SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual EVIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”. Versión: 01 Código: GFPI-G-001 Fecha de vigencia: 2013-10-09 Desarrollada por: Ana Carolina Daza Salinas – Ficha: 2497846 ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Presentado por: ANA CAROLINA DAZA SALINAS Presentado a: WINSTON MAURICIO ZAPATA CORREA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CURSO FORMACIÓN VIRTUAL ADMINISTACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL Ficha: 2497846 VALLEDUPAR Marzo de 2022 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual EVIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”. Versión: 01 Código: GFPI-G-001 Fecha de vigencia: 2013-10-09 Desarrollada por: Ana Carolina Daza Salinas – Ficha: 2497846 ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS En el presente documento se efectúa ensayo acerca de la importancia de los archivos, solicitado en la actividad 3 de la semana 1, dentro del programa de formación complementaria Administración Documental en el Entorno Laboral. Y a modo introductorio, se puede indicar que los archivos como fuente de documentación del obrar de la humanidad es empleado desde el mismo momento en que surgió la comunicación, y le ha permitido hacer registro de todo su recorrer y proyectar su accionar a futuro, dado que se almacena información por medio de dicha institución del archivo. Al hacer lectura del material de apoyo y el correspondiente análisis de los vídeos complementarios suministrados para documentar el presente documento, es necesario recordar que la Ley General de Archivo – Ley 594 de 2000 (Congreso de Colombia, 2000) define el término archivo en su artículo 3, el cual reza: Artículo 3 - “Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.” Es en este sentido que por definición doctrinal este concepto se halla etiquetado como la documentación producida o recibida por las diferentes dependencias de una unidad administrativa o empresa/entidad en el quehacer de la gestión que ella efectúa, que sirve de testimonio o medio de prueba de su accionar y para los ciudadanos de fuente histórica; porque es a través de él donde la organización recopila, maneja, organiza su información, para fines de almacenamiento, custodia y conservación de la misma; siendo posible usarla a tiempo futuro, o según las necesidades que ella o sus usuarios presenten. De lo ya expuesto se colige que el archivo se constituye en la herramienta por excelencia para acopio, conservación y consulta de datos (información); por lo tanto exige que toda organización disponga de entes o funcionarios responsables no solo de gestión y trámite, sino que también para la respectiva manipulación y transferencias, custodia, preservación a largo plazo de lo registrado en ellos, dado que dicho archivo se forma en el ámbito o curso del desarrollo de la actividad de una persona natural o jurídica, y que por ende se hallan relacionados con ella misma. No obstante, el concepto de archivo no es algo de nueva data, todo lo contrario, por investigaciones científicas se asimila como una actividad estrechamente ligada al quehacer del hombre. Es por ello que se afirma que casi desde el mismo momento en que surgió la escritura y la comunicación se habla de archivo; ello pues, el hombre no solo escribía, sino que almacenaba o procuraba resguardar sus escritos a través de unidades de conservación que fuesen perdurables, como por ejemplo los egipcios en papiros, los chinos en papel, los romanos y griegos en piedra (mármol) o madera, los sumerios y babilonios en piel, entre otras formas de SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual EVIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”. Versión: 01 Código: GFPI-G-001 Fecha de vigencia: 2013-10-09 Desarrollada por: Ana Carolina Daza Salinas – Ficha: 2497846 preservación. Pero ello no quedó allí, pues ya en el siglo XII se evidencian los primeros archivos financieros, y los soportes documentales recopilados por la Real Corona Española, que almacenaba planos, mapas, cartas, entre otros; siendo una de las instituciones pioneras del manejo y uso de archivos durante los siglos XV al XVIII. Sin embargo, todo este avance solo durante el imperio de Napoleón y la Revolución Francesa fue que se tomó como evidente que existía la necesidad de darle la funcionalidad de los archivos (que no era solo almacenar documentos), y de que existiese profesionales o personal encargado del manejo, organización y custodia de tales archivos, para brindar a sus usuarios posibilidad de consulta futura de tales documento. Por ello Napoleón pretendió recopilar todo el archivo de Europa en París, para concretar sus objetivos de conquista y dominio; cosa que finalmente no se cristalizó, pero si abrió la puerta para que muchas empresas e instituciones finalmente aplicaran el archivo dentro de sí mismas. (Parafraseando a (Ardila) Este avance ha proseguido hasta nuestros días, donde a pesar de la tecnología y los medios alternativos de comunicación, persiste la necesidad de acopiar y custodiar información para futura consulta, utilización y reúso; ello pues, es innato a la naturaleza humana el documentar y soportar sus procesos. Siendo para el caso, que la informática y las herramientas ofimáticas, han enriquecido el ejercicio de la archivística, pues a través de ellas se surte un mayor control de transferencias, de préstamos, consultas, expurgo o depuración de información basura, entre otras tareas relacionadas a la gestión de archivo; debido a que permite que se de tratamiento adecuado al soporte, y se alcance una recuperación de información en documentos en tiempos más reducidos; eso sin contar la velocidad de la difusión en que tales datos pueden ser divulgados gracias a herramientas como internet y redes sociales, que si bien no se vinculan directamente con la gestión archivística, si son aliado vital a la hora de consulta, difusión y transferencia de información. Por otra parte, y ya hablando de las maneras en que se ha estructurado su desarrollo, se puede afirmar que el archivo se ha subdividido y clasificando conforme ha transcurrido el tiempo y se hayan evidenciado necesidades; encontrándose diferentes tipos de archivos; donde la legislación colombiana ha acogido los citados por (Ardila) y son los siguientes: Conforme a su organización, en la que se han desarrollado como tipos de archivos los a) los centralizados, que focalizan en una unidad administrativa el archivo; lo cual es contrario a los b) descentralizados, donde cada dependencia tiene su proceso de archivo. No obstante, dentro de este tipo de clasificación, existen tipos compuestos de archivos, como son c) los descentralizados con control descentralizado, que consiste en depósitos de documentos administrados bajo la responsabilidad del jefe de cada dependencia de la organización; y d) los descentralizados con control centralizados, en donde a pesar de tener depósitos en cada dependencia, éste se maneja con control centralizado efectuado por la oficina del archivo central de la entidad/empresa. De acuerdo al uso o al tiempo en que se desarrollan las etapas documentales, esto son: a) Activo: con vigencia o anualidad de uso actual o inmediatamente anteriores, están en uso o trámite, ejemplo las historias laborales, los contratos; que por estar vigentes son de frecuente consulta; b) semi-activo: están próximos a expirar su vigencia o lo ha hecho recientemente, por ello su consulta es menor a los activos; y c) los inactivos: por disposición legal, fiscal, comercial o histórica se toman con durabilidad perpetua en su conservación. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual EVIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”. Versión: 01 Código: GFPI-G-001 Fecha de vigencia: 2013-10-09 Desarrollada por: Ana Carolina Daza Salinas – Ficha: 2497846 Según su naturaleza, estos son: los públicos, que pertenece a las entidades públicas o estatales; los privados con interés público: que pasan a ser públicos por poseen valor histórico, investigativo, científico, aun siendo privados; y los privados: pertenecen a personas naturales o jurídicas diferentes del Estado. De acuerdo al ciclo vital del documento: se tienen los de gestión, que son los que se hallan e trámite y consulta administrativa; el central que son los documentos transferidos por las diferentes dependencias y tienen escasa consulta; y el histórico, que son transferidos del central para su preservación y conservación permanente en razón a su relevancia legal, histórica, científica o cultural. Una vez identificados y reconocidos los tipos de archivos, se debe tener claridad sobre las cualidades que de éstos se exige por normativa cumplir, ello porque de lo contrario, el archivista y/o gestor documental no podrá ejecutar su labor de gestión archivística correctamente; teniendo en cuenta que no sabrá reconocer las características que posee un archivo eficaz y eficiente, entre las que se encuentran: es una herramienta económico, pues ahorra recursos; es de manipulación simple, ya que facilita la observación y consulta de la información contenida en ellos de manera fácil y sencilla; es funcional, porque su manipulación y transferencia es posible realizarla con eficiencia y no tiene restricciones diferentes a las fijadas por la norma en cuanto a almacenamiento, custodia y movilidad; son exactos, que permiten su clasificación inequívoca; y por último son técnicos, donde se registran situaciones e información que ayuda a la toma de decisiones en el tratamiento del documento. (Parafraseando a (Ardila) Para estructurar un archivo con las anteriores características se debe contar con el capital humano capacitado para ejecutar las labores inherentes al trámite, organización, almacenamiento y custodia de todo documento e información contenida en éstos recibidos y producidos por la organización. Por lo que se le exige no solo tener conocimientos en archivística, sino en el manejo de herramientas ofimáticas y protocolos de atención y servicio al usuario, ya que ello le permite a la empresa/entidad prestar un servicio idóneo de préstamo, trámite y gestión de documentos, consulta de información, y respuesta de solicitudes o peticiones. Adicionalmente, se precisa que el archivista posea como valores de desempeño los siguientes a saber: a) trabajar con orden (trabaja de manera organizada, haciendo posible ubicar documentos e información con celeridad); b) ser responsable en la ejecución de sus tareas y mantenerse actualizado en los conocimientos manejados en el área; c) ejecutar labores con prontitud (precisando de conocimientos para realizar ubicación inmediata, con la correspondiente disponibilidad al solicitante; d) tener trato cordial a la hora de realizar sus procesos (no dejarse abrumar por el volumen de trabajo y saber manejar crisis de ansiedad derivadas de éste); e) saber mantener el sigilo profesional (dar manejo confidencial a la información manipulada); y f) ser minucioso y estar concentrado en la ejecución de sus actividades, para evitar pérdida de funcionalidad o fuga de información. (Parafraseando a (Ardila) y (donQuijote Software, 2013) En otro orden de ideas, se deben reconocer y respetar por parte del archivista la categorización que por norma se ha dispuesto para los archivos, la que se da por diferentes criterios así: a) conforme a la jurisdicción de competencias, que está en cabeza del Archivo General de la Nación, le siguen los Archivos Departamentales, Municipales y Distritales; b) desde punto de vista Territorial, se cuentan de acuerdo a las entidades territoriales del orden Nacional, SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual EVIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”. Versión: 01 Código: GFPI-G-001 Fecha de vigencia: 2013-10-09 Desarrollada por: Ana Carolina Daza Salinas – Ficha: 2497846 Departamental, Distrital, Metropolitano, Municipal y Local, así como las entidades creadas por la ley y los territorios Indígenas fijados por la constitución del 91; y c) de acuerdo al punto de vista de la organización del estado, los que se clasifican conforme a las ramas del poder público (ejecutiva, legislativa, judicial), a los organismos de control (contraloría, procuraduría, defensoría, etc.), y los organismos autónomos como las corporaciones autónomas regionales, las superintendencias, etc. De todo lo expuesto se colige que los archivos son de relevante importancia en la actualidad para una organización, porque a través de ellos se puede recopilar, organizar, almacenar y conservar documentos; permitiendo la consulta, préstamo y suministro de documentos o información contenida en ellos; y finalmente le facilita a la entidad/empresa contar con un banco de información con la cual pueda tener elementos suficientes para tomar decisiones, prestar servicios, ejecutar procesos y testimoniar sus operaciones y trámites ante sus usuarios y/o terceros interesados en ellas. Siendo por lo tanto que, un archivo correctamente implementado, provee a una organización de ciertas ventajas, entre las que se pueden citar y parafrasear las mencionadas en el artículo escrito en el sitio web (ATS GESTION DOCUMENTAL, 2019) así: Administración del espacio y del almacenamiento: Por medio de la gestión documental y de archivo, los profesionales en archivística podrán determinar qué documentos mantener en formato físico y cuáles son candidatos ideales para ser digitalizados, es decir, para ser adaptados a formatos electrónicos almacenados en la nube. Este proceso inicial ayuda a administrar el espacio físico, reduciendo su uso y destinándolo de manera adecuada. Por otro lado, recuerda que el almacenamiento es uno de los factores clave a la hora de administrar los documentos, ya que esto permite conocer dónde ubicarlos, cómo categorizarlos y de qué manera acceder a ellos. Por ello, la gestión documental y de archivo aporta significativamente al entorno laboral, en el manejo y el uso adecuado del espacio de almacenamiento y archivo, ofreciendo estrategias de custodia documental que garanticen la conservación y el respaldo integral de la información. Acceso eficiente: Cuando una empresa hace uso de la gestión documental a través de un archivo eficiente, se nota, más que todo al momento en el que sus empleados o colaboradores tienen acceso a la información necesaria, en tiempo real y sin muchos conflictos. ¿La razón?, la gestión documental y un archivo correctamente implementado – especialmente en la fase de gestión-, permitiendo la clasificación, tipificación y archivo de los documentos según su uso y relevancia. Es decir, cuando un área necesita de algún documento en específico para culminar una función, podrá acceder a este sin contratiempos ya que, gracias a este sistema, podrán saber dónde y de qué manera acceder a él en un tiempo reducido y de manera eficiente. Reducción de costos: Uno de los objetivos de la automatización de todo tipo de procesos, es la reducción considerable de gastos, por lo que el manejo adecuado de un archivo con una gestión documental no es ajena a esto, pues ésta última motiva la digitalización documental dado el avance de los procesos tecnológicos y de las TIC: Tecnologías de la Información y la Comunicación. Esto se traduce en un ahorro significativo en costos asociados al papel y el almacenamiento, ofreciéndonos: Ahorro del 75% del tiempo destinado para búsqueda de documentos y para el archivo de los mismos. Ahorro de un 50% de los costos de fotocopiado e impresión. Aumento de un 40% de la capacidad de respuesta a los clientes. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual EVIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”. Versión: 01 Código: GFPI-G-001 Fecha de vigencia: 2013-10-09 Desarrollada por: Ana Carolina Daza Salinas – Ficha: 2497846 Eficacia y eficiencia: la gestión documental –y la consecuente organización de los archivos- van de la mano con los procesos laborales y con el equipo de trabajo de las empresas, por ello cuando se ejecuta adecuadamente los principales beneficiados serán los empleados, ya que la carga laboral disminuye notablemente. Esto gracias a que se enfoca en la automatización de procesos que antes eran manuales como, por ejemplo, la búsqueda de un documento en un archivo. Conciencia ambiental: Finalmente, cuando se implementan procesos de archivo con su correspondiente gestión documental desde las primeras fases del documento (archivo de gestión), es cuando una empresa ahorra en el uso del papel, administra el almacenamiento y promueve la digitalización de la información; está contribuyendo en el correcto uso de los recursos. Esto lleva a minimizar el impacto ambiental y a maximizar el desarrollo económico. A las anteriores se les pueden sumar las mencionadas en el sitio web (SOLOGESCAR, s.f.), el cual toma textualmente lo expuesto en el artículo de gestion.net, que reza como ventajas de instrumentos archivísticos, las siguientes: Cumplimiento de regulación y normatividad: La implementación y su aplicación bajo los parámetros establecidos en la normatividad, lleva a la estandarización de un sistema de gestión, así como el acceso seguro a la información a nivel de usuarios internos y entes externos. Esto establece un amplio grado de intercomunicación entre archivos de diferentes empresas, y si está de la mano de una adecuada sistematización, genera una garantía de seguridad, eficiencia y protección de la información. Mayor seguridad y orden: No importa si tu archivo es físico o digital, solo importa que cuente con la seguridad y el orden necesario. Por lo tanto la organización de un archivo de gestión, con el consecuente uso de los instrumentos archivísticos, garantiza el control adecuado, la seguridad de los documentos y la información en general, establece unos parámetros de categorización, almacenamiento y disposición final que permite identificar fácilmente la ubicación, características de cada documento. Gestión del conocimiento: Disminución del impacto frente a la fuga de información cuando se presenten retiros o cambios de cargos, los instrumentos archivísticos reflejan la estructura de producción documental, especian las agrupaciones documentales en base a sus funciones y tramites, esto da como resultado que cada documento producido sea evidenciado bajo unas actividades y funciones. Éstas se extienden al proceso de organización de archivos, iniciando en el archivo de gestión; y culminando en la disposición final de los documentos o en la designación del documento al archivo histórico (si fuere el caso), pasando por el archivo central. Como conclusión se puede establecer que una garantía para el normal funcionamiento operativo de una entidad/empresa, está en su archivo, su estado, el personal que lo maneja, la inversión que ella le haga a él como herramienta de gestión, la correcta distribución de recursos invertidos implementando las políticas y disposiciones normativas que respecto de dicho archivo estén vigentes, y de la continua e ininterrumpida actualización de los sistemas de recopilación, trámite, almacenamiento y custodia documental y del personal encargado de los mismos. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual EVIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”. Versión: 01 Código: GFPI-G-001 Fecha de vigencia: 2013-10-09 Desarrollada por: Ana Carolina Daza Salinas – Ficha: 2497846 Por lo tanto, como herramienta de recaudo y acopio del bien más preciado de una organización, no existe justificación para mantenerlo en desorden, desactualizado, con manejo no correspondiente a normativa, sin automatizar, sin protocolos adecuados de acceso y ubicación de documentos, entre otras necesidades que un archivo eficiente debe poseer. Siendo en efecto, que una cultura de archivo, no es cosa del pasado, y por lo contrario, cobra más vigencia hoy que nunca; dado que el volumen de documentos, la variedad de tipos de documentos y los diferentes medios en los que éstos son producidos y recepcionados, exige que una empresa/entidad cuente no solo con un archivo, sino que éste implemente los instrumentos archivísticos, y se halle debidamente registrada la información en medios digitales; para así tener acceso a la información con fines de consulta, de testimonio y de fuente histórica de los usuarios de ella o de terceros que por ley estén autorizados a solicitar datos contenidos en documentos de archivo. Finalmente y en atención a lo expuesto, un archivo permite: evitar fuga de información, disminuye el excesivo gasto de recursos (financieros, humanos, logístico y en tiempo) para surtir la gestión de la información (búsqueda y manejo de datos), evita la disminución de rendimiento y agilidad en la operatividad de la organización porque se gestiona la información con celeridad y eficacia; lo que se traduce en eficiencia, eficacia y efectividad. (Parafraseando a (donQuijote Software, 2013)) Bibliografía Para realizar se consultaron y se tomó textualmente apartes de los siguientes documentos: Ardila, C. M. (s.f.). Obtenido de https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/Fi nanzas/51130033_1/Contenido/OVA/MaterialF_1/utilidades/oa.pdf ATS GESTION DOCUMENTAL. (8 de octubre de 2019). Obtenido https://atsgestion.net/gestion-documental-beneficios-aplicacion-empresas/ Congreso de Colombia. (14 de julio de 2000). LEY 594 DE 2000. LEY 594 DE 2000. Bogotá D.C, Colombia. Obtenido de https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de2000/ donQuijote Software. (4 de julio de 2013). ¿Necesito una gestión documental? Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=ErUTg8uvVDk SOLOGESCAR. (s.f.). Obtenido de https://sologescar.com/2019/11/13/instrumentosarchivisticos-5-beneficios-que-puede-tener-tu-empresa-con-su-implementacion/ de
