MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EMPRESA HIERROS HB S.A. ADRIANA OROZCO HENAO UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PEREIRA 2008 MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EMPRESA HIERROS HB S.A. ADRIANA OROZCO HENAO Trabajo De Grado Director: Luz Stela Restrepo de Ocampo UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PEREIRA 2008 2 TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO Pág. 1. RESUMEN 7 2. INTRODUCCIÓN 9 3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 11 3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11 3.1.1. DIAGNÓSTICO O SITUACIÓN PROBLEMA 11 3.1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 12 3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN 13 4. DELIMITACIÓN 14 5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS 15 6. JUSTIFICACIÓN 17 7. MARCO REFERENCIAL 18 7.1. MARCO TEÓRICO 18 7.2. MARCO CONCEPTUAL 34 7.3. MARCO LEGAL 35 7.4. MARCO SOTUACIONAL 37 8. DISEÑO METODOLÓGICO 48 8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 48 8.2. FASES DE LA INVESTIGACIÓN 48 8.3. POBLACIÓN Y MUESTRA 49 8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN OPERACIONALIZADAS 50 9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA 51 9.1. DISEÑO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 52 9.1.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 52 9.1.1.1. MISIÓN Y VISIÓN 52 9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 53 9.1.1.3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS 54 9.1.1.4. POLÍTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEÑO 56 9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA ORGANIZACIÓN 57 9.1.3. ORGANIGRAMA 64 3 9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 71 9.2.1. MAPA DE PROCESOS 71 9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO 79 9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 81 9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES 85 9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 87 10. CONCLUSIONES 101 11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 106 12. BIBLIOGRAFÍA 114 13. ANEXOS 115 4 LISTA DE FIGURAS pág. Figura 1. Proceso Administrativo 19 Figura 2. Fase de Planeación 21 Figura 3. Fase Organización 28 Figura 4. Fase de la Dirección 31 Figura 5. Fase de Control 33 Figura 6. Empleados de la empresa 42 Figura 7. Empleados por género 43 Figura 8. Empleados por sucursal 44 Figura 9. Áreas de la empresa 45 Figura 10- Empledos por áreas 46 Figura 12. Relación entre las áreas de la empresa 47 Figura 13. Distribución general de bodegas y oficina 59 Figura 14. Distribución de oficinas 60 Figura 15. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Actual) 64 Figura 16. Organigrama por funciones 66 Figura 17. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 1) 68 Figura 18. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 2) 69 11. 5 LISTA DE CUADROS Pág. Cuadro 1. Variables de la investigación 50 Cuadro 2. Variables y su estado 51 Cuadro 3. Cambios sugeridos organigrama por funciones 67 Cuadro 4. Mapa de procesos 71 LISTA DE ANEXOS Pág. Anexo A. Diagramas de Flujo 115 Anexo B. Manual de Procesos y Procedimientos 249 Anexo C. Manual de Funciones 502 6 1. RESUMEN La práctica empresarial nos permite aún como estudiantes el vivenciar de manera más cercana a la realidad los procesos adelantados en las diferentes empresas correspondientes a un sector de nuestra economía, lo que nos permite poner en practica los conocimientos previos adquiridos en nuestro proceso de aprendizaje desarrollado al interior de las aulas universitarias, guiados por nuestros directores y entes de apoyo representados en nuestros maestros, que comparten su conocimiento y que en muchas ocasiones a manera de ejemplo o a través de sus vivencias propias nos indican lo que sucede en el mundo de las empresas y están continuamente actualizando la información que nos imparten. A pesar de las diferentes teorías administrativas y conocimiento del avance de las mismas, es posible decir que aún hoy en día podemos encontrar empresarios cuyo pensamiento se encuentra atrasado en el tiempo y enfocado hacia la logro de un mayor margen de utilidades, dejando de lado el factor humano del que solo se espera obtener la productividad planeada, sin tener en consideración factores tan importantes como lo son el conocimiento de los colaboradores, las actividades asignadas y los factores que les motivarían a desempeñar de mejor manera el cargo, en pro del beneficio mutuo. El problema para un empresario empírico en muchas ocasiones radica en el desconocimiento de los aspectos relacionados con la administración de los recursos tanto físicos como humanos, así como el interés innato de lograr grandes utilidades sacrificando el bienestar laboral de sus colaboradores. 7 SUMARY The managerial practice allows us still(yet) as students to live of a way nearest to the reality the processes advanced in the different companies corresponding to a sector of our economy, which allows us to put in practice the previous knowledge acquired in our learning process developed to the interior of the university classrooms, guided by our directors and entities of support represented in our teachers, who share his(her,your) knowledge and who in many occasions like example or across his(her,your) own(proper) experiences indicate us what happens in the world of the companies and are updating constant the information that they us give. In spite of the different administrative theories and knowledge of the advance of the same ones, it is possible to say that still nowadays we can find businessmen whose thought is slowed down in the time and focused towards I her(it) manage of a major margin of usefulness(utilities), leaving of side the human factor of alone which one expects to obtain the planned productivity, without having in consideration factors so important as they it are the knowledge of the collaborators, the assigned activities and the factors that they would motivate to recovering(playing) of better way the post(cargo), in favor of the mutual benefit. The problem for an empirical businessman in many occasions takes root in the ignorance of the aspects related to the administration of the resources so much physical as human beings, as well as the innate interest of achieving big usefulness(utilities) sacrificing the labour wellbeing of his(her,your) collaborators. 8 2. INTRODUCCIÓN En los años 70 y 80, las empresas mejoraron sus procesos mediante la gestión de la calidad total. En los 90, intentaron optimizarlos radicalmente mediante la reingeniería de procesos. En la década actual, muchas han vuelto al mejoramiento de procesos. Sin embargo las mejoras muchas veces no se traducen en rápidas reducciones de costos o en un balance general más ajustado. A finales del siglo XX la idea de tercerizar procesos y capacidades comenzó a ganar aceptación como un medio para obtener beneficios más rápidos. Las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias razones importantes. La estandarización puede facilitar las comunicaciones sobre cómo opera el negocio, permitir traspasos suaves en las fronteras de los procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeño. Entre distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el comercio por las mismas razones: mejores comunicaciones, traspasos más eficientes y benchmarking del desempeño. Dado que los sistemas de información sustentan los procesos, la estandarización permite sistemas uniformes dentro de las empresas e interfaces de sistemas estandarizadas entre diferentes firmas. Uno de los principios fundamentales de la estandarización de los procesos es la división del trabajo, la cual hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas. Las economías modernas están cada vez más enfocadas en aumentar la producción a través de la eficiencia, por lo cual, para lograr realizar una determinada actividad con eficiencia, se hace indispensable, cada vez más, lograr la especialización de las actividades. 9 Existen varias características de la división del trabajo que permiten que, a través de ésta, se aumente la producción de la sociedad en general, al aprovechar todas las capacidades del trabajador y los recursos disponibles, que en muchos casos son escasos. La primera característica es la diferencia de capacidades: Cada persona posee características propias que le permiten ser mejor en algunas actividades que en otras. La división del trabajo permite que las personas se ocupen de aquella actividad en la cual son buenos y no pierdan tiempo y esfuerzo realizando también otras actividades que otras personas podrían hacer mejor. La segunda característica es el aprendizaje por medio de la experiencia: Suponiendo que existan dos personas con las mismas capacidades, el dedicar a una persona a realizar una actividad hace que esa persona se vuelva especialista en llevarla a cabo, pues el hecho de que se ocupe en esa sola tarea le permite desarrollar destrezas y descubrir mejores técnicas que simplifiquen el trabajo, lo que no sucedería si esa persona también se ocupara de otras actividades (sería algo así como “la práctica hace al maestro”). La tercera característica es el ahorro de tiempo: El que un trabajador esté dedicado permanentemente a una sola tarea evita la pérdida de tiempo por el paso de un 10 trabajo a otro. 3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3.1.1. Diagnóstico o situación problema. Actualmente la empresa HIERROS HB S.A presenta dificultades en el manejo de la información, la línea a seguir y las funciones que se deben desempeñar en cada uno de los cargos, por lo que los empleados no saben con certeza que actividades realmente les compete llevar a cabo. La organización carece de planeación estratégica que permita identificar de manera directa la misión, visión, estructura organizacional y objetivos organizacionales. Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida el desarrollo de la planeación estratégica donde se plantee el diseño de la misión, visión, organigrama y objetivos organizacionales, elementos que permitirán establecer el orden jerárquico y el flujo de las líneas de información. La estructuración del Manual de Funciones y Procedimientos permitirá establecer y señalar las funciones a cumplir en los diferentes cargos para facilitar y encaminar el logro de los objetivos organizacionales enfocados hacia la rentabilidad y la productividad. 11 3.1.2. Formulación del problema. ¿La elaboración del Manual de Funciones y Procedimientos contribuirá a mejorar la ejecución de las actividades desarrolladas en la empresa HIERROS HB S.A?. Sistematización: ¿La estructuración del organigrama permitirá visionar en mejor medida la conformación de la empresa? ¿El diseño de la misión, visión y objetivos organizacionales influirá positivamente en el planteamiento, dirección y programación de las estrategias organizacionales? ¿La estandarización de los procesos contribuirá al logro de los objetivos de la empresa? ¿El Manual de Funciones y Procedimientos es la herramienta que facilitará la selección de personal y la designación de las actividades inherentes a los cargos? 12 3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN Las personas vinculadas a los diferentes cargos en las organizaciones requieren estar seguras de las tareas que deben desempeñar y conocer la manera correcta en la que deben realizar las actividades para las cuales fueron contratadas. El Manual de Funciones y Procedimientos es una herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento humano vinculado a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales. Contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos organizacionales necesarios para la mejor ejecución del trabajo, se establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman la planta global de personal y la correspondencia entre los objetivos y la misión institucional. Entre los principales objetivos que se plantean para su elaboración se tienen: • Cumplimiento de los preceptos Constitucionales, legales y reglamentarios sobre la necesidad de establecer funciones para los cargos que desempeñen las personas y los requisitos y responsabilidades, para satisfacer las necesidades institucionales y propender por el logro de la productividad, eficiencia y eficacia en la prestación de servicios a los clientes y contribuir con el logro de la competitividad. 13 • Establecer de manera clara y formal la razón de ser de cada empleo y determinar sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos de educación, capacitación y experiencia laboral. • Servir de insumo para la selección de personal en la compañía, procesos de reclutamiento en general, así como para los procesos de inducción y reinducción, entrenamiento en el puesto de trabajo, evaluación del desempeño y en general, lo referente a los programas de necesidades de personal y perfiles profesionales requeridos. La elaboración del Manual de Funciones y Procedimientos para la empresa HIERROS HB S.A se convierte en la oportunidad de aplicar de manera práctica los conocimientos teóricos adquiridos durante la formación profesional. 4. DELIMITACIÓN El estudio se desarrollará en 8 meses en la empresa HIERROS HB S.A, en la cual se documentaran las funciones de los cargos existentes a la fecha y los procesos de todas sus actividades tendientes a implementar según la norma ISO 9001:2000 14 5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS 5.1. GENERAL Elaborar el Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos de la empresa HIERROS HB S.A para establecer de forma general las pautas o directrices que conlleven al logro de los objetivos institucionales. 5.2. ESPECÍFICOS Actualizar la historia y desarrollo de la empresa identificando las actividades que lleva a cabo y su conformación. Establecer la misión y visión de la empresa como parte fundamental y prioritaria para el inicio del proceso de elaboración del manual. Diseñar el organigrama de la compañía para establecer el orden jerárquico y el flujo de la información. Realizar sensibilización y socialización de los objetivos organizacionales. Efectuar el análisis de los cargos existentes para establecer las funciones desempeñadas por cada uno de los integrantes de la empresa, nivel de responsabilidad y compromiso. 15 Desagregar cada una de las actividades propias del cargo, para determinar la forma correcta en la que deben ser llevadas a cabo y estandarizarlas. Realizar el Manual de Procesos, Procedimiento y funciones para la empresa HIERROS HB S.A. 16 6. JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta que el manual de funciones, procesos y procedimientos es una herramienta que permite la estandarización de las actividades llevadas a cabo al interior de la organización se hace necesario el desarrollo del mismo al interior de la empresa Hierros HB ya que hasta el momento no se han adelantado acciones al respeto y se carece de los elementos constitutivos de la planeación estratégica. El problema para todo tipo de empresa radica en: ¿Cómo obtener mejores desempeños económicos y laborales?; ¿Qué variables se deben tener en cuenta para alcanzar los objetivos planteados?; ¿Existe una forma indicada y precisa para alcanzar las metas?; ¿Es la motivación un factor clave que conduce al logro de los resultados esperados?; ¿Cuáles son las razones del éxito o fracaso de una organización? Como resultado de la práctica empresarial y la investigación inherente al desarrollo de la misma, se contará con la estructuración de la planeación estratégica y el manual de funciones, procesos y procedimientos de la empresa Hierros HB S.A. Igualmente es necesario mediante este diagnóstico establecer las características existentes de la empresa, su evolución, competitividad y compromiso con la sociedad, el sector al que pertenece y objetivos futuros. 17 7. MARCO REFERENCIAL 7.1. MARCO TEÓRICO PROCESO ADMINISTRATIVO Para direccionar la organización hacia el alcance de resultados concretos de productividad, rentabilidad, competitividad, mejoramiento continuo, desarrollo y mejor calidad de vida de la sociedad se hace indispensable la implementación del proceso administrativo, apoyado en la interacción de los colaboradores de todos los niveles y áreas operativas. La aplicación del modelo gerencial administrativo implica la puesta en marcha de cuatro fases o etapas interrelacionadas entre sí: Planeación Organización Dirección Control 18 de carácter permanente e FIGURA 1: PROCESO ADMINISTRATIVO PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEAR CONTROLAR ORGANIZAR RESULTADOS DIRIGIR Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes. PLANEACION Posibilita determinar los resultados que se quieren obtener, los objetivos que se deben definir, el tiempo esperado, los recursos requeridos y el costo para lograrlos. En la elaboración y formulación de planes es necesario contar con información de carácter interno y externo que permita direccionar las acciones a emprender, las cuales se consolidan finalmente en programas de trabajo y sus correspondientes proyectos específicos. 19 ORGANIZACIÓN Etapa del proceso que permite definir claramente la forma de establecer las operaciones rutinarias y habituales para cumplir con los objetivos trazados y alcanzar los resultados propuestos. Consiste en la definición y ubicación de estructuras orgánicas, identificación de los grandes procesos (estratégicos, operativos, de apoyo) corporativos, división del trabajo, creación de cargos, número de personas ideales a vincular, asignación de funciones y procedimientos, establecimiento de perfiles ocupacionales, responsabilidades y competencias, y generación de recursos de dotación DIRECCION Relacionada con la capacidad de los grupos directivos para lograr en todo el grupo de colaboradores internos y externos, la efectiva ejecución del día a día, la realización de los planes y programas propuestos, el cumplimiento de las tareas y funciones encomendadas. Básicamente consiste en poner en acción todo lo que se ha pensado y definido con anterioridad, de manera coherente y sistemática. CONTROL Fase de cierre del proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores. Permite hacer evaluaciones y confrontaciones - tanto particulares como de conjunto - de una empresa en diferentes frentes y estadios, respecto a los resultados, objetivos, planes y programas formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante toma oportuna de decisiones. 20 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO LA FASE DE PLANEACIÓN. Fase que se enfoca hacia: Toma anticipada de decisiones. Selección de un curso de acción entre varias opciones Definición anticipada de objetivos. En la definición anticipada de objetivos se presentan dos momentos básicos: Un momento conceptual o de definición de identidad, y un momento instrumental u operativo. FIGURA 2: FASE DE PLANEACIÓN PLANEACIÓN FASE OPERATIVA FASE CONCEPTUAL Elaboración planes Programas de trabajo Proyectos concretos Objetivos Metas Cronogramas Presupuestos Misión Visión Estrategias Políticas Valores Principios Objetivos RESULTADOS Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes. 21 FASE CONCEPTUAL: Esta fase se encuentra comprendida por los siguientes elementos: MISIÓN. Identificación de la razón de ser de la organización, su radio de acción (local, regional, nacional), los elementos constitutivos, sus clientes, el grado de desarrollo tecnológico y sus principales fortalezas o cualidades. El planteamiento de la misión debe permitir el entendimiento claro de las características fundamentales de la organización a las personas. VISIÓN. Señala los objetivos o propósitos que la organización quiere alcanzar en un periodo de tiempo establecido, por ello debe plantearse como un reto y debe ser concreto, estimuladora de la acción y del compromiso. POLÍTICAS DIRECCIONADORAS: Pautas o criterios generales que rigen las diferentes acciones y/o procesos que se adelantan en la empresa y orientan a los colaboradores hacia el logro de los objetivos propuestos en cada una de las áreas y puestos de trabajo. Enunciados o criterios generales establecidos por quienes dirigen la empresa, que permiten orientar y encausar el pensamiento y la acción de los diferentes colaboradores en su actuación cotidiana. 22 Delimitan un área dentro de la cual se establecen unas reglas de comportamiento, buscando consistentes asegurar que las decisiones de rutina sean y contribuyan tanto a la definición como al logro de objetivos. Permiten dar coherencia y directrices generales para la elaboración de un plan y delegar autoridad sin perder el control. ESTRATEGIAS ORIENTADORAS. Planes de acción que permiten esbozar la forma correcta de utilización de los recursos, aún en la presencia de obstáculos; involucra la organización como un todo a través del tiempo, dentro de su ambiente.. La Estrategia tiene como propósitos los siguientes: Asegurar el éxito en la realización de proyectos. Superar los obstáculos y garantizar la supervivencia de los procesos. Enfrentar los problemas mediante procedimientos adecuados, producto de la reflexión. Crear nuevas formas de solución que den respuestas a circunstancias de espacio y tiempo, y a los problemas que se puedan resolver. 23 Pueden manejarse de dos maneras diferentes: COMO IDEA GENERAL: Alternativas, formas o medios que se predeterminan para alcanzar la visión, partiendo de la respectiva misión, y dar respuesta efectiva a los retos planteado en el tiempo. Orienta el programa general de acción y de trabajo y presupone el despliegue de esfuerzos y recursos para obtener los resultados, cumpliendo con los objetivos formulados. Son ejemplos de estrategias orientadoras: la capacitación oportuna, la calidad en el servicio, la rapidez y confiabilidad de la información, la seguridad en los vehículos, la disminución de los costos, dependiendo del contexto en que se manejen. COMO IDEA PARTICULAR: Selección de un curso específico de acción, orientado a la mejor utilización de los recursos disponibles. Escogencia de la alternativa más viable entre varias disponibles. Dentro de este contexto, se emplea en un marco de referencia más puntual: logro de una meta o de una acción particular. RESULTADOS ORGANIZACIONALES. Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo. Su visualización como hechos concretos permite generar retos de entrada y no permitir actos fallidos. 24 Los resultados pueden referirse a cualquiera de las áreas funcionales de la Organización: administración, finanzas, aspectos legales, parque automotor, prestación del servicio, personal, instalaciones físicos, posicionamiento externo, etc. OBJETIVOS. Blanco a alcanzar con el fin de que la organización cumpla sus metas. Pueden plantearse de carácter permanente o puntual DE CARÁCTER PERMANENTE: Fines hacia los cuales se dirigen las diferentes actividades de la organización. DE CARÁCTER PUNTUAL: Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo determinado (mediano y largo plazo). META: Objetivos que se desean alcanzar en un tiempo específico más corto, dentro del periodo que abarca el Plan. En este término se resumen los propósitos, la misión y los objetivos de la organización. 25 VALORES Código de conducta general que deben adoptar y poner en práctica todos los integrantes de la empresa, entre los que se destacan: honradez, tolerancia, respeto, solidaridad. PRINCIPIOS. Verdades fundamentales que orientan el quehacer cotidiano de la Organización, tales como: calidad, eficiencia, rentabilidad, servicio. PROPÓSITO: El Propósito de una Organización es su papel primario, tal como lo define la sociedad en que opera. OPERACIONALIZACIÓN DE LA PLANEACIÓN. La fase operativa a su vez, consiste en ordenar, agrupar y clasificar los OBJETIVOS definidos en categorías conocidas como PROYECTOS, los que también se agrupan según su afinidad en categorías más amplias denominadas PROGRAMAS. 26 EL PLAN DE LA ORGANIZACIÓN. Está constituido por el conjunto de programas articulados coherentemente. Según su enfoque puede denominarse de diferentes maneras: DE DESARROLLO. Cuando busca cambios graduales planificados. ESTRATÉGICO. Se enfoca en la obtención de resultados en el mediano y largo plazo. DE INVERSIONES. Señala la forma en que se invertirán los recursos económicos asignados, disponibles, o necesarios. TÁCTICO. Referido al logro de resultados en periodos de tiempo más cortos. 27 LA FASE DE LA ORGANIZACIÓN. En esta fase se define la distribución de las actividades entre los colaboradores de la compañía. FIGURA 3: FASE ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FASE OPERATIVA FASE CONCEPTUAL Estructura orgánica Procesos Procedimientos Plan de cargos Planta de personas Funciones Competencias Normalización Aseguramiento Dotación División del trabajo Especialización Coordinación Supervisión Eficiencia Eficacia Niveles jerárquicos Comunicación Información RESULTADOS Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes. Consiste en la identificación y diferenciación de los macroprocesos estratégicos, operativos y de apoyo, división del trabajo, creación de cargos, asignación de funciones y procedimientos, responsabilidades y competencias y recursos de dotación a suministrar. 28 En esta fase se estructura la empresa, apareciendo claramente evidenciadas las áreas funcionales: Comercial Técnica Talento Humano. Legal Logística Financiera y económica. Cada una con sus procesos, procedimientos y actividades inherentes a los objetivos planteadas en cada una de ellas y a su naturaleza. Por lo anterior, se hace necesario que en esta fase se tengan claramente definidos los criterios y pautas concernientes a: División del trabajo Especialización de funciones, procedimientos y tareas. Los modelos de coordinación y supervisión empleados. Las necesidades concretas de información y de comunicación entre grupos y personas Los niveles de jerarquía o las formas de liderazgo a implementar. Los procesos, procedimientos y funciones de rutina. 29 LOS PROCESOS La administración por procesos se caracteriza por los siguientes aspectos: Contar con formas organizativas ágiles Dividir el trabajo por responsabilidades y compromisos Trabajar en equipo y con equipos de trabajo definidos Revisar y actualizar permanentemente los procedimientos establecidos Normalizar hasta donde sea posible las actividades cotidianas, previo análisis de métodos de trabajo y cálculos de tiempos. Establecer y trabajar con indicadores. Hacer aseguramiento de calidad, con políticas de mejoramiento continuo y normas de calidad. LOS PROCEDIMIENTOS Descripción en forma detallada y secuencial de la manera en que deben ser llevadas a cabo las actividades. LOS MANUALES DE FUNCIONES Sistematizan la información sobre los diferentes aspectos organizacionales necesarios para la ejecución de un trabajo. Describe cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a cada cargo dentro de la organización. Su objetivo primordial es facilitar el conocimiento y entendimiento por parte de los dirigentes de la organización de las actividades desarrolladas 30 por los colaboradores, servir como herramienta para el análisis de los resultados obtenidos, ofrecer información que permita el establecimiento de métodos de control y seguimiento y adelantar procesos de autoevaluación de los logros obtenidos. LA FASE DE LA DIRECCIÓN Busca enfatizar y guiar a las personas integrantes de la organización hacia el empoderamiento y facilitación. FIGURA 4: FASE DE LA DIRECCIÓN CONOCIMIENTO DE OBJETIVOS DIRECCIÓN LIDERAZGO EJERCIDO TRABAJO EN EQUIPO EMPODERAMIENTO COMUNICACIONES EFECTIVAS RESULTADOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CAPACITACIÓN IMPARTIDA Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes. 31 Se relaciona con la capacidad de los grupos establecidos, para lograr en los colaboradores internos y externos, el manejo de elementos fundamentales para la efectiva ejecución del día a día, como son: El claro y colectivo conocimiento de los objetivos. Altos niveles de liderazgo. Trabajo en equipo. Comunicaciones adecuadas. Efectivos sistemas de información. Empoderamiento personal y colectivo. Capacitación y mejoramiento continuo. LA FASE DE CONTROL Etapa de implementación de herramientas para el seguimiento y desarrollo de las actividades de la organización. 32 FIGURA 5: FASE DE CONTROL CONTROL FASE OPERATIVA Cumplimiento a metas y objetivos Logro de resultados Procesos en ejecución, su logística, aseguramiento Manejo de indicadores Estructura organizacional adoptada Ambiente organizacional existente Resultados económicos y financieros Aspectos físicos Medidas correctivas RESULTADOS Fuente: Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes. Cierra el proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores. Permite realizar evaluaciones y confrontaciones de los resultados obtenidos y los objetivos planteados, para de esta manera efectuar las correcciones necesarias y planear el establecimiento de nuevas estrategias. 33 7.2. MARCO CONCEPTUAL Diagnóstico Es un proceso de construcción de conocimiento, estructurado, reflexivo y crítico que tiene como finalidad comprender, analizar, interpretar y transformar los hechos de un determinado proceso o situación de lo social. Empresa u Organización Es el ejercicio profesional de una actividad económica planificada, con la finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios, y con una unidad económica organizada en la cual ejerce su actividad profesional el empresario por sí mismo o por medio de sus representantes. Estrategia Forma de distribuir recursos, configuración de objetivos a largo plazo, conjunto de políticas, criterios para orientar las decisiones fundamentales. La conceptualización de cómo alcanzar los objetivos deseados en una situación conflictiva. La estrategia se preocupa de si se va a luchar, y en este caso, cuando y cómo, y la forma de lograr la máxima efectividad en un conflicto para alcanzar ciertas metas. La estrategia es el plan para la distribución práctica, adaptación y aplicación de los medios disponibles para alcanzar los objetivos deseados. Mercado El mercado, en economía, es cualquier conjunto de transacciones, acuerdos o intercambios de bienes o servicios entre compradores y vendedores. En contraposición a una simple venta, el mercado implica el comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los participantes. 34 Trabajo Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, que una persona natural ejecuta permanente y conscientemente para sí o al servicio de otra. Ventaja Competitiva En marketing y dirección estratégica, la ventaja comparativa es una ventaja que una compañía tiene respecto a otras compañías competidoras. Característica única de una empresa o producto que la hace ser superior a la competencia. Ventaja sobre los competidores obtenida por ofrecer precios más bajos a los consumidores por proporcionarles a estos más beneficios que justifiquen precios más altos. Código de comercio Un código de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado de normas de derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por objeto regular las relaciones mercantiles. 7.3. MARCO LEGAL Para las ferreterías son aplicables los principios de la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública – Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, y en lo no regulado particularmente, las normas civiles y comerciales y las reglas previstas en las convocatorias, así mismo la ley 996 de 2005 Ley de Garantías y de los artículos del Código de Comercio. Las Ferreterías deben ajustarse a las siguientes normas para la presentación de licitaciones: 35 1. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. 2. Normas pertinentes del Código de Comercio y del Código Civil, en lo no previsto por las disposiciones anteriores. 3. Las reglas previstas en los Pliegos de Condiciones. 4. Las demás disposiciones que por el objeto y la naturaleza del contrato le sean aplicables. 5. Las propuestas que se presenten. 6. Los demás documentos que se produzcan durante el proceso de selección. CÓDIGO DE COMERCIO CAPITULO II. DEBERES DE LOS COMERCIANTES ARTICULO 19. Es obligación de todo comerciante: 1) Matricularse en el registro mercantil; 2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad; 3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales; 4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades; 5) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y 6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. 36 7.4. MARCO SITUACIONAL HIERROS HB S.A LA RAZÓN DE SU NOMBRE Las siglas HB corresponden a las iniciales de sus dos socios fundadores José Bertulio Pérez Gómez y Hernando Frías. HIERROS HB S.A debe su nombre a su actividad principal, compra y venta de material para construcción (Hierro, PVC, Eternit, Cemento, Láminas, Mallas, Tejas, Pintura, etc.) HISTORIA La empresa inicia sus actividades el nueve (9) de febrero de mil novecientos noventa y uno (1991) como una sociedad limitada (LTDA), con aportes de capital de sus dos propietarios por igual cuantía, en las instalaciones para ello ubicadas en la carrera 6 Nº 34-34 de la ciudad de Pereira (Risaralda), siendo el señor Bertulio el Gerente y acompañado por una Secretaria, un Bodeguero y un Vendedor. Desde ese mismo año la empresa se preocupó por invertir en infraestructura y equipos para brindar mayor satisfacción a sus clientes. Para el primer año y dada las necesidades detectadas por los socios debido a la creciente demanda generada por la expansión del mercado 37 a otras regiones del país, se procedió a sistematizar la empresa y a vincular nuevo personal; dos años después se compraron dos camiones para mejorar el servicio de entrega de la mercancía haciéndola más eficiente. En 1995 preocupados por ampliar sus instalaciones locativas se adquirió un lote ubicado en la calle 9 Nº 7A-60 La Badea, Dosquebradas (Risaralda) donde se inició la construcción de la bodega, que en el año 1997 pasó a ser la sede principal de la empresa. Allí se colocó un puente grúa que permitió mayor eficiencia en el almacenamiento y despacho de la mercancía, y se amplió el espacio de las oficinas para el personal administrativo y de ventas brindando mayor comodidad. LA SUCURSAL DE BOGOTÁ… Debido a la creciente demanda se detectó la necesidad de abrir un nuevo punto de venta, razón por la cual se optó por la ciudad de Bogotá, ya que es una de las ciudades colombianas con mayor desarrollo industrial, gran infraestructura, estratégica posición geográfica, y por la conveniencia de los socios ya que uno de ellos residía en esa ciudad, así se dio la apertura de la sucursal HIERROS HB Bogotá el 11 de febrero de 1997, la bodega se encontraba ubicada en la zona comercial de Paloquemado y se pagaba por su arrendamiento. En el año 2000 se efectuó la inversión en tecnología representada en la compra de un carro montacargas, una máquina enderezadora de chipa, 38 un circuito cerrado de televisión, a fin de incrementar la eficiencia y seguridad de la empresa. SUCURSAL DE CALI… Para el año 2002, el 9 de octubre, se constituyó la sucursal de Cali. Por iniciativa y visión del gerente José Bertulio, su conocimiento de la ciudad, la ayuda de un amigo, y la información suministrada sobre al posibilidad de acceder a ese mercado se decidió establecer una sucursal en esa ciudad. Inicialmente se ubicó en una zona industrial, allí funcionó por casi dos años, pero era una bodega pequeña y arrendada por lo que se generaban sobrecosto. Por ofrecimiento de los terrenos de parqueadero de la empresa de expreso bolivariano se procedió a la compra de los mismos debido a su bajo costo y buena ubicación. Las actividades se iniciaron en la bodega y con un puente grúa. Para el año 2006 se efectuó la compra y adquisición de dos puente grúa y la importación de una máquina para figurar el hierro. Se paga leasing a 60 meses de los cuales ya van 48 (2 años). En estos momentos la sucursal de Cali es la más tecnificada y la administración está a cargo del señor Hernando Frías. 39 CAMBIO DE DOMICILIO DE LA SUCURSAL DE BOGOTÁ… Debido a los continuos inconvenientes de los automotores de la empresa para efectuar el parqueo que permitiera el cargue y descargue de la mercancía y la poca flexibilidad que este local ofrecía, la sucursal de Bogotá fue trasladada a una bodega localizada en el sector de Fontibón donde igualmente se paga renta, este cambio ha repercutido notablemente en el índice de ventas que reporta la sucursal tendiendo a la baja. Se realizó la compra de un terreno en el mismo sector pero aún no se inicia la construcción de las instalaciones. ALGO MÁS SOBRE LA SUCURSAL DE PEREIRA. Posee tres bodegas en las que se almacenan los productos de acuerdo al material del que se encuentran fabricadas y su uso. Su capital humano está conformado por 35 empleados, 25 hombres y 10 mujeres. EN LA ACTUALIDAD… Hoy HIERROS HB S.A es una empresa que cuenta con reconocimiento a nivel nacional en la comercialización de material para la construcción, además posee el capital económico y humano que permite ofrecer a sus clientes versatilidad de productos, calidad, buenos precios, la mejor atención, asesoría, respaldo técnico y eficiencia en las entregas. El recurso humano con el que cuenta la empresa está conformado por 111 personas, 30 mujeres y 81 hombres, distribuidos en las áreas administrativa, comercial y operativa. En este momento la empresa realiza las importaciones de material relacionado principalmente con hierro a través de sucursal de Bogotá. 40 Esta actividad es efectuada por su Director Comercial. La sucursal de Cali es la que está reportando mayores ventas al día de hoy. CARGOS: Gerente. Auxiliar de inventario. Subgerente. Cajera. Director comercial Mensajero (Cobrador). Director de cartera. Asesor Comercial. Auxiliar Contable. Jefe de bodega. Nómina. Auxiliar de bodega. Auxiliar General. Conductor. Secretaria. Servicios Generales. 41 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA FIGURA 6: EMPLEADOS DE LA EMPRESA # EMPLEADOS DE LA EMPRESA PEREIRA ; 35; 32% CALI ; 42; 37% BOGOTÁ ; 34; 31% PEREIRA BOGOTÁ CALI Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao En la sucursal de la ciudad de Cali se encuentra el mayor número de trabajadores de la empresa, 42, lo que representa un 57 % del recurso humano. Se muestra un número similar para los colaboradores de la ciudad de Pereira y Bogotá. FIGURA 7: EMPLEADOS POR GÉNERO EMPLEADOS POR GÉNERO MUJERES; 29; 26% HOMBRES ; 82; 74% HOMBRES MUJERES Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao La mujer representa un 26% del recurso humano de la empresa, mientras que el restante 74% está conformado por hombres, esto debido a que la mayoría de actividades son desarrolladas en el área de bodegas donde se requiere de fuerza física y existen mayores riesgos. Las mujeres realizan labores relacionadas con la administración y ventas. 43 FIGURA 8: EMPLEADOS POR SUCURSAL EMPLEADOS POR SUCURSAL 32 35 # PERSONAS 30 26 24 25 20 15 11 10 8 HOMBRES MUJERES 10 5 0 PEREIRA BOGOTÁ CALI CIUDAD Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao El mayor número de empleados de género masculino se encuentra situado en la ciudad de Cali, 32, mientras que el mayor número de mujeres se encuentra en la ciudad de Pereira, 11. El menor número de colaboradoras mujeres se sitúa en Bogotá, 8, y el menor número de hombres de la empresa se encuentra en Pereira, 24. 44 FIGURA 9: ÁREAS DE LA EMPRESA ADMINISTRATIVA: ADMINISTRATIVA Gerente Subgerente Director Comercial Auxiliar Contable Auxiliar de Nómina COMERCIAL COMERCIAL: OPERATIVA Director de Cartera Asesor Comercial Cajera (o) Auxiliar de Inventario Mensajero- Cobrador OPERATIVA: Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Conductor Servicios Generales Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao A pesar de que se cuenta y se conoce la información de los cargos desarrollados al interior de la organización, hasta el momento no se había realizado una caracterización de las áreas que conforman la misma. 45 FIGURA 10-11: EMPLEADOS POR ÁREA EMPLEADOS POR ÁREA ADMINISTRATIVOS; 16; 15% OPERATIVOS; 58; 55% VENTAS ; 32; 30% ADMINISTRATIVOS VENTAS OPERATIVOS EMPLEADOS POR ÁREAS # EMPLEADOS 30 26 25 18 20 13 14 15 10 9 10 6 6 4 5 0 PEREIRA BOGOTÁ CIUDAD CALI ADMINISTRATIVOS VENTAS OPERATIVOS Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao El 55 % de los empleados de la organización se concentra en el área operativa, el 32% en ventas y el restante 15% en el área administrativa. La sucursal de la ciudad de Cali, muestra el mayor número de colaboradores en el área Administrativa, 26 personas, presentando casi el doble de la ciudad de Pereira, donde se cuenta solo con 14 personas para adelantar las labores administrativas. 46 FIGURA 12: RELACIÓN ENTRE LAS ÁREAS DE LA EMPRESA ADMINISTRACIÓN BODEGA CONTABILIDAD COMERCIAL Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao El flujo de la información y la comunicación entre las diferentes áreas de la empresa se da bidireccionalmente, lo que permite el conocimiento, la interacción y participación de los colaboradores en los procesos desarrollados tanto en su área de trabajo como en aquella donde se maneja la información suministrada. 47 8. DISEÑO METODOLÓGICO 8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN Los métodos utilizados en la presente investigación son los siguientes: • Deductivo: la primera parte de la investigación requiere un diagnóstico del actual estado de la empresa y los trabajos adelantados hacia la elaboración del manual de funciones. • Inductivo: de acuerdo a la percepción y observaciones encontradas en la etapa de diagnóstico, se plantean aportes y mejoras. • Sintético: una vez sugeridas las mejoras, finalmente se estructura una adecuada Planeación Estratégica y Manual de Funciones y Procedimiento. 8.2. FASES DE LA INVESTIGACIÓN Recopilación organización, de su la información: conocimiento conformación, las de la actividades desarrolladas y obtención de la información requerida. Diagnóstico: establecer el estado actual de la empresa y los trabajos adelantados en la elaboración del manual de funciones. 48 Análisis de la información obtenida: se identificarán las falencias y fortalezas de la compañía. Propuestas: de acuerdo al diagnóstico realizado se propone el mejoramiento y la implementación de un sistema adecuado en lo pertinente planeación estratégica y manual de funciones y procedimientos a fin de que éste se adapte a los requerimientos de la organización. Informe: presentación del informe final con las mejoras propuestas. Elaboración del manual de funciones y procedimientos donde se especifiquen las actividades a desarrollar en cada uno de los cargos. Proceso de sensibilización y socialización del trabajo adelantado en la organización. 8.3. POBLACIÓN Y MUESTRA La población seleccionada posee unas características propias las cuales van a determinar el objeto de estudio. La población son los integrantes de la empresa Hierros HB S.A en todos sus niveles, lo que constituye un total de 36 personas. 49 8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN OPERACIONALIZADAS CUADRO 1: VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN PROCESO VARIABLE RESULTADO Misión GERENCIAL Diseño de la misión, visión, organigrama para Visión mejorar Organigrama el direccionamiento de la compañía Compra MISIONAL y venta productos de Comercialización de los productos Financiero Recurso humano APOYO Salud ocupacional Comunicación Ambiente de trabajo Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao 50 Contar con colaboradores motivados y comprometidos en el desarrollo actividades de las 9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA CUADRO 2: VARIABLES Y SU ESTADO VARIABLES ESTADO Es deficiente en cuanto al desconocimiento de los factores administrativos e importancia DIRECCIONAMIENTO del papel a desempeñar por cada uno de los colaboradores MISIÒN No se encuentra diseñada VISIÓN No se encuentra diseñada Aunque existe diferenciación de los cargos e ORGANIGRAMA información, no se cuenta con este, algunos de los colaboradores desconocen cual es su jefe inmediato No se cuenta con un área o persona que RECURSO HUMANO desarrolle las actividades necesarias para brindar apoyo en el manejo del personal SALUD OCUPACIONAL FINANCIERA COMUNICACIÓN No se está implementando el programa de salud ocupacional Buena relación y conocimiento de los proveedores y manejo de cartera Se presentan falencias lo que ocasiona el surgimiento de conflictos Se vislumbra un clima tensionante, MEDIO AMBIENTE DE estresante y sin ninguna motivación, lo que TRABAJO limita a los colaboradores a cumplir sus funciones o tareas encomendadas Fuente: Empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao 51 9.1. DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 9.1.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 9.1.1.1. MISIÓN Y VISI MISIÓN La empresa HIERROS HB S.A dedica sus actividades a la comercialización de materiales para la construcción y enfoca sus directrices hacia la satisfacción de sus clientes, ofreciendo productos de alta calidad, servicio calificado, los mejores precios, eficiencia en los tiempos de entrega, asesoría, respaldo técnico y acompañamiento en los proyectos emprendidos. Para ello cuenta con la infraestructura y el capital humano capacitado, comprometido con los procesos necesarios para alcanzar los objetivos institucionales y dispuesto a contribuir con el desarrollo y mejoramiento de la nación. VISIÓN Para el año 2010 HIERROS HB S.A propenderá por la consolidación de su posicionamiento a nivel nacional como una de las mejores empresas en el mercado de materiales para la construcción, destacándose por sus estándares de calidad, alto nivel de satisfacción de sus clientes, tanto internos como externos, y compromiso con el desarrollo arquitectónico, social y económico de las diferentes regiones. 52 9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES Liderazgo. Alcanzar el liderazgo del mercado de materiales para la construcción a través de la actualización en forma permanente de los procesos y la infraestructura tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda del mercado. Rentabilidad. Lograr altos niveles de rentabilidad a través de la productividad, y la administración de los recursos económicos, de manera que permita el desarrollo de las actividades de la empresa. Gestión tecnológica. Conocimiento de las alternativas tecnológicas que puedan favorecer el desarrollo de las actividades ejecutadas en la empresa y capacitación del equipo humano. Desarrollo social. Participar activamente en el mejoramiento de las condiciones sociales y económicas del país siendo una fuente generadora de empleo. Calidad. Satisfacción de los requerimientos del cliente a través de la oferta de una amplia gama de productos, respaldada por la asesoría técnica calificada, altos estándares de calidad y acompañamiento en obras y proyectos por parte del equipo humano integrante de la compañía. 53 9.1.1.3. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS Los Principios Corporativos son el marco de actuación ética de la organización y la base de la cultura institucional, entendida ésta como el conjunto de valores que inspiran y guían su vida cotidiana, adicionalmente son las directrices rectoras del Plan Estratégico. Por tanto, la gestión de la organización se soportará en los siguientes Valores: Transparencia: La Transparencia y la Honestidad deben ser los principios centrales en el actuar organizacional y deben ser aplicados, sin excepción, por todos los miembros de la organización. Servicio al Cliente: Una tarea permanente y fundamental de la organización será crear una cultura de servicio a sus clientes tanto internos como externos, satisfaciendo sus necesidades y expectativas y ofreciendo asesorías pertinentes para sus requerimientos. Logro de Resultados: Los resultados deben lograrse dentro de un entorno de productividad en el cual la eficiencia y la eficacia se combinen para asegurar una entidad altamente productiva, con un uso racional de los recursos, generadora de nuevos ingresos que aseguren la sostenibilidad organizacional y proporcione valor agregado para la empresa, los miembros de la organización y la sociedad. 54 Comunicaciones: El manejo oportuno y adecuado de la información será una de las principales responsabilidades en todos los niveles, permitiendo el mejoramiento del clima laboral y creando así las condiciones necesarias para desarrollar y asegurar el alcance de los objetivos organizacionales. Calidad y Competitividad: Las actividades deben desarrollarse dentro de un ambiente de Calidad, que permita el aprendizaje continuo en la articulación de los talentos, las oportunidades, el entorno, los riesgos y los beneficios. La calidad debe ser la obsesión institucional en todo lo que hagan todos y cada uno de los miembros de la organización. Creatividad e Innovación: La organización tiene que desarrollar su actuar en un entorno que facilite la creación y la innovación como el único medio posible para anticipar las demandas de una sociedad en proceso de cambio cada día más acelerado. El uso intensivo de la tecnología para la modernización y virtualización de los ambientes y espacios para la gestión, será un vehículo para estimular la Creatividad y la Innovación. 55 9.1.1.4. POLÍTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEÑO Seguir los conductos regulares para la presentación de observaciones, quejas y reclamos, tanto del cliente interno como externo. Todos los integrantes de HIERROS HB S.A deben: Cumplir de forma correcta con los horarios de trabajo establecidos por la empresa. Ejecutar de manera comprometida y con disposición las funciones del cargo para el cual fue contratado. Velar por un ambiente de trabajo tranquilo, cordial, colaborativo y motivador. Generar espacios de comunicación y difusión de las actividades encaminadas al logro de los objetivos organizacionales, personales y la mejora del clima organizacional. Brindar la mejor atención a los clientes, asegurando a los existentes y posibilitando la adhesión de nuevos compradores. Cuidar y conservar en buen estado los implementos y elementos de trabajo suministrados por la empresa. 56 Buscar a la menor brevedad posible solución a las situaciones o inconvenientes que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades diarias, propias de la compañía. Utilizar los implementos de protección establecidos para que no se presenten, en lo posible, accidentes de trabajo. Comprometerse con el mejoramiento continuo de la empresa y las actividades que adelanta. Facilitar y acompañar a los nuevos colaboradores con la familiarización de las actividades a ejecutar. Manifestar, comunicar o exponer estrategias que contribuyan al mejoramiento y conservación de un buen ambiente de trabajo. Respetar y ofrecer el mejor trato a todos los integrantes y visitantes de la compañía. 9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA ORGANIZACIÓN INFRAESTRUCTURA FÍSICA La empresa cuenta con una infraestructura física propia para la ejecución de las actividades inherentes a la comercialización de productos, contando con áreas para oficinas y bodegas. Se cuenta con tres bodegas contiguas o adyacentes y comunicadas entre sí donde se almacena diferente tipo de productos. La distribución física de las instalaciones permite establecer e identificar cuatro (4) áreas: Comercial. En ella se ubican: Subgerencia. Caja. Dirección Comercial. Ventas. Dirección Cartera. Es un salón grande del primer piso donde se encuentran todas las personas (12) que desempeñan los cargos antes mencionados. Inventario. Salón ubicado sobre parte del área de ventas, donde además se encuentra la sala de juntas y es ocupado por dos (2) Auxiliares de Inventario. Administración. Compuesta por la oficina de Gerencia, el área de Contabilidad (salón dispuestos o dotado de varios escritorios) y cafetería (cocina). Personal: Gerente, Auxiliar Contable, Nómina, Practicantes y personal de outsourcing. Se encuentra ubicado en el segundo piso sobre el área de ventas y entrada a la bodega 1. 57 Bodegas. Se cuenta con tres (3) bodegas para el almacenamiento de los productos comercializados y oficina de despacho (en la bodega 1). Bodega 1: Tubería, pintura, puntilla, platinaría, varilla grafilada, productos SIKA, perfilaría liviana, malla gallinero (pollo). Bodega 2: Varillas, ángulos, láminas, malla electrosoldada, perlines. Bodega 3: PVC (tubería y accesorios), chipas, alambres, cemento, tejas, palcas de asbesto y de yeso. Las oficinas se encuentran distribuidas en dos (2) niveles y ubicadas hacia la entrada de la Bodega 1. Se cuenta con una zona de parqueadero que permite el parqueo de carros de empleados, visitantes y vehículos de la empresa. 58 ÁREAS FÍSICAS FIGURA 13: DISTRIBUCIÓN GENERAL DE BODEGAS Y OFICINAS BODEGA 1 BODEGA 2 BODEGA 3 OFICINAS PISO 1 Y 2 OFICINA PISO 2 OFICINAS PISO 1 OFICINAS PISO 2 Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao 59 FIGURA 14: DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS G: GERENCIA AC: AUX. CONTABLE AN: NÓMINA A: AUDITORIA CO: COCINA S: SUBGERENCIA V: VENTAS C: CAJA 1: DIR. COMERCIAL 2: DIR. CARTERA D: DESPACHO B: BAÑO 1 2 C C O V M BODEGA 1 INVENTARIO S BODEGA 1 SALA DE JUNTAS V E B V R V V B CO B V AN CONTABILIDAD A G D Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao 60 AC A A SALA DE ESPERA INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS. Las principales máquinas y herramientas que utiliza la empresa para el desarrollo de su actividad son: EQUIPO DE OFICINA: COMPUTADORES: 13 Gerente, Subgerente, Nómina, Auxiliar Contable, Auxiliar General, Auxiliar de Inventario (2), Director Comercial, Director de Cartera, Caja, Vendedores (2), Auditoria. IMPRESORAS: 9 Auxiliar Contable, Nómina, Auxiliar General, Auditoria, Auxiliar de Inventario (2), Ventas (1 para facturación de ventas de contado), Caja (caja y ventas de Crédito) compartida con Director de Cartera, este último posee otra más. MÁQUINA DE ESCRIBIR ELÉCTRICA: 1 Secretaria TELÉFONOS: 19 Todos los empleados del área administrativa y ventas cuentan con una extensión telefónica. FAX: 2 Área contable (1), ventas (1). CELULARES: 4 Área contable (2), ventas (2). FOTOCOPIADORA: 1, ubicada en el área contable. 61 EQUIPO DE SEGURIDAD: Circuito cerrado de televisión con visor y cuatro (4) cámaras. CAJA FUERTE: 2 MAQUINARIA Y HERRAMIENTA DE BODEGA: BODEGA: báscula, seguetas, pinceles, pintura, linternas, barras, cadenas, cizalla para chipa y varilla, serrucho, alicates, cortafrío, tijeras, calibrador, pulidora. CARRO: gato, palanca, llave de perno, juego de herramienta auxiliar (alicate, destornilladores, etc.). El flujo de la información entre los diferentes departamentos se realiza a través de comunicación telefónica, traslado o movilización del personal de un área a otra. Para lograr un buen manejo de los productos y la maquinaria y equipo se debe contar con la capacitación adecuada de manejo y lo más importante el compromiso de todos los integrantes de la empresa de hacer buen uso de estos. PUENTE GRÚA. Esta máquina es de gran ayuda en la manipulación de la mercancía ya que puede soportar grandes pesos, permitiendo que el proceso de cargue y descargue de los productos sea mucho más rápido evitando al Auxiliar efectuar sobreesfuerzos. Se debe tener mucho cuidado y precaución con su manejo. Es una máquina que solo puede ser utilizada al interior de la bodega donde se encuentra instalada. 62 MONTACARGAS. Sirve de apoyo y complemento al puente grúa y al personal, se utiliza en el cargue y descargue de los productos, su almacenamiento y movilización entre una bodega y otra. HORARIO Y JORNADA DE TRABAJO. La jornada laboral de ocho (8) horas diarias se cumple de lunes a viernes desde las 7:30 a.m. a 12 a.m. y de 2 p.m. a 5:30 p.m. y los sábados a horas de 8 a.m. a 12 a.m. Dependiendo de la demanda y actividades pendientes el horario se extiende pero se pagan horas extras a los empleados de bodega. VÍAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESIBILIDAD. Para tener acceso a la empresa se dispone de diferentes vías de comunicación por su ubicación sobre la vía de la badea (variante Turín – La Popa). 63 9.1.3. ORGANIGRAMA FIGURA 15: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (ACTUAL) ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS JUNTA DIRECTIVA SECRETARIA DEPARTAMENTO CONTABLE REVISOR(A) FISCAL GERENTE DEPARTAMENTO COMERCIAL SERVICIO GENERAL SUBGERENTE AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR NÓMINA AUXILIAR GENERAL DIRECTOR CARTERA DIRECTOR COMERCIAL COBRADOR (MENSAJERO) Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao ASESOR COMERCIAL CAJA AUXILIAR INVENTARIO JEFE DE BODEGA CONDUCTOR AUXILIAR BODEGA SERVICIOS VARIOS 64 Aunque se conocen los las actividades desarrolladas por los colaboradores de la organización y se diferencian los cargos, no se ha elaborado la estructuración del organigrama que permita el ofrecer a los miembros de la empresa la claridad en cuanto a la composición de la misma, por lo que se procedió a utilizar la información recopilada para el diseño de la estructura organizacional al momento de iniciar la práctica empresarial. 65 FIGURAS 16: ORGANIGRAMA POR FUNCIONES ADMINISTRATIVA COMERCIAL OPERATIVA Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao En la empresa Hierros HB S.A. se distinguen tres (3) tipos de funciones: administrativa, comercial y operativa en donde se enmarcan todas las actividades desarrolladas. 66 CUADRO 3: CAMBIOS SUGERIDOS ORGANIGRAMA POR FUNCIONES ADMINISTRATIVA: COMERCIAL: Gerente Subgerente Auxiliar Contable Auxiliar de Nómina Director de Cartera Cajera (o) Secretaria Director Comercial Asesor Comercial Auxiliar de Inventario Mensajero- Cobrador OPERATIVA: Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Conductor Servicios Generales Para la no afectación en gran proporción del modelo hasta ahora adelantado por la organización, donde se encuentran incluidas las funciones financieras y contables dentro de la administración, se sugieren los siguientes cambios para dar un poco más de estructuración a las diversas áreas: Situar al Director Comercial en el área comercial y no en la parte administrativa. Director de Cartera y Cajera en el área administrativa y no en la comercial, debido a que son cargos de gran responsabilidad e importancia y la información que manejan va dirigida a la administración principalmente. 67 FIGURA 17: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1) ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS JUNTA DIRECTIVA GERENTE SECRETARIA REVISOR(A) FISCAL SUBGERENTE DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO CONTABLE AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR GENERAL AUXILIAR NÓMINA DIRECTOR CARTERA COBRADOR (MENSAJERO) DEPARTAMENTO LOGÌSTICA DIRECTOR LOGÌSTICO DIRECTOR COMERCIAL ASESOR COMERCIAL CAJA SERVICIO GENERAL AUXILIAR INVENTARIO JEFE DE BODEGA CONDUCTOR AUXILIAR BODEGA SERVICIOS VARIOS 68 FIGURA 18: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 2) ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS JUNTA DIRECTIVA SECRETARIA AUDITORÍA GERENTE SUBGERENTE DEPARTAMENTO CONTABLE AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR NÓMINA AUXILIAR GENERAL DEPARTAMENTO COMERCIAL DIRECTOR CARTERA COBRADOR (MENSAJERO) SERVICIO GENERAL DIRECTOR LOGÌSTICO DIRECTOR COMERCIAL ASESOR COMERCIAL CAJA AUXILIAR INVENTARIO JEFE DE BODEGA CONDUCTOR AUXILIAR BODEGA SERVICIOS VARIOS 69 ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1): En este diseño se propone que el cargo de Subgerente quede por fuera del departamento comercial y haga parte de la administración como debe ser, para colaborar con el manejo integral de la organización; el cargo de Director de Cartera guíe y apoye las labores del Mensajero- Cobrador; el Director Comercial se encargue de apoyar las actividades de Asesores Comerciales, Cajera, Auxiliares de Inventario; la creación de un departamento de Logística desde donde se estructuren y coordinen las funciones operativas del Jefe de Bodega, Conductores, y Auxiliares de Bodega. (PROPUESTO 2): En este diseño se propone a diferencia del anterior que el departamento comercial sea el encargado de coordinar las actividades de los directores de Cartera, Comercial y Logístico para lograr una mayor interacción entre estos y garantizar mayores beneficios no solo para la empresa sino también para los clientes tanto internos como externos. 70 9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 9.2.1. MAPA DE PROCESOS CUADRO 4: MAPA DE PROCESOS ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA Direccionamiento de la compañía. Planteamiento de estrategias. Revisión informes de ventas y cumplimiento de las metas. Interacción con proveedores. Autorización de documentos y acciones a implementar. Establecimiento de políticas de compras y ventas. GERENCIALES GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO. Selección de personal. Contratación. Liquidación contrato. Programación de vacaciones. Capacitación técnica. Cuadros de reemplazo (informal). Programación de actividades. AUTORIZACIONES. 71 VENTAS Programación de visita al cliente. Atención de mostrador o visita al cliente. Consulta de disponibilidad de productos. Asesoría técnica. Cotización de productos para clientes. Seguimiento de las cotizaciones. Orden de Pedido. Facturación. Remisión de mercancía. Seguimiento del pedido. COMPRAS MISIONALES Determinar productos a comprar. Selección proveedor. Pedido a proveedores. FIJACIÓN PRECIO DE VENTA. Establecimiento de precio de venta de los productos Cambio de precio. Fijación precio de negociación y descuentos. METAS DE VENTAS. Generación informe de ventas. Revisión estadísticas de ventas. Fijación meta de ventas. Seguimiento meta de ventas. 72 COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES. Conocimiento de productos. Asesoría y capacitación equipo de ventas. Tramitación de asesoría muy especializada para clientes. 73 RECEPCIÓN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍA. Recepción de facturas o remisiones. Descargue, ingreso y almacenamiento. Reporte y verificación de los productos recibidos. Sistematización ingreso de mercancía. Revisión ingreso de mercancía al sistema. Ajustes de inventario. DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA. Programación del cargue de los vehículos y ruta de entrega. Recepción facturas o remisiones. APOYO Planeación del cargue y distribución de los productos en los vehículos. Alistar mercancía a despachar. Cargue de mercancía al vehículo. Verificación del cargue y autorización de salida de los vehículos. Transporte de mercancía. Descargar mercancía. Entregar facturas al cliente. DEVOLUCIÓN EN VENTAS Gestión de devolución de mercancía 74 GESTIÓN CONTABLE. Consulta de saldo en bancos. Registro de consignaciones. Cuadre y revisión de la caja. Registro de reembolso de caja menor. Conciliación bancaria. Revisar cuenta con clientes y proveedores Revisión de la cartera de la empresa. Cancelación de anticipos de clientes. Manejo de información contable y general de las sucursales. Control de costos de inventario. Documentación e informes requeridos por entidades estatales. COBRO Y RECAUDO Generación de listado de cartera vencida. Entrega de listado de cartera. Cobro. Recaudo. Seguimiento del estado de cobro y recaudo. Ajuste de cartera al cliente. Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes. CAJA Cuadre de caja. Manejo del dinero en caja. Administrar la caja menor. 75 Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo. Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja. Cheques devueltos. Recepción pago del cliente. NÓMINA. Liquidación de nómina. Pago de nómina. Pago parafiscales. Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y todas las prestaciones contempladas por la ley. Interfase de nómina. ESTUDIO DE CRÉDITO. Solicitar y recibir documentación. Estudio de crédito. Creación de terceros. MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO. Elaboración y entrega de notas. Codificación de productos. Inventario físico de los productos de bodega. Facturación de remisiones. Traslado de mercancía. Liquidación de fletes. 76 MENSAJERÍA. Pagos y consignaciones en bancos. Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes. Entrega de documentos a clientes. Solicitar y entregar documentación en entidades. Compras eventuales de oficina. SALUD OCUPACIONAL. Dotación de elementos de protección personal. Dotación de uniformes. Dotación de botiquín de la planta y de los APOYO automotores de la empresa. Accidente de trabajo GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO. Selección de personal. Afiliaciones y contrato de trabajo. Inducción. Asesoría y capacitación equipo de ventas. Liquidación contrato de trabajo. Vacaciones. 77 MANEJO DE ARCHIVO. Archivo de documentos. Préstamo de documentos. SERVICOS GENERALES. Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería. Servicio de cafetería. Aseo áreas de oficinas. Oficios varios. En el Mapa de procesos se hace la diferenciación de los procesos desarrollados en la Hierros HB S.A, donde es posible vislumbrar que los procesos misionales se enfocan hacia la comercialización de los productos, pero que se requiere de muchas actividades a nivel de apoyo para garantizar el éxito de los mismos, claro está sin dejar de lado las actividades administrativas que direccionan, plantean y diseñan las estrategias a seguir para el logro de los objetivos. 78 9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO PROCESO: COMPRA PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR INICIO Recibir información de los stocks de mercancía Consultar la información de las ventas efectuadas Revisar o chequear la información Calcular las cantidades existentes de cada producto Determinar la rotación de los productos Producto de alta rotación? SI Consultar punto de reorden 1 79 NO Redefinir punto de reorden 1 Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden Compra el producto? NO Esperar alcanzar punto de reorden SI Establecer cantidad a comprar FIN Los demás diagramas de Flujo se muestran en el ANEXO A 80 9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra comercializados por le empresa. de los productos que serán 1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas de compra o remisiones. 1.7 RIESGOS: Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación. Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los costos de compras. Verificación de precio de negociación con proveedor. Proveedores certificados. Revisión de las facturas y mercancía comprada. 81 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMPRA Nº Orden Código: Procedimiento productos a Área Responsable Responsable Administrativa Subgerente 1 Determinar comprar 2 Selección del proveedor Administrativa Subgerente 3 Pedido de mercancía a proveedores Administrativa Subgerente 82 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 1.4 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar. 1.5 GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar permite direccionar las actividades de compra hacia la consecución de los productos que realmente se están agotando y que debido a su rotación deben ser adquiridos. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de productos a comprar. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de mercancía existente. PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a comprar. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de productos a comprar y cantidad. 1.9 RIESGOS: Información de stocks de mercancía desactualizado. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la información. 1.11 OBSERVACIONES. 83 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: DETERMINAR COMPRAR N° PRODUCTOS A Actividad Página Responsable Área Frecuencia D S M O 1 Recibir información de los stocks de mercancía Subgerente Administrativa X 2 Consultar información de las ventas efectuadas Subgerente Administrativa X 3 Revisar o información Subgerente Administrativa X 4 Calcular las cantidades existentes de cada producto Subgerente Administrativa X 5 Determinar la rotación de los productos Subgerente Administrativa X 6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X 7 Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden Subgerente Administrativa X 8 Establecer la comprar Subgerente Administrativa X chequear cantidad la a Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. Los procesos y sus respectivos procedimientos se muestran en el ANEXO B 84 9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Gerente Administrativa Junta Directiva II. OBJETIVO Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Desempeñarse como representante legal de la empresa. Direccionar y administrar la compañía. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y políticas generales y particulares para todas y cada una de las áreas de la empresa. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y administración de la compañía, señalarles su remuneración y atribuciones y removerlos cuando lo estime conveniente. Aprobar y realizar la contratación de personal. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones tomadas. Determinar el orden de pago a proveedores. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas. Tomar decisiones. Implementar las políticas de la empresa. Establecer los parámetros de administración en cuanto a planeación estratégica. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de la compañía. Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía. Rendir cuentas comprobadas de su gestión a la Junta Directiva, al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la misma junta se lo exija. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los estados financieros e informes sobre la situación financiera de la empresa. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita 85 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Gerente Administrativa Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administración de personal; conocimientos en planeación estratégica. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Contar con educación de nivel superior en Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines. Experiencia Mínimo dos años de experiencia en empresas del mismo sector o en labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse con las actividades que implica su cargo. El manual completo se muestra en el ANEXO C 86 9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Pueden ser tomadas como los indicadores aplicables a la evaluación del desempeño, ya que permiten establecer la manera como los integrantes de la compañía propenden hacia el logro de los objetivos organizacionales. PERSONALES. Aptitud ante las reglas. Conducta ante la autoridad, respeto y cumplimiento de las normas o reglas establecidas. Aptitud frente al cambio. Reacción ante cambios eventuales en diversos campos y afectación de estos sobre el comportamiento y las labores a desempeñar. Autocontrol y estabilidad emocional. Actitud y manera como enfrenta los diferentes situaciones laborales y personales a las que se encuentra expuesto. Honestidad e integridad. Evaluación de la forma de actuar de las personas ante diversas situaciones a las que se enfrenta. Motivación. Importancia de factores motivacionales en el desarrolla las actividades encomendadas. Orientación a los resultados. Factores que llevan la persona hacia el logro de los objetivos. Reacción ante problemas. Capacidad de proponer alternativas de solución a los inconvenientes que se presenten. 87 Responsabilidad. Nivel de compromiso con las actividades que desempeña. Compromiso con el desempeño de las actividades para las que fue contratado. INTELECTUALES. Capacidad de Aprendizaje. Inquietud por conocer temas y tendencias desconocidas y actualizar los conocimientos previamente adquiridos y la facilidad con que asimila la información e instrucción. Capacitación. Nivel de conocimientos y experiencia con la que cuenta para desempeñar las funciones que se le imputen. Creatividad. Capacidad de proponer ideas innovadoras para dar solución a los inconvenientes a los que se enfrente y facilitar el alcance de los objetivos organizacionales. Solución de problemas. Capacidad de rápida respuesta y planteamiento de alternativas de solución a los problemas generados en el desarrollo de la labor. Toma de decisiones. Capacidad de analizar, proponer e implementar acciones a seguir. 88 INTERPERSONALES. Atención, trato y respeto hacia los demás. Forma como entabla relación con otras personas; respeto tanto a la persona como a la labor desempeñada. Colaboración. Relación y ambiente de trabajo generado con los integrantes de la compañía. Comunicación escrita. Canales de comunicación escrita utilizados para el direccionamiento de la información y uso de las herramientas gramaticales para exponer sus ideas. Comunicación oral. Manejo de las herramientas y mecanismos lingüísticos que le permiten comunicación con las demás personas. Capacidad de entablar diálogo, exponer sus ideas y escuchar la información que las demás personas le puedan aportar. Liderazgo. Capacidad para direccionar las estrategias diseñadas por el grupo de trabajo hacia el logro de los objetivos planteados. Manejo de conflictos. Capacidad de manejar y superar los inconvenientes que se le presenten. Relación con compañeros. Tipo de relación que maneja con los compañeros de trabajo Aporte y afectación del ambiente de trabajo creado con sus compañeros. Trabajo en equipo. Capacidad de interactuar con otras personas y participar en la selección de la mejor opción y actividades a desarrollar en pro del logro de los objetivos. 89 ORGANIZACIONALES. Control. Cerifica el cumplimiento satisfactorio de las funciones que debe desempeñar y programación de cada una de ellas. Comportamiento. Conducta y características de las acciones y reacciones. Cuidado y protección. Uso de los implementos necesarios para garantizar su seguridad física y la de los elementos que manipula o utiliza. Manejo de la información. Consideraciones sobre el flujo de la información y la responsabilidad para con la administración de la misma. Planteamiento de estrategias. Visión y estructuración de caminos para el logro de los objetivos. Programa las actividades y las estrategias para cumplir con los objetivos. Resultados. Evaluación del alcance de los objetivos y de las funciones ejecutadas. Medioambiente de trabajo. Manejo de las condiciones medioambientales bajo las cuales desempeña sus actividades. 90 CUADRO 5: MODELO DE COMPETENCIAS CATEGORÍA PERSONALES INTELECTUALES INTERPERSONALES ORGANIZACIONALES COMPETENCIAS Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo 91 FECHA: _____________________________ NOMBRE: ___________________________________ CARGO: ______________________ Evalúe el desempeño de acuerdo con la siguiente escala de valoración, indicando con la letra inicial la frecuencia con que el colaborador presenta los indicadores de sus competencias laborales generales: Personales, Intelectuales, Interpersonales y Organizacionales. Permanentemente Habitualmente Ocasionalmente No (siempre) (casi siempre) (Rara vez) Aplica (P) (H) (O) (NA) 1. COMPETENCIAS PERSONALES Acepta y rige su comportamiento bajo las normas establecidas. Aptitud ante las reglas Ante la autoridad se muestra incómodo e indiferente. Corrige los comportamientos ante las observaciones realizadas. Identifica las condiciones cambiantes de su entorno. Aptitud frente al cambio Reorganiza sin dificultad los actividades relevantes para el cumplimiento de su labor Modifica la propia conducta para obtener mejores resultados en entornos cambiantes. Sabe identificar sus propias fortalezas y limitaciones. Autocontrol y estabilidad emocional Controla impulsos y reacciones espontáneas que puedan generar incomodidad o perjuicio. Es asertivo, expresa sus pensamientos sentimientos en el lugar y el momento precisos. y Demuestra un comportamiento honesto y claro en el desarrollo de sus actividades laborales y personales. Honestidad e Integridad Cumple con las normas establecidas en la empresa. Actúa según sus convicciones y correlación con los de la organización. 92 valores en Siente complacencia desempeña. Motivación por las funciones que Los incentivos le impulsan a buscar un mejor logro de sus metas. Reconoce los logros alcanzados y continúa enfocándose hacia el alcance de retos mayores. Conoce con claridad sus funciones y sus responsabilidades. Orientación a los resultados Reacción ante problemas Cumple satisfactoriamente con las actividades que llevan a los resultados propuestos. Identifica y analiza los inconvenientes surgidos. Propone alternativas de inconvenientes presentados. solución ante los Espera indicaciones de las acciones a seguir. Asume las funciones de su cargo de manera comprometida. Responsabilidad Se compromete en la mejora continua de ejecución de sus actividades. Asume sus errores y las consecuencias de estos. 93 2. COMPETENCIAS INTELECTUALES Reconoce sus falencias cognitivas. Capacidad de aprendizaje Aprende, comprende y memoriza fácilmente información suministrada. la Capta o asimila rápidamente la manera como debe desempeñar las funciones designadas. Cuenta con la preparación necesaria para cumplir con las actividades que se le asignen. Capacitación Se inquieta por conocer y aprender constantemente sobre temas desconocidos. Muestra interés por actualizar los conocimientos previamente adquiridos. Conoce y genera múltiples formas de dar solución a una necesidad o un problema. Creatividad Propone nuevas maneras de ver y de manejar las situaciones difíciles. Sobresale por sus ideas novedosas y funcionales. Identifica fácilmente las causas de una situación problemática. Solución de problemas Analiza y propone alternativas para la solución de los inconvenientes. Muestra disponibilidad de participar activamente en la solución de los problemas. Identifica claramente las consecuencias de una decisión. Toma de decisiones alternativas y Analiza y estudia cautelosamente las situaciones a las que se enfrenta. Entrega respuestas e implementa acciones óptimas en el momento oportuno. 94 3. COMPETENCIAS INTER PERSONALES Brinda a las personas con las que se relaciona la atención, trato y respeto adecuado. Atención, trato y respeto hacia los demás. Respeta tanto a la persona como la actividad que esta realiza. Ofrece la mejor atención a clientes y visitantes. Respalda las actividades desarrolladas por sus compañeros. Colaboración Apoya y participa en la capacitación de los nuevos integrantes de la empresa. Resuelve dudas a inquietudes a las personas que le consulte. Conoce diferentes maneras de producir formas escritas de comunicación. Comunicación Escrita Genera textos con la suficiente claridad, sintaxis y ortografía. Utiliza canales de comunicación escrita dentro de la empresa. Recibe y expone información verbal de manera coherente y eficaz. Comunicación Oral Expresa con fluidez y seguridad sus ideas en discursos verbales lo que le facilita darse a entender. Maneja un amplio vocabulario y léxico. Identifica las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo. Liderazgo Coordina y organiza los miembros de un grupo de trabajo para lograr el mejor desempeño. Denota interés en el potencial del grupo hacia su mejor desarrollo y el cumplimiento de objetivos. 95 Identifica objetivamente las causas y efectos de cada situación conflictiva. Manejo de conflictos Cumple un papel mediador y negociador que busca la mejor solución para las partes. Enfrenta con asertividad las situaciones difíciles en la convivencia laboral, social y comunitaria. Participa activamente en la creación de un clima de organizacional fundamentado en el compañerismo, respeto y colaboración. Relación con los compañeros Acepta a sus compañeros con cualidades, defectos y forma de ser. Evita el surgimiento de conflictos con los demás integrantes de la empresa. Conoce las dinámicas de interacción de su grupo de trabajo. Trabajo en equipo Sincroniza su trabajo con el de sus compañeros para obtener los mejores beneficios. Reconoce la repercusión de sus acciones en las acciones de sus compañeros de trabajo. 96 4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Lleva control sobre las actividades y resultados a obtener. Control Evita, en lo posible, cometer errores que demoren la ejecución de las demás actividades. Cumple puntual y cabalmente sus funciones dentro del tiempo fijado. Sigue la normatividad contemplada en el reglamento interno de trabajo. Comportamiento Cumple con las normas y valores de la organización. Propende porque sus acciones no afecten su labor ni la de sus compañeros negativamente. Utiliza los implementos y elementos de protección entregados por la empresa. Cuidado y protección Es cauteloso en el desempeño de su labor para evitar accidentes y pérdida de los productos. Muestra precaución en la manipulación de la mercancía. Recibe y direcciona la información de manera productiva y funcional. Manejo de información Administra de manera cautelosa, responsable y organizada la información a la que tiene acceso. Realiza las acciones necesarias para mantener actualizada la información a su cargo. Identifica en todas las actividades de la empresa oportunidades de mejoramiento e innovación. Planteamiento de estrategias Proyecta o visualiza claramente lo que se debe hacer y la manera de lograrlo. Establece las acciones para llevar a cabo el logro de los objetivos organizacionales. 97 Conoce con claridad responsabilidades. Resultados sus funciones y Determina e implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados esperados y superar las situaciones adversas. Cumple a cabalidad con las funciones para las cuales fue contratado y aquellas que se le asignan. Cuenta con las condiciones medioambientales que garanticen el desempeño del cargo en óptimas circunstancias. Medioambiente de trabajo Mantiene su puesto de trabajo en condiciones de limpieza y orden. Participa de las actividades encaminadas al mejoramiento ecológico y funcional del ambiente de trabajo. OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _______________________________________________________________ NOMBRE DEL EVALUADOR: ____________________________ CARGO: ______________ FIRMA Y SELLO: ____________________________________ 98 TÉCNICAS PARA MEDIR COMPETENCIAS Son llamadas técnicas activas, pues en ellas la persona crea la situación, la desarrolla y en otras ocasiones las construye. Algunas de las técnicas que se utilizan para verificar o medir competencias son: Entrevista: permite a través de la interacción real con la persona determinar la capacidad de escucha, comunicación, actitudes y reacciones. Ejercicios en Bandeja: se presentan como una serie de situaciones que simulan aspectos de procedimientos administrativos en los que se pregunta a la persona la manera como trataría o afrontaría las diferentes situaciones propuestas. Se busca conocer, en esas situaciones ficticias, la forma de trabajar, el nivel de planificación, organización y gestión del tiempo, entre otros. Ejercicios en grupo: se busca observar a un grupo interactuando entre sí y discutiendo sobre un tema previamente preparado por los evaluadores. Permite analizar aspectos inherentes a trabajo en Equipo, Liderazgo, Argumentación, Sensibilidad, Inteligencia Práctica, Capacidad de Escucha. Presentaciones: está técnica consiste en dar a los candidatos un ejercicio o tema para ser preparado en treinta (30) minutos y presentarlo posteriormente ante un auditorio. Este ejercicio permite identificar algunas competencias muy específicas. Encontrar hechos: consiste en dar a la persona escasa información para resolver un problema. El avaluador solamente contestará preguntas 99 suplementarias que cada individuo formule de cara a encontrar capacidad de síntesis y manejo del tema, en todos sus aspectos. Ejercicios de escucha: se le presenta a la persona una grabación oral o un vídeo, evaluándose su capacidad de asimilación y escucha por medio de preguntas que formulará el evaluador, valorando el grado de exactitud de la información. Otras técnicas: también se utilizan en la evaluación por competencias los Test de Aptitudes, Cuestionarios de Personalidad, Valoración de Rendimientos, Técnicas Proyectivas, entre otros. 100 10. CONCLUSIONES La empresa Hierros HB S.A. ha estado presente hace muchos años en el mercado de materiales para la construcción. Al ahondar en su historia se conocen el inicio de sus labores en la ciudad de Pereira y al actualizar la información pertinente a la misma, se puede vislumbrar su crecimiento con la presencia de tres sucursales en el país, ubicadas en las ciudades de Pereira, Cali y Bogotá. En el momento se están adelantando gestiones para iniciar una nueva sucursal en la ciudad de Medellín. No establecimiento de planeación estratégica: misión, visión, objetivos institucionales, por lo que se hizo necesario plantear un diseño de los ítems antes mencionados debido a la importancia de estos para la identificación y establecimiento de estrategias que conlleven al logro de los objetivos organizacionales. El desconocimiento por parte de algunos empleados de la persona a quien debe rendir sus reportes y resultados, tiene como origen el no contar con el organigrama de la empresa, elemento que permite establecer los cargos, jerarquías y conocer el direccionamiento del flujo de la información. Para dar solución a este faltante, se elaboró un Organigrama Actual con la información obtenida y suministrada por los colaboradores de la empresa, de igual manera se diseñaron dos Organigramas propuestos, los cuales fueron puestos a consideración de las directivas de la compañía. Se desarrollaron actividades de sensibilización y socialización de los objetivos organizacionales y planeación estratégica, debido a la gran importancia de que estos fueran del entero conocimiento de los 101 integrantes de la compañía. Para ello se formaron grupos que permitieran una mejor interacción, entrega y comprensión de la información, programación y divulgación de las actividades, y utilización de medios audiovisuales y físicos. Hay colaboradores que no identifican bien las labores para las cuales fueron contratados (desconocen en forma concreta cuales son estas), o por el contrario consideran que realizan actividades para las cuales no fueron contratados. El análisis de los cargos existentes permite conocer las actividades desarrolladas en cada uno de los cargos, establecer el nivel de responsabilidad y compromiso y si es necesario efectuar una redistribución de las funciones, procesos y procedimientos adelantados en la organización. La descripción detallada y secuencial las actividades desarrolladas por los colaboradores de la organización facilita la estandarización de las mismas, al establecer la manera correcta en la que estas deben ser llevadas a cabo se puede lograr la optimización de los resultados. El manual de funciones, procesos y procedimientos es la herramienta guía necesaria para la administración del talento humano vinculado a las empresas puesto que contiene la descripción ordenada y estándar de las diferentes actividades inherentes a cada uno de los cargos desarrollados al interior de la organización. Adicionalmente es de gran importancia en los procesos de selección de personal y entrenamiento de los nuevos colaboradores de la compañía. Prevalencia del modelo autocrático: quien tiene el poder impone sus ideas y da las órdenes. Autoritarismo y toma de decisiones realizadas por una sola persona (gerente). Inconsistente manejo de personal: no se sabe en realidad quien lo maneja. No establecimiento adecuado de las funciones y falta de delegación de autoridad y autonomía que permita y facilite la toma de decisiones. 102 Reglamento interno: existe solo en papeles, no es aplicado ni conocido por todos los empleados de la compañía. Falta del programa de salud ocupacional: se realizó una aproximación pero en estos momentos no se encuentra instaurado o aplicado. Fallas en términos de seguridad tanto para los empleados como para la mercancía que se maneja y los vehículos. Falta de proceso de selección de personal, programación de capacitaciones, etc. Desconocimiento de temas logísticos, almacenamiento y productos por parte del Jefe de Bodega, lo que ha dado origen a las continuas fallas en la programación de las entregas a los clientes y el malestar y hasta la perdida de estos últimos. Empleados con funciones similares: Jefe de Bodega y su asistente, este último es quien en realidad ejecuta las funciones del Jefe de Bodega y es más aceptado entre los Auxiliares. Subgerente y Director Comercial: sus funciones se enfocan hacia el área comercial. El ambiente hasta ahora observado en la empresa permite vislumbrar un alto nivel de estrés y desmotivación entre los empleados de las diferentes áreas, presentándose mayores conflictos en la relación entre Jefe de Bodega y Auxiliares ante la presencia de factores que dejan ver una actitud y la instauración del tipo de mando o modelo autocrático ya que las disposiciones o decisiones del Jefe de Bodega deben ser acatadas y obedecidas por los empleados. Las continuas amenazas de despido repercuten considerablemente de manera negativa en el ambiente de la empresa. 103 No se aportan soluciones concretas y oportunas que permitan direccionar las acciones que deben desarrollar los empleados para dar solución a los inconvenientes presentados, esto además se debe a la falta de caminos o mecanismos que permitan la comunicación entre los diferentes componentes de la organización. El factor motivación del empleado no aparece, todo redunda y solo se enfoca hacía la generación de utilidades y productividad. La preocupación por la persona no prima, al parecer hoy en día podemos encontrar, aunque sea difícil de creer y de acuerdo a los cambios de los últimos tiempos en cuanto al concepto del recurso humano, compañías que consideran a su fuerza de trabajo como máquinas que deben rendir y cumplir con los resultados esperados, dejando de lado su carácter humano y todo lo que ello implica para el desarrollo no solo de la vida sino de una sociedad mejor. Prevalencia del interés por los resultados en términos monetarios (utilidades) y no preocupación por el diseño de los medios o estrategias para alcanzarlos. Los intereses y objetivos de la empresa se enfocan hacía la generación de utilidades buscando solo el beneficio de la empresa y direccionando las estrategias planteadas hacia la consecución de este y no en pro del beneficio tanto para la empresa como para sus colaboradores que conllevaría a la obtención de mejores resultados. A pesar que la empresa ha crecido en los últimos años y que cuenta con estabilidad y reconocimiento a nivel nacional, la actitud, la poca flexibilidad, el no valorar el recurso humano, apatía ante el cambio por parte de los directivos no ha permitido un avance más importante y un nivel de competitividad mejor. 104 No se aprovecha el potencial y talento de las personas de la empresa, pues no se cuenta con el espacio para el estudio y aceptación de las ideas o proyectos innovadores diseñados por los colaboradores, a pesar de que son escuchadas (ante la continua insistencia) todo se queda así, desmotivando y generando en los empleados la actitud de cumplir solo con las funciones asignadas y no desarrollar medios que faciliten o mejoren los procesos y condiciones a las que se exponen en la empresa y que redundarían en el bienestar general. Desde el punto de vista como estudiante y al estar en contacto con algunos profesionales dentro de la empresa, se aprecia que las consideraciones anteriores son directamente aplicadas por estos, no pudiendo precisar si estos comportamientos hacen parte de su formación o se debe a la poca flexibilidad y limitantes a los que se encuentran expuestos en la empresa para el desarrollo de su labor. 105 11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LLAMADAS. El servicio de contestador automático permite que se de una atención más rápida y precisa a la persona que se está comunicando, disminuyendo el tiempo de espera y haciendo que el personal pierda menos tiempo y disminuya el ruido generado por el timbre del teléfono. DISEÑO Y DISTRIBUCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO. Algunos cargos deben contar con puestos de trabajo con más privacidad debido a las funciones que deben realizar y no estar expuestos al acceso de todo el personal principalmente el área comercial: ventas, subgerencia, dirección comercial, dirección de cartera y caja. La caja debe contar con un recinto que le permita mayor privacidad, al igual que con una registradora que facilite la manipulación del dinero. Desarrollar un diseño para los puestos de trabajo que permita su fácil comunicación con los demás áreas. 106 SALUD OCUPACIONAL. Desarrollar y poner en marcha el programa de salud ocupacional. Trabajar de manera conjunta y contando con la colaboración de las entidades de salud en la programación de actividades que permitan mejorar las condiciones ambientales y de seguridad de los colaboradores de la empresa. COMUNICACIÓN. Suministrar a todos los integrantes de la compañía las directrices o camino a seguir para que la comunicación sea efectiva. Fortalecer la comunicación para brindar rápida solución a los inconvenientes que tengan lugar en el desempeño de las tareas. Dar a conocer a los miembros de la empresa los lineamientos y pautas o pasos a seguir ante el trámite interno de diversas acciones, consulta y/o manejo de la información. 107 RECURSO HUMANO. Asignar a una persona las funciones relacionadas con el manejo de personal. Entender que el personal es la parte fundamental de la empresa y a través de la cual es posible dar cumplimiento y alcance a los objetivos organizacionales. Diseñar e implementar un proceso de selección de personal que permita identificar las fortalezas y capacidades de los aspirantes a vincularse a la empresa. Actualización constante en temas referentes al manejo del recurso humano. Reconocer los logros y el aporte de cada uno de los integrantes de la compañía a fin de se cree y se recuerde a los empleados la importancia que representa para la compañía. Adelantar procesos de sensibilización y sociabilización de los objetivos empresariales a todos los integrantes de la compañía. Incentivar y motivar a los empleados para que no solo se comprometan con el cumplimiento de sus labores sino que de verdad se sientan cómodos y ejecuten sus funciones de la mejor forma. Crear un ambiente y una cultura organizacional donde prime el respeto y buen trato hacia y entre todos los integrantes de la empresa. 108 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO. Entregar una copia y asegurar que todos los miembros de la empresa conozcan claramente el reglamento interno del trabajo y las disposiciones en él contenidas. Realizar una revisión y actualización del reglamento. Consultar el reglamento interno de trabajo para la aplicación de la normatividad cuando los eventos así lo requieran. LOGÍSTICA. Buscar y contratar una persona que cuente con los conocimientos y la experiencia para hacer énfasis en la coordinación logística de las actividades relacionadas con despacho, bodega y envío de mercancía a los clientes. Programar la capacitación del personal existente en temas logísticos. Aplicar las normas establecidas para el almacenamiento de los productos en bodega y las zonas determinadas para la movilización y circulación de productos y personal. Establecer las posibles soluciones a ejecutar ante el surgimiento de inconvenientes. 109 MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO. Prestar mayor atención a los empleados cuando reporten las fallas. Programar mantenimientos preventivos de los vehículos, maquinaria y equipo a fin de que no se deba llegar al extremo de que ocurra un daño mayor que afecte no solo la distribución de los productos sino las finanzas de la compañía. Escuchar y analizar las propuestas de los colaboradores a fin de aprovechar el potencial, experiencia y punto de vista de las personas que están directamente relacionadas con las actividades operativas. PROGRAMACIÓN DE LAS HORAS EXTRAS DEL PERSONAL DE BODEGA. Concertar, consultar o solicitar con antelación la colaboración de los Auxiliares en ejecución de actividades que deben desarrollarse en horas extras a fin de establecer con que personal es posible contar para realizar la programación de las mismas. 110 CRÉDITO A CLIENTES. Solicitar y concienciar a los Asesores Comerciales y a los clientes potenciales de la necesidad de la entrega completa de la documentación requerida para realizar el estudio de crédito. Ante la solicitud de ampliación de cupo de crédito para los clientes existentes se hace indispensable conocer la situación financiera actual de la persona o empresa a fin de analizar y determinar la conveniencia para la compañía. Solicitar RUT (Registro Único Tributario) a los clientes. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO (COMPETENCIAS EMPRESARIALES). Diseñar e implementar la evaluación de desempeño para analizar las competencias empresariales de los integrantes de la organización. Evaluar el alcance y los resultados obtenidos en las diversas áreas por cada una de las personas a ellas vinculadas para de esta forma identificar las falencias y/o fallas y así poder diseñar estrategias dirigidas a la corrección o minimización de las mismas. Determinar las necesidades de capacitación en temas inherentes al cargo, actualización de la normatividad y procesos, etc. en pro del fortalecimiento de las capacidades de los colaboradores. 111 ALGUNAS MÁS… Dar aplicabilidad a las sugerencias y manual desarrollado con el objetivo de estandarizar los procesos en beneficio tanto de la empresa como de sus integrantes. Otorgar a las personas la autonomía y autoridad inherente para el desarrollo de su cargo, pero controlando que esta última no sea excedida. Programar y brindar espacios para las capacitaciones. Considerar un poco de flexibilidad en el horario aprobado para gastos de alimentación, para casos justificados, que en la actualidad se encuentra limitado al ingreso del personal a laborar a las 6 a.m., debido a que no siempre se ingresa a esa hora, pero en ocasiones los viajes largos y los inconvenientes que se presentan en carretera y en las entregas causan que se deba trabajar hasta altas horas de la noche. Crear mecanismos que incentiven a los colaboradores y que conlleven al logro de los objetivos organizacionales de un manera más eficiente. Desarrollar un área logística desde donde se coordinen las actividades inherentes a la distribución, ingreso, almacenamiento y salida de la mercancía. Fomentar políticas de dialogo y manejo de estrés. Revisar el reglamento interno de trabajo para analizar su contenido y si es necesario realizar ajustes o modificaciones. 112 Publicar en un sitio visible dentro de las instalaciones de la empresa la información concerniente a la misión, visión, políticas, organigrama y reglamento interno a fin de que su contenido sea ampliamente conocido por todos los integrantes de la empresa y se cree en ellos un mayor sentido de pertenencia y compromiso. Señalizar en las áreas de bodega los espacios y pasillos para la movilización y circulación de personal. Un factor clave muy importante para el logro de los objetivos organizacionales es el contar con la colaboración, apoyo y compromiso de todos sus integrantes. Evaluar el desempeño del cargo a partir de la identificación de las competencias organizacionales es un factor que permite la retroalimentación y el análisis de la manera como los colaboradores están enfrentando los inconvenientes, alcanzando los objetivos y conocer el camino que para ello han tomado. Las competencias organizacionales permiten evaluar además características de la persona y determinar algunas condiciones o capacidades para enfrentar problemas, trabajar en equipo, etc. Desarrollar la planeación estratégica para que sea posible visionar o establecer los mecanismos que conllevarán al logro de los objetivos planteados. 113 12. BIBLIOGRAFÍA CHIAVENATO, Adalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. Editorial Mc. Graw- Hill. Quinta edición,1992. GRUPO DE INVESTIGACIÓN DESARROLLO HUMANO Y ORGANIZACIONAL. Administración por Resultados. Un enfoque teórico práctico para organizaciones cambiantes. Facultad de Ingeniería Industrial. Universidad Tecnológica de Pereira, 2004. SLACK, Nigel et al. Administración de Operaciones. 2 ed. México : Continental, 1999. 863P ROBBINS, Stephen y De CENZO, David. Fundamentos de Administración : Conceptos y aplicaciones. México : Prentice Hall, 1996. 485P MARÍN, Lucas. Sociología para la empresa. Graw Hill, 1994. 436P 114 Madrid, España : Mc 13. ANEXOS ANEXO A: DIAGRAMAS DE FLUJO INDICE DIAGRAMAS DE FLUJO Pág COMPRA Determinar productos a comprar Selección del proveedor Pedido de mercancía a proveedores 119 119 120 121 RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA Recepción de facturas o remisiones Descargue, ingreso y almacenamiento Reporte y verificación de los productos recibidos Sistematización del ingreso de producto(s) Revisión del ingreso de mercancía al sistema Ajustes al inventario 122 122 123 125 126 127 128 FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS Establecimiento del precio de venta Cambio de precio Fijar precio de negociación y descuentos 129 129 130 131 PAGO A PROVEEDORES Recepción y archivo de las de compra de mercancía Programación del pago a proveedores Efectuar el pago a proveedores 132 132 133 135 VENTA Programar visita al cliente Visita obra Atención de mostrador (venta de contado) Consulta disponibilidad de los productos Asesoría Técnica Cotización de productos para clientes Seguimiento de las cotizaciones Pedido Facturación o remisión de mercancía Seguimiento del pedido 138 138 139 140 141 142 143 144 145 147 152 115 METAS DE VENTA Generación informe de ventas Revisión estadísticas de ventas Fijación meta de ventas Seguimiento meta de ventas 153 153 154 155 156 COBRO Y RECAUDO Generación de listado de cartera vencida Entrega de listado de cartera Cobro Recaudo Seguimiento del estado de cobro y recaudo Ajuste de cartera al cliente Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes Generación de listados de cartera 157 157 158 159 160 161 162 163 165 DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega Recepción de facturas y/o remisiones a despachar Planeación del cargue del vehículo Alistar la mercancía a despachar Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida Transporte de la mercancía Descargar mercancía en obra o ferretería Entregar factura al cliente 166 166 168 169 170 171 172 173 174 175 DEVOLUCIÓN EN VENTAS Gestión de devolución de mercancía 176 176 CRÉDITO A CLIENTES Solicitar y recibir documentación para crédito Estudio de crédito Crear cliente 179 179 180 181 MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO Inventario físico de los productos de bodega Codificación de productos Elaboración y entrega de notas Facturación de remisiones Traslado de mercancía Liquidación de fletes 182 182 184 185 186 187 188 AUTORIZACIONES 189 116 COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas Tramitar asesoría muy especializada para clientes 190 190 191 GESTIÓN CONTABLE Consulta de saldo en bancos Registro de consignaciones Cuadre y revisión de la caja Reembolso de caja menor Conciliación bancaria Ajuste de cuentas con clientes y proveedores Revisión de la cartera de la empresa Cancelación de anticipos de clientes Manejo de información contable y general de las sucursales Control de costos de inventario Documentación e informes requeridos por entidades estatales 192 192 193 194 195 197 199 200 201 202 203 204 NÓMINA Liquidación de nómina Pago de nómina Pago de parafiscales Liquidación de vacaciones Interfase de Nómina 208 208 210 211 212 213 MANEJO DE CAJA Cuadre de caja Manejo del dinero en caja Administrar la caja menor Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja Cheques devueltos Recepción pago del cliente 214 214 215 216 217 219 220 221 SALUD OCUPACIONAL Dotación elementos de protección personal Cotización y selección del proveedor Recepción y entrega de elementos Dotación de uniformes Dotación Botiquín 222 222 223 224 225 226 ACCIDENTE DE TRABAJO Reportar accidente de trabajo Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo 227 227 228 117 Registrar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo Tramitar liquidación de la incapacidad 229 230 GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO Selección de personal Afiliaciones y contrato de trabajo Inducción Liquidación contrato de trabajo Asesoría y capacitación del equipo humano Vacaciones 231 231 232 235 235 236 237 MENSAJERÍA Pagos y consignaciones en bancos Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes Entrega de documentos a clientes Solicitar y entregar documentación en entidades Compras eventuales de oficina 238 238 239 241 242 243 MANEJO DE ARCHIVO Archivo de documentos Préstamo de documentos 244 244 245 SERVICIOS GENERALES Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería Servicio de cafetería Aseo área de oficinas Oficios varios 246 246 246 247 247 118 PROCESO: COMPRA PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR INICIO Recibir información de los stocks de mercancía Consultar la información de las ventas efectuadas Revisar o chequear la información Calcular las cantidades existentes de cada producto Determinar la rotación de los productos NO Producto de alta rotación? Redefinir punto de reorden SI Consultar punto de reorden Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden Compra el producto? NO SI Establecer cantidad a comprar FIN 119 Esperar alcanzar punto de reorden PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DEL PROVEEDOR INICIO Consultar proveedores de los productos Establecer contacto con el proveedor SI Proveedor conocido (antiguo)? NO Posee certificado de calidad? SI Solicitar información de precio de productos Analizar la información y opciones ofrecidas Consultar políticas de compras Escoger la mejor opción Iniciar negociación FIN 120 NO Finalizar comunicación PROCEDIMIENTO: PEDIDO DE MERCANCÍA A PROVEEDORES INICIO Diligenciar borrador carta de pedido Elaboración o corrección carta de pedido Recibir y revisar carta Verificar información contenida en la carta (elaboración, producto y cantidad) NO Carta aprobada? SI Autorizar el envío de la carta de pedido vía fax Enviar la carta Asegurarse que la carta haya sido recibida y confirmada Reportar el envío de la carta FIN 121 Solicitar cambios y ajustes PROCESO: RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS O REMISIONES INICIO Llegada de los camiones de los proveedores Recibir las facturas o remisiones de la mercancía Consultar el documento e identificar producto(s) Determinar a que bodega llevar el producto Coordinar el ingreso de los productos Anotar las referencias de los productos en un papel Entregar a Auxiliar de Bodega anotación de la mercancía a recibir FIN 122 PROCEDIMIENTO:DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO INICIO Recibir de Jefe de Bodega anotación en un papel de las referencias de los productos Identificar tipo de producto y sitio de almacenamiento Establecer mecanismo de descargue SI NO Puente grúa o montacargas? Descargue manual SI Empleado del proveedor? Indicar sitio de almacenamiento NO Coordinar labor con Auxiliares de Bodega Supervisar labor Tomar la mercancía Bajar los productos del vehículo Transportar la mercancía desde el vehículo hasta el interior de la bodega 123 1 2 1 2 Confirmar sitio de almacenamiento NO SI Sitio correcto? Establecer lugar indicado Ir contando y/o marcando con pintura la mercancía ingresada a bodega Descargar la mercancía en el sitio de almacenamiento Arrumar o colocar los productos en estibas o burros Verificar almacenamiento de los productos SI NO Está bien? Mover o ubicar los productos Descargue completo? SI Anotar cantidad de productos ingresados Reportar el ingreso de la mercancía FIN 124 PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS INICIO Consultar anotación de productos y cantidades ingresados Informar verbalmente referencias y cantidades almacenadas Confrontar la información reportada con la registrada en la factura o remisión SI Coinciden productos y cantidades? NO Recontar la mercancía Revalidar la información Sigue presentándose diferencia? SI Establecer las diferencias Hacer nota manual Anotar mercancía en el cuaderno de entrada de bodega Entregar facturas o remisiones y observaciones a Inventario FIN 125 NO PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZACIÓN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S) INICIO Recibir facturas, remisiones y observaciones Consultar la carta de pedido de mercancía Verificar la concordancia de material recibido y solicitado Armar paquete de factura y remisión Ingresar al software Consultar factura o remisión y nota Digitar la información de los productos Cotejar el ingreso de los productos Ingreso correcto? SI Anotar información de la mercancía en el cuaderno de entrada FIN 126 NO Realizar cambio de código, proveedor, etc. PROCEDIMIENTO: REVISIÓN INGRESO DE MERCANCÍA AL SISTEMA INICIO Recibir las facturas, remisiones y notas Consultar documento enviado por los proveedores, notas y cuaderno de entrada Consultar inventario del sistema Revisar notas de entrada Confrontar la información (producto y cantidad) SI Requiere ajuste? NO Realizar los ajustes Cargar la entrada de productos a inventario en el sistema FIN 127 PROCEDIMIENTO: REALIZAR AJUSTES INICIO Recibir nota o petición Identificar tipo de ajuste SI NO Error de ingreso? SI NO General? Reprocesar información SI Calcular cuantas unidades se pueden sacar del producto Informar a la persona solicitante Imprimir los ajustes Revisar los documentos de ajuste Entregar copia de los ajustes a Contabilidad Archivar documentos de ajuste 128 FIN NO Corte? Convertir paquete de producto a cantidad menor SI Analizar conveniencia o facilidad Cambio de producto? NO PROCESO: FIJACIÓN DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS PROCEDIMIENTO: ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS INICIO Consultar lista de costo de compra Revisar y analizar la información Calcular precio de venta Verificar margen de ganancia (10% a 12%) Se cumple el margen? NO SI Conocer precio de la competencia Determinar precio de venta del producto Consultar precio de venta anterior NO SI El precio difiere? Autorizar cambio de precio Cambiar precio al producto Imprimir listado de precios 129 FIN PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE PRECIO AL PRODUCTO INICIO Recibir petición de cambio de precio del producto(s) Ingresar al software Consultar ítems y ubicar producto en pantalla Confirmar información NO Es el producto? SI Relacionar ítem y nuevo precio Cambiar el precio 1 Actualizar y guardar los cambios efectuados Salir del software Consultar producto y precio Revisión y autorización del cambio NO Cambio el precio? SI Entregar listado a integrantes del Área Comercial FIN Imprimir listado 1 130 PROCEDIMIENTO: FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIÓN Y DESCUENTOS INICIO Recibir lista de costos de los productos Revisar y analizar la información Consultar precio de venta establecido Calcular precio mínimo de venta y descuento Verificar margen de ganancia mínimo (8%) Cumple margen? NO SI Fijar políticas de descuento Establecer precio mínimo de negociación y descuento Reunión Área Comercial FIN 131 PROCESO: PAGO A PROVEEDORES PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE FACTURAS DE COMPRA DE MERCANCÍA INICIO Recibir las facturas enviadas por los proveedores Consultar y revisar las facturas Establecer fecha de pago Señalar fecha de pago y descuentos (si los ofrece) SI NO Pronto pago? Ubicar facturas en carpeta o lugar de fácil alcance y próximo al sitio de trabajo Archivar facturas FIN 132 PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES INICIO Seleccionar del acordeón (archivador) las facturas que deben pagarse en la semana Consultar diariamente las facturas adeudadas a los proveedores SI La factura tiene abonos? NO Calcular saldo adeudado SI NO Descuentos? Efectuar el cálculo de los descuentos Relacionar proveedores por fecha y prioridad de pago, valor y descuento Elaborar informe de proveedores a quien se adeuda y el saldo Totalizar los pagos 1 133 1 Consultar saldo en bancos Entregar lista de proveedores a pagar e informe de saldo en los bancos a Gerente Determinar a que proveedor pagar y la cuantía SI NO Cancelación total? Establecer cuantía a abonar Tomar la factura correspondiente al proveedor autorizado para pago FIN 134 PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES INICIO Consultar la factura Establecer el valor adeudado NO SI Abono a la deuda? Fotocopiar la factura Cancelar la deuda en su totalidad Colocar sello de abono en la factura original y anexar copia del abono Archivar factura Elaborar comprobante de egreso, adicionando el # de la factura que se está cancelando y el valor del descuento (si lo hubo) Establecer forma de pago NO SI Cheque? Efectuar pago en efectivo Determinar al banco por el que se puede girar la cantidad adeudada Pasar factura a Auxiliar de Nómina o General Pasar factura del proveedor a Auxiliar de Nómina o General y solicitar la elaboración del cheque del banco establecido Verificar el valor y la cuenta a donde se está llevando 1 2 135 1 2 Pasar a Cajera la factura a cancelar Anotar en el cuaderno del banco # del cheque Enviar a pagar o consignar a cuenta del proveedor Elaborar cheque Recibir los cheques diligenciados Verificar el banco y el valor que debe contener el cheque NO Aprobado? Anular cheque SI Colocar sello para firmas (2 de 3 firmas) Pasar a Gerente para obtener firma Recibir cheques firmados Firmar cheques Remitir cheques a Cajera Recibir autorización de consignación de Auxiliar Contable y cheques elaborados Diligenciar consignación a nombre del proveedor 3 136 Anotar la observación en el cuaderno de bancos 3 Revisar cheques y firmar si es necesario Enviar cheque a proveedor o consignar en efectivo o cheque Entregar consignaciones y cheques a mensajero para su tramitación en el banco respectivo Recibir llamada del banco Confirmar firma y valor del cheque Autorizar el cheque NO Cancelación de varias facturas a a un proveedor? SI Solicitar elaboración de carta de pago a Auxiliar General Elaborar Carta de pago relacionando las facturas canceladas Enviar carta de pago a proveedor vía fax Archivar facturas y documentos de respaldo del pago efectuado FIN 137 PROCESO: VENTAS PROCEDIMIENTO: PROGRAMAR VISITA AL CLIENTE INICIO Elegir sector o población objetivo Armar plan de trabajo SI Visita fuera de la ciudad? Determinar número de días NO Programar Visita local Solicitar autorización salida de la empresa Autorización del Plan de Trabajo (visitas) FIN 138 PROCEDIMIENTO: VISITA A LOS CLIENTES INICIO Desplazarse a la zona o lugar determinado Visita fuera de la ciudad? Iniciar viaje entre las 6:30 y 7 de la mañana NO Salir de la empresa a mitad de la mañana SI Cliente antiguo? Buscar persona que pueda tomar decisión de compra Recordar al cliente los productos y servicios ofrecidos por la empresa Identificarse con nombre propio y de la empresa Brindar información de los productos y servicios ofrecidos por la empresa Obtener información de productos necesitados Tomar datos del cliente Cotizar productos SI Realizará pedido? Anotar productos y cantidades NO Ponerse a disposición del cliente Diligenciar Planilla de Visita 139 FIN PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE MOSTRADOR (VENTA DE CONTADO) INICIO Recibir visita del cliente Entablar comunicación Determinar que productos requiere Ingresar al software Consultar disponibilidad del producto(s) NO Productos disponibles? SI Cotizar producto Informar al cliente Informar el valor al cliente SI Algo más? NO NO Efectuará la compra? SI Facturar o remisionar Entregar factura o remisión al cliente Indicar ubicación de caja (para pago) y de despacho (para entrega de productos) 140 FIN PROCEDIMIENTO: CONSULTA DE DISPONIBILDAD DE LOS PRODUCTOS INICIO Establecer ubicación del Asesor Comercial SI NO Está en la empresa? Ingresar al software Comunicarse a la empresa Consultar los requerimientos del cliente Indagar por la existencia del producto(s) Consultar lista de precios Confrontar información del sistema con la de la lista de precios SI Productos disponibles en bodega? NO Productos disponibles en otra sucursal? SI Establecer cantidad existente FIN 141 NO Informar al cliente PROCEDIMIENTO: ASESORÍA TÉCNICA INICIO Definir tipo de obra para la que el cliente requiere el material Determinar clase de asesoría SI NO Asesoría Básica? SI Establecer los productos que más se ajustan a la necesidad del cliente Describir las especificaciones del material Explicar al cliente las ventajas del producto(s) Solicitar colaboración a la Ingeniera Civil de la empresa Realizar estudio de los requerimientos del cliente y/o planos de la obra Indicar el producto(s) que se ajusta(n) a la obra Efectuar despiece del producto Interpretar cartilla Establecer satisfacción de la necesidad del cliente 142 FIN Asesoría especializada? NO Tramitar asesoría muy especializada con el proveedor idóneo Acompañar la asesoría PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES INICIO Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente Consultar lista de precios y descuentos Calcular valor del producto(s) SI Requiere informe escrito? NO Ingresar al software Diligenciar formato de cotización del sistema o personalizado referenciando producto, cantidad y valor Informar al cliente telefónicamente o en persona Imprimir cotización Enviar documento vía fax o entregar personalmente (oficina u obra del cliente) FIN 143 PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES INICIO Comunicarse con el cliente Determinar consideración sobre la cotización SI Realizará pedido? Tomar datos del pedido NO Establecer razón Conocer de otras cotizaciones Consultar precios y descuentos límites para la mercancía Es posible recotizar? NO Ponerse a disposición del cliente FIN 144 SI Cotizar nuevamente PROCEDIMIENTO: PEDIDO INICIO Tomar datos del producto y cliente Consultar disponibilidad y existencia de mercancía en bodega Consultar lista de precios Diligenciar formato de pedido con datos del cliente y cálculos efectuados Revisar que los datos estén completos y correctos NO Realizar correcciones NO Informar al cliente Está bien? SI Solicitar autorización de Cartera y Comercial Aprobado? SI Pasar formato de pedido a despacho 1 145 1 Solicitar programación de la entrega de pedido SI Mercancía existente en el sistema? NO Facturar pedido Remisionar pedido Informar al cliente la fecha de entrega de la mercancía Realizar seguimiento al despacho FIN 146 PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE MERCANCÍA INICIO Calcular valor total de la venta Ingresar al software Revisar # de factura para no saltar consecutivo Establecer tipo de venta SI NO Contado? SI Crédito? Facturación Contado Facturación Crédito Con anticipo Verificar concordancia de precio y descuento NO Es correcto? Corregir SI Buscar dispositivo de salida Imprimir factura Corroborar datos de la factura SI Error en facturación? Anular factura NO Entregar factura al cliente 147 FIN NO PROCEDIMIENTO: ANULACIÓN DE FACTURA INICIO Recibir petición de Cajera o Asesor Comercial junto con la factura a anular SI NO Factura venta de contado? Revisar que la factura se encuentre completa (4 hojas) y que no tenga sello de entregado Revisar que la factura se encuentre completa (3 hojas) y que no tenga sello de entregado Analizar las facturas y la anotación de la observación de la razón de la anulación Confirmar la apreciación de la observación Ingresar al sistema para efectuar la anulación Habilitar la factura (ingresar a la factura con su #) Recorrer la factura Adicionar a la factura la observación de la anulación y la razón de la misma Colocar sello de anulada a la factura física Archivar las facturas anuladas 148 FIN PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CONTADO INICIO Consultar existencia del cliente en el sistema SI NO Existe? Solicitar información al cliente Digitar información en el sistema Confirmar datos Datos correctos? NO Efectuar modificaciones SI Anexar la información de la mercancía (referencia, cantidad y valor) NO SI Compra representativa? Grabar información del cliente en el sistema Revisar # factura confrontando con el sistema FIN 149 PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CRÉDITO INICIO Consultar formato de pedido Digitar información de pedido Verificar los datos del cliente y del pedido Datos correctos? NO SI FIN PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE ANTICIPO DE PAGO INICIO Solicitar revisión y autorización comercial y cartera Elaborar formato de pedido proforma describiendo detalladamente los artículos, cantidad, precio y datos del cliente Digitar información del cliente y productos comprados Solicitar revisión y autorización comercial y cartera Realizar facturación parcial a un (1) día FIN 150 Corregir datos PROCEDIMIENTO: REMISIÓN DE MERCANCÍA INICIO Tomar pedido de producto y cantidad Solicitar a Auxiliar de Inventario la elaboración de la remisión facilitándole la información del cliente, producto y cantidad Elaborar remisión de mercancía diligenciando formato del sistema Verificar consecutividad de la remisión Buscar dispositivo de salida Imprimir remisión (4 hojas) Relacionar la remisión en el cuaderno de remisiones, llenando las dos primeras casillas (# remisión, nombre del cliente) y dejando pendiente el # de la factura Archivar una copia de la remisión y entregar las demás a Asesor Comercial Recibir remisión y entregar al cliente FIN 151 PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO INICIO Consultar compras de los clientes Consultar con despacho fecha de entrega de la mercancía al cliente Establecer etapa del despacho NO SI Ya se realizó entrega? Comunicarse o recibir llamada del cliente Comunicarse con el cliente SI Informar al cliente etapa del despacho Determinar tipo de inconveniente Ayudar a resolver o participar en la solución Establecer satisfacción del cliente FIN 152 Alguna observación? NO PROCESO: METAS DE VENTAS PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN INFORME DE VENTAS INICIO Ingresar al sistema Verificar que el personal de ventas no se encuentre utilizando el sistema Diligenciar y adicionar datos requeridos Consultar información general de las ventas Establecer frecuencia de presentación SI NO Informe diario? Seleccionar datos de ventas Acumulada del día y acumulada del mes hasta la fecha Seleccionar ventas por vendedor, cliente, línea, costo y acumulada del mes Verificar la información Información correcta? SI Imprimir listados de ventas FIN 153 NO PROCEDIMIENTO: REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS INICIO Recepción informe de ventas Analizar las estadísticas de ventas Determinar la rotación de los productos 1 Resaltar o señalar los datos más relevantes SI Se lograron las metas? Confrontar y verificar la información impresa con la registrada en el sistema Información correcta? NO NO Establecer razones Replantear estrategias Establecer las diferencias y la razón de estas SI Consolidar la información Conocer las estrategias desarrolladas Tomar nota de las ventas totales Estudiar y analizar los logros alcanzados Informar a Gerencia el nivel de ventas logrados Determinar alcance de las estrategias FIN 1 154 PROCEDIMIENTO: FIJACIÓN META DE VENTAS INICIO Revisión de la información de ventas del mes anterior Analizar la información Calcular el promedio de venta general Consultar las políticas de la empresa Conocer el comportamiento del sector (mercado) Realizar las proyecciones de ventas Definir y revisar las metas fijadas Establecer el monto mínimo que debe facturar cada Asesor Realizar reunión del Área Comercial Informar las meta de ventas a alcanzar a los integrantes del Área Comercial FIN 155 PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO META DE VENTAS INICIO Reunión Área Comercial Reportar las visitas a los clientes y los negocios pactados Análisis de las ventas de cada Asesor Comercial Comparar las ventas realizadas con la meta establecida Conocer las estrategias desarrolladas SI Se alcanzarán las metas? NO Replantear las estrategias Establecer el alcance de la meta de ventas FIN 156 PROCESO: COBRO Y RECAUDO DE CARTERA PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN DE LISTADO DE CARTERA VENCIDA INICIO Ingresar al sistema por Cartera Consultar la información de cartera de clientes Analizar la información Establecer estado del cliente SI Cartera vencida? Relacionar clientes Filtrar la información por Asesor Comercial Generar los listados de clientes Imprimir listados FIN 157 NO PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LISTADOS DE CARTERA VENCIDA INICIO Consultar listados de cartera vencida Establecer días de vencimiento del cliente SI Mayor a 10 días? Reunión con Asesores Comerciales NO Entregar listados a mensajero Entregar listados Recibir listados de cartera vencida Guardar copia de las listas de cartera vencida entregadas FIN 158 PROCEDIMIENTO: COBRO INICIO Consultar y analizar los listados de cartera vencida Resaltar los pagos recibidos Establecer comunicación con el cliente SI Cobro presencial? NO Solicitar a cartera elaboración circular o carta de cobro Comunicarse telefónicamente Elaboración carta de cobro Recibir documento de respaldo Recordar al cliente monto, fecha de pago de su obligación con la empresa y días de mora Desplazarse a la oficina del cliente Entregar al cliente la circular o carta de cobro SI Solicitar cancelación del compromiso NO Requiere explicación? Revisar con el cliente el saldo adeudado Hacer firmar al cliente copia del documento Fijar compromiso y fecha de pago Entregar copia de la circular o carta a Director de Cartera 159 FIN PROCEDIMIENTO: RECAUDO INICIO Establecer comunicación telefónica con el cliente SI NO Cobro presencial? Regresar a la empresa Recibir el pago en efectivo o cheque SI NO Mucho dinero? Regresar a la empresa Comunicarse con Cajera o Auxiliar Contable Indicar la cuantía Dirigirse a caja Entregar dinero o cheque Recibir indicación de cuenta y banco Desplazarse al banco Diligenciar formato de consignación Realizar consignación Presentar y entregar recibo de consignación a cajera de la empresa Elaborar recibo de caja, firmar y colocar sello de cancelado Enviar o entregar recibo de cancelación al cliente FIN 160 PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO INICIO Reunión de Cartera y Comercial (Asesores comerciales) Recibir información del avance de cobro y recaudo Preguntar y recibir las observaciones del Asesor Confrontar la información actual con la anterior FIN 161 PROCEDIMIENTO: AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE INICIO Recibir copia de consignación Establecer a que cliente corresponde Consultar con Asesores Comerciales NO Se identificó? SI Diligenciar Planilla de consignaciones Consultar consignaciones de los clientes en los bancos Confrontar información de planilla de consignaciones y bancos Confirmada la consignación? SI Ingresar todas las consignaciones al sistema Aplicar la consignación a la factura del cliente Elaborar recibo de caja para cancelar la factura FIN 162 NO PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS CLIENTES INICIO Consulta de saldos en bancos Consultar las consignaciones realizadas a favor de la empresa Establecer en que ciudad se realizó la consignación Recibir del Director de Cartera la Planilla de consignaciones Confrontar la información de la Planilla de consignaciones con la obtenida de los bancos SI Confirmada la consignación? Marcar o señalar en la Planilla NO Tratar de establecer a que cliente pertenece la consignación Consultar con vendedores y/o Director de Cartera las consignaciones que no aparecen en la planilla, informándoles el valor consignado y el banco Dirigir carta al banco solicitando copia de la consignación 1 2 163 1 1 Cuando han pasado muchos días y no se sabe de quien es el dinero: elaborar recibo de caja para enviar dinero para anticipo Se logro establecer quien realizó la consignación? SI Anotar la información en la planilla de consignaciones FIN 164 NO Elaborar recibo de caja y enviar para anticipo de clientes PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN DE LISTADOS DE CARTERA INICIO Recibir solicitud de la información y/o hacerlo cuando el desempeño del cargo lo exija Ingresar al sistema y consultar la información Filtrar la información según el listado requerido: Estado de cuenta Análisis de vencimientos Circularizaciones Libros auxiliares Relación de recaudos Otros Imprimir documento(s) Entregar o enviar documento(s) o listado a la persona solicitante o a Asesores Comerciales FIN 165 PROCESO: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DEL CARGUE DE LOS VEHÍCULOS DE LA EMPRESA Y DE LA RUTA DE ENTREGA DE LA MERCANCÍA INICIO Recibir las facturas, formato de pedido y remisiones Consultar la información contenida en el documento Analizar la información Identificar y ubicar las obras o direcciones de los clientes Zonificar la entrega Priorizar la entrega de la mercancía Archivar documento NO Se requiere entregar? SI Diligenciar Planilla de Horario anotando e indicando el orden de las entregas a realizar Entregar la Planilla de Horario a Conductores del empresa 1 166 Según el material, tipo de producto, tamaño de los artículos, volumen de compra, requerimientos del cliente, facilidad, ubicación, etc. 1 Consultar la ruta programada con los conductores Recibir observaciones de los conductores NO La ruta requiere ajuste? SI Realizar ajustes Entregar las facturas o remisiones a los Auxiliares de Bodega en el orden de entrega de la mercancía FIN 167 PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS Y/O REMISIONES PARA DESPACHO INICIO Recibir facturas o remisiones Consultar información contenida en el documento Analizar información Programar las acciones a seguir Ejecutar las acciones FIN 168 PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIÓN DE LOS PRODUCTOS EN LOS VEHÍCULOS INICIO Consultar las facturas o remisiones Determinar productos y cantidades a despachar Programar el cargue del vehículo Tener presente el volumen, calidad, fragilidad o resistencia de los productos NO SI Vehículo de la empresa? Planear el cargue en el orden contrario en el que fueron entregadas las facturas o remisiones Establecer contacto con el cliente Idear la distribución de la mercancía en el planchón del Establecer ubicación en bodega FIN 169 PROCEDIMIENTO: ALISTAR LA MERCANCÍA A DESPACHAR INICIO Ubicar productos en bodega y seleccionarlos Verificar los productos seleccionados NO Producto correcto? SI Tomar producto de su sitio de almacenamiento SI NO Requiere corte? NO SI Consultar dimensión Colocar en báscula Buscar herramienta Determinar peso Realizar corte Adjuntar tiquete de pesio al producto Productos listos para el cargue FIN 170 Debe pesarse? SI Transportar productos Ubicarlo en un lugar más próximo a la salida Mejorar ubicación? NO PROCEDIMIENTO: CARGAR LA MERCANCÍA AL VEHÍCULO DE LA EMPRESA O DEL CLIENTE INICIO Ubicar los productos Verificar referencia de los productos y la cantidad a cargar NO Producto correcto? 1 SI Tomar y levantar la mercancía Establecer cuantía de productos cargados Ir contando los productos a medida que sean cargados Consultar facturas o remisiones para verificar productos y cantidades cargadas SI Requiere marcación? NO Se cargaron todos los productos? Marcar productos con pintura NO SI Transportar los productos hasta el vehículo Ubicar o arrumar los productos en el vehículo 1 171 Solicitar la verificación de la mercancía cargada y autorización de salida del vehículo FIN PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DEL CARGUE Y AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE LOS VEHÍCULOS INICIO Consultar facturas o remisiones Contar los productos cargados al camión Ir marcando con pintura los productos contados Confrontar información del conteo con la registrada en los documentos Producto y cantidad correctos? SI Autorización Salida del vehículo FIN NO SI Otra referencia? Descargar productos Cambiar producto Cargar producto correcto NO SI NO Faltantes? SI Establecer cantidad Cargar productos faltantes al camión 172 NO Sobrantes? Establecer cantidad Bajar la mercancía e ingresarla a bodega PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA INICIO Recibir facturas o remisiones y Planilla de Horario con la ruta de las entregas a realizar Consultar información contenida en la Planilla Establecer dirección de entrega Desplazarse hasta el sitio Buscar dirección NO Se ubicó dirección? Comunicarse con despacho SI Estacionar vehículo en el lugar Corroborar dirección Dirección correcta? FIN NO Recibir indicaciones o regresar a la empresa 173 SI PROCEDIMIENTO: DESCARGAR MERCANCÍA EN OBRA O FERRETERIA INICIO Establecer contacto con el cliente Esperar autorización del cliente para descargar mercancía NO 1 Descargue autorizado? Descargar los productos en el sitio indicado por el cliente SI Preguntar o establecer sitio de almacenamiento Acomodar los productos en estantes, burros o arrumes Consultar factura o remisión Ir contando los productos descargados Seleccionar del vehículo los productos del cliente Establecer cuantía de productos cargados Desarrumar la mercancía del vehículo NO Se descargaron todos los productos? Alcanzar los productos SI Bajar los productos del vehículo Proceder a entregar factura o remisión al cliente Levantar o recibir y sujetar los productos FIN Ingresar la mercancía a la obra o ferretería 1 174 PROCEDIMIENTO: ENTREGAR FACTURA AL CLIENTE INICIO Restablecer contacto con el cliente Entregar la factura al cliente Hacer firmar copia de la factura al cliente El cliente firmó la factura? SI Guardar factura NO Recibir notas u observaciones Diligenciar y anotar observaciones en Planilla de Horario FIN 175 PROCESO: DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA INICIO Recibir información de devolución de mercancía por parte del cliente NO Recibir factura con observación del Asesor Comercial de error o decisión de no compra por parte del cliente Diligenciar formato de devolución de mercancía Radicar en el formato de relación devolución en ventas: fecha, # factura, cliente, descripción material, cantidad, observación (firma del vendedor) Autorizar mediante firma, garantizando que la mercancía no ha salido de bodega SI Mercancía despachada? Mercancía no recibida por el cliente o sobrante de la obra SI Recibir orden de recoger mercancía en obra o ferretería Recoger mercancía Revisar el estado de los productos Cargar los productos al vehículo Diligenciar formato de devolución Transportar los productos a la empresa Recibir del Conductor o Auxiliar de Bodega asignado al vehículo el formato de devolución Descargar mercancía del vehículo 176 Recoger mercancía? NO Mercancía traída por el cliente Diligenciar formato de devolución de mercancía Recibir la mercancía directamente o realizar ingreso por bodega 1 2 2 1 Verificar el estado de los productos Ubicar o almacenar los productos en la bodega Contar la mercancía ingresada Firmar y entregar formato de devolución al personal del vehículo Informar al Jefe de Bodega y entregar formato de devolución Revisar información contenida en la devolución y firma de quien recibió en bodega Buscar copia de la factura a la que debe realizarse la nota Diligenciar el formato de devolución de ventas: código, descripción material, cantidad, valor unitario, valor total Establecer comunicación con el cliente para confirmar motivo de la devolución Radicar en el formato de relación devolución en ventas: fecha, # factura, cliente, descripción material, cantidad, observación (firma del vendedor) 3 177 3 Entregar factura y formato de devolución a Director de Cartera Recibir factura y formato de devolución Revisar que la factura se encuentre completa y formato de devolución bien diligenciado y con la firma de Jefe de bodega o de quien recibió la mercancía (si fue despachada) Firmar formato de devolución Solicitar elaboración de la nota de devolución a Auxiliar de Inventario Elaborar nota de devolución Revisar la nota de devolución Ratificar ingreso de la devolución al sistema Adicionar observación de la razón de la devolución FIN 178 PROCESO: CRÉDITO A CLIENTES PROCEDIMIENTO: SOLICITAR Y RECIBIR DOCUMENTACIÓN PARA CRÉDITO INICIO Informar al cliente del servicio ofrecido por la empresa Al cliente le interesa? NO Finalizar contacto SI Documentos requeridos: Indicar al cliente las acciones a seguir Entregar formato de solicitud de crédito y carta de instrucciones Recibir la documentación del cliente o indicarle a que persona debe hacerla llegar Hacer llegar la documentación a Director de Cartera Recibir los documentos FIN 179 Fotocopia de cédula del representante legal Documento Cámara de Comercio Pagaré Certificado de ingresos y retenciones PyG Referencias Comerciales Referencias Bancarias Extractos bancarios de los últimos tres (3) meses PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE CRÉDITO INICIO Recibir documentación del cliente Confirmar información y referencias comerciales Revisar información financiera Determinar capacidad de pago (análisis de factibilidad) SI Cuenta con respaldo? Aprobar crédito NO Negar crédito Establecer cupo y tiempo de pago Crear cliente Informar Asesor Comercial la aprobación o negación del crédito al cliente FIN 180 PROCEDIMIENTO: CREAR CLIENTE (creación de terceros) INICIO Ingresar al software Diligenciar formato de la base de datos Adicionar información del cliente y de Asesor Comercial Verificar información digitada Información correcta? SI Grabar y guardar la información en la base de datos Activar al cliente Informar a Asesor Comercial FIN 181 NO Realizar modificaciones y/o ajustes PROCESO: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO DE LOS PRODUCTOS DE BODEGA INICIO Determinar tipo de inventario SI NO General? SI Programar para Fin de año Informar al personal de la empresa la fecha del inventario Listado de todos los productos almacenados NO Algunos productos? A mitad de año Ocasional o aleatorio Seleccionar los productos Seleccionar el producto Listar los productos Asignar productos al personal Escoger la persona o personas Recibir el listado de los productos Recibir información y anotación del producto(s) a inventariar Ubicar productos en bodega Contar o pesar uno a uno la cantidad existente del producto 1 182 1 Establecer la cantidad total almacenada en bodega Relacionar en el listado del producto la cantidad total existente en bodega Cargar al sistema la información recopilada Comparar datos recopilados con los registrados en el sistema y las entradas de almacén NO SI Existen diferencias? Establecer la cantidad Analizar la razón de las diferencias SI Efectuar ajustes Elaborar informe de los productos y cantidades existentes en bodega Presentar informe de los productos almacenados en bodega 183 FIN Inventario de fin de año? NO PROCEDIMIENTO: CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS INICIO Recibir petición y/o conocer incorporación nuevo producto Establecer información y especificaciones del nuevo producto Ingresar al software Digitar la información del producto Asignar código al producto Verificar código asignado Código preexistente? SI NO Diligenciar formato del sistema para codificación de ítem Grabar información Copiar información en Excel Imprimir información Informar código del producto y enviar documento de soporte a las demás sucursales 184 FIN Generar código PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y ENTREGA DE NOTAS INICIO Recibir información y petición de elaboración de nota Determinar tipo de nota (devolución de mercancía, faltantes, menor o mayor valor cobrado) Sistematizar nota Imprimir la nota Revisar diligenciamiento de la nota Aprobación de la nota Seleccionar las notas SI NO Proveedor? Enviar la nota vía fax Clasificar las notas de los clientes por ubicación geográfica del cliente Confirmar la recepción de la nota Recibir respuesta del proveedor Realizar el ajuste necesario SI Entregar a Mensajero Entregar copia de la nota a contabilidad NO Clientes en la ciudad? Entregar a Director de Cartera Diligenciar formato de entrega de la nota Causar la nota contablemente Realizar seguimiento de entrega de la nota Archivar copia de la nota 185 FIN PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE LAS REMISIONES INICIO Recibir la factura enviada por el proveedor Verificar existencia de la remisión en el cuaderno de remisiones Numerar la factura Relacionar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones en la casilla respectiva (# Factura) Revisar y subrayar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones Sumar y totalizar las remisiones Verificar el total de las remisiones Entregar informe del valor total y listado de remisiones del día a Subgerente y Director Comercial Archivar documentos Verificar que todas las remisiones hayan sido facturadas antes del cierre del mes FIN 186 PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MERCANCÍA INICIO Diligenciar formato de traslado de mercancía Establecer comunicación con la sucursal Solicitar traslado de mercancía Recibir mercancía en bodega o enviarla directamente al cliente Ingresar mercancía al sistema por la opción de traslado Efectuar facturación de la mercancía Archivar una copia de la factura en inventario, entregar dos copias a Cartera y una a Contabilidad Recibir información y copia del traslado efectuado Contabilizar el traslado de mercancía Comunicar a la sucursal respectiva el movimiento contable realizado FIN 187 PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN FLETES DE MERCANCÍA INICIO 1 Recibir información del descargue e ingreso de la mercancía a bodega Solicitar a Auxiliar General elaborar comprobante de egreso con copia Efectuar los cálculos respectivos para determinar costos Elaborar comprobante de egreso con los datos entregados por Auxiliar de Inventario Calcular la tarifa por peso o unidades totales Recibir el comprobante de egreso Diligenciar formato del sistema para liquidación de fletes: nombre completo del transportador, dirección, teléfono, ciudad, valor Desplazarse a caja con el formato de liquidación y comprobante de egreso Hacer retención del 1% para régimen simplificado Solicitar el dinero para el pago del flete Imprimir formato de liquidación Recibir el dinero y efectuar el pago al transportador Solicitar revisión del formato a Director de Cartera Hace firmar el comprobante de egreso y la copia al conductor Recibir formato y revisar aplicación de la tarifa Archivar comprobante de egreso y enviar copia a caja Cálculos correctos? NO Realizar correcciones FIN SI Autorizar liquidación del flete adicionando firma al formato 1 188 PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES INICIO Recepción de documentos Consulta de documentos Clasificación tipo de autorización SI NO Pedido? SI Devolución? Revisión diligenciamiento NO NO SI Formato de Revisión diligenciamiento Revisión precio de venta y descuentos otorgados al cliente Formato de Gasto? SI Revisión concepto de gasto Analizar la información Recibir Formato de Pedido Revisar factura Establecer o conocer motivo Verificar gasto Aprobar o no la petición o documento SI NO Aprobada? Autorizar mediante firma Devolver los documentos FIN 189 NO Despacho? Consultar cupo y mora Analizar y estudiar factibilidad PROCESO: COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES PROCEDIMIENTO: CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS. INICIO Consultar la lista de productos comercializados Analizar el nivel conocimiento de los productos y sus especificaciones Establecer requerimientos de información SI Producto nuevo? NO Asistir al lanzamiento Solicitar mayor información de los productos y/o actualización de la información Conocer las especificaciones de los productos Indagar sobre las ventajas del nuevo producto Verificar su diferenciación de los demás productos Mantener comunicación con el proveedor Programar asesoría y capacitación conjunta con el proveedor para el equipo de ventas 190 FIN PROCEDIMIENTO: TRAMITACIÓN ASESORÍA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES INICIO Identificar necesidad del cliente Establecer contacto con el proveedor Informar al proveedor sobre los requerimientos del cliente Conocer asignación de asesor del proveedor Acompañar al cliente durante la asesoría Establecer satisfacción de las necesidades del cliente FIN 191 PROCESO: GESTIÓN CONTABLE PROCEDIMIENTO: CONSULTA SALDO EN LOS BANCOS INICIO Establecer comunicación con los bancos NO SI Por la red? Comunicarse telefónicamente Ingresar a la página Web del banco Digitar la clave Consultar las cuentas, movimientos y saldo del día anterior Asentar la información en el libro de bancos de cada entidad Registrar consignaciones y cheques girados en el libro de cada banco Revisar y anotar el # de los cheques para guardar la consecutividad Totalizar el saldo de cada uno de los bancos Consolidar el saldo de todos los bancos Relacionar los saldos de cada banco y el general Informar a Gerente 192 FIN PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES INICIO Verificar consignación realizada Señalar en el cuaderno de bancos Registrar en paquete contable (software) el # de la cuenta y nombre del cliente Colocar a la consignación sello de contabilizado Registrar con fecha de consignación y con fecha de de registro en caja Archivar consignación en la carpeta del respectivo banco Revisar que la consignación corresponda al banco donde se envía FIN 193 PROCEDIMIENTO: CUADRE Y REVISIÓN DE LA CAJA INICIO Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos) Ingresar al software contable 1 Verificar que las consignaciones estén ingresadas en el cuaderno de bancos, marcarlas para no volverlas a ingresar Archivar los demás documentos Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la información con contabilidad Ingresar al sistema las consignaciones que no se encuentren registradas Ingresar al software por paquete comercial Determinar cuales comprobantes de egreso no están registrados en el sistema y cual fue la razón del pago efectuado Hacer interfase de los recibos de caja y de las ventas, para cuadrar caja Analizar los gastos En el sistema por contabilidad, subir las interfases Determinar la necesidad de reembolso (cuando los gastos se aproximan al valor de la base) Verificar que la caja físicamente coincida con el dato de contabilidad del sistema Elaborar el comprobante de egreso Imprimir el cuadre de caja Pasar los gastos a Nómina para que efectúe el registro de reembolso de caja menor Pasar documento a Cajera FIN 1 194 PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE CAJA MENOR INICIO Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de gasto facilitados por caja Acumular los gastos diarios y sus facturas Revisar diligenciamiento y autorización de los gastos Elaborar nota de contabilidad e ir registrando el total de los gastos del día con la fecha de la tirilla entregada por Cajera Ir adicionando a la nota los gastos diarios, e irlos sumando hasta que el valor se aproxime o sea igual a la base de caja menor Gastos = caja menor? SI Imprimir nota contable Elaborar comprobante de egreso por valor del costo del reembolso 1 195 NO Formato de gastos con el nombre del establecimiento, dirección, NIT o cédula del propietario, firma del dueño, nombre de quien realizó el gasto y concepto 1 Revisar que el total de las facturas por gastos sea igual al ingresado al sistema Confrontar la información y realizar las correcciones necesarias SI NO Factura ingresada? Adicionar valor a la cuenta gastos asumidos Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa al sistema Pegar las facturas en hojas de block Archivar nota con facturas Desembolsar el dinero para caja menor Iniciar nueva nota de contabilidad FIN 196 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA INICIO Recibir extracto del banco o imprimirlo de la página Web de la entidad Revisar impuestos y comisiones cobradas por los movimientos del mes en cada banco Registrar la información en formato de Excel (predefinido) Calcular uno a uno los ítems para cada banco y totalizarlos Elaborar nota de contabilidad con la fecha del último día del mes en conciliación Registrar la nota Imprimir borrador del libro de bancos Comparar extracto del banco con la información del libro impreso 1 197 1 Verificar concordancia de la información del extracto Información correcta? NO Revisar consignaciones o cuentas para encontrar el origen o causa de la anomalía SI Diligenciar formato de conciliación bancaria Nombre banco, # cuenta, mes a conciliar, cheque por cobrar, consignaciones, notas débito o crédito, ingresos, egresos, Archivar conciliación en carpeta del banco respectivo Imprimir libro de bancos (original) Archivar libro FIN 198 etc. PROCEDIMIENTO: AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES. INICIO SI NO Cliente? Recibir llamada telefónica de proveedores solicitando información sobre facturas canceladas y la fecha de pago Recibir petición del estado de cuenta de un cliente (Asesor Comercial o cliente) Consultar los pagos realizados Recibir relación de los clientes por parte de los vendedores SI Varias facturas? Ingresar al sistema y realizar la consulta del cliente Imprimir información de la cuenta Confrontar cuantía adeudada y pagos realizados Revisar la cuenta confrontándola con las facturas del archivo Establecer diferencias Cuadrar los pagos efectuados con las facturas canceladas Solicitar a proveedores el estado de cuenta de la empresa Enviar al cliente la relación y explicación por escrito de las cuentas y pagos, indicando el saldo adeudado o informar telefónicamente Recibir informe Verificar los saldos con los proveedores Efectuar los ajustes necesarios FIN 199 NO PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA INICIO Ingresar al software Seleccionar la información de cartera Imprimir la cartera registrada en el sistema por contabilidad y comercial Verificar la concordancia de la información Señalar cada uno de los clientes que presentan errores o inconsistencia de los datos, anotando las posibles causas por las que no cuadra Totalizar la cartera de la empresa FIN 200 PROCEDIMIENTO: CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES INICIO Recibir de Director de Cartera relación de los anticipos de los clientes Ingresar al sistema Consultar la información de los clientes SI Conoce las facturas a cancelar? NO Preguntar a Asesor Comercial del cliente Visualizar en pantalla las facturas del cliente Generar otra pantalla e ir cancelando los mismos valores que el cliente tiene en anticipos y cartera Verificar la cancelación de las facturas FIN 201 PROCEDIMIENTO: MANEJAR LA INFORMACIÓN CONTABLE Y GENERAL DE LAS DEMÁS SUCURSALES. INFORMACIÓN CONTABLE. DOCUMENTOS. INICIO INICIO Recibir de las sucursales los listados de cartera y los informes contables Recibir de las demás sucursales los formatos de los bancos, Cámara de Comercio, Industria y Comercio, etc. Revisar y confrontar la información de los listados y la contable Diligenciar los documentos Anexar la documentación necesaria o solicitada por las entidades y sucursales Establecer el motivo por el cual se encuentran diferencias, comunicándose y preguntando a la persona indicada Enviar los documentos a la sucursal respectiva Recibir la información y documentación de los movimientos realizados en las demás sucursales. FIN Mantener contacto permanente con las sucursales. Informar los gastos generados en las demás sucursales y que correspondan a cada una Revisar y efectuar los ajustes necesarios. FIN 202 PROCEDIMIENTO: CONTROL COSTOS DE INVENTARIO INICIO Realizar interfase del costo de inventario Retirar información y colocarla en la cuenta correcta Imprimir información del costo del inventario Confrontar información impresa con la registrada en contabilidad NO Existen diferencias? SI Imprimir información de las compras realizadas a cada uno de los proveedores Comparar la información de las compras con la registrada en comercial Realizar los ajustes necesarios FIN 203 PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACIÓN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES ESTATALES. INICIO Elaborar los informes contables de la empresa solicitados por las diferentes entidades Diligenciar formatos establecidos por las entidades, físicamente o de la página Web Enviar información y/o documentos vía Internet o con mensajero FIN 204 PROCEDIMIENTO: DIAN (medios magnéticos) INICIO Ingresar al software por información fiscal Actualizar los formatos establecidos por la DIAN según la resolución Amarrar los formatos a cada una de las cuentas del plan de cuentas que se maneja en la empresa Verificar que los conceptos dados por la DIAN, para los medios, se encuentren amarrados a los formatos Imprimir el listado del plan de cuentas Revisar que toda la información de las cuentas esté incluida en los formatos Imprimir un listado de los formatos Confrontar la información y verificar que las cuentas del plan de cuentas se encuentren en el formato respectivo Cotejar que los clientes se encuentren bien creados en el sistema, que sus datos no contengan signos, rayas, puntos, etc. Conocer si los clientes se identifican por NIT o cédula, para establecer dígito de verificación a colocar a cada cliente 1 205 1 Imprimir por cada concepto y cada formato un listado de los clientes, proveedores y gastos del año del que se reporta la información, teniendo en cuenta las bases de la DIAN Realizar actualización automática de medios Imprimir el listado que arroja el sistema (el sistema muestra cada formato con los datos amarrados a cada una de las cuentas). Revisar que cada concepto contenga la información necesaria, en caso de que falte algún dato, este debe ingresarse por medios manuales Generar listado final Ingresar a la página Web de la DIAN Empezar a transmitir la información vía Internet adicionando los formatos Se presentan problemas? NO Enviar la información FIN 206 SI Revisar la información de los clientes y realizar las correcciones necesarias PROCEDIMIENTO: REPORTAR LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA A SUPERSOCIEDADES INICIO Bajar de Internet el formato para reporte de la información Contar con el balance de fin de año, sus anexos y la información de los accionistas, contador, revisor fiscal y sus suplentes Contar o solicitar información de: Total de empleados. Número de hombres y mujeres. Total de los sueldos por departamentos. Cantidad de artículos que se venden. Cantidad de artículos devueltos. Productos comprados y su costo. Área ocupada por la bodega, parqueaderos, departamento de ventas y administración. Diligenciar toda la información en cada uno de los anexos de la superintendencia A medida que se van ingresando los datos se va llenando un anexo que es el balance (los datos que hagan falta se ingresan manualmente) Enviar el informe físicamente FIN 207 PROCESO: NÓMINA PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA INICIO Consultar base de datos de empleados de la empresa Verificar datos y vinculación del personal Consultar y revisar compromisos financieros pendientes de los empleados NO Posee compromisos? SI Deducir préstamos, cuotas o afiliaciones NO Final de mes? SI Efectuar descuento para salud y pensión NO Sueldo < 2 SMLV? SI Adicionar Auxilio de Transporte NO Empleado bodega? SI Consultar horas extras Calcular cuantía de dinero adicional 1 208 1 Realizar los cálculos necesarios Establecer cuantía a pagar a cada empleado Imprimir borrador de lista de pago de nómina Revisar y verificar información SI Realizar los ajustes que se requieran Requiere ajustes? NO Imprimir lista de pago de nómina en formato grande y pequeño (colilla de pago) Totalizar el valor de la nómina Informar a Caja el valor de la Nómina FIN 209 PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA INICIO Recibir de caja el dinero para pago de nómina Contar el dinero y revisar billetes NO Dinero completo? Esperar completar el dinero SI Disponer el dinero para el pago a los empleados Recibir en oficina una persona a la vez Consultar la lista de pago de nómina Separar y contar el dinero correspondiente al salario de la persona Entregar el dinero y colilla de pago al empleado NO SI Requiere explicación? Explicar la razón de la cuantía Hacer firmar lista de pago de nómina (formato grande) Archivar formato de pago 210 FIN PROCEDIMIENTO: PAGO PARAFISCALES INICIO Provisión pago de aportes Revisar provisión en el sistema y liquidación interna 1 Imprimir formato de pago único Realizar liquidación interna Consultar autoliquidaciones de la página Web del operador (24 horas después) Imprimir listado de aportes a las entidades Comparar información impresa con la de provisión del sistema NO Es correcta? Imprimir por cada entidad los aportes cancelados Realizar ajustes SI Elaborar comprobante de egreso por el valor pagado Imprimir documento soporte de pago efectuado (arrojado por el operador) Ingresar a página Web del operador contratado para realizar el pago de los aportes Archivar los documentos de pago en la carpeta de la respectiva entidad Diligenciar formato de pago unificado FIN Se va a pagar? NO Grabar información SI Asignar # de cuenta bancaria 1 211 PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE VACACIONES INICIO Diligenciar formato de liquidación de vacaciones del paquete de Nómina (software) Revisar y realizar los descuentos del periodo Imprimir borrador de la liquidación Calcular manualmente la liquidación Comparar liquidación del sistema y la calculada manualmente NO Es correcta? SI Imprimir original de la liquidación Elaborar comprobante de egreso Pasar comprobante de egreso a caja para su pago Informar a la persona los descuentos realizados Pagar el valor de las vacaciones FIN 212 Realizar ajustes PROCEDIMIENTO: INTERFASE DE NÓMINA INICIO Consultar la Provisión de nómina Revisar que las provisiones que pasan de nómina a contabilidad estén acordes a las que cada mes se han estado pagando Establecer a que periodo pertenece la parte de las vacaciones pagadas, de acuerdo a lo que había quedado pendiente en el periodo anterior NO SI Requiere corrección? Corregir las cuentas de provisión por liquidación de contratos y vacaciones pagadas Expedir los certificados de retención de salarios Entregar los certificados de retención de salarios a Auxiliar de Nómina para que los haga firmar de los empleados Guardar los certificados en la declaración de renta FIN 213 PROCESO: MANEJO DE CAJA PROCEDIMIENTO: CUADRE DE CAJA INICIO Establecer cuantía de las ventas de contado Revisar las ventas y los recibos de caja contra la información del sistema Diligenciar formato manual del cuadre del día, relacionando valor de ventas, recibos de caja, gastos, consignaciones, # de recibo de caja y consignaciones Revisar formato manual del cuadre de caja Efectuar los cálculos necesarios y sacar una relación del valor total (tirilla) Enviar o entregar formato de cuadre de caja y tirilla a Auxiliar Contable Recibir el formato revisado por Auxiliar Contable Anotar en el cuaderno de caja la información del cuadre Anotar en la nueva hoja de cuadre del día el número consecutivo de recibos de caja y consignaciones Revisar, firmar y archivar formato de cuadre del día FIN 214 PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL DINERO EN CAJA INICIO Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a caja Contar el dinero en efectivo acumulado en caja NO Mayor a un millón? SI Informar a Auxiliar Contable la cuantía del dinero recaudado Esperar autorización e indicaciones SI SI Dirigirse a Área de Contabilidad Entregar dinero a Auxiliar Contable Contar nuevamente el dinero Depositar el dinero en caja fuerte NO Guardar en caja fuerte? Recibir de Auxiliar Contable autorización y cheques elaborados Diligenciar el formato de consignación del respectivo banco a favor del proveedor Efectuar el pago a proveedores. Pago a proveedores? NO Consignar en cuenta de bancos de la empresa Recibir de Auxiliar Contable autorización y cheques elaborados Elaborar el formato de consignación a la cuenta indicada Efectuar la consignación 215 FIN PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR CAJA MENOR INICIO Recibir reembolso del dinero de caja menor Recibir solicitud de dinero para sufragar gastos por parte del empleado Entregar recibo de gasto y dinero al empleado Ir rebajando o disminuyendo el monto de la caja menor cuando se generan gastos Relacionar los gastos Informar y entregar los documentos de respaldo de los gastos a contabilidad Solicitar reembolso de dinero cuando los gastos se aproximen o sean iguales al dinero de caja menor FIN 216 PROCEDIMIENTO: CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL CARGO INICIO Recibir las facturas o llamadas de solicitud de autorización de los gastos Revisar diligenciamiento de las facturas y recibos de gastos Verificar el gasto Autorizar los gastos Generar relación de los gastos Devolver los documentos a la persona que solicitó la autorización Recibir facturas y recibos de gastos (Cajera) Verificar la autorización de los gastos por el Director de Cartera Revisar la numeración de los recibos de gastos Consultar el # del recibo de gastos y ratificar la concordancia con el registrado en el cuaderno, señalar con una pequeña marca 1 217 1 Revisar el diligenciamiento de los documentos Totalizar los gastos Efectuar el cuadre del día anterior (devolución de dinero por parte del trabajador o pago del dinero adeudado) Realizar los cálculos respectivos para saber si el dinero entregado alcanzó para sufragar los gastos NO Dinero suficiente? Establecer cuantía a pagar SI NO Sobró dinero? SI Recibir dinero devuelto por la persona Pagar la suma adeudada Elaborar comprobante de egreso con el nombre del empleado y la cantidad de dinero entregado Pegar el formato de gasto y/o facturas al comprobante de egreso Hacer firmar el comprobante de la persona que realiza el gasto Ordenar los gastos según su tipo Enviar documentos a contabilidad para su archivo 218 FIN PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAR DOCUMENTOS CONSIGNACIONES RECIBOS DE CAJA INICIO INICIO Recibir de Auxiliar Contable Ingresar al sistema la cuantía de los cheques y efectivo recaudado cheques y autorización y/o petición de la elaboración Realizar registro de los movimientos (flujo de caja) Diligenciar formato de consignación del respectivo banco Imprimir recibos de caja Entregar a mensajero cheque y formato de consignación Revisar los recibos Enviar copia de consignación a Auxiliar Contable Totalizar el recaudo Informar a Auxiliar Contable la cuantía a la que asciende el recaudo Archivar copia de la consignación Archivar recibos de caja FIN FIN RECIBOS DE GASTOS (Comprobante de Transición Régimen Simplificado con personas naturales no comerciales) INICIO Recibir petición de dinero para sufragar gastos Entregar el recibo de gastos a la persona solicitante Relacionar en el cuaderno de talonario de gastos la entrega del recibo anotando: # del recibo y nombre de la persona solicitante 219 FIN PROCEDIMIENTO: CHEQUES DEVUELTOS INICIO Recibir cheques devueltos Informar a Asesor Comercial cliente y causal y a Auxiliar Contable sobre el cliente, causal y vendedor Establecer comunicación con el cliente Ingresar al software Elaborar nota por cheque devuelto, diligenciando formato para nota del sistema: cliente, banco, valor, causal Efectuar ingreso y recibo de caja para aquellos cheques autorizados Guardar los cheques que no han sido autorizados o el vendedor no se ha comunicado con el cliente FIN 220 PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE INICIO Establecer forma de pago NO SI Efectivo? Recibir cheques o copia del formato de consignación Recibir la factura y sus copias Consultar factura Relacionar consignaciones en el documento de cuadre de caja diario Verificar la cuantía Informar el valor total de la compra al cliente Informar cheques recibidos a Auxiliar Contable Recibir el dinero Elaborar y enviar al cliente recibo de cancelación de la deuda Revisar y verificar la autenticidad de los billetes Colocar sello de cancelado a la factura y sus copias Entregar tres copias de la factura al cliente SI NO Sobra dinero? Devolver dinero sobrante Archivar una copia de la factura en caja 221 FIN PROCESO: SALUD OCUPACIONAL PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL INICIO Determinación de los elementos a comprar Cotización y selección del proveedor Recepción y entrega de los elementos FIN PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LOS ELEMENTOS A COMPRAR INICIO Revisar o recibir información del estado de los elementos Confirmar el estado de los elementos Calcular las cantidades existentes de cada producto SI Compra el producto? Establecer cantidad a comprar FIN 222 NO PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR INICIO Evaluar productos del proveedor anterior SI Productos de buena calidad? NO Buscar nuevo proveedor Consultar proveedores de los productos NO Cumple las normas del ministerio? SI Solicitar información de precio de productos Evaluar la información y opciones ofrecidas Elegir la mejor opción Consultar políticas de compras Efectuar pedido FIN 223 Finalizar comunicación PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS INICIO Recibir los elementos de protección personal enviados por el proveedor Verificar que los elementos correspondan a los solicitados Diligenciar formato de compras con la información del proveedor, descripción del artículo, el valor y fecha de recepción Organizar y disponer los elementos para la entrega Diligenciar formato de entrega Realizar entrega oficial de los elementos de protección y dotación Entregar los implementos viejos y recibir los nuevos Firmar el formato de entrega Archivar el formato de entrega Botar los elementos viejos (deteriorados) FIN 224 PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE UNIFORMES INICIO Consultar fecha de dotación de uniforme al personal Establecer los tallajes requeridos Imprimir formato para recopilación de tallas Entregar formato para que los empleados lo diligencien anotando las tallas de pantalón, camisa, zapatos, delantal Verificar las tallas Diligenciar formato de dotación de uniforme con las tallas Realizar pedido al proveedor Recibir los uniformes enviados por el proveedor Imprimir formato de entrega Efectuar la entrega de los uniformes a los empleados Anotar las cantidades entregadas a cada empleado Firmar formato de entrega Archivar formato de entrega en carpeta de dotaciones 225 FIN PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN INICIO Recibir la observación de requerimiento de dotación del botiquín o realizar Revisar el contenido del botiquín de planta y de los vehículos de la empresa SI Cuenta con los elementos necesarios? NO Listar los elementos faltantes Solicitar los medicamentos y elementos a droguería Recibir los elementos Equipar el botiquín de planta y de los vehículos de la empresa Verificar la dotación del botiquín FIN 226 PROCESO: ACCIDENTE DE TRABAJO PROCEDIMIENTO: REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO INICIO Establecer riesgo del accidente Comunicar a jefe inmediato SI NO Accidente grave? Accidente muy leve: Remitirse rápidamente a la clínica Accidente leve? SI Al regresar a la empresa: Informar y narrar a Auxiliar de Nómina lo sucedido Dirigirse a Nómina para la sistematización del Esperar y recibir copias impresas del reporte Dirigirse a la clínica SI Recibe incapacidad? NO Informar a Jefe inmediato Hacer llegar documento de incapacidad a Auxiliar de Nómina Archivar una copia del reporte del accidente e incapacidad FIN 227 NO Solicitar a la persona encargada del botiquín elementos PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO INICIO Ingresar a la página Web de la ARP Digitar la clave asignada Diligenciar formato de la página con la información del empleado Complementar la información faltante en el formato novedades, y/o la información de lo ocurrido al trabajador Radicar el accidente Imprimir formato diligenciado del reporte del accidente Fotocopiar y entregar dos (2) copias al trabajador Archivar una copia del reporte FIN 228 PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE DE TRABAJO INICIO Recibir información y documento de incapacidad Ingresar a la página Web de la ARP Digitar la clave asignada Establecer duración de la incapacidad Diligenciar formato de la página con la información del empleado y los días de incapacidad SI NO Incapacidad > 3 días? Tramitar liquidación Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado FIN 229 PROCEDIMIENTO: TRAMITAR LA LIQUIDACIÓN DE LA INCAPACIDAD INICIO Revisar documento de incapacidad Elaborar carta o diligenciar formulario de la entidad para solicitar autorización, liquidación y cancelación de la incapacidad Adjuntar copia de la incapacidad Enviar documentos a la entidad Esperar respuesta de la entidad Recibir autorización del descuento en pago de aportes del mes siguiente o cheque Anexar autorización del descuento y copia de la incapacidad al documento de pago de aportes Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado FIN 230 PROCESO: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL INICIO Analizar y detectar la necesidad de contratación de personal Recibir información de solicitud de personal Establecer comunicación con entidades o publicar el requerimiento de personal Recibir hojas de vida Seleccionar los candidatos Convocar a las aspirantes Efectuar entrevista y/o prueba Evaluar los resultados de la entrevista y/o pruebas NO Cumple requisitos? SI Contratar la persona FIN 231 PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO INICIO Recibir petición de elaboración de contrato de trabajo e información de la persona a contratar por la empresa Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa Determinar estado civil del nuevo colaborador, para indicarle los documentos que se requieren para su afiliación y la de sus familiares a las entidades respectivas Solicitar documentación adicional: fotocopia de cédula, etc. Realizar trámite de afiliación a las entidades de salud, pensión, riesgos profesionales, etc. SI Se encuentra suscrito? Realizar los ajustes necesarios para que sigan siendo cubiertos por la empresa, según la ley NO Realizar las afiliaciones a las entidades Tramitar cita para examen médico 1 232 1 Informar al nuevo integrante de la empresa, la fecha de realización del examen médico Crear carpeta para el colaborador y adjuntar en ella sus documentos Elaborar contrato de trabajo Pasar contrato a Gerente para su firma Recibir y archivar contrato y examen médico en la carpeta del colaborador Alimentar paquete contable con la información del empleado FIN 233 PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN INICIO Ubicar al nuevo colaborador en el entorno organizacional Presentar las políticas de la empresa Realizar un recorrido institucional Presentar a los compañeros de trabajo Realizar entrenamiento en el puesto de trabajo Efectuar seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo integrante de la empresa FIN 234 PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO INICIO Recibir información sobre desvinculación del colaborador 1 Establecer asuntos pendientes: préstamos, deudas, etc. Elaborar comprobante de egreso Diligenciar formato del sistema para liquidación de contrato Firmar el comprobante (la persona que lo elaboró) Verificar descuentos parafiscales Hacer firmar comprobante de egreso por el empleado desvinculado de la empresa Imprimir en borrador de la liquidación Entregar comprobante de egreso a Auxiliar Contable para que lo pase a Contadora Revisar liquidación de prestaciones sociales Pasar comprobante a Cajera para su cancelación Realizar cálculo manual de la liquidación Pagar a la persona, dinero por concepto de liquidación de contrato Confrontar la información arrojada por el sistema con la calculada manualmente Información correcta? FIN NO Realizar ajustes SI Imprimir liquidación en original 1 235 PROCEDIMIENTO: ASESORIA Y CAPACITACIÓN DEL EQUIPO HUMANO INICIO Identificar la necesidad de capacitación 1 Determinar los objetivos de la capacitación Informar a los colaboradores seleccionados a cerca de la capacitación Definir temática Solicitar a proveedor capacitación para el equipo de ventas o tramitar con entidad Acompañar capacitación y realizar seguimiento Coordinar actividades Establecer número de participantes SI Todo el equipo? Evaluar los resultados NO Seleccionar personal Determinar lugar de la capacitación SI En la NO empresa? Programar horario y fechas Facilitar asistencia de los Asesores Brindar herramientas al expositor 236 1 Asistir y participar activamente de las capacitaciones programadas Retroalimentar los resultados de la capacitación FIN PROCEDIMIENTO: VACACIONES INICIO Pedir a Auxiliar de Nómina la elaboración de la carta de solicitud de vacaciones Elaborar carta de solicitud de vacaciones Imprimir carta Entregar carta de solicitud de vacaciones a la persona interesada en la misma Entregar carta a Subgerente Autorizar vacaciones Programar las vacaciones de los empleados SI NO Descontar días? Calcular los días pendientes Llamar al colaborador y comunicarle el periodo de vacaciones programado Recordar a los empleados los días de sus vacaciones (fecha de salida e ingreso) 237 FIN PROCESO: MENSAJERÍA PROCEDIMIENTO: PAGOS Y CONSIGNACIONES EN BANCOS INICIO Desplazarse al área de contabilidad de la empresa Recibir el dinero de Auxiliar Contable Contar el dinero recibido y dirigirse al área de Caja de la empresa Recibir de Cajera los documentos a pagar y las indicaciones de lo que se debe hacer con efectivo, consignaciones y cheques Separar el dinero para cada pago y el que debe consignarse Consultar la información contenida en los documentos Programar, coordinar y priorizar la visita a los bancos de acuerdo al documento que presente mayor monto Dirigirse al banco y realizar el pago o consignación Entregar a la Cajera de la empresa, al día siguiente, los documentos de las diligencias FIN 238 PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES INICIO Recibir de Director de Cartera la relación o listado de los recaudos a realizar Salir de la empresa y desplazarse hasta el sitio de ubicación del cliente Recibir el dinero o cheque del pago de la obligación del cliente con la empresa NO SI Cantidad considerable? Comunicarse con Auxiliar Contable, informar el saldo recaudado y solicitar indicaciones Llevar el dinero en efectivo o cheque a la empresa NO SI Consignar? Desplazarse al banco Realizar consignación a cuenta de proveedor o de la empresa Regresar a la empresa 1 239 1 Relacionar los recaudos efectuados en un formato, anotando: # factura, cliente, valor, fecha, banco, nombre del recaudador Entregar el dinero recaudado y no consignado junto con el formato de recaudo a la Cajera de la empresa Solicitar a la Cajera recibo donde conste el pago del cliente Elaborar recibo de cancelación de la obligación del cliente con la empresa Desplazarse a oficina del cliente para entregar recibo de cancelación de su deuda FIN 240 PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES INICIO Recibir de Director de Cartera las facturas a entregar (2 por cliente: original y copia) Consultar las facturas y programar su entrega Dirigirse a la oficina principal del cliente y entregar la factura Hacer firmar la factura original y copia Entregar el original de la factura al cliente y guardar la copia para devolverla al día siguiente al Director de Cartera Acumular las facturas no entregadas Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturación, se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del nuevo mes FIN 241 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DOCUMENTACIÓN EN ENTIDADES INICIO Recibir petición del personal administrativo de la empresa o llamada telefónica e indicaciones Desplazarse hasta la entidad respectiva SI Solicitar o recoger documentos? Reclamar la documentación en las diferentes entidades y traerlos a la empresa NO Entregar en entidades: cartas, certificados, reportes, documentos, etc. Responder las inquietudes que se presenten sobre le estado de entrega de los documentos Entregar los documentos a la persona que los solicitó Hacer firmar copia de los documentos a la persona que los recibe Devolver la copia de los documentos entregados a la persona indicada (en la empresa) FIN 242 PROCEDIMIENTO: COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA INICIO Recibir petición de personal administrativo Recibir el listado de productos a comprar y el dinero para ello Efectuar la compra de los productos solicitados Entregar los elementos a la persona solicitante de la compra Entregar a Director de Cartera las facturas de las compras realizadas en la semana Esperar la revisión y autorización de los gastos Dirigirse al área de Caja de la empresa y entregar las facturas Esperar a que la Cajera realice los cálculos respectivos Cuadrar los gastos generados por las compras, con la Cajera, entregando el dinero sobrante o recibiendo el faltante Solicitar y recibir de Cajera, el dinero para las compras de oficina Firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera 243 FIN PROCESO: ARCHIVO PROCEDIMIENTO: ARCHIVAR DOCUMENTOS INICIO Recepción de documentación Consultar la información contenida en el documento 1 Verificar el diligenciamiento del documento Posee autorización y sellos? NO Devolver documentos Existe la carpeta? NO SI Seleccionar la carpeta SI Identificar tipo de documento Verificar que los documentos correspondan a la carpeta Seleccionar y separar documentos Es la carpeta correcta? Ordenar documentos por número NO SI Revisar consecutividad Introducir los documentos en la carpeta Efectuar las acciones respectivas a su preparación (corte, perforación, etc.) Guardar la carpeta en el archivador o en caja Buscar, ubicar o crear carpeta FIN 1 244 Crear carpeta PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS INICIO Recibir petición del préstamo Preguntar por información o identificación del documento Establecer tipo de documento Ingresar al software de la empresa Ubicar en pantalla el documento 1 NO Existe el documento? Informar a solicitante Hacer firmar formato de préstamo SI Identificar posición física en archivo Buscar y ubicar físicamente el documento Esperar devolución Recibir documentos devueltos Registrar la devolución del documento en el formato de préstamo Diligenciar formato de préstamo Entregar documento a la persona solicitante Archivar documento FIN 1 245 PROCESO: SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO: COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VIVERES DE CAFETERÍA INICIO Productos de cafetería: café, azúcar, leche, aromática, etc. Hacer la lista de los elementos que se deben comprar Dirigirse a Caja y solicitar dinero para realizar las compras Implementos de aseo: jabones para baños y cocina, límpido, fabuloso, 1 Recibir el dinero y firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera Devolver el dinero sobrante o recibir el faltante Dirigirse al supermercado a realizar las compras Dirigirse a la cocina y organizar los elementos adquiridos Regresar a la empresa y solicitar a la cajera el recibo de caja para elaborar el comprobante de gasto del transporte Separar los utensilios y productos de aseo de los víveres Entregar factura de las compras y recibo del gasto del transporte a Director de Cartera Guardar en la cocina los productos de la cafetería y algunos implementos de aseo Autorización de los gastos Guardar en la nevera los productos que requieran conservación Pasar a caja y realizar el cuadre de los gastos y del dinero Disponer en recipientes cada uno de los productos de cafetería Esperar a que la cajera revise el total de los gastos 1 FIN 246 PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE CAFETERÍA ASEO ÁREAS DE OFICINAS INICIO INICIO Recibir llamado de integrantes de la empresa solicitando bebidas o atención a clientes o proveedores Barrer y trapear los pisos del Área de las oficinas Sacudir el polvo de escritorios, teléfonos, computadores, muebles, etc. Ofrecer bebidas a los visitantes y empleados Limpiar vidrios de las ventanas del área de las oficinas Preguntar y establecer las bebidas solicitadas Limpiar y ordenar la cocina (cafetería) Preparar las bebidas Lavar los utensilios de la cocina (vajilla, vasos, etc.) Llevar a las personas lo que solicitaron, de la manera como lo solicitaron y hasta el sitio donde se encuentran Realizar la limpieza de los baños Recoger la vajilla y vasos para llevarlos de regreso a la cocina Lavar y cambiar las toallas de los baños para que permanezcan limpias FIN Recoger y botar la basura de los cestos dispuestos en oficinas y baños FIN 247 PROCEDIMIENTO: OFICIOS VARIOS MANTENER LIMPIA Y ORGANIZADA LA COCINA ASEAR LA NEVERA INICIO INICIO Conservar vasos, pocillos y platos lavados Lavar la nevera Eliminar los productos vencidos Tener siempre la vajilla organizada FIN Lavar y limpiar lavaplatos y mesón de la cocina Asear la greca Tratar en lo posible de evitar la pérdida o avería de vasos, pocillos y platos FIN CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS INICIO Proporcionar agua a las plantas Podar las plantas Quitar el polvo de las plantas FIN 248 ANEXO B: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MAPA DE PROCESOS ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA Direccionamiento de la compañía. Planteamiento de estrategias. Revisión informes de ventas y cumplimiento de las metas. Interacción con proveedores. Autorización de documentos y acciones a implementar. Establecimiento de políticas de compras y ventas. GERENCIALES GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO. Selección de personal. Contratación. Liquidación contrato. Programación de vacaciones. Capacitación técnica. Cuadros de reemplazo (informal). Programación de actividades. AUTORIZACIONES. MISIONALES VENTAS Programación de visita al cliente. Atención de mostrador o visita al cliente. Consulta de disponibilidad de productos. Asesoría técnica. Cotización de productos para clientes. Seguimiento de las cotizaciones. Orden de Pedido. Facturación. Remisión de mercancía. Seguimiento del pedido. COMPRAS Determinar productos a comprar. Selección proveedor. Pedido a proveedores. FIJACIÓN PRECIO DE VENTA. Establecimiento de precio de venta de los productos Cambio de precio. Fijación precio de negociación y descuentos. METAS DE VENTAS. Generación informe de ventas. Revisión estadísticas de ventas. Fijación meta de ventas. Seguimiento meta de ventas. COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES. Conocimiento de productos. Asesoría y capacitación equipo de ventas. Tramitación de asesoría muy especializada para clientes. 249 RECEPCIÓN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO MERCANCÍA. Recepción de facturas o remisiones. Descargue, ingreso y almacenamiento. Reporte y verificación de los productos recibidos. Sistematización ingreso de mercancía. Revisión ingreso de mercancía al sistema. Ajustes de inventario. APOYO DE DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA. Programación del cargue de los vehículos y ruta de entrega. Recepción facturas o remisiones. Planeación del cargue y distribución de los productos en los vehículos. Alistar mercancía a despachar. Cargue de mercancía al vehículo. Verificación del cargue y autorización de salida de los vehículos. Transporte de mercancía. Descargar mercancía. Entregar facturas al cliente. DEVOLUCIÓN EN VENTAS Gestión de devolución de mercancía GESTIÓN CONTABLE. Consulta de saldo en bancos. Registro de consignaciones. Cuadre y revisión de la caja. Registro de reembolso de caja menor. Conciliación bancaria. Revisar cuenta con clientes y proveedores Revisión de la cartera de la empresa. Cancelación de anticipos de clientes. Manejo de información contable y general de las sucursales. Control de costos de inventario. Documentación e informes requeridos por entidades estatales. COBRO Y RECAUDO Generación de listado de cartera vencida. Entrega de listado de cartera. Cobro. Recaudo. Seguimiento del estado de cobro y recaudo. Ajuste de cartera al cliente. Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes. CAJA Cuadre de caja. Manejo del dinero en caja. Administrar la caja menor. Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo. Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja. Cheques devueltos. Recepción pago del cliente. 250 NÓMINA. Liquidación de nómina. Pago de nómina. Pago parafiscales. Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y todas las prestaciones contempladas por la ley. Interfase de nómina. ESTUDIO DE CRÉDITO. Solicitar y recibir documentación. Estudio de crédito. Creación de terceros. MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO. Elaboración y entrega de notas. Codificación de productos. Inventario físico de los productos de bodega. Facturación de remisiones. Traslado de mercancía. Liquidación de fletes. APOYO MENSAJERÍA. Pagos y consignaciones en bancos. Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes. Entrega de documentos a clientes. Solicitar y entregar documentación en entidades. Compras eventuales de oficina. SALUD OCUPACIONAL. Dotación de elementos de protección personal. Dotación de uniformes. Dotación de botiquín de la planta y de los automotores de la empresa. Accidente de trabajo GESTIÓN DEL RECURSO HUMAN. Selección de personal. Afiliaciones y contrato de trabajo. Inducción. Asesoría y capacitación equipo de ventas. Liquidación contrato de trabajo. Vacaciones. MANEJO DE ARCHIVO. Archivo de documentos. Préstamo de documentos. SERVICOS GENERALES. Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería. Servicio de cafetería. Aseo áreas de oficinas. Oficios varios. 251 INDÍCE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Pág. COMPRA Determinar productos a comprar Selección del proveedor Pedido de mercancía a proveedores 256 257 259 261 RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA Recepción de facturas o remisiones Descargue, ingreso y almacenamiento Reporte y verificación de los productos recibidos Sistematización del ingreso de producto(s) Revisión del ingreso de mercancía al sistema Ajustes al inventario 263 264 266 268 270 272 274 FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS Establecimiento del precio de venta Cambio de precio Fijar precio de negociación y descuentos 276 277 279 281 PAGO A PROVEEDORES Recepción y archivo de facturas de compras de mercancía Programación del pago a proveedores Efectuar el pago a proveedores 283 284 286 288 VENTA Programar visita al cliente Visita obra Atención de mostrador (venta de contado) Consulta disponibilidad de los productos Asesoría Técnica Cotización de productos para clientes Seguimiento de las cotizaciones Pedido Facturación Remisión de mercancía Seguimiento del pedido 291 292 294 296 298 300 302 304 307 308 312 314 252 METAS DE VENTA Generación informe de ventas Revisión estadísticas de ventas Fijación meta de ventas Seguimiento meta de ventas 316 317 319 321 323 COBRO Y RECAUDO Generación de listado de cartera vencida Entrega de listado de cartera Cobro Recaudo Seguimiento del estado de cobro y recaudo Ajuste de cartera al cliente Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes Generación de listados de cartera 325 327 329 331 333 335 336 338 340 DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega Recepción de facturas y/o remisiones a despachar Planeación del cargue del vehículo Alistar la mercancía a despachar Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida Transporte de la mercancía Descargar mercancía en obra o ferretería Entregar factura al cliente 342 344 346 347 349 351 353 355 357 359 DEVOLUCIÓN EN VENTAS Gestión de devolución de mercancía 361 362 CRÉDITO A CLIENTES Solicitar y recibir documentación para crédito Estudio de crédito Crear cliente 366 367 369 371 MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO Elaboración y entrega de notas Inventario físico de los productos de bodega Codificación de productos Facturación de remisiones Traslado de mercancía Liquidación de fletes 372 373 375 378 380 382 384 AUTORIZACIONES 386 253 Autorizaciones 388 COMUNICACIÓN CON PROVEEDORE Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas Tramitar asesoría muy especializada para clientes 390 391 393 GESTIÓN CONTABLE Consulta de saldo en bancos Registro de consignaciones Cuadre y revisión de la caja Registro de reembolso de caja menor Conciliación bancaria Revisar cuenta con clientes y proveedores Revisión de la cartera de la empresa Cancelación de anticipos de clientes Manejo de información contable y general de las sucursales Control de costos de inventario Documentación e informes requeridos por entidades estatales 395 397 399 401 403 405 407 409 411 413 415 417 NÓMINA Liquidación de nómina Pago de nómina Pago de parafiscales Liquidación de vacaciones Interfase de Nómina 420 421 423 425 427 429 MANEJO DE CAJA Cuadre de caja Manejo del dinero en caja Administrar la caja menor Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja Cheques devueltos Recepción pago del cliente 1 431 432 434 436 438 441 443 445 SALUD OCUPACIONAL DOTACIÓN ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL DOTACIÓN DE UNIFORMES BOTIQUÍN ACCIDENTE DE TRABAJO a. Reporte de accidente de trabajo b. Sistematización del reporte de accidente de trabajo c. Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. d. Trámite de liquidación de la incapacidad. 447 449 452 454 254 456 458 460 462 GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO Selección de personal Afiliaciones y contrato de trabajo Inducción Asesoría y capacitación del equipo humano. Liquidación contrato de trabajo Vacaciones 464 465 467 469 471 473 475 MENSAJERÍA Pagos y consignaciones en bancos Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes Entrega de documentos a clientes Solicitar y entregar documentación en entidades Compras eventuales de oficina 477 478 480 482 484 486 MANEJO DE ARCHIVO Archivo de documentos Préstamo de documentos 488 489 491 SERVICIOS GENERALES Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería Servicio de cafetería Limpieza de las oficinas Oficios varios 238 494 496 498 500 255 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que serán comercializados por le empresa. 1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas de compra o remisiones. 1.7 RIESGOS: Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación. Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los costos de compras. Verificación de precio de negociación con proveedor. Proveedores certificados. Revisión de las facturas y mercancía comprada. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: COMPRA Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable Subgerente 1 Determinar productos a comprar Administrativa 2 Selección del proveedor Administrativa Subgerente 3 Pedido de mercancía a proveedores Administrativa Subgerente 256 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar. 1.6 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.7 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 1.8 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar. 1.5 GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar permite direccionar las actividades de compra hacia la consecución de los productos que realmente se están agotando y que debido a su rotación deben ser adquiridos. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de productos a comprar. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de mercancía existente. PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a comprar. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de productos a comprar y cantidad. 1.9 RIESGOS: Información de stocks de mercancía desactualizado. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la información. 1.11 OBSERVACIONES. 257 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DETERMINAR COMPRAR PRODUCTOS A Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Recibir información de los stocks de mercancía Subgerente Administrativa X 2 Consultar información de las ventas efectuadas Subgerente Administrativa X 3 Revisar o chequear la información Subgerente Administrativa X 4 Calcular las cantidades existentes de cada producto Subgerente Administrativa X 5 Determinar productos Subgerente Administrativa X 6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X 7 Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden Subgerente Administrativa X 8 Establecer la cantidad a comprar Subgerente Administrativa X la rotación de los Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 258 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección del proveedor. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 2.4 OBJETIVO: Elegir al proveedor del producto que ofrezca mayores ventajas para la empresa y que cuente con certificación de calidad. 2.5 GENERALIDADES: Conocer las diferentes opciones de proveedores existentes en el mercado posibilita seleccionar aquel que más se ajuste a las políticas de la empresa y lograr el alcance de rentabilidad esperada. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección del proveedor que aporte mayores beneficios para la empresa. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos. PUNTO FINAL: Selección e iniciación de negociación con el proveedor. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: 2.9 RIESGOS: Elección inadecuada del proveedor. Sacrificar calidad por precio. Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información del proveedor, posicionamiento en el mercado, certificado de calidad y su respaldo. 2.11 OBSERVACIONES. 259 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: SELECCIÓN DEL PROVEEDOR N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D S M O Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X Establecer contacto con el proveedor Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Conocer si cuenta con certificado de calidad Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 4 Solicitar información de precio de productos Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Analizar información ofrecidas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Consultar políticas de compras Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 7 Escoger la mejor opción Subgerente y/o Director Comercial 8 Iniciar negociación Subgerente y/o Director Comercial 1 Consultar productos 2 proveedores y de los opciones Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 260 Administrativa Administrativa X X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido de mercancía a proveedores. 3.2 MARCO NORMATIVO. 3.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 3.4 OBJETIVO: Solicitar al proveedor el envío de la mercancía requerida. 3.5 GENERALIDADES: Pedir la mercancía a los proveedores al llegar al punto de reorden permite contar con productos antes de que se agoten las existencias de los mismos. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con inventario permanente de mercancía. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciar borrador del pedido. PUNTO FINAL: Confirmar que la solicitud de mercancía haya sido realizada con éxito. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Carta de pedido de productos. 3.9 RIESGOS: Errores de diligenciamiento de carta de pedido. Equivocación en la referencia o cantidad de productos solicitados al proveedor. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información contenida en la carta de pedido. Revisión y Autorización de envío de la carta de pedido. Confirmación de la recepción de la carta por el proveedor. 3.11 OBSERVACIONES. 261 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PEDIDO DE PROVEEDORES MERCANCÍA A Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Diligenciar borrador carta de pedido Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 2 Solicitar elaboración carta de pedido Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Elaborar carta de pedido Subgerente y/o Director Comercial Comercial X 4 Recibir y revisar la carta Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Verificar la información contenida en la carta (elaboración, producto y cantidad) Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Solicitar cambos y ajustes si es necesario Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 7 Realizar cambios o ajustes Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Autorizar el envío de la carta de pedido vía fax Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 9 Enviar la carta Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Confirmar la recepción de la carta por el proveedor Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Informar a Subgerente o Director Comercial sobre el envío del carta Auxiliar de Inventario Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 262 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Recepción de la mercancía comprada. 1.2 AREA TITULAR: Bodega. 1.3 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar y sistematizar la mercancía comprada. 1.4 GENERALIDADES: La recepción de la mercancía en la bodega de la empresa es el mecanismo que respalda la disponibilidad física de los productos ofertados por la compañía. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Stocks de productos en bodega. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas. Cuaderno de entrada. 1.7 RIESGOS: Deterioro de la mercancía durante su manipulación. Faltantes o sobrantes de mercancía. Pérdida de los productos. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de las facturas y mercancía comprada. Verificación de la mercancía recibida en cuanto a referencia, cantidad y calidad. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA Nº Orden Procedimiento de facturas Responsable Bodega Jefe de Bodega Bodega Auxiliar de Bodega Bodega Auxiliar de Bodega y Jefe de Bodega 1 Recepción remisiones 2 Descargue, almacenamiento 3 Reporte y verificación productos recibidos 4 Sistematización del ingreso de producto(s) Comercial Auxiliar de Inventario 5 Revisión del ingreso de mercancía al sistema Comercial Director de Cartera 6 Ajustes al inventario Comercial Auxiliar de Inventario ingreso o Área Responsable y de los 263 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción las facturas o remisiones. 1.2 MARCO NORMATIVO. 1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega. 1.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones de la mercancía comprada a los proveedores. 1.5 GENERALIDADES: La recepción de las facturas permite identificar el tipo de producto que está llegando, la programación de la recepción de la misma y la identificación del lugar donde debe ser almacenado. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la mercancía comprada a los proveedores para ingreso a la bodega de la empresa. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Llegada de los camiones de los proveedores a la bodega de la empresa. PUNTO FINAL: Entregar a Auxiliar de Bodega anotación de la mercancía a recibir. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. 1.9 RIESGOS: Pérdida de facturas o remisiones. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación del producto, calidad y la cantidad ingresada a la bodega. 1.11 OBSERVACIONES 264 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS O REMISIONES Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 1 Conocer llegada de los camiones de los proveedores Jefe de Bodega Bodega X 2 Recibir las facturas o remisiones de la mercancía Jefe de Bodega Bodega X 3 Consultar el documento e identificar producto(s) Jefe de Bodega Bodega X 4 Determinar a que bodega llevar el producto Jefe de Bodega Bodega X 5 Coordinar productos Asistente de Jefe de Bodega Bodega X 6 Anotar las referencias productos en un papel Jefe de Bodega Bodega X 7 Entregar a Auxiliar de Bodega anotación de la mercancía a recibir Jefe de Bodega Bodega X el ingreso de los de los Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 265 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue, ingreso y almacenamiento. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega. 2.4 OBJETIVO: Descargar, ingresar y almacenar en la bodega de la empresa los productos comprados a los proveedores. 2.5 GENERALIDADES: El descargue, ingreso y almacenamiento de los productos se ejecuta dependiendo del producto, sus características y peso, realizándose por medio de mecanismos como el puente grúa, montacargas, personal del proveedor o en ocasiones, cuando se requiere, utilizando al personal de la empresa asignado a bodega. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso y almacenamiento en la bodega de la empresa de los productos enviados por los proveedores. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir anotación de las referencias de los productos. PUNTO FINAL: Reporte del ingreso de la mercancía. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Anotación de la cantidad de productos ingresados y almacenados en bodega. 2.9 RIESGOS: Pérdida o deterioro de los productos. Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta. Errores de almacenamiento como arrumes de mercancía muy altos. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Conteo de los productos ingresados a bodega. Revisión del estado de los productos recibidos. Verificación de los productos almacenados en cuanto a referencia y cantidad. 2.11 OBSERVACIONES. 266 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESCARGUE, INGRESO ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍA N° Y LA Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D 1 Recibir anotación de las referencias de los productos a recibir Auxiliar de Bodega Bodega X 2 Identificar tipo de producto y sitio de almacenamiento. Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Establecer mecanismo de descargue (puente grúa, montacargas o personas) Auxiliar de Bodega Bodega X 4 Coordinar y supervisar la labor de Auxiliares de Bodega o empleados del proveedor Auxiliar de Bodega Bodega X 5 Tomar la mercancía Auxiliar de Bodega Bodega X 6 Bajar los productos del vehículo Auxiliar de Bodega Bodega X 7 Transportar la mercancía desde el vehículo hasta el interior de la bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 8 Confirmar sitio de almacenamiento Auxiliar de Bodega Bodega X 9 Ir contando y/o marcando con pintura la mercancía ingresada a bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 10 Descargar la mercancía en sitio de almacenamiento Auxiliar de Bodega Bodega X 11 Arrumar o colocar los productos en estibas o burros Auxiliar de Bodega Bodega X 12 Verificar el correcto almacenamiento de los productos Auxiliar de Bodega Bodega X 13 Mover, ubicar o reubicar los productos si es necesario Auxiliar de Bodega Bodega X 14 Anotar cantidad ingresados Auxiliar de Bodega Bodega X 15 Reportar el ingreso de la mercancía Auxiliar de Bodega Bodega X de productos Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 267 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de los productos recibidos. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega. 3.4 OBJETIVO: Garantizar que los productos recibidos corresponden a los relacionados en las facturas o remisiones enviadas por los proveedores. 3.5 GENERALIDADES: La verificación de los productos ingresados a bodega permite establecer si la información contenida en las facturas o remisiones enviada por los proveedores corresponde a la constatada físicamente con el ingreso de los mismos a bodega o si por el contrario presenta inconsistencias. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmación o determinación de los productos y cantidades realmente recibidos. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar anotación de productos y cantidades ingresadas a la bodega. PUNTO FINAL: Entrega de facturas o remisiones y observaciones a Inventario. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Anotaciones de los observaciones por faltantes, sobrantes, etc. 3.9 RIESGOS: Mal conteo de los productos. No identificar las cantidades faltantes. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información. Conteo y reconteo de los productos. Anotación de las observaciones. 3.11 OBSERVACIONES. 268 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área 1 Consultar anotación de los productos y cantidades ingresadas a bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 2 Informar verbalmente referencias y cantidades almacenadas Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Confrontar la información reportada con la registrada con la registrada en la factura o remisión Jefe de Bodega Bodega X 4 Solicitar a Auxiliar de Bodega recontar la mercancía si es necesario Jefe de Bodega Bodega X 5 Recontar la mercancía por indicación de Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 6 Revalidar la información si se requiere Auxiliar de Bodega Bodega X 7 Establecer diferencias si se presentan y realizar anotación de la observación Jefe de Bodega Bodega X 8 Registrar mercancía en el cuaderno de entrada Auxiliar de Bodega Bodega X 9 Entregar facturas o remisiones observaciones a inventario Auxiliar de Bodega Bodega X y Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 269 D S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematización del ingreso de producto(s). 4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 4.4 OBJETIVO: Cargar al sistema la mercancía ingresada a la bodega como resultado de la compra a proveedores. 4.5 GENERALIDADES: La sistematización de los productos facilita la consulta de la disponibilidad de la misma y agiliza la facturación de las ventas. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de los productos al sistema. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, remisiones o notas. PUNTO FINAL: Anotar la mercancía en el cuaderno de entrada. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. 4.9 RIESGOS: Referencia equivocada de producto. Cantidades erróneas. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la información contenida en los documentos y en el sistema. 4.11 OBSERVACIONES. 270 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SISTEMATIZACIÓN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S) Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 1 2 Recibir facturas, remisiones y notas Consultar la carta de pedido de mercancía Auxiliar de Inventario Comercial X Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Verificar la concordancia de material recibido y solicitado Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Armar paquete de factura y remisión Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Ingresar al software de la empresa Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Consultar factura, remisión y nota Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Digitar la información de los productos Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Cotejar el ingreso de los productos Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Realizar los ajustes necesarios Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Anotar la información de la mercancía en el cuaderno de entrada Auxiliar de Inventario Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 271 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión ingreso de la mercancía. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 5.4 OBJETIVO: Determinar si la mercancía ha sido ingresada al sistema correctamente o requiere ajustes. 5.5 GENERALIDADES: La revisión del ingreso de la mercancía al sistema permite detectar fallas en la digitación de la información y realizar los correctivos pertinentes antes de que la mercancía sea cargada al sistema. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Detectar fallas o errores en el ingreso de la mercancía. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas, remisiones y notas. PUNTO FINAL: Cargar la entrada de de productos a inventario en el sistema. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas, remisiones y notas. 5.9 RIESGOS: Mercancía mal ingresada al sistema. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema. Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema. 5.11 OBSERVACIONES. 272 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REVISIÓN INGRESO MERCANCÍA N° DE LA Código: Página Frecuencia Actividad Responsable Área 1 Recibir las facturas, remisiones y notas Director de Cartera Comercial X 2 Consultar documento enviado por los proveedores, notas y cuaderno de entrada Director de Cartera Comercial X 3 Consultar inventario del sistema Director de Cartera Comercial X 4 Revisar notas de entrada Director de Cartera Comercial X 5 Confrontar la información de los documentos y del sistema correspondiente a producto y cantidad Director de Cartera Comercial X 6 Solicitar ajustes si se requieren Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Realizar los ajustes si es necesario Director de Cartera Comercial X 8 Cargar la entrada de mercancía al sistema Director de Cartera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 273 D S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar ajuste al inventario. 6.2 MARCO NORMATIVO. 6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 6.4 OBJETIVO: Efectuar los cambios o modificaciones necesarias a la mercancía. 6.5 GENERALIDADES: El ajuste de inventario permite corregir aquellas equivocaciones en el ingreso del mismo o la adaptación a códigos y tamaño de presentación manejado por la empresa. 6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Corrección de fallas de inventario. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir y revisar nota y petición. PUNTO FINAL: Archivar documento soporte del ajuste. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Documento de ajuste. 6.9 RIESGOS: Equivocación en la modificación de los datos. Pérdida del documento de soporte del ajuste. Errores de cálculo del ajuste. 6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información. 6.11 OBSERVACIONES. 274 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REALIZAR AJUSTES AL INVENTARIO Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Recibir nota o petición del ajuste Auxiliar de Inventario Comercial X 2 Identificar tipo de ajuste Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Reprocesar información por error de ingreso Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Convertir paquete de producto a cantidad menor o solicitada (General) Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Calcular cuantas unidades se pueden sacar de un producto si este es cortado en una dimensión diferente a la recibida Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Analizar conveniencia o facilidad de realizar un cambio de producto Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Informar la realización del ajuste a la persona solicitante Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Imprimir documento de ajuste Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Revisar el ajuste y el documento de ajuste Director de Cartera Comercial X 10 Entregar copia de los ajustes a Contabilidad Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Archivar documentos de ajuste Auxiliar de Inventario Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 275 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Fijación de precio de venta de los productos. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Establecer el precio de venta y políticas de descuento de los productos comercializados por la empresa. 1.4 GENERALIDADES: La fijación del precio de venta de los productos permite asegurar el margen de ganancia esperado, además de establecer los precios y descuentos que es posible otorgar a los clientes. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con información que respalde el proceso de venta brindando a los integrantes del Área Comercial las herramientas para lograr éxito en dicho proceso. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de precios y descuentos. 1.7 RIESGOS: El cálculo erróneo del margen de ganancia puede conllevar a una equivocada fijación de precios y descuentos. La no revisión y actualización de los precios ocasionará pérdidas económicas para la empresa. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los costos de compras. Verificación del margen de ganancia esperado. Análisis y revisión de la lista de precios y la información del sistema. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS Nº Orden Procedimiento 1 Establecimiento venta 2 Cambio de precio 3 Fijar precio descuentos de del precio negociación Área Responsable de y 276 Responsable Administrativa Subgerente Administrativa y Comercial Subgerente y Auxiliar de Inventario Administrativa Subgerente HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Establecimiento de precio de venta. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial. 1.4 OBJETIVO: Calcular y fijar el precio de venta de los productos con el que es posible alcanzar el margen de ganancia esperado. 1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo físico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: establecimiento del precio de venta de l os productos y políticas de descuentos. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de la lista de costo de compra. PUNTO FINAL: Fijación o cambio de precio de venta del producto(s). 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de precios. 1.9 RIESGOS: Equivocación en el cálculo del precio. No cumplimiento de margen de ganancia. Cambios de las condiciones del mercado. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación del margen de ganancia esperado. Revisión de la lista de precios y costo de compra. 1.11 OBSERVACIONES. 277 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Consultar lista de costo de compra Subgerente Administrativa X 2 Revisar y analizar la información Subgerente Administrativa X 3 Calcular precio de venta Subgerente Administrativa X 4 Verificar margen de ganancia (10% a 12%) Subgerente Administrativa X 5 Conocer precio ofrecido para producto por la competencia Subgerente Administrativa X 6 Determinar producto Subgerente Administrativa X 7 Consultar precio de venta anterior Subgerente Administrativa X 8 Autorizar cambio de precio Subgerente Administrativa X 9 Cambiar precio al producto(s) Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Imprimir listado de precios Auxiliar de Inventario Comercial X precio de venta el del Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 278 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cambio de precio. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Auxiliar de Inventario. 2.4 OBJETIVO: Actualizar y modificar los precios de los productos cuando sea necesario. 2.5 GENERALIDADES: El cambio de precio de un producto permite mantener actualizado el valor de la mercancía de acuerdo a diversos aspectos que influyen sobre este. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: cambio del valor de los productos. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir autorización y petición del cambio de precio. PUNTO FINAL: Generación de nuevos listados de precio de venta y entrega a integrantes del Área Comercial. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de precios. 2.9 RIESGOS: Cambiar precio al producto equivocado. Referencia de producto inadecuada. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación y autorización del cambio de precio. 2.11 OBSERVACIONES. 279 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CAMBIO DE PRECIO N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D S M O 1 Recibir petición de cambio de precio del producto(s) Subgerente Administrativa X 2 Ingresar al software Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Consultar ítems y ubicar producto en pantalla Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Confirmar información Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Relacionar ítem y nuevo precio Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Cambiar el precio Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Actualizar y guardar los cambios efectuados Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Consultar producto y precio Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Imprimir listado de precios Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Salir del software Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Revisión y autorización del cambio Subgerente Administrativa X 12 Entregar listado a integrantes del Área Comercial. Auxiliar de Inventario Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 280 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijar precio de negociación y descuento. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 3.4 OBJETIVO: Establecer el precio mínimo de venta y descuentos de cada producto comercializado por la empresa cuando deban cambiarse. 3.5 GENERALIDADES: El precio mínimo de venta y descuento establecido para cada producto es un indicador del límite de los parámetros que pueden negociar y ofrecer los integrantes del equipo de ventas a sus clientes a lo hora de lograr la venta. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Precio mínimo de venta y descuento de cada producto. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir lista de costos de los productos. PUNTO FINAL: Reunión integrantes del Área Comercial. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de precios. 3.9 RIESGOS: Incumplimiento de las políticas de precio y descuentos. Desactualización de la información. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación y autorización del precio mínimo y políticas de descuento para los productos 3.11 OBSERVACIONES. 281 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIÓN Y DESCUENTOS Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Recibir lista de costo de los productos Subgerente y/o Director Comercial 2 Revisar y analizar la información Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Consultar precio de venta establecido Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 4 Calcular precio mínimo de venta y descuento Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Verificar margen de ganancia mínimo (8%) Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Fijar políticas de descuento Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 7 Establecer precio mínimo de negociación y descuento para cada producto Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 8 Realizar reunión de Área Comercial Subgerente y/o Director Comercial Administrativa Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 282 Administrativa X X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Pago a proveedores. 1.2 AREA TITULAR: Contabilidad. 1.3 OBJETIVO: Cancelar las obligaciones contraídas con los proveedores. 1.4 GENERALIDADES: El pago a proveedores se efectúa dependiendo de la prioridad de pago y descuentos otorgados y previa verificación de la existencia de dinero en las cuentas bancarias de la empresa. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de la cuantía adeuda. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Comprobantes de egreso. Cheques y consignaciones. Carta de pago. 1.7 RIESGOS: Enviar dinero a cliente equivocado. Error en el cálculo del descuento. Vencimiento de los pagos. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los compromisos financieros adquiridos con cada uno de proveedores. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: PAGO A PROVEEDORES Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Recepción y archivo de facturas de compra de mercancía Contabilidad Auxiliar Contable o de Nómina 2 Programación proveedores Contabilidad Auxiliar Contable 3 Pago a proveedores Contabilidad Gerente o Auxiliar Contable del pago a 283 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y archivo de facturas de compras de mercancía. 1.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 1.4 OBJETIVO: Determinar y establecer la prioridad de pago de los proveedores. 1.5 GENERALIDADES: La recepción y archivo de las facturas permite establecer las fechas en las que deben ser pagadas las facturas a los proveedores. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programación de la cancelación de las facturas adeudadas. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores. PUNTO FINAL: Archivo de facturas. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: 1.9 RIESGOS: Mora en el pago por equivocación en el archivo de las facturas por fecha de pago. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Consulta del archivo de facturas a pagar. Revisión de la fecha de pago de las facturas. 1.11 OBSERVACIONES. 284 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN FACTURAS MERCANCÍA Y DE ARCHIVO COMPRAS DE DE Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 1 Recibir las facturas enviadas por los proveedores Auxiliar de Nómina Contabilidad X 2 Consultar y revisar las facturas Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Establecer fecha de pago Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Señalar fecha de pago y descuentos (si los ofrece) Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Ubicar las de pronto pago en carpeta o lugar de fácil alcance y próximo a sitio de trabajo Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Archivar las facturas Auxiliar de Nómina Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional 285 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programación del pago a proveedores. 3.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Gerente o Auxiliar Contable. 3.4 OBJETIVO: Determinar factura(s) a cancelar. 3.5 GENERALIDADES: La consulta de las facturas adeudadas a los proveedores permite establecer la cuantía y los descuentos a los que es posible acceder para de esta manera programar los pagos. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de la facturas a cancelar. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Seleccionar las facturas que deben pagarse en la semana. PUNTO FINAL: Tomar la factura del proveedor autorizado para pago. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas a cancelar. Lista de proveedores a pagar. Informe del saldo de los bancos. 3.9 RIESGOS: Error de selección de facturas de proveedores a cancelar. Pérdida de descuentos. Cancelación de mayor valor de saldo adeudado. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información en cuanto a fecha de pago, abonos anteriores o descuentos. 3.11 OBSERVACIONES. 286 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN PROVEEDORES DEL PAGO A Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 1 Seleccionar del acordeón (archivador) las facturas que deben pagarse en la semana Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad 2 Consultar diariamente las facturas adeudadas a los proveedores Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X 3 Establecer si se han realizado abonos y calcular el saldo adeudado Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X 4 Determinar si la factura presenta descuentos y efectuar los cálculos necesarios Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X 5 Relacionar proveedores por fecha y prioridad de pago, valor y descuento Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X 6 Elaborar informe de proveedores a quien se adeuda y el saldo Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X 7 Totalizar los pagos Auxiliar Contable y de Nómina 8 Consultar saldo en bancos Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X 9 Entregar lista de proveedores a pagar e informe de saldo en los bancos a Gerente Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X 10 Determinar a que proveedor y cuantía (total o abono) Gerente o Auxiliar Contable Contabilidad X 11 Tomar las factura correspondiente al proveedor autorizado para pago Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 287 Contabilidad S X X M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores. 4.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 4.4 OBJETIVO: Cancelar la suma adeudada a los proveedores o abonar dinero para minimizar la deuda. 4.5 GENERALIDADES: El pago a proveedores finaliza la obligación contraída por la empresa debido a la compra de productos. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación o abono a la obligación contraída con los proveedores. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar la factura a pagar. PUNTO FINAL: Archivar facturas y documentos de respaldo del pago efectuado. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Comprobante de egreso. Cheques. Libro de bancos. Consignaciones. Carta de pago. 4.9 RIESGOS: Elaboración de cheque por suma mayor a la adeudada. No recepción de la carta de pago enviada a los proveedores. Errores en el diligenciamiento de los diferentes documentos. Anulación de cheque y no registro en el libro de bancos. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información. Revisión del diligenciamiento de los documentos. Firma de los documentos para autorización. Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad. 4.11 OBSERVACIONES. 288 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGO A PROVEEDORES N° Código: Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Consultar la factura Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X 2 Establecer el valor adeudado Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X 3 Cancelar la deuda en su totalidad o realizar abono Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X 4 ABONO: Fotocopiar la factura Colocar sello de abono a la factura original y anexar copia del abono a realizar Archivar la factura Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X 5 Elaborar comprobante de egreso, adicionando el # de la factura que se está cancelando y el valor del descuento si lo hubo Auxiliar Contable, de Nómina o General Contabilidad X 6 Establecer forma de pago (efectivo o cheque) Auxiliar Contable y de Nómina Contabilidad X EFECTIVO 7 Pasar la factura a Auxiliar de Nómina o General Auxiliar Contable Contabilidad X 8 Verificar el valor y la cuenta donde se está llevando Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Pasar a Cajera la factura a cancelar Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Enviar a pagar o consignar a cuenta del proveedor Auxiliar Contable Contabilidad X CHEQUE 11 Determinar al banco por el que se puede girar la cantidad adeudada Auxiliar Contable Contabilidad X 12 Pasar la factura del proveedor a Auxiliar de Nómina o General y solicitar la elaboración del cheque del banco establecido Auxiliar Contable, de Nómina o General Contabilidad X 13 Anotar en el cuaderno del banco # del cheque Auxiliar Contable Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 289 S M O Frecuencia N° Actividad Responsable Área D Auxiliar de Nómina o General Contabilidad X Recibir los cheques diligenciados Auxiliar Contable Contabilidad X 16 Verificar el banco y valor de cada cheque Auxiliar Contable Contabilidad X 17 Para cheque aprobado, anotar cheque en cuaderno de bancos de lo contrario anularlo Auxiliar Contable Contabilidad X 18 Colocar sello para firmas (requiere dos de tres firmas autorizadas) Auxiliar Contable Contabilidad X 19 Pasar cheques obtener firma Auxiliar Contable Contabilidad X 20 Recibir cheques firmados Auxiliar Contable Contabilidad X 21 Firmar cheques Auxiliar Contable Contabilidad X 22 Remitir cheques a Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X 23 Recibir autorización de consignación de Auxiliar Contable y cheques elaborados Cajera Comercial X 24 Diligenciar consignación a nombre del proveedor Cajera Comercial X 25 Revisar cheques necesario si es Cajera Comercial X 26 Enviar cheque a proveedor consignar en efectivo o cheque o Cajera Comercial X 27 Entregar consignaciones y cheques a mensajero para su tramitación en el banco respectivo Cajera Comercial X 28 Recibir llamada del banco Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 29 Confirmar firma y valor del cheque Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 30 Autorizar cheque Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 31 Para informar al proveedor del pago de varias facturas: Elaborar carta de pago relacionando las facturas canceladas Enviar carta de pago al proveedor vía fax Auxiliar General Contabilidad X 32 Archivar facturas y documentos de respaldo del pago efectuado Auxiliar General Contabilidad X 14 Elaborar cheque 15 a y Gerente firmar para Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 290 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Venta. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Efectuar la comercialización de los productos. 1.4 GENERALIDADES. Vender los productos de la empresa implica el buscar los clientes y efectuar negocios factibles que conlleven hacia la comercialización del producto. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de los productos. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas de venta o remisiones. Formato de pedido. RIESGOS: Realizar negociación con clientes que no cuenten respaldo económico. Realizar visitas infructuosas a los clientes. No identificación de las oportunidades de negocio. 1.7 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de planilla de visitas. Seguimiento de las visitas. Análisis de l alcance de la metas de ventas. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: VENTA Nº Orden Área Responsable Procedimiento Responsable 1 Programar visita al cliente Comercial Asesor Comercial 2 Visita obra Comercial Asesor Comercial 3 Atención de mostrador (venta de contado) Comercial Asesor Comercial 4 Consulta disponibilidad de los productos Comercial Asesor Comercial 5 Asesoría Técnica Comercial Asesor Comercial 6 Cotización de productos para clientes Comercial Asesor Comercial 7 Seguimiento de las cotizaciones Comercial Asesor Comercial 8 Pedido Comercial Asesor Comercial 9 Facturación o remisión de mercancía Comercial Asesor Comercial 10 Seguimiento del pedido Comercial Asesor Comercial 291 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programar visita al cliente. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 1.4 OBJETIVO: Establecer el plan de visitas a realizar a los clientes. 1.5 GENERALIDADES: La programación de las visitas a los clientes permite trazar el plan de trabajo a ejecutar tanto dentro como fuera de la ciudad. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diseño del Plan de trabajo. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Elección del sector o población objetivo. PUNTO FINAL: Alistar y contar con los documentos de respaldo. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: 1.9 RIESGOS: Inadecuada programación de las visitas por desconocimiento de la zona. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Autorización del plan de trabajo. 1.11 OBSERVACIONES. 292 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROGRAMAR VISITA EL CLIENTE Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 1 Elegir sector o población objetivo Asesor Comercial Comercial X 2 Armar Plan de Trabajo Asesor Comercial Comercial X 3 Determinar si la visita es fuera o dentro de la ciudad Asesor Comercial Comercial X 4 Para visita fuera de la ciudad, determinar el número de días Asesor Comercial Comercial X 5 Programar visita local Asesor Comercial Comercial X 6 Solicitar autorización salida de la empresa Asesor Comercial Comercial X 7 Autorización del Plan de Trabajo de los Asesores Comerciales Director Comercial o Subgerente Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 293 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Visita a los clientes. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 2.4 OBJETIVO: Realizar la visita a los clientes existentes y potenciales para ofertar los productos y servicios de la empresa. 2.5 GENERALIDADES: Visitar la obra o ferretería permite identificar las oportunidades de negocio, ofrecer a los clientes los productos y servicios de la empresa, mantener el contacto con los clientes existentes y la adquisición de nuevos. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecer contacto con el cliente o persona que pueda tomar la decisión de compra, ofertar y vender los productos. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Desplazamiento a la zona o lugar de visita determinado. PUNTO FINAL: Diligenciamiento de la Planilla de Visitas. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de Visita. 2.9 RIESGOS: Pérdida del tiempo de la visita ante indecisión de compra por parte del cliente. No encontrar a cliente o a la persona que pueda tomar la decisión de compra. Accidentes en la obra. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de Planilla de Visitas. 2.11 OBSERVACIONES. 294 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: VISITA OBRA N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Desplazarse a la zona o determinado (obra u oficina) 2 Para visita fuera de la ciudad iniciar viaje entre las 6:30 y 7 de la mañana; para visita local, salir de la empresa a mitad de la mañana Asesor Comercial CLIENTE ANTIGUO Asesor Comercial Comercial Establecer comunicación y recordarle los productos y servicios ofrecidos por la empresa Asesor Comercial Comercial X CLIENTE POTENCIAL (nuevo) Asesor Comercial Comercial X 4 Buscar a la persona que pueda tomar la decisión de compra Asesor Comercial Comercial X 5 Identificarse con nombre propio y el de la empresa Asesor Comercial Comercial X 6 Brindar información de los productos y servicios ofrecidos por la empresa Asesor Comercial Comercial X 8 Obtener información de los productos necesitados Asesor Comercial Comercial X 9 Tomar datos del cliente Asesor Comercial Comercial X 10 Cotizar los productos Asesor Comercial Comercial X 11 Tomar datos del pedido si lo realizará o ponerse a disposición del cliente Asesor Comercial Comercial X 12 Diligenciar Planilla de Visita Asesor Comercial Comercial X 3 lugar Asesor Comercial Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 295 Comercial Comercial X X S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de Mostrador. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 3.4 OBJETIVO: Brindar y ofrecer a los clientes los productos comercializados por la empresa en el punto de venta. 3.5 GENERALIDADES: La atención de mostrador permite efectuar la venta de los productos en las instalaciones de la empresa. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de contado. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir la visita del cliente. PUNTO FINAL: Enviar al cliente a Caja para el pago de los productos. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Factura de Venta. 3.9 RIESGOS: Errores de diligenciamiento de la factura. Liquidación errónea del valor de los productos. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Consulta de la disponibilidad de los productos. Verificación de la información a registrar en la factura. 3.11 OBSERVACIONES. 296 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: ATENCIÓN DE MOSTRADOR N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Recibir visita del cliente Asesor Comercial Comercial X 2 Entablar comunicación Asesor Comercial Comercial X 3 Determinar producto(s) requeridos por el cliente Asesor Comercial Comercial X 4 Ingresar al software Asesor Comercial Comercial X 5 Consultar producto(s) del Asesor Comercial Comercial X 6 Si los no se encuentran disponibles informar al cliente Asesor Comercial Comercial X PRODUCTOS DISPONIBLES Asesor Comercial Comercial 7 Cotizar producto(s) Asesor Comercial Comercial X 8 Informar el valor al cliente Asesor Comercial Comercial X 9 Indagar y establecer si el cliente requiere algún producto más Asesor Comercial Comercial X 10 Establecer si el cliente realizará la compra Asesor Comercial Comercial X 11 Facturar o remisionar la mercancía Asesor Comercial Comercial X 12 Entregar factura o remisión al cliente Asesor Comercial Comercial X 13 Indicar al cliente la ubicación de la caja para que realice el pago y de despacho para que reclame los productos Asesor Comercial Comercial X disponibilidad Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 297 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta disponibilidad de los productos. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 4.4 OBJETIVO: Determinar la existencia de productos en la bodega de la empresa. 4.5 GENERALIDADES: La consulta de la disponibilidad de los productos respalda la venta de los mismos, ya permite establecer la posibilidad de ofrecer y entregar la mercancía a los clientes de manera eficiente. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las cantidades existentes de los productos solicitados por los clientes. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecimiento de la ubicación de los Asesores Comerciales. PUNTO FINAL: Determinación de las cantidades existente en bodega del producto. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de traslado de mercancía. 4.9 RIESGOS: Desactualización de los stocks de mercancía. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Consulta de lista impresa de productos e información del sistema. 4.11 OBSERVACIONES. 298 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONSULTA DE DISPONIBILIDAD DE LOS PRODUCTOS Código: Página Frecuencia N° Actividad ubicación del Asesor Responsable Área Asesor Comercial Comercial X D 1 Establecer Comercial 2 Si se encuentra en las instalaciones de la empresa: Ingresar al software Consultar los productos requeridos por el cliente De lo contrario: Comunicarse a la empresa Indagar por la existencia del producto(s) Asesor Comercial Comercial X 3 Consultar lista de precios Asesor Comercial Comercial X 4 Confrontar información del sistema con la de la lista de precios Asesor Comercial Comercial X 5 Establecer cantidad disponible de productos, de lo contrario informar al cliente. Asesor Comercial Comercial X 6 Determinar si los productos se encuentran en bodega o debe realizarse traslado desde otra sucursal Asesor Comercial Comercial X S M O TRASLADO DE MERCANCÍA 7 Diligenciar formato de traslado de mercancía Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Establecer sucursal Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Solicitar traslado de mercancía Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Recibir mercancía en bodega enviarla directamente al cliente o Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Ingresar mercancía al sistema por la opción de traslado Auxiliar de Inventario Comercial X 12 Efectuar facturación de la mercancía Auxiliar de Inventario Comercial X 13 Archivar una copia de la factura en inventario, entregar dos copias a cartera y una a contabilidad Auxiliar de Inventario Comercial X comunicación con la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 299 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría Técnica. 5.2 MARCO NORMATIVO. 5.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 5.4 OBJETIVO: Sugerir o indicar al cliente los productos que más se ajusten a su necesidad. 5.5 GENERALIDADES: La Asesoría Técnica permite brindar al cliente la indicación de los productos que más se ajustan a sus requerimientos, partiendo de la definición del tipo de obra que adelanta o planea efectuar. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Sugerencia acompañamiento en el desarrollo de la obra. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Definición del tipo de obra para la que el cliente requiere el material. al cliente de productos y PUNTO FINAL: Establecer satisfacción de la necesidad del cliente. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS: 5.9 RIESGOS: Pérdida del cliente. Definición errónea de materiales. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Determinación del tipo de obra y apoyo en personas con amplio conocimiento en los factores a tener en cuenta durante la ejecución de la misma. 5.11 OBSERVACIONES. 300 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: ASESORÍA TÉCNICA N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D S M O 1 Definir tipo de obra para la que el cliente requiere el material Asesor Comercial Comercial X 2 Determinar clase de asesoría Asesor Comercial Comercial X Asesor Comercial Comercial X 4 Asesoría especializada: Solicitar colaboración de la Ingeniera Civil de la empresa Realizar estudio de los requerimientos del cliente y/o planos de la obra Indicar el producto(s) que se ajusta(n) a la obra Efectuar despiece del producto Interpretar cartilla Asesor Comercial Comercial X 5 Asesoría muy especializada: Tramitar con el proveedor idóneo la asesoría para el cliente Acompañar asesoría Asesor Comercial Comercial X 6 Establecer satisfacción necesidad del cliente Asesor Comercial Comercial 3 Asesoría Básica: Establecer los productos que más se ajustan a la necesidad del cliente Describir las especificaciones del material Explicar al cliente las ventajas del producto de la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 301 X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotización de productos para clientes. 6.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 6.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 6.4 OBJETIVO: Establecer y dar a conocer al cliente el valor de los productos solicitados. 6.5 GENERALIDADES: La cotización de los productos permite indicar al cliente el valor que tendrá su compra si decide realizarla. 6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Estimación del valor de los productos requeridos por el cliente. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente. PUNTO FINAL: Informar al cliente el valor de los productos. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Cotización. 6.9 RIESGOS: Errores al calcular precio y descuento de los productos. 6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de precios y descuentos. 6.11 OBSERVACIONES. 302 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO COTIZACIÓN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES Código: Página Frecuencia N° Actividad Área Asesor Comercial Comercial X Asesor Comercial Comercial X D 1 Estudiar nota de los requeridos por el cliente 2 Consultar lista descuentos 3 Calcular valor de los productos Asesor Comercial Comercial X 4 Solicitar información de precio de productos Asesor Comercial Comercial X 5 Informar la cliente telefónicamente o personalmente durante la visita o elaborar cotización por escrito Asesor Comercial Comercial X 6 Diligenciar cotización del sistema o personalizada referenciando producto, cantidad y valor Asesor Comercial Comercial X 7 Imprimir cotización Asesor Comercial Comercial X 8 Enviar documento vía fax o entregar personalmente Asesor Comercial Comercial X de productos Responsable precios y Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 303 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento de las cotizaciones. 7.2 MARCO NORMATIVO. 7.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 7.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente realizará la compra de los productos. 7.5 GENERALIDADES.: El seguimiento a las cotizaciones permite establecer si el cliente realizará la compra de los productos. 7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la compra de los productos por parte del cliente. 7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Comunicación con el cliente. PUNTO FINAL: Obtener el pedido por parte del cliente o ponerse a su disposición para una compra futura. 7.8 FORMATOS O IMPRESOS: 7.9 RIESGOS: Perder el cliente y la oportunidad de negocio. 7.10 CONTROLES EJERCIDOS Comunicación con clientes. 7.11 OBSERVACIONES. 304 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES Nº Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D 1 Comunicarse con el cliente Asesor Comercial Comercial X 2 Determinar consideración sobre la cotización Asesor Comercial Comercial X 3 Establecer si el cliente realizará el pedido Asesor Comercial Comercial X 4 Tomar los datos del pedido si el cliente ha decidido realizarlo Asesor Comercial Comercial X Asesor Comercial Comercial X Si el cliente ha decidido no realizar el pedido: 5 Establecer la razón para ello Conocer de otras cotizaciones Consultar precios y descuentos límites para la mercancía Recotizar si es posible o ponerse a disposición del cliente para una compra futura Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 305 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido. 8.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 8.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 8.4 OBJETIVO: Tomar anotación y tramitar el pedido de los productos solicitados por los clientes. 8.5 GENERALIDADES: El pedido permite programar y coordinar las actividades de despacho, al determinar los productos que deben ser egresados de la bodega. 8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de los productos a despachar. 8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Tomar datos del pedido y del cliente. PUNTO FINAL: Realizar seguimiento al despacho. 8.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de pedido. 8.9 RIESGOS: Pedido erróneo de productos. 8.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de productos. Autorización de pedido por Cartera y Comercial. 8.11 OBSERVACIONES. 306 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: PEDIDO Nº Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Tomar datos del producto y cliente Asesor Comercial Comercial X 2 Consultar disponibilidad y existencia de mercancía en bodega Asesor Comercial Comercial X 3 Consultar lista de precios Asesor Comercial Comercial X 4 Diligenciar formato de pedido con datos del cliente y cálculos efectuados Asesor Comercial Comercial X 5 Revisar que los completos y correctos Asesor Comercial Comercial X 6 Realizar las correcciones necesarias Asesor Comercial Comercial X 7 Solicitar autorización de Cartera y Comercial Asesor Comercial Comercial X 8 Autorización Comercial Subgerente o Director Comercial 9 Autorización de Cartera Director de Cartera Comercial X Asesor Comercial Comercial X datos estén Administrativa y Comercial X PEDIDO NO AUTORIZADO 10 Informar al cliente PEDIDO AUTORIZADO 11 Pasar formato de pedido a despacho si se obtiene la autorización Asesor Comercial Comercial X 12 Solicitar programación de la entrega de pedido Asesor Comercial Comercial X 13 Facturar pedido si la mercancía está cargada al sistema, de lo contrario, remisionar los productos Asesor Comercial Comercial X 14 Informar al cliente la fecha de entrega de la mercancía Asesor Comercial Comercial X 15 Realizar seguimiento del despacho Asesor Comercial Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 307 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturación. 9.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 9.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 9.4 OBJETIVO: Facturar los productos vendidos. 9.5 GENERALIDADES: La facturación de los productos genera un documento de respaldo que permite el seguimiento y soporte de la venta. 9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Generación de documento descriptivo de los productos, cantidades y valor de la compra. 9.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Cálculo del valor total de la venta. PUNTO FINAL: Entregar la factura al cliente si no se presenta error de facturación o anularla. 9.8 FORMATOS O IMPRESOS: Factura. 9.9 RIESGOS: Errores al calcular precio y descuento de los productos. Errores de diligenciamiento y de impresión. 9.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos. Copia y archivo de las facturas. 9.11 OBSERVACIONES. 308 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ANULACIÓN DE FACTURA Frecuencia Nº Actividad Responsable Área 1 Recibir petición de Cajera o Asesor Comercial Director de Cartera Comercial X 2 Revisar que la factura se encuentre completa: 4 hojas factura venta de contado 3 hojas factura venta a crédito Director de Cartera Comercial X 3 Analizar las facturas y la anotación de la observación de la razón de la anulación Director de Cartera Comercial X 4 Confirmar la observación la Director de Cartera Comercial X 5 Ingresar al sistema para efectuar la anulación Director de Cartera Comercial X 6 Habilitar la factura (ingresar a la factura por su # ) Director de Cartera Comercial X 7 Recorrer la factura Director de Cartera Comercial X 8 Adicionar a la factura la observación de la anulación y la razón de la misma Director de Cartera Comercial X 9 Colocar sello de anulada a la factura física Director de Cartera Comercial X 10 Archivar las facturas anuladas Auxiliar de Inventario Comercial X apreciación de Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional 309 D S M O Código: FACTURACIÓN Nº Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Calcular el valor total de la venta Asesor Comercial Comercial X 2 Ingresar al software Asesor Comercial Comercial X 3 Revisar # de factura para no saltar el consecutivo Asesor Comercial Comercial X 4 Establecer tipo de venta (contado, crédito, anticipo) Asesor Comercial Comercial X 5 Verificar concordancia de precio y descuento Asesor Comercial Comercial X 6 Realizar las correcciones requeridas Asesor Comercial Comercial X 7 Buscar dispositivo de salida Asesor Comercial Comercial X 8 Imprimir factura Asesor Comercial Comercial X 9 Corroborar datos de la factura Asesor Comercial Comercial X 10 Entregar factura al cliente si no se presenta error de facturación, de lo contrario solicitar anulación de la factura Asesor Comercial Comercial X S M O Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). FACTURACIÓN CONTADO Nº Frecuencia Actividad Responsable Área 1 Confirmar datos del cliente si existe en el sistema, de lo contrario, solicitar y digitar información del cliente en el sistema Asesor Comercial Comercial X 2 Confirmar los datos y/o realizar modificaciones Asesor Comercial Comercial X 3 Anexar información de la mercancía (referencia, cantidad y valor) Asesor Comercial Comercial X 4 Grabar la información del cliente en el sistema si se trata de una compra representativa Asesor Comercial Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 310 D S M O FACTURACIÓN CRÉDITO Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D 1 Consultar formato de pedido Asesor Comercial Comercial X 2 Digitar información del pedido Asesor Comercial Comercial X 3 Verificar los datos del cliente y del pedido Asesor Comercial Comercial X 4 Corregir los datos que se requieran Asesor Comercial Comercial X S M O Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. FACTURACIÓN ANTICIPO Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D S M O 1 Digitar información de cliente y productos comprados Asesor Comercial Comercial X 2 Solicitar revisión y Comercial y Cartera Asesor Comercial Comercial X 3 Facturar a un (1) día Asesor Comercial Comercial X autorización Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 311 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 10. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remisión de mercancía. 10.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 10.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 10.4 OBJETIVO: Posibilitar la venta de los productos disponibles que aún no han sido ingresados al sistema. 10.5 GENERALIDADES: La remisión de los productos permite la venta de estos ante su disponibilidad aún cuando no han sido cargados al inventario. 10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documento de remisión de los productos. 10.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Tomar pedido de producto y cantidad. PUNTO FINAL: Entregar de remisión al cliente. 10.8 FORMATOS O IMPRESOS: Remisión. 10.9 RIESGOS: Errores al calcular precio y descuento de los productos. Errores de diligenciamiento y de impresión. 10.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos. Copia y archivo de las remisiones. Facturación de las remisiones. 10.11 OBSERVACIONES. 312 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: REMISIÓN DE MERCANCÍA Nº Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Tomar pedido cantidad de producto Asesor Comercial Comercial X 2 Solicitar a Auxiliar de Inventario la elaboración de la remisión facilitándole la información del cliente, producto y cantidad Asesor Comercial Comercial X 3 Elaborar remisión de mercancía diligenciando formato del sistema Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Verificar remisión Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Buscar dispositivo de salida Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Imprimir remisión (consta de 4 hojas) Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Relacionar la remisión en el cuaderno de remisiones, llenado las dos primeras casillas (# remisión y nombre del cliente) y dejando pendiente el # de la factura Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Archivar una copia de la remisión y entregar las demás a Asesor Comercial Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Recibir remisión y entregar al cliente Asesor Comercial Comercial X consecutividad de y la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 313 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 11. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del pedido. 11.2 MARCO NORMATIVO. 11.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial. 11.4 OBJETIVO: Garantizar la recepción de los productos por parte del cliente. 11.5 GENERALIDADES: El seguimiento del pedido permite garantizar el despacho y la entrega de los pedidos a los clientes y determinar el nivel de satisfacción de los mismos ante el compromiso de entrega oportuna. 11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmación de la entrega del pedido en el tiempo estimado. 11.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de las compras realizadas por los clientes. PUNTO FINAL: Establecer satisfacción del cliente. 11.8 FORMATOS O IMPRESOS: 11.9 RIESGOS: No programación del despacho del pedido. No recepción del pedido por parte del cliente por mora en su entrega. Pérdida del cliente. 11.10 CONTROLES EJERCIDOS: Conocimiento de la fecha y etapa de despacho de la mercancía al cliente. Comunicación permanente con el cliente. 11.11 OBSERVACIONES. 314 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO Nº Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Consultar compras de los clientes Asesor Comercial Comercial X 2 Consultar con despacho fecha de entrega de la mercancía al cliente Asesor Comercial Comercial X 3 Establecer etapa del despacho Asesor Comercial Comercial X 4 Comunicarse o recibir telefónica del cliente llamada Asesor Comercial Comercial X 5 Informar al cliente la etapa de despacho de la mercancía Asesor Comercial Comercial X 6 Participar en la solución de los inconvenientes cuando estos se presenten Asesor Comercial Comercial X 7 Establecer satisfacción del cliente cuando se haya realizado la entrega de los productos o conocer sus observaciones al respecto Asesor Comercial Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 315 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Metas de Venta. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Fijar las metas de ventas que deben alcanzarse para el periodo de tiempo estimado y realizar seguimiento de su alcance. 1.4 GENERALIDADES: La proyección de ventas permite direccionar el equipo de ventas hacia el desafío del alcance de las mismas y hacia la puesta en práctica de todas las estrategias para garantizar la competitividad de la empresa en el mercado. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Incremento del volumen de ventas y logro de las metas de ventas establecidas. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Estadísticas de ventas. Informe de ventas por Asesor, Línea, cliente, etc. 1.7 RIESGOS: No cumplimiento de las metas. Cambios imprevistos del mercado. Planteamiento de estrategias erradas. Pérdida del poder adquisitivo por parte del cliente. Inadecuada interpretación de la información. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Análisis de las estadísticas de ventas. Seguimiento del alcance de las metas de ventas. Revisión de los informes de ventas. Reunión con asesores y revisión formato de visita a clientes. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: METAS DE VENTA Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Generación informe de ventas Administrativa Subgerente y Director Comercial 2 Revisión estadísticas de ventas Administrativa Subgerente y Director Comercial 3 Fijación meta de ventas Administrativa Subgerente y Director Comercial 4 Seguimiento meta de ventas Administrativa Subgerente y Director Comercial 316 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación de Informe de Ventas. 1.2 MARCO NORMATIVO. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 1.4 OBJETIVO: Contar con la información de las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado. 1.5 GENERALIDADES: La generación de informes de ventas permite conocer los productos que presentan mayor demanda y rotación, así como establecer el cumplimiento de las metas y la efectividad de las estrategias planteadas. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Listado de ventas diarias, acumuladas del mes y mensuales, por cliente, línea, cliente, etc. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ingreso al sistema. PUNTO FINAL: Impresión de los listados de ventas. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Listado de ventas del día, acumulada del mes, mensual. Listado de ventas por: vendedor y línea, vendedor y cliente, línea, costos. 1.9 RIESGOS: Selección errónea de la información. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Generación y consulta de la información solo por personal autorizado. Verificación de la información. 1.11 OBSERVACIONES. 317 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO GENERACIÓN INFORME DE VENTAS Nº Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D 1 Ingresar al sistema Auxiliar de Inventario Comercial X 2 Verificar que el personal de ventas no se encuentre utilizando el sistema Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Diligenciar requeridos datos Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Consultar información general de las ventas Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Establecer frecuencia presentación del informe Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Informe diario: Seleccionar los datos de ventas acumuladas del día y acumuladas del mes hasta la fecha, de lo contrario, seleccionar las ventas por vendedor- línea, vendedor- cliente, línea, costo, mensual, etc. Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Verificar la información Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Imprimir los listados de ventas Auxiliar de Inventario Comercial X y adicionar de la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 318 S X M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión Estadísticas de Ventas. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial. 2.4 OBJETIVO: Establecer el comportamiento de las venta y rotación de productos. 2.5 GENERALIDADES: La revisión de las estadísticas de ventas brinda información relevante sobre la rotación de los productos, los niveles de ventas alcanzados y adicionalmente permite establecer el alcance de los objetivos planteados por el Área Comercial, para así evaluar las estrategias desarrolladas. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recopilación de información sobre las ventas realizadas. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de informes de ventas. PUNTO FINAL: Determinación de la rotación de los productos, los más vendidos, los menor salida, etc. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Informe de ventas. 2.9 RIESGOS: Reportes de ventas erróneos. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información de los reportes de ventas. Confrontar la información impresa con la registrada en el sistema. 2.11 OBSERVACIONES. 319 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D Recepción informe de ventas 1 Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X S M O 2 Analizar las estadísticas de ventas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Determinar la rotación de los productos, los más y menos vendidos, etc. Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 4 Resaltar o señalar los datos más relevantes Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Confrontar y verificar la información impresa con la registrada en el sistema Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Establecer diferencias cuando se presenten Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 7 Conocer las desarrolladas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 8 Estudio y análisis de los logros alcanzados Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 9 Determinar estrategias Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X 10 Establecer las razones y replantear las estrategias cuando las metas no han sido alcanzadas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X 11 Consolidar la información Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X 12 Tomar nota de la ventas totales Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X 13 Informar a Gerencia el nivel de ventas logradas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X estrategias alcance de las Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 320 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijación meta de ventas. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Subgerente o Director Comercial. 3.4 OBJETIVO: Establecer la cuantía que debe facturar cada Asesor Comercial. 3.5 GENERALIDADES: La fijación de la meta de ventas señala la cuantía mínima que debe lograr facturar cada Asesor Comercial durante el mes siguiente. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Definición de la meta de ventas. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Revisión de la información de las ventas efectuadas el mes inmediatamente anterior. PUNTO FINAL: Información de la meta de ventas a lograr a los integrantes del Área Comercial. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: 3.9 RIESGOS: Inadecuada fijación de la meta de ventas. Errores de cálculo de la meta por manejo de información errónea. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información de las ventas realizadas. 3.11 OBSERVACIONES. 321 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: FIJACIÓN META DE VENTAS Nº Actividad Responsable Página Área Frecuencia D S M O Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X Realizar las proyecciones de ventas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 7 Definir y revisar las metas fijadas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 8 Establecer monto mínimo que debe facturar cada Asesor Comercial Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 9 Realizar reunión del Área Comercial Subgerente y/o Director Comercial Administrativa 10 Informar las metas a alcanzar de ventas a los integrantes del Área Comercial. Subgerente y/o Director Comercial Administrativa 1 Revisión de la información ventas del mes anterior 2 Analizar la información 3 Calcular general 4 Consultar empresa 5 Conocer el comportamiento sector (mercado) 6 el promedio las de políticas de venta de la del Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 322 X X X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento meta de venta. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 4.4 OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de la meta de ventas. 4.5 GENERALIDADES: El seguimiento de la meta de ventas permite establecer si las estrategias planteadas para el alcance de estas presentan los resultados esperados o si deben realizarse ajustes que conlleven hacia su logro. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento de los alcances de la meta de ventas. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Reunión Área Comercial. PUNTO FINAL: Comparación de las ventas con la meta establecida. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: 4.9 RIESGOS: Reportes de ventas erróneos. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Análisis de las ventas de cada Asesor Comercial. 4.11 OBSERVACIONES. 323 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO META DE VENTAS Nº Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D S Subgerente y Director Comercial Administrativa X Reportar las visitas a los clientes y los negocios pactados Asesor Comercial Administrativa X 3 Analizar las ventas logradas por cada Asesor Comercial Subgerente y Director Comercial Administrativa X 4 Comparar las ventas realizadas con la meta establecida Subgerente y Director Comercial Administrativa X 5 Conocer las desarrolladas Subgerente y Director Comercial Administrativa X 6 Replantear las estrategias si es necesario Subgerente y Director Comercial Administrativa X 7 Establecer el alcance de la meta de ventas Subgerente y Director Comercial Administrativa X 1 Reunión de Área Comercial 2 estrategias Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 324 M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Cobro y Recaudo. 1.2 AREA TITULAR: Cartera. 1.3 OBJETIVO: Realizar las actividades inherentes a la recuperación de cartera, es decir, recaudo del dinero generado por las ventas a crédito. 1.4 GENERALIDADES: el cobro y recaudo de dinero adeudado por los clientes constituye un factor de gran importancia ya que en ocasiones se convierte en la actividad determinante para garantizar el flujo de dinero de la empresa, contar con el capital necesario para continuar con las actividades de la misma y respaldar las obligaciones contraídas. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la recuperación de cartera en el menor tiempo posible, decir, lograr una rotación de cartera exitosa. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Listados de cartera vencida. Circular o carta de cobro. 1.7 RIESGOS: Incumplimiento de los clientes en el pago de las obligaciones contraídas con la empresa. Rotación lenta de cartera. Pérdidas económicas para la empresa. Iliquidez. Incurrir en gastos por trámites jurídicos para cobrar a los clientes. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Estudio de crédito a clientes. Autorización comercial y de cartera para despacho a clientes. Seguimiento de las actividades de cobro y recaudo. Comunicación con clientes. 325 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: COBRO Y RECAUDO Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Generación de listado de cartera vencida Comercial Director de Cartera 2 Entrega de listado de cartera Comercial Director de Cartera 3 Cobro Comercial Asesor Comercial y/o Mensajero 4 Recaudo Comercial Asesor Comercial y/o Mensajero 5 Seguimiento del estado de cobro y recaudo Comercial Director de Cartera y Asesor Comercial 6 Ajuste de cartera al cliente Comercial Director de Cartera 7 Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes Comercial Director de Cartera 8 Generación de listados de cartera Comercial Director de Cartera 326 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación listado de cartera vencida. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 1.4 OBJETIVO: Establecer la cuantía adeudada por los clientes de cada uno de los Asesores Comerciales y tiempo de vencimiento. 1.5 GENERALIDADES: La generación de listados de clientes con cartera vencida permite diseñar y direccionar acciones enfocadas hacia la recuperación de dinero adeudado por los clientes. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de clientes con obligaciones vencidas. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar información de cartera de los clientes. PUNTO FINAL: Listados impresos de clientes con cartera vencida por Asesor Comercial. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de clientes con cartera vencida. 1.9 RIESGOS: Desactualización de la cartera. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la información. Actualización de la información de la cartera. 1.11 OBSERVACIONES. 327 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE LISTADOS CARTERA VENCIDA DE Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D S 1 Ingresar al sistema (software) por cartera Director de Cartera Comercial X 2 Consultar información de cartera de los clientes Subgerente Administrativa X 3 Analizar la información Subgerente Administrativa X 4 Establecer estado del cliente Subgerente Administrativa X 5 Relacionar los clientes con cartera vencida Subgerente Administrativa X 6 Filtrar la información por Asesor Comercial Subgerente Administrativa X 7 Generar los listados de clientes con cartera vencida por Asesor Subgerente Administrativa X 8 Imprimir los listados Subgerente Administrativa X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 328 M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de listados de cartera vencida. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 2.4 OBJETIVO: Entregar los listados de cartera vencida a la persona indicada para que proceda a su respectivo cobro y recaudo. 2.5 GENERALIDADES: La entrega de los listados de cartera vencida se entregan a los Asesores Comerciales o Mensajero dependiendo de los días de vencimiento, esto es, si el cliente a demorado su pago por un plazo mayor a 10 días es responsabilidad del Asesor Comercial cobrar y recaudar el dinero adeudado, de manera contraria estas actividades deben ser llevadas a cabo por el Mensajero. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Informar a los Asesores Comerciales o Mensajero el valor adeudado por los clientes y el nombre de la persona a quien deben realizar el respectivo cobro. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar listado de cartera vencida. PUNTO FINAL: Guardar copia de los listados de cartera vencida entregados. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Copia del listado de cartera vencida. 2.9 RIESGOS: Pérdida del listado. No recepción del listado por parte de la persona que debe realizar el cobro. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información del estado y comportamiento de cartera de los clientes. Copia archivada de los listados entregados a Asesores Comerciales y Mensajero. 2.11 OBSERVACIONES. 329 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Página Frecuencia Nº Actividad listados Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X D S Consultar vencida 2 Establecer días de vencimiento del cliente Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Realizar reunión con Asesores Comerciales o Mensajero Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 4 Entregar los listados de cartera con vencimiento mayor a 10 días a Asesores, de lo contrario entregar listados a Mensajero Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Recibir listados de cartera vencida Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Guardar copia entregadas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X las cartera Área 1 de de Responsable listas Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 330 M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero. 3.4 OBJETIVO: Recordar al cliente la obligación contraída con la empresa, establecer compromiso y fecha de cancelación de la misma. 3.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada hacia la recuperación de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad posible. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de la obligación por parte del cliente o compromiso de fecha de pago. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida. PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Circular o carta de cobro. 3.9 RIESGOS: Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado. No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Seguimiento de las actividades de cobro. Verificación de la información. 3.11 OBSERVACIONES. 331 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: COBRO Nº Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Consultar y analizar los listados de cartera vencida Asesor Comercial o Mensajero 2 Resaltar los pagos recibidos Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 3 Establecer comunicación presencial o telefónica con el cliente Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 4 Solicitar elaboración de circular o carta de cobro Asesor Comercial Comercial X 5 Elaboración de circular o carta de cobro Director de Cartera Comercial X 6 Recibir documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 7 Desplazarse a la oficina del cliente Asesor Comercial o Mensajero Comercial 8 Recordar al cliente monto, fecha en que debió pagar y días de mora Asesor Comercial o Mensajero Comercial 9 Entregar al cliente documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 10 Revisar con el cliente el saldo adeudado Asesor Comercial Comercial X 11 Solicitar compromiso Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 12 Hacer firmar al cliente copia del documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 13 Fijar compromiso y fecha de pago Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 14 Entregar copia del documento firmado a Director de Cartera Asesor Comercial Comercial X cancelación del Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 332 Comercial X X X S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo. 4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero. 4.4 OBJETIVO: Colectar el dinero en efectivo o cheque con el que el cliente cancela su obligación con la empresa. 4.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada hacia la recuperación de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad posible. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: cancelación de la obligación por parte del cliente o compromiso de fecha de pago. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida. PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Circular o carta de cobro. 4.9 RIESGOS: Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado. No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Seguimiento de las actividades de cobro. Verificación de la información. 4.11 OBSERVACIONES. 333 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: RECAUDO Nº Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Consultar y analizar los listados de cartera vencida Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 2 Resaltar los pagos recibidos Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 3 Establecer comunicación presencial o telefónica con el cliente Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 4 Solicitar elaboración de circular o carta de cobro Asesor Comercial Comercial X 5 Elaboración de circular o carta de cobro Director de Cartera Comercial X 6 Recibir documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 7 Desplazarse a la oficina del cliente Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 8 Recordar al cliente monto, fecha en que debió pagar y días de mora Asesor Comercial o Mensajero Comercial 9 Entregar al cliente documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 10 Revisar con el cliente el saldo adeudado Asesor Comercial Comercial X 11 Solicitar compromiso Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 12 Hacer firmar al cliente copia del documento de cobro Asesor Comercial Comercial X 13 Fijar compromiso y fecha de pago Asesor Comercial o Mensajero Comercial X 14 Entregar copia del documento firmado a Director de Cartera Asesor Comercial Comercial X cancelación del Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 334 X S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 5.4 OBJETIVO: Controlar el cobro y recaudo de cartera. 5.5 GENERALIDADES: El seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera apunta hacia el control de estas actividades, posibilitando la implementación de las estrategias que conlleven hacia la minimización de la cartera adeudada por los clientes. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento del estado de la actividad de cobro y recaudo. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Reunión de Dir. Cartera y Asesores Comerciales. PUNTO FINAL: Confrontar la información actual con la anterior. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Listado de cartera vencida. 5.9 RIESGOS: 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Anotación de las observaciones. Verificación de la información. 5.11 OBSERVACIONES. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 1 Reunión de cartera y comercial Director de Cartera Comercial X 2 Recibir información del avance de cobro y recaudo Director de Cartera Comercial X 3 Preguntar y recibir las observaciones del Asesor Comercial Director de Cartera Comercial X 4 Confrontar la información actual con la anterior Director de Cartera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 335 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste de cartera al cliente. 6.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 6.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 6.4 OBJETIVO: Ajustar la cartera del cliente. 6.5 GENERALIDADES: El ajuste de cartera se realiza cuando el cliente efectúa cancelaciones parciales o totales de las obligaciones contraídas con la empresa, para dar claridad a las cuentas y determinar cual es el valor adeudado pendiente. 6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de copia de consignación. PUNTO FINAL: Elaboración de recibo de caja. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de consignaciones. Recibo de caja. 6.9 RIESGOS: Cantidades faltantes por ajustar. Efectuar ajuste a cliente equivocado. 6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información. 6.11 OBSERVACIONES. 336 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D 1 Recibir copia de consignación 2 Establecer corresponde 3 Diligenciar consignaciones a Director de Cartera Comercial X que cliente Director de Cartera Comercial X planilla de Director de Cartera Comercial X 4 Consultar consignaciones de los clientes en los bancos Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Confrontar la información de planilla de consignaciones y bancos Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Ingresar todas las consignaciones al sistema Cajera Comercial X 7 Aplicar la consignación a la factura del cliente Director de Cartera o Auxiliar Contable Comercial o Contabilidad X 8 Elaborar recibo de cancelar la factura Cajera Comercial X caja para Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 337 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes. 7.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 7.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 7.4 OBJETIVO: Consultar las consignaciones a favor de la empresa. 7.5 GENERALIDADES: La revisión de las consignaciones locales y nacionales proporciona información sobre el dinero que ingresa a las cuentas de la empresa por concepto de pagos efectuados por los clientes. 7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las clientes que realizaron el pago o abono de su deuda. 7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de saldos en bancos. PUNTO FINAL: Ajustes a la información. 7.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de consignaciones. Recibo de caja. 7.9 RIESGOS: Desconocimiento de cliente que realizó consignación. 7.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información. Comunicación con Asesores Comerciales y clientes. 7.11 OBSERVACIONES. 338 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS CLIENTES N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D 1 Consulta de saldos en bancos Auxiliar Contable Contabilidad X 2 Consultar las consignaciones realizadas a favor de la empresa Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Establecer en que ciudad se realizó la consignación Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Recibir del Director de Cartera la Planilla de consignaciones Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Confrontar la información de planilla de consignaciones con la obtenida de los bancos y marcar o señalar la existente Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Tratar de establecer, en lo posible, a que cliente pertenece la consignación si se desconoce Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Consultar con Vendedores y/o Director de Cartera las consignaciones que no aparecen en la planilla, informándoles el valor consignado y el banco o dirigir carta al banco solicitando copia de la consignación Auxiliar Contable Contabilidad X 8 Elaborar recibo de Caja y enviar para anticipo de clientes, si no ha sido posible establecer a quien pertenece el dinero Cajera Comercial X 9 Anotar la información en la planilla de consignaciones Auxiliar Contable Contabilidad Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 339 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación de listados de cartera. 8.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 8.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 8.4 OBJETIVO: Generar listados de cartera. 8.5 GENERALIDADES: la generación de listados de cartera facilita el contar con información impresa a cerca de la cartera de la empresa y con ello poder diseñar y plantear las acciones a seguir para su recuperación. 8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente. 8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de solicitud de información o actividad propia del cargo. PUNTO FINAL: Entregar o enviar documentos o listados a la persona solicitante o a Asesores Comerciales. 8.8 FORMATOS O IMPRESOS: Estado de cuenta. Circularizaciones. Libros Auxiliares. Relación de recaudos. Otros. 8.9 RIESGOS: Desactualización de los datos. 8.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información. 8.11 OBSERVACIONES. 340 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO GENERACIÓN CARTERA DE LISTADOS DE Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área 1 Recibir solicitud de la información y/o hacerlo cuando el desempeño del cargo lo exija Director de Cartera Comercial X 2 Ingresar al sistema y consultar la información Director de Cartera Comercial X Director de Cartera Comercial X D 3 Filtrar la información según listado requerido: Estado de cuenta Análisis de vencimientos Circularizaciones Libros auxiliares Relación de recaudos otros el 4 Imprimir documentos o listados Auxiliar Contable Contabilidad X 5 entregar o enviar documentos o listados a la persona solicitante o a Asesores Comerciales Auxiliar Contable Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 341 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Despacho y entrega de mercancía. 1.2 AREA TITULAR: Bodega. 1.3 OBJETIVO: Despachar y entregar la mercancía a los clientes 1.4 GENERALIDADES: El despacho y la entrega de mercancía a los clientes se realiza en las instalaciones indicadas por el cliente o en la bodega de la empresa. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de los productos a los clientes 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Factura. Planilla de horario. 1.7 RIESGOS: No poder establecer la ubicación del cliente. Deterioro de la mercancía durante su manipulación y transporte. Devolución o no aceptación de la mercancía por parte del cliente. Retrasos en la entrega. Faltantes o sobrantes de mercancía. Pérdida de los productos. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los costos de compras. Verificación de precio de negociación con proveedor. Proveedores certificados. Revisión de las facturas y mercancía comprada. 342 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega Bodega Jefe de Bodega 2 Recepción de facturas remisiones a despachar Bodega Auxiliar de Bodega 3 Planeación del cargue del vehículo Bodega Auxiliar de Bodega 4 Alistar la mercancía a despachar Bodega Auxiliar de Bodega 5 Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente Bodega Auxiliar de Bodega 6 Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida Bodega Asistente Jefe de Bodega 7 Transporte de la mercancía Bodega Conductor 8 Descargar mercancía en obra o ferretería Bodega Auxiliar de Bodega 9 Entregar factura al cliente Bodega Auxiliar de Bodega y/o 343 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega. 1.2 MARCO NORMATIVO: Políticas establecidas en la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega. 1.4 OBJETIVO: Determinar y programar el despacho de la mercancía a los clientes estableciendo la ruta de entrega. 1.5 GENERALIDADES: Programar el cargue de los vehículos estableciendo adicionalmente la ruta de entrega permite evitar el sobrepeso de los mismos y garantizar la entrega de la mercancía en buen estado y de manera oportuna. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ruta de entrega de los productos y entregas a realizar. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, formatos de pedido o remisiones. PUNTO FINAL: Entrega de planilla de horario con la ruta de entrega de la mercancía. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de horario. 1.9 RIESGOS: Inadecuada programación de la ruta de entrega de la mercancía. Sobrepeso de los vehículos. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: 1.11 OBSERVACIONES. La inadecuada programación de la ruta por desconocimiento de la ubicación de los clientes causa demoras en la entrega y pérdida de tiempo. El sobrepeso de los vehículos puede ocasionar pérdidas económicas por deterioro o daño de la mercancía y gastos por sanciones de tránsito. La mezcla de productos pesados y livianos puede terminar en la pérdida parcial o total de los productos. 344 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN DEL CARGUE DE LOS VEHÍCULOS Y DE LA RUTA DE ENTREGA. Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D 1 Recibir las facturas, formato de pedido o remisiones Jefe de Bodega Bodega X 2 Consultar la información contenida en el documento Jefe de Bodega Bodega X 3 Analizar la información Jefe de Bodega Bodega X 4 Identificar y ubicar las obras o direcciones de los clientes Jefe de Bodega Bodega X 5 Zonificar la entrega Jefe de Bodega Bodega X 6 Conocer la carga en peso y volumen que puede transportar cada vehículo Jefe de Bodega Bodega X 7 Priorizar la entrega de la mercancía según el material, tipo de producto, tamaño de los artículos, volumen de compra, requerimientos del cliente, facilidad, ubicación, etc. Jefe de Bodega Bodega X 8 Diligenciar Planilla de Horario anotando e indicando el orden de las entregas a realizar Jefe de Bodega Bodega X 9 Entregar la Planilla de Horario a Conductores Jefe de Bodega Bodega X 10 Consultar la conductores Jefe de Bodega Bodega X 11 Recibir observaciones de los conductores y realizar ajustes a la ruta si es necesario Jefe de Bodega Bodega X 12 Entregar las facturas a los Auxiliares de Bodega en el orden de entrega de la mercancía Jefe de Bodega o Auxiliar (Asistente) de Jefe de Bodega Bodega X ruta con los Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 345 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de facturas y/o remisiones para despacho. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega. 2.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones a despachar. 2.5 GENERALIDADES: La recepción de las facturas es el primer paso para determinar que mercancía sale de la bodega y como debe realizarse el cargue de los vehículos tanto de la empresa como del cliente. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de mercancía a despachar y ubicación de los productos. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o remisiones. PUNTO FINAL: programación y ejecución de las acciones necesarias para llevar a cabo el despacho y entrega de la mercancía. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. 2.9 RIESGOS: Perder alguna de las facturas o remisiones. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: 2.11 OBSERVACIONES. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. RECEPCIÓN REMISIONES DE FACTURAS Y Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D 1 Recibir las facturas o remisiones Auxiliar de Bodega Bodega X 2 Consultar la información contenida en el documento Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Analizar la información Auxiliar de Bodega Bodega X 4 Programar las acciones a seguir Auxiliar de Bodega Bodega X 5 Ejecutar las acciones Auxiliar de Bodega Bodega X 346 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Planeación de cargue y distribución de los productos en los vehículos. 3.2 MARCO NORMATIVO. 3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega. 3.4 OBJETIVO: Idear la manera como deben disponerse los productos en el vehículo. 3.5 GENERALIDADES: La planeación del cargue de los vehículos permite establecer como debe cargarse el vehículo de acuerdo a los productos y ubicación del cliente, de manera que se facilite la labor de descargue en el momento de realizar la entrega. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección del proveedor que aporte mayores beneficios para la empresa. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos. PUNTO FINAL: selección e iniciación de negociación con el proveedor. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. 3.9 RIESGOS: Elección inadecuada del proveedor. Sacrificar calidad por precio. Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información del proveedor, posicionamiento en el mercado, certificado de calidad y su respaldo. 3.11 OBSERVACIONES. 347 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIÓN DE LOS PRODUCTOS EN LOS VEHÍCULOS Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D 1 Consultar las facturas o remisiones Auxiliar de Bodega Bodega X 2 Determinar productos y cantidades a despachar Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Tener presente el volumen, calidad, fragilidad o resistencia de la mercancía Auxiliar de Bodega Bodega X 4 Programar el cargue del vehículo de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregados las facturas o remisiones Auxiliar de Bodega Bodega X 5 Idear la distribución de la mercancía en el planchón del vehículo. Auxiliar de Bodega Bodega X 6 Establecer contacto con el cliente para programar el cargue de su vehículo Auxiliar de Bodega Bodega X 7 Establecer ubicación de los productos en la bodega de la empresa Auxiliar de Bodega Bodega X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 348 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alistar la mercancía a despachar. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega. 4.4 OBJETIVO: Preparar la mercancía que debe ser entregada. 4.5 GENERALIDADES: Alistar la mercancía a despachar permite seleccionar los productos y determinar si requieren ser cortados, pesados o ubicados en lugares más próximos a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega, así como si deben llevarse a otra de las bodegas. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con los productos listos para efectuar el cargue del vehículo de la empresa o del cliente. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ubicar los productos en bodega y seleccionarlos. PUNTO FINAL: productos listos para el cargue de los vehículos de la empresa o del cliente. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. 4.9 RIESGOS: Equivocación en la referencia o cantidad de productos seleccionados. Avería o deterioro de la mercancía. Error en el corte o pesaje de los productos. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de los productos seleccionados y preparados para su cargue al vehículo. 4.11 OBSERVACIONES. 349 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ALISTAR LA DESPACHAR MERCANCÍA A Código: Página Frecuencia Nº Actividad bodega Responsable Área y Auxiliar de Bodega Bodega X D 1 Ubicar productos seleccionarlos en 2 Verificación de seleccionados los productos Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Tomar producto almacenamiento de su sitio de Auxiliar de Bodega Bodega X 4 Establecer si el producto debe ser cortado, pesado o mejorar su ubicación Auxiliar de Bodega Bodega X CORTE 5 Consultar dimensión requerida para el producto Auxiliar de Bodega Bodega X 6 Buscar herramienta Auxiliar de Bodega Bodega X 7 Realizar corte Auxiliar de Bodega Bodega X PESAJE 8 Colocar en báscula Auxiliar de Bodega Bodega X 9 Determinar peso Auxiliar de Bodega Bodega X 10 Adjuntar tiquete de peso al producto Auxiliar de Bodega Bodega X MEJORAR UBICACIÓN 11 Transportarlo Auxiliar de Bodega Bodega X 12 Ubicarlo en un lugar más próximo a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 13 Productos listos para el cargue Auxiliar de Bodega Bodega X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 350 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cargar empresa o del cliente. la mercancía al vehículo de la 5.2 MARCO NORMATIVO 5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega. 5.4 OBJETIVO: Cargar la mercancía a despachar o entregar al vehículo de la empresa o del cliente. 5.5 GENERALIDADES: La mercancía a entregar a los clientes se carga en los vehículos de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregadas las facturas para facilitar su descargue en la obra o ferretería y de forma completa para garantizar que toda la mercancía enviada a un mismo cliente se encuentre conjunta. El cargue al vehículo del cliente sugiere la entrega de la mercancía al cliente y la disposición en el automotor del mismo. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehículos cargados con la mercancía a entregar. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ubicar los productos a cargar. PUNTO FINAL: Solicitud de verificación de la mercancía cargada y autorización de salida del vehículo. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. 5.9 RIESGOS: Pérdida de la mercancía. Avería o deterioro de los productos. Sobrantes o faltantes de mercancía. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la referencia de los productos a cargar. Verificación del cargue de la mercancía para autorización de salida de los vehículos. 5.11 OBSERVACIONES. 351 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CARGAR LA MERCANCÍA AL VEHICULO DE LA EMPRESA O DEL CLIENTE Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D 1 Ubicar los productos a cargar al vehículo Auxiliar de Bodega Bodega X 2 Verificar la referencia productos y la cantidad los Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Asegurarse de que el producto sea el correcto Auxiliar de Bodega Bodega X 4 Tomar y levantar la mercancía Auxiliar de Bodega Bodega X 5 Ir contando los productos Auxiliar de Bodega Bodega X 6 Marcar con pintura los productos que lo requieran Auxiliar de Bodega Bodega X 7 Transportar los productos hasta el vehículo Auxiliar de Bodega Bodega X 8 Ubicar o arrumar los productos en el vehículo Auxiliar de Bodega Bodega X 9 Establecer cuantía de productos cargados Auxiliar de Bodega Bodega X 10 Consultar facturas o remisiones para verificar productos y cantidades cargadas Auxiliar de Bodega Bodega X 11 Establecer el cargue completo y adecuado de los vehículos Auxiliar de Bodega Bodega X 12 Solicitar la verificación de la mercancía cargada y autorización de salida del vehículo a Asistente de Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Bodega X de Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 352 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación del cargue y autorización de salida de los vehículos. 6.2 MARCO NORMATIVO. 6.3 RESPONSABLE: Asistente Jefe de Bodega. 6.4 OBJETIVO: Aprobar la salida de los vehículos. 6.5 GENERALIDADES: La verificación de la mercancía y autorización de salida involucra el conteo de todos los productos cargados a los vehículos y la confirmación de la correspondencia de referencias y cantidades. 6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Autorización de salida de los vehículos. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consulta de facturas o remisiones. PUNTO FINAL: Autorización de salida de los vehículos. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. 6.9 RIESGOS: Otorgar autorización de salida a vehículo con equivocación en la referencia de los productos. Faltantes o sobrante de mercancía por inadecuado conteo de la productos cargados. 6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación y conteo de la mercancía cargada a los vehículos. Autorización de salida de los vehículos. 6.11 OBSERVACIONES. 353 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN REMISIONES DE FACTURAS Y Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D 1 Consultar facturas o remisiones Asistente Jefe de Bodega Bodega X 2 Contar los productos cargados al camión Asistente Jefe de Bodega Bodega X 3 Ir marcando con productos contados Asistente Jefe de Bodega Bodega X 4 Confrontar información del conteo con la registrada en las facturas o remisiones Asistente Jefe de Bodega Bodega X 5 Detectar errores o equivocaciones e indicar correctivos Asistente Jefe de Bodega Bodega X pintura los ERROR DE REFERENCIA DE LOS PRODUCTOS 6 Descargar los productos Auxiliar de Bodega Bodega X 7 Cambiar los productos erróneos por los correctos Auxiliar de Bodega Bodega X 8 Cargar los productos correctos al vehículo Auxiliar de Bodega Bodega X Asistente Jefe de Bodega Bodega X Auxiliar de Bodega Bodega X Asistente Jefe de Bodega Bodega X FALTANTES 9 Establecer la cantidad 10 Cargar camión productos faltantes al SOBRANTES 11 Establecer la cantidad 12 Bajar la mercancía e ingresarla a bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 13 Autorizar salida para vehículo con productos y cantidades correctas Asistente Jefe de Bodega Bodega X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 354 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transporte de la mercancía. 7.2 MARCO NORMATIVO. 7.3 RESPONSABLE: Conductor. 7.4 OBJETIVO: Trasladar la mercancía desde la bodega de la empresa hasta la obra, ferretería o lugar indicado por el cliente. 7.5 GENERALIDADES: El transporte de la mercancía comprende desde el instante en que vehículo inicia su tránsito desde la bodega de la empresa hasta el momento en que el vehículo llega al sitio indicado de entrega de la mercancía. 7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehículo con la mercancía estacionado en el sitio de entrega. 7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de Planilla de Horario y facturas o remisiones. PUNTO FINAL: Estacionar vehículo en el lugar. 7.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de horario. Facturas y remisiones. 7.9 RIESGOS: Perder alguna de las facturas o remisiones. No encontrar el sitio de entrega. Pérdida de los productos. Deterioro o avería de la mercancía. 7.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de la Planilla de Horario. Verificación de las entregas realizadas. 7.11 OBSERVACIONES. 355 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D 1 Recibir las facturas o remisiones y Planilla de Horario con la ruta de las entregas a realizar Conductor 2 Consultar la información contenida en la Planilla 3 Bodega X Conductor Bodega X Establecer dirección de entrega Conductor Bodega X 4 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X 5 Buscar dirección Conductor Bodega X SI NO SE UBICA LA DIRECCIÓN 6 Comunicarse con despacho Conductor Bodega X 7 Corroborar dirección Conductor Bodega X 8 Recibir indicaciones o regresar a la empresa Conductor Bodega X Conductor Bodega X SI SE DIRECCIÓN 9 ENCUENTRA LA Estacionar vehículo en el lugar Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 356 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue de mercancía en obra o ferretería. 8.2 MARCO NORMATIVO 8.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega (asignado al vehículo). 8.4 OBJETIVO: Entregar y situar la mercancía en el sitio indicado por el cliente. 8.5 GENERALIDADES: El descargue de la mercancía involucra el desarrumar los productos del vehículo y su transporte hasta el sitio indicado por el cliente. 8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de la mercancía. 8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer contacto con el cliente o la persona responsable de recibir la mercancía. PUNTO FINAL: Proceder a entregar de la factura o remisión al cliente. 8.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de Horario. 8.9 RIESGOS: Retrazo en las entregas. Pérdida o deterioro de la mercancía. Accidentes en la manipulación de la mercancía durante su ingreso al sitio indicado por el cliente. Ubicación de productos en un nivel diferente al primer piso. 8.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación y conteo de la mercancía descargada de los vehículos. Firma de la factura por parte del cliente con lo que asegura estar satisfecho con la mercancía recibida. 8.11 OBSERVACIONES. 357 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESCARGUE DE LA MERCANCÍA EN OBRA O FERRETERÍA Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D 1 Establecer contacto con el cliente Auxiliar de Bodega Bodega X 2 Esperar autorización del cliente para descargar la mercancía Auxiliar de Bodega Bodega X 3 Preguntar o establecer almacenamiento Auxiliar de Bodega Bodega X 4 Consultar factura o remisión Conductor y/o Auxiliar de Bodega Bodega X 5 Seleccionar del vehículo productos del cliente los Conductor y/o Auxiliar de Bodega Bodega X 6 Desarrumar vehículo del Conductor Bodega X 7 Alcanzar los productos Conductor Bodega X 8 Bajar los productos del vehículo Auxiliar de Bodega Bodega X 9 Levantar o recibir y sujetar los productos Auxiliar de Bodega Bodega X 10 Ingresar la mercancía a la obra o ferretería Auxiliar de Bodega Bodega X 11 Descargar los productos en el sitio indicado por el cliente Auxiliar de Bodega Bodega X 12 Acomodar los productos estantes, burros o arrumes Auxiliar de Bodega Bodega X 13 Ir contando descargados Conductor y Auxiliar de Bodega Bodega X 14 Establecer cuantía de productos descargados Conductor y Auxiliar de Bodega Bodega X 15 Proceder a entregar factura o remisión al cliente cuando se hayan descargado todos los productos Auxiliar de Bodega Bodega X la sitio de mercancía los en productos Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 358 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de factura al cliente. 9.2 MARCO NORMATIVO. 9.3 RESPONSABLE: Conductor o Auxiliar de Bodega. 9.4 OBJETIVO: Entregar documentación de respaldo que garantiza al cliente como propietario de la mercancía. 9.5 GENERALIDADES: La entrega de la factura el cliente finaliza el proceso de entrega de la mercancía y es en este momento donde el cliente procede a firmar la factura para respaldar su conformidad con la entrega o realizar las observaciones y notas pertinentes. 9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Firma de la factura por el cliente. 9.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Reestablecer contacto con el cliente o persona encargada de la recepción de la mercancía. PUNTO FINAL: Recepción de la factura firmada y anotaciones en la Planilla de horario. 9.8 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de Horario. Copia de la factura. 9.9 RIESGOS: Pérdida de las facturas o remisiones. Negativa de firma del cliente por no conformidad con la entrega realizada. 9.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de la Planilla de Horario. Firma de la factura. 9.11 OBSERVACIONES. 359 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ENTREGA DE FACTURA AL CLIENTE Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D 1 Reestablecer contacto con el cliente o persona responsable de la recepción de la mercancía Conductor Bodega X 2 Entregar factura al cliente Conductor Bodega X 3 Hacer firmar copia de la factura al cliente Conductor Bodega X 4 Recibir notas u observaciones por parte del cliente Conductor Bodega X 5 Guardar copia de la factura Conductor Bodega X 6 Diligenciar y anotar observaciones en la Planilla de Horario Conductor Bodega X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 360 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Devolución en ventas. 1.2 AREA TITULAR: Bodega. 1.3 OBJETIVO: Realizar la tramitación de mercancía devuelta. 1.4 GENERALIDADES: La devolución en ventas permite conocer las razones que para ello se presentan y de esta manera redireccionar las estrategias que apunten hacia la minimización de su frecuencia. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinación de acciones para ejecutar el trámite de devolución. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. Formato de devolución de mercancía. Formato de relación devolución en ventas. Nota de devolución. 1.7 RIESGOS: Deterioro de la mercancía durante su manipulación. Faltantes o sobrantes de mercancía. Pérdida de los productos. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de las facturas y mercancía. Verificación de la mercancía devuelta en cuanto a referencia, cantidad y calidad. Ingreso de la información al sistema. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: DEVOLUCIÓN EN VENTAS Nº Orden 1 Procedimiento Gestión de mercancía devolución de 361 Área Responsable Responsable Bodega Jefe de Bodega HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Devolución de mercancía. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega. 1.4 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar en bodega la mercancía devuelta por los clientes. 1.5 GENERALIDADES: La devolución de mercancía se presenta por diversos factores entre los que se destacan la no recepción por parte del cliente, sobrantes de obras o arrepentimiento de la compra y cabe destacar que es la empresa la que decide si es factible o no recibir de nuevo la mercancía antes egresada de las bodegas o sin despachar. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de productos a bodega. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir información de devolución de mercancía por parte del cliente. PUNTO FINAL: Registrar en el software la observación de la razón de la devolución. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas o remisiones. Formato de devolución de mercancía. Formato de relación devolución en ventas. Nota de devolución. 1.9 RIESGOS: Aumento injustificado de las devoluciones. Mercancía averiada. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de las facturas y mercancía. Verificación de la mercancía devuelta en cuanto a referencia, cantidad y calidad. Registro de las devoluciones y las respectivas observaciones en el software. 1.11 OBSERVACIONES. 362 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO GESTIÓN MERCANCÍA DEVOLUCIÓN DE Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D S M O 1 Recibir información de devolución de mercancía por parte del cliente Jefe de Bodega Bodega X 2 Establecer si despachada Jefe de Bodega Bodega X 3 Programar recogida de la mercancía despachada Jefe de Bodega Bodega X 4 Recibir factura con observación del Asesor Comercial de error o decisión de no compra por parte del cliente Jefe de Bodega Bodega X 5 Diligenciar formato de devolución de mercancía Jefe de Bodega Bodega X 6 Radicar en el formato de relación devolución en ventas : fecha, # factura, cliente, descripción del material, cantidad, observación (firma del vendedor) Jefe de Bodega Bodega X 7 Autorizar mediante firma, garantizando que la mercancía no ha salido de bodega Jefe de Bodega Bodega X la mercancía fue MERCANCÍA NO DESPACHADA MERCANCÍA DESPACHADA Recoger mercancía 8 Recibir orden de recoger mercancía en obra o ferretería Conductor Bodega X 9 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X 10 Revisar el estado de los productos Conductor y Auxiliar de Bodega Bodega X 11 Cargar los productos al vehículo Auxiliar de Bodega Bodega X 12 Diligenciar formato de devolución Conductor Bodega X 13 Transportar empresa Conductor Bodega X 14 Recibir del Conductor o Auxiliar de Bodega asignado al vehículo el formato de devolución Auxiliar de Bodega Bodega X 15 Descargar la mercancía del vehículo Auxiliar de Bodega Bodega X los productos a la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 363 Nº Nº Actividad Actividad Responsable Responsable Área Área Frecuencia D Frecuencia S M O Mercancía traída por el cliente 16 Diligenciar formato de devolución de mercancía Jefe de Bodega Bodega X 17 Recibir la mercancía directamente o realizar ingreso por bodega Jefe de Bodega Bodega X 18 X 19 Verificar el estado de los productos Auxiliar de Bodega Bodega X 20 Ubicar o almacenar los productos en bodega Auxiliar de Bodega Bodega X 21 Contar la mercancía ingresada Auxiliar de Bodega Bodega X 22 Firmar y entregar formato de devolución al personal del vehículo Auxiliar de Bodega Bodega X 23 Informar al Jefe de Bodega y entregar formato de devolución Conductor Bodega X 24 Revisar información contenida en la devolución y firma de quien recibió en bodega Jefe de Bodega Bodega X 25 Buscar copia de la factura a la que debe realizarse la nota Jefe de Bodega Bodega X 26 Diligenciar el formato de devolución en ventas: código, descripción del material, cantidad, valor unitario, valor total Jefe de Bodega Bodega X 27 Establecer comunicación con el cliente para confirmar motivo de la devolución Jefe de Bodega Bodega X 28 Radicar en el formato de relación devolución en ventas: fecha, # factura, cliente, descripción del material, cantidad, observación (firma del vendedor) Jefe de Bodega Bodega X 29 Entregar factura y formato de devolución a Director de Cartera Jefe de Bodega Bodega X 30 Recibir factura devolución Director de Cartera Comercial X y formato de Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 364 D S M O 31 Revisar que la factura se encuentre completa y el formato de devolución bien diligenciado y con la firma del Jefe de Bodega o de quien recibió la mercancía (si fue despachada) Director de Cartera Comercial X 32 Firmar formato de devolución Director de Cartera Comercial X 33 Solicitar elaboración de la nota de devolución a Auxiliar de Inventario Director de Cartera Comercial X 34 Elaborar la nota de devolución de mercancía Auxiliar de Inventario Comercial X 35 Revisar la nota de devolución Director de Cartera Comercial X 36 Ratificar el ingreso de la devolución al sistema Director de Cartera Comercial X 37 Adicionar observación de la razón de la devolución Director de Cartera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 365 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Crédito a clientes 1.2 AREA TITULAR: Cartera. 1.3 OBJETIVO: Ofrecer el servicio de crédito a los clientes y determinar la conveniencia para la empresa de aceptar o no al cliente. 1.4 GENERALIDADES: El servicio de crédito a clientes permite ofrecer a los clientes la posibilidad de solicitar la mercancía necesitada en el momento y efectuar la cancelación de la misma en un periodo de tiempo posterior. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Adicionar a la base de datos de los clientes nuevos miembros con compromisos con la empresa. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: 1.7 RIESGOS: Otorgar crédito a personas que no cuenten con el respaldo económico y financiero. Pérdidas de dinero. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Estudio de crédito. Seguimiento al comportamiento de y uso del crédito. Control en cupo y mora. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: CRÉDITO A CLIENTES Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Solicitar y recibir documentación para crédito Administrativa Director de Cartera 2 Estudio de crédito Administrativa Director de Cartera 3 Crear cliente Administrativa Director de Cartera 366 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitar y recibir documentación para crédito. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 1.4 OBJETIVO: Recibir la documentación del cliente para realizar el respectivo estudio de crédito. 1.5 GENERALIDADES: La documentación requerida para estudiar la aprobación del servicio de crédito a clientes permite efectuar el análisis de la factibilidad de ofrecer este servicio al cliente. 1.6 RESULTADOS requeridos. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Informar al cliente del servicio existente. ESPERADOS: Recepción completa de los documentos PUNTO FINAL: Recibir la documentación. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Fotocopia de cédula del representante legal Documento Cámara de Comercio Pagaré Certificado de ingresos y retenciones PyG Referencias Comerciales Referencias Bancarias Extractos bancarios de los últimos tres (3) meses 1.9 RIESGOS: Iniciar el estudio de crédito sin la recepción de la documentación completa. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la información contenida en los documentos. 1.11 OBSERVACIONES. 367 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SOLICITAR Y DOCUMENTACIÓN CRÉDITO RECIBIR PARA EL Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Informar al cliente del ofrecido para la empresa servicio Asesor Comercial Comercial X 2 Consultar al cliente si le interesa acceder a este servicio Asesor Comercial Comercial X 3 Indicar al cliente las acciones a seguir Asesor Comercial Comercial X 4 Entregar formato de solicitud de crédito y carta de instrucciones Asesor Comercial Comercial X 5 Recibir la documentación del cliente o indicarle a que persona debe hacer llegar la documentación a Director de Cartera Asesor Comercial Comercial X 6 Hacer llegar la documentación a Director de Cartera Asesor Comercial y/o clientes Comercial X 7 Recibir la documentación Director de Cartera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 368 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Estudio de crédito. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 2.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente cumple con los requisitos para la aprobación del servicio de crédito. 2.5 GENERALIDADES: El estudio de crédito permite conocer si el cliente aspirante al servicio cuenta con el respaldo económico y la seriedad necesaria para acceder a este. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer la información de respaldo del cliente y establecer su veracidad. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir la documentación del cliente. PUNTO FINAL: Informar a Asesor Comercial la aprobación o negación del crédito al cliente. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: 2.9 RIESGOS: Aprobar crédito sin contar con la documentación completa. Información ficticia del cliente. Otorgar cupo muy alto al cliente con baja capacidad de pago. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información del cliente. 2.11 OBSERVACIONES. 369 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ESTUDIO DE CRÉDITO N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D S M O 1 Recibir documentación del cliente Director de Cartera Comercial X 2 Confirmar información y referencias comerciales Director de Cartera Comercial X 3 Revisar información financiera Director de Cartera Comercial X 4 Establecer si realmente cuenta con el respaldo económico Director de Cartera Comercial X 5 Determinar capacidad de pago Director de Cartera Comercial X 6 Aprobar o negar el crédito Director de Cartera Comercial X 7 Para crédito aprobado establecer cupo y tiempo de pago y crear cliente Director de Cartera Comercial X 8 Informar a Asesor Comercial la aprobación o negación del crédito al cliente Director de Cartera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 370 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Crear cliente 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 3.4 OBJETIVO: Adicionar a la base de datos nuevo cliente y la información correspondiente a este y activarlo en le sistema. 3.5 GENERALIDADES: La creación del cliente en la base de datos permite realizar el seguimiento del cliente y facilita la consulta de la información de la cartera del mismo. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Adición del cliente a la base de datos de la empresa. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ingresar al software. PUNTO FINAL: Informar al Asesor Comercial la creación del cliente en el sistema. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de la Base de datos. 3.9 RIESGOS: Errores de ingreso de datos del cliente. Equivocación en la correlación del cliente con el Asesor Comercial. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información. 3.11 OBSERVACIONES. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CLIENTES 6CREAR Informar a Asesor Comercial N° Código: Director de Cartera Actividad Comercial Página Responsable Área X Frecuencia D S M O 1 Ingresar al software de la empresa Director de Cartera Comercial X 2 Diligenciar formato de la base de datos Director de Cartera Comercial X 3 Adicionar información del cliente y Asesor Comercial Director de Cartera Comercial X 4 Grabar y guardar la información en la base de datos Director de Cartera Comercial X 5 Activar cliente Director de Cartera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 371 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo y control de inventario. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Garantizar la existencia de stocks de mercancía y contar con la información de la mercancía existente en bodega. 1.4 GENERALIDADES: El manejo y control del inventario permite conocer los productos y sus cantidades almacenados en la bodega de la empresa aportando la información necesaria para la realización de pedidos a proveedores y garantizando la existencia de productos en todo momento. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la información de las cantidades existentes en bodega. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Ajustes de inventario. 1.7 RIESGOS: Pérdidas de material. Desactualización de los stocks de mercancía. Deterioro de los productos. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión ingreso de la mercancía. Revisión facturas o remisiones y notas. Revisión cuaderno de entrada de mercancía. Inventario aleatorio o general. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Elaboración y entrega de notas Comercial Auxiliar de Inventario 2 Codificación de productos Comercial Director de Cartera 3 Inventario físico de los productos de bodega Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 4 Facturación de remisiones Comercial Auxiliar de Inventario 5 Traslado de mercancía Comercial Auxiliar de Inventario 6 Liquidación de fletes Comercial Auxiliar de Inventario 372 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y entrega de notas. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 1.4 OBJETIVO: Diligenciar nota por faltantes, sobrantes, devolución de mercancía, mayor o menor valor cobrado. 1.5 GENERALIDADES: La elaboración y entrega de notas permite tramitar con clientes y proveedores el cumplimiento a cabalidad de los acuerdos negociados. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diligenciamiento y entrega de notas a clientes y proveedores. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir información y petición de la elaboración de la misma. PUNTO FINAL: Archivar copia de la nota. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Notas. 1.9 RIESGOS: No entrega de la nota a clientes o proveedores. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión del diligenciamiento de la nota. Autorización y aprobación de la nota. Seguimiento de entrega de las notas. 1.11 OBSERVACIONES. 373 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN NOTAS N° Y ENTREGA DE Código: Página Frecuencia Actividad Responsable Área 1 Recibir información y petición de elaboración de nota Auxiliar de Inventario Comercial X 2 Determinar tipo de nota a elaborar (devolución de mercancía, faltantes, mayor o menor valor cobrado) Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Sistematizar nota Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Imprimir nota Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Revisar diligenciamiento de la nota Director de Cartera Comercial X 6 Aprobación de la nota Director de Cartera Comercial X 7 Seleccionar notas para proveedores y clientes Auxiliar de Inventario Comercial X D S PROVEEDORES 8 Enviar la nota vía fax Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Confirmar la recepción de la nota Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Recibir respuesta del proveedor Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Realizar el ajuste necesario Auxiliar de Inventario Comercial X 12 Entregar copia contabilidad Auxiliar de Inventario Comercial X 13 Causar nota contablemente de la nota a Auxiliar Contable Contabilidad X CLIENTES 14 Clasificar las notas de los clientes por ubicación geográfica Auxiliar de Inventario Comercial 15 Entregar la de los clientes de la ciudad a Mensajero y las demás a Director de cartera Auxiliar de Inventario Comercial X 16 Diligenciar formato de entrega de nota Auxiliar de Inventario Comercial X 17 Realizar seguimiento de entrega de la nota Auxiliar de Inventario Comercial X CLIENTES Y PROVEEDORES 18 Archivar copia de la nota X Comercial Auxiliar de Inventario Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 374 Comercial X M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inventario físico de los productos de bodega. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 2.4 OBJETIVO: Establecer las cantidades de los diferentes productos existentes en la bodega. 2.5 GENERALIDADES: El inventario físico aleatorio o general de los productos permite conocer las verdaderas cantidades del producto(s) almacenado en la bodega de la empresa. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de las cantidades existentes del producto(s). 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Determinar tipo de inventario. PUNTO FINAL: Elaboración de informe de productos y cantidades almacenadas en bodega. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Informe de productos y cantidades existentes en bodega. 2.9 RIESGOS: Errores en el conteo. Equivocaciones en los ajustes al inventario. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema y la contada físicamente. Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema. 2.11 OBSERVACIONES. 375 Frecuencia Nº Actividad INVENTARIO FÍSICO DE PRODUCTOS DE BODEGA LOS Responsable Código: Área Responsable Área PS SS Página O Frecuencia Nº Actividad PS SS O 1 Determinar tipo general o aleatorio de inventario Director de Cartera Comercial X X 2 Programar inventario mitad o final de año) (ocasional, Director de Cartera Comercial X X 3 Programar inventario para fin de año Director de Cartera Comercial X 4 Informar al personal de la empresa la fecha del inventario Director de Cartera Comercial X 5 Listar todos los productos almacenados en bodega Director de Cartera Comercial X 6 Asignar productos al personal Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Recibir el listado de los productos Director de Cartera Comercial X Director de Cartera Comercial X X Seleccionar producto(s) Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X X Listar productos Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X X 6 Escoger la persona o personas Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X X 7 Recibir anotación del producto(s) a inventariar Personal de bodega y Comercial Bodega y Comercial X X X GENERAL ALGUNOS PRODUCTOS 3 4 5 Ocasional o programar para mitad de año DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional. 376 8 Ubicar productos en bodega Personal de bodega y Comercial Bodega y Comercial X X X 9 Contar o pesar uno a uno la cantidad existente del producto Personal de bodega y Comercial Bodega y Comercial X X X 10 Establecer la cantidad almacenada en bodega Personal de bodega y Comercial Bodega y Comercial X X X 11 Relacionar en el listado del producto la cantidad total existente en bodega Personal de bodega y Comercial Bodega y Comercial X X X 12 Cargar al sistema la información recopilada Auxiliar de Inventario Comercial X X X 13 Comparar datos recopilados con los registrados en el sistema y las entradas de almacén Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X X 14 Ante la existencia de diferencias, calcular la cantidad. Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X X 15 Analizar la razón de las diferencias Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X X X 16 Realizar los ajustes al inventario si se trata del inventario de fin de año previa autorización Auxiliar de Inventario Comercial 17 Elaborar informe de los productos y cantidades existente en bodega Auxiliar de Inventario Comercial 18 Presentar informe de los productos almacenados en bodega Subgerente y/o Director Comercial total X X X Administrativa X X X Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional. 377 X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Codificación de productos. 3.2 MARCO NORMATIVO. 3.3 RESPONSABLE: Director de Cartera. 3.4 OBJETIVO: Asignar un código de identificación interna a los diferentes ítems comercializados por la empresa. 3.5 GENERALIDADES: La codificación de los productos permite el manejo y la identificación interna de los diferentes artículos. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asignación de un código único de identificación de cada artículo. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir petición y/o conocer la incorporación de un nuevo producto. PUNTO FINAL: Informar el código del producto a las demás sucursales. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de codificación de ítem. 3.9 RIESGOS: Asignación de código preexistente a nuevo producto. Duplicidad de código para producto. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación del código asignado automáticamente por el sistema. Comprobar la no existencia del código. 3.11 OBSERVACIONES. 378 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS Nº Código: Página Frecuencia Actividad Responsable Área 1 Recibir petición y/o conocer incorporación de nuevo producto Director de Cartera Comercial X 2 Establecer información y especificaciones del nuevo producto Director de Cartera Comercial X 3 Ingresar al software Director de Cartera Comercial X 4 Digitar la información del producto Director de Cartera Comercial X 5 Asignación automática código al producto Director de Cartera Comercial X 6 Verificar la no existencia del código asignado en el sistema Director de Cartera Comercial X 7 Generar nuevo código ante código preexistente Director de Cartera Comercial X 8 Diligenciar formato del sistema para codificación de ítem Director de Cartera Comercial X 9 Grabar información Director de Cartera Comercial X 10 Copiar información en Excel Director de Cartera Comercial X 11 Imprimir información del producto Director de Cartera Comercial X 12 Informar código del producto y enviar documento de soporte a las demás sucursales Director de Cartera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 379 D S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturación de remisiones. 4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 4.4 OBJETIVO: Realizar la facturación de las remisiones emitidas para la venta de los productos. 4.5 GENERALIDADES: La facturación de las remisiones emitidas para la venta de los productos es un mecanismo que permite verificar que todas las remisiones hayan sido facturadas. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Facturación de las remisiones. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores. PUNTO FINAL: Archivar los documentos. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Listado de remisiones. 4.9 RIESGOS: Pérdida de remisión. No facturación de alguna remisión. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la facturación de las remisiones. Diligenciamiento de cuaderno de remisiones. 4.11 OBSERVACIONES. 380 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN DE REMISIONES Nº Código: Página Frecuencia Actividad Responsable Área 1 Recibir la factura enviada por el proveedor Auxiliar de Inventario Comercial 2 Verificar la existencia de la remisión en el cuaderno de remisiones Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Numerar la factura Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Relacionar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones en la casilla respectiva (# factura) Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Revisar y subrayar la facturación de la remisión en el cuaderno de remisiones Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Sumar y totalizar las remisiones Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Verificar el total de las remisiones Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Entregar informe del valor total y listado de remisiones del día a Subgerente y Director Comercial Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Archivar documentos. Auxiliar de Inventario Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 381 D S M O X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Traslado de mercancía. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 5.4 OBJETIVO: Tramitar el traslado de la mercancía desde otras sucursales. 5.5 GENERALIDADES: El traslado de mercancía desde otras sucursales permite ofrecer disponibilidad de la mercancía al cliente. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de mercancía y entrega al cliente. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciar formato de traslado de mercancía. PUNTO FINAL: Contabilización del traslado de mercancía. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de traslado de mercancía. Factura. 5.9 RIESGOS: Pérdida, avería o deterioro de la mercancía durante el transporte. No recepción por parte del cliente. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Sistematización del traslado de la mercancía. Facturación. Seguimiento de entrega de las notas. 5.11 OBSERVACIONES. 382 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: TRASLADO DE MERCANCÍA Nº Página Frecuencia Actividad Responsable Área 1 Diligenciar formato de traslado de mercancía Auxiliar de Inventario Comercial 2 Establecer sucursal Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Solicitar traslado de la mercancía Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Recibir mercancía en bodega o enviarla directamente al cliente Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Ingresar mercancía al sistema por la opción de traslado Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Efectuar facturación mercancía Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Archivar una copia de la factura, entregar dos copias a Cartera y una a Contabilidad Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Recibir información y copia del traslado efectuado Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Contabilizar mercancía de Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Comunicar a la sucursal respectiva el movimiento contable realizado Auxiliar Contable Contabilidad X comunicación el con la de traslado la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 383 D S M O X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación fletes de mercancía. 6.2 MARCO NORMATIVO. 6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario. 6.4 OBJETIVO: Tramitar la liquidación y pago de los fletes generados por el transporte de la mercancía. 6.5 GENERALIDADES: La liquidación y pago de fletes a los transportadores de mercancía se realiza una vez la mercancía se encuentre almacenada en bodega. 6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de los fletes. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de información de mercancía ingresada a bodega. PUNTO FINAL: Archivar comprobante de egreso en inventario y enviar copia a caja. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de liquidación del flete. Comprobante de egreso. 6.9 RIESGOS: Errores del cálculo del valor a liquidar. 6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de aplicación de la tarifa del flete y retenciones. Autorización y aprobación de la liquidación del flete. Archivo de los documentos. 6.11 OBSERVACIONES. 384 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN MERCANCÍA Nº FLETES DE Código: Página Frecuencia Actividad Responsable Área 1 Recibir información del descargue e ingreso de la mercancía a bodega Auxiliar de Inventario Comercial 2 Efectuar los cálculos respectivos para determinar costos Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Calcular la tarifa unidades totales Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Diligenciar formato del sistema para liquidación de fletes adicionando: nombre completo del transportador, dirección, teléfono, ciudad, valor. Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Hacer retención del régimen simplificado Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Imprimir formato de liquidación Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Solicitar revisión del formato a Director de Cartera Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Recibir formato y revisar aplicación de la tarifa Director de Cartera Comercial X 9 Autorizar liquidación del flete mediante firma o solicitar las correcciones necesarias Director de Cartera Comercial X 10 Corregir la liquidación del flete si se requiere Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Solicitar a Auxiliar General elaboración de comprobante de egreso con copia Auxiliar de Inventario Comercial X 12 Elaborar comprobante de egreso con los datos entregados por la Auxiliar de Inventario Auxiliar General Contabilidad X 13 Recibir el comprobante de egreso Auxiliar de Inventario Comercial X 14 Desplazarse a caja con el formato de liquidación del flete y comprobante de egreso Auxiliar de Inventario Comercial X 15 Solicitar el dinero para el pago del flete Auxiliar de Inventario Comercial X 16 Recibir el dinero y efectuar el pago al transportador Auxiliar de Inventario Comercial X 17 Hacer firmar el comprobante de egreso y la copia al conductor Auxiliar de Inventario Comercial X 18 Archivar comprobante de egreso y enviar copia a caja Auxiliar de Inventario Comercial X por peso 1% o para Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 385 D X S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Autorizaciones. 1.2 AREA TITULAR: Gerencia, Subgerencia, Dirección Comercial y Cartera. 1.3 OBJETIVO: Estudiar, aprobar o negar la autorización de documentos y acciones. 1.4 GENERALIDADES: Las autorizaciones permiten el control de las diferentes actividades que se realizan al interior de la compañía. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor control de las actividades. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Ordenes de pedido. Facturas. Recibos de gastos. Devoluciones. Etc. 1.7 RIESGOS: Equivocación en la aprobación. Pérdidas económicas y generación de conflictos. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de la documentación. Determinación de la factibilidad de la aprobación. Seguimiento. 386 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: AUTORIZACIONES Nº Orden Procedimiento 1 Recepción de documentos 2 Consulta del documento 3 Clasificación tipo de autorización contenido Área Responsable Responsable Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera del PEDIDO 4 Revisión diligenciamiento Formato de Pedido Administrativa Subgerente, Director Comercial 5 Revisión precio de venta y descuentos otorgados al cliente Administrativa Subgerente, Director Comercial DEVOLUCIÓN 6 Revisión diligenciamiento Formato de Devolución Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 7 Analizar la información registrada en el formato Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 8 Establecer o conocer motivo de la devolución Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera GASTO 9 Revisión concepto de gasto Comercial Director de Cartera 10 Revisar factura(s) Comercial Director de Cartera 11 Verificar gasto Comercial Director de Cartera Revisión diligenciamiento Formato de Pedido Comercial Director de Cartera Consulta de cupo y mora Comercial Director de Cartera Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera DESPACHO 12 13 Analizar y estudiar factibilidad 14 Aprobar o documento 15 Autorizar mediante firma Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera 16 Devolución de documentos Administrativa y Comercial Subgerente, Director Comercial y de Cartera no la petición o 387 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autorizaciones. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas establecidas en la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Gerente, Subgerente, Director Comercial y Director de Cartera. 1.4 OBJETIVO: Analizar documentos y acciones y determinar su aprobación o no. 1.5 GENERALIDADES. El análisis de las acciones y documentos permite conocer los factores a tener presentes y determinar la factibilidad de los mismos. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Manejo y control de la información y actividades llevadas a cabo en la empresa. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de documentos y/o consultas. PUNTO FINAL: Devolución de documentos. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Ordenes de pedido. Facturas. Recibos de gastos. Devoluciones. Etc. 1.9 RIESGOS: Inadecuada interpretación de la información. Equivocación en la aprobación o negación de la autorización. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de la documentación. Consulta y verificación de la información. Determinación de la factibilidad de la aprobación. 1.11 OBSERVACIONES. 388 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: AUTORIZACIONES Nº 1 Actividad Recepción consulta de documentos Responsable y/o Página Área Frecuencia D Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial Administrativa y Comercial X X 2 Consulta del contenido documento Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera 3 Revisión del diligenciamiento de los documentos Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 4 Análisis de la información contenida Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 5 Clasificación del concepto o tipo de autorización Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X Establecer factibilidad Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X Tomar decisión Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X Aprobar o negar Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X Firmar documentos Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X Devolución de documentos Subgerente, Director Comercial y/o de Cartera Administrativa y Comercial X 6 7 8 9 10 Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 389 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Comunicación con proveedores. 1.2 AREA TITULAR: Administrativa y Comercial. 1.3 OBJETIVO: Mantener comunicación constante con los proveedores de los productos. 1.4 GENERALIDADES: La comunicación permanente con los proveedores permite estrechar lazos de mutuo beneficio en la compra de productos y capacitación del personal de ventas. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Acercamiento y trabajo en equipo con los proveedores en pro del beneficio común. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: 1.7 RIESGOS: Relaciones y acuerdos de largo plazo (casarse con un único proveedor). 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas Administrativa Subgerente 2 Tramitar asesoría especializada para clientes Administración Subgerente muy 390 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas. 1.2 MARCO NORMATIVO. 1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 1.4 OBJETIVO: Poseer o contar con pleno conocimiento de los productos, sus características y especificaciones técnicas como herramienta fundamental en la asesoría correcta y suplencia de las necesidades de los clientes. 1.5 GENERALIDADES: El conocer de manera detallada los productos se convierte en una ventaja competitiva, ya que permite brindar y garantizar a los clientes el producto(s) indicado ante su requerimiento. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer especificaciones de los productos. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar la lista de productos comercializados por la empresa. en detalle las características y PUNTO FINAL: Programación de actividades conjuntas. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: 1.9 RIESGOS: Desconocimiento de productos, sus características o especificaciones y ventajas. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Programación de capacitación y actualización de información sobre productos. 1.11 OBSERVACIONES. 391 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS, ASESORÍA Y CAPACITACIÓN EQUIPO DE VENTA Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área D S M O 1 Consultar la lista de los productos comercializados Subgerente Administrativa X 2 Analizar el nivel de conocimiento de los productos y sus especificaciones Subgerente Administrativa X 3 Establecer información Subgerente Administrativa X 4 Asistir al lanzamiento de nuevos productos Subgerente Administrativa X 5 Solicitar mayor información de los productos y/o actualización de la información Subgerente Administrativa X 6 Conocer las especificaciones de los productos Subgerente Administrativa X 7 Indagar sobre las ventajas del nuevo producto Subgerente Administrativa X 8 Verificar su diferenciación de los demás productos Subgerente Administrativa X 9 Mantener comunicación proveedor Subgerente Administrativa 10 Programar asesoría y capacitación conjunta con el proveedor para el equipo de ventas Subgerente Administrativa X requerimientos con de el Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 392 X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramitación de asesoría muy especializada para clientes. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 2.4 OBJETIVO: Tramitar asesorías para clientes. 2.5 GENERALIDADES: La tramitación de asesoría muy especializada para los clientes permite mantener la comunicación y trabajo conjunto con los proveedores y de esta manera garantizar las satisfacción de las necesidades de los clientes. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asesoría muy especializada para los clientes. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Identificar necesidad del cliente. PUNTO FINAL: Establecer satisfacción del cliente. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: 2.9 RIESGOS: Falta de compromiso con la asesoría por parte del proveedor. No satisfacción de los requerimientos del cliente. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Acompañamiento de la asesoría. 2.11 OBSERVACIONES. 393 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN ASESORÍA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X D S M O 1 Identificar necesidad del cliente 2 Establecer proveedor 3 Informar al proveedor sobre los requerimientos del cliente Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 4 Conocer asignación del asesor del proveedor Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Acompañar al cliente durante la asesoría Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Establecer satisfacción necesidades del cliente Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X contacto con de el las Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 394 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestión contable. 1.2 AREA TITULAR: Contabilidad. 1.3 OBJETIVO: Manejar la información contable de la empresa. 1.4 GENERALIDADES: La gestión contable brinda la información financiera que permite respaldar las decisiones y estrategias planteadas, ya que gracias al conocimiento de datos reales a cerca de los recursos económicos y los estados financieros de la empresa es posible determinar la rentabilidad o pérdida generada. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Información financiera. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Informes. 1.7 RIESGOS: Errores de registro de información. Cuentas cruzadas. Estados financieros falsos. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Registro, revisión y verificación de la información contable. 395 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: GESTIÓN CONTABLE Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Consulta de saldo en bancos Contabilidad Auxiliar Contable o de Nómina 2 Registro de consignaciones Contabilidad Auxiliar Contable o de Nómina 3 Cuadre y revisión de la caja Contabilidad Auxiliar Contable o de Nómina 4 Registro de reembolso de caja menor Contabilidad Auxiliar Contable 5 Conciliación bancaria Contabilidad Auxiliar Contable o de Nómina 6 Revisar cuenta con clientes y proveedores Contabilidad Auxiliar Contable o de Nómina 7 Revisión de la cartera de la empresa Contabilidad Auxiliar Contable 8 Cancelación de anticipos de clientes Contabilidad Auxiliar Contable 9 Manejo de información contable y general de las sucursales Contabilidad Auxiliar Contable 10 Control de costos de inventario Contabilidad Auxiliar Contable 11 Documentación e informes requeridos por entidades estatales Contabilidad Auxiliar Contable 396 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta de saldo en bancos. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nómina. 1.4 OBJETIVO: Establecer la disponibilidad del dinero de la empresa depositado en los diferentes bancos. 1.5 GENERALIDADES: La consulta de saldo en bancos permite conocer el dinero con el que cuenta la empresa para respaldar sus actividades y efectuar el pago de las obligaciones contraídas con proveedores y acreedores. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los saldos de la empresa dinero de la empresa en bancos. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos. de PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa disponible en los bancos. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Relación de saldos de bancos y general. 1.9 RIESGOS: Consulta por personal no autorizado. Desconocimiento del saldo por problemas de comunicación con los bancos. Filtración de la información. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Manejo de clave para acceder a la información. 1.11 OBSERVACIONES. 397 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONSULTA DE SALDOS EN BANCOS N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X Internet: Ingresar a la página Web del banco y digitar la clave. Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 3 Consultar las cuentas, movimientos y saldo del día anterior. Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 4 Asentar la información en el libro de bancos de cada entidad Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 5 Registrar consignaciones y cheques girados en el libro de cada banco Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 6 Revisar y anotar el # de los cheques para guardar consecutividad Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 7 Totalizar el saldo de cada uno de los bancos Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 8 Consolidar el saldo de todos los bancos Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Relacionar los saldos de cada banco y el general Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Informar a Gerente suma de dinero de la empresa disponible en los bancos Auxiliar Contable Contabilidad X 1 Establecer comunicación con bancos vía Internet o telefónica 2 los Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 398 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de consignaciones. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Nómina. 2.4 OBJETIVO: Registrar las consignaciones efectuadas. 2.5 GENERALIDADES: El registro de las consignaciones facilita el control de las mismas y respalda el manejo de la información de los bancos. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro en el software de las consignaciones. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Verificación de consignación realizada. PUNTO FINAL: Revisión que la consignación corresponda al banco donde se envía. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de registro del software. 2.9 RIESGOS: Consignación faltante de registro. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación del registro de las consignaciones. 2.11 OBSERVACIONES. 399 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CONSIGNACIONES Nº Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D 1 Verificar consignación realizada Auxiliar de Nómina Contabilidad X 2 Señalar en el cuaderno de bancos Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Registrar en el paquete contable (software) el # de la cuenta y nombre del cliente Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Colocar a la consignación sello de contabilizado Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Registrar con fecha de consignación y con fecha de registro en caja Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Archivar consignación en la carpeta del respectivo banco Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Revisar que la consignación corresponda al banco donde se envía Auxiliar de Nómina Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 400 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre y revisión de la caja. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 3.4 OBJETIVO: Verificación y control de los cuadres de caja. 3.5 GENERALIDADES: La revisión y verificación de los cuadres de caja permite conocer si los informes presentados se encuentran acordes con la información real o si por el contrario presenta sumas de dinero que no corresponden a las reportadas. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Revisión y cuadre de la caja. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos). PUNTO FINAL: Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la información con contabilidad. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de cuadre de caja. 3.9 RIESGOS: Descuadre de caja. No determinación de las razones de las diferencias encontradas. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información. 3.11 OBSERVACIONES. 401 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: CUADRE Y REVISIÓN DE LA CAJA Nº Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos) Auxiliar Contable Contabilidad X 2 Ingresar al software por contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Verificar que las consignaciones estén ingresadas en el cuaderno de bancos y marcarlas para no volverlas a ingresar Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Ingresar consignaciones al sistema Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Determinar cuales comprobantes de egreso no están registrados en el sistema y cual fue la razón del pago efectuado Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Analizar los gastos Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Determinar reembolso Auxiliar Contable Contabilidad X 8 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Pasar los gastos a nómina para que efectúe el registro de reembolso de caja menor Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Archivar los demás documentos Auxiliar Contable Contabilidad X 11 Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la información con contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X 12 Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la información con contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X 13 Ingresar al software por paquete comercial Auxiliar Contable Contabilidad X 14 Hacer interfase de recibos de caja y de ventas, para cuadrar la caja Auxiliar Contable Contabilidad X 15 En el sistema por contabilidad, subir las interfases Auxiliar Contable Contabilidad X 16 Verificar que la caja físicamente coincida con el dato de contabilidad del sistema Auxiliar Contable Contabilidad X 17 Imprimir el cuadre de caja Auxiliar Contable Contabilidad X 18 Pasar documento del cuadre a Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X la necesidad de Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 402 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de reembolso de caja menor. 4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4.4 OBJETIVO: Controlar el reembolso de caja menor. 4.5 GENERALIDADES: El registro del reembolso de caja menor permite controlar y desembolsar la cantidad de dinero determinada como base de caja menor para con ella sufragar los gastos generados por las actividades de la empresa. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del reembolso de caja. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de gastos facilitado por caja. PUNTO FINAL: Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa al sistema. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Nota de contabilidad de los gastos. 4.9 RIESGOS: Registro de reembolso desfasado. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro del reembolso de dinero para caja menor. 4.11 OBSERVACIONES. 403 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CAJA MENOR REEMBOLSO DE Código: Página Frecuencia Nº Actividad Responsable Área 1 Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de gasto facilitados por caja Auxiliar de Nómina Contabilidad X 2 Acumular los gastos diarios y sus facturas Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Revisar diligenciamiento autorización de los gastos Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Elaborar nota de contabilidad e ir registrando el total de los gastos del día con la fecha de la tirilla entregada por Cajera Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Ir adicionando a la nota los gastos diarios e irlos sumando hasta que el valor se aproxime o sea igual a la base de caja menor Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Imprimir la nota contable Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Elaborar comprobante de egreso por el valor del costo del reembolso Auxiliar de Nómina Contabilidad X 8 Revisar que el total de las facturas por gastos sea igual al ingresado al sistema Auxiliar de Nómina Contabilidad X 9 Confrontar la información y realizar las correcciones necesarias Auxiliar de Nómina Contabilidad X 10 Adicionar el valor a la cuenta de gastos asumidos cuando la factura sea ingresada Auxiliar de Nómina Contabilidad X 11 Colocar sello de contabilizada a la nota cuando sea ingresada al sistema Auxiliar de Nómina Contabilidad X 12 Pegar las facturas en hojas de block Auxiliar de Nómina Contabilidad X 13 Archivar nota con facturas Auxiliar de Nómina Contabilidad X 14 Desembolsar menor Auxiliar Contable Contabilidad X 15 Iniciar nueva nota de contabilidad Auxiliar de Nómina Contabilidad X dinero para y caja D Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 404 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conciliación bancaria. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nómina. 5.4 OBJETIVO: Revisar impuestos y comisiones cobradas por los bancos. 5.5 GENERALIDADES: La conciliación bancaria permite conocer el valor cobrado por los bancos, causado por las diferentes transacciones financieras realizadas con las cuentas de la empresa el mes anterior. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor cobrado por las transacciones financieras. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción o impresión de los extractos bancarios. PUNTO FINAL: Archivo de libro de bancos. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Extractos bancarios. Formato de conciliación bancaria. Libro de bancos. 5.9 RIESGOS: Inadecuado registro del valor de la consignación. Registro de la información en el libro de bancos equivocado. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación y registro de la información. 5.11 OBSERVACIONES. 405 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: CONCILIACIÓN BANCARIA N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D S M O 1 Recibir extracto del banco o imprimirlo de la página Web de la entidad Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 2 Revisar los impuestos y comisiones cobradas por los movimientos del mes de cada banco. Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 3 Registrar la información en formato de Excel (predefinido) Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 4 Calcular uno a uno los ítems para cada banco y totalizarlos Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 5 Elaborar nota de contabilidad con la fecha del último día del mes en conciliación Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 6 Registrar la nota Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 7 Imprimir bancos Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 8 Comparar extracto del banco con la información del libro impreso Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 9 Verificar concordancia información del extracto Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 10 Revisar consignaciones o cuentas para encontrar el origen o causa de la anomalía, cuando la información no coincida Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 11 Cuando la información no presente inconsistencia: diligenciar formato de conciliación bancaria Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 12 Archivar conciliación en la carpeta del banco respectivo Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 13 Imprimir libro de bancos Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X 14 Archivar libro Auxiliar Contable o de Nómina Contabilidad X borrador del libro de de la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 406 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste cuentas con clientes y proveedores. 6.2 MARCO NORMATIVO. 6.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 6.4 OBJETIVO: Revisar y ajustar las cuentas de los clientes y proveedores. 6.5 GENERALIDADES: La revisión de las cuentas con los clientes y proveedores permite establecer la cuantía adeudada, resolver inquietudes y efectuar los ajustes necesarios. 6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Información y ajuste de cuentas con clientes y proveedores. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción petición o llamada de clientes o proveedores solicitando información. PUNTO FINAL: Información y Ajustes. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Relación de pagos y cuantía adeuda. Documento de información de la cuenta. 6.9 RIESGOS: Descuadre de la cuantía adeudada. Inconvenientes y generación de conflictos. 6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro y verificación de la información. 6.11 OBSERVACIONES. 407 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área 1 Recibir petición de información del estado de la cuenta de un cliente (Asesor Comercial o cliente) Asesor Comercial o cliente Comercial X 2 Recibir relación de los clientes por parte de los vendedores Asesor Comercial Comercial X 3 Ingresar al sistema y realizar la consulta del cliente Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Confrontar cuantía pagos realizados Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Establecer diferencias Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Cuadrar los pagos efectuados con las facturas canceladas Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Enviar al cliente la relación y explicación por escrito de las cuentas y pagos, indicando el saldo adeudado o informar telefónicamente Auxiliar Contable Contabilidad X D S M O CLIENTES adeudada y PROVEEDOR Contabilidad 8 Recibir llamada telefónica de proveedores solicitando información sobre facturas canceladas y la fecha de pago Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Consultar los pagos realizados Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Imprimir información de la cuenta cuando se trata de varias facturas Auxiliar Contable Contabilidad X 11 Revisar la cuenta confrontando la información con las facturas del archivo Auxiliar Contable Contabilidad X 12 Solicitar a proveedores el estado de la cuenta de la empresa Auxiliar Contable Contabilidad X 13 Recibir informe Auxiliar Contable Contabilidad X 14 Verificar los proveedores Auxiliar Contable Contabilidad X 15 Efectuar los ajustes necesarios Auxiliar Contable Contabilidad X saldos con los Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 408 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión cartera de la empresa. 7.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 7.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 7.4 OBJETIVO: Revisar las cuentas de los clientes y la cuantía adeudada a la empresa. 7.5 GENERALIDADES: La revisión de la cartera actúa como mecanismo de control ya que otorga información del comportamiento de pago, detección de errores, y determinación del valor total adeudado por los clientes. 7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento del total de cartera adeudada por los clientes. 7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ingreso al software. PUNTO FINAL: Valor total de la cartera de la empresa. 7.8 FORMATOS O IMPRESOS: Informe de cartera. 7.9 RIESGOS: Descuadre de la cuantía adeudada. 7.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro y verificación de la información impresa y del software. 7.11 OBSERVACIONES. Una de las posibles causas para que la información no sea la misma se presenta cuando el recibo de caja se elabora el primer día del mes siguiente y la factura aún no ha sido procesada, quedando la factura en un mes y el recibo en otro. 409 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área Asesor Comercial o cliente Comercial X D S M O 1 Ingresar al software 2 Seleccionar cartera de Asesor Comercial Comercial X 3 Imprimir la cartera registrada en el sistema por contabilidad y comercial Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Verificar la concordancia de la información Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Señalar cada uno de los clientes que presentan errores o inconsistencia de los datos Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Establecer en lo posible las causas por las que las cuentas de los clientes no cuadran Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Totalizar la cartera de la empresa Auxiliar Contable Contabilidad X la información Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 410 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cancelación de anticipos de clientes. 8.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 8.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 8.4 OBJETIVO: Ajustar las cuentas de los clientes por anticipos realizados. 8.5 GENERALIDADES: 8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cuenta del cliente. 8.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de relación de anticipos. PUNTO FINAL: Verificación de la cancelación de las facturas. 8.8 FORMATOS O IMPRESOS: 8.9 RIESGOS: Cancelación de factura equivocada. 8.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro y verificación de la información. 8.11 OBSERVACIONES. 411 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D S M O 1 Recibir de Director de Cartera la relación de los anticipos de los clientes Auxiliar Contable Contabilidad X 2 Ingresar al sistema Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Consultar la información de los clientes Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Establecer las facturas a cancelar Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Visualizar en pantalla las facturas del cliente Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Generar otra pantalla e ir cancelando los mismos valores que el cliente tiene en anticipos y cartera Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Verificar facturas Auxiliar Contable Contabilidad X la cancelación de las Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 412 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de información contable y general de las demás sucursales. 9.2 MARCO NORMATIVO. 9.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 9.4 OBJETIVO: Consolidar y revisar la información contable y general de la empresa. 9.5 GENERALIDADES: El manejo de la formación contable y general de las sucursales conlleva a la consolidación de la información financiera de la empresa permitiendo la determinación de los aspectos más relevantes y el planteamiento de las estrategias organizacionales. 9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consolidación de la información financiera. 9.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de informes financieros y documentos. PUNTO FINAL: Revisión y ajuste. 9.8 FORMATOS O IMPRESOS: 9.9 RIESGOS: Informes no ajustados a la información del software. 9.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la información. 9.11 OBSERVACIONES. 413 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO MANEJO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y GENERAL DE LAS DEMÁS SUCURSALES N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D 1 Mantener contacto permanente con las sucursales Auxiliar Contable Contabilidad S M O X INFORMACIÓN CONTABLE 2 Recibir de las sucursales los listados de cartera e informes contables Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Revisar y confrontar la información de los listados y la contable Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Establecer el motivo por el cual se encuentran diferencias, comunicándose y preguntando a la persona indicada Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Recibir información y documentación de los movimientos realizados en las sucursales Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Informar los gastos generados en las demás sucursales y que corresponden a cada una Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Revisar y necesarios Auxiliar Contable Contabilidad X efectuar los ajustes DOCUMENTOS 8 Recibir de las sucursales los formatos de bancos, Cámara de Comercio, Industria y comercio, etc. Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Diligenciar los documentos o solicitar esta labor a Auxiliar General Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Anexar la documentación necesaria o solicitada por las entidades y sucursales Auxiliar Contable Contabilidad X 11 Solicitar el envío de los documentos por correo a cajera Auxiliar Contable Contabilidad X 12 Enviar los documentos a la sucursal respectiva Cajera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 414 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 10. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control costos de inventario. 10.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 10.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 10.4 OBJETIVO: Efectuar interfase de costo de inventario. 10.5 GENERALIDADES: 10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor del inventario. 10.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Interfase del costo de inventario. PUNTO FINAL: Ajustes. 10.8 FORMATOS O IMPRESOS: Informe de compras a proveedores. Informe costo de inventario. 10.9 RIESGOS: 10.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro y verificación de la información registrada en contabilidad. 10.11 OBSERVACIONES. 415 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONTROL COSTOS DE INVENTARIO N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D S M O 1 Realizar interfase del costo de inventario Auxiliar Contable Contabilidad X 2 En el software: Retirar información y colocarla en la cuenta correcta Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Imprimir información del costo del inventario Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Confrontar la información impresa con la registrada en el sistema Auxiliar Contable Contabilidad X Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Si se presentan diferencias en la información : Imprimir información de las compras realizadas a cada uno de los proveedores Comparar la información de las compras con la registrada en comercial Realizar los ajustes necesarios Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 416 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 11. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Documentación e informes requeridos por entidades estatales. 11.2 MARCO NORMATIVO. Legislación vigente. 11.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 11.4 OBJETIVO: Presentar los informes y documentos solicitados por entidades del estado. 11.5 GENERALIDADES: La documentación e informes requeridos por las entidades estatales se diligencian para todas las sucursales. 11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documentos e informes. 11.7 LIMITES PUNTO INICIAL: elaboración de los documentos e informes. PUNTO FINAL: Envío de los documentos e informes. 11.8 FORMATOS O IMPRESOS: Informes y documentos. 11.9 RIESGOS: Vencimiento del plazo para la presentación de los informes. Multas por no entrega de la documentación. 11.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de las fechas de presentación de los informes y revisión del diligenciamiento de los mismos. 11.11 OBSERVACIONES. El flujo de efectivo para los informes, es realizado por la revisora fiscal debido a que siempre sale incompleto de la información que se ingresa de los balances. 417 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTACIÓN E REQUERIDOS POR ESTATALES N° INFORMES ENTIDADES Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D S M A 1 Elaborar los informes contables de la empresa solicitados por las diferentes entidades Auxiliar Contable Contabilidad X 2 Diligenciar formatos establecidos por las entidades, físicamente o de la página Web Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Enviar información y/o documentos vía Internet o con mensajero. Auxiliar Contable Contabilidad X MEDIOS MAGNÉTICOS (DIAN) Contabilidad 4 Ingresar al software por información fiscal Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Actualizar los formatos establecidos por la DIAN según la resolución Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Amarrar los formatos a cada una de las cuentas que se manejan a la empresa Auxiliar Contable Contabilidad X 7 Verificar los conceptos dados por la DIAN, para los medios, se encuentren amarrados a los formatos Auxiliar Contable Contabilidad X 8 Imprimir el listado del plan de cuentas Auxiliar Contable Contabilidad X 9 Revisar que toda la información de las cuentas esté incluida en los formatos Auxiliar Contable Contabilidad X 10 Imprimir un listado de los formatos Auxiliar Contable Contabilidad X 11 Confrontar la información y verificar que las cuentas del plan de cuentas se encuentren en el formato respectivo Auxiliar Contable Contabilidad X 12 Cotejar que los clientes se encuentren bien creados en el sistema, que sus datos no contengan signos, rayas, puntos, etc. Auxiliar Contable Contabilidad X 13 Conocer si los clientes se identifican por NIT o cédula, para establecer digito de verificación a colocar a cada cliente Auxiliar Contable Contabilidad X 14 Imprimir por cada concepto y cada formato un listado de los clientes, proveedores y gastos del año del que se reporta la información, teniendo en cuenta las bases de la DIAN Auxiliar Contable Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual. 418 Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M A 15 Realizar actualización automática de medios Auxiliar Contable Contabilidad X 16 Imprimir el listado que arroja el sistema (el sistema muestra cada formato con los datos amarrados a cada una de las cuentas) Auxiliar Contable Contabilidad X 17 Revisar que cada concepto contenga la información necesaria, en caso de que falte algún dato, este debe ingresarse por medios manuales Auxiliar Contable Contabilidad X 18 Generar listado final Auxiliar Contable Contabilidad X 19 Ingresar a la página Web de la DIAN Auxiliar Contable Contabilidad X 20 Empezar a transmitir la información vía Internet adicionando los formatos Auxiliar Contable Contabilidad X 21 Si se presentan inconvenientes: Revisar la información de los clientes y realizar las correcciones necesarias Auxiliar Contable Contabilidad X 22 Enviar la información, cuando formatos sean habilitados Auxiliar Contable Contabilidad X los SUPERSOCIEDADES Contabilidad 23 Bajar de Internet el formato para reporte de la información Auxiliar Contable Contabilidad X 24 Contar con el balance de fin de año, sus anexos y la información de los accionistas, contador, revisor fiscal y sus suplentes Auxiliar Contable Contabilidad X 25 Contar o solicitar la información de: Total de empleados. Número de hombres y mujeres. Total de los sueldos por departamentos. Cantidad de artículos que se venden. Cantidad de artículos devueltos. Productos comprados y su costo. Área ocupada por la bodega, parqueaderos, departamento de ventas y administración. Auxiliar Contable Contabilidad X 26 Diligenciar toda la información en cada uno de los anexos de la superintendencia Auxiliar Contable Contabilidad X 27 A medida que se van ingresando los datos se va llenando un anexo que es el balance (los datos que hagan falta se ingresan manualmente) Auxiliar Contable Contabilidad X 28 Enviar el informe físicamente Auxiliar Contable Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual. 419 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Nómina. 1.2 AREA TITULAR: Contabilidad. 1.3 OBJETIVO: Liquidar y pagar los salarios a los empleados. 1.4 GENERALIDADES: La nómina permite establecer el número de empleados que laboran en la empresa y la cantidad pagada a cada uno de ellos por la ejecución de sus labores. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Pago del salario a los empleados de la empresa. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Lista del pago de nómina formato pequeño (colilla de pago) y formato grande (soporte de pago de los empleados). 1.7 RIESGOS: Equivocación en el cálculo y liquidación de los salarios. Billetes falsos. Pagar mayor o menor valor al personal. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la vinculación de cada persona a la empresa. Revisión de los compromisos financieros adquiridos por cada uno de los empleados. Revisión de los billetes. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: NÓMINA Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Liquidación de nómina Contabilidad Auxiliar de Nómina 2 Pago de nómina Contabilidad Auxiliar de Nómina 3 Pago de parafiscales Contabilidad Auxiliar de Nómina 4 Liquidación de vacaciones Contabilidad Auxiliar de Nómina 5 Interfase de Nómina Contabilidad Auxiliar Contable 420 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de nómina. 1.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo del Trabajo. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 1.4 OBJETIVO: Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores desarrolladas. 1.5 GENERALIDADES: La liquidación de nómina estima la cantidad de dinero que la empresa debe pagar a sus empleados por concepto de la ejecución de sus labores. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de la cuantía total que se debe pagar a los empleados de la empresa por concepto de nómina. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar base de datos de empleados de la empresa. PUNTO FINAL: Disponer el dinero para el pago a los empleados. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista de pago de nómina en formato grande (original y borrador) y pequeño 1.9 RIESGOS: Error de liquidación de la nómina. Cálculo errado de las deducciones o adiciones. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información. Revisión de los cálculos, deducciones, etc. 1.11 OBSERVACIONES. 421 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: Página LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M Q 1 Consultar la base de datos de los empleados de la empresa Auxiliar de Nómina Contabilidad X 2 Verificar datos y vinculación del personal Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Consultar y revisar compromisos financieros pendientes de los empleados Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Deducir préstamo, afiliaciones o Auxiliar de Nómina Contabilidad X LIQUIDACIÓN PAGO EN SEGUNDA QUINCENA DEL MES Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Efectuar descuento para salud y pensión Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Adicionar Auxilio de Transporte para personas que devenguen hasta dos SMLV Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Consultar y liquidar horas extras a empleados del Área de Bodega Auxiliar de Nómina Contabilidad X 8 Realizar los cálculos necesarios Auxiliar de Nómina Contabilidad X 9 Establecer cuantía a pagar a cada empleado Auxiliar de Nómina Contabilidad X 10 Imprimir borrador de la lista de pago de nómina Auxiliar de Nómina Contabilidad X 11 Revisar y verificar la información Auxiliar de Nómina Contabilidad X 12 Realizar los ajustes necesarios Auxiliar de Nómina Contabilidad X 13 Imprimir lista de pago de nómina en formato grande (soporte de pago) y pequeño (colilla de pago) Auxiliar de Nómina Contabilidad X 14 Totalizar el valor de la nómina Auxiliar de Nómina Contabilidad X 15 Informar el valor de la nómina a Cajera Auxiliar de Nómina Contabilidad X cuotas Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal 422 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de nómina. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 2.4 OBJETIVO: cancelar el dinero a los empleados por concepto de salario. 2.5 GENERALIDADES: El pago de la nómina se realiza en efectivo dentro de las instalaciones de la empresa. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación el dinero correspondiente al salario devengado por los empleados. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el dinero de cajera de la empresa. PUNTO FINAL: Archivo de formato de pago (Lista de pago de Nómina). 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Lista o formato de pago de nómina. 2.9 RIESGOS: Pérdida de dinero. Errores en el pago a los empleados. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los billetes. Verificación de liquidación y cantidad a pagar a los empleados. Firma de formato de pago de nómina. 2.11 OBSERVACIONES. 423 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGO DE NÓMINA N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D S M Q 1 Recibir de Cajera el dinero Auxiliar de Nómina Contabilidad X 2 Contar el dinero y revisar los billetes Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Esperar a completar el dinero correspondiente al valor total de la nómina Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Disponer el dinero para el pago a los empleados Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Recibir en la oficina una persona a la vez Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Consultar la lista de pago de nómina Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Separar y contar el dinero correspondiente al salario de la persona Auxiliar de Nómina Contabilidad X 8 Entregar el dinero y colilla de pago al empleado Auxiliar de Nómina Contabilidad X 9 Otorgar las explicaciones o respuestas a los interrogantes sobre el salario recibido Auxiliar de Nómina Contabilidad X 10 Hacer firmar la lista de pago de nómina (formato grande) Auxiliar de Nómina Contabilidad X 11 Archivar formato de pago Auxiliar de Nómina Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal. 424 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Parafiscales. 3.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo de Trabajo. 3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 3.4 OBJETIVO: Realizar el pago de los aportes establecidos por ley. 3.5 GENERALIDADES: El pago de los aportes parafiscales ser efectúa vía Internet por medio de un operador contratado para tal fin. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de los aportes. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Provisión de pago de aportes. PUNTO FINAL: Archivar los documentos en la carpeta de cada entidad. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de pago único. Formato de pago de aportes a cada entidad. Formato de pago efectuado por el operador contratado. 3.9 RIESGOS: Error de liquidación de los aportes. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información. Grabación de la información. Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad. 3.11 OBSERVACIONES. 425 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGO DE PARAFISCALES N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D S M O Auxiliar Contable Contabilidad X Revisar provisión en el sistema y liquidación interna Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Realizar liquidación interna Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Imprimir listado de aportes a las entidades Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Comparar información impresa con la provisión del sistema Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Realizar los ajustes necesarios Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Ingresar a la página Web del operador contratado para realizar el pago de los aportes Auxiliar de Nómina Contabilidad X 8 Diligenciar formato de pago único Auxiliar de Nómina Contabilidad X 9 Guardar información si el pago se realizará después Auxiliar de Nómina Contabilidad X 10 Asignar # de cuenta para realizar el pago Auxiliar de Nómina Contabilidad X 11 Imprimir formato de pago único Auxiliar de Nómina Contabilidad X 12 Consultar autoliquidaciones de la página Web del operador 24 horas después de efectuar el pago Auxiliar de Nómina 13 Imprimir por entidad los aportes cancelados a cada una de ellas Auxiliar de Nómina Contabilidad X 14 Elaborar comprobante de egreso por el valor pagado Auxiliar de Nómina Contabilidad X 15 Imprimir documento soporte del pago efectuado arrojado por la página del operador Auxiliar de Nómina Contabilidad X 16 Archivar los documentos de pago en la carpeta de la respectiva entidad Auxiliar de Nómina Contabilidad X 1 Provisión de pago de aportes 2 Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 426 Contabilidad X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de vacaciones. 4.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del Trabajo. 4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4.4 OBJETIVO: Cancelar el dinero a los empleados por concepto de vacaciones. 4.5 GENERALIDADES: La liquidación de las vacaciones otorga al empleado el reconocimiento del dinero generado por la prestación de sus servicios durante un año cumplido, causándose para un periodo de quince días. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación correspondiente a las vacaciones. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software. a los empleados del dinero PUNTO FINAL: pago del valor de las vacaciones. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de liquidación de vacaciones. Comprobante de egreso. 4.9 RIESGOS: Errores de liquidación. No realizar los descuentos del periodo. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de los cálculos de la liquidación y los descuentos a realizar. 4.11 OBSERVACIONES. 427 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: LIQUIDACIÓN DE VACACIONES N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D S M O 1 Diligenciar formato de liquidación de vacaciones del paquete de nómina (software) Auxiliar de Nómina Contabilidad X 2 Revisar y realizar los descuentos pertinentes del periodo Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Imprimir borrador de la liquidación realizada en el sistema Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Efectuar el cálculo manual de la liquidación Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Comparar liquidación del sistema con la calculada manualmente Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Realizar los necesarios Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Imprimir original de la liquidación Auxiliar de Nómina Contabilidad X 8 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de Nómina Contabilidad X 9 Pasar comprobante de egreso a caja para su pago Auxiliar de Nómina Contabilidad X 10 Informar a la persona descuentos realizados Auxiliar de Nómina Contabilidad X 11 Pagar el valor de las vacaciones Auxiliar de Nómina Contabilidad X ajustes que sean los Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera) 428 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Interfase de Nómina. 5.2 MARCO NORMATIVO. 5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable. 5.4 OBJETIVO: Provisionar el dinero para los pagos generados por la nómina. 5.5 GENERALIDADES: La interfase de nómina permite establecer la cuantía de dinero que debe destinarse para cumplir con las obligaciones contraídas con los empleados y entidades por concepto de salarios, vacaciones, primas, parafiscales, etc. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación del dinero correspondiente a las obligaciones generadas por la nómina de la empresa. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software. PUNTO FINAL: Pago del valor de las obligaciones de nómina. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de liquidación de vacaciones, primas, cesantías, parafiscales. Comprobante de egreso. 5.9 RIESGOS: Provisión de menor valor que los gastos ocasionados por nómina. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: 5.11 OBSERVACIONES 429 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: INTERFASE DE NÓMINA N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D S M O 1 Revisar que las provisiones que pasan de nómina a contabilidad estén acordes a las que cada mes se han estado pagando Auxiliar Contable Contabilidad X 2 Corregir las cuentas de provisión por liquidación de contratos y vacaciones pagadas Auxiliar Contable Contabilidad X 3 Establecer a que periodo pertenece la parte de las vacaciones pagadas, de acuerdo a lo que había quedado pendiente en el periodo anterior Auxiliar Contable Contabilidad X 4 Expedir los certificados de retención de salarios Auxiliar Contable Contabilidad X 5 Entregar los certificados de retención de salarios a la Auxiliar de Nómina para que los haga firmar de los empleados Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Guardar los certificados declaración de renta Auxiliar Contable Contabilidad X en la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 430 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Caja. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Realizar actividades de apoyo a la gestión de caja. 1.4 GENERALIDADES: 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinación y control de actividades de caja. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Recibos de caja. Facturas Cuadre de caja. Tirilla de cuadre de caja. 1.7 RIESGOS: Descuadres de caja. Pérdida de dinero. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la información. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: MANEJO DE CAJA Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Cuadre de caja Comercial Cajera 2 Manejo del dinero en caja Comercial Cajera 3 Administrar la caja menor Comercial Cajera 4 Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo Comercial Cajera 5 Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja Comercial Cajera 6 Cheques devueltos Comercial Cajera 7 Recepción pago del cliente Comercial Cajera 431 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de caja. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Cajera. 1.4 OBJETIVO: Reportar el saldo diario de caja. 1.5 GENERALIDADES: El cuadre de caja permite conocer, registrar y establecer el monto del dinero recaudado en el día y la destinación del mismo. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte de cuadre de caja. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos. PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa disponible en los bancos. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato manual del cuadre de caja. 1.9 RIESGOS: Descuadre de caja. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la información reportada. 1.11 OBSERVACIONES. 432 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CUADRE DE CAJA Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 1 Establecer cuantía de las ventas de contado Cajera Comercial X 2 Revisar las ventas y los recibos de caja contra la información del sistema Cajera Comercial X 3 Diligenciar formato del cuadre del día: valor de venta, gastos, consignaciones, # de recibo de caja y consignaciones Cajera Comercial X 4 Revisar formato manual del cuadre de caja Cajera Comercial X 5 Efectuar los cálculos necesarios y sacar una relación del valor total (tirilla) Cajera Comercial X 6 Enviar o entregar formato de cuadre de caja y tirilla a Auxiliar Contable Cajera Comercial X 7 Recibir el formato revisado por Auxiliar contable Cajera Comercial X 8 Anotar en el cuaderno de caja la información del cuadre Cajera Comercial X 9 Anotar en la nueva hoja del cuadre del día el número consecutivo de recibo de caja y consignación Cajera Comercial X 10 Revisar, firmar y archivar formato de cuadre de caja Cajera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 433 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo del dinero en caja. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Cajera. 2.4 OBJETIVO: Administrar el dinero recaudado. 2.5 GENERALIDADES: El manejo del dinero en caja garantiza que cuando se llegue a una cantidad establecida se disponga en un sitio seguro o sea consignado en bancos a favor de proveedores o de la empresa. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Depósito de dinero. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a caja. PUNTO FINAL: Depósito de dinero en caja fuerte, pago a proveedores o consignación en cuenta de la empresa. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Consignaciones. 2.9 RIESGOS: Pérdida de dinero. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes. 2.11 OBSERVACIONES. 434 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO MANEJO DEL DINERO EN CAJA N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D 1 Recibir el dinero en efectivo que ingresa a caja Cajera Comercial X 2 Contar el dinero acumulado en caja Cajera Comercial X 3 Informar a Auxiliar Contable la cuantía de dinero recaudado cuando la suma supera el monto establecido para su manejo Cajera Comercial X 4 Esperar autorización e indicaciones Cajera Comercial X en efectivo GUARDAR EN CAJA FUERTE 5 Dirigirse a área de contabilidad Cajera Comercial X 6 Entregar dinero a Auxiliar Contable Cajera Comercial X 7 Contar nuevamente el dinero y verificar su autenticidad Auxiliar Contable Contabilida d X 8 Depositar el dinero en caja fuerte Auxiliar Contable Contabilida d X PAGO A PROVEEDORES 9 Recibir de Auxiliar Contable autorización y cheques elaborados Cajera Comercial X 10 Diligenciar el formato de consignación del respectivo banco a favor del proveedor Cajera Comercial X 11 Efectuar el pago a proveedores Cajera Comercial X CONSIGNACIÓN CUENTA DE LA EMPRESA 12 Consignar en cuenta de bancos de la empresa Cajera Comercial X 13 Recibir de Auxiliar Contable autorización y cheques elaborados Cajera Comercial X 14 Elaborar el formato de consignación a la cuenta indicada Cajera Comercial X 15 Efectuar la consignación Cajera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 435 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración caja menor. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Cajera. 3.4 OBJETIVO: Administrar el dinero de caja menor. 3.5 GENERALIDADES: Administrar el dinero de caja menor implica el control de la entrega del dinero para sufragar los gastos menores de los empleados y demás ocasionados por la actividad de la empresa y la cancelación de compras de baja cuantía. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registrar ingresos y egresos. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir reembolso del dinero de caja menor. PUNTO FINAL: informar y entregar documentos de respaldo de los gastos a contabilidad. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Relación de gastos. 3.9 RIESGOS: Pérdida de dinero. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes. 3.11 OBSERVACIONES. 436 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE CAJA MENOR N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D 1 Recibir reembolso del dinero de caja menor Cajera Comercial 2 Recibir solicitud de dinero para sufragar gastos por parte del empleado Cajera Comercial X 3 Entregar recibo de gastos y dinero al empleado Cajera Comercial X 4 Ir rebajando o disminuyendo el monto de la caja menor cuando se generan gastos Cajera Comercial X 5 Relacionar los gastos Cajera Comercial X 6 Informar y entregar documentos de respaldo de los gastos a contabilidad Cajera Comercial X 7 Solicitar reembolso de dinero cuando los gastos se aproximen o sean iguales al dinero de caja menor Cajera Comercial M O X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 437 S X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo. 4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 4.3 RESPONSABLE: Cajera. 4.4 OBJETIVO: Efectuar el cuadre de los gastos realizados por el personal. 4.5 GENERALIDADES: El cuadre de los gastos del personal es un mecanismo de control de los mismos y permite contablemente registrar la información de los egresos de dinero generados por las actividades desempañadas por los integrantes de la empresa. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Archivo de los documentos que respaldan el gasto. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o llamadas de solicitud de autorización de los gastos. PUNTO FINAL: Archivo de los documentos. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas y recibos de gastos. Relación de los gastos. Comprobante de egreso. 4.9 RIESGOS: Pérdida de facturas, recibos, dinero. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación del diligenciamiento de los documentos. 4.11 OBSERVACIONES. 438 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL CARGO N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D 1 Recibir las facturas o llamadas de solicitud de autorización de los gastos Cajera Comercial X 2 Revisar diligenciamiento de facturas y recibos de gastos Cajera Comercial X 3 Verificar el gasto Cajera Comercial X 4 Autorizar los gastos Cajera Comercial X 5 Generar relación de los gastos Auxiliar Contable Contabilidad X 6 Devolver los documentos a la persona que solicitó la autorización Cajera Comercial X 7 Recibir facturas y recibos de gastos Cajera Comercial X 8 Verificar la autorización de los gastos por Director de Cartera Cajera Comercial X 9 Revisar la numeración recibos de gasto Cajera Comercial X 10 Consultar el # del recibo de gasto y ratificar la concordancia con el registrado en el cuaderno, señalar con una pequeña marca Cajera Comercial X 11 Revisar el diligenciamiento de los documentos Cajera Comercial X 12 Totalizar los gastos Cajera Comercial X 13 Efectuar el cuadre del día anterior (devolución del dinero por parte del trabajador o pago del dinero adeudado) Cajera Comercial X 14 Realizar los cálculos respectivos para saber si el dinero entregado alcanzó para sufragar los gastos Cajera Comercial X de las los Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 439 S M O Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 15 En caso de que haya sobrado dinero: recibir el dinero devuelto por la persona De lo contrario: establecer la cuantía a pagar y realizar el pago de la suma adeudada Cajera Comercial X 16 Elaborar comprobante de egreso con el nombre del empleado y la cantidad de dinero entregada Cajera Comercial X 17 Pegar el formato de gasto y/o facturas al comprobante de egreso Cajera Comercial X 18 Hacer firmar el comprobante de la persona que realiza el gasto Cajera Comercial X 19 Ordenar los gastos según su tipo Cajera Comercial X 20 Enviar documentos a contabilidad para su archivo Cajera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 440 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diligenciamiento de documentos. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Cajera. 5.4 OBJETIVO: Elaborar documentos. 5.5 GENERALIDADES: El diligenciamiento de documentos se encuentra relacionado con la elaboración de recibos de caja, consignaciones y otros. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: elaboración de documentos. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Autorización y petición de la elaboración de los documentos. PUNTO FINAL: Archivo de copia de los documentos. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de consignación. Recibos de caja. Formatos de gastos. 5.9 RIESGOS: Pérdida de dinero. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes. 5.11 OBSERVACIONES. El recibo de gastos se elabora para respaldar los gastos generados por actividades de Vendedores, Conductores, Jefe de Bodega y administrativos (Subgerente y Director Comercial) relacionadas con el desempeño de las funciones de cu cargo. 441 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D CONSIGNACIONES 1 Recibir de Auxiliar Contable cheques y autorización y o petición de elaboración de consignación Cajera Comercial X 2 Diligenciar formato de consignación de respectivo banco Cajera Comercial X 3 Entregar a mensajero formato de consignación Cajera Comercial X 4 Enviar copia de Auxiliar Contable Cajera Comercial X 5 Archivar copia de la consignación Auxiliar Contable Contabilidad X cheque y consignación a RECIBOS DE CAJA 6 Ingresar al sistema cuantía de los cheques y efectivo recaudado Cajera Comercial X 7 Realizar registro de los movimientos (flujo de caja) Cajera Comercial X 8 Imprimir los recibos de caja Cajera Comercial X 9 Revisar los recibos Cajera Comercial X 10 Totalizar el recaudo Cajera Comercial X 11 Informar a Auxiliar Contable la cuantía a la que asciende el recaudo Cajera Comercial X 12 Archivar recibos de caja Cajera Comercial X Cajera Comercial X RECIBOS DE GASTO 13 Recibir petición sufragar gastos del dinero para 14 Entregar recibo de gasto a la persona solicitante Cajera Comercial X 15 Relacionar en el cuaderno de talonario de gastos la entrega del recibo anotando: # recibo y nombre de la persona solicitante Cajera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 442 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cheques devueltos. 6.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 6.3 RESPONSABLE: Cajera. 6.4 OBJETIVO: Comunicar devolución de cheques por las entidades financieras. 6.5 GENERALIDADES: El conocer la devolución de los cheques permite establecer comunicación con el cliente para buscar una pronta solución de la situación o inconveniente presentado. 6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de pago del cliente. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: recepción de cheques devueltos por las entidades financieras. PUNTO FINAL: Guardar los cheques que no han sido autorizados. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Nota de devolución de cheques. 6.9 RIESGOS: No comunicación con clientes. Pérdida del cheque. 6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Comunicación con el cliente. Registro de la devolución del cheque. 6.11 OBSERVACIONES. 443 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: MANEJO DEL DINERO EN CAJA N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Recibir cheques devueltos entregados por mensajero Cajera Comercial 2 Informar al Asesor Comercial: cliente y causal, y a Auxiliar Contable: cliente, causal y vendedor Cajera Comercial X 3 Establecer comunicación con el cliente Asesor Comercial Comercial X 4 Ingresar al software Cajera Comercial X 5 Elaborar nota por cheque devuelto, diligenciando formato para nota del sistema: cliente, banco, valor, causal Cajera Comercial X 6 Efectuar ingreso y recibo de caja para aquellos cheques autorizados Cajera Comercial X 7 Guardar los cheques que no han sido autorizados o el vendedor no se ha comunicado con el cliente Cajera Comercial M O X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 444 S X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción pago del cliente. 7.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 7.3 RESPONSABLE: Cajera. 7.4 OBJETIVO: Recaudar dinero producto de las ventas en las instalaciones de la empresa. 7.5 GENERALIDADES: La recepción del pago de la obligación del cliente se realiza en efectivo o cheque. 7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepción de dinero, consignación o cheques. 7.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer forma de pago por parte del cliente. PUNTO FINAL: Archivo de copia de factura cancelada. 7.8 FORMATOS O IMPRESOS: Recibo de cancelación de deuda. 7.9 RIESGOS: Billetes falsos. Cobrar menor valor al registrado en la factura. Errores en la devolución del dinero sobrante. 7.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes recibidos. Relación de las consignaciones. Archivo de copia de factura. 7.11 OBSERVACIONES. 445 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D 1 Establecer forma de pago Cajera Comercial X PAGO EN EFECTIVO 2 Recibir las facturas y sus copias Cajera Comercial X 3 Consultar facturas Cajera Comercial X 4 Verificar la cuantía Cajera Comercial X 5 Informar el valor total de la compra al cliente Cajera Comercial X 6 Recibir el dinero Cajera Comercial X 7 Revisar y verificar la autenticidad de los billetes Cajera Comercial X 8 Colocar sello de cancelado a la factura y sus copias Cajera Comercial X 9 Entregar tres copias de la factura al cliente Cajera Comercial X 10 Devolver el dinero sobrante, si es el caso Cajera Comercial X 11 Archivar una copia de la factura en caja Cajera Comercial X CHEQUES 12 Recibir cheques o copia del formato de consignación Cajera Comercial X 13 Relacionar consignaciones en el documento de cuadre de caja diario Cajera Comercial X 14 Informar de los cheques recibidos a Auxiliar Contable Cajera Comercial X 15 Elaborar y enviar al cliente recibo de cancelación de la deuda Cajera Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 446 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Salud Ocupacional. 1.2 AREA TITULAR: Contabilidad (Nómina). 1.3 OBJETIVO: Proporcionar a los integrantes de la empresa los elementos de protección personal y dotación. 1.4 GENERALIDADES: Salud ocupacional proporciona los elementos para cuidar y proteger la integridad física de los integrantes de la empresa buscando la búsqueda la minimización de los accidentes de trabajo. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Minimización de los factores y accidentes de trabajo que puedan tener lugar al interior de la empresa. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de entrega de elementos de protección personal y dotación. 1.7 RIESGOS: Accidentes de trabajo. Elección inadecuada de elementos de protección personal y dotación. Calidad defectuosa y poco protectora de los elementos y uniformes. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación y seguimiento del uso de los elementos de protección y uniformes. 1.9 OBSERVACIONES: EL programa de Salud Ocupacional permite establecer la causa principal de los accidentes presentados y el respectivo seguimiento de estos facilita el planteamiento de las estrategias que conlleven a disminuir su frecuencia y garantizar un ambiente de mayor seguridad para los empleados. 447 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: SALUD OCUPACIONAL Nº Orden Procedimiento Área Responsable 1 DOTACIÓN ELEMENTOS PROTECCIÓN PERSONAL a DE Responsable Contabilidad Auxiliar de Nómina Determinación de los elementos a comprar Contabilidad Auxiliar de Nómina b Cotización proveedor Contabilidad Auxiliar de Nómina c Recepción elementos Contabilidad Auxiliar de Nómina 2 DOTACIÓN DE UNIFORMES Contabilidad Auxiliar de Nómina 3 BOTIQUÍN Contabilidad Auxiliar de Nómina 4 ACCIDENTE DE TRABAJO Contabilidad Auxiliar de Nómina a Reportar accidentes de trabajo Contabilidad Auxiliar de Nómina b Sistematizar el reporte de los accidentes Contabilidad Auxiliar de Nómina c Registrar las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo Contabilidad Auxiliar de Nómina d Tramitar la incapacidad Contabilidad Auxiliar de Nómina y y selección entrega liquidación de de del los la 448 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de los elementos de Protección Personal. 1.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo del Trabajo. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 1.4 OBJETIVO: Entregar al personal los implementos necesarios para garantizar la protección de su integridad física en el desarrollo de las actividades encomendadas. 1.5 GENERALIDADES: La dotación de elementos de protección personal se constituye en el medio para garantizar la protección de la persona ante eventualidades que puedan ocurrir durante el desempeño de la labor, por ello se hace necesario que todo el personal que requiera transitar por la zona de bodega porte los elementos. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Utilización de los implementos y minimización de los accidentes de trabajo. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Determinación de los elementos a comprar. PUNTO FINAL: Recepción y entrega de los elementos de protección. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de entrega de elementos. 1.9 RIESGOS: Inadecuada elección de elementos. Mala calidad de los elementos de protección personal. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Registro y firma del formato de entrega de los elementos. 1.11 OBSERVACIONES. 449 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DOTACIÓN DE IMPLEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O a DETERMINACIÓN DE ELEMENTOS A COMPRAR 1 Revisar o recibir información del estado de los elementos Auxiliar de Nómina Contabilidad X 2 Confirmar elementos los Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Calcular las cantidades existentes de cada producto Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Establecer la cantidad a comprar si se requieren los elementos Auxiliar de Nómina Contabilidad X b COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR 5 Evaluar la calidad de los productos del proveedor anterior Auxiliar de Nómina Contabilidad X Buscar nuevo proveedor si se requiere Consultar los proveedores de los productos Solicitar información del precio de los productos si cumple con los normas del ministerio, de lo contrario finalizar comunicación Evaluar la información y pociones ofrecidas Elegir la mejor opción Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Consultar las políticas de compras de la empresa Auxiliar de Nómina Contabilidad X 8 Efectuar el pedido Auxiliar de Nómina Contabilidad X c RECEPCIÓN Y ELEMENTOS 9 Recibir los elementos de protección enviados por el proveedor Auxiliar de Nómina Contabilidad 10 Verificar que los elementos correspondan a los solicitados Auxiliar de Nómina Contabilidad X 11 Diligenciar formato de compras con la información del proveedor, descripción del artículo, valor y fecha de recepción Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 el estado LOS de ENTREGA DE X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera) 450 Frecuencia N° Actividad Responsable 12 Organizar y disponer los elementos para la entrega Auxiliar de Nómina Contabilidad X 13 Diligenciar formato de entrega Auxiliar de Nómina Contabilidad X 14 Realizar entrega oficial de los elementos de protección y dotación Auxiliar de Nómina Contabilidad X 15 Entregar los implementos viejos y recibir los nuevos Auxiliar de Bodega Bodega X 16 Firmar el formato de entrega Auxiliar de Bodega Bodega X 17 Archivar el formato de entrega Auxiliar de Nómina Contabilidad X 18 Botar los (deteriorados) Auxiliar de Nómina Contabilidad X elementos viejos Área D Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera) 451 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de Uniformes. 2.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo de Trabajo. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 2.4 OBJETIVO: Facilitar la identificación de las personas vinculadas a la empresa. 2.5 GENERALIDADES: La dotación de uniformes permite brindar a las personas vinculadas a la empresa los elementos de identificación que les acrediten como integrantes de la compañía, adicionalmente de convertirse en implementos que adicionan protección a su integridad física. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Porte del uniforme por parte del personal que le acredita como integrante de la empresa. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Consultar fecha de dotación de uniforme al personal. PUNTO FINAL: Archivo de formato de entrega de dotación. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de tallas. Formato de entrega de dotación. 2.9 RIESGOS Compra de productos de baja calidad. Implementos que no cumplan con las características necesarias para la labor desarrollada. Incumplimiento de la entrega por parte del proveedor. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS Revisión de los elementos contenidos en el botiquín (cantidad, fecha de vencimiento, etc.). Verificación del equipamiento del botiquín. 2.11 OBSERVACIONES 452 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: DOTACIÓN DE UNIFORMES Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Consultar fecha de dotación de uniforme Auxiliar de Nómina Contabilidad X 2 Establecer los tallajes requeridos Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Imprimir formato para recopilación de tallas Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Entregar formato a los empleados para que lo diligencien Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Anotar en el formato talla de pantalón, camisa, zapatos, delantal. Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Verificar las tallas Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Diligenciar formato de dotación de uniforme con las tallas informadas por los empleados Auxiliar de Nómina Contabilidad X 8 Realizar pedido al proveedor Auxiliar de Nómina Contabilidad X 9 Recibir los uniformes enviados por el proveedor Auxiliar de Nómina Contabilidad X 10 Imprimir formato de entrega de dotación Auxiliar de Nómina Contabilidad X 11 Efectuar la entrega de uniformes a los empleados los Auxiliar de Nómina Contabilidad X 12 Anotar las cantidades entregadas a cada empleado Auxiliar de Nómina Contabilidad X 13 Firmar formato de entrega Personal de Bodega y Mensajero Bodega X 14 Archivar formato de entrega en carpeta de dotaciones Auxiliar de Nómina Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 453 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de Botiquín. 3.2 MARCO NORMATIVO 3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 3.4 OBJETIVO: Garantizar la existencia de elementos de primeros auxilios en el botiquín del planta y de los vehículos de la empresa. 3.5 GENERALIDADES: La dotación de botiquín con los elementos necesarios para atender una emergencia, es uno de los recursos mínimos con los que debe contar tanto la empresa como los vehículos vinculados a la misma para la solución de eventualidades en las que se vea involucrada la integridad física de la persona. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Equipamiento del botiquín con los elementos necesarios. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Realización de inspección o recepción de requerimiento de dotación del botiquín. PUNTO FINAL: Verificación de la dotación del botiquín con los elementos necesarios. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Factura de compra de implementos y medicamentos. 3.9 RIESGOS: Vencimiento de los medicamentos y elementos del botiquín. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los elementos contenidos en el botiquín (cantidad, fecha de vencimiento, etc.). Verificación del equipamiento del botiquín. 3.11 OBSERVACIONES. 454 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 1 Recibir la requerimiento botiquín 2 observación de dotación de del S M O Auxiliar de Nómina Contabilidad X Revisar el contenido del botiquín de planta y de los vehículos de la empresa Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Listar los medicamentos elementos faltantes y Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Solicitar los medicamentos elementos a droguería y Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Recibir los elementos pedidos Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Equipar el botiquín de planta y entregar los elementos para el botiquín del vehículo al conductor Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Verificar la dotación del botiquín Auxiliar de Nómina Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 455 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4a. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4a.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reporte de Accidente de trabajo. 4a.2 MARCO NORMATIVO. 4a.3 RESPONSABLE: Personal vinculado a la empresa. 4a.4 OBJETIVO: Comunicar la ocurrencia de los accidentes al momento de presentarse. 4a.5 GENERALIDADES: El reporte de los Accidentes de Trabajo permite ofrecer al trabajador la ayuda oportuna y reprogramar el desarrollo de las actividades a este encomendadas. 4a.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los accidentes laborales. 4a.7 LÍMITES PUNTO INICIAL: Establecer riesgo del accidente. PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad. 4a.8 FORMATOS O IMPRESOS: Copia del reporte de accidente. 4a.9 RIESGOS: No información del accidente de trabajo. 4a.10 CONTROLES EJERCIDOS: Consulta de la página Web de la ARP contratada. 4a.11 OBSERVACIONES. 456 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REPORTAR TRABAJO ACCIDENTES DE Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Establecer riesgo del accidente Empleado Todas X 2 Comunicar al Jefe inmediato Empleado Todas X 3 Ante accidente grave: Remitirse inmediatamente a la clínica Al regresar a la empresa, dirigirse a Nómina para la sistematización del accidente. Empleado Todas X 4 Ante accidente leve: Informar y narrar a la Auxiliar de Nómina lo sucedido. Esperar y recibir copias empresas del reporte Dirigirse a la clínica. Empleado Todas X 5 Accidente muy leve: solicitar a la persona encargada del botiquín elementos y/o medicamentos Empleado Todas X 6 Si la persona recibe incapacidad: Informar a jefe inmediato Entregar o hacer llegar documento de incapacidad a Auxiliar de Nómina Empleado Todas X 7 Archivar copia del reporte y de la incapacidad Auxiliar de Nómina Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente). 457 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4b. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4b.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizar el reporte de accidente de trabajo. 4b.2 MARCO NORMATIVO. 4b.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4b.4 OBJETIVO: Diligenciar el reporte de los accidentes de trabajo. 4b.5 GENERALIDADES: La sistematización de los accidentes de trabajo permite contar con la información inherente a la manera como ocurrieron los hechos y de esta forma facilitar el planteamiento de los mecanismos o acciones que deben ser desarrolladas para que estos no se vuelvan a presentar o disminuir su ocurrencia. 4b.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte del accidente ante la entidad de riesgos profesionales contratada. 4b.7 LÍMITES PUNTO INICIAL: Ingresar a la página Web de la ARP contratada. PUNTO FINAL: Archivar una copia del reporte. 4b.8 FORMATOS O IMPRESOS: Reporte del accidente de trabajo. 4b.9 RIESGOS: Equivocación en el registro de los datos del empleado. No sistematización del accidente por desinformación del mismo. 4b.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los accidentes de trabajo reportados a la ARP. 4b.11 OBSERVACIONES 458 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SISTEMATIZAR EL REPORTE ACCIDENTES DE TRABAJO DE Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Ingresar a la página Web de la ARP Auxiliar de Nómina Contabilidad X 2 Digitar la calve asignada Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Diligenciar formato de la página con la información del empleado Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Complementar la información faltante del formato, novedades y/o información de lo ocurrido al trabajador Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Radicar el accidente Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Imprimir formato diligenciado reporte Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Fotocopiar y entregar dos copias al trabajador Auxiliar de Nómina Contabilidad X 8 Archivar una copia del reporte del accidente Auxiliar de Nómina Contabilidad X de Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente). 459 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4c. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4c.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 4c.2 MARCO NORMATIVO. 4c.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4c.4 OBJETIVO: Registrar las incapacidades de los trabajadores. 4c.5 GENERALIDADES: El registro de las incapacidades de los trabajadores por enfermedad o accidente de trabajo facilita la tramitación de la liquidación de las mismas ante la entidad de riesgos profesionales. 4c.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro de las incapacidades. 4c.7 LÍMITES PUNTO INICIAL: Recibir información y documento de la incapacidad. PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado. 4c.8 FORMATOS O IMPRESOS: 4c.9 RIESGOS: Pérdida del documento de incapacidad. 4c.10 CONTROLES EJERCIDOS: 4c.11 OBSERVACIONES. 460 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE DE TRABAJO Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Recibir información y documento de incapacidad Auxiliar de Nómina Contabilidad X 2 Ingresar a la página Web de la ARP Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Digitar la clave asignada Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Establecer la incapacidad Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Diligenciar formato de la página con la información del empleado y los días de incapacidad Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Tramitar la liquidación de la incapacidad si esta es mayor a tres (3) días Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del trabajador Auxiliar de Nómina Contabilidad X duración de la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente). 461 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4d. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4d.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de la liquidación de la incapacidad. 4d.2 MARCO NORMATIVO. 4d.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 4d.4 OBJETIVO: Gestionar el pago de la incapacidad. 4d.5 GENERALIDADES. El trámite de la liquidación se realiza para aquellas incapacidades superiores a tres (3) días, mediante la elaboración de carta o diligenciamiento del formulario de la entidad, obteniendo como respuesta el descuento en pago de los aportes del siguiente mes o cheque de pago de la misma. 4d.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de la incapacidad. 4d.7 LÍMITES PUNTO INICIAL: Revisión documento de incapacidad. PUNTO FINAL: Archivo de copia de la incapacidad en la carpeta del empleado. 4d.8 FORMATOS O IMPRESOS: Carta o formulario de autorización, liquidación y cancelación de la incapacidad. 4d.9 RIESGOS 4d.10 CONTROLES EJERCIDOS Revisión del documento de incapacidad. 4d.11 OBSERVACIONES 462 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE LIQUIDACIÓN DE LA INCAPACIDAD Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Revisar documento de incapacidad Auxiliar de Nómina Contabilidad X 2 Elaborar carta o diligenciar formulario de la entidad para solicitar autorización, liquidación y cancelación de la incapacidad Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Adjuntar al documento elaborado copia de la incapacidad Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Enviar documentos a la entidad Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Esperar respuesta de la entidad Auxiliar de Nómina Contabilidad X 6 Recibir autorización del descuento en pago de aportes del siguiente mes o cheque Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del empleado. Auxiliar de Nómina Contabilidad X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente). 463 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICCIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestión del Recurso Humano. 1.2 AREA TITULAR: Gerencia y Subgerencia. 1.3 OBJETIVO: Administrar el recurso humano de la empresa. 1.4 GENERALIDADES: La gestión del recurso humano busca la selección del personal idóneo para el desempeño de las actividades inherentes a su cargo y participación en el logro de los objetivos institucionales. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de los colaboradores con el desempeño eficiente de las actividades inherentes a su cargo. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Hojas de vida. Contrato de trabajo. Formato de liquidación de contrato de trabajo. Carta de solicitud de vacaciones. 1.7 RIESGOS: Inadecuada elección de las personas a ocupar cargos dentro de la compañía. Falta de compromiso de los colaboradores. Desmotivación de los empleados. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Aplicación de correctivos. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Selección de personal Administrativa Gerente y Subgerente 2 Afiliaciones y contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente 3 Inducción Todas Jefe inmediato 4 Asesoría y capacitación equipo de ventas Administrativa Subgerente 5 Liquidación contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente 6 Autorización y programación de vacaciones Administrativa Gerente y Subgerente 464 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección de Personal. 1.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Gerente y Subgerente. 1.4 OBJETIVO: Obtener el personal idóneo para cada puesto de trabajo. 1.5 GENERALIDADES: La contratación de personal es el procedimiento en el cual se busca seleccionar de un grupo de candidatos aspirantes, a la persona más idónea y que cumpla con todas las características del puesto de trabajo y realizar su respectiva vinculación a la empresa. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección de la persona que cumpla en mayor medida los requisitos del cargo. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisición. PUNTO FINAL: Contratación del candidato. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Hojas de vida. Contrato de trabajo. 1.9 RIESGOS: Elección incorrecta de la persona para el cargo. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la información y referencias de los aspirantes al cargo. 1.11 OBSERVACIONES. 465 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: SELECCIÓN DE PERSONAL N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D S M O 1 Analizar y detectar la necesidad de contratación de personal Gerente y Subgerente Administrativa X 2 Recibir información de solicitud de personal Auxiliar de Nómina Contabilidad X 3 Establecer comunicación entidades o publicar requerimiento de personal Auxiliar de Nómina Contabilidad X 4 Recibir hojas de vida Auxiliar de Nómina Contabilidad X 5 Seleccionar los candidatos Gerente y Subgerente Contabilidad X 6 Convocar a los aspirantes Auxiliar de Nómina Contabilidad X 7 Efectuar técnica Gerente y Subgerente Administrativa X 8 Verificar referencias Auxiliar de Nómina Contabilidad X 9 Evaluar los resultados entrevista y/o pruebas Gerente y Subgerente Administrativa X 10 Elegir al candidato Gerente y Subgerente Administrativa X 11 Informar al candidato Auxiliar de Nómina Contabilidad X 12 Vincular al candidato a la empresa mediante contrato de trabajo Auxiliar de Nómina Contabilidad X entrevista y/o con el prueba de la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 466 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Afiliaciones y contrato de trabajo. 2.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del trabajo. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 2.4 OBJETIVO: Efectuar las afiliaciones a las entidades de protección social y el contrato de trabajo. 2.5 GENERALIDADES: Vincular al nuevo integrante de la empresa a las entidades de protección social y elaborar el contrato de trabajo. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contratación de nuevo personal y afiliación a las entidades de salud. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa. PUNTO FINAL: Alimentar paquete contable con la información del empleado. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Contrato de trabajo. Carnet de afiliación a las entidades de salud, ARP, pensiones y cesantías, Comfamiliar. Examen médico. 2.9 RIESGOS: No afiliación del colaborador a alguna de las entidades. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Sistematización de la información del nuevo colaborador. Archivo de documentos. 2.11 OBSERVACIONES. 467 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área 1 Recibir petición de elaboración de contrato de trabajo e información de la persona a contratar por la empresa de parte del Gerente o Subgerente Auxiliar de Nómina Administrativa X 2 Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa Auxiliar de Nómina Administrativa X 3 Solicitar documentación adicional: fotocopia de cédula, etc. Auxiliar de Nómina Administrativa X 4 Determinar estado civil del nuevo colaborador para indicarle los documentos que se requieren para su afiliación y las de sus familiares a las entidades respectivas Auxiliar de Nómina Administrativa X 5 Solicitar documentación adicional: fotocopias de documento de identificación, etc. Auxiliar de Nómina Administrativa X 6 Realizar trámite de afiliación a las entidades de salud, pensión, riesgos profesionales, etc., si la persona no se encuentra suscrito; de la contrario, realizar los ajustes necesarios Auxiliar de Nómina Administrativa X 7 Tramitar cita para examen médico Auxiliar de Nómina Administrativa X 8 Informar al nuevo integrante de la empresa, la fecha de realización del examen médico Auxiliar de Nómina Administrativa X 9 Crear carpeta para el colaborador y adjuntar en ella sus documentos Auxiliar de Nómina Administrativa X 10 Elaborar contrato de trabajo Auxiliar de Nómina Administrativa X 11 Pasar contrato al Gerente para su firma Auxiliar de Nómina Administrativa X Gerente Administrativa X Firmar contrato de trabajo D S M O 12 Recibir y archivar contrato y examen médico en la carpeta del colaborador Auxiliar de Nómina Administrativa X 13 Alimentar paquete contable con la información del empleado Auxiliar de Nómina y Gerente Administrativa X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 468 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inducción. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Jefe inmediato. 3.4 OBJETIVO: Dar a conocer al nuevo empleado el nivel de compromiso y de pertenencia que debe despertar hacia la empresa. 3.5 GENERALIDADES: La inducción brinda al empleado nuevo, información clara amplia de la empresa tanto en el aspecto físico, tecnológico, organizacional como de su grupo humano. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ubicación del personal en la compañía y conocimiento sobre la importancia del cargo a desempeñar. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Ubicación del nuevo colaborador en el entorno organizacional. PUNTO FINAL: Seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo integrante de la empresa. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: 3.9 RIESGOS: 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Concientización de los jefes de área acerca del compromiso que se debe tomar con este procedimiento. 3.11 OBSERVACIONES. 469 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: INDUCCIÓN Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Ubicar al nuevo colaborador en el entorno organizacional Jefe inmediato Todas X 2 Presentar empresa Jefe inmediato Todas X 3 Realizar un recorrido institucional Jefe inmediato Todas X 4 Presentar a los compañeros de trabajo Jefe inmediato Todas X 5 Realizar entrenamiento en el puesto de trabajo Jefe inmediato Todas X 6 Efectuar seguimiento de la actividades desarrolladas por el nuevo integrante de la empresa Jefe inmediato Todas X las políticas de la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 470 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría y capacitación equipo de humano. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Subgerente. 4.4 OBJETIVO: Elevar el grado de conocimiento de los diferentes productos y motivación del personal. 4.5 GENERALIDADES: La asesoría y capacitación permanente del equipo de ventas es una herramienta a través de la cual el personal del área comercial de la empresa se involucra en procesos de aprendizaje para su desarrollo laboral, profesional y personal. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor conocimiento de las características y especificaciones de los productos y comportamiento del mercado. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Identificación de la necesidad de capacitación. PUNTO FINAL: Retroalimentación de la información. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: 4.9 RIESGOS: Inasistencia a la capacitación por parte del personal. Deserción del personal durante la capacitación. Falta de presupuesto para la realización de la actividad. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: Evaluación de los resultados obtenidos. 4.11 OBSERVACIONES. Las actividades de capacitación del equipo de ventas se realizan semanalmente, ello para mantener actualizada la información de los productos y comportamiento del sector. 471 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ASESORÍA Y CAPACITACIÒN DEL EQUIPO HUMANO N° Código: Actividad 1 Identificar las capacitación 2 Determinar objetivos capacitación 3 Responsable necesidades de Página Área Frecuencia D S M O Jefe o Director de área Todas X Jefe o Director de área Todas X Definir temática Jefe o Director de área Todas X 4 Solicitar a proveedor capacitación para el equipo de ventas o tramitar con entidad Jefe o Director de área Todas X 5 Coordinar las actividades Jefe o Director de área Todas X 6 Establecer participantes personal Jefe o Director de área Todas X 7 Determinar capacitación Jefe o Director de área Todas X 8 Capacitación en las instalaciones de la empresa: Realizar la programación de horario y fechas Brindar herramientas el expositor Jefe o Director de área Todas X 9 Capacitación fuera de la empresa: Facilitar la asistencia de las personas Jefe o Director de área Todas X 10 Informar a los seleccionados a capacitación Jefe o Director de área Todas X 11 Asistir y participar activamente de las capacitaciones programadas Jefe o Director de área Todas X 12 Acompañar la capacitación y realizar seguimiento de la misma Jefe o Director de área Todas X 13 Evaluar los resultados Jefe o Director de área Todas X 14 Retroalimentar los resultados de la capacitación Jefe o Director de área Todas X o de la número de seleccionar al lugar de la colaboradores cerca de la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 472 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación contrato de trabajo. 5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 5.4 OBJETIVO: Tramitar finalización de contrato de trabajo. 5.5 GENERALIDADES: La liquidación del contrato de trabajo es el reconocimiento que por ley se da a los empleados por la prestación de sus servicios y el desempeño de sus actividades dentro de la organización. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Terminación de contrato y desvinculación del colaborador de la empresa. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: colaborador. Recibir información sobre desvinculación PUNTO FINAL: Pago de dinero por liquidación de contrato. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de liquidación de contrato. Comprobante de egreso. 5.9 RIESGOS: Errores en el cálculo de dinero a cancelar a la persona como liquidación. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación y revisión de los cálculos de la liquidación. 5.11 OBSERVACIONES. 473 del DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D S M O 1 Recibir información sobre desvinculación del colaborador Auxiliar de Nómina Administrativa X 2 Establecer asuntos pendientes: prestamos, deudas, etc. Auxiliar de Nómina Administrativa X 3 Diligenciar formato del sistema para liquidación de contrato Auxiliar de Nómina Administrativa X 4 Verificar los descuentos parafiscales Auxiliar de Nómina Administrativa X 5 Imprimir borrador de la liquidación Auxiliar de Nómina Administrativa X 6 Revisar liquidación prestaciones sociales las Auxiliar de Nómina Administrativa X 7 Realizar cálculo liquidación la Auxiliar de Nómina Administrativa X 8 Confrontar la información arrojada por el sistema con calculada manualmente Auxiliar de Nómina Administrativa X 9 Imprimir liquidación en original si la información es correcta, de lo contrario, realizar ajustes Auxiliar de Nómina Administrativa X 10 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de Nómina Administrativa X 11 Firmar el comprobante (la persona que lo elaboró) Auxiliar de Nómina Administrativa X 12 Hacer firmar comprobante de egreso por el empleado desvinculado de la empresa Auxiliar de Nómina Administrativa X 13 Entregar comprobante de egreso a Auxiliar Contable para que lo pase a la Contadora Auxiliar de Nómina Administrativa X 14 Pasar comprobante a Cajera para su cancelación Auxiliar Contable Administrativa X 15 Pagar a la persona dinero por concepto de liquidación de contrato Cajera Comercial X de manual de Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 474 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 6 IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Vacaciones. 6.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del Trabajo. 6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina. 6.4 OBJETIVO: Facilitar la programación de las vacaciones a los empleados de la empresa. 6.5 GENERALIDADES: El periodo de vacaciones que por ley corresponde a los empleados por el cumplimiento de tiempo de laborado es autorizado y programado previa solicitud. 6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programación y liquidación del periodo de vacaciones. 6.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Elaboración de carta de solicitud de vacaciones. PUNTO FINAL: Recordar a los empleados los días de sus vacaciones. 6.8 FORMATOS O IMPRESOS: Carta de solicitud de vacaciones. 6.9 RIESGOS: Programar periodo de vacaciones por mayor número de días. Errores de liquidación de vacaciones por mayor o menor valor. 6.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los días programados y los pendientes. 6.11 OBSERVACIONES. 475 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: VACACIONES N° Página Frecuencia Actividad Responsable Área 1 Pedir a Auxiliar de Nómina la elaboración de la carta de solicitud de programación de vacaciones Empleado solicitante Todas X 2 Elaborar carta de solicitud de vacaciones Auxiliar de Nómina Administrativa X 3 Imprimir carta Auxiliar de Nómina Administrativa X 4 Entregar carta de solicitud de vacaciones a la persona interesada en la misma Auxiliar de Nómina Administrativa X 5 Entregar carta a Subgerente Empleado solicitante Administrativa X 6 Autorizar vacaciones Subgerente Administrativa X 7 Programar las vacaciones de los empleados Auxiliar de Nómina Administrativa X 8 Si se requiere descontar los días antes tomados y calcular los pendientes Auxiliar de Nómina Administrativa X 9 Llamar al colaborador comunicarle el periodo vacaciones programado Auxiliar de Nómina Administrativa X 10 Recordar a los empleados los días de sus vacaciones (fecha de salida e ingreso) Auxiliar de Nómina Administrativa X y de D Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera). 476 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Mensajería. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: solicitar, recoger y entregar documentos. 1.4 GENERALIDADES: Mensajería se encarga de tramitar la consecución y entrega de documentos ante las diferentes entidades o personas solicitantes y apoyar las actividades de cobro y recaudo de cartera. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de documentos y apoyo en cobro y recaudo. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas de compra. Cartas, certificados, reportes, etc. Reporte de entrega de documentos. 1.7 RIESGOS: Asaltos y pérdida del dinero. Accidentes de Tránsito. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Reporte de entrega de documentos. Verificación de la entrega de los documentos y consignaciones. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: MENSAJERÍA Nº Orden Procedimiento y consignaciones Área Responsable Responsable Comercial Mensajero- Cobrador 1 Pagos bancos en 2 Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes Comercial Mensajero- Cobrador 3 Entrega de documentos a clientes Comercial Mensajero- Cobrador 4 Solicitar y entregar documentación en entidades Comercial Mensajero- Cobrador 5 Compras eventuales de oficina Comercial Mensajero- Cobrador 477 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pagos y consignaciones en bancos. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador. 1.4 OBJETIVO: Efectuar pagos y consignaciones en bancos. 1.5 GENERALIDADES: Los pagos y consignaciones en bancos, permiten cancelar las obligaciones contraídas por la empresa con proveedores y entidades (servicios públicos: agua, energía, aseo; teléfonos, celulares, impuestos, cuotas, etc.) y depositar dinero en las cuentas de la empresa. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de las deudas contraídas y depósito de dinero en las cuentas de la empresa y proveedores. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Desplazamiento al área de contabilidad de la empresa. PUNTO FINAL: Entrega de documentos cancelados y de respaldo. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas. Cheques, consignaciones. 1.9 RIESGOS: Pérdida de documentos (facturas, cheques, consignaciones) y dinero en efectivo. Asaltos. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y conteo del dinero recibido para los pagos. Archivo de documentos pagados. Revisión y verificación de autenticidad del dinero en efectivo. 1.11 OBSERVACIONES. 478 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGOS Y BANCOS CONSIGNACIONES EN Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 1 Desplazarse al área de contabilidad de la empresa Mensajero – Cobrador Comercial X 2 Recibir el dinero de Auxiliar Contable Mensajero – Cobrador Comercial X 3 Contar el dinero recibido y dirigirse al área de Caja de la empresa Mensajero – Cobrador Comercial X 4 Recibir de Cajera los documentos a pagar y las indicaciones de lo que se debe hacer con efectivo, consignaciones y cheques Mensajero – Cobrador Comercial X 5 Separar el dinero para cada pago y el que debe consignarse Mensajero – Cobrador Comercial X 6 Consultar la información contenida en los documentos Mensajero – Cobrador Comercial X 7 Programar, coordinar y priorizar la visita a los bancos de acuerdo al documento que presente mayor monto Mensajero – Cobrador Comercial X 8 Dirigirse al banco y realizar el pago o consignación Mensajero – Cobrador Comercial X 9 Entregar a la Cajera de la empresa, al día siguiente, los documentos de las diligencias Mensajero – Cobrador Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 479 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo de dinero pagado por los clientes. 2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 2.3 RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador. 2.4 OBJETIVO: Recaudar o recoger dinero pagado por los clientes. 2.5 GENERALIDADES: El recaudo de dinero se realiza como actividad de apoyo en la recuperación de la cartera adeudada por los clientes de la empresa. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recaudo de dinero. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de relación o listado de recaudos a realizar. PUNTO FINAL: Entregar al cliente recibo de cancelación de su deuda. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Listado de recaudos a realizar. Recibo de cancelación de la deuda del cliente. 2.9 RIESGOS: Pérdida de dinero por asalto o descuido. Pérdida del listado de recaudo. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de autenticidad del dinero en efectivo. 2.11 OBSERVACIONES. 480 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RECAUDO DE DINERO POR LOS CLIENTES PAGADO Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área 1 Recibir de Director de Cartera la relación o listado de los recaudos a realizar Mensajero Cobrador Comercial 2 Salir de la empresa y desplazarse hasta el sitio de ubicación del cliente Mensajero Cobrador Comercial X 3 Recibir el dinero o cheque del pago de la obligación del cliente con la empresa Mensajero Cobrador Comercial X 4 Si es una cantidad considerable: Comunicarse con Auxiliar Contable, informar el saldo recaudado y solicitar indicaciones Desplazarse al banco Realizar consignación a cuenta de proveedor o de la empresa Mensajero Cobrador Comercial X 5 Regresar a la empresa Mensajero Cobrador Comercial X 6 Relacionar los recaudos efectuados en un formato, anotando: # factura, cliente, valor, fecha, banco, nombre del recaudador Mensajero Cobrador Comercial X 7 Entregar el dinero recaudado y no consignado junto con el formato de recaudo a Cajera de la empresa Mensajero Cobrador Comercial X 8 Solicitar a la Cajera recibo donde conste el pago del cliente Mensajero Cobrador Comercial X 9 Elaborar recibo de cancelación de la obligación del cliente con la empresa Cajera Comercial X 10 Desplazarse a oficina del cliente para entregarle recibo de cancelación de su deuda Mensajero Cobrador Comercial X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 481 D S X M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de documentos a clientes. 3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 3.3 RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador. 3.4 OBJETIVO: Entregar documentos a clientes. 3.5 GENERALIDADES: La entrega de los documentos a los clientes se realiza en oficina o sitio de ubicación, ya sea en obra o ferretería. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: recepción de documentos por parte del cliente. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de facturas a entregar. PUNTO FINAL: Entrega de la factura o acumular las facturas no entregadas. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: Facturas. 3.9 RIESGOS: Pérdida de facturas. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: Consulta de las facturas para determinación de lugar de entrega. Reporte de entrega de facturas. 3.11 OBSERVACIONES. Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturación, se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del nuevo mes. 482 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ENTREGA CLIENTES DE FACTURAS A Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área 1 Recibir de Director de Cartera las facturas a entregar (2 por cliente: original y copia) Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 2 Consultar las facturas y programar su entrega Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 3 Dirigirse a la oficina principal del cliente y entregar la factura Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Hacer firmar la factura original y copia Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 5 Entregar el original de la factura al cliente y guardar la copia para devolverla al día siguiente al Director de Cartera Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X 6 Acumular entregadas Subgerente y/o Director Comercial Administrativa X las facturas no Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 483 D S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud y entrega de documentación en entidades. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador. 4.4 OBJETIVO: Solicitar y entregar documentos en entidades. 4.5 GENERALIDADES: La solicitud de documentos en entidades permite cumplir con las exigencias para la tramitación de acciones y la entrega, con el cumplimiento de los reportes o informaciones de la empresa solicitados por las diferentes organizaciones. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepción o entrega de documentos. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir petición del personal administrativo de la empresa. PUNTO FINAL: Entrega o devolución de documentos. 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: Cartas, certificados, reportes, etc. 4.9 RIESGOS: Pérdida de documentos. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: 4.11 OBSERVACIONES. 484 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN EN ENTIDADES Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área 1 Recibir de personal administrativo de la empresa o llamada telefónica e indicaciones Mensajero Cobrador Comercial X 2 Desplazarse respectiva Mensajero Cobrador Comercial X hasta SOLICITAR DOCUMENTOS O la entidad D RECIBIR 3 Reclamar la documentación en las diferentes entidades y traerlos a la empresa Mensajero Cobrador Comercial X 4 Entregar los documentos persona que los solicitó la Mensajero Cobrador Comercial X 5 Entregar en entidad respectiva los documentos Mensajero Cobrador Comercial X 6 Responder las inquietudes que se presenten sobre el estado de entrega de los documentos Mensajero Cobrador Comercial X 7 Hacer firmar copia de los documentos a la persona que los recibe Mensajero Cobrador Comercial X 8 Devolver la copia de los documentos entregados a la persona indicada (en la empresa) Mensajero Cobrador Comercial X a ENTREGAR DOCUMENTOS Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 485 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras eventuales de oficina. 5.2 MARCO NORMATIVO. 5.3 RESPONSABLE: Mensajero – Cobrador. 5.4 OBJETIVO: Efectuar compras de oficina. 5.5 GENERALIDADES: Las compras eventuales se realizan por solicitud del personal administrativo, incluye artículos como teléfonos, cables, calculadoras, etc., elementos necesarios para la ejecución de las actividades de oficina. 5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compra de artículos de oficina. 5.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir petición del personal administrativo de la empresa. PUNTO FINAL: Firmar recibo de egreso. 5.8 FORMATOS O IMPRESOS: Listado de productos a comprar. Recibo de egreso. 5.9 RIESGOS: Demora en las compras de oficina que conlleven al retrazo de las demás actividades propias del cargo. 5.10 CONTROLES EJERCIDOS: Cuadre de los gastos generados por las compras. 5.11 OBSERVACIONES. 486 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA N° Actividad Código: Responsable Página Área Frecuencia D S 1 Recibir de personal administrativo de la empresa Mensajero Cobrador Comercial X 2 Recibir el listado de productos a comprar y el dinero para ello Mensajero Cobrador Comercial X 3 Efectuar la compra de los productos solicitados Mensajero Cobrador Comercial X 4 Entregar los elementos a la persona solicitante de la compra Mensajero Cobrador Comercial X 5 Entregar a Director de Cartera las facturas de las compras realizadas en la semana Mensajero Cobrador Comercial X 6 Esperar revisión y autorización de los gastos Mensajero Cobrador Comercial X 7 Dirigirse al área de caja de la empresa y entregar las facturas autorizadas Mensajero Cobrador Comercial X 8 Esperar a que la Cajera realice los cálculos respectivos Mensajero Cobrador Comercial X 9 Cuadrar los gastos generados por las compras, con la Cajera, entregando el dinero sobrante o recibiendo el faltante Mensajero Cobrador Comercial X 10 Solicitar y recibir de Cajera, el dinero para las compras de oficina Mensajero Cobrador Comercial X 11 Firmar el recibo de elaborado por la Cajera Mensajero Cobrador Comercial X egreso Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 487 M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Archivo. 1.2 AREA TITULAR: Inventario y Contabilidad. 1.3 OBJETIVO: Guardar la documentación de relevancia generada en la ejecución de las actividades desarrolladas en la empresa. 1.4 GENERALIDADES: El manejo de archivo es el proceso que permite el respaldo físico a las diferentes actividades adelantadas en la empresa y la consulta posterior de documentos, convirtiéndose además en el mecanismo para respaldar las acciones o para salvar responsabilidad. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con documentación que permita respaldar y esclarecer inquietudes y posibles inconvenientes. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de préstamo de documentos. 1.7 RIESGOS: Colocar los documentos en la carpeta o caja equivocada. Pérdida de documentos. No devolución de los documentos ante préstamo. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de documentación a archivar. Creación de carpeta para cada tipo de documento y dependiente de su contenido. Archivo comercial y contable. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: MANEJO DE ARCHIVO Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Archivo de documentos Comercial y Administrativa Auxiliar de Inventario y Auxiliar General 2 Préstamo de documentos Comercial y Administrativa Auxiliar de Inventario y Auxiliar General 488 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Archivo de documentos. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General. 1.4 OBJETIVO: Guardar la documentación en la carpeta o caja dispuesta para el tipo de información contenido en él. 1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo físico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Poseer documentos físicos. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de documentos. PUNTO FINAL: Guardar los documentos. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de pedido, facturas, cotizaciones, cartas, etc. 1.9 RIESGOS: Pérdida de documentos. Equivocación en la puesta de documentos en carpetas o cajas. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de la documentación a archivar. Ubicación de la carpeta o archivador donde debe ser guardado el documento. Marcación de carpeta o caja donde se ubicarán los documentos. 1.11 OBSERVACIONES. 489 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: ARCHIVO DE DOCUMENTOS N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Recibir la documentación Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 2 Consultar la información contenida en el documento. Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 3 Verificar el correcto diligenciamiento y autorizaciones requeridas Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 4 Identificar tipo de documento Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 5 Seleccionar y documentación Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 6 Ordenar documentos por número Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 7 Revisar consecutividad Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 8 Efectuar las acciones respectivas a su preparación (cortes, perforaciones, etc.) Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 9 Buscar, ubicar o crear carpeta. Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 10 Seleccionar carpeta Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 11 Verificar que correspondan seleccionada Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 12 Introducir los documentos en la carpeta Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X 13 Guardar la carpeta en el archivador o caja Auxiliar de Inventario o General Comercial o Administrativa X separar la los documentos a la carpeta Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 490 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Préstamo de documentos. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General. 2.4 OBJETIVO: Facilitar la consulta de documentos. 2.5 GENERALIDADES: El préstamo de documentos facilita la consulta de la información contenida y acciones llevadas a cabo anteriormente. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consulta de información. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción petición de búsqueda de documentos. PUNTO FINAL: Guardar los documentos. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de préstamo de documentos. 2.9 RIESGOS: Pérdida de documentos. No devolución del documento. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: Verificación de la devolución de la documentación prestada. 2.11 OBSERVACIONES. 491 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D S M O 1 Recibir petición del préstamo (personal o telefónicamente) Auxiliar de Inventario Comercial X 2 Preguntar por información identificación del documento Auxiliar de Inventario Comercial X 3 Establecer tipo de documento Auxiliar de Inventario Comercial X 4 Ingresar al Software de la empresa Auxiliar de Inventario Comercial X 5 Ubicar en pantalla el documento Auxiliar de Inventario Comercial X 6 Identificar posición física Auxiliar de Inventario Comercial X 7 Buscar y ubicar físicamente documento en carpeta Auxiliar de Inventario Comercial X 8 Diligenciar formato de préstamo (tipo de documento, a quién, fecha de préstamo y de devolución, estado (si fue o no devuelto)) Auxiliar de Inventario Comercial X 9 Entregar documento a la persona solicitante Auxiliar de Inventario Comercial X 10 Hacer firmar formato de préstamo Auxiliar de Inventario Comercial X 11 Esperar devolución Auxiliar de Inventario Comercial X 12 Recibir documentos devueltos. Auxiliar de Inventario Comercial X 13 Registrar la documento en préstamo Auxiliar de Inventario Comercial X 14 Archivar documento Auxiliar de Inventario Comercial X o el devolución del el formato de Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 492 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Servicios Generales. 1.2 AREA TITULAR: Administración. 1.3 OBJETIVO: Mantener ordenada y limpia el área de oficinas y apoyar la atención de los clientes ofreciendo el servicio de cafetería. 1.4 GENERALIDADES: Las actividades desarrolladas en servicios generales incluyen la limpieza diaria del área de las oficinas y la atención a clientes externos e internos brindando el servicio de cafetería. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo del área de las oficinas y atención de cafetería para personal y visitantes. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: 1.7 RIESGOS: Accidentes de trabajo. Inadecuada atención de los clientes. 1.8 CONTROLES EJERCIDOS: DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Código: SERVICIOS GENERALES Nº Orden Procedimiento Área Responsable Responsable 1 Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería Operativa Servicios Generales 2 Servicio de cafetería Operativa Servicios Generales 3 Aseo del área de las oficinas Operativa Servicios Generales 4 Oficios varios Operativa Servicios Generales 493 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería. 1.2 MARCO NORMATIVO. 1.3 RESPONSABLE: Servicios Generales. 1.4 OBJETIVO: Efectuar la compra de los elementos de aseo y víveres de cafetería. 1.5 GENERALIDADES: La compra de los implementos de aseo y víveres de cafetería garantiza la disponibilidad de los recursos para realizar la limpieza de las oficinas y brindar el servicio de cafetería a empleados y clientes. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de elementos de aseo y cafetería. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Listar los elementos que deben comprarse. PUNTO FINAL: Disponer en recipientes cada uno de los productos de cafetería. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Recibo de egreso. 1.9 RIESGOS: No compra de algún producto de gran consumo. Errores de determinación de los productos y sus cantidades existente y por comprar. Contaminación de los productos de cafetería con elementos de aseo. Agotamiento de los productos. 1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de la cantidad existente de los productos. Verificación de los gastos. 1.11 OBSERVACIONES. Generalmente las compras se realizan cada dos meses o dependiendo de la disponibilidad y consumo de los elementos de cafetería y aseo. Compras menores de productos de gran consumo se realizan solicitando el servicio a domicilio. 494 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VÍVERES DE CAFETERÍA Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 1 Hacer lista de los elementos que deben comprarse. Productos de cafetería: café, azúcar, leche, aromática, etc. S M O Servicios Generales Operativa X Implementos de aseo: jabones para baños y cocina, límpido, fabuloso, guantes, etc. 2 Dirigirse a Caja y solicitar dinero para realizar las compras Servicios Generales Operativa X 3 Entregar el dinero y elaborar recibo de gasto por la cantidad conferida Cajera Comercial X 4 Recibir el dinero y firmar el recibo de egreso elaborado por la Cajera Servicios Generales Operativa X 5 Dirigirse al supermercado a realizar las compras Servicios Generales Operativa X 6 Regresar a la empresa y solicitar a cajera el recibo de caja para elaborar el comprobante de gasto del transporte Servicios Generales Operativa X 7 Entregar factura de compra y recibo de gasto del transporte a Director de Cartera Servicios Generales Operativa X 8 Autorización de los gastos Director de Cartera Comercial X 9 Pasar a caja y realizar el cuadre de los gastos y del dinero Servicios Generales Operativa X 10 Revisar al total de los gastos Cajera Comercial X 11 Devolver el dinero sobrante o recibir el faltante Servicios Generales Operativa X 12 Dirigirse a la cocina y organizar los elementos adquiridos Servicios Generales Operativa X 13 Separar los utensilios y productos de aseo de los víveres de cafetería Servicios Generales Operativa X 14 Guardar en la cocina los productos de cafetería y algunos implementos de aseo. Servicios Generales Operativa X 15 Guardar en la nevera los productos que requieran conservación Servicios Generales Operativa 16 Disponer en recipientes cada uno de los productos de cafetería Servicios Generales Operativa Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 495 X X HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio de cafetería. 2.2 MARCO NORMATIVO. 2.3 RESPONSABLE: Servicios Generales. 2.4 OBJETIVO: Brindar servicio de cafetería a visitantes y integrantes de la empresa. 2.5 GENERALIDADES: La atención de visitantes y personal de la empresa constituye un punto de apoyo y adiciona un factor de evaluación a la atención brindada. 2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Atención de cafetería a visitantes y empleados. 2.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir llamado de integrantes de la empresa o atender a los visitantes. PUNTO FINAL: Recoger la vajilla y vasos para llevarlos a la cocina. 2.8 FORMATOS O IMPRESOS: 2.9 RIESGOS: Equivocación en la atención de los requerimientos de las personas. No contar con el producto solicitado por la persona. 2.10 CONTROLES EJERCIDOS: 2.11 OBSERVACIONES 496 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SERVICIO DE CAFETERÍA Código: Página Frecuencia N° Actividad Responsable Área D 1 Recibir llamado de los integrantes de la empresa solicitando bebidas o atención a clientes y proveedores Servicios Generales Operativa X 2 Ofrecer bebidas a los visitantes y empleados de la empresa Servicios Generales Operativa X 3 Preguntar y establecer las bebidas solicitadas Servicios Generales Operativa X 4 Preparar las bebidas Servicios Generales Operativa X 5 Llevar a las personas lo que solicitaron, de la manera como lo solicitaron y hasta el sitio donde se encuentren Servicios Generales Operativa X 6 Recoger la vajilla y vasos para llevarlos de regreso a la cocina Servicios Generales Operativa X Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 497 S M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Limpieza. 3.2 MARCO NORMATIVO. 3.3 RESPONSABLE: Servicios Generales. 3.4 OBJETIVO: Realizar el aseo del Área de las oficinas, baños, cocina. 3.5 GENERALIDADES: La limpieza incluye el aseo de las oficinas y todos los elementos en ellas contenidos, así como ventanas, paredes, etc. 3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo de oficinas, baños, cocina y todo los dispuesto en ellas. 3.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Aseo de pisos. PUNTO FINAL: Recoger y botar la basura de los cestos. 3.8 FORMATOS O IMPRESOS: 3.9 RIESGOS: Accidentes de trabajo. 3.10 CONTROLES EJERCIDOS: 3.11 OBSERVACIONES. 498 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: LIMPIEZA N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D 1 Barrer y trapear los pisos de las oficinas Servicios Generales Operativa X 2 Sacudir el polvo de los escritorios, teléfonos, muebles, computadores, etc. Servicios Generales Operativa X 3 Limpiar vidrios de las ventanas de las oficinas Servicios Generales Operativa 4 Limpiar y (cafetería) cocina Servicios Generales Operativa X 5 Lavar los utensilios de la cocina (vajilla, vasos, etc.) Servicios Generales Operativa X 6 Realizar la limpieza de los baños Servicios Generales Operativa X 7 Lavar y cambiar las toallas de los baños Servicios Generales Operativa X 8 Recoger y botar la basura de los cestos dispuestos en oficinas y baños Servicios Generales Operativa X ordenar la Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 499 S X M O HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Oficios varios. 4.2 MARCO NORMATIVO. 4.3 RESPONSABLE: Servicios Generales. 4.4 OBJETIVO: Realizar diversas actividades cuando se requieran. 4.5 GENERALIDADES: Los oficios varios que se deben realizar están estrechamente relacionados con las actividades del cargo, entre estas tenemos: mantener limpia y organizada la cocina, cuidar las plantas de las oficinas, asear la nevera, etc. 4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Limpieza u organización. 4.7 LIMITES PUNTO INICIAL: PUNTO FINAL: 4.8 FORMATOS O IMPRESOS: 4.9 RIESGOS: Accidentes de trabajo. 4.10 CONTROLES EJERCIDOS: 4.11 OBSERVACIONES 500 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Código: OFICIOS VARIOS N° Actividad Responsable Página Área Frecuencia D MANTENER LIMPIA ORGANIZADA LA COCINA S M O Y 1 Conservar vasos, pocillos y platos lavados Servicios Generales Operativa X 2 Tener la vajilla organizada Servicios Generales Operativa X 3 Lavar y limpiar lavaplatos y mesón de la cocina Servicios Generales Operativa X 4 Asear la greca Servicios Generales Operativa X 5 Tratar en lo posible de evitar la pérdida o avería de vasos, pocillos y platos Servicios Generales Operativa X X CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS 6 Proporcionar agua a las plantas Servicios Generales Operativa 7 Podar las plantas dispuestas en las oficinas Servicios Generales Operativa X 8 Quitar el polvo de las plantas Servicios Generales Operativa X ASEAR LA NEVERA 9 Lavar la nevera Servicios Generales Operativa X 10 Eliminar los productos vencidos Servicios Generales Operativa X OTRAS COMPRAS 11 Comprar toallas para limpiones para la cocina baños y Servicios Generales Operativa X 12 Comprar loza, vasos, elementos faltantes platos y Servicios Generales Operativa X 13 Limpiar y organizar los escritorios y pisos cuando se presente el derrame de líquidos, en el momento de su ocurrencia. Servicios Generales Operativa X 14 Estar pendiente de que las ventanas de la oficina del Gerente queden bien cerradas, todo organizado y el computador bien tapado al finalizar la jornada laboral Servicios Generales Operativa OTRAS Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional. 501 X ANEXO C: MANUAL DE FUNCIONES MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Gerente Administrativa Junta Directiva II. OBJETIVO Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 14. Desempeñarse como representante legal de la empresa. 15. Direccionar y administrar la compañía. 16. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y políticas generales y particulares para todas y cada una de las áreas de la empresa. 17. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva. 18. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y administración de la compañía, señalarles su remuneración y atribuciones y removerlos cuando lo estime conveniente. 19. Aprobar y realizar la contratación de personal. 20. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones tomadas. 21. Determinar el orden de pago a proveedores. 22. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas. 23. Tomar decisiones. 24. Implementar las políticas de la empresa. 25. Establecer los parámetros de administración en cuanto a planeación estratégica. 26. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales. 27. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de la compañía. 28. Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía. 29. Rendir cuentas comprobadas de su gestión a la Junta Directiva, al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la misma junta se lo exija. 30. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los estados financieros e informes sobre la situación financiera de la empresa. 31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación 502 INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Gerente Administrativa Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administración de personal; conocimientos en planeación estratégica. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar con educación de nivel superior en Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines. Mínimo dos años de experiencia en empresas del mismo sector o en labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse con las actividades que implica su cargo. 503 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente Administrativa Gerente II. OBJETIVO Apoyar a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales, diseñando y direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Coordinar los departamentos que conforman la empresa. Responder por las compras y ventas realizadas. Analizar las opciones ofrecidas por los proveedores y determinar la más conveniente. Realizar las compras de los productos a los proveedores. Mantener relación y comunicación directa con clientes y proveedores a fin de promover la integración con la empresa y de esta manera fortalecer los campos de acción y estrategias planteadas. Análisis y revisión de cartera de los clientes. Efectuar el pedido de la mercancía a los proveedores. Aprobar y realizar la contratación de personal. Manejo de personal. Representar la compañía en diversos eventos. Velar por el manejo de un clima organizacional fundamentado en la importancia, integración y apoyo entre los colaboradores. Autorizar u otorgar visto bueno a documentos o acciones, previa verificación del procedimiento. Revisar y autorizar condiciones comerciales para aprobación de crédito a clientes. Autorizar devoluciones en ventas. Autorizar despacho de pedido o clientes. Autorizar precio de venta. 13. Establecer precio de venta de los productos. 14. Fijar precio de negociación y descuento que es posible otorgar a los clientes. 15. Diseñar e implementar estrategias o líneas de acción para el cumplimiento de las metas. 16. Revisar la información correspondiente a las ventas del día. 17. Ejercer control mediante inventario selectivo de mercancía para verificación física aleatoria de productos almacenados en bodega. 18. Programar y participar en las capacitaciones del equipo de ventas para garantizar la actualización en productos, cambios del mercado y estrategias de comercialización. 19. Presentar informes de gestión, de los logros alcanzados y estado de la empresa a gerencia. 20. Recibir y analizar informes. 21. Garantizar el flujo de información a todos los niveles de la empresa. 22. Implementar estrategias para el mejoramiento de los indicadores. 23. Logística de despacho de productos. 24. Realizar reuniones de carácter comercial con Asesores, Director Comercial y Director de Cartera. 504 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Subgerente Administrativa 25. Inventario semestral y de fin de año. 26. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el cumplimiento de los aspectos negociados. 27. Vigilar y propender por el buen manejo de los inventarios para que siempre se cuente con existencias para satisfacer los requerimientos de los clientes de manera eficiente. 28. Fomentar una cultura organizacional fundamentada en el compromiso y motivación de cada uno de los integrantes de la compañía. 29. Realizar todas las actividades que los accionistas consideren inherentes al cargo y necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales. 30. Efectuar funciones adicionales imputadas por la gerencia, propias del cargo. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administración de personal, normas de carrera administrativa, conocimientos sobre manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de sistemas de información; conocimientos en planeación estratégica. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar con educación de nivel superior Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines. Mínimo un año de experiencia en labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores. 505 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Director Comercial Administrativa Gerente II. OBJETIVO Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos del departamentote ventas trabajando en equipo con sus colaboradores inmediatos o asesores comerciales, diseñando, apoyando y direccionando las estrategias que conlleven al logro de los objetivos organizacionales. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. Coordinar el equipo de ventas y direccionar las estrategias planteadas. Realizar reuniones con los Asesores Comerciales. Ofrecer acompañamiento a los asesores comerciales en el desarrollo de sus actividades. Actualizar y autorizar los precios de venta de los diferentes productos comercializados por la empresa. Establecer precio de venta de la mercancía. Establecer precio de negociación y descuentos que se pueden ofrecer a los clientes. Efectuar procesos concernientes a la compra de algunos productos. Analizar las opciones ofrecidas por proveedores y determinar la más conveniente. Mantener comunicación con los proveedores. Revisión de los reportes y proyección de ventas. Ejercer control de inventario de mercancía mediante verificación física aleatoria de productos. Programar y publicar la atención del mostrador. Revisar y archivar el reporte de visitas realizadas por los asesores Comerciales. Ventas. Establecer las proyecciones de venta y fijar las metas. Programar las capacitaciones para mantener al equipo de ventas actualizados en productos, cambios del mercado y surgimiento de nuevas estrategias de de comercialización. Apoyar el control de la cartera para que su recuperación sea más eficiente. Controlar los despachos verificando que sean efectuados en el tiempo estimado. Garantizar la calidad de los productos comercializados por la empresa. Presentar informes a gerencia. Tramitar autorizaciones. Autorizar devoluciones. Autorizar pedidos. Autorizar despacho de mercancía en vehículos extras. Autorizar gastos que tengan relación con el proceso de ventas. Prestar colaboración en el manejo de personal. Apoyar y ejecutar algunas funciones del director de Cartera. Anular facturas previa verificación de la información. Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de información de negociaciones anteriores con clientes. Revisar notas de mercancía. Autorizar cartera, para despacho y facturación a clientes con visto bueno del Director de Cartera. Establecer comunicación permanente con los proveedores, verificando las entregas y al pago oportuno a estos. Contestar el teléfono. 506 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Director Comercial Administrativa 26. Conocer los precios de la competencia. 27. Realizar compra específica y eventual de un producto no comercializado por la empresa. 28. Ejercer control del cargue de los vehículos. 29. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el cumplimiento de los aspectos negociados. 30. Revisar y autorizar el pago de fletes. 31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 32. Realizar todas las actividades que el gerente considere inherentes al cargo y necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de metas y la verificación del alcance de estas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, contar con conocimientos en mercadeo, estadística, informática, procesos de comunicación, normas de manejo de personal. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar con educación de nivel superior en Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines. Mínimo un año de experiencia en labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores. 507 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Director de Cartera Administrativa Subgerente II. OBJETIVO Efectuar el manejo y control de la cartera de la empresa manteniendo actualizada la información correspondiente a cobros a clientes y a los pagos realizados por estos, y participando de las acciones de recaudo en apoyo de los Asesores Comerciales. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. Relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes a favor de la empresa. Recibir y verificar la facturación relacionada y despachada del día inmediatamente anterior. Entregar facturas y relación de cobros a realizar a los diferentes clientes al Mensajero (Cobrador). Entregar a los Asesores Comerciales el listado de sus clientes en cartera, vencidos y de inmediato cobro. Realizar reunión de cartera con vendedor para conocer la evolución, cobro, recaudo y comportamiento de cada uno de los clientes a su cargo. Entregar a Mensajero listados de clientes con vencimientos mayores a un día ubicados en Pereira y Dosquebradas para que realice el cobro respectivo. Generar listados de cartera como: estados de cuentas, análisis y vencimientos, circularizaciones, libros auxiliares, relación de recaudos y otros listados. Codificar nuevos productos que serán comercializados por la empresa. Brindar ayuda y soporte del software uno 7.2. Revisar y autorizar gastos del personal generados por el desarrollo de las actividades relacionadas con el desempeño de los cargos de los integrantes de la empresa. Administrar y programar el mantenimiento del parque automotor. Autorizar pedidos, su despacho y facturación a los clientes. Garantizar el mantenimiento de la infraestructura de las áreas locativas de la empresa, bodegas y oficinas, en óptimas condiciones de funcionamiento. Manejar y controlar los inventarios. Autorizar devoluciones. Revisar las notas de devolución y mayor o menor valor cobrado elaboradas por la Auxiliar de Inventario. Revisar las facturas de los proveedores. Revisar los ajustes de inventario. Revisar la liquidación y aprobar el pago de los fletes de mercancía. Crear terceros (clientes comerciales). Efectuar estudio de crédito a clientes nuevos. Controlar cupo y mora de los clientes registrados en el sistema. Anular facturas de venta por errores de diligenciamiento o impresión. Recibir observación de clientes faltantes por cobrar. Programar mantenimiento de equipos y maquinaria. Suministrar referencia comercial de los clientes a empresas o personas solicitantes. Generar estado de cuenta de los clientes. Visita personal a clientes para cruce y acuerdo de pago de la cartera en mora. Facilitar el manejo de personal. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. 508 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Director de Cartera Administrativa IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones ya que es quien realiza las autorizaciones de crédito a clientes y los gastos ocasionados, las actividades del recaudo de dinero proveniente de cobros, manejo y control de inventario y mantenimiento de las instalaciones locativas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas financieros y contables de una empresa, manejo de computador, conocimientos en informática y sistemas de información. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Debe contar con educación de nivel superior en Economía, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines. Mínimo un año desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de tres meses para familiarizarse con el cargo. 509 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Auxiliar Contable Administrativa Gerente II. OBJETIVO Apoyar la gestión contable de la empresa mediante el manejo de la información financiera y la adecuada distribución de los recursos. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. Consultar el saldo de las cuentas de la empresa en los diferentes bancos. Revisar las consignaciones locales y nacionales de los clientes. Mantener al día el libro de bancos y el informe del estado de las cuentas. Revisión y control de conciliación bancaria. Estar atenta a los vencimientos de seguros de mercancía y valores transportados, impuestos de los vehículos, arriendos, impuesto predial, leasing, tarjetas de crédito, libros oficiales, documentos del Gerente. Efectuar el manejo de los activos fijos. Realizar interfase de activos fijos. Realizar el pago de los impuestos de la empresa. Manejar la cartera de la empresa. Cancelar anticipos de clientes. Revisar las cuentas de clientes y proveedores. Crear clientes. Cuadrar la caja y revisarla. Realizar el pago a proveedores. Relación de facturas para informar a Gerente de las facturas por pagar a los proveedores. Diligenciar y pagar los gastos generados por la actividad de la empresa. Diligenciar la documentación e informes requeridos por entidades estatales. Recibir y consolidar la información contable de las sucursales. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo. Efectuar el traslado de cuentas de fletes. Realizar pago de impuestos u obligaciones con proveedores por medio de crédito de tesorería. Revisar y pagar cuenta de celulares. Analizar gastos con las sucursales. Realizar interfase de nómina. Ejercer por medio de la contabilidad el control de costos de inventarios. Hacer comprobantes de gastos. Revisar el Balance General. Elaborar y presentar los informes a la DIAN en medios magnéticos. Reportar la información de la empresa a supersociedades. Imprimir información de bancos. Efectuar la amortización de los activos. Realizar interfase de compras. Guardar el dinero que ingresa a la empresa en la caja fuerte. Revisar notas de proveedores en general. Efectuar el pago de seguro de los automotores. Devolución del IVA. Solicitar y recibir el estado de cuenta de la empresa enviado por los proveedores. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 510 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Auxiliar Contable Administrativa 39. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo. ESPECIALES. 40. Manejar la contabilidad de Aspgo. 41. Pagar los impuestos del Gerente. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas relacionados con el área financiera y contabilidad general de una empresa, manejo de computador, conocimientos en informática y sistemas de información. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar con educación de nivel superior en Finanzas, Contaduría, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines. Mínimo un año desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con las funciones a realizar. 511 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Auxiliar de Nómina Administrativa Gerente II. OBJETIVO Efectuar todas las actividades relacionadas al pago de nómina de los empleados, contratación, la respectiva vinculación al régimen de seguridad social y liquidación de contratos. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES NÓMINA. 1. Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la compañía para facilitar el proceso de pago de nómina. 2. Liquidar y pagar la nómina a los empleados de la empresa. 3. Realizar la tramitología inherente a la contratación de nuevo personal. 4. Archivar la documentación correspondiente al personal. 5. Efectuar la liquidación de contrato. 6. Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo. 7. Registrar las incapacidades de los trabajadores en el paquete visor y efectuar el respectivo trámite. 8. Realizar el pago de los aportes de seguridad social de todos los empleados de la empresa. 9. Reclamar y tramitar la cancelación del subsidio familiar de los trabajadores de la empresa. 10. Registrar los saldos de caja y pago de los aportes en el formato para ello diseñado. 11. Liquidar primas, vacaciones, cesantías y todas las prestaciones contempladas por la ley y que protegen a los trabajadores. 12. Efectuar la tramitología inherente a la contratación de practicante universitario o aprendiz del SENA. 13. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo. 14. Presentación de informes de personal. 15. Entregar a los empleados los carnets de afiliación a las diversas entidades. 16. Elaborar cartas de cesantías. 17. Entregar documentos al mensajero. 18. Comprar, suministrar y controlar la entrega de los implementos de trabajo y elementos de protección personal. 19. Adelantar la búsqueda y préstamo de documentos a empleados del área de inventario. 20. Crear clientes comerciales en ausencia del Director de Cartera. 21. Manejar el botiquín de la planta y de los carros de la empresa. 22. Publicidad de eventos y avisos al interior de la empresa. 23. Contestar el teléfono, atender o direccionar las llamadas. 24. Fotocopiar documentos por solicitud de compañeros y por requerimiento de la labor desempeñada. 25. Atender asesores de diversas entidades. 26. Administrar información Fondo de Empleados. 27. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 28. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo. 512 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Auxiliar de Nómina Administrativa PROVEDORES Y ACREEDORES. 29. Realizar el pago a proveedores, elaborando o diligenciando los documentos necesarios. 30. Manejar la cartera de los proveedores. 31. Revisar las facturas de los proveedores para establecer el monto de la deuda contraída y los plazos para su pago. 32. Elaborar carta de pago a proveedores cuando se efectúa la cancelación de varias facturas. 33. Enviar documentos a los proveedores vía fax. 34. Realizar pago de las obligaciones contraídas con acreedores. 35. Causación de facturas acreedores varios. OTRAS EN AUSENCIA DE LA PERSONA ENCARGADA. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. Efectuar el registro en el sistema de reembolsos a caja menor. Consultar el saldo de la empresa en los diferentes bancos. Llevar a cabo el registro de las consignaciones bancarias. Procesar información de conciliaciones bancarias. Comprar papelería y llevar a cabo el control de la salida de la misma. Realizar reemplazo en caja o inventario cuando sea necesario. Capacitar al aprendiz del SENA en las actividades que debe desempeñar al interior de la empresa. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo 513 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Auxiliar de Nómina Administrativa V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Normas de administración de personal, Régimen de la seguridad social en Colombia, conocimientos en normas de contratación, manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de computador y sistemas de información, normas básicas de archivo; manejar temas relacionados con el área financiera, específicamente en contabilidad general. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar con educación de nivel superior en Finanzas, Administración de empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines. Mínimo un año desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con el cargo. 514 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Auxiliar de Inventario 1 Comercial Subgerente II. OBJETIVO Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de productos, el mantenimiento de stocks o la realización de los pedidos a proveedores oportunamente. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. Ingresar mercancía al sistema inmediatamente esta sea descargada en la bodega de la empresa. 2. Realizar los ajustes de los productos por corte, cambio de material y error en el ingreso. 3. Tramitar la consecución de facturas de los proveedores manteniendo una comunicación constante con estos. 4. Elaborar notas a proveedores por devolución de mercancía, mayor o menor valor cobrado. 5. Elaborar remisiones de mercancía para llevar a cabo la venta de los productos al cliente, cuando no ha llegado la factura del proveedor. 6. Facturar las remisiones de los materiales. 7. Realizar reclamos a proveedores por faltantes de mercancía. 8. Efectuar cambio de precio de los productos cuando sea autorizado. 9. Imprimir los listados de costos y precios de los productos. 10. Solicitar cemento al proveedor de este material. 11. No permitir el bloqueo del código de cliente. 12. Servir de contacto entre cliente y proveedor de cemento para la creación de obras. 13. Solicitar traslado de mercancía a la sucursal respectiva. 14. Efectuar la liquidación y pago de los fletes a los transportadores de los materiales. 15. Presentar los informes de ventas diarias, acumuladas del mes y mensuales. 16. Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de información de negociaciones anteriores. 17. Buscar facturas de compras anteriores realizadas a proveedores. 18. Realizar verificación física aleatoria de inventario. 19. Reporte de los inventarios periódicos por escrito para archivo. 20. Informar sobre el estado de ingreso de inventario. 21. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 22. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados 515 INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Auxiliar de Inventario 1 Comercial Reacción ante problemas Responsabilidad INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecución de sus funciones. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejo computador y sistemas de información; conocimientos básicos de contabilidad, informática, manejo de hoja electrónica y procesador de palabras; normas básicas de archivo. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Para desempeñar el cargo es indispensable contar con título de bachiller y/o educación de nivel superior. Mínimo cuatro meses desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de quince días de inducción y capacitación para familiarizarse con las actividades propias del cargo. 516 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Auxiliar de inventario 2 Comercial Subgerente II. OBJETIVO Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de productos, el mantenimiento de stocks o la realización de los pedidos a proveedores oportunamente. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. Manejar el archivo general del área comercial: seleccionar documentación, verificar su información y depositarla en la carpeta respectiva para su archivo. Elaborar notas por devolución de mercancía, mayor o menor valor cobrado o descuento financiero. Elaborar remisiones solicitadas por los vendedores. Diligenciar cartas generales y específicas para : 5. 6. 7. Realizar los pedidos a proveedores. Autorización al portador. Cobro a clientes (por solicitud del Subgerente). Cartas comerciales o de cartera solicitadas por Subgerente, Director Comercial y Asesores Comerciales. Enviar y recibir fax, para y de clientes y proveedores. Depurar facturas canceladas o pendientes contenidas en el fuelle manejado por el Director de Cartera. Servir de apoyo a la Auxiliar de Inventario 1 en el desarrollo de las diferentes actividades que implica el cargo: 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Realizar llamadas a los proveedores para pedir facturas faltantes. Hacer cartas de reclamo de materiales a proveedores, imprimirlas, enviar por fax, llamar a confirmar, solicitar revisión y autorización de Subgerente. Fotocopiar y enviar físicamente la carta al proveedor. Tomar datos y efectuar liquidación de fletes. Realizar el cierre del día (presentar informes de ventas del día y acumuladas del mes). Facturar remisiones. Seleccionar documentación depositada en la bandeja ubicada en el área de dirección de cartera. Entregar notas de contabilidad por devolución o descuento financiero a mensajero para hacerlas llegar a los clientes. Organizar documentación del área de inventario y hacer más visible para facilitar su consulta. Asesorar y colaborar a los vendedores en la búsqueda de documentos. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo. 517 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Auxiliar de inventario 2 Comercial EVENTUALMENTE. 15. Revisar el registro de la información en el cuaderno de facturación, por solicitud del Director de Cartera. 16. Contestar el teléfono y direccionar las llamadas. 17. Solicitar refrigerios cuando se dictan capacitaciones al interior de la empresa. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecución de sus funciones. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Manejo computador y sistemas de información; conocimientos básicos de contabilidad, informática, manejo de hoja electrónica y procesador de palabras; normas básicas de archivo. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Para desempeñar el cargo es indispensable contar con título de bachiller y/o educación de nivel superior. Mínimo cuatro meses desempeñando labores afines al cargo VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de quince días de inducción y capacitación para familiarizarse con las actividades propias del cargo. 518 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Auxiliar General Administrativa Gerente II. OBJETIVO Ofrecer apoyo a las áreas que así lo requieran mediante el desempeño de funciones diversas. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Manejar el archivo general del área contable. Elaborar comprobantes. Efectuar el registro de reembolsos de caja menor. Realizar revisión de documentos y/o listados. Diligenciar formularios. Elaborar cartas. Elaborar carta de pago a proveedores. Contestar el teléfono. Enviar y recibir fax. Fotocopiar documentos. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 12. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo 519 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Auxiliar General Administrativa V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimiento y manejo de computador y programas informáticos: procesador de palabras (Word), Hoja electrónica (Excel), presentación (PowerPoint). VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Para desempeñar el cargo indispensable contar con título bachiller. es de Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de una semana para familiarizarse con las funciones del cargo. 520 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Cajera(o) Comercial Subgerente II. OBJETIVO Registrar todas las actividades y transacciones monetarias relacionadas con la comercialización de los productos y el manejo del dinero en el punto de venta. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. Elaborar recibos de caja para registrar el ingreso y recaudo de dinero. Archivar los recibos de caja. Elaborar comprobantes de egreso para realizar el pago a proveedores. Revisar comprobantes de egreso del dinero entregado a los empleados para que suplan los gastos de las actividades relacionadas con el desempeño de su cargo. Registrar los gastos del personal. Hacer el cuadre de los gastos generados por el personal. Organizar el cuadre del día anterior. Realizar diariamente el cuadre de caja, registrando y contabilizando los ingresos producto de las ventas efectuadas. Ingresar, relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes. Diligenciar formato de consignación para depositar dinero en cuenta de la empresa o para pagar a proveedores. Revisar consignaciones contra recibos de caja. Efectuar el pago a proveedores locales y nacionales. Procesar cheques devueltos. Archivar facturas de ventas de contado. Recibir el dinero producto de las ventas de contado. Administrar caja menor y recibir el reembolso del dinero. Recibir el dinero que ingresa a la empresa. Recibir la correspondencia de la empresa y registrar en cuaderno de correo la entrega a la persona a quien viene dirigida. Enviar el correo de la empresa a clientes, proveedores o sucursales. Iniciar la anulación de facturas de venta cuando estas presenten errores de diligenciamiento o por cambios. Archivar documentos en fuelle. Firmar cheques (una de dos firmas). Administrar la caja menor y recibir el reembolso del dinero. Pagar a proveedores locales y nacionales. Establecer y entregar el dinero para la caja de medio día. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato y que estén directamente relacionadas con la naturaleza del cargo. 521 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cajera(o) Comercial IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Desarrolla actividades preestablecidas para el cumplimiento de sus funciones. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimientos básicos de contabilidad e informática; manejo computador y sistemas de información. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Para desempeñar el cargo indispensable contar con título bachiller. es de Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de quince días de inducción y capacitación para familiarizarse con las actividades propias del cargo. 522 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Asesor Comercial Comercial Subgerente II. OBJETIVO Ofertar los productos comercializados por la compañía a todas las personas y empresas constructoras que se encuentren adelantando proyectos de edificación o ampliaciones locativas, al igual que cumplir con las metas y proyecciones del departamento de ventas. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES GENERALES. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Realizar visita a los clientes existentes o potenciales tanto a los que se encuentran en la ciudad como a aquellos que se ubican fuera de ella. Elaborar cotizaciones por solicitud del cliente. Ofrecer servicio de crédito a clientes mayoristas solicitando la información y documentación requerida para el estudio del mismo. Efectuar las actividades inherentes al cobro de cartera vía telefónica o desplazándose a la oficina del cliente. Realizar el recaudo de cartera y la respectiva consignación en caja o en cuenta de la empresa en los bancos. Efectuar la venta de la mercancía. Realizar pedido. Consultar disponibilidad de la mercancía en el sistema asegurándose de la existencia física en bodega. Llevar a cabo la facturación de los productos. Hacer el seguimiento de los pedidos para garantizar la entrega correcta y oportuna al cliente. Efectuar seguimiento del cliente. Tramitar Devoluciones. Brindar asesoría técnica de los diferentes productos ofrecidos por la empresa. Efectuar transacciones bancarias correspondientes a recaudos y consignaciones producto de las ventas realizadas. Atender el teléfono y/o direccionar las llamadas a la persona solicitada. Atender los clientes de los compañeros. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. ESPECÍFICA. 19. Atención de mostrador. OTRAS. 20. 21. 22. 23. 24. Entregar facturas. Realizar vueltas de oficina. Manejo de facturas no entregadas. Realizar cobro y recaudo de cartera de los clientes de los demás compañeros. Estar pendiente de la mercancía. Participar en la vigilancia de la empresa para evitar la salida de la mercancía sin cancelar o conocer el ingreso de nuevos productos. 523 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: 25. 26. 27. 28. Asesor Comercial Comercial Abrir y cerrar las instalaciones de la empresa. Asistir a capacitaciones, talleres y seminarios que la empresa considere necesarios. Vigilar la competencia. Tramitar solicitud de guardar mercancía al cliente. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO La naturaleza del cargo implica un alto grado de fluidez verbal, seguridad, confianza en si mismo, percepción y análisis para la adecuada atención de los visitantes y clientes. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimiento en técnicas de mercadeo y comunicación, atención al cliente, manejo computador y sistemas de información. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Debe poseer como mínimo título de bachiller. Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de un mes de inducción y capacitación para familiarizarse con el cargo. 524 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega Operativa Director Comercial II. OBJETIVO Desarrollar las actividades logísticas que garanticen la colocación de los productos en manos de los clientes, así como mantener control de la mercancía que ingresa y sale de la bodega con el fin de evitar que se presenten faltantes o sobrantes. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. Programar la ruta de entrega de la mercancía respecto a la ubicación del cliente para que se efectúe el mayor número de entregas posibles. 2. Pedir al Asistente coordinar almacenamiento de la mercancía en las bodegas de la empresa. 3. Recibir las facturas de los proveedores. 4. Verificar con el Auxiliar de Bodega los productos que llegan a la compañía en cuanto a calidad, peso y cantidad, una vez terminada la recepción. 5. Iniciar al trámite de devolución de la mercancía. Mercancía traída por el conductor de la empresa cuando el cliente no la recibe o devuelve. Mercancía traída por el cliente. Cuando la mercancía no alcanza a ser despachada. 6. Autorizar el despacho de los productos con el visto bueno de la persona autorizada por la empresa. Venta de contado. Venta a crédito. 7. Solicitar a Asistente o Auxiliar de Bodega el despacho de la mercancía. 8. Determinar el peso de la carga del vehículo para evitar el sobrepeso y sus consecuencias. 9. Programar la recepción o descargue de los camiones de los proveedores. 10. Manejar archivo temporal de documentos para despacho. 11. Realizar seguimiento y control de las entregas a través de la Planilla de Horario. 12. Programar e informar a los colaboradores las actividades fuera del horario laboral. 13. Manejar personal extra de la planta física de la empresa. 14. Conocer las ausencias de los colaboradores por enfermedad, accidente de trabajo o permiso concedido. 15. Programar y evaluar las actividades desempeñadas por el personal extra. 16. Programar y asignar el personal de los carros de la empresa. 17. Reprogramar las actividades del personal de bodega por ausencias de vacaciones, incapacidades o para facilitar permisos. 18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 19. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. 525 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Jefe de Bodega Operativa IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor y debe tener cuidado con el adecuado manejo de la información sobre los inventarios y almacenamiento de la mercancía. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución, almacenamiento y manejo de productos); manejo de programas informáticos: procesador de palabras (Word), Hoja electrónica (Excel). VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Para desempeñar el cargo es indispensable contar con educación de nivel superior en Ingeniería o Tecnología Industrial, Logística o carreras afines. Mínimo seis meses desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere mínimo de dos semanas para familiarizarse con el cargo. 526 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega) Operativa Jefe de Bodega II. OBJETIVO Brindar apoyo y colaboración al Jefe de Bodega en el desarrollo de las actividades logísticas. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Coordinar el despacho de la mercancía a los clientes en los vehículos de la empresa. Asignar a Auxiliar de Bodega la labor de despachar o entregar la mercancía al cliente. Coordinar la recepción de la mercancía que llega proveniente de los proveedores. Apoyar a los Auxiliares en el almacenamiento de los productos, aportando ideas o encontrando espacios. Participar o solicitar a los compañeros el alistar material. Verificar y contar la mercancía cargada a los vehículos de la empresa y de los clientes para aprobar su salida. Participar en la recepción de la mercancía enviada por los proveedores verificando cantidades y especificaciones. Despachar mercancía al cliente. Estar pendiente de todas las bodegas. Recibir solicitud de responsable de bodega de asignación de compañeros para realizar diferentes actividades. Manejar el botiquín y suministrar elementos a compañeros ante accidente de trabajo leve o medicamentos por enfermedad. Recibir la consulta o llamado de los compañeros ante inconvenientes presentados en las entregas o en bodega de la empresa. Informar inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor y consultar soluciones. Reportar incapacidades por enfermedad o accidentes de trabajo. Solicitar la autorización y programación de vacaciones. Reemplazar a Jefe de Bodega en su ausencia por incapacidad o vacaciones. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas 527 INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega) Operativa Responsabilidad INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones Relación con compañeros Trabajo en equipo ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución, almacenamiento y manejo de productos). VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Debe poseer como mínimo título de bachiller. Haber desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar. 528 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega) Operativa Jefe de Bodega II. OBJETIVO Brindar apoyo y colaboración al Jefe de Bodega en la recepción de la mercancía, almacenamiento, entrega y despacho de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o en los diferentes establecimientos indicados por los compradores. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. Despachar la mercancía para los clientes, en los camiones de la empresa. Cargar los productos al vehículo. Solicitar transporte extra cuando el camión ya se encuentra cargado, para que no se presente sobrepeso. Alistar la mercancía a despachar. Entregar los productos al cliente en la bodega de la empresa. Recibir la mercancía en bodega. Descargar la mercancía enviada por los proveedores. Ingresar y almacenar la mercancía en la bodega. Efectuar verificación de los materiales en cuanto a calidad, cantidad y especificaciones. Verificar el peso de la mercancía enviada por los proveedores. Contar la mercancía ingresada en la bodega. Organizar la bodega. Devolución de mercancía. Relevar o reemplazar a los compañeros en sus funciones. Ayudar a los compañeros a ubicar la mercancía en la bodega cuando requieran efectuar despachos. Brindar colaboración en la capacitación del personal extra en la manipulación de los productos y en las funciones asignadas. Efectuar inventario físico aleatorio del producto o productos indicados. Participar en el inventario físico semestral y/o anual de todos los productos almacenados en bodega. Reportar y cuadrar los gastos generados en el desarrollo de la labor. Comunicar los inconvenientes presentados en la manipulación de los productos y aquellos que tengan lugar en el desarrollo de la labor. Informar a cerca de accidentes de trabajo. Comunicar incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo. Solicitar autorización y programación de las vacaciones. Utilizar, solicitar y recibir los implementos de protección personal y dotación. Efectuar inventario físico aleatorio de los productos de bodega. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. ESPECÍFICAS. BODEGA 1. 28. Manejar productos SIKA. 29. Realizar inventario de productos SIKA. 529 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega) Operativa BODEGA 2. 30. Manejar el puente grúa. BODEGA 3. 31. Operar el montacargas. 32. Reportar la necesidad de mantenimiento y requerimientos del montacargas y puente grúa. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Conocimientos y manejo de temas relacionados con logística (distribución, almacenamiento y manejo de productos). VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Debe poseer como mínimo título de bachiller. Haber desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar. 530 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Auxiliar de Bodega Operativa Jefe de Bodega II. OBJETIVO Brindar apoyo y colaboración en las actividades de recepción, almacenamiento de la mercancía y entrega de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o en los diferentes establecimientos o lugares indicados. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES EN LA BODEGA DE LA EMPRESA. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Despachar la mercancía para los clientes en los vehículos de la empresa. Cargar la mercancía almacenada en la bodega a los carros de la empresa. Alistar la mercancía a despachar. Recibir la mercancía que llega a bodega proveniente de los proveedores. Almacenar en bodega la mercancía que llega. Participar en el inventario físico semestral o anual de todos los productos almacenados en las bodegas de la empresa. Entregar las facturas a los clientes cuando realiza la entrega de los pedidos en las obras. Revisar e informar sobre las averías y fallas encontradas en la mercancía. Reportar inconvenientes presentados en la entrega de la mercancía. Colaborar en la capacitación del personal nuevo o extra que ingresa a laborar en la bodega de la empresa, y apoyarlos en las actividades asignadas. Laborar tiempo extra programado por jefe de bodega. EN LOS CARROS. 12. Descargar la mercancía de los carros en la bodega o en la obra del cliente. 13. Cargar la mercancía al carro cuando se debe recoger en la obra del cliente por devolución. OTRAS. 14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 15. Solicitar con antelación los permisos requeridos para ausentarse de la empresa en horario laboral. 16. Solicitar la programación y autorización de vacaciones. 17. Solicitar y/o recibir los elementos de protección personal y dotación. 18. Reportar los accidentes de trabajo. 19. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 20. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. 531 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Auxiliar de Bodega Operativa IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecución de su labor. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES No requiere de conocimientos básicos. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar como mínimo con básica primaria. Haber desempeñando labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar. 532 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Conductor Operativa Jefe de Bodega II. OBJETIVO Movilizar la mercancía desde la empresa a los establecimientos de los clientes, tratando de conservar la integridad y óptimas condiciones de los estos y realizando las entregas en el lapso de tiempo convenido. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. Conducir el vehículo en el que se transporta la mercancía de la empresa. 2. Transportar la mercancía desde la bodega de la compañía hasta las instalaciones locativas de los clientes. 3. Entregar los materiales a los clientes verificando el buen estado de estos y cumpliendo oportunamente con la programación de entrega de pedidos. 4. Desarrumar mercancía almacenada en el camión. 5. Diligenciar planilla de horario. 6. Recoger mercancía en obras de los clientes por concepto de devolución de mercancía. 7. Traer a la bodega de la compañía la mercancía por devolución o no aceptación del cliente. 8. Arrumar mercancía en el camión cuando se recoge mercancía en la obra del cliente. 9. Diligenciar los recibos de gastos. 10. Solicitar autorización de los gastos causados por el desempeño de la labor. 11. Cuadrar los gastos con la cajera. 12. Buscar y pagar a los trabajadores extras para que hagan el acompañamiento en los vehículos. 13. Reportar la mercancía averiada durante el transporte al regresar a la empresa. 14. Reportar los inconvenientes presentados en la entrega de los productos y las fallas mecánicas del vehículo. 15. Participar en la vigilancia durante el cargue y descargue de la mercancía tanto en la bodega de la empresa como en la obra del cliente para evitar pérdidas o inconvenientes. 16. Hacer uso, cuidar y reportar las necesidades de implementos de protección personal y primeros auxilios. 17. Realizar el inventario al recibir el vehículo de todos los elementos que este posee. 18. Solicitar mantenimiento y realizar revisiones constantes del automotor, para evitar reparaciones costosas y pérdidas de tiempo. 19. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. 20. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. 533 INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Conductor Operativa Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Poseer conocimientos de mecánica automotriz y normas de tránsito. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar como mínimo con básica primaria. Mínimo cuatro meses de haber conducido vehículos de carga pesada. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de una semana para conocer y desempeñar satisfactoriamente las actividades del cargo. 534 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Mensajero – Cobrador Comercial Subgerente II. OBJETIVO Apoyar a la administración en el cobro de cartera y la tramitación de documentos necesarios para el desarrollo de la actividad productiva de la empresa. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Entregar las facturas a los clientes en sus oficinas. Recaudar o recoger el dinero pagado por los clientes. Realizar el cobro de las obligaciones contraídas por los clientes con la compañía. Efectuar pagos y consignaciones en bancos. Solicitar en las diferentes instituciones estatales y entidades privadas la documentación requerida por la empresa. Entregar documentos y correspondencia en las diferentes áreas de la empresa. Realizar las compras de oficina solicitadas por los empleados de la compañía. Hacer vueltas de oficina y entregar documentos a entidades, clientes y proveedores. Informar a cerca de los inconvenientes o dificultades que se presenten en el cumplimiento de sus funciones. Reportar y solicitar autorización de los gastos generados en el desempeño de su labor. Cuadrar los gastos generados por las compras de oficina y las actividades propias del cargo. Reportar los requerimientos de la moto y los inconvenientes presentados con la misma. Solicitar y recibir los elementos de dotación entregados por la empresa. Programar las diferentes actividades (cobro, recaudo, entrega de facturas, etc.). Efectuar diligencias personales del Gerente. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad 535 INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Mensajero – Cobrador Comercial INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas y de fácil cumplimiento. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES Poseer conocimientos de mecánica automotriz. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar como mínimo con básica primaria. Mínimo tres meses de haber desempeñado labores afines al cargo. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de una semana para conocer y desempeñar satisfactoriamente las actividades del cargo. 536 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Cargo del Jefe Inmediato: Servicios Generales Operativa Gerente II. OBJETIVO Brindar apoyo al funcionamiento de la organización, manteniendo debidamente aseadas y ordenadas todas las áreas, e igualmente proporcionando el servicio de cafetería a los empleados y clientes de la empresa. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Ofrecer bebidas y brindar atención a visitantes, clientes y proveedores, durante su permanencia en las instalaciones de la compañía. Garantizar un ambiente aseado, realizando la limpieza diaria de oficinas, baños, cocina, pisos, ventanas, paredes, etc. Efectuar la compra de los implementos de aseo y de los víveres de la cafetería. Organizar el mercado y controlar el consumo o gasto de los productos. Mantener limpia y ordenada la cocina. Organizar y mantener aseada la nevera. Cuidar las plantas de las oficinas. Solicitar, comprar y usar la dotación de uniforme. Solicitar permiso para ausentarse de la empresa durante la jornada laboral. Tener presentes consideraciones de protección personal en el desempeño de la labor para evitar la ocurrencia de accidentes. Reportar los inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor. Solicitar autorización y programación de las vacaciones. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean asignadas por su jefe inmediato. IV. COMPETENCIAS LABORALES PERSONALES Aptitud ante las reglas Aptitud frente al cambio Autocontrol y estabilidad emocional. Honestidad e integridad Motivación Orientación a los resultados Reacción ante problemas Responsabilidad INTERPERSONALES Atención, trato y respeto hacia los demás Colaboración Comunicación escrita Comunicación oral Liderazgo Manejo de conflictos Relación con compañeros Trabajo en equipo INTELECTUALES Capacidad de aprendizaje Capacitación Creatividad Solución de problemas Toma de decisiones ORGANIZACIONALES Control Comportamiento Cuidado y protección Manejo de la información Planteamiento de estrategias Resultados y medioambiente de trabajo 537 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Cargo: Área: Servicios Generales Operativa V. COMPLEJIDAD DEL CARGO Rutinaria. Las actividades que realiza son de carácter repetitivo y solo sigue instrucciones. VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES No requiere de conocimientos básicos. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Contar como mínimo con básica primaria. No requiere experiencia para realizar esta labor. VIII. ADIESTRAMIENTO Requiere de un día para conocer las actividades y tareas que debe desempeñar. 538
