ACTIVIDAD 3: LIDERAZGO Presentado por: Carol Lizet Cruz Mendoza ID 470878 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN NRC: 363 DOCENTE: OMAR NARANJO CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS SEDE Programa: Administración Salud ocupacional Soacha (Cundinamarca) 2022 2. Investigue como se desarrolla o establece un procedimiento de control documental en un sistema de gestión y genere uno para la organización escogida. Un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1. Producción, 2. Recepción, 3. Distribución, 4. Trámite, 5. Organización, 6. Consulta, 7. Conservación, y 8. Disposición final de documentos. PROCEDIMIENTO DOCUMENTAL AYESA SA Para la elaboración de los formatos del Sistema Integrado de Gestión en Ayesa ingeniería, se debe tener en cuenta: ➢ Analizar si el formato es una herramienta funcional y apropiada para mejorar o fortalecer los controles del proceso. ➢ Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione evidencia de la realización de una actividad o tarea. ➢ Si el formato es utilizado para registrar datos personales o información sensibles de acuerdo con la ley 1581 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 ➢ Para este tipo documental el encabezado como mínimo debe tener el logo de la entidad y el nombre del formato. ➢ El cuerpo del formato varía de acuerdo con las necesidades del proceso o del área funcional. 1. Creación y diseño de formatos: la estructura del documento debe contar mínimo con los siguientes campos: Encabezado: PROCESO NOMBRE DEL DOCUMENTO Contenido del documento: CONTENIDO GENERAL DEL DOCUMENTO CODIGO FECHA VERSIÓN PAGINA DD/MM/AAAA 1 DE 1 Responsables del documento: ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR NOMBRE CARGO FECHA Control de cambios: VERSION ACCIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN MOTIVO DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLE Encabezado: Proceso: Relacionar el proceso al cual pertenece el documento. Nombre del documento: Nombre general del documento del Sistema Integrado de Gestión que se va a elaborar. Código: Nombre Alfanumérico, dicha codificación debe estar establecida en el registro patrón. Fecha: fecha de creación del documento. Versión: Número equivalente a la edición del documento. Pagina: Es el consecutivo y total de páginas del documento. Contenido del Documento: Es la descripción del documento y su contenido depende de la temática y las necesidades del área. Responsables del Documento: Se debe diligenciar con el nombre del responsable, cargo y fecha de la elaboración, revisión y aprobación del documento. Control de Cambios: Versión: Hace referencia a la versión o consecutivo de cambios en el documento. Acción: Indica qué se va a modificar o cambiar. Numeral: Indica el numeral que se va a modificar o cambiar. Descripción de la Acción: Muestra por una parte la descripción general de la acción. Motivo del Cambio: Indica la justificación general de la modificación o cambio del documento. Fecha: Muestra la fecha de elaboración del cambio. Responsable: Indica quien elaboró el cambio del documento. Documentos del Sistema: DOCUMENTOS CODIGO MANUAL DE CALIDAD MC POLITICA PO OBJETIVOS OB PROCEDIMIENTOS PR GUÍAS GU FORMATOS FO REGISTROS RE EXTERNOS EX Como establecer el código completo: Ejemplo: Política prohibición de consumo de drogas psicoactivas y alcoholismo Código: AYESA-PO-DPA-01 3.Con base en el Decreto 1072 de 2015 y paginas propuestas cree un formato ajustado a la organización donde le definirá las responsabilidades generales establecidas para el Decreto y que posteriormente le servirá para socializar y firmar por la gerencia en cuanto al sistema. De igual manera debe extraer las responsabilidades de trabajadores – contratistas y otros responsables que considere involucrados en la organización (copasst- CCL- brigadas) y genere a cada uno un formato con sus respectivas responsabilidades frente al sistema (Los formatos creados deben tener espacios que contendrán posteriormente las firmas de la socialización a quienes se les asignan las responsabilidades) PROCESO RESPONSABILIDADES EMPLEADOR CODIGO FECHA VERSIÓN PAGINA AYESA-PR-01 21/02/2022 1 1 DE 1 Crear un documento escrito por medio del cual se defina y se divulgue la política de SGSST. Este servirá como marco de referencia para revisar después de un periodo de tiempo, los objetivos planteados en el SGSST desde su inicio. Asignar y comunicar responsabilidades específicas en SGSST a todas las divisiones de la organización, incluida la dirección o la gerencia general. Esto asegura que todos los integrantes de una organización estén al tanto de sus responsabilidades, pero también de sus derechos frente al sistema. Rendir cuentas de los resultados al interior de la organización por parte de todos a los que se les hayan asignado alguna responsabilidad dentro del sistema. Este reporte debe quedar registrado a través de algún medio escrito, electrónico o el que sea acordado por los responsables. La frecuencia de la rendición de cuentas debe hacerse mínimo una vez al año. Definir y asignar el personal, los recursos financieros y técnicos para el diseño, implementación, revisión, evaluación y mejora de las medidas de prevención y control para La gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo. - Que los responsables (Comité Paritario o Vigía de Seguridad) cumplan con sus funciones. FIRMA REPRESENTANTE LEGAL PROCESO RESPONSABILIDADES EMPLEADO CODIGO FECHA VERSIÓN PAGINA 1. Procurar el cuidado integral de su salud; 2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud; 3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa; 4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo; 5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitación del 6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG- FIRMA NOMBRE CARGO FECHA AYESA-PR-02 21/02/2022 1 1 DE 1 PROCESO CONFORMACIÓN COPASST CODIGO FECHA VERSIÓN PAGINA AYESA-SST-01 21/02/2022 1 1 DE 1 Recibir por parte de la alta dirección la comunicación de la política de seguridad y salud en el trabajo • Recibir por parte del empleador información sobre el desarrollo de todas las etapas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Salud en el Trabajo (SG-SST) • Rendir cuentas internamente en relación con su desempeño • Dar recomendaciones para el mejoramiento del SG-SST • Participar en las capacitaciones que realice la Administradora de Riesgos Laborales • Revisión del programa de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo • Recibir los resultados de las evaluaciones de los ambientes de trabajo y emitir recomendaciones • Apoyar la adopción de las medidas de prevención y control derivadas de la gestión del cambio • Participar en la planificación de las auditorías FIRMA NOMBRE CEDULA CARGO FECHA PROCESO RESPONSABILIDADES CONTRATISTA CODIGO FECHA VERSIÓN PAGINA 1. Procurar el cuidado integral de su salud; 2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud; 3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa; 4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo; 5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitación del FIRMA NOMBRE CEDULA AYESA-PR-03 21/02/2022 1 1 DE 1 4. Con base en el análisis del contexto, partes interesadas, identificación de necesidades evidenciadas en la evaluación y peligros que evidencia son prioritarios en la organización y apoyado en la contextualización que realizo en el taller anterior, construya la política SST cumpliendo con los requisitos establecidos en el Decreto para esta. PROCESO POLITICA SGSST CODIGO FECHA VERSIÓN PAGINA AYESA-PO-01 21/02/2022 1 1 DE 1 Ayesa Ingeniería y Arquitectura SA tiene como razón primordial, velar por la prevención de los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales originadas en el trabajo; así como contribuir al bienestar físico y mental de sus empleados, para esto Ayesa se apoya en los siguientes principios: 1. Cumplimiento de todas las normas legales vigentes en el país sobre Prevención de Riesgos Laborales. 2. Protección y mantenimiento del mayor nivel de bienestar físico y mental de todos los trabajadores, a través de actividades de promoción y prevención, buscando minimizar los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. 3. Responder pronta, efectiva y cuidadosamente a las emergencias o accidentes que resulten en sus operaciones. 4. Proveer programas de promoción de la salud ocupacional orientados a mejorar el bienestar de sus empleados. 5. Evaluar periódicamente el estado de salud de sus empleados para identificar y controlar oportunamente los riesgos de salud relacionados con el trabajo. 6. Responder oportunamente las inquietudes que provengan de las comunidades vecinas y hacer esfuerzos permanentes para cultivar relaciones cordiales, diálogo abierto y cooperación. Esta política será publicada y difundida a todo el personal, para obtener así su cooperación y participación, siguiendo el ejemplo manifestado y demostrado desde el compromiso gerencial de Ayesa con sus colaboradores. Representante Legal Responsable SGSST 5. Realice un procedimiento donde describa como se generará el proceso de comunicaciones y como se establece la divulgación de los temas SST en la organización. Se publicará en cada una de las carteleras ubicadas a lo largo de las instalaciones de la compañía en formatos llamativos y de gran satisfacción visual a los espectadores, adicional se realizaran capacitaciones lúdicas con cada uno de los colaboradores de la compañía. REFERENCIAS https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/10509/B;jsessionid=86053430C9 63935B3AC33D36F9B42579?sequence=1 https://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/0/DUR+Sector+Trabajo+Actualizado+a+15+de +abril++de+2016.pdf/a32b1dcf-7a4e-8a37-ac16-c121928719c8 http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2306-91552017000200008
