, PLAN DE MANTENIMIENTO Mantenimiento preventivo Carlos Robles – Wilmer Díaz 03/08/2016 INTRODUCCION En el presente plan se pretende establecer los mecanismos y los parámetros mediante el cual se pueda mantener en óptimas condiciones los equipos. La implementación del programa de mantenimiento preventivo en la NOTARIA 8 DE BARRANQUILLA, tiene como objetivo asegurar la continuidad del proceso productivo y alcanzar las metas trazadas en la política de gestión de calidad. De igual forma, el programa de mantenimiento preventivo contribuye en aumentar la confiabilidad y disponibilidad de los equipos, llevando a cabo un mantenimiento planeado y programado, basado en los posibles fallos que puedan ocasionar paros en la producción o deterioro de los equipos e instalaciones. Además, se reducirán los costos de mantenimiento por mano de obra y materiales debido al trabajo de optimización de las operaciones de mantenimiento y la disminución de las reparaciones por fallo imprevisto. También se mejorarán las condiciones de seguridad de los equipos. OBJETIVO GENERAL: Realizar mantenimiento preventivo con el propósito de prever las fallas, manteniendo los sistemas de infraestructura, equipos e instalaciones productivas en completa operación y eficiencia óptima. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Los objetivos principales del mantenimiento preventivo son los siguientes: Mejorar la efectividad y rendimiento de los equipos a través de: ─ Cronograma para las actividades de mantenimiento preventivo. Garantizar la seguridad de los equipos para el personal. Reducir la gravedad de las averías. Evitar la parada productiva. Mantener los equipos en condiciones de seguridad y productividad. Alargar la vida útil de los equipos. Mejorar los procesos. Disminuir costos, aumentar eficiencia y eficacia en el soporte técnico de los servicios. Mantener actualizado el inventario de los activos físicos de la entidad. Mejorar la utilización de los recursos. Elaborar fichas técnicas por cada equipo de la entidad. Programar las actividades de mantenimiento. ALCANCE: Implementación del plan de mantenimiento a todos los equipos de la NOTARIA OCTAVA. PLAN DE MANTENIMIENTO: El área de sistemas de la entidad inspeccionara, planificara y programara el plan de mantenimiento basándose en la documentación realizada de los equipos de cada área de la entidad. ACTIVIDADES: Realizar inspección visual al equipo y área de trabajo. Verificar el código de inventario de los equipos. Verificar vigencia de garantía de los equipos. Verificar el estado del equipo. Realizar limpieza externa e interna a los equipos. Verificar el estado de la fuente de poder. Realizar lubricación a piezas movibles del equipo. Realizar mantenimiento correctivo en caso de encontrar averías y sea necesario reemplazar la pieza del equipo. 9. Reportar y anexar documentación del mantenimiento correctivo. 10. Implementar seguridad a través del Setup: ─ cambiar el modo de arranque. ─ bloquear puertos del equipo. 11. Organizar cables del equipo. 12. Realizar implementación de seguridad del proceso de Hardening. 13. Cambiar configuraciones de red del equipo. 14. Verificar el estado de los programas de los equipos. 15. Desinstalar software no licenciado e informar y dar constancia del proceso de desinstalación. 16. Actualizar programas de los equipos. 17. Verificar controladores del equipo. 18. Realizar desfragmentación de disco duro de los equipos de cómputo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 19. Realizar documentación referente a cada equipo. RECOMENDACIONES: 1. No ingerir alimentos y bebidas en el área de trabajo. 2. Evite golpes y caídas de los equipos. 3. No trasladar los equipos mientras estén encendidos. 4. Mantener alejado el equipo de la luz directa del sol y temperaturas excesivas. 5. No obstruya la ventilación del equipo. 6. Ubique el equipo sobre una superficie firme y estable. 7. No rasgue y quite etiquetas de identificación de los equipos. 8. No instale o realice cambio de software de los equipos sin autorización. 9. No abrir el equipo. 10. No apague el equipo, sin antes salir adecuadamente del sistema. 11. Realizar respaldo de información crítica. 12. No introduzca objetos en el equipo. 13. No introduzca hojas con grapas en las impresoras. 14. No desconecte el equipo sin antes apagarlo. 15. No cambie las configuraciones del equipo. 16. No acerque al equipo objetos magnéticos. 17. No obstruya la ventilación del equipo. 18. Consultar con el personal del área de soporte técnico cualquier duda o situación que se presente relacionada con los equipos informáticos. TIEMPO DE OPERACIÓN: El mantenimiento se ejecutará según las fechas establecidas en el cronograma del plan de mantenimiento, en el cual se estima un promedio de 203 minutos por equipo sin el proceso de Backup y un promedio de 293 minutos a equipos que requieran el proceso de Backup. El servicio será previamente comunicado con anticipación. TIEMPO DE EJECUCION: TIEMPO DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD Inspección visual Verificar código de inventario HORAS 10 Minutos 5 minutos Mantenimiento preventivo de hardware y lubricación 50 Minutos Seguridad a través del Setup: 10 Minutos ─ Cambiar el modo de arranque. ─ Bloquear puertos del equipo. Proceso de Hardening 15 Minutos Cambiar configuraciones de red 3 Minutos - Verificar el estado de los programas de los equipos. 15 Minutos - Desinstalar software no licenciado. - Actualizar programas de los equipos. Controladores del equipo 10 Minutos por controlador Desfragmentación de disco duro 60 Minutos Backup 90 Minutos Documentación 25 Minutos Total 293 Minutos PLAN DE MANTENIMIENTO CRONOGRAMA DEPENDENCIA CANTIDAD ACTIVIDAD DE TIEMPO DE MANTENIMIENTO POR EQUIPOS EQUIPO TIEMPO TOTAL EN MINUTOS FECHA DE REALIZACION Recepción 1 Todos los procesos sin Backup 203 Minutos 203 Minutos 23 de julio Registro 1 Todos los procesos 293 Minutos 293 Minutos 23 de julio Declaraciones 2 Todos los procesos sin Backup 203 Minutos 406 Minutos 23 de julio Autenticaciones 2 Todos los procesos sin Backup 203 Minutos 406 Minutos 06 de agosto Oficina notarial 1 Todos los procesos sin Backup 203 Minutos 203 Minutos 06 de agosto Protocolo 3 Todos los procesos 293 Minutos 879 Minutos 06 a 13 de agosto. 2390 Minutos TOTAL HORARIO DE MANTENIMIENTO SABADOS HORAS DE MANO DE OBRA 12:00 Pm a 8:00 Pm 8 horas El promedio de mano de obra se llevará a cabo en un total de 3 días. SOCIALIZACIÓN DEL PLAN SEMESTRAL DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS: El plan de mantenimiento será notificado internamente con una anticipación de 15 días, con el fin de solicitar a los funcionarios la colaboración pertinente para facilitar el desarrollo de las actividades programadas. Posteriormente se realizará un segundo comunicado en un periodo de 8 días antes la ejecución de las actividades programadas. INFORME: El personal encargado del plan de mantenimiento redactara un informe semestral que será previamente entregado a los entes superiores de la entidad, con el fin que sean verificadas las actividades de mantenimiento, los problemas identificados y anexando las pertinentes recomendaciones. REVISIÓN, ANÁLISIS DEL INFORME Y FORMULACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA: La documentación perteneciente a informes y acciones de mejora será previamente entregada a los entes superiores de la entidad, con el fin de que se analicen, evalúen los informes relacionados con la implementación del plan de mantenimiento. Responsables: Freddy Pulgar Director de área de sistemas Carlos Robles Tapia Técnico en sistemas Wilmer Díaz De León Técnico en sistemas ANEXOS: Software de aplicación utilizada por cada área de la entidad. AREA DE REGISTROS: Registros plus Word AREA DE RECEPCIÓN: Programa de escrituras SIN Programas contable AREA DE AUTENTICACIONES: Programa biométrico Word Excel Adobe Reader (PDF) AREA DE OFICINA NOTARIAL: Paquete de office Adobe Reader Firma digital AREA DE PROTOCOLO: Registro de escrituras (Word, Excel, SIM) Pago Y facturación de escritura (programa contable) PLANO ESTRUCTURAL: Registros Oficina notarial Declaracione s Protocolo Autenticacione s Recepció n
