TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GUÍA PARA INSPECCIONES DE SEGURIDAD Revisó: Jefe División de Gestion de Talento Humano Profesional Seguridad y Salud en el Trabajo Profesional Coordinación de Calidad 1. Aprobó: Rector Código: GTH.03 Versión: 02 Página: 1 de 10 Fecha de aprobación: noviembre 17 de 2016 Resolución N.° 2119 OBJETIVO Establecer los lineamientos para la realización de inspecciones de seguridad en las instalaciones y/o puestos de trabajo de la Universidad Industrial de Santander. 2. NORMATIVA Matriz de requisitos legales FTH.108. Documento en el cual se contempla la normativa aplicable a inspección de seguridad y demás relacionada con seguridad y salud en el trabajo. 3. ALCANCE Aplica para las inspecciones de seguridad de tipo locativo, mecánico, eléctricos que se lleven a cabo en la Universidad Industrial de Santander. Nota: Las inspecciones de seguridad de trabajo en alturas, tecnológico, control de emergencias, u otros que apliquen se encuentran establecidas en cada programa del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de la Universidad Industrial de Santander. 4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Áreas y partes críticas: Áreas de la Universidad y componentes de las máquinas, equipos, materiales, o estructuras que tienen la probabilidad de ocasionar pérdidas, si se deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada. Acto Inseguro o acción subestándar: Es toda acción realizada por una persona que por no cumplir con las normas o estándares de seguridad puede originar un evento. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política. Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad u otra situación potencial no deseable. Autoreporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador o contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo. Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de autorreporte de condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora. Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores quedan específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a) Las características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de trabajo; b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; c) Los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y; TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GUÍA PARA INSPECCIONES DE SEGURIDAD 5. Código: GTH.03 Versión: 02 Página: 2 de 10 d) La organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y psicosociales Condiciones inseguras o subestándar: Tienen relación con el ambiente o lugar de trabajo, es decir que la causa de ellas se genera porque, la zona donde se realiza la tarea que debe ejecutar el trabajador no cuenta con las medidas de seguridad pertinentes o se presenta un peligro. COPASST: Comité paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo. DGTH: División de Gestión de Talento Humano. Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. EPP: Elemento o equipo de protección personal. Historial de pérdida: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas ocasionadas por accidentes que hayan ocurrido anteriormente. Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de este. Inspecciones de seguridad: Es una actividad operativa que se realiza de modo sistemático y permanente, realizadas por el personal de Supervisión o la Gerencia, con el objeto de detectar, analizar y controlar los riesgos incorporados a los equipos, personas, materiales y al medio ambiente, que pueden afectar el funcionamiento de los procesos productivos, comprometiendo los resultados. Inspección planeada: Recorrido sistemático por un área, esto es con una periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a su realización, durante el cual se pretende identificar condiciones subestándares. Inspecciones planeadas informales: Inspecciones planeadas realizadas en forma no sistemática. En ellas se incluyen los reportes de condiciones subestándar, emitidos por los trabajadores hacia sus jefes inmediatos o por los supervisores durante su trabajo diario. IPVR: Identificación de peligros evaluación y valoración de riesgos. Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, para lograr mejoras en el desempeño en este campo, de forma coherente con la política de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) de la institución. Operador externo: Persona jurídica que suministra los servicios personales a la Universidad Industrial de Santander. Pérdidas: Toda lesión personal o daño ocasionado a la propiedad, al ambiente o al proceso. Potencial de pérdida: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas que pueden ocasionar un accidente. Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en los equipos o en las instalaciones. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos. SGSST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. SST: Seguridad y Salud en el trabajo. UAA: Unidad de Académica Administrativa. CONTENIDO 5.1. GENERALIDADES La inspección de seguridad es una técnica analítica que consiste en un análisis, realizado mediante observación directa de las instalaciones, equipos y procesos productivos (condiciones, características, TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GUÍA PARA INSPECCIONES DE SEGURIDAD Código: GTH.03 Versión: 02 Página: 3 de 10 metodología del trabajo, actitudes, aptitudes, comportamiento humano) para identificar los peligros existentes y evaluar los riesgos en los diferentes puestos de trabajo. En una inspección de seguridad se busca establecer recomendaciones para mantener aquellos aspectos positivos encontrados y corregir o mejorar aquellos hallazgos donde se presentan observaciones de tal manera que se puedan prevenir accidentes o enfermedades de tipo laboral. Todas las instalaciones, equipos y procesos en funcionamiento de la institución deben ser inspeccionados periódicamente, resaltando la priorización a desarrollar mediante su clasificación, los responsables y la periodicidad. La inspección se realizará con la presencia de los responsables por las áreas o delegados por la UAA y el profesional de seguridad y salud en el trabajo de la institución. 5.2. INSPECCIÓN POR CONDICIÓN DE SEGURIDAD A continuación, se establecen algunas características que se deben tener en cuenta al identificar el peligro mecánico, eléctrico o locativo. 5.2.1. Inspección de Seguridad de Tipo Locativo Se realiza para verificar el estado de mantenimiento o de seguridad de las instalaciones, teniendo en cuenta: Sistemas y medios de almacenamiento. Estado de la superficie de trabajo (irregulares, deslizantes, con diferencia del nivel, si presenta cintas antideslizantes, rejillas, muelles, etc.) Condiciones de orden y aseo. Vías de acceso: carreteras, pasillos, etc. Sistema de ventilación aire acondicionado o calefacción. Tuberías. Bodegas de almacenamiento. Entre otros. 5.2.2. Inspección de Seguridad de Tipo Mecánico Se realiza para verificar el funcionamiento, mantenimiento y seguridad de los equipos, máquinas y herramientas con sujeción a las hojas de vida o manuales de uso respectivo cuando aplique. Tener en cuenta los siguientes casos: Herramientas o equipos nuevos. Adecuaciones. Reubicación de las herramientas o equipos. En caso de que los equipos, máquinas y herramientas presenten alto riesgo para la salud o la vida de las personas, se debe dar aviso inmediato al encargado del área o sección, con el propósito suspender el uso de estos. 5.2.3. Inspección de Seguridad de Tipo Eléctrico Se realiza para verificar el funcionamiento, mantenimiento y seguridad de las instalaciones eléctricas TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GUÍA PARA INSPECCIONES DE SEGURIDAD Código: GTH.03 Versión: 02 Página: 4 de 10 teniendo en cuenta el reglamento técnico de instalaciones eléctricas (RETIE), según aplique. Tener en cuenta, las inspecciones de seguridad de tipo eléctrico en los siguientes casos: Instalaciones eléctricas nuevas Ampliaciones Remodelaciones Los aspectos mínimos para tener en cuenta a la hora de la inspección son: cableado, cordones, tomas, puestas a tierra, enchufes, conexiones, cajas de interruptores, paneles, transformadores, fusibles, dispositivos de iluminación. En caso de que la instalación presente alto riesgo para la salud o la vida de las personas, se debe dar aviso inmediato al encargado del área o sección, con el propósito de desenergizar la instalación comprometida. Se recuerda que solamente el personal certificado en el área eléctrica debe manipular o realizar trabajos con este peligro. 5.3. CRITERIOS DE VALORACIÓN Teniendo en cuenta los criterios de la Norma Técnica Colombiana NTC 4114, a cada condición o acto subestándar identificado, se le da una escala de valores de acuerdo con el potencial de pérdidas de esta y las necesidades de corrección según la interpretación (ver tabla 1). Tabla 1. Criterios de valoración Clase A B C Potencial de pérdidas de la condición o acto subestándar identificado Podría ocasionar la muerte, una incapacidad permanente o pérdida de alguna parte del cuerpo, o daños de considerable valor. Podría ocasionar una lesión o enfermedad grave, con una incapacidad temporal, o daño a la propiedad menor al de la clase A. Podría ocasionar lesiones menores incapacitantes, enfermedad leve o daños menores. Grado de acción (Recomendación y/o acción correctiva por tratar de manera) Inmediata Pronta Posterior Nota: la implementación de las acciones las debe coordinar el jefe y/o director de la UAA en la cual se llevó a cabo la Inspección. 5.4. CONSIDERACIONES EN LAS INSPECCIONES DE SEGURIDAD Las inspecciones de seguridad y salud en el trabajo pueden ser planeadas o no, de acuerdo con las necesidades presentadas o evidenciadas en las UAA de tal manera que se prevengan lesiones y/o afectaciones a la salud de las personas. Las inspecciones de seguridad planeadas se programan teniendo en cuenta la criticidad del área (basados en matriz de riesgos, matriz legal, accidentalidad o enfermedades laborales, resultados de mediciones higiénicas, exámenes ocupacionales, verificaciones previas y/o seguimientos requeridos por el SGSST) TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GUÍA PARA INSPECCIONES DE SEGURIDAD Código: GTH.03 Versión: 02 Página: 5 de 10 o por solicitud; que puede ser a través del diligenciamiento del formato de auto-reporte de las condiciones de salud y trabajo FTH.161 o por petición directa de la UAA. Todas las verificaciones en seguridad y salud en el trabajo realizadas en las UAA generan un soporte según el alcance de la inspección como lo es: Formato para inspecciones de seguridad. FTH.157 Informe formal de inspección. El informe de gestión se diligencia en las inspecciones de valoración A o B según la tabla 1 de criterios de valoración o por solicitud directa de la UAA. El profesional asignado al programa de inspecciones de seguridad debe haber recibido capacitación y entrenamiento que le permitan enfocar la inspección hacia los peligros de seguridad previamente establecidos en las IPVR de la Institución. Para inspecciones especializadas que requieran de un asesor externo, se debe tener en cuenta el contenido mínimo del informe establecido en la presente guía. El subproceso de seguridad y salud en el trabajo es el encargado de informar al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) las inspecciones planeadas con el fin de que participen en las mismas de tal manera que se cumpla con lo definido en la legislación vigente. Adicionalmente se podrá coordinar según aplique, el acompañamiento en inspecciones no planeadas. Seguridad y salud en el trabajo de la Universidad realizará los acompañamientos en las inspecciones de seguridad que se generen en los contratos de obras civiles, servicios generales u otros que apliquen para el presente documento. Las planeación y programación de los mismos estará a cargo del interventor o supervisor de la contratista por parte de la UAA correspondiente. El jefe de la UAA o de la sección y el supervisor o interventor del contrato junto con el representante de la firma contratista, son los responsables de gestionar y/o ejecutar las recomendaciones propuestas en la inspección realizada, para lo cual podrán contar con la asesoría del subproceso de SST. Las acciones implementadas deben informarse al subproceso de SST con el fin de evidenciar gestión correctiva, preventiva o de mejora que debe ser tratada por parte de la unidad o del contratista, según aplique. Lo anterior, independiente del seguimiento SST que se pueda desarrollar posterior a las recomendaciones. 5.4.1. Proceso de la Inspección A continuación, se recomiendan los pasos para tener en cuenta antes, durante y después de una inspección planeada: Antes de la inspección Elaborar un cronograma de las inspecciones a realizar según localizaciones (Edificio, UAA, área, contrato externo u otros) y la frecuencia con que se harán durante un período de tiempo determinado. Registrarlo en el plan de trabajo anual. Para las inspecciones generadas a través de comunicaciones emitidas por las UAA, se realiza la respectiva programación, incluyendo esta gestión como atención de reportes por condiciones o actos inseguros. Comunicar al COPASST el cronograma de inspecciones del año para su respectiva participación y planeación por los miembros del comité. Revisar los informes de las inspecciones previas que hayan sido generadas para el área a TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GUÍA PARA INSPECCIONES DE SEGURIDAD Código: GTH.03 Versión: 02 Página: 6 de 10 inspeccionar. Preparar la lista de verificación para la inspección formato FTH.157. Nota: Cuando el hallazgo de la inspección lo requiera, el evaluador podrá incluir en el formato, en el ítem “Otros” de cada peligro, nuevos aspectos o criterios a inspeccionar, sin que esto incurra en cambio o actualización de versión de este. Proveerse de los elementos necesarios según el caso: ropa de trabajo y elementos de protección personal apropiados para ingresar al área y realizar la inspección con todas las medidas de seguridad. Papelería para tomar apuntes, linterna, cámara fotográfica, y otros elementos que contribuyan a asegurar la información según sea el caso. Identificar el método de valoración descrito en el numeral 5.3 de esta guía, según la afectación que pueda llegarse a presentar A, B o C, y la respectiva interpretación que brindará las acciones a tomar. Instrumentos de medición especializados con apoyo de asesoría externa cuando aplique (sonómetro, luxómetro, entre otros). Contactar con la UAA para determinar funcionario asignado para el acompañamiento, hora y fecha de la inspección, con el fin de programar la verificación de seguridad en el área. Generar la invitación a los miembros de COPASST y que confirmen su participación en la inspección. Tener enfoque positivo. Cabe resaltar que el profesional SST debe prepararse para buscar no sólo lo que esté mal, sino también lo positivo observado en el área. El elogio al trabajo bien realizado y el desarrollo de las actividades de manera segura puede conducir a que se siga haciendo de esta forma permanentemente. Durante la inspección Uso de los elementos de protección personal por todos los asistentes a la inspección de seguridad de acuerdo con el área que se va a verificar. Conocer los peligros y riesgos del área en general de tal manera que identifique a que pueden estar expuesto durante la inspección. Al utilizar el formato FTH.157, seleccionar la lista de verificación de acuerdo con el peligro que corresponda: mecánico, eléctrico o locativo. Identificar las condiciones inseguras y los controles existentes, regístrelas en papel y medio fotográfico. Realice preguntas específicas a los funcionarios del área, con el fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre los hallazgos identificados. Proponer acciones correctivas durante la inspección según corresponda e informarlas al jefe del área para su implementación teniendo en cuenta la valoración del nivel de riesgo. Después de la inspección Realizar una retroalimentación de los hallazgos identificados a los funcionarios del área que participaron en la inspección. Valorar las condiciones o actos inseguros, con el método de valoración descrito en el numeral 5.3 de esta guía para establecer las acciones correctivas según el caso. Registrar las recomendaciones a que diera lugar en el formato FTH.157 o informe formal de inspección, incluidas las que pueda dar el COPASST o asesor externo. Realizar y comunicar el informe de inspección a las UAA correspondientes, para su revisión y emitir observaciones según sea el caso. Realizar y registrar seguimiento de las recomendaciones definidas, en el formato de Inspecciones FTH.157 o informe formal de inspección. TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GUÍA PARA INSPECCIONES DE SEGURIDAD 5.4.2. Código: GTH.03 Versión: 02 Página: 7 de 10 Informe de la inspección Después de realizada la inspección, el modelo de los informes deberá tener en cuenta como mínimo los siguientes criterios: Portada: Contiene la información sobre el área o proceso donde se realizó la inspección, él o los responsables de elaborar el informe, cargo y fecha de elaboración. En la ilustración 1 se observa un modelo para la portada. Ilustración 1: Modelo de Portada INFORME DE INSPECCIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (ÁREA, PROCESO O UAA DONDE SE REALIZÓ LA INSPECCIÓN) (FECHA DE REALIZACIÓN) Elaborado por: (responsable(s) del informe) (Cargo) UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER DIVISIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO SUBPROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (AÑO) Datos generales: Breve reseña sobre los datos del informe, se exponen los objetivos, el alcance, los responsables, documentos de referencia, metodología (según el caso) y la fecha de la inspección. En la tabla 2 se observa un modelo para la elaboración de datos generales. Tabla 2: Modelo de datos generales OBJETIVO Describe el propósito general del informe, responde la pregunta del para qué del mismo. ALCANCE Describe el área o proceso en donde se realiza la verificación. NOMBRE(S) Y CARGO(S) Quienes realizan la inspección METODOLOGÍA Mencione la metodología o norma técnica utilizada (si aplica). DOCUMENTOS DE REFERENCIA Leyes, normas y/o documentos asociados al objeto de la inspección. FECHA DE LA INSPECCIÓN Fecha en que se realizó la inspección. Contenido del informe: Quienes acompañan la inspección Código: GTH.03 TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Versión: 02 GUÍA PARA INSPECCIONES DE SEGURIDAD Página: 8 de 10 Identificación de los hallazgos N.º Condiciones de Seguridad Descripción del hallazgo Evidencia Fotográfica N.º: Enumera los hallazgos identificados durante la inspección. Condiciones de Seguridad: Relacione el tipo de condición de seguridad (locativo, mecánico, eléctrico). Descripciones de los hallazgos: se describen de manera breve, clara y precisa. Evidencia fotográfica: Se referencia el número de anexo para que se remita al final documento e identifique la imagen. Recomendaciones producto de la inspección Se diligencia el presente cuadro en el cual se referencia las recomendaciones o acciones propuestas para corregir los hallazgos detectados durante la verificación en el área. N.º Descripción del hallazgo Recomendaciones / Acciones propuestas Responsable Tiempo N.º: Enumerar los elementos en orden consecutivo. Descripción del hallazgo: Referencia la descripción emitida en el cuadro de identificación de hallazgos. Recomendaciones / Acciones propuestas: Identifíquelas teniendo en cuenta el orden de la jerarquía de los controles (eliminación, sustitución, controles de ingeniería, señalización / advertencias y/o controles administrativos, equipos de protección personal.) según aplique. Si se presentan más de una recomendación en un hallazgo realizarla por separado para determinar el tiempo de cumplimiento para cada una. Responsable: Se identifica la(s) UAA responsable(s) de implementar o gestionar la actividad recomendada. Tiempo: Especifica la fecha de cierre de la recomendación o acción propuesta. Se define en día/mes/año. Cierre del informe - Incluir Bibliografía cuando aplique. Los informes deben ir firmados por el profesional subproceso de SST que realizo la inspección de seguridad; y si la inspección fue realizada por un asesor externo se debe incluir en la casilla de cargo: perfil, N.º de tarjeta profesional o licencia en seguridad y salud en el trabajo. Nombre completo - 5.5. N.º de identificación Cargo Firma Una vez realizado el informe se debe remitir a la UAA correspondiente, para su revisión, posterior gestión y ejecución de las recomendaciones propuestas. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GUÍA PARA INSPECCIONES DE SEGURIDAD Código: GTH.03 Versión: 02 Página: 9 de 10 Se registra el seguimiento a las recomendaciones descritas en el informe de inspección o en el formato FTH.157 según aplique, soportando el avance de la ejecución de las acciones y la eficacia de estas. Evaluar el progreso de las recomendaciones, a través de inspecciones de seguimiento planeadas. Verificar la efectividad de los controles establecidos para el área. TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GUÍA PARA INSPECCIONES DE SEGURIDAD Código: GTH.03 Versión: 02 Página: 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓ N 01 02 FECHA DE APROBACIÓN Noviembre 17 de 2016 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del documento Ajuste del nombre del documento. Dentro del Alcance de la Guía, numeral 2, se establece una nota aclaratoria. en el numeral 4 se incluyen definiciones. En el numeral 5 se incluye el acompañamiento de asesores Marzo 26 de 2021 externos. Se actualizan las recomendaciones para las inspecciones conforme a los criterios de valoración de hallazgos establecidos en la Norma Técnica Colombiana NTC 4114. Se actualiza el contenido del informe de inspección y seguimientos.
