Sistemas de Gestión

Tema 3: SISTEMAS INTEGRADOS
DE GESTIÓN (ERPs)
1. LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
2. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
3. CRITERIOS PARA LA ELECCIÓN DE UN
SISTEMA
4. IMPLANTACIÓN
5. ANÁLISIS ECONÓMICO
6. EL MERCADO DE LOS SISTEMAS ERP
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
• Cambios en el entorno (más competitivo y
exigente) obliga a la empresas a mejorar
– la gestión
– y facilitar la integración de las distintas áreas
funcionales
• Con el objetivo de:
Mejorar los servicios a los clientes
Reducir plazos de entrega
Minimizar los inventarios de productos.
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
• Surgen en los años 90 como evolución de
los sistemas existentes
–
–
–
–
MRP (sistemas de gestión de inventarios)
MRP II (planificación de producción)
Programas de contabilidad
Aplicaciones de gestión de facturación
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
• Los ERP’s tienen como objetivo facilitar la
gestión de todos los recursos de la
empresa, a través de la integración de la
información de los distintos departamentos
y áreas funcionales.
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
• Organización tradicional cada departamento se
centra en resolver las tareas asignadas de manera
eficaz y eficiente.
• Encaminado a mejorar la productividad: división
y especialización del trabajo
• La Introducción de la informática permitió dar
soporte a cada uno de los departamentos y áreas
funcionales de forma aislada.
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
• Pero los departamentos se centran en su
función y pierden la visión global de las
actividades de la organización.
• Ello puede llevar a dificultades:
– de comunicación interdepartamental
– y el flujo de actividades que se desarrolla a
nivel global por la empresa..
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
• Es necesaria adoptar una nueva visión del
funcionamiento de la organización, más
orientada hacia el cliente y hacia el
resultado global
–LA VISIÓN POR PROCESOS
• Y LOS PROCESOS ATRAVIESAN DISTINTAS
UNIDADES ORGANIZATIVAS
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
• Hammer y Champy definen proceso como
“un conjunto estructurado y medible de
actividades que se desarrollan en una
organización con el objetivo de conseguir
un resultado concreto para algún cliente o
mercado específico”.
• Un proceso se caracteriza, por tanto, por
una secuencia de actividades con unos
inputs y unos outputs medibles.
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
• Valor la cantidad que los clientes están
dispuestos a pagar por lo que la empresa les
proporciona
• La cadena de valor es la secuencia de
actividades que generan valor para el cliente
final. Pueden dividirse en dos grupos:
–actividades primarias, implicadas en la producción
física del producto y su venta y entrega al comprador,
así como la asistencia post venta;
–y actividades de apoyo, que sustentan las actividades
primarias y se apoyan entre si.
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
Cadena de valor global
Cadena Valor
Proveedores
Cadena Valor
Empresa
Cadena Valor
Distribuidores
Cliente
Infraestructura de la empresa
Activ.
de
apoyo
Gestión de recursos humanos
Desarrollo de la tecnología
Abastecimientos
Logística
interna
Producción
Logística
externa
Marketing y
ventas
Posventa
Margen
Actividades primarias
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
 Los sistemas ERP permiten integrar los flujos
de información de los distintos departamentos,
facilitando el seguimiento de las actividades
que constituyen la cadena de valor.
 La cadena de valor sobrepasa los límites de la
empresa, ya que incluye tanto actividades
realizadas por los proveedores, como a las
propias del canal de distribución.
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
• Los modernos sistemas ERP incluyen el
soporte y la integración de las actividades
de los proveedores y los distribuidores:
– SCM: Gestión de la cadena de suministros
– CRM: Gestión integral de las relaciones con
los clientes
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
• La gestión de procesos implica una visión
horizontal del funcionamiento de la empresa,
donde las unidades organizativas pasan a ser
consideradas como eslabones de una cadena de
prestación de servicios.
• El énfasis se centra en qué, cómo, por qué y
para quién se hacen las cosas y no tanto en el
quién las hace, es decir, la empresa desplaza su
punto de mira del producto hacia el cliente, ya
que la clave del éxito es generar valor y mejorar
la satisfacción del cliente
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3.1.-LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIÓN INTEGRAL
• Los autores no son unánimes a la hora de marcar los
procesos principales de la empresa. La mayoría de las
empresas identifican entre 10 y 20 los procesos clave.
En la tabla siguiente se presentan varios procesos
típicos de una empresa de fabricación:
Procesos operativos
 Diseño y desarrollo de nuevos
productos
 Captación de clientes
 Identificación de los
requerim ientos de los clientes
 Fabricación
 Logística integrada
 Gestión de pedidos
 Servicio Postventa
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Procesos de gestión
 Control del funcionam iento y
resultado




Gestión de recursos hum anos
Gestión de la inform ación
Gestión de activos
Planificación y asignación de
recursos
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3.2. CARACTERÍSTICAS DE UN
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
• Surgieron con el objetivo de facilitar un sistema
que cubriera todas las áreas funcionales de una
empresa de forma integrada: finanzas,
producción,
compras,
ventas,
recursos
humanos, etc.
• Podemos definir un ERP como un sistema
integrado de software de gestión empresarial,
compuesto por un conjunto de módulos
funcionales (logística, finanzas, RRHH, etc.)
susceptibles de ser adaptados a las necesidades
de cada cliente.
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3.2. CARACTERÍSTICAS DE UN
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
• Un sistema ERP combina la funcionalidad de los
distintos programas de gestión en uno solo,
basándose en una única base de datos centralizada.
Ello permite garantizar la integridad y unicidad de
los datos.
• Un sistema de estas características debería estar
adaptado
para
funcionar
en
entornos
internacionales, soportando la gestión de varios
idiomas, monedas y sistemas de tributación, así
como la generación de informes y documentos
adaptados a la legislación vigente de cada país.
• A
medida
de
un
determinado
sector:
SECTORIALES o VERTICALES
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3.2. CARACTERÍSTICAS DE UN
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Cada proveedor define la modularización de su solución atendiendo a razones comerciales o técnicas.
• Estructura de un ERP
P ro ce s o s
p rin cip a le s
G estión Fin an c iera y
C on trol
A p rovision am ien to y
log ística In tern a
V en tas y Log ística
E xtern a
P rod u cción
G estión d e M ed ios
T écn icos
G estión d e R ecu rsos
H u m an os
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M ó d u lo s R 3 d e
SAP
Fin an ce
T reasu re
M an ag em en t
E n trep rise
C on trollin g
In vest M an ag em en t
M aterial
M an ag em en t
S ales an d
D istrib u tion
P rod u ction P lan n in g
P lan t M ain ten an ce
M ó d u lo s d e
L IB R A
Lib ra Fin an ciera
H u m an R esou rces
Lib ra R ecu rsos
H u m an os
Lib ra C om p ras
Lib ra A lm acen es
Lib ra V en tas
Lib ra P rod u cción
Lib ra G estión d e
M ed ios T écn icos y
M an ten im ien to
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3.2. CARACTERÍSTICAS DE UN
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
•
•
•
•
•
•
Módulo aprovisionamiento
Módulo de producción
Módulo de ventas
Módulo de finanzas
Módulo de RRHH
Módulo de gestión de medios técnicos y
mantenimiento
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Módulo de aprovisionamiento
• 2 Bases de datos fundamentales:
– Materiales
– Proveedores
• Facilita la planificación de los pedidos a
proveedores a partir de las necesidades de
compras de la empresa.
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Módulo de producción
• Gestiona los materiales y servicios
empleados en la cadena de producción de
una empresa, así como los recursos
(máquinas, utillaje, personal) utilizados.
• Planificación de los materiales y de las
capacidades de los recursos, lanzando
ordenes de montaje o de fabricación.
• Integrado al módulo de aprovisionamiento
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Módulo de ventas
• Relación
empresa-clientes
(danto
soporte a las actividades de pre-venta y
post-venta)
• Facilita la gestión y configuración de
pedidos, logística de distribución,
preparación de entregas y transporte.
• Integrado con módulos de almacén,
logística, financiero, etc.
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Módulo de finanzas
• Contabilidad y gestión financiera de la empresa.
Contabilidad financiera y de costes.
• Integrado con el resto de módulos.
• Funciones:
– Contabilización de operaciones
– Elaboración de balances y cuentas de resultados
– Presupuestos
– Gestión de tesorería
– Gestión de activos
• Funciones específicas de administración:
Facturación, liquidación de impuestos, gestión de
cobros e impagados
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Módulo de Recursos Humanos
• Gestión del personal:
–
–
–
–
–
–
–
–
Organigrama
Planificación necesidades de personal
Evaluación y selección de personal
Control de presencia
Contratos
Formación
Nóminas
Movilidad
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Módulo de Gestión de Medios Técnicos y
Mantenimiento
• Facilita el control y asegura la
disponibilidad de:
–
–
–
–
Recursos materiales
Recursos técnicos
Maquinaria
Elementos de transporte y recambios
• Integra compras y mantenimiento
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3.2. CARACTERÍSTICAS GENERALES
DE UN ERP
• Capacidad de parametrización: permite adaptar el
funcionamiento del sistema a las necesidades concretas
de cada empresa, incorporar nuevas funciones o modos
de funcionamiento a medida que la empresa lo requiere.
•
•
•
•
•
Adaptación de la estructura de la empresa.
Interfaz de usuario avanzada y flexible
Integración con otras aplicaciones
Capacidad de acceso a información
Otras características (ayuda en línea, seguridad, etc.
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3.3. CRITERIOS PARA LA ELECCIÓN DE
UN SISTEMA ERP
• Funcionalidad del ERP: módulos que ofrece para dar
soporte a las necesidades de las distintas áreas
funcionales de la empresa.
• Criterios técnicos: Plataformas, BBDD, lenguajes de
programación, herramientas de desarrollo.
• Criterios económicos. Coste de licencias, instalación,
servicios consultoría asociados, mantenimiento.
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3.3. CRITERIOS PARA LA ELECCIÓN DE
UN SISTEMA ERP
• Criterios organizativos: Evaluación del impacto y
cambios en la organización.
• Facilidad de uso: de las herramientas.
• Proveedores: Fabricante del ERP y Consultora que
hace la implantación.
• Referencias de implantación: Del producto y de
la empresa consultora. Preferente en el mismo sector
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3.4. IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA
ERP
• Procesos de implantación complejos y costosos por la
dificultad técnica y organizativa que conlleva.
• Coste de ERP y servicios elevado. Para medianas y
grandes empresas
• Peligro de infravalorar plazos de ejecución y recursos
necesarios
• Puede implicar cambios importantes en procesos y
organización.
• Factores claves: Participación y formación de empleados
(principales usuarios del sistema) y compromiso de la alta
dirección
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3.4. IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA
ERP
• La implantación comienza con el estudio técnico y
funcional, que deberá tener en cuenta las restricciones
económicas y temporales del proyecto.
• Después deberá realizarse un estudio de viabilidad para
detectar carencias funcionales, que se manifiestan como
diferencias entre los requerimientos definidos y la
cobertura que da el ERP.
• Se define el alcance funcional (módulos), el alcance
organizativo (departamento y procesos) y la viabilidad del
mismo teniendo en cuenta las restricciones económicas
(presupuesto disponible), las restricciones técnicas, las
temporales, así como el nivel de compromiso interno.
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3.4. IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA
ERP
• Se determinan desarrollos específicos para
cubrir necesidad específica de la empresa.
• Posteriormente
adoptar
estrategia
de
implantación progresiva de módulos.
• ERP puede incorporar herramientas de control
del proyecto
• Los prototipos son de gran ayuda para ver
funcionalidades, validar alternativas e
identificar mejoras de los procesos de
organización.
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3.4. IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA
ERP
• Entre los factores críticos de éxito:
– Planificación realista (tener en cuenta las restricciones
técnicas, económicas y organizativas)
– Compromiso de la dirección con el proyecto
– Definición precisa de los objetivos
– Gestión del cambio organizativo
– Formación y soporte técnico a los usuarios
– Equipo de implantación con experiencia en el sistema
y dedicación a tiempo completo (usuarios,
informáticos propios y consultores externos).
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3.4. IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA
ERP
• El ajuste técnico del sistema, las demostraciones prácticas
y la formación de los usuarios constituyen las últimas
etapas.
• Durante todo el proceso se debe tener en cuenta la gestión
del cambio organizativo, que deberán contar con el
compromiso firme de la alta dirección de la empresa.
• Documentación: técnica del sistema, manuales de
procedimientos, de usuario final, material de formación
(ejemplos, casos prácticos).
• Mantenimiento y actualización ERP: Necesidad de
recursos técnicos y humanos para llevarlo a cabo, así
como disponer de presupuesto que lo garantice.
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3.5. ANÁLISIS ECONÓMICO
• Inversión en hardware y software básicos:
– Plataforma técnica: Servidores, SO y SGBD
relacionales.
– Considerar hard y soft mínimos que han de tener los
equipos clientes, así como los requisitos de los
sistemas de comunicaciones.
– Prever inversiones en impresoras y otros
dispositivos (terminales de radiofrecuencia, lectores
de códigos de barras, etc.)
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3.5. ANÁLISIS ECONÓMICO
• Inversión en licencias del ERP
– Licencia por equipo o usuario y/o módulo a utilizar
– Modalidad ASP  Enfocado a alquiler
• Coste de implantación
– Servicios externos de consultoría, formación.
documentación, etc.
• Coste servicios de telecomunicaciones
– Para el intercambio de datos e información entre
oficinas, almacenes, fábricas, etc.
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3.5. ANÁLISIS ECONÓMICO
• Desarrollos específicos
– Nuevas funciones que incorporará el ERP
• Gastos de mantenimiento
– Anualmente suponen entre un 15 y un 20% de
la inversión inicial.
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3.6. El mercado de los ERP
• Crecimiento grande del mercado debido al euro y
al efecto 2000.
• También ha influido la necesidad de dar soporte a
sistemas SCM y CRM
• EL ERP más notorio es el SAP/R3 de sap
• Otros: BaaN, JD Edwards, PeopleSoft, Navision,
Ross Systems, Oracle Applications, Adonix
• ERP español: LIBRA de EDISA basado en
Oracle
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