Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 1. OBJETIVO Fijar los lineamientos para la organización de los archivos de gestión, mediante la aplicación de la Constitución, ley, principios y normas vigentes, con el fin de permitir el acceso fácil a la información de todos los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de avaluación del Ministerio del Interior y fondos a cargo. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos, subprocesos y procedimientos del Ministerio del Interior y fondos a cargo e Inicia con elaboración y/o actualización de las tablas de retención documental – TRD, continua con la organización de los archivos de gestión, descripción documental y consulta o/y préstamo de los documentos y finaliza con transferencia primaria de los documentos del archivo de gestión al archivo central, que hayan cumplido con los tiempos de retención estimados en la respectiva TRD de la dependencia. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES1 Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo General de la Nación. AGN Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo electrónico. Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Asunto. Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa. Base de Datos Registro de Comunicaciones. BDRC Carpeta. Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Catálogo: Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los documentos (expedientes, tomos, legajos, unidades documentales) seleccionados de una serie o asunto, o parte de ella, que traten de un mismo asunto, que por su valor histórico o demanda de consulta así lo amerite. Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Censo. En concordancia con lo expuesto en el artículo 30 del Decreto 2578 de 2012, es responsabilidad del Archivo General de la Nación y de los Archivos Territoriales, elaborar y mantener actualizado el Censo Gula de los archivos públicos del orden nacional y territorial. El censo es el instrumento en el que se identifica y se describen de manera general los archivos pertenecientes a un ámbito nacional y territorial con el fin de dar a conocer datos básicos, como la titularidad, dirección, fondos documentales, servicios, entre otros. Código. Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Acuerdo 027 de 2006, AGN, Establece el glosario o términos utilizados en la gestión de archivos. Acuerdo 005 de 2013, AGN, Criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones Página 1 de44 1 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Consulta de documentos. Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Copia. Reproducción exacta de un documento. Copia autenticada. Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Copia de seguridad. Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. Cuadro de Clasificación Documental. CCD Depuración. Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental. Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Departamento Administrativo de la Función Pública. DAFP Digitalización. Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes, papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Documento de apoyo o facilitativo. Documento generado por la misma oficina, por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento electrónico de archivo. Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento público. Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Estantería. Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Fechas extremas. Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Folio. /Foliar. Hoja. /Acción de numerar hojas. Fondo documental. Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Guía. Describe de manera general un Archivo General Territorial o Institucional, la reseña histórica de su creación y evolución institucional, misión, funciones, objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física del edificio; así como, reseña histórica, contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte, volumen, temas de posible investigación, de cada uno de los fondos que lo conforman, entre otros Las entidades o el Archivo General Territorial, deben destinar espacios en las respectivas páginas web para la publicación de la citada Guía. Grupo de Gestión Normativa del AGN GPGN Índices: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos„ contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción ya elaborados y que reflejan el contenido de los documentos mediante palabras claves o descriptores en lenguaje controlado según la temática de los fondos objeto de la descripción documental; debe contener la referencia para su localización Inventario: Instrumento de control y de recuperación de información en el que se describe de manera exacta los datos de cada una de las unidades de conservación - que conforman las series o asuntos de un fondo documental Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Página 2 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Microfilmación. Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Muestreo. Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos. Norma Internacional General de la Descripción Archivística. ISAD (G) Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Principio de orden original. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Programa de Gestión Documental. PGD Radicación de comunicaciones oficiales. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Reprografía. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Retención documental. Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Registro Único de Series Documentales. RUSD Sección. En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección documental. Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”. Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática. SIGOB Sistema integrado de conservación. SIC. Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Sub serie documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas. Tabla de retención documental. TRD. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoración documental. TVD. Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Testigo. Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Tipo documental. Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Trámite de documentos. Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad de conservación. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. Valor administrativo. Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor científico. Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor contable. Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Página 3 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Valor cultural. Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor histórico. Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor jurídico o legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario. Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor primario. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico. Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. 4. RESPONSABILIDAD La Subdirección Administrativa y Financiera, Coordinación del Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia – Mesa de entrada, es responsable de fijar los lineamientos para la organización de los archivos de gestión, mediante la aplicación de la Constitución, ley, principios y normas vigentes, con el fin de permitir el acceso fácil a la información de todos los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de avaluación del Ministerio del Interior y fondos a cargo. La Subdirección Administrativa y Financiera, Coordinación del Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia es responsable de la modificación, eliminación de este procedimiento. 5. NORMATIVIDAD. 5.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficial. 5.2 LEYES Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Ley 1437 de 2011, expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el cual regula, entre otros aspectos, el derecho de petición entre otros. Ley 1444 del 4 de 2011, por medio de la cual se escinden unos ministerios, se otorgan precisas facultades extraordinarias al Presidente de la República para modificar la estructura de la Administración Pública y la planta de personal de la Fiscalía General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Ley 1341 de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones -TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica. Ley 962 de 2005, estable disposiciones sobre la racionalización de trámites y procedimientos administrativos de las entidades y organismos del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. Página 4 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica. Ley 80 de 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nación. 5.3 DECRETOS Decreto 0106 de 2015, por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado ya los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones. Decreto 1515 de 2013, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 0998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. Decreto 0019 de 2012, contiene normas tendientes a suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto 2578 de 2012, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 2609 de 2012, por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 2893 de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. Decreto 2842 de 2010, dicta disposiciones relacionadas con la operación del Sistema de información y Gestión del Empleo Público – SIGEP. 5.4 RESOLUCIONES Resolución 0322 de 2015, adopta el Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Resolución 0301 de 2014, conforma el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Sector del Interior y el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia y se dictan otras disposiciones. Resolución 0549 de 2014, crea grupos de trabajo en la estructura funcional interna del Ministerio del InteriorResolución 0781 de 2002, el Ministerio del Interior, adopta las Tablas de Retención Documental. Resolución 1907 de 2004, adopta las Tablas de Retención Documental en el Ministerio del Interior y de Justicia. Resolución 0252 de 2013, reglamenta el trámite interno de derecho de petición y la interposición de recursos en el Ministerio del Interior. Resolución 0128 de 2010, del AGN, actualiza la metodología de evaluación de Tablas de Retención Documental y de Tablas de Valoración Documental, se deroga la Resolución 00047 del 13 de marzo de 2000 y se conforma el Pre-Comité Evaluador de Documentos. 5.5 OTROS Circular Externa 003 de 2015, del AGN, establece directrices para la elaboración de las Tablas de Retención Documental. Acuerdo 002 de 2014, del AGN, establece los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 003 de 2013, del AGN, reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 004 de 2013, del AGN, reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Acuerdo 005 de 2013, del AGN, establece los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. Instituto Colombiano de Normas Técnicas, NTC 4436, Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. Instituto Colombiano de Normas Técnicas, NTC 5238, Normas sobre reprografía. Microfilmación series. Procedimiento de operación. Página 5 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Acuerdo 027 de 2006, del AGN, establece el glosario o términos utilizados en la gestión de archivos.Acuerdo 007 de 1994, del AGN, adopta y se expide el Reglamento General de Archivos Acuerdo 008 de 1995, reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación, ordenada por el decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. Acuerdo 057 de 2001, del AGN, aprobó las Tablas de Retención Documental presentadas por el Ministerio del Interior. Acuerdo 060 de 2001, del AGN, establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 038 de 2002, del AGN, establece la responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Acuerdo 042 de 2002, del AGN, establece criterio para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas y se regula el inventario único documental. 6. DESARROLLO 6.1 REQUISITOS Y DOCUMENTOS Los servidores públicos del Ministerio del Interior responden por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la organización, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Asimismo, los jefes de las dependencias (Asesores de los Despachos Ministro, Viceministros, Jefes de Oficina, Directores, Subdirectores y Coordinadores), son responsables por la organización, consulta, conservación, custodia del archivo de gestión de su área o tema encomendado, y de la restricción de acceso a los documentos que tengan reserva legal, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002, para todos los servidores públicos. En el Ministerio del Interior todo documento físico u electrónico debe ser tramitado y/o gestionado a través de los Sistemas de Información que establezca la entidad y previamente cumplir con la guía “Lineamientos para la Elaboración y/o Modificación de Documentos” y el procedimiento “Control de Documentos” respectivamente. (Guía para la Elaboración y/o Modificación de Documentos electrónicos). https://www.mininterior.gov.co/content/proceso-administracion-del-sistemaintegrado-de-gestion-institucional, en los cuales se incluye: Eficiencia administrativa. Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión (procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía. (Política de Cero Papel) Las plantillas para la elaboración de memorandos, oficios, conceptos, certificaciones, circulares y otros documentos que se requieran para la operación de los procesos, es responsabilidad de la Oficina de Información Pública del Interior – Grupo de Sistemas, quien solo podrá desarrollar dicha tarea una vez el formato o plantilla se encuentre aprobada(o) y publicada(o) en la página web https://www.mininterior.gov.co/content/proceso-administracion-del-sistema-integrado-de-gestioninstitucional, y el Grupo de Mejoramiento Continuo - Oficina Asesora de Planeación comunicará los cambios efectuados en la documentación del sistema a fin de mantener informado a los diferentes actores del mismo.2 El servidor público del ministerio, al momento vincularse, trasladarse o desvincularse, de su cargo, recibe o entrega, según sea el caso, los documentos y archivos que tiene bajo su custodia en el ejercicio de sus funciones, debidamente organizados e inventariados, conforme lo señalado en este procedimiento, para lo cual utiliza el “Formato Único de Inventario Documental – FUID GD-P3-F2”. Las “Tablas de Retención Documental GD-P3-F1”, son la base para organizar los archivos de gestión, de los documentos que se elaboran, tramitan o custodian en las diferentes dependencias. 2 Guía Lineamientos para la Elaboración y/o Modificación de Documentos del Ministerio del Interior Página 6 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 6.2 ELABORAR Y/O ACTUALIZAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL3 FLUJOGRAMA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TRD INICIO I. Solicitud o necesidad. II. Conformar equipo interdisciplinario para su elaboración. III. Identificar y describir las series y subseries documentales. IV. Definir series y subseries documentales. V. Establecer tiempos de retención y disposición final. (Valoración Documental) VI. Estructurar las TRD. VII. Aprobar por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y firmar las TRD. 1 NO IX. Realizar los ajustes modificaciones a las TRD. y VIII. Evaluar y convalidar. ¿Las TRD Cumplen con las normas? 1 XII. Archivar. SI X. Publicar en la web y aplicar. XI. Reportar las TRD en el Registro Único de Series Documentales RUSD FIN 6.2.1 CREAR Y/O ACTUALIZAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD. Las TRD se deben crear y/o actualizar por reestructuración de la entidad o por solicitud del jefe de la dependencia, quien mediante comunicación oficial solicita la elaboración de creación y/o actualización de la Tabla de Retención Documental – TRD de la dependencia al Subdirector Administrativo y Financiero. 6.2.2 ESTABLECER EQUIPO INTERDISCIPLINARIO PARA SU ELABORACIÓN. El Subdirector Administrativo y Financiero convoca y/o contrata al equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras, para elaborar o actualizar las tablas de retención documental – TRD. Acuerdo 004 de 2013, AGN, reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. 3 Página 7 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 CRITERIOS MÍNIMOS REQUERIDOS PARA SU ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN. 6.2.3 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES 4 a. Las series y subseries documentales que conforman una tabla de retención documental se identificarán a partir de: (i) La estructura orgánica de la entidad, (ii) Las funciones de las dependencias, y (iii) Los procesos administrativos; la denominación (asignación del nombre) de la serie/subserie se hará previo análisis de la función productora y el proceso administrativo, estableciendo una denominación que corresponda con dicha función o proceso. b. Para facilitar este proceso, el Archivo General de la Nación conformará y administrará el banco terminológico de series y subseries documentales, en el cual se consignará la denominación genérica de las series, de acuerdo con las denominaciones existentes, según los diferentes sectores, para lo cual se podrán tomar los nombres asignados en las tablas de retención documental de los organismos cabeza de sector. El banco terminológico estará disponible para consulta en la página Web del Archivo General de la Nación. c. El Ministerio del Interior deberá publicar en su respectiva páginas web, su tablas de retención documental en formatos abiertos, siguiendo para ello las directrices del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones sobre Open Data, de forma que otras entidades del mismo sector, de menor nivel (jerárquico o territorial) o que produzcan series similares, puedan utilizar tanto la denominación como los tiempos de retención y los criterios de valoración, adaptándolos a su propio contexto legal y administrativo. Análisis e interpretación de la información recolectada. Nivel Jerárquico (Principio Procedencia) Clasificación (TRD) Nivel Documental Fondo Sección Subsección Serie Subserie Tipo documental Se comienza por el Nivel Jerárquico. La identificación de las secciones se establece de lo general a lo particular, se inicia con del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por la SECCIÓN y SUBSECCIÓN que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango: FONDO Totalidad del Archivo Ministerio del interior NIVEL JERÁRQUICO - PRINCIPIO DE PROCEDENCIA SECCIÓN SUB-SECCIÓN Despachos. Subdirecciones Oficinas Asesoras Grupos de Trabajo Direcciones Secretaria General 1000 DESPACHO MINISTRO 4000 SECRETARIA GENERAL 4010 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CONTRACTUAL. 4 4020 SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA. 4030 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA. 4040 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Circular Externa No. 03 de 2015, AGN, Directrices para la elaboración de las Tablas de Retención documental. Página 8 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 En seguida por el Nivel Documental: Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel documental: representado por las series, subseries y tipos documentales. Serie documental: Corresponde al nombre del conjunto de documentos tipo estructura y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas y se escriben en mayúscula en la TRD. Ejemplo: Contratos, Extradiciones, Historias Laborales, Informes, Manuales, Planes, Programas, Resoluciones, entre otros. Sub-serie documental: División estrechamente relacionada con la serie documental que puede agrupar temas o asuntos menores y se escribe en Minúsculas en la TRD. Ejemplo: 1. Contratos Arrendamiento, Contratos Comodato, Contratos Prestación de Servicios. 2. Manual Código de Ética, Manual Contable, Manual de Calidad, Manual de Contratación, Manual de Procedimientos. 3. Resoluciones Ministeriales, Resoluciones Ejecutivas. Para este fin se toman las funciones de la dependencia en las cuales hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el titulo o denominación del asunto principal — SERIE - podían subdividirse en ciertos números de asuntos relacionados, los cuales quedarán indicados como —SUBSERIE-, y estas a su vez pueden estar conformadas por uno o varios documentos o TIPOS DOCUMENTALES. Los Documentos de Apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. Como ejemplo para la Oficina Asesora de Planeación se puede establecer: FUNCIONES DECRETO 2893 DE 2011 1100 Oficina Asesora de Planeación 1. Diseñar y coordinar el proceso de planeación del Sector Administrativo del Interior en los aspectos técnicos, económicos y administrativos. 2. Elaborar, en coordinación con las dependencias del Ministerio y las entidades del Sector, el Plan de Desarrollo Sectorial, con sujeción al Plan Nacional de Desarrollo, los planes estratégicos y de acción, el Plan Operativo Anual y Plurianual, los Planes de Desarrollo Administrativo Sectorial e Institucional y someterlos a aprobación del Ministro. 3. Realizar el seguimiento a la ejecución presupuestal de los planes, programas y proyectos del Ministerio y del Sector Administrativo del Interior. NOMBRE SERIE – SUBSERIE DOCUMENTAL PLANES Planes del Sector Administrativo del Interior PLANES Plan de Desarrollo Sectorial. Plan Operativo Anual Plan Operativo Plurianual. Planes de acción. Planes de Desarrollo Administrativo Sectorial. Planes de Desarrollo Administrativo Institucional. Planes estratégicos. INFORMES Informes de ejecución presupuestal del Ministerio. Informes de ejecución presupuestal del Sector. Unidad documental: Es la pieza mínima que reúne todas las características para ser considerada documento. Ejemplo: Un acta, Un oficio, Un informe, Una fotografía, CD, Una película, Un plano, etc. Tipo documental: Revela el contenido como la estructura física del documento, se escribe en minúsculas en la TRD. Ejemplo: Actas, oficios, minutas de contratos, facturas, informes, etc. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto. Ejemplo: Todos los documentos de un Contrato, Historia laboral, Expediente disciplinario, etc. Ejemplo: Para establecer los Comprobantes de egreso Fondo Todo el Fondo documental Ministerio del Interior Nivel Sección Agrupación documental Secretaria General Jerárquico Subsección Sub agrupación documental Subdirección Administrativa y Financiera Página 9 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Serie Subserie Tipo Documental Nivel Documental Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Asuntos o temas funciones COMPROBANTES Asuntos o temas específicos Comprobantes de egreso - Solicitud de Compra Documento(s) - Cotizaciones - Certificado de Disponibilidad — CDP - Registro de Disponibilidad Presupuestal - Factura de Compra - Orden de Compra - Entrada al Almacén - Recibo a Satisfacción - Comprobantes Egreso - Orden de Pago Entre otros… Conformadas y unificadas todas las series y subseries del Ministerio del Interior, se diligencia el Cuadro Comparativo de Nivel Documental en orden alfabético con el fin de establecer la codificación única para cada una de ellas. CUADRO COMPARATIVO NIVEL DOCUMENTAL SUB-SERIE UNIDAD TIPO DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL Actas Comité Institucional de Expediente • Acta Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Desarrollo Administrativo • Comunicación oficial petición recibida y/o producida Temas de Archivo • Comunicación oficial respuesta recibida y/o producida. • Documentos de anexos. • Lista de Asistencia. CIRCULARES Circulares informativas Simple • Circular COMPROBANTES Comprobantes Egresos Expediente • Solicitud de Compra • Cotizaciones • Certificado de Disponibilidad — CDP • Registro de Disponibilidad Presupuestal - Factura de Compra • Orden de Compra • Entrada al Almacén • Recibo a Satisfacción • Comprobantes Egreso - Orden de Pago INFORMES Informes a Órganos de Expediente • Comunicación oficial petición recibida o producida Control Externos: • Informe Contraloría, Fiscalía, • Documento de anexo. Procuraduría, Etc. • Comunicación oficial respuesta recibida y/o producida. Documentos Pre-ingres HISTORIAS Expediente LABORALES • Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) • Documentos de identificación • Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo • Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación Documentos Pos-ingreso (Organizados cronológicamente) • Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo. • Acta de posesión • Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, etc. • Evaluación del Desempeño • Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc. • Certificaciones Tiempo de Servicios, Fusiones • Constancia de sueldos SERIE DOCUMENTAL ACTAS Página 10 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Establecer la Codificación: Corresponde al sistema de numeración establecido en el Ministerio, el cual asigna los códigos para identificar las diferentes dependencias, grupos de trabajo, series y subseries y empleada para preparar y tramitar correspondencia, diligenciar formularios, elaborar trabajos, estudios e investigaciones, clasificar los documentos en forma más sencilla, evitar el archivo arbitrario y desordenado de los documentos. Está constituido por tres (3) divisiones o niveles separados por un punto “.” Así: Primer Nivel. Cuatro dígitos. Representa el código establecido por resolución, identifica a las unidades administrativas productoras de los documentos (Despachos, oficinas, Direcciones y grupos.) Segundo Nivel. Dos dígitos. Representa el código asignado a la Serie Documental. Tercer Nivel. Dos Dígitos. Representa el código asignado a la Subserie Documental. CÓDIGO/ SERIE 4011.15.01 1° Nivel 2° Nivel 3° Nivel Código dependencia Código Serie documental Código Subserie documental 4011. 15. 01 Grupo de Gestión Contractual Contratos Contratos del Ministerio del Interior Organizadas en orden alfabético las series y subseries del Ministerio del Interior, se diligencia el Cuadro de Codificación Series y Subseries Documentales Y se establece el código único para cada una de ellas. CUADRO DE CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES (Ejemplo) CÓDIGO SERIE SUBSERIE 01. ACCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES 01.01 Demandas y Contestación de Demandas 01.02 Denuncias 01.03 Tutelas 02. ACTAS 02.01 Actas Comisión de Personal 02.02 Actas Comisión Nacional de Derechos Humanos 02.03 Actas Comisión Nacional de Seguimiento Electoral 02.04 Actas Comisión Nacional para la Seguridad, Comodidad y Convivencia en el Fútbol. 02.05 Actas Comité de Conciliación del Ministerio 02.06 Actas Comité de Coordinación del Sistemas de Control Interno 02.07 Actas Comité de Gerencia del Ministerio del Interior 02.08 Actas Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia – FPFD 02.09 Actas Comité Interinstitucional de Alertas Tempranas – CIAT 02.10 Actas Comité Interinstitucional de Lucha Contra la Trata de Personas 02.11 Actas Reuniones Interinstitucionales 03. ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS 03.01 Consultas 03.02 Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes - PQRS 04. ACUERDOS 04.01 Acuerdos a Nivel Nacional y Territorial 04.02 Acuerdos de Gastos 04.03 Acuerdos de Gestión 04.04 Acuerdos de Paz 04.05 Acuerdos Interinstitucionales sobre Atención al Ciudadano 05. APORTES PARAFISCALES Página 11 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN 05.01 05.02 05.03 05.04 05.05 06. 06.01 06.02 06.03 07. 07.01 07.02 07.03 08. 08.01 09. 09.01 09.02 09.03 09.04 09.05 09.06 09.07 09.08 09.09 Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Autoliquidación de Aportes en Cesantías Autoliquidación de Aportes en Pensiones Autoliquidación de Aportes en Riesgos Laborales - ARL Autoliquidación de Aportes en Salud Autoliquidación de Otros Aportes Parafiscales AUDITORIAS Auditorias de Calidad Auditorias Independientes de Control Interno Auditorias de Inspección, Vigilancia y Control a la Confederación y Federaciones de Acción Comunal BOLETINES Y SERVICIOS INFORMATIVOS Boletines Alertas Tempranas Boletines y Comunicados de Prensa Boletines y Servicios Informativos Internos CENSOS Censos Grupo Étnicos CERTIFICACIONES / CONSTANCIAS Certificaciones Bonos Pensiónales Certificaciones del Almacén General Certificaciones Disponibilidad Presupuestal - CDP Certificaciones Ingresos y Retenciones Certificaciones Pago a Contratos y Convenios Certificaciones Presencia o No de Grupos Étnicos Certificaciones Retención en la Fuente Certificaciones Salariales Funcionarios y Ex Funcionarios. Certificaciones Tributarias… Siguen más… 6.2.4 DEFINICION DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES5 Una vez identificadas las series y subseries documentales, y asignada su denominación, la entidad podrá agregar en sus TRD una definición de las series y subseries, en la cual se establezca: i. tipo de actividad o función productora (puede abarcar varias series) ii. nombre de la serie/subserie iii. descripción: detalle de las funciones o actividades que producen los documentos de cada serle/subserie, incluida su finalidad o propósito derivado de los trámites o actuaciones, y iv. tiempo de retención Ejemplo: Actividad Asuntos de la gestión financiera de la entidad, manejo de nóminas, contratación, régimen fiscal, inversiones, gestión de seguros, etc. Nombre de la Serie/Subserie Contratos (Se enunciarán los tipos documentales que constituyen la serie/subserie) Descripción Tiempo de Retención Conformada por la totalidad de los documentos producidos y recibidos como resultado de las actividades propias de la contratación de bienes y servicios de la entidad; una parte de tos documentos se producen en formato electrónico. 20 años, después de cerrado el expediente contractual. La eliminación se hace al finalizar el año fiscal correspondiente a la totalidad de la serie documental del respectivo período (año) Establecidas las series, subseries y codificación, se diligencia el Cuadro de Clasificación Documental, organizado en orden jerárquico para cada una de las unidades administrativas que conforman el Ministerio del Interior, las series y subseries que por funciones y/o procesos les corresponden y los tipos documentales que las integran. 5 Circular Externa No. 03 de 2015, AGN, Directrices para la elaboración de las Tablas de Retención documental. Página 12 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 MINISTERIO DEL INTERIOR CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (Ejemplo) CÓDIGO DEPENDENCIA 1000 1001 SIGLA - NOMBRE DEPENDENCIA DMI - DESPACHO DEL MINISTRO GRI - GRUPO DE GESTIÓN DE RECURSOS INTERNACIONALES CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES NOMBRE SERIES / SUBSERIES DOCUMENTALES .03 ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS .03.02 Peticiones, Quejas, Solicitudes – PQRS .12 CIRCULARES .12.01 Circulares Informativas .12.02 Circulares Reglamentarias .28 INFORMES Reclamos, .28.01 Informes a Órganos de Control Externos (Contraloría, Fiscalía, Procuraduría, Etc.) .28.02 Informes a Órganos de Control Internos (Despachos, O. Control Interno, SIGI, Etc.) .28.03 Informes de Casos Especiales .03 ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS .03.02 Peticiones, Quejas , Reclamos, Solicitudes - PQR .16 CONVENIOS .16.03 MI - Convenios Y/O Tratados Internacionales TIPOS DOCUMENTALES • Comunicación oficial recibida y/o producida • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Circular • Documento Anexo • Circular • Documento Anexo • Comunicación oficial recibida y/o producida • Informe • Documento de anexo. • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida • Informe • Documento de anexo. • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida • Informe • Documento de anexo. • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. CONCEPTOS Y CONSULTAS GOBERNABILIDAD TERRITORIAL • Comunicación oficial recibida y/o producida • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida • Minuta del Convenio o Tratado Internacional. • Marco Jurídico y/o antecedente. • Informes sobre cooperación internacional. Página 13 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 MINISTERIO DEL INTERIOR CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (Ejemplo) CÓDIGO DEPENDENCIA SIGLA - NOMBRE DEPENDENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES NOMBRE SERIES / SUBSERIES DOCUMENTALES TIPOS DOCUMENTALES • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. .24 EVENTOS, FOROS Y/O SEMINARIOS INTERNACIONALES O NACIONALES .24.01 Eventos Internacionales Y/O Nacionales .24.02 Foros Internacionales Y/O Nacionales .24.03 Seminarios Internacionales Y/O Nacionales .28 INFORMES .28.01 Informes a Órganos de Control Externos (Contraloría, Fiscalía, Procuraduría, Etc.) .28.02 Informes a Órganos de Control Internos (Despachos, O. Control Interno, SIGI, Etc.) • Comunicación oficial recibida y/o producida • Cooperación y Asistencia Internacional. • Marco Jurídico y/o antecedente. • Traducciones Oficiales • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida • Cooperación y Asistencia Internacional. • Marco Jurídico y/o antecedente. • Traducciones Oficiales • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida • Cooperación y Asistencia Internacional. • Marco Jurídico y/o antecedente. • Traducciones Oficiales • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida • Informe • Documento de anexo. • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida • Informe • Documento de anexo. • Comunicación oficial de Página 14 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 MINISTERIO DEL INTERIOR CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (Ejemplo) CÓDIGO DEPENDENCIA SIGLA - NOMBRE DEPENDENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES NOMBRE SERIES / SUBSERIES DOCUMENTALES TIPOS DOCUMENTALES respuesta recibida y/o producida. .39 1100 OAP - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN PLANES .39.24 Planes en Materia de Cooperación Internacional .42 PROGRAMAS .42.28 Programas en Materia de Cooperación Internacional .13 COMUNICACIONES OFICIALES .13.05 Comunicaciones Oficiales del Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana - FONSECON .13.07 Comunicaciones Oficiales del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia FPFD .02 ACTAS • Comunicación oficial recibida y/o producida • Planes en materia de Cooperación y Asistencia Judicial Internacional. • Marco Jurídico y/o antecedente. • Traducciones Oficiales • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida • Políticas en materia de Cooperación y Asistencia Judicial Internacional. • Marco Jurídico y/o antecedente. • Traducciones Oficiales • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida de FONSECON. • Informes • Planillas. • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida del FPFD • Informes • Planillas. • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. Página 15 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 MINISTERIO DEL INTERIOR CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (Ejemplo) CÓDIGO DEPENDENCIA SIGLA - NOMBRE DEPENDENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES NOMBRE SERIES / SUBSERIES DOCUMENTALES .02.100 Actas Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia - FPFD .02.14 Actas Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo .03 ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS .03.02 Peticiones, Quejas , Reclamos, Solicitudes - PQR .28 INFORMES .28.01 .28.02 .35.11 TIPOS DOCUMENTALES • Comunicación oficial recibida y/o producida • Acta • Documentos de anexos. • Registro Base de Datos Control de las Comunicaciones. • Comunicación oficial recibida y/o producida • Acta • Documentos de anexos. • Registro Base de Datos Control de las Comunicaciones. • Comunicación oficial recibida y/o producida • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida Informes a Órganos de Control • Informe Externos (Contraloría, Fiscalía, • Documento de anexo. Procuraduría, Etc.) • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida Informes a Órganos de Control Internos • Informe (Despachos, O. Control Interno, SIGI, • Documento de anexo. Etc.) • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. • Comunicación oficial recibida y/o producida Informes Entidades Adscritas y • Informe de la entidad Vinculadas (Corporación Nasa Kiwe, adscrita y/o vinculada Dirección Nacional Derechos Autor, • Documento de anexo. Unidad Protección Etc.) • Comunicación oficial de respuesta recibida y/o producida. Siguen más… 6.2.1.5 TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION FINAL6 Los tiempos de retención se asignarán en años (sin el uso de decimales), para las series de conservación temporal. Para las series de conservación permanente se utilizará la convención (CT) o (CP). Adicionalmente se tendrán en cuenta los siguientes lineamientos: 6 Circular Externa No. 03 de 2015, AGN, Directrices para la elaboración de las Tablas de Retención documental. Página 16 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 a. No se recomienda asignar más de cinco (5) periodos de retención, comenzando con un plazo mínimo de 3 años. Ejemplo: 3, 10, 20, 80 años y permanente (CT). los periodos de retención se pueden registrar en números absolutos (ejemplo: 7) o con alguna explicación que facilite su aplicación (ejemplo: 7 años, después de cerrado el expediente contractual. La eliminación se hará al finalizar el año fiscal correspondiente a la totalidad de la serie. documental (de enero a diciembre). b. Las entidades podrán omitir, cuando así lo consideren y previo análisis, las columnas que indican el tiempo de conservación en archivo de gestión y en archivo central, consignando en una sola columna el plazo total. c. Las TRD deberán incluir un anexo en el cual se explicarán de manera detallada los criterios de valoración aplicados en la definición de los tiempos de retención de las series y subseries documentales. Así mismo, se pueden agregar notas al pie de página para explicar la forma como se realizará el muestreo estadístico, las fechas sugeridas para realizar las transferencias (primarias y secundarias), las características del proceso de digitalización/microfilmación y las normas legales aplicables a un determinado tipo de información en relación con el periodo de retención asignado. d. En la TRD se podrán indicar las siguientes políticas de retención según el caso: - CT/CP, Transferir al Archivo General (de la Nación, Departamental, Distrital o Municipal) - Eliminar - Borrar (para el caso de documentos o series electrónicas) - Conservar y Digitalizar - Conservar y Microfilmar - Migrar (para el caso de documentos o series electrónicas o de información electrónica conservada en sistemas de información, bases de datos o aplicaciones) e. Para el caso de información electrónica almacenada en sistemas de información, se debe indicar en las TRD la periodicidad establecida para realizar su transferencia a otros sistemas de almacenamiento (Archiving) ejemplo: realizar copia cada 24 horas; cada 5 días; cada 30 días, etc. También se debe indicar en la TRD la dirección (URL.) donde se almacenarán los documentos recogidos de forma automática y el nombre del servidor en el cual se habrán de conservar, y explicar la estructura del directorio bajo el cual se almacenaron los archivos y documentos electrónicos. Tiempo de Retención: En el país muy pocas normas indican un tiempo de conservación específico para los documentos de los organismos estatales, en consecuencia para determinar el tiempo de retención documental en los Archivos de Gestión y Archivo Central, algunos de los plazos fueron recomendados por el Archivo General de la Nación, entidad rectora en materia archivística, y otros son el producto de la experiencia acumulada en el proceso de servicios archivísticos internos y externos en las dependencias y del Grupo de Conservación Documental y Gestión de Correspondencia, es de anotar que se propuso un tiempo precautélatelo adicional, dada circunstancias de consulta efectuadas en la práctica por los organismos de control y la ciudadanía. Por lo anterior en el Ministerio del Interior estableció los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final de acuerdo al siguiente cuadro comparativo: ÍTEM TIEMPO I ELIMINACIÓN INMEDIATA, NO se remiten al Archivo Central. II 2 años desde su radicación. NO se remiten al Archivo Central. CUADRO COMPARATIVO TIEMPOS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NORMA DOCUMENTOS APLICA La DESTRUCCIÓN INMEDIATA DE LOS - Borradores (de proyectos, informes, otros), etc. DUPLICADOS DE TODO DOCUMENTO - Copias y/o fotocopias de los documentos tales como: (Actas, se deja a criterio de cada dependencia. Acuerdos, Circulares, Contratos, Convenios, Decretos, leyes, Resoluciones, Proyectos y Anteproyectos expedidas por el (AGN) ministerio u otras entidades.) - Documentos de apoyo producidos o recibidos que no están dentro de las funciones de la oficina. - Pedidos almacén. - Libros impresos de los cuales se encuentra copia en la Biblioteca del Ministerio. Requerimiento temporal de testimonio del - Correspondencia de Cortesía (Invitaciones, Felicitaciones), etc. cumplimiento de funciones. - Documentos de apoyo no eliminados con anterioridad. DOCUMENTOS DE APOYO. (AGN) - Ofrecimientos, Catálogos, folletos, propuestas, cotizaciones Página 17 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN ÍTEM III TIEMPO 5 años. IV 10 años. V 20 años. VI 80 años o más. Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 CUADRO COMPARATIVO TIEMPOS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NORMA DOCUMENTOS APLICA - Periódicos, revistas. - Solicitud de empleo u hojas de vida no reclamada por el interesado. - Acciones de personal repetido y rutinario que no prueben Requerimiento de testimonio del derechos adquiridos ni tiempo de servicio. cumplimiento de funciones - Autorizaciones para uso de transporte. Ley 734 de 2002, Código Disciplinario - Circulares de trámite administrativo. Único. - Comunicaciones de unidades de nivel medio o bajo, cuyos Estatuto Tributario asuntos básicos se informen o eleven a instancias superiores, Ley 962 de 2005, Ley anti-tramites. - Comunicaciones internas de carácter rutinario Ley 1474 de 2011, art. 132. - Comunicaciones que no afecta el expediente. mecanismos de prevención, - Controles, registros y tarjetas de asistencia, permisos, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de solicitudes de vacaciones, cuadros de personal. - Copias que se reciben a título de información- no para decidir la gestión pública. un asunto. - Documentación financiera y contable de carácter rutinario, facturas, notas de crédito, órdenes para utilización de gasolina, gastos de transporte, cheques, requisiciones, pedimentos y compra de materiales, controles de bodega, - Información sobre cursos, seminarios, reuniones. - Informes parciales que se han resumido en informes generales de una entidad, - Informes sobre avances de proyectos, que hayan sido sustituidos por el informe final o anual. - Licitaciones públicas o privadas NO ganadora. (Propuesta licitaciones) - Listas de asistencia, - Materia prima (encuestas) estadística ya tabulada y trabajada. - Notas de remisión - Planillas de control. - Proyectos no sustantivos de la institución. - Registros de uso de teléfono, - Solicitudes de empleos. - Documentos que soporten el testimonio de una función en Requerimiento de testimonio del responsabilidad de una dependencia productora. cumplimiento de funciones - Documentos relacionados con tributación y manejo de Ley 734 de 2002, Código Disciplinario bienes por parte de servidores públicos. Único. - Documentos relacionados con negocios de compraventa, Estatuto Tributario propiedades muebles e inmuebles. Ley 962 de 2005, Ley anti-tramites. Ley 1474 de 2011, art. 132. mecanismos - Libros o planillas de registro de correspondencia recibida de prevención, investigación y sanción de después de 10 años de radicados. actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Documentos Contables de registro original que compendie Decreto 2649 de 1993, Reglamento otros soportes contables. Ejemplo Balance General general de contabilidad. Consolidado, no aplica a Balances mensuales o de prueba Código Comercio Art 60. siempre que se haya elaborado el final. Código Penal. Ley 190 de 1995, Estatuto Anticorrupción. Los relacionados con riesgos de fraude o atentado contra la Ley 1474 de 2011, art. 132. mecanismos vida y la integridad de las personas. Contratos, Órdenes de de prevención, investigación y sanción de Pago. Entradas y salidas de Almacén. actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. No existe norma que establezca un Sobre derechos de tipo laboral. término de conservación de historias - Historias Laborales laborales por parte de la empresa privada - Nóminas de Personal. (Min. Protección--Concepto--2010-N) Página 18 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN ÍTEM TIEMPO VII CT CONSERVACIÓN PERMANENTE. Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 CUADRO COMPARATIVO TIEMPOS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NORMA DOCUMENTOS APLICA Artículo 264 del código Sustantivo del Trabajo. Ley 962 de 2005, Ley anti-tramites. Código de Comercio. Respecto al sector público se indica que le corresponde al AGN reglamentar el tiempo de conservación de las historias laborales. Valor Histórico, científico, informativo o Conservar permanentemente, en su formato original, las series documentales de carácter misional (correspondientes tecnológico a la razón de ser de la entidad). También deberán conservarse las siguientes categorías de documentos y series documentales: - Actas de comités decisorios y consultivos. - Actos administrativos de carácter dispositivo (acuerdos, circulares, decretos, resoluciones, etc.) - Comunicaciones de autoridades superiores o de niveles técnicos que reflejan objetivos o relevancia nacional o regional de la entidad. - Conceptos técnicos, peritajes y dictámenes. - Contratos, convenios y tratados internacionales o con organismos internacionales. - Declaratorias de elecciones. - Diseños y sus documentos de soporte - Documentos de marcas y patentes. - Documentos relativos a procesos de reorganización administrativa - Estudios técnicos (incluyendo aquellos elaborados como productos de contratos estatales, asesorías y consultorías) - Expedientes organizaciones sociales, sindicatos, cooperativas, partidos políticos, asociaciones de campesinos, de artesanos, Religiosos, etc. - Fotos, mapas, planos de terrenos u obra civil nacional o regional. - Informes (de gestión, técnicos, científicos entre otros tipos) presentados a autoridades administrativas, organismos de control, cuerpos colegiados (consejos y juntas directivas) - Libros mayores, libros diarios, libros contables, informes contables o balances anuales. - Libros sacramentales. - Licitaciones públicas o privadas ganadoras. - Manuales de funciones y procedimientos. - Organigramas. - Planes, programas y proyectos con sus documentos soportes de la entidad. - Presupuestos anuales y liquidaciones presupuestarias. - Protocolos notariales y/o escrituras. - Series documentales que den cuenta de procesos intelectuales realizados por sus autores (estudios, estadísticas, análisis y proyecciones, informes de investigaciones, análisis de encuestas entre otros) - Series que permitan explicar fenómenos de tipo social, político, legal, económico, histórico entre otros análisis. - Series resultantes de procesos de muestreo de expedientes judiciales. (selección archivística) - Series resultantes de procesos de muestreo estadístico, tabulados de censos y encuestas (selección archivística) Página 19 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN ÍTEM TIEMPO Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 CUADRO COMPARATIVO TIEMPOS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NORMA DOCUMENTOS APLICA - Videos que reflejan aspectos sustanciales del quehacer del Ministerio o de una cultura. Valoración Documental: En el momento de adelantar la valoración documental, se debe tener en cuenta: - El uso, la frecuencia en la consulta. - Las normas internas y externas que regula la gestión documental. - Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. - Identificar los valores secundarios: Valor Histórico, científico, informativo o tecnológico. Disposición final: Al realizar la valoración documental se determina el destino final de la documentación ya sea para su eliminación o descarte, selección, conservación total, reproducción. Eliminación de Documentos – E. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos; a su vez éste podrá solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta. Adicionalmente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento. 7 i. Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la página Web de la respectiva entidad, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso, a los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación. ii. Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo Departamental y Distrital de Archivos o el Archivo General de la Nación, para lo cual contarán con sesenta (60) días, instancia que con base en el fundamento presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar a la entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención de los documentos. Todo lo anterior se hará público en los sitios Web de la entidad. iii. La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en soporte físico como electrónico, deberá constar en un Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscribirán el Presidente y Secretario Técnico del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso, de la respectiva entidad. iv. Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos publicados en su página Web para su consulta. v. El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las solicitudes de suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo con la naturaleza de los documentos y su valor legal, testimonial, informativo, cultural, histórico o científico, cuando a su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del país. vi. La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar documentos individuales de un expediente o una serie, excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados. Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado en las Tablas de Retención Documental, a aquellos documentos que han perdido su valor histórico, fiscal, jurídico, administrativo, legal o cultural para la Nación y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología. En general está constituido por la documentación de escaso valor para la memoria institucional del ministerio. Los Documentos de Apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. Acuerdo 004 de 2013, AGN, reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Página 20 de44 7 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Así mismo, la Destrucción Inmediata de los Duplicados de Todo Documento se deja a criterio de cada dependencia. Selección – S. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total, asimismo, a aquella documentación que a pesar de poseer valores secundarios puede ser muy repetitiva (Circulares, Copias, fotocopias, etc.), en este caso se impone el muestreo y se realiza una depuración o selección documental garantizando su integridad física y que en algunos casos requieran o a meriten ser seleccionados para conservarlos por algún medio técnico. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo, cuantitativo o mixto de los documentos o en su defecto lo que se indique en las respectivas TRD o TVD. Criterios de selección. • Toma de especímenes o ejemplares: Consiste en la elección de uno o más especímenes como testimonio de la práctica administrativa en una fecha dada. No sirve para realizar un estudio comparado o estadístico. Por ser sólo un ejemplo, carece de potencial de investigación. Este no es un método recomendable por cuanto no representa la cantidad de documentos. • Muestreo cualitativo o selectivo, con arreglo a una pauta o base previamente determinada: es una operación esencialmente subjetiva que se basa en un conjunto preconcebido de criterios, con la intención de conservar los documentos más importantes o significativos de una clase o serie. Si bien puede tener cierta validez, conociendo la pauta utilizada, proporciona una visión sesgada o tergiversada de esa clase. Carece de utilidad a efectos de análisis estadísticos, salvo dentro de límites precisos. • Muestreo sistemático, con arreglo a una base previamente determinada: depende de la pauta o criterio que se establece previamente y de la organización de la serie, (numérica, geográfica, alfabética o cronológica). Consiste en tomar años, letras, zonas geográficas determinadas o ciertos números de la serie y conservarlos. Es uno de los métodos más utilizados y se basa en el orden interno de las piezas que componen la serie. • Muestreo aleatorio o al azar: La aleatoriedad significa que toda unidad de una serie tiene las mismas posibilidades de representar a la serie. La muestra se toma al azar, no depende de pautas o períodos. Al realizar este tipo de muestreo, se debe evitar cualquier sospecha de que se trata de casos especiales o que se utilizó algún favoritismo. Para hacerlo, se debe disponer una tabla de "números aleatorios" y numerar toda la serie. Para que sea eficaz, los materiales deben ser homogéneos y contener información cuantificable matemáticamente. Depende de la individualidad numérica de los elementos de la serie y de la determinación del tamaño apropiado de la muestra. Es un sistema complicado, razón por la cual es conveniente solicitar asesoramiento de un experto. Conservación Total – CT. Esta modalidad de disposición final se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas del Ministerio (Archivos Históricos), convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son considerados patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura y deberán ser transferidos al Archivo General de la Nación. Reproducción (Microfilmación, digitalización, disco óptico, otros - R. El proceso de disco óptico o sistematización, se aplicara a todos los documentos que de acuerdo con el contenido y el valor de la información lo requiera, con el propósito de conservar los archivos en las mejores condiciones de seguridad, economía, eficacia; uniformidad y continuidad en el archivo, previniendo el extravío y pérdida de importantes documentos. Por regla general se deben de microfilmar todos aquellos documentos que en su trámite final sean de Conservación Total. 6.2.1.6 ESTRUCTURA DE LAS TABLAS DE RETENCÍON DOCUMENTAL.8 Las tablas de retención documental se conformarán siguiendo la estructura orgánico-funcional de la entidad, así como las siguientes indicaciones: 8 Circular Externa No. 03 de 2015, AGN, Directrices para la elaboración de las Tablas de Retención documental. Página 21 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 a) En el caso de que el Ministerio se encuentre orientado a procesos, se podrá agregar a las tablas de retención una columna adicional en la cual se identifique el proceso al cual están asociados los documentos que correspondan a una determinada serie o subserie documental, de forma que se pueda generar una TRD secundaria a partir de los procesos (la cual no puede ser presentada en este formato al RSUD). No obstante, los archivos de la entidad (de gestión, central e histórico) se ordenarán siguiendo el principio de procedencia orgánico; un esquema equivalente pero no necesariamente igual, se aplicará para organizar los mensajes de datos, archivos legibles por máquina y documentos e información electrónica, incluyendo este tipo de información en las TRD correspondientes. b) El Ministerio podrá utilizar sistemas informáticos para la elaboración de las TRD; en este caso, las TRD serán un reporte obtenido del sistema En todo caso se deberá garantizar que los datos históricos (procedencia, valoración, denominación y tiempo de retención) no pueden ser modificados o alterados, pues resultan relevantes para determinar la trazabilidad de la información que administra la base de datos y como evidencia legal en posibles procesos de verificación; así mismo, las actualizaciones realizadas sobre la base de datos, que generen una nueva TRD, se deberán mantener de manera indefinida, garantizando la integridad de la base de datos y de la TRD electrónica. c) Cuando la entidad lo considere útil para fines internos y porque facilita la gestión de sus expedientes y archivos, las TRD pueden incluir columnas y datos adicionales a los establecidos por el Archivo General de la Nación. Sin embargo, cuando se realice el reporte de las TRD en el Registro único de Series Documentales - RUSD, el ministerio ajustará al formato autorizado para el RUSD. Para efectos internos, el Ministerio tiene libertad para elaborar y fijar el formato de sus TRD, previa aprobación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo; sin embargo, se deben mantener invariables los campos del RUSD, para facilitar el proceso de intercambio o captura de registros en la sede electrónica del AGN. d) Dado que el uso de tecnologías de la información está favoreciendo la gestión de documentos electrónicos, el Ministerio deberá indicar frente a los tipos documentales registrados en las TRD, gestionados en formatos electrónicos, la extensión del formato utilizado (.pdf, .xIs, .docx, .rar, .cvs, .jpg, etc.). Lo anterior para facilitar la aplicación de políticas de preservación digital y otros procesos informáticos o archivísticos. e) Con el fin de hacer más flexible la aplicación de las tablas de retención documental, el Ministerio podrá generar subproductos de la TRD principal, adoptando variantes de la misma, con miras a implementar los procesos de organización de sus archivos - según las fases del ciclo de vida (gestión, central e histórico) — de acuerdo con las necesidades de la entidad, pero manteniendo siempre la estructura de series/subseries (integridad), como eje del proceso de organización, en complemento del principio de procedencia y orden original. El equipo Interdisciplinario conformado para su elaboración preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental del Ministerio diligencio el Formato GD-P3-F1. Tablas de Retención Documental, con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de un informe junto con los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración y/o actualización. 6.2.1.7 APROBACION Y FIRMA DE LA TRD9 a. Las tablas de retención documental — TRD se podrán elaborar de manera Integral para toda la entidad o de manera individual y gradual por cada dependencia; en cualquier caso deberán ser aprobadas por el Comité de Desarrollo 9 Circular Externa No. 03 de 2015, AGN, Directrices para la elaboración de las Tablas de Retención documental. Página 22 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Administrativo, si se trata de entidades del orden nacional, o del Comité de Archivo, para las entidades del orden territorial o entidades de otra naturaleza (con autonomía especial o constitucional), Las TRD elaboradas de manera parcial (por dependencias), requieren ser aprobadas, cada vez, por el respectivo Comité, en cuyo caso se aprobarán mediante actos administrativos independientes. El registro en el RUSD, sin embargo, se hará para la totalidad de la tabla, excepto para procesos de actualización, que solo afecten una parte de este instrumento. b. Se entenderá que no tendrán valor legal las tablas de retención documental que no cumplan con lo señalado en el artículo 3° del Acuerdo 004 de 2013, expedido por el AGN y por tanto no podrán ser publicadas; la entidad que haya omitido este requisito de idoneidad, será sancionada de conformidad con lo establecido en el Decreto 106 de 2015. c. Las TRD deberán se suscritas por las personas mencionadas en el artículo 7° del Acuerdo 004 de 2013, acompañando copia del acta firmada por quienes participaron en el Comité de Desarrollo Administrativo o Comité de Archivo que aprobó su adopción, para respaldar su validez. De igual forma. su implementación solo podrá llevarse a cabo una vez expedido el acto administrativo y cumplido el proceso de convalidación, o cuando se haya presentado silencio administrativo positivo, cuando el Comité Evaluador de Documentos del AGN o los Consejos Territoriales de Archivo responsables de convalidarlas, exceda los 90 días desde su recepción, sin haberse pronunciado. Firmas responsables. Las tablas de retención documental deberán ser suscritas por el Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía y por el responsable del Grupo de Conservación Documental y Gestión de Correspondencia del Ministerio del Interior. 6.2.1.8 CONVALIDACIÓN ANTE EL AGN, PRESENTACIÓN Y REVISIÓN 10. El procedimiento de convalidación, presentación, revisión y ajustes de las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental es el siguiente: a) Dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación el Secretario General, o quién haga sus veces, del organismo nacional, departamental, distrital o municipal presentará las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con todos sus anexos, al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o al Consejo Departamental o Distrital de Archivos, según el caso, para su evaluación técnica o convalidación. El Archivo General de la Nación, en las entidades del orden nacional y los Archivos Generales Departamentales y Distritales en el orden territorial, harán seguimiento al cumplimiento de esta disposición. b) Dentro de los treinta (30) días siguientes a su evaluación técnica o convalidación, el Secretario General o quien haga sus veces, solicitará la inscripción de las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental en el "Registro Único de Series Documentales" del Archivo General de la Nación, siguiendo el procedimiento establecido para tal fin. c) Si el concepto técnico emitido por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, determina que las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental no reúnen los requisitos técnicos que establece el Archivo General de la Nación, se solicitará a la entidad que las aprobó, que haga los cambios y ajustes consignados en el concepto técnico, el cual es de obligatorio cumplimiento; la entidad tendrá máximo treinta (30) días para realizar los ajustes solicitados y remitirla nuevamente al Consejo Departamental o Distrital de Archivos. d) Si el organismo cuya tabla de retención documental o tabla de valoración documental que ha sido objeto de observaciones, no realiza los ajustes o modificaciones solicitadas en el tiempo establecido, el Consejo Departamental o Distrital de Archivos notificará al Archivo General de la Nación, para determinar la aplicación de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000. e) Transcurridos noventa (90) días, desde la presentación de las TRD o TVD, a los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación, sin que dichas instancias se hayan pronunciado, la entidad podrá proceder a su inmediata implementación. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, tendrá un plazo máximo de noventa (90) días contados a partir de su recepción, para evaluar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, con el fin de convalidar que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente. Acuerdo 004 de 2013,AGN, reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental Página 23 de44 10 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 6.2.1.9 REALIZACIÓN DE AJUSTES. Los ajustes y modificaciones solicitados por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, son de obligatorio cumplimiento por parte del Ministerio del Interior. Si la entidad no realiza los ajustes o modificaciones en el tiempo establecido, podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000. Si la entidad tiene alguna objeción de carácter técnico con respecto a la evaluación realizada por el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, podrá solicitar un segundo concepto al Archivo General de la Nación, adjuntando una solicitud motivada; en este caso el AGN tendrá un plazo máximo de noventa (90) días para pronunciarse. Sobre esta decisión no procede una nueva revisión. 6.2.1.10 PUBLICACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN. Aprobadas las TRD, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión y aplicación ante los servidores públicos de la Entidad, se digitalizan, publican en la página Web del Ministerio en donde deben de estar permanentemente y se archivan junto con sus antecedentes en la dependencia del Grupo de Conservación Documental y Gestión de Correspondencia. Una vez aprobadas y convalidadas o cumplido el plazo máximo de noventa (90) días para pronunciarse el AGN, El Ministerio deberá proceder a su implementación; si no se ha cumplido este proceso, la entidad podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000. El Grupo de Conservación Documental y Gestión de Correspondencia, establecerán un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las tablas de retención documental deberán actualizarse en los siguientes casos: a) Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad, b) Cuando existan cambios en las funciones, c) Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación, d) Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país, e) Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. f) Cuando se generen nuevas series y tipos documentales, g) Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos. Las modificaciones o actualizaciones de las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia debe surtir el proceso de aprobación por las instancias correspondientes, la evaluación y convalidación por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, y demás procesos señalados en el Acuerdo 04 de 2013 para su implementación. De las actualizaciones de las tablas de retención documental deberá llevarse un registro documentado con los cambios que se hayan realizado que permitan la trazabilidad y control del instrumento. 7.2.1.11 REPORTE DE LAS TRD AL REGISTRO ÚNICO DE SERIES DOCUMENTALES. (RUSD) El reporte de las TRD en el RUSD, se realizará a través del sistema de trámites electrónicos del: Archivo General de la Nación, para lo cual las entidades deben registrarse a través del siguiente link y obtener su usuario y clave de acceso: https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co/SedeElectranica/tramites/browser.do a. En cumplimiento de la directiva presidencial de Cero Papel, no se aceptarán para registro, las TRD remitidas en formato impreso así como en medios digitales (CD, DVD, USE, etc). b. Solo se exceptuará el cumplimiento de esta directriz cuando se presenten interrupciones prolongadas de la sede electrónica o fallas en su funcionamiento, previa autorización escrita del AGN. Página 24 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN c. Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Con la sola presentación de la TRD al RUSD, la entidad certifica que ha cumplido con las normas establecidas por el AGN para su elaboración y. aprobación, y que las mismas cumplen con los requisitos y criterios técnicos y legales exigidos. 6.2.1.12 ARCHIVO DE LAS TRD Las TRD se digitalizan, publican en la página Web del Ministerio en donde deben de estar permanentemente y se archivan junto con sus antecedentes en el Grupo de Conservación Documental y Gestión de Correspondencia o la dependencia que haga sus veces. 6.2.2 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN. FLUJOGRAMA ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN INICIO I. Clasifique e identifique los documentos en las series y/o subseries documentales establecidas en las TRD II. Adquiera las unidades de conservación (carpetas, folder, tapas o separadores) donde va a ubicar los documentos III. Identifique, marque y rotule las unidades de conservación de acuerdo al formato establecido por el Ministerio IV. Ubique los tipos documentales dentro de cada carpeta o expediente en orden cronológico (orden original) de manera que se pueda evidenciar el desarrollo o secuencia que se realizó el trámite. V. Realice una depuración eliminado copias o fotocopias, luego enumere o folie cada uno de los documentos. 1 NO VI. Necesita Cajas para almacenar? IX. Ubique las unidades documentales en archivadores o estantes y distribuya las series en forma ascendente, como se encuentran en la TRD. SI VII. Identifique, marque y rotule las cajas en formato establecido por el MI VIII. Almacene las unidades documentales (Carpetas, expedientes, tomos, etc.) en las cajas de izquierda a derecha. X. Identifique los archivadores o estantes con las series que allí se encuentran. 1 XI. Diligencie el FUID - Formato Único de Inventario Documental XII. Realizar la Descripción Archivística ISAD (G), FIN Página 25 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Fondo Sección Subsección Nivel Documental Serie Subserie Organización de los archivos. Fecha: 25/11/2015 Nivel Jerárquico (Principio Procedencia) Clasificación (TRD) Ordenación (Acuerdo 42 de 2002 AGN) Versión: 4 Orden Original Descripción ISAD (G) NTC 4095 (Formato Único Inventario Documental – FUID) Alfabética Cronológica Numérica Mixta Guías Catálogos Índices Inventario 6.2.2.1 CLASIFICAR POR PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. El Servidor público de la dependencia clasifica e identifica los documentos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental – TRD debidamente aprobadas las cuales sirven también de referente para organizar los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD, y se aplica a toda la entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas. Nivel Jerárquico (Principio Procedencia) Clasificación (TRD) Nivel Documental Fondo Sección Subsección Serie Subserie Tipo documental En fondos acumulados, se clasifica la documentación por Tabla de Valoración Documental (TVD). Con el fin de almacenar el documento para ser archivado, el servidor público es responsable al momento de dar respuesta a una solicitud, de elaborar los oficios, memorandos, resoluciones, actas, etc., indicar el código y nombre de la serie o subserie al final del documento, basado en las Tablas de Retención Documental – TRD para ser archivado. Asimismo, el trámite de una petición o consulta debe referenciar el número con el que ingresa el documento, lo cual permite, mantener su control y trazabilidad. Nota. Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. 6.2.2.2 ADQUIRIR UNIDADES DE CONSERVACIÓN (CARPETAS, FOLDER O SEPARADORES). Con el fin de proteger los documentos, darle un tratamiento adecuado y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar mínimo con carpetas, folder o separadores y estos se utilizarán hasta el momento en que se adquieran las carpetas de cuatro aletas, por lo que se elimina el uso del gancho legajador plástico. En caso de utilizar el gancho legajador plástico en las carpetas de marbete, este se introduce en la tapa frontal de la carpeta, de afuera hacia adentro y los documentos se colocan con el recto del folio contra la tapa frontal, de forma que el gancho legajador plástico se cierra sobre el verso del último folio que se ha ingresado a la carpeta. Página 26 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Tapa frontal Gancho legajador Nota. En la organización de los archivos de la entidad NO se podrán utilizar pastas, AZ o de argolla, anillados, así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la integridad física de los documentos. 6.2.2.3 IDENTIFICAR, MARCAR Y ROTULAR LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN. Las unidades de conservación (carpeta, folder, tapas o separadores) se deben identificar, marcar y rotular diligenciado el formato de rótulos para carpetas establecido por el ministerio, únicamente los campos en donde se encuentran los símbolos “< >” los cuales se elimina al momento de realizar la digitación, se imprime, recorta y pega a tres (3) centímetros del borde superior, centrado, sobre la cara externa de la primera tapa de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa, con la siguiente información general: 1. Fondo o Entidad Productora: Nombre de la Entidad. < > 2. Código Dependencia y Nombre Dependencia: Código y nombre de la Sección / Subsección. < >. 3. Código Serie/Subserie y Nombre Serie/Subserie: Código y Nombre de la Serie (Función) y/o Subserie Asuntos Específicos. < >. 4. Asunto, Carpeta o Expediente: Descripción breve de la unidad documental (identificación). < >. 5. Fechas Extremas: Fecha inicial <DD><MMM><AAAA> – Fecha final <DD><MMM><AAAA>. 6. No. Folios: Número de folios que hay en la carpeta, tomo, etc. < >. 7. Carpeta No: Número consecutivo que identifica la carpeta, tomo, etc. < >. 8. Caja No: Número consecutivo que identifica la caja. < >. Ejemplo formato diligenciado. Formato sin diligenciar Formato diligenciado MINISTERIO DEL INTERIOR MINISTERIO DEL INTERIOR Código Depend. DEPENDENCIA PRODUCTORA < > < > Código Serie/Sub < > Código Depend. 4042 NOMBRE SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL NOMBRE DEPENDENCIA PRODUCTORA GRUPO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Código Serie/Subs 4042.03.02 < > ASUNTO CARPETA O EXPEDIENTE <Descripción Breve> NOMBRE SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL Peticiones, Quejas, Reclamos - PQRS ASUNTO CARPETA O EXPEDIENTE Peticiones Enero - Junio 2014 FECHAS EXTREMAS F. Inicial DD MMM AAAA F. Final DD No. FOLIOS No. CARPETA < > No. CAJA < > MMM AAAA < > FECHAS EXTREMAS F. Inicial No. FOLIOS CAJA No. ENE 2014 F. Final 162 No. CARPETA JUN 2014 03 1 Página 27 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 MINISTERIO DEL INTERIOR Código NOMBRE DEPENDENCIA PRODUCTORA Depend. 4042 GRUPO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Código NOMBRE SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL Serie/Subs 4042.03.02 Peticiones, Quejas, Reclamos - PQRS ASUNTO CARPETA O EXPEDIENTE Peticiones Enero - Junio 2014 FECHAS EXTREMAS F. Inicial No. FOLIOS CAJA No. ENE 2014 F. Final 162 JUN 2014 No. CARPETA 03 1 Si un documento contiene anexos en otro tipo de formatos, como planos y que por sus características deben ser separados para ubicarlos en empaques adecuados para su conservación, estos son separados para colocarlos en estantes o plano tecas adecuadas, por lo que se identifican con un rótulo, el cual se elabora en original y copia, por cada anexo. El primer rótulo se pega sobre una hoja en blanco, indicando la ubicación del anexo en relación con el documento principal, en caso de múltiples anexos se colocan máximo seis rótulos por hoja, y ésta(s) hoja(s) se ubican a continuación del documento al que pertenece esta información. El segundo rótulo se diligencia indicando los descriptores del documento original indicando su procedencia y se coloca en parte visible de cada anexo (plano, registro, etc.). ROTULOS QUE CONTIENEN OTROS SOPORTES O FORMATOS 11 cms MINISTERIO DEL INTERIOR Código Depend. < > Código Serie/Sub < > DEPENDENCIA PRODUCTORA < > NOMBRE SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL < > ASUNTO CARPETA O EXPEDIENTE <Descripción Breve> 8 cms REFERENCIA DE RADICACIÓN No. REFERENCIA No. FOLIOS No. CAJA < > < > Fecha DD MMM AAAA No. CARPETA < > < > Después de rotulados, documento y anexos, se ubican en sus respectivos estantes, previamente definidos. 6.2.2.4 UBICAR POR ORDEN ORIGINAL. El Servidor público ubica los documentos (tipos documentales) dentro de cada serie, subserie, asunto, carpeta o expediente de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo o secuencia en que se realizó el trámite. Es decir, en el orden cronológico en que se produjeron o recibieron los documentos. El primer documento corresponde al primer folio que dio inicio al trámite o sea la fecha más antigua y enseguida el trámite realizado de fecha posterior o más reciente. En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia numérica o cronológica en su producción, se organizarán siguiendo dicha secuencia. Página 28 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 3° Respuesta (11, Feb., 2010) -1° Solicitud, Petición, consulta, etc. del interesado. 2° Tramites (01, Feb., 2010) -2° Comunicaciones producidas en desarrollo del trámite. 1° Petición (28, Ene., 2010) -3° Respuesta a la Solicitud, Petición, consulta. Asimismo, se debe preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir, que se respete el status de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en el trámite, de tal manera que al revisar la unidad documental, en ella se vea reflejada la creación y uso de los documentos, así como la razón por la cual fueron creados. Al agrupar los documentos de un contrato de acuerdo al trámite sería: - 1° Solicitud de Compra - 2° Cotizaciones - 3° Certificado de Disponibilidad – CDP - 4° Registro de Disponibilidad Presupuestal - RDP - 5° Factura de Compra - 6° Orden de Compra - 7° Entrada al Almacén - 8° Recibo a Satisfacción. Entre otros. 8° Recibo a Satisfacción 7° Entrada al Almacén 6° Orden de Compra 5° Factura de Compra 4° R.D.P. 3° C.D.P. 2° Cotizaciones 1° Solicitud compra Un expediente de una investigación disciplinaria el orden original sería: 1° Denuncia 2° Resolución de apertura de la investigación 3° Descargos 4° Documentos probatorios 5° Fallo entre otros. Dentro de los criterios técnicos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, mediante la Circular 04 de 2003 y 012 de 2004, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad: Documentos Pre-ingreso Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) Documentos de identificación Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales Soportes documentales de estudios Certificados de experiencia que acrediten los requisitos del cargo Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaración de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc. Documentos Pos-ingreso (Organizados cronológicamente) Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo Acta de posesión Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. Página 29 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Evaluación del Desempeño Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc. El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que sean tenidos en cuenta otros documentos adicionales, dependiendo de la forma de vinculación laboral del servidor. De otra parte, la entidad deberá establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano. 6.2.2.5 DEPURAR Y FOLIAR O ENUMERAR LA DOCUMENTACIÓN. La numeración o foliación de los documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de préstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos). La foliación es requisito ineludible para la transferencia primaria (archivo de gestión al archivo central) y secundaria (archivo central al archivo histórico). Materiales: 1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. 2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. Requisitos: 1. Debe estar Clasificada. Conforme a su procedencia, series o subseries establecidas en las TRD o TVD. 2. Ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original. 3. Depurada. Retirar todos aquellos documentos únicamente en los casos señalados a continuación: a) Copias idénticas de un mismo documento de archivo. b) Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya restauración no sea técnicamente posible. c) Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente. d) Folios en blanco e) Documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina, estos documentos no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. f) En fondos acumulados, se hará igualmente depuración. 4. Los documentos impresos (libros, folletos, boletines, periódicos, revistas.) que ingresan al Ministerio del Interior de carácter Institucional, son remitidos desde el proceso de recepción de documentos, a la biblioteca de la entidad, allí son seleccionados y controlados. Procedimientos. 1. Foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. 2. Numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. 3. No foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. 4. Escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. Página 30 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 5. No escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. 6. No foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia. 8. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, 9. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. 10. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas. 11. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re-foliar a mano. 12. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliar toda la unidad de conservación. 13. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. 14. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen. 15. Las series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo hasta un máximo de 200 folios. 16. Las series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. Ejemplo. Historia laboral con 535 folios en tres carpetas. Carpeta 1/3: 200 folios Carpeta 2/3: Comienza con el folio 201 hasta el 400 Carpeta 3/3: Comienza con el folio 401 hasta el 535 6.2.2.6 DETERMINAR SI REQUIERE CAJAS PARA ARCHIVO. Si el servidor público de la dependería o unidad admirativa requiere caja para archivo con el fin de almacenar las unidades documentales (carpetas, tomos), las solicita al funcionario encargado del Almacén General del Ministerio previo visto bueno de los funcionarios del Grupo de Conservación Documental y Gestión de Correspondencia para establecer la cantidad y autorizar su entrega. 6.2.2.7 IDENTIFICAR, MARCAR Y ROTULAR LAS CAJAS. Las cajas se deben de identificar, marcar y rotular para permitir su ubicación y recuperación, teniendo en cuenta el formato para rotular cajas establecido por el Ministerio diligenciando únicamente los campos en donde se encuentran los símbolos “< >” los cuales se elimina al momento de realizar la digitación, se imprime, recorta y pega centrada al frente de la caja con los siguientes datos: 1. Fondo o Entidad Productora: Nombre de la Entidad. 2. Código Dependencia y Nombre Dependencia: Código y nombre de la Sección / Subsección. 3. Código Serie/Subserie y Nombre Serie/Subserie: Código y Nombre de la Serie (Función) y/o Subserie Asuntos Específicos. 4. No. Unidad: Número consecutivo de la Carpeta, Tomo, etc. que le corresponda. 5. Nombre Asunto, Carpeta o Expediente: Descripción breve de la unidad documental (identificación). 6. No. Total Unidades: Número total de carpetas, tomos, etc. almacenadas en la caja. 7. 1° No. Unidad: El Número de la primera unidad documental que se almacena en la caja – Ultimo No. Unidad: El último número de la unidad documental que se almacena en la caja. 8. Fecha Inicial: La fecha inicial o año – Fecha Final: La fecha final o año. 9. No. Caja: El número consecutivo de la caja. Página 31 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 14 cms MINISTERIO DEL INTERIOR Código Dependen NOMBRE DEPENDENCIA GRUPO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA 4042 CAJA No. 2 Código Serie/Sub. 4042.02 NOMBRE SERIE/SUBSERIE 4042.02.05 1 4042.03 ACTUACIONES ADMINISTRTIVAS 4042.03.02 21.5 ACTAS Actas Com ité Institucional de Desarrollo Adm inistrativo Actas Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Tema Archivo Peticiones, Quejas, Reclam os - PGRS 2 Peticiones ENERO - FEBRERO 2013 3 Peticiones MARZO - ABRIL 2013 4 Peticiones MAYO - JUNIO 2013 5 Peticiones JULIO - AGOSTO 2013 6 Peticiones SEPTIEMBRE - OCTUBRE 2013 7 Peticiones NOVIEMBRE - DICIEMBRE 2013 8 Peticiones ENERO - JUNIO 2014 9 Peticiones JULIO - DICIEMBRE 2014 4042.28 INFORMES 4042.28.02 10 Inform es Organos de Control Externo Plan de Mejoramiento Archivistico - AGN No. TOTAL UNIDADES DESDE 1 10 HASTA 2013-2014 FECHA 10 En caso que se utilicen cajas X100, el tamaño del rótulo corresponde a 1/4 de la hoja tamaño carta. Si se utilizan cajas X200, el tamaño del rótulo corresponde a 1/2 de la hoja tamaño carta. 14 cms MINISTERIO DEL INTERIOR CAJAS X100 HOJA TAMAÑO CARTA 1/4 CAJAS X200 HOJA TAMAÑO CARTA Código Dependen 4044.06 1/2 21.5 NOMBRE DEPENDENCIA GRUPO DE GESTIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL CAJA No. 2 Código Se rie /Sub. NOMBRE SERIE/SUBSERIE 4 0 4 4 .0 6 .0 1 P E T I C I O N E S Y C O N S U LT A S A R C HI V O C E N T R A L 9 CORRESPONDENCIA TRA M ITA DA SEPTIEM B RE 2010 10 CORRESPONDENCIA TRA M ITA DA OCTUB RE 2010 11 CORRESPONDENCIA TRA M ITA DA NOV IEM B RE 2010 12 CORRESPONDENCIA TRA M ITA DA DICIEM B RE 2010 4 0 4 4 .0 6 .0 2 13 C O M I T E S , C O N S E JO S D I R E C T I V O S , JU N T A S COM ITÉ DEL A RCHIV O CENTRA L 14 COM ITÉ DE CLA SIFICA CIÓN Y DESCRIPCIÓN A GN 4 0 4 4 .0 6 .0 3 IN F OR M ES 15 A V A NCE M ENSUA L PA GS 16 PLA N DE COM PRA S Y NECESIDA DES 17 PLA N DE M EJORA M IENTO A RCHIV ISTICO PLA N INSTITUCIONA L 18 No. TOTAL UNIDADES DESDE 9 10 HASTA 2010 FECHA 18 6.2.2.8 ALMACENAR LAS UNIDADES DOCUMENTALES EN LAS CAJAS. Al ingresar las unidades documentales (carpetas, tomos, expedientes, etc.) en las cajas estas se organizan de izquierda a derecha. 1 2 3 4 5 6.2.2.9 UBICAR DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES EN ARCHIVADORES O ESTANTES. Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental - TRD, deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, Página 32 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original. El Servidor público con el fin de preservar los documentos los debe de almacenar en archivadores o estantes realizando una distribución secuencial en las gavetas de su archivador o de las bandejas de estantería de arriba hacia abajo. Distribuya las series documentales en las gavetas o estantes, atendiendo el orden de codificación establecido; es decir, en forma ascendente, como se encuentran en la TRD de arriba hacia abajo y de adelante hacia atrás en las gavetas y en los estantes de izquierda a derecha hasta completar la gaveta o estante. 1000. DESPACHO MINISTRO 6.2.2.10 IDENTIFICAR LOS ARCHIVADORES O ESTANTES. Igualmente, en un lugar visible de la gaveta o estate, adhiera una cartulina con la descripción del Código y Nombre de la Dependencia Productora, series, subseries y expedientes que allí se encuentran (Inventario FUID). Código Se rie /Sub. 4042.02 4042.02.05 1 4042.03 4042.03.02 NOM BRE SERIE/SUBSERIE ACTAS Actas Com ité Ins titucional de De s arrollo Adm inis trativo Actas Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Tema Archivo ACTUACIONES ADM INISTRTIVAS Pe ticione s , Que jas , Re clam os - PGRS 2 Peticiones ENERO - FEBRERO 2013 3 Peticiones MARZO - ABRIL 2013 4 Peticiones MAYO - JUNIO 2013 Peticiones MAYO – JUNIO 2013 Peticiones MARZO – ABRIL 2013 Peticiones ENERO – FEBRERO 2013 4042.03.02 Peticiones, Quejas, PQRS ActasReclamos C.I.D.A. – -Tema Archivo 4042.02.05 Actas Comité Institucional de Desarrollo Administrativo 6.2.2.11 REALIZAR EL INVENTARIO DOCUMENTAL. El Servidor público debe diligenciar el “Formato Único de Inventario Documental – FUID, GD-P1-F2” como un instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Es obligatorio cumplimento con el fin de inventarios de los archivos de gestión (De la dependencia) e individuales (funcionario) que presentan los servidores públicos en el Ministerio del Interior, al momento de entregar los documentos y archivos bajo su custodia o producidos en cumplimiento de sus funciones, con motivo del traslado o desvinculación de sus cargos, de igual forma, para recibirlos al momento de la vinculación, garantizando la continuidad de la gestión pública, asimismo, para realizar la valoración de fondos acumulados, por fusión, supresión, escisión de entidades y/o dependencias, y para realizar las transferencias primarias (de los Archivos de Gestión al Archivo Central), y las transferencias secundarias (del Archivo Central al Archivo General de la Nación). Página 33 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 6.2.2.12 EFECTIRAR LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación (GRGN). En un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental - TRD, la cual actúa en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos. Todas las entidades del Estado deben implementar programas de descripción documental mediante la utilización de normas y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de descripción adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos - Cia de manera que la estructura de los datos y la información sea compatible con los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación y demás archivos generales territoriales, permitiendo la homogenización de la descripción archivística, el intercambio de la información entre diferentes sistemas automatizados de archivo y la consulta de documentos conservados en los archivos públicos independientemente de su ubicación geográfica. 11 El servidor público asignado realiza la descripción archivística, ISAD (G), Norma Internacional General de la Descripción Archivística, trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nación y es la Norma NTC 4095, en ella se determina la formulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. La organización de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción. En la estructura de la Norma ISAD (G), los elementos se agrupan en siete áreas de información: 1. Área de identificación. 2. Área de contexto. 3. Área de contenido y estructura. 4. Área de condiciones de acceso y uso. 5. Área de documentación asociada. 6. Área de notas. 7. Área de control de la descripción. 11 Acuerdo 05 de 2013, Criterios básicos para la clasificación, ordenación, y descripción de archivos, Archivo General de la Nación. Bogotá, 2013. Página 34 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN NIVEL DE CODREF DESCRIPCIÓN FECHA INICIAL TITULO FECHA FINAL 2. ÁREA DE CONTEXTO SOPORTE VOLUMEN Ministerio del Interior 1954 2003 4500 Cajas Ministerio del Interior Sección Secretaría General 1971 1985 69 Cajas Ministerio de Gobierno / Secretaría General DECRETOS 1971 1974 Caja 1 Tomo 1.55 Decretos Ministeriales 1971 Papel industrial, 18/01/1971 31/12/1971 papel manual, electronico Tomo 1.56 Decretos Ministeriales 1972 Papel industrial, 11/01/1972 31/12/1972 papel manual, electronico Decretos Ministeriales 1973 Papel industrial, 16/01/1973 31/12/1973 papel manual, electronico Decretos Ministeriales 1974 Papel industrial, 15/01/1974 23/12/1974 papel manual, electronico Tomo 1.57 Tomo 1.58 Caja 2 DECRETOS 1975 4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO 1980 LUGARES HISTINST El Ministerio inicia con la constitución de 1821 la cual señala, enel Mediante Decreto 1238 de 1894. Reorganiza el Ministerio de Fecha: 25/11/2015 3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA NOMBRE DEL PRODUCTOR Fondo Versión: 4 ALCANCE Y CONTENIDO ORGANIZACIÓN HISTCU FIDEPO STO SITO CRITVA NUEVIN LOR GR Debido a Transfer los encia Bogotá aconteci primaria mientos del En la documentación se encuentran decretos y resoluciones originales de 1971 a 1985 inclusive relacionados con: Aclaran, adicionan o aprueban otros decretos o acuerdos, aprueba comisiones de funcionarios al interior y/o exterior del país, crea consejos, comités, Convoca a sesiones extraordinarias, Delega o encarga funciones, Destina partidas 4 Tomos 346 Folios Presidencia de la Republica/Ministerio de Gobierno/Secretaría General Bogotá 292 Folios Presidencia de la Republica/Ministerio de Gobierno/Secretaría General Bogotá 247 Folios 315 Folios Presidencia de la Republica/Ministerio de Gobierno/Secretaría General Presidencia de la Republica/Ministerio de Gobierno/Secretaría General En la documentación se encuentran los decretos de 1971 relacionados con: Aclaran, adicionan o aprueban otros decretos o acuerdos, aprueba comisiones de funcionarios al interior y/o exterior del país, crea consejos, comités, Convoca a sesiones extraordinarias, Delega o encarga funciones, Destina partidas presupuestales, declara insubsistencias a funcionarios, Hace o revoca nombramientos, incorpora o suspende funcionarios, traslados de funcionarios, autoriza licencias, vacaciones viáticos, acepta renuncias, Honra memoria personajes ilustres, Da cumplimiento a Fallos, Reglamenta Normas. En la documentación se encuentran los decretos de 1972 relacionados con: Aclaran, adicionan o aprueban otros decretos o acuerdos, aprueba comisiones de funcionarios al interior y/o exterior del país, crea consejos, comités, Convoca a sesiones extraordinarias, Delega o encarga funciones, Destina partidas presupuestales, declara insubsistencias a funcionarios, Hace o revoca nombramientos, incorpora o suspende funcionarios, traslados de funcionarios, autoriza licencias, vacaciones viáticos, acepta renuncias, Honra memoria personajes ilustres, Da cumplimiento a Fallos, Reglamenta Normas. Los documentos se encuentran ordenados consecutivamente por numeración y cronológicamente de acuerdo a su fecha de expedición. Los documentos se encuentran ordenados consecutivamente por numeración y cronológicamente de acuerdo a su fecha de expedición. Bogotá En la documentación se encuentran los decretos de 1973 relacionados con: Aclaran, adicionan o aprueban otros decretos o acuerdos, aprueba comisiones de funcionarios al interior y/o exterior del país, crea consejos, comités, Convoca a sesiones extraordinarias, Delega o encarga funciones, Destina partidas presupuestales, declara insubsistencias a funcionarios, Hace o revoca nombramientos, incorpora o suspende funcionarios, traslados de funcionarios, autoriza licencias, vacaciones viáticos, acepta renuncias, Honra memoria personajes ilustres, Da cumplimiento a Fallos, Reglamenta Normas. Los documentos se encuentran ordenados consecutivamente por numeración y cronológicamente de acuerdo a su fecha de expedición. Bogotá En la documentación se encuentran los decretos de 1974 relacionados con: Aclaran, adicionan o aprueban otros decretos o acuerdos, aprueba comisiones de funcionarios al interior y/o exterior del país, crea consejos, comités, Convoca a sesiones extraordinarias, Delega o encarga funciones, Destina partidas presupuestales, declara insubsistencias a funcionarios, Hace o revoca nombramientos, incorpora o suspende funcionarios, traslados de funcionarios, autoriza licencias, vacaciones viáticos, acepta renuncias, Honra memoria personajes ilustres, Da cumplimiento a Fallos, Reglamenta Normas. Los documentos se encuentran ordenados consecutivamente por numeración y cronológicamente de acuerdo a su fecha de expedición. 6 Tomos 5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN 6. ÁREA DE NOTAS SITJURI CONDA DERECH CARFRE INSTDESC LOCDOC EXISREPR UDESCRE BIBLIOG LENGUADOC DICA CCESO OS QT R ORIG O L R Español Español Español Español Cada ministerio posee Inventario Presidenc decretos en base de ia de la originales datos República que por los temas le competen. Cada ministerio Inventario Presidenc posee en base de ia de la decretos datos República originales que por los temas le competen. Inventario Presidenc Cada en base de ia de la ministerio datos República posee decretos originales que por los temas le competen. Cada ministerio Inventario Presidenc posee en base de ia de la decretos datos República originales que por los temas le competen. NOTAS DESCRIPTOR NOMBRES DESCRIPTOR CARGOS D E SDESCRIPTO DESCRIPTOR C R GEOGRÁFICO 4PROFESION S T ES I T DESCRIPTOR TIPO DOCUMENTAL DESCRIPTORES ENTIDAD DESCRIPTOR TEMÁTICOS DESCRIPTOR DESCRIPTOR GRADOS ANEXOS MILITARES NOTA DEL ARCHIVERO REGLAS FECHADESCR Folios 1-23 contiene el Indice alfabetico, Deterioro general por desempaste, Folios 24, 26, 27, 29, 30, 61, 67, 69, 107, 116, 143, 244, 345 y 346 presentan deterioro físico (rasgaduras). Misael Pastrana Borrero Abelardo Forero Benavides Alfredo Vasquez Carrisoza Alfonso Patiño Rosselli J. Emilio Valderrama Presidente de la Republica Ministro de Gobierno Ministro de Relaciones Exteriores Ministro de Hacienda y Credito Publico Ministro de Agricultura Bogotá, D.C. Decretos Presidencia de la República Ministerio de Gobierno Ministro de Hacienda y Credito Público Ministro de Agricultura Decretos Luis Hernán Ochoa Dossa ISAG (G) 01 de agosto de 2014 Folios 1-24 contiene el Indice alfabetico, Deterioro general por desempaste, Folios 25, 26, 78, 146, 255 y 292 presentan deterioro físico (rasgaduras). Misael Pastrana Borrero Abelardo Forero Benavides Alfredo Vasquez Carrisoza Alfonso Patiño Rosselli J. Emilio Valderrama Presidente de la Republica Ministro de Gobierno Ministro de Relaciones Exteriores Ministro de Hacienda y Credito Publico Ministro de Agricultura Bogotá, D.C. Decretos Presidencia de la Republica Ministerio de Gobierno Ministerio de Relaciones Exteriores Ministerio de Hacienda y Credito Publico Ministerio de Agricultura Decretos Luis Hernán Ochoa Dossa ISAG (G) 01 de agosto de 2014 Folios 1-19 contiene el Indice alfabetico, Deterioro general por desempaste, Folios 94, 133, 134, 142, 143, 203, 204, 244, 245 presentan deterioro físico (rasgaduras). Folio 134 Tamaño carta. Misael Pastrana Borrero Roberto Arenas Bonilla Alfredo Vasquez Carrisoza Jaime Castro Rodrigo Llorente Martinez Luis Fernando Echavarria J. Emilio Valderrama Gral. Hernando Currea Cubides Juan Jacobo Muñoz Rafael Arango Villegas Carmenza Arenas de Ramirez Decretos Presidencia de la Republica Ministerio de Gobierno Ministerio de Relaciones Exteriores Ministerio de Justicia Ministerio de Hacienda y Credito Publico Ministerio de Defensa Ministerio de Agricultura Ministerio de Educación Nacional Departamento Administrativo del Servicio Civil Decretos Luis Hernán Ochoa Dossa ISAG (G) 01 de agosto de 2014 Folios 1-19 contiene el Indice alfabetico, Deterioro general por desempaste, Folios 2023, 34-36, 41, 65, 86, 104108, 112, 170-172, 219, 246, 259, 265, 266, 279, 291-293, 296, 297 presentan deterioro físico (rasgaduras). Misael Pastrana Borrero Alfonso López Michelsen Roberto Arenas Bonilla Cornelio Reyes Alfredo Vasquez Carrisoza Jaime Castro Rodrigo Llorente Martinez Rodrigo Botero Montoya Luis Fernando Echavarria J. Emilio Valderrama Decretos Presidencia de la Republica Ministerio de Gobierno Ministerio de Relaciones Exteriores Ministerio de Justicia Ministerio de Hacienda y Credito Publico Ministerio de Defensa Ministerio de Agricultura Ministerio de Educación Decretos Luis Hernán Ochoa Dossa ISAG (G) 01 de agosto de 2014 Presidente de la Republica Ministro de Gobierno Ministro de Relaciones Exteriores Ministro de Justicia Ministro de Hacienda y Credito Publico Ministro de Defensa Ministro de Agricultura Ministro de Educación Nacional Jefe Departamento Administrativo del Servicio Civil Presidente de la Republica Presidente de la Republica Ministro de Gobierno Ministro de Gobierno Ministro de Relaciones Exteriores Ministro de Justicia Ministro de Hacienda y Credito Publico Ministro de Hacienda y Bogotá, D.C. Bogotá, D.C. Página 35 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Pautas Generales para la Descripción Documental.12 Aspectos a tener en cuenta en el desarrollo de procesos de descripción documental, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo, así: 1 Instrumentos de Descripción Archivísticos: Se trata de documentos en los que se relaciona o se describe uno o un conjunto de documentos, con el fin de establecer control físico, administrativo o intelectual de los mismos y que permite la oportuna y adecuada localización y recuperación del documento físico o electrónico y de la información en él contenida. a. Censo. b. Guía. c. Inventario. d. Catálogo. e. Índices. 2 Niveles de descripción: El programa de descripción documental se puede llevar a cabo de forma secuencial a partir de los siguientes niveles: a. Fondo. b. Sección y subsección. c. Serie y subserie o asunto. d. Expediente. e. Unidad documental simple. 3 Áreas de Descripción.: La descripción documental en cualquier soporte y en cualquiera de los niveles anteriormente descritos debe contemplar como mínimo las siguientes áreas que se identifican con la estructura documental del nivel a describir, diligenciando los aspectos requeridos para cada nivel, de acuerdo con las necesidades de cada entidad y los lineamientos que establezca el Archivo General de la Nación, el Comité Interno de Archivo de cada entidad y demás normas vigentes sobre el particular: 1. Área de identificación 1.1. Nivel de descripción: 1.2. Código de referencia: 1.3. Signaturas antiguas. 1.4. Signatura de procedencia: 1.5. Unidad de instalación: 1.6. Autor responsable del contenido 1.7. Signatura en otros soportes 1.7.1. Signatura 1.7.2. Tipo de soporte 1.8. Titulo 1.8.1. Título propio 1.8.2. Otros títulos 1.9 Fechas extremas 1.9.1. Inicial 1.9.2. Final 1.10. Fechas de acotación 1.10.1. Inicial 1.10.2. Final 1.11. Soporte 1.12. Volumen de la unidad de descripción 1.12.1. Unidad documental 1.12.2. Expediente o carpeta 1.12.3. Legajo 1.12.4 Caja 12 Acuerdo 05 de 2013, Criterios básicos para la clasificación, ordenación, y descripción de archivos, Archivo General de la Nación. Bogotá, 2013. Página 36 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 1.12.5. Otros 1.12.6. Folios (físico o electrónico) 1.13. Tipo documental 1.14. No. de orden 2. Área de contexto 2.1. Nombre del productor, unidad administrativa u oficina productora 2.2. Fuentes de información 2.3. Historia institucional o Biografía 2.4. Fechas extremas del productor 2.5. Historia de la custodia 2.6. Forma de ingreso 2.6.1. Transferencia entidad remitente / Fecha 2.6.2. Donación / Donante / Fecha 2.6.3. Compra / Propietario / Fecha 2.6.4. Depósito / Procedencia / Fecha 3. Área de contenido y estructura 3.1. Lugar de emisión 3.2. Alcance y contenido 3.3. Criterios de valoración, selección y eliminación 3.4. Nuevos ingresos 3.5. Organización 3.6. Características internas 3.6.1. Tipo de letra 3.6.2. Tipo de recurso de información 3.6.3. Tipología documental 3.6.4. Técnica 3.6.5. Tradición documental 3.6.6. Otras características internas 3.6.7. Medio de captura / Modelo 3.6.8. Imagen 3.6.9. Formato de comprensión 3.6.10. Tamaño digital 3.6.11. Resolución 3.7. Características externas 3.7.1. Lengua (Idioma) 3.7.2. Dimensiones 3.7.3. Colores 3.7.4. Otras características externas 3.8. Datos del autor 3.9. Datos de la publicación 3.10. Datos matemáticos 3.11. Documentación anexa 3.12. Edición 3.13. Fuente de información 4. Área de condiciones de acceso y utilización 4.1. Situación jurídica 4.2. Condiciones de acceso 4.3. Derechos del autor / Normas sobre reproducción 4.4. Lengua (Idioma) de los documentos 4.5. Estado de conservación 4.6. Características físicas y requisitos técnicos Página 37 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 4.7. Instrumentos de descripción 5. Área de documentación asociada 5.1. Localización de los documentos originales 5.2. Existencia de reproducciones 5.3. Unidades de descripción relacionadas con el archivo 5.4. Documentación complementaria en otros archivos 5.5. Bibliografía. 6. Área de notas 6.1. Notas 6.2. Documentos anexos 7. Descriptores con funciones y relaciones 7.1. Índices 7.2. Relación 2 7.3. Descriptor 3 (cargos) 7.4. Descriptor 4 (títulos) 7.5. Descriptor 5 (profesión) 7.6. Descriptor 6 (condición étnica) 7.7. Descriptor 7 (geográficos) 7.8. Descriptor 8 (tipo documental) 7.9. Descripta 9 (entidades) 7.10. Descriptor 10 (temáticos) (tema o asunto administrativo o trámite al que se vincula) 7.11. Descriptor 11 (grados militares) 7.12. Descriptor 12 (anexos) 8. Área de control de la descripción 8.1. Nota del archivero 8.2. Reglas o normas utilizadas 8.3. Fecha(s) de la (s) descripción(es) 4 Metadatos mínimos para la descripción de los documentos electrónicos de archivo. Para la descripción de documentos electrónicos, el respectivo Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, debe evaluar y aplicar estándares de descripción (metadatos) compatibles con las normas de descripción archivística adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos - Cia y tener en cuenta lo dispuesto en el Art. 30 del Decreto 2609 de 2012, para describir documentos electrónicos. El Archivo General de la Nación podrá reglamentar otros aspectos adicionales, cuando la descripción aplique a sistemas electrónicos, repositorios digitales de archivo y cualquier conjunto de documentos en formato electrónico, para facilitar su descripción, consulta y recuperación. Consulta en Línea de los Instrumentos de Descripción Documental. Las entidades del Estado que conserven y administren archivos históricos públicos, privados de interés público o declarados como bienes de interés cultural, deben desarrollar procesos de descripción documental que permitan el acceso, la consulta y la visualización de los instrumentos de descripción a través de sus páginas web, a partir de las normas de descripción archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos - Cia de manera que sus fondos documentales puedan estar disponibles para la consulta de toda la ciudadanía, así como para el seguimiento y control de sus fondos. Sistemas Automatizados de Descripción Documental Utilización de medios tecnológicos en la descripción archivística. Compatibilidad e interoperabilidad. Transferencia de información. Página 38 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 6.2.3 CONSULTA Y/O PRESTAMO DE DOCUMENTOS FLUJOGRAMA CONSULTA Y/O PRÉSTAMO DOCUMENTAL INICIO I. Recibir y radicar Base Datos Registro Comunicaciones (PQRS) las PQRS II. Realizar la búsqueda en el FUID, Base de datos, documentos físicos o electrónicos. NO SI Se encontró el documento? III. Se informa al peticionario conforme a ley IV. Retire el documento, diligencie el Formato de Tarjeta Afuera (GD-P03-F-03) y ubíquelo en el lugar donde retiro el documento. 1 NO VI. Se informa al peticionario sobre la restricción al acceso a la información conforme a ley 1 V. El documento es de libre acceso? SI VIII. Realizar comunicación remitiendo las unidades documentales (carpetas, expedientes, etc.) NO VII. Consulta en las instalaciones? SI I. Autoriza la consulta de los documentos IX. Diligenciar Base Datos Registro Comunicaciones (Préstamo Documentos) 3 2 NO SI El documento fue devuelto? 2 XI. Diligenciar Base Datos Registro Comunicaciones (Devolución Doc. y Tramites) 1 X. Solicitar la devolución de los documentos FIN XIII. Ingresar los documentos en su sitio y Retirar la Tarjeta Afuera (GD-P03-F-03) 3 6.2.3.1 RECIR Y RADICAR. Los servidores públicos responsables del archivo de gestión, reciben y radican la petición de consulta o préstamo de documentos. La custodia y préstamo de documentos de los archivos de gestión es responsabilidad del jefe de cada dependencia. Página 39 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 6.2.3.2 REALIZAR BÚSQUEDA. El servidor público designado busca las unidades documentales (carpetas, expedientes, registros, etc.) solicitadas para su consulta y/o préstamo en el FUID, Base de datos, documentos físicos o electrónicos, etc. 6.2.3.3 INFORMAR SOBRE NO UBICACIÓN. Si el documento no se encuentra se procede a informar al peticionario de acuerdo a la Constitución, ley y normas establecías por el Ministerio, en caso de ser escrita esta puede ser vía correo electrónico o mediante el aplicativo del Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática – SIGOB. 6.2.3.4 RECUPERAR. El Servidor público designado recupera el o los documentos, diligencia el “Formato Tarjeta Afuera GD-P3-F3” con los datos que solicita y lo ubica en el lugar de donde se retira la unidad documental. 6.2.3.5 VERIFICAR SOBRE ACCESO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS. Reserva de documentos. De acuerdo con lo establecido en el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, con los documentos que por mandato de la constitución o de la Ley tengan el carácter de reservado y obren dentro de un expediente, se hará un cuaderno o expediente separado, el cual se conservará integrado al expediente principal. Consulta de expedientes. De acuerdo con lo establecido en el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva. Ministerio del Interior y las autoridades responsables de los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y a la ley, Igualmente es imprescindible tener en cuenta la política de seguridad del Ministerio. En consecuencia el servidor público verifica los criterios sobre acceso y consulta de los documento con el fin de proceder. 6.2.3.6 COMUNICAR SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN. Si la unidad documental (carpeta, expediente, registro, etc.) no es de libre acceso de acuerdo a la Constitución o leyes, se informa o comunica al interesado conforme a la Constitución, ley y normas establecías por el Ministerio, en caso de ser escrita esta puede ser vía correo electrónico o mediante el aplicativo del Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática – SIGOB. 6.2.3.7 PERMITIR CONSULTA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN. La consulta o préstamo del documento se debe de realizar en las instalaciones de la dependencia y con el fin de preservar y evitar la pérdida o extravío documental no se deben retirar los documentos individuales de las unidades documentales Página 40 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 (carpeta, expediente, tomo, etc.), esta se prestara en forma integral, salvo en los casos en que se encuentran documentos confidenciarles los cuales se retiraran temporalmente del expediente para permitir su consulta y acceso a la información. 6.2.3.8 APROBAR PRÉSTAMO O SALIDA DE DOCUMENTOS. Si el documento sale de las instalaciones de la dependencia por préstamo temporal para ser consultados, el servidor público designado hace firmar el “Formato de Testigo Afuera GD-P3-F3” o realiza una comunicación remitiendo las unidades documentales (carpetas, expedientes, etc.) las cuales se entregan debidamente organizadas, foliadas y rotuladas, esta comunicación debe ser firmada por el receptor de los documentos. 6.2.3.9 CONTROLAR LAS CONSULTAS Y PRÉSTAMOS. El servidor público designado diligencia en la Base de Datos del Registro de Comunicaciones, la “Planilla Control Préstamo de Documentos GD-P3-F4” y todos los campos requeridos. 6.2.3.10 RECUPERAR LOS DOCUMENTOS PRESTADOS Si pasados 90 días después de prestada la unidad documental (carpeta, expediente, tomo, etc.) no es regresada para su custodia, el servidor público encargado del Área de Archivo realiza el trámite pertinente para su recuperación por medio de una comunicación a la dependencia o funcionario que tiene el documento. 6.2.3.11 REGISTRAR DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS. Cuando el documento es devuelto después de su consulta, se registra el ingreso o devolución en la Base de Datos, “Planilla Radicación y Control Préstamo de Documentos GD-P3-F4”, 6.2.3.12 UBICAR Y ALMACENAR. Una vez recibida la unidad documental (carpeta, expediente, tomo, etc.) el servidor público de la dependencia ubica en el lugar que le corresponde el documento y retira el “Formato Tarjeta Afuera GD-P3-F3”. 6.2.4. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS. (Archivos de Gestión al Archivo Central) Página 41 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 FLUJOGRAMA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL INICIO I. Expedir Circular y Cronograma anual de transferencias documentales Primarias. II. Identificar y separar las unidades documentales (carpetas, folder, tapas o separadores) a transferir. 1 III. Organizar físicamente los documentos de acuerdo a los criterios de organización archivística NO 1 VI. Las Unidades Documentales cumplen requisitos? SI V. Diligenciar el FUID - Formato Único de Inventario Documental VI. Entregar, cotejar y recibir la transferencia física junto con los soportes en la sede del Archivo Central. VII. Firmar FUID - Formato Único de Inventario Documental o Acta transferencia. FIN Son los traslados de las unidades documentales (carpetas, expedientes, tomos, etc.) de los archivos de gestión o de oficina al Archivo Central o descentralizado, para su custodia y conservación y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atención de trámites. Nota. Las dependencias del Ministerio que tienen archivo descentralizado proceden a efectuar sus transferencias a dichos depósitos una vez se ha culminado el proceso de atención de trámites como es el caso de: Dirección de Derechos Humanos. La realización de este proceso está sujeta a la previa organización de los documentos, conforme a los siguientes requisitos y procedimientos exigidos. 6.2.4.1 EXPEDIR CIRCULAR Y CRONOGRAMA ANUAL DE TRANSFERENCIAS. Página 42 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 El servidor público del Grupo de Conservación Documental y Gestión de Correspondencia proyecta la circular y cronograma anual de transferencias primarias, lo remite a la Subdirección Administrativa y Financiera para revisión y este lo transfiere a Secretaria General para su aprobación, expedición y conocimiento de los servidores públicos del Ministerio. 6.2.4.2 IDENTIFICAR Y SEPARAR. Conocida la fecha de transferencia, los servidores públicos realizan una inspección por el archivo de gestión, separando las unidades documentales (carpetas, expedientes, tomos, etc.) en las que sus fechas extremas finales hayan cumplido con el tiempo de permanencia establecido en las respectivas Tablas de Retención Documental – TRD de la dependencia y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atención de trámites. 6.2.4.3 ORGANIZAR FÍSICAMENTE LOS DOCUMENTOS. Los servidores públicos de la dependencia organizan físicamente los documentos aplicando los criterios para organizar los archivos de gestión establecidos en el numeral 6.2 Organización de documentos en los archivos de gestión. Clasificar, identificar, ordenar, depurar, numerar o foliar e inventariar, entre otros. 6.2.4.4 REALIZAR REVISIÓN PREVIA. Antes de realizar la transferencia los servidores públicos del Grupo de Conservación Documental y Gestión de Correspondencia, Área de Gestión de Archivo Central llevan a cabo una revisión previa de las unidades documentales (carpetas, expedientes, tomos, etc.), en la misma dependencia con el fin de cumplir con los requisitos para realizar la transferencia primaria. Teniendo en cuenta las observaciones hechas por este, se continúa con el procedimiento de lo contrario se establece nueva fecha para revisión y transferencia. 6.2.4.5 DILIGENCIAR INVENTARIO DOCUMENTAL. Con los archivos organizados los servidores públicos de la dependencia diligencian el “Formato Único de Inventario Documental – FUID GD-P3-F2” relacionando de forma secuencial por series y subseries, las unidades documentales (carpetas, expedientes, tomos, etc.) a transferir. 6.2.4.6 ENTREGAR, COTEJAR Y RECIBIR. Los servidores públicos de la dependencia se trasladan junto con la transferencia documental para realizar la entrega, cotejo y recepción física a la sede del Archivo Central. 6.2.4.7 FIRMAR TRANSFERENCIAS. Al Grupo de Conservación Documental y Gestión de Correspondencia, Área de Gestión de Archivo Central se entrega una copia impresa y en medio magnético copia del archivo que contiene la información relacionada en el “Formato Único de Inventario Documental – FUID GD-P3-F2”, para alimentar las bases de datos y se considera perfeccionada con la firma del recibido en el respectivo “Formato Único de Inventario Documental – FUID GD-P3-F2” o Acta de Trasferencias por parte de los involucrados. 7. REGISTROS REGISTROS Fondos Documentales que se encuentran en las dependencias (carpetas, expedientes, tomos, etc.) Formato Único de Inventario de Documental - FUID Tablas de Retención Documental – TRD RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN Todas las dependencias del Diaria En cada una de las Ministerio dependencias. Todas las dependencias del Semanal Ministerio Todas las dependencias del Con cada Ministerio actualización En cada una de las dependencias. Página WEB 8. ANEXOS Anexo 1. “Tablas de Retención Documental” GD-P3-F1 Anexo 2. “Formato Único de Inventario Documental” GD-P3-F2 Anexo 3 “Formato Tarjeta Afuera” GD-P3-F3 Página 43 de44 Código: GD-P3 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Versión: 4 Fecha: 25/11/2015 Anexo 4 “Planilla Control Préstamo de Documentos” GD-P3-F4 Anexo 5 “Formato ISAD (G) Norma Internacional General Descripción Archivística” GD-P3-F5 Anexo 6 “Rótulos para carpetas en Excel y Word” Anexo 7 “Rótulos para cajas en Excel y Word” Anexo 8 “Rótulos para anexos en Excel y Word” 9. CONTROL DE CAMBIOS CAMBIO VERSIÓN Se redefinió el objetivo, el alcance, se modificó el nombre y código del procedimiento y 01/10/2009 código de los anexos 1 al 4. El procedimiento GD-AD-P-01 PARA LA ORGANIZACIÓN, 02 CONSERVACIÓN, CUSTODIA Y TRANSFERENCIA del 26/11/2008 se identifica como documento obsoleto. Por reorganización del Ministerio del Interior se modificaron los logotipos, formatos y rótulos. Se cambió el código de “GD-P-01” a “GD-P-03”. Se modificaron los ítems No. 30/11/2011 3 Definiciones y No. 5 Desarrollo, en este procedimiento. El procedimiento 03 “Organización del archivo de gestión” GD-P-01 Versión 02 del 01/10/2009 se identifica como documento obsoleto. Se actualiza el logo y lema del Ministerio del Interior, junto con todos los numerales. 04 FECHA Elaboró Revisó y Aprobó _____________________ Luis Hernán Ochoa Dossa Técnico Administrativo ____________________ Rosalba Silva Vega Profesional Especializado _______________________________ Cesar Eduardo Camargo Ramírez Subdirector Administrativo y Financiero Archivar en: 1103.47.05 Procesos y procedimientos de Apoyo – Gestión Documental Página 44 de44
