Módulo 7 Contabilidad y finanzas En la elaboración de este material colaboró: Crece Hidalgo SC Lic. Benjamín Mota Muñoz Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Módulo 7 Contabilidad y finanzas Objetivo general del módulo. Al finalizar el módulo el participante será capaz de identificar los conceptos básicos contables y financieros, para poder aplicar un diagnóstico y proponer propuestas de mejora en una PyME. 7. Contabilidad y Finanzas 7.1 Introducción a la Contabilidad General ............................. 4 7.1.1 Objetivo ..................................................................................... 4 7.1.2 Definición de contabilidad e información financiera ................. 4 7.1.2.1 Contabilidad ........................................................................................... 4 7.1.2.2 Información financiera ............................................................................ 4 7.1.3 Tipos de contabilidad ................................................................ 5 7.1.4 Contabilidad y desarrollo tecnológico....................................... 5 7.2 Normas de Información Financiera (NIF) ................................ 6 7.2.1 Estructura de las normas de la información financiera ............ 7 7.2.1.1 División de las Normas de Información Financiera................................ 7 7.2.2 Postulados básicos ................................................................... 9 7.2.2.1Clasificación de los postulados básicos .................................................. 9 7.3 Estados financieros................................................................. 11 7.3.1Identificación de las necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros (NIF A-3) .......................................................... 11 7.3.2Definición de términos ............................................................. 11 7.3.2.1 Clasificación de la información financiera............................................. 12 7.3. 2.2 Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros 7.3. 2.3 Riesgos en la información financiera................................................... 15 Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 1 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.3.3 Clasificación de los estados financieros................................. 16 7.3.3.1 Características cualitativas de los estados financieros NIF A4 ............ 18 7.3.3.2 Balance general.................................................................................... 23 7.3.3.3 Estado de resultados y estado de actividades ..................................... 29 7.3.3.4 Estado de variaciones en el capital contable ....................................... 34 7.3.3.4 Estado de Cambios en la situación financiera...................................... 37 7.4 Análisis financiero ................................................................... 39 7.4.1 Tipos de análisis financiero .................................................... 39 7.4.2 Métodos para el análisis financiero ........................................ 39 7.4.2.1 Método de reducción a porcientos ....................................................... 40 7.4.2.2 Método de análisis de razones financiera ............................................ 40 7.5 Administración de costos ...................................................... 45 7.5.1 Elementos del costo ............................................................... 46 7.5.2 Sistemas de costos y sus clasificaciones............................... 48 7.5.2.1 Costos estándar ................................................................................... 50 7.5.3 Análisis del punto de equilibrio ............................................. 52 7.5.3.1Formas de presentar el punto de equilibrio ........................................... 52 7.6 Financiamiento ........................................................................ 53 7.6.1 Características y definiciones ................................................. 53 7.6.2 Tipos de financiamiento.......................................................... 54 7.6.3 Fuentes de financiamiento...................................................... 56 7.6.4 Requisitos importantes para solicitar un financiamiento ........ 56 7.6.5Alertas para decidir si una empresa está en condiciones de contratar un crédito ......................................................................................... 57 7.7 Administración del circulante ................................................ 57 7.7.1 Características y definiciones ................................................. 58 7.7.2 Tipos de recursos circulantes ................................................. 59 Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 2 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 7.8 Flujo de efectivo....................................................................... 64 7.8.1 Flujos de efectivo relevantes .................................................. 64 7.8.1.1 Flujos de efectivo para expansión versus reposición ........................... 65 7.8.1.2 Flujos de efectivo adicionales............................................................... 65 7.8.2 Técnicas para mejorar el flujo de efectivo ............................. 66 7.9 Presupuestos ........................................................................... 67 7.9.1 Iniciación del proceso presupuestario .................................... 69 7.9.1.1 Elaboración del presupuesto por centros de responsabilidad .............. 70 7.9.1.2 Elaboración del presupuesto de tesorería ............................................ 71 7.10 Evaluación de proyectos de inversión................................ 72 7.10.1 Características y definiciones ............................................... 72 7.10.2 Tipos de métodos de evaluación.......................................... 73 7.10.2.1 Método del periodo del periodo de recuperación de la inversión............................................................................... 73 7.10.2.2 Método del valor actual neto. ........................................... 74 7.10.2.3 Método de la tasa interna de retorno. .............................. 75 Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 3 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7. Contabilidad y finanzas 7.1 Introducción a la Contabilidad General 7.1.1 Objetivo Proporcionar las herramientas y técnicas contables utilizadas en la elaboración de los estados financieros para su análisis e interpretación, así como para identificar los elementos de costos en la entidades económicas, aplicar los conceptos básicos en la planeación de utilidades, entender los ciclos del flujo de efectivo con el propósito de contar con los conocimientos básicos para la comprensión de los métodos de valuación en los proyectos de inversión y así contar con elementos suficientes en el área financiera, que permita una mejor comprensión de su función de consultor. 7.1.2 Definición de contabilidad e información financiera 7.1.2.1 Contabilidad La contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos. 7.1.2.2 Información financiera La información financiera que emana de la contabilidad, constituye información cuantitativa expresada en unidades monetarias y por información cualitativa, muestra la posición y desempeño financiero de una entidad, siendo su objetivo esencial ser de utilidad al usuario general en la toma de sus decisiones económicas. Su manifestación fundamental son los estados financieros. Se enfoca esencialmente a proveer información que permita evaluar el cambio neto en el patrimonio o la posición de activos y pasivos (derechos y obligaciones) de una entidad; así como, en proporcionar elementos de juicio para estimar el comportamiento futuro de los flujos de efectivo. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 4 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 7.1.3 Tipos de contabilidad Ahora bien entiéndase a la contabilidad como una técnica general, sin embargo, es pertinente comentar que existen diversos tipos de Contabilidad, y en esencia todos forman parte de los sistemas de información de las empresas, siendo las más importantes la Contabilidad Administrativa, la Contabilidad de Costos y la Contabilidad Financiera. Contabilidad Administrativa: es un sistema de información que se encuentra al servicio de las necesidades de la administración, generalmente destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Contabilidad financiera: es un sistema de información orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones de crédito, inversionistas, etc. a fin de facilitar sus decisiones. Contabilidad de costos es un sistema de información para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiamiento. Se relaciona con la acumulación, análisis e interpretación de los costos de adquisición, producción, distribución, administración y financiamiento, para el uso interno de los directivos de la empresa para el desarrollo de las funciones de planeación, control y toma de decisiones Como se puede apreciar es necesario que las organizaciones cuenten con sistemas que les permitan contar con información, clara, oportuna y confiable, características que veremos más adelante como parte de las Normas de Información Financiera (NIF) La contabilidad como tal no es una técnica aislada, tan es así que desde sus orígenes los estudiosos en la materia han buscado normarla al paso del tiempo. 7.1.4 Contabilidad y desarrollo tecnológico Ante un mundo mayormente industrializado es necesario contar con información que reúna la característica de veraz y oportuna, en este sentido el impacto de la tecnología en la profesión contable es sin lugar a dudas uno de los sectores en el que mayor impacto ha tenido el desarrollo de tecnologías, que van desde sus origines con la simple invención de la calculadora hasta sistemas de computo que son capaces de generar incluso los mismos reportes financieros. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 5 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ La tecnología es el motor de cambio que nos ha llevado a una nueva era, una nueva era en la que las empresas que no empleen herramientas tecnológicas están condenadas a quedarse en la obsolescencia incluso a desaparecer en el corto plazo. La tecnología como característica primordial es aquella que aporta una mayor velocidad en el desarrollo de las actividades de los usuarios de la información, incluso podemos mencionar que proporciona un alto porcentaje de exactitud en los procesos. El tener información al momento le permite a las organizaciones tener respuestas rápidas para sus clientes, ya que en todo momento pueden conocer que tan satisfechos están con sus productos, los dueños de las empresas pueden tomar decisiones sobre invertir o no invertir, en conclusión el uso de tecnologías ha llevado a un mercado sumamente competitivo a aquellas empresas que le han apuntado a contar con sistemas automatizados de procesamiento de información. Sin embargo, las empresas deben tomar en cuenta que su personal debe de estar plenamente capacitado en el uso de las nuevas tecnologías, caso contrario se estaría hablando de un gran desperdicio en las inversiones tecnológicas. 7.2 Normas de Información Financiera (NIF) Durante más de treinta años en México, la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos fue quien se encargó de desarrollar las normas contables, mediante el esquema de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), sin embargo es en el año de 2004 cuando el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera (CINIF). Asume la función y la responsabilidad de la emisión de la normatividad contable en México. El CINIF tiene como objeto desarrollar las normas de información financiera con un alto grado de transparencia, objetividad y confiabilidad, que sean de utilidad tanto para emisores como para usuarios de la información financiera. Las NIFS son normas de observancia obligatoria para quienes se desempeñan en el campo de la contaduría al generar información financiera. El término de “Norma de Información Financiera” se refiere al conjunto de pronunciamientos normativos conceptuales y particulares, emitidos por el CINIF o previos a su constitución, que regula la información contenida en los estados financieros y sus notas. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 6 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 7.2.1 Estructura de las normas de la información financiera Atendiendo a la clasificación general de las NIF´s en primer lugar tenemos a la NIF A-1, en ella se define la estructura de las normas de información financiera, establece el enfoque general sobre el que se desarrollan el marco conceptual y las NIF particulares (normas particulares). De igual forma que todas y cada una de las NIFS es aplicable a todas las entidades que emitan estados financieros. Las NIF se conforman de: a) Las NIF y las Interpretaciones a las NIF (INIF), emitidas por el Consejo Emisor del CINIF; b) Los Boletines emitidos por la CPC del IMCP y transferidos al CINIF el 31-may-04, que no hayan sido modificados, sustituidos o derogados por nuevas NIF, y. c) Las Normas Internacionales de Información Financiera aplicables de manera supletoria. (Concepto que se ampliara más adelante) 7.2.1.1 División de las Normas de Información Financiera Las NIFS se dividen en tres grandes apartados: Normas de información financiera conceptuales o “marco conceptual” Normas de información financiera particulares o “NIF particulares” Interpretaciones a las NIF o “INIF”. El marco conceptual es un sistema coherente de objetivos y fundamentos interrelacionados, agrupados en un orden lógico deductivo, destinado a servir como sustento racional para el desarrollo de las NIF particulares y como referencia en la solución de los problemas que surgen en la práctica contable. El marco conceptual sirve al usuario general de los estados financieros al: a) Permitir un mayor entendimiento acerca de la naturaleza, función y limitaciones de la información financiera; b) Dar sustento teórico para la emisión de las NIF particulares, evitando con ello, la emisión de normas arbitrarias que no sean consistentes entre sí; c) Constituir un marco de referencia para aclarar o sustentar tratamientos contables; d) Proporcionar una terminología y un punto de referencia común entre los usuarios generales de la información financiera, promoviendo una mejor comunicación entre ellos. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 7 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ El marco conceptual se integra de una serie de normas interrelacionadas y ordenadas en forma secuencial, de proposiciones generales a proposiciones particulares, como sigue: a) Establecimiento de los postulados básicos del sistema de información contable (NIF A-2); b) Identificación de las necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros (NIF A-3); c) Establecimiento de las características cualitativas de los estados financieros para cumplir con sus objetivos (NIF A-4); d) Definición de los elementos básicos de los estados financieros (NIF A-5); e) Establecimiento de los criterios generales de reconocimiento y valuación de los elementos de los estados financieros (NIF A-6); f) Establecimiento de los criterios generales de presentación y revelación de la información financiera contenida en los estados financieros (NIF A-7); g) Establecimiento de las bases para la aplicación normas supletorias en ausencia de NIF particulares (NIF A-8). Para obtener un mejor entendimiento de las NIFS y la contaduría en sí, es necesario que comencemos por revisar los conceptos básicos que intervienen en estas. En primer lugar tenemos a la NIF A-2, en la cual se listaran los postulados básicos del sistema de información. El objetivo es el definir los postulados básicos sobre los cuales debe operar el sistema de información contable. La NIF A-2 aplicable para todas las entidades que emitan estados financieros, en los términos establecidos por la NIF A-3. (Necesidades de los usuarios y objetivos de la información financiera.) Los criterios generales contenidos en esta norma abarcan: Identificación, Análisis, Interpretación, Captación, Procesamiento y reconocimiento contable de las transacciones y transformaciones internas que lleva cabo una entidad económica, así como de otros eventos que la afectan económicamente. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 8 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 7.2.2 Postulados básicos Los postulados básicos dan pauta para explicar “en qué momento” y “cómo” deben reconocerse los efectos derivados de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a una entidad, por lo que son, en consecuencia, esencia misma de las normas particulares. Aplicados en conjunto con los objetivos de la información financiera y los requisitos de calidad establecidos por la NIF A-1, y con las normas restantes que comprenden las NIF los postulados contribuyen a la generación de información financiera útil para la toma de decisiones. “El postulado que obliga a la captación de la esencia económica en la delimitación y operación del sistema de información contable es el de sustancia económica. El postulado que identifica y delimita al ente, es el de entidad económica y el que asume su continuidad es el de negocio en marcha. Los postulados que establecen las bases para el reconocimiento contable de las transacciones y trasformaciones internas que lleva a cabo una entidad y de otros eventos que la afectan económicamente, son los de: devengación contable, asociación de costos y gastos con ingresos, valuación, dualidad económica, consistencia”. 7.2.2.1 Clasificación de los postulados básicos Postulado básico 1 Sustancia económica La sustancia económica debe prevalecer en la delimitación y operación del sistema de información contable, así como en el reconocimiento contable de las transacciones, trasformaciones y otros eventos que afectan económicamente a una entidad Postulado básico 2 Entidad económica Postulado básico 3 Negocio marcha La entidad económica es aquélla unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, materiales y financieros (conjunto integrado de actividades económicas y recursos), conducidos y administrados por un único centro de control que toma decisiones encaminadas al cumplimiento de los fines específicos para los que fue creada; la personalidad de la entidad económica es independiente al de sus accionistas, propietarios o patrocinadores. La entidad económica se presume en existencia permanente, dentro de un horizonte de tiempo ilimitado, salvo prueba en contrario, por lo que las cifras en el sistema de información contable representan valores sistemáticamente obtenidos, con base en las NIF. En tanto prevalezcan dichas condiciones, no deben determinarse valores estimados provenientes de la disposición o liquidación del conjunto de los activos netos de la entidad. en Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 9 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Postulado básico 4 Devengación contable Los efectos derivados de las transacciones que lleva a cabo una entidad económica con otras entidades, de las transformaciones internas y de otros eventos, que la han afectado económicamente, deben reconocerse contablemente en su totalidad, en el momento en el que ocurren, independientemente de la fecha en que se consideren realizados para fines contables. Postulado básico 5 Asociación de costos y gastos con ingresos Valuación Los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el ingreso que generen en el mismo periodo, independientemente de la fecha en que se realicen. Los efectos financieros derivados de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afectan económicamente a la entidad, deben cuantificarse en términos monetarios, atendiendo a los atributos del elemento a ser valuado, con el fin de captar el valor económico más objetivo de los activos netos. La estructura financiera de una entidad económica está constituida por los recursos de los que dispone para la consecución de sus fines y por las fuentes para obtener dichos recursos, ya sean propias o ajenas. Ante la existencia de operaciones similares en una entidad, debe corresponder un mismo tratamiento contable semejante, el cual debe permanecer a través del tiempo, en tanto no cambie la esencia económica de las operaciones. Postulado básico 6 Postulado básico 7 Dualidad económica Postulado básico 8 Consistencia Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 10 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 7.3 Estados financieros Los estados financieros son la manifestación fundamental de la información financiera; son la representación estructurada de la situación y desarrollo financiero de una entidad a una fecha determinada o por un periodo definido. 7.3.1 Identificación de las necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros (NIF A-3) Esta norma identifica las necesidades de los usuarios, establece con base en las mismas, los objetivos de los estados financieros de las entidades; así como, sus características y limitaciones. 7.3.2 Definición de términos Entidad lucrativa es aquella unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, materiales y financieros (conjunto integrado de actividades económicas y recursos), conducidos y administrados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines de lucro de la entidad, siendo su principal atributo, la intención de resarcir y retribuir a los inversionistas su inversión, a través de reembolsos o rendimientos Entidad con propósitos no lucrativos es aquella unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, materiales y de aportación, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los que fue creada, principalmente de beneficio social, y que no resarce económicamente la contribución a sus patrocinadores. Usuario general es cualquier ente involucrado en la actividad económica (sujeto económico), presente o potencial, interesado en la ‘información financiera’ de las entidades, para que en función a ella base su toma de decisiones. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 11 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.3.2.1 Clasificación de la información financiera La actividad económica es el punto de partida para la identificación de las necesidades de los usuarios, dado que ésta se materializa a través del intercambio de objetos económicos entre los distintos sujetos que participan en ella. Dichos objetos se identifican con los diferentes bienes, servicios y obligaciones susceptibles de intercambio. El usuario general destina sus recursos, comúnmente en efectivo, a consumos, ahorros y decisiones de inversión, donación o préstamo, para lo cual requiere de herramientas para su toma de decisiones. La información financiera es en sí, una herramienta esencial para la toma de decisiones del sujeto económico (usuario general). La información financiera puede clasificarse de manera significativa en los siguientes grupos: a) Accionistas o dueños – incluye a socios, asociados y miembros, que proporcionan recursos a la entidad que son directa y proporcionalmente compensados de acuerdo a sus aportaciones (entidades lucrativas); b) Patrocinadores – incluye a patronos, donantes, asociados y miembros, que proporcionan recursos que no son directamente compensados (entidades con propósitos no lucrativos); c) Órganos de supervisión y vigilancia corporativos, internos o externos – son los responsables de supervisar y evaluar la administración de las entidad d) Administradores – son los responsables de cumplir con el mandato de los cuerpos de gobierno (incluidos los patrocinadores o accionistas) y de dirigir las actividades operativas; e) Proveedores – son los que proporcionan bienes y servicios para la operación de la entidad; f) Acreedores – incluye a instituciones financieras y otro tipo de acreedores; g) Empleados – son los que laboran para la entidad; h) Clientes y beneficiarios – son los que reciben servicios o productos de las entidades; i) Unidades gubernamentales – son las responsables de establecer políticas económicas, monetarias y fiscales, así como, participar en la actividad económica al conseguir financiamientos y asignar presupuesto gubernamental; j) Contribuyentes de impuestos – son aquéllos que fundamentalmente aportan al fisco y están interesados en la actuación y rendición de cuentas de las unidades gubernamentales; k) Organismos reguladores – son los encargados de regular, promover y vigilar los mercados financieros; y l) Otros usuarios – incluye a otros interesados no comprendidos en los apartados anteriores; tales como, público inversionista, analistas financieros y consultores. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 12 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Debido a que los accionistas o dueños normalmente están interesados en el pago de dividendos o en el valor de mercado de sus acciones y los patrocinadores en el destino de sus aportaciones, confían la administración de la entidad a administradores o gerentes profesionales, quienes comúnmente controlan sus recursos y deciden cómo emplearlos en las operaciones de la misma. Por consiguiente, la administración es responsable ante los accionistas o dueños o patrocinadores (en forma directa o a través de órganos de supervisión y vigilancia corporativos, internos o externos) de planear, ejecutar, evaluar y controlar las operaciones de una entidad, incluyendo, en entidades lucrativas, el de mantener o aumentar una ventaja o paridad competitiva en el sector o mercado; todo lo anterior, circunscrito en el ambiente donde la entidad adquiere y enajena objetos económicos, así como, obtiene financiamiento. Las entidades, a su vez, se allegan de recursos para sus actividades de producción y mercadeo en diversas fuentes de financiamiento, no sólo de instituciones financieras y de un limitado grupo de individuos, sino también del público inversionista, por medio de la emisión de instrumentos financieros de capital o de deuda, los cuales son profusamente comercializados en los mercados de valores nacionales e internacionales, altamente reconocidos. Dado lo cual, se observa un incremento sustancial en la actividad económica derivado de los mercados de capitales, donde la información financiera juega un papel muy importante para el inversionista que con la globalización, efectúa operaciones con entidades de otros países. 7.3.2.2 Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros Los estados financieros son la manifestación fundamental de la información financiera; son la representación estructurada de la situación y desarrollo financiero de una entidad a una fecha determinada o por un periodo definido. Su propósito general es proveer información de una entidad acerca de su posición financiera, del resultado de sus operaciones y los cambios en su capital contable o patrimonio contable y en sus recursos o fuentes, que son útiles al usuario general en el proceso de la toma de decisiones económicas. Los estados financieros también muestran los resultados del manejo de los recursos encomendados a la administración de la entidad, por lo que, para satisfacer ese objetivo, deben proveer información sobre la evolución de: a) Los activos, b) Los pasivos, c) El capital contable o patrimonio contable, Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 13 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ d) Los ingresos y costos o gastos, e) Los cambios en el capital contable o patrimonio contable, y f) Los flujos de efectivo o, en su caso, los cambios en la situación financiera. Los objetivos de los estados financieros se derivan principalmente de las necesidades del usuario general, las cuales a su vez dependen significativamente de la naturaleza de las actividades de la entidad y de la relación que dichos usuarios tengan con ésta. Los estados financieros deben permitir al usuario general evaluar: el comportamiento económico–financiero de la entidad, su estabilidad y vulnerabilidad; así como, su efectividad y eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos; y la capacidad de la entidad para mantener y optimizar sus recursos, obtener financiamientos adecuados, retribuir a sus fuentes de financiamiento y, en consecuencia, determinar la viabilidad de la entidad como negocio en marcha. Por consiguiente, en especial se aduce que los estados financieros de una entidad satisfacen al usuario general, si éstos proveen elementos de juicio, entre otros aspectos, respecto a su nivel o grado de: La solvencia La liquidez La eficiencia operativa El riesgo financiero La rentabilidad La solvencia o estabilidad financiera sirve al usuario para examinar la estructura de capital contable de la entidad en términos de la mezcla de sus recursos financieros y la habilidad de la entidad para satisfacer sus compromisos a largo plazo y sus obligaciones de inversión. La liquidez sirve al usuario para evaluar la suficiencia de los recursos de la entidad para satisfacer sus compromisos de efectivo en el corto plazo. La eficiencia operativa sirve al usuario general para evaluar los niveles de producción o rendimiento de recursos a ser generados por los activos utilizados por la entidad. El riesgo financiero sirve al usuario para evaluar la posibilidad de que ocurra algún evento en el futuro que cambie las circunstancias actuales o esperadas, que han servido de fundamento en la cuantificación en términos monetarios de activos y de pasivos o en la valuación de sus estimaciones y que, de ocurrir dicho evento, puede originar una pérdida o, en su caso, una utilidad atribuible a cambios en el valor del activo o del pasivo y, por ende, cambios en los efectos económicos que le son relativos. Más adelante revisaremos los diversos tipos de riesgos que pueden afectar la información financiera. La rentabilidad sirve al usuario general para valorar la utilidad neta o los cambios de los activos netos de la entidad, en relación con sus ingresos, su capital contable o patrimonio contable y sus propios activos. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 14 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Los estados financieros deben proporcionar información de una entidad sobre: a) Su situación financiera, que se conforma por: Los recursos económicos que controla, y La estructura de sus fuentes de financiamiento, b) Su actividad operativa, c) Sus flujos de efectivo o los cambios en su situación financiera, y sus revelaciones sobre políticas contables, entorno y viabilidad como negocio en marcha. Esta información asociada con la provista en las notas a los estados financieros, asiste al usuario de los estados financieros para anticipar las necesidades o generación de flujos de efectivo futuros de la entidad, en particular, sobre su periodicidad y certidumbre. Existen ciertos datos útiles que van más allá del contenido de los estados financieros, por lo que sólo pueden ser suministrados por medio de informes distintos. Dicha información, incluida en los informes anuales corporativos, en prospectos de colocación de deuda o capital, o en informes a las bolsas de valores, pueden asumir diversos modos y referirse a varios asuntos; tales como, los comunicados de prensa, las proyecciones u otras descripciones de planes o expectativas de la administración y los informes de la gerencia y del consejo de administración. La administración de la entidad informa al usuario general por medio de informes distintos a los estados financieros básicos, ya sea porque dicha información: Debe ser revelada por exigencia de una autoridad reguladora competente o una legislación, como ejemplo una revisión por parte de secretaría de hacienda y crédito público, el IMSS. La revela voluntariamente porque la administración la considera útil para el usuario general de la información financiera o, La revela, simplemente, por la costumbre. 7.3.2.3 Riesgos en la información financiera Como anteriormente se menciono, la información financiera, emana de todas las operaciones que la unidad económica genera a lo largo de su existencia, sin embargo como bien sabemos los factores económicos y no económicos afectan de manera significativa los resultados que esta pudiera tener, Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 15 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ a) Riesgo de mercado, que a su vez incluye tres tipos de riesgo: Cambiario es el riesgo de que el valor de un activo o pasivo fluctuará debido a movimientos en los tipos de cambio de monedas extranjeras, De tasas de interés es el riesgo de que el valor de un activo o pasivo fluctuará debido a cambios en el mercado del costo de financiamiento, y En precios es el riesgo de que el valor de un activo o pasivo fluctúe como resultado de cambios en los precios de mercado; si dichos cambios son causados por factores específicos atribuibles al activo o pasivo individual o a la contraparte o por factores que afectan a todos los activos o pasivos negociados en el mercado, en su conjunto; b) Riesgo de crédito es el riesgo de que una de las partes involucradas en una transacción con un activo o un pasivo deje de cumplir con su obligación y provoque que la contraparte incurra en una pérdida financiera; c) Riesgo de liquidez es el riesgo de que una entidad tenga dificultades para reunir los recursos necesarios para cumplir con sus compromisos asociados con activos o pasivos. El riesgo de liquidez puede resultar de la incapacidad para vender o liquidar un activo o pasivo rápidamente a un valor cercano a su valor razonable; y d) Riesgo en el flujo de efectivo es el riesgo en el cual los flujos futuros de efectivo asociados con un activo o pasivo fluctuarán en sus montos debido a cambios en la tasa de interés del mercado. Por ejemplo, en el caso de un activo o pasivo con tasas variables, tales fluctuaciones dan como resultado un cambio en la tasa de interés efectiva del mismo, usualmente sin un cambio correspondiente en su valor razonable. 7.3.3 Clasificación de los estados financieros Los estados financieros básicos que responden a las necesidades comunes del usuario general, son: I. El balance general, también llamado estado de situación o estado de posición financiera; II. El estado de resultados para entidades lucrativas o en su caso el estado de actividades, para entidades con propósitos no lucrativos; III. El estado de variaciones en el capital contable en el caso de entidades lucrativas; y IV. El estado de flujo de efectivo o en su caso estado de cambios en la situación financiera. Cada entidad debe emitir uno de los dos estados, atendiendo a lo establecido en NIF particulares. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 16 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Las notas a los estados financieros son parte integrante de los mismos y su objeto es complementar los estados básicos con información relevante. De acuerdo con la NIF A-3, los estados financieros y sus notas: a) Forman un todo o unidad inseparable y, por lo tanto, deben presentarse conjuntamente en todos los casos. La información que complementa los estados financieros puede ir en el cuerpo o al pie de los mismos o en páginas por separado. b) Son representaciones alfanuméricas que se clasifican y describen mediante títulos, rubros, conjuntos, cantidades y notas explicativas, las declaraciones de los administradores de una entidad, sobre su situación financiera, sus resultados de operación, los cambios en su capital o patrimonio contable y los cambios en su situación financiera. Por limitaciones prácticas de espacio, es frecuente que los estados financieros requieran de notas, las cuales son explicaciones que amplían el origen y significado de los datos y cifras que se presentan en dichos estados; proporcionan información acerca de la entidad y sus transacciones, transformaciones internas y otros eventos que la han afectado o podrían afectarla económicamente; así como, sobre la repercusión de políticas contables y de cambios significativos. Debido a lo anterior, las notas explicativas a que se ha hecho referencia forman parte de los estados financieros. Las notas a los estados financieros deben presentarse siguiendo un orden lógico y consistente, considerando la importancia de la información contenida en ellas, en la medida que sea práctico. Las notas que correspondan a información significativa deben relacionarse con los correspondientes renglones de los estados financieros. Normalmente las notas se presentan en el siguiente orden, el cual contribuye al entendimiento por parte de los usuarios de la información que se presenta en los estados financieros de la entidad y a la comparación de éstos con los de otras entidades. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 17 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.3.3.1 Características cualitativas de los estados financieros NIF A4 Los estados financieros básicos deben reunir ciertas características cualitativas para ser útiles en la toma de decisiones al usuario general de la información financiera. La NIF A4 establece las características cualitativas que debe reunir la información financiera para satisfacer apropiadamente las necesidades comunes de los usuarios generales de la misma y con ello asegurar el cumplimiento de los objetivos de los estados financieros. Conforme lo establece la NIF A-1: “La información financiera contenida en los estados financieros debe reunir determinadas características cualitativas con la finalidad de ser útil para la toma de decisiones de los usuarios generales. La utilidad como característica fundamental de la información financiera es la cualidad de adecuarse a las necesidades comunes del usuario general. Constituye el punto de partida para derivar las características cualitativas restantes de la información financiera, las cuales se clasifican en primarias y secundarias”. Las características cualitativas primarias de la información financiera son la confiabilidad, la relevancia, la comprensibilidad y la comparabilidad; existen otras características secundarias, que se consideran asociadas con las dos primeras. Las características cualitativas secundarias orientadas a la confiabilidad son la veracidad, la representatividad, la objetividad y la verificabilidad y la información suficiente. Las características cualitativas secundarias orientadas a la relevancia son la posibilidad de predicción y confirmación, así como, la importancia relativa. Confiabilidad La información financiera posee esta cualidad cuando su contenido es congruente con las transacciones, transformaciones internas y eventos sucedidos, y el usuario general la utiliza para tomar decisiones basándose en ella. Para ser confiable la información financiera debe: a) Reflejar en su contenido transacciones, transformaciones internas y otros eventos realmente sucedidos (veracidad); b) Tener concordancia entre su contenido y lo que se pretende representar (representatividad); c) Encontrarse libre de sesgo o prejuicio (objetividad); Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 18 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas d) Poder validarse (verificabilidad); y e) Contener toda aquella información que ejerza influencia en la toma de decisiones de los usuarios generales (información suficiente). a) Veracidad Para que la información financiera sea veraz, ésta debe reflejar transacciones, transformaciones internas y otros eventos realmente sucedidos. La veracidad acredita la confianza y credibilidad del usuario general en la información financiera. b) Representatividad Para que la información financiera sea representativa, debe existir una concordancia entre su contenido y las transacciones, transformaciones internas y eventos que han afectado económicamente a la entidad. No obstante, en algunos casos la información financiera está sujeta a cierto riesgo de no ser el reflejo adecuado de lo que pretende representar. Esto no sólo puede deberse a sesgo o prejuicio, sino también a las circunstancias inherentes al reconocimiento contable, que dificultan, por ejemplo, la identificación o cuantificación de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afectan económicamente a una entidad, a causa de la incertidumbre que los rodea. c) Objetividad La información financiera debe presentarse de manera imparcial, es decir, que no sea subjetiva o que esté manipulada o distorsionada para beneficio de algún o algunos grupos o sectores, que puedan perseguir intereses particulares diferentes a los del usuario general de la información financiera. Los estados financieros deben estar libres de sesgo, es decir, no deben estar influidos por juicios que produzcan un resultado predeterminado; de lo contrario, la información pierde confiabilidad. d) Verificabilidad Para ser verificable la información financiera debe poder comprobarse y validarse. El sistema de control interno ayuda a que la información financiera puede ser sometida a comprobación por cualquier interesado, utilizando para este fin, información provista por la entidad o a través de fuentes de información externas. e) Información suficiente El sistema de información contable debe incluir todas las operaciones que afectaron económicamente a la entidad y expresarse en los estados financieros de forma clara y comprensible; adicionalmente, dentro de los límites de la importancia relativa, debe Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 19 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ aplicarse un criterio de identificación y selección para destacar algunos conceptos al momento de ser informados en los estados financieros. La suficiencia de la información debe determinarse en relación con las necesidades comunes que los usuarios generales demandan de ésta. Por lo tanto, la información financiera debe contener suficientes elementos de juicio y material básico para que las decisiones de los usuarios generales estén adecuadamente sustentadas. f) Relevancia La información financiera posee esta cualidad cuando influye en la toma de decisiones económicas de quienes la utilizan. Para que la información sea relevante debe: Servir de base en la elaboración de predicciones y en su confirmación (posibilidad de predicción y confirmación); y Mostrar los aspectos más significativos de la entidad reconocidos contablemente (importancia relativa). g) Importancia relativa La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad que fueron reconocidos contablemente. La información tiene importancia relativa si existe el riesgo de que su omisión o presentación errónea afecte la percepción de los usuarios generales en relación con su toma de decisiones. Existe poca importancia relativa en aquellas circunstancias en las que los sucesos son triviales. La importancia relativa de una determinada información no sólo depende de su cuantía, sino también las circunstancias alrededor de ella; en estos casos, se requiere del juicio profesional para evaluar cada situación particular. La importancia relativa tiene una extensa gama de posibilidades de interpretación, según sean las circunstancias particulares en las que se toma la decisión de reconocer una partida en los estados financieros. Por lo anterior, no es posible definir con exactitud en las NIF los parámetros de su aplicación, con mayor razón si se considera la existencia de las siguientes limitaciones de orden práctico: a) Es difícil establecer una línea general que delimite los hechos que tienen importancia y los que no la tienen; b) No es posible establecer parámetros aplicables para todas las entidades en todas las circunstancias; los efectos económicos derivados de una operación o evento no siempre se pueden determinar; Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 20 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas d) Existen situaciones que no pueden expresarse en cifras monetarias en un momento dado, pero que en el transcurso del tiempo podrían tener un impacto significativo en la información que muestran los estados financieros; y, e) Los factores que determinan la significación de un hecho económico en cierto momento, pueden cambiar considerablemente en el futuro, otorgándole una mayor o menor importancia relativa. La importancia relativa no depende exclusivamente del importe de una partida, sino también, de la posibilidad de que ésta influya en la interpretación de los usuarios de la información financiera, considerando las circunstancias relativas. Ello implica que la consideración de la importancia relativa debe regirse por el ejercicio del juicio profesional ante las circunstancias que inciden en cada situación concreta y no por cuantificaciones preestablecidas. Por esta razón, la importancia relativa no depende del establecimiento de parámetros, umbrales o reglas precisas, pues el juicio profesional constituye la mejor base para decidir sobre la significación de los hechos que tienen lugar en el curso normal de las operaciones de la entidad. h) Comprensibilidad Una cualidad esencial de la información proporcionada en los estados financieros es que facilite su entendimiento a los usuarios generales. Para este propósito es fundamental que, a su vez, los usuarios tengan la capacidad de analizar la información financiera, así como, un conocimiento suficiente de las actividades económicas y de los negocios. La información acerca de temas complejos que sea relevante no debe quedar excluida de los estados financieros o de sus notas, sólo porque sea difícil su comprensión; en este caso dicha información debe complementarse con notas y revelaciones para facilitar su entendimiento. i) Comparabilidad Para que la información financiera sea comparable debe permitir a los usuarios generales identificar y analizar las diferencias y similitudes con la información de la misma entidad y con la de otras entidades, a lo largo del tiempo. La emisión de información financiera debe estar apegada a las NIF, dado que favorece sustancialmente su comparabilidad, al generar estados financieros uniformes en cuanto a estructura, terminología y criterios de reconocimiento. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 21 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ j) Restricciones a las características cualitativas Las características cualitativas primarias de la información financiera contenida en los estados financieros, así como las asociadas a ellas, encuentran en ocasiones algunas restricciones que dificultan la obtención de niveles máximos de una u otra cualidad. Surgen así los conceptos de oportunidad, la relación entre costo y beneficio y el equilibrio entre las características cualitativas, que más que cualidades deseables de la información, actúan como restricciones o limitaciones a dichos niveles. k) Oportunidad La información financiera debe emitirse a tiempo al usuario general, antes de que pierda su capacidad de influir en su toma de decisiones. La información no presentada oportunamente pierde, total o parcialmente, su relevancia. Sin embargo, cuando se presenta información financiera con anticipación, antes de que todos los aspectos atribuibles a una determinada operación u otro evento relevante sean del todo conocidos, existe el riesgo de disminuir, por ejemplo, el nivel de confiabilidad de la información financiera, y con ello, reducir su utilidad Relación entre costo y beneficio La información financiera es útil para el proceso de toma de decisiones pero, al mismo tiempo, su obtención origina costos. Característica fundamental Información financiera útil de decisiones Características cualitativas primarias Confiabilidad Relevancia Comprensibilidad Comparabilidad Importancia relativa Posibilidad de predicción y confirmación Información suficiente Verificabilidad Objetividad Representatividad Veracidad Los beneficios derivados de la información deben exceder el costo de obtenerla. En la evaluación de beneficios y costos debe intervenir, sustancialmente el juicio profesional. Características Aún más, los costos no necesariamente recaen en aquellos usuarios generales que cualitativas disfrutan de los beneficios. secundarias Jerarquía de las características cualitativas de la información financiera en la NIF A-4 Reestructuración a las características cualitativas Oportunidades, relación entre costo y beneficio, equilibrio entre las características cualitativas Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 22 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 7.3.3.2 Balance general El balance general es emitido tanto por las entidades lucrativas como por las entidades que tienen propósitos no lucrativos y se conforma básicamente por los siguientes elementos: activos, pasivos y capital contable o patrimonio contable; éste último, cuando se trata de entidades con propósitos no lucrativos. 1. Activos a) Definición Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios y del que se esperan fundadamente beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad. b) Elementos de la definición Recurso controlado por una entidad Un activo es de una entidad, cuando ésta tiene el derecho de obtener para sí misma, los beneficios económicos futuros que derivan del activo y de regular el acceso de terceros a dichos beneficios. Todo activo es controlado por una entidad determinada, por lo que no puede ser controlado simultáneamente por otra entidad. Identificado Un activo ha sido identificado, cuando pueden distinguirse los beneficios económicos que generará a la entidad. Lo anterior se logra cuando el activo puede separarse para venderlo, rentarlo, intercambiarlo, licenciarlo, transferirlo o distribuir sus beneficios económicos. Cuantificado en términos monetarios Beneficios económicos futuros Representan el potencial de un activo para impactar favorablemente a los flujos de efectivo de la entidad u otros equivalentes, ya sea de manera directa o indirecta. Los equivalentes de efectivo comprenden valores a corto plazo, de alto grado de liquidez, que son fácilmente convertibles en efectivo y que no están sujetos a un riesgo significativo de cambios en su monto. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 23 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ La capacidad de generar beneficios económicos futuros, es la característica fundamental de un activo. Este potencial se debe a que el activo interviene en el proceso productivo, constituyendo parte de las actividades operativas de la entidad económica; es convertible en efectivo o en otras partidas equivalentes; o bien, tiene la capacidad de reducir costos en el futuro, como cuando un proceso alterno de manufactura reduce los costos de producción. Un activo debe reconocerse en los estados financieros, sólo cuando es probable que el beneficio económico futuro que generará, fluya hacia la entidad. Derivado de operaciones ocurridas en el pasado Todo activo debe reconocerse como consecuencia de operaciones que han ocurrido en el pasado; por lo tanto, aquéllas que se espera ocurran en el futuro, no deben reconocerse como un activo, pues no han afectado económicamente a la entidad. c) Tipos de activos Atendiendo a su naturaleza, los activos de una entidad pueden ser de diferentes tipos: Efectivo y equivalentes; Derechos a recibir efectivo o sus equivalentes; Derechos a recibir bienes o servicios; Bienes disponibles para la venta o para su transformación y posterior venta; Bienes destinados al uso o para su construcción y posterior uso, y Aquellos que representan una participación en el capital contable o patrimonio contable de otras entidades. Consideraciones adicionales No todos los activos se adquieren generando un costo; existen las donaciones o adquisiciones a título gratuito que, al cumplir con la definición de un activo, se reconocen como tales. Para reconocer un activo debe atenderse a su sustancia económica por lo que, no es esencial que esté asociado a derechos de propiedad legal o que tenga la característica de tangibilidad. La vida de un activo está limitada por su capacidad de producir beneficios económicos futuros; por lo tanto, cuando esta capacidad se pierde parcial o totalmente, debe procederse a su disminuir o eliminar el valor del activo, reconociendo en el estado de resultados un gasto en la misma medida. Cuando exista incertidumbre en cuanto a la baja de valor de un activo debe determinarse una estimación. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 24 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Una estimación representa la disminución del valor de un activo cuya cuantía o fecha de ocurrencia son inciertas y debe reconocerse contablemente, después de tomar en cuenta toda la evidencia disponible, cuando sea probable la existencia de dicha disminución a la fecha de valuación. Ejemplos de esto son, las estimaciones para cuentas incobrables y para la obsolescencia de inventarios, así como, la pérdida por deterioro en el caso de activos fijos e intangibles. Un activo contingente es aquél surgido a raíz de sucesos pasados, cuya posible existencia ha de ser confirmada solo por la ocurrencia o, en su caso, por la falta de ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control de la entidad. Por lo tanto, este tipo d activos no deben reconocerse dentro de la estructura financiera de la entidad, pues no cumplen esencialmente con las características de un activo. 2. Pasivos a) Definición Un pasivo es una obligación presente de la entidad, virtualmente ineludible, identificada, cuantificada en términos monetarios y que representa una disminución futura de beneficios económicos, derivada de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad. a) Elementos de la definición Obligación presente Es una exigencia identificada en el momento actual, de cumplir en el futuro con un responsabilidad adquirida por la entidad. Obligación virtualmente ineludible Un pasivo es virtualmente ineludible, cuando existe la probabilidad, aunque no la certeza absoluta, de dar cumplimiento a la obligación. Identificada Un pasivo ha sido identificado cuando puede determinarse la salida de recursos que generará a la entidad, por lo que todo pasivo debe tener un propósito definido; es decir, no debe reconocerse con fines indeterminados. Cuantificada en términos monetarios Un pasivo debe cuantificarse en términos monetarios con suficiente confiabilidad. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 25 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Disminución futura de beneficios económicos Representa la probable salida de recursos de la entidad, para dar cumplimiento a una obligación. La disminución de beneficios económicos ocurre al transferir activos, instrumentos financieros de capital emitidos por la propia entidad, o proporcionar productos y servicios. Derivada de operaciones ocurridas en el pasado Todo pasivo debe reconocerse como consecuencia de operaciones que han ocurrido en el pasado; por lo tanto, las operaciones y otros eventos que se espera ocurran en el futuro, no deben reconocerse como un pasivo, pues no han afectado económicamente a la entidad. b) Tipos de pasivos Atendiendo a su naturaleza, los pasivos de una entidad pueden ser de diferentes tipos: Obligaciones de transferir efectivo o equivalentes; Obligaciones de transferir bienes o servicios; y Obligaciones de transferir instrumentos financieros emitidos por la propia entidad. Para reconocer un pasivo, debe atenderse a su sustancia económica, por lo que las formalidades jurídicas que lo sustentan deben analizarse en este contexto para no distorsionar su reconocimiento contable. Una provisión es un pasivo cuya cuantía o fecha de ocurrencia son inciertas y debe reconocerse contablemente, después de tomar en cuenta toda la evidencia disponible, cuando sea probable la existencia de dicha obligación a la fecha de valuación y siempre que se cumpla con las características esenciales de un pasivo. Un pasivo contingente es aquél surgido a raíz de sucesos pasados, cuya posible existencia ha de ser confirmada sólo por la ocurrencia o, en su caso, por la falta de ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro y que no está enteramente bajo el control de la entidad. Por lo tanto este tipo de pasivos no debe reconocerse dentro de la estructura financiera de la entidad, pues no cumplen esencialmente con las características de un pasivo. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 26 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 3. Capital contable o patrimonio contable El concepto de capital contable es utilizado para las entidades lucrativas, y el de patrimonio contable, para las entidades con propósitos no lucrativos; sin embargo, para efectos de este marco conceptual, ambos se definen en los mismos términos. a) Definición Es el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos. b) Elemento de la definición Valor residual de los activos El capital contable o patrimonio contable, representa el valor que contablemente, tienen para la entidad sus activos y pasivos sujetos de reconocimiento en los estados financieros; por esta razón también se le conoce como “activos netos” de una entidad (activos menos pasivos). c) Tipos de capital contable y patrimonio contable El capital contable de las entidades lucrativas se clasifica de acuerdo con su origen, en: Capital contribuido, conformado por las aportaciones de los propietarios de la entidad; y Capital ganado, conformado por las utilidades y pérdidas integrales acumuladas, así como, por las reservas creadas por los propietarios de la entidad. El patrimonio contable de las entidades con propósitos no lucrativos se clasifica de acuerdo con su grado de restricción, en: Patrimonio restringido permanentemente, cuyo uso por parte de la entidad, está limitado por disposiciones de los patrocinadores, que no expiran con el paso del tiempo, y no pueden ser eliminadas por acciones de la administración; Patrimonio restringido temporalmente, cuyo uso por parte de la entidad, está limitado por disposición de los patrocinadores que expiran con el paso del tiempo o porque se han cumplido los propósitos establecidos por dichos patrocinadores; y Patrimonio no restringido, el cual no tiene ningún tipo de restricción por parte de los patrocinadores, para que éste sea utilizado por parte de la entidad. De acuerdo con un enfoque financiero, el capital contable o patrimonio contable, representa la porción del activo total que es financiada por los propietarios o en su caso, Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 27 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ los patrocinadores de la entidad. Por lo tanto, mientras los pasivos se consideran fuentes externas de recursos, el capital contable o patrimonio contable, es una fuente interna. Mantenimiento de capital contable o patrimonio contable Con el fin de asegurar la supervivencia o expansión de una entidad económica, es importante definir el enfoque a utilizar para analizar el mantenimiento de su capital contable o patrimonio contable. En términos generales, puede decirse que una entidad ha mantenido su capital contable o patrimonio contable, si éste tiene un importe equivalente al principio y al final del periodo. En el ámbito financiero existen dos criterios para determinar el monto que corresponde al mantenimiento del capital contable o patrimonio contable y que sirven de apoyo a los usuarios generales de la información financiera en su toma de decisiones: a) Financiero. Se enfoca a conservar una determinada cantidad de dinero o poder adquisitivo del capital contable o patrimonio contable; por lo tanto, su crecimiento o disminución real se determina al final del periodo, con base en el valor de los activos netos que sustentan a dicho capital o patrimonio; y b) Físico. Se enfoca a conservar una capacidad operativa determinada del capital contable o patrimonio contable; por lo tanto, su crecimiento o disminución real, se determina por el cambio experimentado en la capacidad de producción física de los activos netos, a lo largo del periodo contable. Las normas de información financiera particulares deben adoptar el concepto de mantenimiento financiero de capital. 4. Reglas de presentación En la presentación de un balance o de un estado financiero en general, deben proporcionarse algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales de presentación y son: El balance general debe de contener los siguientes datos: Encabezado 1. Nombre de la empresa o nombre del propietario 2. Indicación de que se trata de un balance general o estado de situación financiera. 3. Fecha de formulación Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 28 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 1. 2. 3. Cuerpo Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el activo Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el pasivo Importe del capital contable 1. 2. Firmas Del contador que hizo y autorizó Del propietario o responsable legal del negocio Ejemplo de Balance General ORGANIZACION SORIANA S.A DE C.V. INFORMACION FINANCIERA AL CUARTO TRIMESTRE DE 2004 (Cifras no auditadas, en millones de pesos) (Pesos constantes al 31 de diciembre de 2004) 2004 % CUARTO TRIMESTRE 2003 % Var. % ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE EFECTIVO E INVERSIONES TEMPORALES CLIENTES OTRAS CUENTAS POR COBRAR INVENTARIOS OTROS ACTIVOS CIRCULANTES TOTAL ACTIVO CIRCULANTE ACTIVO LARGO PLAZO INMUEBLES PLANTA Y EQUIPO (NETO) OTROS ACTIVOS 2,592.3 341.1 1,126.3 6,128.9 131.9 10,320.5 115.0 20,601.4 65.8 8.3 1.1 3.6 19.7 0.4 33.2 0.4 66.2 0.2 2,030.6 375.0 1,115.3 5,038.1 126.8 8,685.8 106.5 18,544.9 49.5 7.4 1.4 4.1 18.4 0.5 31.7 0.4 67.7 0.2 27.7 (9.0) 1.0 21.7 4.0 18.8 8.0 11.1 33.1 TOTAL ACTIVO 31,102.7 100.0 27,386.7 100.0 13.6 PASIVO PASIVO CIRCULANTE PROVEEDORES OTRAS CUENTAS POR PAGAR Y PASIVOS ACUMULADOS TOTAL PASIVO CIRCULANTE 7,705.1 60.8 6,214.9 55.6 24.0 619.9 8,325.0 4.9 65.7 674.0 6,888.9 6.0 61.6 (8.0) 20.8 IMPUESTOS DIFERIDOS (BOLETIN D-4) OTROS PASIVOS 4,248.7 99.8 33.5 0.8 4,191.6 100.8 37.5 0.9 1.4 (1.0) 12,673.5 100.0 11,181.3 100.0 13.3 TOTAL PASIVO INVERSION DE LOS ACCIONISTAS CAPITAL SOCIAL PAGADO (NOMINAL) ACTUALIZACION CAPITAL SOCIAL PAGADO PRIMA EN VENTA DE ACCIONES RESERVA PARA RECOMPRA DE ACCIONES UTILIDADES ACUMULADAS UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO EXCESO (INSUFICIENCIA) EN ACTUALIZACION DEL CAPITAL CONTABLE TOTAL CAPITAL CONTABLE 82.6 1,770.7 1,442.0 517.9 17,098.6 2,622.7 0.4 9.6 7.8 2.8 92.8 14.2 82.5 1,768.2 1,442.0 495.3 15,544.8 1,709.0 0.5 10.9 8.9 3.1 95.9 10.5 0.1 0.1 0.0 4.6 10.0 53.5 (5,105.3) 18,429.2 (27.7) 100.0 (4,836.4) 16,205.4 (29.8) 100.0 5.6 13.7 TOTAL PASIVO E INVERSION DE LOS ACCIONISTAS 31,102.7 27,386.7 13.6 Información publicada en la página: http://www1.soriana.com/default.asp?p=4510 Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 29 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.3.3.3 Estado de resultados y estado de actividades El estado de resultados es emitido por las entidades lucrativas, y está integrado básicamente por los siguientes elementos: a) Ingresos, costos y gastos, excepto aquéllos que por disposición expresa de alguna norma particular, forman parte de las “partidas integrales”, según se definen en esta NIF; y b) Utilidad o pérdida neta. El estado de actividades es emitido por las entidades con propósitos no lucrativos, y está integrado básicamente por los siguientes elementos: ingresos, costos y gastos, definidos en los mismos términos que en el estado de resultados y, por el cambio neto en el patrimonio contable. 1. Ingresos a) Definición Un ingreso es el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con un impacto favorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable, respectivamente. a) Elementos de la definición Durante un periodo contable Se refiere a que el ingreso se reconoce contablemente en el periodo en el que se devenga. Impacto favorable El reconocimiento de un ingreso debe hacerse sólo cuando el movimiento de activos y pasivos impacte favorablemente al capital ganado o patrimonio contable de la entidad, a través de la utilidad o pérdida neta, o en su caso, del cambio neto en el patrimonio contable, respectivamente. Por lo de: a) b) c) tanto, no deben reconocerse como ingreso, los incrementos de activos derivados La disminución de otros activos, El aumento de pasivos o, El aumento del capital contable, como consecuencia de movimientos de propietarios de la entidad. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 30 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Asimismo, no deben reconocerse como ingreso, los decrementos de pasivos derivados de: a) La disminución de activos, b) El aumento de otros pasivos o, c) El aumento del capital contable, como consecuencia de movimientos de propietarios. b) Tipos de ingresos Atendiendo a su naturaleza, los ingresos de una entidad se clasifican en: a) Ordinarios, que se derivan de transacciones, transformaciones internas y de otros eventos usuales, es decir, es decir, que son propios del giro de la entidad, ya sean frecuentes o no; y b) No ordinarios, que se derivan de transacciones, transformaciones internas y de otros eventos inusuales, es decir, que no son propios del giro de la entidad, ya sean frecuentes o no. Una ganancia es un ingreso no ordinario, que por su naturaleza debe reconocerse deducido de sus costos y gastos relativos, en su caso. En caso de que una parte o la totalidad de una contraprestación pactada, se reciba de manera anticipada a la devengación del ingreso relativo, dicho anticipo debe reconocerse como pasivo, siempre que se cumpla cabalmente con la definición de éste; tal es el caso del reconocimiento como pasivo de un anticipo de clientes. 2. Costos y gastos a) Definición El costo y el gasto son decremento de los activos o incrementos de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con la intención de generar ingresos y con un impacto desfavorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en su capital ganado o patrimonio contable, respectivamente. Y, consecuentemente, en su capital ganado. b) Elementos de la definición Durante un periodo contable Se refiere a que el costo y el gasto deben reconocerse contablemente en el periodo en el que puedan asociarse con el ingreso relativo. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 31 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Con la intención de generar ingresos El costo y el gasto representan el esfuerzo económico efectuado por la administración para alcanzar sus logros y generar ingresos. Impacto desfavorable en su capital ganado o patrimonio contable El reconocimiento de un costo o un gasto, debe hacerse sólo cuando el movimiento de activos y pasivos impacte desfavorablemente al capital ganado o patrimonio contable de una entidad, a través de la utilidad o pérdida neta o, en su caso, del cambio neto en el patrimonio contable, respectivamente. Por lo tanto, no deben reconocerse como costo o gasto, los decrementos de activos derivados de: El aumento de otros activos, La disminución de pasivos o, La disminución del capital contable, como consecuencia de movimientos de propietarios. Asimismo, no deben reconocerse como costo o gasto, los incrementos de pasivos derivados de: El aumento de activos, La disminución de otros pasivos o, La disminución del capital contable como consecuencia de movimientos de propietarios. Por costo debe entenderse, para fines de los estados financieros, que es el valor de los recursos que se entregan o prometen entregar a cambio de un bien o un servicio adquirido por la entidad, con la intención de generar ingresos. Cuando los costos tienen un potencial para generar ingresos en el futuro, representan un activo. Existen costos que no pueden identificarse claramente con un ingreso relativo o que perdieron su potencial generador de ingresos; éstos deben considerarse gastos desde el momento en que se devengan. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 32 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas c) Tipos de gastos Atendiendo a su naturaleza, los costos y gastos que tiene una entidad, se clasifican en: Ordinarios, que se derivan de operaciones y eventos usuales, es decir, que son propios del giro de la entidad, ya sean frecuentes o no; y No ordinarios, que se derivan de operaciones y eventos inusuales, es decir, que no son propios del giro de la entidad, ya sean frecuentes o no. Una pérdida es un costo o gasto no ordinario, que por su naturaleza debe presentarse neto del ingreso relativo, en su caso. Ante un ingreso que se devenga a lo largo de varios periodos contables, el gasto asociado debe reconocerse de manera sistemática y racional, en dichos periodos contables (ejemplos de esto son las depreciaciones y las amortizaciones.) 3. Utilidad o pérdida neta a) Definición La utilidad neta es el valor residual de los ingresos de una entidad lucrativa, después de haber disminuido sus costos y gastos relativos reconocidos en el estado de resultados, siempre que estos últimos sean menores a dichos ingresos, durante un periodo contable. En caso contrario, es decir, cuando los gastos sean superiores a los ingresos, la resultante es una pérdida neta. b) Elementos de la definición Valor residual de los ingresos La utilidad o pérdida neta es consecuencia de un enfrentamiento entre los ingresos devengados y sus costos y gastos relativos, reconocidos en el estado de resultados, es decir, sin considerar aquellos ingresos, costos y gastos que por disposición expresa de alguna norma particular, formen parte de las otras “partidas integrales”, según se definen en esta NIF. Durante un periodo contable Se refiere al lapso convencional en que se subdivide la vida de la entidad, a fin de determinar en forma periódica, entre otras cuestiones, el resultado de sus operaciones. Cambio neto en el patrimonio contable Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 33 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Definición Es la modificación del patrimonio contable de una entidad con propósitos no lucrativos, durante un periodo contable, originada por la generación de ingresos, costos y gastos, así como por las contribuciones patrimoniales recibidas. Modificación del patrimonio contable La modificación observada en el patrimonio contable, representa el cambio de valor de los activos y pasivos de la entidad, en un periodo determinado. En las entidades con propósitos no lucrativos, aún cuando generan utilidad o pérdida neta, ésta no suele mostrarse como un elemento identificable en el estado de actividades, pues ésta se incluye dentro del “cambio neto en el patrimonio contable” que también incorpora las aportaciones de los patrocinadores. Durante un periodo contable Se refiere al lapso convencional en que se subdivide la vida de la entidad a fin de determinar en forma periódica, entre otras cuestiones, el cambio neto en su patrimonio contable. 7.3.3.4 Estado de variaciones en el capital contable Este estado financiero es emitido por las entidades lucrativas, y se conforma por los siguientes elementos básicos: movimientos de propietarios, creación de reservas y utilidad o pérdida integral. 1. Movimiento de los propietarios a) Definición Son cambios al capital contribuido o, en su caso, al capital ganado de una entidad, durante un periodo contable, derivados de las decisiones de sus propietarios, en relación con su inversión en dicha entidad. b) Elementos de la definición Cambios al capital contribuido o al capital ganado Los movimientos de propietarios, en su mayoría, representan incrementos o disminuciones del capital contable y, consecuentemente, de los activos netos de la entidad; sin embargo, en ocasiones, los activos netos no sufren cambios por ciertos movimientos de propietarios, ya que sólo se modifica la integración del capital contable por traspasos entre el capital contribuido y el capital ganado. Durante un periodo contable Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 34 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Se refiere al lapso convencional en que se subdivide la vida de la entidad a fin de determinar en forma periódica, entre otras cuestiones, las variaciones en su capital contable. Derivados de las decisiones de sus propietarios en relación con su inversión en la entidad El capital contable representa para los propietarios de una entidad lucrativa, su derecho sobre los activos netos de dicha entidad. Por lo tanto, los movimientos al capital contable por parte de sus propietarios, representan el ejercicio de dicho derecho. c) Tipos de movimientos de propietarios Los propietarios suelen hacer los siguientes movimientos: Aportaciones de capital, que son recursos entregados por los propietarios a la entidad, los cuales representan aumentos de su inversión y, por lo tanto, incrementos al capital contribuido de la entidad, y consecuentemente, del capital contable de la entidad; Reembolsos de capital, que son recursos entregados por la entidad a los propietarios, producto de la devolución de sus aportaciones, los cuales representan disminuciones de su inversión y, por lo tanto, decrementos del capital contribuido de la entidad, y, por lo tanto, decrementos al capital contribuido, y consecuentemente, del capital contable de la entidad; Decretos de dividendos, que son distribuciones por parte de la entidad, ya sea en efectivo o en sus equivalentes, a favor de los propietarios, derivadas del rendimiento de su inversión, los cuales representan disminuciones del capital ganado y, consecuentemente, del capital contable de la entidad; Capitalizaciones de partidas de capital contribuido, las cuales representan asignaciones al capital social provenientes de otros conceptos de capital contribuido, tales como, aportaciones para futuros aumentos de capital y prima en venta de acciones; estos movimientos representan traspasos entre cuentas del capital contable y, consecuentemente, no modifican el total del capital contable de la entidad. Capitalizaciones de utilidades o pérdidas, que son asignaciones al capital contribuido proveniente de las utilidades o pérdidas generadas por la entidad; estos movimientos representan traspasos entre el capital ganado y el capital contribuido y, consecuentemente, no modifican el total del capital contable de la entidad. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 35 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Capitalizaciones de reservas creadas, que son asignaciones al capital contribuido proveniente de reservas creadas con anterioridad y con un fin específico inicial que a la fecha ha expirado; estos movimientos representan traspasos entre el capital ganado y el capital contribuido y, consecuentemente, no modifican el total del capital contable de la entidad. 2. Creación de reservas a) Definición Representan una segregación dentro del propio capital ganado de una entidad, con fines específicos, por decisiones de sus propietarios. b) Elementos de la definición Segregación dentro del propio capital ganado con fines específicos La creación de reservas no es un gasto; representa la afectación al capital ganado que es destinada por lo propietarios para fines distintos al pago de dividendos o para la capitalización de utilidades. Se crean en atención a leyes, a reglamentos, a los estatutos de la propia entidad, o con base en decisiones de la asamblea de accionistas. 3. Utilidad o pérdida integral a) Definición La utilidad integral es el incremento del capital ganado de una entidad lucrativa, durante un periodo contable, derivado de la utilidad o pérdida neta, más otras partidas integrales. En caso de determinarse un decremento del capital ganado en estos mismos términos, existe una pérdida integral. b) Elementos de la definición Incremento o decremento del capital ganado El capital ganado es la referencia lógica en el proceso de medición de la utilidad o pérdida integral; aunque la definición señala claramente cuál es la conformación de la utilidad o pérdida integral, cabe enfatizar que las modificaciones a dicho capital ganado, derivadas de movimientos de propietarios, no deben considerarse parte de la misma. Durante un periodo contable Se refiere al lapso convencional en que se subdivide la vida de la entidad, a fin de determinar en forma periódica, entre otras cuestiones, su utilidad o pérdida integral. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 36 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Otras partidas integrales Se refiere a ingresos, costos y gastos que si bien ya están devengados, están pendientes de realización (realizables); y que por disposición específica de alguna norma particular, están reconocidos como un elemento separado dentro de el capital contable de la entidad y no como parte de las utilidades o pérdidas netas acumuladas. Para que una norma particular permita el reconocimiento de algunas partidas directamente en el capital ganado de la entidad antes de pasar por el estado de resultados debe tratarse de ingresos, costos o gastos: a) De los que se prevé su realización a mediano o largo plazo; y b) De los que sea posible su modificación por cambios en el valor de los activos netos que les dieron origen; motivo por el cual, podrían incluso no realizarse. Al momento de realizarse, las partidas integrales deben reciclarse. Es decir, deben dejar de reconocerse como un elemento separado dentro del capital contable y reconocerse en la utilidad o pérdida neta del periodo en el que se realicen los activos netos que le dieron origen. Por lo tanto, reciclar implica que en un periodo anterior, fueron ya reconocidos como parte de la utilidad o pérdida neta, pero bajo el concepto de otras partidas integrales. 7.3.3.5 Estado de Cambios en la situación financiera. El estado de cambios en la situación financiera, es emitido tanto por las entidades lucrativas como por las entidades que tienen propósitos no lucrativos. Los elementos básicos que lo conforman son: origen y aplicación de recursos. 1. Origen de recursos a) Definición Son aumentos del efectivo, durante un periodo contable, provocados por la disminución de cualquier otro activo distinto al efectivo, el incremento de pasivos, o por incrementos al capital contable o patrimonio contable por parte de los propietarios o en su caso, patrocinadores de la entidad. b) Elementos de la definición Aumento del efectivo Deben considerarse todos los conceptos que directa o indirectamente incrementen el efectivo de una entidad. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 37 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Durante un periodo contable Se refiere al lapso convencional en que se subdivide la vida de la entidad, a fin de determinar en forma periódica, entre otras cuestiones, su flujo de efectivo. c) Tipos de origen de recursos Pueden distinguirse esencialmente los siguientes tipos de origen de recursos: De operación, que son las que se obtienen como consecuencia de llevar a cabo las actividades que representan la principal fuente de ingresos para la entidad; De inversión, que son las que se obtienen por la disposición de activos de larga duración y, representan la recuperación del valor económico de los mismos; y De financiamiento, que son los recursos obtenidos de los acreedores financieros o, en su caso, de los propietarios o patrocinadores de la entidad, para sufragar las actividades de operación e inversión. 2. Aplicación de recursos a) Definición Son disminuciones del efectivo, durante un periodo contable, provocadas por el incremento de cualquier otro activo distinto al efectivo, la disminución de pasivos, o por la disposición del capital contable, por parte de los propietarios de una entidad lucrativa. b) Elementos de la definición Disminución del efectivo Deben considerarse todos los conceptos que directa o indirectamente disminuyan el efectivo de una entidad. Durante un periodo contable Se refiere al lapso convencional en que se subdivide la vida de la entidad, a fin de determinar en forma periódica, entre otras cuestiones, su flujo de efectivo. c) Tipos de aplicación de recursos Pueden distinguirse esencialmente, los siguientes tipos de aplicación de recursos: De operación, que son los que se destinan a las actividades que representan la principal fuente de ingresos para la entidad; De inversión, que son los que se destinan a la adquisición de activos de larga duración; y Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 38 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas De financiamiento, que son los que se destinan a restituir a los acreedores financieros, y a los propietarios de la entidad, los recursos que canalizaron en su momento hacia la entidad. 7.4 Análisis financiero 7.4.1 Tipos de análisis financiero El análisis de los estados financieros puede realizarse mediante la aplicación de los siguientes métodos: Métodos horizontales o dinámicos.- Consisten en la aplicación de técnicas a un conjunto de estados financieros de una empresa correspondientes a dos o más periodos consecutivos. La importancia en la aplicación de estos métodos es la determinación del desarrollo y evolución de la empresa en los diferentes aspectos financieros considerados. Métodos de tipo estático verticales.- Consisten en la aplicación de técnicas a un conjunto de estados financieros de una empresa correspondientes a un solo ejercicio. Su importancia estriba en la relación que guardan entre si los elementos considerados. 7.4.2 Métodos para el análisis financiero Métodos verticales o estáticos Método de análisis de razones (simples y estándar) .- Método de reducción a porcientos Método del análisis del costo-volumen -utilidad Métodos horizontales o dinámicos Método de aumentos y disminuciones (Variaciones) Método de análisis de tendencias Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 39 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.4.2.1 Método de reducción a porcientos Es el método de análisis más simple que se utiliza en las empresas y consiste en reducir o cambiar los datos de los estados financieros a las proporciones que guardan entre si cada uno del total de los datos contenidos en un documento contable, o tomando como referencia solamente una parte de la información contenida en un documento contable. 7.4.2.2 Método de análisis de razones financieras El objetivo es la obtención de suficientes elementos de juicio para apoyar las opiniones que se haya formado con respecto a los detalles de la situación financiera y de la rentabilidad de la empresa. En términos generales, una razón es un valor que expresa la relación o proporción entre dos variables, en tanto por ciento o tanto por uno. Este valor es mucho más útil que el de cada variable por separado, además de que resulta ser más significativo cuando se contrasta la misma razón en distintos periodos de tiempo o dentro del mismo periodo o las razones de distintas empresas. Razones simples.- resultados obtenidos de los estados financieros de la propia empresa. Razones estándar.- Son los indicadores que sirven como punto de comparación con las razones simples de una empresa, para emitir un juicio sobre los aspectos financieros considerados. Estas razones pueden obtenerse de acuerdo a lo que tienen establecido principalmente las instituciones de crédito; también pueden utilizarse los resultados de la propia empresa correspondientes a otros periodos Las razones financieras se clasifican por su aplicación en: Razones de rentabilidad.- Son aquellas que miden la utilidad, dividendos, etc. Razones de liquidez.- Son aquellas que estudian la capacidad de pago a corto plazo Razones de actividad o administración de los activos.- Son aquellas que miden la eficiencia en el uso o distribución de los recursos. Razones de solvencia y endeudamiento.- Son aquellas que miden el grado de y extensión en el uso del financiamiento externo. Razones de producción.- Son aquellas que miden la eficiencia en el proceso productivo Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 40 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas RETORNO SOBRE LA INVERSIÓN ROE. RESULTADO NETO = A CAPITAL RESULTADO NETO CAPITAL CONTABLE El resultado neto representa la utilidad neta, es decir después de impuestos y participación de utilidades a los trabajadores distribuible a los accionistas mayoritarios. Esta razón combina el aspecto de rentabilidad con el de administración de activos y a la vez con el nivel de financiamiento externo e interno por parte de una empresa al combinar las siguientes razones financieras: Rendimiento a capital contable Rendimiento sobre La inversión Mg. Utilidad sobre Ventas X Rotación de activos totales Multiplicador del Capital contable Reciproco de la razón complementaria de la deuda 1. Análisis de rentabilidad Miden la efectividad de la administración, en cuanto a su capacidad de generación de ganancias. Resultado Neto = A Activo Total Resultado Neto Activos Totales Resultado Neto = Sobre Ventas Resultado Neto Ventas Netas 2. Análisis de liquidez Miden la capacidad de pago a corto plazo de la empresa Razón Circulante = Razón Rápida o Prueba Del Acido = Activos Circulantes Pasivos Corto Plazo Act. Circulantes - Inventarios Pasivos Corto Plazo Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 41 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Activo Circulante A Pasivo Total = Activos Circulantes Pasivo Total Activo Disponibles = A Pasivos C. Plazo Activo Disponible Pasivos C. Plazo 3. Análisis de apalancamiento financiero Miden el nivel de uso del financiamiento externo por parte de la empresa Razon De = La Deuda Pasivo Total A Capital Contable Pasivo Total Activos Totales = Pasivo Total Capital Contable Pasivo A L. Plazo A Activos No Cir Culantes = Pasivo A Largo Plazo Inmuebles, Planta y Equipo Intereses a = Resultado de Operación Intereses Pagados Ut. De Operacion 4. Administración de activos Miden el nivel de eficiencia en el uso y distribución de los recursos de la empresa Rotación de Inventarios = Rotación de Cuentas X Cobrar Costo De Ventas / Inventarios = Ventas Netas A Credito / Promedio De Cuentas Por Periodo Medio de Cobro = Cuentas Por Cobrar / Ventas Diarias Rotación de Activos Fijos = Ventas /Activos Fijos Rotación de Activos Totales = Ventas / Activos Totales Rotación de Cuentas Por Pagar = Compras Netas A Credito/ Promedio Ctas Por Pagar Periodo Medio de Pago = Cuentas Por Pagar / Compras Netas Diarias Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 42 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Ejemplo del análisis por razones financieras y su interpretación Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 43 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ ESTADO DE POSICIÓN FINANCIERA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004 Activos Circulantes Efectivo Cuentas por cobrar Inventarios $ 162 486 792 $ Activos Fijos Maquinaria y equipo neto Total de Activo 1,440 580 $ Pasivos a Corto Plazo Cuentas por pagar Acreedores Impuestos por pagar Documentos por pagar $270 117 30 220 $ Pasivos a largo plazo Documentos por pagar a largo plazo Capital Capital Social Utilidades Retenidas $ 2,020 637 300 933 150 937 $ 1,083 ESTADO DE RESULTADOS DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004 Ingresos por ventas Costo de lo vendido Utilidad Bruta Gastos de Operación Gastos de depreciación Utilidad de Operación $ $1,404 $ Gastos por intereses Utilidad antes de impuestos Impuestos Utilidad Neta 4,212 2,808 936 116 1,052 $ 352 52 $ 300 105 $ 195 Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 44 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 7.5 Administración de costos La contabilidad de costos se emplea para predeterminar, registrar, acumular, distribuir controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución administración y financiamientos. La tendencia actual de la contabilidad de costos es no sólo la determinación y el conocimiento de los costos mediante un sistema de información que sirve de apoyo a la dirección, principalmente en las funciones de planeación y control de sus operaciones. CONTABILIDAD DE COSTOS SISTEMAS DE COSTOS DETERMINACIÓN DE COSTOS CICLO DE PRODUCCIÓN HOJA CONTROL ORDENES DE PRODUCCIÓN C. INDIRECTOS ELEMENTOS DEL COSTO IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS REALES REGISTRO POR PROCESOS APLICADOS UNIDADES EQUIVALENTES COEFICIENTE EDO COSTO PRODUCC. Y VENTAS COSTO UNITARIO C. CONJUNTOS DISTRIBUCIONES COPRODUCTOS SUBPRODUCTOS Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 45 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ En un mercado competitivo los costos son la única variable que la empresa tendrá bajo su control, ya que la variable precio no podrá ser controlada y, está a su vez, afecta el volumen. Objetivos: Proporcionar suficiente información en forma oportuna para una mejor toma de decisiones. Determinar los costos unitarios para normar políticas de dirección y para efectos de evaluar los inventarios de producción en proceso y de artículos terminados. Contribuir a la planeación de utilidades. Generar información para ayudar a la dirección en la planeación, evaluación y control de las operaciones de la empresa. 7.5.1 Elementos del costo Los costos que se generan en el proceso de transformar los materiales en artículos de consumo o de servicio son: 1. Material: Son los elementos que serán sometidos a operaciones de transformación, manufactura para su cambio físico y/o químico, y que se convertirá en un artículo de consumo o uso. Se divide en: a. Material directo: se le denomina de esta forma cuando por su monto o tangilibidad se le puede identificar en un artículo terminado. b. Material indirecto: son los materiales sujetos a transformación que su identificación o cuantificación, en un producto terminado, se dificulta o su valor no justifica un procedimiento laborioso. 2. Mano de obra. Es el esfuerzo humano necesario para la transformación del material en productos terminados. a. Mano de obra directa. Son los salarios, prestaciones y obligaciones cuyo costo se puede precisar en la unidad producida. b. Son los salarios, prestaciones y obligaciones a que den lugar de todos los trabajadores de la fábrica, cuya actividad no se puede identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 46 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 3. Gastos indirectos de producción. Son el conjunto de gastos fabriles que intervienen en la transformación de los productos y que no se identifican o cuantifican plenamente con la elaboración de partidas específicas de productos, procesos productivos o centros de costos determinados. Los tres elementos anteriores son importantes e indispensables para la elaboración de un artículo, y la suma de sus valores representa el costo de producción. Conocidos los elementos del costo de producción podemos determinar otros conceptos en la forma siguiente: Costo primo: es la suma de los elementos directos del costo, es decir, material directo más mano de obra directa; por lo que su nombre correcto es “costo directo”. Costo de trasformación o conversión: está integrado por los elementos que intervienen en la transformación de los materiales en productos terminados, es decir, mano de obra directa más gastos indirectos de fabricación. Costo de producción: es la suma de los tres elementos que lo integran: material, mano de obra más gastos indirectos. Gastos de operación: es la suma de gastos de distribución, administración y financiamiento. Costo total: es la suma del costo de producción más los gastos de operación. Desde un enfoque de costeo directo puede ser definido como la suma de todos los costos fijos más los costos variables totales de una empresa. Costo fijo: son aquellos que permanecen constantes, independientemente del volumen de actividad o producción. Precio de venta: se determina agregando al costo total el porcentaje de utilidad deseada. Es importante mencionar que para determinar el precio de venta no solo se considera el costo total del producto, además se debe considerar entre otros aspectos la ley de la oferta y demanda, la competencia, penetración en el mercado, promoción de la línea de productos, fijar precios por primera vez, etc. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 47 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.5.2 Sistemas de costos y sus clasificaciones Para desarrollar un sistema de costos de producción deberemos tener en cuenta la forma de elaboración y necesidades de control de la empresa en cuestión; por lo que tendremos que considerar dos aspectos importantes: Las características de producción de la industria. En momento en que se determinan los costos. 1. Clasificación según las características de producción de la industria. a) Sistema de costos por órdenes de producción. Este sistema se emplea en las industrias que realizan trabajos especiales o cuando la producción puede ser de un carácter interrumpido, lotificado, diversificado que responda a órdenes e instrucciones concretas y especificas de producir uno o varios artículos o un conjunto similar de los mismos; en este tipo de industria es posible separar los costos del material directo y mano de obra directa en cada orden de fabricación. b) Sistema de costos por procesos. Se establece este sistema cuando la producción se desarrolla en forma continua e ininterrumpida, donde no hay gran variedad de artículos. La manufactura se hace en grandes volúmenes mediante la afluencia constante de materiales a los procesos transformativos. 2. Clasificación según el momento en que se determinan los costos. a) Costos históricos o reales. Son aquellos que se determinan con posterioridad a la conclusión del periodo de costos. Para acumular los costos totales y determinar los costos unitarios de producción, se espera la conclusión de cada periodo de costo; es decir, se obtienen después de que el producto ha sido elaborado. b) Costos predeterminados. Estos costos se determinan con anterioridad al periodo de costos o durante el transcurso del mismo; es decir se calculan antes de hacer o terminar el producto, lo que permite contar con información más oportuna y aun anticipada de los costos de producción, así como controlar los mismos mediante comparaciones entre los costos predeterminados y los costos históricos. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 48 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Se clasifican en: Costos estimados. Es un cálculo general y poco profundo, ya que se realiza sobre ciertas bases empíricas, basados en la experiencia que las empresas tienen de periodos anteriores, considerando también las condiciones económicas y operativas presentes y futuras. Y tienen por objeto darnos a conocer en forma aproximada el costo de producción de un artículo o la operación de un proceso durante cierto periodo de costos. Costos estándar. Este cálculo se realiza generalmente sobre bases científicas, sobre cada uno de los elementos del costo, a efecto de determinar lo que un producto debe costar, por tal motivo, este costo está basado en el factor eficiencia, por lo que es necesario un control absoluto y la utilización de el presupuesto de todos los elementos que intervienen en el producto, directa o indirectamente. Para concluir, diremos que las características de producción y el momento en que se determinan los costos representan tan solo dos aspectos diferentes pero complementarios y no es posible aislar una clasificación de la otra, sino que por el contrario, debemos referirnos tanto a una como a otra clasificación cuando desarrollemos un sistema de costos en una industria de transformación. Costos predeterminados. Concepto 1. Momento en que se determinan Históricos Después del periodo de costos 2. El costo indica Lo que realmente costo el articulo Acumulación de costos incurridos 3. Su cálculo se basa en: 4. Ventajas 5. Desventajas Costos resultantes comprobables Costos no oportunos Estimados Con anterioridad o durante el periodo de costos Lo que puede costar Estándar Con anterioridad o durante el periodo de costos. Lo que debe costar Experiencias adquiridas, condiciones actuales y futuras Costos oportunos Investigaciones, estudios científicos, condiciones actuales y futuras. Costos oportunos Costos un tanto inciertos Costos un tanto inciertos Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 49 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.5.2.1 Costos estándar El sistema de costos estándar es una técnica que se ubica en las etapas de planeación, coordinación y control del proceso administrativo; el término estándar se refiere al mejor método, la mejor condición o el mejor conjunto de detalles que se puedan idear en un momento determinado, tomando en consideración todos los factores restrictivos; es decir, el estándar constituye la medida bajo la cual un producto o la operación de un proceso debe realizarse con el mejor grado de eficiencia, y las desviaciones obtenidas al compararlos con los costos históricos, representan deficiencias o superaciones perfectamente definidas o analizadas. Beneficios de los costos estándar. Contar con información oportuna, e incluso anticipada de los costos de producción. Implican una planeación científica de la empresa, ya que para implantarlos se necesita previamente una planeación de la producción la cual considera que productos se harán, donde, como, cuando y cuanto, sin más variaciones que aquellas que resulten plenamente justificadas. Facilitan la formulación de un presupuesto en la empresa Repercuten en una reducción de los costos de producción, en la disminución de los precios de venta, en el aumento del poder adquisitivo de los consumidores, en el crecimiento de la empresa y, en general, en el proceso de la economía del país. Es muy útil para la dirección de la empresa respecto a la información que proporciona y para una mejor toma de decisiones. Determinación de las desviaciones. Se requiere de la participación de varias aéreas de la empresa, como son: diseño, ingeniería del producto, ventas, producción, compras, costos, etc.; también es necesario formular una hoja de costos para cada producto, considerando los elementos del costo, mismos que se pueden precisar como sigue: Material directo, se debe considerar: a) El estándar de cantidad b) El estándar de precio Además de las apreciaciones sobre calidad, cantidad y rendimiento de los materiales, es necesario calcular las mermas y desperdicios, con el propósito de precisar la cantidad y valor de los materiales que deben utilizarse en el producto. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 50 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Mano de obra, se debe considerar: a) El estándar de cantidad, (eficiencia) b) El estándar de precio, (costo hora-hombre) Gastos indirectos. No pueden ser aplicados en forma precisa y para determinarlos se debe considerar: a) La capacidad de producción de la planta en condiciones normales de trabajo. b) El presupuesto flexible de gastos indirectos fijos y variables. c) La cuota estándar de gastos indirectos. Desviaciones. Las diferencias que resultan de la comparación de los costos estándar y los costos reales o históricos, se le denominan desviaciones, mismas que se pueden clasificar: 1. Para materiales y mano de obra directa: a. Desviaciones en cantidad b. Desviaciones en precio 2. Para gastos indirectos: a. En capacidad b. En presupuesto c. En cantidad Las desviaciones en capacidad, en presupuesto y en cantidad, reflejan fallas en la organización interna; y las desviaciones en precio indican fallas de carácter externo. El sistema de costos estándar ayuda a la dirección de la a empresa a realizar comparaciones periódicas a fin de poder conocer cuánto se desviaron los costos reales de los estándares y donde se produjeron las desviaciones. Lo importante no es nada mas determinar las variaciones, sino conocer porque se dieron estas diferencias y corregir oportunamente las fallas o defectos observados. La variación en precio se debe a políticas económicas de oferta y demanda externas a la empresa. La variación en cantidad es la que debe corregirse dentro de la empresa ya que significa; en la materia desperdicio y en mano de obra ociosidad. La base es el estándar si el real es mayor en cantidad significa una pérdida para la empresa, por lo tanto si el real es menor significa una utilidad para la empresa. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 51 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.5.3 Análisis del punto de equilibrio Punto de equilibrio. Es el punto en que los ingresos de la empresa son iguales a sus costos, en el cual no hay utilidad ni pérdida. Este punto es una referencia importante ya que es un límite que influye para diseñar actividades que conduzcan a estar siempre arriba de él, lo más alejado posible, en el lugar donde se obtiene mayor proporción de utilidades. Para calcular el punto de equilibrio es necesario tener perfectamente determinado el comportamiento de los costos; de otra manera es sumamente difícil determinar la ubicación de este punto. 7.5.3.1 Formas de presentar el punto de equilibrio 1. Algebraica: Se puede expresar en la siguiente forma: IT = CT P(X) = CV(X)+CF P(X)-CV(X) = CF X(P – CV) = CF X= CF P – CV Donde: P = El precio por unidad X = El número de unidades vendidas CV = El costo variable por unidad CF = El costo fijo total en un tramo definido Tanto en los costos variables como en los costos fijos se deben incluir los de producción, administración, de ventas y financieros. Hoy día estos últimos son muy significativos ante el alza de las tasas de interés. El punto de equilibrio se determina dividiendo los costos fijos totales entre el margen de contribución por unidad. Margen de contribución: Es el exceso de ingresos con respecto a los costos variables; es la parte que contribuye a cubrir los costos fijos y proporciona una utilidad. En el caso concreto del punto de equilibrio, el margen de contribución total de la empresa es igual a los costos fijos totales; no hay utilidad ni pérdida. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 52 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 7.6 Financiamiento 7.6.1 Características y definiciones El crédito se clasifica: 1. Atendiendo al sujeto al que se otorga. 2. Según el destino. 3. De acuerdo a las garantías. 4. De acuerdo al plazo. Atendiendo al sujeto al que se otorga: 1. Público.- personas físicas o morales con actividad empresarial. 2. Privado.- gobierno federal, estatal o municipal, directa o mediante emisión de valores. Según el destino: 1. A la producción.- para fomentar el desarrollo de actividades productivas. 2. Al consumo.- orientado a la satisfacción de las necesidades de consumo de la población. De acuerdo al plazo 1. A corto plazo.- aquellos que se otorgan a un plazo no mayor a un año. Este tipo de crédito es utilizado preferentemente para capital de trabajo. 2. Largo plazo.- créditos otorgados a plazo superior de Financiamientos destinados para apoyar el proceso productivo. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ un 53 año. Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.6.2 Tipos de financiamiento Descuentos mercantiles. Préstamos quirografarios Prestamos con colateral. Prestamos prendarios. Apertura de crédito en cuenta corriente. Crédito simple. Crédito simple con garantía de unidades industriales. Crédito de habilitación o avío. Crédito refaccionario. Crédito inmobiliario a empresas de producción de bienes o servicios. Crédito hipotecario puente. Crédito hipotecario para la vivienda. Créditos personales al consumo´. Préstamos plan piso. Préstamos plan ventas. Cartas de créditos comerciales. Formas de concesión del crédito Líneas de crédito.- cantidad determinada de dinero autorizada para ser utilizada en forma revolvente, durante un plazo no mayor a un año; siempre y cuando, las disposiciones parciales ejercidas se paguen puntual mente. Autorizaciones específicas.- es utilizada para aprobar créditos de largo plazo, orientados a la realización de proyectos de inversión. Dentro de este esquema, se encuentran los préstamos de habilitación o avío, refaccionarios, hipotecarios industriales, inmobiliarios. Líneas de crédito y autorizaciones específicas Para ejercer estos recursos, es indispensable realizar estudios de riesgo que contemple: Análisis de la situación financiera del solicitante. Su moralidad. Capacidad empresarial. Capacidad de pago. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 54 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Capital de trabajo. Existen varios tipos de crédito cuyo destino puede ser para capital de trabajo y que se disponen mediante la sola firma del solicitante o con la presentación de documentos para su descuento y que son ordinariamente aprobados a plazos máximos de 90 días. Descuentos mercantiles. Préstamos quirografarios. Préstamos con colateral. Otros tipos de crédito que también son aplicados para capital de trabajo, pero que a diferencia de los anteriores, solamente pueden ser dispuestos mediante la celebración de contrato, ya sea privado o mediante escritura pública. En cualquiera de los casos, se inscriben en el registro público de la propiedad. Son ordinariamente aprobados a plazos máximos de 12 meses. Apertura en cuenta corriente. Crédito simple. Crédito de habilitación o avío. Algunos de los conceptos de inversión: necesidades transitorias de tesorería, adquisición de materias primas, pago de mano de obra, gastos directos a la producción, pago de impuestos, etc. Refaccionarios El destino de este tipo de financiamiento, es para la compra de maquinaria y equipo, construcción o remodelación de instalaciones físicas, realización de plantaciones, cultivos perenes, adquisición de pies de cría de ganado, instrumentos, útiles de labranza. La formalización de este crédito puede ser mediante contrato privado o escritura pública, inscribiéndose en ambos casos, en el registro público de la propiedad y de comercio. Infraestructura Estos financiamientos son destinados para la construcción y equipamiento de edificios, naves industriales, etc. Se formalizan mediante la firma de un contrato celebrado en escritura pública y los plazos dependerán de la capacidad de pago de las empresas. Ordinariamente son a largo plazo. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 55 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Este tipo de créditos pueden disponerse a través de: Crédito simple. Crédito inmobiliario. 7.6.3 Fuentes de financiamiento Tradicionales: Según su procedencia, pueden clasificarse en internas y externas. Internas.- generadas por la propia operación de los negocios. Impuestos. Aportaciones del empresario. Préstamo de familiares Reinversión de utilidades Pagos diferidos a socios Externas.- uso de recursos de empresas con las que se tiene relación. Proveedores Anticipos de clientes Bancos Otros acreedores Factoraje No tradicionales: Amigos Ahorros Tarjetas de crédito Factoraje Venta de activos 7.6.4 Requisitos importantes para solicitar un financiamiento Alta en hacienda. En algunos casos, dos años de operación del negocio. Buen antecedente en buró de crédito. Estados financieros de por lo menos 2 años. Viabilidad del proyecto a financiar. Disponer de garantías libres de gravamen, para cierto tipo de financiamientos. Disponible cuenta de cheques a nombre de la empresa. Cobertura de garantías suficiente, 2 a uno. Declaraciones de impuestos. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 56 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 7.6.5 Alertas para decidir si una empresa está en condiciones de contratar un crédito Capacidad de pago (generación de flujo de efectivo) Buena solvencia moral y económica. Buen manejo del crédito. Posición en el mercado. Solvencia de sus clientes y proveedores. Capacidad instalada de la empresa. Rentabilidad. Estructura financiera. Capacidad de administración. Estructura de personal. Productividad. 7.7 Administración del circulante El efectivo es el combustible que lubrica las ruedas de los negocios. Sin un combustible adecuado, las maquinas rechinan y finalmente se detienen. Así un negocio que dispone de efectivo inadecuado correrá la misma surte. Sin embargo, mantener efectivo es costoso, por que el, por si mismo, es un activo que no genera utilidades; una empresa que mantiene más efectivo del que requiere para cubrir sus necesidades mínimas, disminuye su potencias de generación de utilidades. La administración del circulante constituye uno de los aspectos más importantes de la administración financiera, ya que si la empresa no puede mantener un nivel satisfactorio de capital de trabajo es probable que llegue a un estado de insolvencia. Recordemos que en el estado de situación financiera encontramos en el rubro de los activos a los circulantes, que no son más que todos aquellos conceptos que le representan liquidez inmediata a la organización. Entre los componentes importantes de la estructura de la empresa se encuentran: el nivel de inversión en activos circulantes y el grado de financiamiento a través de pasivos circulantes, el objetivo de la administración financiera del circulante consiste en controlar cada uno de los activos y pasivos circulantes, para lograr un equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo, que contribuya de forma positiva al valor de la empresa. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 57 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.7.1 Características y definiciones El término efectivo, se refiere a los fondos que mantiene una empresa y que pueden verse para desembolsos inmediatos, es decir, las cantidades que mantiene una empresa en sus cuentas de cheques, así como la cuantía que mantiene en efectivo y monedas. El efectivo es un “activo ocioso”, esto es que no genera utilidades, pero necesario para hacer frente a los pagos a proveedores y gastos fijos de la unidad económica. Siempre que sea posible el efectivo debe “ponerse a trabajar”. Mediante su inversión en activos que generan rendimientos esperados positivos. De este modo la meta del administrador es minimizar la cantidad de efectivo que la empresa debe mantener para realizar sus actividades normales de negocios sin olvidar que al mismo tiempo, debe contar con cantidades suficientes para: 1. Pagar a los proveedores 2. Mantener la reputación de crédito de la empresa 3. Satisfacer las necesidades de efectivo inesperadas. Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones: Los saldos de efectivo son necesarios, por algunos pagos que se tienen que hacer en efectivo, mientras que los ingresos deben depositarse en una cuenta de efectivo. Los saldos de efectivo asociados con los pagos y las cobranzas de rutina se conocen con el nombre de saldos transaccionales. Debido a que los flujos de entrada y salida de efectivo son muy impredecibles, por lo general, las empresas mantienen alguna cantidad en efectivo en reserva para enfrentar las fluctuaciones, aleatorias e imprevistas de los flujos de efectivo. Estos inventarios de seguridad reciben el nombre de saldos preventivos, es decir, mientras menos predecibles sean los flujos de efectivo de la empresa, mayores deben ser tales saldos. Sin embargo la empresa tiene fácil acceso a los fondos solicitados en préstamo es decir, si puede obtener con rapidez fondos en préstamo sus necesidades de saldos preventivos serán menores. Algunas veces las empresas mantienen saldos en efectivo para aprovechar las compras de oportunidad que pudieran presentárseles. Estos fondos reciben el nombre de saldos especulativos. Sin embargo como sucede con los saldos preventivos, es probable que las empresas que tengan fácil acceso a los fondos solicitados en préstamos prefieran utilizar su capacidad para obtenerlos rápidamente, en lugar de contar con saldos de efectivo para propósitos especulativos. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 58 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Además de los motivos mencionados con anterioridad, las empresas mantienen saldos de efectivos para preservar su evaluación de crédito y mantener su posición de liquidez en línea con la de otras empresas de su mismo ramo. Una evaluación de crédito de alto nivel les permite a las empresas comprar bienes a sus proveedores en términos favorables y mantener una amplia línea de crédito con las instituciones crediticias. 7.7.2 Tipos de recursos circulantes 1. Efectivo.- es el dinero al contado al que se puede reducir todos los activos líquidos. Considerando en este concepto el dinero en efectivo, las cuentas corrientes bancarias y cuentas de cheques ya que son los recursos de disponibilidad inmediata. La mayoría de las actividades relacionadas con la administración del efectivo son desarrolladas en forma conjunta tanto por la empresa como por su asesor financiero; pero el administrador financiero es, en última instancia responsable de la eficacia del programa de la administración de efectivo. Una adecuada administración del efectivo incluye una gestión solida tanto de los flujos de entrada como de los de salida de efectivo de una empresa, por lo que debemos de considerar los siguientes factores: Sincronización del flujo de efectivo Sería ideal que la recepción de un pago de efectivo proveniente de un cliente ocurriera exactamente en el momento en que se necesita pagar una factura; la suma recibida nunca estaría ociosa y cualquier exceso de fondos podría invertirse rápidamente para reducir el tiempo durante el cual efectivo permanece ocioso. Debido a la importancia de dicha simultaneidad las empresas tratan de hacer arreglos para que los flujos de entrada y salida de efectivo se acoplen lo mejor posible. Así, las facturas de los clientes son elaboradas de tal modo que sus ciclos de facturación se acoplen con las fechas en que la empresa paga sus propias cuentas. Tener flujos de efectivo sincronizados les permite a las empresas reducir sus saldos de efectivo, disminuir sus préstamos bancarios, maximizar sus gastos por interés y maximizar sus utilidades. Mientras mas predecible sea la periodicidad de los flujos de efectivo, mayor será la sincronización que pueda lograrse. Proceso de compensación bancario Cuando un cliente expide o deposita en una cuenta bancaria, ya sea mediante un cheque a nombre del beneficiario o una transacción electrónica, no siempre las partes relacionadas mantienen sus dineros en una misma institución bancaria, esto nos lleva a un proceso que en nuestro país se le llama la validación por parte de la cámara de compensación, en la cual las instituciones bancarias verifican que los documentos Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 59 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ depositados tengan los fondos necesarios para que sean depositados en la cuenta de un tercero, y en el caso de las transacciones electrónicas por así convenir al sistema financiero no siempre son aplicadas en el momento que se realizan, debiendo esperar el beneficiario un lapso de hasta un día para poder disponer de sus recursos. Aceleración de las entradas de fondos Una empresa no puede disponer de los pagos de los clientes mientras los mismos no sean recibidos y convertidos en una forma erogable, tal como los son el efectivo o un incremento del saldo de la cuenta de cheques. Por lo tanto; es conveniente que las empresas apliquen la cobranza de los pagos de los clientes y la conversión de los mismos en efectivo. A pesar de que algunas de las demoras que ocasionan las eventuales diferencias en los saldos entre el banco y la empresa (recordemos los documentos que son depositados salvo buen cobro). Control de desembolsos La aceleración de las cobranzas describe un lado de la administración del efectivo, mientras que el control de salida de los flujos de efectivos, o de los desembolsos, representa el otro. Por lo general se utilizan tres métodos para controlar los desembolsos. Concentración de cuentas por pagar: concentrar las cuentas por pagar nos permite conocer y evaluar todos los pagos que tendrá que realizar la empresa y programar la disponibilidad de fondos para satisfacer estas necesidades con base en una perspectiva integral de la empresa. Cuentas con saldos en “ceros”: es una cuenta especial de desembolsos que tiene un saldo igual a ceros, cuando no existen actividades de desembolsos. Típicamente una empresa establece varias cuentas de este tipo. Las financia a partir de una cuenta maestra. 2. Capital de trabajo.- se denomina capital de trabajo a los activos circulantes que representan la porción de la inversión que circula de una forma a otra en la conducción ordinaria de la empresa. Referido a todo el capital que tiene la liquidez para ser utilizado finalmente para cubrir las obligaciones de pago de la empresa y es la principal fuente de pago de los gastos normales de una empresa. Aparte del efectivo y cuenta de cheques, se refiere a todo el activo circulante incluyendo las valores negociables, cuentas por cobrar e inventarios. También se le conoce como el capital de trabajo total. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. 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Con frecuencia las empresas mantienen una cartera de valores negociables, y liquidan una parte de ella para incrementar la cuenta de efectivo, cuando se necesita disponer de fondos líquidos, debido a que los valores negociables, ofrecen un lugar en el que se puede poner a trabajar temporalmente los saldos de efectivo para obtener rendimiento positivo. En tales situaciones, los valores negociables se pueden utilizar como un sustituto de los saldos transaccionales preventivos y especulativos, o de los tres. Estos valores también se utilizan como una inversión temporal para financiar las operaciones estacionales o cíclicas y para acumular los fondos que servirán para satisfacer ciertas necesidades financieras en el futuro cercano. Las características básicas de los valores negociables, determinan el grado de su comercialización, para hacer realmente negociable un valor, deberá de poseer dos características básicas: Mercado accesible: el mercado para un valor debe presentar tanto amplitud como profundidad a fin de minimizar la cantidad de tiempo requerido para convertirlo en efectivo. La amplitud de mercado se determina por el número de compradores. Seguridad de capital: deberá de haber poca o ninguna perdida en el precio de un valor negociable en el transcurso del tiempo, el valor no solo debe poseer la facultad de ser vendido con rapidez, sino también a un precio que se acerque lo más posible a lo que inicialmente se invirtió. Este aspecto de la negociabilidad se le conoce como seguridad del capital, por ello, solo los valores que puedan ser fácilmente convertidos en efectivo sin ninguna reducción apreciable en el capital son destinados para inversión a corto plazo. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 61 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 4. Administración del crédito Una administración eficaz del crédito, es muy importante porque un saldo acreedor excesivo es muy costoso en relación con la inversión en cuentas por cobrar y su mantenimiento mientras que uno demasiado pequeño puede provocar la pérdida de ventas rentables. El mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene costos directos e indirectos pero también un beneficio importante. La concesión del crédito debe incrementar las utilidades. Políticas de crédito Es muy importante tomar en cuenta ciertos factores que nos ayudaran a determinar las políticas de crédito Las normas de crédito se refieren a la solidez y a la dignidad crediticia que un cliente debe exhibir para aspirar a que se le conceda un crédito. Las normas de crédito de la empresa se aplican para determinar cuáles son los clientes que califican según los términos regulares de crédito y la cantidad de crédito que deberían recibir. Los principales factores que se consideran cuando se fijan normas de crédito se relacionan con la probabilidad de que un cliente pague lentamente o que tal vez genere una pérdida por ser la suya una cuenta incobrable. La determinación de la calidad de crédito, o de la dignidad de crédito, de un cliente es probablemente la parte más difícil de la administración de los saldos acreedores, sin embargo la evaluación del crédito es una práctica conocida y un buen administrador puede elaborar juicios razonablemente exactos de la probabilidad de incumplimiento que muestren diferentes clases de clientes, con base en el análisis de la posición financiera actual de la empresa y la evaluación de los factores que pudieran afectarla en el futuro. Los términos de crédito son las condiciones que regulan las ventas a crédito, especialmente respecto a los convenios de pago, las empresa necesitan determinar la fecha en la cual comienza el periodo de crédito, el tiempo del que dispone el cliente para pagar las compras a crédito antes de que su cuenta se considere atrasada, y si se deberían de ofrecer descuentos en efectivo por pronto pago. La política de cobranza se refiere a los procedimientos que sigue la empresa para solicitar el pago de sus cuentas por cobrar. La empresa necesita determinar la fecha y la manera en la cual la notificación de la venta a crédito se transmitirá al comprador. Mientras más rápido reciba un cliente una factura más pronto podrá pagar la cuenta. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 62 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas 5. Control de las cuentas por cobrar Es importante que las empresas revisen de forma constante sus cuentas por cobrar, para determinar si los patrones de pago de sus clientes han cambiado a tal grado que las operaciones de crédito se encuentren fuera de los límites de la política establecida. El control de las cuentas por cobrar se refiere al proceso que se aplica para evaluar la política de crédito a efectos de determinar si ha ocurrido un cambio en los patrones de los pagos de clientes. Un indicador importante en el estudio de las cuentas por cobrar es el número de días de que mantiene el saldo de los clientes o el periodo promedio de cobranza. El cual representa el tiempo promedio que se requiere para cobrar las cuentas a crédito. Ahora bien toda esta información es necesaria clasificarla mediante un reporte de antigüedad de cuentas por cobrar, el cual no es más que una relación analítica de las cuentas por cobrar de la empresa en función de la antigüedad de las mismas. Por lo general el formato estándar de estos reportes incluye categorías clasificadas por mes debido a que las instituciones crediticias y analistas financieros solicitan los reportes de esta manera. 6. Administración del inventario El inventario o existencias, es un activo circulante necesario. Al igual que las cuentas por cobrar, el inventario representa una inversión monetaria significativa para la mayoría de las empresas. Los conceptos que forman al inventario puedes agruparse de acuerdo a la siguiente clasificación: Materia prima, esta incluye los nuevos artículos de inventarios que se les compra a los proveedores; es el material que compra una empresa para transformarlo en productos terminados destinados a ser vendidos. En la medida de que la empresa tenga un inventario de materia prima, las demoras en la colocación de ordenes en las entregas de los proveedores no afectaran el proceso de producción. Producción en proceso, se refiere a los artículos que se encuentran en diversas etapas del proceso de producción, si una empresa tiene inventarios de producción de proceso, no tendrá que detener por completo la producción si se presenta un problema en una de las etapas anteriores. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 63 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Productos terminados, representa aquellos artículos que están listos para su venta. Las empresas llevan un inventario de productos terminados para asegurarse de que pueden surtir los pedidos cuando estos se reciben. Si no cuenta con un buen inventario de productos terminados, la empresa tiene que esperar hasta la terminación del proceso de terminación para poder vender el inventario. Cuando un cliente llega y no existe un inventario para satisfacer su demanda surge un faltante de inventario, que puede provocar que la empresa pierda parte de su clientela a favor de los competidores, tal vez de forma permanente. 7.8 Flujo de efectivo La importancia de los flujos de efectivo se relaciona con el efectivo real que la empresa genera o paga. Solo es posible utilizar dinero en efectivo para adquirir activos y efectuar pagos. Por contraste, el sistema contable se enfoca en principio en la correlación histórica entre los ingresos y los gastos, con base en los costos de una empresa, cuyo resultado es una figura de ingresos mínimos. Pero muchas veces las ganancias contables son desorientadoras porque no reflejan los flujos de entrada y salida de efectivo a la empresa. El paso más importante, pero también el más difícil durante el análisis de un proyecto de capital es la estimación de sus flujos de efectivo, es decir, los desembolsos por inversiones y los flujos de efectivos netos que se esperan después de que un proyecto sea adoptado. En la estimación del flujo de efectivo se incluye gran número de variables. El papel que desempeña el asesor financiero en el proceso de la elaboración de los flujos, incluye: 1) coordinar los esfuerzos de los demás departamentos, 2) asegurar que todos aquellos que participen en la elaboración del pronóstico empleen un conjunto coherente de supuestos económicos. 7.8.1 Flujos de efectivo relevantes A fin de evaluar las opciones de gastos de capital, hay que determinar primero los flujos de efectivo relevantes, los cuales son las salidas de efectivo, después de impuestos junto con las entradas o influjos resultantes subsecuentes. Por su parte los flujos de efectivo incrementales representan los flujos adicionales que se espera resulten de un gasto de capital propuesto; se emplean flujos de efectivo en vez de cifras contables, pues son aquellos los que determinan directamente la capacidad de la empresa para pagar sus deudas y adquirir activos. Además, las cifras contables y los flujos de efectivo Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 64 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas no tienen por fuerza que ser los mismos, debido a la presencia de ciertos gastos los cuales no requieren desembolsos de efectivo en el estado de resultados de la compañía. Principales elementos de los flujos de efectivo. Los flujos de efectivo de todo proyecto que presente un patrón convencional, constan de dos elementos:1) inversión inicial y 2) entrada de efectivo por operaciones. Todos los proyectos poseen estos componentes sin importar que su propósito sea de adquisición, reposición o modernización. 7.8.1.1 Flujos de efectivo para expansión versus reposición El desenvolvimiento de los flujos de efectivo relevantes se aprecia de manera más clara cuando se trata de decisiones de expansión. En este caso la inversión inicial y las entradas de efectivo por operaciones no son sino una salida de efectivo después de impuestos e influjos relacionados respectivamente, con el desembolso propuesto. Al tomar decisiones de reposición dicho desenvolvimiento se complica debido a la necesidad de calcular las entradas y salidas incrementales que resultan de la reposición propuesta. La inversión inicial, en este caso se calcula al sustraer cualquier influjo de efectivo después de impuestos esperados por la liquidación del actico usado que ha de reemplazarse de la inversión inicial requerida para adquirir el nuevo activo. 7.8.1.2 Flujos de efectivo adicionales Estos flujos de efectivo, representan los cambios de los flujos totales de efectivo de la empresa que ocurren como resultado directo de aceptar un proyecto. Para determinar si un flujo de efectivo especifico se puede considerar como un flujo adicional, necesitamos determinar si el mismo se ve afectado por la adopción del proyecto. Los flujos de efectivo que cambiaran por que el proyecto sea adoptado son flujos de efectivo adicionales que necesitan incluirse en la evaluación del presupuesto del capital, los que no sea afectados por la adopción del proyecto no son relevantes para este tipo de decisiones. Desafortunadamente la identificación de los flujos de efectivo relevantes de un proyecto no siempre es sencilla. Por lo tanto los separamos de acuerdo con la fecha en que ocurren durante la vida de proyecto. En la mayoría de los casos podemos clasificar los flujos de efectivo adicionales como: 1) flujos de efectivo que ocurran solo al inicio de la vida del proyecto es decir el periodo cero; 2) flujos de efectivo que continúan a lo largo de la vida del proyecto, esto es del periodo uno a “n” y, 3) flujos de efectivo que ocurran solo al final o en la fecha de determinación del proyecto. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 65 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.8.2 Técnicas para mejorar el flujo de efectivo La planificación del flujo de efectivo de una compañía debe incluir la consideración de cómo mejorar el flujo de efectivo. La mejoría de este crítico elemento del capital de trabajo significa básicamente incrementar el monto de efectivo disponible sobre una base cotidiana. Para lograr este objetivo, la administración debe concentrar su atención sobre: 1) el proceso de los cobros de efectivo a fin de acelerar las cobranza, 2) el proceso de los pagos de efectivo para retardar los desembolsos y 3) las políticas de inversión para la inmediata inversión de los saldos ociosos de efectivo, al fin de maximizar las ganancias de intereses. Mejorar los procesos de cobro y de pago de efectivo, y las políticas de inversión del efectivo, de otra manera ociosa, fortalecerán la posición de liquidez de una compañía. La liquidez se refiere a la disponibilidad de efectivo para satisfacer eficientemente las demandas cotidianas de efectivo de una empresa. A estas actividades colectivamente, suele llamárseles administración del efectivo, por su propia naturaleza, entrañan la conciencia del costo. La administración del efectivo es tan importante que las políticas y procesos asociados deben ser objeto de auditorías internas. Al comparar dos balances consecutivos en forma de reporte, podremos apreciar los cambios ocurridos en los distintos renglones como consecuencia de las operaciones realizadas durante el lapso comprendido entre las fechas de los balances. Con ello se da inicio al estado de cambios en la situación financiera con base en efectivo. El estado de cambios persigue los siguientes objetivos: 1) Informar sobre los cambios ocurridos en la estructura financiera de la empresa, mostrando la generación y aplicación de recursos provenientes de las operaciones del periodo. 2) Revelar información financiera completa sobre los cambios en la estructura financiera de la empresa que nos muestra el balance general y el estado de resultados. En épocas inflacionarias es Instituto Mexicano de Contadores Públicos recomendable presentarlo bajo el esquema de flujo de efectivo. Él lo denomina "estado de flujo de efectivo o estado de cambios en la situación financiera en base a efectivo". Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 66 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Ventas contado Costos y gastos Exc. Depreciación Depreciación Utilidad antes de impuestos Imptos (35%) Utilidad neta Mas: Depreciación Flujo neto de efectivo Estado de resultados $ 750.00 ( 525.00) Flujo de efectivo $ 750.00 ( 525.00) ( 75.00) $ 150.00 ( $ 53.00 $ 97.00 53.00 $ 172.00 75.00 $ 172.00 . 172.00 $ 75.00) 225.00 7.9 Presupuestos El presupuesto representa el curso a seguir para hacer posibles ciertos objetivos; pero por si solos no evita las desviaciones de ese rumbo o a segura la realización de las metas. El ejercicio del control necesario para conservar el rumbo trazado es una de las funciones primarias de la gerencia general. Podemos considerar que la dirección planteada por el presupuesto, se representa por una línea. Esta línea es la resultante de las fuerzas que actúan en sentido contrario. El predominio de una o de otras trae consigo la desviación de la línea original, la función del presupuesto es trazar, no solamente resultados netos de las operaciones y su curso, sino que también considera el importe y la dirección de las fuerzas determinantes, de cuya actuación resulta la directriz. La comparación de los resultados reales finales, con aquellos presupuestados, constituye una valiosa medición de la eficiencia de las operaciones actuales. La comparación con los resultados anteriores no es siempre suficiente o satisfactoria, sino a menudo desorienta. Las condiciones actuales del mercado, pudieron haber obligado a cambiar en el último ejercicio, los métodos de promoción en las ventas, comparar los gasto de venta anuales o de un mes, con lo que se incurrieron en el año pasado, no tendría valor alguno; pero una comparación de los costos de distribución actuales con aquellos previstos en el presupuesto que se configuro en consonancia con las condiciones actuales del mercado, por lo menos y en relación a las estimaciones presupuestadas, significa una verificación de la eficiencia del departamento de ventas. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 67 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Las cifras reales deben compararse con las presupuestadas a intervalos frecuentes, para que las diferencias determinadas se analicen y sean ejecutadas las medidas correctivas oportunamente. Los resultados no satisfactorios, requieren la aplicación de presión sobre los individuos responsables o de la corrección de las condiciones que contribuyeron a la obtención de tales resultados. En otros casos la comparación puede señalar la conveniencia de modificar el presupuesto, y no la de imponer. Si se considera que en la preparación del presupuesto no se tomaron en cuenta todos los factores determinantes o si se encuentra con que las condiciones han cambiado materialmente, el remedio consiste en la corrección del presupuesto. El presupuesto debe reflejar, más bien que dictar la política administrativa ya no es más que un instrumento para planear y controlar las operaciones, al prever los resultados de un programa operativo propuesto, con la intención de visualizarlos con cierto grado de exactitud antes de que el programa sea puesto en marcha. Si llegado el momento de que se reconozca que el presupuesto ya no representa un programa razonablemente asequible entonces se impone su revisión y modificación. Pensamos que el presupuesto debe ser lo suficientemente flexible para permitir diferencias tolerables, si esas diferencias son de significación, desde luego es imperativo corregir el presupuesto. Aunque el proceso presupuestario se suele realizar anualmente y comprende principalmente los aspectos internos de la organización, para que sea un instrumento que permita orientar de forma eficaz la toma de decisiones, es necesario que su confección este ligada con el plan estratégico a largo plazo. En estas condiciones el presupuesto especificaría y cuantificaría en términos financieros, los objetivos estratégicos para cada uno de los diferentes responsables de la empresa para cada ejercicio que contempla aquel y facilitaría la congruencia de las decisiones individuales con los objetivos empresariales a largo plazo. La vinculación del presupuesto anual a la estrategia a largo plazo y a la estructura organizativa es fundamental para el éxito del sistema presupuestario. Para ello es necesario que: La estrategia sea adecuada al entorno y a los puntos fuertes y débiles de la organización. Si no es la adecuada, aunque exista vinculación con el presupuesto y este se elabore correctamente, el proceso presupuestario será inadecuado. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 68 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas La estrategia sea clara ya sea formalizada o no pero que este implícita. Si no está suficientemente clara, hay el riesgo de que no exista la suficiente vinculación en el corto y el largo plazo, para que casa centro actué maximizando los objetivos a corto plazo, que pueden llegar a ser contradictorios con la evolución a largo plazo, y que no haya la necesaria coordinación con los otros centros, lo cual puede provocar que cada uno actúe individualmente, maximizado sus propios objetivos en lugar de los de la empresa. Este vinculada con la estructura organizativa, a través de la determinación de objetivos específicos para cada centro de responsabilidad. Si no lo está el riesgo será parecido al del punto anterior puesto que podría provocar que las actuaciones individuales, no fueran congruentes con los objetivos de la empresa y que no se pudieran alcanzar los objetivos a largo plazo. Tradicionalmente, se han distinguido tres tipos de planificación: Planificación estratégica, está encuadrada en el largo plazo y se refiere tanto a la definición del producto y del mercado a los que se quiere orientar la empresa como a los recursos productivos que pretende utilizar para lograr sus fines, la estrategia se concreta principalmente en la formulación de las políticas de investigación y desarrollo, producción, marketing y finanzas que permiten alcanzar los objetivos de la empresa. La planificación presupuestaria está orientada al corto plazo e intenta asegurar que la empresa en su conjunto y en particular cada uno de los diferentes departamentos logre sus objetivos con eficacia y eficiencia. La planificación presupuestaria se concreta en el presupuesto, cuenta de resultados previsional, presupuestos de tesorería. La planificación operativa está orientada al día a día e intenta asegurar que las tareas especificas que se deben realizar en cada puesto de trabajo sean realizadas con eficacia y eficiencia. 7.9.1 Iniciación del proceso presupuestario Al iniciarse el proceso presupuestario es recomendable que la dirección asuma un papel activo dado que es quien suele tener una perspectiva mas amplia de la propia organización y del entorno. Además, el compromiso de la dirección en la realización del presupuesto contribuye a legitimar el papel del sistema presupuestario y promueve el que los diferentes responsables también se comprometan igualmente en su elaboración. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 69 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ El proceso de elaboración de los diferentes presupuestos deben estar sometidos a un calendario predeterminado que permita asegurar su elaboración y finalización en la fecha acordada, igualmente es conveniente que la aprobación del presupuesto definitivo se produzca antes del propio ejercicio con el objeto de que permita orientar a cada responsable desde el inicio. 7.9.1.1 Elaboración del presupuesto por centros de responsabilidad La elaboración del presupuesto puede ser realizada por el propio director general o por cada responsable, según cuál sea el grado de participación en el proceso de decisión que tenga la empresa y según la vinculación de la dirección. En la orientación de los objetivos que debe dar la dirección de la empresa a los niveles subordinados a ella es conveniente que se establezcan objetivos que supongan un cierto grado de desafío pero que puedan ser alcanzables. Este tipo de objetivos pueden ser un importante estimulo para aumentar la motivación de los diferentes responsables para tener un comportamiento que sea coherente con los objetivos de la organización. Es necesario por otra parte que dirección haya clarificado previamente las variables que inciden en cada centro de responsabilidad para que a partir de ellas se puedan elaborar los presupuestos de resultados en términos de ventas. Durante la elaboración del presupuesto pueden realizar diferentes reuniones con el director general o con el equipo directivo en su conjunto con el objeto de facilitar y orientar el proceso de elaboración. Sin embargo aunque la participación sea positiva, hay que considerar que existe el riesgo de que las previsiones se realicen de forma conservadora para salir beneficiados cuando se realice la evaluación. A partir de la elaboración del presupuesto de cada centro de responsabilidad el director tiene que revisar todos los presupuestos individualmente con cada responsable. En este proceso es habitual el que se tengan que realizar varias revisiones del presupuesto inicial. Consolidación de los presupuestos por centro de responsabilidad Una vez se tienen los diferentes presupuestos por centros de responsabilidad se debe realizar la consolidación de los mismos con el objeto de elaborar el presupuesto global de la empresa. El área de finanzas y control suele ser la más indicada para su consolidación. A partir de esta quizás sea necesario realizar ajustes que supondrían volver a las fases anteriores hasta conseguir el presupuesto global adecuado. En este caso el director deberá Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 70 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas negociar con cada responsable la conveniencia de introducir las modificaciones pertinentes, teniendo en cuenta las consideraciones realizadas anteriormente. Aprobación del presupuesto consolidado La aprobación del presupuesto, ya sea por parte de la dirección, de la casa o matriz o consejo de administración, supone la definición del plan de la empresa para el ejercicio, una guía para el comportamiento de cada centro de responsabilidad, un instrumento para evaluar el resultado de cada centro y la autorización para la realización de los costos y e inversiones señalados por el presupuesto. Es necesario que la aprobación del presupuesto, calendario fijado al iniciarse el proceso. se realice de acuerdo con el Revisión del presupuesto, lo normal es que una vez aprobado el presupuesto, durante el ejercicio se produzcan circunstancias que modifiquen sustancialmente las características que han servido para la realización del presupuesto inicial. Sin embargo, solo si son razones estructurales importantes es conveniente la revisión del mismo. 7.9.1.2 Elaboración del presupuesto de tesorería El presupuesto de tesorería pretende conocer, con anticipación del saldo de la tesorería, ya sea deficitario o excedentario, con el objeto de planificar la política financiera. El presupuesto de tesorería refleja la influencia de las diferentes actividades previstas de la empresa en la liquidez. Si el resultado del presupuesto es negativo, esto nos indicara las necesidades financieras que tiene la empresa, así como el momento en que estas se necesitan, la elaboración del presupuesto de tesorería se realiza tal como se ha indicado en el apartado anterior de forma cordinada con la elaboración de la cuenta de resultados. La elaboración del presupuesto de tesorería requiere de la elaboración de dos presupuestos paralelos: Presupuesto de tesorería operativo que se refiere a los cobros y pagos que se producen como consecuencia de las operaciones comerciales de una empresa. Presupuesto de tesorería financiero que se refiere a los ingresos y pagos relacionados con las operaciones de carácter financiero de la empresa La realización de este presupuesto puede ser diaria, semanal, mensual, trimestral, de acuerdo a las necesidades de la información en la organización. Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 71 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ 7.10 Evaluación de proyectos de inversión 7.10.1 Características y definiciones Un proyecto surge como respuesta a una “idea” que busca ya sea la solución de un problema (reemplazo de tecnología obsoleta, abandono de una línea de productos) o a la forma para aprovechar una oportunidad de negocio. Diversos factores se combinan para que las decisiones del presupuesto de capital sean tal vez, las más importantes que deben tomar los administradores ya que se relacionan principalmente con los activos fijos de la empresa. Primero: El efecto del presupuesto de capital es a largo plazo; por lo tanto la empresa pierde flexibilidad en la toma de decisiones cuando se adoptan los proyectos de capital; debido a que la expansión de los activos está fundamentalmente relacionada con las ventas a futuro, la decisión de comprar un activo fijo a diez años implica un pronóstico con ese horizonte. Segundo: Si tienen una capacidad inadecuada, puede perder una porción de su participación de mercado a favor de las empresas rivales, y la recaptura de los clientes perdidos requiere de fuertes gastos de ventas y de reducciones de precios que resultan siempre costosos. La preparación del presupuesto de capital efectivo puede mejorar tanto la oportunidad de adquisiciones de activos así como la calidad de los mismos. Si la empresa pronostica sus necesidades y compra bienes de capital en una fecha suficientemente temprana, podrá evitar pérdidas o aún la quiebra. Clasificación de los proyectos. Proyectos de reemplazo Mantenimiento del equipo Reducción de costos Proyectos de expansión Productos o mercados existentes Nuevos productos o mercados Proyectos de seguridad y/o de protección ambiental Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 72 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Al evaluar los proyectos de inversión, se debe conocer la información siguiente. La inversión inicial requerida. El horizonte del proyecto (vida útil estimada del proyecto) El valor de salvamento de la inversión Los flujos de fondos estimados para cada período en el horizonte del proyecto. El rendimiento mínimo aceptable por la empresa o inversionista (costo de capital). 7.10.2 Tipos de métodos de evaluación Método del periodo del periodo de recuperación de la inversión. Método del valor actual neto. Método de la tasa interna de retorno. 7.10.2.1 Método del periodo del periodo de recuperación de la inversión. Se utiliza para conocer el número de períodos en que se recuperará la inversión. Representa el número de años en que la inversión se recupera vía facturación, cobranza o utilidades. La evaluación por éste método es recomendable para casos en que las empresas tratan de reducir el tiempo de recuperación de su inversión. Ventajas: Rapidez en el cálculo. Facilidad en su interpretación. Desventajas: No toma en cuenta la vida probable de la inversión. No refleja ninguna base de comparación con los índices de rentabilidad del proyecto. El periodo de recuperación se puede determinar de dos formas: Periodo promedio de recuperación = inversión total Flujo neto promedio anual Periodo real de recuperación: ∑ flujos de efectivos anuales = inversión total Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 73 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Ejemplo: El proyecto 072 tiene un costo de $110,000 y flujos netos de entrada de efectivo por $35,000 durante cincos años. a) Si la empresa requiere que la inversión del proyecto se recupere en 2 años, ¿el proyecto es factible? b) Si a usted se le dijera que la tasa requerida del rendimiento del proyecto es del 15%, ¿cuál sería la elección adecuada? Ejemplo: P.p. R. = 110,000 35,000 1. Período promedio de recuperación = 3.14 años 2. Período real de recuperación = 3.14 años Ejemplo: Como el flujo de efectivo esperado para cada año es uniforme durante la vida estimada del proyecto; la evaluación por los dos métodos de periodo de recuperación 87 nos arroja el mismo resultado de 3.14 años, por lo tanto no es factible realizar el proyecto. 7.10.2.2 Método del valor actual neto. (VAN) Consiste en actualizar los flujos de efectivo uno a uno, descontándolos a una tasa de interés igual al costo del capital y sumar éstos, comparar dicha suma con la inversión inicial, de tal forma que: sí el valor actual de la suma de los flujos es mayor o igual al de la inversión, el proyecto se acepta como viable, caso contrario se rechaza. Este método establece la relación de rentabilidad y, toma en consideración el valor actual de las futuras utilidades. • VAN = - ii + m(1+i) –1 + ….. M(1+i) –n + vs(1+i) –n Donde: Ii = monto de la inversión inicial M = flujo de efectivo acumulado en el año Vs = valor de salvamento I = costo del capital N = tiempo Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 74 ________________________________________________________________________ Módulo VII. Contabilidad y finanzas Ejemplo: VAN = - 110,000 + 35,000(1 + .15) –1 + 35,000(1 + .15) –2 + 35,000 (1 +.15) –3 + 35,000 (1+.15) –4 + 35,000 (1+.15) –5 VAN = 7,325.43 ** El proyecto se acepta porque el valor actual neto es positivo 7.10.2.3 Método de la tasa interna de retorno. (TIR) Consiste en igualar la inversión inicial, con la suma de los flujos actualizados a una tasa de descuento supuesta, que haga posible su igualdad, sí la tasa de interés que hizo posible la igualdad es mayor o igual al costo de capital, el proyecto se acepta, de lo contrario se rechaza. Monto de inv. = m(1+i) –1 + ….. M(1+i) –n + vs(1+i) –n Donde: Ii = monto de la inversión inicial M = flujo de efectivo acumulado en el año Vs = valor de salvamento I = costo del capital N = tiempo Ejemplo Interpolación: Suponer interés = 15% 110,000 = 35,000(1 + .15) –1 + 35,000( 1 + .15) –2 + 35,000 (1 +.15) –3 + 35,000 (1+ .15) –4 + 35,000 (1+.15) –5 110,000 = 117,325.43 7,325.43 Ejemplo Interpolación: Suponer interés = 20% 110,000 = 35,000(1 + .20) –1 + 35,000( 1 + .20) –2 + 35,000 (1 +.120) –3 + 35,000 (1+ .20) –4 + 35,000 (1+.20) –5 110,000 = 104,671.42 - 5,328.58 Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 75 Programa Consultores PYME con Metodología JICA___________________________________________________________ Ejemplo 12,654.01 - 5 7,325.43 - x X = 5 (7,325.43) tir = 15 + 2.89 12,654.01 X = 2.89 tir = 17.89% ** es factible el proyecto porque la TIR es mayor que la tasa de rendimiento Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperación Internacional del Japón) con derecho de uso autorizado para la Secretaría de Economía, por lo cual no podrán ser utilizados para su reproducción parcial o total sin autorización previa por escrito, de esta última. Created with Print2PDF. To remove this line, buy a license at: http://www.software602.com/ 76