Definir necesidades de información de la gestión del talento humano de acuerdo con los requerimientos de la organización y de las partes interesadas. Glosario Dora Sierra Andrea Cuevas Katherine Ortiz Gina Pomares Leidy Quiroga Fernanda Rodríguez A Áreas de trabajo Espacio donde se desarrollara determinada labor Áreas de tabajo y niveles ocupacionales Niveles ocupacionales Es la Categorización de los trabajadores de una empresa o institución laboral, según su grado de preparación educacional y funciones que desempeña al interior de ella. C CONDUCTO REGULAR DE LAS ORGANIZACIONES (PRINCIPIOS JERÁRQUICOS, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD EN LA ORGANIZACIÓN El conducto regular es el medio a través del cual se comunican las personas en una organización para transmitir disposiciones, órdenes, solicitudes, consignas, reclamaciones e informes. Importancia Un quiebre en el conducto regular conduce a un flujo ineficiente de la información: los empleados desconocen lo que la compañía espera de ellos, no están informados de lo que está sucediendo en la empresa. Conductos regulares formales Tipos de conducto regular Un conducto regular formal transmite información tal como objetivos, políticas y procedimientos de una organización. Los mensajes en este tipo de conducto regular siguen una cadena de mando. Conductos regulares informales Dentro de un ambiente formal de trabajo siempre existe una red de comunicación informal. La estricta red jerárquica de comunicación formal no puede funcionar eficientemente por sí misma. Por tanto, existe otro conducto regular fuera de esta red. Conductos regulares no oficiales El conducto regular no oficial en una organización es como un “club”. Es a través del club que circulan los rumores. Los participantes del club conforman grupos, lo cual se traduce en amistades fuera de la organización. Cara a cara La comunicación cara a cara o personal es uno de los conductos regulares más efectivos que se puede utilizar dentro de una organización. La presencia física, el tono de voz y las expresiones faciales ayudan a los destinatarios de un mensaje a interpretarlo mejor. Comunicación telefónica Se debe usar un conducto regular de comunicación telefónica cuando se necesita transmitir un mensaje privado o más complejo a un individuo o grupo pequeño. Comunicación electrónica Los conductos regulares de comunicación electrónica abarcan las plataformas de correo electrónico, Internet, intranet y redes sociales. Mensajes escritos La comunicación escrita debe usarse cuando se debe comunicar a un empleado o grupo un mensaje que no requiere interacción. CULTURA ORGANIZACIONAL Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL Cultura organizacional Entendemos como cultura organizacional aquellas normas y valores por los que se rige una empresa. Unos principios relacionados con la estructura de la compañía, con los métodos de desempeño del trabajo, y hasta el modo en que se relaciona la plantilla. Comportamiento organizacional El comportamiento organizacional se centra en cómo se comportan los humanos en las organizaciones, incluida la forma en que interactúan entre sí, así como en cómo trabajan dentro de las estructuras de las organizaciones para realizar su trabajo. CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN STAFF DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS. El responsable de la administración de recursos humanos en el nivel institucional es el máximo ejecutivo de la organización: el presidente. La primera función del presidente es lograr que la organización tenga éxito en todos los aspectos posibles. Por con siguiente es necesario que el presidente comparta con su equipo de colaboradores las decisiones con respecto a la organización y a sus recursos. Lo mismo sucede con la administración de recursos humanos: es una responsabilidad de línea y una función de staff, lo cual significa que cada gerente o jefe administra el personal que labore en el área de su desempeño. CONCEPTO Y CLASES DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN Para que las jefaturas actúen se necesita un organismo de staff asesoría y consultoría que les proporcione la orientación debida las normas y los reglamentos, las reglas, los procedimientos, acerca de cómo administrar a sus subordinados. COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Se entiende por copia de seguridad, respaldo de información, copia de reserva o back up (en inglés), una copia que se realiza de los datos y archivos originales con el fin de prevenir la pérdida parcial o total de la información del disco duro o en cualquier otro dispositivo. COSTOS DE ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Los costos de almacenamiento son todos aquellos en los que debe incurrir la empresa para mantener sus existencias en un depósito. D DATO Un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, espacial, etc.) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades. DOFA Es una herramienta de gestión empresarial que nos permite reconocer las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas que debemos tener en cuenta en la estrategia de negocios. E ¿EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE SUS PASOS FUNCIÓN ADMINISTRATIVA? Se desarrolla en dos ciclos: Un ciclo mecánico que incluye las etapas de planificación y organización. Un ciclo dinámico que incluye las etapas de dirección y control. ENFOQUE INTEGRAL DE LA ORGANIZACIÓN Es el conjunto de percepciones. sentimientos, actitudes, hábitos, creencias, valores, tradiciones y formas de interacción dentro y entre los grupos existentes en todas las organizaciones. El enfoque integral busca desarrollar en las organizaciones la capacidad de “re” descubrir el valor agregado de sus actividades y definir estrategias de innovación que incorporen los requisitos ambientales y sociales. Estructura Organizacional La estructura organizacional es la forma cómo se asignan las funciones y responsabilidades que tiene que cumplir cada miembro dentro de una empresa para alcanzar los objetivos propuestos. ENFOQUE DE SISTEMAS PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN Los sistemas de información van actualmente de la mano con la contabilidad, tecnología y otros campos administrativos esto del posicionamiento a las empresas dando le un buen manejo puede llegar a mejorar su productividad potencializándolas en el mercado EQUIPOS DE TECNOLOGÍA DURA PARA EL REGISTRO Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN Es la que permite que la información pueda guardarse en un lugar seguro y sin riesgo de perderse y si llegara a perderse esta podía ser recuperado por un técnico. I INFORMACIÓN Es el nombre por el que se conoce un conjunto organizado de datos procesados que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje. M METODOLOGÍAS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS PARA REVISAR INFORMACIÓN. Algunos métodos de recolección de información incluyen encuestas, entrevistas, pruebas, evaluaciones fisiológicas, observaciones, revisión de registros existentes y muestras biológicas. MANEJO DE ARCHIVOS E INFORMACIÓN Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora. Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones. MISIÓN Se conoce como misión a la función, encargo, o propósito que una persona debe de cumplir, por ejemplo: su misión era supervisar y vigilar las funciones de su equipo de trabajo. N NORMAS TÉCNICAS Y LEGALES PARA LA CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Los criterios de seguridad de las aplicaciones, de normalización y de conservación de la información tienen tres finalidades principales: Facilitar la adopción generalizada por parte de la Administración General del Estado de medidas organizativas y técnicas que aseguren la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información en las aplicaciones que ésta utiliza para el ejercicio de sus potestades. O OBJETIVOS Y VALORES ORGANIZACIONALES Los valores organizacionales son de gran importancia, ya que permiten planificar y desarrollar un plan de forma tranquila y eficaz. P PLANEACIÓN Es la acción de la elaboración de estrategias que permiten alcanzar una meta ya establecida, para que esto se puede llevar a cabo se requieren de varios elementos, primero se debe comprender y analizar una cosa o situación en específica, para luego pasar a la definir los objetivos que se quieren alcanzar, de cierta forma, el planear algo define el lugar o momento en donde se encuentra algo o alguien, plantea a donde se quiere ir e indica paso a paso lo que se debe hacer para llegar hasta allí. Las políticas POLÍTICAS Y NORMAS LEGALES SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DEL TALENTO HUMANO. Son principios y lineamientos a seguir para alcanzar los objetivos planteados. Normas Regla de obligado cumplimiento. Legislación vigente: Leyes vigentes. La vinculación y contratación de los trabajadores a la empresa, debe estar formalizada frente a las políticas internas de la organización y, además, debe tener en cuenta la legislación vigente. Q ¿QUÉ ES UN PROCESO? EJEMPLOS DE PROCESOS EN LA EMPRESA Y EJEMPLOS DE UN PROCESO EN EL ÁREA DE GESTIÓN HUMANA. (SELECCIÓN, VINCULACIÓN CAPACITACIÓN ETC.) es una sucesión de tareas, que tienen como origen unas entradas y como fin unas salidas. El objetivo del proceso es aportar valor en cada etapa y valor para el cliente. Si tenemos un proceso que no añade valor, debemos eliminarlo, siempre y cuando sea posible. Los procesos de una empresa se dividen en: • procesos estratégicos, • procesos operativos, • procesos de apoyo, • procesos de gestión. ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO? EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO A NIVEL EMPRESARIAL Un procedimiento es una descripción detallada de cómo se debe llevar a cabo un proceso. Este procedimiento podrá estar documentado (escrito en papel o formato digital) o no estar escrito en ningún sitio, pero conocerse por parte de todos los integrantes de una empresa. Ejemplo de procedimiento a nivel empresarial Procedimiento de recepción y almacenamiento de materiales comprados: Este procedimiento representa el cómo se llevan a cabo las actividades de recepción y almacenamiento (quien recibe la mercancía, quien la comprueba, como la comprueba y cómo la almacena). ¿QUÉ ES UNA TAREA? Es una labor u ocupación. El término puede hacer referencia a aquello que una persona debe realizar. R RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN La recuperación de información es el conjunto de actividades orientadas a facilitar la localización de determinados datos u objetos, y las interrelaciones que estos tienen a su vez con otros. Existen varias disciplinas vinculadas a esta actividad como la lingüística, la documentación o la informática. S SISTEMA Un sistema es "un objeto complejo cuyas partes o componentes se relacionan con al menos alguno de los demás componentes"; ya sea conceptual o material. SISTEMA DE INFORMACIÓN Un sistema de información es un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común. SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA GTH. Es un sistema de información de GTH es un sistema utilizado para reunir, registrar, almacenar, analizar y recuperar datos sobre recursos Humanos de la organización .La mayor parte de los sistemas de información de GTH está computarizada. T TIPOS Y CARACTERÍSTICAS DE ESTRUCTURAS Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL. Estructura lineal: Este modelo se basa en el principio de la jerarquía. Con este tipo de organización se refuerza el concepto de autoridad en el que cada superior tiene una jurisdicción única y absoluta sobre sus subordinados. Estructura funcional: Este método se basa en distribuir las funciones en la organización según la especialización de cada trabajador. Estructura por división: En este caso, la empresa se organiza por productos o líneas de productos, por zonas geográficas o por tipo de clientes. Por productos. Esto se da cuando una empresa produce una gran variedad de productos y que, por ser tan extensos, resulta imposible organizarse como en los casos anteriores. Por zonas geográficas. Se presenta en aquellas compañías que se componen de grandes cadenas organizacionales distribuidas en diferentes áreas geográficas, como las cadenas hoteleras. Por tipo de clientes. La organización se adapta y se divide en grupos que sean capaces de resolver las necesidades de cada tipo de cliente. De esta manera se logra una mayor especialización del vendedor para resolver cualquier problema que se les presente a sus clientes. Estructura matricial: La estructura de organización matricial se basa en un sistema de mandos múltiples, en la que se combina la estructura funcional y por división. De hecho, cada empleado forma parte de dos cadenas de mando: Distribución vertical pertenece a una división o departamento según la función que realice. Disposición horizontal, en la que se forma un equipo de proyecto integrado por trabajadores de diferentes departamentos funcionales Características de estructuras y organización Toda estructura organizacional es un orden formal, es decir, consta en los documentos de la empresa y está reflejado en su organigrama. En este último se representan las distintas personas que trabajan en ella y sus cargos específicos. Estas estructuras pueden ser de dos tipos: Centralizado: Concentra las decisiones en los altos cargos de la jerarquía. Descentralizado: Permite a cada departamento importantes márgenes de autonomía. TIPOS DE ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN podemos comprender la comunicación organizacional en base a tres factores: Su carácter social. Tiene que ver con individuos en diversos cargos dentro de una organización, por lo que posee un carácter cultural. Su carácter disciplinario. Es también un área del saber administrativo que intenta aplicar criterios científicos sociales al modo en que se dan las comunicaciones intra y extra corporativas. Su carácter técnico y de actividades. Su cometido es desarrollar una estrategia que facilite y agilice el flujo de información entre la organización y su público, o entre sus diversas partes. VISIÓN La visión de una empresa responde a dónde desea estar una organización a largo plazo. Esta es el futuro aspirado y deseado por una organización y comprende visualizar el resultado que se pretende alcanzar. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS https://economipedia.com/definiciones/estructura-organizacional.html https://docs.infor.com/eam/11.3/es-es/eamolh/zjt1489223547627.html https://www.isotools.org/soluciones/personas/modelo-de-organizacion/ https://concepto.de/estructura-organizacional https://concepto.de/comunicacion-organizacional/ https://www.lifeder.com/conducto-regular/ https://www.geovictoria.com/mx/comportamiento-organizacional/ https://concepto.de/comunicacion-organizacional/
