CASOS PRACTICOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO (COSO) OBJETIVOS: Comprender, por medio de un caso práctico y discutiendo en un grupo de trabajo, en que consiste cada uno de los componentes del control interno que describe el Informe COSO METODOLOGÍA: En cada uno de los casos propuestos, relacionados con los componentes del control interno (COSO), cada equipo deberá discutir cual de las decisiones propuestas adoptaría, justificar el porqué, y realizar un orden de prelación (de mejor a peor decisión) entre las mismas. Caso práctico # 1 Usted acaba de asumir como Gerente General de una Organización Financiera. Luego de una toma de conocimiento de la situación de la empresa, detecta la falta de una estructura organizacional definida, la inexistencia de manuales de procedimientos (existen solo procedimientos aislados que son incluso confusos y contradictorios), y no existe un plan de organización ni objetivos de largo plazo. No obstante, la situación del mercado hace que la compañía lleve dos años consecutivos dando utilidades y si bien hay una creencia generalizada en la Direccción de que todo “funciona como debiera”, usted esta convencido que las utilidades se convertirán en perdidas tan pronto como se revierta la situación de mercado (corto plazo). Su incorporación como Gerente General se debió a la jubilación ordinaria de su antecesor y fue el resultado de una búsqueda en el mercado laboral de la que usted resultó seleccionado por sus antecedentes. En su primera reunión ante el consejo de administración se le realiza el comentario: “... ¿encontró las cosas bien, verdad...? ¿Qué respondería? 1) Por supuesto que si, se vienen realizando adecuadamente las cosas. Creo que este año volveremos a tener utilidades. 2) Las cosas son adecuadas, no obstante luego de analizar un poco mas la situación presentaré un plan de acción. 3) No quisiera anticipar una opinión por cuanto hace muy poco que me he hecho cargo del puesto. No obstante, me pondré a trabajar ya mismo en un plan de organización para los próximos años, por cuanto entiendo que la situación de mercado favorable es solo transitoria. 4) Las utilidades de estos dos últimos años parecen demostrarlo. Igualmente entiendo que deberíamos planificar adecuadamente el mediano y largo plazo. Caso práctico # 2 Usted acaba de ser nombrado Gerente Comercial de un banco. La institución necesita incrementar las ventas, motivo por el cual se le contrata a usted, los ingresos provienen fundamentalmente en el otorgamiento de préstamos personales, convenios con empresas para el pago de haberes y fondeo mediante captación de nuevos depósitos del público inversionista e instituciones. Luego de un primer análisis detecta que la cultura organizacional no es compatible con los valores que usted practica y tiene serias dudas respecto a la capacidad del actual grupo de jefes y personal para alcanzar los objetivos proyectados. El Gerente General le pregunta respecto a cuales son sus prioridades. ¿Qué le responde? 1) Alcanzar los objetivos propuestos y superarlos si fuera posible. 2) Le explica respecto a la necesidad de formar un grupo humano que comparta sus valores y objetivos a efectos de poder contar con un equipo que produzca un cambio cultural. Mientras esto ocurra procurara avanzar en la dirección trazada en cuanto a objetivos comerciales. 3) Alcanzar los objetivos propuestos, para lo cual resultará de importancia un cambio cultural en los jefes y el personal a su cargo. 4) Mi prioridad número uno será que los jefes y el personal a su cargo entienda cuales son mis valores y objetivos. Caso práctico # 3 Usted es el Gerente de Sistemas del Banco Municipal de los Pobres S.A., entidad financiera destinada a financiar micro emprendimientos productivos de personas de escasos recursos. La Gerencia General le ha impuesto que reduzca su presupuesto anual en un 15%. Usted sabe que anualmente un costo muy importante de su área es la capacitación de su personal y que reduciendo la misma podría alcanzar fácilmente ese porcentaje. No obstante, sabe también que esto tendría graves consecuencias a largo plazo para la sociedad, por la desactualización tecnológica del personal. ¿Qué hace? 1) Sabe que reducir la capacitación está bien visto por el Gerente General, dado que se trata de una persona idónea, pero sin estudios universitarios. Decide entonces reducir la capacitación parcialmente y limitarla solamente al personal estratégico. 2) Busca capacitación económica – que sabe no será de utilidad – para cubrir las formas y reducir los costos. 3) Decide no reducir la capacitación y presenta a la Gerencia General y a la Dirección, propuestas alternativas de cancelación de proyectos previstos. 4) Propone a la Gerencia General y a la Dirección un proyecto por el cual demuestra que su área solo tiene costos asociados a proyectos y que por lo tanto solo pueden efectuarse reducciones presupuestarias en desmedro de los propios ingresos futuros de la sociedad. Caso práctico # 4 Usted es miembro de una organización dedicada a la asesoría Inmobiliaria que integra un grupo de dirección estratégica, que está encargado de definir los objetivos y metas para los próximos años. Tiene serias dudas respecto a la capacidad de acción y de cumplimiento por parte de las áreas de finanzas y de tecnología de la información. En particular cree que el grupo de profesionales que las integra no estará a la altura de las circunstancias y harán fracasar lo que se planifique. ¿Cuál sería su actitud? 1) Documentar adecuadamente sus objeciones en un documento a ser firmado por el grupo de trabajo, a efectos de deslindar responsabilidades. 2) Convencer al grupo de sus dudas y elevarlas al Director del área a efectos de lograr acciones en consecuencia. 3) Despreocuparse del tema, por cuanto el fracaso que usted intuye podrá ser atribuido más adelante a las áreas de finanzas y tecnología de la información. 4) Integrar al grupo a los responsables de finanzas y tecnología de la información a efectos de compenetrarlos con el proyecto y aventar dudas respectos a su participación y compromiso. JUSTIFICAR RESPUESTA: Nos decidimos por la respuesta cuatro tomando en cuenta los componentes del control interno por que lo primero que debía hacer es integrar al grupo de finanzas y tecnología de la información a efectos de compenetrarlos y plantear las dudas de su capacidad y cumplimiento para poder tener una mejor relación laboral y poder alcanzar los objetivos y metas que estaban planteados para los próximos años ORDEN DE PRELACION: 1) Integrar al grupo a los responsables de finanzas y tecnología de la información a efectos de compenetrarlos con el proyecto y aventar dudas respectos a su participación y compromiso. 2) Convencer al grupo de sus dudas y elevarlas al Director del área a efectos de lograr acciones en consecuencia. 3) Documentar adecuadamente sus objeciones en un documento a ser firmado por el grupo de trabajo, a efectos de deslindar responsabilidades. 4) Despreocuparse del tema, por cuanto el fracaso que usted intuye podrá ser atribuido más adelante a las áreas de finanzas y tecnología de la información. Caso práctico # 5 Usted es Director de Sistemas del Banco Exterior de Fomento SA. Actualmente se encuentran inmersos en un proceso de recambio tecnológico que involucra todas las agencias del mismo y que asciende a varios millones de dólares. Administrativamente el proyecto responde a la normativa vigente, no obstante, desde el punto de vista de su puesta en marcha resulta estratégico para la continuidad operativa del banco. ¿Cuál seria su actitud respecto al seguimiento del proyecto? 1) Dado que se trata de un proyecto eminentemente técnico (hardware, software, comunicaciones e implementación), y confía en el Gerente de Sistemas, entiende que este le informara los problemas que pudieran surgir. 2) Le pide al Gerente de Sistemas un “Project” detallado del proyecto, con todas las tareas y el camino crítico, a efectos de efectuar personalmente un seguimiento semanal de la ejecución del mismo. 3) Dado que se trata de un proyecto eminentemente técnico (hardware, software, comunicaciones e implementación), y confía en el Gerente de Sistemas, entiende que este le informara los problemas que pudieran surgir. No obstante, le solicita que le envie un informe mensual de estado de avance del proyecto. 4) Teniendo en cuenta la importancia del proyecto, decide llevar adelante la creación de una Comisión permanente , presidida por usted y con la participación de todas las áreas involucradas, a efectos de estar semanalmente al tanto de la evolución del mismo, pudiendo producir los cambios que sea necesario. JUSTIFICAR RESPUESTA: Nos decidimos por la respuesta cuatro tomando en cuenta los componentes del control interno por que un proyecto de esa magnitud debe de tener o contar con una comisión permanente y presidida por usted y claro con el apoyo de las demás áreas para que todo vaya quedando muy bien, para tener un mejor control de la evolución del proyecto y hacer los cambios que sean pertinentes para tener un buen resultado ORDEN DE PRELACION: 1) Teniendo en cuenta la importancia del proyecto, decide llevar adelante la creación de una Comisión permanente , presidida por usted y con la participación de todas las áreas involucradas, a efectos de estar semanalmente al tanto de la evolución del mismo, pudiendo producir los cambios que sea necesario. 2) Le pide al Gerente de Sistemas un “Project” detallado del proyecto, con todas las tareas y el camino crítico, a efectos de efectuar personalmente un seguimiento semanal de la ejecución del mismo. 3) Dado que se trata de un proyecto eminentemente técnico (hardware, software, comunicaciones e implementación), y confía en el Gerente de Sistemas, entiende que este le informara los problemas que pudieran surgir. No obstante, le solicita que le envie un informe mensual de estado de avance del proyecto. 4) Dado que se trata de un proyecto eminentemente técnico (hardware, software, comunicaciones e implementación), y confía en el Gerente de Sistemas, entiende que este le informara los problemas que pudieran surgir. Caso práctico # 6 Caso práctico # 7 Usted es el responsable del área de otorgamiento de premios por puntaje correspondientes a la Tarjeta de Crédito Regional Mí País. Dado que gran parte del trabajo se realiza fuera del horario normal de trabajo y en fines de semana, es necesario un fuerte control administrativo a efectos de imputar adecuadamente las partidas y poder mantener controlado el proyecto. En las últimas comparaciones han surgido importantes diferencias entre lo presupuestado y lo realmente entregado (cumplimiento de metas). Del conocimiento de los recursos humanos asignados a la tarea, todo parecería indicar que no se debe a un problema de asignación y entrega de las unidades alimentarias, sino al registro de las mismas. ¿Qué actitud asumiría como responsable del área? 1) Participar del proceso de conciliación en la rendición del próximo mes, ofreciendo su colaboración a efectos de poder detectar, conjuntamente con el área administrativa las diferencias existentes. 2) Solicitar en forma urgente una auditoria del tema. 3) No haría nada, por cuanto sus propios registros de recepción de las unidades alimentarias por parte de los destinatarios, coinciden con lo planificado. 4) Investigar al personal encargado de la entrega de las unidades alimentarias a efectos de tener total seguridad del cumplimiento de su labor. Caso práctico # 8 Usted es el Director del departamento de Sistemas del Banco del Norte, S.A. de C.V. Entre los proyectos que tienen en cartera se encuentra el cambio de su plataforma informática operativa por una nueva versión que en origen involucraba también un aplicativo comercial y nuevas funcionalidades a ser contratadas con la firma proveedora del sistema por varios millones de pesos. La compañía desea estar a la vanguardia con respecto a sus competidores y si bien se está realizando un análisis técnico para definir si la propuesta es viable o no, usted ya sabe, por los datos que tiene y por su propia experiencia de 10 años trabajando para el Banco, que no se necesitan las funciones adicionales ofrecidas por el proveedor, solamente conviene la actualización de la versión. Sin embargo, la relación entre el proveedor y la empresa puede verse afectada debido al tiempo invertido en la negociación. ¿Qué actitud asumiría? 1) Comunicar rápidamente a la empresa proveedora la decisión de no continuar con el proyecto a efectos de mantener un buen nivel de relación comercial, por cuanto la misma deberá continuar prestando mantenimiento. 2) Esperar a contar con el informe técnico final, comunicarlo al Directorio y una vez tomada la decisión, comunicarlo a la empresa proveedora, aun cuando esto demore varias semanas. 3) Realizar una reunión conjunta con la empresa proveedora y el Directorio del Banco. 4) Esperar a contar con el informe técnico final, comunicarlo al Directorio y una vez tomada decisión, conversar con la empresa proveedora a efectos de acordar términos de continuidad del servicio de mantenimiento, aun cuando esto demore varias semanas. Caso práctico # 8 En un curso de post – grado que se encuentra realizando, le hacen una pregunta respecto al concepto de supervisión (monitoreo / seguimiento) tal como los define y aplica el Informe COSO, precisamente con relación a quien debe aplicarlo en una organización. ¿Cuál le parece seria la respuesta mas acertada? 1) Todos los miembros de la organización, cada uno de acuerdo a sus funciones y responsabilidades, por cuanto el control interno es responsabilidad de todos. 2) Los gerentes, por cuanto cada uno en sus áreas son los máximos responsables de diseñar y controlar el funcionamiento de adecuados controles. 3) Los terceros relacionados con la institución, por cuanto el mejor control es el control por oposición de intereses. 4) El área de contabilidad, dado que mantener adecuados registros de las operaciones es fundamental para poder lograr un buen sistema de control interno. 5) Auditoria Interna y Externa, cada uno en su ámbito de aplicación, serán responsables del sistema de control interno operativo y del control interno contable. Caso práctico # 9 Usted es nombrado Gerente General de “Techos Urbanos SA”, empresa recientemente fundada, en la cual el Municipio de Monterrey participa con el 40 % del capital, y cuya finalidad es la construcción de viviendas económicas para habitantes de la ciudad. Tratándose de una empresa totalmente nueva, la Dirección ha hecho un fuerte compromiso con el control interno. ¿Cuáles controles de “supervisión” resultarían más adecuados? 1) La contratación de una buena Auditoria Interna, a efectos de relevar adecuadamente los controles implantados y poder proponer, desde el principio, soluciones de mejoras. 2) La contratación de servicios de auditoría externa, que oriente sobre los procedimientos y se de seguimiento a los controles de monitoreo establecidos, considerando que dicho servicio tendría un costo importante. 3) La implantación de determinadas evaluaciones puntuales distribuidas estratégicamente como controles de supervisión en los distintos procesos organizacionales. AMBIENTE DECONTROLCASO I Usted acaba de asumir como Gerente del Sistema de una Organización Financiera Luego de una toma de conocimiento de la situación de la empresa, detecta la falta de una estructura organizacional definida, la inexistencia de manuales de procedimientos (existen solo procedimientos aislados que son incluso confusos y contradictorios), y no existe un plan de organización ni objetivos de largo plazo. No obstante, la situación del mercado hace que la compañía lleve dos años consecutivos dando utilidades y si bien hay una creencia generalizada en el Directorio de que todo “funciona como debiera”, usted está convencido que las utilidades se convertirán en pérdidas tan pronto como se revierta la situación de mercado (corto plazo).Su incorporación como Gerente del Sistema se debió a la jubilación ordinaria de su antecesor y fue el resultado de una búsqueda en el mercado laboral de la que usted resulto seleccionado por sus antecedentes. En su primera reunión de Directorio se le realiza el comentario “... ¿encontró las cosas bien, verdad...? 1) Por supuesto que sí, se vienen realizando adecuadamente las cosas. Creo que este año volveremos a tener utilidades. 2) Las cosas son adecuadas, no obstante, luego de analizar un poco más la situación presentare un plan de acción. 3) Las utilidades de estos dos últimos años parecen demostrarlo. Igualmente entiendo que deberíamos planificar adecuadamente el mediano y largo plazo. 4) No quisiera anticipar una opinión por cuanto hace muy poco que me he hecho cargo del puesto. No obstante, me pondré a trabajar ya mismo en un plan de organización para los próximos años, por cuanto entiendo que la situación de mercado favorable es solo transitoria. Usted acaba de ser nombrado Gerente Comercial de un banco provincial. Las causas que motivaron su incorporación tienen que ver con la necesidad de un incremento en las ventas, fundamentalmente en el otorgamiento de préstamos personales, convenios con empresas para el pago de haberes y fondeo mediante captación de nuevos depósitos del público e instituciones. Luego de un primer análisis detecta que la cultura organizacional no es compatible con sus valores y tiene serias dudas respecto a la capacidad del actual grupo de jefes y personal para alcanzar los objetivos proyectados. El Gerente General le pregunta respecto a cuáles son sus prioridades. ¿Qué le responde? 1) Alcanzar los objetivos propuestos y superarlos si fuera posible. Caso práctico # 2) Le explica respecto a la necesidad de formar un grupo humano que comparta sus valores y objetivos a 10 efectos de poder contar con un equipo que produzca un cambio cultural. Mientras esto ocurra procurara avanzar en la dirección trazada en cuanto a objetivos comerciales. 3) Alcanzar los objetivos propuestos, para lo cual resultara de importancia un cambio cultural en los jefes y el personal a su cargo. 4) Mi prioridad número uno será que los jefes y el personal a su cargo entienda cuales son mis valores y objetivos. Usted es nombrado Gerente General de “Techos Urbanos SA”, empresa recientemente fundada, en la cual el Municipio de Monterrey participa con el 40 % del capital, y cuya finalidad es la construcción de viviendas económicas para habitantes de la ciudad. Tratándose de una empresa totalmente nueva, la Dirección ha hecho un fuerte compromiso con el control interno. ¿Cuáles controles de “supervisión” resultarían más adecuados? 1) La contratación de una buena Auditoria Interna, a efectos de relevar adecuadamente los controles implantados y poder proponer, desde el principio, soluciones de mejoras. 2) La contratación de servicios de auditoría externa, que oriente sobre los procedimientos y se de seguimiento a los controles de monitoreo establecidos, considerando que dicho servicio tendría un costo importante. 3) La implantación de determinadas evaluaciones puntuales distribuidas estratégicamente como controles de supervisión en los distintos procesos organizacionales. 1
