¿Qué es un proceso de compras? Un proceso de compras, también conocido como “procurement process” consiste en una serie de pasos y etapas que se deben llevar a cabo en una empresa antes de adquirir un producto o servicio, necesario para cumplir una meta u objetivo. Por ejemplo: la contratación de un servicio de catering para un evento corporativo o la compra de materiales para la oficina. Se trata de un procedimiento formal que garantiza que los recursos se utilicen de manera transparente, de acuerdo a un presupuesto y un orden establecido. Pasos para lograr un proceso de compras: 1. Identificar los requerimientos de compra En cada uno de los departamentos de tu empresa, existen necesidades y requerimientos que deben satisfacerse cada cierto tiempo. Por lo que en esta primera etapa, se debe hacer una lista de todos los productos y/o servicios que se necesitan en una oficina para incluirlos en las órdenes de compras. Por ejemplo: productos de limpieza, insumos de papelería, snacks saludables para el área de cafetería, etc. De esta manera se podrá saber si se trata de un pedido nuevo o simplemente de una compra recurrente. Cuando se identifica lo que se necesita comprar en una oficina, se obtiene una mayor visibilidad de cuánto se debe gastar por departamento o categoría y cómo se puede aprovechar al máximo los recursos, ya que, puede ocurrir que al hacer una nueva orden de compra, el encargado de gestionarla se de cuenta que no hace falta volver a pedir la misma cantidad de productos que se solicitaron el mes anterior, sino mucho menos. 2. Crear la solicitud de compra En esta etapa, se crea como tal la solicitud de compra que se maneja de forma interna a lo largo de todo el proceso. Se trata de un documento impreso o digital en donde se especifica la cantidad de productos y/o servicios (ya identificados previamente) que se necesitan comprar o contratar en una oficina. 3. Revisión de la solicitud de compra Seguidamente, esta solicitud de compra (que usualmente lleva a cabo un office manager o gerente operativo) debe ser revisada por el departamento de compras o de adquisición. Las solicitudes que son aprobadas por este departamento se convierten en órdenes de compra, mientras que las solicitudes rechazadas se devuelven al solicitante especificando el motivo del rechazo. 4. Aprobación del presupuesto Una vez que el equipo de adquisiciones genera una orden de compra, se envía al departamento de contabilidad o finanzas para recibir la aprobación del presupuesto, ya que son ellos quienes disponen de los recursos económicos para autorizar este tipo de acciones dentro de una empresa. Esta etapa es también conocida como “flujo de aprobación” y es muy importante porque garantiza que todo el dinero que se paga a nombre de una empresa, haya sido previamente evaluado y asignado a un presupuesto. 5. Solicitud de presupuestos o cotizaciones a proveedores Luego de que el presupuesto para la orden de compra es aprobado, el departamento de compras de una empresa o procurement team envía solicitudes de presupuesto o cotización (RFQ) a múltiples proveedores con la intención de recibir y comparar aquellas propuestas que ofrezcan mejores beneficios. Durante este proceso de evaluación de proveedores, es importante considerar su experiencia en el mercado, calidad de servicios, si maneja precios competitivos o no, las reseñas de otros clientes, etc. 6. Negociación y creación de contratos Una vez que se selecciona un proveedor, la empresa entra en un proceso de negociación, creación y firma de contratos con éste, para luego enviarles la orden de compra que fue aprobada internamente. Éstos contratos se vuelven legalmente activos, luego de que el proveedor acepta y reconoce la orden de compra. 7. Recepción de mercancía En este etapa, el proveedor entrega los bienes y servicios estipulados en la orden de compra a la empresa, en el plazo que fue acordado por ambas partes. Verificar la entrega de los productos o servicios para asegurarse de que esté completo y cumpla con los requisitos especificados del comprador. Después de recibirlos, la empresa en su carácter de comprador, examina el pedido y notifica al proveedor si hubo algún problema con la mercancía, la calidad del servicio o, en su defecto, todo se ajustó perfectamente al contrato. 8. 3-way-match Esta etapa es una de las más importantes para lograr un proceso de compras exitoso ya que se trata de una manera de alinear los tres documentos involucrados dentro de todo el procurement process: orden de compra, comprobante de recibo, factura emitida por el proveedor. La primera como bien sabemos, es aquella que la empresa le envío al proveedor para confirmar la petición de mercancía. El comprobante de recibo es aquél que el proveedor le entrega a la empresa y con copia para su control interno, para confirmar que todo lo que estuvo establecido en la orden de compra y el contrato, fue enviado y recibido de manera exitosa a la empresa y por último, la factura de pago que cierra como tal, todo el ciclo de compras y que es la manera de validar toda la transacción. La factura se verifica con la orden de compra y se archivan los documentos necesarios 9. Aprobación y pago de factura Luego del 3-way-match y la alineación de documentos se haya llevado a cabo con el objetivo de verificar que todo el procedimiento de compras se realizó de manera correcta y exitosa, el departamento de compras prosigue a realizar el pago correspondiente de la factura a los datos bancarios suministrados por el proveedor.
