Guía para elaboración de Informes Año 2020 GUÍA PARA ELABORACIÓN DE INFORMES CRUZ ROJA SALVADOREÑA Pág. 1 de 8 Contenido 1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2 2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 2 4. RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2 5. DESARROLLO ............................................................................................................................... 2 5.1 Información general. ........................................................................................................... 3 5.2 Ejecución del presupuesto. ................................................................................................. 3 5.3 Grupo meta por resultado. ................................................................................................. 4 5.4 Evolución del proyecto ........................................................................................................ 5 5.5 Fortalecimiento y gestión del conocimiento....................................................................... 7 5.6 Impacto. .............................................................................................................................. 7 5.7 Gestión de riesgos. .............................................................................................................. 7 5.8 Programación. ..................................................................................................................... 8 GUÍA PARA ELABORACIÓN DE INFORMES CRUZ ROJA SALVADOREÑA Pág. 2 de 8 1. OBJETIVO Establecer lineamientos para el adecuado llenado del formato de informes de proyectos. 2. ALCANCE Esta guía aplica para el llenado de informes mensuales y trimestrales de los proyectos en ejecución de Cruz Roja Salvadoreña. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Informe mensual institucional Informe trimestral institucional Plan Estratégico de Desarrollo 2016-2020 4. RESPONSABILIDADES Unidad de Planificación y Desarrollo Institucional: Actualizar la presente guía de acuerdo a las necesidades presentadas. Promover el adecuado uso de la guía de elaboración de informes. Coordinadores de proyectos Reportar avance de proyectos en el formato y tiempo establecido. Técnicos de proyectos Facilitar información solicitada por los coordinadores de proyectos. 5. DESARROLLO A continuación se presentan los diferentes apartados que componen los informes de avance de proyectos mensuales y trimestrales de Cruz Roja Salvadoreña, con los respectivos lineamientos para su llenado. Para cada apartado se tiene la tabla siguiente: CAMPO Nombre del campo DESCRIPCIÓN Pregunta generadora Descripción del campo GUÍA PARA ELABORACIÓN DE INFORMES CRUZ ROJA SALVADOREÑA Pág. 3 de 8 Nota de aclaración Algunas indicaciones generales para el llenado de formatos son las siguientes: Cuando el campo en cuestión no aplique, éste deberá ser llenado con el indicativo “N/A”. La cantidad de filas y columnas de algunos apartados son editables, permitiendo adaptar el espacio según sea la cantidad de información que se ingresa. 5.1 Información general Apartado que contiene la información general del proyecto y el período que se está reportando. CAMPO Área programática Código Proyecto Coordinador Fecha de inicio Fecha de fin Período que reporta DESCRIPCIÓN ¿A qué programa pertenece su proyecto? Se refiere al área programática a la que pertenece el proyecto. Ver Plan Estratégico de Desarrollo. ¿Cuál es el código de su proyecto? Se debe colocar el código único del proyecto, este código es asignado por la unidad de planificación y desarrollo y comunicado a través de la dirección de programas y resiliencia. ¿Cuál es el nombre de su proyecto? Nombre largo oficial del proyecto ¿Quién es el coordinador del proyecto? Persona responsable a cargo de la coordinación del proyecto ¿Cuándo inició el proyecto? Fecha de inicio oficial del proyecto ¿Cuándo finaliza el proyecto? Fecha en la que finalizará oficialmente el proyecto ¿Qué período del proyecto reporta? Tipo de informe (mensual/ trimestral) y correlativo (1, 2, 3…) 5.2 Resumen del proyecto Descripción resumida de lo que es el proyecto: área geográfica, grupos meta, estrategia de intervención, entre otros. 5.3 Ejecución del presupuesto Apartado destinado para el informe de ejecución presupuestaria del proyecto, comparando lo planificado con lo ejecutado. Brindando también un estado de avance presupuestario global del proyecto. CAMPO Presupuesto general del proyecto DESCRIPCIÓN ¿Con qué presupuesto cuenta el proyecto? Valor total del presupuesto del proyecto, este presupuesto se expresa en moneda local y del donante. GUÍA PARA ELABORACIÓN DE INFORMES CRUZ ROJA SALVADOREÑA Presupuesto del presente año Presupuesto anual ejecutado hasta este período Porcentaje del presupuesto anual ejecutado Presupuesto mensual/ trimestral previsto Presupuesto mensual/trimestral ejecutado Presupuesto planificado y ejecutado por resultado Análisis financiero del período Necesidades de reasignaciones de líneas financieras (Si aplica): Pág. 4 de 8 ¿Cuál es el presupuesto a ejecutar del año en curso? Valor del presupuesto destinado al presente año de elaboración del informe, este presupuesto se expresa en moneda local y del donante. ¿Cuánto se ha ejecutado del presupuesto anual? Presupuesto anual que se ha ejecutado hasta el período en el que se reporta (acumulado en el año), este presupuesto se expresa en moneda local y del donante. ¿Qué porcentaje se ha ejecutado del presupuesto anual? Porcentaje del presupuesto anual ejecutado hasta el momento. 𝑃𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑜 % 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑜 = ∗ 100 𝑃𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙 ¿Cuánto se tenía presupuestado ejecutar? Presupuesto que se tenía planificado ejecutar durante el período, este presupuesto se expresa en moneda local y del donante. ¿Cuál fue la ejecución real de lo presupuestado? Presupuesto ejecutado durante el período, este presupuesto se expresa en moneda local y del donante. ¿Cuál resultó ser el nivel de cumplimiento del presupuesto planificado? Añadir el presupuesto planificado, ejecutado y porcentaje de cumplimiento para cada resultado del proyecto. ¿Hubo variaciones en el presupuesto planificado? Si aplica, mencionar desviaciones, gastos de acuerdo al presupuesto en la última información financiera disponible, etc. ¿Hace falta reasignar presupuesto? Si aplica, mencionar las necesidades de reasignación financiera de los resultados, que permitan una ejecución adecuada de los mismos. Tener en cuenta los lineamientos correspondientes establecidos en el acuerdo del proyecto. 5.4 Grupo meta por resultado Contiene la cantidad de personas que fueron beneficiadas en el período que reporta, tanto directos como indirectos. CAMPO Total planificado Total alcanzado DESCRIPCIÓN ¿Cuál es la cantidad de personas que se proyectó alcanzar durante el período que se reporta? Cantidad de población meta a alcanzar durante el período reportado.* Nota: Para actualizar la fórmula de totales, seleccionar tabla o campo correspondiente y presionar F9. ¿Cuál es la cantidad total de personas alcanzadas en el período? Cantidad de población meta alcanzada durante el período reportado.* GUÍA PARA ELABORACIÓN DE INFORMES CRUZ ROJA SALVADOREÑA Resultados (uno, dos, tres, etc) Grupos etarios Indirectos Pág. 5 de 8 Nota: Para actualizar la fórmula de totales, seleccionar tabla o campo correspondiente y presionar F9. ¿Cuál es la cantidad de personas alcanzadas por resultado en el período que reporta? Cantidad de población meta alcanzada por resultado del proyecto, según lo establecido en marco lógico. Nota: La cantidad de resultados total dependerá de cada proyecto, el formato permite eliminar o agregar columnas de resultados según corresponda. ¿Cuántas personas se han alcanzado de cada grupo etario? Segmentación de grupos etarios. Este apartado está basado en lineamientos generales de FICR. Nota: Los grupos etarios pueden ser modificados para el informe a las entidades cooperantes. ¿Cuál es la cantidad total de beneficiarios indirectos? Total de beneficiarios indirectos del período *Nota: Los beneficiarios directos son aquéllos que participan directamente en el proyecto, y por consiguiente, se benefician de su implementación recibiendo el apoyo de manera particular. Los beneficiarios indirectos son aquellos que se ven beneficiados pero sin ser principales receptores de la acción; generalmente son las familias, las personas más cercanas e incluso la comunidad. A continuación se mencionan unos ejemplos de beneficiarios directos e indirectos. Proyecto/actividad Beneficiarios directos Beneficiarios indirectos Ampliación de servicios de Pacientes potenciales y personal Personas que vivan a una salud de una clínica médico distancia de 5-10 kilómetros de la clínica Capacitación de jóvenes en Jóvenes capacitados Familiares y comunidad prevención de enfermedades 5.5 Contexto Descripción del contexto (en el que se desarrolla el proyecto, Se sugiere realizar un análisis externo de factores Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, Ambientales y Jurídicos (PESTEL, por sus siglas en inglés). Identificar las principales oportunidades de trabajar en coordinación con otras instituciones para lograr mayor impacto y sostenibilidad de las acciones, crear alianzas, implementar nuevas tecnologías, entre otras. Este apartado incluye el análisis de involucrados, donde se deben mencionar los principales cambios que afectan o pueden afectar el trabajo y coordinación con ellos, alterando los resultados del proyecto. En el recuadro se deberán añadir los principales involucrados: organizaciones comunales, municipales, empresa privada, ONGs, proveedores, entre otros. Si la relación se ha mantenido estable en el periodo de informe, mencionarlo. GUÍA PARA ELABORACIÓN DE INFORMES CRUZ ROJA SALVADOREÑA Pág. 6 de 8 Mencionar los factores internos a Cruz Roja que afectan el desempeño del proyecto: trabajo con unidades organizacionales, seccionales, equipo técnico; atención en emergencias, entre otras. Hacer mención de las oportunidades de coordinación con otras instituciones y riesgos políticos existentes o futuros. 5.6 Principales resultados Sintetizar de manera breve los principales resultados obtenidos y la valoración del desempeño del proyecto en el periodo del informe. 5.7 Evolución del proyecto Apartado dedicado para el seguimiento de logros e indicadores del proyecto así como las dificultades que se presentaron en el mismo. Nota: La cantidad de resultados total dependerá de cada proyecto, el formato permite eliminar o agregar columnas de resultados según corresponda. CAMPO Principales logros/ cumplimiento/ proyecciones de indicadores Análisis del avance del resultado Retos para su ejecución Soluciones encontradas DESCRIPCIÓN ¿Cuáles has sido los principales logros del proyecto?, ¿Existen variaciones entre lo planificado y ejecutado? Descripción breve de los principales logros obtenidos por cada uno de los resultados del proyecto, establecidos en el marco lógico. La redacción del logro debe realizarse tomando en cuenta los factores siguientes: calidad, tiempo, cantidad y proceso. Analizar las acciones ejecutadas vs: - Planificación - Resultados de línea de base/intermedia/monitoreo La descripción de los logros debe ser tanto para indicadores como la consolidación a nivel de producto, cuando corresponda. Incluir valoración sobre la eficiencia de los resultados obtenidos, ¿se lograron usando el mínimo de recursos (humano, material, financiero, etc.)? ¿Cómo han avanzado los resultados? Justificación y/o aclaración del avance del resultado correspondiente. Incluir análisis concreto del nivel de cumplimiento vs lo planificado; si el avance ha sido menor al esperado, evaluar de manera crítica y transparente la probabilidad realista de alcanzar las metas propuestas. Mencionar posibles cambios respecto a los principales supuestos. ¿Qué problemas se han presentado para el proyecto? Resumen de problemáticas superadas del proyecto en el período que reporta. ¿Cómo se solucionaron las problemáticas? Descripción de las acciones ejecutadas para solucionar los problemas presentados. GUÍA PARA ELABORACIÓN DE INFORMES CRUZ ROJA SALVADOREÑA Pág. 7 de 8 5.8 Fortalecimiento y gestión del conocimiento. Contiene información específica del fortalecimiento obtenido a por medio de la ejecución del proyecto. CAMPO Fortalecimiento institucional Temas transversales Lecciones aprendidas DESCRIPCIÓN ¿En qué nos hemos fortalecido como institución? Fortalecimiento de capacidades de Cruz Roja Salvadoreña y su personal, atribuible directamente a la ejecución de actividades del proyecto. Esto puede ser: equipamiento; financiamiento de capacitaciones, consultorías, otros. También colocar montos que representa la acción de fortalecimiento. ¿Qué otros temas se ven fortalecidos con el proyecto? Reportar la gestión del proyecto frente a la temática de Principios humanitarios, sensibilidad al conflicto, cambio climático y medio ambiente, inclusión, género, derechos humanos, entre otros. ¿Qué hemos aprendido del proyecto? Listado de experiencias aprendidas durante la ejecución del proyecto, que sirvan para una mejor gestión del mismo y de proyectos similares en el futuro. Mencionar Buenas prácticas e innovaciones en el trabajo con los principales beneficiarios y contrapartes y en la colaboración entre organismos, así como los obstáculos y dificultades. En caso de haber realizado acciones de monitoreo, incluir las principales conclusiones y autoevaluaciones resultantes. 5.9 Impacto. Apartado dedicado a describir el impacto del proyecto sobre las personas y comunidades relacionadas. CAMPO Historias de vidas Impactos no previstos (negativos o positivos) Registro fotográfico 5.10 DESCRIPCIÓN ¿Algún caso de vida de alguna persona alcanzada? Casos de vida de personas que han sido beneficiadas con el proyecto, que refleje el impacto positivo del proyecto en la población. ¿Qué imprevistos positivos o negativos se tuvieron? Impactos no previstos en el proyecto, no contemplados dentro del análisis y gestión de riesgos del proyecto. ¿Alguna fotografía que refleje las actividades del proyecto en el período? Fotografías que evidencien los resultados alcanzados, representar presencia de CRS y del proyecto. Gestión de riesgos. Contiene información sobre incidentes de seguridad y riesgos en general. CAMPO DESCRIPCIÓN GUÍA PARA ELABORACIÓN DE INFORMES CRUZ ROJA SALVADOREÑA Incidentes de seguridad en el marco de la ejecución del proyecto Acciones identificadas e implementadas para mitigar los riesgos del proyecto. 5.11 Pág. 8 de 8 ¿Qué incidentes de seguridad ocurrieron durante el período del informe? Incidentes presentados en el período que reporta. Para mayor información puede consultar la política y protocolo de seguridad institucional. ¿Qué acciones de contingencia se ejecutaron para la gestión de riesgos? Acciones ejecutadas para la mitigación de riesgos de acuerdo al análisis realizado en la planificación, mencionar si la matriz de gestión de riesgos requiere modificación. Programación. Contiene los cambios en la programación que se realizaron en el período del informe, así como las principales actividades programadas para el próximo período. CAMPO Enumere las acciones más importante/relevantes en el próximo trimestre Actividades reprogramadas / fecha de reprogramación Justificación de reprogramación / acciones para cumplimiento DESCRIPCIÓN ¿Cuáles son las actividades más representativas del próximo período? Mención breve de las actividades más representativas que están programadas para el siguiente período. ¿Qué actividades se han reprogramado? Mención de las actividades que han sido reprogramadas para el siguiente período, con su respectiva fecha de reprogramación. ¿Por qué se han reprogramado las actividades? Justificación a detalle de la reprogramación de actividades con sus respectivas acciones que permitirán lograrlas.
