FACULTAD DE CONTADURIA SISTEMAS DE INFORMACION

FACULTAD DE CONTADURIA
SISTEMAS DE INFORMACION
I.- Teoría de los Sistemas

1.1.-Concepto de Sistemas
Sistema.-Es una palabra cuyas raíces
provienen del Griego Syn que significa
Con e Istemi que significa Coloco o la
intervención de dos o mas cosas las
cuales se unen o colocan de tal forma
que se conjugan.
Teoría de los Sistemas
Sistema.- Conjunto de partes, cosas,
elementos íntimamente ligados entre si de
tal forma que integran un todo.
Sistema.- Combinación de varias partes
interrelacionadas para obtener cierto
resultado.
Sistema.- Conjunto de elementos y
procedimientos íntimamente relacionados
que tienen como propósito el logro de
determinados objetivos.
Teoría de los Sistemas
Sistemas.- Conjunto de normas, métodos y
procedimientos interrelacionados encaminados al
logro de objetivos.
Se pueden dar definiciones de sistemas en relación
a sucesos, eventos, características, etc.
Como pueden ser:
Sistema Solar, Sistema Económico, Sistema de
Información, Sistema Financiero Mexicano,
Sistema Nacional Bancario.
Teoría de los Sistemas
Otros Ejemplos de Sistemas:
Sistema
Elementos
Fábrica
Hombres, Maquinaria,
Materiales, etc.
Club Social
Miembros
Meta Básica
Prod. De Artículos
Recreación Miembros
Computador Componentes Físicos Procesamiento de datos
Conexiones e Información
Sistema Juego Jugadores, Políticas
(Fut-bol)
Procedimientos
Triunfos
Teoría de los Sistemas
Características de los Sistemas
Más que características podríamos decir que
los sistemas deben tener como mínimo las
siguientes cualidades
Estabilidad.- Es la cualidad por medio de la
cual el Sistema permanece a su nivel de
funcionamiento frente a factores externos
que pudieran afectarle.
Teoría de los Sistemas
Adaptabilidad.- Es la cualidad por medio del cual
el
sistema
es
capaz
de
evolucionar
dinámicamente, de manera que en el trayecto de
todas sus etapas conserve su eficacia y su
orientación al objetivo que tiene planeado.
Eficacia.- Todos los sistemas deben diseñarse
y estructurarse en base a una rentabilidad de los
componentes que intervienen, buscando el uso
óptimo de energía y recursos, evitando toda
accion innecesaria
Teoría de los Sistemas
Sinergia.- Es la cualidad por la cual el
sistema es superior a las de sus
componentes sumados individualmente.
Ciclo de los Sistemas
Secuencia de actividades para la solución
de un problema, obtención de un producto o
la generación de información
Teoría de los Sistemas
El ciclo de cualquier sistema está formado
por las siguientes acciones:
Póliticas
Control
Planes
Objetivos
Entrada
Proceso
Salida
Retroalimentación
Teoría de los Sistemas
Entrada
Proceso
Salida
Datos
Retroalimentación
Productos
Insumos
Servicios
Máquinas
Información
Dinero
Mano de obra
Cualquier sistema va tener en común una entrada
o una base de la cual partir y que le va a servir
para alimentarse, ya sea en forma de datos,
insumos, mano de obra, etc.
Teoría de los Sistemas

Posteriormente se lleva a cabo la
interrelación de estos elementos que sería el
proceso o transformación y obtención de los
resultados por medio de servicios,
información o productos y que se dan a
través de la salida
El Sistema tendrá que estarse controlando
por medio de:
Teoría de los Sistemas
Políticas
Planes
Procedimientos
Sería la forma de comprobar si los
resultados obtenidos fueron como se fijaron
originalmente.
Teoría de los Sistemas
Por último viene la retroalimentación que nos
indica que el sistema no termina al obtener el
resultado, sino que nos sirve para tomar
decisiones y a la vez nos puede servir para
alimentar otro sistema.
Por ejemplo:
Entrada
Hrs.trabajadas
Proceso
Salida
Sueldo Semanal de
cada empleado
Teoría de los Sistemas
Entrada
Proceso
Sueldo semanal
De cada trabajador
Salida
Costo semanal
por departamento
Clasificación de los sistemas
Sistemas Naturales.No interviene la mano del hombre en su creación
Ejemplo:
Teoría de Sistemas
Sistema Solar
Sistema Ecológico
Sistema del Organismo Humano
Sistemas Elaborados
Se originan de alguna necesidad del hombre
Ejemplo:
Sistemas Administrativos.- Es un plan práctico y
completo (usando datos), para obtener, coordinar
y controlar las actividades de una organización.
Teoría de los Sistemas
Sistemas de Producción.-Es el formado por el
binomio hombre-máquina de que se vale la
empresa para la elaboración de artículos y
satisfactores. Su común denominador es la
coordinación de las habilidades del hombre y la
capacidad de la máquina.
Sistemas de Información.-Es el conjunto de
elementos
y
procedimientos
íntimamente
relacionados y que tiene como propósito manejar
datos y elaborar reportes que permitan tomar
decisiones adecuadas para el logro de los
objetivos de una organización.
Teoría de los Sistemas
Los Sistemas elaborados se pueden elaborar en
tres grandes grupos:
-Sociales
-Políticos
-Económicos
Determinísticos
Probabilísticas
Sistemas determinísticos.-Son aquellos en los que
se pueden definir los resultados con toda certeza,
dentro de la administración este tipo de sistemas
es poco probable, aunque la tendencia es tratar de
acercarse a ellos mediante políticas y
procedimientos bien definidos que apoyen la
operación de los mismos.
Teoría de los Sistemas
Sistemas Probabilísticas.-Son aquellos en los que
en sus resultados existe incertidumbre, a estos
pertenecen la mayoría de los sistemas
administrativos y de producción.
Podríamos cuestionarnos y decir una línea de
producción normalmente debe de estar medida en
cuanto al número de unidades, tiempos etc. Pero
podemos predecir accidentes, descomposturas,
etc. Que aunque pudieran no ser comunes, existe
la probabilidad de que los haya en mínima
proporción, lo ideal es que fueran deteminísticos.
Teoría de los Sistemas
Otra clasificación de los Sistemas Elaborados
Sistemas Abiertos.-Interactúan con su ambiente o
tienen interrelación con otro sistemas, por
ejemplo: el Sistema Financiero de una empresa, a
su vez forma parte de las cuentas nacionales y
este de la Balanza de pagos, que a la vez está
vinculada con la de otro países.
Sistemas Cerrados.-Son aquellos que no tienen
ninguna interrelación con otros sistemas, lo cual
sería muy difícil de determinar cuando es cerrado.
Otra Clasificación podría caer en los llamados:
Teoría de los Sistemas
Subsistemas y Suprasistemas.Para poder entender esta clasificación podemos
decir que cada Sistema está contenido en otro
mayor.
Subsistema.-Subconjunto de un conjunto llamado
Sistema.
Suprasistema.-Es un conjunto mayor
Ejemplo:
Teoría de los Sistemas
LA ORGANIZACIÓN
Informática Mercadotecnia Producción Recursos Humanos
Finanzas
Jurídico
Teoría de la Información
Concepto de Información.-Datos organizados de
una manera útil para auxiliar a la toma de
decisiones.
Datos.- La palabra dato proviene del Latín
Datum, que significa hecho o mensaje sin evaluar,
considerados también como la materia prima a
partir de la cual se obtiene la información.
Algunos autores tienden a manejarlos como
sinónimos, pero considero que existe una gran
diferencia y que se visualiza mas claramente en el
siguiente esquema:
Teoría de la Información
DATOS
PROCESO
INFORMACIÒN
ACCION
INFORMACION
BUENAS DECISIONES
ACTUACION ADECUADA
LOGRO DE OBJETIVOS
Teoría de la Información
Características de la Información
La información de calidad en manos de personal que la
pueda utilizar eficientemente será el mejor respaldo para
tomar buenas decisiones, por lo que es conveniente que
dicha información reúna los siguientes requisitos:
Oportunidad.- Esta característica se refiere a que se
debe contar con la información en el momento preciso, ya
que el retraso le resta eficiencia y en algunos casos
validez.
Es necesario que el intervalo de respuesta sea lo
suficientemente corto para que la información no pierda
su frescura y valor.
Teoría de la Información
Confiabilidad.-Tener la seguridad de que las decisiones que se tomen
en base a la información es la adecuada.
Objetividad.-Esta característica se refiere a que se provea solamente
la información necesaria y relevante.
Completa.-Esta característica se refiere a proporcionar toda la
información necesaria para la toma de decisiones.
Utilidad.-Esta característica se refiere a que es la información útil la
que se necesita saber y descontinuar la que ya perdió validez.
Imparcialidad.-Esta característica se refiere a que no exista la
posibilidad de alterar o modificar la información con el fin de hacer
llegar a una conclusión esperada.
Teoría de la Información
Clasificación de la Información.
La información la podemos clasificar en:
Información Activa.-Es aquella que requiere que quien la
reciba inicie una acción.
Ejemplo: Los pedidos de material que se hacen al almacén
por los distintos departamentos, la acción será procesar el
pedido en cierta forma que pueda ser surtido.
Información Inactiva.-Es aquella que no requiere que se
realice una acción como resultado de la misma.
Ejemplo: El informe de la Nómina de un período anterior,
esta ya se pago y no requiere de ninguna acción.
Teoría de la Información
Información recurrente.- Es aquella que se genera a
intervalos regulares.
Ejemplo: La Nómina quincenal, emisión de los estados
financieros, pago de los impuestos.
Información no recurrente.- Es que se formula
ocasionalmente para auxiliar en la toma de decisiones.
Ejemplo: La ampliación de una Fábrica, la ampliación de
una línea de productos.
Información Documentada.-Es aquella de tipo formal que
se registra por escrito o se queda almacenada en medios
magnéticos utilizados por el computador.
Teoría de la Información
Información Oral.-No se registra por escrito y se
pierde al terminar la comunicación.
Esta
información tiene la desventaja que no es
controlable.
Información Interna.-Es la que se genera dentro
de la empresa. Ejemplo: Los estados financieros,
los presupuestos, nóminas, etc.
Información Externa.-Es aquella que genera en
el ambiente de la empresa.
Ejemplo: La demanda de un producto, índice
inflacionario, situación del dólar.
Teoría de la Información
Información Histórica.- Es aquella que se toma como base para
elaborar proyecciones futuras. La información contable es histórica y
nos puede permitir estimar estados futuros de la empresa. Se basa en
hechos pasados sobre los cuales ya no se tiene ningún control.
Información Proyectada a futuro.-Nos indica cual es el estado
de cierta información en un tiempo posterior al actual.
Ejemplo:Los estados financieros proyectados.
La información externa y proyectada a futuro son importantes para las
organizaciones porque dedican mas porcentaje de su tiempo a
funciones de Planeación y los niveles inferiores utilizan un mayor
porcentaje de tiempo a funciones de control. Por lo que la alta
dirección requiere mayor información acerca del ambiente externo,
mientras que los niveles inferiores requieren mayor cantidad de
información acerca del ambiente interno de la organización.
Teoría de la Información
La información en el Proceso de Toma de Decisiones
El proceso de toma de decisiones es una de las actividades que
se realizan con mayor frecuencia en el mundo de los negocios,
se presentan en todos los niveles de la empresa, desde
asistentes o auxiliares, hasta directores generales de la
empresa.
Concepto de decisión.-Selección de un curso especifico de
acción en base a una serie de elementos (Información) que de
acuerdo a lo confiable que sean los elementos dependerá en
mucho lo adecuado de la decisión que se tome.
Elementos integrantes del Proceso de Toma de Decisiones:
Teoría de la Información
Objetivos.-Nos indica hacia donde queremos ir y hacia
donde nos lleva la decisión de que se trate. Además los
objetivos deben ser cuantificables, claros y reales, a fin de
que puedan ser comparables con los resultados obtenidos
y así poder corregir en caso de desviaciones.
Información.-Nos permite conocer la situación actual y
estimar la futura relacionada con la decisión que debemos
tomar.
Por ejemplo: si nuestro objetivo es un incremento del 10%
en nuestras ventas, necesitamos documentarnos sobre el
mercado potencial de nuestros productos, los precios
actuales de la competencia, los costos actuales de
producción etc.
Teoría de la Información
Predicción.-Nos permite evaluar o definir cuales serian
las posibles alternativas a seguir y los posibles efectos
sobre factores como: costos, utilidades, incremento de
nuestro mercado, etc.
Evaluación.- Con base en la información disponible se
evalúan esas predicciones considerando los objetivos
fijados.
ETAPAS EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
Detección.- Consiste en determinar la existencia de un
problema, el encargado de la toma de decisiones debe
estar
Informado y recopilar toda la información
necesaria sobre el problema de que se trate.
Teoría de la Información
Ejemplo: Se pretende lanzar un producto al mercado, por
lo que hay que realizar un estudio de mercado para ver la
repercusión que pueda tener y el efecto en términos
monetarios, tanto de costos como de beneficios para la
empresa.
Diseño.-El encargado de resolver el problema trata de
desarrollar un conjunto de soluciones factibles, se informa
de las posibles maneras de abordar el problema y las
evalúa.
Selección.-Se opta por una de las soluciones.-Si todas las
alternativas han sido evaluadas correctamente, esta etapa
es la de mas simple ejecución.
Implantación.- En esta etapa se asegura que la solución
se lleve a cabo.
Sistemas de Información
Concepto de Sistemas de Información.-Conjunto
de elementos y procedimientos íntimamente
relacionados que tienen como propósito manejar
datos y elaborar reportes que permitan tomar
decisiones adecuadas para el logro de los
objetivos de la organización.
Sistemas de Información .-Conjunto de elementos
que interactúan entre si con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio.
Estos
elementos son de naturaleza diversa y
normalmente incluyen:
Sistemas de Información
– Elementos de un Sistema de Información
– Equipo Computacional
– El Recurso Humano que interactúa con el
Sistema de Información
– Los datos o información fuente que son
introducidos en el sistema
– Los programas que son procesados y producen
diferentes tipos de resultados
Sistemas de Información
OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACION
1.-Manejar eficientemente la información y
proporcionar a la gerencia información oportuna.
2.-Establecer la distribución de información mas
deseable, así como los servicios y equipo a toda
una organización.
Sistemas de Información
3.-Cubrir las necesidades de los usuarios y
clientes
4.-Minimizar los costos de operación
5.-Eliminar los servicios duplicados, conflictivos e
innecesarios.
6.-Facilitar el flujo de información a través de los
diferentes niveles de una organización.
Sistemas de Información
7.-Acelerar el acceso a la información en un
sistema y la disponibilidad de la misma.,
que finalmente va a redundar en:
Reducir costos, aumentar ingresos y mejorar
servicios que como es de suponerse repercutirá en
mayores utilidades para la empresa.
Sistemas de Información
CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
NACIMIENTO----DESARROLLO----PRODUCCION----MUERTE
Nacimiento.-Se inicia cuando se piensa en la necesidad de
producir un sistema de Información que proporcione
información deseada.
Desarrollo.-La idea se vuelve realidad, es en esta etapa
cuando los analistas de sistemas, programadores y
usuarios trabajan coordinadamente para analizar las
necesidades y diseñar e sistema deseado.
Sistemas de Información
Producción.- Esta etapa es la mas prolongada de las
cuatro y dura entre 5 y 12 años. Durante esta etapa los
sistemas de información se modifican constantemente
(mantenimiento) para tenerlos al día, con las cambiantes
necesidades de la organización.
Muerte.-La acumulación de modificaciones en un sistema
de información dinámica, a la larga afecta su eficiencia,
esta etapa llega cuando el sistema se vuelve tan
complicado en su mantenimiento y operación, por lo que
ya no es rentable para la empresa, ni desde el punto de
vista económico ni operativo. En ese momento se deshecha
y se reinicia el ciclo.
Sistemas de Información
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Equipo de Computo.-Para recibir los datos y
generar información
Recursos Humanos.-Los que diseñan y manejan el
sistema, los usuarios.
Los datos.-Que son introducidos al sistema para
obtener la información deseada.
Los Programas.-Que son procesados y producen
diferentes tipos de resultados.
Sistemas
y
Procedimientos.-Para
marcar
obligaciones, responsabilidades y operaciones
para el funcionamiento adecuado del sistema.
Sistemas de Información
Algunos de los problemas que orillan a los
directivos a implantar sistemas de información
1.-Insuficiencia del sistema actual en virtud del
crecimiento de la empresa
2.-Deficiencia de los sistemas vigentes
3.-creación de nuevos sistemas, en virtud del
crecimiento de la empresa.
Sistemas de Información
CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
Sistemas Transaccionales
Características:
- A través de ellos suelen lograrse ahorros significativos de
mano de obra.
- Normalmente son el primer tipo de sistemas de
información que se implanta en las organizaciones.
- Son intensivos en entrada y salida de información, pero
sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco
sofisticados.
- A través de estos sistemas se cargan grandes bases de
información para su explotación posterior.
Sistemas de Información
- Son fáciles de justificar ante la Dirección General, ya
que sus beneficios son visibles y palpables. El proceso y
justificación puede realizarse enfrentando ingresos contra
costos.
- Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación que
se encuentran en el mercado.
Ejemplos:
Sistemas de Pagos, Cobros, Pólizas, Control de
inventarios, Nominas, Contabilidad, etc.
Sistemas de Apoyo a las decisiones
Características:
Sistemas de Información
- Suelen introducirse después de haberse implantado los
sistemas transaccionales mas relevante de la empresa, ya
que estos últimos constituyen su plataforma de
información.
- La información que generan sirve de apoyo a los mandos
intermedios y a la alta administración en el proceso de
toma de decisiones.
- Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entrada y
salidas de información.
- No suelen ahorrar mano de obra.
Sistemas de Información
-
Debido a lo anterior, la justificación económica para el
desarrollo de estos sistemas, es difícil, ya que no se
conocen los ingresos del proyecto de inversión
- Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente
por el usuario final sin la participación operativa de los
analistas y programadores del área de informática
Ejemplos:
Proyecciones Financieras, Programación de producción,
Informes estadísticos, etc.
Sistemas de Información
Sistemas Estratégicos
Características:
- Su función principal no es apoyar la automatización de
procesos operativos, ni proporcionar información para
apoyar a la toma de decisiones, sin embargo este tipo de
sistemas puede llevar a cabo dichas funciones.
- Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo
tanto no pueden adaptarse
fácilmente a paquetes
disponibles en el mercado.
- Su función es lograr ventajas que los competidores no
poseen, tales como ventajas en costos y servicios
difenciados con clientes y proveedores.
Sistemas de Información
Ejemplos:
Sistema de Código de Barras, Transferencias electrónicas,
etc.
El método utilizado para el desarrollo de los sistemas de
información estratégicos es el que se ha denominado:
Tradicional:
Por lo sofisticado que resulta el desarrollo de esta
aplicación, su creación se hace a través del método
tradicional de desarrollo:
Factibilidad---Análisis---Diseño---Programación---Pruebas--Implantación---Operación
Sistemas de Información
Incrementos
Continuamente se hacen agregados o adiciones al sistema,
para mantenerse un paso delante de la competencia, quien
puede estar desarrollando un sistema similar.
Sistemas Personales de Información
Características
Están enfocados a incrementar la productividad de sus
usuarios.
Ejemplos:
hojas de calculo, procesadores de texto, utilización de
agendas, calendarios, etc.
Sistemas de Información
ANALISTA DE SISTEMAS
Es la persona que diseña sistemas de información para
mejorar hasta un punto óptimo las relaciones reciprocas
entre hombres, materiales y recursos económicos.
ANALISIS DE SISTEMAS
El examen de una actividad, un procedimiento, un
método, una técnica o una organización, para determinar
lo que debe realizarse y como pueden efectuarse mejor
las operaciones necesarias para realzar al máximo el
alcance de los objetivos predeterminados.
Sistemas de Información
CREATIVIDAD
Hacer que algo exista, facilidad que se tiene para
crear cosas.
1.-Capacidad de análisis.-Facilidad para dividir un
problema en sus partes, relacionando todas y cada
una de ellas entre si y con el todo.
2.- Capacidad para organizar.-Consiste en planear
nuevos proyectos, diseñar u organizar un
departamento.
3.-Capacidad de redefinición.-La capacidad para
reacomodar ideas, conceptos , personas, objetos, etc.
Sistemas de Información
4.-Flexibilidad.-Capacidad para ajustarse rápidamente a
nuevos desarrollos y situaciones cambiantes.
ERRORES COMUNES QUE COMETEN LOS
ANALISTAS DE SISTEMAS
1.-Prometer economizar dinero eliminando puestos.-La
función del analista es la de atender las soluciones de
información siempre y cuando procedan, así como su
diseño e implantación.
En la realidad en muy pocas
ocasiones se elimina personal, sino que se especializa o se
dedica a otras actividades mas productivas.
Sistemas de Información
2.-No utilizar los conocimientos disponibles a su
alrededor.-Si se esta tratando de mejorar los sistemas
en base a lo que el analista sabe, las mejoras
introducidas serán muy limitadas.
Uno de los
puntos fuertes del mejor especialista en sistemas, es
su habilidad para echar mano de los conocimientos
disponibles a su alrededor.
3.-Lucir un lenguaje técnico.-El èxito de los
sistemas depende de una comunicación satisfactoria,
por lo consiguiente debe tratar de utilizar un
lenguaje claro y sencillo.
Sistemas de Información
4.-Hacer la investigación
o el estudio en
secreto.- Se hacen muchas conjeturas cuando se
realizan los estudios en secreto y normalmente son
negativos, es recomendable informarles a las
personas el porque se esta efectuando y el objetivo
del mismo.
5.-Adjudicarse el crédito.- Reconocer y agradecer
las aportaciones que se hagan al estudio que se
esta realizando y no apropiarse las aportaciones,
ya que seria frustrante para las personas que no
se les reconociera y si pudieran dar mas, simple y
sencillamente se abstendrían de hacerlo.
Sistemas de Información
6.-Usar la información del estudio para señalar
anomalías.La información que obtenga es confidencial, si
utiliza la información recopilada durante el estudio
para mostrar a cualquier persona en una situación
desfavorable, perderá su confianza y no lo
considerara profesional.
7.-Iniciar el trabajo de sistemas sin una asignación
precisa.- Antes de empezar un estudio debe
determinar previamente lo que desea obtener, para
evitar perdidas de su tiempo y el de otras personas.
Es recomendable presentar a su jefe el Proyecto el
cual deberá comprender:
Sistemas de Información
1.-Definición del problema
2.-El alcance del estudio que piensa hacer
3.-El tiempo necesario para llevarlo a cabo
4.-Cuales pueden ser los resultados
8.-Tomar el rechazo como un asunto
personal.-Es probable que después de haber
realizado el proyecto, este no sea aceptado, hay
que aceptar el rechazo en forma profesional y
no personal. Es mejor tratar de averiguar
porque se rechazo la idea.
Sistemas de Información
METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DE
SISTEMAS DE INFORMACION
En la actualidad no se conciben actividades
administrativas o de cualquier índole que no sean
planeadas u organizadas por grupos integrados y por el
personal que esta vinculado con la actividad.
1.-
PLANEACION
1.1. Estudio de Factibilidad.-Permite determinar si su
costo es rentable y sus procedimientos son realizables, esto
deberá estar reflejado en el estudio de factibilidad y en la
proposición de un diseño del sistema.
Sistemas de Información
 El
estudio de Factibilidad comprende
las siguientes etapas:

1.1.1.-Solicitud de Servicios .- Un proyecto se
inicia con una solicitud de un nuevo sistema, o por
la modificación de uno existente. Es importante
evaluar esa solicitud desde el punto de vista del
personal disponible y de la capacidad del equipo
de computo, enfrentando estas contra el beneficio
que representa a la organización.
Sistemas de Información
Aspectos importantes a evaluar
- Objetivos del sistema propuesto
– Objetivos colaterales del sistema
propuesto
– Problemas del sistema actual
– Objetivos a largo plazo
Sistemas de Información
1.2.- Creación del Equipo de Trabajo
Deberá estar integrado por el personal del área
de computo y el personal usuario del mismo, a
efecto de trabajar de manera organizada.
Se
nombra a un coordinador que se denomina Líder
del Proyecto
1.3.- Documentación del Sistema Actual
A efecto de tener un conocimiento pleno de la
actividad o procedimiento a sistematizar, se
deberá recopilar la documentación del sistema
existente
Sistemas de Información
1.4.-Diseño General completo del Sistema
propuesto
Esta parte permite hacer una evaluación tanto
económica como operativa del nuevo sistema, este
diseño deberá ser documentado tanto gráfica
como documentalmente por medio de diagramas y
su descripción documentada
1.5.- Evaluación de Factibilidad del Proyecto
Sistemas de Información
Una vez concluido del diseño general del sistema y
realizada su estimación en costos y necesidades, se
compara contra los beneficios esperados y el resultado de
este análisis Costo – Beneficio, determinará si se
continúa con el proyecto o se deshecha.
2.-Análisis de Sistemas
Consiste en descomponer un todo en sus partes mas
pequeñas para su estudio.
2.1.-Determinación de tiempos.- Cualquier proyecto debe
estar sujeto al tiempo en el cual se deben realizar las
actividades, estos tiempos dependerán de los recursos
humanos, materiales y financieros de que se dispongan en
cada fase.
Sistemas de Información
2.2.-Entrevistas con los usuarios.- Se debe mantener una
comunicación constante con los usuarios a efecto de que
ellos sean los mas interesados en que el sistema produzca.
Normalmente el inicio del análisis se da con los productos
finales del sistema (reportes) y de ahí se parte con los
procedimientos y procesos electrónicos para conseguirlos.
2.3.-Recolección de documentación y flujo de la misma.Las entrevistas con los usuarios sirven para recolectar los
documentos y reportes que se utilizan en el momento y
para determinar cual es el flujo, los cuales deben ser
estudiados en su estructura y contenido para buscar
optimizarlos.
Sistemas de Información
Esta crítica es muy importante pues no solo basta que el
documento contenga la información necesaria sino que
ésta debe guardar un orden y no debe excederse, pues en
ambos casos provocan errores.
2.4.-Edición de Documentación, errores del sistema
actual y detección de necesidades de información
El líder del proyecto y los analistas deberán hacer:
- Compendio de la documentación, modificando todas
aquellas que no tengan las condiciones de orden y
contenido necesarias.
Sistemas de Información
-
-
Revisión de los errores del sistema actual.- Entendiendo
por errores no solo lo que está mal hecho, sino la carencia
de algún elemento.
Necesidades de información.- Este punto se refiere a lo
manifestado por los usuarios durante el dialogo que se ha
mantenido durante la fase de análisis.
2.5.-Aceptación por el usuario de la situación actual y
formalización de requerimientos de información.
- La aceptación del usuario de la situación actual, permite
al líder del proyecto y analistas, confirmar que su posición
con respecto al sistema actual es la correcta y que la
perspectiva de solución es la adecuada.
Sistemas de Información
-Formalización de requerimientos de información.Los requerimientos de información, deben quedar
formalizados y deberán quedar por escrito y
firmado los involucrados.
3.- Diseño
El diseño del sistema es la culminación del
proyecto, en el que se vierte toda la experiencia y
conocimientos que se ha adquirido durante el
tiempo en que ha sido operada la actividad por el
usuario y los conocimientos técnicos del líder del
proyecto y los analistas.
Las actividades a realizar son:
Sistemas de Información

3.1 Presentación del diseño del nuevo sistema.Es necesario que el Líder del Proyecto, analistas y
usuarios se reúnan para revisar el diseño del
sistema y se adecue en caso de existir desacuerdo
y aprobarlo. La aprobación debe ser por escrito.
 3.2 Definición de Responsabilidades.- A efecto de
avanzar ordenadamente en las acciones
resultantes para el nuevo sistema, se deberán fijar
políticas generales y encomendar a cada equipo o
persona su trabajo específico y el tiempo para
desarrollarlo
Sistemas de Información

3.3.-Acciones de Diseño.- Invariablemente todas las
acciones deberán presentar el diseño de su documento
fuente, el flujo del mismo, representado en diagramas con
la simbología estándar y su descripción.

3.4.-Definir el proceso en el computador y definir archivos
de datos y programas.

3.5.-Distribuir los programas al personal encargado de su
elaboración, indicandoles el tipo de documentación que
deberá acompañar el programa.

3.6.-Prueba de programas.-Los programas deberán ser
probados en forma individual y posteriormente junto a los
de todo el sistema.
Sistemas de Información
3.7.-Documentación.- La documentación deberá
corresponder a la que en realidad se va hacer en
el proceso del sistema y esta documentación dará
origen al Manual del Sistema que estará
integrado por:
-
Manual de Procedimientos
Manual de Programación
Manual de Operación y Control
4.-Implantación
4.1.-Aceptación e Instalación
Sistemas de Información
Consiste en iniciar el proceso del sistema diseñado y
probado en todas sus partes, normalmente se inicia con un
proceso en paralelo del sistema anterior y el sistema
actual, por un lapso que permita verificar la bondad del
nuevo sistema comparado con el anterior.
Durante esta actividad se asignan las funciones a las
áreas respectivas, se marcan calendarios y horarios de
proceso y se obtienen de los usuarios la aceptación
respectiva, entregando a cada área el Manual de
Procedimientos, a efecto de protocolizar sus funciones.
5.-Mantenimiento
Sistemas de Información
5.1.-Operación y Control.- La ejecución periódica de los
sistemas está determinada por las necesidades planteadas
por los usuarios, esta operación deberá ser de acuerdo al
Manual que se indicó en la etapa de Documentación.
6.- Auditoría de Sistemas