Oportunidades de Mejora SIMAT (Copia en conflicto de LAPTOP-9G6CMK9D 2021-06-22) (1)

REPÚBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE SUCRE
GOBERNACIÓN
SECRETARIA DE EDUCACION
FORMATO
OPORTUNIDADES DE MEJORA E INCONSISTENCIAS
DETECTADAS
Nombre
Proceso:
Nombre
Auditado:
Fecha de la
del Auditoría
Interna
a auditoría
(08matricula en SIMAT
/03/2021)
del
rector: Nombre del Eunice Ocon Ramos
del Nombre
Efigenia Blanco Silgado Auditor:
Alain Tapias Munzón
Inconsistencias Detectadas
1.
Descripción
de
Inconsistencia o Problema
la
Incumplimiento con los procesos
y/o en realización de auditorías
internas
de Proyección de
Cupos, e/o Inscripción y
Asignación de Cupos a niños(as)
del ICBF.
2.
Plan de Acción
Dar cumplimiento a los procesos,
realizar las auditorías internas y enviar
los informes de las auditorías respectivas
a la Secretaría de Educa Departamental.
3.
able
Respons
4.
Fe
cha
estimada
de
ejecución
Rector
o
Director Rural y 15-03el Comité de 2021
Auditoría.
Rector
o
Alumnos
No
Válidos
o Retirar del SIMAT a la mayor brevedad
Director Rural y 15-03Inexistentes,
aparecen y en motivo del retiro seleccionar
el Comité de 2021
matriculados en SIMAT
LIBERACIÓN DE CUPO.
Auditoría.
Matrículas FÍSICAS en el Folio o
Libro de matrícula, están
incompletas o no han sido
firmadas. Falta de copia del
documento de identidad de los
estudiantes o éste no es
LEGIBLE.
Legalizar la matrícula FÍSICA de
TODOS los estudiantes que actualmente
asisten a clases, mediante su correcto
diligenciamiento y la firma de la misma Rector
o 15-03por el acudiente y demás intervinientes. Director Rural
2021
Solicitar a los estudiantes con
documentos de identidad ilegibles, que
traigan copia LEGIBLE y más
www.sucre.gov.co ● Calle 25 N° 25B - 35 Sincelejo - Sucre ● NIT 892280021-1
Tel. (5) 2799470 Extensión 713, 712, 700
REPÚBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE SUCRE
GOBERNACIÓN
SECRETARIA DE EDUCACION
RECIENTE, de su documento de
identidad
Rector
o
Estudiantes
desertores
o Retirar del SIMAT y en motivo del retiro
Director Rural y 15-03trasladados,
aún
aparecen seleccionar
DESERCIÓN
o
el Comité de 2021
matriculados en SIMAT
TRASLADO, según sea el caso.
Auditoría.
Estudiantes aparecen en SIMAT
Rector
o
Actualizar el grupo, grado, jornada o
en un grupo, grado, jordana o
Director Rural y 20sede en SIMAT, según donde asista a
sede diferentes al cual asisten a
el Comité de 03.2021
clases el estudiante.
clases.
Auditoría.
Adelantar las gestiones para matricular
Estudiantes asisten a clases y no
en SIMAT los estudiantes debidamente
aparecen
matriculados
en
matriculados y asistentes a clases, que
SIMAT
aún faltan en el Sistema.
Rector
o
Director Rural y 30-03el Comité de 2021
Auditoría.
Con documento de identidad en mano,
revisar los datos del estudiante y si es el
caso, corregir en SIMAT. Estudiantes
con Necesidades Educativas Especiales
(NEE) asociadas a discapacidades NO
evidentes, DEBEN tener certificación
médica.
Rector
o
Director Rural y 30-03el Comité de 2021
Auditoría.
Números de documento de
identidad, nombres, apellidos,
fechas de nacimiento y/o
discapacidades, con errores en
SIMAT.
Oportunidades de Mejora Detectadas
5.
Descripción
de
Oportunidad de Mejora
la
Realizar en las fechas indicadas
por la Resolución Dptal y la
Resolución del MEN 7797/2015,
los procesos y las auditorías
internas de: Proyección de
Cupos, Solicitud de Cupos e
6.
Plan de Acción
El Comité de Auditoría Interna del
establecimiento educativo velará por que
se realicen los procesos y entregará
informe de las auditorías de los mismos,
al rector o director rural.
7.
able
Respons
8.
Fe
cha
estimada
de
ejecución
Rector
o
Director Rural y 15-03el Comité de 2021
Auditoría.
www.sucre.gov.co ● Calle 25 N° 25B - 35 Sincelejo - Sucre ● NIT 892280021-1
Tel. (5) 2799470 Extensión 713, 712, 700
REPÚBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE SUCRE
Inscripción de Alumnos Nuevos,
y Matrícula.
GOBERNACIÓN
SECRETARIA DE EDUCACION
Realizar durante el mes de febrero de
cada año, las auditorías internas a la
matricula y corregir en SIMAT los
“hallazgos” detectados.
Rector
o
Director Rural y 08-03el Comité de 2021
Auditoría.
Comparar los estudiantes de SIMAT con
Mantener el SIMAT actualizado los estudiantes que se le entregan Comité
con el software de calificaciones. calificaciones en los diferentes informes Auditoría.
bimestrales.
de 30-032021
Los directores de grupo, informaran al
Los
directores
de
grupo
coordinador, rector, director rural y al Directores
informaran acerca de la llegada o
administrador SIMAT respecto a grupo.
el retiro de estudiantes.
novedades de los estudiantes.
de 30-032021
Aprovechar los cruces de
información que hace el MEN, la
SED, Familias en Acción, Red
Unidos y otras entidades; con el
fin de mejorar la calidad de los
datos en SIMAT.
Revisar los datos que presentan
problemas con el documento de Comité
identidad a la mano y si es el caso, Auditoría.
corregir en SIMAT.
Informar a TODOS los docentes, en
especial a los directores de grupo y al
Socializar los resultados de la
Administrador SIMAT, respecto a los
auditoría con los docentes
resultados de la auditoría y los
compromisos adquiridos
de 30-032021
Rector
o
Director Rural y 30-03el Comité de 2021
Auditoría.
Nota: Los resultados del plan de acción son registrados por el equipo auditor al respaldo de esta hoja.
Indicando la fecha de realización del plan de acción y el resultado de éste. En caso de ser ejecutado se
debe indicar con el título “CERRADO”. Si está abierto después de haber pasado su fecha estimada de
www.sucre.gov.co ● Calle 25 N° 25B - 35 Sincelejo - Sucre ● NIT 892280021-1
Tel. (5) 2799470 Extensión 713, 712, 700
REPÚBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE SUCRE
GOBERNACIÓN
SECRETARIA DE EDUCACION
ejecución, este deberá indicarse con el título “VENCIDO-PENDIENTE”, y su seguimiento se seguirá
haciendo este formato hasta el día en que se cierre.
Firmas y aprobaciones
9.
Nombre y Firma 10.
Nombre y Firma 11.
Nombre
Auditado:
Auditor:
Firma del Rector:
y 12.
Nombre
Firma Dueño
Proceso
en
Secretaría:
www.sucre.gov.co ● Calle 25 N° 25B - 35 Sincelejo - Sucre ● NIT 892280021-1
Tel. (5) 2799470 Extensión 713, 712, 700
y
del
la