NOTA: ESTE DOCUMENTO CONSTITUYE UN EJEMPLO EN LA REALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD Y SU CONTENIDO DEBE SER MODIFICADO CONFORME AL PROCESO ELEGIDO PARA SU REALIZACIÓN. MEMORANDO 01 de Abril de 2021 Nombre Director Técnico Dirección Bogotá D.C. Asunto: Evaluar el cumplimiento del sistema de gestión de calidad para el proceso de trabajo de campo de la empresa ……………… Estimado Director Técnico: Me dirijo a usted con el fin de comunicarle que el equipo auditor definido por el departamento de gestión llevará a cabo la auditoría interna de calidad al proceso de trabajo de campo. El objetivo de la auditoría será verificar el cumplimiento de los procedimientos y guías, y su concordancia con los criterios definidos a continuación: ➢ ➢ ➢ ➢ NORMA ISO 9001/2015. MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CAMPO. MATRIZ DE RIESGOS. FORMATO DE CAMPO. La auditoría está programada para realizarse el 22 de abril de 2021, tendrá una duración de 2 días y se contará con el acompañamiento de dos auditores. Deberá ser atendida por el coordinador de campo. La reunión de apertura será el 22 de abril de 2021 a las 8:00 a.m. y el cierre será el 23 de abril de 2021 a las 11:00 a.m. Adjunto el procedimiento y listas de chequeo diseñadas para esta auditoría, las dudas e inquietudes que tenga por favor comunicárselas al auditor líder Ing…………….., e indicar nombre, cargo y firma de las personas que atenderán la auditoría. Para la reunión de apertura se solicita la presencia del personal directamente implicado con el proceso en cuestión y se espera contar con toda la documentación necesaria para dar cumplimiento al plan de auditoría. Toda la información suministrada será manejada bajo altos niveles de confidencialidad. Atentamente, …………………….. ACTA DE ASISTENCIA REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD Versión NT-002 Acta No. 001 Abril 22 de 2021 Verificación auditoría interna del sistema de gestión de calidad para el proceso de trabajo de campo de la empresa. OBJETIVO FECHA/HORA Abril 22 de 2021 / 8:00 a.m. RESPONSABLE Ingeniero ……… ALCANCE CRITERIOS FECHA APERTURA FECHA CIERRE PROCESO Fecha LUGAR Oficina: XXXXX Verificar dos proyectos activos en su etapa de trabajo de campo: Proyecto XXXXX” y proyecto YYYYYYY ➢ Norma ISO 9001 /2015. ➢ Manual de procedimiento de campo. ➢ Matriz de riesgos. ➢ Formato de campo. 22 de Abril de 2021 HORA 8:00 a.m. 23 de Abril de 2021 HORA 11:00 a.m. GESTIÓN DE PROYECTOS NOMBRE ÁREA FIRMA APERTURA FIRMA CIERRE AAAAA Departamento X Firma Firma BBBBB Departamento Y Firma Firma CCCCCC Departamento Z Firma Firma ➢ REVISIÓN DOCUMENTAL No. DOCUMENTO REVISADO 1. Manual de procedimientos XXXXX 2. Matriz de riesgos 3. Formato de XXXXXX OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO El procedimiento está diseñado acorde a los lineamientos definidos por la organización siguiendo las directrices del ministerio de ambiente. El ítem de inspección debe ser actualizado. La clasificación de los riesgos no concuerda con las definiciones establecidas en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Los formatos no son diligenciados en su totalidad, omitiendo información como fecha, elaborado por. ➢ TÉCNICAS O ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN La auditoría iniciará con el desplazamiento a los sitios donde se están llevando a cabo los dos proyectos definidos en el alcance de la auditoría, seguidamente se hará el seguimiento al Página 2 procedimiento de campo, el diligenciamiento de los formatos de campo y la identificación de los riesgos en cada proyecto. Se realizará entrevista a los representantes de cada proyecto para registrar su percepción del trabajo por parte del personal de campo. Adicionalmente se hará la entrevista con el personal de campo asignado para cada proyecto. ➢ TÉCNICAS O ESTRATEGIAS DE RECOLECCIÓN Y VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Se diligenciará lista de chequeo en cada uno de los proyectos. ITEM ASPECTO 1 Procedimiento de campo 2 Elementos de protección personal 3 Diligenciamiento formatos de campo 4 Toma de registro fotográfico 5 Identificación de riesgos DILIGENCIÓ CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES FIRMA ➢ GENERACIÓN DE HALLAZGOS. FECHA: 23 de Abril de 2021 PROCESO AUDITADO: Trabajo de Campo No. 1 2 3 4 5 Evidencias de Auditoría Procedimiento de trabajo de campo. Matriz de riesgos Criterios de Auditoría Documento AG-001 Procedimiento de trabajo de campo. Norma ISO 9001/2015 Formato de matriz de riesgos NPX002 Formato de campo Revisión elementos protección personal. Registro fotográfico. Formato de campo CNT008 de Lista de de chequeo. Archivos imagen. de Auditores: Carlos León O.– Nubia Bermúdez Auditado: Miguel Lizarazo – Coordinador de Campo CRM CONSULTORES Hallazgos de auditoría C NCM NCm Se contaba con el documento en el sitio de cada proyecto. Las actividades realizadas estaban acordes con el procedimiento. El formato fue diligenciado antes de iniciar las actividades de inspección en cada proyecto. El formato estaba impreso en blanco y negro, lo que dificultó la clasificación por colores según nivel de riesgo. El formato fue diligenciado en su totalidad en cada uno de los proyectos. El personal contaba con los elementos de protección personal necesarios para desempeñar su labor en campo. El personal realizó el registro fotográfico definido en el procedimiento de campo. X X X X X ➢ CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA Página 3 La auditoría interna realizada al proceso de trabajo de campo de la empresa CRM CONSULTORES permitió identificar que el personal de campo sigue los procedimientos establecidos por la organización para sus labores de trabajo de campo, haciendo principal énfasis en minimizar los riesgos asociados al contar con una lista de chequeo de elementos de protección personal e identificar los riesgos presentes en el sitio de cada proyecto. Los formatos dispuestos para las labores de campo son diligenciados acorde a la situación particular de cada proyecto. Se le recomienda a la organización mantener los formatos de matriz de riesgo impresos a color con el fin de hacer la clasificación por colores eficaz, o de lo contrario, cambiar el sistema de clasificación de riesgos por uno que no requiera simbología por colores. ➢ REALIZACIÓN DE REUNIÓN DE CIERRE ACTA DE ASISTENCIA REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD OBJETIVO Abril 22 de 2021 / 8:00 a.m. RESPONSABLE Ingeniero …………………….. CRITERIOS FECHA APERTURA FECHA CIERRE PROCESO NOMBRE AAAA BBBBB CCCCC NT-002 Acta No. 001 Abril 22 de 2021 Verificación auditoría interna del sistema de gestión de calidad para el proceso de trabajo de campo de la empresa. FECHA/HORA ALCANCE Versión Fecha LUGAR Oficina XXXXXXXXX Verificar dos proyectos activos en su etapa de trabajo de campo: Proyecto XXXX y proyecto YYYYYY ➢ Norma ISO 9001 /2015. ➢ Manual de procedimiento de campo. ➢ Matriz de riesgos. ➢ Formato de campo. 22 de Abril de 2021 HORA 8:00 a.m. 23 de Abril de 2021 HORA 11:00 a.m. Trabajo de campo ÁREA Departamento Calidad Departamento Calidad Coordinador de campo FIRMA APERTURA FIRMA CIERRE Firma Firma Firma Firma Firma Firma ➢ CONCLUSIONES DEL APRENDIZAJE 1. 2. 3. y etc. Página 4