CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ASIGNATURA: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ING. JIMENA E. BENITEZ CHIRIBOGA MG. SC EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA OBTENCIÓN OPORTUNA DE INFORMACIÓN La fase de ejecución de la auditoria está compuesta por la realización de pruebas, la evaluación de controles y la recolección de evidencias suficientes y confiables para determinar si los asuntos identificados durante la fase de planeación como de importancia potencial, realmente revisten suficiente importancia para efectos de elaboración de informes o no. Para el auditor administrativo, obtener información confiable representa su punto de partida clase en al realización de su actividad, ya que canalizada adecuadamente es posible aprovecharla en todo el proceso de ejecución. Para obtener, revisar y utilizar en forma práctica la información se sigue un proceso, pues se requiere seguir una secuencia lógica, clara y ordenada. ETAPAS PARA LA OBTENCIÓN DE INFORMAICON Obtención de la información Elaboración de conclusiones Utilización de datos Registro ETAPAS Análisis de información Revisión Inicial Adiciones y aclaración Depuración ETAPAS PARA LA OBTENCIÓN DE INFORMAICON Obtención de información Registro Revisión inicial Diligencia para solicitar y recibir información. Consiste en dejar inscrito en documentación propia de la auditoría Documentación inicial que recibe el auditor La actitud, amabilidad y cortesía del auditor Incluye lo relevante de los temas evaluados. Seleccionar la que reúna las características aceptables. ETAPAS PARA LA OBTENCIÓN DE INFORMAICON Adiciones y aclaración Análisis de información Depuración Información requiere ser complementada Realizar una nueva selección, a efecto de disponer solamente de lo que en verdad tiene valor Con la información seleccionada y de ser posible registrada, se procede al análisis. Hacerse en el momento y no esperar y el auditor podrá solicitar las aclaraciones de los aspectos que lo requieran. Resulta decisivo el juicio, la preparación y el sentido común del auditor administrativo. Consiste en descomponer un todo en sus partes e interrelacionar, de acuerdo con el conocimiento del auditor. ETAPAS PARA LA OBTENCIÓN DE INFORMAICON Utilización de datos Elaboración de conclusiones Se capitaliza lo que se ha realizado en la evaluación, ya que se cuenta con el análisis de los diferentes registros, su revisión e interpretación. Auditor estará en disposición de formular conclusiones de su trabajo Es posible replantear algún aspecto con el auditado en beneficio de la calidad de la auditoría. Corroborar con el equipo que se haya efectuado lo estipulado en el programa de trabajo original, así como las adecuaciones de éste. ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO El estudio y evaluación del control interno tiene relación con la planeación y ejecución de la propia auditoría. En su estructura, se identifica su ambiente, sistema contable, procedimientos de control, lo cual comprende la contaduría pública en sus normas y procedimientos, y que tiene aplicaciones en las diferentes especialidades de auditoría. Los elementos de la estructura de control son: 1. 2. 3. Ambiente de control: relación de aspectos que afectan las políticas y procedimientos de una organización. Apoyan o perjudican a los controles. (papel de la alta gerencia y su grado de identificación) Sistema contable: método establecido por la organización para identificar, agrupar y registrar operaciones . Procedimientos de control: mecanismos adicionales que se establecen para lograr los objetivos que la organización se fijaron y que brindan una seguridad razonable al utilizarlos. TÉCNICAS DE AUDITORÍA Investigación documental Análisis administrativo Entrevista Cuestionario TÉCNICAS DE AUDITORÍA Observación directa TÉCNICAS DE AUDITORÍA ENTREVISTA • Consiste en entablar una conversación con la finalidad de obtener información de una actividad. • Se realiza en forma directa con el personal indicado, preferentemente de nivel directivo (director, gerente o administrador) y en su caso con personal de niveles de supervisor y operarios. • Crear atmosfera de confianza que permite conseguir, sin mayores rodeos, información que refleje las inquietudes de la organización en general o específico. • Buscar la manera de que la entrevista se efectué en forma cordial y amena y llevarse a cabo en horarios aceptados de común acuerdo y en lugares determinados. TÉCNICAS DE AUDITORÍA ENTREVISTA • La entrevista es dirigida: previamente diseñada, agiliza la actividad. • La entrevista no dirigida: denominada abierta, no esta sujeta a estructura, aporta información adicional. • La combinación de ambas suele dar mejores resultados tanto en lo conceptual como en lo documental. • Esta técnica puede ser utilizada en varias ocasiones, solo se debe cuidar de o incurrir en repeticiones innecesarias, ya que ellos incomodaría al entrevistado. TÉCNICAS DE AUDITORÍA OBSERVACIÓN DIRECTA • Técnica mas natural y se relaciona con la habilidad y predisposición para percibir los hechos acontecidos. • Se relaciona con el tema de evaluación y con el clima de trabajo imperante. • Permite percatase en forma directa, personal, abierta o indiscriminadamente de lo que acontece en un medio determinado y específicamente de las funciones, actividades, procedimientos, practicas de trabajo, actitudes y disposición al trabajo de equipo. • La observación debe estar centrada en el objetivo de la evaluación. TÉCNICAS DE AUDITORÍA CUESTIONARIO • Formulario diseñado ya que con antelación o al momento de su utilización, para recabar información sin limites del tema de evaluación como de sus aspectos generales de la organización. • Debe entenderse con claridad para asegurar una respuesta precisa. • Cuestionarios cerrados (sí o no); abrevia el proceso para obtener información • Cuestionarios abiertos (respuestas libres) o de opción múltiple; el de tipo abierto amplia su cobertura en aspectos interrelacionados y el de opción múltiple detecta los efectos colaterales en el sentido de que se obtiene referencia de diversos temas relacionados. TÉCNICAS DE AUDITORÍA CUESTIONARIO •Entre las ventajas de utilizar cuestionarios están las siguientes: •Agilidad para obtener información •Optimización de actividades derivadas de la auditoría •Confirmación de hechos y sucesos diversos. TÉCNICAS DE AUDITORÍA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL • Consiste en examinar, indagar, descubrir y averiguar detalles de un tema determinado por medio de documentos pertenecientes a la organización. • Examen de las instalaciones físicas de la planta, construcciones en proceso, oficinas generales y su respectiva documentación. • La información para que sea útil, debe ser actual y confiable; de ser necesario auditor pedirá explicación de su origen y aplicación. TÉCNICAS DE AUDITORÍA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL • Documentación se clásica en dos grandes segmentos: legal y administrativo. • Documentación legal: constitución de la organización, sus adecuaciones, marco jurídico que la reglamenta, contratos mercantiles, reglamentos, contrato colectivo de trabajo, informes presentes a la asamblea general de accionistas y legislación en particular. • Documentación administrativa: manuales de organización y procedimientos, los sistemas administrativos documentados, planta de personal, estados financieros, presupuesto operativo, sistemas de control, inventarios de diferente índole, informes de auditorías, así como los que se deriven de éstos y los de carácter especifico. TÉCNICAS DE TIPO ADMINISTRATIVO Diagrama • Lenguaje gráfico por medio del cual se indica de manera sucesiva y ordenada las etapas de una actividad o proceso que se desarrolla en la organización. • Formato horizontal o vertical, su lectura se basa en el análisis y elimina la narración. Gráficas • Documento que ilustra en forma concreta una organización, en su defecto, la composición de un hecho o el análisis de una actividad. Organigrama • Representa un gráfico que ilustra la estructura de una organización, niveles de autoridad, jerarquía y responsabilidad. TÉCNICAS DE TIPO ADMINISTRATIVO Punto de equilibrio • Técnica administrativa que permite a la alta gerencia establecer relaciones entre sus ingresos, costos y sus utilidades. Análisis marginal • Llamada también incremental. Se utiliza para decidir sobre el hecho de agregar una característica la producto. Árbol de decisiones • Puntos de decisión, hechos fortuitos y las variabilidades existentes en los diferentes curso de acción se presenta en forma de árbol, lo cual permite que se aprecian las alternativas mas efectivas. • Su principal ventaja es la de ubicarse en los aspectos relevantes de la decisión. TÉCNICAS DE TIPO ADMINISTRATIVO Calidad total • Muestra la decisiones del personal de la organización de adecuar un producto a los requerimientos del cliente. • Disposición de mejora continua y al cambio en los hábitos de trabajo. Reingeniería • Se validan o replantean los procesos. • Esquema organizacional y los sistemas administrativos con la finalidad de realizar cambios de transcendencia que permitan una mayor competitividad de la organización y de su personal. TÉCNICAS DE TIPO OPERATIVO Programación lineal • Utilizada para la asignación de recursos limitados con el fin de optimizar. • Es ideal que existan alternativas para crear mezclas de productos o servicios Filas de espera • Ayuda en la decisión para encontrar un equilibrio entre el costo de tener una fila de espera y su costo de servicio. • Considerar el número de clientes y los ritmos de llegada y servicio. Simulación • Consiste en crear un escenario real y con base en él manipular a discreción diferentes variables (precios, ventas, costos y personal). • Requiere de un software especial. TÉCNICAS DE TIPO OPERACIONAL Teoría de juegos • Sirve para decidir la selección de una estrategia positiva en un escenario de competencia. Modelo de inventarios • Relación con el estudio de existencias, su cantidad óptima, pedidos y disposición justo a tiempo. • Satisfacer la demanda de los clientes, que es a quienes va dirigida la atención.
