TIPOS DE DOCUMENTOS SEGÚN LAS NORMAS INCONTEC
GESTIÓN DOCUMENTAL
ZURISADAY KERGUELEN
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
2022
TIPOS DE ARCHIVOS SEGÚN NORMAS INCONTEC
La Norma Icontec enseña el como elaborar diferentes tipos de documentos en las
empresas. Esta a su vez brinda herramientas para facilitar la gestión documental y
hacer más fácil la organización, presentación y manejo del comunicado tanto
impresos como electrónicos, está guía se emplea a: Cartas, memorando,
circulares y actas, informes certificados y constancia, hoja de vida corporativas,
mensajes electrónicos, en este caso especificaremos sobre:
Cartas
Tipo de documentación escrita utilizada para la relación entre una organización y
personas naturales; de igual forma para con sus empleados, ésta está a cargo de
funcionarios autorizados o en el cumplimiento de sus funciones, se recomienda
hacerla en hoja tipo, carta, oficio o A4, incluye: logo, membrete y pie de página.
PARTES DE LA CARTA: Código, Lugar de origen y fecha de elaboración,
Destinatario Denominación o título académico, Nombre del destinatario, Cargo,
Organización, Dirección Nombre del lugar de origen, País, Asunto, Saludo, Texto.
Ejemplo:
Memorandos:
Nos sirve para comunicar una información, ajustar cambios, orientaciones, pautas
en las diversas dependencias. Para su realización se debe seguir el formato
establecido en cada empresa, se escribe en modo impersonal o en primera
persona plural, se distingue el texto por su extensión, las líneas tienen un tamaño
menor a la letra
contiene partes como: logotipo, razón social, uno a dos interlineados entre ciudad
y fecha, dos a tres interlineados el encabezamiento, texto incluido con saludo, se
ubica al firmante y por último se ubica las líneas especiales.
Ejemplo:
Actas
El acta es un documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una
reunión.
Estos documentos adquieren un valor, administrativo, legal, jurídico e histórico
desde el momento de su creación. Cada organización debe cumplir con lo
ordenado en la legislación vigente, se debe elaborar en papel, con membrete,
debe llevar el nombre del grupo o entidad que se reúne, debe aclarar su es de
carácter ordinario o extraordinarios.
Clases de actas
Actas de comités.
Actas de junta directiva.
Actas de asambleas.
Actas de reuniones administrativas.
Actas de baja de inventarios.
Actas de eliminación de documentos.
Actas de sociedades.
Actas de entrega
Las partes de un acta son:
Título, Denominación del documento y número, encabezamiento, Lugar de origen
y fecha de la reunión, Hora, Lugar, Asistentes, Representaciones Invitados,
Ausentes, Orden del día, Desarrollo, Compromisos Convocatoria, Firmas,
nombres y cargos, líneas especiales, páginas subsiguientes.
Ejemplo:
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