Libre para enfocarte (Spanish Edition)

“El puente entre los sueños y el logro requiere una acción decisiva. Una razón por la que tan pocos
alcanzamos lo que realmente queremos es que nunca dirigimos nuestro enfoque ni nos concentramos en
nuestra capacidad. Nadie entiende eso mejor que Michael Hyatt, que ha ingeniado un nuevo y fácil
enfoque a seguir para aprovechar ese poder en su nueva obra Libre para enfocarte”.
—Tony Robbins, autor superventas número uno del New York Times por su obra
Inquebrantable
“Michael Hyatt es uno de los principales expertos en Estados Unidos de América en el campo de la
productividad. ¡Él sabe lo que hace! Por eso estoy muy seguro de que puedes confiar absolutamente en
lo que encuentres en Libre para enfocarte. Te llevará a usar bien tu tiempo y a convertirte en una mejor
versión de la persona para la que fuiste creado”.
—Dave Ramsey, autor superventas y locutor de radio sindicalizado
“He estado donde es probable que estés tú, enterrado en una montaña de tareas diarias, viendo cómo
mis objetivos más altos y los proyectos más importantes se van por la borda. Esta es la solución.
Michael Hyatt ha creado un sistema de productividad que realmente funciona. Libre para enfocarte no
te va a decepcionar”.
—Lewis Howes, autor superventas del New York Times por su obra La escuela de la
grandeza
“¡Bájate de esa cinta para caminar! Correr más rápido no te llevará a donde quieres estar, a menos que
persigas las cosas correctas. Libre para enfocarte ofrece un marco práctico y flexible para centrar tu
vida en torno a lo más valioso y desarrollar tu mejor trabajo todos los días. Michael Hyatt ha ayudado a
miles de personas a recuperar el control de sus vidas y hará lo mismo por ti”.
—Todd Henry, autor de The Accidental Creative
“La ocupación sin propósito carece de valor. Lo que cuenta es ejecutar con congruencia el trabajo que
realmente vale. Este libro te enseñará cómo hacerlo”.
—Cal Newport, autor superventas del New York Times por sus obras Deep Work y
Digital Minimalism
“El éxito, se nos dice a menudo, requiere de un trabajo agotador y de interminables horas en la oficina.
Y luego nos encontramos con los verdaderamente exitosos que parecen hacer más en menos tiempo que
nadie. Michael Hyatt destaca los secretos de las personas más productivas en su nueva obra, Libre para
enfocarte. Con sus métodos e investigación comprobados, te hará despegar más rápido, llegar más lejos
y tener un rendimiento mejor del que creías posible”.
—Skip Prichard, ejecutivo de OCLC, Inc., autor superventas de Wall Street Journal por
su obra El libro de los errores: 9 secretos para crear un futuro exitoso
“Conozco a Michael desde hace mucho tiempo, y este es uno de sus mejores libros. No solo nos ha
proporcionado un enorme cofre lleno de herramientas, sino que nos recuerda por qué las necesitamos y
nos anima a buscar la correcta para el trabajo”.
—Bob Goff, autor superventas del New York Times por sus obras El amor hace y A
todos, siempre
“A fin de cuentas, lo que creas en cada área de tu vida lo determina tu capacidad de concentración. Lo
que encontrarás en Libre para enfocarte es un ‘manual de instrucciones’ para aprender cómo forjar ese
enfoque en cada aspecto de tu ser. Gran parte de lo que hallarás en este libro será nuevo para ti, quizás
hasta contraintuitivo, pero está basado en datos de los miles de clientes con los que Michael ha
trabajado. Léelo y halla tu enfoque”.
—Jeff Walker, autor superventas número uno del New York Times por su obra Launch
“Michael Hyatt es uno de los mejores líderes que conozco, por lo que me emociona que haya escrito
Libre para enfocarte. El modo en que Michael emplea sus minuciosas pruebas e investigaciones,
además de su comprobado historial como líder de compañías establecidas y de nuevos
emprendimientos, se traduce en un libro que está lleno de ideas y pasos útiles. Los líderes confían en
los sistemas inteligentes con el fin de que los ayuden a dirigir tanto en la oficina como en el hogar; es
por eso que Libre para enfocarte proporciona el tipo de sistema que todo líder inteligente anhela”.
—John C. Maxwell, autor, orador y experto en liderazgo
“A lo largo de los años, he tenido una docena de conversaciones, con amigos, en las que ha salido a
relucir la frase: ‘¿Cómo le va a Hyatt con eso?’. El ‘eso’ en cuestión se refiere a ‘atener un alto
rendimiento y alcanzar sus metas, a la vez que disfruta de su vida y su familia’. Por dicha, no tenemos
que preguntarnos más, puesto que Hyatt ya respondió esa cuestión, y muchas otras, en este fantástico
libro”.
—Jon Acuff, autor superventas del New York Times por su obra ¡Termina!: Regálate el
don de hacer las cosas
“Necesitas un sistema para triunfar y es posible que Libre para enfocarte lo sea. El sensato y útil
consejo de Michael puede ayudar a cualquier persona a priorizar su vida con el objeto de que haga lo
que le es más importante”.
—Chris Guillebeau, autor de Side Hustle y The $100 Startup
“El exceso de trabajo es una forma generalizada de autosabotaje. Michael Hyatt presenta una
alternativa bien investigada, aunque novedosa, que nos permite tomar aire, actuar y conectarnos, a la
vez que damos lo mejor que podemos en el trabajo. Este libro restaurará la paz interior que hace que el
trabajo —y la vida— valgan la pena”.
—Dan Miller, autor superventas del New York Times por su obra 48 días hacia el
trabajo que ama
“Libre para enfocarte es fenomenal. Aplicar las ideas que propone Michael Hyatt en este libro ayudará
a líderes, ejecutivos, colaboradores individuales, maestros, entrenadores, mamás y papás a ser más
productivos e intencionados. Su filosofía de trabajo y los pasos relacionados con ella proporcionan un
camino claro hacia una mayor libertad y una mayor eficiencia”.
—Tim Tassopoulos, presidente y director de operaciones, Chick-fil-A, Inc.
“No trabajes en otro proyecto, no digas sí a otra oportunidad ni abordes otra tarea antes de leer este
libro. ¡Es muy importante! Libre para enfocarte, de Hyatt, es mi nuevo marco de productividad para
encontrar el trabajo relevante y mantener el enfoque diario que requiero para ver grandes resultados en
los proyectos más importantes”.
—Amy Porterfield, presentadora de The Online Marketing Made Easy Podcast
“Si estás desesperado por cumplir lista de tareas pendientes, no busques más. Michael Hyatt es un
genio excepcional para reducir la complejidad y crear soluciones tanto sencillas como prácticas. Libre
para enfocarte brinda resultados reales”.
—Hal Elrod, autor superventas mundial por su obra Mañanas milagrosas
“El día tiene 1440 minutos y, una vez que se han ido, no los recuperas nunca. Michael Hyatt ha escrito
una guía espectacular, llena de consejos y herramientas útiles para que aproveches al máximo tu
energía, tu enfoque y tus resultados”.
—Kevin Kruse, autor superventas del New York Times por su obra 15 Secrets
Successful People Know About Time Management
“El enfoque práctico de Michael Hyatt en la productividad no es otra guía táctica llena de buenas ideas,
es una estrategia integral para que renueves tu vida. No se trata solo de hacer más cosas, sino de que
hagas las que son correctas; y eso comienza cuando sabes a dónde quieres ir”.
—Ruth Soukup, autora superventas del New York Times por su obra Do It Scared
“Las grandes historias se piensan antes de que se escriban. Las grandes vidas también. Mike nos brinda
un marco para planificar nuestras vidas de tal manera que no tengamos que arrepentirnos. Este es un
gran libro”.
—Donald Miller, autor superventas del New York Times; fundador y ejecutivo de
StoryBrand
“Michael Hyatt combina de manera magistral la mejor investigación existente con pasos prácticos para
ayudar a las personas a comprender definitivamente lo que es importante: aprender a concentrarse y
mejorar radicalmente la productividad. Libre para enfocarte está lleno de relatos convincentes de
personas que lograron resultados extraordinarios basados en los principios que hay en este libro. ¡Ya lo
estoy usando!”.
—Ian Morgan Cron, autor superventas por su obra El camino de regreso a ti
“Michael Hyatt ha escrito la guía para crear libertad y dinero sin consumirnos en el proceso. Al final de
Libre para enfocarte, podrás trabajar en un espacio en el que nada es urgente, los plazos se cumplen y
la jornada laboral termina —realmente— en la oficina. Hyatt no solo enseña este material, lo vive”.
—Brooke Castillo, fundadora de The Life Coach School
“Mi experiencia con los líderes me hace creer que nuestra capacidad de concentración nunca ha sido
tan desafiada como lo es hoy. En el entorno actual de ‘respuestas instantáneas’, el enfoque es
exactamente lo que será decisivo para muchos de nosotros. En las últimas dos décadas, he observado la
inmensa capacidad de Michael para enfocarse como ejecutivo de una gran organización, empresario,
escritor y entrenador. ¡Este libro seguro que mejorará tu productividad!”.
—Daniel Harkavy, presidente y entrenador ejecutivo de Building Champions, coautor
(con Michael Hyatt) del libro más vendido Planifica tu futuro
“De todas las habilidades que podrías dominar para mejorar tu productividad y tus resultados, el
enfoque es el principal; y Michael Hyatt ha descrito un plan maestro para lograrlo al nivel más alto. Los
pasos indicados en Libre para enfocarte son claros; las estrategias, prácticas; y las lecciones,
trascendentes. Como yo, es posible que desees volver a leer este poderoso libro una y otra vez”.
—Jeff Sanders, orador y autor de The 5 AM Miracle
“Todos opinan en cuanto a cómo ser más productivos en nuestro hiperdistraído mundo, pero casi nadie
tiene un sistema avalado por la ciencia. Este libro es atractivo, inspirador y está respaldado por datos
contundentes. En esta época en la que parece que tenemos más que hacer, pero menos tiempo que
nunca, Libre para enfocarte es una guía iluminadora para lograr nuestros objetivos más importantes y
tener tiempo para lo que más cuenta”.
—Shawn Stevenson, autor superventas por su obra Dormir inteligentemente
“Hace años que Michael Hyatt enseña sobre productividad personal, lo cual se exhibe en esta obra.
Mientras leía Libre para enfocarte, me inquietó el número de veces que mi mente se distrajo con un
argumento sin fundamento; pero, en el siguiente párrafo, Michael presentaba mis dudas y las derribaba
rotundamente. En el mundo de hoy, ser productivo implica tomar decisiones difíciles, y este libro te
brinda las herramientas que necesitas para hacerlo”.
—David Sparks, autor, bloguero y presentador del podcast Mac Power Users
“Cuando tenemos una motivación, todos deseamos tener más tiempo. ¿Por qué? ¡Porque podríamos
lograr más, por supuesto! Y eso es lo que me encanta del libro Libre para enfocarte de Michael. No se
trata de agregar más cosas al día que ya está completo. Se trata de estrategias probadas, respaldadas por
toneladas de investigación que pasan por alto la sabiduría convencional, todo lo cual ayuda a hacer más
con menos. Si alguna vez has sentido que el tiempo te agobia, que deseas poder hacer más, pero te
preguntas cómo encaja todo eso, ¡lee este libro hoy!”.
—Stu McLaren, fundador del curso Tribe
“Si te informaran que existe un sistema que te permitiría hacer más cosas y recuperar más tiempo para
tu vida,, sospecho que responderías: ‘¡Por favor, quiero eso!’. Michael Hyatt ha hecho la investigación,
probado el plan y entregado esos resultados a miles. Ahora, en Libre para enfocarte, Michael nos
muestra cómo pasar de estar ocupado a estar mejor”.
—Ken Coleman, presentador del podcast The Ken Coleman Show; autor de The
Proximity Principle
“Michael Hyatt lanza bombas valiosas en cada página de su obra Libre para enfocarte. Mi mejor
momento fue cuando leí el poder del ‘no’. Constatar que cada vez que digo que sí a algo, en realidad
estoy diciendo que no a todo lo demás. Eso cambió mi manera de pensar. ¡En Libre para enfocarte,
Michael Hyatt da todo de sí!”.
—John Lee Dumas, presentador del podcast Entrepreneurs on Fire
“Michael Hyatt ha escrito una obra maestra sobre la optimización de la productividad y el logro de
grandes objetivos. El libro incluye un sistema integral para obtener resultados y un filtro para
identificar las actividades de mayor impulso en tu empresa. Lo que más me encanta de este libro es que
el sistema se adapta a uno, por lo que es valioso para cualquier persona en cualquier negocio. ¡Este es,
sin duda, el mejor libro de Michael hasta ahora!”.
—Josh Axe, fundador de DrAxe.com; autor de Eat Dirt; y alto ejecutivo de Ancient
Nutrition Company
“Uno de los mejores libros de productividad personal que he leído. Libre para enfocarte ofrece una
fórmula ganadora para el logro personal y profesional”.
—Mike Vardy, estratega de productividad y fundador de TimeCrafting
“¡Me encanta este libro! Michael Hyatt ha comprobado la validez de su sistema donde vale la pena: en
el campo, con los verdaderos empresarios y los auténticos líderes corporativos. Libre para enfocarte no
es solo una recopilación de consejos puntuales. Es un sistema que ha sido probado por la investigación,
que te ayuda a ganar fuerza y a hacer un verdadero progreso en tus proyectos más importantes. Lo
recomiendo firmemente”.
—Steven Robbins, creador de Get-it-Done Groups; presentador del podcast Get-ItDone Guy’s Quick and Dirty Tips to Work Less and Do More
“Cada vez que escucho sobre un nuevo tema de productividad, pregunto: ‘¿Lo ha investigado Michael
Hyatt?’ Como uno de los miles que han realizado su curso Libre para enfocarte, me enorgullece
afirmar que Michael es la autoridad en este tema”.
—Erik Fisher, presentador del podcast Beyond the To-Do List
© 2020 por Michael Hyatt
Traducción al español © 2019 por Baker Publishing Group
Publicado por Baker Books
una división de Baker Publishing Group
P.O. Box 6287, Grand Rapids, MI 49516-6287
www.bakerbooks.com
Edición de libros electrónicos creada 2020
Originalmente publicado en inglés con el título: Free to Focus
Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, almacenada
en un sistema de recuperación o transmitida en cualquier forma o por cualquier medio —por ejemplo,
electrónico, fotocopia, grabación— sin el permiso previo por escrito de la editorial. La única excepción
son citas breves en revistas impresas.
Catalogación en la publicación de la Biblioteca del Congreso Los datos están archivados en la
Biblioteca del Congreso, Washington, DC
ISBN 978-1-4934-2495-5
Desarrollo editorial: Grupo Nivel Uno, Inc.
Se han cambiado algunos nombres y detalles para proteger la privacidad de las personas involucradas.
El autor está representado por Alive Literary Agency, 7680 Goddard Street, Suite 200, Colorado
Springs, CO 80920, www.aliveliterary.com
Contenido
Cubierta frontal 1
Avales
2
Página de título
9
Página de Copyright 10
Cómo graduar el enfoque 13
Paso 1: Detente 27
1. FORMULAR: Decide lo que quieres
2. EVALUAR: Determina tu curso
29
47
3. REJUVENECER: Revitaliza tu mente y tu cuerpo
69
Paso 2: Corta 95
4. ELIMINAR: Usa tu músculo del “No” 97
5. AUTOMATIZAR: Sustráete de la ecuación 121
6. DELEGAR: Clónate o mejórate 143
Paso 3: Actúa 165
7. CONSOLIDAR: Planifica tu semana ideal 167
8. DESIGNAR: Prioriza tus tareas
189
9. ACTIVAR: Vence las interrupciones y las distracciones
Enfócate en el trabajo 231
Agradecimientos
237
213
Notas
241
Cubierta posterior 254
Cómo graduar el enfoque
¿Qué habría sido de tu vida, al final, sino la suma de todos los esfuerzos invertidos
en lo que te enfocaste?
OΔIVER BURKEMAN
¡Creo que me está dando un ataque al corazón! De todas las maneras de
concluir una cena tranquila, esta es una de las peores.
Fui ejecutivo de negocios de publicaciones en Manhattan. Un colega y yo
estábamos terminando una deliciosa comida, después de un día atareado,
cuando empecé a sentir un dolor en el pecho. No quería preocupar a mi
amigo ni abochornarme, así que lo ignoré por un rato, esperando que pasara.
Pero no pude. Sonreía y me reía, pero cada vez escuchaba menos lo que decía
mi amigo. Estaba empezando a sentir pánico, pero trataba de mantener las
apariencias. El dolor se intensificó. No veía nada en el recinto. Al fin,
simplemente expresé lo que sentía.
Mi amigo entró en acción. Pagó la cuenta, llamó a un taxi y me llevó al
hospital más cercano. Después de algunos exámenes preliminares, el médico
informó que todos mis signos vitales estaban bien. No había sufrido un
ataque al corazón. Luego fui a ver a mi médico general y, después de un
reconocimiento completo, tampoco encontró ningún problema. ¡Estaba bien!
Excepto que no lo estaba. Tuve que regresar al hospital dos veces más en el
siguiente año. Cada uno de esos acontecimientos resultó exactamente igual al
primero. Los médicos me decían que mi corazón estaba en buen estado, pero
yo sabía que algo andaba mal.
En mi desesperación, hice una cita con uno de los mejores cardiólogos de
Nashville, donde vivo. Me hizo una serie de pruebas y me llamó a su oficina
tan pronto como tuvo los resultados. “Michael, tu corazón está bien”, dijo.
“Es más, estás en gran forma. Tu problema es doble: reflujo gástrico… y
estrés”. Dijo que un tercio de las personas que sufren dolores en el pecho, en
realidad, padecen de reflujo gástrico; y que la mayoría de esos individuos
tienen estrés, el cual se les refleja en el cuello. “El estrés es algo que debes
tomar en serio”, me advirtió. “Si no haces de eso una prioridad, podrías
volver con un verdadero problema en el corazón”.
Eso les sucede a las personas con demasiado trabajo y con exceso de
estrés, de los que me hablaba. Desde que tengo memoria, el trabajo siempre
ha sido una locura. Nunca parece menguar. En esa época estaba liderando
una división de mi empresa, intentando un cambio casi imposible (hablaré de
esto más adelante). Ya tenía más prioridades de las que podía contar. Me
empujaban en cien direcciones. Era el centro de todo proceso. Recibía todas
las llamadas, todos los correos electrónicos, todos los textos. Estaba
trabajando las veinticuatro horas del día, los siete días de la semana, en un
torbellino de proyectos, reuniones y tareas sin parar, sin mencionar las
emergencias, interrupciones y distracciones. Mi familia estaba cansada; mis
energías y mi entusiasmo se estaban desvaneciendo; y ahora mi salud estaba
sufriendo. Algo tenía que dejar.
La vida en la economía de la distracción
Mi problema en aquel entonces era que hacía demasiado, principalmente
solo. Más adelante me di cuenta de que enfocarme en todo era enfocarme en
nada. Es casi imposible lograr algo significativo cuando te enfrentas a una
interminable serie de tareas y emergencias. Y, sin embargo, así es como
muchos pasamos los días, semanas, meses, años y, a veces, hasta toda nuestra
vida.
Ya deberíamos saberlo. Hemos estado haciendo negocios en la llamada
economía de la información por décadas. En 1969 y 1970, la Universidad
Johns Hopkins y Brookings Institution patrocinaron una serie de conferencias
sobre el impacto de la tecnología de la información. Uno de los oradores,
Herbert Simon, era profesor de informática y psicología de Carnegie Mellon,
y más adelante ganó un Nobel por su trabajo en economía. En su
presentación, advirtió que el crecimiento de la información podría convertirse
en una carga. ¿Por qué? “La información consume la atención de sus
receptores”, explicó y “una gran cantidad de información crea pobreza de
atención”.1
La información ya no es escasa. Lo que es escasa es la atención. Es más, en
un mundo donde la información está a la disposición de cualquiera, el
enfoque se convierte en uno de los bienes más valiosos en los escenarios de
trabajo. No obstante, para la mayoría de nosotros, el trabajo es el lugar más
difícil para encontrarlo. La verdad es que vivimos y trabajamos en la
economía de la distracción. Como dice el periodista Oliver Burkeman: “Tu
atención está constantemente bombardeada por información inútil”.2 Y
refrenar el flujo de entradas e interrupciones puede parecer imposible.
Considera el correo electrónico. En conjunto, enviamos más de doscientos
millones de ellos por minuto.3 Los profesionales comienzan el día con cientos
acumulados y cientos más en el trayecto.4 Pero eso no es lo único. Descargan
fuentes de datos, responden o hacen llamadas telefónicas, envían mensajes de
texto, reciben visitas sin cita previa, escriben y leen mensajes instantáneos,
atienden reuniones ininterrumpidas e innumerables problemas que inundan
nuestros teléfonos, computadoras, tabletas y centros de trabajo. La
investigación muestra que, en promedio, nos enfrentamos a una interrupción
o distracción cada tres minutos.5 “Aunque la tecnología digital ha llevado a
aumentos significativos en la productividad”, dice Rachel Emma Silverman,
del Wall Street Journal, “la jornada laboral moderna parece hecha para
destruir los enfoques individuales”.6
Todos lo hemos experimentado. Nuestros dispositivos, aplicaciones y
herramientas nos hacen pensar que estamos ahorrando tiempo, que somos
hiperproductivos. En realidad, la mayoría de nosotros complicamos nuestro
día con interrupciones y actividades poco valiosas. No invertimos tiempo en
proyectos grandes e importantes. Al contrario, las tareas insignificantes nos
dominan. Un par de consultores laborales descubrieron que “la mitad del
trabajo que realizan las personas no hacen que las estrategias de sus
organizaciones progresen”. En otras palabras, la mitad del esfuerzo y las
horas invertidas no producen resultados positivos para el negocio. Ellos
llaman a eso “trabajo falso”.7 Estamos haciendo más y ganando menos, lo
que nos deja con una gran brecha entre lo que queremos lograr y lo que
realmente logramos.
Cuál es el costo
El costo de todo este malgasto de tiempo y talento es asombroso. Según los
estudios que consultes, el tiempo total perdido por día para los empleados de
oficina es de tres a seis horas.8 Supongamos que trabajas doscientos
cincuenta días al año (trescientos sesenta y cinco días menos los fines de
semana y dos semanas de vacaciones). Eso significa que pierdes entre
setecientas cincuenta y mil quinientas horas cada año. Lo que afecta a la
economía estadounidense hasta en un billón de dólares anuales.9 Pero eso es
demasiado abstracto.
Contrario a eso, piensa en las iniciativas estancadas, los proyectos
pospuestos y el potencial no desarrollado; específicamente, en tus iniciativas
estancadas, tus proyectos pospuestos y tu potencial no desarrollado. He
consultado con miles de líderes y empresarios ocupados a lo largo de los años
y eso es lo que más escucho de ellos. El valor monetario de la pérdida de
productividad es importante, pero no es lo que realmente duele. Son todos los
sueños que quedan por explorar, los talentos que no se prueban, los objetivos
que no se cumplen.
Entre los proyectos que queremos lograr y el montón de otras actividades,
algunas de ellas legítimamente importantes y otras que solo se enmascaran
como tales, nos sentimos agotados, desorientados y abrumados. Según
Gallup, aproximadamente la mitad de nosotros decimos que no tenemos
tiempo suficiente para hacer lo que nos agrada. Para aquellos entre las edades
de treinta y cinco a cincuenta y cuatro años o personas con niños menores de
dieciocho años, la cifra es más alta, más de sesenta por ciento.10 De manera
similar, seis de cada diez encuestados por la American Psychological
Association en 2017 afirmaron que estaban estresados en el trabajo, y casi
cuatro de cada diez dicen que eso no es resultado de proyectos únicos; sino
que es constante.11 El estrés tiene ventajas, pero no cuando somos incapaces
de lograr lo que más importa ni cuando la tensión es despiadada.
Parece que la única forma de absorber esos costos es dejar que el trabajo
demore nuestras noches e invada nuestros fines de semana. Un estudio
realizado por el Centro para el Liderazgo Creativo, por ejemplo, encontró que
los profesionales con teléfonos inteligentes, y eso se refiere a casi todos
nosotros, nos dedicamos al trabajo más de setenta horas a la semana.12 Según
un estudio hecho por la compañía de software Adobe, los trabajadores
estadounidenses pasan más de seis horas todos los días revisando el correo
electrónico. Para ahorrar tiempo en cuanto al resto del trabajo del día, el
ochenta por ciento revisa su correo electrónico antes de ir a la oficina, y el
treinta por ciento lo hace antes de levantarse de la cama por la mañana.13
Según otro estudio, este de la empresa GFI Software, casi el cuarenta por
ciento de nosotros revisamos el correo electrónico después de las once de la
noche, y el setenta y cinco por ciento de nosotros lo hacemos los fines de
semana.14 Lo anecdótico es que este también parece ser el caso, o incluso
peor, de las aplicaciones de chat o comunicación en equipo como Slack.
Es como si estuviéramos trabajando en el otro lado del espejo. “Aquí,
verás, necesitas correr todo lo que tú puedas para mantenerte en el mismo
lugar”, le dice la Reina Roja a Alicia (en “Alicia en el país de las
maravillas”). “Si quieres ir a otro lugar, debes correr al menos dos veces más
rápido que eso”.15 Para controlar el ritmo, algunas personas recurren a las
anfetaminas y a los analgésicos con el fin de obtener alguna ventaja.16 Aun
cuando atribuyamos los supuestos beneficios de las drogas al mejoramiento
de la capacidad cognitiva y minimicemos las preocupaciones sociales y
sanitarias, ¿qué tipo de mundo estaríamos creando si tenemos que modificar
nuestra neuroquímica para seguir siendo competitivos?
Esta clase de carrera implica costos propios. No solo contribuye
directamente a la sensación de un estrés inclemente, sino que las largas horas
de trabajo privan a nuestra salud, nuestras relaciones y las actividades
personales de la calidad de tiempo que merecen. Dedícale cada minuto del
día al trabajo, y no podrás dormir. Si sales más temprano para la oficina, no
aprovecharás el transcurso de la mañana. Si revisas los correos electrónicos
mientras tus hijos juegan fútbol, no verás la jugada ganadora. Dedícate a la
presentación que debes hacer y tendrás que volver a programar la cita que
tenías con tu cónyuge… otra vez.
El ritmo de trabajo en la economía de la distracción puede
ser despiadado. ¿Con qué frecuencia te sientes como
Alicia, corriendo tan rápido como puedes, solo para
mantenerte en el mismo lugar; y el doble de rápido para
avanzar a otro?
Los costos se reducen a compensaciones. Todos los días estamos haciendo
juicios de valor, decidiendo en qué realmente vale la pena poner nuestro
enfoque. Al principio de mi carrera, me entristece decirlo, opté por estar muy
ocupado con demasiada frecuencia. Ahora sé que esas concesiones hacen que
sea imposible dedicar a mis tareas —mi salud, mis relaciones y mis
actividades personales valiosas— el tiempo, la atención y el enfoque que
merecen. Y, como pregunta Oliver Burkeman: “¿Qué habría sido de tu vida,
al final, sino la suma de todos los esfuerzos invertidos en lo que te
enfocaste?”.17
La productividad contraproducente
Para compensar estos costos, muchos de nosotros recurrimos a los sistemas
de productividad. Si nos estamos quedando atrás como Alicia, pensamos que
tal vez podríamos correr más rápido. Así que nos metemos en Google con el
objeto de buscar lecciones y consejos para mejorar. Recorremos Amazon y
App Store para obtener ideas y herramientas en pro de administrar mejor
nuestro tiempo y aumentar la eficiencia.
Eso fue lo que yo hice. Después del susto que pasé con mi corazón, supe
que el ritmo que llevaba no era sostenible. Tenía que encontrar una mejor
manera. Estudié todos los sistemas de productividad que pude. Los probé, los
manipulé un poco y los modifiqué todos. Poco a poco fui cambiando, de
modo que comencé a compartir mis descubrimientos y mis aplicaciones. Es
por eso que hace quince años inicié mi blog. Fue un laboratorio de
productividad para mis lectores y para mí. A pesar de que, en ese entonces,
era el vicepresidente ejecutivo de una importante editorial, me reconocían
como un experto en productividad. Más tarde fundé una empresa de
desarrollo de liderazgo, y ahora entreno a cientos de clientes y enseño a miles
más acerca de la productividad cada año.
En esos primeros tiempos, estaba buscando una manera de hacer más o, al
menos, la misma cantidad un poco más rápido, sin matarme. Pero pronto
descubrí que seguir el ritmo de la Reina Roja no era la respuesta. El gran
avance se produjo cuando me di cuenta de que la mayoría de las “soluciones”
de la productividad empeoran las cosas. Cuando comienzo a trabajar con
empresarios, ejecutivos y otros líderes, casi siempre me dicen que la
productividad tiene que ver con hacer más y hacerlo más rápido. Eso se debe
a que nuestros instintos acerca de la productividad provienen de la época de
la manufactura, cuando las personas realizaban un conjunto definido de tareas
repetidas y podían mejorar los resultados finales con ganancias marginales en
la ejecución. Pero esa no es mi labor. No es el trabajo de las personas que
entreno. Y apuesto a que tampoco es el tuyo. Hoy llevamos a cabo una
variedad asombrosa de tareas y contribuimos al resultado final con proyectos
nuevos e importantes, no con pequeñas mejoras en los procesos existentes.
Además, esa es la raíz del problema. Al abordar la productividad con la
antigua mentalidad, invitamos al agotamiento que intentamos evitar y no
alcanzamos nuestro verdadero potencial. Nadie puede mantener el ritmo de la
Reina Roja. Y correr más rápido no ayuda si apuntas en la dirección
incorrecta. Es hora de repensar todo el modelo.
Un nuevo enfoque
La mayoría de los líderes empresariales más productivos que entreno
reconocen que la productividad no tiene que ver con hacer más cosas; sino
con hacer las cosas correctas. De lo que se trata es de comenzar cada día con
claridad y terminar con una sensación de satisfacción, cumplimiento y
energías de sobra. Se trata de lograr más haciendo menos y este libro te
muestra la manera de hacerlo.
Libre para enfocarte es un sistema de productividad total que sigue tres
pasos sencillos, constituidos por tres acciones cada uno. He trazado los pasos
de manera que te ayuden a ganar impulso a medida que avances, así que
resiste la tentación de saltarlos.
Paso 1: Detente. Sé lo que estás pensando: “¿Detenerme? Esa no puede
ser la palabra correcta. ¿No debería ser ‘avanza’ el primer paso en un sistema
de productividad?”. No. Es más, en eso es en lo que la mayoría de los
sistemas de productividad se equivocan. Saltan adelante para mostrarte cómo
trabajar mejor o más rápido, pero no se detienen a preguntarse nunca: ¿Por
qué? ¿Cuál es el propósito de la productividad? Hay mucho en juego con la
respuesta. A menos que sepas por qué estás trabajando, no puedes evaluar
adecuadamente cómo lo estás haciendo. Es por eso que Libre para enfocarte
sugiere que, para comenzar, realmente debes detenerte.
La primera acción debe ser formular. Esto te ayudará a aclarar lo que
quieres de la productividad. La reprogramaremos para que opere en el mundo
real, no en el otro lado del espejo. En segundo lugar, evaluarás, identificarás
y filtrarás tus actividades diferenciando entre las de mayor y menor
importancia. También descubrirás una herramienta que, si se usa de manera
correcta, revolucionará completamente cómo, cuándo y dónde gastas la
mayor parte de tu energía. Por último, te rejuvenecerás al descubrir el modo
de aprovechar el descanso con el fin de mejorar tus resultados.
Paso 2: Cortar. Una vez que tengas una visión clara de dónde te
encuentras y qué quieres, es hora de avanzar al paso 2: Cortar. Aquí
descubrirás que lo que no haces es tan importante para tu productividad como
lo que haces. Miguel Ángel no creó el David agregando mármol. ¿Estás listo
para romper tu cincel?
Primero, vas a eliminar. Descubrirás las dos palabras más poderosas en la
productividad y cómo usarlas para desterrar a los bandidos del tiempo que
roban tus horas. En segundo lugar, automatizarás, al ganar tiempo y atención
en la realización de tareas de menor importancia en segundo plano, sin
mucho esfuerzo. Por último, delegarás. Esta es una palabra aterradora para
muchos, pero no te preocupes. Revelaré un método efectivo para que te
saques trabajo de encima y te asegures de que cumpla con tus estándares.
Paso 3: Actuar. Una vez eliminado todo lo no esencial, es el momento de
la ejecución. En esta sección, aprenderás cómo realizar tus tareas de mayor
importancia en menos tiempo y, lo que es más importante, con menos estrés.
Tu primera acción aquí es consolidar, lo que te ayudará a aprovechar tres
categorías distintas de actividades y a maximizar tu enfoque. A continuación,
designarás. Con eso quiero decir que aprenderás a organizar tareas para que
se ajusten a tu horario y a detener la tiranía de lo urgente. Por último,
activarás al eliminar las interrupciones y las distracciones a través de un uso
máximo de tus habilidades y destrezas exclusivas.
En el camino, conocerás a algunos de los clientes que he entrenado y que
han aplicado estas lecciones en sus vidas. Te mostraré cómo hacer lo mismo.
Cada una de las nueve acciones termina con ejercicios para ayudarte a poner
estos pasos en práctica de inmediato. No evadas estas actividades. Están
hechas a tu medida para asegurarte el éxito. Tus días de descarrilamiento por
interrupciones continuas y una lista de tareas sin control han terminado. Tus
noches acostándote agotado por un día ajetreado, pero sin estar seguro de lo
que realmente lograste, han finalizado.
Es hora de apretar el botón de reinicio de tu vida y, al fin, establecer un
sistema que te garantice el tiempo y las energías para cumplir tus objetivos
más importantes, tanto dentro como fuera de la oficina.
¿Puedes imaginarte eso? ¿Puedes imaginarte cuando sientas que controlas
totalmente a dónde va tu tiempo, cuando puedas decidir cómo gastar tu
preciosa energía y cuando te golpee la almohada en la noche todavía con
energías tras un día productivo y satisfactorio? Espero que puedas, porque
ese momento está llegando. Realmente puedes lograr más haciendo menos.
Da el primer paso y descubre cómo hacerlo.
EVALÚA TU PRODUCTIVIDAD
Antes de comenzar, te recomiendo que te detengas y completes la evaluación de
productividad Libre para enfocarte si aún no lo has hecho. Visita el siguiente
enlace: FreeToFocus.com/assessment. Es rápido, fácil y esencial para obtener
una referencia de tu productividad actual. No te castigues si tu puntuación es
baja. Es por eso que compraste este libro, ¿o no? Ya eres consciente de algunos
problemas, por lo que no es lógico que trates de ocultarlos ahora. Y, si obtienes
una puntuación alta, no creas que estás listo para dejar de lado este libro
todavía. No importa qué tan bien lo estés haciendo ahora, siempre hay otro nivel
de éxito para aquellos dedicados a perseguirlo. Encuentra tu puntaje de
productividad personal en FreeToFocus.com/assessment.
1
Formular
Decide lo que quieres
“¿Me dirías, por favor, por cuál camino debo ir desde aquí?”.
“Eso depende mucho de a dónde quieras llegar”.
—ALICIA Y EL GATO SONRIENTE
¿Recuerdas la escena de El show de Lucy en la que ella y Ethel son
contratadas en una fábrica de chocolate? Su trabajo es envolver los
chocolates a medida que bajan por una cinta transportadora. Su jefa las
amenaza con despedirlas si dejan una sola pieza sin envolver. Las dos
comienzan bien, pero en pocos segundos los dulces se desplazan a toda
velocidad. Lucy y Ethel empiezan a metérselos en la boca y a llenarse las
gorras con los chocolates que se les van acumulando. Cuando la embestida al
fin se detiene, la encargada llega a inspeccionar el trabajo. Como ella no
puede ver que Lucy y Ethel están ocultando todos los dulces sin envolver, le
parece que hicieron un buen trabajo. Pero ¿cómo las recompensa? “¡Aumenta
la velocidad!”, le grita la encargada a la persona que maneja la cinta
transportadora.
¿Dónde guardamos todos los quehaceres, interrogantes y
tareas pendientes que hallamos en el trabajo? Al igual que
Lucy y Ethel, cuando manejamos con éxito el trabajo
abrumador nuestra recompensa, casi siempre, ¡es más
trabajo! [CBS Photo Archive/CBS/Getty Images]
Casi todas las personas que conozco, incluido yo mismo, alguna vez nos
hemos sentido como Lucy y Ethel. Muchos nos sentimos así la mayor parte
del tiempo. Para algunos, no se trata de chocolates desplazándose ante
nosotros. Son correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas,
informes, presentaciones, reuniones, fechas límite, en fin, una cinta
transportadora interminable llena de cosas nuevas que hacer, arreglar o
pensar. Somos lo más productivos que podemos, pero solo tenemos dos
manos.
Así que incluimos las tareas adicionales en nuestras noches y llenamos
nuestros fines de semana con proyectos que no podemos terminar durante la
semana laboral. Todo se acumula en la línea de ensamblaje de nuestras
mentes reclamando nuestras energías mentales, emocionales y físicas. Eso es
lo que nos impulsa a explorar las sugerencias y los trucos de la productividad
para encontrar maneras de ahorrar unos minutos de cada una de las millones
de tareas que requieren nuestra atención. Si pudiéramos envolver cada
chocolate una sola fracción de segundo más rápido tal vez, y solo tal vez,
podríamos mantener el ritmo. Algunos de nosotros podemos hacer que ese
enfoque nos funcione. Pero es un camino errado puesto que no aborda el
problema en sí. O somos demasiado exitosos para lidiar con ese ritmo
inclemente o este nos vence. De cualquier manera, y en primer lugar, no nos
detenemos nunca a preguntarnos por qué nos estamos sometiendo a eso.
De modo que, finalmente paramos y nos preguntamos. ¿Qué queremos de
nuestra productividad? ¿Cuál es el propósito? ¿Cuáles son los objetivos? La
verdadera productividad comienza con tener claro lo que realmente
queremos. En este capítulo, te ayudaré a formular tu propia visión de
productividad, una que funcione para ti, en lugar de que el gerente grite:
“¡Más rápido!”. Esto es importante puesto que, si somos francos, a veces ese
gerente somos nosotros mismos. En el otro lado del espejo, a veces no somos
Alicia; somos la Reina Roja.
Para llegar al corazón del problema, exploraremos tres objetivos comunes
de la productividad. Te lo advierto: los dos primeros son demasiado comunes,
pero generalmente ineficaces. El tercero, sin embargo, es transformador,
cambiará tu vida para bien.
Objetivo 1: Eficiencia
Pregúntale a un extraño, al azar, sobre el propósito de la productividad y es
muy probable que te responda algo respecto a la eficiencia. Esto, por lo
general, se basa en la suposición de que trabajar más rápido es
inherentemente mejor. No obstante, eso nos mete en problemas con facilidad,
puesto que creo que la gente trata de trabajar más rápido solo para poder
incluir muchas más cosas en su ajetreado día.
El concepto de productividad surgió de la labor de expertos en eficiencia
como Frederick Winslow Taylor a finales del siglo diecinueve y principios
del veinte. Al aplicar su formación en ingeniería a los trabajadores de las
fábricas, Taylor identificó algunas formas de aumentar la eficiencia,
normalmente reduciendo —e incluso eliminando— la autonomía de los
trabajadores. “El sistema debe ser lo primero”, dijo; y tendría que ser
“aplicado” por la administración.1 Taylor instruyó a los gerentes para que
dictaran los métodos y las rutinas de los trabajadores —hasta los detalles más
pequeños— eliminando cualquier obstáculo o desperdicio. El taylorismo,
como se conocía su enfoque, produjo buenos resultados. Las fábricas
experimentaron una mayor eficiencia y los trabajadores hicieron más en
menos tiempo, pero tuvieron un costo. Al limitar la libertad y la discreción de
los empleados, Taylor los convirtió efectivamente en robots manufactureros.
Taylor murió hace más de cien años, pero todavía estamos tratando de
seguir el mismo modelo de eficiencia básica: trabajar muchas horas y hacer la
mayor cantidad de tareas lo más rápido posible. El problema es que la
mayoría de nosotros no somos obreros manufactureros; somos trabajadores
del conocimiento. Somos contratados más por nuestro rendimiento mental
que por nuestro trabajo físico. Como tales, a menudo tenemos una gran
discreción en cuanto a nuestro tiempo y una gran autonomía en nuestras
tareas diarias. Si bien los trabajadores de las fábricas del siglo veinte
realizaban el mismo conjunto de tareas todos los días durante la semana,
constantemente nos sorprendemos por los nuevos desafíos, oportunidades y
problemas. Todas estas cosas requieren mucha energía mental, no solo para
encontrar soluciones, sino a veces solo para mantenerse al día.
El objetivo de Taylor era encontrar maneras de trabajar más rápido. Sin
embargo, cuando se aplica eso a la economía del conocimiento, el trabajo
nunca parece terminar. Siempre hay una nueva idea que considerar o un
problema que resolver, y cuando hacemos un buen trabajo y completamos
nuestra labor, somos recompensados con… —adivinaste— más trabajo.
Estamos atrapados en la proverbial rueda del hámster, corriendo tan rápido y
fuerte como podemos, pero sin hacer ningún progreso real en nuestra
creciente lista de proyectos y tareas. Tememos demasiado que si
desaceleramos, nos atrasaremos de forma irremediable. Si intentamos
bajarnos de la rueda, es posible que nunca volvamos a subir, de modo que
seguimos corriendo. ¿Por qué crees que la mayoría de las personas revisan el
correo electrónico del trabajo en sus teléfonos celulares todo el día, toda la
noche y todo el fin de semana, incluso en vacaciones? Eso se debe a que les
aterroriza dejar que se acumulen durante unas horas, un día o, Dios no lo
quiera, una semana entera.
“Para mí, la productividad se reflejaba cuando estaba haciendo más”, me
dijo Matt, uno de los clientes a los que les presto servicio de coaching. Como
fundador y presidente de un negocio multimillonario de calefacción y
plomería, decía que siempre le preocupaba cómo podría alcanzar más logros.
“Cuanto más termines, más tiempo tendrás para hacer otra cosa y,
simplemente, avanzar con lo que surja. Por tanto, si tuviera más margen,
podría hacer más, lo que produciría más ingresos y más proyectos. El asunto
es que siempre se trata de más”.
Volveremos a la historia de Matt un poco más adelante. Por ahora basta
con decir que la pregunta importante no es: ¿puedo hacer este trabajo más
rápido, más fácil y más barato? La pregunta es: ¿debo estar haciendo este
trabajo? Aclarar esa cuestión ahora es más importante que nunca, ya que la
tecnología nos brinda un acceso sin precedentes a la información, a otras
personas y, por supuesto, a nuestro trabajo. Ahora podemos trabajar donde y
cuando queramos. Nuestras maravillas tecnológicas no han mejorado las
cosas. En efecto, las han empeorado. La promesa del teléfono inteligente era
que nos facilitaría hacer nuestra labor, mejorar la eficiencia y darnos más
tiempo para concentrarnos en las cosas que importan. Pero ¿te han dado tu
teléfono inteligente o tu tableta más tiempo libre como por arte de magia?
Apuesto a que es todo lo contrario.
En teoría, podemos ser más eficientes que en cualquier otro momento de la
historia. Hace tan solo quince años, la mayoría de la gente no habría podido
imaginar todo lo que podemos hacer hoy con las supercomputadoras en
nuestros bolsillos. Podemos hacer llamadas, enviar correos electrónicos,
programar, administrar tareas, realizar videoconferencias, revisar hojas de
cálculo, crear documentos, leer informes, enviar mensajes a los clientes,
reservar viajes, solicitar suministros, crear presentaciones y hacer
prácticamente cualquier cosa desde nuestros teléfonos. Podemos cerrar tratos
entre un semáforo y otro, revisar las facturas mientras esperamos en una fila
de cualquier tienda de comestibles, y ni siquiera tienes que esperar porque
puedes pedirlos por internet o desde una aplicación.
Me encanta la tecnología. ¡Soy un excéntrico certificado! Pero ahora la
entiendo mucho mejor que al principio. Las nuevas soluciones tecnológicas
pueden permitirnos trabajar con mucha más rapidez; sin embargo, la
eficiencia acarrea consigo —y de una manera muy significativa— la
tentación y la expectativa en cuanto a trabajar más. Nos tomamos todo ese
tiempo que supuestamente nos ahorramos con trucos de eficiencia y lo
usamos para agregar aún más tareas en nuestros días. Hemos descubierto una
manera de acelerar nuestras propias cintas transportadoras y ahora nos
estamos ahogando en chocolates, por lo que no nos queda lugar donde poner
el exceso que se desborda.
Objetivo 2: Éxito
Si la eficiencia no es el mejor objetivo para nuestros esfuerzos por lograr la
productividad, ¿qué hay con aumentar nuestro éxito?
Parece razonable suponer que la mejora de la productividad conducirá a un
mayor éxito, ¿verdad? Más o menos. Perseguir la vaga noción de éxito en sí
mismo puede causarnos dificultades. El problema es que la mayoría de
nosotros no nos hemos detenido a definir qué significa el éxito. Es como
correr una carrera sin línea de meta o salir para un viaje sin saber a dónde
queremos llegar. Sin un destino claro, ¿cómo sabremos cuándo hemos
llegado? Esto es especialmente incierto aquí en Estados Unidos, donde con
demasiada frecuencia nos internamos en el mito de querer más. Nos
esforzamos por obtener más productos, más provisiones, más clientes, más
beneficios. Eso nos permite adquirir más cosas: más casas, más juguetes,
vacaciones más caras, más autos. Lo que, a su vez, puede llevar a más
trabajo, más estrés y, en última instancia, más agotamiento.
Roy es otro de los clientes a quienes brindo asesoramiento.. Es gerente
nacional de cuentas de una importante empresa maderera y esta fue su
batalla. “Según los estándares de la industria, yo era bastante productivo,
pero no estaba alcanzando mis propios objetivos, estaba estancado”, me dijo.
“Estaba exhausto, agotado, estresado y aún no lograba mis metas. Así que
traté de esforzarme más”. Ya con una frecuencia de setenta horas a la
semana, a veces más, Roy pensó que lo único que podía ofrecerle mayor
éxito era más actividad.
“Sentí que, si continuaba así, llegaría al otro lado, y no era cierto.
Realmente pensé que más tiempo y más horas me ayudarían a lograr mis
metas; pero, simplemente, a lo que me llevaron fue a más agotamiento”. El
costo emocional apareció antes que nada en su familia, luego se extendió a su
trabajo. Su capacidad para trabajar bien con sus colegas se vio afectada.
Tanto que admitió lo siguiente: “Me sentía agotado al iniciar el día y más
consumido aun cuando terminaba”.
Es un círculo vicioso y está afectando a muchos, no solo a Roy. Según
Gallup, la semana laboral estadounidense promedio es más cercana a las
cincuenta horas que a las cuarenta. Y una de cada cinco personas trabaja
sesenta horas o más.2 Se podría pensar que son los obreros los que marcan los
turnos más largos, pero no. Son los profesionales y los oficinistas los que
acumulan mayor cantidad de horas.3 En un estudio hecho con mil
profesionales, casi todos —el noventa y cuatro por ciento— dijeron que
trabajaban cincuenta horas o más cada semana. Casi la mitad de ese número
trabajaba más de sesenta y cinco. Al tomar en cuenta los viajes largos de ida
y regreso al trabajo, los compromisos familiares y otras demandas, e incluso
los horarios excesivamente saturados, vemos que todo ello nos roba el tiempo
llevándonos al límite; en el mismo estudio, se encontró que los profesionales
dedican entre veinte y veinticinco horas a la semana fuera de las oficinas de
trabajo a estar pendientes de sus teléfonos inteligentes.4
Vivimos en un período de lo que el filósofo alemán Josef Pieper llamó
“trabajo total”, en el que el trabajo impulsa la vida y no al revés.5 Por
supuesto, los resultados son, sinceramente, deprimentes. Más de la mitad de
los empleados dicen que están exhaustos, cuarenta por ciento trabajan los
fines de semana al menos una vez al mes, una cuarta parte se va agotando
después de las horas de trabajo y la otra mitad dice que ni siquiera pueden
dejar sus escritorios para un breve descanso.6 Cuando Kronos Incorporated y
Future Workplace evaluaron a más de seiscientos líderes de recursos
humanos, el noventa y cinco por ciento dijo que el agotamiento está minando
sus esfuerzos por retener a los empleados. Ellos identificaron los salarios
bajos, la gran cantidad de horas y las grandes cargas de trabajo como los tres
mayores contribuyentes.7 No sorprende que, en una encuesta internacional
reciente sobre la actitud de los empleados frente a los beneficios laborales, se
encontró que los empleados estresados tienen ausencias significativamente
más elevadas y menores tasas de productividad que sus compañeros más
felices y sanos.8 Lo más grave de todo es que los investigadores afirman que
los factores de estrés en el ambiente laboral ocasionan, al menos ,120.000
muertes por año solo en los Estados Unidos.9 Durante la década de los setenta
en Japón, el problema era tan grave que acuñaron la palabra karoshi, que
significa “muerte por exceso de trabajo”.10
Es claro que, si nuestro objetivo para aumentar la productividad es lograr
una vaga noción de “éxito”, no estamos haciendo las cosas bien. Nada que
tenga que ver con enfermo, muerto o moribundo me suena exitoso. No, no
somos robots. Necesitamos tiempo libre, descanso, tiempo con la familia,
ocio, juegos y ejercicios. Necesitamos mucho tiempo sin pensar en trabajar.
A veces, sin embargo, la búsqueda incesante del “éxito” nos mantiene
activos, comprometidos y disponibles. Esta es una receta para el fracaso tanto
para ti como para tu empleador. Sí, el éxito es un poderoso motivador, pero
solo si entiendes lo que realmente significa para ti.
Objetivo 3: Libertad
Si la productividad no se basa esencialmente en mejorar la eficiencia y
aumentar el éxito, entonces ¿cuál es el objetivo? ¿Por qué deberíamos
molestarnos? Esto nos lleva al objetivo real y a la base subyacente de Libre
para enfocarte: la productividad debe liberarte para que puedas buscar lo que
es más importante para ti. El objetivo, el verdadero fin de la productividad,
debe ser la libertad. Por cierto, defino la libertad en cuatro maneras.
1. Libertad para enfocarte. Si deseas controlar tu cronograma, aumentar
tu eficiencia, tu rendimiento y crear mayor espacio en tu vida para las cosas
que te interesan, debes aprender a concentrarte. Con ello me refiero a la
capacidad de enfocarte y de hacer un trabajo profundo que cause un impacto
significativo; una labor que marque una verdadera diferencia. Deseas que tu
trabajo resuelva los problemas reales de tu mundo, que te envíe a la cama
todas las noches, consciente exactamente de lo que alcanzaste y del progreso
que lograste en cuanto a tus metas.
Medita en las últimas semanas. ¿Cuánto de tu tiempo tuviste libre para
enfocarte —en verdad, realmente concentrarte— en tu trabajo? Para sentarte
y acometer una tarea con absoluta atención: sin distracciones, sin llamadas,
sin mensajes de texto o correos electrónicos, sin nadie cerca a quien saludar
ni a quien hacerle una pregunta sobre algo que realmente no era de tu interés.
Si eres como la mayoría de nosotros, dudo que hayas tenido mucho tiempo
así en los últimos días. Aun cuando intentamos ocultarnos trabajando fuera
del centro laboral, ya sea en casa o en una cafetería, la constante accesibilidad
del teléfono inteligente y de la computadora deja una puerta abierta a un
millón de distracciones.
Como ya hemos visto, el empleado promedio se enfrenta a una distracción
cada tres minutos. Más adelante en el libro, exploraremos qué impacto tiene
cada una de esas pequeñas interrupciones en nuestra capacidad de
concentración. He aquí una pista: no es nada bueno. Y si te diste cuenta de
que casi nunca te concentras en una tarea por más de tres minutos a la vez, no
te desanimes. No eres el único. Todo este sistema está diseñado para
brindarte el enfoque que has estado perdiendo. Créeme, llegaremos allí.
2. Libertad para estar presente. ¿Cuántas noches románticas has pasado
pensando, hablando o preocupándote por el trabajo? ¿Con qué frecuencia
revisas el correo electrónico o los mensajes de tu trabajo cuando sales con tu
familia o con los amigos? Las estadísticas que ya hemos visto muestran una
imagen bastante sombría acerca de nuestra capacidad para desconectarnos de
la oficina y centrarnos en nuestras relaciones, nuestra salud y nuestro
bienestar personal. Incluso cuando no estemos trabajando técnicamente,
acarreamos con todas nuestras tareas no resueltas.
Si no podemos liberarnos de nuestras obligaciones laborales, tampoco
podemos estar completamente presentes con nuestra familia y nuestros
amigos ni tomar el tiempo de descanso necesario. The Onion (publicación
estadounidense de corte político-social) satirizó el problema en un artículo
titulado “Hombre a punto de divertirse, recuerda —de repente— cada una de
sus responsabilidades”. Mientras compartía una comida al aire libre con un
amigo, el hombre estaba “tentado a calmarse”, pero entonces recordó los
“correos electrónicos del trabajo y que todavía tenía que lidiar con ellos, que
se avecinaban los plazos para ciertos proyectos… y que tenía llamadas
telefónicas que debía responder”. Después de “estar a punto de divertirse
realmente”, aquel hombre, “ahora se estaba preparando mentalmente para
hacer una presentación”.11 Nos reímos porque es verdad.
No me interesa la eficiencia que solo me da más tiempo para trabajar horas
adicionales o el éxito que me impulsa a trabajar cuando debería estar
divirtiéndome. No busco eficiencia, busco productividad; lo cual significa
asegurar un margen significativo que me permita estar completamente
presente donde sea que esté. Cuando estoy en el trabajo, estoy completamente
presente en el trabajo. Cuando estoy cenando con mi esposa Gail, estoy
completamente presente con ella. Las personas importantes en mi vida
merecen lo mejor de mí, y no quiero decepcionarlas solo para poder dedicar
más tiempo y energías a preocuparme por el trabajo.
3. Libertad para ser espontáneo. Esto puede parecer una tontería para
algunos, pero siempre le he dado prioridad a la libertad de ser espontáneos.
Muchos de nosotros planeamos nuestras vidas meticulosamente hasta el
último minuto, por lo que no toleraremos ninguna interrupción o desviación.
Esta no parece una forma agradable de pasar por la vida. Al contrario,
imagina que puedes dejar lo que estés haciendo si tus hijos o tus nietos entran
para saludarte. Ese tipo de espontaneidad solo ocurre cuando creas un margen
en tu vida, y ese es el subproducto de la productividad real. Cuando sepas que
tienes cubiertas las tareas más importantes y evites aceptar más de las que
puedes manejar cómodamente, descubrirás la libertad de ser espontáneo.
4. Libertad para no hacer nada. Siempre estamos haciendo algo, lo que
consideramos una virtud. Pero como veremos, nuestra cultura —siempre
activa— socava nuestra productividad. También mina nuestra alegría.
Cuando Gail y yo visitamos La Toscana, descubrimos la dolce far niente, “la
dulzura de no hacer nada”. Es una práctica nacional en Italia. Los
estadounidenses usualmente se sienten culpables por no hacer nada. Es cierto
que a veces me siento improductivo en medio de un tiempo sin tareas. Pero
eso es lo importante.
Nuestros cerebros no están diseñados para funcionar sin parar. Cuando
dejamos las cosas en neutro, las ideas fluyen solas, los recuerdos se ordenan y
nos damos la oportunidad de descansar. Si lo piensas, verás que la mayoría de
tus ideas innovadoras en tu negocio o en tu vida particular surgen cuando
estás lo suficientemente calmado como para dejar que tu mente divague. La
creatividad depende de los tiempos de desconexión, lo que significa que no
hacer nada de vez en cuando es una ventaja competitiva.
Cómo hacer las cosas correctas
El tipo de libertad del que estoy hablando puede parecerte inconcebible en
este momento; pero, te lo aseguro, es posible. La primera acción en el camino
con el fin de ser libre para enfocarte es aclarar tu objetivo. Ya hemos visto
que el mejor objetivo debería ser liberarte para enfocarte en lo que más te
interese. Como ya he dicho, la productividad no tiene que ver con hacer más
cosas; sino con hacer las que son correctas. De eso es de lo que se trata este
libro: ayudarte a lograr más haciendo menos.
¿Cómo definimos menos? El resto de esta obra responderá a esa pregunta;
pero, en esencia, estamos hablando de eliminar todas las tareas que
actualmente consumen tu tiempo y que no te apasionan, que no son
importantes para ti y, francamente, para las que no eres bueno. Suceden cosas
asombrosas cuando empiezas a enfocarte principalmente en lo que haces
mejor y eliminas o delegas el resto. Experimentarás una mayor motivación,
mejores resultados, más tiempo y una satisfacción genuina en tu trabajo y en
tu vida.
Con demasiada frecuencia adaptamos nuestras vidas a nuestro trabajo, lo
que significa que permitimos que nuestro trabajo se coloque en medio de
nuestros cronogramas como una ballena en una bañera. Luego tratamos de
exprimir todo lo demás que rodea nuestras vidas. Creo que tenemos las cosas
al revés. Primero debemos diseñar nuestras vidas y luego adaptar nuestro
trabajo para cumplir con los objetivos de nuestro estilo de vida. Eso no es
imposible. Trabajo con cientos de empresarios y ejecutivos cada año que
hacen eso y escucho a miles de personas más que van en esa dirección. El
resultado no solo es un trabajo mejorado, sino también una mayor
satisfacción en todos los ámbitos.
Por esa razón, las compañías, incluidas las grandes corporaciones, han
estado experimentando con la reducción de horas y la expansión de la
elección de los empleados. Ellos están viendo la recompensa. Una planta de
Toyota en Suecia redujo los turnos a seis horas. Los empleados no solo
pudieron completar la misma cantidad de trabajo en seis horas que antes
requerían ocho, sino que estaban más contentos, la rotación de personal
disminuyó y las ganancias aumentaron.12
Lo hemos sabido desde hace mucho tiempo. En 1926, Henry Ford
convirtió a Ford Motors en una de las primeras empresas en Estados Unidos
en cambiar de una semana laboral de seis días al modelo de cinco días y
cuarenta horas, con el que estamos tan familiarizados hoy. En ese momento,
parecía una locura para los analistas de negocios, pero Ford era un visionario.
Como explicó su hijo y presidente de Ford Motors, Edsel Ford, al New York
Times: “Todos los hombres necesitan más de un día a la semana para
descansar y divertirse… Creemos que, para vivir adecuadamente, cada
hombre debería tener más tiempo para pasar con su familia”.13
Por supuesto, esos cambios impulsaron la moral del equipo de Ford
Motors, pero muchos se sorprendieron por el impacto en los resultados
finales del negocio. La productividad se disparó. Los trabajadores de la
fábrica tenían un aprecio renovado por su compañía y más energía para su
trabajo. Al final, con sus horas reducidas a cuarenta semanales y los fines de
semana libres, los empleados produjeron más trabajando menos, llevando a
Ford Motors a niveles aún más altos.14
¿Cuál es tu visión?
¿Por qué empezar por detenernos a discutir sobre nuestra visión acerca de la
productividad? Porque ningún consejo, atajo ni aplicación resolverán el
asunto más básico. El problema central radica dentro de nosotros mismos y es
algo con lo que hemos luchado durante siglos. Basilio el Grande, obispo de
Cesarea —Turquía moderna— se refirió a ello en el siglo cuarto. “He dejado
mi vida en la ciudad”, dijo, después de mudarse a un monasterio, “pero
todavía no he podido salir de allí”. Basilio comparó eso con una persona que
se marea en un gran barco y trata de encontrar alivio pasándose a un bote. No
funciona. Al contrario, solo lleva su mareo con él. El problema, según
Basilio, es el siguiente: “Acarreamos con nuestros trastornos permanentes y,
por lo tanto, nunca estamos libres de esa clase de trastornos”.15
La mayoría de nosotros vemos nuevas y radiantes soluciones basadas en la
productividad como el hombre que se sube al bote mareado. ¡Al fin, un alivio!
Pero eso no ayuda. Creemos que podemos resolver nuestros problemas
usando a una nueva aplicación o dispositivo, pero simplemente estamos
arrastrando nuestros principales problemas de productividad dondequiera que
vamos. Hacer algo diferente, algo mejor, requiere volver a pensar en la
productividad. Si buscamos mayor eficiencia o éxito como objetivo principal,
fracasaremos. La productividad, en última instancia, debería devolverte más
tiempo, no requerir más de ti.
Los clientes más productivos a los que entreno persiguen el tercer objetivo:
la libertad. Además, tienen una visión específica de cómo se ve ella en sus
vidas. Empiezan con una imagen de cómo quieren que se vea su vida antes de
tratar de encajar su trabajo en ella. Ellos saben a dónde se dirigen. Es
importante destacar que no tienen ningún poder especial que tú no tengas.
Tienen organización, tú también. Tienes la oportunidad de elegir. Por tanto,
¿qué va a ser? El final del juego es diferente para cada uno, pero espero que,
al menos, comiences a ver qué significaría para ti una vida con menos horas
de trabajo, pero más productivas. ¿Qué harás con el tiempo extra que te va a
quedar libre?
Pregúntate qué quieres, cuántas horas deseas trabajar, cuántos elementos
quieres en tu lista de tareas, cuántas noches y fines de semana deseas trabajar.
¿En qué te quieres enfocar? Tal vez quieras dedicar más tiempo al trabajo que
impulsa los resultados. No hay nada de malo en eso si es realmente lo que
quieres. O tal vez quieras dedicar más tiempo a otras áreas de tu vida, como
la espiritualidad, las actividades intelectuales, la familia, los amigos, los
pasatiempos, la comunidad o algo completamente distinto. Todo depende de
ti; nadie más puede —ni debería— decirte lo que es más importante para ti.
Una vez que lo descubras, aférrate a ese por qué para tu vida. Será la estrella
que guiará tu barco en este emocionante viaje; sin ello, te perderás. Eso es lo
que la productividad te brinda: la libertad de elegir en qué deseas enfocar tu
tiempo y tus energías.
Una vez que completes el ejercicio de visión de productividad que se
muestra a continuación, estarás listo para pasar al siguiente capítulo. Allí,
tendrás la oportunidad de evaluar qué tan lejos has llegado para alcanzar tu
visión y hacia dónde debes ir a partir de aquí.
CREA TU PROPIA VISIÓN DE PRODUCTIVIDAD
Formular una nueva visión para tu vida va a requerir un pensamiento serio de tu parte.
Necesitas poder visualizarla en tu mente y tener una idea clara de cómo quieres que
sea tu vida y por qué eso es importante para ti. Para comenzar, completa la visión de
productividad en FreeToFocus.com/tools. Comienza por definir tu ideal de
productividad. Luego, divídelo en unas pocas palabras poderosas y memorables.
Finalmente, aclara lo que está en juego al describir exactamente lo que puedes ganar
si logras esa visión y lo que perderás si no lo haces.
Recuerda, esta es una visión de cómo podría ser tu vida. Es probable que no tengas
los recursos para realizar plenamente tu visión de hoy, pero no dejes que eso te
impida soñar. Libre para enfocarte está diseñado para ayudarte a comenzar a avanzar
hacia tu destino, nunca harás ningún progreso real si no sabes a dónde vas.
2
Evaluar
Determina tu curso
Todo el mundo termina en algún lugar en la vida. Algunas personas terminan ahí
a propósito.
—ANDY STANLEY
Antes de comenzar mi propia empresa, tuve el privilegio de ser director
general de Thomas Nelson Publishers. Esa fue una oportunidad maravillosa,
fue el resultado de muchos, muchos años de probarme trabajando en esa
trinchera. Por ejemplo, años antes de tomar las riendas como directivo, fui
editor asociado, el segundo al mando de mi división. En julio de 2000, mi
jefe renunció repentinamente y me pidieron que aceptara su posición. Eso me
convirtió en el gerente general de Nelson Books, una de las divisiones de
libros comerciales de Thomas Nelson.
Como editor asociado, tuve la impresión de que algo estaba mal con
nuestra división, pero no estaba preparado para lo que descubrí cuando me
posicioné en el cargo. Nuestra área, al parecer, era un desastre. Thomas
Nelson tenía catorce divisiones diferentes en ese momento y descubrí que la
que lideraba era la menos rentable. Estaba en último lugar. “Menos rentable”,
en efecto, es una forma generosa de decirlo. La verdad es que habíamos
perdido dinero el año anterior. La gente en otras partes de la organización se
quejaba de cómo estábamos hundiendo a toda la compañía. Algo tenía que
cambiar y rápido.
Muchos líderes que han enfrentado momentos de crisis como ese se han
puesto en acción de inmediato y han intentado cualquier cosa para generar
algún ingreso adicional y cambiar el curso de las cosas. Por supuesto, tuve
esa tentación, pero no seguí esa ruta. ¿De qué sirve llenar una cubeta con
fugas sin antes tapar los orificios? Al contrario, lo primero que hice fue
retirarme a un lugar privado. Sabía que necesitaba un momento de
tranquilidad para evaluar por completo dónde estábamos, cómo llegamos allí
y qué deberíamos hacer a continuación.
Yo tenía dos objetivos. Primero, quería tener muy claro en qué posición
nos encontrábamos, sin importar cuán sombrío fuera. En segundo lugar,
quería proponer una visión convincente de lo que quería lograr. Estaba
seguro de que una vez que los puntos de inicio y final estuvieran claros, mi
equipo y yo podríamos trazar un curso para llegar desde donde estábamos
hasta donde queríamos estar. Y lo creas o no, eso es exactamente lo que
sucedió.
Pensé que alcanzar mi visión inicial llevaría unos tres años. Sin embargo,
conseguimos un cambio completo en solo dieciocho meses. En el trayecto,
superamos casi todos los aspectos de nuestra visión, por lo que nuestra
división de Nelson Books —que alguna vez tuvo problemas— se convirtió en
la más rentable y de mayor crecimiento de Thomas Nelson durante los
siguientes seis años. Pasamos de ser los últimos a liderar el negocio, y no
sucedió porque tuviéramos una gran estrategia comercial; ocurrió porque
teníamos una visión clara en cuanto a dónde queríamos ir, y fuimos francos
acerca de dónde comenzamos.
Ahora es tu turno.
El cruce de la pasión y la competencia
En el primer capítulo, comenzaste a trazar a dónde quieres ir. Si completaste
el ejercicio de visión de productividad, ya has desarrollado una visión
convincente para ti. (Si aún no has hecho esa actividad, recomiendo que te
detengas ya y la termines. Los capítulos y los ejercicios se construyen unos
sobre otros, por lo que no puedes darte el lujo de omitir uno).
Ahora que sabes a dónde quieres ir, necesitas averiguar dónde te
encuentras en este momento. Para ello, necesitarás un tipo especial de
brújula: la brújula de la libertad. Esta herramienta, que usaremos en el resto
del libro, servirá como tu guía de productividad. Siempre estará presente para
evitar que sigas una dirección errónea. También te ayudará a evaluar tareas,
actividades y oportunidades basadas en dos criterios clave: pasión y
competencia. Controlar estas dos cosas revolucionará toda tu visión acerca de
la productividad. No es suficiente ser apasionado o competente en una tarea a
la que se te insta hacer de manera periódica. Necesitas ser ambas cosas o tu
energía y tu rendimiento sufrirán.
Cuando digo pasión, estoy hablando del trabajo que amas, el que te da
energías. ¿Alguna vez ha habido un momento en tu vida en que estuviste
trabajando en algo y pensaste: No puedo creer que me estén pagando por
hacer esto? Si es así, ya sabes cómo se siente la pasión. Eres capaz de hacer
muchas cosas, pero estás más motivado y satisfecho cuando haces las cosas
que te gustan. Si no amas tu trabajo, es difícil seguir con él.
La competencia es algo completamente distinto. No se refiere a cuánto
disfrutas haciendo algo; es mucho más que eso, describe lo bien que
realmente lo haces. La verdad es que puede haber algo que te apasione
mucho, pero si no eres especialmente hábil en ello, nadie te pagará por
hacerlo. Por ejemplo, vivo en Nashville, Tennessee, la ciudad de la música en
Estados Unidos. Estamos saturados de músicos. Pero muchos de ellos no
participan en la industria de la música; están a la espera de una oportunidad.
Estoy seguro de que les apasiona la música; en caso contrario, ni siquiera se
molestarían con estar ahí. Estoy seguro de que la mayoría de ellos también
son bastante hábiles. En cualquier otra ciudad del país, podrían ser
celebridades. Pero aquí en Nashville, es un juego totalmente diferente. No
puedes ser solo un buen músico y tocar aquí; tienes que ser sobresaliente para
llamar la atención.
Muchas personas confunden competencia con aptitud, pero no son lo
mismo. La aptitud es una habilidad o facultad para hacer algo. La
competencia es algo más. Significa que no solo eres experto en algo, sino que
también estás generando resultados que otras personas pueden medir y
recompensar. Para ejecutivos y empresarios, eso se reduce principalmente a
ingresos, ganancias y otros indicadores financieros. Para los músicos, podría
ser descargas, ventas, multitudes o premiaciones. La aptitud apunta al talento
únicamente, mientras que la competencia indica el talento más la
contribución. Eso es lo que ofreces al mundo y lo que este recompensa. No
importa lo talentoso que seas, si no estás haciendo una contribución en cierta
y determinada área, no eres realmente competente.
Cuatro zonas de productividad
Ahora que aclaramos los términos, veamos la mecánica de la brújula de la
libertad. Empieza representando una cuadrícula con el título “Competencia”
sobre el eje x y el título “Pasión” en el eje y. Estos dos criterios te ayudarán a
identificar y entender cuatro zonas diferentes en las que operas con
normalidad. Antes de que terminemos, comprenderás mejor por qué ciertas
tareas hacen que el día pase volando y por qué otras lo hacen sentir tan lento.
Revisaremos las cuatro zonas en orden inverso, de modo que puedas ver la
progresión; comenzaremos con la zona que todos odiamos.
Zona 4: La zona de monotonía. Esta zona está constituida de tareas por
las que no tienes pasión ni dominio. Básicamente, son las cosas que te
desagradan hacer y en las que, de todas maneras, no eres bueno. Este es el
peor tipo de trabajo para ti. Es la parte pesada.
Cosas como informes de gastos, lidiar con los correos electrónicos y las
reservaciones de viajes pertenecen a mi zona de monotonía. Carezco,
absolutamente, de pasión y competencia en cuanto a esas cosas; por lo que
obligarme a hacerlas es una labor molesta. Ellas requieren más tiempo del
que deberían y el resultado final es una gran cantidad de tiempo
desperdiciado. ¿Por qué digo esto? Lo digo porque mi tiempo y mis energías
se utilizarían mucho mejor —y, en consecuencia, yo sería más productivo—
si me enfocara en otras cosas; esas en las que podría hacer una contribución
valiosa. Es claro que nunca voy a ser bueno reservando viajes y no quiero
serlo tampoco. Entonces, ¿por qué debería obligarme a hacerlo?
No obstante, ten en cuenta que solo porque algo encaje en tu zona de
monotonía, no significa que caiga en la zona de monotonía de los demás. No
son tareas malas en sí mismas; solo son cosas por las que —en lo particular—
no tienes pasión ni competencia. Lo creas o no, hay muchas personas en el
mundo que aman esas cosas que odias y viceversa. Sin esa división del
trabajo, nuestra compleja economía no funcionaría.
La pasión y la competencia proporcionan una cuadrícula
útil para evaluar nuestras tareas. Cuando la pasión y la
competencia en cuanto a labores particulares son altas, ese
es tu trabajo más deseable. Cuando ambas son bajas,
nuestras tareas se sienten como trabajo arduo o pesado.
Zona 3: La zona de desinterés. La zona de desinterés está formada por
cosas para las que eres competente, pero que no te apasionan. Claro, puedes
realizar esas tareas, tal vez mejor que cualquier otra persona en tu oficina,
pero consumen tu energía. ¿Por qué? Porque no tienes pasión por ellas.
Francamente, no te interesan, así que te aburres al ejecutarlas. La mayoría de
nosotros tendemos, por naturaleza, a evitar las tareas de la zona de
monotonía, pero a menudo nos atascamos en las de la zona de desinterés
simplemente porque somos buenos ejecutándolas.
Esto es algo que, en lo particular, sé muy bien. Ya mencioné que tengo una
larga trayectoria en el mundo de las publicaciones. Ingresé en ese negocio
hace mucho tiempo debido a que siempre me han gustado los libros. El gran
orador motivacional Charlie Jones —conocido como el “Tremendo”— solía
decir: “Serás el mismo individuo en cinco años que eres hoy, excepto por las
personas que conozcas y los libros que leas”. No podría estar más de acuerdo
con esa afirmación. Es más, cada período significativo de crecimiento en mi
vida ha sido resultado directo de una persona que conocí o de un libro que leí.
Esa pasión fue lo que me llevó a las publicaciones, por lo que desarrollé
competencia en cada una de mis posiciones a medida que ascendía en la
escala corporativa. Sin embargo, cuanto más alto subía, menos me
involucraba en el trabajo de hacer libros.
Cada promoción me llevó un poco más lejos de los libros y un poco más
cerca de la administración. Cuando me convertí en presidente ejecutivo, mi
trabajo era principalmente sobre finanzas. Tengo aptitud para las finanzas;
por lo que, al fin, desarrollé la competencia para ello. Sin embargo, mi pasión
no duró más allá de la fase inicial de aprendizaje y dominio. En pocas
palabras: me aburrió por completo. El problema era que para eso me estaban
pagando. Enfrentar ese asunto fue una de las principales cosas que me
abrieron los ojos y me llevaron a abandonar mi posición con el objeto de
reenfocar mis energías en mi primer amor: crear contenido. He escuchado
historias similares de muchas personas. Si no tenemos cuidado, podemos
quedarnos atrapados en la zona de desinterés por años, quizás décadas,
simplemente porque es lo que paga nuestras cuentas.
Zona 2: La zona de distracción. En esta zona, la vida comienza a ser
mucho más tolerable. La zona de distracción está formada por cosas que te
apasionan pero, lamentablemente, tienes poca habilidad para ellas. Esto
significa que esas actividades no agotan tus energías y disfrutas haciéndolas,
pero si no tienes cuidado, pueden convertirse en grandes pérdidas de tiempo.
El problema es que no las dominas, lo que te impide realizar una contribución
significativa a esas áreas.
El problema con la zona de distracción es el siguiente: tu pasión puede
enmascarar tu falta de competencia, pero solo para ti. Nuestra competencia es
mejor vista por otras personas. Eso quiere decir que podemos ser los últimos
en saber que estamos perdiendo una enorme cantidad de tiempo haciendo un
trabajo mediocre con algo que disfrutamos.
No solo se trata de músicos —de mediocres a regulares— en Nashville. Es
el ejecutivo de finanzas que no puede dejar de interferir con el mercadeo. O
el vendedor que se entromete en el diseño gráfico. O el gerente al que le
resulta más fácil hacer el trabajo del equipo que liderarlo. A menos que estos
esfuerzos sean aprobados por otros (por ejemplo, colegas, compradores,
clientes, jefes, una audiencia, el mercado) como verdaderamente valiosos,
son actividades que encajan en la zona de distracción. Así que cuando
identifiquemos las tareas que encajen en nuestra zona de distracción,
debemos ser despiadados con nosotros mismos, conscientes de que estamos
destacando las cosas que amamos pero que probablemente no deberíamos
estar haciendo.
Zona 1: La zona de deseos. Esta zona es el punto en el que se cruzan tu
pasión y tu competencia, donde puedes liberar tus dones y habilidades
exclusivos con el objetivo de hacer tu contribución más significativa a tu
negocio, a tu familia, a tu comunidad… y tal vez al mundo. Si tu destino es la
libertad, aquí es donde la experimentarás. El resto del libro se enfocará en
introducirte a la zona de deseos y en ayudarte a permanecer ahí el mayor
tiempo posible durante la semana.
Trabajar en la zona de deseos tiene un efecto profundo en la productividad
personal y más aún. Es la mejor manera que conozco para ganar en el trabajo
y tener éxito en la vida en general, puesto que harás más trabajo de alto
rendimiento en menos tiempo, lo que te da espacio para otros aspectos de tu
vida como la familia, los amigos, etc. Esto es lo que comenzó a distinguir a
mi cliente Roy, a quien conocimos en el capítulo anterior. “Centrarme en mi
zona de deseos y abandonar todo lo demás fue importante para mí”, me
informó. “Darme cuenta de que delegar todo lo que no está en mi zona de
deseos —y quiero decir todo— es algo bueno y ha sido una de las cosas más
liberadoras que puedo imaginar”.
Al delegar el trabajo fuera de su zona de deseos, Roy redujo sus setenta
horas laborables por semana a cuarenta en su trabajo principal. Digo
principal porque trabaja otras diez horas a la semana en dos proyectos que
comenzó con su familia por pura pasión. Antes de que se comprometiera a
trabajar tanto con la máxima pasión como con la máxima competencia, no
tenía margen para actividades adicionales como esas. Su margen era
consumido con tareas de bajo nivel que mataron su energía y socavaron su
efectividad.
Otra clienta, Rene, tiene una historia similar. Su empresa compra y vende
aviones privados. Antes de que descubriera las cuatro zonas, describió su
vida como una que se desarrollaba “en una rueda de hámster… trabajaba todo
el tiempo”. Comprender ese vínculo entre pasión y competencia fue clave
para escapar de ese ajetreo cotidiano. “Eso me permitió concentrarme en los
elementos de mi zona de deseos, lo que realmente me permitió decir: ‘No
tengo que estar ocupada todo el tiempo. Puedo tener tiempo para pensar
profundamente y trabajar en lo más importante’”. El impacto para Rene fue
inmediato. Redujo sus horas semanales de sesenta a treinta y dijo que
recuperó aún más que eso. Al ordenar sus tareas, ella dijo: “No me distraigo
en cosas que no me interesan. Así que realmente, he recuperado toda mi
vida”.
Mariel tiene un negocio de contabilidad y, como muchos de nosotros,
encuentra trabajo en cada rincón de su vida. Cuando empezamos a trabajar
juntos, ella trabajaba normalmente de sesenta a setenta horas a la semana y
nunca dejaba el trabajo en casa, ni en las vacaciones. “Me había criado en un
negocio familiar”, me explicó. “Trabajar horas extras y todo el tiempo era
algo a lo que estaba acostumbrada; además, me encantaba hacerlo”. Pero
descubrió que algunos trabajos requerían más esfuerzo que otros. “Lo que
más me impresionó”, dijo, “fue lidiar con mis zonas: descubrir qué es lo que
más me disgustaba, qué cosas eran tediosas y dónde estaba realmente lo que
deseaba”. Una vez que tuvo una idea clara acerca de eso, fue capaz de
eliminar, automatizar y delegar tareas fuera de su zona de deseos (más
información sobre esto en el paso 2).
Mariel no solo eliminó treinta horas de la semana laboral, sino que también
hizo crecer su negocio mientras trabajaba menos. Y lo mismo sucedió con
Roy y Rene. De hecho, lo mismo sucede con todos los que conozco que
trabajan en el cruce de la pasión máxima y la competencia máxima.
Zona X: La zona de desarrollo. Hay una quinta zona sin lugar fijo en la
cuadrícula. Yo la llamo la zona de desarrollo, y consiste en cómo medir el
trabajo fuera de tu zona de deseos, pero potencialmente avanzar hacia ella.
Tal vez seas altamente competente y poco apasionado, pero estás
desarrollando la pasión. O eres altamente apasionado y poco competente,
pero estás desarrollando destreza. Es importante tener en cuenta esta
progresión, ya que nuestra experiencia afecta tanto a la pasión como a la
competencia.
No tenemos configuraciones predeterminadas o fijas, ya que no somos
apasionados ni competentes por naturaleza. Más bien, todos comenzamos con
curiosidad, interés y posiblemente hasta con talento en bruto. El tiempo y la
práctica pueden hacer que fallemos en una tarea, pero esta puede ajustarse en
base a cómo evolucionemos en relación con ella. En otras palabras, la pasión
y la competencia son resultado del desarrollo personal o profesional.
Hoy, muchas tareas en mi zona de deseos llegaron allí desde la zona de
desarrollo. Este es el caso de muchos. Cuando mi hija Megan Hyatt Miller
comenzó a trabajar para mí, no tenía pasión por el análisis financiero. Ella
sobresalía en la labor con las marcas y el mercadeo, pero las hojas de cálculo
y de proyecciones le eran un trabajo muy monótono. Carecía de pasión y de
competencia. No obstante, estaba dispuesta a aprender; y poseía cierta
aptitud. Con el tiempo y la capacitación, desarrolló una competencia genuina.
Y eso no fue todo. A medida que Megan desarrolló la competencia, su pasión
también aumentó. En la investigación realizada por el psicólogo de Florida
State University Anders Ericsson y otros estudiosos, se muestra que la
práctica y la destreza final pueden influir en la alegría que sentimos al
ejecutar una tarea. Y digo pueden porque no siempre es el caso; como
presidente de una empresa de publicaciones, podía estar en una sala llena de
banqueros, pero rara vez lo disfrutaba. Para algunos, sin embargo, la práctica
no solo perfecciona; también es genera placer.1 Y es entonces cuando
notamos que una tarea ha migrado de una zona a otra.
La mentalidad es otro aspecto de las tareas que cambian a nuestra zona de
deseos. Megan es visionaria y orientada hacia el futuro. En términos del
lenguaje de StrengthsFinder, ser futurista es su fortaleza número uno.2 Parte
de lo que motivó el creciente interés de Megan en los números fue cómo se
desempeñaron en los objetivos y la estrategia de la compañía. “Las finanzas
son resultado de cómo ejecutamos nuestra visión”, me dijo. “Es la aplicación
práctica”. En la actualidad, los modelos financieros, las proyecciones de flujo
de efectivo y los presupuestos de alto nivel son todas actividades
pertenecientes a la zona de deseos para Megan, que ahora se desempeña
como directora de operaciones de la empresa MH&Co.
A veces sabemos que cierta tarea no encaja en nuestra área de habilidades.
Otras veces solo necesitamos más experiencia con eso. Si tenemos el
presentimiento de que podríamos desarrollar pasión y competencia con una
tarea, deberíamos mantenernos receptivos al respecto.
Al hacer girar la cuadrícula de la pasión y la competencia,
creas tu brújula de la libertad. Cuanto más puedas dirigir
tus esfuerzos hacia el norte, hacia tu trabajo más deseable,
más productivo serás. Los ejemplos anexos te muestran la
manera en que la brújula de la libertad le da dirección a tu
trabajo.
Cómo encontrar tu norte verdadero
Ahora que entiendes las cuatro zonas de productividad, echemos un vistazo a
la brújula de la libertad. Verás que esta brújula es simplemente la cuadrícula
de la pasión y la competencia volteada de manera que la zona de deseos
ocupe la posición superior. ¿Cuál es una de las habilidades más importantes
para la navegación? Encontrar el norte verdadero. La zona 1 —la zona de
deseos— es el verdadero norte para tu productividad. Esa es la dirección en
la que quieres ir. Al igual que una brújula de navegación puede salvar tu vida
si estás perdido en un desierto, la brújula de la libertad puede guiarte en la
jungla de un trabajo improductivo y sin sentido.
La promesa de este libro es ayudarte a lograr más haciendo menos, y así es
como lo haremos. Este es el secreto de la productividad que muchos dan por
supuesto o lo pierden por completo. La verdadera productividad consiste en
hacer más de lo que está en tu zona de deseos y menos de las otras zonas.
Subraya esta afirmación. Escríbela en un papel y ponla en la pantalla de tu
computadora. Ponla en tu auto. Recítala diez veces al día si es necesario, pero
no te pierdas este punto: la verdadera productividad consiste en hacer más de
lo que está en tu zona de deseos y menos de lo que está en las otras zonas.
Enfocar tu tiempo y tus energías en tu zona de deseos te llevará a mejores
resultados y a crear libertad. Esta es la clave para lograr más haciendo menos.
Cuanto más tiempo pases en tu zona de deseos, más bien harás no solo a ti
mismo, sino también al mundo que te rodea. Sé que es una declaración audaz,
por lo tanto permíteme que te explique. Todos nosotros poseemos dones
exclusivos —un paquete específico de talento originario, habilidades
adquiridas, impulso y sabiduría que nos son particulares como individuos— y
nunca somos más efectivos, más poderosos y más influyentes que cuando los
ponemos en práctica. Tú no puedes ser yo y yo no puedo ser tú. No obstante,
todos podemos ser la mejor versión de nosotros mismos. Creo que eso sucede
cuando vivimos y trabajamos en la zona de nuestros deseos.
Una palabra más sobre esto antes de continuar: aun cuando el sistema
Libre para enfocarte puede hacerte ingresar rápidamente en la zona de
deseos, eso no sucederá de la noche a la mañana. Hoy, dedico
aproximadamente noventa por ciento de mi tiempo a las actividades propias
de la zona de deseos, y quiero que me acompañes allí lo más rápido posible.
Stephen, un excelente asistente de ventas en línea y cliente de coaching, me
dijo que ahora está trabajando de ochenta a noventa por ciento en su zona de
deseos. Pero no comenzó ahí. Cuando tomó mi curso en línea Libre para
enfocarte, se dio cuenta: “Estoy haciendo todas estas cosas en mi zona de
monotonía… Estaba tratando de hacer todo”, incluido “tratar de reparar
impresoras, ¡y era simplemente doloroso!”. Si eres responsable de los
principales resultados, ¿puedes permitirte meterte con las minucias del equipo
de oficina? Cuando Stephen descubrió cuánto esfuerzo estaba
desperdiciando, comenzó a utilizar la brújula de la libertad para apuntar a sus
tareas de mayor influencia. No solo recuperó el tiempo, lo que su joven
familia aprecia, sino que su negocio se duplicó. “Ha tenido un gran impacto
en el resultado final y me ha dado mucha más alegría”, afirmó.
Ahora que conoces acerca de la brújula de la libertad, mantén tus ojos en el
verdadero norte. Haz todo lo posible por moverte en la dirección correcta
para ti y utiliza las herramientas de este libro. Sé paciente en el camino. Una
brújula es una guía, no es dar en el blanco. Es un apuntador, no el punto. Tal
vez haya algo que te guste hacer y para lo que tienes aptitud, pero necesitas
desarrollar la competencia. O quizás eres perfectamente capaz y quieres
encontrar algo que alimente tu pasión. Eso está bien. Usa la zona de
desarrollo como una estación de paso en la que puedes colocar cosas de las
que no estás seguro, pero sospechas que podrían ser importantes para tu
negocio algún día, especialmente si pueden mejorar los resultados que sabes
que debes producir.
No obstante, he aquí una pregunta: si la productividad simplemente se
reduce a hacer más cosas en tu zona de deseos y menos en todas las demás,
¿por qué la mayoría de nosotros no lo estamos haciendo ya? ¿Por qué parece
esto, tan a menudo, un objetivo imposible?
Cómo limitar las creencias y liberar las verdades
El mayor obstáculo en nuestros esfuerzos por ser productivos bien puede ser
nuestra mentalidad. No tenemos la intención de que eso suceda, pero nuestras
vidas son impulsadas por un conjunto de creencias que tenemos sobre
nosotros mismos y nuestra situación. Son creencias limitantes, porque
restringen nuestro potencial y establecen límites falsos y restrictivos que nos
impiden cumplir con logros más grandes y mejores. Podríamos llenar todo un
libro con creencias limitantes, pero concentrémonos en las siete que más
afectan nuestros esfuerzos por ser más productivos.
1. “Sencillamente, no tengo suficiente tiempo”. La creencia limitante
que escucho más que cualquier otra es: “Sencillamente, no tengo suficiente
tiempo”. Dicho de otra manera: “Estoy demasiado ocupado”. Escucho decir
esto a todos los tipos de personas en cualquier ámbito de la vida, desde
presidentes ejecutivos hasta profesionales mercantiles, trabajadores de la
construcción, madres amas de casa y estudiantes universitarios. Es una
verdad universal: todos nos sentimos demasiado ocupados. Si estás luchando
con esta creencia limitante, reemplázala con esta verdad liberadora: Tengo
todo el tiempo que necesito para lograr lo que más me interesa. Échale un
vistazo a los grandes logros que se están produciendo a tu alrededor y a las
personas que lideran los principales cambios en el mundo. Recuerda que
tienes las mismas ciento sesenta y ocho horas a la semana que ellos y que
también puedes lograr grandes cosas en el tiempo que tienes.
2. “Simplemente, no soy tan disciplinado”. Las personas que ven la
productividad en términos de un sistema masivo y complicado lleno de
etiquetas, archivos, ajustes y una lista de un millón de tareas diversas casi
siempre se enfrentan a la creencia limitante que afirma: “Simplemente, no
soy tan disciplinado”. Si eso te describe, reemplázalo con esta verdad
liberadora: Trabajar en mi zona de deseos no requiere mucha disciplina. Por
lo general, no nos quejamos por no tener suficiente disciplina cuando se trata
de dedicar tiempo a las cosas que disfrutamos. Reservamos la palabra
disciplina para aquellas cosas que no queremos hacer. Es una cuestión de
enfoque. Si diseñas tu vida para que pases la mayor parte del tiempo
trabajando en cosas que te apasionan y a las que dominas, la disciplina para
hacer esas cosas será fácil.
3. “Realmente, no tengo control de mi tiempo”. No todos son presidentes
corporativos, empleados por cuenta propia, u ocupan cargos de gerencia. La
mayor parte de tu día puede ser dictada por tu jefe o hasta por los
cronogramas de tu familia. Sin embargo, con mucha frecuencia usamos estas
demandas como una excusa para alzar nuestras manos y decir: “No tengo
control de mi tiempo, por lo tanto, no funcionará”. Si eres víctima de esta
creencia limitante, reemplázala con esta verdad liberadora: Tengo la
capacidad para hacer un mejor uso del tiempo que controlo. No eres un
objeto pasivo ni inerte, completamente a merced de fuerzas externas. Tienes
algo que decir en cuanto a cómo llevas tu propia existencia. Ciertos espacios
de tiempo pueden estar bajo el control de otra persona, pero aun así tienes el
control sobre el resto. Así que haz que cuente.
4. “Las personas muy productivas nacen así”. A veces nos justificamos
diciendo algo como: “Las personas muy productivas nacen de esa manera.
Yo no nací así”. Eso es falso. Las personas que más admiras en el mundo, las
que están logrando grandes cosas, no nacieron con habilidades
sobrenaturales. Simplemente encontraron una manera de desarrollar su propio
potencial, de modo que tú también puedes hacerlo. Si eres víctima de esta
creencia limitante, reemplázala con esta verdad liberadora: La productividad
es una habilidad que puedo desarrollar. Este libro te mostrará cómo hacer
precisamente eso.
5. “Ya lo intenté, pero no resultó”. Desearía obtener un centavo por cada
vez que alguien excusa su falta de productividad diciendo: “Ya lo intenté,
pero no resultó”. Ese, definitivamente, no es el mantra de los grandes
triunfadores. De hecho, los grandes ganadores no se rinden nunca solo porque
una solución falla. Al contrario, siguen buscando lo que funcionará y no se
detienen hasta que lo encuentran. Si te han desanimado las cosas que han
fallado hasta ahora, reemplaza esa creencia limitante con esta verdad
liberadora: Puedo obtener mejores resultados con un enfoque diferente. Es
por eso que creé el sistema Libre para enfocarte en primer lugar. Ninguno de
los otros sistemas de productividad que probé me dieron resultados
favorables. Este sí.
6. “Mis circunstancias no lo permitirán en este momento, pero solo
son temporales”. De todas las creencias limitantes que estamos discutiendo,
la más letal puede ser esta: “Mis circunstancias no lo permitirán en este
momento, pero son solo temporales. En adelante seré más productivo”. Esta
creencia, aunque parezca razonable y esperanzadora para el futuro, puede
arruinar cualquier posibilidad que tengas de volverte más productivo. Lo que
es temporal al fin se volverá permanente, a menos que cambies algo ahora.
Quizás estés enfrentando un trimestre ocupado en el trabajo, una temporada
intensa de actividades extracurriculares de tus hijos o un aumento inusual en
tus compromisos sociales o comunitarios. Sea lo que sea, presta atención a
esta advertencia: eso no es temporal. Estas temporadas ocupadas siguen
redibujando los límites alrededor de nuestro tiempo, por lo que las cosas
nunca “volverán a la normalidad”. Depende de ti definir cómo quieres que se
vea lo normal; si no tomas el control de tu tiempo, alguien más lo hará. No
podemos seguir postergando nuestro progreso. Al contrario, necesitamos
abrazar esta verdad liberadora: No tengo que esperar hasta que mis
circunstancias cambien para comenzar y progresar. Si esperas el momento
perfecto para ser más productivo y perseguir la libertad que anhelas,
esperarás para siempre. Puedes comenzar a hacer cambios positivos ahora
mismo, independientemente de tus circunstancias.
7. “No soy bueno con la tecnología”. Es posible que tengas problemas
con la creencia limitante que proclama: “No soy bueno con la tecnología ni
con los sistemas complicados”. Todos buscamos una solución simple y
elegante; lo cual es sinceramente difícil de encontrar en el mundo de la
productividad. Si te encuentras rascándote la cabeza ante la multitud de
aplicaciones, herramientas y sistemas de productividad diversos y
complicados que existen, acepta esta verdad liberadora: La verdadera
productividad no requiere tecnología ni sistemas complejos. Tiene que ver
más con alinear mis actividades diarias con mis prioridades, lo que puedo
hacer. Cualquiera puede hacerlo, pero el primer paso es creerlo.
Estas son las siete creencias limitantes que he escuchado con mayor
frecuencia a lo largo de los años, pero la lista de ninguna manera está
completa. Es más, muchas nuevas creencias limitantes pueden haber
aparecido en tu cabeza a medida que las lees. Nuestra mentalidad es algo que
a menudo pasamos por alto en nuestro camino a ser más productivos, pero
esa equivocación puede socavar incluso nuestros mejores esfuerzos si no
tenemos cuidado. Si no diriges las voces que pululan en tu cabeza, nunca
obtendrás una imagen clara de dónde te encuentras ahora, lo que significa que
nunca podrás navegar a donde quieres ir.3
Creencias limitantes
Verdades liberadoras
Sencillamente, no tengo
suficiente tiempo.
Tengo todo el tiempo que necesito para lograr lo que más
me interesa.
Simplemente, no soy tan
disciplinado.
Trabajar en mi zona de deseos no requiere mucha
disciplina.
Realmente, no tengo
control de mi tiempo.
Tengo la capacidad para hacer un mejor uso del tiempo que
controlo.
Las personas muy
productivas nacen así.
La productividad es una habilidad que puedo desarrollar.
Ya lo intenté, pero no
resultó.
Puedo obtener mejores resultados con un enfoque
diferente.
Mis circunstancias no lo
permitirán en este
momento, pero solo son
temporales.
No tengo que esperar hasta que mis circunstancias
cambien para comenzar y progresar.
No soy bueno con la
tecnología.
La verdadera productividad no requiere tecnología ni
sistemas complejos. Tiene que ver más con alinear mis
actividades diarias con mis prioridades, lo que puedo hacer.
El objetivo de este capítulo ha sido guiarte en la evaluación de tu situación
actual. Para algunos, esta puede ser la parte más difícil del proceso Libre
para enfocarte. Pero es fundamental para todo lo que sigue. Una vez que
termines el siguiente ejercicio, tenemos una acción final para completar el
paso 1. Es hora de hablar sobre el rejuvenecimiento.
REDIRIGE TUS TAREAS
La evaluación de tu posición actual es un paso vital hacia la consecución de tus
objetivos de productividad, pero es uno que muchas personas evaden. Si no echas un
vistazo exhaustivo y franco al punto en que estás y cómo llegaste allí, nunca podrás
avanzar tan lejos ni tan rápido como desees.
Usa las hojas de trabajo tituladas: “Filtro de tareas” (Task Filter) y “Brújula de la
libertad” (Freedom Compass), que aparecen en el enlace FreeToFocus.com/tools.
Enumera tus tareas y actividades periódicas en el filtro de las tareas. Una vez que
tengas la lista, evalúa cada elemento en base a la pasión y la competencia. Luego usa
esa información para determinar a qué zona pertenece cada tarea. (Ignora las
columnas Eliminar, Automatizar y Delegar por ahora; volveremos a ellas más
adelante).
Una vez que hayas categorizado tus tareas, tómate un minuto adicional para
transferirlas a tu brújula de la libertad, enumerando cada tarea en su zona
correspondiente. Coloca cualquier actividad de la zona de desarrollo en el centro.
Coloca tu brújula de la libertad completa donde la veas con frecuencia y utilízala como
un recordatorio para enfocarte —lo más que puedas— en las actividades de la zona de
deseos.
3
Rejuvenecer
Revitaliza tu mente y tu cuerpo
Casi todo volverá a funcionar si te desconectas por unos minutos, incluido tú.
—ANNE LAMOTT
La profesora de la Universidad de Pensilvania Alexandra Michel,
exempleada de Goldman-Sachs, realizó un estudio de doce años acerca de
banqueros inversionistas que trabajaban normalmente entre cien y ciento
veinte horas a la semana. Solo hay ciento sesenta y ocho horas en una
semana. Como vimos en el primer capítulo, los empresarios, ejecutivos y
otros profesionales se roban tiempo marginal con semanas laborales de más
de cincuenta horas. Trabajar ciento veinte horas significa abortar todo lo
demás en la vida: el sueño, las relaciones, el ejercicio, la recreación, las
actividades espirituales, comunitarias y más. Para compensar la pérdida, el
empleador de los banqueros les ofreció asistencia administrativa las
veinticuatro horas del día, servicios de comidas y lavandería, además de otras
ayudas domésticas.
Dado su enfoque singular, al comienzo, los banqueros fueron altamente
productivos. Empezaron con energía y vigor, aprovecharon los servicios
adicionales que les proporcionaba el empleador y trabajaron arduamente
durante mucho tiempo, dando grandes pasos. Pero eso no duró. No podía
durar.
“A partir del cuarto año, los banqueros comenzaron a experimentar
deterioro físico y psicológico a veces debilitante”, informó Michel. “Sufrían
de agotamiento crónico, insomnio, dolores de espalda y en el cuerpo,
enfermedades autoinmunes, arritmias cardíacas, adicciones, compulsiones y
trastornos en la alimentación, lo que hacía que mostraran decaimiento en el
juicio y la sensibilidad ética”. Como su rendimiento se desplomó, Michel
dijo: “Simplemente compensaron su disminución en el rendimiento
trabajando más tiempo. Esto los atrapó en un ciclo de horas de trabajo cada
vez mayor y tuvo como resultado una angustia física y emocional crónica”.1
Cuando probamos con este enfoque, lo que estamos haciendo es perseguir
nuestra propia cola. Jack Nevison, fundador de New Leaf Project
Management, analizó los números de diversos estudios enfocados en las
largas horas. Encontró que hay un techo. Trabaja más de cincuenta horas de
trabajo en una semana y no verás aumento de productividad por el tiempo
adicional. Es más, ocurre todo lo contrario. En uno de los estudios que se
hicieron, se encontró que cincuenta horas en el trabajo solo producían unas
treinta y siete horas de utilidad. A las cincuenta y cinco horas, bajó a casi
treinta. Cuanto más trabajes, más allá de un umbral de cincuenta horas, según
este estudio, menos productivo serás. Nevison llama a esto la “Regla de los
cincuenta”.2
Eso significa que, en función de la cantidad de horas que trabajemos la
mayoría de nosotros, estamos a punto de trabajar en vano si es que no lo
estamos haciendo ya. El profesor de gerencia de la Universidad de California,
Berkeley, Morten T. Hansen compara las horas excesivas con exprimir una
naranja. “Al principio”, afirma, “obtienes mucho líquido. Pero a medida que
continúas apretando y los nudillos se te ponen blancos, extraes una gota o
dos. Al final, llegas al punto en el que estás apretando lo más fuerte que
puedes, pero sin sacar jugo”.3 En un revelador estudio, los gerentes no
encontraron diferencias mensurables entre el desempeño de los trabajadores
que dedicaban a sus tareas ochenta horas a la semana y los que simplemente
fingían hacerlo; las horas adicionales no dieron como resultado ganancias
reales de productividad.4 Al trabajar hasta el punto del agotamiento, estamos
logrando menos haciendo más, lo opuesto a lo que queremos. Sin embargo,
para lograr más haciendo menos, debemos dejar de lado algunos de nuestros
conceptos erróneos sobre el tiempo y la energía.
El tiempo es fijo, pero la energía puede manejarse. Eso
significa que hay una relación inversa entre las horas
trabajadas y el gasto productivo de tu energía. Cuantas
más horas trabajes, menos productivo serás.
Los banqueros fueron presa de un mito de la productividad muy común: la
energía es fija, pero el tiempo puede manejarse. Creían que podían obtener un
retorno coherente con su esfuerzo al aumentar sus horas de trabajo, que serían
tan inteligentes, fuertes y dedicados a las cien horas como a las cincuenta.
Elon Musk, fundador y presidente de Tesla y SpaceX, en una clásica y falaz
declaración dijo: “Si otras personas están haciendo semanas laborales de
cuarenta horas y las tuyas son de cien horas entonces, aunque estés haciendo
lo mismo… en cuatro meses lograrás lo que a ellos les tomaría un año”.5 Sin
embargo, los banqueros y Musk se equivocan.
Cien horas de trabajo son cualitativamente, no solo cuantitativamente,
diferentes de cincuenta. El tiempo es fijo, pero la energía puede manejarse.
Cada día tiene la misma cantidad de horas, mientras que tu energía sube y
baja según diversas variables, incluido el descanso, la nutrición y la salud
emocional.
La mayoría de nosotros sabemos eso intuitivamente. Cuando estamos
frescos por la mañana, podemos lograr el doble de lo que hacemos después
del almuerzo. Eso es manejar la energía. La buena noticia es que puedes
hacer que tu energía actúe a tu favor para sacarle el máximo provecho con la
menor presión. De eso se trata esta acción: Rejuvenecer. La energía personal
es un recurso renovable, recargable mediante siete prácticas básicas. Son las
siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Dormir
Comer
Moverse
Conectarse
Jugar
Reflexionar
Desconectarse
Empecemos por observar la primera.
Práctica 1: Dormir
Al elogiar a uno de sus principales ejecutivos, el ex director general de
Disney, Michael Eisner, dijo: “El sueño era uno de [sus] enemigos. [Él]
pensaba que eso le impedía dar todo de sí el cien por ciento del tiempo.
Siempre había una reunión más que quería tener. Dormir, pensaba, le impedía
hacer las cosas”.6 Todos compramos ese mito a veces, pero no es algo que
debemos celebrar. Nos convencemos de que podemos tener una reunión o
hacer una tarea más en el día si nos levantamos más temprano o más tarde.
Esto es saturación.
En promedio, los estadounidenses duermen poco menos de siete horas cada
noche.7 Y esa cantidad, que ya está por debajo de las ocho recomendadas,
probablemente sea exagerado porque las personas casi siempre informan el
tiempo que pasan en la cama, no las horas que realmente duermen. Según los
investigadores, dormimos aproximadamente un veinte por ciento menos de lo
que pensamos.8 ¡Y ese es el promedio! En el mundo de los negocios, nos
jactamos de tener incluso menos horas de sueño.
Líderes de PepsiCo, Southwest, Fiat Chrysler, Twitter y Yahoo!, todos
afirman que han prosperado con la mitad de la cantidad de sueño
recomendada.9 El derecho a presumir aumenta a medida que disminuye el
tiempo de descanso, creando una expectativa autoimpuesta entre los
empresarios y líderes en todos los niveles. Si quieres estar entre los mejores y
más brillantes, se supone que debes ser superhumano. Pero no lo somos. Dos
tercios de los líderes en una encuesta expresaron insatisfacción con la
cantidad de horas que duermen, y más de la mitad reportaron tener sueño de
baja calidad.10 Esto tiene un costo elevado.
Tratamos a la almohada como el enemigo de la productividad, pero evadir
el sueño —en última instancia— perjudica nuestro trabajo. The Lancet, por
ejemplo, estudió a algunos cirujanos que permanecieron despiertos
veinticuatro horas. Los doctores cometieron más errores y las tareas rutinarias
les tomaron un catorce por ciento más de tiempo. El deterioro era similar a
estar drogado.11 Y no se necesita una noche para obtener este tipo de
resultados. En otro estudio, las personas que durmieron solo seis horas por
noche durante dos semanas seguidas actuaron como si estuvieran borrachas.12
En lugar de aumentar la productividad, estamos asegurando nuestro propio
fracaso cuando le robamos tiempo a nuestro descanso.
El rejuvenecimiento nocturno es la base de la productividad. Dormir lo
suficiente nos mantiene mentalmente alertas y mejora nuestra capacidad para
recordar, aprender y crecer. Refresca nuestro estado emocional, reduce el
estrés y recarga nuestro organismo. Sin embargo, quedarse sin dormir hace
que sea más difícil concentrarse, resolver problemas, tomar buenas decisiones
o incluso actuar bien con los demás.13 Como lo explica la neurocientífica
Penelope A. Lewis: “Las personas con falta de sueño tienen menos ideas
originales y también tienden a apegarse a las viejas estrategias que pueden no
seguir siendo eficaces”.14
Es precisamente por eso que los líderes y empresarios eficaces insisten en
dormir lo suficiente. Considera al presidente de Amazon, Jeff Bezos. “Ocho
horas de sueño marcan una gran diferencia para mí”, dijo a Thrive Global.
“Esa es la cantidad necesaria para sentirse lleno de energía y entusiasmo”.15
El presidente y ejecutivo de Aetna, Mark Bertolini, ofrece incentivos en
efectivo para que los empleados den prioridad a su sueño. “No puedes estar
preparado si estás medio dormido”, explicó en una entrevista. “Estar presente
en el lugar de trabajo y tomar mejores decisiones tiene mucho que ver con
nuestros fundamentos empresariales”.16
El descanso rejuvenecedor se reduce a dos cosas: cantidad y calidad. Los
adultos, independientemente de lo que tengan en sus calendarios o de quién
les exija su tiempo y atención, requieren de siete a diez horas de sueño por
noche para tener un desempeño máximo. Necesitas darte permiso para dormir
tanto como sea necesario para estar en tu mejor momento. Es cierto que eso
puede ser difícil. Si tu agenda está repleta, es posible que debas sacrificar el
tiempo con Facebook o Netflix (“Estamos compitiendo con el sueño”,
admitió el presidente de Netflix, Reed Hastings).17 Si tienes hijos pequeños,
es posible que tu pareja y tú deban dormir por turnos o incluso contratar a una
niñera de vez en cuando para asegurar un descanso sin interrupciones.
Incluso podrías considerar por algunas noches irte a dormir al mismo tiempo
que tus hijos para conseguir un poco más de sueño.
También puedes aumentar la cantidad de sueño agregando una siesta corta
a tu cronograma cotidiano. No te rías, las siestas son el arma secreta de mi
productividad. Tomo una todos los días después del almuerzo, lo que me
mantiene fresco y alerta toda la tarde. Simplemente no duermas más de veinte
o treinta minutos, o puede que tengas dificultades para despertarte y te sientas
aturdido, no revitalizado. Hay una larga lista de líderes, artistas, científicos y
otros que han mejorado su desempeño mediante la siesta estratégica. Para
mencionar solo algunos: Winston Churchill, Douglas MacArthur, John F.
Kennedy, J. R. R. Tolkien y Thomas Edison.18 No te sorprendas si te toma un
tiempo entenderlo. “Al igual que el paracaidismo, la siesta requiere práctica”,
afirma la novelista Barbara Holland.19
En cuanto a la calidad, también hay varias maneras de mejorarla. Los
estudios demuestran unánimemente que apagar todas las pantallas (televisión,
teléfono, tabletas, computadoras, etc.) una hora antes de acostarte puede
mejorar considerablemente tu sueño. Acondiciona tu entorno para dormir
agregando tonos oscuros, bajando la temperatura de la habitación, poniendo
música ambiental, una aplicación de teléfono o simplemente un ventilador
eléctrico en tu dormitorio.20 Los pequeños cambios pueden hacer una gran
diferencia, dejándote más renovado y energizado cuando salgas de la cama.
Práctica 2: Comer
Los alimentos que ingerimos producen un efecto inmediato, duradero y
poderoso en nuestros niveles de energía. Hay una razón por la que los atletas
son tan cuidadosos con su alimentación. El mejor sistema de productividad
del mundo no puede ayudarte si estás privando a tu cuerpo de los nutrientes
que necesitas para funcionar con la máxima eficiencia.
Tomemos en consideración el almuerzo. Una encuesta realizada en 2012
por Right Management en el lugar de trabajo, encontró que solo uno de cada
cinco empleados sale de sus escritorios para almorzar. Otros dos de cada
cinco ingieren algo de comida en sus escritorios. Pero casi el cuarenta por
ciento de los trabajadores y gerentes almuerzan “solo de vez en cuando” o
“rara vez, si es que alguna”.21 Podemos considerar que el almuerzo es una
interrupción, pero la verdad es que genera grandes dividendos al aumentar de
la energía. Por otro lado, evadir la comida del mediodía puede dejarnos
adormecidos, mareados y fatigados.
Dejar nuestros escritorios para ir a comer también paga dividendos
creativos. “La creatividad y la innovación suceden cuando las personas
cambian su entorno, y especialmente cuando se exponen a entornos similares
a la naturaleza”, dice Kimberly Elsbach, experta en psicología del ambiente
laboral en la Escuela de Administración de Graduados de la Universidad de
California, en Davis. Ella sostiene que “permanecer en el mismo lugar es
realmente perjudicial para el proceso creativo. También perjudica la reflexión
que se necesita para que las ideas fluyan, se generen y permitan que una
persona llegue a un momento inspirador”.22 Perder el almuerzo significa que
sacrificas momentos trascendentales que podrían llevar a tu organización al
siguiente nivel a cambio de la monotonía ininterrumpida de las llamadas y las
reuniones, las hojas de cálculo y los correos electrónicos.
Por supuesto, la conversación sobre lo que constituye o no una dieta
saludable podría ir en cientos de direcciones, todas ellas fuera del alcance de
este libro. Sin embargo, compartiré algunos consejos si nunca le has dado
prioridad a una alimentación saludable.
En primer lugar, los alimentos naturales como verduras, frutas, nueces y
carnes son mejores opciones que prácticamente cualquier cosa que encuentres
en un paquete. Si no puedes pronunciar los ingredientes o si están cargados
de azúcar, debes pensarlo dos veces. Y ten cuidado cuando salgas a comer;
los menús rara vez dicen algo sobre la calidad de los ingredientes utilizados.
En segundo lugar, no asumas que sabes cómo se ve una dieta saludable si
no has estudiado el tema por ti mismo. El camino hacia la mala nutrición está
pavimentado con suposiciones que las personas se plantean acerca de lo que
son y no son elecciones sabias en cuanto a alimentos. Las personas a menudo
son engañadas por productos que se anuncian falsamente como “saludables”,
“bajos en grasa” u otros trucos publicitarios que lanzan con los alimentos
envasados. El plan de alimentación recomendado por el gobierno ha
cambiado a lo largo de los años, por lo que es examinado, criticado y
reprochado constantemente por muchos profesionales de la salud. Saber lo
que debes comer puede ser complicado, así que investiga y descubre qué es
lo que mejor funciona para ti.
Tercero, considera lo que bebes. Las llamadas bebidas energéticas, las
gaseosas y muchas otras pueden dejarte más agotado de lo que te sentías
antes de ingerirlas, a pesar de la euforia que produce el azúcar a corto plazo.
Lo mejor es optar por beber agua tanto como sea posible.
Cuarto, investiga un protocolo de suplemento nutricional para ti mismo.
Los suplementos ayudan a compensar las deficiencias nutricionales en
nuestras dietas. En cuanto a mi nivel de energía personal, presto especial
atención a la vitamina B12 y la vitamina D. Ambas juegan un papel muy
importante para ayudarme a controlar el estrés y a sentirme con más energía.
En quinto lugar, también es importante con quién comes. Las comidas son
una forma tremenda de construir relaciones. Las comidas no son solo para
reabastecer al organismo. También tienen que ver con la alegría y la
conexión. Al igual que pasar tiempo de calidad en la cama, pasar tiempo de
calidad en la mesa es clave para la productividad.
Práctica 3: Moverse
A menudo nos decimos a nosotros mismos que no tenemos suficiente energía
para hacer ejercicio, pero este en sí mismo es un estimulante. Da más de lo
que toma. De hecho, pocas cosas tienen un efecto tan directo en nuestros
niveles de energía como un entrenamiento digno. Si decides empezar el día
haciendo cualquier tipo de ejercicios, obtendrás enormes dividendos durante
todo el día.
De acuerdo con el Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades
(CDC, por sus siglas en inglés), “solo unas pocas opciones de estilo de vida
tienen un efecto tan grande en la salud como la actividad física”.23 La rutina
de ejercicio normal se ha relacionado con el control de peso, un estrés menor,
una mayor vitalidad, el aumento de energía, la reducción de riesgo de
enfermedades cardíacas y cáncer y, en general, una mejora de la calidad y la
duración de la vida. Además, puedes lograr estos beneficios sin tener que
pasar horas al día en el gimnasio. El CDC dice: “Puedes reducir el riesgo de
morir ven haciendo, al menos, ciento cincuenta minutos a la semana de
actividad aeróbica de intensidad moderada”.24 Eso es menos de veinticinco
minutos al día de alguna actividad física. Incluso una caminata rápida
después del almuerzo puede ayudarte a dar un gran paso para mejorar tu
salud, perder y mantener tu peso, mejorar tu sueño y aumentar tus niveles de
energía.
El ejercicio no solo fortalece tu cuerpo; también fortifica tu mente. La
actividad física prepara nuestros cerebros para operar a un nivel superior. El
periodista Ben Opipari escribió en el Washington Post: “Un simple
entrenamiento puede mejorar de manera inmediata las habilidades de
pensamiento de orden superior, haciéndote más productivo y eficiente a
medida que avanzas en tu jornada laboral. Cuando ejercitas tus piernas,
también ejercitas tu cerebro; esto significa que un entrenamiento a la hora del
almuerzo puede mejorar tu rendimiento cognitivo… Mejora la función
ejecutiva, un tipo de pensamiento de orden superior que permite a las
personas formular argumentos, desarrollar estrategias, resolver problemas de
manera creativa y sintetizar información”. Y nuevamente, esto no tiene que
consumir mucho tiempo. Opipari afirma: “Con tan solo veinte minutos de
ejercicio aeróbico, del sesenta al setenta por ciento de tu ritmo cardíaco
máximo es suficiente”.25
Por lo general, no sugiero maniobras rápidas ni escabrosas cuando se trata
de productividad, pero si estás buscando aumentar tu energía mental y física,
diseña una atmósfera privilegiada para la reflexión y la resolución de
problemas, y mejora tu salud general al mismo tiempo, intenta ir al gimnasio
o salir a correr o a caminar. Eso da resultados.
Los alumnos de alto rendimiento son reconocidos por su incapacidad para
descubrir cómo equilibrar adecuadamente su vida familiar con la laboral. Es
probable que parezca una locura, pero el ejercicio también puede establecer
una gran diferencia aquí. Es posible que estés pensando: “¿Cómo puede
ayudarme el hecho de agregar una cosa más a mi agenda, ya repleta, a
equilibrar la vida en el hogar y en el trabajo?”. Esa es una gran pregunta y
una investigación ya la ha respondido. Russell Clayton, en Harvard Business
Review, afirma: “Una nueva investigación… demuestra una relación clara
entre la actividad física planificada, estructurada, repetitiva e intencional… y
la capacidad de uno para manejar la intersección entre el trabajo y el
hogar”.26
La gente a menudo dice que no tiene tiempo para hacer
ejercicio. Pero la investigación muestra que las personas
que hacen ejercicio son realmente mejores para equilibrar
las demandas del trabajo y el hogar que las que no se
ejercitan.
Clayton descompone eso en dos conclusiones clave. En primer lugar,
explica que “el ejercicio reduce el estrés, y una menor tensión hace que el
tiempo que pase en cualquiera de los dos ámbitos sea más productivo y
agradable”. En segundo lugar, señala que el ejercicio crea una mayor
sensación de autoeficacia, la confianza que tenemos en nuestra capacidad
para obtener resultados concretos. En pocas palabras, el ejercicio reduce
nuestro estrés y nos hace sentir fuertes, creando una sensación de que
podemos conquistar el mundo. Esa mentalidad tiene un gran efecto en la
forma en que abordamos nuestras responsabilidades domésticas y laborales.27
Esto se refleja en la forma en que abordas el trabajo, te relacionas con
clientes y competidores, y ves tu capacidad para alcanzar grandes objetivos.
Mantener un régimen de ejercicio a pesar de las demandas a menudo
abrumadoras de tu tiempo te obliga a redefinir tu autodisciplina y aumentar tu
capacidad de autosacrificio. También te ayuda a perfeccionar tu eficiencia,
dedicación, planificación y enfoque con el objeto de combinar intereses y
oportunidades competitivas. En resumen, te da una ventaja en cada área de tu
vida.
Para demostrar este punto, los investigadores en Finlandia analizaron a
cinco mil gemelos durante casi treinta años. Detectaron cuáles eran activos y
cuáles eran sedentarios. Descubrieron que el ejercicio periódico contribuyó a
generar niveles de ingresos a largo plazo de catorce a diecisiete por ciento
más altos, incluso entre gemelos que tienen aproximadamente el mismo
potencial genético. Los investigadores concluyeron que el ejercicio “hace que
las personas sean más persistentes ante las dificultades relacionadas con el
trabajo y aumenta su deseo de participar en situaciones competitivas”.28
Estos rasgos son directamente aplicables en un entorno empresarial, y se
suman a una ventaja competitiva masiva en el mercado.
Práctica 4: Conectarse
No podemos hablar sobre la gestión de la energía sin referirnos al efecto que
otras personas tienen en nuestro nivel de energía. Las personas que nos
rodean tienen el poder de aumentar o drenar nuestra energía drásticamente y
más rápido que casi cualquier otra cosa. Puedes dormir lo suficiente,
consumir una dieta saludable y hacer ejercicios todos los días, pero si te
mantiene alejado de otras personas, no apartas tiempo para invertir en
relaciones valiosas con amigos y familiares o peor aún, salir con vampiros
emocionales: te estás perdiendo uno de los energizantes más poderosos de
todos.
El psicólogo Henry Cloud dice en su libro El poder del otro: “La realidad
innegable es que su desempeño en la vida y en los negocios depende no solo
de lo que usted haga y de cómo lo haga… sino también de quién lo está
haciendo con o por usted”. Al relacionar esta observación con la gestión de
nuestra energía, dice: “No se trata solo de administrar su carga de trabajo y de
tomar descansos; es también muy importante administrar las fuentes de
energía que lo rodean”. La productividad, en otras palabras, es
interpersonal.29
Dylan Minor, profesor asistente de Kellogg School of Management de
Northwestern, demostró este punto al estudiar a los trabajadores de una gran
empresa de tecnología. Después de identificar a los de alto rendimiento,
analizó su efecto en las personas que los rodeaban. Para los compañeros de
trabajo —caracterizados por un alto rendimiento— que se sentaron dentro de
un radio de siete metros y medio, su desempeño aumentó un quince por
ciento, lo que representó una mejora de un millón de dólares en el resultado
final.30 Pero Cloud también dice: “La gente da energía, pero también te la
quita”.31 Minor encontró que “el desbordamiento negativo” de los
trabajadores de bajo rendimiento podría tener el doble del impacto que
tuvieron los empleados de alto rendimiento, simplemente en la dirección
equivocada.32
Esto va más allá de tu organización (las personas con las que tratas
habitualmente en el trabajo) e incluye a tu círculo social completo (todas las
personas con las que interactúas normalmente). Tus compañeros de trabajo,
colegas, clientes y consumidores juegan un papel importante en tu gestión de
la energía, al igual que tus amigos, familiares, conocidos, feligreses y otros,
incluso tus amigos de Facebook y seguidores de Twitter. Algunas de estas
personas vienen con baterías incluidas, como una vez oí decir a Dan Sullivan.
Algunos te cobran. Otros no lo hacen, pero te drenan. De cualquier manera,
todos afectan tu energía.
Para lograr un máximo rejuvenecimiento, debes ser intencional en cuanto a
estas conexiones. Una noche con amigos, una escapada con la familia o una
taza de café con un colega pueden pagar enormes dividendos en energía y
capital de relación con el tiempo. De manera similar, un intercambio político
desagradable con un viejo amigo de la universidad en Facebook puede dejarte
en un estado de mal humor por horas. Cloud recomienda una auditoría social.
¿Te estás rodeando de productores de energía o de personas que drenan tu
energía? Incluso si las circunstancias te obligan a relacionarte con personas
negativas, saber el efecto que tienen puede evitar que lo peor se contagie.
A veces escucho a la gente decir que no tienen tiempo para hacer
amistades. Las personas con exceso de trabajo rara vez lo hacen. La conexión
es como dormir o hacer ejercicio de esa manera. Es esencial para un alto
rendimiento, pero es una de las primeras cosas que cortamos cuando las
tareas se acumulan. Para alcanzar una productividad real, sin embargo,
necesitamos priorizar a las personas. Eres un ser humano, no un hacer
humano. Tal vez lo hayas olvidado, pero no todo puede medirse con marcas
de verificación en tu lista de tareas pendientes. Muchas de las mejores cosas
de la vida suceden en los espacios entre nuestras tareas y en los momentos
intencionales reservados para otras personas.
Práctica 5: Jugar
¿Sabes el viejo dicho que reza: “Se dice que mucho trabajo y poco juego
hacen que hasta el más trabajador se aburra”?. También hace que sea
inefectivo, poco creativo, desenfocado e improductivo. Nunca menosprecies
el poder del juego en tu vida, no importa cuántas cosas serias requieran tu
tiempo. Siempre tendrás problemas que resolver, fechas límite que cumplir y
tareas por terminar. Eso no va a cambiar a corto plazo. Si sigues empujando
la diversión a un segundo plano, tal vez a una visión fantasiosa de una
ocasión lejana, extrañarás la energía rejuvenecedora que proporciona el
juego.
¿Cómo defino el juego? Es una actividad para tu propio bien, por
diversión, para conectarte con otros o para expresar tu propia creatividad. Un
juego como el golf o un pasatiempo como la pintura. Es luchar con los niños
o lanzar una pelota para que tu perro te la traiga. Es caminar al aire libre o
pescar en un arroyo con truchas. Es una aventura. Es ocio. Es aprender a
tocar la flauta nativa estadounidense (uno de mis instrumentos favoritos).
Lanzar frisbee en el parque, nadar en el mar y jugar al tenis en una cancha.
Tener un grupo de guitarra. Hacer pantomimas, practicar juegos de mesa
como damas y armar rompecabezas. Unas veces implica desafío y
competición. Otras es simplemente algo tonto. Sea cual sea la actividad o el
lugar, el juego es esencial para el rejuvenecimiento.
Puesto que el juego no tiene un producto final, deseado como tal, fluye
solo. Y ese es su poder secreto. Cuando no estás trabajando en algo, eres libre
de ser ineficiente, lo que significa que puedes dar un paso atrás y
experimentar, probar cosas nuevas e imaginar el mundo de manera diferente
de lo que parece. Como dice la autora Virginia Postrel: “El juego nutre una
mente flexible, la disposición a pensar en nuevas categorías y la capacidad de
hacer asociaciones inesperadas. El espíritu del juego no solo promueve la
resolución de problemas sino que, a través de analogías novedosas, fomenta
la originalidad y la claridad”.33 El juego produce avances creativos.
Todos conocemos los hábitos de las personas altamente exitosas, pero ¿qué
pasa con sus pasatiempos? Como dice el psiquiatra Stuart Brown, “el trabajo
no funciona sin jugar”.34 Los mejores y más brillantes ya lo saben. Bill Gates
juega al tenis. También juega bridge con Warren Buffet. El exejecutivo de
Twitter, Dick Costolo, camina, esquía y cría abejas. Y el cofundador de
Google, Sergey Brin, hace gimnasia, monta bicicleta y juega al hockey sobre
patines.35 Este tipo de actividades no son ajenas a su éxito. Son parte de él.
Los presidentes de Estados Unidos, George W. Bush, Jimmy Carter, Ulysses
S. Grant y Dwight Eisenhower, todos pintaban. Lo mismo hacía Winston
Churchill. “La gran fortaleza de Churchill”, según el historiador Paul
Johnson, “fue su poder para despejarse”, y la pintura fue una gran parte de
ese poder. Retomó el pasatiempo durante un periodo sombrío en su carrera y
lo practicó el resto de su vida, incluso durante lo peor de la Segunda Guerra
Mundial. Como concluye Johnson, “el equilibrio que mantuvo entre el
trabajo y el ocio creativo y reparador vale la pena que lo estudie cualquier
persona que ocupe un lugar destacado”.36
La clave para ese tipo de restauración, como dijo el propio Churchill, es
desviarse de la rutina de trabajo. Usamos nuestros cuerpos y nuestras mentes
de manera diferente en el juego que en el trabajo. “Un hombre puede
desgastar una parte particular de su mente usándola continuamente y
agotándola, de la misma manera que puede desgastar los codos de su abrigo”,
escribió en un ensayo sobre pintura, agregando una distinción importante:
Existe, sin embargo, esta diferencia entre las células vivas del cerebro y los objetos inanimados…
se puede dar descanso y fortalecer a las partes cansadas de la mente, no solo con reposar, sino con
otras partes. No es suficiente apagar las luces que juegan en el campo de interés principal y
normal; un nuevo campo de interés debe ser iluminado.
Continuó diciendo: “No sirve de nada invitar al… hombre de negocios que ha
estado trabajando o preocupándose por cosas serias durante seis días, para
trabajar o preocuparse por cosas insignificantes durante el fin de semana”.37
Para que ocurra el rejuvenecimiento, es importante cambiar las cosas.
Esa podría ser una razón por la que el tiempo en la naturaleza tiene tal
poder restaurador. Tomar un descanso del ajetreo de la vida para conectarse
con la naturaleza, aunque sea por unos pocos minutos, puede traer efectos
positivos a nuestra resistencia mental y rendimiento cognitivo. En un estudio
realizado, las personas que se sometieron a pruebas de memoria y atención
aumentaron sus calificaciones en un veinte por ciento después de caminar por
un bosque.38 El tiempo no tiene por qué ser mucho. Los “microdescansos”
con la naturaleza tienen beneficios perceptibles para nuestra mente.39 Sin
embargo, los largos períodos de inmersión en la naturaleza ofrecen grandes
beneficios para nuestra creatividad y capacidad de resolver problemas.
Después de pasar cuatro días con la naturaleza, desconectados de cualquier
tipo de tecnología digital, los estudiantes se desempeñaron cincuenta por
ciento mejor en una prueba de resolución de problemas. “Nuestros resultados
demuestran que hay una ventaja cognitiva que se debe concretar si pasamos
el tiempo inmersos en un entorno natural”, dijeron los investigadores.40
Además, los efectos mentales positivos no se detienen en cosas inteligentes
como el enfoque, la creatividad y la resolución de problemas. La naturaleza
mejora nuestro estado de ánimo, generosidad y mucho más.41 Pasar tiempo
en la naturaleza es una excelente manera de encontrar rejuvenecimiento
físico. Siempre me siento relajado cuando me desconecto y salgo al aire libre.
Resulta que la razón es que la naturaleza mata el estrés, lo que ofrece una
cascada de otros beneficios, entre ellos:
Energía física rejuvenecida
Menor ansiedad
Reducción de la tensión muscular
Disminución de las hormonas del estrés
Frecuencia cardíaca más baja
Disminución de la presión arterial42
Muchos de estos beneficios repercuten en nuestra salud mental, por supuesto,
formando un círculo virtuoso. Podemos considerar estos beneficios como
complementos opcionales o actualizaciones para nuestras vidas. Pero la
verdad es que son normativos. Estamos programados para pasar el tiempo
jugando, relajándonos y descansando, especialmente, en entornos naturales.
Si deseas mantenerte alerta, necesitas inyecciones periódicas de recreación,
ejercicio y juego directo en tu apretada agenda.
Práctica 6: Reflexionar
Otra fuente de rejuvenecimiento es la reflexión. Esto puede verse de muchas
formas, pero la mayoría de las veces es algo como leer, escribir un diario,
meditar, reflexionar, orar o adorar. Gran parte de lo que hemos mencionado
hasta ahora hace énfasis en el cuerpo: dormir, comer, moverse, etc. Todas
esas cosas son buenas para el alma. Pero también tenemos que pasar tiempo
intencionalmente rejuveneciendo nuestras mentes y nuestros corazones. Esta
primera sección de Libre para enfocarte se titula Detente, y la reflexión es a
menudo la última cosa por la que nos detenemos, si es que alguna vez lo
hacemos. Pero necesitamos asignar tiempo para este tipo de prácticas
reflexivas. Si no lo hacemos, corremos el riesgo de perdernos.
Es muy fácil para las personas ocupadas como nosotros andar por la vida a
toda velocidad, tomar medidas y decisiones sin tener que detenernos nunca
para averiguar a dónde vamos, a quién estamos afectando y a qué se suman
todas estas acciones y decisiones. Esta falta de conciencia durante semanas,
años y décadas crea una vida al azar, sobre la marcha y como reacción a
fuerzas externas. Ese no es el tipo de vida que quieres recordar.
Con nuestros frenéticos cronogramas, las redes sociales y nuestra cultura
de gratificación instantánea, esto se hace doblemente importante. Es posible
vivir superficialmente toda nuestra existencia y no profundizar más que en
ciertas actualizaciones, las compras desde la computadora y las transmisiones
de televisión en vivo. Nunca nos rejuveneceremos completamente a menos
que nos detengamos y contemplemos nuestra vida y la forma en que nos
movemos por el mundo.
Esfuérzate para reservar tiempo para reflexionar todos los días. ¿Qué ideas
realmente te interesan? ¿Qué estás sintiendo? Date espacio para pensar en tu
día, incluye tus decisiones diarias, victorias, pérdidas, ideas, intuiciones y
todo lo demás que hizo que el día fuera memorable. Este ejercicio garantiza
que estés conectado a un por qué más grande y que no te pierdas en las
pequeñeces de la vida. Mantenerte firmemente conectado a tu por qué te dará
la energía y la fuerza que necesitas para completar tu trabajo y terminar la
carrera, todos los días.
Práctica 7: Desconectarse
Entonces, ¿cómo ganas con estas prácticas? No es una pregunta trivial. Aun
cuando lo aceptes, puede ser difícil ejercitarlas. Si estamos acostumbrados a
trabajar en exceso, puede ser fácil mantenerse en contacto con nuestros
trabajos, incluso cuando tratemos de desconectarnos. Nos involucramos en
patrones inútiles como trabajar el fin de semana y saboteamos nuestro sueño
cuando deberíamos usar nuestro tiempo para renovar nuestras energías. El
teléfono siempre está en el bolsillo, el correo electrónico está a un clic de
distancia, y las notificaciones hacen ping y zumban, todo lo cual llama tu
atención.
Podrías invertir en una —aislante— jaula de Faraday del tamaño de una
habitación y resguardarte de cualquier señal entrante. Esto podría ser una
exageración. Aun así, necesitamos algún tipo de manera para asegurarnos de
que nos desconectamos. Ya que esta es una lucha para muchos, recomiendo
crear varias reglas que te ayuden a desconectarte por las noches, los fines de
semana y las vacaciones. Aquí hay cuatro que uso (con una excepción que
encontrarás en el capítulo 8). Siéntete libre de crear las tuyas y compartirlas
con cualquier persona que te ayude a implementarlas.
Primero, no pienses en el trabajo. Sácatelo de la cabeza. La preocupación
por el trabajo mientras pasas tiempo con tu familia y tus amigos te hace estar
físicamente presente pero mentalmente ausente. Aun cuando estés ahí, no lo
estás. Ten en cuenta que la preocupación desgasta. Cuando sientas que estás
pensando en el trabajo, enfócate en otra cosa.
Segundo, no hagas ningún trabajo. Esto incluye lo de mantenerte en
contacto y actualizado. Pon tu teléfono en “No molestar”, ignora el correo
electrónico y apaga todo. Podrías poner tu teléfono en un cajón. Cierra las
aplicaciones como WhatsApp, Slack o el correo electrónico y no las abras
durante tu tiempo de inactividad.
Tercero, no hables de trabajo. Evita pasar el tiempo de inactividad
discutiendo proyectos, ventas, promociones o problemas de trabajo. Esto les
da a tu familia y a ti un descanso muy necesario. Dale permiso a la gente que
te rodea para cantar falta cuando vuelvas a hablar de empleo.
Cuarto, no leas sobre el trabajo. Esto incluye libros, revistas y blogs
relacionados con el trabajo, así como tampoco podcasts y videos de
capacitación. Cultiva otros intereses y usa tu tiempo libre para desarrollar
pasiones que no estén relacionadas con el trabajo.
Después de dormir lo suficiente, desconectarse podría ser la más desafiante
de las siete prácticas. Cuando los investigadores pidieron a mil estudiantes
universitarios en diez países que se desconectaran de sus dispositivos por solo
veinticuatro horas, la mayoría no pudo hacerlo. “Me sentí como un adicto a
las drogas”, dijo uno. “Me senté en mi cama y me quedé mirando fijamente”,
informó otro. “No tenía nada qué hacer”.43 Por eso precisamente es que las
otras prácticas son tan importantes. No estoy sugiriendo que te desconectes
de todos tus dispositivos; eso podría ser útil, pero es un poco extremo. Al
contrario, sugiero que completes tu tiempo de rejuvenecimiento con otras
actividades significativas no laborales, como el juego, la conexión y la
reflexión, de modo que puedas rejuvenecerte por completo.
Cómo renovarte tú mismo
Espero que este capítulo haya destruido algunos mitos antiguos en lo
referente a administrar el tiempo más que a lo de gestionar la energía.
Recuerda, el tiempo no es un recurso renovable. Son las mismas veinticuatro
horas para todos. No puedes hacer nada para agregar un segundo al día. Sin
embargo, la energía es renovable. Se maneja, por lo que podemos tomar
medidas positivas para hacerla trabajar a nuestro favor. Podemos aumentar
nuestra energía de manera exponencial cuando dormimos, comemos, nos
movemos, nos conectamos, jugamos, reflexionamos y nos desconectamos
para rejuvenecer. Por tanto, podemos dirigir esa energía como queramos, en
maneras diseñadas para alimentar nuestro por qué, mejorar nuestras vidas y
dirigirnos a la libertad que todos estamos buscando.
Cuando nos detenemos, suceden cosas asombrosas. Creamos espacio para
formular, para obtener una imagen clara de dónde queremos ir y cómo
queremos que sea nuestra vida. Asignamos tiempo para evaluar, entendiendo
exactamente dónde estamos y cómo es nuestra situación actual. Y lo
tomamos para rejuvenecer, invirtiendo en nosotros mismos y en nuestras
reservas de energía a través de ciertos pasos intencionados en el avance hacia
nuestro descanso, nuestra salud y nuestras relaciones. Puede parecer contrario
a la intuición comenzar con detenernos, pero espero que ya hayas visto el
valor de respirar. Como hemos aprendido, no puedes llegar a donde vas a
menos que sepas dónde estás ahora y adónde quieres ir. Cuando hayas
completado los siguientes ejercicios, estarás listo para avanzar al paso 2:
Cortar. Ahí es cuando realmente comenzarás a ver cómo toma forma tu nueva
visión de productividad.
AUTOEVALUACIÓN DE REJUVENECIMIENTO
Puede ser difícil asignar tiempo para cosas como el descanso, la alimentación
saludable, el ejercicio, las relaciones y los períodos de reflexión. Pero la vida es mejor
cuando hacemos de estas cosas una prioridad. Terminamos con más energía y
tenacidad, lo cual —en última instancia— mejora cada área de nuestras vidas, incluida
la productividad.
Imprime una copia de la “Autoevaluación de rejuvenecimiento” (Rejuvenation SelfAssessment) que ofrecemos en FreeToFocus.com/tools. Califícate según las
preguntas de la evaluación y luego calcula tu puntuación. Aunque a menudo nos
sentimos cansados en general, esta herramienta identificará áreas específicas que
pueden requerir una atención más urgente. Considera volver a realizar la evaluación
cada cierto tiempo para ver cómo estás mejorando y en qué áreas aún necesitas
atención.
A continuación, descarga una copia de “Impulsa tu rejuvenecimiento” (Rejuvenation
Jumpstart) que ofrecemos en FreeToFocus.com/tools. Esta herramienta te permitirá
reflexionar sobre un posible objetivo para cada una de las siete prácticas que
cubrimos en esta lección. Cuando hayas identificado, al menos, un objetivo por área,
selecciona los dos en los que desearías enfocarte el próximo mes. Por último, para
mantener tus objetivos, identifica un activador para cada uno de ellos. Esto es
simplemente algo que te recordará tu objetivo. Podría ser una nota en el espejo de tu
baño o un recordatorio en tu teléfono: lo que sea que te sirva para recordar tus metas
y propiciar las acciones que debes poner en marcha.
4
Eliminar
Usa tu músculo del “No”
En realidad, estoy tan orgulloso de las cosas que no hemos hecho como de las
que he hecho.
—STEVE JOBS
Hace varios años, pasé por una de las peores semanas de mi vida profesional.
Digo “pasé por una” porque eso es exactamente lo que sucedió: dije que sí a
demasiadas cosas. En una semana asistí a reuniones de la junta directiva de
tres empresas, dos de las cuales estaban fuera de la ciudad. También tuve
cinco presentaciones en medio de las reuniones de la junta y los viajes. Ah,
¿y mencioné que también estaba revisando el manuscrito corregido de uno de
mis libros que tenía una fecha límite de entrega? Por supuesto, mientras
corría reuniéndome, hablando y editando, revisé los seiscientos sesenta y
nueve correos electrónicos que recibí en mi cuenta privada. Me sentí agotado
y abrumado, pero todo ello fue culpa mía. Le dije que sí a todas esas cosas.
Es probable que hayas tenido semanas, o meses, o años, así. Entre el
trabajo, la familia, las actividades sociales, la iglesia, la comunidad y un
millón de otras clases de compromisos, cedemos libremente nuestra preciosa
energía a prácticamente cualquier persona que lo solicite. Sabemos que no
podemos decir que sí a todos, pero aun así asumimos mucho más de lo que
deberíamos. ¿Por qué nos hacemos esto a nosotros mismos? Para muchos, es
una falta de valentía. Podemos odiar los conflictos, sentirnos culpables por
decepcionar a las personas o preocuparnos por perder nuevas oportunidades.
Cualquiera que sea la razón, es importante sentirse cómodo cuando decimos
que no.
La clave es recordar lo que está en juego. Ya has hecho el trabajo para
averiguar tu por qué; ahora debes mantener tu por qué frente a ti todo el
tiempo. ¡Tu por qué es un valor o principio importante! Eso significa que
vale la pena protegerlo y, si tú no lo haces, nadie lo hará.
Si queremos ser libres para enfocarnos, debemos eliminar todo lo que se
interponga en nuestro camino. Eso no significa simplemente decir no a
muchas malas ideas. También implica rechazar un montón de ideas buenas y
valiosas. En el ajetreado mundo de hoy, mantenerse con exceso de trabajo y
ser diligente es fácil. El trabajo arduo consiste en armarse de coraje para decir
no a los pedidos que no son importantes y eliminar aquellas tareas
irrelevantes que ya están consumiendo tu tiempo y tus energías. Mientras que
otros sistemas de productividad se enfocan en construir la lista perfecta de
tareas pendientes, preferiría concentrar nuestra energía en el camino menos
transitado: la lista de tareas que no hay que hacer.
En este capítulo, descubrirás cómo recuperar tu tiempo eliminando lo que
no es esencial, aquellas tareas que destruyen tu día y que no te acercan a tus
objetivos. Atacaremos a esos derrochadores de tiempo revisando cinco
maneras de eliminarlos con cortesía de tu calendario y de tu lista de tareas sin
perjudicar tu negocio. Al hacer esto, aprenderás cómo eliminar tareas y
compromisos innecesarios, contar el costo real de todos sus pensamientos
irreflexivos y desatar el poder del no. Decir que no puede parecer imposible
hoy, pero es más fácil de lo que piensas. Pocas cosas te energizarán y
elevarán tu productividad más que la poderosa y pequeña palabra no. Ahora
aprendamos a usarla.
Cómo entender la dinámica del tiempo
El póker no es conocido por crear riqueza; es más una transferencia de
riqueza. Es lo que comúnmente se llama un juego de suma cero, es decir, en
el que uno solo gana y el o los otros pierden. Cada jugador pone dinero en la
mesa y ese es todo el dinero que hay para el juego. Si cada uno de los cinco
jugadores trae cien dólares para apostar, entonces las apuestas del juego se
hacen en base a quinientos dólares. Eso es. A lo largo del juego, cada jugador
controlará una porción diferente de esos quinientos dólares, pero en un
momento dado, la suma de las posesiones de todos será de quinientos dólares.
Si juegan hasta que “el ganador se lleve todo”, dicho ganador se llevará
quinientos dólares, ni más, ni menos. Nada que haga nadie durante toda una
noche de juego de cartas creará más dinero; todo lo que tienen para jugar son
los quinientos dólares originales de principio a fin.
El tiempo es así. Es un juego de suma cero. Hay mucho por recorrer ya
que, como vimos en el capítulo 3, el tiempo es fijo. No se puede doblegar. Tú
y yo solo tenemos ciento sesenta y ocho horas cada semana. Si el tiempo y,
por lo tanto, tu calendario, es un juego de suma cero, debemos darnos cuenta
de que podemos decir que sí a algo significativo y decir que no a otra cosa.
Aunque aborrezcamos decir que no, debemos entender que cada sí contiene
inherentemente un no. Por ejemplo, si alguien pide reunirse conmigo para el
desayuno a las siete de la mañana, no puedo responder afirmativamente sin
decir que no a mi entrenamiento matutino. O, si digo que sí a una invitación a
cenar con un cliente durante la semana, le estoy diciendo que no a cenar con
mi esposa. ¿Ves cómo funciona? La verdad es que, incluso si detestamos
decir que no, lo estamos diciendo sin saberlo todo el tiempo, cada vez que
decimos que sí.
Al fin y al cabo, todos esos pequeños sí suman y nos sumimos en un
cronograma saturado. Llegamos al punto en que no podemos agregar una
cosa más sin eliminar otra. Eso significa que debemos tomar decisiones, las
que a menudo no son entre algo bueno y algo malo, sino entre oportunidades
competitivas que son buenas, mejores y excelentes.
Cómo reconocer las compensaciones
Sí y no son las dos palabras más poderosas en la productividad. Sin embargo,
debemos reconocer que siempre hay una compensación entre ellas. Como
vimos anteriormente, cada vez que decimos sí a una cosa, decimos no a otra.
Es inevitable. El tiempo es fijo, ¿recuerdas? No puedo aceptar la invitación a
la cena de un cliente y cenar con mi esposa al mismo tiempo. Incluso sin
decir la palabra no, aceptar esa reunión significaría decirle que no a la
persona más importante de mi vida. Esa es la compensación que obtengo por
decirle que sí al cliente.
Por supuesto, no estoy diciendo que todas estas concesiones implícitas
sean malas. Todo lo contrario. Una vez que comprendas la naturaleza de las
compensaciones, te resultará más fácil decir que no cuando sea necesario.
Todo lo que tienes que hacer es pensar en la compensación que estás
haciendo cuando te enfrentas a una oportunidad. La mayoría de nosotros no
hacemos eso. Decimos que sí demasiado rápido y solo después nos damos
cuenta de lo que hemos intercambiado a cambio de ese sí. No obstante,
cuando consideras estas decisiones entendiendo que estás deliberadamente
cambiando una cosa por otra, puedes ejercer control sobre ellas. Puedes
apreciar el costo de decir que sí, conscientemente, respondiendo algunas
preguntas difíciles. Por ejemplo, puedes preguntarte: ¿A qué tendré que
renunciar para decir que sí en esta oportunidad? O: ¿Decirle que no a esto
me permite decir que sí a algo mejor? Hacer frente a estas concesiones
constituye empoderamiento, especialmente para aquellos que luchan por
decir que no.
Filtra tus compromisos
Al examinar las concesiones en nuestras decisiones respecto a compromisos,
necesitamos un filtro, algo que nos permita procesar una invitación, solicitud
u oportunidad y determinar si debemos decir sí o no. ¿No facilitaría eso las
cosas? Solo imagínatelo: llega una solicitud, la ejecutamos a través de un
esquema de toma de decisiones que ya conocemos y está preparado, de modo
que la respuesta correcta, de repente, se vuelve muy clara. Bien, ¡adivina! Ya
tenemos un filtro configurado para hacer exactamente eso.
En el capítulo 2 completaste las hojas de trabajo “Filtro de tareas” y
“Brújula de la libertad”. Eso, como una brújula real, hará que apuntes en la
dirección correcta. Te recordará tu verdadero norte, tu zona de deseos, cada
vez que te pierdas o comiences a desviarte en la dirección equivocada. A
medida que surjan nuevas solicitudes y oportunidades, y cuando revises tus
tareas y compromisos existentes, esta es la regla general a la que debes
aferrarte por tu vida: todo lo que esté fuera de tu zona de deseos es un posible
candidato a la eliminación. No estoy diciendo que todos ellos deban ser o
serán eliminados, pero todos son candidatos. Si algo está fuera de tu zona de
deseos, al menos, debes detenerte y hacer la pregunta: ¿Puedo eliminar esto?
Rechazar cosas y quitarlas puede no ser la imagen de productividad que
tenías cuando tomaste este libro por primera vez, pero ahora deberías saberlo.
Ya no eres víctima de más mitos. Sabes que la verdadera productividad no
tiene que ver con incluir más cosas en tu abarrotado cronograma; tiene que
ver con hacer las cosas correctas. Eso significa que eliminar lo no primordial
es esencial.
Evoca la jardinería respecto de eso. Un buen jardinero no permite que las
plantas crezcan de manera silvestre. Al contrario, las cercena constantemente,
cortando todo lo que esté muerto o no esté saludable. Eso se llama poda. El
jardinero corta hasta que solo quedan las partes más robustas de la planta.
¿Por qué? Porque una vez que se elimina todo el peso muerto, la planta
realmente puede prosperar y alcanzar su máximo potencial. Lo mismo es
cierto contigo. Al eliminar lo que no es esencial, creas espacio para que las
cosas que realmente importan florezcan. Muchas personas se ponen nerviosas
en este escenario, pero aquí es donde debes divertirte más. Ahora que tienes
claridad sobre cómo usar la brújula de la libertad para guiarte, puedes
comenzar a filtrar tus compromisos, proyectos y tareas con el objeto de
iniciar el buen trabajo del recorte. Lo mejor de todo es que puedes hacerlo sin
temor, porque sabes que solo estás cortando aquellas cosas que están
arrastrando toda tu maquinaria de productividad al fondo.
Una de las maneras más rápidas de enfocarnos en el
trabajo que impulsa los resultados es eliminar las tareas y
los compromisos de poco empuje que llenan tus listas y
abarrotan tu calendario. Recorta todo lo que puedas de tu
zona de monotonía, tu zona de desinterés y tu zona de
distracción.
Empecemos con las cosas que ya están en tu lista de tareas. Toma la hoja
de trabajo “Filtro de tareas” que comenzaste en el capítulo 2. Ahora es el
momento de volver a escanear tu lista y ver qué cosas puedes marcar como
eliminadas. Observa cada tarea en tu lista que no clasificaste como una
actividad de la zona de deseos. En cada renglón, pregúntate: ¿Tiene esto,
realmente, que suceder? ¿Puedo, simplemente, eliminarlo? Por ejemplo, si
revisaste tus actividades diarias en el capítulo 2 y pusiste algo como
“Navegar en internet” en tu lista de tareas, apuesto a que no lo pusiste en la
zona de deseos. Podría ser eliminado. Sin embargo, otras tareas, como la
“Administración de proveedores”, pueden estar fuera de tu zona de deseos,
pero aún deben realizarse. En este ejemplo, es posible que no puedas
eliminarlo, así que no pongas una marca de verificación allí. Pero no te
preocupes. Hablaremos sobre las formas de automatizar o delegar ese tipo de
tareas más adelante. Por ahora, simplemente marca las cosas obvias que se
pueden eliminar sin que tú ni tu empresa sufran graves consecuencias. Si algo
puede cortarse y a nadie le afecta, córtalo. Hablaremos más sobre cómo cortar
estas cosas más adelante; por ahora, solo sé franco y marca las cosas que
puedes dejar ir.
Sin embargo, ten cuidado. Este ejercicio colocará muchas de tus cosas
favoritas, que probablemente estén en tu zona de distracción, en el bloque de
cortar. A veces debes tener el coraje de decirte que no a ti mismo.
Crea una lista de cosas que no vas a hacer
He visto un millón de aplicaciones y sistemas de listas de tareas pendientes,
pero nunca he visto una lista de tareas que no se deben hacer. Insisto, la
mayor parte del mundo sufre de más mitos, creyendo que la clave de la
productividad es hacer más cosas con mayor rapidez. Es probable que ya
hayas probado este enfoque también. Sin embargo, el problema es que la
creciente lista de tareas pendientes no funciona. Simplemente nos ayuda a
dedicar más tiempo a hacer aún más cosas que, en última instancia, no tienen
valor. Es por eso que gran parte del sistema Libre para enfocarte incluye la
poda.
A medida que trabajo con mis clientes, he notado que puede ser difícil
cortar algunas de esas cosas. Algunas veces nos aferramos a nuestro “trabajo
falso”, aun cuando conocemos algo mejor. Otras, tememos decir que no
porque no queremos ofender o decepcionar a la gente. En otras ocasiones, el
hábito asoma la cabeza y objetamos con un pensamiento como este: “Siempre
he hecho ese trabajo”. Nos deslizamos en lo que Paul McCartney llamó, con
desaprobación, una “rutina acogedora”.1 El trabajo no es energizante y no nos
ayuda a promover nuestros objetivos y proyectos clave, pero nos hemos
acostumbrado a ello.
El mayor obstáculo podría ser tu mentalidad. He trabajado con docenas de
personas que se sienten atrapadas y aburridas en su trabajo, pero no harán un
cambio porque ello amenaza con desestabilizar sus vidas. Están enfocados en
lo que podrían perder, no en lo que ganarán. Con mucha frecuencia,
operamos con una mentalidad de escasez que nos impulsa a aferrarnos a las
cosas que deberíamos abandonar simplemente porque tememos que no
aparezca otra oportunidad. Escucha esto: vivimos en un mundo de
abundancia indignante. Cuanto más tiempo he vivido, más he descubierto que
esto es cierto.
Realmente no creo en las oportunidades “únicas en la vida”. Siempre hay
más oportunidades que aprovechar, y no podemos dejar que el miedo a
perderlas nos lleve a una lista de demandas en exceso. Mencioné a Miguel
Ángel al comienzo del libro. ¿Crees que le preocupaba derribar otro trozo de
mármol cuando sabía que adentro se podía encontrar algo hermoso y
significativo? No. Además, si hubiese cometido un error, sabía que tenía
mucho más mármol con el cual trabajar para crear una obra maestra. Por lo
tanto, no tengas miedo de agarrar un cincel y ponerte a trabajar. No
prosperarás realmente mientras estés cargando con el peso muerto de tu zona
de monotonía, tu zona de desinterés y tu zona de distracción.
Cómo decir no a los nuevos pedidos
Una vez que entiendas que el tiempo es un juego de suma cero, reconoce los
intercambios que estás haciendo, filtra tus compromisos y crea tu lista de
tareas que no harás, es el momento de comenzar a decir que no. Dependiendo
de tu lista actual de tareas y compromisos, por no mencionar los nuevos que
vienen volando rápidos y furiosos todos los días, es probable que tengas que
sentirte cómodo diciendo muchos no. Yo hice eso cuando empecé a poner
límites firmes apropiadamente. Aprender a decir no es una pieza crucial en el
rompecabezas de tu productividad, así que dediquemos un tiempo a entender
los puntos más delicados de un no positivo.
“No” rara vez es una respuesta popular, pero eso no significa que deba ser
grosera, indigna o ingrata. De hecho, es posible decir que no en una manera
positiva que haga que tanto tú como la otra persona se sientan mejor que
antes. Hay dos situaciones comunes en las que tendrás que rechazar de
manera gentil. En primer lugar, tendrás que atender nuevas solicitudes que
aún no hayas respondido. Esas son más fáciles. El segundo escenario requiere
un poco más de tacto y matices, por no mencionar un buen nivel de
integridad personal. Estas son cosas con las que ya te has comprometido y
que ahora sabes que están fuera de tu zona de deseos. Existen varias
estrategias para ambas situaciones, así que empieza con las solicitudes que
aún no has respondido.
No importa qué tan bueno sea tu sistema de productividad, nada puede
impedir que las personas te hagan nuevas solicitudes. De hecho, a medida
que te vuelves más productivo y eficiente, puedes desarrollar la reputación de
que eres la persona a quien acudir para realizar aún más trabajo que nunca. Es
por eso que debes desarrollar una estrategia a prueba de balas para rechazar
con gracia las nuevas solicitudes que están fuera de tu zona de deseos y que,
en última instancia, no vale la pena hacer. Para ayudar, tenemos cinco
consejos para decir un no diplomático.
1. Reconoce que tus recursos son finitos. Tu tiempo y tu energía son
recursos finitos. Hemos visto que el tiempo es fijo, lo que significa que no
puedes agregar ni quitar horas a las que tienes disponibles todos los días, pero
¿qué pasa con la energía? Si es flexible, ¿sigue siendo finita? Absolutamente.
A pesar de que tu energía tiene flexibilidad, tiene límites. Puedes acumular de
manera proactiva tus reservas de energía, pero no tienes una cantidad infinita.
En algún momento, quemarás toda la que tienes y te encontrarás agotado.
Si deseas evitar el agotamiento total, debes presupuestar tu tiempo y tu
energía de la misma manera que presupuestarías tus finanzas. No tienes un
flujo interminable de dinero cada mes, ¿verdad? Por supuesto que no. Puedes
estirarlo trabajando horas extra o abriendo una nueva cuenta, pero tus
ingresos tienen límites. Ese es todo el dinero que tienes para gastar durante el
mes, por lo que los presupuestadores cuidadosos ingresan en ese lapso con un
plan para cada dólar. Ellos saben que una vez que el dinero se acabe,
desaparece. Si te quedas sin dinero a mitad del mes, debes enfrentar el hecho
de que algunas cosas no se harán hasta el próximo día de pago. Has agotado
tus recursos financieros. Tu tiempo y tu energía funcionan de la misma
manera. Lo único que tienes es mucho que gastar, por lo que primero debes
presupuestar tus artículos de alta prioridad.
2. Determina quién necesita acceso a ti y quién no. Dar prioridad a
personas y proyectos es uno de los mayores desafíos para un líder, eso es
esencial. Si no calculas cuidadosamente tu tiempo y tus recursos energéticos,
alguien más lo hará. Te invadirán con peticiones y expectativas, y te robarán
cada minuto y cada chispa de energía de tu día. Si bien una política de
puertas abiertas suena como una buena idea en teoría, en la práctica puede
garantizar que nunca realices tu propio trabajo. Ser un buen líder no significa
saltar cuando alguien te llame. Al contrario, implica que debes enfocarte en
tus prioridades más importantes a la vez que tienes sistemas adecuados para
asegurarte de que todo lo demás se haga sin ti. Si eres la persona a quien
acudir para cada proyecto y problema, tu sistema —en esencia— está dañado.
Solo puedes servir bien a algunas personas, así que asegúrate de dar prioridad
a aquellos que realmente necesiten tu atención personal y directa.
3. Deja que tu calendario diga no por ti. Una de las mejores maneras de
decir no es culpar a tu calendario. Puedes hacer esto a través de lo que se
llama bloques de tiempo, lo que requiere un poco de planificación anticipada.
Cuando lleguemos al modelo de mi semana ideal (capítulo 7), verás que hago
segmentos o bloques de tiempo libre para actividades específicas de alta
prioridad. Mi calendario (y cualquiera que lo mira) ve esos bloques como
reuniones, porque lo son. Estoy programando reuniones conmigo mismo.
Con mi calendario configurado de esa manera, estoy preparado para recibir
solicitudes entrantes. Cuando entra algo que no se ajusta a mis criterios e
interrumpe mis actividades programadas, simplemente digo que ya tengo otro
compromiso, lo cual es absolutamente cierto.2
Esto puede ser difícil para ti, así que lo diré de nuevo. Incluso si estoy
trabajando solo en mi oficina, no miento cuando digo que tengo otro
compromiso. Estoy comprometido con las tareas de alta prioridad que me he
asignado o que ya he aceptado de otros. No puedo aceptar una nueva
solicitud que me haga romper un compromiso que ya he contraído, aunque
ese compromiso original haya sido conmigo. Considero la compensación y
dejo que mi calendario diga no por mí.
4. Adoptar una estrategia para responder a las solicitudes. El mejor
momento para planificar cómo responder a una solicitud es antes de que
llegue a tu escritorio. Adopta una estrategia por adelantado, lo que te
facilitará mucho la respuesta en el momento. En lo personal, siento un poco
de presión cuando alguien me pide mi tiempo o atención y, si no supiera
desde el principio qué haría en esas situaciones, sería mucho más probable
que cediera ante la presión y asumiera una tarea que sé que no debería hacer.
En su libro El poder de un no positivo, William Ury —profesor de Harvard
— describe cuatro estrategias para lidiar con las demandas en nuestro
tiempo.3 Tres de estas estrategias no funcionan y, sin embargo, todos somos
culpables de usarlas en algún momento. Solo una de las cuatro funciona y es
muy efectiva casi siempre. A medida que repasamos cada una de las cuatro,
intenta pensar en un momento en que hayas utilizado cada enfoque.
La primera es lo que Ury llama acomodamiento. Decimos que sí cuando
realmente queremos decir que no. Este tipo de respuesta casi siempre se
produce cuando valoramos la relación con la persona que realiza la solicitud
más que nuestros propios intereses. No queremos causar un conflicto ni
decepcionar al solicitante, por lo que nos adaptamos (o acomodamos) a su
solicitud.
La segunda es el ataque. Aquí es donde decimos no pobremente. Es lo
contrario al acomodamiento. Valoramos nuestros intereses más que la
importancia de la relación con la otra persona. Nuestra respuesta a la solicitud
a menudo es una reacción exagerada nacida de la irritación, el resentimiento,
el miedo o la presión. Por la razón que sea, esta solicitud nos golpea de
manera incorrecta y atacamos.
La tercera es la anulación. Aquí es donde no decimos nada en absoluto. No
devolvemos la llamada ni respondemos el correo electrónico. Actuamos
como si no viéramos el texto. Simplemente ignoramos la solicitud por
completo o esperamos mucho tiempo antes de responder, aspirando que la
situación se resuelva por sí sola sin que tengamos que involucrarnos. Esto
suele suceder porque tememos ofender a la otra parte, pero realmente no
queremos hacer lo que nos pide. Como resultado, ignoramos el problema y
esperamos que desaparezca. Lo lamentable es que rara vez sucede así.
Estas tres respuestas inadecuadas no funcionan individualmente y, algunas
veces, incluso se amontonan en lo que Ury llama la “trampa de las tres A”.4
Fíjate a ver si esta situación te resulta familiar: Alguien envía un correo
electrónico pidiéndote ayuda con algo. No quieres hacerlo, por lo que ignoras
el correo electrónico (anulación). Una semana después, envían un segundo
correo electrónico y vuelven a realizar la solicitud. Esto te molesta, por lo
quedas una respuesta áspera o cortante (ataque). Un par de horas más tarde y
quizás con una conversación incómoda, te sientes culpable por reaccionar
exageradamente y de mala gana aceptas hacer lo que te piden en forma de
disculpa (acomodamiento). Ese es un círculo vicioso de malas respuestas, y
aun así termina cuando haces lo que no querías hacer en primera instancia.
Por dicha, hay una cuarta estrategia, la afirmación. Esta es la respuesta que
funciona, usualmente creando una situación en la que todos ganamos sin
hacer que sacrifiquemos la relación ni nuestras prioridades. Esta respuesta
saludable es lo que Ury llama un “no positivo” y se basa en una fórmula
simple con tres partes: sí-no-sí.5 Y funciona de la siguiente manera:
1. Sí. Debes decirte sí a ti mismo y proteger lo que es importante para ti.
Esto también debería incluir la aprobación a la otra persona. No querrás
avergonzar a los demás por pensar en ti como una posible solución a
sus problemas.
2. No. La respuesta continúa con un no de hecho que es claro y establece
límites. No dejes ningún margen de maniobra o ambigüedad, ni dejes
abierta la posibilidad de que puedas hacerlo en otro momento. No le
estás haciendo ningún favor a nadie haciéndole pensar a la persona que
podrías ayudar más tarde si sabes que probablemente no lo harás.
3. Sí. Finaliza la respuesta afirmando la relación nuevamente y ofreciendo
otra solución a la solicitud de la persona. De esa manera, no estás
asumiendo responsabilidad alguna, pero estás mostrando tu cuidado y
apoyo al ayudar a resolver el problema.
Esta estrategia de afirmación es sorprendentemente fácil de implementar y
puede ahorrarte muchos dolores de cabeza y frustración.
Aquí tenemos un ejemplo de la vida real en cuanto a cómo utilizo este
enfoque en mi trabajo diario. Como antiguo ejecutivo de publicaciones, con
frecuencia escucho a aspirantes a autores que me piden que revise sus
propuestas de libros. Recibo varias de esas solicitudes cada semana. Quiero
honrar su arduo trabajo y la valentía que tienen para solicitar mi
participación, pero no hay forma de que pueda leer todo y mucho menos de
dar una respuesta significativa a cada solicitud. Así que he elaborado una
respuesta para la que utilizo la estrategia de afirmación de Ury.
Primero, comienzo con un sí: “¡Felicitaciones por su nueva propuesta!
Muy pocos autores llegan tan lejos. Gracias por su interés en que la revise”.
Luego paso a un no: “Por desdicha, debido a mis otros compromisos, ya no
puedo revisar las propuestas. Por lo tanto, debo disculparme con usted”. Ten
en cuenta que no dejé ninguna ambigüedad ni sugerencia de que podría ver la
propuesta más tarde si surgiera un tiempo. Puse un límite claro con un firme
no. Finalmente, concluyo con un sí: “Sin embargo, puedo darle una guía
sobre cómo lograr que se publique su obra. Si aún no lo ha hecho, le
recomiendo que comience por leer la publicación de mi blog: ‘Consejos para
autores que se inician en el oficio’. Ahí, ofrezco instrucciones paso a paso
sobre qué hacer primero. También tengo un curso de audio completo llamado
Publique su libro, que sintetiza mis más de treinta años de experiencia
editorial en veintiuna sesiones de aprendizaje. Espero que esto le resulte útil”.
Y, por supuesto, proporciono enlaces a la publicación del blog y la
capacitación de publicaciones. Lo tengo guardado como una plantilla de
correo electrónico, por lo que siempre está a la mano y listo para usar cuando
una de estas solicitudes llega a mi bandeja de entrada. (Compartiré más sobre
las plantillas de correo electrónico en el siguiente capítulo).
Ahora imagínate varias situaciones a las que te enfrentas habitualmente,
una solicitud de reunión, una oferta de venta, una invitación a almorzar o una
participación en un nuevo proyecto que no está en tu lista de prioridades. La
respuesta básica sí-no-sí puede adaptarse a todas. Afirma la intención, declara
por qué no puedes participar y luego reafirma. Curiosamente, rara vez alguien
me presiona después de recibir una respuesta utilizando esta fórmula. Por lo
general responden diciendo algo como: “No hay problema, entiendo. Gracias
por responderme”. En ocasiones recibo una respuesta negativa, pero es de
esperar. De hecho, eso nos lleva al quinto y último punto para dar un no
diplomático.
5. Acepta el hecho de que serás mal entendido. Es importante
prepararse para una respuesta negativa. No importa cuán gentilmente
rechaces, y aunque puedas decir que no por todas las razones correctas, la
persona ocasionalmente se sentirá decepcionada. A veces te expresan su
decepción directamente, lo que siempre es incómodo. Sin embargo, cuando
eso sucede, respondo cortésmente expresando empatía, pero también
replanteando mi no. Si no respetas tus propios límites, nadie más lo hará.
Decepcionar a algunas personas es algo inevitable en la vida, así que
asegúrate de no decepcionar a las personas que más te importan, como a tu
familia o a ti mismo. Si respondiera afirmativamente a todas esas solicitudes
de revisar las propuestas de libros, por ejemplo, nunca llegaría a casa a
tiempo para cenar con mi esposa ni tendría tiempo para pasar con mis hijos y
mis nietos. Si alguien se va a ir decepcionado, haré todo lo posible para
asegurarme de no decepcionar a los que están más cerca de mí.
Cómo salir de los compromisos existentes
Ahora sabes cómo gestionar las nuevas solicitudes que aún no has aceptado,
pero ¿qué hay de las cosas que ya acordaste hacer? Lo más probable es que
tenías una larga lista de compromisos existentes antes de leer este libro, y
ahora te estás rascando la cabeza preguntándote qué hacer con esas cosas que
quedan fuera de tu zona de deseos que has marcado para su eliminación.
Permíteme ser claro aquí: la persona íntegra cumple su palabra. En otras
palabras, si ya te has comprometido a hacer algo, aunque no se ajuste a tu
nuevo marco, debes encontrar una manera de honrar tu compromiso. Dicho
esto, no hay nada de malo en intentar negociar con el compromiso. Además,
si temes hacer algo o sabes que implica un mal uso de tu tiempo, tu
participación probablemente no será una gran ganancia para la otra persona,
de todos modos. En el mejor de los casos, les darás un mínimo esfuerzo y
atención. Esa es una buena razón para reevaluar el acuerdo, por lo que vamos
a explorar rápidamente cuatro consejos para negociar un compromiso
existente.
En primer lugar, asume la responsabilidad de cumplir el compromiso. No
culpes a nadie ni trates de hacerte el tonto. A veces hacemos esto diciendo
algo como: “No sabía en qué me estaba metiendo”. Aunque eso sea cierto,
deberías haber aclarado los términos antes de aceptar.
Segundo, reafirma tu disposición a honrar tu compromiso. No intentes
evadir el trato que hiciste. Esto creará una falta de confianza no solo con la
persona con la que estás tratando, sino también con cualquier otra que lo
sepa. Rehusarse a seguir o ayudar a encontrar una solución dañará tu
reputación y eso es lo que quieres evitar.
Tercero, explica por qué honrar tu compromiso no es el mejor resultado
para la otra parte. Céntrate en lo que es mejor para ellos, no para ti. A nadie
realmente le interesa cómo te afectará esto. Lo único que probablemente les
importe es el hecho de que te comprometiste con ellos y esperan que les
cumplas, lo cual deberías hacer. Sin embargo, si los ayudas a ver que tu
participación puede no ser lo mejor para ellos, estarán más comprometidos
personalmente para ayudarte a encontrar una solución alterna.
En cuarto lugar, ofrece ayuda a fin de resolver el problema con ellos. No
—repito, no— desplaces la carga de tu espalda echándola sobre la de ellos.
Les molestará y tendrán todo el derecho a sentirse así. En vez de eso, brinda
ayuda para que encuentren una solución alternativa. Mientras tanto, deja en
claro que no estás renunciando a tu compromiso hasta que encuentres una
solución de mutuo acuerdo.
Al recorrer estos cuatro pasos, te asegurarás de que hayas hecho todo lo
posible para eliminar el compromiso de tu lista sin dejar a la otra parte en la
estacada. Satisfarás sus necesidades y permitirán que te alejes con la
conciencia limpia y la integridad intacta.
Imagínate que has aceptado formar parte de un comité, pero ahora sabes
que no tienes pasión ni competencia para hacerlo bien. Estás sentado
directamente en tu zona de monotonía. ¿Cómo saldrías de eso? Primero,
puedes volver con la persona y decirle algo como: “Aprecio que me pidan
ayuda, pero ahora que me he involucrado, me doy cuenta de que cometí un
error al aceptar esta asignación del comité”. Con esto te hiciste responsable
de la decisión que tomaste. Podrías continuar: “Debido a que hice este
compromiso y usted depende de mí, ciertamente estoy dispuesto a cumplirlo
y en el plazo acordado”. Esta es tu reafirmación. Luego podrías explicar
cómo tu participación podría perjudicar inadvertidamente el proyecto: “Dicho
esto, francamente, no creo que mi participación sirva muy bien al comité.
Necesita a alguien apasionado por la misión y competente en el área de la que
soy responsable. Lamentablemente, me he dado cuenta de que no soy ni
apasionado ni competente para esta tarea, y creo que estoy tomando el lugar
que alguien más calificado debería tener”. Luego, podrías pasar al cuarto
paso, ofreciendo ayuda para resolver el problema. Eso podría ser algo como:
“¿Estaría dispuesto a liberarme de mi compromiso si pudiéramos trabajar
juntos para encontrar a alguien que sea más adecuado para esta tarea? Creo
que esto sería una victoria para usted, para este comité y para mí”.
He tenido una versión de conversaciones como esta muchas veces y he
usado estos cuatro pasos en una amplia variedad de situaciones. Me complace
informar que nunca ha molestado nadie. A veces, han dicho que no. En esos
casos, lo ignoro y cumplo con mi compromiso, haciendo mi mejor esfuerzo.
Eso es exactamente lo que merecen, por cierto; no fue culpa de ellos que
tomé una mala decisión, y las consecuencias deberían caer directamente
sobre mí, no sobre ellos. Pero muchas veces, la otra persona ha acordado
trabajar conmigo para encontrar un reemplazo, y el resultado ha sido mejor
para todos.
Celebra el proceso de poda
El objetivo de este capítulo ha sido que te sientas cómodo recortando tantas
cosas de tu calendario como sea posible. Como haría un buen jardinero, es
hora de que podes tu calendario de muchas cosas fuera de tu zona de deseos,
las más que puedas. Cuando miras tu agenda y tu lista de tareas, deseas ver
solo las cosas correctas. Eliminar significa desechar todas las cosas
incorrectas, aunque constituyan el ochenta por ciento de tu lista. Por
supuesto, el proceso de eliminación puede dejarte en una situación
inesperada: puedes terminar sintiéndote culpable por el tiempo libre. Puede
que sientas que estás decepcionando a otras personas diciendo que no cuando
tienes tiempo para ayudarlos. Esto es una trampa. Si eliminar tareas
innecesarias o indeseables te deja tiempo libre o margen, ¡eso es para
celebrarlo! Ciertamente no hay razón para sentirse mal.
Como dijo Steve Jobs: “Innovar significa decir no a mil cosas”. No cedas
ante la presión de encontrar mil cosas más para reemplazar las que dijiste que
no. Cuando eliminas cosas de tu lista no estás haciendo un intercambio de
una por una. Como hemos dicho muchas veces, el objetivo de la
productividad debería ser lograr más haciendo menos. No lo lograrás si no te
puedes sentir cómodo haciendo menos. Tus mejores acciones y tu mejor
pensamiento vienen cuando estás bien descansado y te has dado el beneficio
del tiempo libre. Eso inspira la creatividad y la resolución de problemas como
nada más. Así que, por favor, comprométete con el tiempo libre y no te
sientas culpable ni avergonzado por decir que no a las actividades que están
fuera de tu zona de deseos para decir que sí al tiempo libre. Te alegrarás de
haberlo hecho y también las personas que más quieres.
Toma un receso. En el siguiente capítulo aprenderás cómo automatizar
algunas de las tareas molestas que aún ocupan espacio en tu lista.
CONSTRUYE TU PROPIA LISTA DE COSAS QUE NO HAS DE
HACER
¡Es hora de empezar a eliminar lo que no es esencial en tu vida! Aquí es donde
empiezas a ver cómo se enfoca tu visión de la libertad. Comienza con tu hoja de
trabajo “Filtro de tareas” y marca los candidatos obvios para su eliminación. A
continuación, descarga una lista de tareas que no harás en el enlace
FreeToFocus.com/tools. Usa esta hoja de trabajo para registrar las tareas que nunca
debes hacer.
El filtro de tareas te dio una ventaja, pero no te detengas ahí. ¿Se te ocurren otras?
Enumera las reuniones, las relaciones y las oportunidades que nunca debes buscar.
Tal vez sea una junta directiva que debes abandonar o un informe que ha dejado de
ser útil. Cuando completes tu lista de cosas que no has de hacer, debes poder
reflexionar y reconocer que cada uno de los elementos enumerados es insignificante,
poco importante o irrelevante para ocupar tu atención.
5
Automatizar
Sustráete de la ecuación
La civilización avanza al ampliar el número de operaciones importantes que
podemos realizar sin pensar en ellas.
—ALFRED NORTH WHITEHEAD
Si eres como la mayoría de los profesionales en el mundo moderno, tus días
están llenos de preguntas, demandas, solicitudes, visitas repentinas, correos
electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto, mensajes Slack y un
millón de otras distracciones procedentes de personas que desean toda tu
atención. Sin embargo, como ya hemos aprendido, nuestra atención es tanto
finita como valiosa. No podemos prestarla a todos y, a veces, no podemos
prestar atención a nadie. Si deseas maximizar tu productividad, debes
identificar exactamente lo que requiere y no requiere tu atención y, si algo se
la merece, debes averiguar cuánto de ella merece. Aquí tienes una pista: si es
algo que no está en tu zona de deseos o una de tus tareas prioritarias, no
merece gran parte de tu capacidad cerebral.
Un método para ocuparse de las tareas cruciales con poca inversión de
atención es la automatización. Normalmente, cuando digo automatización, la
gente supone que me refiero a robots, aplicaciones y macros. Pero no hace
falta un ingeniero o un experto para beneficiarse de la automatización. Todos
los días surgen tareas en las que no tenemos tiempo para pensar, pero que, de
todos modos, se tienen que terminar. Sin embargo, ¿quién dice que debes
prestar toda tu atención al trabajo? ¿Qué pasaría si pudieras sustraerte a ti
mismo de la ecuación y aun así hacer el trabajo? Ahí es donde entra la
automatización, y me gusta pensar en el tema bajo cuatro encabezados
principales:
1.
2.
3.
4.
auto-automatización
automatización de registros
automatización de procesos
automatización tecnológica
En este capítulo, analizaremos las cuatro y exploraremos varias estrategias de
automatización clave que te permitirán poner muchas de tus tareas en la zona
de monotonía y de desinterés en piloto automático.
Auto-automatización
Tu primer paso es automatizarte a través de un proceso de autoautomatización. Esto implica implementar rutinas, rituales y hábitos con el
fin de que te sea más fácil y más eficiente cumplir con tus prioridades más
importantes. Una vez más, el enfoque aquí es poner la mayor cantidad de
cosas posible en piloto automático de modo que no tengas que detenerte y
pensar en ellas cada vez que se activen. Quieres establecer rituales y rutinas
para que tu cuerpo sepa qué hacer, incluso si no estás pensando
conscientemente en ello. Por ejemplo, la mayoría de las personas no tienen
que concentrarse en los pasos específicos que implica tomar una ducha;
simplemente saben qué hacer después de abrir el agua. Sus cuerpos se
encargan del asunto, liberando sus mentes para pensar en otras cosas. Esa es
una de las razones por las que a menudo tenemos ideas tan geniales en la
ducha. Aplicar este enfoque simple a diferentes segmentos de tu vida puede
generar en ti un cambio de mentalidad o de proceder.
Cómo entender los rituales. Un ritual es “cualquier práctica o patrón de
comportamiento que se realice normalmente de una manera establecida”.1
Por ejemplo, la mayoría de los atletas profesionales tienen un ritual previo al
juego, una serie de acciones que los configuran mental y físicamente para
rendir al máximo. Esto es cierto para los alumnos de alto rendimiento en
todas las profesiones. El libro de Mason Currey, Rituales diarios: Cómo
trabajan los artistas explora los rituales cotidianos de más de ciento
cincuenta novelistas, poetas, dramaturgos, pintores, filósofos, científicos,
matemáticos y otros. Los rituales ayudan a esos profesionales diversos a
lograr el mismo objetivo por el que nos estamos esforzando: lograr más
haciendo menos. Sus rituales diarios, dice Currey: “pueden ser un mecanismo
finamente calibrado para aprovechar una gama de recursos limitados: el
tiempo (el recurso más limitado de todos) así como la fuerza de voluntad, la
autodisciplina y el optimismo”.2
Los rituales ofrecen tres beneficios clave que te hacen ganar. Primero,
aunque muchos creen que los rituales reducen la creatividad, la verdad es que
la liberan. La formulación adecuada de los rituales requiere una tremenda
cantidad de creatividad y pensamiento. Sin embargo, un ritual requiere ese
esfuerzo solo una vez por tarea. El objetivo es evitar el reinvento de la rueda
cada vez que surja el mismo problema. No obstante, enfoca tu energía
creativa en algo una vez, establece un sistema para aplicar esa solución cada
vez y luego eres libre de enfocar tu creatividad en otras cosas. Considera tu
viaje diario al trabajo. Ahí, no tienes que pensar en los movimientos que estás
haciendo. Claro, en la primera o segunda semana, tuviste que poner mucha
energía para averiguar la mejor manera de llegar a la oficina, cómo evitar el
tráfico y a qué hora debías irte. Sin embargo, después de ese estallido inicial
de esfuerzo y energía mental, el ritual toma el control. A partir de entonces,
tu energía creativa es libre de centrarse en otras cosas durante tu viaje.
En segundo lugar, los rituales aceleran tu trabajo. Una vez que defines un
ritual, sabes exactamente lo que sigue a cada paso. Es automático,
simplemente no tienes que pensarlo, lo que naturalmente te hace mucho más
eficiente en esa tarea.
Tercero, los rituales corrigen tus errores. Podría ser más preciso decir que
previenen errores, porque el diseño de rituales te permite anticipar diferentes
puntos de posible falla y construir redes de seguridad para cada paso del
proceso. Incluso si te topas con un obstáculo desde el principio, simplemente
puedes incorporar la solución a tu ritual, haciendo que estos se corrijan
automáticamente con el tiempo. El cirujano y escritor médico Atul Gawande
ha destacado el poder de los rituales codificados en las listas de verificación
para eliminar el error en varias industrias. Él encomia las “virtudes de la
reglamentación”.3 En su propio campo, la medicina, las listas de verificación
salvan miles de vidas y ahorran cientos de millones de dólares cada año.
Cuatro rituales fundacionales. Puedes establecer un ritual alrededor de
cualquier tarea repetitiva en tu vida. De hecho, puedes crear rituales de cómo,
cuándo y en qué orden realizar una serie de tareas diferentes. Utilizo y
recomiendo cuatro rituales fundamentales: mañana, tarde, inicio de jornada
laboral y cierre de jornada laboral. Programo tiempo para estos en mi semana
ideal, lo que cubriré en el capítulo 7. Al mantener el sistema funcionando
como es debido, puedo moverme de manera predecible y eficiente a través de
varias acciones necesarias cotidianamente, lo que me permite pensar con
libertad por más horas cada día que si estuviera tratando de recordar esas
acciones sobre la marcha cada vez que las haga.
Mi ritual matutino comienza en el momento en que me despierto y me
lleva hasta la oficina cada mañana. Este ritual tiene nueve puntos como
“Preparar una taza de café”, “Leer la Biblia”, “Escribir en mi diario” y
“Repasar mis metas”. Juntas, estas nueve acciones se convierten en una
rutina. Las hago de la misma manera, en el mismo orden, todos los días, lo
que me ayuda a desempeñarme lo mejor posible y me prepara para el resto
del día. Mi ritual nocturno funciona de la misma manera, excepto que me
ayuda a calmarme y prepararme para dormir. (Y aquí hay un consejo
profesional: programa una alarma para que te asegures de irte a la cama a
tiempo). Los rituales de la mañana y de la tarde de cada persona serán
diferentes, según la personalidad, los intereses, la etapa de la vida y otros
indicativos.
¿Qué pasa con el inicio y el cierre de la jornada laboral? Estos dos rituales
están claramente marcados en mi calendario todos los días de la semana. El
ritual de inicio de mi jornada laboral comienza a las 9:00 a.m. y cierra a las
5:00 p.m. En esas dos veces cada día, mi cerebro realiza los movimientos
necesarios para comenzar o terminar la jornada laboral. He pensado
exactamente qué debe suceder para que cada día de trabajo tenga un buen
comienzo y cómo finalizarlo bien, y pongo esas tareas en un ritual.
Tan pronto como entro a la oficina, comienzo mi ritual de inicio de la
jornada laboral. Al repetir las mismas acciones en el mismo orden todos los
días, mi memoria muscular se encarga y puedo moverme de manera eficiente
a través del pequeño conjunto de tareas que debo realizar al comienzo de
cada día. Una vez más, la lista y el orden de los elementos variarán según la
persona, pero aquí están las cinco tareas que debo hacer para que mi día de
trabajo comience de la mejor manera todos los días:
1.
2.
3.
4.
5.
Limpiar mi correo electrónico
Ponerme al día con Slack
Revisar las redes sociales
Revisar mis tres grandes (que discutiremos en el capítulo 8)
Revisar mi cronograma
Este ritual suele durar unos treinta minutos, por lo que la primera media hora
de mi jornada laboral, todos los días, está dedicada a ello. Eso me impide
arrastrar este conjunto de tareas toda la mañana mientras trato de
concentrarme en otras cosas. También me impide desviarme por la agenda de
otra persona.
A las 5:00 p.m., cada tarde comienzo mi ritual de cierre de la jornada
laboral. Como era de esperar, este conjunto de acciones es casi exactamente
igual que mi ritual de inicio: correo electrónico, Slack, etc. Eso se debe a que,
en este momento, no he revisado el correo electrónico u otros mensajes
durante aproximadamente ocho horas, y sé que debo responder a las
preguntas o problemas que surgieron a lo largo del día. Como sé que
responderé más por la noche que por la mañana, me quedo cerca de una hora
para el ritual de cierre. Si termino el ritual antes, me voy a casa temprano. Mi
ritual de terminación incluye las mismas cinco cosas que el de inicio, pero
agrego dos cosas más. Primero, reviso mis tareas semanales clave y mis
tareas diarias clave. En segundo lugar, organizo mis tareas clave del día
siguiente. Más sobre eso, por cierto, en el capítulo 8.
Es de esperar que ya estés comenzando a identificar algunas oportunidades
para tu propia automatización. Podría ser un ritual matutino, de inicio o de
cierre como el mío, o podría ser algo completamente diferente. Quizás tengas
una forma particular de preparar presentaciones en el trabajo, lo que sería
perfecto para la automatización a través de un ritual. Una vez que comiences
a buscar oportunidades, las verás en todas partes. Al final de este capítulo,
comenzarás con una actividad diseñada para que tus rituales de la mañana y
de la tarde se pongan en marcha de inmediato.
Automatización de registros
En el capítulo anterior hablé de una plantilla que utilizo cuando los escritores
principiantes me piden que revise sus propuestas literarias. Ese fue un
ejemplo de automatización de plantillas, y ha sido una de mis formas
favoritas de automatización durante más de tres décadas. Recibo solicitudes
como esa, prácticamente todos los días, y si tuviera que detenerme para
escribir una respuesta de correo electrónico única y personal para cada una,
no me quedaría tiempo para hacer nada más. Por supuesto, podría contratar a
un asistente solo para manejar todas las solicitudes, pero ¿para qué? En
cambio, por cada una de estas cosas, dedico un poco de tiempo a elaborar la
respuesta perfecta, y luego la utilizo una y otra vez. Como hemos dicho antes,
la automatización significa resolver un problema una vez y luego poner la
solución en piloto automático. Las plantillas te permiten hacer esto con solo
unos pocos clicks.
Para hacer que las plantillas funcionen, necesitas desarrollar una
mentalidad formateada. Cada vez que trabajes en un proyecto, pregúntate:
¿Qué componentes de este proyecto volveré a usar? Si es algo que esperas
hacer más de una o dos veces, considera crear una plantilla. A pesar de que
requiere un poco de esfuerzo adicional al inicio, te ahorrará una enorme
cantidad de tiempo en general.
El tipo de plantilla más común que utilizo en mi trabajo diario son las de
correo electrónico. Si has visto una de ellas, confía en mí, hay más. De hecho,
personalmente tengo treinta y nueve plantillas de correos electrónicos
configuradas en mi computadora, listas para funcionar en un instante. Mi
equipo ha adoptado este concepto y han agregado aun más plantillas a la pila.
En conjunto, tenemos más de cien plantillas de correos electrónicos que
usamos periódicamente. Si tuvieras que enviarme un correo electrónico a mí
o a uno de los miembros de mi equipo en este momento, es muy probable que
recibas una respuesta basada en la plantilla. Por supuesto, eso no significa
que sea algo frío e impersonal. Ni siquiera lo llamaría carta modelo. Al
contrario, cada plantilla de correo electrónico es una respuesta inteligente y
personal a las preguntas y solicitudes que mi equipo tiene más probabilidades
de recibir en un día determinado. Es reflexiva, porque hemos pasado un buen
rato en la parte inicial pensando en nuestras respuestas. Y es personal, porque
creamos formas de individualizarlo para cada destinatario con el fin de que se
sienta como si estuviera escrito solo para esa persona.
Ahora que sabes qué es una plantilla de correo electrónico, exploremos
cómo las uso. El primer paso, obviamente, es escribir un borrador del correo
electrónico. Si es uno común, es probable que ya tengas algunas versiones
diferentes del mensaje guardado en la carpeta de correos electrónicos
enviados de tu cliente. Rastrea los antiguos correos electrónicos y encuentra
uno que pueda incluirse en una plantilla. Luego escribe una nueva versión del
correo electrónico como si estuvieras respondiendo a una persona específica.
Piensa en todas las formas en que podrías responder y servir a la persona. En
el correo electrónico que envié a los autores solicitando mi ayuda, me aseguré
de incluir un enlace a una publicación relevante del blog que había escrito y
un enlace a una capacitación en línea que ofrezco sobre el tema. Cubrí todas
las bases en ese borrador. Eso no significa que no modifiques o mejores tu
plantilla con el tiempo, pero el objetivo es no repetir tu pensamiento de alto
nivel nunca.
Podrías estar pensando que el siguiente paso es guardar el borrador del
correo electrónico como un documento en una carpeta con el objeto de
copiarlo y pegarlo en un nuevo correo electrónico cada vez que lo necesites.
Puedes hacerlo, pero hay una forma mucho más rápida y sencilla, y
prácticamente cualquier cliente con correo electrónico lo hará. El elemento
secreto es la firma personalizada para correo electrónico de tu computadora.
Particularmente uso una computadora Mac y el correo electrónico básico de
Apple Mail para mi correo electrónico. Como la mayoría de las aplicaciones
de correo electrónico, Apple Mail te permite guardar varias firmas de correo
electrónico diferentes. Normalmente, solo usarás estas para insertar
automáticamente tu nombre y tal vez la información de contacto de tu
empresa, pero vamos a convertir esta característica simple en una potencia de
productividad. Una vez que creo una nueva plantilla de correo electrónico, la
guardo en mi programa de correo electrónico como una nueva firma. Luego,
cuando lo necesito, puedo ponerlo en el texto de un correo electrónico con
uno o dos clicks.
En Apple Mail y Outlook, por ejemplo, tus firmas guardadas aparecen en
una lista desplegable en una barra de herramientas en la parte superior de la
ventana del mensaje. Por lo tanto, cuando llega una solicitud por correo
electrónico, simplemente puedes presionar “Responder” y elegir la placa
temática adecuada a través de la firma del correo electrónico de la lista
desplegable. A partir de ahí, puedes (y generalmente debes) personalizar el
correo electrónico con el nombre del individuo, pero eso es todo. Lo que una
vez tomó diez minutos o más puede eliminarse en menos de un minuto, a
veces en unos pocos segundos. Esta es una poderosa estrategia de ahorro de
tiempo para revisar rápidamente muchos correos electrónicos.
Sin embargo, las plantillas no son solo para correos electrónicos. También
puedes crearlas para cartas impresas que envíes por correo. Por ejemplo, si
contratas personas habitualmente, puedes crear plantillas de cartas que
indiquen que se ha recibido o revisado una solicitud. Incluso puedes poner tu
firma digital en el documento, por lo que no tendrás que firmarla cuando
necesites enviar una. Además, si realizas presentaciones frecuentes utilizando
Keynote o PowerPoint, puedes crear una plantilla básica de diapositivas que
ya tenga listas las imágenes de diseños, gráficos y títulos. Sin embargo, si
utilizas plantillas, el concepto básico sigue siendo el mismo: no hace falta
reinventar la rueda. Resuelve un problema a la vez, escríbelo y luego
prepáralo con unos pocos clicks cuando lo necesites.
Automatización de procesos
El tercer tipo de automatización, el de los procesos, simplemente se refiere a
un conjunto de instrucciones escritas y fáciles de seguir para realizar un
trabajo o secuencia de tareas. En cierto modo, es similar a un ritual, pero los
procesos de flujo de trabajo por lo general son mucho más detallados y
específicos para un conjunto de tareas. Mientras que el ritual es más parecido
a una rutina, el proceso de flujo de trabajo es más parecido al conjunto de
instrucciones que usarías con el fin de armar una bicicleta para tu hijo o un
nuevo mueble de IKEA. En esos casos, cada paso del proceso está
cuidadosamente detallado y escrito, asegurando que cualquier persona que
siga las instrucciones pueda lograr la meta con éxito.
Estoy seguro de que ya puedes pensar en al menos un proceso engorroso
que se beneficiaría de un flujo de trabajo simplificado y documentado. La
buena noticia es que son mucho más fáciles de crear de lo que puedes
imaginar, y su utilidad nunca es exagerada. A continuación, presento cinco
pasos para agrupar esas molestas tareas comunes en un único proceso.
1. Presta atención. El primer paso para crear un flujo de trabajo es prestar
atención a lo que ya estás haciendo cada semana e identificar las áreas en las
que el flujo de trabajo podría ayudar. ¿Qué acciones son clave para tu
negocio? ¿Cuáles de ellas son repetitivas por naturaleza? ¿Qué tareas tienes
que enseñarle siempre a alguien antes de salir de la ciudad por vacaciones?
¿Por cuáles preguntas te han llamado mientras has estado fuera de la oficina?
¿Qué tareas han hecho que los proyectos se detengan porque no estabas
disponible en persona? Observa el ritmo de tu negocio y ten en cuenta los
puntos difíciles y obvios que necesitan documentación. Lo más probable es
que ya hayas pensado en varios.
Para tu primer flujo de trabajo, es mejor comenzar con algo simple. Para
empezar, si eliges tu proceso más complicado, podrías quedarte atascado y
rendirte. Prepárate para mejorar con la práctica. Empecemos con algunos
procesos sencillos. Una vez que hayas elegido un proceso simple para
comenzar, piensa en todo el procedimiento de principio a fin. Sé meticuloso y
detallista. Imagínatelo todo. Me gusta suponer que estoy preparando el flujo
de trabajo para alguien que no sabe absolutamente nada de la labor que estoy
documentando. Si puedo abordar el proceso como si estuviera hablando con
alguien completamente ajeno al circuito, casi siempre capto cada paso que
esa persona debe dar.
2. Documenta. Una vez que sepas el proceso que necesitas y hayas
pensado en cada parte, es hora de escribirlo. Asegúrate de captar todos los
pasos necesarios para completar la tarea. No dejes nada ni hagas trucos. Tu
objetivo en este paso es documentar cada pequeña cosa en el papel para que
alguien que no sepa nada sobre el proceso pueda ejecutarlo sin fallas. Enfoca
esta tarea como un programa de computadora. Una máquina solo hará lo que
el programador explícitamente le diga que haga. No puede tapar grietas, ni
tampoco lo puede hacer la persona que sigue tu flujo de trabajo. Dales todo lo
que necesitan para hacer la tarea.
Puedes documentar un flujo de trabajo de muchas maneras, por lo que es
buena idea experimentar con diversos formatos y herramientas hasta
encontrar los que mejor se adapten a tus necesidades. Puedes probar con
documentación basada en texto utilizando un procesador de palabras sencillo
o una aplicación de anotaciones más avanzada como Notion o Evernote.
Muchas personas incluyen capturas de pantalla y de videos como parte de su
documentación, lo que simplifica el flujo de trabajo para que cualquiera
pueda seguirlo. Y si deseas ser especialmente sofisticado, puedes buscar
herramientas de creación de procesos más personalizadas como Sweet
Process, mi favorita actualmente. Si bien las soluciones de software te ayudan
a organizar tus pensamientos y hacer que tus flujos de trabajo fluyan, no
dejes que la intimidación tecnológica te impida aprovechar la automatización
de procesos. Incluso una simple lista de verificación manuscrita puede ser
suficiente.
3. Optimiza. Si no sintetizaste ni omitiste nada en tu documentación, el
primer borrador de tu flujo de trabajo probablemente sea más extenso de lo
que te gustaría. No te preocupes, porque ahora es el momento de optimizar.
En este paso, revisarás lo que has escrito y te harás tres preguntas:
1. ¿Cuál de estos pasos puede eliminarse?
2. ¿Cuál de estos pasos puede simplificarse?
3. ¿Cuál de estos pasos debe hacerse en un orden diferente?
Al evaluarlo de esta manera, estás mejorando el proceso. Deseas darle a la
persona que sigue este flujo de trabajo toda la información que necesita para
hacer la tarea, pero no tanta como para que evada los pasos, simplemente,
porque el flujo de trabajo es demasiado complejo. Esta es tu oportunidad para
simplificar el proceso, haciéndolo lo más eficiente posible.
4. Prueba. Una vez que lo hayas escrito y optimizado, es hora de probar el
flujo de trabajo. Este paso es crucial. De hecho, aquí es probablemente donde
la mayoría de los flujos de trabajo fallidos se alteran. No funcionan porque la
persona que los creó no dedicó tiempo para probarlos correctamente o usó su
propia experiencia para completar los vacíos en los que las instrucciones no
estaban completas.
En mi experiencia, es mejor que seas tu propio conejillo de indias. Cuando
realices la prueba, ejecuta solo lo que has escrito para ver si has olvidado
algo. No hagas trampa. Si no está escrito, no lo hagas. Evalúa lo que está en
el documento, y solo lo que está en el documento; eso revelará
inmediatamente cualquier brecha o dirección equivocada. Toma notas a
medida que avances, corrigiendo el flujo de trabajo hasta que tengas un
documento de proceso perfecto y funcional que opere según lo previsto, sin
importar quién lo siga. También puedes pedirle a alguien más en tu equipo
que pruebe el flujo de trabajo.
5. Comparte. Una vez que sepas que el documento de proceso funciona, es
hora de darlo a conocer a otros miembros de tu equipo por correo electrónico,
con las herramientas para compartir en la aplicación que usaste para crearlo o
en un servidor de archivos central. El asunto es darlo a conocer y asegurarte
de que cualquier persona que pueda necesitarlo algún día sepa dónde
encontrarlo. No te sorprendas si las personas que usan el flujo de trabajo
encuentran brechas. Anímalos a hacer mejoras adicionales. No pasará mucho
tiempo antes de que tengas un proceso impecable que pueda ser seguido por
cualquier persona. Aquí es donde se ve el verdadero poder de los flujos de
trabajo: ellos hacen que delegar sea mucho más confiable y más fácil de
implementar.
Los ejercicios para este capítulo incluyen una hoja de trabajo llamada
“Optimizador de flujo de trabajo”. Esto servirá como un recordatorio útil de
los cinco pasos que acabamos de mencionar. Por ahora, sin embargo,
examinemos el cuarto y último tipo de automatización.
Automatización tecnológica
Al fin llegamos a la automatización tecnológica, que es con lo que la mayoría
de los buscadores de productividad suelen comenzar. A pesar de la severidad
con que me refiero a la tecnología en este libro, como eso de destacar que es
una puerta abierta a la distracción, el impacto positivo que el software y el
hardware moderno han tenido en los negocios es innegable. Yo diría, para
empezar, que la automatización es la base de por qué usamos la tecnología;
queremos descargar el trabajo pesado y las tareas repetitivas en una pieza de
software, liberando así nuestras mentes para enfrentar otros desafíos. Una vez
que encuentres el conjunto correcto de herramientas, es solo cuestión de
configurarlas para que se ejecuten en segundo plano y confíes en ellas con el
objeto de que hagan el trabajo sin tu esfuerzo.
Una advertencia rápida al entrar en la discusión sobre la tecnología: no te
cases con una aplicación en particular. Claro, deseas encontrar las
aplicaciones que funcionen mejor para ti, pero siempre debes estar dispuesto
a cambiar de caballo si se presenta una opción mejor y más eficiente, o si tu
aplicación o servicio favorito, de repente, deja de funcionar. He perdido la
cuenta de la cantidad de aplicaciones y herramientas maravillosas que he
insertado en mis flujos de trabajo y que se han quedado en el interminable
camino de la tecnología.
A lo largo de los años, he aprendido que se puede contar con la tecnología,
pero no con las herramientas individuales. Por esta razón, es importante
centrarse en el tipo de herramienta que necesitas más que en la herramienta
que utilizas. Siempre estoy usando alguna aplicación para listas de tareas, por
ejemplo, porque valoro ese tipo de software. Sin embargo, puedo cambiar la
aplicación específica que estoy usando en un momento dado, ya sea Todoist,
Wunderlist, Nozbe o una de las otras docenas que he probado. Ya que el tipo
es lo que más importa cuando se trata de soluciones tecnológicas, echemos un
vistazo a los cuatro tipos principales de aplicaciones que pueden hacer que tu
productividad aumente.
Software para filtrar correos electrónicos. ¿Recuerdas cuando
descubriste el correo electrónico? Yo sí. Tal vez eres tan joven que no creas
que el mundo existió alguna vez sin él, pero recuerdo vivamente esos
primeros días en que empezábamos a usar correo electrónico. America
Online (AOL) fue uno de los primeros servicios de correo electrónico fácil de
utilizar para el consumidor, cuyo mensaje —inscrito como marca registrada
—: “¡Llegó el correo!”, provocaba un estallido de alegría y expectativa cada
vez que lo escuchaba. Hoy, la reacción a mi bandeja de entrada es mucho
menos entusiasta. El correo electrónico, sin atención, se ha convertido en una
bestia desbocada y exigente que podría estar ahí días enteros, incluso
semanas. Han pasado algunas semanas en mi carrera en las que he recibido
más de setecientos correos electrónicos, cada uno compitiendo por una parte
de mi limitado tiempo, de mi energía y de mi atención. Con ese volumen, el
correo electrónico se ha convertido en un problema más grande de lo que
vale.
Si esto te suena familiar o llega a uno de tus principales puntos débiles,
considera invertir en algún tipo de software para filtrar correos electrónicos.
A veces pensamos que esta herramienta solo filtra correos no deseados, pero
eso es solo el comienzo. Un buen software de filtrado de correo electrónico
ayuda a administrar tu bandeja de entrada al clasificar automáticamente todos
tus mensajes y archivándolos en carpetas según los criterios que establezcas.
Por ejemplo, podría configurar filtros para enviar correos electrónicos
promocionales, anuncios, boletines, recibos, mensajes personales y notas de
proyectos en carpetas dedicadas a ello. Esto mantiene los correos bien
organizados desde el principio, en lugar de agregarlos al pozo sin fondo de
una bandeja de entrada típica.
Los servicios de correo electrónico más comunes, como Gmail, Outlook y
Apple Mail, tienen algunas funciones de filtrado integradas. También hay
excelentes productos de filtrado comercial, como SaneBox, que son mucho
más fáciles de usar. Funcionan como por arte de magia, de forma constante y
automática despejando tu correo electrónico en segundo plano. Este tipo de
servicio representa la automatización en su máxima expresión. Yo no podría
vivir en el mundo del correo electrónico sin él.
Software de procesamiento de macros. Si el término
macroprocesamiento hace que tus ojos se pongan vidriosos, quédate conmigo
por un minuto. Prometo que no te daré una lección sobre programación de
computadoras. El procesamiento de macros se refiere al software que te
permite agrupar varias acciones pequeñas en una secuencia. Esto convierte
muchas microtareas individuales en una sola operación macro que puedes
activar con una tecla de acceso directo, una combinación de texto, una
condición específica en tu computadora o, incluso, con tu voz.
Uso macros como parte de mi flujo de trabajo todos los días y los míos
están vinculados a las teclas de acceso directo de mi teclado. Probablemente
estés familiarizado con el uso de métodos abreviados de teclado básicos
como Cmd+C o Ctrl+C para copiar y Cmd+V o Ctrl+V para pegar. Una vez
que te acostumbras a los atajos como esos, casi nunca usas el mouse para
cortar, copiar, pegar, poner en cursiva el texto o subrayarlo. Es más fácil
mantener los dedos en el teclado. Es por eso que me encanta incorporar
comandos de teclado macro en mi trabajo. Por ejemplo, cuando uso un
programa llamado Keyboard Maestro —solo para Mac, aunque hay
soluciones para Windows—, tengo varios accesos directos configurados que
realizan casi todas mis tareas comunes con teclado o el mouse. En lugar de
mover mis manos con el mouse o el panel táctil (o trackpad) para encontrar y
luego iniciar mi aplicación de correo, simplemente puedo hacer clic en un
atajo de teclado para abrirlo. Puedo hacer lo mismo para abrir las otras
aplicaciones que más utilizo.
Abrir aplicaciones es solo el comienzo de lo que puedo hacer con mis
atajos en el teclado. Con igual facilidad, puedo desencadenar acciones mucho
más complejas y específicas para cada tarea, muchas de las cuales se han
vuelto indispensables para mí en mi escritura. Por ejemplo, puedo resaltar un
bloque de texto y pulsar un atajo en el teclado para convertir todo el texto
seleccionado en mayúsculas, minúsculas o mayúsculas y minúsculas juntas.
Esto puede no ser una necesidad común para ti, pero lo es para mí. Recuerda,
el primer paso para automatizar un flujo de trabajo es percatarte de cuáles son
tus necesidades en cuanto a la automatización. Cuando me di cuenta de
cuánto tiempo dedicaba a las diversas opciones de formato de texto, decidí
invertir un poco de tiempo en configurar comandos macro para ellos. Ahora
puedo activarlos en un instante; es solo parte de mi memoria muscular en este
punto. Una vez que configuras un macro y te entrenas para usarlo, puedes
reducir toneladas de tiempo de tu carga de trabajo.
Software para expansión de texto. El software para expansión de texto es
un tipo diferente de atajo en el teclado. Este es un servicio que se ejecuta en
tu computadora y convierte fragmentos de texto pequeños y definidos en
textos más largos y complejos. Por ejemplo, cuando escribo ;f2 en un
documento, correo electrónico o cualquier otro campo textual, mi
computadora expande inmediatamente ese acceso directo a “Free to
Focus™” (incluido el símbolo ™). Al escribir el acceso directo ;mhco inserta
“Michael Hyatt and Company” en el documento. El atajo ;biz se expande a
mi número de teléfono local, y ;dlong se expande a la forma larga de la fecha
de hoy. Estas son todas las cosas que escribo varias veces al día, y estos
accesos directos me ahorran un segundo aquí y otro allá, todo el día, todos los
días. Todo lo cual suma.
Incluso utilizo la expansión de texto para bloques de escritura más largos y
complejos, como las respuestas que uso comúnmente en las redes sociales y
las notas que a menudo envío a mi equipo a través de Slack. Al igual que mis
plantillas de correo electrónico, esto me permite enviar una nota personal en
cuestión de segundos. Los utilizo mucho, tanto que es sorprendentemente
difícil para mí usar la computadora de otra persona para realizar cualquier
trabajo. Mi aplicación de expansión de texto favorita actualmente es Text
Expander, que está disponible para Mac y Windows, aunque existen otras
buenas opciones.
Servicios screencast. Los servicios screencast registran lo que sucede en
la pantalla de tu computadora o tableta y lo guardan como un archivo de
video que puedes editar y compartir con otros. Este tipo de software es una
pieza clave en mis flujos de proceso de trabajo. De hecho, todos mis cursos
de capacitación en línea tienen algún nivel de proyección de pantalla. La
mayoría de los sistemas operativos para computadoras y dispositivos móviles
tienen incorporada una función limitada de grabación de pantalla, pero las
aplicaciones de captura de pantalla profesionales como ScreenFlow y
Camtasia son muy superiores. Te dan un control total de la grabación y
proporcionan herramientas de edición sorprendentes para la postproducción.
Con estas herramientas de alta calidad, puedes superponer un video con audio
de tu rostro a tu pantalla, lo que te permite hablar con el espectador mientras
lo guías en un tutorial de presentación en pantalla. Agrega un gran toque
personal a los videos y seminarios en línea, y hace que tus flujos de trabajo
sean muy claros para cualquier persona que dependa de ellos.
Encuentra la manera más fácil
En este capítulo, intenté presentarte el mundo de la automatización al revisar
cuatro de los tipos más comunes de esta. Comenzamos con la autoautomatización, la cual te desafió a examinar tus rutinas diarias y a crear
rituales en torno a las cosas que ya estás haciendo (o que quieres hacer) cada
día. En segundo lugar, examinamos la automatización de registros, que te
insta a preguntarte siempre: ¿Qué componentes de este proyecto volveré a
usar? Esto te ayuda a identificar tareas repetitivas que están listas para la
automatización. En tercer lugar, exploramos la automatización de procesos,
que se basa firmemente en flujos de trabajo documentados. Y cuarto,
sumergimos nuestros dedos en las aguas de la automatización de la
tecnología al examinar cuatro categorías de soluciones tecnológicas. Espero
que estos cuatro tipos de automatización te hayan mostrado lo que es posible
una vez que comiences a buscar formas de automatizar tu negocio y tu vida.
Si alguna vez piensas: Tiene que haber una manera más fácil de hacer
esto, siempre debes asumir que la hay. Así que ve a buscarla. Si aplicas esta
pregunta a todo lo que hagas de forma normal, te sorprenderá cuánto tiempo,
problemas, esfuerzo y energía puedes ahorrar en todas las pequeñas tareas
que reducen tus recursos. Automatizar tu vida facilitará las cosas, liberará tu
creatividad, te brindará un mayor enfoque en las actividades de mayor
influencia que necesitas realizar y, en general, te hará más productivo cada
día. La automatización es uno de los instrumentos más útiles en mi caja de
herramientas de productividad, y ahora puede ser uno de los tuyos también.
Una vez que hayas terminado los siguientes ejercicios, podrás pasar al
siguiente capítulo. Allí aprenderás cómo gestionar las tareas restantes que no
puedes eliminar ni automatizar al comprender el poder de la delegación. Esta
es poderosa, aun cuando no creas que tengas a nadie a quien delegar.
Aprenderás consejos y estrategias que incluso el trabajador más solitario, más
aislado, puede implementar de inmediato, así que no te lo pierdas.
COORDINA TUS TAREAS
La automatización es una fuerza poderosa en la productividad, pero no automatizará
tu vida por accidente. Solo obtendrás los beneficios de la automatización que ahorran
tiempo si apartas el tiempo para diseñar e implementar los sistemas que deseas. Para
ello, te recomiendo dos ejercicios.
Primero, descarga la hoja de trabajo “Rituales diarios” (Daily Rituals) en
FreeToFocus.com/tools. Con esta plantilla, diseñarás tus propios cuatro rituales
fundamentales. Indicarás qué actividades quieres incorporar y cuánto tiempo les
darás a cada una. Luego sumarás esos lapsos para ver cuánto tiempo te llevará
ejecutar tus rituales. Las actividades específicas dependen totalmente de ti, pero
medita detenidamente cada paso que desees incluir. Puede parecerte extraño, al
principio, esta manera de estructurar tu tiempo libre, pero pruébalo por un mes. Te
impactará de una forma que cambiará tu vida.
A continuación, vuelve a la hoja de trabajo “Filtro de tareas”. Ya has marcado
elementos para eliminar; ahora, marca candidatos para la automatización y elige uno
para atacarlo hoy. Puede ser auto-automatización, automatización de plantillas,
automatización de procesos o automatización de tecnología. Para la automatización
de procesos, tengo una herramienta de premio.
Descarga el “Optimizador de flujo de trabajo” (Workflow Optimizer) en
FreeToFocus.com/tools. Anota las acciones necesarias; luego aísla y numera los
pasos en el orden requerido para lograr el resultado que deseas. (Piensa en ello como
si fueran los ingredientes y las instrucciones de una receta). Una vez que hayas
completado un borrador, pruébalo y ajústalo según sea necesario. Ahora puedes hacer
referencia a este flujo de trabajo para actualizar tu memoria si es necesario o
compartirlo con un miembro del equipo para que sepa cómo hacer el trabajo por ti, lo
que nos lleva a delegar.
6
Delegar
Clónate o mejórate
Me propuse no hacer nunca algo que los demás pudieran hacer cuando hay
tantas cosas importantes que otros no pueden ni quieren hacer.
—DAWSON TROTMAN
Todos sabemos que el dinero no puede comprar la felicidad, ¿verdad?
Bueno, no tan rápido. Los investigadores usan el término hambruna de
tiempo para describir la sensación de tener más tareas que tiempo. Cuando
estamos en el otro lado del espejo, nuestras listas superan nuestras horas y no
hay manera de mantenerse al día. Como ya hemos visto, la carrera de ratas
tiene un efecto directo y negativo en nuestra productividad e incluso en
nuestra sensación de bienestar.
Ashley Whillans, de Harvard Business School, dirigió un equipo de
investigadores que abordaron este asunto. Después de estudiar a más de seis
mil participantes en varios países económicamente avanzados, encontró que
el truco para superar la hambruna de tiempo y mejorar las sensaciones de
bienestar y satisfacción con la vida era simple y directo: ganar más tiempo.
¿Cómo es eso posible?
Una vez que hayas eliminado y automatizado tanto como te sea posible,
quedas con una lista más corta de tareas cruciales que deben ser realizadas
por alguien. La pregunta es: ¿Ese alguien tienes que ser tú? A menudo la
respuesta es no. No puedes comprar felicidad, pero puedes recuperar tu
tiempo delegando tareas que consideras estresantes o desagradables, lo que
equivale a lo mismo. Delegar aumenta el bienestar al reducir nuestra cantidad
de tareas estresantes y desagradables, y nos ayuda a recuperar una sensación
de control sobre nuestros cronogramas. “Gastar dinero para comprar tiempo
estaba relacionado con una mayor satisfacción con la vida; además, el efecto
típico y perjudicial del estrés —causado por el tiempo— en la satisfacción
con la vida se atenuó entre las personas que usaron el dinero para ganar
tiempo”, expresaron Whillans y sus coautores acerca de sus hallazgos.1
Espera, espera, espera…
En esencia, delegar implica enfocarse principalmente en el trabajo que solo
tú puedes hacer transfiriendo todo lo demás a otros que son más apasionados
por el trabajo o competentes en las tareas. Pero seamos francos: a veces esto
es difícil para los que tienen un alto rendimiento. Especialmente si estás
condenado por ser medio decente en cuanto a desempeñar todas las funciones
en tu negocio. Digo “condenado” porque no es un cumplido. ¿Alguna vez,
conscientemente, contratarías a alguien que solo sea medio decente? Si
insistes en hacer trabajos para los que careces de pasión y habilidad,
felicitaciones: ganaste el trofeo al peor gerente de contratación de todos los
tiempos.
Y eso lo sabemos muy bien. La mayoría de nosotros reconocemos que
delegar es estratégicamente inteligente y organizacionalmente consistente. El
problema es que lo vemos como una situación ideal que no funcionará en
nuestras circunstancias específicas. “Tengo demasiada responsabilidad”,
podríamos decir. “No puedo confiar en que alguien más haga esto. Todo
depende de mí”. Lo he dicho muchas veces. Pero como les digo a mis
clientes, que a veces también lo dicen: eso es falso. La responsabilidad final
del resultado de una tarea puede recaer en ti, pero generalmente puedes
obtener ayuda con la ejecución. Del mismo modo, podríamos decir: “Es más
rápido para mí hacerlo”. Insisto, eso no es así. Delegar obliga a que
reduzcamos la velocidad el tiempo suficiente para que el nuevo trabajador se
ponga al día. Pero a largo plazo, entrenar y confiar en los demás libera tiempo
para nuestra zona de deseos. Como dijo Whillans: es como comprar tiempo.
Algunos de nosotros nos negamos a delegar convenciéndonos a nosotros
mismos de que no podemos costear eso. Culpamos a la falta de recursos. Sin
embargo, como grandes triunfadores, nuestros objetivos siempre superan
nuestros presupuestos. El principal recurso que falta en estas situaciones es la
creatividad, no el dinero. Donde hay voluntad, hay un camino, ya sea ayuda
de medio tiempo, un asistente virtual o un servicio independiente en línea. El
tiempo que dedicas a las tareas de la zona de deseos siempre será más
rentable que el que estás perdiendo en cualquier otro lugar, por lo que el
costo de delegar se paga por sí mismo, y más. Por ahora, no te fijes en los
recursos. Necesitas tener claro el qué antes que el cómo.
No puedes comprar amor, pero puedes comprar tiempo.
Todos tenemos ciento sesenta y ocho horas en la semana.
Pero delegar te permite redimir algunas de esas horas,
especialmente las que —de lo contrario— se dedican a
actividades fuera de tu zona de deseos.
La excusa más deprimente para no delegar que he escuchado es la
siguiente: “He tratado de delegar, pero no funciona”. Si la gente probara algo
una o dos veces y se rindiera, no habría arte ni música. No habría tecnología,
producción, medicina, no habría nada. Imagínate un mundo sin arte, sin
música; un mundo así resultaría de intentar algo una o dos veces, para luego
rendirte. Sin embargo, todo lo bueno que hay en nuestras vidas es resultado
de un extenso y absoluto ejercicio de probar y fallar, lo que conocemos como
ensayo y error. Si permites que una o dos fallas te impidan implementar una
solución de productividad valiosa, tienes problemas más graves que una lista
de tareas sin control.
Sé que puede ser difícil dejar de lado las tareas que has estado
administrando personalmente durante mucho tiempo. Pero si deseas recuperar
tu tiempo, es posible hacerlo y los resultados valen el esfuerzo. Presta mucha
atención a los tres secretos de los maestros del arte de delegar que rescato en
este capítulo. El primero es delegar de manera jerarquizada; esto te ayudará a
tener una idea clara en cuanto a cuáles son las actividades que realmente
merecen tu tiempo y tus energías, y cuáles no.
Delegar de manera jerarquizada
Para encontrar esas actividades clave que solo tú puedes o debes hacer, filtra
las tareas restantes mediante la brújula de la libertad. Al ejecutar cada una de
las cuatro zonas en orden inverso, verás con exactitud qué tareas de tu lista
deben delegarse y con qué urgencia necesitas encontrar una solución para
cada una. Yo llamo a este proceso delegar de manera jerarquizada, y
comenzaremos con las tareas que probablemente te desagraden más.
Prioridad 1: Zona de monotonía. Recordarás que esta zona está formada
por tareas para las que no sientes pasión ni tienes dominio. Esperemos que
hayas eliminado o automatizado la mayoría de las tareas correspondientes a
ella. Cualquier tarea que se deje aquí es la mejor elección para delegar, por lo
que es importante asignar estas actividades lo más rápido posible.
Al explorar opciones para delegar tus tareas de la zona de monotonía, no te
sientas mal por entregar las tareas que más te desagradan a otra persona.
Como vimos en el capítulo 2, solo porque no te guste hacer algo no significa
que a todos les moleste hacerlo. De hecho, la zona de deseos de otra persona
podría estar compuesta completa y precisamente por tareas de tu zona de
monotonía. Por ejemplo, considera las tareas domésticas. Puede que no te
guste limpiar la casa y doblar la ropa, pero esas cosas podrían estar en la parte
superior de la zona de deseos de otra persona. Lo mismo con la contabilidad,
el diseño, el marketing o cualquier otra cosa.
En el primer capítulo les presenté a Matt, un cliente al que capacito. Su
vida profesional y personal se transformó cuando dejó de preguntar: ¿Puedo
hacer este trabajo más rápido, más fácil y más barato? y empezó a
cuestionarse: ¿Debo estar haciendo este trabajo? Uno de sus obstáculos era
delegar tareas de la zona de monotonía. “Bueno, solo necesito hacerlo”,
decía. “¿Por qué querría entregarlo si no disfruto haciéndolo?”. Sentía que era
arrogante o grosero al asignar un trabajo que no disfrutaba. ¿Qué cambió?
“Descubrir que mi zona de monotonía no es la misma que la de otra persona.
Si retengo esa asignación, en realidad, estoy impidiendo que las personas
hagan algo que les gusta hacer”. La verdadera arrogancia no es delegar el
trabajo que no nos gusta; es asumir que a todos les gusta o no les gusta lo que
hacemos.
Otro cliente de coaching, Caleb, descubrió algo similar. “Un temor en
particular que tuve fue subcontratar muchas tareas de soporte ejecutivo, como
responder a los clientes”, me dijo. “Me estresaba mucho delegar algunas de
esas tareas”. Luego comenzó a ver a otros clientes en nuestras sesiones de
coaching que tenían éxito con la delegación. Eso le dio la confianza para
probarlo él mismo. “Tener claridad en cuanto a las actividades que no
encajan con mi pasión y mi competencia me dio la confianza para contratar
personal de apoyo ejecutivo. Muchas de las actividades de la zona de
monotonía que no me daban energía alguna son cosas que les dan mucha
energía a otros, por lo que se han destacado en formas que yo nunca habría
podido. Al delegarles eas tareas, he podido aumentar mi tiempo en las
actividades de la zona de deseos de treinta por ciento a setenta por ciento, lo
que le ha dado a nuestra empresa mucha más energía y concentración;
además, son realmente las actividades de mayor influencia”.
Al pasar tus tareas de la zona de monotonía a alguien a quien le encanta
hacerlas, puedes liberar algunas horas al día para concentrarte en las cosas
que realmente te interesan. Además, deshacerte de las cosas que odias hacer,
te dará más energía que puedes dirigir hacia tus actividades de la zona de
deseos.
Prioridad 2: Zona de desinterés. El próximo objetivo para la delegación
es cualquier cosa que aún esté en tu zona de desinterés. Solo porque seas
bueno en algo no significa que debas hacerlo. Continuar haciendo tareas que
no te apasionan va a agotar tu energía de las cosas que te apasionan.
Sé cómo realizar la contabilidad básica de mi negocio, y lo hice de manera
competente durante años. Sin embargo, odiaba hacer el trabajo y siempre lo
postergaba. Al contratar a un ejecutivo de finanzas que era apasionado por
mantener los libros de contabilidad, liberé un nuevo bloque de tiempo para
mis actividades de la zona de deseos. Ese siempre es el objetivo. Por tanto, si
estás aburrido con una tarea que no se ha eliminado o automatizado, aunque
seas bueno en eso, delégala. Aunque no es tan urgente como una tarea de la
zona de monotonía, no la aplaces demasiado. Toda esa molestia, en
definitiva, te llevará al agotamiento.
Prioridad 3: Zona de distracción. Las tareas que permanecen en tu zona
de distracción después de eliminar y automatizar pueden ser un poco
difíciles. Es posible que tengas más ganas de aferrarte a esas tareas porque las
disfrutas, pero tampoco quieres perder tu tiempo ni tu dinero haciendo un
trabajo mediocre cuando un profesional más competente podría hacerlo diez
veces mejor.
Me gusta jugar con el diseño web, pero mis habilidades no son las mejores
para administrar la web de mi empresa. Si intentara administrarla yo mismo,
simplemente porque lo disfruto, perdería mucho tiempo y el sitio se
bloquearía cada dos días. Por lo tanto, aunque esta decisión pueda dolerte
más que otras, te aliento a que analices tus actividades en la zona de
distracción. Evalúa cuidadosamente cada tarea preguntándote: ¿Hasta qué
punto me apasiona esto? ¿Vale la pena estacionar esta tarea en mi zona de
desarrollo para ver si puedo afinar mis habilidades lo suficiente como para
moverlas a mi zona de deseos? Si la respuesta es no, delégala.
Prioridad 4: Zona de deseos. Una vez que hayas eliminado, automatizado
y delegado todo lo que puedas de tus zonas de monotonía, desinterés y
distracción, encontrarás que tu mundo se abre. No sucederá de la noche a la
mañana, pero ese es el objetivo: pasar la mayor parte del tiempo centrado en
las actividades de la zona de deseos. Solo hay una razón para delegar algo en
esta zona y es que tu zona de deseos todavía tenga más tareas que las que
puedes realizar de modo razonable. Lo creas o no, es posible permanecer en
tu zona de deseos, pero aun así trabajar hasta morir. De hecho, esto es una
verdadera tentación para los alumnos de alto rendimiento. Si llegas a este
punto, deberás examinar cada tarea e intentar averiguar cuáles te apasionan
más y en cuáles eres más competente. Eso podría llevarte a algunas
decisiones difíciles en cuanto a la delegación de cosas que te encantan hacer.
O, al menos, puedes encontrar formas de delegar aspectos de estas tareas,
permitiéndote conservar solo las porciones que más te gustan y en las que
más sobresalgas.
Ahora ya sabes qué es delegar. Pero hay mucho más que aprender al
respecto. A continuación, aprenderás cómo hacerlo.
El proceso de delegar
Aunque delegar es una parte esencial e integral del liderazgo para un estilo de
vida productivo, he visto que falla con mucha frecuencia. La mayoría de los
líderes pueden asumir que saben delegar, pero cuando intentan entregar un
proyecto o tarea a otra persona, todo se derrumba. Ese fracaso les deja no
solo peor de lo que estaban antes, sino que, en general, menos entusiasmados
con el intento de delegar otra vez en el futuro. Esta renuencia los impulsa a
seguir acumulando demasiadas responsabilidades para sí mismos, lo que en
última instancia reduce su productividad y disfrute. Al final, el líder con
dificultades se queda con una lista interminable de responsabilidades y pocas
esperanzas de que alguien pueda unírsele para ayudarlo a hacer todo eso. ¿Te
parece familiar?
En una situación como esta, es fácil culpar al empleado o, peor aún, asumir
que delegar es una hazaña completamente imposible. Sin embargo, la dura
realidad es que la culpa recae sobre el líder. Específicamente, porque el líder
no sabe cómo delegar en forma adecuada. Muchas personas piensan que
delegar es simplemente una cuestión de entregarle a alguien una tarea, ciertas
instrucciones y luego cosechar las recompensas de los esfuerzos de esa
persona. Casi nunca es así. Delegar es un proceso y, por tanto, requiere que le
inviertas tiempo. Tu objetivo es desarrollar miembros de equipo —
apasionados y competentes— a quienes puedas confiarles las tareas más
delicadas; eso solo sucederá cuando los lleves por un proceso de desarrollo
de habilidades y confianza adecuado. Si guías a un miembro del equipo a
través de los siete pasos que veremos a continuación, no solo te encontrarás
rodeado de empleados competentes, sino que también descubrirás un
potencial de liderazgo sin límites a tu alrededor.
En primer lugar, decide qué delegar. Delegar de manera jerarquizada te
muestra exactamente qué tareas deben delegarse y en qué orden. Comienza
con las tareas en tu zona de monotonía, luego las de tus zonas de desinterés y
de distracción, respectivamente. Si no tienes tiempo para realizar todas las
tareas de la zona de deseos por ti mismo, busca maneras de reducir esa lista o,
al menos, delegar partes de esas tareas a otros. Este paso puede parecer
obvio, pero este es el punto de partida. Nunca dominarás el cómo si no
empiezas por identificar el qué.
En segundo lugar, selecciona la persona adecuada. La brújula de la
libertad no solo funciona para ti; funciona para tu equipo. No eres la única
persona que trabaja mejor en la zona de deseos; todos los demás necesitan
permanecer en esa zona tanto como les sea posible. Cuando transfieras una
tarea a otra persona, intenta encontrar a alguien que tenga pasión y
competencia por lo que le estás asignando. Si estás entregando las riendas de
tus cuentas de redes sociales, por ejemplo, no elijas a alguien que piense que
tales redes son una pérdida de tiempo o que nunca ha tenido una cuenta
propia en Facebook, Twitter e Instagram. Si es así, ellos no sabrían cómo
maximizar tu alcance en las redes sociales, por lo que no harían un buen
trabajo al respecto. Eso sería una receta perfecta para un acto de delegar
desastroso. Para convertirte en alguien que delegue en forma trascendental,
debes desarrollar paciencia y atención, de modo que hagas coincidir la tarea
con la persona. Cuando hagas eso, te prepararás para un éxito asombroso.
Tercero, comunica el flujo de trabajo. Una vez que hayas identificado a la
persona idónea, es hora de mostrarle cómo hacer el trabajo. El trabajo que
realizaste en el capítulo 5 y que documenta los flujos de trabajo puede dar sus
frutos ahora. La automatización de tu proceso mediante la creación de un
flujo de trabajo documentado facilita la función de delegar. Simplemente,
entrega el flujo de trabajo, muéstrale cómo usarlo y deja que el sistema se
encargue de lo demás. Dicho esto, no te preocupes si no tienes un flujo de
trabajo preparado. Algunas tareas no se prestan para documentar flujos de
trabajo. Por otra parte, algunas personas pueden ser ajenas a tu experiencia, lo
que las convierte en pobres candidatos para identificar todos los pasos en aras
de realizar el trabajo. En estos casos, habla solo sobre lo que necesitas hacer y
el resultado que deseas ver. Dependiendo de la persona que elijas y la
complejidad de la tarea, es posible que puedas dejar que lo intenten por su
cuenta o documentar el flujo de trabajo por sí mismos. En otras ocasiones, es
posible que tengas que supervisarlos una o dos veces mientras aprenden
cómo hacerlo. En cualquier caso, asegúrate de haber comunicado claramente
el resultado que necesitas que logren antes de pasar al siguiente paso.
En cuarto lugar, proporciona los recursos necesarios. En este paso,
asegúrate de que la persona que esté haciendo el trabajo tenga todo lo que
necesita para cumplir y tener éxito. Esto podría implicar proporcionar
recursos físicos como una clave, un archivo o herramientas específicas para el
trabajo. Podría significar comunicar recursos intelectuales, como información
de inicio de sesión o un software que necesitarán. También es posible que
debas delegar autoridad enviando un correo electrónico a los otros miembros
del equipo o departamentos involucrados para que sepan que esa persona
actuará en tu nombre. Todos estos son pequeños detalles tediosos que hacen
tropezar muchos de los esfuerzos por delegar. Piensa detenidamente cada
paso del proceso y asegúrate de que estás entregando todo lo que necesitas
para ganar.
En quinto lugar, especifica el nivel de delegación. Antes de permitir que
alguien asuma la responsabilidad de una tarea o proyecto, debes dar a
conocer tus expectativas. Esto va más allá de simplemente transmitir las
instrucciones tácticas paso a paso; incluye tener claro el nivel de autoridad
que estás confiriendo a las personas. ¿Deseas que ellas solo realicen
investigaciones e informen sobre sus hallazgos? ¿Quieres que lideren todo el
proyecto hasta su finalización sin supervisión? Cada escenario requiere un
nivel distinto de delegación, por lo que no aclarar cuánta autoridad estás
cediendo puede crear caos y resentimiento en ambos lados. Una desviación
de las expectativas puede hacer tropezar, incluso, al más capacitado para
delegar, por lo que esta es un área que analizaremos en detalle en su
momento.
Sexto, brinda espacio para operar. Una vez que la persona sabe lo que
debe lograr, tiene todo lo que necesita para hacer el trabajo y entiende
exactamente qué autoridad le has dado para que actúe, estás listo para
lanzarle las llaves y permitirle que se encargue del proyecto o tarea. Aquí es
donde la delegación fracasa para un sorprendente número de personas. Si
bien debería ser obvio que la delegación requiere que nos alejemos y dejemos
que otra persona se encargue de algo, eso también puede ser difícil para
nosotros. A veces, simplemente no podemos dar el salto emocional que nos
permite salirnos del camino de la otra persona. Ten cuidado, aquí es donde
nacen los microgerentes. Una vez tuve un jefe de microgestión que me hizo
la vida miserable. Siempre andaba revoloteando sobre mí, cuestionaba cada
acción y adivinaba cada decisión que tomaba. Es imposible que alguien
pueda trabajar bajo esas condiciones. Si seleccionas un miembro del equipo
competente y lo preparas adecuadamente para una tarea, seguro que podrá
realizarla. Apártate y déjalo correr con lo que le asignaste.
Séptimo, supervisa y brinda retroalimentación cuando sea necesario. Aun
cuando no desees llevar a cabo una microgestión, es un error pensar que estás
completamente fuera del proceso una vez que entregas la tarea a otra persona.
Delegar no es abdicar. El resultado sigue siendo responsabilidad tuya, aun
cuando hayas subcontratado el trabajo a otra persona. Tendrás que reportarte
periódicamente para asegurarte de que las cosas estén progresando de la
manera que quieres. Sin embargo, permíteme insistir: no uses esto como
licencia para poner en práctica la microgestión. Dale a tu equipo la dignidad
de hacer el trabajo para el que los contrataste. Solo mantente atento a ellos
mientras lo hacen, hasta que estés seguro de que tienen las cosas bajo control.
Una vez que hayas guiado a un miembro del equipo a través de estos siete
pasos, debes esperar ver un flujo de trabajo confiable y de calidad. A medida
que los miembros de tu equipo crezcan, puedes otorgarles más y más
autoridad para actuar en tu nombre; ahí es cuando realmente verás explotar tu
energía y tu productividad.
Los cinco niveles del acto de delegar
Parte del proceso de delegar que describimos anteriormente consta de
especificar el nivel de delegación. Este puede ser un nuevo concepto para ti,
así que quiero explicarlo en detalle. Empecemos con un ejemplo. Hace poco
fui mentor de un joven líder al que llamaremos Tom. Él estaba planeando un
evento especial y se sorprendió al descubrir que alguien de su equipo había
completado un proyecto que no había autorizado. Mientras hablábamos, me
di cuenta de que estaba frustrado. Pensó que el miembro de su equipo había
violado los límites, tomando más iniciativa de la que le habían permitido.
Después de escuchar la situación en detalle, al fin le dije: “Esto no es culpa
de los miembros de tu equipo. El problema es que no dejaste en claro tus
expectativas cuando delegaste esta tarea”.
Tom estaba aturdido. Pensó que había sido perfectamente claro con su
empleado, pero mientras lo guiaba, se dio cuenta de cuánta confusión y
ambigüedad había permitido en la situación. No es suficiente describir el
resultado final que deseas lograr al delegar; también debes especificar cuánta
autoridad y autonomía le estás dando a la persona. Si no lo haces, serás
tomado por sorpresa por los aprendices de bajo rendimiento que hacen muy
poco y los que tienen demasiado poco rendimiento. Es tu trabajo hacerles
saber exactamente la cantidad de cuerda que les estás dando. Esto lo puedes
hacer con los cinco niveles de delegación2 que veremos a continuación.
Nivel de delegación 1. En este primer nivel de delegación, deseas que la
persona haga exactamente lo que le pediste que hiciera, ni más ni menos. En
una situación así, dirías algo como: “Esto es lo que necesito que hagas. No
dejes de seguir mis instrucciones. Ya he investigado las opciones y he
determinado lo que quiero que hagas”. La redacción es muy importante aquí,
así que veamos esto parte por parte:
Esto es lo que necesito que hagas. Aquí es donde le dirás explícitamente
a la persona lo que quieres que haga. Nadie puede leer tu mente, así que
debes ser muy claro.
No dejes de seguir mis instrucciones. Esto establece un límite fijo y deja
claras tus expectativas.
Ya he investigado las opciones y he determinado lo que quiero que
hagas. Esto proporciona la justificación y el contexto por los que has
elegido este nivel.
Este nivel es perfecto para nuevas contrataciones, personas a nivel de ingreso,
contratistas o asistentes virtuales, o para cualquier otro momento que tengas
claro lo que se necesita hacer y solo requieres que alguien lo haga.
Nivel de delegación 2. En el segundo nivel de delegación deseas que la
persona examine o investigue un tema y luego te informe. Eso es todo. En
una situación de nivel 2, la persona a la que le estás delegando solo hará
investigación; no ejercerá ninguna otra acción en tu nombre. Aquí es donde
mi amigo Tom arruinó el ejemplo anterior. Pensó que estaba instruyendo a
alguien para investigar y se sorprendió cuando la persona actuó. Tom podría
haber evitado la situación diciendo: “Esto es lo que necesito que hagas.
Quiero que investigues el tema e informes tus hallazgos. Luego lo
discutiremos, tomaré una decisión y te diré lo que quiero que hagas”. Una vez
más, cada frase es importante, así que analicémoslas:
Esto es lo que necesito que hagas. Sé explícito. Tu trabajo es asegurarte
de que entiendan la tarea.
Quiero que investigues el tema e informes tus hallazgos. Aclara lo que
quieres decir con la investigación en este punto. ¿Solo quieres que lo
busquen en Google? ¿Deseas que realicen una encuesta en línea, llamen
a varios clientes, soliciten ofertas a los proveedores? En otras palabras,
aquí es donde estás aclarando el alcance de la investigación que deseas
realizar. La claridad es clave aquí.
Luego lo discutiremos, tomaré una decisión y te diré lo que quiero que
hagas. En este punto, estás estableciendo dos expectativas cruciales.
Primero, les estás informando que tendrán una conversación para
discutir sus hallazgos. En segundo lugar, te aseguras de que sepan que
eres tú quien tomará la decisión. Aquí es donde estableces el límite de
que la persona no está autorizada para ejercer ninguna acción ni para
tomar decisiones.
Este es un gran nivel para usar en cualquier momento en que no estés listo
para tomar una decisión y necesites que alguien recopile información para ti.
Una vez que los datos estén a tu disposición, es probable que puedas decidir
bastante rápido.
Nivel de delegación 3. A partir del tercer nivel le das a la persona más
espacio para operar y participar en el proceso de resolución de problemas,
pero aún te reservas la decisión final para ti. Aquí dirías algo como lo que
sigue: “Esto es lo que necesito que hagas. Investiga el tema, describe las
opciones y luego presenta una recomendación. Dame los pros y los contras de
cada opción, pero dime qué crees que deberíamos hacer. Si estoy de acuerdo
con tu decisión, te autorizaré para que sigas adelante”. Ahora vamos a
desglosar todo eso:
Esto es lo que necesito que hagas. Sé explícito. Las mismas reglas que
antes se aplican aquí.
Investiga el tema, describe las opciones y luego presenta una
recomendación. Al igual que en el segundo nivel, ten claro el nivel y el
tipo de investigación que deseas que realicen. Sin embargo, ahora estás
dando un paso adicional al pedirles que evalúen las opciones y que hasta
elijan una. Tú quieres que tomen la decisión, pero no les estás dando la
autoridad para implementarla.
Dame los pros y los contras de cada opción, pero dime qué crees que
deberíamos hacer. Aquí les estás pidiendo que muestren su trabajo. En
otras palabras, no deben esperar que estés de acuerdo con su decisión sin
darte la oportunidad de ver dentro de su proceso de pensamiento. Aquí
es donde ellos explicarán por qué tomaron esa decisión.
Si estoy de acuerdo con tu decisión, te autorizaré para que sigas
adelante. En este punto, el trabajo de ellos es convencerte de que su
decisión es la correcta. Si no pueden, su investigación y sus argumentos
tienen la culpa. Sin embargo, si han hecho bien su trabajo, tú puedes y
debes dar la aprobación final y autorizarlos a seguir adelante.
Esta es una excelente opción para delegar en los futuros líderes que estás
asesorando, porque te brinda una oportunidad segura para juzgar sus
habilidades en la toma de decisiones sin ningún riesgo. Y probablemente
notaste que este es el nivel en el que comienzas a externalizar tu toma de
decisiones. En esta etapa, puedes tomar una decisión bien informada sobre un
tema complejo en una reunión sencilla. Lo que puede haberte llevado una
semana completa ahora puede resolverse en una hora.
Nivel de delegación 4. En el cuarto nivel, deseas que la persona evalúe las
opciones, tome una decisión por su cuenta, ejecute la decisión y —después
del hecho— te dé una actualización. Podrías decir algo como: “Esto es lo que
necesito que hagas. Toma la mejor decisión que puedas. Actúa. Luego, dime
lo que hiciste”. En ocasiones, es posible que tengas que agregar: “Mantenme
al tanto de tu progreso”. A estas alturas, estás a punto de clonarte a ti mismo,
por lo que el proceso debería ser emocionante. A continuación, vamos a
desglosar este nivel:
Esto es lo que necesito que hagas. Lo mismo que anteriormente.
Toma la mejor decisión que puedas. Les estás pidiendo explícitamente
que tomen una decisión, pero necesitan poner el trabajo primero. En
otras palabras, harán la misma investigación que en el tercer nivel, pero
lo hacen para informar su propio proceso de toma de decisiones en lugar
del tuyo.
Actúa. Deja en claro que esperas que actúen sin atenerse a ti. Esta es la
primera vez en el proceso en la que has quitado las manos del volante,
así que asegúrate de que sea una persona en la que puedas confiar para
que actúe en tu nombre.
Dime lo que hiciste. Quiero ser claro aquí: esta no es una oportunidad
para que puedas opinar sobre la decisión que tomaron. Está hecho, no
hay vuelta atrás. Este paso se trata simplemente de que haya una buena
comunicación y de mantenerte informado. También te da una idea de la
calidad de sus decisiones, lo que es bueno saber para la futura
delegación.
Mantenme al tanto de tu progreso. Esta parte es opcional y es
principalmente útil para proyectos que tienen muchos elementos móviles
o que demorarán mucho tiempo en completarse. Incluso podrías ser
explícito en cuanto al tipo de actualizaciones que prefieres, como un
correo electrónico semanal o agregarlo a la agenda de una reunión
existente.
Este es un gran nivel para emplearlo con líderes en crecimiento, ya que les
permite acumular experiencia en la toma de decisiones y les brinda muchas
oportunidades para evaluar qué tan bien lo están haciendo. También es un
nivel útil para las tareas que no son cruciales y para las que no tienes una
fuerte preferencia con respecto al resultado, como que tu asistente organice y
se encargue de los regalos de Navidad para sus clientes.
Nivel de delegación 5. En el quinto nivel estás entregando, efectivamente,
todo el proyecto o tarea a otra persona; y estás abandonando la decisión por
completo. Dirías algo como lo que sigue: “Esto es lo que necesito que hagas.
Toma la decisión que creas que es mejor. No hay necesidad de que me
informes ni que me digas lo que hiciste”. Ahora te has clonado tú mismo.
Aquí es donde realmente empiezas a ver los beneficios de delegar. Ahora
vamos a desglosar este último nivel:
Esto es lo que necesito que hagas. Lo mismo que anteriormente.
Toma la decisión que creas que es mejor. Al igual que en el cuarto
nivel, les estás pidiendo explícitamente que tomen la decisión después
de realizar la investigación, evaluar los pros y los contras, y explorar las
mejores opciones.
No hay necesidad de que me informes ni que me digas lo que hiciste.
Esto es realmente lo único que hace que el quinto nivel sea diferente del
cuarto. Con esta declaración, los liberas de cualquier obligación de
responderte y estás saliendo oficialmente del proceso.
En el quinto nivel es donde sucede la delegación por arte de magia. Es
perfecto para cuando tienes plena confianza en la persona a la que estás
delegando o si es una tarea que necesita ser manejada, pero realmente no te
importa cómo se resuelva. Algunos ejemplos de delegación de quinto nivel
pueden ser pedirle a tu director de mercadeo que decida sobre un presupuesto
para el lanzamiento de un nuevo producto o pedirle a tu director de
instalaciones que reemplace los muebles en la sala de descanso de la
compañía.
El uso de los cinco niveles de delegación puede transformar tu carga de
trabajo personal y reducir tu estrés, al mismo tiempo que brinda a los
miembros de tu equipo una gran oportunidad para desarrollar su propio juego
al avanzar contigo en los diferentes niveles. Es una oportunidad para que
todos ganen. Sugiero que implementes este proceso al guiar a todo tu equipo
en los cinco niveles y explicarles cómo vas a enfocar la delegación de ahora
en adelante. Bríndales un panorama general, e incluso incorpora los niveles
por nombre en el vocabulario de tu empresa. Todo esto ayudará a crear un
entorno mucho más seguro y claro en el que todos sepan qué responsabilidad
tienen en una situación en la que se deleguen tareas o funciones.
Recupera tu tiempo
Quiero concluir este capítulo con un último consejo. Como dije antes, las
personas a menudo no delegan porque piensan que es más rápido o más fácil
hacer el trabajo por sí mismas. Tienen razón. Es más fácil hacer una sola
tarea una vez que enseñarle a otra persona cómo hacerlo y guiarla a través del
proceso y los niveles de delegación. Pero esta es la cuestión: la mayoría de
las tareas no se hacen una sola vez. Por lo general, aparecen con frecuencia,
lo que aleja al líder de realizar un trabajo cada vez más importante. Por tanto,
mientras que la delegación toma, de hecho, más tiempo en el principio, te
ahorrará mucho más después, en cada instancia.
Además, es probable que obtengas un mejor resultado. El hecho de que
puedas hacer gran variedad de tareas en el negocio no significa que todas
ellas sean ideales para ti. “Al delegar y otorgarle autoridad a las personas,
pueden llevarlo a otro nivel”, me dijo mi cliente Matt. “Y pueden hacerlo
mucho mejor que lo que yo lo estaba haciendo. Así que no solo ya no lo estoy
haciendo, sino que también obtengo un mejor producto y el cliente obtiene un
mejor resultado final”.
El resultado es que el negocio de Matt está en auge. También el de Caleb.
Por el costo marginal de delegar tareas fuera de su zona de deseos, él ha
podido generar un impacto significativo en su resultado final. “Las
actividades de mi zona de deseos se centran en nuestros clientes y las formas
en que podemos impactar de manera exponencial sus negocios”, dijo. “No es
una de esas cosas que puedes marcar en una lista. Realmente necesitas tener
margen y espacio para ser creativo”. Delegar hizo que Caleb no solo sirviera
mejor a sus clientes existentes, sino que también le permitió lanzar nuevas
iniciativas a la vez que conservaba el tiempo para el rejuvenecimiento.
El tiempo es fijo, pero puedes comprar más. Y, simplemente, no volverás a
ser libre para enfocarte en las cosas que realmente importan —tus prioridades
principales, tus relaciones clave, tus proyectos más importantes— hasta que
aprendas cómo y por qué delegar.
En la primera sección de este libro, aprendiste cómo detenerte y crear una
visión acerca de cómo podría ser tu vida. En la segunda sección, aprendiste a
cortar eliminando, automatizando y delegando todo lo que estaba fuera de tu
zona de deseos. Ahora es el momento de poner todas esas cosas en acción a
medida que avanzamos a la sección final, el paso 3: Actuar. Allí aprenderás
cómo encender el interruptor de tu nueva máquina de productividad y hacer
que suene en un segundo plano, liberándote para finalmente lograr más
haciendo menos. Esta es la parte divertida, así que completa los ejercicios de
este capítulo y prepárate para el impulso final.
PROYECTO DIFUNDE LA VISIÓN
Es hora de terminar la hoja de trabajo de “Filtro de tareas” en la que has estado
trabajando en los últimos capítulos. Si aún no lo has hecho, descarga la tuya en
FreeToFocus.com/tools. En este punto, ya has enumerado y categorizado tus tareas
diarias y has marcado las que puedes eliminar y automatizar. Ahora, ¿qué puedes
delegar? Aun cuando no estás listo para subcontratar todas las tareas restantes,
puedes comenzar a obtener una visión de hacia dónde te diriges. Para la mayoría de
nosotros, delegar no es una tarea fácil ni natural; presta atención a las voces
negativas que se escuchan en el fondo, especialmente, las objeciones que
mencionamos al comienzo del capítulo.
A continuación, elige al menos un proyecto o tarea para delegar hoy mismo.
Comienza por descargar lo que llamo “Proyecto difunde la visión” (Project Vision
Caster) en FreeToFocus.com/tools. Esto te ayudará a plasmar la visión de tu proyecto
o tarea en el papel, de modo que tu equipo pueda verlo claramente y ejecutarlo con
excelencia. Usa el “Proyecto difunde la visión” para preparar a un miembro del equipo
en cuanto a la responsabilidad, elige cuidadosamente el nivel de delegación que sea
apropiado y entrégalo. Si delegar te pone nervioso, no te preocupes. Permite que el
proceso sea una experiencia de aprendizaje para los miembros de tu equipo y para ti.
7
Consolidar
Planifica tu semana ideal
El cronograma te defiende del caos y de los impulsos. Es un instrumento para
que controles tus días.
—ANNIE DILLARD
Cuando respondemos a las demandas que compiten por nuestra atención,
tendemos a dar respuesta a dos o más al mismo tiempo. Entonces, nos
enorgullecemos de nuestra capacidad para realizar diversas tareas. El
problema es que el cerebro humano no está diseñado realmente para
enfocarse en numerosas tareas. Al contrario, como dice el periodista John
Naish, “cambias frenéticamente entre tareas como un malabarista aficionado
malo”.1
Este tipo de cambio tiene altos costos. Cuando saltas de una tarea a otra, de
acuerdo con Cal Newport, científico informático de Georgetown, “tu atención
no sigue de inmediato; un residuo de ella permanece atascado pensando en la
tarea original”.2 El intercambio no es perfecto. El “residuo de atención”
acelera nuestros engranajes mentales. En un estudio realizado por la
Universidad de California, en Irvine, se encontró que los trabajadores tenían
un promedio de veinticinco minutos para reanudar una tarea después de una
interrupción, fuese un correo electrónico o una llamada telefónica.3 Al
interrumpir nuestro enfoque, el cambio también ralentiza nuestra capacidad
de procesamiento. Cuando nos enfocamos en una tarea, filtramos lo que es
importante para completarla. Sin embargo, cuando realizamos numerosas
tareas, usamos nuestra capacidad para decidir qué es relevante y qué no.
Comenzamos a perder tiempo procesando información inútil, y eso nos
mantiene en una espiral descendente en la cual aumenta la actividad y
disminuyen de los resultados.
Todos desarrollamos estrategias de resistencia. Pero si multiplicas el efecto
de los residuos de atención y la actividad irrelevante en un día entero de
interrupciones, los costos se suman. ¿Alguna vez has terminado un día
agitado pensando en lo que realmente has logrado? Se debe a eso. Nos
mantenemos ocupados, pero perdemos terreno en las pocas cosas que más
importan.
La solución es diseñar nuestro trabajo para enfocarnos en una sola cosa a la
vez. El principio no es nada nuevo. Siglos antes de la llegada de los teléfonos
inteligentes, el correo electrónico y los mensajes instantáneos, Lord
Chesterfield advirtió a su hijo en cuanto a los peligros de hacer muchas cosas
a la misma vez. “Hay tiempo suficiente para todo a lo largo del día si solo
haces una cosa”, dijo, “pero no tendrás suficiente en el año si vas a hacer dos
cosas a la vez”.4 En este capítulo aplicaremos la lección de Chesterfield y
aprenderemos a consolidar actividades para mantener tu atención en lo que
corresponde: una sola cosa a la vez. Haremos esto hablando sobre el tema de
MegaBatching y tu semana ideal.
El poder del MegaBatching
La mayoría de nosotros hemos oído hablar de batching (o procesamiento por
bloques). Esto es el proceso de agrupar tareas similares y realizarlas en un
bloque de tiempo determinado. Por ejemplo, puedes reservar un tiempo cada
mañana y cada tarde para vaciar todas tus bandejas de entrada en tu correo
electrónico, en Slack y en las redes sociales. (Puedes recordar que esas
acciones son parte de los rituales de inicio y cierre de mi jornada laboral que
se tratan en el capítulo 4). O puedes guardar informes o propuestas de una
semana para revisarlos todos a la vez. El procesamiento por batching es una
de las mejores maneras que conozco para concentrarme y realizar tareas. Pero
incluso los expertos en este proceso no siempre aprovechan la técnica para
todo lo que es valioso.
Hace varios años comencé a hacer batching en gran escala, lo que llamo
MegaBatching . Comencé con la grabación de mi podcast semanal. Solía
investigar y grabar un nuevo episodio a la semana. A veces era difícil
acumular la energía mental para producirlo. Lo que debería haberme llevado
una hora o dos, a veces, me tomaba un día entero. Pero encontré que mi
equipo y yo podíamos preparar por adelantado y grabar por lotes el valor de
toda una temporada de shows en un par de días. De repente, me liberé de la
carga semanal, por lo que ahorré tiempo y dinero en medidas significativas.5
Lo mismo sucedió con las reuniones. El cronograma semanal de un
profesional promedio se caracteriza por una gran cantidad de reuniones. No
tienen una estrategia general para aceptar solicitudes, lo que les permite a
otras personas dictar cómo desarrollan sus días. Pero no podía permitirme un
calendario diseñado por Jackson Pollock. Cuando me di cuenta de que yo era
el único que se preocupaba por mi enfoque y mi productividad, comencé a
poner reglas en mi calendario. Hoy, con raras excepciones, agrupo todas mis
reuniones en dos días a la semana. Programo todas mis reuniones internas
con los miembros del equipo los lunes, y las externas con clientes y
proveedores los viernes. Eso deja tres días a mediados de la semana
disponibles para un trabajo intenso y concentrado sin que tenga que dejar de
hacer lo demás que esté haciendo para ir a la reunión con otra persona.
El MegaBatching me permite concentrarme durante un período prolongado
en un solo proyecto o tipo de actividad, realizando una tonelada de trabajo
rápidamente y con una calidad mucho mayor porque estoy menos distraído.
En esos bloques de tiempo exclusivos, realmente soy libre de concentrarme
en lo que más importa en ese momento. Esto es más que agrupar algunas
cosas que equivalen al trabajo de una hora. Estamos hablando de organizar
días enteros en torno a actividades similares para que puedas mantenerte
enfocado y generar impulso.
Newport argumenta que necesitamos períodos prolongados de tiempo
ininterrumpido para pensar mejor. Eso es lo que él llama trabajo profundo.
Esto te da el tiempo para sumergirte en un proyecto y permanecer allí durante
largos períodos de tiempo. ¿Cómo sería si eliminaras todas esas distracciones
y te dieras la libertad para enfocarte en un tipo de actividad, sin
interrupciones, durante tres horas, cinco horas, tal vez incluso unos pocos
días a la vez? El MegaBatching te permite hacer eso. Te coloca en el entorno
adecuado, donde puedes hacer tu mejor trabajo sin tener que cambiar de
ritmo. Cuando recuperas ese impulso, puedes hacer tu trabajo mejor, más
rápido y más divertido de lo que jamás hayas imaginado.
Debido a que este tipo de trabajo, por lo general, se realiza mejor solo,
Jason Fried y David Heinemeier —de Basecamp— llaman a este tiempo
“zona solitaria”.6 Últimamente he visto este modelo en muchas industrias.
Por ejemplo, la gerencia de Intel creó un programa para permitirles a sus
empleados grandes bloques de “tiempo para reflexionar”. Durante ese
tiempo, según la escritora del Wall Street Journal Rachel Emma Silverman,
“los trabajadores no deben responder a los correos electrónicos ni a las
reuniones, a menos que sea urgente o estén trabajando en proyectos
colaborativos”. Ella informó lo siguiente: “Ya, al menos, un empleado ha
desarrollado una solicitud de patente en esas horas, mientras que otros se han
puesto al día con lo que no pueden realizar durante los días de trabajo
frenéticos”.7 Al permitir que los empleados se retiren a sí mismos para
centrarse en tareas importantes, incluso si no son urgentes en el momento,
Intel y otras compañías están cosechando los beneficios de una mayor
productividad, creatividad e, incluso, nuevas ideas de productos.
Dicho esto, es importante tener en cuenta que el trabajo colaborativo
también produce rendimientos significativos cuando se le da el nivel de
enfoque adecuado. El tiempo de colaboración del MegaBatching permite a
los equipos seguir con los desafíos el tiempo suficiente para obtener los
avances necesarios y tener resultados. Ya sea solos o juntos, la magia sucede
cuando nos enfocamos en tareas importantes.
Me resulta útil dividir el tiempo en tres categorías amplias de actividad:
escenario principal, tras bastidores y fuera del escenario. La metáfora
proviene de la observación de Shakespeare en su obra Como gustéis:
Todo el mundo es un escenario,
Y todos los hombres y mujeres meramente jugadores;
Tienen sus salidas y sus entradas.
Y un hombre en su tiempo juega muchos papeles.8
El mundo es un escenario. Es donde representamos la historia de nuestras
vidas. Somos actores, tenemos diferentes salidas y entradas, y cada uno de
nosotros desempeñamos diferentes roles, una docena de roles diferentes en un
día determinado si no tenemos cuidado. Tomemos cada una de estas
categorías, una por una.
Escenario principal. Cuando piensas en un escenario, lo primero que
probablemente te imagines es el espacio principal. Aquí es donde ocurre la
acción y se desarrolla el drama, al menos, desde la perspectiva de la
audiencia. El trabajo del actor es actuar e interpretar ese papel en el escenario
para que todos lo vean. Las tareas por las que te contratan y te pagan
constituyen actividades del escenario principal. Estoy hablando de funciones
clave, resultados primarios, los elementos de línea en tu revisión de
desempeño. Por ejemplo, si trabajas en ventas, tu escenario principal puede
estar lleno de búsqueda telefónica, evaluación de las necesidades del cliente o
reuniones de lanzamiento. Si eres abogado, tu escenario puede abarcar
reuniones con clientes, comparecencias ante los tribunales o negociaciones de
contratos. Si eres un ejecutivo corporativo, puede incluir exponer planes de
mercadeo, dirigir reuniones de alto nivel o presentar una visión para un nuevo
producto o servicio.
Si el trabajo da como resultado aquello por lo que tu jefe o tus clientes te
pagan, está dentro del escenario principal. Es posible que no se haga en
público, pero el trabajo del escenario principal te permite cumplir con tu
vocación relacionada con el trabajo. Sin embargo, eso solo sucede cuando
tienes alguna coincidencia significativa entre tus actividades del escenario
principal y las de tu zona de deseos. Las funciones clave de tu trabajo deben
coincidir con el lugar en el que eres más apasionado y competente.
Tu cronograma puede estar tan desequilibrado en ese momento que no
puedes imaginarte pasar varias horas, días completos o incluso varios días
seguidos haciendo actividades en el escenario principal. Si es así, está bien;
lleva tiempo aplicar lo que estamos aprendiendo aquí. Pero no dejes que esa
excusa te impida moverte en la dirección correcta. Tu brújula de la libertad te
indicará el camino. Debes estar trabajando en pro de tu nuevo destino, aun
cuando el camino no esté completamente despejado. Si te sientes estancado,
encontrarás algunas estrategias útiles más adelante en este capítulo.
Tras bastidores. Al actor lo vemos, especialmente, en el escenario
principal; sin embargo, no es allí donde hace todo su trabajo. El trabajo tras
bastidores le permite salir al escenario y brillar. El público solo ve el
desempeño de la actuación; no ve la audición inicial, las horas de ensayos, el
tiempo dedicado a memorizar parlamentos o los rituales que realiza para
producir un buen espectáculo. Para la mayoría de nosotros, el trabajo tras
bastidores incluye actividades del paso dos (específicamente, eliminación,
automatización y delegación) además de coordinación, preparación,
mantenimiento y desarrollo. Desglosemos esto a continuación.
Ahora sabes la importancia de la eliminación, la automatización y la
delegación, pero ¿cuándo las implementarás? Se necesita tiempo para
eliminar listas y calendarios, configurar plantillas y procesos, y asignar tareas
y proyectos. Casi siempre estas actividades son importantes, pero no urgentes
(encontrarás más sobre esta distinción en el capítulo 8). Como resultado, es
fácil dejarlas incompletas durante semanas, meses y hasta para siempre.
Como ya hemos visto, el tiempo invertido en esas actividades te ahorrará
innumerables horas a largo plazo. La mejor manera de asegurarte de tener
tiempo para invertir es empleando MegaBatch con el tiempo tras bastidores.
Al programar el tiempo para eliminar, automatizar y delegar, lograrás mucho
más que si tratas de incluir estas actividades en los márgenes de tiempo.
Además, el trabajo tras bastidores generalmente incluye cierto tipo de
coordinación. Esto puede ser tan simple como reunirte con tu equipo o tus
delegados para planificar los próximos proyectos y tareas. Algunas reuniones,
como una inicial para la proyección de la visión, pueden ser para ti una
actividad del escenario principal, pero no todas lo serán. La mayoría de los
proyectos significativos toman semanas, meses o varios trimestres para
concretarlos. Por ejemplo, una vez que un proyecto está en funcionamiento,
es probable que requiera controles y reuniones frecuentes para asignar
responsabilidades, realizar intercambios y llevar a cabo el trabajo
colaborativo. Ahí es donde la coordinación se desplaza a lo que conocemos
como tras bastidores.
Prepararse para el trabajo en el escenario principal también toma tiempo
tras bastidores. La preparación de un abogado puede incluir tareas como
estudiar detenidamente la jurisprudencia o ensayar un argumento de apertura.
Para un diseñador comercial, podría ser investigar tendencias de color o
experimentar con técnicas de letras para un nuevo logotipo. Para un
ejecutivo, podría ser establecer la agenda para una reunión importante o
estudiar las pérdidas y ganancias antes de una revisión financiera. Estas
actividades aseguran que estés listo para una gran actuación en al escenario.
El mantenimiento constituye otra tarea clave tras bastidores. Nada puede
descarrilar tu productividad como lo hacen los sistemas rotos, las bandejas de
entrada desbordadas, los procesos obsoletos y los espacios desorganizados. El
mantenimiento incluye todo, desde la gestión del correo electrónico hasta la
contabilidad, el seguimiento de los gastos, la clasificación de archivos y las
actualizaciones de herramientas y sistemas, incluso la limpieza de tu oficina.
La desorganización del espacio tras bastidores puede arruinar tus mejores
esfuerzos en el escenario principal. El mantenimiento permite que des lo
mejor de ti cuando llegue tu hora de actuar.
Por último, el trabajo tras bastidores incluye tiempo para el desarrollo
personal y de equipo; es decir, para aprender nuevas habilidades que
mejorarán y agilizarán tus actuaciones. Para un empresario, esto podría
implicar asistir a un taller con el fin de mejorar las habilidades para hablar en
público o desarrollar un nuevo sistema de registro para los asistentes a los
webinars (o conferencias por la web). Un profesional puede tomar una clase
para mejorar sus habilidades o renovar su licencia. Esto también podría
incluir el tiempo que la mayoría de nosotros pasamos leyendo publicaciones
acerca de nuestros campos profesionales, asistiendo a conferencias o
invirtiendo tiempo para aprender nuevos métodos de productividad. En el
desarrollo es donde nos hacemos mejores, por lo que podemos —a la vez—
tener una mejor actuación en el escenario principal.
Sin embargo, si pasas tu tiempo tras bastidores, es importante reconocer
que las tareas de allí son necesarias para la actuación en el escenario
principal. También es importante reconocer que no se corresponden con las
tareas de la zona de monotonía, la zona de desinterés ni la zona de
distracción. Mientras estés reservando un tiempo para eliminar, automatizar y
delegar, evita la trampa de usar ese tiempo para realizar tareas que deben
eliminarse, automatizarse o delegarse. Las actividades tras bastidores
probablemente serán menos gratificantes y emocionantes que las tareas del
escenario principal (es por eso que ayuda ser intencional y programar tiempo
para ellas). Pero no deberían ser deprimentes para ti. Recuerda, el escenario
tras bastidores hace que el escenario principal sea posible, y todas estas
tareas, donde sea que tengan lugar, deben reflejar tu pasión y tu competencia
tanto como puedas. Consulta la tabla adjunta para que veas ejemplos de
posibles trabajos en el escenario principal y tras bastidores.
Fuera del escenario. Esto es fácil. Fuera del escenario se refiere al tiempo
durante el cual no estás trabajando, cuando estás lejos del escenario y
enfocado en la familia, los amigos, la relajación y el rejuvenecimiento. Estar
fuera del escenario es crucial para restaurar tu energía, para que tengas algo
que ofrecer cuando regreses al escenario (capítulo 3). Haz lo que sea
necesario para salvaguardar tu tiempo fuera del escenario.
Ocupación
Escenario principal
Tras bastidores
Artista comercial
Diseño de anuncios, edición de
imágenes
Facturación, reuniones
Ejecutivo de
mercadeo
Adquisición de clientes,
planificación de campañas
Gestión de presupuestos,
colocación de anuncios
Abogado
Reuniones con clientes,
mediación
Investigación, presentación de
mociones
Vendedor
Llamadas de ventas,
lanzamiento de presentaciones
Presentación de informes de
gastos
Escritor
Redacción y edición de
contenido
Correos electrónicos,
investigación
Asistente ejecutivo
Ejecución de tareas, gestión de
calendario
Creación de plantillas de correo
electrónico o flujos de trabajo
Entrenador/Consultor Trabajo con clientes, desarrollo
de contenido
Facturación, actualización del
sitio web
Fotógrafo
Sesiones fotográficas,
corrección de color
Facturación, mantenimiento de
equipos
Dueño/Presidente
Proporcionar dirección, trabajo
en equipo
Emails/Slack, reuniones
Pastor
Enseñanza, consejería
Preparación de mensajes,
reuniones de la junta directiva
Contador
Reuniones con clientes,
presentación de impuestos
Facturación, lectura sobre
cambios en el código fiscal
Entrenador
personal
Sesiones de capacitación,
llamadas de asesoramiento
Investigación sobre coaching,
publicidad
Asesor financiero
Reuniones con clientes,
preparación de informes para
clientes
Correos electrónicos de clientes,
publicidad de los servicios
Gerente de tienda
Reuniones en equipo,
contrataciones individuales
Estados financieros, reportes
Conferenciante
Compromisos de oratoria, canal
Preparación de mensajes,
de YouTube
creación de redes
Empresario
Creación de nuevos productos,
protección de clientes
Establecimiento de procesos,
mantenimiento de la web
Reclutador
ejecutivo
Prospección, entrevistas,
creación de redes
Creación de plantillas,
organización de contactos
Especialista en
informática
Solución de problemas,
reparaciones, instalaciones
Investigación, seguimiento,
informes
Agente de bienes
raíces
Mostrar casas, redes
Papeleo, archivo,
correspondencia
Un actor no vive en el escenario; trabaja allí. Tampoco puedes vivir en tu
trabajo. Es una parte de tu vida, una parte de vital importancia y tiene su
recompensa, pero no es toda tu vida. Ejemplos de trabajos en el escenario
principal y tras bastidores Equilibra tu estancia en el escenario con abundante
tiempo libre y de calidad. Te diré más sobre cómo planificar ese tiempo en el
próximo capítulo.
Planifica tu semana ideal
Ahora que entendemos las tres categorías de actividades: escenario principal,
tras bastidores y fuera de escenario, aprovechemos el poder del
MegaBatching con una herramienta llamada la “Semana ideal”. Esta
herramienta permite que planifiques tu tiempo de la manera en que desees
invertirlo. Probablemente hayas escuchado la antigua advertencia de Dwight
Eisenhower: “Los planes no valen nada, pero la planificación lo es todo”.9 La
semana laboral es mucho menos peligrosa que el campo de batalla, pero
cientos de cosas van en contra de tu productividad. Es posible que un plan no
sobreviva al primer enfrentamiento con el enemigo, pero una vez que lo
hayas planeado, podrás recuperarte mejor y encontrar tu equilibrio. Sabrás a
qué le estás disparando.
La premisa que subyace a la semana ideal es que tienes una opción en la
vida. Puedes vivir a propósito, de acuerdo con un plan que hayas establecido.
O puedes vivir por accidente, respondiendo a las demandas de los demás. El
primer enfoque es proactivo; el segundo es reactivo. Por supuesto, no puedes
planear todo. Suceden cosas que no puedes anticipar. Pero es mucho más
fácil lograr lo que más vale cuando eres proactivo y comienzas pensando en
el final. Para eso está diseñada la semana ideal. Es como un presupuesto
financiero. La única diferencia es que tú planeas cómo gastarás tu tiempo en
vez de tu dinero. Y como todo presupuesto financiero, primero te lleva a un
papel.10
A continuación, veamos cómo funciona la semana ideal: Piensa en un
calendario completamente vacío para cada día de la semana. La mayoría de
las aplicaciones de calendarios te permitirán ver una semana de un vistazo,
mostrando cada día de la semana en siete columnas, una al lado de la otra. En
su forma más pura, tu semana es una pizarra en blanco y tienes la misma
cantidad de tiempo que todos los demás. ¿Cómo quieres usarlo?
Puedes ver cómo he estructurado mi semana ideal en el ejemplo que
adjunto. Para crear tu propia semana ideal, puedes descargar una plantilla en
FreeToFocus.com/tools. También incluyo una plantilla de la semana ideal en
mi “Planificador de enfoque completo”. Incluso podrías abrir tu aplicación
de calendario y crear una nueva semana en blanco o dibujarla en una hoja de
papel. No te preocupes por hacerlo perfecto, y no intentes hacerlo pensando
en tus citas ya fechadas. Recuerda, estamos creando una semana ideal, así
que vamos a empezar desde cero… por ahora. Primero veremos los
escenarios, los temas y luego las actividades individuales. Esta progresión
permite que tomes ese lienzo en blanco y le des la forma y la definición que
necesitas para rendir al máximo.
Escenarios. El primer paso es agrupar tus actividades semanales por
escenario. Decide cada día si vas a estar en el escenario principal, tras
bastidores o fuera de escenario. Para mí, los lunes y los viernes son tiempo
para estar tras bastidores; esto suele estar constituido por el procesamiento de
mensajes de correo electrónico o mensajes Slack, la organización de archivos,
la investigación, el aprendizaje de nuevas habilidades o capacidades, la
planificación de eventos futuros o la reunión con mi equipo para coordinar
proyectos. Esos podrían ser los días que elijas. Piensa en ello como el
momento en que te estás preparando con el objeto de hacer el trabajo para el
que te contrataron; algunos días son más propicios para eso que otros.
Lo mismo ocurre con el tiempo en el escenario principal, que para mí son
los martes, miércoles y jueves. Escojo esos días para realizar talleres o
seminarios web, grabar contenido de audio o video, y recibir clientes, socios
o candidatos, individualmente o (más a menudo) en grupos pequeños. Como
empresa, nunca tenemos reuniones de equipo los jueves; en cambio,
mantenemos ese día disponible para que los miembros del equipo lo usen
como mejor les parezca. Muchos lo usan para su tiempo en el escenario
principal. Independientemente de los días que reserves para el tiempo en el
escenario principal, recuerda que este es el momento de hacer el trabajo para
el que te contrataron principalmente, es decir, el trabajo de alto rendimiento
que hace avanzar tu negocio, división o departamento. Si no destinas uno o
dos días de la semana al escenario principal, tu rendimiento se verá afectado.
Al planificar tu semana ideal, también deseas asegurarte de que estás
estableciendo el tiempo fuera del escenario para tu rejuvenecimiento. Para mí
esto siempre es en sábado y domingo. Ese periodo puede incluir descansar
físicamente, hacer algo recreativo, disfrutar de largas y serenas comidas con
la familia o los amigos, estar en la iglesia o fortalecer a mis relaciones más
importantes. Es hora de que no trabaje. De hecho, ni siquiera me permito
pensar en el trabajo, hablar sobre el trabajo ni leer nada relacionado con el
trabajo (ver capítulo 3). Algunos profesionales tienen diferentes demandas de
tiempo y pueden necesitar trabajar fuera de la semana laboral típica. Eso está
bien, si programas algún tipo de tiempo periódico fuera del escenario,
preferiblemente al menos dos días a la semana. Si no sabes cómo tomarte —
con obligatoriedad— este tiempo necesario, el primer paso es bloquear el
tiempo en tu semana ideal.
Temas. A continuación, deseas indicar qué tipo de actividades realizarás
en días particulares durante ciertos bloques de tiempo. No pienses en
actividades o tareas individuales en este momento, solo en temas amplios.
Una manera fácil de comenzar es pensar en la mañana, en el día laboral y en
la tarde. Sigo este enfoque y utilizo tres temas para mi tiempo: yo mismo en la
mañana, el trabajo al mediodía y el rejuvenecimiento en la noche. El tiempo
no solo te ayuda a identificar lo que quieres hacer, sino que también te ayuda
a obtener el espacio libre adecuado para los diversos aspectos de tu día. A
continuación veamos cómo funciona el día para mí.
Yo mismo. Programo las primeras horas de la mañana para mí mismo. Esto
incluye el desarrollo personal, el ejercicio, la oración, la meditación, etc. La
cantidad de tiempo que permitas aquí dependerá de una combinación de tus
aspiraciones y tus obligaciones. Si tienes hijos, es posible que tengas menos
tiempo de sobra que los que ya no los tienen en casa. Independientemente, lo
que importa es ser intencional con el tiempo que tengas.
Trabajo. Llego a la oficina alrededor de las 9:00 de la mañana, y termino el
día a las 6:00 de la tarde. Empleo una hora para el almuerzo y una siesta a
mitad del día, es una semana laboral de cuarenta horas. Con las lecciones que
aprenderemos en el próximo capítulo, verás que hay mucho con lo que puedo
lograr mis objetivos y proyectos clave. ¿Cuándo empezarás y cuándo
terminarás? Establecer límites en tu jornada laboral es fundamental para la
productividad. Sabemos por la Ley de Parkinson que el trabajo se expande
para ocupar el tiempo disponible; la lección para nosotros es que debemos
limitar la disponibilidad o se incrementará hasta la madrugada y las noches
muy tarde. De repente, evades el desayuno y llevas comida para ingerirla en
tu escritorio a las 7:30 de la noche y, como sabemos por las investigaciones
sobre el exceso de trabajo, no hay recompensa por esas horas adicionales.
Rejuvenecimiento. Reservo las últimas horas del día para fortalecerme, lo
que incluye pasar tiempo con mi familia, mis amigos y mis entretenimientos.
No puedes brindar lo mejor de ti al resto del día a menos que programes un
tiempo para refrescarte.
Puedes usar las etiquetas que quieras y más de tres si eso te ayuda. Lo
importante es que le des una forma clara a tu día (con sus dificultades y
obstáculos) para que sepas qué esperar de ti en todo momento. La
estructuración de tu día por tema te libera para enfocarte en lo que está frente
a ti; estar presente con quién y para lo que necesita tu atención; ser
espontáneo, sabiendo que hay tiempo reservado para trabajar y jugar; o no
hacer nada en lo absoluto, lo que puede ser muy gratificante. El descanso y la
relajación intencionales son las claves del alto rendimiento.
Actividades. Una vez que hayas identificado los escenarios y los temas, es
hora de agrupar las actividades individuales que se incluirán en dichos temas.
Como mencioné anteriormente, los lunes y los viernes son mis días tras
bastidores, caracterizados por reuniones, reuniones, reuniones. Al reservar mi
semana con estas reuniones, puedo hacer lo mismo con mis días entre semana
para las actividades del escenario principal.
Tu trabajo tras bastidores puede tardar más días en completarse con más
variación. Lo que encuentro con mis clientes es que el tiempo exacto y la
variación son irrelevantes si eres intencional en cuanto a agrupar las cosas
tanto como sea posible. Ya sea que estés manejando informes, haciendo
llamadas o preparando una plataforma de diapositivas, agrupar tareas
similares te ayuda a maximizar tu impulso en cuanto a marcar lo que has
hecho en vez de cambiar tu enfoque de una cosa a otra. Cada vez que
cambias y realizas una recontextualización (de una reunión a otra, de un
correo electrónico a otro), te demoras más. Para esos días en que tienes que
hacer cosas tras bastidores, indica cuándo estarás disponible para las
reuniones, cuándo planeas responder las llamadas, etc.
Las tareas exactas que hago en mis días de escenario principal (martes,
miércoles y jueves) cambian semana a semana dependiendo de los proyectos
en curso y los que se hacen de una sola vez, pero siempre los agrupo lo mejor
que puedo. El truco es evitar hacer el trabajo que debo realizar tras bastidores
durante el tiempo del escenario principal. Y eso es más difícil de lo que
parece. La realidad es que tendrás que hacer un poco de trabajo tras
bastidores todos los días, incluso si lo haces solo para revisar el correo
electrónico. La respuesta es programarlo y evitar que se desborde en el
tiempo en que debes hacer las cosas del escenario principal.
Programo los rituales de inicio y cierre de mi jornada laboral todos los días
de la semana laboral, ya sea un día de escenario principal o tras bastidores.
Estos rituales incluyen una combinación de tareas de escenario principal y
tras bastidores, como revisar mensajes de correo electrónico y mensajes
Slack. Acompañando estas actividades dentro de los rituales y
programándolas dos o tres veces al día, puedo evitar que las arrastre. De lo
contrario, podría sentir la tentación de revisar periódicamente a Slack a lo
largo del día, abriéndome a un mundo de interrupciones durante las horas
más valiosas de mi día. Los rituales de inicio y cierre del día laboral son un
buen momento durante la semana para trabajar con tus bandejas de entrada,
lo que te permite avanzar en el día y luego cerrar cualquier retraso antes de
que pueda perturbarte el día. Si tu equipo requiere comentarios más rápidos,
puedes programar otra verificación de la bandeja de entrada antes de salir
para almorzar.
Cuando se trate de programar, resiste la tentación de pensar que puedes
hacerlo sin interrupciones. Es posible, pero rara vez es útil. Alex Soojung-
Kim Pang, en su libro Rest, sugiere que el tiempo más productivo de cada día
será de cuatro horas, quizás cinco. Su conclusión se basa en un estudio
detallado de los hábitos de trabajo de destacados científicos, artistas,
escritores, músicos y otros, junto con varios estudios de investigación muy
importantes. Como ya habrás adivinado, las horas más largas son indicativo
de bajo rendimiento. La razón, como ya sabemos, es que el tiempo es fijo
pero la energía se maneja. Solo podemos mantener la concentración durante
un tiempo determinado antes de que disminuya el rendimiento. Los alumnos
de alto rendimiento que estudió, cuyos logros e impacto fueron los más
significativos, trabajaron a ritmo rápido y enfocados con descansos
programados para caminar, refrescarse, socializar e incluso practicar juegos
intercalados.11
Para aplicar esto, vale la pena conocer tu cronotipo. En su libro When,
Daniel H. Pink destaca lo que él llama el “patrón oculto de la vida cotidiana”.
Comenzamos nuestro día energizados, pero unas siete horas más tarde, por lo
general, caemos en una fosa de baja energía. Para la mayoría de nosotros,
dependiendo de cuándo se levante por la mañana, eso es justo en medio de la
jornada laboral. Considera usar las horas mínimas para el trabajo que requiere
menos enfoque. Ese también es un momento perfecto para un descanso
rejuvenecedor, incluso una siesta, que puede contrarrestar que decaigas.12
Lo último que harás una vez que termines de redactar tu semana ideal es
comunicarla, de manera selectiva, a los miembros del equipo; especialmente
con tu ayudante administrativo, para que sepan cuándo estás disponible y
para qué. También puede ser útil compartirlo con los supervisores de apoyo.
Como la semana ideal afecta más que la jornada laboral, también puedes
compartirla con tu cónyuge u otras personas cercanas a ti. Explícales qué es
la semana ideal, qué esperas obtener de ella y cómo los beneficiará. Vas a
necesitar su compromiso y cooperación para hacer que esto funcione.
Un ritmo más productivo
Lord Chesterfield, a quien citamos al comienzo del capítulo, vio el enfoque
de una sola mente como una medida de la inteligencia de uno. “La atención
constante y no disipada a un objeto es una marca segura de un genio
superior”, dijo.13 No sé si me atrevería a decir que el MegaBatching y la
planificación de tu semana ideal te llevarán a la categoría de los genios, pero
es un gran comienzo.
Difundir tu enfoque en más de un millón de entradas socava tu
productividad, creatividad, impulso y satisfacción. La consolidación, y el
enfoque que proporciona, ofrece una mejor manera. Al practicar el
MegaBatching y estructurar intencionalmente tu semana, puedes crear el
tiempo y el espacio para lograr objetivos que, de otro modo, podrían haber
parecido fuera de tu alcance. No es una cuestión de intelecto a nivel de genio;
es, simplemente, una cuestión de enfoque e intencionalidad, dos fuerzas
poderosas que cualquiera puede aprovechar.
Ten en cuenta que tu semana ideal es precisamente eso: ideal. No sucederá
todas las semanas. De hecho, podría no suceder la mayoría de las semanas.
La vida está llena de emergencias y aventuras no planeadas, especialmente,
para los grandes triunfadores como nosotros. Cuando aparezcan emergencias,
simplemente, tienes que actuar. La semana ideal evita que te desorientes en el
proceso; tú sabes exactamente cómo volver a la normalidad porque ya lo
planeaste.
Dicho esto, una vez que estableces límites firmes y te obligas a permanecer
dentro de ellos por un tiempo, es increíble lo natural que resulta seguir el
ritmo semanal, independientemente de lo que esté sucediendo. Puedes pensar
en tu semana ideal como un blanco. No podrás dispararle todas las veces,
pero lo harás con mucha más frecuencia una vez que sepas a qué blanco te
diriges. Con el tiempo, podrás usar eso para guiar tu trabajo, de modo que
estés más centrado, presente y eficaz.
¿Cómo te ajustas a los baches que aparecen en el camino y que te desvían
del objetivo? La respuesta se encuentra en la “vista previa semanal”.
Hablaremos de eso a continuación, junto con un método simple para diseñar
tus días.
PLANIFICA TU SEMANA IDEAL
Es hora de ponerle algo de acción a la planificación detallada en este capítulo.
Descarga la plantilla de tu semana ideal en FreeToFocus.com/tools o usa la que
ofrecemos en el “Planificador de enfoque total” (Full Focus Planner). En este capítulo
revisamos en detalle el proceso de planificación de la semana ideal, por lo que
apuesto a que algunos de ustedes ya han comenzado el suyo. Si aún no lo has
completado, asegúrate de terminar de esbozar tu semana ideal antes de continuar.
Este es el marco que utilizarás a continuación para desbloquear el enfoque sin
precedentes en la planificación de tareas semanales y diarias.
8
Designar
Prioriza tus tareas
Si no priorizas tu vida, alguien más lo hará.
—GREG MACKEOWN
En Estados Unidos, en cualquier minuto, cinco mil aviones vuelan sobre
nuestras cabezas y realizan más de cuarenta mil vuelos cada día.1 Los
controladores de tránsito aéreo son responsables de asegurarse de que lleguen
a tiempo al lugar donde deban ir, sin chocar con los aviones que van
despegando. Es más dificil de lo que parece. Uno de esos controladores
describió la dificultad de rastrear treinta aviones a la vez. Afirmó que: “Es
como jugar ping-pong con diez personas a la vez”.2 Ocasionalmente, los
aviones llegan a estar demasiado cerca. Un piloto se quejó ante el sistema de
informes de seguridad de la aviación de la NASA: “Estábamos cerca del
avión anterior, de modo que tuvimos que elevarnos en la trayectoria de
descenso para evitar una turbulencia, cuando despejaron la pista para que
despegara un avión justamente antes de nuestro aterrizaje”.3
Una habilidad clave de la productividad es aprender a
designar qué tareas harás y cuándo las harás. Si intentas
hacer que todos los aviones aterricen a la vez, crearás
colisiones en el aire que destruirán tus esfuerzos más
productivos.
Los oficiales de aviación llaman a eso una “pérdida de separación”. Es
aterrador imaginarlo, pero los casos son extremadamente raros y las
colisiones lo son aún más. Compara eso con otra cosa ocupadísima: nuestras
listas de trabajos. A menudo intentamos realizar doce tareas a la vez, por lo
que los proyectos chocan entre sí atropellándose durante todo el día. Cuando
sufrimos una “pérdida de separación de tareas” terminamos quedándonos
atrás, cometiendo errores y perdiendo el control de nuestro tiempo y
actividad.
Incluso después de que podas tu lista de tareas en la fase de corte, puedes
encontrarte con una gran lista de tareas y responsabilidades. Todos estamos
ocupados, y podríamos llegar a una lista interminable de cosas que podrían
hacerse. Incluso podemos convencernos de que deberían hacerse. ¿Pero
tienen que hacerse todas ahora? La respuesta, estoy seguro, es no. Nunca
tendrás que aterrizar todos tus aviones a la vez. El hecho de que algo sea
importante no significa que lo sea en este preciso momento. Por supuesto, no
puedes prorrogar todas tus tareas para después. La clave es decidir
sistemáticamente qué merece tu atención ahora, qué la merece más adelante y
qué no la merece en lo absoluto. En este capítulo, analizaremos cómo
organizar tus tareas diseñando tus semanas y tus días. Se trata de designar
qué va a dónde y cuándo. Empezaremos con la semana.
Diseña tu semana: Vista previa semanal
Los líderes y profesionales rara vez tienen grandes iniciativas que se llevan
a cabo en una sola semana. Más bien, nos enfrentamos a proyectos complejos
que tardan varias semanas, incluso meses, en completarse. A pesar de
nuestros mejores esfuerzos para mantener el enfoque a largo plazo, es fácil
dejar que la bestia se aleje de nosotros. La economía de la distracción puede
descarrilarte el lunes, y podría ser hasta el jueves antes de que te des cuenta
de cuán descarrilado estás.
La buena noticia es que puedes diseñar tu semana para mantener la
visibilidad de tus tareas principales y revisar tu progreso a medida que
avanzas. El truco consiste en desglosar tus principales objetivos e iniciativas
en pasos contiguos manejables. Luego, puedes asignar esos próximos pasos a
tu semana identificando los tres resultados que necesitas para lograr el
progreso que deseas. Estos son los resultados clave que mueven la pelota
hacia el campo, centímetro por centímetro, hasta la línea de llegada. Cubro
parte de este proceso en lo que respecta a los objetivos en mi libro Tu mejor
año. Ahora es el momento de abordarlo en detalle.
La vista previa semanal consta de seis pasos que te permitirán realizar un
seguimiento a todas las tareas que ocurren rápidamente y establecer una
sensación de control sobre tu tiempo. Puedes completar esto cuando quieras,
pero es fundamental que lo hagas. Los mejores momentos que he encontrado
son los viernes por la tarde, mientras terminas la semana laboral; domingo
por la noche, antes de que comiences la nueva semana de trabajo; o el lunes
por la mañana, para comenzar la semana con lo primero. En lo particular,
prefiero el domingo por la noche; más allá de las emergencias que
ocasionalmente surgen, es la única excepción que hago para mi práctica de
rejuvenecimiento aplicando la desconexión mencionada en los capítulos 3 y
7. Debes elegir lo que más te convenga. Asegúrate de programarlo como una
cita recurrente en tu calendario y respeta ese compromiso contigo mismo. Al
principio planea un horario de treinta minutos. Una vez que te acostumbres a
ello, es probable que descubras que puedes eliminarlo en tan solo diez o
quince minutos. Es solo una cuestión de tu personalidad y la naturaleza de tu
trabajo.
Este proceso es una oportunidad para enfocar tu mente en el caos (“el pingpong con diez personas”) y alinear tus tareas y los elementos de acción para
que se ajusten mejor a tu agenda y tus responsabilidades. Esta es la clave para
mantenerte al tanto de tus proyectos y tareas. El resultado de una semana
exitosa es saber que hiciste todo lo posible para mantener el control de tu
semana, avanzar en tus grandes objetivos y proyectos, y hacer que tus
colegas, clientes, familiares y tú mismo estén contentos con los resultados.
Tu vista previa semanal debería dejar en claro qué tan bien alcanzas esas
marcas, y también te ayudará a que aumentes tus expectativas para la
próxima semana. A continuación vamos a detallar los seis pasos.
Paso 1: Enumera tus mayores victorias. Lo primero que harás en tu vista
previa semanal es tomarte un momento para reflexionar sobre tus mayores
triunfos de la semana anterior. Enumera tus principales logros, las cosas de
las que te sientes más orgulloso y que causaron el mayor impacto en tu vida y
tu trabajo. Aquí debes ser intencional, aunque no te sientas cómodo al
principio. Los de alto rendimiento se centran demasiado a menudo en sus
deficiencias, en lo que no lograron, más que en sus victorias. Ese enfoque
equivocado puede matar tu confianza. Centrarte en los triunfos en lugar de en
tus derrotas genera sentimientos de gratitud, entusiasmo y eficacia personal, y
te prepara para enfrentar grandes cosas en la próxima semana.
Paso 2: Revisa la semana anterior. A continuación, haz una pequeña
“revisión después de la acción”. Revisa cuidadosamente la semana anterior
para que recuerdes las lecciones aprendidas y los ajustes que debes hacer con
el objeto de ver mejoras en el futuro cercano. Estás buscando responder tres
preguntas principales. Primero, ¿qué tan lejos llegaste en tus tareas
principales de la semana anterior? (Aquí estoy hablando específicamente de
los tres grandes de la semana sobre los cuales profundizaremos en un
momento). Esta es tu oportunidad para hacer una reflexión propia sincera.
Evalúa tu progreso en cuanto a tus iniciativas clave de la semana laboral
anterior. ¿Las has eliminado todas? ¿Todavía hay trabajo por hacer? (Por
cierto, incluso si no terminaste, querrás darte un crédito parcial por el
progreso que has logrado. Los que alcanzan grandes logros pueden ser duros
con ellos mismos por no lograr todo lo que se propusieron; de modo que se
roban la alegría de los logros obtenidos). Responder a este interrogante es
importante porque nos lleva a la siguiente pregunta.
En segundo lugar, ¿qué funcionó y qué no? ¿Hubo interrupciones o
distracciones con las que no habías contado? ¿Qué eran? ¿Quién las causó?
¿Podrías haberlas evitado? ¿Qué hay de tu plan? ¿Era bueno? ¿Calculaste
bien tu tiempo? El objetivo aquí es anotar qué estrategias o tácticas fueron
efectivas y luego identificar cualquier problema con su comportamiento o
planificación para que puedas mejorar tu rendimiento la próxima semana.
En tercer y último lugar, ¿qué mantendrás, mejorarás, comenzarás o
dejarás de hacer en función de lo que acabas de identificar? Aquí es donde
desborda tu aprendizaje en una lección práctica. También es donde te das la
oportunidad de crecer verdaderamente. ¿Cómo ajustarás tu comportamiento o
planificación en el futuro? Las personas que pueden aprender de sus
experiencias y usar esas lecciones para hacer cambios positivos en su
comportamiento avanzarán rápidamente. Pocas personas se toman el tiempo
para hacer esto, por lo que ello puede hacer que se destaque entre la multitud.
Paso 3: Revisa tus listas y notas. Nuestras listas de tareas y notas diarias
pueden crecer como la maleza en el transcurso de una semana. Es importante
someter esto a una revisión rápida para que no se nos salga de las manos.
Recomiendo comenzar con tus tareas diferidas. Estas son aquellas que has
decidido llevar a cabo para un aterrizaje posterior. Si utilizas una herramienta
de gestión de proyectos, puedes consultarla para obtener actualizaciones de
estado y planificación futura. Como nota al margen, también recomiendo
mantener tus listas de tareas en un solo lugar (o dos como máximo): por
ejemplo, una solución digital como Nozbe o Todoist, tu calendario o una
agenda de papel. La consolidación de tus listas te facilitará el seguimiento de
los elementos. Cuantos más lugares tengas para guardar tareas y notas, más
probabilidades tendrás de enredarte y confundirte.
Luego, revisa las tareas delegadas. Aquellas que has asignado a otros. Esto
te da la oportunidad de volver a poner esos proyectos en tu perspectiva y si es
necesario hacer un seguimiento con la persona que trabaja en ellos.
Ahora analiza tus notas de la semana. Por ejemplo, comentarios sobre tu
día, observaciones de las reuniones, ideas para el futuro u otras que hayas
captado durante la semana en relación con lo que estás trabajando.
Encontrarás tesoros en esas líneas y no querrás dejar ninguna buena idea
suelta ni olvidar ninguna tarea. Para protegerte contra las tareas olvidadas,
usa tu tiempo de revisión para realizar una de las siguientes cuatro acciones:
1. Eliminar. Si una tarea ya no es relevante, elimínala.
2. Programar. Si quieres abordar algo más tarde, ponlo en tu calendario.
Reúne las tareas similares tanto como sea posible, de acuerdo con tu
semana ideal.
3. Priorizar. Si sabes que quieres abordar una tarea esta semana, pero te
es indiferente cuándo hacerla, dale prioridad. Agrégala a tu lista de
tareas prioritarias para la semana, lo que yo llamo tus Tres grandes de
la semana (ten paciencia, te presentaré los detalles pronto).
4. Aplazar. Si es una tarea que aún deseas realizar, pero no tienes tiempo
esta semana, puedes dejarla en la lista. Mantenla en un segundo plano y
considérala nuevamente en tu próxima revisión.
Paso 4: Verifica los objetivos, proyectos, eventos, reuniones y fechas
límite. Una de las razones más importantes por las que las personas tropiezan
con sus objetivos y proyectos más importantes es que estos pierden
visibilidad. El frenético desenfoque del trabajo diario puede ocultar incluso
los objetivos y las tareas más importantes. Hablé de mi clienta Rene
anteriormente. Este fue su reto. “Es un poco gracioso, porque estoy en el
negocio de la aviación”, admitió, “y cuando estás en este negocio, piensas
estar a una altitud de treinta mil, cuarenta mil o incluso cincuenta mil pies”.
Desafortunadamente, Rene pasó muchas de sus semanas y días en modo
reactivo. “Solía estar atrapada en la maleza todo el tiempo. Estaba en tierra”.
El proceso de la vista previa semanal te permite corregir ese problema. De
lo que se trata es de elevar tu punto de vista en tu trabajo. Revisa los
objetivos que persigues y vuelve a conectarte con tus motivaciones clave.
Igual de importante es dedicar un momento para identificar los pasos que
podrías dar en la próxima semana para alcanzar tu meta. Aprovecha este
tiempo para revisar proyectos clave y ejecutables e identificar qué tareas
debes realizar y qué podrías hacer para completarlas.
Ahora es el momento de revisar tu calendario para la próxima semana (o
las siguientes, dependiendo de lo que se avecine). Esta es una gran
oportunidad para ver si necesitas hacer alguna preparación, delegar tareas o
atar los cabos sueltos antes de que comiences la nueva semana. Enumera los
próximos eventos y los plazos pendientes por fecha para que puedas dar
secuencia a tu trabajo. No puedes aterrizar dos aviones al mismo tiempo en la
misma pista. Es importante que también revises tus próximas reuniones; si
necesitas reprogramar o cancelar, cuanta más notificación proporciones,
mejor.
Paso 5: Designa tus tres grandes de la semana. Una vez que hayas
revisado todos tus objetivos, proyectos, fechas límite y el resto, es hora de ser
proactivo y establecer tus tres grandes de la semana. Defino tus tres grandes
de la semana como las tres cosas más importantes que debes cumplir la
próxima semana para seguir avanzando hacia tus principales objetivos y
proyectos.4 Estoy seguro de que hay más tareas de las que podrías cumplir en
una semana, pero los maratones se completan paso a paso.
Así que, ¿cómo decides lo que sucede en tus tres grandes de la semana? Un
filtro útil es la “matriz prioritaria” de Eisenhower probada por el tiempo y
popularizada por Stephen Covey.5 Es una cuadrícula simple dividida en
cuatro cuadrantes en los que el eje horizontal corresponde a lo urgente y el
vertical a lo importante.
El primer cuadrante indica tareas que son importantes y urgentes.
Obviamente, estas deben ser las primeras en ocupar tu tiempo y merecen ser
priorizadas por encima de todo lo demás. También debo señalar que,
importante y urgente significa que estas cosas son personalmente importantes
y urgentes para ti. Con frecuencia nos vemos obligados a realizar tareas que
son importantes y urgentes para otra persona, pero no necesariamente para
nosotros. Ten en cuenta tus objetivos trimestrales. ¿Cuánto tiempo te queda
en el reloj? ¿Qué pasa con los principales plazos para proyectos clave? Los
elementos del primer cuadrante deben tener la mayor relevancia en tus tres
grandes de la semana.
A medida que diseñas tu día, prioriza las tareas de los
cuadrantes 1 y 2, borra las tareas del cuadrante 3
rápidamente (¿puedes delegar alguna de estas?), y elimina
todas las tareas del cuadrante 4.
El segundo cuadrante se refiere a las tareas que son importantes, pero no
urgentes en este momento. Puedes aplazar fácilmente estas tareas, pero
¡cuidado! Debido a que no son urgentes, las tareas del cuadrante 2 a menudo
se descuidan. Luego, los aviones que circundan el aire se quedan sin
combustible y, o bien causamos una emergencia o perdemos una
oportunidad, o ambas cosas. Cuando identifiques una tarea del cuadrante 2,
planea también llevarla a cabo pronto.
El tercer cuadrante consta de tareas que son sensibles al tiempo e
importantes para otros, pero no necesariamente para ti. Aquí es donde
muchos de nosotros encallamos cada semana. Si no tienes cuidado, permitirás
que las prioridades de otras personas sustituyan las tuyas, descarrilen tu
propia productividad y detengan el progreso hacia tus objetivos clave y
proyectos importantes. Evalúa los artículos del tercer cuadrante caso por
caso. Plantéate tres preguntas clave:
1. Si dices que sí, ¿estás poniendo en riesgo un elemento del cuadrante 1
o del 2?
2. ¿Qué compensación estás dispuesto a hacer para adaptarte a esta nueva
solicitud del cuadrante 3? En otras palabras, ¿a qué tendrás que decir
que no para responder afirmativamente a esta solicitud?
3. ¿Terminarás resintiendo de tu participación o de la otra persona si estás
de acuerdo?
Si analizas estas preguntas y aún sientes que darle espacio a otra persona en
tu lista es una buena idea, hazlo. Sin embargo, ten cuidado de no confundir la
urgencia con la importancia.
El cuarto cuadrante indica tareas que no son urgentes ni importantes para
ti. Los elementos del cuadrante 4 nunca deben ingresar a nuestros calendarios
o listas de tareas. Pero lo hacen, ¿no? Creo que la razón, generalmente, se
reduce a uno de tres factores: Primero, la confusión. Simplemente no nos
detenemos a evaluar la actividad o tarea. La llevamos a cabo sin pensar y
terminamos en una situación complejamente extraña o perturbadora. En
segundo lugar, la culpa. Sentimos que deberíamos hacerlo, aunque sepamos
que no es nuestra responsabilidad. Dejamos que la culpa anule nuestro mejor
juicio. Por último, el miedo a perder. Tememos decir que no a nuevas
oportunidades, tengan sentido o no en nuestro mundo.
A medida que designas tus tres grandes de la semana, no dejes que las
prioridades de otras personas superen las tuyas. Si realmente deseas ser libre
para enfocarte, debes establecer la meta de invertir el noventa y cinco por
ciento de tu tiempo en las actividades de los cuadrantes 1 y 2. Eso puede
parecerte imposible ahora, pero no lo es. Mientras creas tu lista, pregúntate:
¿Es esto importante (para mí)?
¿Es esto urgente (para mí)?
Las respuestas a esas dos pequeñas preguntas construirán el marco para
organizar tus prioridades y, en última instancia, garantizar tu libertad. Eso fue
muy bueno para Rene. “Mi vida era impulsada por mi bandeja de entrada de
correo electrónico, no por mis objetivos. Eso me hizo sentir caótica y como si
no hubiera logrado nada al final del día”, dijo. “Estoy un poco molesta por
decir esto como propietaria de una empresa, pero solía levantarme por la
mañana sin ganas de ir a trabajar. Libre para enfocarte me ha habilitado para
elegir mis tareas más importantes, lograrlas y quedarme el margen lo
suficiente para hacer cosas que creo que están marcando una diferencia en el
mundo que me rodea”.
Paso 6: Planifica tu rejuvenecimiento. En el capítulo 3, nos referimos a
esto en detalle y lo mencionamos nuevamente en el capítulo 7 cuando
discutimos sobre tu semana ideal. La vista previa semanal nos lleva a aplicar
lo que aprendimos. ¿Recuerdas las siete prácticas de rejuvenecimiento:
dormir, comer, moverse, conectarse, jugar, reflexionar y desconectarse?
Aparta un tiempo aquí para programarlas en las noches y los fines de semana,
o en cualquier momento que reserves para tu rejuvenecimiento. Si te cuesta
este aspecto, como les sucede a muchos de los que tienen un alto
rendimiento, es posible que desees revisar estas indicaciones para cada una
de las siete prácticas:
Dormir
¿Cuánto quieres dormir cada noche? ¿A qué hora tendrás que ir a la cama
para asegurarte de que eso suceda? ¿Qué tal una siesta?
Comer
¿Habrá algún restaurante que te gustaría probar o alguna comida que
quisieras cocinar? (Podrías combinar esto con una actividad de conexión).
Moverse
Conectarse
Jugar
Reflexionar
¿Quieres hacer ejercicio en tu tiempo libre? ¿Quieres probar algo diferente
a tu rutina de ejercicio normal?
¿Con quién quieres estar en tu tiempo libre? ¿Cómo se ve el tiempo de
calidad? ¿Qué actividades podrían hacer juntos para fortalecer su
conexión?
¿Cómo te gustaría jugar en tu tiempo libre? ¿Hay algún pasatiempo que
quieras hacer, algún juego que te gustaría jugar o una película que te
agradaría ver?
¿Cómo rejuvenecerás tu mente y tu corazón? ¿Leyendo un libro?
¿Escribiendo en tu diario? ¿Saliendo a caminar? ¿Asistiendo a un servicio
de adoración?
Desconectarse ¿Qué pasos seguirás para asegurarte de que realmente te desconectes?
Por ejemplo, dejar tu teléfono en un compartimiento; cerrar la sesión de
aplicaciones de trabajo; no pensar, hablar ni leer sobre el trabajo.
Es demasiado fácil entrar y salir del horario que dedicamos a nuestra
categoría fuera del escenario sin un plan, pero lo que se programa se hace,
incluido el rejuvenecimiento. Al comienzo de su viaje, la productividad para
mi cliente Matt consistía en hacer más en menos tiempo. Usando la brújula
de la libertad y métodos como la delegación, finalmente, pudo salir
completamente del escenario. Matt dijo: “Solía ir a la oficina casi todas las
mañanas a las seis y trabajaba hasta las cinco o cinco y media de la tarde, y
también iba los sábados por la mañana de siete a doce o hasta la una para
terminar”. Al estar en la industria de servicios, Matt enfrentaba muchos
desafíos con las interrupciones. Los sábados por la mañana era su tiempo de
recuperación. Muchos de nosotros enfrentamos esa tentación, pese a la
profesión; nos atrasamos durante la semana y usamos nuestro tiempo fuera de
escenario para hacer tareas que han quedado en el aire.
Matt puso fin a eso en su propio negocio. “Hay días cada semana que no
voy a la oficina. Simplemente me distancio y apago mis correos electrónicos
en mi teléfono celular. No los reviso en todo el día, eso me permite
concentrarme en el trabajo para no tener que ir más los sábados”, dijo. “En
vez de tratar siempre de meter más cosas en el día pretendiendo ser más
productivo, ahora soy más preciso en cuanto a lo que quiero hacer, así que
tengo más tiempo para pasar con mi familia, haciendo los pasatiempos que
me gustan. Cuando estoy en el trabajo, estoy en el trabajo y cuando estoy en
casa, estoy en casa. Trabaja duro, juega duro, pero separa las dos cosas,
porque hay que poner los límites en su lugar”.
El proceso de vista previa semanal no consume mucho tiempo. Como
mencioné anteriormente, una vez que le agarras el ritmo, puedes eliminarlo
en solo diez o quince minutos. Incluí un formulario sencillo en mi
planificador de enfoque completo para facilitar un proceso de revisión rápido
y eficaz. La siguiente parte de la designación de qué tareas se van a realizar,
cuándo y dónde es diseñar nuestros días. Hay varios elementos que debemos
considerar, pero este también es un proceso rápido.
Diseña tu día: Tus tres grandes de cada día
Los grandes días no suceden simplemente; tienen una causa. Pasé años yendo
a la oficina todos los días sin un plan real, simplemente reaccionando a lo que
sucedía u ocupando mi tiempo con cualquier solicitud de reunión o algo que
surgía de improvisto. Si así es como empiezas cada día, estás condenado al
fracaso. No estás tomando el control; estás cediéndolo a todos los que te
rodean. Tu plan no puede ser permitir que todos los demás guíen tu día o
nunca harás nada que te interese. Diseña un día que trabaje para tus metas y
prioridades.
La mayoría de nuestros días de trabajo están llenos de dos tipos de
actividades: reuniones y tareas. La combinación de estas dos actividades será
diferente para cada uno de nosotros dependiendo de nuestro trabajo, y cada
día será un poco diferente dependiendo de si estamos trabajando mayormente
en el escenario principal o tras bastidores (consulta el capítulo 7).
Las reuniones representan un tiempo no discrecional, lo que significa que
están prácticamente grabadas en piedra en tu día libre. Puedes cancelar la
reunión o excusarte, por supuesto, pero abandonarla en el último momento te
costará capital de relación y pondrá en riesgo tu reputación. Además, estarías
haciendo un tremendo daño a los demás asistentes que podrían haber pasado
horas preparándose para ese encuentro. Es por eso que es fundamental
considerar esto en tu vista previa semanal. Si aceptaste la reunión y la
incluiste en tu plan para el día, la única opción real que tienes es presentarte y
participar. Ocasionalmente, tendré días que son reuniones sin fin y sin
espacio para tareas, y es probable que tú también. Sin embargo, como puedo
ver que esos días se avecinan, no planifico ninguna tarea para ese momento.
También hago lo contrario: planifico días centrados exclusivamente en tareas
y rechazo cualquier convocatoria de reunión para esos días. Ese es un paso
importante cuando sabes que necesitas tiempo ininterrumpido para un trabajo
profundo. Deja que tu semana ideal guíe tu planificación.
En cuanto a las tareas, siempre hago tres, y solo tres, tareas clave cada día.
Las llamo mis tres grandes de cada día. Ahora, si esto suena imposible, o
incluso arriesgado, lo entiendo. Pero no te juzgues. Si puedes lograr esto,
revolucionarás tu trabajo, tu productividad y tu nivel de satisfacción general
en el trabajo y en el hogar.
La mayoría de los profesionales comienzan cada día con una larga lista de
cosas que deben hacer, reuniones que necesitan tener, personas con las que
deben hablar, proyectos que necesitan terminar, etc. La mayoría de las
personas se preparan para fallar al tratar de abordar demasiado. No es raro
que las personas tengan de diez a veinte tareas en su lista de quehaceres por
día. Esta es una receta para la decepción y el fracaso. Incluso si logran cinco
o seis de ellas, se sienten fracasados porque dejan mucho sin hacer.
Stephen, uno de mis clientes de coaching que les presenté anteriormente,
solía trabajar doce horas al día, cinco días a la semana y, a veces, más.
“Trabajaba de seis a seis; pero, incluso después de haber trabajado tantas
horas, estaba estresado porque no había logrado todo lo que quería”, me dijo.
“Estaba trabajando en muchas tareas en las que no debí involucrarme, lo que
solo me trajo más y más frustración y más y más acumulación en mi
escritorio mental, incluso fuera del trabajo”. Las horas excesivas de trabajo y
el agotamiento mental le estaban costando tiempo, tanto en calidad como en
cantidad, con su esposa e hijas.
La única solución que Stephen tenía en ese momento era trabajar más duro.
“Simplemente, seguí trabajando, trabajando y trabajando, y pensaba: Al fin
llegaré ahí. Al fin comenzaré a trabajar menos”. Pero recuerda las creencias
limitantes del capítulo 2. “Trabajo excesivo temporal” es algo que decimos
para tranquilizarnos por el trabajo excesivo permanente. Si deseas detener el
exceso de trabajo crónico, haz un cambio: prioriza tres y solo tres tareas.
Me parece que se aplica el principio de Pareto. Siguiendo la regla 80/20,
aproximadamente el ochenta por ciento de los resultados provienen de solo el
veinte por ciento de las acciones. En mi experiencia, la persona promedio
tiene entre doce y dieciocho tareas en su lista en un momento dado. Para
hacer un análisis fácil, tomemos quince. Si la regla 80/20 se cumple, solo tres
de esas tareas son significativas en comparación con las demás. Imagínate el
poder de centrarse en el veinte por ciento de las acciones que impulsan al
ochenta por ciento de los resultados. Esos son tus tres grandes de cada día.6
¿Cómo eliges tus tres grandes de cada día? Para comenzar, recurre a tus
tres grandes de la semana. Recuerda, estos son los tres resultados principales
que debes lograr para la semana si vas a avanzar en tus metas y proyectos.
Deja que tus tres grandes de la semana informen a tus tres grandes de cada
día. Las primeras deben ser las tareas que se encuentran en tu zona de deseos
y las que están en el cuadrante 1 o 2 de la matriz prioritaria. Con tus tres
grandes de la semana en la mente, comienza con las actividades de la zona de
deseos, luego pasa a las tareas del cuadrante 1 (importantes y urgentes) y,
finalmente, a las tareas del cuadrante 2 (importantes, no urgentes). Por
supuesto, recibirás solicitudes externas y otras tareas que deben tratarse.
Sigue la matriz prioritaria aquí también. Si no lo haces, tu día se verá
abrumado por las tareas del cuadrante 3 (urgentes para otra persona, pero no
importantes para ti).
Ahora, esto puede parecer rígido, pero te obliga a enfocarte mucho en lo
que vale. Además, evita que te sientas abrumado. ¿Por qué? Porque no tienes
una larga lista de cosas que no puedes hacer. (¿Quién da lo mejor de sí
cuando sabe, desde el principio, que no ganará?) Aún mejor, el noventa por
ciento de las veces, llegarás al final del día con todo lo que está marcado en
tu lista. ¿Cuán asombroso se sentiría eso? Cuando sigas este modelo, verás
que inviertes todos los días trabajando solo en tareas que son importantes.
Enumerar solo tres tareas para una jornada laboral completa puede parecer
evasivo, pero requiere más disciplina y esfuerzo de lo que crees. Escribir una
docena de tareas diferentes es un síntoma de pereza, aunque la lista te
mantendrá ocupado todo el día. Se necesita mucho más esfuerzo para ver las
doce cosas que podrías hacer y concentrarte en las tres que realmente
importan. Y si crees que completar solo tres tareas por día no es suficiente
para ganar a largo plazo, considera las implicaciones de un año. Si trabajas
cinco días a la semana y no asistes veinticinco días al año por vacaciones,
días festivos y tiempo de enfermedad, tendrás 235 días laborables al año. Si
completas tres tareas de envergadura cada día laboral, finalizarás el año con
un historial de 705 tareas importantes que se completaron. ¿Te imaginas el
impacto en tu negocio si completaras 705 tareas importantes y de tu zona de
deseos en un año?
Jim Koch, fundador de Boston Beer Company y cervecero de Samuel
Adams, construyó su negocio de mil millones y medio de dólares en base a
este simple principio. En la revista Fast Company, Koch describe su típica
jornada laboral. “Todas las mañanas, mantengo mi rumbo al anotar de tres a
cinco tareas que debo hacer en notas adhesivas”, explica. “Son tareas
importantes, pero no necesariamente urgentes. Una vez que el día avanza,
mantengo la lista como recordatorio: es fácil aplazarlas y dejarlas para otro
día, pero mi prioridad es eliminarlas de la lista antes de que finalice el día”.7
Tus tres grandes de cada día funcionan para algo más que las bebidas.
Ratmir Timashev, cofundador de la compañía de gestión de datos de mil
millones de dólares Veeam Software, también tiene su lista de tareas. Él dice:
“Mi lista de tareas pendientes nunca termina, por lo que es importante para
mí priorizar. Por lo general, hago una lista diaria de las tres cosas más
importantes que necesito hacer ese día. Realmente ayuda a hacer mi día más
manejable. Como persona que funciona mejor por la mañana, tiendo a
completar esas actividades antes del mediodía, lo que luego me da tiempo
para abordar otros elementos urgentes que surgen durante el día”.8
Stephen ha tenido la misma experiencia. Al enfocarse en un número
limitado de tareas, está trabajando la mitad mientras hace crecer su negocio y
está en casa alrededor de las cuatro para pasar la tarde con sus niñas. Lo
mismo pasa con mi cliente Caleb, a quien presenté en el capítulo 6. “Me
sentía abrumado y realmente estresado por mis semanas”, me dijo. “Siempre
tenía más en mi lista y me sentía desbordado antes de que comenzara el día.
Pensaba: Nunca voy a reducir la lista a mis tres grandes de cada día. ¡Tengo
veinte cosas que hacer hoy!”. Todos hacemos eso, hasta que tomamos en
serio el trabajo en nuestra zona de deseos y eliminamos, automatizamos y
delegamos todo lo demás que podamos. Eso es lo que hizo Caleb y le ha
brindado enormes dividendos. “Realmente es posible. La mayoría de los días
puedo aclarar las actividades de mis tres grandes de cada día. Ahora que
tengo un equipo, puedo delegarles otras actividades y centrarme en esos tres
grandes”.
Al centrarse en solo tres tareas clave, Caleb ha sentido un marcado
aumento en su sentido de control. El trabajo ya no es abrumador. “Es
tranquilizante. No puedo pensar en una expresión mejor que es
tranquilizante; te da mucha más energía para tu jornada laboral”. Además,
diseñó un juego que podía ganar: solo tres tareas clave en vez de veinte al
azar y que consumen mucha energía. Después de esto termina el día
sintiéndose genial por su progreso. “Vuelvo a casa sintiéndome mucho mejor
porque he ganado”.
Mariel, a quien presenté en el capítulo 2, también mencionó la paz y la
tranquilidad que le da diseñar su día. “Cada mañana me despertaba con un
ataque de pánico por todas las cosas que tenía que hacer en el día, pero ahora
soy una persona más tranquila y mucho más pacífica. Con los sistemas que
aprendí, puedo saber que he de lograr lo que está en mi lista y terminar el día
consciente de que he hecho, al menos, un mínimo que me llevará a mis
metas”. Mariel extendió el sistema a todo su equipo y se ha destacado en
todos los ámbitos. “Tenemos un chiste continuo, que no sabemos cómo
operábamos antes”.
Tú puedes mantener tus tres grandes de cada día en una nota adhesiva
como Koch, en un cuaderno o mediante un sistema de administración de
tareas como Nozbe. Si tienes dificultades para diseñar tu día, las páginas del
día del planificador de enfoque completo pueden ayudarte; eso es lo que uso.
Pero independientemente de donde sea que lleves el registro de tus tres
grandes de cada día, libérate para enfocarte solo en lo que merece prioridad.
Fija los límites en tu tiempo
Séneca, un filósofo romano que vivió en la época de Jesús, escribió sobre el
desafío que todos enfrentamos. “No es que tengamos poco tiempo para vivir,
sino que desperdiciamos mucho”, respondió. “La vida es larga si sabes cómo
usarla”.
Hemos estado luchando con el mismo problema durante dos mil años y,
probablemente, mucho más. No ahorramos nuestro tiempo y desperdiciamos
el que tenemos. “Los hombres no permiten que nadie se apodere de sus
propiedades, pero permiten que otros invadan sus vidas; por eso, hasta son
ellos mismos quienes invitan a aquellos que se encargarán de sus vidas”, dijo
Séneca. “Las personas son frugales en proteger sus bienes personales; pero
tan pronto como se trata de desperdiciar el tiempo, son los que más
desperdician la única cosa en la que es correcto ser tacaños”.9
El problema es que el tiempo es amorfo y el futuro no tiene límites fijos.
La solución es designar el qué y el cuándo de nuestros propios cronogramas,
comenzando con la semana y siguiendo con el día. La vista previa semanal,
de tus tres grandes semanales y los tres grandes de cada día, garantizan que
no solo mantendremos la visibilidad de todas las tareas potenciales que
tenemos, sino que también estableceremos límites alrededor de nuestro
tiempo. Este es un gran paso hacia la defensa de tu tiempo contra las
interrupciones y los ladrones de tiempo que vendrán a buscarte.
Ahora que has construido una capa de defensa, es hora de dirigir nuestra
atención a la ofensiva. Lo haremos en el capítulo 9.
DISEÑA TU SEMANA Y TU DÍA
Sigue las pautas de este capítulo y tómate el tiempo, ahora mismo, para tu primera
vista previa semanal, incluidos tus tres grandes de la semana; no te preocupes si es la
mitad de la semana. Puedes descargar una copia en FreeToFocus.com/tools.
También puedes encontrar esto en el “Planificador de enfoque completo”. Una vez que
hayas terminado, establece una cita semanal y recurrente contigo mismo para llevar a
cabo tu vista previa semanal todas las semanas en adelante.
Luego, usa tus tres grandes de la semana y construye tus tres grandes de cada día.
Identifica las tres tareas principales que debes realizar hoy y asegúrate de fijar el
tiempo para realizarlas según tu cronograma. He incorporado los tres grandes de cada
día en las páginas del día de “Planificador de enfoque completo”. También puedes ver
una muestra en FreetoFocus.com/tools. Comprométete a la práctica de elegir tus tres
grandes de cada día, durante las próximas semanas. Después de tres semanas,
deberías poder reflexionar sobre cuarenta y cinco tareas completas importantes que
te hayan impulsado a ti y a tu negocio.
9
Activar
Vence las interrupciones y las distracciones
Mi experiencia es lo que acepto atender.
—WILLIAM JAMES
El excéntrico editor e inventor Hugo Gernsback estaba preocupado. Incluso
en 1925, había tantas distracciones en el lugar de trabajo que parecía
imposible hacer algo. Para resolver el problema, sugirió un nuevo dispositivo
llamado “Aislador”. El aislador se asemejaba a un casco grande de un buzo,
bloqueaba el chasquido de los equipos de oficina, el timbre de los teléfonos y
las campanillas de las puertas, además del parloteo de los compañeros de
trabajo. A través de dos pequeños orificios para los ojos, una persona podía
centrarse únicamente en el trabajo que tenía delante y nada más, ¡al menos
hasta que el tanque de oxígeno se agotara!1
Las interrupciones en la oficina son tan antiguas como los
oficios. El inventor Hugo Gernsback creó una solución, el
“Aislador”, ¡en 1925! Funcionó muy bien, hasta que se
quedó sin oxígeno. [Bettmann/Getty Images]
A pesar de lo avanzado que era Gernsback, hoy vivimos bajo una
avalancha de mensajes y datos que lo habrían sorprendido. Tenemos redes
sociales, mensajes de texto, notificaciones de aplicaciones, convocatorias de
reuniones, llamadas desde teléfonos comerciales y celulares, y más ruido
ambiental del que podemos procesar. Para algunos, la tendencia a las oficinas
de concepto abierto y granjas de cubículos ha empeorado la situación. Lo que
supuestamente ganamos en colaboración y ahorro de costos, lo perdemos en
concentración.2 Nos está volviendo tan distraídos que ha surgido toda una
industria en torno a la práctica de la atención plena: la idea es que puedes
dejar todo de lado y estar presente en ese lugar. Esto es más difícil de lo que
parece.
La economía de la distracción solo quiere que dejemos de pensar en lo que
tenemos que hacer hoy. ¿Por qué? Decimos que eso es prestar atención por
una razón. Porque el enfoque es valioso. Es valioso para nosotros y también
lo es para los demás. Cada sonido que desvía nuestros ojos de lo que hacemos
y cada notificación que observamos nos quita la atención (o el valor) y se lo
da a otra persona, por ejemplo, un compañero de trabajo o un anunciante. Y
por desdicha, a veces hacemos malos intercambios.
Por supuesto, surgen emergencias genuinas, pero muchas de las
interrupciones con las que nos enfrentamos son triviales e irrelevantes. Pero
incluso las que reconocemos como importantes pueden reducirse si sabemos
cómo hacerlo. Cuando nos enfocamos en nuestros proyectos y tareas más
importantes, no podemos permitirnos que las interrupciones y distracciones
afecten nuestros días y nos impidan alcanzar nuestras metas. En este capítulo,
revisaremos las estrategias para minimizar las interrupciones, maximizar el
enfoque y asegurarnos de que podemos terminar cada día sintiendo que
hemos logrado lo que nos propusimos hacer.
Acaba con las interrupciones
Las interrupciones representan una entrada externa que disgrega tu
concentración: una visita sin cita previa, una llamada telefónica, un correo
electrónico o un mensaje de Slack que te aleja del trabajo que se supone que
debes hacer. Son más que meras molestias. Son cánceres que roen un trabajo
significativo. Incluso si logras completar una tarea, las interrupciones
garantizan que llegues más lento a la meta y que el resultado final no logre su
mejor esfuerzo. La buena noticia es que tienes más poder para resistir y
reducir las interrupciones de lo que piensas. Dos acciones pueden crear un
aislador virtual efectivo que te ayudarán a maximizar tu productividad.
Limita la comunicación instantánea. La velocidad de la comunicación se
ha acelerado con el tiempo. Cuando comencé a trabajar, la mayoría de las
comunicaciones escritas viajaban a través del correo tradicional (la oficina
postal); una carta, generalmente, demoraba varios días, tal vez una semana,
en llegar. Pero luego aparecieron los faxes, los correos electrónicos, los
mensajes de texto y la mensajería instantánea. Aun cuando el teléfono una
vez fue el único medio de comunicación instantánea, las personas y los
equipos ahora se comunican sin interrupciones en tiempo real a través de
Slack, los equipos de Microsoft y otras aplicaciones de mensajería.
Hemos confundido la velocidad con la importancia. Ese error ha
amplificado el ritmo de nuestra comunicación y el número de nuestras
interrupciones. Una cuarta parte de los encuestados en una investigación dijo
que se sienten presionados para responder mensajes instantáneos
inmediatamente después de recibirlos, aun cuando estén trabajando en otra
cosa.3 Esto tiene un impacto masivo en la productividad personal.4
No puedes ahondar en largos períodos de trabajo significativo si cambias
constantemente tu enfoque cuando una de las diecisiete aplicaciones o
dispositivos te alertan con un mensaje entrante, un comentario, una etiqueta o
una acción intencionada. Cinco años después del lanzamiento del iPhone,
Apple se jactó de que sus servidores habían entregado más de siete billones
de notificaciones rápidas. En los años posteriores, el número ha aumentado.5
Y no es solo tu teléfono. También la computadora, la tableta y tu reloj
inteligente, cada uno con su propio ecosistema de aplicaciones, sistemas y
programas, se suman a los sonidos y a los efectos visuales importunos. Cada
una de esas notificaciones está diseñada para atraer tu atención, lo cual te
distrae.
En un estudio realizado por Hewlett Packard y la Universidad de Londres,
se encontró que cuando desviamos nuestra atención a las llamadas y los
mensajes entrantes, nuestro coeficiente intelectual se duerme en un diez por
ciento; eso es el doble del efecto de fumar marihuana.6 Si bien no empañará
permanentemente tu funcionamiento cognitivo, “te hará estúpido
temporalmente”, dicen el neuropsicólogo Friederike Fabritius y el experto en
liderazgo Hans Hagemann.7
La única respuesta es optar por la comunicación retrasada siempre que sea
posible. A menos que trabajes en una posición de servicio al cliente en la que
tengas que estar “siempre activo”, debes usar correo electrónico o Slack no
más de dos o tres veces al día, a menos que estés usando esos servicios para
trabajar activamente en proyectos de alto rendimiento como tus tres grandes
de cada día. Te aconsejo que uses tu semana ideal, junto con tus rituales de
inicio y cierre de la jornada laboral, para dedicar tiempo a la comunicación
retrasada.
Expectativa de
respuesta
Instantáneo
Retrasado
Ya estás tarde
Respondes a tu conveniencia
Concentración de
impacto
Te desenfocas
Mantienes la concentración
Profundidad de la
comunicación
La urgencia promueve la
superficialidad
El tiempo permite una
participación reflexiva
La dopamina refuerza el
comportamiento compulsivo
La dopamina no afecta; no hay
comportamiento adictivo
Riesgo de
adicción
Apagar tus notificaciones es fundamental para limitar la comunicación
instantánea. Creo que es mejor comenzar por desactivar todas las
notificaciones (en mi escritorio, teléfono y cualquier otro dispositivo) y luego
preguntar: “¿Hay alguna aplicación desde la cual debo recibir
notificaciones?”. Una vez que hayas determinado a cuáles (muy pocas) de las
aplicaciones les permitirás enviarte notificaciones, querrás elegir el estilo de
alerta menos perturbador y discordante posible. Para mí, eso implica que no
haya vistas previas de mensajes, sonidos o notificaciones de bloqueo de
pantalla. Un truco a menudo pasado por alto para limitar las notificaciones es
hacer un uso máximo de la función de “no molestar” de tu iPhone.
También recomiendo eliminar la mayoría de los mensajes de texto y las
llamadas telefónicas que recibes, especialmente, si son varias docenas (o
más) al día. Un truco es cambiar tu número de celular. Es menos incómodo
de lo que parece, y valdrá la pena reducir las interrupciones. Junto con tu
nuevo número de celular, consigue un número telefónico de Google Voice.
Solo informa tu número de celular a tu familia inmediata, tus compañeros de
trabajo cercanos y quizás uno o dos amigos. El número de Google es para
todos los demás: conocidos, la mayoría de las personas en el trabajo, tiendas,
servicios en línea, todos.
Luego, descarga la aplicación Google Voice en tus dispositivos móviles.
Configúralos para que Google reenvíe mensajes de texto y correos de voz a tu
bandeja de entrada de correo electrónico. Luego, puedes procesarlos como lo
harías con un correo electrónico, el cual ya acordonó unos cuantos bloqueos
de tiempo cada día. Incluso puedes responder a un correo electrónico de
mensaje de texto y se enviará un mensaje de texto a la otra persona.
Configura un mensaje automatizado en tu programa de correo electrónico
si quieres informarles a las personas que solo revisas los mensajes de texto un
par de veces al día. Cuando tu correo electrónico responda con este mensaje
automatizado, recibirán una respuesta de texto. Ahora, los únicos mensajes de
texto en tiempo real que recibirás serán los de la familia o los de aquellos que
estén en tu círculo íntimo.
Al limitar tu comunicación instantánea, experimentarás menos estrés, más
concentración y un trabajo profundo que acelerará tus tareas y proyectos más
importantes. Pero puedes llegar aún más lejos con una acción más.
Establecer proactivamente los límites y hacerlos cumplir. Al optar por
la comunicación diferida, estás limitando el acceso de los demás a ti. El truco
es establecer proactivamente sus expectativas al informarles. Comunícales a
las personas relevantes que te desconectarás durante un período para
concentrarte. No esperes que te encuentren; avísales de antemano. Puedes
enviar un correo electrónico o Slack a los que necesiten saber eso. Publica
una actualización de estado en los canales apropiados. Establece una
respuesta automática en tu correo electrónico. Oliver Burkeman dice que una
bandeja de entrada de correo electrónico es como tener una lista de tareas
pendientes en la que todos pueden agregar la suya.8 Recupérate y mantén el
control programando tu respuesta automática para informar a los demás
cuando no estés conectado y cuándo pueden esperar una respuesta. Incluso
puedes colgar un letrero que diga “No molestar” en la puerta de tu oficina.
La comunicación proactiva en cuanto a tu disponibilidad te da el control.
Dar a conocer las horas de oficina es una forma de lograr esto. Una política
de puertas abiertas suena bien, pero nunca podrás realizar un trabajo
significativo si no puedes limitar el acceso indiscriminado. Establecer y
anunciar el horario de oficina te mantiene a la disposición de tu equipo, pero
te permite planificar esas interrupciones al tiempo que te garantiza bloques de
tiempo exclusivos para realizar tu trabajo.
¿Qué pasa con un jefe que espera que estés siempre activo? Tu trabajo es
hacerle ver por qué necesitas tiempo para un trabajo profundo y enfocado.
Explícale lo que puedes hacer. Cuanto más pueda ver el lado positivo, mayor
será el margen de maniobra que tendrás para establecer tus propios límites.
Pero aquí hay una advertencia: la gente no respetará tus límites si tú mismo
no lo haces. Cuando alguien traspasa tu perímetro defensivo, sé firme y
mantén la línea. Si es una solicitud válida, aplázala para un mejor momento.
Recuerda, tu tiempo es fijo, así que guárdalo como el recurso precioso que es.
Distracciones perturbadoras
Aunque las interrupciones son una fuerza externa que requiere nuestra
atención, las distracciones son algo interno que desactiva o arruina la
concentración. Por lo general, somos nuestros peores enemigos, nos
distraemos con el trabajo que hay que hacer. Cuando nos aburrimos o cuando
el trabajo que estamos haciendo es especialmente difícil, desviamos nuestra
atención hacia los correos electrónicos, los mensajes de texto, las llamadas
telefónicas, la navegación por la web, revisamos las noticias o nos internamos
en las redes sociales. Pero cada vez que evadimos una tarea, entrenamos
nuestros cerebros para distraernos aún más y acortamos nuestra capacidad de
atención, haciendo que sea más difícil cultivar una vida de enfoque.
Más allá del corto suministro de oxígeno, esta es la razón por la que el
aislador de Gernsback nunca funcionaría en la vida real. Como lo admitió él:
“Prácticamente el cincuenta por ciento del tiempo tú eres tu propio
perturbador”.9 Apuesto a que es más que eso. Podemos culpar a todos los
ruidos y estímulos que existen, o podemos asumir la responsabilidad
necesaria para cambiar nuestro comportamiento.
La ruptura del enfoque. Este es el problema central llevar a cabo diversas
tareas a la vez (o multitarea). No solo es inefectivo, es una invitación a la
distracción. En una investigación citada por el periodista John Naish,
encontró que los estudiantes eran un cuarenta por ciento más lentos para
resolver problemas complicados cuando intentaban ir de una tarea a la otra.
Por supuesto, llevar a cabo múltiples tareas a la vez no parece un proceso
lento. Al contrario, parece un proceso rápido, como si estuviéramos volando.
Por eso es, en parte, que seguimos haciéndolo, pero esa sensación de rapidez
es engañosa. Naish cita investigaciones que muestran que los que realizan
diversas cosas a la vez funcionan más rápido, pero también producen
menos.10
Según el profesor Clay Shirky de la Universidad de Nueva York, la
multitarea (o capacidad para realizar diversas tareas a la vez) “proporciona
gratificación emocional” porque “incluye el placer de la dilación dentro del
período de trabajo”.11 Sentimos que estamos haciendo las cosas cuando
realmente las estamos posponiendo. Si estamos redactando un correo
electrónico, pero luego hacemos una pausa para revisar Twitter, leemos las
noticias, al instante volvemos a llenar nuestra taza de café y después
volvemos a nuestro escritorio para terminar; hemos interrumpido los
pensamientos necesarios para finalizar el correo electrónico. Nos llevará más
tiempo volver a ingresar al espacio de nuestra mente requerido para
completar la tarea original. Esto también sucede incluso cuando se hacen
cosas similares, pero solo de forma parcial o fragmentada. Responder a los
mensajes entrantes mientras se redacta un mensaje saliente también
prolongará el tiempo necesario.
Según una encuesta realizada por Salary.com, siete de cada diez
encuestados admiten perder tiempo en el trabajo todos los días, la mayoría de
los cuales utiliza la web. El mayor atractivo fueron las redes sociales,
Facebook liderando el paquete, pero las personas también mencionaron las
compras en línea y la navegación en sitios de viajes, deportes y
entretenimiento.12 ¿Con qué frecuencia nos sorprendemos navegando sin
pensar de una página a otra o mirando nuestros teléfonos sin un objetivo claro
en mente?
He escuchado a la gente decir que las redes sociales brindan descansos
durante el día, que sustituye la forma en que las personas solían salir a
caminar o a fumar afuera. Eso es parte de lo que está sucediendo, pero la
accesibilidad a las redes sociales deja ver que las personas, por lo general, no
trabajan durante un período prolongado y luego se toman un descanso. En
cambio, las personas interrumpen su concentración una y otra vez, lo que Cal
Newport llama: “controles rápidos” durante el período de trabajo. En lugar
de tomarse un descanso, están rompiendo su enfoque.
El trabajo cuesta abajo. Mucho de esto tiene que ver con la escasa
tolerancia a la frustración. En su libro The Distracted Mind, los promotores
profesionales Adam Gazzaley y Larry Rosen dicen que los humanos son
intrínsecamente buscadores de atención. Cuando nos aburrimos, ansiamos
algo o nos sentimos incómodos, es fácil cambiar el canal al instante para
encontrar algo más interesante. Gazzaley y Rosen hacen referencia a una
investigación realizada con estudiantes de Stanford cuyas computadoras
fueron configuradas para tomar capturas de pantalla de su actividad a lo largo
del día. Los estudiantes rara vez se quedaban en una pantalla por mucho
tiempo. De hecho, su atención duraba aproximadamente un minuto en
promedio, pero la mitad de las interrupciones sucedían después de solo
diecinueve segundos.
Lo que es aún más interesante, sin embargo, es lo que estaba sucediendo en
sus cerebros durante esos cambios. Los sensores colocados en los sujetos de
prueba detectaron niveles elevados de excitación varios segundos antes de
que el estudiante cambiara a otra cosa, especialmente cuando pasaban de una
tarea difícil, como escribir e investigar, a algo más entretenido como las redes
sociales o YouTube.13
Los profesionales también hacemos eso. Cuando nos paralizamos ante algo
difícil, es tentador darles un descanso a nuestros cerebros y hacer algo más
agradable. Piensa en una pendiente. Es más fácil ir cuesta abajo que subirla.
Algunas tareas son tareas cuesta arriba (por ejemplo, análisis financiero o
redacción) y otras son cuesta abajo (por ejemplo, consultar el correo
electrónico o Slack). Las tareas cuesta arriba suelen ser las que generan
resultados y crean valor en nuestras organizaciones. Pero las del tipo cuesta
abajo demandan menos energía. Esa es una de las razones por las que la gente
hace tanto trabajo simulado; es más fácil. Hay casi una atracción
gravitacional. Pero hay un enorme costo de productividad al distraernos con
las tareas en bajada, cuando en realidad tenemos que centrarnos en las que
son cuesta arriba.
Si estás trabajando en una tarea difícil y vas a revisar el correo electrónico
o el Slack, necesitas más tiempo y energía para volver a la tarea original.
Evadir la tarea difícil es fácil; evadir la faena fácil es difícil. Requiere incluso
más energía que simplemente seguir con la tarea cuesta arriba.14 Eso es a
corto plazo. Los costos de productividad a largo plazo son aun más altos.
Cuando abandonamos las tareas cuesta arriba demasiado pronto, se crea un
patrón en el que cada vez es más difícil cumplir con ellas.
Pasar de las tareas difíciles a las fáciles (o, lo que es peor, las que no son
verdaderas tareas, como las de Facebook) dispara una oleada de dopamina en
nuestro cerebro, que lo registra como una recompensa placentera. Obtenemos
una ola de alivio cuando nos permitimos pasar de una tarea difícil a algo más
fácil. Esto hace que sea más difícil volver al trabajo, lo que a su vez hace que
sea aún más fácil abandonar la próxima vez. Este ciclo vicioso, que es el
mismo impulsor de cualquier comportamiento adictivo, reduce gradualmente
nuestra capacidad de atención. Es como el trastorno por déficit de atención
autoinducido (ADD, por sus siglas en inglés). De hecho, el especialista en
ADD Edward Hallowell llama a este hábito aprendido rasgo de déficit de
atención y dice que está “en todas partes, especialmente, en el trabajo”.15
Tácticas de enfoque
Si queremos enfocarnos libremente, no necesitamos el aislador de Gernsback.
Al contrario, necesitamos tácticas que nos ayuden a recuperar, retener y, en
última instancia, volver a entrenar nuestro enfoque. Ya estás durmiendo lo
suficiente (capítulo 3) y desconectándote de la comunicación instantánea.
Ambas cosas ayudan. A continuación tenemos algunas sugerencias
adicionales:
Utiliza la tecnología para manejar la tecnología. Si buscas en Google
“aplicaciones de enfoque”, verás una nueva ola de ellas diseñadas para
minimizar las distracciones en línea. Actualmente estoy usando una llamada
Freedom, que es una multiplataforma y altamente personalizable. Esto te
permite personalizar a qué aplicaciones y sitios web puedes acceder durante
periodos dedicados al trabajo profundo.
Por ejemplo, debido a que hago mucha investigación en línea, no puedo
trabajar bien sin internet. Sin embargo, puedo usar Freedom para bloquear
temporalmente Facebook, Twitter, sitios de noticias y otras aplicaciones
perturbadoras que no necesito en ese momento. Es una gran herramienta y
hay varias otras similares. Después de usarla por un tiempo, te sorprenderá lo
mucho que reduce tus hábitos compulsivos en tu teléfono y tu computadora.
Escucha la música correcta. Escuchar música puede parecer
contraproducente cuando intentas concentrarte, especialmente, si estás
usando tu energía mental para eliminar la que es desagradable o si te
esfuerzas por entender su mensaje cuando tu cerebro está ocupado en asuntos
más importantes. Pero hay algunas formas útiles de usarla a tu favor.
La música de fondo que es familiar, repetitiva, relativamente simple y no
demasiado alta puede ayudar a concentrarse, y hay buenas evidencias de que
la música clásica puede ayudar con el trabajo creativo.16 Algunos, incluso,
recomiendan las bandas sonoras de los videojuegos. Pero no hay un estilo
perfecto o ideal; en su mayoría se trata de preferencias individuales. “La
música que te gusta aumenta el enfoque”, dice el neurocientífico Dean
Burnett, “mientras que no te moleste”.17 Para mí, eso es música barroca
(como Bach, Handel o Telemann) y las bandas sonoras de las películas. La
música también es útil para enmascarar el ruido del ambiente laboral, pero
debes asegurarte de que no se convierta en tu propia distracción.
Escucho música cada vez que quiero aislarme de los demás y enfocarme en
mi trabajo. Focus@Will es un servicio en línea como Pandora, pero que
transmite música seleccionada específicamente para prolongar tu capacidad
de atención y mejorar tu concentración. Y Focus@Will también te permite
configurar sesiones de trabajo con límite de tiempo.
Controla tu ambiente. Haz que tu espacio de trabajo funcione para ti. Si tu
entorno te distrae, considera cambiar de escenario. La variación nos puede
reenergizar y facilitar un trabajo profundo. Esto es fácil si trabajas en forma
remota, pero incluso los empleados de oficina tienen más flexibilidad aquí de
lo que podrían pensar.
Trabajé con un editor que se mudaba de oficina cada vez que tenía sesiones
de edición largas: una mesa en el patio al aire libre, una sala de conferencias
vacía, un rincón en el comedor a la hora del almuerzo le servían para ello. No
podía soportar las cafeterías, pero trabajaba un libro completo tras otro en una
tienda de cigarros cercana. La clave está en encontrar un entorno que
funcione para ti.18 En su libro Willpower Doesn’t Work, Benjamin Hardy
menciona a un empresario que nunca trabaja en el mismo lugar dos días
seguidos. Sin embargo, tiene varios espacios de trabajo y los va alternando
para satisfacer las necesidades de su semana ideal.19
Desistir no es la única manera de hacer que tu área de trabajo funcione para
ti. Otra es optimizar tu espacio de trabajo actual para enfocarte. Por ejemplo,
elimina los elementos que puedan distraerte fácilmente y haz un esfuerzo por
embellecer tu espacio. Cuando diseñamos el área de trabajo de Michael Hyatt
& Company, incluimos una sala sin ruidos donde la gente puede trabajar más
profundamente, pero también nos aseguramos de que toda la oficina fuera
estéticamente agradable. No se le exige a nadie que trabaje en la oficina, pero
todo el equipo local pasa tiempo allí todas las semanas porque es un entorno
óptimo para la productividad.
Organiza tu ambiente laboral. Los estudios demuestran que el desorden
tiene algunos beneficios, especialmente para el trabajo creativo, pero es
terrible para la ejecución enfocada.20 Según la escritora Erin Doland, los
investigadores del Princeton Neuroscience Institute descubrieron lo siguiente:
“Cuando tu entorno está desordenado, el caos restringe tu capacidad de
concentración. El desorden también limita la capacidad de tu cerebro para
procesar información. El desorden hace que te distraigas y no puedas
procesar la información tan bien como lo haces en un entorno ordenado,
organizado y sereno”.21
Si trabajas en una oficina que parece un depósito de chatarra, es hora de
limpiarla. No me importa lo ocupado que estés; esta es una tarea que
definitivamente debes categorizar como urgente e importante. Tu desorden se
está interponiendo en tu camino aunque no te des cuenta. Recomiendo que
fijes una cita en tu calendario contigo mismo para organizar tu oficina. Si eso
está muy lejos de tu zona de deseos, tal vez puedas delegarlo a otra persona,
preferiblemente a alguien que sea en verdad bueno en la organización. Este es
tiempo (y, si es necesario, dinero) bien gastado.
El desorden aquí también se refiere a tu espacio de trabajo digital. Si los
archivos de tu computadora están dispersos y tus carpetas no tienen un orden
justificado, programa un tiempo para organizar eso también. Si vas a vivir
gran parte de tu vida en la computadora, al menos, debería estar tan despejada
como tu oficina.
Aumenta tu tolerancia a la frustración. Si optas por el trabajo fácil
demasiado pronto y con demasiada frecuencia, puedes mejorar tu enfoque al
aumentar tu tolerancia a la frustración. Cuanto más tiempo puedas enfrentarte
al desafío de las tareas importantes, y las emociones difíciles que a menudo
vienen con ellas, más efectivo serás y más probable será que termines tus
proyectos y alcances tus metas.
El primer paso es notar cuándo se acercan esas sensaciones. Si las notas,
puedes optar por ignorarlas. Y cuanto más elijas seguir con la tarea difícil,
más fuerte será tu tolerancia a la frustración. Te estás entrenando para
enfocarte.22 Pero ¿cómo te das cuenta? Pocas cosas funcionan tan bien como
cultivar la atención plena. Cuanto más conscientes estemos de nuestro
pensamiento y nuestras emociones, más probable será que sepamos cuando
estamos ansiosos, estresados o propensos a la distracción. Según Fabritius y
Hagemann, “se ha encontrado que el entrenamiento de la atención plena
fortalece la capacidad del cerebro para prestar atención aumentando su
capacidad para ignorar las distracciones internas y externas y para
concentrarse en lo que está sucediendo en el momento”.23 El registro en mi
diario también me ayuda porque me permite reflexionar y analizar lo que
funcionó (o no) en mi desempeño.
No necesitas un aislador
Tomar el control de tu día no solo puede ser un desafío; puede ser aterrador.
Si todo lo que has sabido es pasar de una dificultad a otra, la idea de aislarte
de las interrupciones puede hacer que te preguntes: ¿Quién resolverá todas
esas dificultades si no lo hago yo? A lo largo de los años, he aprendido que
los trabajadores de alto rendimiento se convierten en los solucionadores de
problemas para todos los que los rodean. Y, como todos sabemos, solucionar
el problema de otra persona prácticamente garantiza que le traerán más
problemas en el futuro.
Si quieres ser libre para enfocarte, no puedes pasar todo el día trabajando
en las prioridades de otra persona. Eso nunca va a lograr los resultados que
deseas para ti. Tampoco puedes permitir que la facilidad de las tareas
sencillas te aleje del trabajo de alto rendimiento, esencial para alcanzar tus
objetivos.
Y mientras estamos en ese punto, tómate un minuto y observa tus metas
trimestrales, tus tres grandes semanales y tus tres grandes de cada día.
¿Cuánto valen para ti? ¿Qué te permitiría lograrlos en tu vida y tu negocio?
El aislador de Gernsback puede ser un invento inteligente, pero no lo que
necesitas. Ahora que estás facultado para vencer las interrupciones y las
distracciones, nada puede interponerse entre tus proyectos, tus objetivos más
importantes y tú.
PLAN PARA MINIMIZAR LAS INTERRUPCIONES
Es hora de utilizar las estrategias y prácticas de este capítulo con el fin de que
desarrolles tu plan de acción personalizado para minimizar las interrupciones del día.
Descarga una copia de la hoja de trabajo de “Enfócate en la defensa” (Focus Defense
Worksheet) en FreeToFocus.com/tools.
Tu primer objetivo es eliminar las interrupciones. Comienza por crear algo que te
impulse a actuar. Recuerda, esto es solo un simple recordatorio de tu intención, un
aviso para ayudarte a implementar una acción positiva. En este caso, podría ser algo
como colgar un cartel en tu puerta que diga: “No molestar”. A continuación, enumera
los obstáculos que crees que podrían interponerse. Luego, predetermina tu respuesta:
tu táctica de anticipación. Repite este mismo proceso para las distracciones. Cuando
hayas terminado, tendrás una estrategia clara y útil para desterrar a los forajidos del
tiempo de una vez por todas.
Enfócate en el trabajo
Los aficionados se sientan y esperan la inspiración, el resto simplemente nos
levantamos y vamos a trabajar.
—STEPHEN KING
En 1816, Francis Ronalds colocó doce kilómetros de cable entre dos postes
en el patio de su casa. Al enviar señales a través del cable conectado a las
letras del alfabeto, pudo remitir mensajes que podían recibirse y decodificarse
en un instante. Antes de que Ronalds inventara el telégrafo, los mensajes solo
podían viajar tan rápido como lo permitían las condiciones físicas y la
distancia. Ronalds escribió al almirantazgo británico para informarles sobre
su extraordinario avance, esperando una recepción entusiasta. Sin embargo,
un funcionario respondió y dijo que el gobierno no necesitaba su invento.
Como lo explica el historiador Ian Mortimer: “El almirantazgo creía que el
sistema de semáforos que habían adoptado para ese momento, es decir, los
hombres que agitan banderas entre sí, era superior”.1 ¿Puedes creerlo?
Es fácil burlarse de los funcionarios, pero todos somos propensos al mismo
error. Sobrevaloramos nuestros sistemas actuales y nos resistimos al cambio,
incluso si ello trae beneficios inmediatos que alterarán nuestra vida. Cuento
esta historia porque ahora te enfrentas a una elección: puedes optar por un
enfoque nuevo y transformador de la productividad, o puedes ondear las
banderas como los antiguos semáforos humanos. Los viejos métodos de
productividad nos han llevado tan lejos como han podido y nos han
consumido a muchos en el camino. Es hora de un nuevo enfoque. El mundo
captó el invento de Ronalds y puso en marcha una revolución de las
comunicaciones que aún hoy nos ayuda. Quiero que te unas a la revolución
de la productividad Libre para enfocarte.
Comenzamos este libro con una llamada inusual a parar. Luego te dije que
la mejor manera de comenzar era detenernos, porque estaba seguro de que
estabas gastando demasiado tiempo y energía en cosas que al final no
importaban. Pero eso fue hace mucho tiempo. Eso fue antes de que
aprendieras a articular tu razón para aumentar tu productividad, antes de que
aprendieras a reducir las tareas y pérdidas de tiempo innecesarias de tu
agenda, y antes de que aprendieras a poner en práctica todos estos principios.
Ahora, armados con lo que hemos aprendido, es hora de comenzar.
Tu camino al éxito con Libre para enfocarte
A continuación tenemos un camino de éxito, de principio a fin, que puedes
iniciar ahora mismo.
1. Despeja la superficie. Obtén un espacio adicional para que puedas
concentrarte en la implementación de Libre para enfocarte. Selecciona
tu calendario y haz los arreglos que necesites para ganar algo de
tiempo. Si tienes un asistente, involúcralo en este proceso.
2. Establece tu base. Utiliza la evaluación de productividad Libre para
enfocarte que mencioné al inicio del libro para establecer tu base de
productividad. Puedes encontrarla en FreeToFocus.com/assessment.
3. Aclara tu objetivo. Ten claro el objetivo de la productividad. Esto se
refiere a hacer más de las cosas correctas, no simplemente hacer más.
El alto rendimiento por sí mismo agota.
4. Encuentra el norte verdadero. Utiliza el filtro de tareas y la brújula de
la libertad para identificar lo que te funciona o no, ahora.
5. Organiza los momentos propicios. Reserva mañanas, tardes y fines
de semana para rejuvenecer, de modo que tengas la energía mental y
emocional para maximizar tu enfoque.
6. Poda el crecimiento excesivo. Crea una lista de tareas que no vas a
hacer con la brújula de la libertad y comienza a eliminar todo lo que
puedas de tu calendario y tu lista de tareas, tanto ahora como en el
futuro.
7. Deja de pensar en ello. Observa tus actividades habituales,
especialmente en la mañana y la tarde, cuando inicias y concluyes la
jornada laboral, y establece algunos rituales que puedas seguir. Inventa
8.
9.
10.
11.
la rueda una vez y ella seguirá rodando aunque dejes de prestar
atención. A continuación, identifica tres o cuatro tareas o procesos
necesarios que puedas automatizar de inmediato.
Delega la mayor cantidad de tareas. Usando el criterio de delegar de
manera jerarquizada, comienza a delegar tareas a otros miembros de tu
equipo. ¿No tienes un equipo? Busca ayuda. Cuanto más tiempo pases
en tu zona de deseos, mayor será la contribución que harás, y eso
significa que puedes buscar la ayuda.
Planifica una semana ideal. El futuro es confuso. Dale algunas líneas
firmes estableciendo cuándo quieres hacer qué. Esta es la mejor manera
de asegurarte de obtener el margen que necesitas y de tener tiempo para
concentrarte en lo que más importa.
Diseña tu semana y tu día. Emplea la vista previa semanal junto con
tus tres grandes de la semana y tus tres grandes de cada día para darle
seguimiento a tus objetivos y proyectos clave, con el fin de ejecutar tus
tareas esenciales, día tras día.
Controla las interrupciones y las distracciones. Las interrupciones y
las distracciones pueden descarrilar tu día, pero no tienen por qué
hacerlo. Tienes mucho más control de las interrupciones de lo que te
imaginas. Sigue las sugerencias del capítulo 9 y elimínalas para
siempre.
Puedes tardar un tiempo en lograr que funcione,, pero tienes lo que se
necesita. Como un gran triunfador, no solo estás preparado para un desafío,
sino que también eres un experto en superarte y cosechar las recompensas.
Mantente en el camino
Una vez que empieces a usar el sistema Libre para enfocarte, te ayudará a
mantener el impulso, aunque surjan nuevos obstáculos y desafíos. Que seguro
surgirán. Los triunfadores siempre se están moviendo. Aférrate a tu brújula
de la libertad y deja que te guíe por las curvas y las vueltas del camino. Ahora
ya sabes cómo navegar. Cuando enfrentes obstáculos a tu productividad, solo
regresa a los tres pasos principales del sistema: detente, corta y actúa. Estos
pasos proporcionan una corrección rápida del curso para que puedas
mantenerte en el camino incluso en las temporadas más ocupadas.
Detente. Nadie toma decisiones inteligentes en pleno frenesí de
actividades. Cuando eso suceda, presiona el botón de pausa. Aléjate de tu
escritorio. Sal a caminar. Duerme bien en la noche, lo que sea necesario para
aclarar tu mente. Luego evalúa. Reflexiona en tu verdadero objetivo, aclara
por qué es importante y considera cualquier cambio que debas hacer en tu
estrategia para lograrlo.
Corta. Lo más probable es que no sientas que tienes demasiado que hacer.
En realidad, tienes mucho. Incluso después de haber implementado el sistema
Libre para enfocarte, es posible que encuentres tareas que arrastres en tu lista
y que poco a poco afecten tu productividad. Usa lo que has aprendido para
eliminar, automatizar y delegar tantas tareas como sea posible.
Actúa. Ahora que tienes un camino claro, es hora de moverte. Comenzar es
la mitad de la batalla, así que identifica los próximos pasos que te darán una
rápida sensación de impulso. La otra mitad de la batalla se mantiene
enfocada. Las interrupciones y las distracciones pueden sabotear incluso tus
mejores esfuerzos. Identifica las estrategias que usarás para mantenerte
enfocado, ya sea apagando tus notificaciones o colgando un cartel que diga
“No molestar” en la puerta de tu oficina. Te sorprenderá lo mucho que
puedes lograr cuando seas libre para enfocarte.
Recuerda lo que dijo Herbert Simon al principio: “La información
consume la atención de sus receptores”. Trabajamos en la economía de la
distracción. La atención es un recurso en peligro de extinción, y casi todos
están tratando de aprovecharse de tu atención. Si no tienes cuidado, gastarás
tu recurso más valioso para lograr los objetivos de otra persona.
La solución es aprovechar tu enfoque y avanzar en las iniciativas y
proyectos que impulsarán tu éxito. Eso es lo que Libre para enfocarte te ha
mostrado cómo hacerlo. Igual de importante, te muestra cómo recuperar
finalmente tu tiempo. Trabajar cuarenta (o incluso menos) horas a la semana
implica tiempo suficiente para invertir en tus relaciones más importantes, tu
salud, tus pasatiempos y todas las otras cosas que te mantienen activo y
productivo a largo plazo.
Así que empieza a implementar estas estrategias. Comienza a tomar
control de tu horario y maximiza tu energía para las cosas que importan.
Inicia una revolución de la productividad en tu negocio. Empieza a lograr
más haciendo menos.
Agradecimientos
Escribir es un trabajo difícil, arduo. Requiere años (en algunos casos,
décadas) de investigación, práctica, retroalimentación y refinamiento;
especialmente, un libro práctico como este que promete a los lectores que
pueden lograr más haciendo menos. Este libro no existiría si no fuera por la
influencia de mis mentores, colegas, clientes y familiares.
De mis mentores, hay muchos. Me beneficié de sus libros, talleres y
entrenamiento personal. Estos incluyen a David Allen, Ken Blanchard, Larry
Bossidy, Stephen R. Covey, Charles Duhigg, Carol Dweck, Peter F. Drucker,
Todd Duncan, Tim Ferriss, Daniel Harkavy, Charles Hobbs, Gary Keller, Jim
Loehr, Leslie H. Matthies, Chris McChesney, Greg McKe, Dan Meub, Ilene
Muething, Cal Newport, Hyrum W. Smith, Dan Sullivan, Rory Vaden y
Stephanie Winston. Mi trabajo está edificado sobre la base del de ellos.
Joel Miller, nuestro director de contenido en Michael Hyatt & Company,
redactó este manuscrito utilizando el contenido de mi curso con el mismo
nombre, publicaciones de variados blogs, podcasts, seminarios web y mis
interacciones con los estudiantes tanto en línea como en persona. Él (y su
colaborador, Allen Harris) trabajaron incansablemente para terminar este
proyecto en medio de una temporada inusualmente ocupada en nuestro
negocio. Estoy agradecido por la capacidad de Joel para analizar, sintetizar y
organizar mi contenido en forma definitiva.
Mi agente literario, Bryan Norman de Alive Communications, es parte
invaluable de nuestro equipo. Él es mi asesor de confianza para todas las
cosas relacionadas con mis publicaciones. No solo es un loco inteligente, sino
que también es extremadamente sensible y ejecuta de manera perfecta. Su
capacidad de comprender y pensar con rapidez y su alegría lo vuelven incluso
mejor.
Agradezco a mi editor, Chad Allen, su visión, aportación creativa y
paciencia al trabajar con Joel y conmigo en este proyecto. Su entusiasmo por
este proyecto fue contagioso y proporcionó el combustible creativo que
necesitábamos para lograrlo.
También me gustaría agradecer a mis amigos de Baker Books, incluidos
Dwight Baker, Brian Vos, Mark Rice, Patti Brinks y Barb Barnes. Este es
nuestro tercer proyecto juntos, y tenemos varios más por venir. Estoy
profundamente agradecido por la colaboración editorial. Como autor, no
podría estar más feliz.
Mi esposa, Gail, es una fuente constante de aliento. Nada se imprime sin su
aporte. Pruebo todas mis ideas con ella primero. Agradecida, ella responde
con su corazón alegre y compasivo. Tampoco es tímida al expresar su
opinión y, gracias a ello, yo soy mejor. Constantemente me desafía a decir las
cosas de una manera más clara, más simple y más atractiva.
Es difícil lograr la máxima productividad sin un gran asistente ejecutivo.
En mi carrera de casi cuatro décadas, tres se destacan como extraordinarias.
Tricia Sciortino fue mi primera asistente ejecutiva virtual. Con su propio
ejemplo, ella demostró que los asistentes ejecutivos son capaces de hacer
mucho más de lo que creía posible. No es sorprendente que ahora sea la
presidenta de Belay Solutions, el principal proveedor de servicios de
asistencia virtual del mundo.
Suzie Barbour fue mi asistente ejecutiva después de Tricia. Ella también
hizo un trabajo extraordinario, tanto que la impulsamos a supervisar nuestro
grupo interno de asistentes ejecutivos. Luego la promovimos de nuevo.
Actualmente es nuestra directora de operaciones. Ella sigue superando mis
expectativas y lleva lo que es posible, incluso, más allá.
Jim Kelly es mi actual asistente ejecutivo. Adivina mis necesidades, no
solo antes de que las exprese, sino también antes de que sea consciente de
ellas. Mi única explicación es que puede leer la mente. Hace todo esto con un
inusual profesionalismo, amabilidad y sin dramatismo.
Quiero agradecer especialmente a los antiguos alumnos de mi curso en
línea Libre para enfocarte y a los clientes de BusinessAccelerator, incluidos
aquellos que han compartido sus historias en este libro: Rene Banglesdorf,
Roy Barberi, Mariel Díaz, Matt Lapp, Caleb Roney y Stephen Roney.
Ustedes son más que clientes, son mis maestros.
Finalmente, sería negligente si no mencionara a mi extraordinario equipo
de Michael Hyatt & Company. Ustedes me inspiran todos los días y me
permiten hacer lo que mejor hago. Son verdaderamente el #mejorequipo.
Estos incluyen a Adam Hill, Aleshia Curry, Andrew Fockel, Chad Cannon,
Charae Price, Courtney Baker, Danielle Rodgers, Dave Yankowiak, Deidra
Romero, Jamie Cartwright, Jamie Hess, Jeremy Lott, Jim Kelly, Joel Miller,
John Meese, Justin Barbour, Kyle Wyley, Larry Wilson, Mandi Rivieccio,
Megan Hyatt Miller, Megan Greer, Mike “Verbs” Boyer, Mike Burns, Neal
Samudre, Sarah McElroy, Susan Caldwell y Suzie Barbour.
Notas
Cómo graduar el enfoque
1. Herbert A. Simon, “Designing Organizations for an Information-Rich World,” Computers,
Communication, and the Public Interest, ed. Martin Greenberger (Baltimore: Johns Hopkins Press,
1971), 40.
2. Oliver Burkeman, “Attentional Commons,” New Philosopher, August–October 2017.
3. Richard Ovenden, “Virtual Memory: The Race to Save the Information Age,” Financial Times,
May 19, 2016, https://www.ft.com/content/907fe3a6-1ce3-11e6-b286-cddde55ca122.
4. Brian Dumaine, “The Kings of Concentration,” Inc., May 2014,
https://www.inc.com/magazine/201405/brian-dumaine/how-leaders-focus-with-distractions.html.
5. Rachel Emma Silverman, “Workplace Distractions: Here’s Why You Won’t Finish This Article,”
Wall Street Journal, December 11, 2012,
https://www.wsj.com/articles/SB10001424127887324339204578173252223022388.
6. Silverman, “Workplace Distractions.”
7. Brent D. Peterson and Gaylan W. Nielson, Fake Work (New York: Simon Spotlight
Entertainment, 2009), xx.
8. Susanna Huth, “Employees Waste 759 Hours Each Year Due to Workplace Distractions,” London
Telegraph, June 22, 2015, https://www.telegraph.co.uk/finance/jobs/11691728/Employees-waste-759hours-each-year-due-to-workplace-distractions.html. Brigid Schulte, “Work Interruptions Can Cost
You 6 Hours a Day,” Washington Post, June 1, 2015, https://www.washingtonpost.com/news/inspiredlife/wp/2015/06/01/interruptions-at-work-can-cost-you-up-to-6-hours-a-day-heres-how-to-avoid-them.
9. Jonathan B. Spira, Overload! (New York: Wiley, 2011), xiv.
10. Joseph Carroll, “Time Pressures, Stress Common for Americans,” Gallup, January 2, 2008,
http://news.gallup.com/poll/103456/Time-Pressures-Stress-Common-Americans.aspx.
11. Maurie Backman, “Work-Related Stress: Is Your Job Making You Sick?” USA Today, February
10, 2018, https://www.usatoday.com/story/money/careers/2018/02/10/is-your-job-making-yousick/110121176/.
12. Jennifer J. Deal, “Always On, Never Done?” Center for Creative Leadership, August 2013,
https://s3.amazonaws.com/s3.documentcloud.org/documents/1148838/always-on-never-done.pdf.
13. Patricia Reaney, “Love Them or Loathe Them, Emails Are Here to Stay,” Reuters, August 26,
2015, https://www.reuters.com/article/usa-work-emails/love-them-or-loathe-them-emails-are-here-tostay-survey-idUSL1N10Z29D20150826.
14. According to the same survey, nearly 8 percent check work email at kids’ school functions, and
more than 6 percent do it at weddings. What’s more, 4 percent do it when they or their spouse is in
labor, and some even do it at funerals! Melanie Hart, “Hail Mail or Fail Mail?” TechTalk, June 24,
2015, https://techtalk.gfi.com/hail-mail-or-fail-mail.
15. Lewis Carroll, Through the Looking Glass (New York: Macmillan, 1897), 42.
16. Alan Schwarz, “Workers Seeking Productivity in a Pill Are Abusing A.D.H.D. Drugs,” New
York Times, April 18, 2015, https://www.nytimes.com/2015/04/19/us/workers-seeking-productivity-ina-pill-are-abusing-adhd-drugs.html. Carl Cederström, “Like It or Not, ‘Smart Drugs’ Are Coming to the
Office,” Harvard Business Review, May 19, 2016, https://hbr.org/2016/05/like-it-or-not-smart-drugsare-coming-to-the-office. Andrew Leonard, “How LSD Microdosing Became the Hot New Business
Trip,” Rolling Stone, November 20, 2015, https://www.rollingstone.com/culture/features/how-lsdmicrodosing-became-the-hot-new-business-trip-20151120. Lila MacLellan, “The Science behind the 15
Most Common Smart Drugs,” Quartz, September 20, 2017, https://qz.com/1064224/the-sciencebehind-the-15-most-common-smart-drugs/.
17. Burkeman, “Attentional Commons.”
Capítulo 1: Formular
1. Quoted in Nikil Saval, Cubed: A Secret History of the Workplace (New York: Doubleday, 2014),
50. See the full discussion of Taylor and Taylorism on pages 45–62. Taylor’s disciples later applied his
approach to office workers, determining how long it took for basic tasks, such as opening desk drawers
and turning in a swivel chair. (In case you’re wondering, the times are .04 and .009 minutes,
respectively.) “Taylor and his disciples turned efficiency into a science,” economist Jeremy Rifkin said.
“They inaugurated a new ethos. Efficiency was officially christened the dominant value of the
contemporary age.” See Rifkin, Time Wars (New York: Touchstone, 1989), 131–32.
2. Lydia Saad, “The ‘40-Hour’ Workweek Is Actually Longer—by Seven Hours,” Gallup, August
29, 2014, http://news.gallup.com/poll/175286/hour-workweek-actually-longer-seven-hours.aspx.
3. Heather Boushey and Bridget Ansel, “Overworked America,” Washington Center for Equitable
Growth, May 2016, http://cdn.equitablegrowth.org/wp-content/uploads/2016/05/16164629/051616overworked-america.pdf.
4. Leslie A. Perlow and Jessica L. Porter, “Making Time Off Predictable—and Required,” Harvard
Business Review, October 2009, https://hbr.org/2009/10/making-time-off-predictable-and-required.
5. Josef Pieper, Leisure as the Basis of Culture, trans. Alexander Dru (San Francisco: Ignatius,
2009), 20.
6. “The North American Workplace Survey,” WorkplaceTrends, June 29, 2015,
https://workplacetrends.com/north-american-workplace-survey/.
7. “The Employee Burnout Crisis: Study Reveals Big Workplace Challenge in 2017,” Kronos,
January 9, 2017, https://www.kronos.com/about-us/newsroom/employee-burnout-crisis-study-revealsbig-workplace-challenge-2017.
8. Willis Towers Watson, “Global Benefits Attitudes Survey 2015/16,”
https://www.willistowerswatson.com/en/insights/2016/02/global-benefit-attitudes-survey-2015-16.
9. Michael Blanding, “National Health Costs Could Decrease If Managers Reduce Work Stress,”
Harvard Business School Working Knowledge, January 26, 2015, https://hbswk.hbs.edu/item/nationalhealth-costs-could-decrease-if-managers-reduce-work-stress.
10. Chris Weller, “Japan Is Facing a ‘Death by Overwork’ Problem,” Business Insider, October 18,
2017, http://www.businessinsider.com/what-is-karoshi-japanese-word-for-death-by-overwork-2017-10.
Jake Adelstein, who has worked in Japanese media, said 80-to-100-hour weeks are routine: “Japan Is
Literally Working Itself to Death: How Can It Stop?” Forbes, October 30, 2017,
https://www.forbes.com/sites/adelsteinjake/2017/10/30/japan-is-literally-working-itselfto-death-howcan-it-stop.
11. “Man on Cusp of Having Fun Suddenly Remembers Every Single One of His Responsibilities,”
Onion, May 30, 2013, http://www.theonion.com/article/man-on-cusp-of-having-fun-suddenlyremembers-every-32632.
12. Liz Alderman, “In Sweden, an Experiment Turns Shorter Workdays into Bigger Gains,” New
York Times, May 20, 2016, https://www.nytimes.com/2016/05/21/business/international/in-sweden-anexperiment-turns-shorter-workdays-into-bigger-gains.html.
13. “Ford Factory Workers Get 40-Hour Week,” History.com, http://www.history.com/this-day-inhistory/ford-factory-workers-get-40-hour-week.
14. “Ford Factory Workers,” History.com.
15. Basil the Great, “Letter 2 (to Gregory of Nazianzus),” trans. Roy J. Deferrari (Cambridge:
Harvard University Press, 1926), Loeb 190, 1.9.
Capítulo 2: Evaluar
1. See the findings summarized in Anders Ericsson and Robert Pool, Peak (New York: Houghton
Mifflin Harcourt, 2016). Also see Mihaly Csikszentmihalyi, Flow (New York: Harper Perennial, 2008).
2. See Tom Rath, StrengthsFinder 2.0 (New York: Gallup, 2007), 105–8.
3. To go deeper on the subject of limiting beliefs, including a process for transforming them into
liberating truths, see “Step 1: Believe the Possibility” in my book, Your Best Year Ever (Grand Rapids:
Baker Books, 2018), 25–62.
Capítulo 3: Rejuvenecer
1. Alexandra Michel, “Participation and Self-Entrapment,” The Sociological Quarterly 55, 2014,
http://alexandramichel.com/Self-entrapment.pdf.
2. John M. Nevison, “Overtime Hours: The Rule of Fifty,” New Leaf Management, December 1997.
3. Morten T. Hansen, Great at Work (New York: Simon and Schuster, 2018), 46. Based on Hansen’s
research, workers might profitably work more than fifty hours a week, but he advises against it. Says
cognitive psychologist Daniel J. Levitin, “A sixty-hour work week, although 50% longer than a fortyhour work week, reduces productivity by 25%, so it takes two hours of overtime to accomplish one
hour of work.” The Organized Mind (New York: Dutton, 2016), 307.
4. Sarah Green Carmichael, “The Research Is Clear: Long Hours Backfire for People and for
Companies,” Harvard Business Review, August 19, 2015, https://hbr.org/2015/08/the-research-is-clearlong-hours-backfire-for-people-and-for-companies.
5. Bambi Francisco Roizen, “Elon Musk: Work Twice as Hard as Others,” Vator.TV, December 23,
2010, http://vator.tv/news/2010-12-23-elon-musk-work-twice-as-hard-as-others.
6. Michael D. Eisner, Work in Progress (New York: Hyperion, 1999), 301.
7. Jeffrey M. Jones, “In U.S., 40% Get Less Than Recommended Amount of Sleep,” Gallup,
December 19, 2013, http://news.gallup.com/poll/166553/less-recommended-amount-sleep.aspx.
8. Diane S. Lauderdale et al., “Objectively Measured Sleep Characteristics among Early-MiddleAged Adults,” American Journal of Epidemiology 164, no.1 (July 1, 2006),
https://academic.oup.com/aje/article/164/1/5/81104.
9. Tanya Basu, “CEOs Like PepsiCo’s Indra Nooyi Brag They Get 4 Hours of Sleep. That’s Toxic,”
The Daily Beast, August 11, 2018, https://www.thedailybeast.com/ceos-like-pepsicos-indra-nooyibrag-they-get-4-hours-of-sleep-thats-toxic. Katie Pisa, “Why Missing a Night of Sleep Can Damage
Your IQ,” CNN, April 20, 2015, https://www.cnn.com/2015/04/01/business/sleep-and-leadership.
Geoff Colvin, “Do Successful CEOs Sleep Less Than Everyone Else?” Fortune, November 18, 2015,
http://fortune.com/2015/11/18/sleep-habits-donald-trump. According to one study, 42 percent of
leaders get six hours of sleep or less each night. Christopher M. Barnes, “Sleep Well, Lead Better,”
Harvard Business Review, September–October 2018.
10. Nick van Dam and Els van der Helm, “The Organizational Cost of Insufficient Sleep,” McKinsey
Quarterly, February 2016, https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/ourinsights/the-organizational-cost-of-insufficient-sleep.
11. N.J. Taffinder et al., “Effect of Sleep Deprivation on Surgeons’ Dexterity on Laparoscopy
Simulator,” The Lancet, October 10, 1998,
http://www.thelancet.com/pdfs/journals/lancet/PIIS0140673698000348.pdf.
12. Maggie Jones, “How Little Sleep Can You Get Away With?” New York Times Magazine, April
15, 2011, http://www.nytimes.com/2011/04/17/magazine/mag-17Sleep-t.html.
13. On these and related points, see Shawn Stevenson, Sleep Smarter (New York: Rodale, 2016);
David K. Randall, Dreamland (New York: Norton, 2012); and Penelope A. Lewis, The Secret World of
Sleep (New York: Palgrave Macmillan, 2014).
14. Lewis, The Secret World of Sleep, 18.
15. Jeff Bezos, “Why Getting 8 Hours of Sleep Is Good for Amazon Shareholders,” Thrive Global,
November 30, 2016, https://www.thriveglobal.com/stories/7624-jeff-bezos-why-getting-8-hours-ofsleep-is-good-for-amazon-shareholders.
16. Matthew J. Belvedere, “Why Aetna’s CEO Pays Workers Up to $500 to Sleep,” CNBC, April 5,
2016, https://www.cnbc.com/2016/04/05/why-aetnas-ceo-pays-workers-up-to-500-to-sleep.html.
17. Alex Hern, “Netflix’s Biggest Competitor? Sleep,” Guardian, April 18, 2017,
https://www.theguardian.com/technology/2017/apr/18/netflix-competitor-sleep-uber-facebook.
18. Alex Soojung-Kim Pang, Rest (New York: Basic, 2016), 110–128.
19. Barbara Holland, Endangered Pleasures (Boston: Little, Brown, 1995), 38.
20. For optimizing your nighttime sleep, I recommend Shawn Stevenson’s Sleep Smarter and for
naptime Sara C. Mednick’s Take a Nap! Change Your Life (New York: Workman, 2006).
21. “Just One-in-Five Employees Take Actual Lunch Break,” Right Management ThoughtWire,
October 16, 2012, https://www.right.com/wps/wcm/connect/right-usen/home/thoughtwire/categories/mediacenter/Just+OneinFive+Employees+Take+Actual+Lunch+Break.
22. “We’re Not Taking Enough Lunch Breaks. Why That’s Bad for Business,” NPR, March 5, 2015,
https://www.npr.org/sections/thesalt/2015/03/05/390726886/were-not-taking-enough-lunch-breakswhy-thats-bad-for-business.
23. “Physical Activity and Health,” Centers for Disease Control and Prevention, February 13, 2018,
https://www.cdc.gov/physicalactivity/basics/pa-health/index.htm.
24. “Physical Activity and Health,” CDC.
25. Ben Opipari, “Need a Brain Boost? Exercise,” Washington Post, May 27, 2014,
https://www.washingtonpost.com/lifestyle/wellness/need-a-brain-boost-exercise/2014/05/27/551773f4db92-11e3-8009-71de85b9c527_story.html.
26. Russell Clayton, “How Regular Exercise Helps You Balance Work and Family,” Harvard
Business Review, January 3, 2014, https://hbr.org/2014/01/how-regular-exercise-helps-you-balancework-and-family.
27. Clayton, “Regular Exercise.”
28. Tom Jacobs, “Want to Get Rich? Get Fit,” Pacific Standard, January 31, 2014,
https://psmag.com/social-justice/want-get-rich-get-fit-72515.
29. Henry Cloud, The Power of the Other (New York: Harper Business, 2016), 9, 81.
30. Emily Stone, “Sitting Near a High-Performer Can Make You Better at Your Job,”
KelloggInsight, May 8, 2017, https://insight.kellogg.northwestern.edu/article/sitting-near-a-highperformer-can-make-you-better-at-your-job.
31. Cloud, Power of the Other, 81.
32. Stone, “Sitting Near a High-Performer Can Make You Better at Your Job.”
33. Virginia Postrel, The Future and Its Enemies (New York: Free Press, 1998), 188.
34. Stuart Brown, Play (New York: Avery, 2010), 127.
35. Jeremy Lott, “Hobbies of Highly Effective People,” MichaelHyatt.com, November 7, 2017,
https://michaelhyatt.com/hobbies-and-effectiveness/.
36. Paul Johnson, Churchill (New York: Penguin, 2009), 128, 163.
37. Winston S. Churchill, Painting as a Pastime (London: Unicorn, n.d.). He wrote this essay in
1948.
38. Shirley S. Wang, “Coffee Break? Walk in the Park? Why Unwinding Is Hard,” Wall Street
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39. Chris Mooney, “Just Looking at Nature Can Help Your Brain Work Better, Study Finds,”
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40. Ruth Ann Atchley et al., “Creativity in the Wild: Improving Creative Reasoning through
Immersion in Natural Settings,” PLOS One 7, no. 12 (December 12, 2012),
http://journals.plos.org/plosone/article?id=10.1371/journal.pone.0051474.
41. Netta Weinstein, Andrew K. Przybylski, and Richard M. Ryan, “Can Nature Make Us More
Caring?” Personality and Social Psychology Bulletin, August 5, 2009,
https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0146167209341649. Diane Mapes, “Looking at Nature
Makes You Nicer,” NBCNews.com, October 14, 2009,
http://www.nbcnews.com/id/33243959/ns/health-behavior/t/looking-nature-makes-you-nicer.
42. Jill Suttie, “How Nature Can Make You Kinder, Happier, and More Creative,” Greater Good,
March 2, 2016,
https://greatergood.berkeley.edu/article/item/how_nature_makes_you_kinder_happier_more_creative.
Cecily Maller et al., “Healthy Nature Healthy People: ‘Contact with Nature’ as an Upstream Health
Promotion Intervention for Populations,” Health Promotion International 21, no. 1 (March 2006),
https://academic.oup.com/heapro/article/21/1/45/646436. “How Does Nature Impact Our Wellbeing?”
Taking Charge of Your Health & Wellbeing (University of Minnesota),
https://www.takingcharge.csh.umn.edu/enhance-your-wellbeing/environment/nature-and-us/how-doesnature-impact-our-wellbeing.
43. “Unplugged for 24 hours,” New Philosopher, February–April 2016.
Capítulo 4: Eliminar
1. Steve Turner, Beatles ’66 (New York: Ecco, 2016), 47.
2. As Friederike Fabritius and Hans W. Hagemann put it, “No one questions the fact that you are
unavailable when you’re already in an important meeting, but there’s often an unspoken assumption
that when you aren’t in a meeting, you’re free. And yet when you need to focus, you are in an
important meeting—with yourself.” The Leading Brain (New York: TarcherPerigree, 2017), 91–92.
3. William Ury, The Power of a Positive No (New York: Bantam, 2007), 10–15.
4. Ury, Positive No, 14.
5. Ury, Positive No, 16–18.
Capítulo 5: Automatizar
1. “Ritual,” Dictionary.com, http://www.dictionary.com/browse/ritual.
2. Mason Currey, Daily Rituals (New York: Knopf, 2015), xiv. Also see Pang’s discussion of
morning routines in Rest, 75–92.
3. Atul Gawande, “The Checklist,” New Yorker, December 10, 2007,
https://www.newyorker.com/magazine/2007/12/10/the-checklist. See also Gawande’s book, The
Checklist Manifesto (New York: Metropolitan Books, 2009).
Capítulo 6: Delegar
1. Ashley V. Whillans et al., “Buying Time Promotes Happiness,” PNAS, August 8, 2017,
http://www.pnas.org/content/114/32/8523.
2. Adapted and expanded from Stephanie Winston, The Organized Executive (New York: Norton,
1983), 249–50.
Capítulo 7: Consolidar
1. John Naish, “Is Multi-tasking Bad for Your Brain? Experts Reveal the Hidden Perils of Juggling
Too Many Jobs,” Daily Mail, August 11, 2009, http://www.dailymail.co.uk/health/article-1205669/Ismulti-tasking-bad-brain-Experts-reveal-hidden-perils-juggling-jobs.html.
2. Cal Newport, Deep Work (New York: Grand Central, 2014), 42.
3. Christine Rosen, “The Myth of Multitasking,” New Atlantis, no. 20, Spring 2008,
https://www.thenewatlantis.com/publications/the-myth-of-multitasking.
4. Rosen, “Myth of Multitasking.”
5. Today we usually produce our Lead to Win podcast three to four episodes at a time. We set aside
one day a month for recording.
6. Jason Fried and David Heinemeier, ReWork (New York: Crown Business, 2010), 105.
7. Silverman, “Workplace Distractions.”
8. William Shakespeare, As You Like It 2.7.139–42.
9. Garson O’Toole has the backstory on the line here: “Plans Are Worthless, But Planning Is
Everything,” Quote Investigator, November 18, 2017,
https://quoteinvestigator.com/2017/11/18/planning.
10. I first encountered the idea behind the Ideal Week in Todd Duncan’s work, especially Time
Traps (Nashville: Thomas Nelson, 2006), and Stephanie Winston’s The Organized Executive (New
York: Warner Books, 1994). I’ve adapted the idea over the years as I’ve applied it to my own practice,
as well as helping my coaching clients.
11. Pang, Rest, 53–74.
12. Daniel H. Pink, When (New York: Riverhead, 2018), 9–35, 71. Pang echoes this advice in Rest;
see his discussion on rhythms, 81–85.
13. Rosen, “Myth of Multitasking.”
Capítulo 8: Designar
1. Air Traffic Organization, Air Traffic by the Numbers, Federal Aviation Administration, October
2017,
https://www.faa.gov/air_traffic/by_the_numbers/media/Air_Traffic_by_the_Numbers_2017_Final.pdf.
2. Kiera Butler et al., “Harrowing, Heartbreaking Tales of Overworked Americans,” Mother Jones,
July/August 2011, https://www.motherjones.com/politics/2011/06/stories-overworked-americans.
3. Matt Potter, “Harrowing Tales of Lindbergh Field Air Traffic,” San Diego Reader, December 6,
2013, https://www.sandiegoreader.com/news/2013/dec/06/ticker-harrowing-tales-lindbergh-fieldlandings.
4. J. D. Meier presents a similar concept in his book, Getting Results the Agile Way (Bellevue:
Innovative Playhouse, 2010), 56, 88.
5. See Stephen R. Covey, The 7 Habits of Highly Effective People (New York: Simon and Schuster,
2004), 160ff; Stephen R. Covey, A. Roger Merrill, and Rebecca R. Merrill, First Things First (New
York: Fireside, 1994), 37ff. The simple four-sector grid was developed by Covey, based on an
observation of Gen. Eisenhower, quoting an anonymous college president: “‘I have two kinds of
problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never
urgent.’ Now this, I think, represents a dilemma of modern man.” Dwight D. Eisenhower, “Address at
the Second Assembly of the World Council of Churches,” Evanston, Illinois, August 19, 1954,
https://www.presidency.ucsb.edu/documents/address-the-second-assembly-the-world-council-churchesevanston-illinois.
6. Meier presents a version of this idea in Getting Results the Agile Way, 56, 65. He calls it the Rule
of 3 and says that picking three items to focus on works because our minds naturally organize in threes.
See Chris Bailey, The Productivity Project (New York: Crown Business, 2016), 40.
7. Gwen Moran, “What Successful Leaders’ To-Do Lists Look Like,” Fast Company, March 25,
2014, https://www.fastcompany.com/3028094/what-successful-leaders-to-do-lists-look-like.
8. Christina DesMarais, “The Daily Habits of 35 People at the Top of Their Game,” Inc., July 13,
2015, https://www.inc.com/christina-desmarais/the-daily-habits-of-35-people-at-the-top-of-theirgame.html.
9. Seneca, On the Shortness of Life, trans. C.D.N. Costa (New York: Penguin, 2005), 1, 2, 4.
Capítulo 9: Activar
1. Matt Novak, “Thinking Cap,” Pacific Standard, May 2, 2013,
https://psmag.com/environment/thinking-cap-gernsback-isolator-56505.
2. Nikil Saval covers the history of this trend in his book Cubed, and Cal Newport counts the cost it
levies on focus in Deep Work.
3. “Can We Chat? Instant Messaging Apps Invade the Workplace,” ReportLinker, June 8, 2017,
https://www.reportlinker.com/insight/instant-messaging-apps-invade-workplace.html.
4. I first started thinking about the distinctions between instant and delayed communication in 2017
when noticing the negative effect of instant communication on my own team. See Allan Christensen,
“How Doist Makes Remote Work Happen,” ToDoist Blog, May 25, 2017,
https://blog.todoist.com/2017/05/25/how-doist-works-remote; Amir Salihefendic, “Why We’re Betting
Against Real-Time Team Messaging,” Doist, June 13, 2017, https://blog.doist.com/why-were-bettingagainst-real-time-team-messaging-521804a3da09; and Aleksandra Smelianska, “Asynchronous
Communication for Remote Teams,” YouTeam.io, https://youteam.io/blog/asynchronouscommunication-for-remote-teams.
5. David Pierce, “Turn Off Your Push Notifications. All of Them,” Wired, July 23, 2017,
https://www.wired.com/story/turn-off-your-push-notifications/.
6. “‘Infomania’ Worse Than Marijuana,” BBC News, April 22, 2005,
http://news.bbc.co.uk/2/hi/uk_news/4471607.stm.
7. Fabritius and Hagemann, Leading Brain, 83.
8. Burkeman, “Attentional Commons.”
9. Novak, “Thinking Cap.”
10. Naish, “Is Multi-tasking Bad for Your Brain?”
11. Clay Shirky, “Why I Just Asked My Students to Put Their Laptops Away,” Medium, September
8, 2014, https://medium.com/@cshirky/why-i-just-asked-my-students-to-put-their-laptops-away7f5f7c50f368.
12. Aaron Gouveia, “Everything You’ve Always Wanted to Know about Wasting Time in the
Office,” SFGate.com, July 28, 2013, https://www.sfgate.com/jobs/salary/article/2013-Wasting-Time-atWork-Survey-4374026.php.
13. Adam Gazzaley and Larry Rosen, The Distracted Mind (Cambridge: MIT Press, 2016), 165–66.
14. See David Rock, Your Brain at Work (New York: HarperBusiness, 2009), 55.
15. Edward M. Hallowell, Driven to Distraction at Work (Boston: Harvard Business Review Press,
2015), 6.
16. Chris Bailey, HyperFocus (New York: Viking, 2018), 105–6; Benjamin Hardy, Willpower
Doesn’t Work (New York: Hachette, 2018), 192; and Simone M. Ritter and Sam Ferguson, “Happy
Creativity: Listening to Happy Music Facilitates Divergent Thinking,” PLOS One, September 6, 2017,
https://journals.plos.org/plosone/article?id=10.1371/journal.pone.0182210.
17. Dean Burnett, “Does Music Really Help You Concentrate?” The Guardian, August 20, 2016,
https://www.theguardian.com/education/2016/aug/20/does-music-really-help-you-concentrate.
18. See Fabritius and Hagemann, Leading Brain, 21–22, 28, 191.
19. Hardy, Willpower Doesn’t Work, 190–95.
20. On the pluses see Tim Harford, Messy: The Power of Disorder to Transform our Lives (New
York: Riverhead, 2016).
21. Erin Doland, “Scientists Find Physical Clutter Negatively Affects Your Ability to Focus, Process
Information,” Unclutterer.com, March 29, 2011, https://unclutterer.com/2011/03/29/scientists-findphysical-clutter-negatively-affects-your-ability-to-focus-process-information/.
22. See the chapter on distractions in Rock, Your Brain at Work, 45–59.
23. Fabritius and Hagemann, Leading Brain, 102.
Enfócate en el trabajo
1. Ian Mortimer, Millennium (New York: Pegasus, 2016), 237–38.
Michael Hyatt es el fundador y presidente ejecutivo de Michael Hyatt &
Company, una firma líder de coaching y desarrollo que ha figurado dos veces
en la lista Inc. 5000 de las empresas estadounidenses de más rápido
crecimiento. Como ejecutivo de publicaciones de larga data, Michael es
expresidente y CEO de Thomas Nelson, ahora parte de HarperCollins. Es uno
de los autores más vendidos en la lista del New York Times, Wall Street
Journal y USA Today, por sus obras entre las que se incluyen: Tu mejor año,
Planifica tu futuro y Plataforma: Hazte oír en un mundo ruidoso. Michael es
el creador de Full Focus Planner, que combina el seguimiento trimestral de
objetivos y la productividad diaria en un sistema comprobado para el logro
personal y profesional. Su blog y su podcast, Lead to Win, son recursos para
cientos de miles de empresarios, ejecutivos y aspirantes a líderes. Michael y
su esposa Gail tienen cuarenta años de casados, cinco hijas, tres yernos y
ocho nietos. Viven a las afueras de Nashville, Tennessee. Más información
sobre él en MichaelHyatt.com.