Organigrama.

Semana del 01 al 05 abril
ORGANIGRAMA– Definición, Importancia, finalidad, Tipos
La creación del negocio propio es el paso gigantesco que dan los
emprendedores, luego administrarla y conducirla es ya otro paso, que muchas
veces se vuelve un tanto estresante si no tenemos las cosas muy claras y
organizadas.
Conducir una empresa no tiene que ser una tarea difícil, sin embargo se hace
así cuando los directivos (empresarios, administradores o gerentes) no
conocen o estructuran bien su negocio desde el inicio, es ahí cuando se
generan diversas confusiones y problemas internos los cuales no aportan nada
para mejorar la productividad de la empresa, generando pérdida de tiempo y
dinero.
¿Qué es un Organigrama?
El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional
de una empresa o negocio, en esta se indica en forma esquemática, las áreas
que la integran, las líneas de autoridad, relaciones de personal, líneas de
comunicación y de asesoría.
El Organigrama, que es un método de expresar la estructura, jerarquía e
interrelación de los órganos que la componen.
¿Para qué nos sirve un Organigrama?
Los organigramas son importantes en toda empresa ya que están nos indican.

Una organización establecida dentro de la empresa

División de Funciones

Niveles de Jerarquía

Líneas de Autoridad, Responsabilidad y Comunicación

Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa.
Finalidad del Organigrama.

Reflejar las organizaciones existentes

Consignar las organizaciones propuestos

Medio para comunicar al personal la estructura de la organización.

Indicar las relaciones de trabajo y de líneas de autoridad.

Identificación de cada trabajador con la labor que hace y sector que
pertenece.
Características de un Organigrama:

Debe de ser lo más sencillo y claro posible, no debe caer en muchos
detalles; se recomienda no desarrollar muchos puestos.

Debe contener solo el nombre de la Función o Puesto de trabajo; pero si
queremos colocar el nombre del dueño del puesto debemos colocarlo
dentro del cuadro pero con una letra de menor tamaño.

Las casillas de funciones deben de ser rectángulos horizontales.

Debe de tener la fecha cuando se elaboro.

Debe de tener el autor quien la elaboro.

Debe de poseer una Estructura Organizacional
Tipos de Organigrama:

Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.
Este tipo de organigrama suele ser la más utilizada, pues indican de
forma objetiva las jerarquías del personal.

Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha. Son poco
usadas.

Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical. Es usado en
empresas de alta complejidad de funciones o puestos de trabajo.

Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se
forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.
Este organigrama es muy interesantes porque de una u otra forma
disminuyen la idea de jerarquía dentro de la empresa, aquí se pueden
colocar más puestos en un mismo nivel.

Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la
sangría, menor es la autoridad de ese cargo. Son muy sencillos pero
poco usados actualmente.
Estructura Organizacional:
Este es un tema que se toma en
cuenta al momento de elaborar un organigrama empresarial.
La estructura organizacional comprende dos elementos.

Diferenciación: Implica saber fraccionar el trabajo a realizar en un
conjunto de tareas.

Integración: Implica coordinación necesaria entre estas tareas.
Toda organización sea grande, mediana o pequeña necesita de alguna
estructura orgánica ya que esta es significado de orden, eficacia y eficiencia.
Plan de negocio. Organigrama funcional
cafetería)
(Ejemplo para una
Organización funcional de la empresa
En esta fase, a partir de los objetivos fijados, se deberán cumplir los siguientes
pasos:
Definición de funciones
Requerimiento de personal, reparto de funciones en base al currículum
vitae y la experiencia ocupacional y profesional.
Organigrama.
Para su construcción habrá que considerar
- La Gestión y dirección (proceso de toma de decisiones)
- La operación, (sueldos, régimen de contratos, del personal a cargo de
las tareas operativas).
En las funciones de operación y su reparto, se podrá considerar la posibilidad
de que parte de las actividades sean llevadas a cabo por terceros ajenos a la
empresa, tanto actividades de apoyo como contabilidad o gestión de marketing
, o la tercerización de algunos productos este táctica es una buena
recomendación cuando empiezan recién una empresa.
Área Funcional
Es la agrupación de funciones y responsabilidades que se requieran para ser
atendidas de conocimiento y habilidades. En cada empresa existen cuatro
funciones básicas que se deben realizar y son las siguientes:
* La función de administrar.
* La función de producir.
* La función de vender.
* La función de dirigir y coordinar, con una meta, una visión, y una
estrategia determinada.
Diseño de un Organigrama en la práctica
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de
una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las
relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
El objeto de los organigramas es que constituyan el instrumento idóneo para
plasmar y trasmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una
organización.
Organigrama estratégico.
Recursos Humanos
Definido el organigrama de la empresa es posible detectar la cantidad y perfil
de los empleados que deberán ser contratados por la organización, ellos
deberán pasar por un proceso de reclutamiento, selección, contratación e
inducción de personal al interior de la empresa donde se elegirán los
candidatos que reúnan los requisitos exigidos en cada puesto de trabajo, para
que su desempeño en el mismo sea eficiente y eficaz.
El organigrama del área de operaciones mostrando el requerimiento del
personal para el proyecto es el siguiente:
1 administrador
1 cocinero para menús
1 cocinero platos a la carta
2 barra de jugos, café y pizzas
1 atención salón, 1 cajera
1 Compras y mantenimiento
Figura 13: Organigrama funciona de operaciones
MARCO LEGAL DE LA ORGANIZACIÓN
Además de contemplar los aspectos indicados en el apartado anterior, cuando
se pretende constituir legalmente una empresa es importante tener en cuenta,
entre otros, los siguientes aspectos:
- El tipo de constitución de la empresa.
- El modela miento tributario.
- Los gastos de constitución.
- Los trámites a realizar para implantarla legalmente.
- Las obligaciones fiscales que se deberá afrontar.
- Las obligaciones laborales a las que estará sujeta.
- Las responsabilidades que se adquieren frente a terceros.
CONCLUSION
El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa.
Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite
observar la estructura interna de una organización; y por otra parte trae
desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en
realidad.
El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una
organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles
jerárquicos existentes en una empresa u organización.
En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con
mas frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos
conocidos.
Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien
depende de quién y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al
personal nuevo la forma como se integra la organización.
Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las
desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia
indican la organización como era antes y no como actualmente es, ya que
algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la
organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.
Semana del 08 al 12 de abril
Funciones de los organigramas
Los organigramas cumplen dos funciones importantes. Por un lado, permiten
analizar la estructura para detectar fallas. Algunas de las situaciones más
importantes que pueden ser encontradas por este método son:
- Para la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la
empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y
actualizaciones.
- Para el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad
de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a
través de los manuales de organización.
- Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios
de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación,
seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
- Y en forma general sirve para:

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Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.
Fallas de control interno

Duplicación de funciones
Departamentalización inadecuada


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
Funciones importantes que se han descuidado
Falta de unidad de mando
Falta de claridad respecto del tipo de autoridad que se le asigna a un cargo

Desequilibrios en la estructura, enorme amplitud del control, etc.
Por otro lado, los organigramas cumplen una función como medio de comunicación
dentro de la organización. A través de ellos se puede, por ejemplo, informar a los
empleados la posición relativa que ocupan y la relación que tienen con el resto de
los puestos, informar a terceros interesados en la organización cómo es la
estructura, facilitar la comprensión acerca de las posibilidades que tienen los
miembros de ascender, mostrar a los nuevos empleados un cuadro global de la
estructura a la que acaban de ingresar, etc.
VENTAJAS
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que
sobresalen las siguientes:
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Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una
larga descripción.
Muestra quién depende de quién.
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio
de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la
compañía.
Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a
la organización.
DESVENTAJAS
No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al
usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:
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Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por
fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de
información.
No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería
posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar
diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta
forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de
relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría
tan complejo que perdería su utilidad.
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era,
más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan
actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los
organigramas se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con
el status.
CONTENIDO
Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un
autor, estos son sus principales contenidos:
1. Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye
generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina.
2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.
3. Fecha de formulación.
4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de
organización, etc.).
5. Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)
Responsabilidad
Todo organismo debe complementar su Organigrama, con un Manual de
Organización, en el cual se debe asignar la responsabilidad, las
acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones
jerárquicas y funcionales para cada uno de éstos.
El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros
de un organismo conocen claramente sus deberes y responsabilidades.
Ello impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y solucionar los
problemas, actuando siempre dentro de los límites de su autoridad.
Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles
inferiores, de manera que las decisiones queden en manos de quienes
están más cerca de la operación. Un aspecto crítico de esta corriente es
el límite de la delegación: hay que delegar tanto cuanto sea necesario
pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos.
Toda delegación conlleva la necesidad de que los jefes examinen y
aprueben, cuando proceda, el trabajo de sus subordinados y que ambos
cumplan con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y
tareas.
También requiere que todo el personal conozca y responda a los
objetivos de la organización. Es esencial que cada integrante de la
organización conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a
alcanzar los objetivos generales.
Para que sea eficaz un aumento en la delegación de autoridad se
requiere un elevado nivel de competencia en los delegatarios, así como
un alto grado de responsabilidad personal. Además, se deben aplicar
procesos efectivos de supervisión de la acción y los resultados por parte
de la Dirección.