedan evaluar, a través del análisis, qué deficiencias tiene el procedimiento, qué errores, qué falta de controles y en especial, dónde existen problemas que afectan al control interno de la organización. Hacer cursogramas implica definir una secuencia de operaciones encadenadas, debidamente asignadas a un responsable, dentro de un determinado procedimiento que circula por distintos sectores de la organización. A estos diagramas se les asignan utilidad cuando los procesos se realizan de manera manual, sin ayuda de la tecnología informática, en tanto que para mostrar los aspectos informáticos del procedimiento de la información, se utilizan otros diagramas (diagrama de sistemas). Los cursogramas pueden también incorporar la descripción de las actividades relacionadas con la tecnología informática, claro que sin el grado de detalle de los diagramas específicos, los que se utilizarán precisamente para ampliar esa información tecnológica. Por ejemplo: En una venta en cuenta corriente, al asumir la existencia de un programa de gestión integral, se omite la graficación de procesos de registro y control que se realizan automáticamente al facturar. Sin embargo, lo que debe verificase es que, en forma manual o electrónica, cada vez que se facture: Se disminuya el stock, Se incremente el saldo de la cuenta corriente del cliente, Se dé de baja el pedido pendiente, Se ajuste el límite del crédito del cliente, SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 17 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Se prepare la información para registrar las transacciones (incluyendo los costos) en la contabilidad, que a su vez constituyen la base para la liquidación impositiva, confección de estados contables, liquidación de comisiones a los vendedores, etc. Dichas tareas, en caso de no trabajar en red, serán realizadas por los responsables de cada sector y sin vulnerar el control interno, estableciendo los correspondientes controles por oposición de intereses. El Sistema de Control Interno es un conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta por el propio ente que los ha de adoptar, cuyo objetivo es: Evitar errores y fraudes Ganar seguridad y confiablidad en la operatoria de la organización sin que ello signifique pérdida de eficiencia administrativa. A continuación se describirá la técnica tradicional de diagramación de cursogramas, conjuntamente con la simbología, luego se incluirá otras simbologías de uso que muestran el procesamiento informático (diagrama de sistemas). Técnicas de Elaboración: O también llamadas técnicas de diagramación, consiste en graficar utilizando símbolos convencionales de manera de lograr un diagrama coherente y de fácil comprensión. Se diagramará una planilla con columnas cuyo encabezamiento indicará los sectores o secciones que intervienen en el procedimiento. Recomendaciones: 1.-Los sectores que intervienen se colocarán de izquierda a derecha comenzando por el sector que interviene en primer término, y siguiendo luego por los sectores en el orden en que lo indica la norma los sectores se consignarán una sola vez. 2.- La columna en el extremo izquierdo debe utilizarse como sector exterior (clientes, proveedores, contratistas, usuarios y prestadores de servicios etc.) Si la gráfica se vuelve abigarrada, a efectos de lograr una vista estética y que facilite la lectura se puede utilizar también la columna del extremo derecho como sector exterior. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 18 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 3.- Se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. 4.-Dentro de cada columna que representa un sector los símbolos de graficarán desde el centro hacia la izquierda, a la izquierda del símbolo se colocarán las aclaraciones que resulten necesarias; desde el centro hacia la derecha, se colocarán los formularios. 5.-El flujo de la información quedará indicado por las cabezas de flecha que se utilizarán para las líneas de comunicación. 6.-Las líneas de comunicación no deben entrecruzarse, cuando no pueda evitarse se usará un puente. 7.- Se seguirá la modalidad de colocar aclaraciones al lado de los símbolos de operación y de operación y control, no así en los demás. Así mismo, cuando sea necesario sobre las líneas de comunicación se harán aclaraciones como personalmente, al cliente, con dinero etc. 8.- Se evitará utilizar simbología de operación de manera sobreabundante (recibe, entrega, devuelve etc.). 9.- Las fallas detectadas se señalarán con un círculo y se numerarán comentándolas por separado. (Para una mejor comprensión ver bibliografía obligatoria) Simbología: La metodología de los cursogramas consiste en graficar representando las distintas tareas que componen un mismo procedimiento, para lo cual se utiliza una SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 19 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 simbología convencional, la que va inserta con las aclaraciones de uso al principio del manual de procedimientos a modo aclaratorio de manera que el lector de la gráfica interprete adecuadamente el lenguaje de los símbolos. En la Argentina la primera estandarización de los cursogramas se logró en el año 1973, a través de la norma Nro. 34501, IRAM Instituto Argentino de Racionalización de Materiales, la norma tiene como objeto establecer la simbología a utilizar para la representación gráfica de procedimientos administrativos. La simbología utilizada por distintos organismos técnicos y por especialistas en sistemas para graficar los cursogramas es bastante homogénea y conocida. La utilización de una estructura simbólica para graficar los procedimientos posibilita la comunicación más fluida entre las personas que conocen esa simbología logrando su comprensión, incluso por aquellos que no hablan el mismo idioma. En la representación de sistemas, esta relación se torna fundamental ya que toda actividad sistematizada debe ser fácilmente interpretable por el lector, de manera de entender claramente los pasos involucrados en cada una de las tareas descriptas. En la actualidad, la posibilidad de acceder a los sistemas informáticos y a la tecnología y la necesidad de recurrir a medios electrónicos de representación, permiten utilizar programas de computación para el diseño de cursogramas; mantenemos la propuesta de origen, incorporando la simbología, su denominación y descripción correspondientes al esquema de la norma IRAM y adicionamos símbolos para identificar o aclarar situaciones no contempladas originalmente que faciliten el trabajo de quienes se acercan por primera vez a la tarea. Propondremos como papel de trabajo un esquema de hoja para graficar cursogramas, con encabezados y pie de página estándares para poder ser completados según necesidades de quienes los adopten para su uso. Trabajaremos los procedimientos fundamentales de una organización: Ventas (Contado y a Crédito) Cobranzas Compras Pagos. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 20 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Ejemplo: Ciclo operativo de una empresa que produce bienes COMPRA COBRO VENTA PAGO TRANSF Y PN En esta asignatura utilizaremos para la realización de los cursogramas la simbología tanto convencional como algunos símbolos utilizados en los diagramas de sistemas. A modo de ejemplo: (ilustración) SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 21 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Aclaración: la simbología convencional y otros (Ver el Anexo A: SIMBOLOGÍA. 6.3. Formularios. Concepto. Principios para Componentes y complementos formativos su diseño. La actividad administrativa de cualquier Ente se pone en movimiento por órdenes verbales o escritas, en este último caso, las órdenes se vuelcan en formularios. En la Administración Pública, donde se manejan bienes y valores de propiedad del Estado para la prestación de un servicio público, en nuestro caso la empresa; es necesario que las órdenes queden debidamente documentadas, y es por ello que se le debe dar la debida consideración, atendiendo además al importante papel que juega en los procedimientos administrativos. Dado que los formularios resultan de uso imprescindible, es preciso asegurar adecuadamente su calidad a fin de lograr un óptimo beneficio no solo en términos de bajar los costos, sino que su contenido preimpreso sirva para que su llenado por parte del usuario resulte de real utilidad a la organización, en términos de claridad, pertinencia al trámite de que se trata y que finalmente esa información resulte efectiva para respaldar con total solvencia los actos de los integrantes de la empresa respecto SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 22 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 de los usuarios de los servicios, y respecto de la administración de los bienes del Estado, en el caso de la administración pública A los fines de obtener tales resultados es necesario seguir ciertos principios racionales. Principios racionales para su diseño. 1.- Interdependencia entre formulario y Procedimiento Cuando se instrumenta un procedimiento administrativo, simultáneamente se diseñan los formularios que tomarán parte en el mismo, a medida que los usuarios ganan experiencia con el procedimiento, el mismo se va perfeccionando y consolidando de acuerdo a la metodología de trabajo elegida que mejor se adapte a los intereses de la organización. Los formularios que se utilizan en el procedimiento no pueden separarse de este proceso de perfeccionamiento o diferirse los retoques y ajustes que deban hacerse al diseño original de los formularios, por cuanto se hallan directamente relacionados entre sí y son inherentes al mismo. 2.- Instrumentación unificada El estudio de los procedimientos administrativos de una organización debe hacerse de manera integral de modo que cuando se estudien los formularios se estudien todos los formularios a fin de detectar si existe duplicidad de información, información que resulta inútil, o carencia de información clave. Esta unicidad en la instrumentación y diseño de formularios evita duplicación de registros, formularios incompletos, fragmentación de la información, errores de transcripción, lográndose con ello una mayor efectividad y por ende una mayor eficiencia debido a la baja en los costos. Es por ello que resulta absolutamente indispensable coordinar la instrumentación de los procedimientos a través de toda la actividad que se relaciona con el formulario y unificar las registraciones y el llenado de los mismos de manera de utilizar la menor cantidad de formularios posible, y evitar la dispersión y fragmentación de la información. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 23 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 3.-Ejemplares integrantes del formulario Los requerimientos documentales que los sectores intervinientes en un procedimiento realizan dan lugar a la determinación de la cantidad de copias que requieren de un formulario. En tal sentido es necesario realizar un estudio de esta circunstancia, a los fines de determinar la real necesidad y utilidad de los datos e información contenida en los formularios que le dará al sector requirente, de esta forma se evitará copias adicionales que inútilmente elevan los costos de la organización. Tener presente que el número de ejemplares o copias de “comprobantes” utilizados en las transacciones comerciales están determinados por resoluciones de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP). 3.1.- Circulación de los ejemplares Cuando la intervención de algún sector que participa en el procedimiento se limita únicamente a tomar conocimiento de la información contenida en el formulario no es necesario adicionar copias para su archivo, esta clase de intervenciones pueden constar en apartados especialmente diseñados para tal fin. 4.- Aptitud conductiva del formulario Uno de los atributos fundamentales de los formularios es su aptitud para conducir las tareas con certeza, celeridad y con el mínimo de esfuerzo mental, vulgarmente se dice que “el formulario debe llevar de la mano al operador”. Esta es una preferente característica y esencial cualidad que debe tener todo formulario para lograr efectividad y ser de bajo costo operacional; a fin de cumplir adecuadamente con este objetivo, es necesario que la parte pre impresa del formulario cumpla con los siguientes requisitos: - Redacción clara y precisa que evite malos entendidos. Las partes del formulario deben permitir al operador una rápida y fácil interpretación de la finalidad del mismo y el modo de utilizarlo. Asignarle un título concreto y bien determinado que permita identificar el objeto y sirva para identificarlo, preferentemente esta manera de SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 24 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 designar el formulario debe consignarse en la parte superior de manera bien visible. 4.1. Presentación estética Las partes del formulario deben tener una disposición armónica, la tipografía debe ser cuidadosa y que no dificulte la lectura, si es en colores se deben evitar los colores estridentes más bien deben ser colores suaves, todas estas característica incitan a un mayor esmero en su manejo y promueve su correcta utilización y contribuyendo a una mayor aptitud conductiva. Lo contrario provoca aversión y animosidad con el consiguiente entorpecimiento del trabajo. 5.- Reimpresión de formularios Una de las consideraciones especiales se debe tener hacia los formularios que luego de sucesivas reimpresiones han permanecido inmutables sin ser revisados. Es posible que parte de él o en su totalidad haya perdido eficacia, en tal caso hay que hacer los análisis pertinentes, y de ser, así hay que eliminarlo sin vacilaciones de ese modo se evitarán costos innecesarios. Componentes de los formularios Las columnas, cuadros y casilleros del formulario son sus principales componentes. Los datos fijos que se encuentran preimpresos, en conexión con los espacios en blanco son los que se reservan a la introducción de los datos complementarios que son altamente variables. Se debe tener en cuenta los espacios, si el formulario será llenado en forma manual por el usuario/operador (ejemplo: el certificado de examen) o será llenado en forma mecanizada. Un modo de ahorrar espacios es a través de la aptitud conductista del formulario es insertar las respuestas alternativas posibles y que el usuario tache lo que no corresponda (alumno: libre/ regular), otra forma de ahorrar espacio es dando las respuestas posibles y dar la opción de, (marque con una x la opción correspondiente). Este modo de instrumentar los formularios disminuye al mínimo el esfuerzo mental y no requieren instrucciones para su llenado. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 25 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Complementos Formativos Márgenes: Los formularios deben prever un margen apropiado, para su archivo, de modo que permita su lectura cuando se encuentre perforado y archivado, preferentemente se utilizará el borde izquierdo si se escribe en anverso y reverso del mismo debe tenerse en cuenta esta circunstancia a los fines de que el margen del reverso se encuentre en el mismo lado. Identificación de las copias: Habitualmente se utilizan colores, también puede consignarse sobre cada copia. Original, duplicado, triplicado etc. Cuando por alguna razón los formularios deben ser transmitidos por fax, o se requiere fotocopiarlos, es importante tener en cuenta que el color del formulario no interfiera con la información que contiene el mismo, igual cuidado debe tenerse con los sombreados de protección. Marcas impresas: Tales como “doblar por aquí”, para facilitar el uso de determinadas medidas de sobres, o marcas bajo relieve que facilitan el doblado del papel para mantener un tamaño uniforme. Numeración de los datos: Sirve para relacionar la información que allí se vuelca, con normas e instrucciones, Ej.: El formulario de declaración jurada de familiares a cargo, identifica por cuadros numerados las distintos familiares (padres esposo/a hijos etc.) y lo datos personales de cada uno de ellos, de ese modo no solo se facilita su llenado por parte del usuario sino que facilita la lectura e interpretación que debe hacer el empleado del área de personal. Identificación del formulario: Cuando el organismo tiene en uso un número importante de formularios resulta apropiado identificarlos por números o números y letras, ello facilita el control de uso de los mismos, y su revisión periódica para evitar duplicaciones. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 26 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 (*) SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 27 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Formularios Activos (Pantallas) El avance tecnológico, en el área de la computación y el fácil acceso a equipos informáticos ha provocado de manera masiva el procesamiento de la información por este medio, reduciendo considerablemente el uso de formularios preimpresos, ya que estos se diseñan dentro del programa en uso y solo si es necesaria su impresión física se utiliza papel. Actualmente es muy utilizado para solicitar información, para suscribirse o inscribirse en determinada actividad, para acceder a determinados archivos, en este último caso los sistemas de seguridad prevén determinados formas de acceder, la más común actualmente es mediante la asignación de claves especiales de acceso también denominada Password. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 28 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Ejemplos: cheque “físico” emitido o librados “manualmente” versus cheques emitidos electrónicamente. Las principales ventajas de esta tecnología en uso son: Genera un ahorro considerable en el tiempo de impresión. La posibilidad de operar en línea agiliza de manera extraordinaria el acceso a la información. Facilita la actualización instantánea de información. Evita el uso de papel ( aspecto ecológico importante) SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 29 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 En la Argentina, el sistema de facturación (manual o digital), depende del contribuyente y de las actividades que realice, establecido por resoluciones del organismo AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos). (AFIP: Es un organismo de recaudación de impuestos, autárquico del Estado argentino, dependiente del Ministerio de Economía. Es el encargado de la aplicación, percepción, recaudación y fiscalización de las rentas e impuestos nacionales, tantos internos a través de la Dirección General Impositiva, etc.) (www.afip.gov.ar). 6.4. Manuales de procedimientos. Concepto. Contenidos. Ventajas y limitaciones. Manuales de Procedimientos Instrumentar un procedimiento administrativo implica establecer el ámbito y alcance del mismo, definir los sectores y los responsables intervinientes, estableciendo con claridad y precisión las funciones y tareas y las alternativas o cursos de acción posibles, definir los formularios que se utilizarán especificando el emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, distribución de las misma datos que contiene, forma y tipo de registro, oportunidad de registración, forma y tipo de archivo, oportunidad de archivo periodo de resguardo, tipos de control simples o por oposición etc. El manual de procedimientos es la expresión escrita y analítica de todas las tareas y actividades que componen un procedimiento administrativo, y expresan como se canalizarán las actividades de la organización. Es una fuente de información permanente, que facilita al personal de la organización, la correcta ejecución de sus tareas estableciendo la oportunidad y ámbito de participación de los sectores intervinientes, como así mismo la relación de la organización con entidades externas (usuarios del servicio, proveedores, prestadores de servicios etc.) Los elementos que constituyen el manual de procedimientos son: Cursogramas: Son los gráficos con que se representa los distintos procedimientos descriptos, que habitualmente se los conocen como diagrama de procedimientos o circuitos administrativos. Formularios: Son los documentos y soportes de información que circulan dentro de la organización a través de los distintos sectores que los elaboran, conforman, registran, archivan etc. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 30 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Normas de procedimientos: Es la redacción por escrito de la secuencia de los procedimientos. Es la redacción literal de cómo se deben realizar las tareas que se hallan graficadas en el cursograma. Contenido. El manual de procedimientos debería contener básicamente los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Índice temático Glosario de términos Simbología utilizada. Responsables de la aplicación del procedimiento. Autoridad jerárquica que autoriza las excepciones. Normas escritas de cada cursograma identificándolos por una denominación que los distinga. 7. Formularios que intervienen identificándolos por una denominación y/o por números o letras o ambas. 8. Cursogramas identificándolos por la denominación que los distingue. Ventajas Es una fuente de permanente información y consulta pues permite delimitar responsabilidades. Facilita el entrenamiento del personal. Motiva el trabajo individual pues simplifica y facilita la ejecución de tareas. Facilita la delegación de funciones reduciendo la participación de jefes y gerentes a decisiones no programadas o situaciones excepcionales. Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas. Es una herramienta para el análisis y evaluación de tareas, facilitando el establecimiento de estándares. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 31 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 Limitaciones Requiere de permanente actualización, y ello significa costos para la organización. Limitan la iniciativa de los empleados, ya que constituyen normas de cumplimiento obligatorio. Son poco flexibles, el nivel de discrecionalidad por parte de quien lo tiene que aplicar es mínimo, lo que no estimula la creatividad de los empleados. (*) SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 32 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA Volpentesta, Jorge. (2014). “Sistemas e Información”. (2º Ed). Buenos Aires, Librería Editorial Osmar Buyatti. Volpentesta, Jorge. (1999). “Estudio de Sistemas de Información para la Administración”. (2º Ed). Buenos Aires, librería Editorial Osmar Buyatti. Murdick, Robert y Munson, John. (1988).”Sistemas de Información Aministrativa”. (2º Ed). México. Editorial Prentice-Hall. Emery, James. “Sistema de Planeamiento y control de la empresa”-capítulo 3-pág 40-71 Pungitore, José Luis (2007). “Sistemas Administrativos y Control Interno”. Buenos Aires, librería Editorial Osmar Buyatti. Vázquez, J.R. Caniggia, N. “Procedimientos básicos y cursogramas y control interno. La Empresa”. Buenos Aires, librería Ediciones Macchi. Autores: Julián Pérez Porto y Ana Gardey. Publicado: 2008. Definición: Definición de procedimiento (https://definicion.de/procedimiento/) Actualizado: 2012. (*) Las imágenes son al sólo efecto ilustrativo. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 33 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 ANEXO A: SIMBOLOGÍA SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 34 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 35 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 36 | 37-U.6 GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021 HASTA LA PRÓXIMA UNIDAD...! SISTEMAS ADMINISTRATIVOS P á g i n a 37 | 37-U.6
