2011 Manual de procedimientos para la evaluación del cumplimiento de los compromisos adquiridos por los productores beneficiados en el PROGAN* 2011 Federación de Colegios y Asociaciones de Médicos Veterinarios Zootecnistas de México, A. C. Octubre 2011 i Manual de procedimientos para la evaluación del cumplimiento de los compromisos adquiridos por los productores beneficiados por el PROGAN* 2011 Octubre 2011 ii Federación de Colegios y Asociaciones de Médicos Veterinarios y Zootecnistas de México, A.C. Directorio Consejo Directivo Presidente MVZ. Jorge Luis Vallejo Pérez Vicepresidente MVZ. José Antonio Luna Delgado Secretario MVZ. Roberto Ramírez Hernández Tesorero MVZ. Baldomero Molina Sánchez Gerente General MVZ. Carlos Arellano Sota Gerente Técnico MVZ. Octavio E Rivera Vergara Gerente administrativo CP Hugo Correa Ibarra Consejo de Administración de Proyectos Especiales MVZ. Luis Alberto Zarco Quintero MVZ Jorge Cárdenas Lara MVZ. Eduardo Téllez y Reyes Retana MVZ Carlos Vega y Murguía MVZ Manuel Salgado Vázquez MVZ Octavio Campuzano Reyes iii Edición y realización MVZ EPA Octavio E Rivera Vergara ADVERTENCIA: Este material se elaboró a partir de las experiencias logradas en campo, su uso es para fines didácticos y queda prohibida su venta. Se puede reproducir el material total o parcialmente citando la fuente, siempre que la información se use sin fines de lucro Derechos en trámite Federación de Colegios y Asociaciones de Médicos Veterinarios Zootecnistas de México, A. C. Manzanillo 83 Piso 8 Col Roma Sur Delegación Cuauhtémoc, CP 06760 *PROGAN: Producción Pecuaria Sustentable y Ordenamiento Ganadero y Apícola, Este programa es de carácter público no es patrocinado ni promovido por partido político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan todos los contribuyentes. Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente. iv Contenido Introducción ............................................................................................................................................. 3 Marco normativo .................................................................................................................................. 4 Convenio SAGARPA – FedMVZ.................................................................................................... 5 Justificación del proyecto .................................................................................................................. 17 Objetivos del proyecto ........................................................................................................................... 17 Objetivo general ................................................................................................................................. 19 Objetivos específicos ......................................................................................................................... 19 Compromisos de la FedMVZ en el proyecto ..................................................................................... 19 Productos del proyecto ....................................................................................................................... 20 Creación de la oficina central................................................................................................................. 21 Organigrama general .......................................................................................................................... 21 Puesto y funciones ............................................................................................................................. 22 Puesto: Comité Ejecutivo Nacional. .............................................................................................. 22 Puesto: Supervisión operativa ........................................................................................................ 22 Puesto: Titular del colegio estatal .................................................................................................. 22 Puesto: Consejo de Administración de Proyectos Especiales (CAPE) .......................................... 23 Puesto: Consejo de Evaluación y Seguimiento .............................................................................. 23 Puesto: Gerencia General FedMVZ. .............................................................................................. 23 Puesto: Gerencia Técnica. .............................................................................................................. 24 Puesto: Informática. ....................................................................................................................... 24 Puesto: Capacitación y Seguimiento. ............................................................................................. 25 Puesto: Logística y Archivo. .......................................................................................................... 25 Puesto: Gerencia Administrativa. .................................................................................................. 25 Puesto: Recursos Humanos. ........................................................................................................... 26 Puesto: Recursos Materiales. ......................................................................................................... 26 Puesto: Coordinadores Estatales. ................................................................................................... 26 Puesto: Evaluadores Ganadero Autorizados. ................................................................................. 27 Macroproceso de verificación de los compromisos ............................................................................... 28 Manual de Procedimientos Oficina Central de la FedMVZ, A.C para la verificación 2011 ................. 30 Planeación de las actividades ............................................................................................................. 31 Administración del proyecto .......................................................................................................... 31 Planeación para la ejecución del proyecto. .................................................................................... 32 Autorización del proyecto y liberación de recursos ....................................................................... 35 Apertura de cuenta bancaria ........................................................................................................... 39 Manejo de Recursos ....................................................................................................................... 42 Contratación y desarrollo del software. ......................................................................................... 44 Distribución del universo en áreas de trabajo. ............................................................................... 46 Integración del padrón de EGA´s ................................................................................................... 48 Capacitación....................................................................................................................................... 50 Registro, capacitación y evaluación de candidatos. ....................................................................... 50 Planeación de la capacitación ........................................................................................................ 51 Contratación Reingreso y nuevo ingreso. .......................................................................................... 52 Actualización padrón de EGA ........................................................................................................... 54 Emisión y entrega de gafetes de identificación como EGA ............................................................... 56 Aseguramiento de la calidad en equipos de validación ..................................................................... 59 Atención a controversias .................................................................................................................... 60 Manual de procedimientos de Titular de Colegio estatal ....................................................................... 63 Control y supervisión de Coordinador Estatal ............................................................................... 64 Validación de la información capturada ........................................................................................ 67 Manual de procedimientos del Coordinador Estatal .............................................................................. 75 1 Procedimiento general para realización de visitas ............................................................................. 76 Protocolo para el aseguramiento de la calidad en la toma de puntos de GPS .................................... 80 Nivel Preventivo: ........................................................................................................................... 82 Nivel de ejecución.......................................................................................................................... 83 Nivel de Validación. ...................................................................................................................... 83 Protocolo para validación de puntos de GPS ..................................................................................... 84 Visitas en zonas de contingencia ....................................................................................................... 92 Procedimiento de atención a controversias ........................................................................................ 99 Manual de procedimientos del Evaluador Ganadero Autorizado ........................................................ 101 Procedimiento general para Evaluaciones Técnicas en Campo ....................................................... 103 Procedimiento general para Evaluaciones Técnicas en Campo ....................................................... 104 Identificar Unidades de Producción Pecuaria .................................................................................. 105 Establecer Ruta ................................................................................................................................ 107 Preparación de visita ........................................................................................................................ 109 Protocolo de Aseguramiento de calidad en GPS.............................................................................. 111 Visita a productores beneficiados .................................................................................................... 112 Captura ............................................................................................................................................. 114 Cierre de actividad ........................................................................................................................... 116 Cierre del Evaluador Ganadero Autorizado ..................................................................................... 118 2 Introducción El Plan nacional de Desarrollo 2007-2012 y el Programa Sectorial de Desarrollo Agropecuario y Pesquero 2007-2012 plantearon la necesidad de reordenar los recursos presupuestales disponibles para atender a la población rural. Con ello, se redefinieron, simplificaron y especializaron los programas de apoyo existentes. En enero de 2008 el entonces Programa de Estímulos a la Productividad Ganadera (PROGAN) se rediseñó y cambió su nombre al de Producción Pecuaria Sustentable y Ordenamiento Ganadero y Apícola (PROGAN), manteniéndose como componente del Programa de Uso Sustentable de Recursos Naturales para la Producción Primaria. El PROGAN planteó como único objetivo, la necesidad de incrementar la productividad pecuaria, a través de apoyos para prácticas tecnológicas de producción sustentable, asistencia técnica, capacitación y fondos de financiamiento del ganado. Estas acciones fueron encaminadas a apoyar a productores inscritos en el padrón ya existente, para ese entonces. También, se promovió la integración de un nuevo grupo que contempló, además de los productores dedicados a bovinos productores de carne y de doble propósito en forma extensiva; a los de ovinos, caprinos, pequeña lechería familiar y apicultores, que hubiesen demostrado poseer vientres y colmenas, respectivamente. Para el cumplimiento de este reto, el gobierno federal expresó la necesidad de contar con un equipo de profesionistas que tuvieran la capacidad de alcanzar una cobertura total en todo el territorio nacional. Era necesario que contaran con habilidades técnicas para brindar servicio de asesoría, capacitación y que estuvieran organizados de forma tal, que se facilitara la ejecución de un programa único, uniforme y controlable desde un centro estratégico. Siendo la FedMVZ, A.C. el órgano que integra a los Médicos Veterinarios Zootecnistas de México, se contempló la forma de apoyar en este reto, considerando que la colaboración con el gobierno, forma parte de las encomiendas contempladas por la legislación vigente y que se describen en el artículo 50 de la Ley Reglamentaria del Art 5to Constitucional. Desde 2009 la FedMVZ, está encargada de realizar las visitas y verificación del cumplimiento de los compromisos adquiridos por los productores beneficiados con el PROGAN, y el presente documento representa el compendio de los procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades derivadas de esta misión. En esta ocasión se presenta la 4ª. edición del manual de procedimientos. 3 Marco normativo Con el objeto de establecer el marco normativo que justifica esta misión por parte de la FedMVZ, A.C., se presenta un listado de las leyes y normas citadas por orden jerárquico. I. La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, artículo 4º. Párrafo cuarto: establece que toda persona tiene derecho a un medio ambiente adecuado para su desarrollo y bienestar, aspiración que el estado debe materializar y garantizar en beneficio de todos los Mexicanos. Además la fracción XX del artículo 27 del citado ordenamiento, establece que el estado promoverá las condiciones para el desarrollo rural integral, con el propósito de generar empleo y garantizar a la población campesina el bienestar y su participación e incorporación en el desarrollo nacional, y fomentará la actividad agropecuaria y forestal para el óptimo uso de la tierra, con obras de infraestructura, insumos, créditos, servicios de capacitación y asistencia técnica. II. Ley de Desarrollo Rural Sustentable, en su artículo 1º. Promueve el desarrollo rural sustentable del país y propicia un medio ambiente adecuado, considerando dicho desarrollo como de interés público, incluyendo en él la planeación y organización de la producción agropecuaria, su industrialización y comercialización de los demás bienes y servicios. III. Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012. Establece que es necesario fomentar la diversificación de actividades económicas en el medio rural para el mejor aprovechamiento de los recursos y promover actividades no agropecuarias que generen empleo, mayor ingreso y un mejor nivel de vida de la población rural. IV. Programa Sectorial de Desarrollo Agropecuario y Pesquero 2007-2012. Señala como objetivos estratégicos: Elevar el nivel de desarrollo humano y patrimonial de los mexicanos que viven en las zonas rurales y costeras, Abastecer el mercado interno con alimentos de calidad, sanos y accesibles provenientes de nuestros campos y mares, mejorar los ingresos de los productores incrementando la presencia en los mercados globales, promoviendo los procesos de agregación de valor y la producción de bio-energéticos, revertir el deterioro de los ecosistemas, a través de acciones para preservar el agua, el suelo y la biodiversidad, conducir el desarrollo armónico del medio rural mediante acciones concertadas, tomando acuerdos con todos los actores de la sociedad rural, además de promover acciones que propicien la certidumbre en el medio rural V. Reglas de Operación de los Programas de la Secretaría de Agricultura, Ganadería Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, publicadas en el Diario oficial de la Federación el 31 de diciembre de 2010 y reformado el 2 de mayo de 2011. VI. Lineamientos Específicos del Componente Producción Pecuaria Sustentable y Ordenamiento Ganadero y Apícola (PROGAN) del Programa de Uso Sustentable de Recursos Naturales para la Producción Primaria de las Reglas de Operación de los Programas de la Secretaría de Agricultura, Ganadería Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, publicadas en el Diario oficial de la Federación el 31 de diciembre de 2010 y reformado el 2 de mayo de 2011, señala en su artículo 12, los compromisos por estrato y especie pecuaria que los productores elegibles estarán sujetos a cumplir en el periodo 2011 y que en términos generales, se refieren a la implementación de actividades relacionadas con reforestación o revegetación, prevención de enfermedades, suplementación alimenticia, obras de identificación SINIIGA y práctica de conservación de suelo y/o agua. VII. Convenio de Concertación suscrito el 9 de julio de 2008 entre la SAGARPA y la FedMVZ con objeto de conjuntar acciones para ampliar la cobertura y calidad de los servicios veterinarios y transferencia de tecnología para las diferentes ramas y actividades de la producción y la salud animal. VIII. Cuarto Anexo Técnico del Convenio de concertación que tendrá por objeto conjuntar acciones para ampliar la cobertura y calidad de los servicios veterinarios y transferencia de tecnología para las diferentes ramas y actividades de la producción y la salud animal, suscrito entre la SAGARPA y la FedMVZ el 30 de agosto de 2011. 4 Convenio SAGARPA – FedMVZ. 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Justificación del proyecto Dentro del reordenamiento del PROGAN, se estableció como requisito la realización de Evaluaciones Técnicas en cada predio para revisar el avance del cumplimiento de los compromisos suscritos por todos los productores beneficiados con el PROGAN. En este sentido, Los Lineamientos Específicos del Componente Producción Pecuaria Sustentable y Ordenamiento Ganadero y Apícola (PROGAN) del Programa de Uso Sustentable de Recursos Naturales para la Producción Primaria de las Reglas de Operación de los Programas de la Secretaría de Agricultura, Ganadería Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, publicadas en el Diario oficial de la Federación el 31 de diciembre de 2010 y reformado el 2 de mayo de 2011, se describe el siguiente concepto. “Se establecen Evaluaciones Técnicas con objeto de medir los impactos del PROGAN, el SINIIGA y los Programas de Rastreabilidad e Inocuidad de la Miel en las unidades de producción pecuaria beneficiadas, a través de seguimiento físico, documental y de autoevaluaciones. Esta Evaluación Técnica será la herramienta básica para medir los pactado por los Beneficiarios del PROGAN en su Carta compromiso y de adhesión; y será realizada por técnicos en el ejercicio libre de su profesión, previamente autorizados por la SAGARPA; cuyo costo será cubierto por la SAGARPA directamente o mediante convenio con terceros. Dicha Evaluación Técnica será obligatoria, en los términos establecidos en el inciso III del artículo 11 de estos Lineamientos y en el Artículo 21 de las Reglas de Operación, para todos los beneficiarios. Para el caso de los apicultores transhumantes, la SAGARPA establecerá las fechas para realizar las evaluaciones mismas que se efectuarán en la entidad donde el productor presentó su solicitud de apoyo”. Derivado de lo anterior, desde el 9 de julio de 2008, la SAGARPA conviene con la FedMVZ la ejecución de visitas de verificación a efecto de generar la información necesaria para realizar las Evaluaciones Técnicas 2008-2012 a los compromisos adquiridos en la Carta compromiso y de adhesión, firmada por los productores apoyados por el PROGAN. Las condiciones para la realización de estas visitas de verificación se establecen a través de la firma de un Convenio con objeto de conjuntar acciones para ampliar la cobertura y calidad de los servicios veterinarios y transferencia de tecnología para las diferentes ramas y actividades de la producción y la salud animal. Y por cuarta ocasión se firmó un Anexo Técnico para establecer las particularidades del proyecto. Dentro de los compromisos establecidos en el Convenio y Anexo Técnico aludido está la elaboración de un manual de procedimientos que incluyera las actividades realizadas en el Proyecto. El presente documento representa la cuarta edición del citado manual. Objetivos del proyecto El papel de la FedMVZ en el proyecto de verificación, se presenta en el siguiente esquema en el cual se describe la dinámica del PROGAN mediante el recorrido marcado con flechas azules y por otra parte las posibilidades de participación de la FedMVZ marcadas con flechas rojas. El ciclo comienza con la inscripción de un productor al programa de apoyo, si éste cumple con las condiciones que establecen las reglas de operación y sus lineamientos, se integra a un padrón de productores, los cuales serán capacitados en temas relacionados con la adopción de tecnologías de producción sustentables. Cuando se estima que deben haber cumplido con la adopción de esas tecnologías, se realiza una inspección por profesionistas en ejercicio libre de su profesión (PELP) con el objeto de verificar el nivel de cumplimiento y registrar los resultados de la visita. Con la información disponible se constata si adoptó las tecnologías y su producción es sustentable y amigable con el medio ambiente. En este caso los comités estatales emitirán dictamen de cumplimiento y se procederá a generar el apoyo correspondiente. En caso contrario se suspende el apoyo. Como se indicó las flechas rojas discontinuas, señalan las posibilidades de participación de los PELP en el ciclo 17 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 18 de 125 Trámite de registro e inscripción en CADER, DDR Productor Elegido Adopción e implementación de tecnologías sustentables Capacitación Superficie UPP Evaluación del cumplimiento de compromisos Reforestación, revegetación y protección Conservación de suelo y agua Producción sustentable Prevención de enfermedades Inventario Suplementación Identificacion Apoyo económico PROGAN al productor Dictamen normativo y técnico LOCAL 18 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 19 de 125 Objetivo general La “FedMVZ” generará información de alta confiabilidad acerca del nivel de cumplimiento de los compromisos adquiridos por los productores al inscribirse al “PROGAN”, esta información deberá estar disponible, a través de la Coordinación General de Ganadería, para todos los Comités Dictaminadores en cada delegación estatal. La información recopilada servirá para apoyar la toma de decisiones en el sentido de autorizar o no, la continuidad del otorgamiento de apoyos a los productores que cumplieron con los compromisos. Objetivos específicos I. Recopilación de los datos necesarios para evaluar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por los productores beneficiarios del “PROGAN”, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de los Lineamientos Específicos del Componente Producción Pecuaria Sustentable y Ordenamiento Ganadero y Apícola (PROGAN) del Programa de Uso Sustentable de Recursos Naturales para la Producción Primaria, , publicado en el Diario oficial de la Federación el 31 de diciembre de 2010 y reformado el 2 de mayo de 2011, en adelante denominados como los “LINEAMIENTOS”. II. Capacitar y evaluar a profesionales mediante un examen validado por la Coordinación General de Ganadería de la “SAGARPA”. Una vez que hayan aprobado ese examen y hayan sido contratados, los profesionales quedarán inscritos en un Padrón Nacional de evaluadores técnicos del cumplimiento de los compromisos del “PROGAN” avalado por la “FedMVZ”. III. Actualizar el padrón de productores aceptados y pagados por el “PROGAN”, que se encuentran en la base de datos del Sistema de Información “PROGAN” (SI-PROGAN). IV. Georeferenciar las unidades de producción de los beneficiarios del “PROGAN”. V. Por medio de los evaluadores técnicos, visitar a cada uno de los beneficiarios del “PROGAN” y verificar el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos. VI. Informar a la “SAGARPA”, sobre el cumplimiento de los compromisos de cada uno de los beneficiarios. VII. Garantizar la calidad y transparencia de las evaluaciones, por medio de un Programa de Control de Calidad planteado en el Proyecto de Evaluación Técnica presentado por la FedMVZ. VIII. Analizar la información captada de acuerdo a los criterios e indicadores establecidos por la Coordinación General de Ganadería. En su caso, emitir las recomendaciones correspondientes. Compromisos de la FedMVZ en el proyecto Establecer un Comité de Administración del proyecto, cuya función principal será la de aprobar y vigilar el cumplimiento de los compromisos del presente Anexo Técnico. Acuerdos que tomará por mayoría simple. Dicho comité estará integrado por los siguientes organismos y representantes: o Por la FedMVZ.- El Presidente y el Primer Vicepresidente del Comité Ejecutivo Nacional; un representante del Comité de Honor y Justicia; un representante del Consejo de Vigilancia, quienes nombrarán a un representante en caso de ausencia; y el Gerente de la Federación quien actuará como Secretario Ejecutivo o Por la Academia Veterinaria Mexicana, A.C.- El presidente, quien nombrará un suplente en caso de ausencia. 19 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 20 de 125 o Por la Asociación Mexicana de MVZ Especialistas en Bovinos.- El presidente, quien nombrará un suplente en caso de ausencia. Seleccionar, reclutar, capacitar y supervisar a los Coordinadores Estatales conforme al Perfil Profesional establecido en el Sistema de Control de Calidad y Transparencia 2011. Diseñar y ejecutar la estrategia estatal y regional para convocar, seleccionar, reclutar y capacitar a un número aproximado de 930 profesionistas que actuarán como Evaluadores Ganaderos Autorizados. A través de los Coordinadores Estatales planificar, distribuir, calendarizar y supervisar el programa de visitas de verificación del cumplimiento de los compromisos a todos los beneficiarios del “PROGAN”. A través de los Evaluadores Ganaderos Autorizados (EGA) , realizar una visita de verificación del cumplimiento de los compromisos a cada beneficiario del “PROGAN”, evaluando el nivel de cumplimiento de los compromisos. Establecer el sistema de información SI EVALUA para seguimiento y presentación de análisis de resultados a “SAGARPA” Informar a la “SAGARPA” a través de la Coordinación General de Ganadería, de los avances físicos y financieros del Anexo Técnico cuando le sean requeridos. Atender las controversias y reclamos de los productores relacionados con el objeto del presente “CONVENIO”. Apoyarse en los Colegios Estatales, Asociaciones y Academias que la conforman para el mejor desempeño de las actividades objeto del presente Anexo Técnico. Reintegrar a la Tesorería de la Federación, por su parte y/o por conducto de la “SAGARPA”, los recursos federales provenientes del presupuesto previsto en la cláusula tercera, incluyendo los productos financieros generados, que no se hayan aplicado en el cumplimiento del objeto del presente instrumento o bien que al 31 de diciembre de 2011 no se encuentren efectivamente devengados en los términos del artículo 54 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Productos del proyecto 1) Adecuaciones procedentes a los manuales de procedimientos para todas las actividades derivadas del presente Anexo Técnico. 2) Actualizar y mantener el Padrón de técnicos calificados como evaluadores técnicos de los compromisos de los beneficiarios del “PROGAN” y su publicación a través de la página de internet de la FedMVZ. 3) Padrón de productores evaluados actualizado y georeferenciado. 4) Informe del resultado de la evaluación técnica de cada una de las unidades de producción, como lo establece la fracción III del artículo 13 de los “LINEAMIENTOS”. 5) Bases de datos generados a partir de las visitas de evaluación a los beneficiarios del “PROGAN”, que incluyan los datos para verificar los datos contenidos en el SI-PROGAN y la evaluación del cumplimiento de los compromisos adquiridos por los productores. 20 Código OC/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Fecha Emisión 01/07/09 Página 21 de 125 6) Sistema de control de calidad y transparencia de las evaluaciones por medio de un Programa de Control de Calidad planteado en el Proyecto de Evaluación Técnica presentado por la FedMVZ. 7) Informe sobre el grado de cumplimiento de compromisos de los beneficiarios, tanto a nivel Estatal como Nacional. 8) Informe de atención a controversias y reclamos de los productores relacionados con el objeto del presente “CONVENIO”. 9) Informes de avances físicos y financieros y de cierre finiquito del proyecto. Creación de la oficina central Para la atención de este proyecto, la FedMVZ, A.C. estructuró al personal participante de acuerdo con el siguiente organigrama. En él que se señala la creación de una oficina central y un equipo de campo, encargados de la administración del proyecto y de las verificaciones en campo respectivamente. Organigrama general Asamblea General FedMVZ, A.C. CAPE Comité Ejecutivo Nacional Supervisión operativa Gerencia General Gerencia Administrativa Recursos Financieros Recursos Materiales Gerencia Técnica Recursos Humanos Logística y archivo Informática y soporte técnico Capacitación y seguimiento Oficina Central 32 Coordinadores Estatales Titular del Colegio Estatal o Representante de la FedMVZ, A.C. 950 Evaluadores Ganaderos Autorizados Equipo de campo 21 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 22 de 125 Puesto y funciones A continuación se describen los puestos y las funciones establecidas para cada uno de ellos. Puesto: Comité Ejecutivo Nacional. Definición: Es el grupo de personas elegidas por la asamblea de la FedMVZ, A.C. Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero, cuyas funciones se describen en los estatutos y están representadas por el Presidente de la FedMVZ, A.C. Para efectos de la administración del Proyecto, la función del CAPE estriba en designar a los miembros del Consejo de Administración de Proyectos especiales y las que se mencionan a continuación, mismas que serán ejecutadas por el Presidente. Funciones. Representar a la FedMVZ ante la SAGARPA Firmar el Convenio de coordinación entre la SAGARPA y la FedMVZ para el apoyo a la SAGARPA en la ejecución de capacitación, coordinación de campañas, evaluación de programas, entre otros. Firmar los Anexos Técnicos para el establecimiento de compromisos concretos con los profesionistas que participarán. Proponer los Addenda de los Anexos Técnicos cuando sean necesarios. Presidir las reuniones del Consejo Ejecutivo Nacional de la FedMVZ para informar de la situación que guardan los compromisos firmados con la SAGARPA. Presidir el CAPE para efectuar el seguimiento y control de los programas o proyectos a cargo de la FedMVZ En Coordinación con SAGARPA, proponer las actividades necesarias para la ejecución de los compromisos establecidos. Firmar los contratos o convenios para la contratación de recursos humanos, la adquisición de bienes y servicios administrativos, de capacitación y tecnológicos Convenir con los Colegios Estatales la forma de operación de los proyectos y/o programas Disponer de los recursos para la operación del Proyecto. Puesto: Supervisión operativa Definición: Grupo de profesionistas comisionados por el CAPE que tienen como función, vigilar que tanto en las oficinas centrales como en el grupo de trabajo de campo, se apliquen los procedimientos establecidos para el cumplimiento del sistema de calidad Funciones. Vigilar el cumplimiento de los procedimientos implementados. Informar al CAPE sobre inconsistencias y oportunidades de mejora detectadas. Puesto: Titular del colegio estatal Definición: Profesionista designado como Presidente del Colegio Estatal por la asamblea de cada estado. En su caso se trata de un representante interino y temporal comisionado por la FedMVZ. Funciones. Auxiliar al Coordinador Estatal en la logística de operación del proyecto en el estado, facilitando instalaciones, equipo de oficina, internet, espacio para archivo, resguardo de materiales y equipo. Representar formalmente al gremio ante autoridades locales y participar en los grupos de trabajo que se organicen para el seguimiento del proyecto. Establecer un equipo de supervisión para control de calidad de los resultados obtenidos en las verificaciones. 22 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 23 de 125 Puesto: Consejo de Administración de Proyectos Especiales (CAPE) Definición: Grupo de profesionistas ex presidentes de la FedMVZ y MVZ, líderes de opinión y de reconocido prestigio que fueron designados por el Comité Ejecutivo Nacional de la FedMVZ Funciones. Efectuar el seguimiento y control del proyecto derivado del convenio y anexo técnico firmado con la SAGARPA. Vigilar, de manera específica, el estricto apego a la normatividad, reglas de operación y disposiciones oficiales para manejo y liberación de recursos del proyecto, así como el cumplimiento puntual y terminación de conformidad al cronograma previamente determinado. Apoyar la coordinación entre las diversas instancias que participan en el Proyecto. Proponer mecanismos de control para el desarrollo del Proyecto. Revisar los avances del Proyecto. Autorizar la contratación del personal para el desarrollo del proyecto, así como el número de Evaluadores Ganaderos Autorizados y Coordinadores Estatales. Autorizar la contratación de servicios y compra de bienes materiales previo análisis de propuestas Autorizar presupuesto Puesto: Consejo de Evaluación y Seguimiento Definición: Grupo de profesionistas y autoridades de la SAGARPA que fueron designados como representantes de ambas instancias para vigilar la operación del proyecto Funciones. Efectuar el seguimiento y control del proyecto derivado del convenio y anexo técnico firmado con la SAGARPA. Vigilar, de manera específica, el estricto apego a la normatividad, reglas de operación y disposiciones oficiales para manejo y liberación de recursos del proyecto, así como el cumplimiento puntual y terminación de conformidad al cronograma previamente determinado. Apoyar la coordinación entre las diversas instancias que participan en el Proyecto. Proponer mecanismos de control para el desarrollo del Proyecto. Revisar los avances del Proyecto. Puesto: Gerencia General FedMVZ. Definición: Profesional designado por el CAPE de la FedMVZ para dirigir las acciones de la FedMVZ Funciones. Supervisar la elaboración del Anexo Técnico y, en su caso, las adendas correspondientes. Coordinar reuniones periódicas entre SAGARPA y FedMVZ a fin de conciliar conceptos, lineamientos, metodologías del proyecto y los periodos de revisión. Supervisar, programar y dar seguimiento a la elaboración y entrega de productos del proyecto. Revisar el programa de capacitación y prospectos de manual para las capacitaciones de los EGA´s y COES para todo el país. Revisar Cotizaciones y, previa autorización del CAPE, contratar los recursos materiales. Dar seguimiento a cada etapa del proceso del proyecto, diseñar mecanismos de retroalimentación y vigilar que se concluya de acuerdo a los requerimientos de la SAGARPA. Instruir para la liberación de los recursos en las diferentes etapas del proceso. Convenir la capacitación, ejecución y seguimiento. Analizar las necesidades de capacitación para COES y para EGA y cotizar los eventos. Revisar y vigilar la realización de los cursos de capacitación. 23 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 24 de 125 Promocionar en los colegios, solicitar propuestas de ternas para selección de Coordinadores Estatales (COES), seleccionarlos, capacitarlos y contratarlos. Presentar las propuestas de Colegios estatales al CAPE con respecto al personal que cubrirá las vacantes de COES y EGA´s por estado. Puesto: Gerencia Técnica. Definición: Profesional propuesto por la Gerencia general y ratificado por el CAPE para auxiliar al gerente general en los aspectos técnicos relacionados con la operación de la FedMVZ Funciones. Desarrollar los mecanismos para la planeación de las operaciones del proyecto y asegurar que el personal que colabora cuente con los elementos técnicos, materiales y financiaros necesarios para el cumplimiento de los objetivos. Elaboración de los planes de acción a nivel técnico, administrativo, del personal de campo y de los sistemas informáticos, así como los que resulten en el desarrollo de las actividades y proponer mejoras a los mismos. Analizar la distribución geográfica de la UPP y desarrollar los mecanismos para lograr la cobertura total. Diseñar las estrategias de distribución de Unidades de Producción Pecuaria (UPP) por estado y municipio, en sus diversas versiones (preliminares y definitivo), para determinar la cantidad de EGA´s requeridos por estado. Diseño de los sistemas, procedimientos, formatos y herramientas de informática necesarias. Supervisar la ejecución de los planes de acción y coordinar la operación del proyecto a nivel nacional y estatal a través de los Coordinadores Estatales (COES), y presidentes de Colegios Estatales de Profesionistas. Establecer los mecanismos de control para el correcto aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros. Diseñar los mecanismos de control de calidad necesarios para la correcta operación Puesto: Informática. Definición: Profesionista propuesto por la Gerencia técnica y validado por la gerencia general y el CAPE para la atención de los aspectos de soporte técnico para los sistemas informáticos que se manejen en la FedMVZ Funciones. Mantener registro y control del acceso al SI EVALUA a través de claves personalizadas, con el objeto de actualizar padrón de EGA´s activo Proporcionar asistencia técnica relacionada con la operación del SI EVALUA a todo el personal de oficinas centrales, CE, Colegios Estatales, EGA´S, etc., sobre los problemas técnicos presentados en el uso del equipo de cómputo, Internet y paquetería usada. Atender solicitudes de mantenimiento y o corrección al sistema y canalizarla con el proveedor del servicio SI-EVALAUA y establecer registros para el correcto seguimiento de las solicitudes. Servir como enlace con el proveedor del servicio y desarrollo del software SI-EVALAUA. Identificar el origen de los problemas reportados por los EGA´S y COES sobre la operación del SI-EVALUA para canalizar a quién corresponda su solución. Preparar los reportes requeridos por las autoridades de la FedMVZ sobre la información de la contenida en la base de datos del SI EVALUA. 24 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 25 de 125 Puesto: Capacitación y Seguimiento. Definición: Profesionista propuesto por la Gerencia técnica y validado por la gerencia general y el CAPE para la atención de los aspectos relacionados a la capacitación y seguimiento de la aplicación de las habilidades adquiridas para la correcta operación de los proyectos en la FedMVZ Funciones. Organizar los cursos de capacitación para los Evaluadores Ganaderos Autorizados (EGA´s). Coordinar, apoyar y asistir en los eventos de capacitación. Organizar los expedientes y la documentación de los EGA´s aprobados. Asegurar que durante el desarrollo del proyecto se apliquen las habilidades y conocimientos adquiridos durante la capacitación y atender la dudas solicitadas Puesto: Logística y Archivo. Definición: Profesionista propuesto por la Gerencia técnica y validado por la gerencia general y el CAPE para la atención de los aspectos relacionados a la administración de los proyectos en la FedMVZ Funciones. Mantener el registro de control de correspondencia y paquetería que llega a la FedMVZ Mantener una cuenta de correo de la FedMVZ, A.C. específica para el proyecto PROGAN con el objeto de emplearse como archivo de respaldo de las operaciones diarias. Mantener el archivo de las actividades realizadas, reuniones de cuerpos colegiados y agendas de trabajo. Realizar los trámites necesarios para recuperación de gastos de Coordinadores estatales Atención telefónica y presencial a los agremiados y participantes del proyecto. Puesto: Gerencia Administrativa. Definición: Profesional propuesto por la Gerencia general y ratificado por el CAPE para auxiliar al Gerente General en los aspectos administrativos y contables relacionados con la operación de la FedMVZ Funciones. Recomendar, proponer y asegurar que todos los procesos de las áreas técnicas, administrativas, de coordinación estatal y las relacionadas a la evaluación de las UPP, se ajusten a los requisitos básicos para que sean medibles y auditables, conforme a las normas aplicables vigentes. Coordinar, conjuntamente con la Gerencia General, el presupuesto para la asignación de recursos de conformidad a las disposiciones oficiales y normativas ya establecidas para este programa. Diseñar y operar los procedimientos para la liberación de recursos para el cumplimiento de metas: cotizaciones, necesidades de equipo, personal y comisiones requeridas para el desarrollo del programa calendario ya asignado. Diseñar e implementar los formatos, informes, oficios y lo necesario, a fin de que cada operación financiera o liberación de recursos tengan el sustento legal y administrativo con oportunidad y claridad. Operar con autorización del CAPE y la Gerencia General las cuentas bancarias destinadas a la asignación de partidas presupuestarias conforme a la programación autorizada para el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Asegurar el respaldo de cada operación financiera en apego a las disposiciones administrativas y fiscales vigentes y mantener el archivo con los documentos. Establecer, en su área, los controles y procesos en apego a las disposiciones normativas para la contratación, la compra y ejecución del gasto de manera mensual y programada. 25 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 26 de 125 Puesto: Recursos Humanos. Definición: Profesionista propuesto por la Gerencia Administrativa y validado por la gerencia general y el CAPE para la atención de los aspectos relacionados a la contratación del personal que participa en la operación de los proyectos en la FedMVZ, A.C. Funciones. Realizar la gestión para el proceso de contratación del personal necesario para el proyecto. Integrar los expedientes de los COES y EGA aprobados con la documentación correspondiente. Generar la base de datos que permita cuantificar el avance del trabajo, elaboración de informes, asignación de recursos para el cumplimiento de metas, liberación de los pagos de honorarios e integrar información para la publicación de convocatorias para la preselección, selección, capacitación, evaluación y contratación del personal técnico requerido. Llevar el seguimiento de los pagos de los contratos de personal por honorarios y COES y EGA, apoyar la validación de las solicitudes de pago y verificar la realización de los pagos. Aplicar los procedimientos de finiquito de las actividades del personal contratado para el proyecto y llevar control de su realización. Puesto: Recursos Materiales. Definición: Profesionista propuesto por la Gerencia Administrativa y validado por la gerencia general y el CAPE para la atención de los aspectos relacionados a la contratación de servicios y compra de bienes materiales necesarios en los proyectos de la FedMVZ Funciones. Garantizar la aplicación de políticas, lineamientos y procedimientos para la adquisición de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades del programa, de conformidad con la normativa establecida por el Consejo de Administración de Proyectos Especiales (CAPE) de la FedMVZ, A.C. Asegurar la aplicación óptima de los recursos en el proceso de adquisiciones, buscando las mejores condiciones que garanticen precio calidad y oportunidad. Atender con prontitud y eficacia las solicitudes de abastecimiento que se presenten para desarrollo de las funciones de las áreas sustantivas y administrativas. Establecer los sistemas, formas o procedimientos que salvaguarden la existencia de los equipos o bienes adquiridos. Asegurar que los actos relativos a las adquisiciones se ajusten a lo presupuestado, programando, autorizado y a los ordenamientos y disposiciones normativas vigentes Efectuar las cotizaciones correspondientes para las adquisiciones de los bienes o servicios instruidos, presentar al Gerente General y al CAPE para aprobación y ejecutar el procedimiento correspondiente para la contratación y/o adquisición. Preparar la documentación que soporte la adquisición de los bienes y servicios, resguardar la documentación y remitir los soportes necesarios para efectuar los pagos. Dar seguimiento a la asignación de bienes a los COES y EGA y llevar control de los resguardos. Puesto: Coordinadores Estatales. Definición: Médico Veterinario Zootecnista propuesto por el colegio estatal y ratificado por el CAPE para la coordinación de las actividades que se desarrollan en un estado o región estratégica del país Funciones. Supervisar el trabajo de los Evaluadores Ganaderos Autorizados (EGA) y verificar que se realice de acuerdo a los procedimientos establecidos. Diseñar las estrategias locales de visita para sus EGA´s y verificar la compatibilidad con los procedimientos establecidos. 26 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 27 de 125 Realizar la distribución de acuerdo a las recomendaciones y especificaciones dictadas por la Gerencia Técnica. Valorar la eficiencia de tiempo y uso de recursos en las rutas trazadas y proponer los cambios o adecuaciones pertinentes de forma oportuna para el mejoramiento de estrategias o planes de trabajo. Dar seguimiento, supervisar la calidad y veracidad de las evaluaciones a nivel estatal. Resolver cualquier problema que se vaya presentando en el proceso y realizar visitas esporádicas y sorpresivas a los EGA´s en las unidades de producción. Promover la coordinación con los Presidentes Estatales de los Colegios. Coordinar, conjuntamente con los presidentes estatales y la SAGARPA, la realización de reuniones con las autoridades locales para la ejecución de la campaña de información y sensibilización de productores. Integrar la información documental para la contratación de los EGA, dar seguimiento a la capacitación y a la contratación y pago de los honorarios de los ETA Rendir informes periódicos del avance del Proyecto en la región y enviar los requerimientos de pago a los ETA. Recibir los finiquitos de los EGA y hacer la entrega correspondiente a los Colegios Estatales. Puesto: Evaluadores Ganadero Autorizados. Definición: Médico Veterinario Zootecnista o profesional de áreas afines, que participa en los trabajos de campo y que fue seleccionado por convocatoria abierta y avalado por el colegio de MVZ del estado Funciones. Realizar las visitas de verificación a las Unidades de Producción Pecuaria inscritas al padrón de PROGAN. Realizar la verificación del cumplimiento de los compromisos asumidos por los productores beneficiados del PROGAN y aplicar las encuestas a los productores beneficiados del PROGAN. Determinar la posición geográfica de las Unidades de Producción Pecuaria Capturar la información obtenida de las encuestas en el sistema SI-EVALÚA. Notificar e informar en todo momento de los eventos suscitados en las encuestas realizadas. Realizar las reuniones vecinales necesarias con las autoridades locales para informar y establecer las rutas para el levantamiento de encuestas y evaluaciones. Utilizar el equipo que recibe a resguardo y aplicar las medidas de seguridad necesarias para protegerlo y conservarlo Mantener informado a las autoridades de la FedMVZ sobre cualquier anomalía que se presente. 27 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 28 de 125 Macroproceso de verificación de los compromisos En el siguiente diagrama de flujo se explica el macroproceso de operación general en el proyecto de verificación. En dicho proceso participa la CGG de SAGARPA, el Operador del Sistema informático SI EVALUA V4, la FedMVZ, los Coordinadores Estatales (COES) y los Evaluadores Ganaderos Autorizados (EGA). Objetivo Establecer las acciones generales necesarias para la verificación de los compromisos adquiridos por los productores beneficiarios del PROGAN. Alcance Inicia con la recepción de la base de datos con el universo de atención y termina con la entrega de las bases de datos que integran la información necesaria para la emisión de dictamen por parte del comité estatal. Políticas Los productos entregables y sus características se describen en el anexo técnico correspondiente. Responsabilidades El Gerente General supervisará los avances en la realización de los entregables Áreas involucradas Gerencia Técnica Gerencia Administrativa 28 Código OC/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Fecha Emisión 01/07/09 Página 29 de 125 Macroproceso verificación de compromisos SAGARPA SI-EVALUA FedMVZ COES EGA Base de datos Listado de UPP´s Elabora procedimientos Define rutas y supervisa acciones Imprime cuestionarios Prepara rutas Realiza reuniones vecinales de orientación Realiza visitas y verifica cumplimiento de ocmpromisos Supervisar control de calidad Aplica criterios de cumplimiento Genera reportes con información sobre cumplimiento Dictamen por Comité Técnico 29 Captura información Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 30 de 125 Manual de Procedimientos Oficina Central de la FedMVZ, A.C para la verificación 2011 Agosto de 2011 30 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 31 de 125 Planeación de las actividades Administración del proyecto Objetivo Establecer las acciones necesarias para la implementación del sistema para la administración del proyecto con objeto de cumplir con las metas establecidas en el anexo técnico correspondiente. Alcance Se aplicará este procedimiento desde la incubación del proyecto hasta el cierre finiquito del mismo y cancelación de la cuenta correspondiente. Políticas El compromiso que la FedMVZ, A.C. adquiere es responsabilidad del gremio veterinario y requiere la participación de todo el personal sin distinción de origen, credo, o ideología Las CGG de SAGARPA comunicará las necesidades específicas en cada Anexo Técnico y será labor del equipo de planeación de la FedMVZ, A.C. encontrar los mecanismos para satisfacer esas necesidades. Para efectos de control de las operaciones, el Consejo de Administración de Proyectos Especiales es el único facultado para autorizar las acciones, programas, estrategias y cambios a realizar durante la operación de este proyecto Implementar un sistema de calidad para el proyecto de verificación de compromisos del PROGAN Establecer un procedimiento estándar para el proyecto de verificación de compromisos del PROGAN, con objetivos y criterios claros. Establecer una visión ordenada clara y compartida del proyecto. Aportar un plan integrado que sea del conocimiento de todos los involucrados y que describa claramente el papel que deberán desempeñar. Definir y documentar una visión y misión en este proyecto, destacando el cómo lograrlo. Registrar y actualizar todos los cambios en documentos de manera estructurada y consistente. Colocar a las Gerencias General, Técnica y Administrativa como líderes del compromiso. Asegurar el funcionamiento de los procedimientos y confirmar que se cumplan en tiempo y forma Comparar periódicamente lo real con el plan original y presentar las diferencias y sus explicaciones para concientizar a todo el personal en el concepto de mejora continua. Documentar las lecciones aprendidas. Responsabilidades La Gerencia General presentará un informe mensual sobre los avances en cada fase del proyecto y solicitará las autorizaciones necesarias para la operación. La Gerencia Técnica auxiliará a la Gerencia General en el desarrollo de planes, procedimientos y estrategias para la correcta operación del proyecto La Gerencia Administrativa auxiliará a la Gerencia General en el control y administración de los recursos humanos, financieros y materiales. La revisión de este procedimiento corresponde a la Gerencia Técnica y General 31 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 32 de 125 Áreas involucradas FedMVZ. Presidencia. FedMVZ. Gerencia General. FedMVZ. Gerencia Técnica. FedMVZ. Gerencia Administrativa. Coordinación General de Ganadería de la SAGARPA La administración del proyecto implica llevar a cabo las acciones que se describen en el siguiente diagrama. El Inicio corresponde a la elaboración de un documento titulado iniciativa del proyecto, después en la fase de Planeación, se elabora el plan general del proyecto, se pone en marcha a través de la fase de Ejecución, se verifican los resultados en la fase de Control y se evalúan avances para determinar si se ha cumplido el programa (Programado es igual a resultado) en caso afirmativo se continúan las actividades sin cambios, sin embargo si se detectan problemas, se regresa a la fase de planeación para analizar estrategias que resuelvan las deficiencias detectadas. Inicio Planeación Ejecución Control No Proyecto terminado? Si Si No Cierre Programado = Resultado Cada una de las fases, representa un grupo de documentos que se deben elaborar para mantener el control sobre las actividades y que representan el contenido del manual de calidad. Se presenta el diagrama general que ejemplifica los diversos documentos y su interrelación Planeación para la ejecución del proyecto. Objetivo. Presentar las acciones y documentos que se deben elaborar para justificar el proceso de planeación, ejecución y control del proyecto. Políticas. Para Ejecutar el Proyecto la FedMVZ deberá realizarse un proceso amplio y profundo de planeación, con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos, metas y productos que se 32 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 33 de 125 tienen previstos en el Proyecto, los recursos necesarios para lograr dichos objetivos, metas y productos, los costos y los tiempos necesarios, así como la organización que deberá desplegarse para ello y para su seguimiento y control. Con la información proporcionada por la CGG, el Gerente General del Proyecto y el Gerente Técnico, principalmente, deberán, planear, programar y organizar el trabajo en forma previa a la ejecución y presentando para aprobación a las instancias de decisión correspondientes. Los elementos derivados de la planeación, programación y organización deberán consensarse con todos los involucrados. El cronograma de actividades deberá considerar los compromisos establecidos con la SAGARPA, tanto en forma, como en tiempo. El CAPE y la CRyS deberán autorizar los resultados del proceso y la estrategia prevista. La Comisión de Regulación y Seguimiento del Proyecto (CRyS) dará seguimiento a todo el proceso de planeación, programación y organización se prevean todos los recursos requeridos para la ejecución del proyecto: recursos financieros, recursos humanos a contratar, mecasnimos de capacitación, recursos materiales como oficinas y equipo de cómputo por estado, GPS, cámaras, cuestionarios impresos, mapas y credenciales; sistemas informáticos, procedimientos; campaña de sensibilización y de comunicación a los productores sobre el levantamiento de información, material del PROGAN; cargas de trabajo definidas; etc. Áreas Involucradas. FedMVZ. Gerencia General. FedMVZ. CEN. CRISI. SAGARPA-CGG. Este procedimiento implica la elaboración de los documentos necesarios para la administración profesional del proyecto Iniciativa del proyecto: Documento que busca responder a los cuestionamientos sobre justificación y propósito del proyecto, descripción del producto o servicio, definir a los participantes y sus expectativas, establecer las necesidades del contratante así como sus requerimientos y especificaciones, restricciones que pudieran limitar las respuestas esperadas, descripción del escenario supuesto para la planeación y finalmente una reseña con la información histórica más relevante. Planeación del proyecto: Se trata de un documento que se elabora a partir de la autorización del documento anterior y que consta de las siguientes secciones: Declaración de alcance, estructura de descomposición del trabajo, Programa del proyecto, Diagrama organizacional, matriz de roles y funciones, matriz de comunicación, Calendario de eventos, reportes permanentes y extraordinarios, matriz de administración de riesgos, mapa de riesgos, sistema de control de cambios, lecciones aprendidas, precedentes o benchmarking, diagrama de causa efecto, listas de verificación, estimación de costos, presupuesto, programa de erogaciones y matriz de abastecimientos. Dentro de la fase de ejecución se realizará el proceso de integración del grupo, la distribución de la información, el programa de aseguramiento de la calidad y la administración de recursos, la actualización de los estados de cuenta y requisiciones de pago. La fase de control establece la supervisión del programa mediante la revisión de reportes diarios y finalmente en la fase de cierre comprende la elaboración de entregables y cierre técnico y administrativo. 33 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 34 de 125 Inicio Planeación Ejecución Control Alcance Declaración de alcance Iniciativa formal del proyecto Control del programa Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) Justificación y propósito Supervisión Programa del proyecto Integración del equipo Descripción del producto o servicio Participantes y sus expectativas Reportes de avance (Diario, Semanal, Mensual) Diagrama organizacional Informes técnicos Matriz de roles y funciones Informes financieros Necesidades del contratante Requerimientos y especificaciones del contratante Restricciones que limitan la respuesta Escenarios supuestos para la planeación Información histórica relevante Distribución de la información Matriz de comunicación Comunicados, oficios, minutas Calendario de eventos Control de cambios Reportes permanentes y extraordinarios Lecciones aprendidas Matriz de administración de riesgos Control de calidad Mapa de riesgos Sistema de control de cambios Control Presupuestal Lecciones aprendidas Autorización Aseguramiento de la calidad Precedentes (Benchmarking) Cierre Diagrama de causa-efecto Listas de verificación Administración de concursos y cotizaciones Estimación de costos Presupuesto Estados de cuenta de contratos Programa de erogaciones Cierre administrativo Cierre contractual Entregables Requisiciones de pago Lecciones aprendidas Matriz de abastecimientos 34 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 35 de 125 Autorización del proyecto y liberación de recursos Objetivo Establecer las acciones necesarias para efectuar el trámite de autorización del proyecto y la liberación de recursos. Políticas La FedMVZ No podrá comprometerse a iniciar operaciones si no se tiene depositado el recurso en la cuenta bancaria específica. El único canal de comunicación entre la FedMVZ y la CGG de SAGARPA será la gerencia general Áreas involucradas FedMVZ. Gerencia General FedMVZ Gerencia Técnica FedMVZ Gerencia Administrativa. SAGARPA. 35 Código OC/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Fecha Emisión 01/07/09 Página 36 de 125 Autorización de proyecto y liberación de recursos Gerencia Técnica Gerencia Administrativa Gerencia General CGG SAGARPA 1) Elaborar iniciativa del proyecto 2) Elaborar: Presupuesto 3) Elabora Anexo Técnico 4) Revisar 5) Revisar Si 6) ¿Propone cambios? 7) Valorar cambios No 8) Integra recomendaciones o cambios 11) Elabora documento de planeación: Declaración de alcance Estructura de descomposición del trabajo Programa del proyecto Diagrama organizacional Matriz de roles y funciones Matriz de comunicación Calendario de eventos Reportes permanentes y extraordinarios Mapa de riesgos Sistema de control de cambios Precedentes o benchmarking Diagrama de causa efecto Listas de verificación 9) Autoriza trámite 10) Elaborar: Presupuesto definitivo Programa de erogaciones Matriz de abastecimientos Si 12) Solicita pormenores? 13) Integrar información y Detallar pormenores No 14) Solventa requerimientos Si 15) Liberar recursos 36 No Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 37 de 125 Descripción del proceso No. Identificador Responsable 1 Elaborar iniciativa proyecto 2 Elaborar presupuesto 3 Elaborar Anexo Gerencia Técnico administrativa 4 Revisar Gerencia General 5 Revisar CGG SAGARPA 6 Propone cambios CGG SAGARPA 7 Valorar cambios Gerencia General 8 9 del Gerencia Técnica Gerencia administrativa Integra recomendaciones Gerencia Técnica o cambios Autoriza el CGG SAGARPA trámite 10 Elaborar presupuesto definitivo 11 Elaborar documento planeación Gerencia administrativa de Gerencia Técnica Actividades Elaborar documento que explique los siguientes puntos: Justificación y propósito Descripción del producto o servicio Participantes y sus expectativas Necesidades del contratante Requerimientos y especificaciones del contratante Restricciones que limitan la respuesta Escenarios supuestos para la planeación Información histórica relevante Elaborar documento que desglose el presupuesto basado en el análisis de ciclos anteriores Elaborar el anexo técnico correspondiente de acuerdo a las normas establecidas por el contratante Revisar los documentos iniciativa y presupuesto Revisar que los documentos sean congruentes con la normativa vigente En su caso, Presentar las adecuaciones u observaciones a los documentos presentados Si: Continua en el punto 7 No: Continuar en el punto 9 Revisará los cambios propuestos y evaluará la pertinencia de aplicarlos considerando la capacidad de respuesta del grupo. Recomendar los cambios necesarios al responsable del documento. Aplicará los cambios solicitados y apoyará para que se efectúen con forme a las necesidades del contratante Iniciar trámite de gestión de liberación de recursos Elaborar: Presupuesto definitivo, el Programa de erogaciones y la Matriz de abastecimientos y analizará la compatibilidad con las operaciones de campo Elaborar documento de planeación que especifique la siguiente información: Declaración de alcance Estructura de descomposición del trabajo Programa del proyecto Diagrama organizacional Matriz de roles y funciones Matriz de comunicación Calendario de eventos Reportes permanentes y extraordinarios 37 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 38 de 125 12 Solicita pormenores 13 Integrar información detallar pormenores 14 Solventa requerimientos CGG SAGARPA 15 Liberar recursos CGG SAGARPA CGG SAGARPA y Gerencia General Mapa de riesgos Sistema de control de cambios Precedentes o benchmarking Diagrama de causa efecto Listas de verificación Solicitar nueva información o aclaración en caso necesario Si: seguir al punto 13 No: seguir al punto 15 Recopilará los documentos definitivos sobre la planeación de ambas gerencias, integrará la información y en su caso realizar las aclaraciones solicitadas por el contratante Analizar la información extra solicitada y verificar si cumple con los requerimientos SI: seguir al punto 15 No: Seguir al punto 14 Libera recursos y los deposita en la cuenta específica 38 Código OC/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Fecha Emisión 01/07/09 Página 39 de 125 Apertura de cuenta bancaria Objetivo Establecer las acciones para contratar una cuenta bancaria para el manejo de los recursos Políticas La normativa para el manejo de recursos deberá ser compatible con lo establecido por los órganos de control del la CGG de SAGARPA. Áreas involucradas FedMVZ. Gerencia de Administrativa. SAGARPA. Institución Bancaria. 39 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 40 de 125 Diagrama. 40 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 41 de 125 Diagrama. 41 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 42 de 125 Manejo de Recursos Objetivo Establecer las acciones para tramitar los pagos correspondientes a bienes y/o servicios que se deriven de la ejecución del proyecto. Políticas La FedMVZ No podrá proporcionar anticipos por la enajenación de bienes o servicios. Áreas involucradas FedMVZ. Gerencia de Administración. SAGARPA. Institución Bancaria. 42 Código OC/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Fecha Emisión 01/07/09 Página 43 de 125 Manejo de recursos Interesado Auxiliar Administrativo Gerencia Administrativa Tesorero FedMVZ Presidente FedMVZ 1) Solicitar Recurso y entregar facturas 2) Definir la vía de cobro 3) Recuperación de gastos? Si 4) Solicitar factura (s) No 5) Pago a proveedores Si 6) Solicitar factura (s) No 7) Recuperación de caja chica? Si 8) Llenar formato 9) Elaborar lista de pagos y clasificarlos 10) Verificar bien o servicio No No 11) ¿Procede? Si 12) Registrar 13) Programar cheque o transferencia 14) Autorizar 15) Autorizar 16) Entregar cheque o transferencia e informar 17) Archivar respaldo documental 18) Aclarar controversia 19) Fin 43 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 44 de 125 Contratación y desarrollo del software. Objetivo. Contar con una herramienta que permita la integración de información a nivel nacional y facilite la evaluación de los compromisos contraídos por los productores. Políticas. El sistema debe permitir la generación de reportes de avances en tiempo real, necesarios para llevar a cabo la supervisión de actividades y establecer un diagnóstico oportuno de la situación en campo El software se desarrollará en un ambiente de uso vía internet, que facilite el acceso desde cualquier lugar de la República. Se crearán cuentas de usuario específicas para cada nivel cuidando siempre la confidencialidad de la información. El sistema será constantemente revisado con el fin de proponer mejoras antes durante y al término de cada ciclo de verificaciones. El proveedor del servicio deberá entregar los productos comprometidos que se deriven de la operación del sistema, mismos que incluyen bases de datos y software del sistema asi como el manual de operación correspondiente. Áreas involucradas. Gerencia Técnica. Área de Informática. 44 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Oficina Central Código OC/GE-01-01 Fecha Emisión 01/07/09 Página 45 de 125 Diagrama. 45 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 46 de 125 Distribución del universo en áreas de trabajo. Objetivo. Definir la parte del universo de productores apoyados que le corresponde atender a cada Coordinador Estatal y el número de UPP por evaluar a cada Evaluadores Técnicos, con objeto de realizar una adecuada distribución de responsabilidades así como su control para el cumplimiento del objetivo del proyecto. Políticas. El número de productores a visitar está definido por el universo de beneficiarios del PROGAN 2010, que fueron apoyados por el PROGAN 2009. Para la ejecución del Proyecto se deberá establecer cargas de trabajo, lo más uniformemente posible, a cada técnico contratado con base en la metodología que para ello se formuló. La carga de trabajo, o sea el número de UPP a evaluar por cada Técnico Autorizado, deberá considerar los aspectos geográficos que faciliten o dificulten el acceso a las UPP. La Comisión de Regulación y Seguimiento del Proyecto Interna (CRyS) dará seguimiento a todo el proceso de definición de cargas de trabajo, particularmente, se asegurará de que la información requerida esté disponible, que se realicen estas actividades en forma congruente con la planeación y que se tomen las medidas necesarias para que el SIEVALUA opere con eficiencia, a fin de que e obtenga de él la información convenida. Áreas Involucradas. Gerencia General Gerencia Técnica CRyS Coordinadores Estatales Evaluador Ganadero Autorizado (EGA´s) 46 Código CIERRE/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Fecha Emisión 15/02/11 Página 47 de 125 Distribución del universo en áreas de trabajo Proveedor del SI EVALUA Gerencia Técnica Coordinador Estatal Generar bases de datos No UPP GPS No EGA Definir criterios para análisis y asignación de nuevas areas Criterios de asignación Datos calculados (IFA, DU, etc) No EGA´s Errores detectados Aplicar criterios y asignar áreas Generar archivo de asignación para carga al sistema Integrar archivos y solicitar carga al sistema Carga de archivo de asignación Informar de la carga al sistema y solicitar revisión de campo Si Revisar asignación con cada EGA Hay errores? No Reportar como listo para operación de campo Asignar UPP a cada EGA 47 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 48 de 125 Integración del padrón de EGA´s Objetivo. Contar con los candidatos idóneos especialistas para la ejecución del proyecto. Políticas. La convocatoria está dirigida a MVZ y carreras afines, es abierta y se publicará en la página de la FedMVZ, A.C. Para la fase de preselección de candidatos, sólo se recibirán candidatos que cubran los requisitos indicados en la convocatoria. Se atenderá sólo a los candidatos que reúnan y envíen la documentación completa o bien que acrediten la falta de alguno de ellos y se comprometan a resolver antes del término de su contrato. Áreas involucradas. FedMVZ. Gerencia General. FedMVZ. Gerencia Técnica. Colegios, Universidades y Asociaciones. Candidatos. SAGARPA. Proceso de integración del padrón de EGA Evaluador Ganadero Autorizado Coordinador estatal Colegio Estatal FedMVZ Aspirante 1) Evaluación del desempeño ciclo anterior 2) Propuesta de reingreso 3) Presenta solicitud 4) Convocatoria 5) Capacitación 6) Evaluación 7) Valida lista aceptados 8) Integrar padrón e informa a SAGARPA para autorización 9) Visitas de campo 10) Cierre 48 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 49 de 125 No. Identificador Responsable 1 Evaluación de EGA desempeño ciclo COES anterior Colegio Estatal 2 Propuesta reingreso 3 Presenta solicitud Aspirante 4 Convocatoria FedMVZ 5 Capacitación FedMVZ 6 Evaluación FedMVZ 7 Valida lista de Colegio Estatal aceptados 8 9 10 de EGA COES Colegio Estatal Integrar padrón e informa a FedMVZ SAGARPA para autorización EGA Visitas de campo COES Colegio Estatal EGA Cierre COES Colegio Estatal Actividades Realizar evaluación de desempeño considerando el avance logrado en el periodo anterior (eficiencia), el número de error (Eficacia) detectados, habilidades extracurriculares y actualización técnica. El proceso de evaluación del ciclo anterior, debe ser ejecutado por los tres participantes. Solo aquellos que cumplan con el perfil será considerados como reingresos. Calcular no de vacantes disponibles y elaborar la convocatoria especificando el número de vacantes disponibles. El aspirante a EGA deberá entregar toda su documentación y aceptará la disponibilidad de vacantes Publicar convocatoria para MVZ y profesiones afines, establecer el perfil Elaborar programa de capacitación, basado en la estrategia de educación a distancia, medio electrónicos y TI Realizar examen de selección a todo el personal y establecer cortes con el mínimo requerido de acuerdo a las condiciones locales y generar lista de aceptados Validar la lista de aceptados y señalar profesionistas que tengan algún antecedente en sus servicios profesionales, los cuales representen riesgos para el desempeño de la comisión. Presentar el listado a la CGG SAGARPA para autorización y publicación por medios electrónicos Generar los oficios de comisión y presentación y los gafetes de identificación para el personal que fue ingresado al padrón de EGA Realizar actividades y cerrar conforme a las fechas comprometidas 49 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 50 de 125 Capacitación Registro, capacitación y evaluación de candidatos. Objetivo. Contar con elementos de control para selección de candidatos capacitados para la ejecución del proyecto. Contar con Evaluadores Técnicos Autorizados capacitados para la ejecución del proyecto. Políticas. Sólo se aceptarán candidatos a aquellos que hayan cubierto los requisitos establecidos en la convocatoria. Todos los candidatos que recibieron la capacitación, tendrán derecho a ser evaluados en igualdad de condiciones. Áreas involucradas. Capacitación y Seguimiento Recursos Humanos Evaluadores Técnicos Autorizados (EGA´s) Coordinadores Estatales Candidatos Capacitación y ejecución 50 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 51 de 125 Planeación de la capacitación Planeación de capacitación Comité Organizador/Colegio estatal FedMVZ Proveedor de servicios Entregar formato de solicitud de proyecto de capacitación Llenar formato Desarrollar anteproyecto No Autoriza propuesta? Establecer proyecto definitivo Si Firmar proyecto Cumplir compromisos detonantes Definir programa Cotizar y contratar servicios Firmar contrato de prestación de servicios Promoción y difusión Logística de operación Desarrollar modulo de capacitación y/o manuales Realización del curso Evaluación de participantes y del curso Fin 51 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 52 de 125 Contratación Reingreso y nuevo ingreso. Objetivo. Formalizar la relación laboral de los Evaluadores Ganaderos Autorizados con la FedMVZ, para la realización del proyecto. Políticas. Sólo se contratará a los candidatos que hayan asistido a los cursos de capacitación y hayan obtenido una evaluación de acuerdo a los parámetros establecidos. Áreas involucradas. Capacitación y Seguimiento Recursos Humanos EGA´s Coordinadores Estatales 52 Código CIERRE/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Fecha Emisión 15/02/11 Página 53 de 125 Procedimiento contratación reingreso y nuevo ingreso Aspirante a Evaluador Ganadero Autorizado Coordinador Estatal Colegio estatal FedMVZ Inicio 1) Nuevo ingreso No 2) Evaluar desempeño en ciclo anterior y elaborar propuesta de reingreso 3) Validar listado de reingreso Si 4) Recibe listado de propuestas a reingreso 5) Consultar Convocatoria y aclarar dudas 6) Resolver dudas 7) Envíar correos con documentación y requisitos 8) Verificar documentación completa 9) Documentos completos No Si 10) Programar capacitación y examen 11) Presentarse a capacitación y examen 12) Aprobó curso No 13) Reintentar en el siguiente ciclo 14) Validar lista de aprobados Si 15) Integrar Padrón EGA 2010 16) Elaborar contrato 17) Emitir credencial Fin 53 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 54 de 125 Actualización padrón de EGA Actualización de padrón de EGA´s Coordinación de capacitación y seguimiento Administrador SI EVALUA Coordinador Estatal EGA 1) Publicar Padrón de EGA´s 2) Generar Reporte de EGA Activos 3) ¿Coinciden listados? Si 4) Verificar rendimiento de EGA´s No Si 5) ¿Concluyeron comisión? 6) ¿Rendimiento aceptable? No No 7) Decidir cambios 8) ¿Afectan al padrón? Si 9) ¿Requiere reservas? Si No 10) Solicitar reservas Si No 11) Aplicar procedimiento selección reservas 12) Actualizar reporte de inconsistencias Renuncias Deserciones Bajas Sanciones Errores 13) Actualizar padrón 14) Cierre 54 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 55 de 125 No Actividad Responsable 1 Publicar padrón de EGA´s Coordinadora Capacitación 2 Generar Reporte de EGA´s activos Administradora del SI EVALUA 3 Coinciden datos del PADRON con SI EVALUA Coordinadora Capacitación 4 Verificar rendimiento EGA´s de Coordinador Estatal 5 Concluyeron comisión su Evaluador Autorizado 6 Rendimiento aceptable Coordinador Estatal 7 Decidir cambios Coordinador Estatal 8 Afectan al Padrón Coordinador Estatal 9 Requiere reservas Coordinador Estatal 10 Solicitar reservas Coordinador Estatal 11 Aplicar procedimiento selección reservas de de de de Ganadero Coordinador capacitación seguimiento de y 12 Actualizar reporte de inconsistencias Coordinador Estatal 13 Actualizar padrón Coordinadora Capacitación Seguimiento 14 Cierre Evaluador Autorizado Descripción Publicar el padrón de EGA´s resultado del proceso de selección de la 1a y 2da convocatorias. Dicho documento deberá integrar únicamente al personal de EGA´s que ha sido contratado para el ciclo de verificación vigente. Con el padrón y distribución cargados en el sistema, generará un reporte sobre los EGA´s que están activos en el sistema, considerando: No de Zona, ID de la ZONA y Nombre del EGA Al realizar los comparativos entre el padrón de EGA´s y personal activo, determinar si coinciden ambos registros continuar de acuerdo al siguiente criterio Si: continuar al paso 4 No: seguir en el paso 13 Vigilar y evaluar el rendimiento de cada EGA, así como las habilidades extracurriculares y programa de trabajo para determinar adecuaciones y cambios necesarios para alcanzar los objetivos planteados. Determinar si el EGA agotó el periodo de comisión autorizado y actuar de acuerdo al siguiente criterio No: Seguir al paso 6 Si: continuar al paso 14 Evaluar si el rendimiento del EGA es aceptable y mantiene un ritmo que le permita concluir en tiempo el compromiso No: continuar al paso 7 Si: Regresar al paso 4 Aplicar los cambios pertinentes para mantener el ritmo y avance programado. En su caso, consultar estrategia con la Gerencia Técnica para orientar resultados Establecer si los cambios que aplica causan una afectación al padrón No: regresar al paso 4 Si: continuar con el paso 9 Determinar si los cambios aplicados requieren de la incorporación de personal de reservas Si: Continuar en el paso 9 No: Seguir en el paso 12 En caso de que no tenga quien cubra, solicitará autorización a la Gerencia General de la FedMVZ para solicitar al Coordinador de Capacitación y seguimiento que aplique procedimiento de selección para obtener personal de reserva que cubra las zonas vacantes Aplicar procedimiento de selección de personal de reserva para cubrir zonas vacantes Actualizar el reporte acumulado de cambios en su personal indicando Renuncias: Personal que decide retirarse por convicción propia, haciendo entrega formal y documentada de su puesto Deserciones: Personal que se retira sin hacer entrega formal y documentada del puesto. Bajas: Personal que es retirado por decisión de su COES, debiendo justificar por escrito los motivos y mostrando las evidencias que respaldan su decisión Sanciones: Personal que ha cometido alguna falta en el desempeño de su puesto Errores: documentar los errores detectados para que sean corregidos de inmediato. de y Ganadero Con la información generada, deberá actualizar el padrón que se encuentra publicado en la página de la FedMVZ, anotando la última fecha de revisión. Una vez que terminó el periodo de comisión establecido por la FedMVZ para la realización de las actividades de campo de la verificación, aplicará el procedimiento de cierre para concluir las operaciones. 55 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 56 de 125 Emisión y entrega de gafetes de identificación como EGA Emisión y entrega de gafetes de identificación como EGA FedMVZ Proveedor externo Colegio Estatal Coordinador Estatal EGA 1) Actualiza padrón de EGA 1a) reportes de robos, daños o extravío 2) Determina demanda de gafetes 3) Hay demanda? Si No 4) Envía formato para gafetes 5) Fin 6) Convoca EGA´s, recopila elementos y/o actualiza gafetes No 7) Aporta elementos o presenta gafete o acta extravío, daño o robo 8) Sella actualización y valida información 9) ¿Ultimo EGA? 10) Valida formato y la información Si 11) Envía elementos a proveedor 12) Elabora gafetes 13) Registra y envía gafetes 14) Entrega gafetes pendientes 15) Firma resguardo 16) Conserva archivo de resguardo 17) Notifica resultado 18) Actualiza informe de avance, citando activos y bajas acumuladas 56 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 57 de 125 No 1 Actividad Actualizar padrón de EGA´s Responsable FedMVZ 1a Reporte de Robo, Daño o extravío de gafetes Coordinador Estatal 2 Determina demanda de gafetes FedMVZ 3 ¿Hay demanda de gafetes? FedMVZ 4 Envíar formato para gafetes FedMVZ 5 Fin FedMVZ 6 Convoca EGA´s y recopila elementos y/o actualiza gafetes Coordinador Estatal 7 Aporta elementos o presenta gafete, acta de extravío, daño o robo EGA 8 Sella actualización, y valida información Colegio Estatal 9 Ultimo EGA Coordinador Estatal 10 11 12 Valida formato e información Envía elementos a proveedor Elabora gafetes Colegio Estatal FedMVZ Coordinador Estatal Descripción Publicar el padrón de EGA´s resultado del proceso de selección de la 1ª, 2da convocatorias o en su caso subsecuentes. Dicho documento deberá integrar únicamente al personal de EGA´s que ha sido contratado para el ciclo de verificación vigente. Reportar el número de gafetes que habrá de reponer De acuerdo a padrón de EGA´s activos, y considerando los reportes de robos, extravíos o daños, determinar el número de gafetes que se necesita, organizando en grupos denominados: nuevo ingreso, reposición Revisar si hay necesidad de hacer o reponer gafetes Si: continuar al paso 4 No: seguir en el paso 5 Enviar el formato de solicitud de gafetes para que sean recopilados los datos y elementos que acompañan la digitalización de los gafetes. En caso de que no exista demanda de gafetes a nivel estatal o nacional, se concluye este procedimiento, pero se tendrá que revisar la actualización del padrón y la generación de reportes de extravíos perdidas o robos para reactivar este procedimiento. Convocar a los EGA´s que requieren gafete y preparar cámara fotográfica, vestimenta distintiva del proyecto en operación o bien de tipo formal, un lugar para tomar foto de busto con fondo blanco Foto con vestimenta formal o camisa distintiva de la operación y fondo blanco Foto de firma Nombre RFC CURP Sellará los gafetes con el año corriente como vigencia y revisará la información que aporta el EGA para validarla Determinar si se atendió ya al último EGA Si: Continuar en el paso 10 No: Seguir en el paso 7 Valida la información firmando la relación y enviando por correo electrónico a la FedMVZ Recopila todos los formatos provenientes de los estados que solicitaron gafetes y los envía al proveedor Elaborar gafetes en material plástico (PVC u otro similar) Posición vertical 10 cm x 14.1 cm Franja en color gris que atraviesa todo el documento, de 4.5 cm de ancho y ubicada a 1.1 cm del borde superior Escudo de la Sagarpa 2.2 x 3.1 cm en ángulo superior izquierdo dentro de la franja Foto del EGA 3.1 x 3.8 cm del lado derecho de la franja y centrada Bajo el escudo de la SAGARPA, dentro de la franja Nombre y abajo estado de adscripción con letra arial de 3.5 mm Fuera de la franja por debajo se incluirá el texto “La presente identifica al portador como Evaluador Ganadero Autorizado del PROGAN por la SAGARPA para efectuar evaluaciones correspondientes a este programa de conformidad a las reglas de operación vigentes. Posterior al texto se ubicará el escudo de la FedMVZ, A.C. 1.2 x 3.5 cm Franja a 10.9 cm del borde superior con logos seguidos: gobierno federal, Texto “PROGAN Componente de producción pecuaria sustentable y ordenamiento ganadero y apícola del programa de sustentabilidad de los recursos naturales” y logo vivir mejor Una franja a 12.7 cm del borde superior con recuadros para actualización del año de medida 1.5 x 0.7 cm Al reverso Franja a 1.6 cm del borde superior, en color gris de 3 cm de ancho con logo de sagarpa en ángulo superior izquierdo 2.2 x 3.2 cm y abajo logo de la FedMVZ de 2.5 x 1.2 cm. Del lado derecho texto con CURP, abajo RFC y FOLIO 57 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 58 de 125 13 Registra gafetes y envía 14 Entrega pendientes 15 Firma Resguardo Evaluador Autorizado 16 Conserva archivo de resguardo Coordinador estatal 17 Notifica resultado Coordinador estatal 18 Presenta informe de avance, citando EGA´s activos y bajas FedMVZ gafetes FedMVZ Coordinador estatal Ganadero Abajo distribuidas en triangulo las firmas: titular del gafete, abajo titular de CGG SAGARPA y presidente FedMVZ Recibe gafetes del proveedor, los registra y envía al o los estados correspondientes. Convoca o contacta a EGA´s con gafetes pendientes mediante visitas de supervisión o reuniones de trabajo, lo anterior con el fin de optimizar recursos y logistica de operación. El EGA firma relación que ampara el recibimiento y resguardo del gafete El Coordinador Estatal conservará el listado firmado de recepción y resguardo Enviar copia a la FedMVZ informando del resultado, en su caso devolverá los gafetes que no hayan sido entregados Presentará en el informe el numero de gafetes entregados, y reportará EGA´s dados de baja y calculara en todo momento los EGA´s que permanecen activos 58 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 59 de 125 Aseguramiento de la calidad en equipos de validación Asegurar la calidad en equipos de validación Supervisión de validación FedMVZ COES Evaluador Ganadero Autorizado 1) Consulta de avance y detección de usuarios por revisar con 100% en validación 2) Revisar 10% de su sesión, considerando las fotos solicitadas 3) Faltan fotos? Si 4) Justifica los hechos Si No 5) Revisar nitidez de cada foto 6) Aclara situación y aporta información Si No No No 7) Revisar coherencia entre captura y evidencia fotográfica NO 8) Hay coherencia No Si 9) Calificar como correcto 10) Integrar a reporte de inconsistencias 11) Ultimo registro del EGA? Si No 13) Ultimo EGA 12) Hay inconsistencias ? Si 14) Generar reporte de inconsistencias 15) Solicitar correcciones al EGA No 16) Revisar captura en módulo de revisión y corregir en su caso 17) Fin 59 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 60 de 125 Atención a controversias 1. Propósito: Establecer los lineamientos para atender las quejas derivadas de las actividades de los Evaluadores Ganaderos Autorizados. 2. Alcance: Este procedimiento comprende la atención de quejas y controversias relacionadas a las actividades desempeñadas para la verificación de los compromisos adquiridos por los productores beneficiarios del PROGAN. 3. Definiciones UPP: Unidad de Producción Pecuaria. ETA: Evaluador Técnico Autorizado. COES: Coordinador estatal 4. Responsabilidades: El EGA debe mantener orden en todo momento, tanto en el trabajo de campo como en la documentación recabada. Además deberá entregar en buenas condiciones el equipo que le fue asignado en custodia para la realización de su trabajo. El Coordinador Estatal (COEST) debe monitorear las actividades de todos los Evaluadores y tener conocimiento en todo momento de los avances, problemas y fechas de término de sus actividades. 5. Políticas: Todos los participantes del proyecto deberán asumir las instrucciones que sean emitidas desde la oficina central, y a falta de una instrucción precisa, aplicarán su criterio siempre y cuando éste sea congruente con el alcance de los objetivos del proyecto, y promoviendo en todo momento la unión, trabajo en equipo y el buen nombre de la FedMVZ. Como medios de comunicación se emplearán por orden de importancia: Correo electrónico, Messenger, teléfono y visita personal. 6. Revisión de procedimiento: La revisión estará a cargo de la Gerencia general y técnica, ambos recibirán sugerencias para realizar modificaciones, considerando las sugerencias para mejora del proceso de parte de todos los interesados 60 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 61 de 125 Atención a controversias Coordinador Estatal Comisión de honor y justicia del Colegio Estatal FedMVZ 1) Recibe reporte Evaluador Ganadero Autorizado No 2) Recopila evidencias 3) ¿El caso Procede? No Si 4) Presenta el caso No 5a) Recibe reporte 5b) Recibe reporte 6a) ¿Caso debidamente documentado? 6b) ¿Caso debidamente documentado? Si Si 7b) Analiza el caso 7a) ¿Hay dictamen? 8b) Emite dictamen No Si No 8a) Suspensión temporal 9) Aportar elementos necesarios al caso 10) ¿Tiene responsabilida des? Si 11) Baja definitiva 12) Entrega expedientes y equipo 13) Capacitar y orientar al EGA 14) Recibe orientación y/o capacitación 15) Actualizar Padrón 16) Turnar a autoridad competente 17) Fin 61 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 62 de 125 Descripción del procedimiento No. Identificador Responsable 1 Recibe reporte Coordinador Estatal 2 Recopila evidencias Coordinador Estatal 3 ¿El caso procede? Coordinador Estatal 4 Presentar el Caso Coordinador Estatal 5a Recibir Reporte FedMVZ 6a ¿Caso debidamente documentado? FedMVZ 7a ¿Hay dictamen? FedMVZ 8a Suspensión temporal FedMVZ 5b Recibir Reporte Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal 6b ¿Caso debidamente documentado? Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal 7b Analizar el caso 8b Emitir un dictamen 9 Aportar elementos necesarios al caso EGA 10 ¿Tiene responsabilidades? FedMVZ 11 Baja definitiva FedMVZ 12 Entrega expedientes y equipo EGA 13 Capacitar y orientar al EGA Coordinador estatal 14 15 16 Recibe orientación y/o capacitación Actualizar el Padrón de EGA´s Fin Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal EGA FedMVZ EGA Actividades Recibe reporte de la fuente: ya sea un productor, un EGA, la delegación estatal, el colegio etc. Recopilar todo documento o elemento que sustente lo reportado, preferentemente con sello de alguna autoridad local. Determinar si hay elementos suficientes para sustentar el reporte Si: pasar al apartado 4 No: pasar al apartado 9, Presentar todos los elementos tanto a la FedMVZ, A.C. como a la Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal Recibir reporte y elaborar expediente de seguimiento en donde se integraran todos los documentos que aporten información del caso Determinar si hay suficientes elementos sobre el caso y asegurarse de que son los mismos que están en poder de la Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal Si: pasar al punto 7a No. Pasar al punto 1 Determinar si ya existe dictamen de la Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal Si. Pasar al punto 10 No: Pasar al punto 8ª Proceder con la suspensión temporal del EGA, bloquear su clave de acceso y solicitar informe de avance e inventario de documentación Recibir reporte y elaborar expediente de seguimiento en donde se integraran todos los documentos que aporten información del caso Determinar si hay suficientes elementos sobre el caso y asegurarse de que son los mismos que están en poder de la Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal Si: pasar al punto 7b No. Pasar al punto 1 Someter a análisis todos los elementos presentados y valorar la acción del EGA, determinar su probable responsabilidad basado en el análisis del expediente integrado Informar a la FedMVZ, A.C. la resolución de la comisión y las recomendaciones pertinentes sobre el caso Aportar evidencias que sustenten su declaración a la comisión de honor y Justicia de su Colegio, turnando copia a su Coordinador Estatal y a la FedMVZ, A.C. De acuerdo al dictamen de la comisión de Honor y Justicia de su Colegio, determinar si es o no responsable Si: pasar al punto 11. No: Pasar al punto 13 Causa baja definitiva del padrón de Evaluadores Ganaderos Autorizados Entregar expedientes, equipo, gafete y ropa de trabajo. Esta acción se comprobará con carta de liberación generada por su coordinador estatal. Se recomienda al Coordinador estatal capacitar y orientar al EGA con el objeto de que prevenga este tipo de problemas y no vuelva a incurrir en estas fallas El EGA recibirá y acatará las recomendaciones hechas por su Comisión de Honor y Justicia , así como de su coordinador Actualiza el Padrón de Evaluadores Ganaderos Autorizados Termina la acción 62 Código CIERRE/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Fecha Emisión 15/02/11 Página 63 de 125 Manual de procedimientos de Titular de Colegio estatal Agosto de 2011 63 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 64 de 125 Control y supervisión de Coordinador Estatal 1. Propósito: Establecer el mecanismo para supervisar y controlar las actividades de los Coordinadores Estatales por parte del Colegio Estatal. 2. Alcance: Este procedimiento comprende las acciones que deben realizarse desde la conformación del equipo de trabajo en el estado hasta el cierre y archivo de la documentación resultante de las verificaciones. 3. Definiciones UPP: Unidad de Producción Pecuaria. EGA: Evaluador Ganadero Autorizado. COES: Coordinador Estatal 4. Responsabilidades: El EGA debe mantener orden en todo momento, tanto en el trabajo de campo como en la integración de los expedientes que resulten. El EGA deberá siempre elaborar un respaldo en archivo electrónico de toda la información que recopiló y entregarla al momento del cierre. El EGA es responsable del cuidado y uso del equipo que le fue asignado en custodia para la realización de su trabajo. Tomará todas las precauciones necesarias para evitar pérdidas, robos o daño en el equipo, o la información contenida en él. El Coordinador Estatal (COES) debe monitorear las actividades de todos los Evaluadores y tener conocimiento en todo momento de los avances, problemas y fechas de término de sus actividades. El titular del Colegio estatal es responsable de designar el sitio en que será resguardado el archivo físico de las verificaciones 5. Políticas: La FedMVZ realiza sus operaciones estandarizadas y basadas en procedimientos de aplicación nacional Todos los participantes en el proyecto de verificación deben estar preparados en todo momento para ser objeto de revisión para constatar el cumplimiento de los procedimientos establecidos Las instrucciones específicas, extraordinarias o especiales no contempladas en los procedimientos son comunicadas a través de oficios emitidos por la Gerencia Técnica o Gerencia general de la FedMVZ, numerados para tal efecto, las instrucciones señaladas en dichos comunicados serán aplicación permanente. Como medios de comunicación se emplearán por orden de importancia: Correo electrónico, Messenger, teléfono y visita personal. 6. Revisión de procedimiento: La revisión de este procedimiento corresponde al propio Colegio Estatal, y con la consigna de compartir las mejoras logradas con la Gerencia 64 Código CIERRE/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Fecha Emisión 15/02/11 Página 65 de 125 general y técnica de la FedMVZ a fin de generalizarlas en el resto de los estados. Se puede operar una revisión extraordinaria si algunas de las partes involucradas hacen sugerencias para realizar modificaciones, siempre y cuando éstas agreguen valor al procedimiento Control y supervisión de COES COLEGIO ESTATAL COES EGA 1) Integración de equipo de trabajo 2) Definir programa y metas 3) Declaración de inicio 4) Consulta de reportes de avance 5) Resultado = Programado Si No 6) Enlistar problemas y aportar evidencias 7) Obtener información y determinar causas relevantes 8) Consultar y/o analizar estrategias y presentar propuesta 9) Reunión de seguimiento 10) Se alcanzó la meta No Si 11) Continuar, Aplicar o rediseñar estrategias 12) Comunicar acciones 13) Aplicar medidas 14) Cierre 65 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 66 de 125 Procedimiento de supervisión y control de Coordinadores Estatales No. Identificador Responsable 1 Integración del equipo de trabajo Colegio Estatal 2 Definir programa y metas Colegio Estatal 3 Declaración inicio Colegio Estatal 4 Consulta de reportes de avance Coordinador Estatal 5 Resultado programado Coordinador Estatal 6 7 8 9 de = Enlistar problemas y aportar evidencias Obtener información y determinar causas relevantes Consultar y/o analizar estrategias y presentar propuesta Reunión de seguimiento Actividades Participar en las acciones que dicte la FedMVZ a nivel local, relacionadas con la convocatoria, registro, capacitación y evaluación de los aspirantes a EGA para cada ciclo de verificaciones Con el universo de atención definido y las políticas locales establecidas, el Colegio Estatal junto con el Coordinador estatal, determinarán el programa y las metas a corto mediano y largo plazo, así como la lista de estrategias a emplear ante lo programado, lo eventualmente esperado y lo extraordinario, en su caso consultarán con la FedMVZ y darán a conocer el programa y metas en las reuniones de Comités de Seguimiento del PROGAN organizadas por las Delegación de SAGARPA en el estado Emitir comunicado sobre declaración del inicio de actividades en campo que se acompañará con el comunicado que se origine en la FedMVZ Generar los reportes de avance por EGA desde el SI EVALUA y analizar los datos. Utilizar el archivo CTRL EGA, GANT y ESTRATEGIAS del anexo para establecer el control Archivar los reportes para consulta y análisis posterior. Determinar si los resultados obtenidos en la consulta, son compatibles contra lo esperado y programado SI: Continuar en el punto 9. NO: Continuar en el punto 6 Evaluador Ganadero Autorizado Enlistar los problemas que impiden el alcance de los objetivos y presentar las evidencias necesarias y la información relevante Coordinador Estatal Con la información proporcionada por el EGA más la que obtenga el COES, se analizará la situación para determinar las causas fundamentales de cada problema Coordinador Estatal Colegio Estatal 10 Se alcanzó la meta Colegio Estatal 11 Continuar, aplicar o rediseñar estrategias Colegio Estatal 12 Comunicar acciones 13 Aplicar medidas 14 Cierre Coordinador Estatal EGA Colegio Estatal Revisar las estrategias alternas para atender cada problema y en su caso consultar con le FedMVZ u otros estados a fin de presentar propuesta en la reunión de seguimiento con el Colegio y/o Comités de Seguimiento de PROGAN Realizar reunión de seguimiento con el fin de constatar avance o bien redefinir estrategias y tomar decisiones locales Determinar si se alcanzó la meta programada Si: Continuar en el punto 14 No: Continuar en el punto 11 Analizar la información presentada por el COES y determinar la mejor alternativa para solventar los inconvenientes presentados. En su caso, consultar a las Gerencias General y Técnica de la FedMVZ como apoyo y continuar, aplicar o rediseñar estrategias Emitir comunicado a los EGA´s para que apliquen las medidas y acciones establecidas Aplicar las medidas y acciones señaladas en los comunicados generados por la Coordinación Estatal o las Gerencias General y Técnica Constar que se alcanzaron las metas establecidas y se aplicaron las medidas de control de calidad necesarias 66 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 67 de 125 Validación de la información capturada 1. Propósito: Establecer los lineamientos para asegurar la calidad de la captura realizada por los Evaluadores Ganaderos Autorizados. 2. Alcance: Este procedimiento comprende desde que el EGA complementa la captura de un registro hasta que termina su universo de atención y realiza las correcciones pertinentes. 3. Definiciones UPP: Unidad de Producción Pecuaria. EGA: Evaluador Ganadero Autorizado. COES: Coordinador estatal Equipo de validación: Personal que se capacita de forma extemporánea, con el objeto de revisar la captura que realiza el personal de EGA´s. 4. Responsabilidades: El EGA debe mantener orden en todo momento, tanto en el trabajo de campo como en la documentación recabada. Además deberá entregar en buenas condiciones el equipo que le fue asignado en custodia para la realización de su trabajo. El Coordinador Estatal (COES) debe monitorear la captura de los EGA´s asu cargo y asegurar que cumplan con los requisitos de calidad establecidos. Es responsabilidad del Colegio Estatal integrar un equipo de validadores que se encarguen de revisar la captura del grupo 5. Políticas: Todos los participantes del proyecto deberán aplicar los procedimientos establecidos y las instrucciones que sean emitidas desde la oficina central, y a falta de una instrucción precisa, aplicarán su criterio siempre y cuando éste sea congruente con el alcance de los objetivos del proyecto, y promoviendo en todo momento la unión, trabajo en equipo y el buen nombre de la FedMVZ. Como medios de comunicación se emplearán por orden de importancia: Correo electrónico, Messenger, teléfono y visita personal. 6. Revisión de procedimiento: La revisión estará a cargo de la Gerencia general y técnica, ambos recibirán sugerencias para realizar modificaciones, considerando las sugerencias para mejora del proceso de parte de todos los interesados 67 Código CIERRE/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Fecha Emisión 15/02/11 Página 68 de 125 Validacion de información capturada Evaluador Ganadero Autorizado Supervisión de validación (FedMVZ) Equipo de validación (COES y Colegio estatal) COES 1) Revisar captura en módulo de revisión y corregir en su caso 16) Revisar y establecer criterios del equipo de validación 2) Revisar su sesión, que existan las fotos de cada apartado 3) Faltan fotos? Si 4) Justifica los hechos No 5) Revisar nitidez de cada foto Si 6) Aclara situación y aporta información Si No NO No 7) Revisar coherencia entre captura y evidencia fotográfica No 8) Hay coherencia Si 9) Validar registro 10) No validar, integrar a reporte de correcciones 11) Ultimo registro Si Si 13) Solicitar correcciones al EGA 12) Hay correcciones No 14) Muestreo de información validada 15) Hay observaciones No Fin 68 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 69 de 125 No 1 2 Actividad Revisar captura en modulo de revisión y corregir en su caso Revisar su sesión que existan las fotos de cada apartado Responsable Evaluador Autorizado Ganadero Equipo de validación Descripción El EGA debe revisar su trabajo desde el modulo de Revisión y en su caso corregir las omisiones o inconsistencias La primera revisión debe consistir en detectar los registros con campos de fotos vacios Registrar si hacen falta fotos Si. Pasar a nuemro 4 No: pasar a No 5 Buscar si aporta evidencia y justificación de los faltantes Si: continuar en 5 No: continuar en 10 Evaluar si las imágenes son nítidas y se aprecia la información asi como coherencia en lo presentado Aclara las variantes y aporta la información necesaria en los apartados de comentarios y observaciones Si. Continuar en 7 No. Continuar en 10 3 Faltan Fotos? Equipo de validación 4 Justifica los hechos Equipo de validación 5 Revisar nitidez de las fotos Equipo de validación 6 Aclara situación y aporta información Equipo de validación 7 Revisar coherencia entre captura y evidencia fotográfica Equipo de validación 8 Hay coherencia? Equipo de validación 9 Validar registro No validar integrar a reporte de correcciones Equipo de validación Hay coherencia Si. Seguir en 9 No: seguir en 10 Validar el registro Equipo de validación No validar, integrar las observaciones en el reporte de correcciones 11 Ultimo registro Equipo de validación 12 Hay correcciones Equipo de validación 10 13 14 15 16 17 Solicitar correcciones al EGA Muestreo de información validada Hay observaciones Revisar y establecer criterios de validación Fin COES Revisar la coherencia entre las evidencias fotográficas y lo que se presenta en la captura Es el último registro? SI: seguir en 12 No: regresar al punto 2 Hay correcciones Si: continuar en 13 No: Continuar en 14 Solicitar al EGA que realice las correcciones en hoja membretada del Colegio y/o FedMVZ y con la consigna de anulación de pago si no responde Supervisión de validación FedMVZ Desde la oficina central se llevara a cabo un muestreo entre la información que ya ha sido validada para garantizar la calidad de la actividad Supervisión de validación FedMVZ Si se detectan observaciones se comunicará al COES Si: Continuar en 16 No. FIN COES El COES junto con el Titular del Colegio verificaran y revisaran la correcta aplicación de los criterios de validación. FedMVZ 69 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 70 de 125 70 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 71 de 125 71 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 72 de 125 72 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 73 de 125 73 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 74 de 125 74 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 75 de 125 Manual de procedimientos del Coordinador Estatal Agosto de 2011 75 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 76 de 125 Procedimiento general para realización de visitas Propósito Establecer los lineamientos para el trabajo de los Coordinadores Estatales durante las visitas de verificación. Alcance Este procedimiento comienza cuando se asignan las Unidades de Producción Pecuaria a cada Evaluador y termina cuando todos los EGA han cerrado sus visitas. Definiciones UPP: Unidad de Producción Pecuaria, son las explotaciones que deben visitarse para aplicar los cuestionarios ETA: Evaluador Técnico Autorizado Coordinador Estatal: Encargado de supervisar y apoyar a los EGA´s en el desempeño de sus funciones Responsabilidades El EGA estará encargado de buscar y gestionar todo el apoyo necesario para la realización de todas las visitas de verificación así como las entrevistas El coordinador estatal supervisará que todos los EGA´s mantengan constante comunicación y orientará a los mismos para el mejor desempeño de sus funciones, además será el enlace entre el EGA, el Colegio Estatal y la FedMVZ El Colegio Estatal debe mantener comunicación estrecha con el Coordinador estatal y apoyarlo para obtener los resultados esperados La FedMVZ proporcionará apoyo para el alcance de los objetivos, en aquellos lugares donde se agotaron todas las posibilidades sin que se obtengan los resultados esperados Políticas Todos los participantes del proyecto deberán reportarse a sus con sus coordinadores por lo menos una vez por semana Como medios de comunicación se emplearán por orden de importancia: Correo electrónico, Messenger, teléfono y visita personal Se establece una sola cuenta de correo electrónico para recibir documentación [email protected] Para reportar un problema siempre se deberá mencionar en que procentaje se está presentando, para evitar caer en el sensacionalismo. La encuesta y la visita de verificación son gratuitas y todos deben de manifestarlo en cada reunión para evitar el abuso de algunos profesionistas. Revisión de procedimiento La revisión estará a cargo de la Gerencia general y técnica, ambos recibirán sugerencias para realizar modificaciones, considerando las sugerencias para mejora del proceso de parte de todos los interesados. 76 Código CIERRE/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Fecha Emisión 15/02/11 Página 77 de 125 Procedimiento específico: Coordinación Estatal FedMVZ Coordinador estatal Evaluador Técnico 1) Propuesta de Distribución 2) Designar areas de trabajo para cada ETA´s 3) Supervisar plan de trabajo para cada ETA 4) Realizar Visitas y captura de información 5) Supervisar actividades ETA y emitir informe a FedMVZ 5a) Generar reporte de avance 6) ETA es funcional? No 6a) Solicitar equipo y expedientes No Si 6b) Entregar equipo y expedientes 6c) Informar bajas Oficina Central 7) Ultima UPP 6d) Mantener registro de bajas Si No 6d) Designar ETA Calificado para la zona Si 7a) Entregar expedientes a Coordinador Estatal 8) Recibir, archivar y Calificar ETA 9) ETA Apoya otras regiones? No 10) Preparación de cierre 12) Extender carta liberación 13) Ultimo ETA Si Fin 77 11) Entrega: Cuestionarios Equipo Expediente Informe Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 78 de 125 No. 1 2 3 4 5 5a Identificador Propuesta de distribución. Designar áreas de trabajo (UPP) para cada ETA. Supervisar plan de trabajo para cada ETA. Realizar visitas y captura de información. Supervisar actividades del ETA. Generar reporte de avance Responsable FedMVZ Coordinador estatal. Coordinador estatal. Evaluador Técnico. Coordinador estatal. FedMVZ 6 ETA es funcional? Coordinador estatal. 6a Solicitar equipo y expedientes. Coordinador estatal. 6b Entregar equipo y expedientes. Evaluador Técnico. 6c Informar bajas a Oficina Central. Coordinador estatal. 6d 6e Mantener registro de bajas. Designar EGA calificado para la zona. FedMVZ Coordinador estatal. 7 Última UPP Evaluador Técnico. 7a Entregar expedientes a Coordinador Estatal. Evaluador Técnico. 8 Recibir, archivar y calificar ETA. Coordinador estatal. 9 ETA apoya otras regiones? Coordinador estatal. 10 Preparación de cierre. Evaluador Técnico. Actividades Elaborar propuesta de distribución de UPP´s con base en el padrón de beneficiarios que proporciona la SAGARPA. Realizar la adecuación de la distribución considerando factores locales como vías de comunicación, apoyos recibidos, riesgo, clima, etc. Revisar las rutas y clasificarlas en: Libre: Aquellas que no representan mayor problema Riesgo: Aquellas en las que es necesario el apoyo de autoridades para arribar a ellas Barrido: Aquellas que se hayan quedado rezagadas y que sean factibles de visitar antes del cierre Realizar las visitas y captura de la información de acuerdo a los procedimientos establecidos para ello (Ver procedimientos para EGA´s) Mantener contacto estrecho y periódico con el ETA Generar reporte y enviarlo a FedMVZ para registrar avance global Generar reporte de avances y presentarlo en forma de gráfica Determinar si el EGA cumple satisfactoriamente con sus funciones. Si: Continúa con el punto 7. No: Continúa con el punto 6a. Solicitar equipo y documentación en resguardo Cámara digital con memoria GPS Credencial ETA Oficio de presentación y comisión Expedientes elaborados y emitir carta de liberación de equipo. Entregar equipo en buenas condiciones, siempre en especie. Entregar los expedientes de todos los beneficiarios que le fueron asignados. Lo anterior se debe entregar acompañado de una constancia con acuse de recibido, directamente con el coordinador. Se le extenderá una carta de liberación al EGA, siempre y cuando haya entregado el material y expedientes completo y en buen estado. Informar a la FedMVZ sobre la baja para mantener confiable el padrón de evaluadores técnicos, así como para bloquear su clave de ingreso al sistema SI-Evalúa. Actualizar el padrón de Técnicos Evaluadores Designar otro EGA con mejor rendimiento para la zona vacante para que continúe con la zona vacante al término de su primera encomienda. Determinar si es la ultima UPP evaluadas y capturadas. Si: Continua con el paso 7a. No: Regresar al punto 4. Entregar los cuestionarios originales, en los cuales firmo el beneficiario. Recibir documentación Elaborar archivo Calificar como EGA funcional y determinar su rendimiento Solicitar al EGA que participe en otras zonas. Si: Regresar al paso 3. No: Continuar en el paso 10. Preparar cierre Integrar los expedientes de las UPP´s evaluadas para 78 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 79 de 125 11 Entrega: Cuestionarios, equipo, expediente, informe. Evaluador Técnico. 12 Extender carta de liberación. Coordinador estatal. 13 Último ETA. Coordinador estatal. 14 Fin Coordinador estatal entregárselas al coordinador estatal. Preparar el equipo (cámara digital, memoria y GPS) para su entrega al coordinador estatal. Devolución del documento de resguardo del equipo proporcionado por la FedMVZ, por parte del coordinador estatal. Realizar entrega Entrega de cuestionarios, Equipo, Expedientes Informe al coordinador estatal. Emitir carta de liberación al ETA. Si: Fin continuar al punto 14. No: Regresar al punto 2. Terminar 79 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 80 de 125 Protocolo para el aseguramiento de la calidad en la toma de puntos de GPS Se realizaron las acciones para disminuir el margen de error en la captación de puntos de GPS y se realizaron las siguientes acciones: 1) Se realizó una investigación en la literatura para analizar las experiencias en el levantamiento de puntos de GPS y se presenta el siguiente resumen 80 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 81 de 125 2) Se realizó un análisis de las posibilidades de error y se detectaron las siguientes causas. Dentro de las posibilidades de aparición de error humano, se analizaron las causas y se clasificaron de la siguiente forma 81 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 82 de 125 3) Se establecieron las posibilidades de ocurrencia de error en tres situaciones: Antes de salir al campo, durante el levantamiento del punto y durante la captura del punto. Partiendo de este razonamiento se establecieron los siguientes puntos de control Preventivo Video programación Ejecución Evaluación de ambiente Validación Códigos de captura Bases de datos de referencia (BDR) Verificación de punto fijo (VPF) Bitácora Verificación en Google earth Validación Nivel Preventivo: Se integraron al proceso de capacitación una serie de videos explicativos: este nivel se aplicó antes de que el EGA saliera a campo y consistió en recomendar la lectura del manual de operación del aparato Garmin E Trex, además de esto se recomendó la visualización de videos de apoyo que se presentan en las siguientes ligas http://www.youtube.com/watch?v=ZNvllpjxl-Q&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=OOUicNiQLsk&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=bDrCaE3-kHk http://www.youtube.com/watch?v=jE7lLAAO8nw&feature=related Bases de datos de referencia: Se obtuvieron las bases de datos del INEGI que comprendían las coordenadas de municipios, sus superficies y el código de localización para realizar cálculos de distancia entre dos puntos y valorar la distancia entre la localidad y el punto que se levantaba en la UPP Verificación de punto fijo (VPF): Se estableció la indicación de monitorear cada 8 días el punto de GPS de la casa de cada EGA para detectar posibles fallas o alteraciones en la programación antes de salir al campo Bitácoras: Se estableció un formato de registro en Excel en donde el EGA capturaba los puntos de GPS obtenidos, esto con el fin de mantener un registro alterno y crear la conciencia en el EGA sobre el área en que se desplazaba y la variación en los valores obtenidos 82 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 83 de 125 Nivel de ejecución Salida al campo: En este nivel se pretendía que el EGA saliera ya con información, valores previos y criterios predefinidos para evaluar las condiciones de manejo optimo del aparato, esto le permitiría razonar el rango de valores en las coordenadas que estaba por levantar y así poder validar de primera instancia y en el sitio, los puntos obtenidos Evaluación del ambiente: El EGA debería evaluar las condiciones metereológicas, presencia de obstáculos o fuentes de radiofrecuencia que pudieran alterar las señales recibidas por el sistema satelital. Verificación en Google earth: Consistió en que el EGA consultara el sistema Google earth de forma cotidiana y de ser posible llevara consigo una impresión en papel de la zona donde se desplazaría, con las coordenadas estimadas Validación en campo: De forma económica, al tener el EGA una visión previa de la superficie donde se desplazaría a través del mapa y las coordenadas de esa zona, se daba la primera validación en campo de forma práctica Nivel de Validación. Códigos de captura y Validación informática: El proceso de captura contenía dos filtros. El primero solo aplicaba límites al norte sur este y oeste para que el punto fuera aceptado solo si se anotaba una coordenada dentro de las extremas de cada estado. Posteriormente un segundo filtro, consideraba la aplicación de un modelo matemático basado en la ecuación para calcular la distancia entre dos puntos: Considerando la forma geoide de la superficie terrestre, se realizó la conversión de unidades en grados, a unidades en Radianes, considerando la siguiente equivalencia. EJEMPLO A: Convertir 38o a radianes. Primero planteamos la regla de tres. Nótese que la x va arriba, en la posición de los radianes. Despejamos x, también simplificamos. Por último obtenemos el equivalente decimal con calculadora: x = 0.6632 radianes 83 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 84 de 125 Las coordenadas capturadas de la UPP, eran comparadas con las coordenadas de la localidad seleccionada de la base de datos del INEGI, y se calculaba la distancia entre ambos puntos. El punto se consideraba con una posibilidad de acierto si la distancia no superaba el valor del cálculo del radio de la superficie municipal reportada por el INEGI. Para superficies extremadamente irregulares se adicionó una opción que “brincaba” este modulo de validación. Captura de la información levantada en campo. Objetivo. Integrar la información en una base de datos de la FedMVZ, para contar con elementos de evaluación de las UPP. Políticas. El EGA debe mostrar, una conducta ética y moral intachable, por lo que la información que obtuvo debe reflejar la realidad y no tener sesgo, ni a favor del productor, ni en contra de él. El EGA capturará la información de las UPP evaluadas con regularidad para mostrar con oportunidad los avances reales de evaluación. El EGA se asegurará de que, previo a la captura, tiene los cuestionarios y los archivos de fotos y geo posicionamientos realizados en las UPP. El ETA, en caso de que tenga problemas con el Internet ó, con el SI-EVALAUA para capturar la información de las evaluaciones realizadas a las UPP, solicitará al Coordinador Estatal le apoye con la captura, con el fin de que la base de datos muestre con oportunidad los avances de la evaluación y, que dicha actividad no se traslape con la programación del levantamiento de información conforme las rutas establecidas. El Coordinador estatal realizará la verificación de la información capturada por el EGA en la Base de Datos del SI-EVALAUA, para asegurarse de que incorporaron datos de calidad. El Coordinador Estatal (COEST) debe atender y orientar a los EGA´s y tener la capacidad de resumir la información generada en campo para realizar sus reportes a la FedMVZ. Debe ser objetivo, analítico y entusiasta. El Coordinador Estatal deberá mantener una estrecha coordinación con el EGA para apoyar la solución de problemas que se presenten, particularmente solicitará a la Gerencia General que el responsable del SI-EVALAUA “ vuelva a poner en línea las UPP” que tuvieron error de captura y que se atienda cualquier problema de operación del Sistema. La CRyS dará seguimiento a todo el proceso de ejecución y en la etapa de captura de información se asegurará de que haya calidad en el levantamiento de la información, que se tomen las medidas necesarias para atender los requerimientos de los COES y ETAS y que el SI-EVALAUA opere con eficiencia. Se establece una sola cuenta de correo electrónico para recibir documentación [email protected] Áreas involucradas. Evaluadores Técnicos Autorizados (EGA´s) Coordinadores Estatales (CE) Gerencia Técnica Protocolo para validación de puntos de GPS Como procedimiento para validar las coordenadas obtenidas se utilizó un método diseñado por la propia FedMVZ, denominado “por aproximación”, que consiste en calcular la distancia entre un 84 Código CIERRE/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Fecha Emisión 15/02/11 Página 85 de 125 punto conocido (El centro de la localidad conocida más próxima obtenida de las bases de datos del INEGI) y la coordenada de la UPP que se captura. Al EGA se le presentaba la opción para que se calculara y mostrara la distancia desde la localidad elegida hasta el punto de referencia y además se insertó una liga con acceso a un mapa cartográfico con vista aérea para que validara de forma visual la coordenada que había sido capturada. Cabe mencionar que aunque se tuvo conocimiento de un método que utiliza un sistema computarizado denominado Sistema de Información Geográfica, el cual, utiliza mapas digitalizados de los diferentes municipios del país, no fue posible implementarlo ya que para utilizarlo era necesario un proceso de capacitación más complejo para todo el personal, así como conocimientos de nivel medio en cartografía y computación. Por estas razones se optó por iniciar el protocolo de validación con un sistema más pragmático y acorde con las capacidades y experiencia que en ese momento tenía el grupo de trabajo de campo. 1) El sistema debe desplegar una lista con la localidad más cercana. 2) Ingresar localidad más cercana El sistema realizará la búsqueda de la comunidad seleccionada y extraerá las coordenadas de la base de datos de INEGI y del cual se muestra un campo de ejemplo: En la sexta columna existe un campo fusionado, los primeros seis dígitos corresponden a Latitud (en amarillo) y los siguientes siete dígitos (en rojo) corresponden a la longitud, estos son los valores que deberán tomarse como referencia para calcular distancia entre la localidad y punto GPS de la UPP CVE_E NT NOM_ ENT 01Agua scalient es NOM CVE_M _AB UN R NOM_ MUN Ags 001Agu ascalient es SIGLAS_ MUN C CVE LOC--Loc AGESAg uascalient es 0001Agu ascalient es LATITUDLONGITUDALTITUD CVE_CARTA 21525110217461 870F13D19U663 671 P M AS PF E M VT OT 31 96 49 34 40 22 15 98 90 3) El sistema realiza una conversión de las coordenadas que aparecen en grados hexadecimales a grados decimales con la siguiente formula Ejemplo para calcular la latitud (en amarillo), (se debe revisar literatura de apoyo) 21 grados = 21 grados 52 minutos = 52/60 grados decimales 51 segundos 51/60/60 grados decimales ______________________ 21.88083 grados decimales Repetir mismo proceso para longitud (en rojo) 4) Convertir grados decimales en radianes, se debe revisar literatura de apoyo Ejemplo para latitud (en amarillo) =+(21.88083)*Pi)/180 =+(21.88083)*3.1416)/180 = 1.71910795 Repetir para longitud (En rojo) 5) Calcular distancia entre dos puntos, revisar literatura de apoyo 85 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 86 de 125 Distancia = Raíz cuadrada de la suma de las diferencias elevadas al cuadrado entre latitud y longitud 6) Realizar cálculo proporcional para convertir radianes en metros considerando el diámetro promedio de la tierra (Geoide) como 6,167,332 m Con esta metodología se diseñó el procedimiento para aplicarse dentro del sistema SI EVALUA y se desarrollo el diagrama que se presenta a continuación. El diagrama validación por aproximación será utilizado en los próximos ciclos de visitas como un elemento emergente y pragmático dadas las condiciones y características del grupo de trabajo de campo y los equipos utilizados. Posteriormente, será recomendable migrar el sistema a otro mas complejo en el que se utilice un sistema de Información Geográfica, sin embargo antes de dar ese paso habrá que instalar el software necesario en las computadoras de cada EGA y en las oficinas regionales en cada Colegio Estatal, además será necesario brindar la capacitación correspondiente. 86 Código CIERRE/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Fecha Emisión 15/02/11 Página 87 de 125 La siguiente figura representa el algoritmo para la realización del programa utilizando el método por aproximación Validación por aproximación BASE DATOS INEGI Estados Municipios Localidades Colonias SI-EVALUA EVALUADOR DE CAMPO Estados Municipios Localidades Colonias Seleccionar e identificar lugar (Estado, Municipio, Localidad) No Existen datos Capturar datos Si Asigna código de localidad ##/###/###/ Capturar coordenadas geográficas Limites estatales Validar área estatal Dentro del rango No Mensaje error Fuera del estado Si Código localidad Seleccionar coordenada localidad de referencia Calcular distancia entre localidad y UPP Areas municipales Calcular tolerancia Comparar distancia contra tolerancia >130% de tolerancia No Mensaje error Fuera de tolerancia Si >90 y < 130% de tolerancia Si No Aceptar clasificar a revisión >0 y <90% de tolerancia Mensaje error Fuera de tolerancia Si Integrar coordenada a base de datos 87 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 88 de 125 La siguiente figura representa el algoritmo para el programa basado en validación por polígonos que utiliza un Sistema de Informático Geográfica Captura y validación de punto GPS BASE DATOS INEGI Estados Municipios Localidades Colonias SI-EVALUA EVALUADOR DE CAMPO Estados Municipios Localidades Colonias Seleccionar e identificar lugar - Estado -Municipio -Localidad Existen datos No Capturar datos Si Asigna código de localidad ##/###/###/ Capturar coordenadas geográficas Polígonos Limites municipales Comparar coordenada capturada con polígono municipal Esta dentro de límite No Mensaje error Fuera de municipio Si Polígonos Limites localidades Compara coordenada capturada con poligono Esta dentro de limite No Mensaje error Fuera de municipio Integrar coordenada a base de datos 88 Si Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 89 de 125 PANTALLAS DE VERIFICACION DE OPERACIÓN DEL SISTEMA Fig 1 Lista de UPP para probar el SIEVALUA Fig 2. UPP preparada 89 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 90 de 125 Fig. 3 Verificación de la validación estando dentro de la localidad, ingresando coordenadas correctas Fig. 4 Verificación ingresando coordenadas INCORRECTAS, funciona 90 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Protocolo de aseguramiento en la toma de puntos GPS Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 91 de 125 Fig. 5. Verificación del desplegado de municipios 91 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento para cierre de Coordinadores Estatales Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 92 de 125 Visitas en zonas de contingencia 1. Propósito: Establecer el mecanismo para atender zonas en contingencia por fenómenos naturales y/o sociales 2. Alcance: Este procedimiento comprende las acciones que deben realizarse a partir del avance del 80% en acciones de campo y hasta obtener la mayor cobertura posible en el ciclo. 3. Definiciones UPP: Unidad de Producción Pecuaria. EGA: Evaluador Ganadero Autorizado. COES: Coordinador Estatal Zona en Contingencia: Área geográfica afectada por fenómenos naturales y/o sociales los cuales dificultan el libre tránsito hacia las comunidades 4. Responsabilidades: 5. El EGA deberá siempre elaborar un respaldo en archivo electrónico de toda la información que recopiló y entregarla al momento del cierre. El EGA es responsable del cuidado y uso del equipo que le fue asignado en custodia para la realización de su trabajo. Tomará todas las precauciones necesarias para evitar pérdidas, robos o daño en el equipo, o la información contenida en él. El EGA será responsable de su propia seguridad e integridad física. No está obligado a exponerse para el cumplimiento de los objetivos. El Coordinador Estatal (COES) debe monitorear las actividades de todos los Evaluadores y tener conocimiento en todo momento de los avances, problemas y fechas de término de sus actividades. Políticas: La FedMVZ realiza sus operaciones estandarizadas y basadas en procedimientos de aplicación nacional Todos los participantes en el proyecto de verificación deben estar preparados en todo momento para ser objeto de revisión para constatar el cumplimiento de los procedimientos establecidos Es responsabilidad de cada EGA extremar precauciones en el tránsito a las comunidades y evitar exponerse a riesgos de todo tipo Las instrucciones específicas, extraordinarias o especiales no contempladas en los procedimientos son comunicadas a través de oficios emitidos por la Gerencia Técnica o Gerencia general de la FedMVZ, numerados para tal efecto, las instrucciones señaladas en dichos comunicados serán aplicación permanente. Como medios de comunicación se emplearán por orden de importancia: Correo electrónico, Messenger, teléfono y visita personal. Revisión de procedimiento: La revisión de este procedimiento corresponde al propio Colegio Estatal, con la consigna de compartir las mejoras logradas con la Gerencia general y técnica de la FedMVZ a fin de generalizarlas en el resto de los estados. Se puede operar una revisión extraordinaria si algunas de las partes involucradas hacen sugerencias para realizar modificaciones, siempre y cuando éstas agreguen valor al procedimiento 92 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento para cierre de Coordinadores Estatales Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 93 de 125 Visitas en zonas de contingencia Evaluador Ganadero Autorizado Beneficiario Autoridad Local 1) Analizar situación de la zona 2) ¿Categoriza zona como ruta libre? No ¿Es posible visitar UPP? No 4) Solicitar apoyo a autoridades locales para documentar el problema 5) Analizar la forma de reunirlos en sitio seguro para aplicar cuestionarios Si Si 6) Emitir citatorio para reunión estratégica 7) Imprimir mapa con escala y estimar localización de UPP 8) Aplicar metodología entrevista, obtener evidencia y fotos 9) Acudir a reunión y aportar información y evidencias 10) Recopilar evidencia de las declaraciones: · Tomar Foto del productor · Obtener punto de GPS de Google earth · Tomar evidencia fotográfica de documentos · Obtener datos para contacto remoto con productor 11) En su caso, atender las dudas del productor, preferentemente relacionadas solo con la verificación, para información adicional remitir con las autoridades de SAGARPA 12) Despedida Fin 93 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento para cierre de Coordinadores Estatales Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 94 de 125 Procedimiento de supervisión y control de Coordinadores Estatales No. Identificador 1 Analizar situación en la zona 2 Categoriza la zona como ruta libre? 3 Es posible visitar la UPP? 4 5 6 7 8 9 Solicitar apoyo a autoridades locales para documentar el problema Analizar la forma de reunirlos en sitio seguro para aplicar los cuestionarios Emitir citatorio para reunión estratégica Imprimir mapa con escala y estimar localización de UPP Aplicar metodología de entrevista, obtener evidencia y fotos Acudir a reunión y aportar información y evidencias Responsable Evaluador Ganadero Autorizado Evaluador Ganadero Autorizado Evaluador Ganadero Autorizado Actividades Analizar la situación en la zona de forma periodica, para estimar Riesgo temporal: se programaran actividades para antes o después del evento que limita el transito Permanente: Se buscará documentar periódicamente los hechos, se auxiliará de noticias en medios impresos y documentos emitidos por un tercero en los que se ratifique la situación Analizar la información existente para determinar si es posible visitar la UPP Si: Continuar en paso 8 No: Continuar en paso 3 Determinar si existe riesgo directo para el EGA o los productores Si: Continuar en paso 8 No Continuar en paso 3 Evaluador Ganadero Autorizado Solicitar apoyo preferentemente por escrito a las autoridades locales. Se evaluará la situación para evitar confrontaciones innecesarias Autoridad Local Brindar apoyo para reunir al grupo en un sitio estratégico anteponiendo la seguridad de todos los participantes en todo momento Autoridad local Emitir citatorio por los medios más adecuados para convocar a reunión vecinal con el objeto de llevar consigo las evidencias pertinentes para comprobar el cumplimiento de compromisos. Evaluador Ganadero Autorizado Imprimir mapa con escala en coordenadas geográficas que permitan estimar la posición de la UPP Evaluador Ganadero Autorizado Aplicar el cuestionario correspondiente mediante entrevista a cada productor en su UPP, tomar foto de las evidencias pertinentes, coordenadas geográficas y entregar copias de documentos aplicados. Productor El productor deberá acudir al sitio de reunión y llevar consigo las evidencias sobre el cumplimiento de compromisos 10 Recopilar evidencia de las declaraciones Colegio Estatal 11 Atender dudas del productor Colegio Estatal 12 Despedida 13 Fin Coordinador Estatal EGA Tomar Foto del productor Obtener punto de GPS de Google earth Tomar evidencia fotográfica de documentos Obtener datos para contacto remoto con productor atender las dudas del productor, preferentemente relacionadas solo con la verificación, para información adicional remitir con las autoridades de SAGARPA. No se debe proporcionar información sobre fechas de pagos o tramites ya que eso se aclara en oficinas de la SAGARPA Despedirse cordialmente del productor y mantener la relación amistosa con él, e informarle de visitas subsecuentes. Preferentemente se obtendrán datos para establecer contacto remoto con el productor (caseta telefónica, celular teléfono o correo electrónico) Fin del procedimiento 94 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento para cierre de Coordinadores Estatales Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 95 de 125 Procedimiento de cierre para COES 1. Propósito: Establecer los pasos a seguir para el cierre de la actividad del Coordinador estatal (COES). 2. Alcance: Este procedimiento abarca desde que el Coordinador estatal recibe el equipo y expedientes del último EGA a su cargo hasta la recepción y resguardo de todo el material por parte del Presidente del Colegio estatal o bien del Representante de la FedMVZ, A.C. 3. Definiciones UPP: Unidad de Producción Pecuaria. ETA: Evaluador Técnico Autorizado. COES: Coordinador estatal 4. Responsabilidades: El COES debe mantener orden en todo momento, tanto en el trabajo de campo como en la integración de la documentación que reciba de sus EGA. Además deberá entregar en buenas condiciones el equipo que le fue asignado en custodia para la realización de su trabajo. El COES deberá asegurarse de conservar un respaldo electrónico de toda la información que se recopile en cada ciclo de verificación y tomará todas las medidas necesarias para salvaguardar la información 5. Políticas: La FedMVZ realiza sus operaciones estandarizadas y basadas en procedimientos de aplicación nacional El COES debe estar preparado en todo momento para ser objeto de verificación para constatar que las acciones se realizan conforme a los procedimientos establecidos Las instrucciones específicas, extraordinarias o especiales no contenidas en los procedimientos son comunicadas a través de los oficios de la FedMVZ, numerados para tal efecto y serán aplicadas de forma permanente. Como medios de comunicación se emplearán por orden de importancia: Correo electrónico, Messenger, teléfono y visita personal. 6. Revisión de procedimiento: La revisión programada estará a cargo de la Gerencia general y técnica. Se puede operar una revisión extraordinaria si algunas de las partes involucradas hacen sugerencias para realizar modificaciones, siempre y cuando éstas agreguen valor al procedimiento 95 Código CIERRE/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento para cierre de Coordinadores Estatales Fecha Emisión 15/02/11 Página 96 de 125 Procedimiento para Cierre de Coordinadores Estatales Coordinador Estatal Colegio de MVZ y/o representante de la FedMVZ FedMVZ 1) Recopilar los paquetes de todos los EGA 2) Ordenar los paquetes y consolidar la información en Formato de cierre No 3) Llenar y firmar Formato de cierre para COES 4) Entregar : Paquetes con expedientes Formato de cierre de COES Equipos, GPS y cámara digital 5) Revisar al azar 10% de documentos y equipo 6) Resguardar documentación y equipo hasta nueva indicación 7) Informar a la FedMVZ y entregar copia de Formato de cierre COES 8) ¿Cumple con todo? Si 9) Generar carta de liberación 10) Tramitar pago a COES 11) Recibir carta de liberación y tercer pago 96 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento para cierre de Coordinadores Estatales Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 97 de 125 Procedimiento para Cierre de Coordinador Estatal No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Identificador Recopilar los paquetes de todos los Evaluadores Técnicos Autorizados Revisar y armar los paquetes en orden alfabético Paterno, Materno y Nombre, validar y firmar Formato de cierre Verificar y validar el funcionamiento de GPS y Cámara Llenar el formato de cierre de COES Entregar: Paquetes con expedientes Equipos GPS y Cámaras Formato de cierre de COES Revisar al azar 10% de documentos y equipo Resguardar documentación y equipo hasta nueva indicación Informar a las oficinas centrales y entregar formato de cierre firmado ¿Cumple con todo? Recibir carta de liberación y analizar término de labores Pago a COES Recibir carta de liberación y tercer pago Responsable Actividades Coordinador Estatal Recibir y archivar los paquetes de todos sus evaluadores técnicos Coordinador Estatal Armar los paquetes en orden alfabético por apellido paterno, materno y nombre. Debe validar el formato de entrega de cada evaluador técnico asentando su firma en el formato Coordinador Estatal Verificar el funcionamiento de ambos equipos: GPS y Cámara digital con su tarjeta de memoria Coordinador Estatal Llenar el formato de cierre de Coordinador Estatal. Coordinador Estatal Llenar el formato de cierre de Evaluador Técnico y anexarlo a la relación de expedientes a entregar. Si se utilizó otro formato, verificar que aparezca toda la información requerida en el formato oficial. Colegio Estatal El colegio estatal o en su caso el responsable nombrado por la FedMVZ estará encargado de revisar al menos el 10% de los paquetes para verificar la veracidad de la información en el formato Colegio estatal El colegio estatal o en su caso el responsable nombrado por la FedMVZ estará encargado del resguardo de la documentación y equipo, hasta que se determine el destino final. Colegio Estatal Informar a la FedMVZ el resultado de la revisión a los paquetes de entrega por parte del COES y enviar formato de cierre FedMVZ Revisar las condiciones de la entrega que se describe en el formato y evaluar la situación Si: Continuar en el punto 10 No: Regresar al punto 2 FedMVZ Recibir la carta de liberación emitida por el Colegio y revisar la situación del COES FedMVZ Ejecutar el tercer pago Coordinador Estatal Recibir carta de liberación, tercer pago 97 Formato Entrega-Recepción de Coordinador estatal Estado: ___________________________ Ciclo de verificación_______________ Identificación del Coordinador Estatal Apellido Paterno Apellido Materno Nombre (s) Número asignado: Dirección: Teléfono fijo: Teléfono Móvil Correo Electrónico: Resumen de las evaluaciones No. de UPP´s Asignadas: Fecha de inicio No. de UPP´s Evaluadas: Fecha término Nombre de los Municipios Evaluados: No. de Municipios Asignados: Detalle de la entrega Si /No Comentarios Cámara fotográfica GPS Expedientes (Expedientes verificación, valija identificación) Observaciones y Coordinador estatal comentarios Observaciones y comentarios del Presidente Colegio y/o Representante FedMVZ Entregó Vo. Bo. ____________________ MVZ ____________________ MVZ _______________ Coordinador estatal Presidente del Colegio de MVZ del Estado ___________ Observaciones: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 98 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de Atención a controversias Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 99 de 125 Procedimiento de atención a controversias Atención a controversias Coordinador Estatal Comisión de honor y justicia del Colegio Estatal FedMVZ 1) Recibe reporte Evaluador Ganadero Autorizado No 2) Recopila evidencias 3) ¿El caso Procede? No Si 4) Presenta el caso No 5a) Recibe reporte 5b) Recibe reporte 6a) ¿Caso debidamente documentado? 6b) ¿Caso debidamente documentado? Si Si 7b) Analiza el caso 7a) ¿Hay dictamen? 8b) Emite dictamen No Si No 8a) Suspensión temporal 9) Aportar elementos necesarios al caso 10) ¿Tiene responsabilida des? Si 11) Baja definitiva 12) Entrega expedientes y equipo 13) Capacitar y orientar al EGA 14) Recibe orientación y/o capacitación 15) Actualizar Padrón 16) Fin 99 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de Atención a controversias Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 15/02/11 Página 100 de 125 Descripción del procedimiento No. Identificador Responsable 1 Recibe reporte Coordinador Estatal 2 Recopila evidencias Coordinador Estatal 3 ¿El caso procede? Coordinador Estatal 4 Presentar el Caso Coordinador Estatal 5a Recibir Reporte FedMVZ 6a ¿Caso debidamente documentado? FedMVZ 7a ¿Hay dictamen? FedMVZ 8a Suspensión temporal FedMVZ 5b Recibir Reporte Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal 6b ¿Caso debidamente documentado? Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal 7b Analizar el caso 8b Emitir un dictamen 9 Aportar elementos necesarios al caso EGA 10 ¿Tiene responsabilidades? FedMVZ 11 Baja definitiva FedMVZ 12 Entrega expedientes y equipo EGA 13 Capacitar y orientar al EGA Coordinador estatal 14 15 16 Recibe orientación y/o capacitación Actualizar el Padrón de EGA´s Fin Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal EGA FedMVZ EGA Actividades Recibe reporte de la fuente: ya sea un productor, un EGA, la delegación estatal, el colegio etc. Recopilar todo documento o elemento que sustente lo reportado, preferentemente con sello de alguna autoridad local. Determinar si hay elementos suficientes para sustentar el reporte Si: pasar al apartado 4 No: pasar al apartado 9, Presentar todos los elementos tanto a la FedMVZ, A.C. como a la Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal Recibir reporte y elaborar expediente de seguimiento en donde se integraran todos los documentos que aporten información del caso Determinar si hay suficientes elementos sobre el caso y asegurarse de que son los mismos que están en poder de la Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal Si: pasar al punto 7a No. Pasar al punto 1 Determinar si ya existe dictamen de la Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal Si. Pasar al punto 10 No: Pasar al punto 8ª Proceder con la suspensión temporal del EGA, bloquear su clave de acceso y solicitar informe de avance e inventario de documentación Recibir reporte y elaborar expediente de seguimiento en donde se integraran todos los documentos que aporten información del caso Determinar si hay suficientes elementos sobre el caso y asegurarse de que son los mismos que están en poder de la Comisión de Honor y Justicia del Colegio Estatal Si: pasar al punto 7b No. Pasar al punto 1 Someter a análisis todos los elementos presentados y valorar la acción del EGA, determinar su probable responsabilidad basado en el análisis del expediente integrado Informar a la FedMVZ, A.C. la resolución de la comisión y las recomendaciones pertinentes sobre el caso Aportar evidencias que sustenten su declaración a la comisión de honor y Justicia de su Colegio, turnando copia a su Coordinador Estatal y a la FedMVZ, A.C. De acuerdo al dictamen de la comisión de Honor y Justicia de su Colegio, determinar si es o no responsable Si: pasar al punto 11. No: Pasar al punto 13 Causa baja definitiva del padrón de Evaluadores Ganaderos Autorizados Entregar expedientes, equipo, gafete y ropa de trabajo. Esta acción se comprobará con carta de liberación generada por su coordinador estatal. Se recomienda al Coordinador estatal capacitar y orientar al EGA con el objeto de que prevenga este tipo de problemas y no vuelva a incurrir en estas fallas El EGA recibirá y acatará las recomendaciones hechas por su Comisión de Honor y Justicia , así como de su coordinador Actualiza el Padrón de Evaluadores Ganaderos Autorizados Termina la acción 100 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 101 de 125 Manual de Autorizado procedimientos del Evaluador Ganadero Agosto de 2011 101 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 102 de 125 Propósito Establecer los lineamientos para las actividades de los Evaluadores Técnicos Autorizados. Alcance Este procedimiento comienza con la asignación de UPP´s a los evaluadores técnicos y termina cuando se han visitado todas las UPP´s y se ha capturado la información recabada. Definiciones UPP: Unidad de Producción Pecuaria. ETA: Evaluador Técnico Autorizado. COEST: Coordinador estatal Responsabilidades El EGA debe resolver problemas relacionados con su ruta, manteniendo en todo momento una buena relación con autoridades civiles y militares, debe ser ejemplo de una imagen excelente, profesional, entusiasta y con un alto sentido de la responsabilidad. Debe presentarse ante productores y autoridades como un profesional y guardar una conducta ética y moral intachable. El Coordinador Estatal (COEST) debe atender y orientar a sus EGA´s, de acuerdo a este manual de procedimientos, debe analizar los problemas de todos sus EGA´s y en su caso proponer modificaciones a los procedimientos existentes o bien proponer la creación de otros. Debe tener la capacidad de resumir la información generada en campo para realizar sus reportes a la FedMVZ. Debe ser objetivo, analítico y entusiasta. Coordinación regional de colegios: El personal que auxiliará en la recopilación de documentación para la agilización de la creación de todos los expedientes, contratos y credenciales, debe consultar los registros que existen en la FedMVZ para evitar duplicidad de peticiones a los EGA´s, y así evitar confusión y molestias en los mismos. También deberá entregar periódicamente un CD Políticas Todos los participantes del proyecto deberán reportarse a sus con sus coordinadores por lo menos una vez por semana Como medios de comunicación se emplearán por orden de importancia: Correo electrónico, Messenger, teléfono y visita personal. Se establece una sola cuenta de correo electrónico para recibir documentación [email protected] Para reportar un problema siempre se deberá mencionar en que procentaje se está presentando, para evitar caer en el sensacionalismo. La encuesta y la visita de verificación son gratuitas y todos deben de manifestarlo en cada reunión para evitar el abuso de algunos profesionistas. Revisión de procedimiento La revisión estará a cargo de la Gerencia general y técnica, ambos recibirán sugerencias para realizar modificaciones, considerando las sugerencias para mejora del proceso de parte de todos los interesados 102 Código CIERRE/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Fecha Emisión 22/12/11 Página 103 de 125 Procedimiento general para Evaluaciones Técnicas en Campo Procedimiento general para verificaciones técnicas en campo 2011 FedMVZ Coordinador Estatal / Titular Colegio Estatal SAGARPA Comités de seguimiento Evaluador Ganadero Autorizado 1) Contratar personal y publicar lista 2) Coordinar Evaluadores y establecer plan de trabajo 3) Presentar plan de trabajo al comité de seguimiento al PROGAN 4) Tomar acuerdos pertinentes 4) Tomar acuerdos pertinentes 5) Recopilar evidencias y Presentar informe a FedMVZ 6) Identificar UPP´s 7) Establecer Ruta 8) Preparación de visita 9) Realizar visitas 10) Capturar datos No 11) Validar datos 12) Ultima UPP Si 13) Elaborar formato de cierre 14) Validar formato cierre 15) Enviar documentos 16) Efectuar pago 17) Recibir pagos 18) Fin 103 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 104 de 125 Procedimiento general para Evaluaciones Técnicas en Campo No. Identificador 1 Contratar personal y publicar la lista FedMVZ 2 Coordinar evaluadores y establecer plan de trabajo Coordinador Estatal/Titular de colegio 3 Presentar plan de trabajo al comité de seguimiento del PROGAN Coordinador Estatal 4 Tomar acuerdos pertinentes SAGARPA FedMVZ 5 Recopilar evidencias y presentar informe Coordinador Estatal/Titular de colegio 6 Identificar UPP´s EGA 7 Establecer Ruta 9 10 Preparación de visita Realizar visitas Capturar datos 11 Validar datos 12 Ultima UPP 13 Elaborar formato de cierre(entregarecepción) 8 Responsable EGA EGA EGA EGA Coordinador Estatal/Titular de colegio EGA EGA EGA 14 Validar formato de cierre (FER) 15 Enviar documentos 16 17 18 Efectuar pago Recibir pagos Fin Coordinador Estatal/Titular de colegio FedMVZ EGA Actividades Contratar Profesional y publicar la lista en la pagina de la FedMVZ Analizar situación para establecer plan de trabajo atendiendo a las experiecnias ganadas en ciclos anteriores y se considerar: No de Egas disponibles, época del año, presencia de fenómenos climatológicos, sitios de inseguridad, etc. Realizar distribución de UPP´s considerando factores locales que afecten el desplazamiento. Utilizar Google heart y/o mapas locales para analizar condiciones del terreno Calendarizar y programar avances. El plan de trabajo incluirá No de EGAs, No de UPP´s, fechas de comisión, y situaciones de orden local que estimen convenientes mencionar. Los acuerdos emanados de reuniones centrales con la FedMVZ o locales con comités de seguimiento deberán ser comunicados a la FedMVZ o CGG SAGARPA Los acuerdos emanados y situaciones especiales deberán ser acompañados de las evidencias necesarias Revisar procedimiento de Identificación de UPP´s Utilizar Google Eart, y/o mapas locales para anticipar problemas de arribo al lugar Revisar el procedimiento para establecer ruta y Definirla considerando factores locales Revisar el procedimiento de preparación de la visita Revisar el procedimiento Visita Revisar el procedimiento de captura de datos Aplicar procedimiento de validación, el cual estará ligado al proceso de liberación de los pagos de los EGA´s Decidir si es la última UPP que debe visitar el ETA Si: Continuar en el punto 13 No: Continuar en el punto 9 Elaborar formato para cierre, denominado: Formato de Entrega Recepción (FER) y presentar para firma del COES para realizar cierre de actividad Entregar expedientes a Coordinador estatal para validación de (FER) Expediente de cuestionarios aplicados Expediente de documentos auxiliares Equipos: Cámara fotográfica y GPS Archivos electrónicos generados Otros documentos relevantes Enviar FER, informar sobre la liberación y solicitar proceso de pago Aplicar procedimiento de pago Recibir pago Fin del procedimiento 104 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 105 de 125 Identificar Unidades de Producción Pecuaria 6) Identificar Unidades de Producción Pecuaria Coordinador estatal Evaluador Ganadero Autorizado Autoridades locales 1) Enviar lista de UPP´s y bitácora de ruta 2) Determinar localización y/o contacto remoto 3) Presentarse con autoridades locales y presentar estrategia CADER DDR Autoridad municipal Asociación ganadera local 4) Documentar visita de presentación y respuesta recibida 5) Convocar y realizar reunión vecinal 5a) Asistencia inferior al 30% Si No 5b) ¿Hay ausentes? Si 6) Levantar acta de hechos, recurrir a citatorio por autoridades No 8) Levantar minuta, lista de asistencia y acordar fecha y hora de visita, informar a COES 9) Considerar reportes para estimar avances. En su caso, redefinir estrategias 10) Establecer RUTA 105 7) Brindar apoyo para documentar hechos, avalar lista de ausentes Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 106 de 125 Identificar Unidades de Producción Pecuaria No. 1 2 Identificador Enviar lista de municipios y UPP´s Determinar localización y establecer contacto Responsable Coordinador Estatal Evaluador Técnico Autorizado 3 Presentarse y solicitar apoyo con autoridades Evaluador Técnico Autorizado 4 Realizar campaña de difusión Evaluador Técnico Autorizado 5 Convocar a reunión vecinal Evaluador Técnico Autorizado 5a Asistencia inferior al 30% Evaluador Técnico Autorizado 5b ¿Hay ausentes? Evaluador Técnico Autorizado 6 Levantar acta de hechos, recurrir a citatorio por autoridades Autoridades Locales 7 Acordar fecha y hora de visita Evaluador Técnico Autorizado 8 Reporte de avance esperado Coordinador Estatal 9 Establecer ruta Evaluador Técnico Autorizado Actividades Enviar la lista de Municipios y UPP´s que les corresponde a cada EGA y mantener copia de la asignación Identificar la ubicación de las UPP´s con ayuda de mapas locales, o bien, empleando Google Earth (www.googleearth.softonic.com) Acudir a las autoridades locales 1. SAGARPA 2. CADER o DDR 3. Asociaciones ganaderas y de productores locales 4. Autoridad municipal 5. Colegio de MVZ presentarse y explicar la misión, solicitar apoyo POR ESCRITO y GUARDAR COPIA DE OFICIO CON ACUSE DE RECIBO, presentarles plan de trabajo para coordinar mecanismos de transporte. La última instancia para solicitar apoyo es la FedMVZ para ello, se debe comprobar que se solicitó por escrito apoyo al menos a tres instancias Utilizar el oficio de presentación de Evaluadores Técnicos Autorizados. Utilizar uno o varios medios locales para establecer mensajes a la comunidad Solicitar Entrevista radio Realizar Volantes Reuniones sociales, religiosas, etc. El objetivo es que la comunidad se entere de las actividades a realizar para generar ambiente de confianza Con apoyo de autoridades locales, convocar a reunión vecinal, en ella se tratarán los siguientes puntos Presentación personal Explicar que es el PROGAN (Ver manual de CONEVET) Explicar misión encomendada Ventajas del cumplimiento de la evaluación Consecuencias de no cumplir con la evaluación Se puede aprovechar para levantar información en los cuestionarios y después verificar en campo los datos. Determinar qué porcentaje de participación tiene la comunidad. Si: realizar las actividades del número 6. No: realizar las actividades del número 5b. Identificar que productores ausentes Si: Pasar al punto 6 No: Continuar en el punto 7 Acudir con la autoridad local, identificarse, mostrar oficio de presentación y comisión, levantar acta informativa sobre la actitud de los productores y solicitar citatorio para los productores en una segunda reunión. Acordar en la reunión vecinal con los productores: Lugar y fecha Mecanismos de transporte Obtener dirección, teléfono, Email Informar a los productores las actividades a realizar en cada una de las visitas. Realizar informe de reuniones y de visitas realizadas, según las indicaciones del coordinador. Identificar las UPP´s aledañas para facilitar el trabajo en campo. 106 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 107 de 125 Establecer Ruta 7) Establecer ruta Evaluador Ganadero Autorizado Coordinador Estatal Autoridades locales 1) Elaborar propuesta de ruta 2) Autorizar y establecer ruta libre 3) Presentar oficio de comisión y bitácora como plan de trabajo a autoridades locales, en su caso solicitar apoyo 4) Recibir y contestar No 5) ¿Existe apoyo local? Si No 6) ¿Agoto las 4 posibilidades? Si 7) Informar a Coordinador Estatal 9) Realizar rutas No 10) Preparación de visitas 8) Coordinar ruta y establecer: Ruta libre: con o sin apoyo pero sin problema Ruta riesgo: Documentar declaratoria con apoyo de autoridades, reunir en puntos estratégicos y obtener GPS de la UPP en forma indirecta Ruta rezagados: Brindar servicio en la medida de las posibilidades dentro del periodo de comisión, en su caso documentar falta de cooperación 11) ¿Terminó ruta? Si 12) ¿Es la última UPP? Si No 13) Recategorizar ruta y/o coordinar estrategia con la FedMVZ Cierre 107 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 108 de 125 Establecer Ruta No. Identificador Responsable 1 Elaborar propuesta de ruta Evaluador Técnico 2 Autorizar y establecer ruta libre Coordinador Estatal 3 Elaborar oficio solicitando apoyo a las autoridades Evaluador Técnico 4 Recibir y contestar Autoridades locales 5 ¿Existe apoyo local? Evaluador Técnico 6 ¿Agoto las 4 posibilidades? Evaluador Técnico 7 Informar a coordinador estatal Evaluador Técnico 8 Coordinar ruta y establecer Coordinador Estatal 9 Realizar ruta libre Evaluador Técnico 10 Preparación de visitas Evaluador Técnico 11 ¿Terminó ruta? Evaluador Técnico 12 ¿Es la última UPP? Coordinador Estatal 13 Categorizar ruta Coordinador Estatal 14 Fin Evaluador Técnico Actividades Investigar vías de acceso prácticas para llegar a la UPP programada Autorizar la ruta que se elaboró sin problemas y con ayuda de la comunidad, esta se calificará como ruta libre, el COEST deberá analizar la forma en que se obtuvo para recomendar en otras zonas Elaborar un oficio solicitando a las autoridades locales (SAGARPA, ASOCIACIONES GANADERAS; AUTORIDADES CIVILES, JUNTA DE VECINOS, ETC) el apoyo para las visitas. Guardar una copia del oficio presentado y solicitar la respuesta por escrito Firmar acuse del oficio y responder por escrito Determinar si existe apoyo local No: Continuar con punto 6 Si: Continuar con punto 8 Determinar si ya no existe otra instancia a quién solicitar el apoyo No: Regresar al punto 3 Si: Continuar con punto 8 Informar a su COEST acerca del apoyo obtenido, o negado Designar a partir de los reportes recibidos: -Ruta libre: Ruta que obtuvo el EGA con apoyo de la localidad y sin problemas -Ruta riesgo: Ruta que deberá contar con el apoyo de autoridades locales para protección del ETA -Ruta barrido: Ruta que se ha complicado y que será cubierta por GRUPO ELITE Realizar la ruta libre reportando avances y manteniendo comunicación al menos una vez por semana con su COEST Revisar procedimiento de preparación de visitas Decidir si terminó la ruta No: Continuar con punto 9 Si: Continuar con punto 12 Determinar si es la última UPP Si: Fin y cierre No: Continuar con punto 13 Determinar si se debe considerar ruta riesgo o de barrido y coordinarse con la FedMVZ para cubrirlas Revisar procedimiento de cierre 108 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 109 de 125 Preparación de visita 8) Preparación de visita Evaluador Ganadero Autorizado Coordinador Estatal Autoridades locales Beneficiarios 1) Preparación a) Preparar “Valija” documentos auxiliares para relacionarse con el productor: Solicitud de inscripción del beneficiario PROGAN Carta compromiso al PROGAN Copia de la credencial de elector (IFE) del beneficiario Oficio de presentación y comisión Credencial de identificación como EGA Lineamientos y reglas de operación del PROGAN (extractos aplicables) b) Expediente de verificación: Cuestionario de verificación Documentos y/o formatos anexos aplicables en el ciclo c) Equipo: Aparato GPS Garmin e TREX Cámara fotográfica 2) Configurar Cámara Resolución de 1.2 M (Cámara a 600 x 450 pixeles) Formato JPEG Activar “Modo automático” para escenas Activar “Modo acercamiento” para documentos 3) Configurar GPS (Revisar Protocolo de ACGPS) Escala en Grados, Minutos y segundos, Latitud (hddd,mm,ss.s), Longitud (hddd,mm,ss.s) Altitud: Metros sobre nivel del mar 4) Si existe contacto remoto, confirmar cita Si 5) Establecer Ruta 6) Enterar a las autoridades sobre las actividades a realizar y Verificar si se otorgará apoyo 7) Enterarse de las actividades de los EGA´s y en su caso otorgar apoyo 8) Informar actividades 9) Supervisar que se cumplan los planes de trabajo 9) Visita 109 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 110 de 125 Preparación de visita No. 1 Identificador Preparar Valija Responsable Evaluador Técnico Autorizado 2 ¿Hay contacto remoto? Evaluador Técnico Autorizado 3 Corroborar cita Evaluador Técnico Autorizado 4 Establecer ruta Evaluador Técnico Autorizado 5 Enterar a las autoridades Evaluador Técnico Autorizado 6 Enterarse de las actividades Autoridades locales 7 Informar actividades Evaluador Técnico Autorizado 8 Generar reporte de Avance Coordinador Estatal 9 Visita Evaluador Técnico Autorizado Actividades Entrar al sistema e imprimir la documentación necesaria. 1. Preparar la carpeta completa de las UPP´s a visitar. a. Documentos para la evaluación b. Solicitud de inscripción al PROGAN c. Carta compromiso d. Dictamen y observaciones del comité UPP e. Formato único de campo f. Copia de la credencial IFE del productor 2. Documentos de identificación del ETA a. Oficio de presentación y/o comisión b. Credencial ETA c. IFE d. Lista de asistencia junta vecinal Verificar si hay posibilidades de comunicación remota con productor mediante llamada local, correo electrónico, mensajería personal, reuniones sociales, religiosas, etc. Identificar las vías de comunicación de fácil acceso a la UPP. Ponerse en contacto con el productor beneficiario para el fácil acceso a la UPP. No: continuar en el punto número 5 Si: continuar en el punto número 3 Corroborar cita con el productor Beneficiario, Informar los motivos de la visita y las actividades a realizar. Calendarizar visita. Confirmar visita. En su caso, acordar la presencia de un representante en el predio. Identificar las UPP´s más complejas. Identificar las UPP´s de más fácil acceso. Confirmar ruta de trabajo. Enterar a las autoridades sobre las actividades del EGA y Verificar si las autoridades proporcionarán apoyo. Enterarse sobre las actividades de los EGA´s y en su caso proporcionar apoyo. Realizar reporte de la cantidad de UPP que serán visitadas y así como los tiempos estimados. En caso de existir problemas realizar un reporte para el Coordinador Estatal. Indicar el plan de trabajo posterior. Realizar el un resumen con los avances logrados por todos los EGA´s. Identificar las zonas problemáticas y reajustar las actividades de acuerdo al procedimiento de establecer ruta Revisar el procedimiento de Visita. 110 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 111 de 125 Protocolo de Aseguramiento de calidad en GPS Protocolo de aseguramiento de calidad de GPS (ACGPS) EGA en la base EGA en campo EGA en captura 1) Revisar videos capacitación 2) Revisar manual e-Trex No 3) Realizar Configuración del equipo 4) Verificación de Punto Fijo 5) Coinciden lecturas No Si 6) Salida a campo? Si 7) Imprimir mapa del area a visitar de Google earth con escala de coordenadas y obtener rangos del área a visitar 8) Revisar configuración del equipo 9) Evaluar medio ambiente 10) Obtener lecturas No 11) Dentro del rango Si 12) Registrar en bitácora y determinar Indice de Factibilidad de Acceso (IFA) 13) Capturar localidad 14) Verificar distancia al punto de referencia 15) Verificar punto en Google earth Fin 111 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 112 de 125 Visita a productores beneficiados 9) Realizar visita a productor Evaluador Ganadero Autorizado Beneficiario Autoridad Local 1) Trasladar a UPP 2) ¿Beneficiario presente? No 3) ¿Hay Sustituto? Si Si No 4) Solicitar permiso a encargado para realizar verificación física: Tomar las fotografías pertinentes de la UPP Tomar el punto de Geoposionamiento de la UPP 5) Solicitar apoyo a autoridades para citar al titular 6) Emitir citatorio 7) Aplicar metodología entrevista y llenar cuestionario 9) Aportar información verbal y mostrar evidencias 8) Recopilar evidencia de las declaraciones: Tomar evidencia fotográfica de escenas Tomar evidencia fotográfica de documentos Tomar foto de la pantalla del GPS con la lectura obtenida Obtener datos para contacto remoto con productor 11) En su caso, atender las dudas del productor, preferentemente relacionadas solo con la verificación, para información adicional remitir con las autoridades de SAGARPA 10) Despedida Fin 112 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 113 de 125 Visita a productores beneficiados No. Identificador Responsable Actividades 1 Trasladar a UPP Evaluador Técnico Autorizado 2 ¿Beneficiario presente? Evaluador Técnico Autorizado 3 ¿Hay representante? Evaluador Técnico Autorizado 6 Realizar verificación física Solicitar citatorio por autoridades Emitir citatorio Evaluador Técnico Autorizado Evaluador Técnico Autorizado Autoridad local 7 Presentación Evaluador Técnico Autorizado 8 Realizar verificación física Evaluador Técnico Autorizado 9 Aportar información verbal Beneficiario 10 Constatar información física Beneficiario 11 Despedirse Evaluador Técnico Autorizado 12 Generar reporte con archivo y cuestionarios Evaluador Técnico Autorizado 13 Captura Evaluador Técnico Autorizado Trasladarse a UPP con toda precaución, ya que la responsiva por daños corre a cargo del ETA. Determinar si el beneficiario está presente No: Continuar con punto 3 Si: Continuar con punto 7 Determinar si existe alguien que represente al beneficiario No: Continuar con punto 4 Si: Continuar con punto 7 Tomar la fotografía de la UPP Tomar el punto de Geoposicionamiento de la UPP Solicitar por escrito a las autoridades un citatorio para el beneficiario. Extender oficio a EGA con la respuesta a su solicitud Cuidar mucho su presentación, vestimenta, actitud y conducta Mostrar el oficio de presentación, credencial EGA y credencial IFE. Explicar brevemente los mismos puntos que se consideraron en la junta vecinal PROGRAMA GRATUITO Explicar que es el PROGAN, Ventajas, Misión del ETA Objetivos de ese día Informar las actividades que realizará en el predio y tiempo estimado Realizar verificación física y las actividades señaladas en el cuestionario: Tomar la fotografía de la UPP Tomar el punto de Geopsocionamiento de la UPP Proceder a la entrevista en base al cuestionario predeterminado Contestar los puntos del cuestionario en base a lo revisado en la UPP Revisar el manual del CONEVET. Revisar documentos y hechos que avalen la información que se vierte en el cuestionario Agradecer las atenciones al beneficiario, Ofrecer servicios veterinarios profesionales para el futuro y dejar datos Capturar la información obtenida por parte del productor en el sistema SI-EVALUA Entregar al coordinador estatal correspondiente todos los cuestionarios en físico de las UPP’s asignadas Revisar el procedimiento de captura 4 5 113 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 114 de 125 Captura 10) Capturar datos Evaluador Ganadero Autorizado Coordinador Estatal Colegio de Médicos Veterinarios Zootecnistas 1) documentos de campo, fotos y cuestionarios 2) ¿Capacitado para capturar? Si 3) Verificar archivos: Formato archivos: JPEG, Tamaño archivos: 1.2 megas No Documentación completa 4) ¿Existe PAV: Punto de Acceso Viable? No 5) Informar a Coordinador Estatal 6) Coordinar Captura en otro sitio Si No 7) Establecer centro de captura 8) ¿Sistema con problemas? Si 9) Reportar falla a FedMVZ No 10) Reintentar en una hora 11) Realizar captura 12) Subir archivos y resguardar copias 13) ¿Terminó captura? Si 14) Fin 114 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 115 de 125 Captura No. Identificador Responsable Actividades 1 Reporte con archivo y cuestionarios Evaluador Técnico Utilizar el reporte de campo como fuente para sesiones de captura 2 ¿Capacitado para capturar? Evaluador Técnico 3 4 5 6 7 8 9 10 Verificar archivos: Formato: JPEG, JPG Tamaño: adecuado Saturación Sistema Ubicar PC y conexión banda ancha ¿Hay punto de acceso viable? Turnar a Coordinador Estatal Coordinar Captura en otro sitio ¿Sistema con problemas? Reportar falla a FedMVZ Reintentar en una hora Evaluador Técnico Evaluador Técnico Evaluador Técnico Evaluador Técnico Coordinador Estatal Evaluador Técnico Evaluador Técnico Evaluador Técnico 11 Realizar captura Evaluador Técnico 12 Realizar captura ETA Evaluador Técnico 13 ¿Terminó captura? Evaluador Técnico 14 Fin Evaluador Técnico Determinar si se tienen los conocimientos de computo necesarios para realizar la captura Si: Continuar con el punto 3 No: Continuar con el punto 6 Revisar los archivos que se subirán al sistema, deben evaluarse los tipos de archivos JPG ó JPEG El tamaño de los mismos 600 x 400 píxeles que corresponden a un promedio de 90 a 130 Kb, tardan un minuto y medio Si se toman fotos en alta resolución, deberán reducirse para evitar que se tarde el sistema al subirlas Mantener un registro para ubicar los lugares y horarios en que el sistema opera mejor en su área Determinar un punto de acceso a internet que no presente problemas Enviar a coordinador estatal siempre y cuando el EGA haya agotado las posibilidades de poder capturar Coordinar con el Colegio estatal la captura de los datos Evaluar si el sistema tiene problemas siempre que se tomen en cuenta las acciones del punto 3 sin que se obtenga respuesta Enviar comunicado por cualquier medio a la FedMVZ para reportar la falla y levantar registro de fallas Esperar una hora e intentar nuevamente la captura Realizar la captura en colegio u otro sitio regional con la supervisión del Coordinador Estatal o el ETA. Se debe conservar una copia de la información que se proporcionó al sistema y evitar errores Realizar la captura sin errores Determinar si terminó la captura Si: pasar al punto 14 No: Regresar al punto 3 Concluir captura y revisar procedimiento para cobro 115 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 116 de 125 Cierre de actividad Procedimiento específico: Cierre de actividad EGA Coordinador Estatal Gerencia Técnica G. Adtva. 1) Capturar información 2) Registrar avance 3) Alcanza 33%, 66% ó 100% No 4) Elaborar recibo Honorarios e informe Si 5) Revisar documentos y condiciones No 7) Corregir situación 6) ¿documentos y condiciones correctos? Si 8) Enviar recibos y documentos No 9) Registrar correspondencia 10) Registrar correspondencia 11) Evaluar condiciones 1er, 2do, y 3er pago No 13) Informar a ETA 12) ¿Cumple condiciones? Si 14) Efectuar pago 15) Generar reporte 16) ¿Terminó región? Si 17) Cierre 116 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 117 de 125 Pago por Servicios Profesionales No. Identificador Responsable 1 Capturar información Evaluador técnico 2 Registrar avance Coordinador estatal 3 Alcanza 33%, 66% ó 100% Coordinador estatal 4 Generar informe y validarlo Oficina Central 5 Elaborar recibo Honorarios Evaluador Técnico 6 Revisar documentos y condiciones 7 ¿documentos y condiciones correctos? 8 Corregir situación Evaluador Técnico 9 Enviar recibos y documentos Coordinador estatal 10 Registrar correspondencia Gerencia Técnica 11 Evaluar condiciones 1er, 2do, y 3er pago Gerencia administrativa 12 ¿Cumple condiciones? Gerencia administrativa 13 Informar a ETA Coordinador estatal 14 Efectuar pago 15 Generar reporte 16 ¿Terminó región? Evaluador Técnico 17 Cierre Evaluador Técnico Coordinador estatal Coordinador estatal Gerencia administrativa Gerencia administrativa Actividades Realizar la captura de información, de acuerdo al procedimiento de captura Registrar el avance de todos sus EGA´s para anticiparse a los alcances del 33%, 66% y 100% Determinar si ya alcanza el rango para cobro del 33%, 66% y 100% Si: Continuar en el punto 4 No: Regresar al punto 1 Imprimir el informe y validarlo, al mismo tiempo el EGA debe imprimir, firmar y enviar su informe a la Oficina Central Elaborar su recibo de honorarios de acuerdo al ejemplo que se les envió, se debe considerar que hay una forma especial para MVZ y otra para Ingenieros Agrónomos Deben imprimir, firmar y enviar sus informes a la oficina central Revisar minuciosamente los recibos de honorarios, verificar que todos los datos estén correctos, el recibo sin tachaduras o correcciones y el desglose de impuestos también correcto de acuerdo a la muestra que se les proporcionó Evaluar si los documentos y las condiciones para cobro se cumplen Si: Continuar en el punto 9 No: Continuar en el punto 8 Realizar las correcciones pertinentes y enviar nuevamente al Coordinador estatal Enviar los documentos a oficina central, utilizando los mecanismos más eficientes para garantizar la velocidad, seguridad y eficiencia en la mensajería Registrar toda la correspondencia en un archivo electrónico para facilitar la búsqueda rápida y eficiente y para contabilizar el tiempo de respuesta Revisar que se cumplan las condiciones en igualdad de circunstancia para todos: 1er pago: avance del 33%, recibo de honorarios 2do. Pago: avance del 66%, recibo de honorarios 3er. Pago: Avance del 100%, recibo de honorarios, tres informes de labores, carta de liberación, documentación y expedientes, equipo en resguardo (PGS y Cámara digital) Determinar si cumple las condiciones e informar al coordinador estatal si existe problema Si: Continuar en el punto 14 No: Continuar en el punto 13 Informar al EGA las causales de retraso en su pago Realizar el pago y registro Subir a la red el reporte de pagos efectuados para consulta de todo el personal Determinar si terminó con su región y UPP´s asignadas Si: Revisar el procedimiento de cierre No: Regresar al punto 1 Revisar el procedimiento de cierre 117 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 118 de 125 Cierre del Evaluador Ganadero Autorizado 1. Propósito: Establecer los pasos a seguir para cerrar la actividad de cada Evaluador Ganadero Autorizado al término de las visitas de verificación en una ruta. 2. Alcance: Este procedimiento comprende desde que se visita la última UPP que está integrada a la ruta, hasta la entrega de equipo e información resultante a su Coordinador Estatal y resguardo en el lugar que determine el Colegio Estatal. 3. Definiciones UPP: Unidad de Producción Pecuaria. EGA: Evaluador Ganadero Autorizado. COES: Coordinador Estatal 4. Responsabilidades: El EGA debe mantener orden en todo momento, tanto en el trabajo de campo como en la integración de los expedientes que resulten. El EGA deberá siempre elaborar un respaldo en archivo electrónico de toda la información que recopiló y entregarla al momento del cierre. El EGA es responsable del cuidado y uso del equipo que le fue asignado en custodia para la realización de su trabajo. Tomará todas las precauciones necesarias para evitar pérdidas, robos o daño en el equipo, o la información contenida en él. El Coordinador Estatal (COES) debe monitorear las actividades de todos los Evaluadores y tener conocimiento en todo momento de los avances, problemas y fechas de término de sus actividades. El titular del Colegio estatal es responsable de designar el sitio en que será resguardado el archivo físico de las verificaciones 5. Políticas: La FedMVZ realiza sus operaciones estandarizadas y basadas en procedimientos de aplicación nacional El EGA debe estar preparado en todo momento para ser objeto de verificación para constatar que las acciones se realizan conforme a los procedimientos establecidos Las instrucciones específicas, extraordinarias o especiales no contempladas en los procedimientos son comunicadas a través de oficios emitidos por la Gerencia Técnica o Gerencia general de la FedMVZ, numerados para tal efecto, las instrucciones señaladas en dichos comunicados serán aplicación permanente. Como medios de comunicación se emplearán por orden de importancia: Correo electrónico, Messenger, teléfono y visita personal. 6. Revisión de procedimiento: La revisión programada estará a cargo de la Gerencia general y técnica. Se puede operar una revisión extraordinaria si algunas de las partes 118 Código CIERRE/GE-01-01 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Fecha Emisión 22/12/11 Página 119 de 125 involucradas hacen sugerencias para realizar modificaciones, siempre y cuando éstas agreguen valor al procedimiento Cierre Evaluador Ganadero Autorizado Evaluador Ganadero Autorizado Coordinador Estatal FedMVZ 1) Realizar visita 2) Integrar expedientes: a) Valija identificación b) Expediente verificación c) Paquete con equipos No 3) ¿Es la última UPP asignada? Si Si 4) Elaborar relación descriptiva en cada paquete y verificar que el equipo esté en condiciones 5) Llenar el formato de cierre de EGA 6) Entregar equipo y paquetes a COES No 8) Corregir situación 7) ¿Equipo y paquetes en orden? Si 9) Firmar formato de cierre y recibir expedientes 10) ¿Se reasigna a otra área? No 11) Recoger equipo y enviar formato cierre a FedMVZ No 12) Recibir copia formato de cierre 13) Revisar situación del EGA No 14)¿Cumple con todo? Si 15) Tramitar pago 16) Recibir pago 119 Manual de Procedimientos FedMVZ, A.C. Procedimiento de cierre para Evaluador Ganadero Autorizado Código CIERRE/GE-01-01 Fecha Emisión 22/12/11 Página 120 de 125 Procedimiento para el Cierre del Evaluador Ganadero Autorizado No. Identificador Responsable Actividades Realizar las visitas de acuerdo al plan de trabajo acordado con su Coordinador Estatal Integrar expedientes de todas las UPP visitadas, y ORDENARLOS POR MUNICIPIO generando tres paquetes en el siguiente orden: 1) Valija con documentos de identificación del productor (IFE, carta compromiso, etc), 2) Expediente del ciclo de verificación vigente(Cuestionario, anexos y respaldo electrónico) 3) Paquete con equipo (Cámara, GPS y accesorios) Determinar si es la última UPP asignada, Si : Continuar en el punto 4 No: Regresar al punto 1 AGRUPAR TODOS LOS EXPEDIENTES POR MUNICPIO en orden y generar una relación que explique el criterio empleado para ordenar los documentos, esta relación deberá facilitar la búsqueda de cualquier documento en el futuro, sin necesidad de abrir el paquete. Verificará que el equipo se encuentre en condiciones optimas de operación. Llenar el formato de cierre de Evaluador Ganadero Autorizado (EGA) y anexarlo a la relación de expedientes a entregar. Entregar todos los paquetes protegidos con plástico. El formato de cierre y la relación descriptiva deberán permanecer a la vista. En otra bolsa el equipo GPS y la Cámara fotográfica con sus accesorios Determinar si el equipo está en condiciones óptimas de operación Si: Continuar en el punto 9 No: Continuar en el punto 8 Corregir la situación que fue observada, si es necesario solicitar asesoría a la FedMVZ Continuar en el punto 2 1 Realizar visitas Evaluador Ganadero Autorizado 2 Integrar expedientes Evaluador Ganadero Autorizado 3 ¿Es la última UPP asignada? Evaluador Ganadero Autorizado 4 Elaborar relación descriptiva en cada paquete y verificar que el equipo esté en condiciones Evaluador Ganadero Autorizado 5 Llenar el formato de cierre de EGA Evaluador Ganadero Autorizado 6 Entregar equipo y paquetes a COES Evaluador Ganadero Autorizado 7 ¿Equipo y paquetes en orden? Coordinador Estatal 8 Corregir situación Evaluador Ganadero Autorizado 9 Firmar formato de cierre y recibir expedientes Coordinador Estatal 10 ¿Se reasigna a otra área? Coordinador Estatal 11 Recoger equipo y enviar formato de cierre a FedMVZ Coordinador Estatal 12 Recibir copia formato de cierre FedMVZ 13 Revisar del EGA 14 ¿Cumple con todo? 15 Tramitar pago 16 Recibir pago situación FedMVZ FedMVZ FedMVZ Evaluador Ganadero Autorizado Firmar formato de cierre y recibir expedientes Determinar si el EGA participará en otra área Si: Regresar al punto 1 y reiniciar procedimiento No: Continuar en el punto 11 Recoger equipo Revisar equipo GPS: Aspecto físico, Funcionamiento e instructivos Revisar Cámara: Funcionamiento, Tarjeta de memoria externa, cargador, pilas recargables e Instructivos Extraer las baterías de ambos equipos y almacenar Recibir copia de formato de cierre por correo electrónico Revisar historial y verificar que no existan pendientes Recibos de honorarios Informes de labores Documentación personal Verificar que cumpla con todo Si: Continuar en el punto 15 No: Regresar al punto 8 Tramitar pago Recibir el pago y si lo solicita carta de liberación 120 Verificación del cumplimiento de los compromisos de los productores beneficiados por el PROGAN Formato de entrega-recepción de las verificaciones realizadas a los productores beneficiados por el PROGAN Estado: ________________________________________________ Ciclo: _________________ Identificación del Evaluador Ganadero Autorizado Apellido Paterno Apellido Materno Nombre (s) Usuario Dirección: C.P. Móvil Teléfono fijo: Correo electrónico: Principal Alterno Resumen de las verificaciones Fecha de inicio No. de UPP´s visitadas: No. de solicitudes asignadas: Fecha término Nombre de los municipios visitados No. de municipios a visitar Cámara fotográfica Si No GPS No. Serie Si No No. Serie Entrega de Equipo Entrega archivo físico Condición Bueno Regular Malo Bueno CD con fotografías de las verificaciones realizadas en campo No. No. Expedientes del No. Aviso al productor Cuestionarios Productor Condición Regular Si (#) y Nombre de los Municipios Malo Cantidad Bitácora Sí Documentos generados por el EGA No No No. UPP´s Evaluadas (#) y Nombre de los municipios Documentos recibidos por el EGA Equipo Observaciones y comentarios EGA COES Elaboró Revisó Resguardo Evaluador Ganadero Autorizado Coordinador (a) del Estado Presidente del Colegio de MVZ del Estado 121