Las Cuentas

Unidad 4
Las
Cuentas
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OBJETIVO:
Mostrar las cuentas como agrupaciones de elementos
homogéneos.
 Reconocer la importancia del Plan y del Manual de Cuentas y
analizar aspectos a considerar para su preparación.
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¿Cómo debe organizarse la información que ha sido recopilada?
Toda la información que ha sido recopilada debe estar debidamente
ordenada.
Para ello es necesario agrupar todos los datos correspondientes a un mismo
objeto mediante el uso de cuentas.
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Definición de cuenta
Se le llama cuenta al conjunto de anotaciones relacionadas con un
mismo objeto.
Cada cuenta tiene entonces la característica de ser una agrupación de
ELEMENTOS HOMOGÉNEOS de Activos, Pasivos, Patrimonio, Ganancias
y Pérdidas de la empresa.
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¿Es necesario utilizar muchas o pocas
cuentas en una empresa?
El número de cuentas a utilizar dependerá de los requerimientos de
información de la empresa.
Si se trabaja con una cantidad suficientemente numerosa de cuentas
se podrá obtener una información razonablemente detallada sobre el
patrimonio y su evolución.
Pero, a mayor cantidad cuentas: mayor detalle de información pero
mayor complejidad de imputación y control.
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Representación en forma esquemática una cuenta
Una forma esquemática de representar una cuenta es mediante una “T”, que tiene dos sectores: el
de la izquierda al que se denomina DEBE y el de la derecha al que se denomina HABER.
• Cada vez que se anota una partida numérica en el debe de la cuenta se dice que la misma se
DEBITA.
• Cada vez que se anota una partida numérica en el haber de la cuenta se dice que la misma se
ACREDITA.
• La diferencia entre la suma las partidas del DEBE y del HABER se denomina SALDO.
• Si la suma del DEBE es > que la suma del HABER, se dice que la cuenta tiene SALDO DEUDOR.
•Si la suma del DEBE es < que la suma del HABER, se dice que la cuenta tiene SALDO ACREEDOR.
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¿Cómo debe reflejarse en las cuentas toda modificación
patrimonial producida por los hechos económicos?
La estructura de cuentas utilizadas en una empresa deriva de la
ecuación fundamental.
Activo - Pasivo = Patrimonio Neto
Por lo tanto, toda modificación patrimonial, debe reflejarse en, por lo
menos, dos cuentas para que se cumpla con esta igualdad básica.
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Relación de las cuentas con la ecuación contable básica
¿A qué es igual el Patrimonio Neto? A la suma del capital inicial + los Resultados
Acumulados.
PN = CI + Res. Acumulados
¿A qué es igual el Resultado Acumulado? A la suma del Resultado del Ejercicio
anterior + el Resultado de este ejercicio.
Res. Ac. = Res. Ej. Ant. + Res. Ej.
¿A qué es igual el Resultado del Ejercicio? A la suma de las Ganancias del Ejercicio
– las Pérdidas del Ejercicio.
Res. Ej. = Gcias. Ej. - Pérd. Ej.
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Si se sustituye las ecuaciones anteriores en la ecuación Fundamental se obtiene:
Activo - Pasivo = Patrimonio Neto (se sustituye por su valor)
Activo - Pasivo = Capital Inicial + Res. Ac.
Activo - Pasivo = Capital Inicial + (Res. Ej. Ant. + Res. Ej.)
Activo - Pasivo = Capital Inicial + Res. Ej. Ant. + (G.ej – P.ej)
Como la última igualdad surge de la transformación de la ecuación contable básica
se puede aseverar que toda situación patrimonial y sus modificaciones básicas
pueden registrarse por anotaciones en cuentas que respondan a los conceptos
anunciados: cuentas de activo, de pasivo, de pérdidas y de ganancias.
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¿Por qué el método de registro utilizado
se llama: partida doble?
Porque este método de registro, aplicado a un conjunto de cuentas
establece que la suma de importes registrados al DEBE (débitos), debe
ser igual a la suma de importes registrados en el HABER (créditos), de
las cuentas correspondientes.
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Regla de registración
Partiendo de la ecuación vista:
Activo - Pasivo = Capital Inicial + Res. Ej. Ant. + (G.ej – P.ej)
Si procedemos a despejar los miembros de igual signo, llegamos a la siguiente
ecuación:
Activo + P.ej = Pasivo + Capital inicial + Res. Ej. Ant. + G.ej
Para que se mantenga el equilibrio en la ecuación, las cuentas de:
 Activo y Pérdidas: deben aumentar en el debe y disminuir en el haber y su saldo debe
ser deudor.
 Pasivo, Capital, R.Ej.Ant. y G.ej: deben disminuir en el debe y aumentar en el haber y su
saldo debe ser acreedor.
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¿Se pueden realizar las anotaciones de los hechos económicos
en cuentas que encierren conceptos amplios?
Las anotaciones de los hechos económicos que suceden en una
empresa no se pueden realizar en cuentas que encierren conceptos tan
amplios como los de: Activo, Pasivo y Patrimonio, ya que la
información que ofrecen es demasiado genérica y por ende poco
útil para que los administradores puedan tomar decisiones.
Por eso en la práctica es necesario utilizar cuentas que se refieran a
conceptos más restringidos y específicos.
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¿Cómo se clasifican las cuentas?
Existen por lo menos tres pautas de clasificación:
1.
Por su extensión: Se dividen en colectivas y en simples o analíticas.
Las cuentas colectivas se refieren a conjunto de elementos del Activo, del
Pasivo o del Patrimonio Neto o a grupos de Pérdidas o Ganancias.
Las cuentas simples o analíticas representan a cada uno de los elementos del
Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos o Gastos.
Ejemplo de cuenta colectiva: Deudores por Ventas
Ejemplo de cuenta analítica: Deudores por ventas – Sr Gómez. Deudores por
ventas – Sr. García, etc.
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Tanto las cuentas colectivas como las analíticas deben coexistir en un sistema de
información contable de una empresa, ya que de esta manera se puede contar en
forma simultánea con información detallada y resumida.
Es así que toda información volcada en cualquiera de las cuentas analíticas debe
también estar volcada en la respectiva cuenta colectiva.
De esta manera, en cualquier momento, se debe poder controlar que la suma de
los saldos de las cuentas analíticas es igual al saldo de la respectiva cuenta
colectiva.
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2.
Por el objeto representado: Las cuentas se pueden agrupar en cuatro grupos:
Patrimoniales, de Resultados, de orden y de movimiento.
•
Patrimoniales: representan los diversos componentes del patrimonio de una
empresa: de activo (Mercaderías), de pasivo (Acreedores por Compras), de capital
(Capital), de reserva (Reserva Voluntaria); de resultados acumulados (Resultados
acumulados de ejercicios anteriores); regularizadoras de activo (Previsión para
deudores incobrables) y regularizadoras de pasivo (Intereses perdidos a vencer).
•
De Resultados: representan las cuentas en las que se registran los Ingresos o
ganancias (ventas, intereses ganados, etc.) y los gastos o pérdidas (intereses
perdidos, sueldos, etc.)
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•
Cuentas de Orden: Se usan para registrar efectos eventuales o contingentes
provocados por ciertas situaciones. Los conceptos que se controlan por medio de estas
cuentas son:
a) bienes de terceros que la empresa tiene en su poder a efectos de venderlos pero
por cuenta y orden de su verdadero dueño. No forma parte de la mercadería de la
empresa. La empresa percibe por la venta una comisión, pero mientras la venta no
se produce, la empresa está expuesta a afrontar posibles contingencias derivadas
de su rotura, etc.
b) otras contingencias que derivan del hecho que la empresa asume la
responsabilidad de hacerse cargo de la deuda generada por un tercero, en caso de
que éste no cumpla con su obligación.
•
Cuentas de Movimiento: Se emplean para acumular datos con fines
estadísticos. Al finalizar cada período de registro las cuentas quedan saldadas Ej.
Compra de Materias Primas.
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3.
Por el significado de sus saldos: en este caso se pueden distinguir entre
cuentas acumulativas y cuentas residuales.
Las cuentas acumulativas son aquellas cuyos saldos surgen de la acumulación de
partidas que provienen de hechos económicos producidos a lo largo de un
período determinado. Ejemplo el saldo de la cuenta “ Ventas”.
Las cuentas residuales son aquellas cuyos saldos surgen como consecuencia de
la compensación de débitos y créditos. Ese saldo, a una fecha determinada,
puede considerarse un residuo de las operaciones que dieron lugar a esas
compensaciones. Ejemplo los saldos de las cuentas: Caja, Deudores por ventas,
Acreedores por compras, etc.
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¿Qué clasificación de cuentas importa más a
efectos de la registración?
 Integrales:
Son las que integran el Activo y el Pasivo y reflejan por lo tanto los bienes,
derechos y obligaciones.
 Diferenciales:
Son todas aquellas que representan variaciones en el patrimonio. Las
cuentas diferenciales son las que reflejan pérdidas y ganancias. Se las conoce como
cuentas de “Resultados” o cuentas de “Pérdidas y Ganancias”.
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Las cuentas necesarias para efectuar la registración
¿pueden ser utilizadas sin ningún plan determinado?
Los objetivos contables modernos obligan a formular, antes de efectuar las
registraciones Contables, lo que se denomina un Plan de Cuentas.
Para ello es necesario realizar:
 Un estudio profundo de la empresa;
 Un estudio de la naturaleza de sus activos y pasivos;
Una clasificación minuciosa de sus ingresos y gastos.
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¿A qué se le denomina “Plan de Cuentas”?
A una lista ordenada y codificada de todas las cuentas que se usan en
la empresa, que permite:
 Sistematizar las imputaciones contables a través de códigos.
 Cumplir con los objetivos de la Contabilidad atendiendo a los requerimientos
de usuarios internos y externos.
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¿Qué aspectos deben considerarse para preparar un
Plan de Cuentas?
Para preparar el Plan de Cuentas deben considerarse los siguientes
aspectos:
 Relacionado a la Organización:
• Actividad desarrollada por la organización: comercial, industrial, de
servicios, etc.
• Naturaleza jurídica: SA, SRL, Fundación, Unipersonal, etc.
• Tamaño y extensión territorial (sucursales)
 Relacionado a la información requerida:
• Tipos de informes que se desean preparar;
• Grado de análisis de la información.
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Para preparar el Plan de Cuentas deben considerarse los siguientes
aspectos:
 Relacionado al procesamiento contable
• Medios disponibles para el procesamiento de los datos, contabilidad
manual (prácticamente inexistente) o informatizada (nivel de sofisticación
del sistema contable).
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¿Qué significa que el Plan de Cuentas sea “una lista
ordenada”?
Implica que existe un ordenamiento sistemático de las cuentas, es decir
ordenarlas de acuerdo a un criterio lógico que contemple
determinados requisitos:
Claridad en el nombre asignado a cada una de las cuentas de manera de
conocer qué “objeto” representa.
Homogeneidad en el agrupamiento de las cuentas.
Flexibilidad para la incorporación de nuevas cuentas.
Integridad, presentando todas las cuentas necesarias para la entidad.
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¿Qué significa codificar el Plan de Cuentas?
Codificar el Plan de Cuentas significa asignar un código (símbolo: letras, números,
otros caracteres o combinaciones de los anteriores ), a cada una de las cuentas del
mismo.
Existen diferentes sistemas:
 Alfabético: A cada cuenta se le asocia una letra. Ej. Caja =A.
 Nemotécnico: Se le asigna a cada cuenta una abreviatura que la recuerde. Ej. Caja =
Caj.; Mercaderías = Merc.
 Numérico correlativo: Las cuentas se enumeran en forma correlativa: Caja = 1,
Deudores por Ventas = 2.
 Por capítulos de cuentas: (Ej. Activo = 1; Pasivo = 2; Patrimonio = 3), Luego dentro de
c/capítulos se van desagregando las cuentas agregando un dígito a cada nivel de
desagregación.
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¿Qué debe acompañar siempre al Plan de Cuentas?
El Plan de Cuentas debe estar acompañado de un Manual de Cuentas, que es lo que
le da significado, ya que explica su manejo.
El Manual de Cuentas incluye, para cada cuenta del Plan de Cuentas, lo siguiente:
Su código:
Su nombre;
el significado del saldo;
los conceptos por los cuales se debita y se acredita;
Los controles a realizar durante el ejercicio y a fecha de balance.
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Bibliografía:
 Contabilidad Básica: Enrique Fowler Newton – Capítulos 5 y 6.
Contabilidad General Tomo Teórico : Andrés Rosendorff – Capítulo 3.
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