INSTRUCTIVO DE DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Proceso: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: I-GI-6 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 2 de 12 1. INTRODUCCIÓN El programa Más Familias en Acción, requiere identificar a los beneficiarios de último grado 11 que formalizaron la graduación durante la vigencia escolar con el fin de habilitar la priorización correspondiente a los nuevos integrantes del grupo familiar en educación siempre y cuando cumplan los criterios de verificación. 2. OBJETIVO El presente documento define el paso a paso para el registro de aprobación de los beneficiarios de último grado 11 que formalizaron a cargo de las instituciones educativas durante la vigencia escolar. 3. INGRESO A LA PLATAFORMA Para acceder al Sistema de Información del programa Más Familias en Acción – SIFA, ingrese por el navegador de búsqueda a la siguiente dirección electrónica masfamilias.dps.gov.co e ingrese con el usuario y contraseña asignado por el programa. 4. DESCARGUE DE ARCHIVOS A continuación se relacionan las actividades a realizar en el descargue de los archivos con beneficiarios grado 11, así: 4.1 Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos- Manejo de Archivos – Descargar archivos con beneficiarios Grado 11”. I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Graduación. (Versión 1) Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Proceso: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: I-GI-6 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 3 de 12 Una vez que ingresa a la opción de descargue se habilita la siguiente pantalla: 4.2 Al desplegar el campo entidades educativas, aparecen todas las sedes adscritas al colegio principal al cual tiene acceso el Rector de la entidad y tienen niños, niñas y adolescentes - NNA beneficiarios del programa. El descargue de archivos debe hacerse sede por sede. I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Graduación. (Versión 1) Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Proceso: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: I-GI-6 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 4 de 12 Una vez seleccionada la entidad haga clic sobre el botón “Generar” y el sistema descarga el archivo correspondiente. En el siguiente ejemplo se explica la estructura del nombre del archivo que se ha generado. Ejemplo: RegCumBenefGrado11: este encabezado identifica el proceso a realizar. 12: corresponde al total de registros (NNA) que se encuentra en el archivo. 271: corresponde el código SIFA de la sede, este número es el que se debe registrar para ver el resultado de la validación del archivo posteriormente. 05001: corresponde al código del municipio. 18_3_2014: corresponde a la fecha en que se descarga el archivo (DD_MM_AAAA) 11_53_27_497: corresponde a la hora en que se descargó el archivo (HORA_MINUTOS_SEGUNDOS_ CENTESIMOS DE SEGUNDOS). El archivo contiene la información de los NNA que la vigencia anterior cursaban grado 11. Registrar si el beneficiario curso y aprobó el grado 11, para lo cual es importante tener en cuenta que todos los NNA bajan con S, y la institución debe I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Graduación. (Versión 1) Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Proceso: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: I-GI-6 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 5 de 12 indicar en cada caso si el menor efectivamente Curso y aprobó el grado 11, para lo cual es preciso que: • Si el adolecente curso y aprobó el grado 11 mantener la S para el beneficiario. • Si el adolecente NO curso y aprobó el grado 11 cambiar la S por la N para el beneficiario. Adicionalmente para los NNA que la Institución Educativa ha reportado con S lo que indica que cursó y aprobó grado 11 y se debe de registrar la fecha del acta de grado con que se formalizó la graduación del NNA, así como se observa a continuación. I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Graduación. (Versión 1) Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Proceso: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: I-GI-6 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 6 de 12 El formato de fecha de grado debe ser AAAAMMDD por ejemplo 20150531 • A manera informativa en la columna SIMAT registra como graduado” se indica si el menor en el SIMAT se registra como graduado, con el propósito que la entidad educativa verifique el estado del alumno. 5. CARGAR ARCHIVOS Una vez los archivos están debidamente registrados debe realizarse el cargue de los archivos. A continuación se describe el proceso: 5.1 INGRESO A LA PLATAFORMA Para acceder al Sistema de Información del programa Más Familias en Acción –SIFA, ingrese por el navegador de búsqueda a la siguiente dirección electrónica masfamilias.dps.gov.co e ingrese con el usuario y contraseña asignado por el programa. Al Ingresar por la opción “Cumplimiento de Compromisos - Cargar Archivo de cumplimiento por Entidades”. I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Graduación. (Versión 1) Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Proceso: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: I-GI-6 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 7 de 12 Se habilita la siguiente pantalla Adjuntar el archivo en el botón seleccionar archivo y dar clic en “Cargar” 5.2 Si el archivo que ha sido cargado cumple con la estructura requerida aparecerá el siguiente mensaje: I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Graduación. (Versión 1) Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Proceso: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: I-GI-6 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 8 de 12 Es importante que tengan en cuenta que la validación de la información cargada NO se realiza en línea, tiempo real, es decir el archivo cargado entra en cola y el resultado del cargue cada rector debe visualizarlo posteriormente. Por esto es importante que el Rector esté consultando, el estado del proceso hasta que encuentre que ha finalizado y visualice el resultado obtenido después de la validación realizada por el sistema. 5.3. El resultado de la validación se puede ver ingresando por opción: “Cumplimiento de Graduados Grado 11 - Cargar Archivo de “cumplimiento graduados grado 11” y registrando en el campo Código Sede, el código (SIFA) de la institución, que corresponde al número indicado en el encabezado del archivo descargado: I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Graduación. (Versión 1) Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Proceso: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: I-GI-6 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 9 de 12 El código para consulta del resultado del proceso, también puede visualizarse en el nombre del archivo tal como se muestra en el siguiente ejemplo: Nombre del archivo descargado Para el ejemplo, el código Sifa de la sede es: 271. Registre este código en el campo Código Sede: I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Graduación. (Versión 1) Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Proceso: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: I-GI-6 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 10 de 12 Al dar Buscar, el sistema presenta la siguiente información. En el espacio “Estado de proceso” se muestran los siguientes datos: El estado: • Pendiente: El archivo aún está en cola pendiente de ejecución. • Ejecución: El archivo se está ejecutando. Si desea esperar el resultado, pueda dar Buscar en el código para refrescar la información en pantalla. • Finalizado: Indica que el proceso de validación del archivo finalizó. • Finalizado con error: Indica que el proceso de validación del archivo no Terminó presentando error por alguna de las siguientes causas: comunicación, servidor, luz, tiempo de espera agotado o cierre de inicio de sesión por tiempo inactivo. En este caso debe comunicarse con la mesa de ayuda, numeral 7 del presente instructivo. En este caso el archivo debe cargarse nuevamente. La fecha y hora asociada al estado así: • Pendiente: Indica la fecha y hora en el que se realizó el cargue del archivo. • Ejecución: Indica la fecha y hora en que se está ejecutando el proceso de validación del archivo cargado. • Finalizado: Indica la fecha y hora en que finalizó la ejecución del proceso de validación del archivo cargado. I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Graduación. (Versión 1) Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Proceso: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: I-GI-6 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 11 de 12 Mensaje Presenta el total de registros procesados, el total de registros cargados con cumplimiento, el total de registros cargados con incumplimiento y el total de registros inconsistentes. En la parte inferior del mensaje se presenta la Huella Digital, la cual permite garantizar la integridad de la información del archivo cargado. Este número debe ser conservado por el Rector, ya que en caso de requerirse alguna revisión o reclamo por parte de la institución debe ser suministrado. 6. CORRECCIONES AL REGISTRAR CUMPLIMIENTOS GRADO 11 Se entiende por corrección de Cumplimientos Grado 11 cuando después de haber registrado y cargado el archivo con una “N”, se desea cambiarlo por una “S”. En este caso se procede a descargar nuevamente el archivo de “Registro de Cumplimientos Grado 11” siguiendo los pasos indicados en el Numeral 4. Para realizar la corrección requerida, se debe buscar en el archivo y luego a los menores que requieren corrección y en el campo “Curso y aprobó grado 11” cambiar la N por S. Luego se debe cargar nuevamente el archivo y verificar el resultado del cargue. I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Graduación. (Versión 1) Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la INSTRUCTIVO DESCARGUE Y CARGUE DE ARCHIVOS DE BENEFICIARIOS DE ÚLTIMO GRADO 11 QUE FORMALIZARON LA GRADUACIÓN – MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN Proceso: Gestión para la Inclusión Social CÓDIGO: I-GI-6 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 12 de 12 7. MESA DE AYUDA Si usted requiere asesoría, apoyo o solución a algún inconveniente presentado, puede comunicarse con la Mesa de Ayuda del Programa, de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 5:15 p.m. enviando su solicitud al correo [email protected] CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN 1 15-12-2015 Verificación de Compromisos REVISÓ: APROBÓ: Nombre: Andrea Paola Fernandez Guarín Nombre: Yolima Alejandra Acosta Lobo Cargo: Profesional Especializado Cargo: Coordinadora Seguimiento Monitoreo – Gestión para la Inclusión Social I-GI-6. Instructivo Descargue y Cargue Graduación Archivos de Beneficiarios de Último Grado 11 que Graduación. (Versión 1) Gestión para la Inclusión Social Formalizaron la y
