Procedimiento Inventario Activo Fijo EGASA

PROCEDIMIENTO N° 002 – EGASA - REVISION N°03
PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO
Y BIENES MENORES
1.0.- OBJETIVO.El objetivo del presente procedimiento es establecer los pasos a seguir para
efectuar la verificación física de todos los bienes del activo fijo y bienes menores
de la empresa, así como la existencia, ubicación, clase, tipo, modelo, y cantidad
de los bienes patrimoniales que tienen asignados en uso las diferentes áreas.
2.0.- ALCANCE
El presente procedimiento alcanza en su aplicación a la División Contabilidad
como organismo encargado de su ejecución y a todos los componentes de la
Empresa como usuarios y responsables de los bienes entregados para su uso y
custodia como consecuencia del cumplimiento de las funciones que les han sido
encomendadas.
3.0.- BASE LEGAL
− Decreto Supremo Nº154–2001-EF Reglamento General de Procedimientos
Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal del 17 de julio del 2001.
− Resolución de Contraloría General de la República N° 072-98-CG
4.0.- APROBACIÓN, ADMINISTRACION Y DIVULGACIÓN
- Aprobación
- Administración y seguimiento
- Divulgación y actualización
: Gerencia General.
: División Contabilidad.
: Departamento Organización y Métodos e Información.
4.0.- NORMAS GENERALES
5.1.- DEFINICIONES
Inventario físico de activos:
Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o
presencia real de los activos fijos, apreciar su estado de conservación y
condiciones de seguridad. Existen los siguientes tipos de inventario físico:
Por su naturaleza.
-
- Inventario de Constatación.- Que sólo busca conocer la existencia física,
ubicación, y usuario(s) de los activos de la empresa, es sencillo de aplicar y de
bajo costo, se puede realizar anualmente y dura entre 1 y 3 meses.
- Inventario de Responsabilidades.- Que tiene como objetivo la calificación del
activo, según sus características, operatividad, estado de conservación, con la
posterior asignación de la responsabilidad a su usuario u otras personas que
tengan relación con el activo en cuestión, tiene un costo medio, y su duración
está entre 6 y 12 meses.
- Inventario Técnico de Activo Fijo.- Es el inventario más completo que abarca
desde la asignación de responsabilidades hasta la conciliación de la valoración
técnica y económica real con sus valores teóricos proyectados, su costo es
muy alto, y generalmente dura entre 1 y 2 años dependiendo del número de
activos de la empresa.
Por su tamaño.
- Inventario General.- Denominado también inventario masivo, incluye a todos
los bienes de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la
entidad. Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza, como
mínimo, una vez cada ejercicio.
- Inventario Selectivo.- Comprende a un grupo de bienes previamente
seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario
comprobar que los registros del control patrimonial se mantienen al día así
como para verificar que las existencias físicas concuerden con los registros
físico - valorados correspondientes.
5.2.- NORMAS ESPECÍFICAS
5.2.1
La Gerencia de Administración y Finanzas es la encargada de disponer la
oportunidad en que deba realizarse el inventario general de activos fijos y bienes
menores.
5.2.2
La Gerencia de Administración y Finanzas en los casos que se requiera, podrá
disponer se efectúe inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se
señalan para el Inventario General o rotativo según corresponda y en la parte que
le sea aplicable.
5.2.3
La jefatura de la División Contabilidad es la responsable de la planificación y
ejecución de la toma del inventario general de activos fijos y bienes menores.
5.2.4
El Jefe del Equipo de Inventarios es designado por la jefatura de la División
Contabilidad y es el responsable del cumplimiento de lo establecido en la
presente norma y de la supervisión de la acción de toma de inventarios y sus
resultados.
5.2.5
La toma de inventario físico de activos fijos y bienes menores por terceros
procederá cuando la División Contabilidad lo solicite a través de un Informe en
sustentatorio de dicha solicitud, lo que deberá ser aprobado por la Gerencia de
Administración y Finanzas. En tal caso la División de Contabilidad deberá
provisionar los recursos presupuestales necesarios, así como su inclusión en el
plan anual de adquisiciones.
5.2.6
La División de Contabilidad, tendrá bajo su cargo la elaboración de los términos
de referencia para el proceso de licitación y de contratación de la empresa
consultora. Participará en el proceso como administrador del contrato y usuario
del servicio, todo ello en el caso que la Gerencia de Administración y Finanzas
decida la contratación de un tercero.
5.2.7
De aprobarse la contratación de un tercero para la toma del inventario físico de
activos fijos y bienes menores, la empresa consultora a contratar deberá firmar un
acuerdo de confidencialidad en aplicación de la normatividad de seguridad de la
información vigente en EGASA. Asimismo suscribirá un compromiso mediante el
cual asume su responsabilidad en el caso de daños o deterioros de los activos
asignados a su uso durante su permanencia en las instalaciones de EGASA.
5.2.8
Es obligación de todo trabajador a quien se le haya asignado individualmente un
bien, el firmar la Ficha de Verificación del Inventario, una vez concluida la toma
del inventario de los bienes a su cargo, salvo que pueda evidenciar alguna
situación de no conformidad en dicho documento.
5.2.9
Es obligación de todo jefe de una dependencia, el firmar la Ficha de Verificación
del Inventario, una vez concluida la toma del inventario de los bienes de uso
común o que no hayan sido asignados individualmente a ningún trabajador y que
estén ubicados en el ámbito de su jurisdicción, salvo que pueda evidenciar alguna
situación de no conformidad en dicho documento.
5.2.10 Cada trabajador responsable directo de la existencia, permanencia y custodia de
bienes en uso, deberá tomar las providencias del caso para presentar todos los
bienes al equipo inventariador facilitando su trabajo.
5.2.11 Los jefes de cada oficina o planta sujeta a inventario, supervisarán la labor del
equipo inventariador a fin de que se lleve adelante el proceso de inventario en la
forma más adecuada y ágil posible, facilitando a dicho equipo toda la información
pertinente así como las características técnicas especiales de los bienes de ser el
caso.
5.2.12 La División de Contabilidad comunicará a las dependencias de la empresa la
realización del inventario de activos fijos, con una antelación no menor a 30 días,
plazo en el cual los usuarios que tengan a su cargo bienes del activo fijo, deberán
reportar las diferencias o anomalías de los bienes a su cargo, de manera
obligatoria y bajo responsabilidad.
5.2.13 Para efecto de la aplicación del presente procedimiento se denominará como
Administrador del Activo a toda jefatura, cuya dependencia sea responsable del
funcionamiento, mantenimiento y actualización técnica de un determinado
conjunto de activos.
5.2.14 Cada Administrador de Activo, podrá interactuar con el Equipo Inventariador a
fin de esclarecer dudas y solucionar problemas de carácter técnico
exclusivamente, referidos a la toma de inventario, pudiendo nombrar un
coordinador para que cumpla dicha función.
5.2.15 Los informes y base de datos presentados como resultado final del inventario
deberán llevar el V°B° de la Jefatura de la División Contabilidad, como
responsable del proceso de la toma de inventarios de activos fijos, a efectos de
validar todos los actos posteriores derivados de dicha acción.
5.2.16 Constituye falta laboral, sancionada de acuerdo al Reglamento Interno de la
Empresa, el negarse sin causa justificada alguna a firmar la Ficha de Verificación
del Inventario por los bienes asignados o bajo su responsabilidad a la culminación
del respectivo proceso de verificación.
5.3.- NORMAS PARA LA PREPARACION DEL INVENTARIO.5.3.1.- Secuencia del inventario: El inventario se efectuará por Sede y dentro de ella
siguiendo el ordenamiento del Plan Contable General de la Empresa de
acuerdo al tipo de inventario o bien como sigue:
SEDE:
a) Central Chilina.
b) Central Charcani I
c) Central Charcani II
d) Central Charcani III
e) Central Charcani IV
f) Central Charcani V
g) Central Charcani VI
h) Central Charcani VII
i) Albergue Imata
j) Albergue Río Negro
k) Central Mollendo
l) Represa Pillones
TIPO DE ACTIVO FIJO:
331 Terrenos
332 Edificios y otras Construcciones
333 Maquinaria, Equipo y otras Unidades de Explotación.
334 Unidades de Transporte
335 Muebles y Enseres
336 Equipos Diversos
337 Unidades de Reemplazo
34 Intangibles
00 Bienes Menores
030 Activos Tributarios
5.3.2.- Cronograma de trabajo: El inventario se realizará preferentemente durante el
segundo semestre de cada año, debiendo concluir indefectiblemente antes del
12 de enero del año siguiente. El cronograma de inventario detallado por Sede,
ambiente y por Tipo de Activo será definido en cada oportunidad por la
Gerencia de Administración Finanzas.
5.3.3.- Equipo inventariador: En todos los casos el equipo inventariador estará
conformado por:
- Coordinador General
- CPC Contador del Servicio
- Ingenieros especialistas en el rubro de la Empresa
- Jefe de equipo
- Personal de inventariadores
- Personal de ingreso de información al sistema y consistencia de datos
En el caso que el proceso de toma de inventarios sea efectuado directamente
por la Empresa la Gerencia de Administración y Finanzas, en coordinación con
la Jefatura de la División Contabilidad, será la encargada de la designación de
los trabajadores que integrarán los equipos de inventariadores.
5.3.4.- Materiales de inventario: Los Equipos de Inventario contarán con el material
proporcionados por EGASA y/o la empresa consultora, según sea el caso y de
acuerdo a los términos contractuales vigentes, los que se detallan a
continuación:
- Base de Datos: En forma impresa y en medio magnético, conteniendo el total
de los bienes del activo fijo y bienes menores de propiedad de la empresa
- Fichas de Verificación del Inventario: En base al registro del Activo Fijo se
emitirán las fichas técnicas conteniendo las características de los bienes, las
mismas que serán verificadas por el personal inventariador. Comprende tanto
las fichas correspondientes al activo principal así como las fichas pertinentes
de cada componente físico agrupados por tipo de activo fijo.
Asimismo se emitirán formatos en blanco para el ingreso de bienes sobrantes.
- Placas de identificación del bien: Se proporcionarán placas tanto para el
reemplazo de faltantes, como para el registro de nuevos activos.
- Stickers de control de inventario: En el que se indicará el año de inventario lo
que facilitará la labor del equipo inventariador y servirá como constancia de la
labor efectuada.
- Planos: Actualizados y en forma impresa para conocer anticipadamente la
ubicación de los activos y las instalaciones de la empresa, proporcionados por
la División de Obras e Hidrología.
- Implementos de Seguridad: proporcionados por la Empresa a cargo de la
ejecución de los inventarios.
- Otros: Se coordinará la movilidad necesaria y la entrega de los útiles que se
requieran para facilitar la labor del inventario.
5.3.5.- Estructura de datos de inventario: La Empresa por intermedio del
Departamento de Logística (Control Patrimonial) en coordinación con la
División de Contabilidad proporcionará un listado con la estructura de datos
que deberá contener el registro físico de activos fijos y bienes menores para
la toma del inventario.
La División de Contabilidad proporcionará la base valorada de los activos fijos
de la Empresa al 31 de diciembre de cada año
6.0.- PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL INVENTARIO
PASO N° LABOR A REALIZAR
1
La Gerencia de Administración y Finanzas hará de conocimiento de
todas las jefaturas del cronograma de toma de inventario y nombrará
el Equipo Inventariador.
2
El Departamento de Logística emitirá la Ficha de Verificación de
Inventarios (original y copia) que contiene la información de los
bienes asignados a cada centro de costo al inicio del proceso de
verificación de los inventarios, remitiéndola a la División Contabilidad.
3
La División de Contabilidad convoca a una reunión con el equipo
inventariador o con la empresa contratada para tal efecto, a fin de
coordinar la toma de inventario, haciendo entrega a cada miembro
del equipo de una copia del procedimiento, cronograma, secuencia
de inventario, Fichas de Verificación del Inventario y demás
implementos necesarios.
4
Procede a efectuar el corte documentario según el tipo de bien que
corresponda y de acuerdo al cronograma de trabajo.
5
El Equipo Inventariador se constituirá en la fecha programada en la
oficina o planta, presentándose ante el jefe o encargado de la misma
para iniciar el proceso de verificación del inventario.
6
La Jefatura correspondiente o la persona designada por ésta
mostrará al Equipo Inventariador los bienes que se encuentren bajo
su área de responsabilidad, ya sea de uso común o asignados a la
jefatura de manera individual, incluyendo la información sobre
aquellos que se hayan enviado a reparar en talleres de la empresa o
de terceros.
7
El trabajador usuario mostrará bajo responsabilidad, al Equipo
Inventariador, todos los bienes que le han sido asignados para su
uso individual, inclusive aquellos que pudieran por alguna
circunstancia encontrarse guardados bajo llave, en escritorios,
credenzas, archivadores, armarios, cajas fuertes, etc. y/o que hayan
sido prestados a otros trabajadores y/o que se hayan enviado a
reparar en talleres de la empresa o terceros.
8
El Equipo Inventariador verifica todos los bienes que existan
físicamente en cada oficina, planta o ambiente visitado y que
corresponda a la naturaleza de activo fijo o bien menor.
PASO N° LABOR A REALIZAR
9
Verifica en la Ficha de Verificación del Inventario, proporcionada para
tal efecto, el código y características del bien inventariado colocando
en cada bien el sticker de control correspondiente. Asimismo
verificará que el activo cuente con la placa de identificación y de no
ser el caso procederá a su colocación.
10
El Trabajador Usuario de bienes de uso individual verificará las
características de los bienes a su cargo inscritos en la Ficha de
Verificación del Inventario y de estar conforme firmará la misma en
original y copia en calidad de usuario de los bienes.
11
El Jefe de la Dependencia, para el caso de bienes de uso general o
áreas comunes, verificará las características de los bienes inscritos
en la Ficha de Verificación del Inventario, de estar conforme,
suscribirá la misma en señal de V°B° en original y copia en calidad
de responsable de dichos bienes.
12
El Equipo Inventariador entregará la copia de la Ficha de Verificación
del Inventario al usuario de los bienes inventariados.
13
Entregará diariamente las Fichas de Verificación del inventario
realizado en la jornada al jefe de equipo, con un informe con las
ocurrencias del día, el que verificará lo siguiente:
- El cumplimiento de los objetivos de inventario por inventariador en
relación al cronograma de trabajo.
- El cumplimiento de las normas de inventario.
- La consistencia de la información detallada en las fichas, (en caso
de inconsistencia, solucionará problemas con ayuda del
coordinador designado y/o el administrador del activo).
- La conciliación de los activos tomados con el fin de determinar los
sobrantes y faltantes.
14
El Jefe de Equipo entregará la información al personal encargado de
su ingreso al sistema de información, llevando un control del
correlativo de las Fichas de Verificación del inventario para
asegurarse el ingreso completo de la información.
15
Una vez procesada la información de cada centro de costo y por tipo
de bien, se evaluará el proceso de conciliación de inventario,
reuniendo todos los resultados diarios y procediendo al
esclarecimiento correspondiente como sigue:
PASO N° LABOR A REALIZAR
En caso de faltantes:
a) Primera instancia: El Equipo Inventariador requerirá la información
correspondiente a la jefatura o trabajador que tuvo bajo su
responsabilidad el bien no habido o no ubicado para que indique
el destino del mismo. Igual procedimiento se seguirá para el caso
de bienes sobrantes hasta determinar su procedencia y regularizar
su tenencia física.
b) Segunda instancia: De no ser satisfactoria o demostrable
documentadamente la información proporcionada por el jefe o
trabajador responsable del o de los bienes no habidos, el equipo
inventariador hará el respectivo requerimiento escrito al jefe o
encargado de la dependencia para que por su intermedio se
obtenga la aclaración correspondiente, pudiendo recurrir inclusive
a las Gerencias de Área o Gerencia General de ser necesario.
c) Última instancia: De no obtenerse información demostrable
documentadamente, el jefe de equipo elevará el respectivo
informe a la Gerencia de Administración y Finanzas para que por
su intermedio se determine la responsabilidad a que hubiere lugar.
En caso de sobrantes:
a) Primera instancia: En primer lugar deberá verificarse la fecha de
incorporación del activo y otras referencias para determinar la
procedencia de este sobrante.
b) Segunda instancia: Luego de concluida la contrastación,
valorización, etc. según inventario, el jefe de equipo presentará un
informe a la Gerencia de Administración y Finanzas para que se
determine el destino de las diferencias.
16
La Gerencia de Administración y Finanzas al cierre del inventario y
en base al informe final del inventario, presentado por la División de
Contabilidad, determinará el destino de las diferencias de inventario.
17
La División de Contabilidad, en base a las disposiciones que emita la
Gerencia de Administración y Finanzas, coordinará con el
Departamento de Logística (Control Patrimonial) la actualización del
Registro del Activo Fijo y Bienes Menores de la empresa y procede a
tramitar los asientos correspondientes para contabilizar las
variaciones de inventario, como los cargos en las cuentas corrientes
de los trabajadores por responsabilidad.
18
Término del procedimiento.
P R O C E D IM IE N T O D E T O M A D E IN V E N T A R IO D E A C T IV O S F IJ O S Y B IE N E S M E N O R E S
G E R . A D M IN IS T R A C IÓ N
Y F IN A N Z A S
D IV IS IÓ N D E
C O N T A B IL ID A D
E Q U IP O IN V E N T A R IA D O R
J E F E D E E Q U IP O IN V E N T A R IA D O R
JEFE D E Á R EA
S e p re s e n ta a n te
J e fe d e Á re a a
in v e n ta ria r
IN IC IO
N o m b ra E q u ip o
In v e n ta ria d o r y
d e te rm in a
c ro n o g ra m a d e
in v e n ta rio
C o n v o c a re u n ió n
d e c o o rd in a c ió n
c o n E q u ip o
In v e n ta ria d o r
E n tre g a
e le m e n to s y
ú tile s n e c e s a rio s
R e a liz a c o rte
d o c u m e n ta rio
S o lic ita a D p to .
L o g ís tic a la
e m is ió n d e
F ic h a s d e
V e rific a c ió n d e
In v e n ta rio
E fe c tú a c ie rre d e
in v e n ta rio
V e rific a c ó d ig o ,
c a ra c te rís tic a s y
c o lo c a s tic k e r d e
c o n tro l
A c tu a liz a
R e g is tro d e
A c tiv o F ijo
V e rific a
e x is te n c ia d e
p la c a d e
id e n tific a c ió n
D e te rm in a
re s p o n s a b le s e n
lo s c a s o s q u e
c o rre s p o n d a
M u e s tra a rc h iv o s
e in fo rm a c ió n
s o b re b ie n e s
¿ T ie n e p la c a ?
D e te rm in a s i J e fe
o U s u a rio
v a lid a rá la F ic h a
d e In v e n ta rio
SI
E s e l J e fe ?
NO
1
C o lo c a p la c a
V e rific a
C u m p lim ie n to d e
n o rm a s y
o b je tiv o s
E n tre g a F ic h a s
d e V e rific a c ió n
d e In v e n ta rio e
in fo rm a
o c u rre n c ia s
V e rific a
c o n s is te n c ia d e
in fo rm a c ió n
E n tre g a fic h a s
p a ra in g re s a rla s
a l s is te m a
H a y fa lta n te s
R e a liz a
c o n c ilia c ió n d e
in v e n ta rio
R e q u ie re
in fo rm a c ió n d e
u s u a rio d e l b ie n
T ra m ita
c o n ta b iliz a c ió n
d e v a ria c io n e s y
c a rg o s a
tra b a ja d o re s .
3
Si
D a c o n fo rm id a d
a l in v e n ta rio u n a
v e z fin a liz a d o
HAY
S o b ra n te s ?
F IN
E le v a in fo rm e a
G .A .F .
E s C o n fo rm e ?
NO
1
SI
D a c o n fo rm id a d
a l in v e n ta rio u n a
v e z fin a liz a d o
F ic h a d e
In v e n ta rio
NO
No
2
SI
NO
Si
V e rific a fe c h a d e
in c o rp o ra c ió n
d e l a c tiv o
No
2
M u e s tra b ie n e s
a s ig n a d o s e
in fo rm a
V e rific a
m in u c io s a m e n te
e x is te n c ia fís ic a
d e b ie n e s
3
R e q u ie re
in fo rm a c ió n d e
J e fe d e Á re a
U S U A R IO
C o n tra s ta ,
v a lo riz a e
in fo rm a a G .A .F .
E s C o n fo rm e ?
SI
F ic h a d e
In v e n ta rio
Anexo N° 1
CORTE DOCUMENTARIO
Corte Documentario al Día......./....../...... – Tipo de Inventario…………………..........
En la fecha del Corte Documentario, se han encontrado los siguientes documentos
no tramitados en el registro de Bienes del Activo Fijo.
Notas de Ingresos
NRO. FECHA
ITEM
DESCRIPCIÓN
UNID.
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
UNID.
CANTIDAD
Notas de Salida
NRO.
FECHA
ITEM
Dichos documentos serán ingresados en la fecha, para a proceder a la emisión del
listado definitivo que servirá de base para la Toma del Inventario.
Arequipa, ........ diciembre del 200......
………………………….
COORDINADOR GENERAL
…………………………..
JEFE DE EQUIPO
........................................
JEFE DIV. CONTABILIDAD
....…………………...........
JEFE DPTO. LOGÍSTICA.
Anexo Nro. 2
ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
TIPO DE INVENTARIO:………………………………….....
FECHA......................
En la .........................................................................., ubicada en Pasaje Ripacha 101
Chilina, de la ciudad de Arequipa, siendo el día ....... del mes de diciembre de ....…..,
se reunieron las siguientes personas
Jefe División Contabilidad CPC.......................................................................................,
Jefe Dpto. Logística Ing. ..................................................................................................,
Coordinador General, Sr. ....................................................……………….......................,
Jefe de Equipo, Sr. ..........................................................................................................
con la finalidad de dar inicio al Inventario de Bienes del Activo Fijo, programado por
la Alta Dirección de nuestra Empresa.
El Inventario será llevado a cabo por las siguientes personas:
-
Sr. ..............................................…..
Sr. ...................................................
Sr. .............................................…..
Sr. ...............................................….
Sr. ...............................................….
Sr. ...............................................…..
Sr. ...............................................…..
Sr. ...............................................…..
Jefe de Equipo
Inventariador
Inventariador
Inventariador
Inventariador
Inventariador
Inventariador
Inventariador
El Inventario será efectuado, siguiendo los métodos y procedimientos establecidos en
la Norma EGASA 002 vigente.
El Inventario tendrá una duración de .............. días; para lo que, el personal de las
diferentes áreas de la Empresa están en la obligación de prestar las mayores
facilidades para llevar a cabo dicha actividad.
En conformidad a la presente se suscribe el presente documento:
………………………….
COORDINADOR GENERAL
…………………………..
JEFE DE EQUIPO
........................................
JEFE DIV. CONTABILIDAD
....…………………...........
JEFE DPTO. LOGÍSTICA.
Anexo Nro. 3
ACTA FINAL DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
TIPO DE INVENTARIO:…………………………………….
En la ............................................., a los............. días del mes de ............ del 200.......,
se reunieron las siguientes personas:
Jefe División Contabilidad CPC.......................................................................................,
Jefe Dpto. Logística Ing. ..................................................................................................,
Coordinador General, Sr. ....................................................……………….......................,
Jefe de Equipo, Sr. ..........................................................................................................
con el objeto de dar por finalizado el Inventario de Activos Fijos.
En dicho Inventario se siguieron las instrucciones
mencionan en el Acta de Inicio de Inventario.
pre-establecidas que
se
El personal comprometido para tal efecto cumplió con su objetivo, habiéndose
realizado el curso del Inventario según lo programado con los respectivos papeles de
trabajo.
En señal de conformidad de las existencias encontradas, así como de los faltantes y
sobrantes que han sido verificados, se suscribe el presente documento.
………………………….
COORDINADOR GENERAL
…………………………..
JEFE DE EQUIPO
........................................
JEFE DIV. CONTABILIDAD
....…………………...........
JEFE DPTO. LOGÍSTICA.
APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL
N° 126/2006-EGASA DEL 06 DE OCTUBRE DEL 2006