SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD D.C. DIRECCION DE DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD AREA DE ANALISIS Y POLITICAS DE SERVICIOS DE SALUD PLAN MAESTRO DE EQUIPAMIENTOS DE SALUD MANUAL GUIA PARA EL DISEÑO ARQUITECTONICO SERVICIO ADMINISTRATIVO BOGOTA D.C., 2010 SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD D.C. 1 HECTOR ZAMBRANO RODRIGUEZ Secretario Distrital de Salud HERMAN REDONDO GOMEZ Director de Desarrollo de Servicios de Salud BEATRIZ HELENA GUERRERO AFRICANI Profesional especializada Análisis y Políticas de Servicios de Salud Elaborado por Arquitecta BELCY TORRES CAMPOS Revisado por Arquitecta MAGNOLIA MUÑOZ ROBAYO Colaboración Yaneth Cecilia Girón Bolívar Diagramación Arquitecto JAIVER MARIN 2 CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. INTRODUCCION ...................................................................................... 4 OBJETIVOS .............................................................................................. 6 GENERALIDADES.................................................................................... 7 MARCO LEGAL DE REFERENCIA .......................................................... 8 SERVICIO ADMINISTRATIVO................................................................ 11 DESCRIPCION .......................................................................................... 11 DIMENSIONAMIENTO............................................................................... 19 PROGRAMA MEDICO ARQUITECTONICO ............................................. 19 CRITERIOS DE DISEÑO ........................................................................... 19 UBICACIÓN ............................................................................................... 19 6. BIBLIOGRAFIA ....................................................................................... 22 3 1. INTRODUCCION La presente cartilla se desarrolla como un documento netamente técnico en el cual se tiene en cuenta un lenguaje sencillo que permite ser entendido y usado por todas aquellas personas que trabajan en proyectos relacionados con arquitectura hospitalaria (médicos, administradores, ingenieros y arquitectos). La información se presenta por Unidad de servicios y espacios requeridos para la misma, describiendo su funcionamiento, interrelaciones, acabados y áreas en M2 mínimas necesarias para cada uno. Debido a la importancia que tiene la salud en el logro del mejoramiento del nivel de vida de la comunidad, es fundamental que se cumplan los parámetros y normas establecidas para el buen funcionamiento de los establecimientos prestadores de servicios de salud, mediante una adecuada integración de los diferentes factores que inciden en este proceso, con el fin de lograr y mantener un excelente nivel de estos y brindar una mejor atención en lo que se refiere a la prestación de los servicios de salud. Para garantizar el cumplimiento de los parámetros de calidad, el Ministerio de la Protección Social delego a las Direcciones Seccionales, Distritales y Locales, la responsabilidad de asesorar a los establecimientos o Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud en todo lo referente a la organización, adecuación, dotación, optimización de recursos y/o construcción, teniendo en cuenta para el ello el cumplimiento de la normatividad vigente. En razón a lo anterior, la Secretaría Distrital de Salud, ha venido trabajando en el fortalecimiento de la Red Adscrita, en materia de mejoramiento de la infraestructura física en las Empresas Sociales del Estado, con el fin de ampliar su capacidad de respuesta, su competitividad en el mercado y la acreditación de los servicios. Para ello ha considerado de gran importancia entregar elementos de consulta técnica a las IPS Públicas y privadas, que les permita tomar decisiones rápidas y confiables. Es por esto que desde la Dirección de Desarrollo de Servicios, Área de Análisis y Políticas de Servicios de Salud, se ha decidido elaborar un MANUAL PARA EL SERVICIO ADMINISTRATIVO HOSPITALARIO, atendiendo la necesidad de ampliación de cobertura y reforzamiento de este servicio, donde la demanda es creciente, así mismo cumplir con uno de sus objetivos como es prestar asesoría a través de la divulgación de normas y manuales actualizados tendientes a lograr una correcta formulación, proyección y elaboración de proyectos hospitalarios y a su vez suministrar la información al respecto considerando que no existe literatura de consulta para este fin. Mediante la implementación del presente manual, se pretende apoyar el proceso de asesoría en cuanto a la organización y adecuación del Servicio Administrativo desde el componente de recurso físico, de manera que las IPS puedan proyectar el servicio asistencial dentro de los principios de CALIDAD. Así mismo enmendar en 4 parte la carencia de literatura concerniente al tema de Recurso Físico en el Sector Salud. 5 2. OBJETIVOS Contar con un documento que sirva de soporte en el proceso de diseño del Área o Servicio Administrativo, en lo relacionado con el aspecto Arquitectónico. Ofrecer al arquitecto una herramienta de gran importancia al diseñar o evaluar la infraestructura física de un Servicio Administrativo Hospitalario, con el fin de que las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Humana, tengan la capacidad de proyectar un servicio con Calidad, que cumplan las especificaciones técnicas en beneficio de los usuarios y funcionarios, en el cual se hayan previsto todas las variables y de esta manera poder brindar un servicio con oportunidad en la atención. OBJETIVOS ESPECIFICOS • Elaborar una cartilla que sea de fácil aplicación en la tarea de organización, adecuación, optimización de recursos físicos en la construcción del Servicio Administrativo en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud en la ciudad. • Facilitar con este instrumento a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud la organización y adecuación del Servicio Administrativo mediante un documento guía en el aspecto de recursos físicos. • Propender por la calidad de las instituciones en lo relacionado con el Servicio Administrativo y Gerencial dando a conocer mediante esta cartilla guía los ambientes (espacios) necesarios, características y especificaciones para el mejor funcionamiento de este servicio. 6 3. GENERALIDADES • El primer requisito para la formulación de un proyecto de inversión en Salud, debe ser la elaboración de un estudio de factibilidad, basado en estadísticas claras y precisas que arrojen un acertado diagnostico para de esta manera calcular la demanda, analizar la oferta, los recursos con que se cuenta y tomar las decisiones más convenientes y rentables tanto social como económica que garantice la viabilidad y sostenibilidad del proyecto. • Para adelantar el diseño de un Servicio Administrativo Hospitalario se debe contar con un grupo que tenga conocimiento sobre el tema, el Arquitecto con amplia experiencia en Planeación y Diseño de Hospitales y el equipo de Ingenieros (Estructural, eléctrico, gases especiales, red de voz y datos, red hidráulica y sanitaria, ventilación mecánica) con conocimiento y entendimiento en la aplicación de las normas que rigen en cada tema. 7 4. MARCO LEGAL DE REFERENCIA • LEY 09 DE 1979. Código Sanitario Esta ley hace referencia a las condiciones sanitarias que deben cumplir establecimientos de toda naturaleza. • LEY 10 DE 1990 Mediante esta ley se establece el sistema Nacional de salud y se otorgan funciones y responsabilidades a la Dirección Nacional del sistema de salud (Ministerio de salud) a las Direcciones seccionales del Sistema de Salud (establecidas en departamentos, intendencias y comisarías) y a las Direcciones Locales del Sistema de salud (establecidas en los Municipios, el Distrito capital, el Distrito cultural y Turístico de Cartagena y las áreas metropolitanas). Además en el artículo 12 se establecen las funciones para las direcciones Locales del sistema de Salud correspondientes a Vigilancia y Control Sanitario en las instituciones que prestan servicios de salud. • CONSTITUCION NACIONAL DE 1991 • LEY 100 DE 1993 Ley de Seguridad Social en salud en Colombia • DECRETO 2174 DE NOVIEMBRE 28 DE 1996 DEL MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL Por el cual se organiza el sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de seguridad Social en Salud. • RESOLUCION 4445 DE DICIEMBRE 2 DE 1996 DEL MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL Por la cual se dictan normas para el cumplimiento del contenido del titulo cuarto de la Ley 09/79 en lo referente a las condiciones sanitarias que deben cumplir las Instituciones Prestadoras de servicios de Salid y se dictan otras disposiciones técnicas y administrativas. Se aplicarán exclusivamente a la infraestructura física creada o modificada, a partir del 1 de noviembre de 2002. En caso de crear o modificar uno o más servicios, sólo se le aplicará la Resolución 4445 de 1996, al servicio creado o modificado, concepto definido en la RESOCLUION 1043 • DECRETO 2240 DE DICIEMBRE 9 DE 1996 DEL MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL 8 Por el cual se dictan normas en lo referente a las condiciones sanitarias que deben cumplir las Instituciones Prestadoras de servicios de Salud. RESOLUCION 05042 DE DICIEMBRE 26 DE 1996 DEL MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL Por la cual se modifica y adiciona la resolución 4445/96 • • DECRETO 1011 DE 2006 DEL MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud • RESOLUCION 0686 DE 1998 DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD Por la cual se reglamenta el procedimiento para la realización y presentación de proyectos de diseño y construcción de obras y mantenimiento de las instalaciones físicas de las instituciones públicas del orden distrital prestadoras de servicios de salud. • RESOLUCION 0238 DE 1999 DEL MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL Por la cual se modifican parcialmente las resoluciones 4252/97 y 4445/96 y se dictan otras disposiciones complementarias • LEY 400 DE 1997 Y NSR DE 1998 Por el cual se adoptan normas sobre construcciones sismo resistentes y se reglamenta lo relacionado con estructuras sismorresistentes, de obligatorio cumplimiento para todas las construcciones. • LEY 1043 DE 2006 Por la cual se establecen las condiciones que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para habilitar sus servicios e implementar el componente de auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención”, con sus anexos técnicos 1 y 2 • RESOLUCION 2680 DE 2007 Modifica parcialmente la Resolución 1043 de 2006, con sus anexos técnicos 1 y 2 • RESOLUCION 3763 DE 2007 Modifican parcialmente las Resoluciones 1043 y 1448 de 2006 y la Resolución 2680 de 2007, anexo técnico • RESOLUCION 1448 DE 2006 9 Definen las Condiciones de Habilitación para las instituciones que prestan servicios de salud bajo la modalidad de Telemedicina. • RESOLUCION 1315 DE 2006 Drogadicción y fármacodependencia • RESOLUCION 4796 DE 2008 Reglamenta las brigadas o jornadas de salud, con su anexos 1 y 2 • CIRCULAR 0076DE 2007 Modifica y adopta los formularios de inscripción y novedades (Versión 4.0) 10 5. SERVICIO ADMINISTRATIVO DESCRIPCION El Servicio Administrativo es el área encargada de: • • • • • • • • Definir las políticas internas relacionadas con los servicios asistenciales a prestar de acuerdo con el nivel de complejidad de la entidad Plantear directrices y lineamientos de tipo administrativo, encaminados a la sostenibilidad de la institución propendiendo en todo momento por la calidad de los servicios brindados. Participar en el desarrollo de la planificación estratégica de la institución prestadora de servicios de salud. Coordinar actividades propias en su ámbito de acción. Asesorar, dirigir y compendiar la formulación del Plan Operativo Anual y el proceso global de presupuesto de la entidad, encaminados a la sostenibilidad financiera y administrativa de la institución. Diseñar, actualizar e implementar el sistema de control interno. Dirigir, controlar y evaluar la ejecución en forma adecuada del recurso Humano, Mantenimiento, automatización de los procesos de los servicios médicos, administrativos, técnicos, diagnósticos y terapéuticos, los servicios generales, los servicios de suministros de materiales, con el propósito de lograr eficiencia, eficacia y productividad en la gestión. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar los procesos de gestión financiera. El funcionamiento de una institución hospitalaria es muy dinámico y cambiante, constantemente se deben estar implementando nuevas y mejor formas de hacer las cosas; por lo tanto todos los componentes involucrados en el diario vivir de la entidad, más aun teniendo en cuenta su función, son parte del proceso integral, ya que la prestación de los servicios de salud no se debe ofrecer por partes sino integralmente, siempre teniendo en cuenta que el resultado final debe ser satisfactorio para los usuarios. Teniendo en cuenta el crecimiento de las instituciones y el desarrollo de acuerdo a la función estratégica y al impacto que representa en la prestación de los servicios, el Área de Recursos Físicos, Adquisiciones o Suministros, con el apoyo Institucional se ha venido profesionalizando, esto con el fin de lograr mayor compromiso, liderazgo, eficiencia y productividad en la importante e indispensable gestión que se debe cumplir para el desarrollo eficaz de su proceso que allí se adelantan. El éxito en la gestión, está ligada a un verdadero trabajo en equipo, donde el Área de Recursos Físicos, Adquisiciones o Suministros (Clientes Internos y Externos) asumen una actitud responsable en su labor, para lo cual planifican las necesidades oportunamente y resuelven o dan respuesta a las mismas de acuerdo a los plazos establecidos o cronogramas pactados; por lo tanto para que estos resultados se den se debe contar con el apoyo de la Dirección General y de la Dirección 11 Administrativa, fortaleciendo los medios para lograr los resultados esperados. El servicio de Recursos Físicos, Adquisiciones o Suministros se encarga de suministrar al Hospital de todos los Insumos Médicos necesarios para la atención a sus pacientes. En cuanto al personal que labora en las instituciones bien ser en el área asistencial o área administrativa la oficina de RECURSOS HUMANOS es la encargada de convocar y selecciona el personal idóneo que requieren los diferentes servicios, elabora en coordinación con las jefaturas respectivas los planes de capacitación, desarrolla los procesos de inducción, realiza los tramites correspondientes para la definición de salarios, tipos de contratación, trámites de incapacidades, vacaciones, reemplazos, tiempo laborado de forma extra y la aplicación del régimen disciplinario, con base en las políticas y las normas institucionales vigentes, con el fin de atender las obligaciones contractuales y lograr la satisfacción de los funcionarios en el desempeño de sus labores. El servicio de MANTENIMIENTO es el responsable del proceso del mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura física, equipos médicos, administrativos, muebles y enseres en general. Realiza o gestiona las obras necesarias de remodelaciones, adecuaciones y ampliaciones, con el fin de facilitar el desarrollo de las labores y conservar en óptimo estado de funcionamiento las instalaciones físicas y de equipos. El área de SERVICIOS GENERALES realiza las funciones de aseo y limpieza, atiende consultas verbales de los usuarios, recolecta, clasifica y controla el proceso de ropería, el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos, traslada a los enfermos, a los funcionarios técnicos y administrativos (en funciones propias de su cargo) , controla el recorrido, la reparación y el rendimiento de los vehículos, vigila las instalaciones físicas, la maquinaria y el equipo, la conservación y mantenimiento de las áreas verdes y la administración de paqueos, con base en las necesidades y los requerimientos de los diferentes servicios, con el fin de lograr eficiencia, calidad y oportunidad en la prestación de los servicios de salud. 12 Medidas en Centímetros Medidas en Centímetros 13 Otros Servicios Administrativos son: • Estadística La Oficina de Estadística es la encargada de la elaboración, suministro, manejo, utilización y conservación de los registros de atención médica (historias clínicas), así como de la recolección y procesamiento de la información estadística. La Oficina de Estadística debe estar manejada por un Profesional con estudios especializados en informática y estadística hospitalaria, más aun teniendo en cuenta que para evaluar la calidad de la atención médica es imprescindible contar con una historia clínica adecuada que sirva de base para la realización de todo tipo de estudios estadísticos de rendimiento médico y estudio de los casos individuales que permitan realizar auditoría médica con un criterio preciso, adecuado y actual. En el área de estadística se archiva y se custodian los registros médicos e historias clínicas como los documentos médicos necesarios de acuerdo a las normas establecidas para tal fin. Medidas en Centímetros 14 • Contabilidad El área de contabilidad del hospital se encarga principalmente de la facturación de las prestaciones dadas por la entidad de acuerdo a la cobertura de servicios correspondientes. • Trabajo Social La labor de trabajo social tiene actualmente un campo de acción muy amplio y especialmente en cuanto al estado de salud integral de los individuos, en los hospitales desempeña un papel muy importante complementario de la atención médica, esta atento y vela por los derecho del usuario, no solamente por los limitados por posibilidades económicas. Los trabajadores sociales médicos trabajan en hospitales apoyando a las familias y personas que se ven afectadas por la enfermedad o la pérdida, y también puede servir como un recurso valioso en términos de ayuda financiera, tramitación y otros trámites administrativos o burocráticos de las instituciones. Los trabajadores sociales médicos pueden ayudar a las familias después de la muerte de un ser querido, pueden estar útiles para ayudar a las familias que luchan con la enfermedad, y pueden proporcionar información y apoyo para el personal del hospital. Las trabajadoras sociales investigan y tratan de resolver los problemas que resultan del estado de enfermedad de los pacientes en su medio familiar, social o de trabajo y ayudan a que el comportamiento del paciente dentro del hospital sea conveniente para él y los demás enfermos. Procuran calmar la angustia de los familiares y en caso de fallecimiento del enfermo las trabajadoras sociales son las encargadas de comunicar a sus deudos y auxiliarlos en los trámites para obtener la entrega del cuerpo. Controlan las visitas de familiares en las horas reglamentarias y autorizan visitas especiales. Por la labor adelantada es conveniente que exista una oficina para las trabajadoras sociales y uno o dos cubículos para entrevistas privadas con los pacientes o con sus familiares, para tratar de una manera más adecuada la situación presentada dnado siempre privacidad al paciente y al familiar del mismo. Su lugar de ubicación apropiado es inmediato a la recepción y por tanto en el vestíbulo principal, lo cual facilita el contacto con el público por lo dicho respecto a la función que desempeñan las trabajadoras sociales se comprenden que tienen ingerencia en todos los departamentos que imparten atención a los enfermos muy particularmente en las salas de espera y puestos de recepción. 15 Medidas en Centímetros • Admisiones Es el área administrativa encargada de efectuar el proceso de admisión de los pacientes, con el fin de recibir atención en los diferentes servicios de la institución garantizando el correcto ingreso administrativo del paciente a la institución. El propósito del servicio de admisiones es facilitar a los pacientes que acuden al hospital un proceso ágil, eficaz y eficiente en la admisión a los diferentes servicios asistenciales como urgencias, hospitalización, gineco-obstétricia, cirugía, procedimientos programados, consulta externa, servicios diagnóstico y demás que requieran. 16 Planta de Caja y Facturación Medidas en Centímetros 17 Medidas en centímetros Planta Referencia y Contra-correspondencia • Referencia y contrarreferencia La oficina de referencia y contrarreferencia está en el servicio de urgencias y funciona las 24 horas del día. El propósito del proceso de referencia y contrarreferencia es mediante el cumplimiento de la legislación vigente permitir prestar en forma adecuada el servicio de salud al paciente, conforme el nivel de atención y el grado de complejidad que el caso amerite y que la institución oferte con la debida oportunidad, eficiencia y eficacia. El proceso de referencia también se relaciona con el envío de elementos de ayuda diagnóstica por parte de la institución prestadora de salud a otra institución para atención complementaria o diagnóstica. 18 DIMENSIONAMIENTO El nivel de alcance del proyecto del Servicio Administrativo lo determina el análisis del recurso físico, del recurso humano, normas vigentes que regulen el servicio de salud a nivel local y nacional, políticas de orden Distrital y Nacional, además del estudio de oferta y demanda del servicio. Todo esto se consolida en un cuadro de necesidades que conforma el programa medico arquitectónico. PROGRAMA MEDICO ARQUITECTONICO El programa médico arquitectónico es la consolidación de los objetivos, actividades, procesos, condiciones específicas de ambientes, ambientes requeridos con sus respectivas áreas, en la que se ha previsto el personal del servicio y el equipamiento para cada uno de los ambientes. El Programa Médico arquitectónico es la herramienta inicial necesaria para desarrollar el diseño del Servicio de Hospitalización. CRITERIOS DE DISEÑO Una vez se cuente con el programa médico arquitectónico del Servicio administrativo, resultante del análisis de estudio de oferta y demanda, del alcance de la prestación del servicio, de los procesos que se van a llevar a cabo dentro del hospital, del recurso humano a intervenir y del equipamiento a contener e insumos necesarios para su funcionamiento, se procederá a elaborar el diseño. UBICACIÓN La localización del Servicio Administrativo debe estar geográficamente distante de los servicios asistenciales donde no sea paso necesario para el desplazamiento de un servicio a otro, debe tener acceso controlado y debe tener relación directa con el Servicio de Urgencias, la Unidad de Cuidados Intensivos, Unidad de Cuidados Intermedios, Ginecobstetricia, Cirugía, Consulta Externa y Servicios de Diagnóstico (Laboratorio Clínico, Laboratorio de Patología y Servicio de Imagenología), ya sea de manera horizontal o vertical (por ascensor). La disposición del servicio debe permitir fácil acceso, el tráfico de médicos, paramédicos y pacientes debe darse por una circulación independiente. 19 SALA DE CIRUGIA ADMINISTRACION ESTERILIZACION GINECOBSTETRICIA HOSPITALIZACION SERVICIO DIAGNOSTICO SERVICIOS GENERALES UNIDAD DE CUIDADOS INTENSIVOS E INTERMEDIOS SERVICIO DE URGENCIAS CONSULTA EXTERNA Con relación al PROGRAMA MEDICO ARQUITECTONICO, a continuación presentaremos un ejemplo de Programa Médico Arquitectónico general para el servicio administrativo, para un hospital de III nivel de atención de 231 camas hospitalarias, a manera de guía en el cual se tienen en cuenta las normas vigentes que regulan este servicio. No. 1 1.1. SERVICIOS ADMINIS TRATIVOS UNIDAD ADMINIS TRATIVA AMBIENTES POR SERVICIOS Sala de espera Oficina Gerencia con baño Sala de juntas gerencia Oficina secretaria gerencia Oficina Subgerente administrativo con baño Oficina secretaria Subgerente científico Oficina Subgerente científico con baño Oficina secretaria Subgerente administrativo Admisiones Hospitalarias -Ingresos, egresos. Oficina Jurídica (2 personas) Oficina Recursos Financieros (7 personas) Oficina sistemas de información (7 personas) Oficina Recursos Humanos (7 personas) Oficina Planeación (2 personas) Oficina Recursos Físicos (7 personas) Oficina Revisoría Fiscal (2 personas) Oficina de Control Interno (2 personas) Oficina Asesores (10 personas) Sala de Juntas general Archivo Hospital Oratorio (30 personas) Baños personal hombres y mujeres Cuarto de tintos Cuarto de aseo Deposito SUBTOTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA CIRCULACIONES Y MUROS, 30% DEL SUBTOTAL CANT. unidad 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 ÁREA EN M2 15 17 15 10 17 10 17 10 10 6 20 20 20 6 20 6 6 30 20 10 30 15 4 2 10 346 104 20 TOTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA 450 21 6. BIBLIOGRAFIA Guías de Diseño Hospitalario Para América Latina Organización Panamericana de la Salud Organización Mundial de la Salud Dr. Pablo Isaza, Arq. Carlos Santra 1991 Seminario Nacional de Arquitectura e Ingeniería Hospitalaria Villa de Leiva. Nov. 26-29/997 Aspectos Arquitectura Volumen 3 Organización Panamericana de la Salud Oficina Regional de la Organización Mundial 1993 Resolución 4445 de 1996 del ministerio de la Protección Social Documento del DADIS - Cartagena Biblioteca Virtual de Derecho, Economía y Ciencias Sociales Molina E. Nolasco, Fuente oficial: Archivo de consulta personal 22
