procedimientos - proceso custodia de pagarë

PROCEDIMIENTOS - PROCESO CUSTODIA DE PAGARË
CODIGO: SUBOP – CUS 001
Envío de Pagarés por Oficinas
Fecha del Documento: 10/10/2013
Fecha última modificación: 07-04-2013
Página: 1/ 12
Subgerencia de Operaciones
Proceso clave:
Custodia de Pagarés
Subproceso:
Envío de Pagarés por Oficinas
Introducción
Alcance
Actividades descritas
en procedimiento:
Objetivos:
Políticas
Procesos
Relacionados:
Áreas:







Con el propósito de instaurar procedimientos de administración, control,
supervisión de pagarés, se ha decido realizar un procedimiento que ayude a las
Oficinas a mantener un adecuado control sobre su envío a Casa Matriz, y así
disminuir el riesgo de pérdida o extravío de estos documentos, a fin de mantener
un ordenamiento generalizado y efectivo al momento de ejecutar entre otros
arqueo físicos, y periódicos a los créditos vigentes, según reportes de carteras a
una determinada fecha.
Se aplica a todos los pagarés generados en el proceso de crédito, los cuales
deben ser enviados por las oficinas a la Casa Matriz para su resguardo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Creación de informe de estado de pagaré.
Preparación de envío de valija (vacía).
Recepción de informe y valija (vacía).
Recopilación de antecedentes.
Preparación de valija.
Recepción de la valija (con documentos).
Definir la operatoria administrativa utilizada en esta Cooperativa, tanto en
oficinas regionales como las metropolitanas, para asegurar la integridad del
envío y de custodia de pagaré.
MUP – Generalidades –Pagarés
Ley 18.092 sobre Letras de Cambio y Pagarés
 Proceso de colocación de crédito en Oficinas.
 Control de pagarés.
 Cobranza de crédito.
 Responsabilidades de JOP.
 Envío de documentación a Oficina.
Riesgos del Proceso
Operaciones.
Control de Pagaré.
Oficinas.
Contraloría.
Cobranzas.
Fiscalía.
Logística y Adquisiciones.
Mediciones del
Proceso
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento: 1.0






Pérdida de pagarés en Oficina.
Pérdida de pagarés en tránsito.
Pagarés con información enmendada.
Falta de información de respaldo de set crédito.
Días de atraso envío de pagarés por Oficinas.
Pagarés en tránsito.
Control de Pagaré
Oficial de Riesgo Operacional
Subgerente de operaciones
Fecha
Fecha
Fecha
9-10-2013
07-04-2013
08-04-2013
PROCEDIMIENTOS - PROCESO CUSTODIA DE PAGARË
CODIGO: SUBOP – CUS 001
Envío de Pagarés por Oficinas
Departamento de Operaciones
I.
1.
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Descripción del Procedimiento
Envío de Pagaré
Entradas:
Informe Control Pagaré
N° y Nombre de
la Tarea
Responsable
Descripción
Salidas:
Envío de Valija
1. Creación de
Informe de
Estado de
Pagaré.
Encargado
de Custodia
de Pagaré.
El Encargado de control de pagaré, todas las semanas realiza un informe sobre
el estado de la documentación de cada una de las colocaciones de créditos
otorgadas, en él se verifica si la documentación ha sido enviada a Control de
Pagaré o si se encuentra pendiente de envío por las oficinas.
Apoyo
Computacional
Formulario
de Apoyo
Microsoft
Excel
Sistema
Génesis.
Anexo 1 Informe de
Control de
Pagaré.
Una vez realizado el informe procede a enviar a través de correo electrónico a
cada uno de los JOP de las oficinas el estado de sus colocaciones.
2. Preparación
de Envío de
Valija (vacía).
Encargado
de Custodia
de Pagaré.
El encargado de pagaré procede a verificar el estado de cada uno de las valijas y
los precintos (sello de seguridad) que serán enviados a las oficinas, para lo cual
solicita al Departamento de Logística y Adquisiciones el envío a las oficinas a
través de Correos de Chile.
Valija tipo
3. Recepción de
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento
JOP
Precinto tipo
El JOP Recepciona el informe de control de pagarés y la valija con los precintos.
Control de Pagaré
Oficial de Riesgo Operacional
Subgerente de operaciones
1.0
Fecha
Fecha
Fecha
9-10-2013
07-04-2013
08-04-2013
Control
Interno
Asociado
Encargado de
Pagaré
realiza
Control del
Estado de
Colocaciones.
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Envío de Pagarés por Oficinas
Departamento de Operaciones
Informe y Valija
(vacía).
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Página: 3/ 12
Validación del informe de control de pagaré
El JOP debe verificar a través de sus registros que la información proporcionada
en el informe de control de pagarés, es correcta a través del sistema Génesis
corroborando:



Verificación
de Informe
de Control de
Pagaré
Sistema
Génesis
N° de crédito, asociando Rut y nombre de Socio.
Verificar si la Oficina es la correcta.
Verificar si el crédito que se informa en nómina está pendiente de envío.
En el caso que los pagarés se encuentren pendientes de envío por más de 7 días
(por ejemplo en el casos de estar pendientes en notaria), se debe informar a
Custodia Pagares, a través del e-mail: [email protected]
Si el informe NO corresponde lo indicado por sus registros, el JOP debe
informar mediante correo electrónico ([email protected]) al Encargado de
control de pagaré de la situación, para que este verifique el informe recibido. Si
corresponde debe continuar con el procedimiento.
4. Recopilación
de
Antecedentes
Correo
Electrónico
Verificación
de envío de
Valija (vacía)
Validación de Valija y precintos recibidos.
El JOP debe verificar en la correspondencia recibida contengan la valija (vacía) y
los precintos correspondientes. Si la valija NO fue recepcionada debe informar
mediante correo electrónico ([email protected]) al Encargado de custodia de
pagaré sobre la situación, quien se contactará con el Departamento de Logística
para verificar la situación.
Una vez validado el informe de control de pagaré y la recepción de la valija, el
JOP debe comenzar a recopilar la información que debe tener las colocaciones
pendientes de envío de acuerdo al siguiente orden:
JOP
a) Pagaré protocolizado (notariado si corresponde).
b) Cedula de Identidad (por ambos lados).
c) Solicitud de crédito.
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
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Control de Pagaré
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Subgerente de operaciones
1.0
Fecha
Fecha
Fecha
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Página: 4/ 12
d) Otros.
Además el JOP debe ingresar a la carpeta compartida \\192.168.6.18\archivos
pdf_colocaciones) el escáner en archivo PDF de cada uno de los créditos
otorgados, de acuerdo a la oficina que se le ha sido asignada, sin crear Sub
Carpetas.
Dirección Disco Compartido
Carpeta PDF colocaciones
El formato a utilizar para nombrar los escáner realizados en PDF es el
siguiente:
Según tipos de crédito se deben ejecutar de la siguiente manera.
 Informe de créditos; fecha; Sucursal.
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
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Fecha
Fecha
Fecha
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Ejemplo nombre archivo:
Informe de créditos; 06092013; Iquique.pdf
 Solicitud de créditos; fecha; N° crédito, Sucursal.
Ejemplo nombre archivo:
Solicitud; 11022013; 685xxx; Iquique.pdf
Solicitud; 11022013; 620xxx; Iquique_Cov.Cast.pdf
Solicitud; 11022013; 630xxx; Iquique_Reneg.pdf
 Línea de crédito fines generales; fecha; N° de Solicitud; Sucursal.
Ejemplo nombre archivo:
Lineacredito_F.G.; 11022013; 4xx; Iquique
 Créditos de enlace; fecha_ N° de solicitud; Sucursal.
Ejemplo nombre archivo:
Lineacredito_enlace; 11022013_205xx; Iquique
 Anexos de pagarés o prolongaciones; Nombre apellidos, N° crédito,
N° de cuota y sucursal.
Ejemplo nombre archivo:
Jorge Valenzuela Llanos; 680xxx_07; Iquique
 Créditos comerciales; fecha; N° crédito; Sucursal.
Ejemplo nombre archivo:
Comercial; 11022013; 780xxx; Iquique
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento
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Fecha
Fecha
Fecha
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5. Preparación
de Valija
JOP
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Recopilada la información y guardada en la Base de Datos (carpeta compartida)
el JOP procede a:
Microsoft
Excel
a) Preparación del “informe de envío de pagarés” (ver anexo):
El informe de envío de pagare debe detallar la información de las colocaciones
de crédito pendientes, en donde debe detallar:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
xi.
xii.
AnexoInforme de
envío de
pagarés
Nombre del preparador del informe.
Oficina.
Número de valija.
Número de precinto.
Semanas contempladas en el informe.
Cantidad de pagarés.
Número de pagarés.
RUT del socio (sin puntos, ni guion ni digito verificador.
Digito verificador.
Apellidos del Socio (Paterno y Materno).
Nombres del Socio.
Tipos de Crédito (por ej: Crédito comercial, línea fines generales, crédito
campeón, crédito de consumo, créditos de enlace, créditos de
desahucio, otros).
Preparación
informe de
envío de
pagaré
El “informe de envío de pagaré”, debe ser enviado por el JOP mediante correo
electrónico al Encargado de Custodia de Pagaré y en la valija.,
b) Recopilación de información en valija:
El JOP debe guardar la información recopilada en la valija, de acuerdo al orden
dispuesto en el “informe de envío de pagaré” que fue desarrollado en punto
anterior. Una vez dispuesta la información de la valija de acuerdo al informe de
envío de pagarés, el JOP debe proceder a sellar la valija con el precinto recibido.
Control de
Precintos
Nota:
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento
Control de Pagaré
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Fecha
Fecha
Fecha
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07-04-2013
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Página: 7/ 12
Cualquier eliminación o pérdida de precintos, debe ser informada al Encargado
de pagarés mediante correo electrónico, en donde se debe explicar la situación.
c) Envío de valija:
Realizado el cierre de las valijas, el JOP debe enviar a través de Correos de Chile
la correspondencia a Casa Matriz, en donde se debe detallar que la valija debe
ser proporcionada a Control de Pagaré.
6. Recepción de
la Valija (con
Documentos).
Encargado
de Custodia
de Pagaré
El Departamento de Logística y Adquisiciones informa a Control de Pagarés la
recepción de la Valija.
Control de pagaré procede a recepcionar la valija, con la cual realiza las
siguientes validaciones:
Microsoft
Excel
Verificación
de la
información
recibida.
Sistema
Génesis
a)
Verifica que la valija contenga todos los documentos de acuerdo al
“Informe de envío de pagarés”
b) Verifica que las colocaciones de crédito cumplan con lo dispuesto en el
punto 5.a de presente procedimiento.
c) Verificar la información recibida en el sistema Génesis.
Si las validaciones NO son correctas, el Encargado de Custodia de Pagaré, debe
informar mediante correo electrónico a JOP de la oficina correspondiente, y
seguir los pasos descritos en el punto 1 del presente documento. Si la
información es correcta, termina el proceso hasta el próximo informe del
estado de la documentación de cada una de las colocaciones de créditos
otorgadas.
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento
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7. Devolución
Valijas.
Asistentes de
Custodia de
Pagaré.
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Página: 8/ 12
El Departamento de Custodia de Pagarés, informa a Logística y
Adquisiciones, mediante nómina la entrega y recepción de Valijas.,
para ser devueltas a cada una de las sucursales, según N° de Valijas
y Sucursal respectiva.
Microsoft
Excel
Nomina
Devolución de
Valijas a
Sucursales.
Verificación de la
información
recibida.
a)
Verifica que la valija contenga Sucursal indicada, según
nómina entregada.
b) Verifica que la valija este asignada según N° de valija,
Sucursal, de acuerdo a nómina entregada.
Si las validaciones NO son correctas, el Encargado Logística y
Adquisiciones, informan a Custodia inconveniente por el cual no
serán recepccionada dicha devolución de valijas.
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento
Control de Pagaré
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1.0
Fecha
Fecha
Fecha
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PROCEDIMIENTOS - PROCESO CUSTODIA DE PAGARË
CODIGO: SUBOP – CUS 001
Envío de Pagarés por Oficinas
Departamento de Operaciones
I.
Fecha del Documento: 10/10/2013
Fecha última modificación: 07-04-2013
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Flujograma de la Actividad
CAPUAL
Subgerencia de operaciones
Proceso de envío de pagarés por Oficinas
Fecha: Octubre 2013
Narrativa
Control de Pagaré
1. Control de Pagaré comienza el proceso realizando
el informe de control de pagaré, en donde se detalla
el estado de la documentación generada durante el
curse de los créditos otorgados por cada una de las
oficinas. Una vez determinado las oficinas con
información pendiente, se procede a enviar
mediante correo electrónico al JOP de cada oficina
el informe con las colocaciones pendientes de
envío.
Logística
Correos de Chile
Control de Pagaré
Informe Control
Pagaré
2. Control de Pagaré prepara la valija (vacía) para
ser enviada a las oficinas, para ello solicita al
departamento de Logística el envío de ellas.
Logística a través de Correos de Chile hace envío de
la valija y de otros documentos (si corresponde) a
las oficinas.
Preparación de
valija
Recepción de
Informe de Pagaré
Preparación de
envíos a oficina
Envío de
Correspondencia
3. Las oficinas a través de su JOP deben verificar el
informe enviado por Control de Pagaré, e indicar si
han o no recibido la valija (vacía) enviada.
Si la valija NO ha sido recepcionada, el JOP a través
de correo electrónico debe informar a Control de
pagaré sobre la NO recepción de la valija (vacía).
Control Pagaré realizará las gestión para ver el
estado del envío a través del departamento de
Logística.
4. El JOP debe recopilar la información de las
colocaciones de acuerdo al orden establecido (ver
Procedimiento Envío de pagarés por oficinas). a)
Pagaré, b) Cedula de Identidad (por ambos lados) c)
Solicitud de crédito, d) otros. Además debe escaner
la información y ser incorporada a la Base de datos
(o carpeta compartida) en donde se guardan los
créditos otorgados.
5. Una vez recopilada la información, el JOP debe
preparar el informe de envío de pagare (ver en
procedimiento envío de pagaré por Oficinas) el cual
debe ser enviado mediante correo electrónico a
Control de Pagaré. Además el JOP debe preparar la
valija recibida con la documentación necesaria. Las
valijas deben ser enviadas con el Precinto (sello de
seguridad) proporcionado.
Envío de Valija de Pagaré
6. Recopilada la información el JOP debe enviar a
través de Correos de Chile la valija correspondiente
a Casa Matriz e indicar que la valija debe ser
proporcionada a Control de Pagaré. Correos de
Chile hace llegar la correspondencia a Casa Matriz
al departamento de Logística, quienes informan a
Control de pagaré sobre la llegada de valija de la
respectiva oficina.
7. Control de pagaré recepciona la valija y compara
la documentación física vs el informe de pagaré
enviado por la oficina y la Base de Datos del
sistema Génesis. Si la información física NO es igual
a la proporcionada en el informe y el sistema
Génesis, procede a informar a las Oficinas sobre el
estado de sus colocaciones. Si la información es
correcta, se termina el proceso hasta el próximo
cierre.
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento:
Oficina
Recepción de Valija
No
Correcto?
Si
Recopilación de
Antecedentes
Otros
No
C.I. – Solicitud de
Crédito
¨Pagaré
BD
PDF
Informe de Envío
Pagaré
Recepción de
Informe de Pagaré
Recepción de Valija
Seguimiento de
Correspondencia y
recepción
Recepción y Envío
de Correspondencia
Preparación
de la Valija
Envío de Valija
Validación de
Informe vs Valija vs
Sistema
Correcto?
Si
Fin
Control de Pagaré
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Fecha
Fecha
Fecha
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07-04-2013
08-04-2013
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CODIGO: SUBOP – CUS 001
Envío de Pagarés por Oficinas
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Fecha última modificación: 07-04-2013
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Departamento de Operaciones
II.
3. Glosario
Termino
Valija
Precinto
III.
Definición
Medio utilizado por Capual para el envío de Pagaré.
Sello de Seguridad numerado dispuesto por Capual, para el cierre de las
valijas por las Oficinas.
Matriz RACI
Actividades /
Recursos
1. Creación de
informe de estado
de pagaré.
2. Preparación de
Envío de Valija
(vacía).
3. Recepción de
Informe y Valija
(vacía).
4. Recopilación de
Antecedentes
5. Preparación de
Valija.
6. Recepción de la
valija (con
documentos).
R
A
Responsable
Aprobador
C
Consultado
I
Informado
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento:
Encargado de
custodia de pagaré
Logística
Jefe de
Operaciones
(JOP)
R
I
R
C
I
I
R
A
I
R
C
R
A
R
I
Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización.
Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese
momento, se vuelve responsable por él.
Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para
terminar el trabajo.
Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del
trabajo
Control de Pagaré
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Subgerente de operaciones
Fecha
Fecha
Fecha
9-10-2013
07-04-2013
08-04-2013
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CODIGO: SUBOP – CUS 001
Envío de Pagarés por Oficinas
Departamento de Operaciones
IV.
Fecha del Documento: 10/10/2013
Fecha última modificación: 07-04-2013
Página: 11/ 12
Anexos
1. Formularios:
Informe de control de pagaré.
Informe de Envío de Pagaré
OP - CUS 01 Procedimiento de envío de pagarés oficinav2 (OK).docx
V.
Check List
2. Formulario:
Informe Validación Documentación Sucursal
Validación documentación de Pagaré
CHECK LIST.xlsx
VI.
Check List Interno
3. Formulario:
Informe Validación Documentación Custodia
Pagares
Check List Interno Líneas Fines Generales –
Créditos de Enlace
CHECK LIST L.F.G. C. DE ENLACE.xlsx
VII.
Reporte
4. Informe Pagares Faltantes
Informe Pagares
Faltantes
Informe Envío de Pagaré
REPORTE PAGARES PENDIENTES OCTUBRE. (ANTOFAGASTA).msg
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento:
Control de Pagaré
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Fecha
Fecha
Fecha
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07-04-2013
08-04-2013
PROCEDIMIENTOS - PROCESO CUSTODIA DE PAGARË
CODIGO: SUBOP – CUS 001
Envío de Pagarés por Oficinas
Departamento de Operaciones
VIII.
Fecha del Documento: 10/10/2013
Fecha última modificación: 07-04-2013
Página: 12/ 12
Reporte Interno.
5. Devolución de Valijas a Sucursales.
Informe devolución
de valijas
Nomina devolución de Valijas a sucursales
DEVOLUCION DE
VALIJAS A SUCURSALES.xlsx
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento:
Control de Pagaré
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Subgerente de operaciones
Fecha
Fecha
Fecha
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07-04-2013
08-04-2013