Sistematizacion de procesos

Sistematización de procesos
MATERIA: SISTEMATIZACIÓN DE PROCESOS
SEMANA 2
TEMAS SEMANA 2:
a) Ciclo de Vida BPM.
b) Etapas del Ciclo de Vida BPM.
c) Herramientas de apoyo para la fase de modelación.
d) Tipos de Análisis de la Fase de Simulación.

¿Qué es el ciclo de vida BPM?
El ciclo de vida BPM se compone de las etapas por los que pasa un proceso,
desde una condición de rendimiento a la siguiente. Representa las actividades
que integran la gestión del BPM.
Los procesos de negocio se comportan de forma ciclica, cada etapa se ve
condicionada en su inicio o fin por factores de liderazgo empresarial, objetivos
estrategicos, modelo de negocio, valores, creencias y cultura.
A través del empleo de TIC´s específicas de BPM se
pueden establecer de forma colaborativa procesos de
negocio de punta a punta; diseñando, mejorando,
innovando y gestionando dichos procesos durante
toda su trayectoria, de este forma se crea valor y se
cumple con los objetivos de negocio con mayor
agilidad.
Es factor clave el uso de plataformas tecnológicas para concretar procesos bien
definidos, reglas bien pensadas e indicadores alineados a la estrategia de la
organización.
Sistematización de procesos

¿Cuáles son las etapas del Ciclo de Vida BPM?
La metodología para gestión de procesos de negocios (BPM) se caracteriza
como un ciclo continuo de las etapas que lo integran. Es posible que este ciclo
tenga algunas variaciones, sin embargo, la mayoría se pueden resumir en un
conjunto gradual e iterativo de actividades que incluyen:
En la semana 2 se analizarán las etapas de Visión. Modelamiento y Simulación:
- Al inicio es necesario priorizar e identificar
aquellos procesos de mayor impacto en la
organización, que estén alineados con los
objetivos estratégicos. Para esto es importante
involucrar a los puestos de trabajo que participan
en esos procesos.
Sistematización de procesos
- En esta etapa se representa gráficamente el
estado actual del proceso para entenderlos través
de la participación de los involucrados.
- Se examina la estructura de la organización, los
roles y como éstos se relacionan, así también el
flujo de trabajo y la interacción con los principales
procesos de la compañía.
- Parte del análisis incluye identificar los cambios y
mejoras necesarios. Se realizan las siguientes
preguntas; ¿Qué queremos lograr? ¿En donde
estamos? ¿Hacia donde queremos ir? ¿Cómo
llegamos ahí?
- Existen varias herramientas que pueden ser
usadas para documentar el proceso tales como:
BPA, BPMN, Diagrama de flujo, Mapa de procesos.
- Herramienta que apoya el diseño o rediseño de los
procesos
de
negocio,
permitiendo
realizar
evaluaciones
de
los
procesos,
identificar
problemas y analizar posibles mejoras sin la
necesidad de implementar en el mundo real el
modelo de negocio propuesto.
- Ayuda a la organización a predecir, comparar y
optimizar los resultados de un proceso sin el coste
y los riesgos que suponen, mediante la
representación dinámica de un sistema real a
través de un modelo representado en un
ordenador.
- Esta etapa requiere el uso de tecnología a través
de una BPMS para su representación gráfica.
Sistematización de procesos

¿Cuáles son
modelación?
las
Herramientas
de
apoyo
para
la
fase
de
Existen varias herramientas, pero de acuerdo con su funcionalidad e
importancia, se mencionan las siguientes:

Análisis de Procesos para Negocios (BPA)

Modelación de Procesos de Negocios (BPMN)

Mapa de procesos
BPA
- Es una metodología que respalda el
análisis de un negocio con el objetivo de
entender sus procesos y mejorar la
eficacia y eficiencia de sus operaciones.
Describe los procesos que involucra, los
participantes,
el
intercambio
de
información y las normas/métricas que
regulan este intercambio.
- El Diagrama de Flujo de Proceso es la
herramienta
que
utiliza
para
la
comprensión
de
este,
mediante
elementos gráficos que representan
tareas (rectángulos), flujos (flechas),
almacenamiento (triángulos invertidos),
información (círculos). Así como define lo
puntos de entrada y salida de un
proceso.
BPMN
-
Representa visualmente una secuencia
detallada de los flujos de información y
las
actividades
empresariales
necesarias para finalizar un proceso.
-
Provee una notación gráfica que sea
fácilmente entendible por todos los
usuarios de negocio.
-
Facilita la comprensión del rendimiento
de los colaboradores, negocios y
transacciones de información entre
organizaciones.
Sistematización de procesos
(Ver ejemplo ampliado en imagen 1)
Facilita la orquestación de servicios y
permite la implementación de una
arquitectura
empresarial
flexible,
interoperable y ágil.
-
Utiliza una simbología especial para
representar eventos y flujo de datos
(Swimlanes, objetos de flujo y de
conexión, y artefactos). Ver imagen 1
MAPA DE PROCESOS
- Hace visible el trabajo que se hace en un
área de la organización.
- Permite conocer visualmente como se
llevan a cabo los trabajos actualmente.
- El mapa funcional y el lineal de tiempo
son los más utilizados
- Utiliza la simbología más conocida:
Sistematización de procesos
Imagen 1
Sistematización de procesos
Ejemplos de diagramas de procesos utilizando BPMN:
Swimlanes (piscinas y carriles)
Artefactos
Sistematización de procesos

¿Cuáles son los Tipos de Análisis de la Fase de Simulación?
La fase de simulación dentro de una Gestión de Procesos de Negocio esta
formada por tres elementos o subfases de análisis, que son de vital
importancia para el desarrollo de esta, a continuación se identifican mediante
la imagen siguiente para posteriormente analizarlas:
CUELLO DE BOTELLA
Consiste en identificar:
 Tarea más lenta; donde se tiene la tasa
de rendimiento más bajo o tiempo de
ciclo más lento.
 La capacidad del proceso.
 La
oportunidad
capacidad.
de
aumentar
la
 Los puntos donde se detiene todo el
ritmo del proceso de producción.
Los factores que pueden intervenir son;
Empleados, Maquinaria, Tiempo empleado
de
la
actividad,
Materia
prima,
Autorizaciones, Documentos, Trámites,
Decisiones, Estructura, etc.
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COSTOS
 Identificar los recursos necesarios para
llevar a cabo la actividad o proyecto de
la empresa.
 Cuantificar en dinero los materiales,
personal
necesario,
cantidad
de
recursos y todo tipo de materiales,
horas hombre/proceso, maquinaria,
etc.
RIESGO
Identificar
oportunamente
la
probabilidad que una actividad genere
una restricción o amenaza a otra
actividad dentro de algún proceso.
La
anticipación/prevención
permite
implementar acciones de mitigación
(más baratas) en lugar de correctivas
(más costosas).
Metodología del análisis de riesgos: