Servicios Básicos Secretariales y de Recepción Actividad 2 del Módulo 5 Valor total 30 puntos Valor: 10 puntos Elaborar procedimientos en el manejo de documentos, de acuerdo a las reglas. Después de leer y analizar la guía de estudio se requiere que conteste las siguientes preguntas: 1. Concepto de archivar Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario 2. Concepto de documento documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este seria le Concepto general de documento. La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos. 3. MencioLa principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo. ne las funciones del archivo 4. Clasificar un documento significa Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio 5. Enumere las clases de archivos y explique cada uno de ellos Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente. Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas Valor: 20 puntos Objetivo: Clasificar documentos, según procedimientos establecidos. Ejercicios prácticos organización y archivo 1. Identifica la palabra ordena en cada uno de estos nombres y ordénalos alfabéticamente. Laura Serrano Martínez 2 Eduardo Gato Sandoval 3 Ricardo León Bals 4 Fermín Acosta Iglesias 5 Jean Jacques Duprat 6 Beatriz Rodríguez Mesón Zun Wen 8 Liza Depierre 9 Francisco Serrano 10 Camila Daroqui ACOSTA IGLESIAS, FERMIN DAROQUI ,CAMILA DEPIERRE, LIZA GATO SALDADOR, EDUARDO JACQUES DUPRAT ,JEAN LEON BALS, RICARDO RODRIGUEZ MESON ,BEATRIZ SERRANO ,FRANCISCO SERRANO MARTINEZ, LAURA 2. Ordena alfabéticamente los siguientes Nombre de Empresas: 1 Super Mercado Óle 2 José Ignacio Madrid 3 Hermanos de Pablo 4 Frutería Bilbao 5 Grupo Ramos, SRL. 6 Restaurante La Pezca de Oro 7 Poticler, S. A. 8 Barroso e Hijos, S.L. 9 Zapatería Podrirá 10 Cafetería Belada BARROSO E HIJOS , S.L CAFETERIA BELADA FRUTERIA BILBAO GRUPO RAMOS , SRL HERMANOS DE PABLO MADRID , JOSE IGNACIO POTICLER , SRL. RESTAURAN LA PEZCA DE ORO SUPER MERCADO Óle ZAPATERIA PODRIRA 3. Ordena los siguientes códigos alfanuméricos: 1. SE/25 2. AL/26 3. AL/22 4. LA/15 5. SE/55 6. DLG/12 7. CDL/15 8. DLG/63 9. JLG/22 10. CBL/14 11. CDL/14 12. DLG/33 13. JLF/21 14. CDF/33 15. DLG/24 16. AL/16 17. SE/20 18. LA/13 19. AL/23 20. LA/16 AL/16 AL/22 AL/23 AL/26 CBL/14 CDF/33 CDL/14 CDL/15 DLG/12 DLG/24 DLG/33 DLG/63 JLF/21 JLG/22 LA/16 LA/13 LA/23 SE/20 SE/25 SE/55
