MIEMBROS DEL GRUPO: Diego y Naim. CASOS FINALES 1· Adaptación a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales Sofía trabaja para la empresa CADRUERO, SA, que debe adaptar sus procedimientos sobre recogida de información y tratamiento de datos de carácter personal a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Dado que Sofía ha recibido formación al respecto, siguiendo lo dispuesto en la ley, el responsable del tratamiento la ha nombrado responsable de protección de datos de la empresa. Ante el cambio en la normativa, varios de los clientes de la empresa han decidido ejercer los derechos que contempla la ley en relación con sus datos personales. El responsable del tratamiento le indica que la empresa ha decidido seguir las indicaciones de las autoridades de protección de datos, que recomiendan adoptar un modelo de información por capas o niveles, y ella debe implementar ese sistema en la empresa. a) Según la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, ¿qué se entiende por datos personales? Datos de una persona física. b) ¿Qué diferencia existe entre el responsable del tratamiento y el encargado del tratamiento? Responsable del tratamiento: Solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento. solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento. Encargado del tratamiento: Organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. c) ¿Qué obligaciones impone la ley a las empresas en materia de protección de datos? La obligación de informar a las personas interesadas. La información se debe poner a disposición de los interesados en el momento en que se solicitan los datos, previamente a la recogida o registro. d) ¿Cuáles son los derechos que concede la ley a los clientes de la empresa en relación con la protección de sus datos personales? Derecho de acceso, derecho de rectificación, derecho de supresión (derecho al olvido), derecho a la limitación del tratamiento cuando el tratamiento sea ilícito o ya no se necesiten, derecho a la portabilidad y derecho de oposición cuando el tratamiento de datos tenga por objeto la mercadotecnia directa. 2· Conservación de la documentación La empresa del Caso final 1 desea también reorganizar sus archivos, que recientemente ha procedido a digitalizar, para llevar un control más preciso de los plazos de conservación de la documentación, dada la gran cantidad de documentos que se generan anualmente y las distintas normas que regulan dichos plazos. Al proceder a la digitalización, los responsables se han dado cuenta de que hace dos años la Administración laboral les abrió un expediente por la comisión de una infracción, pero aún no han recibido ninguna sanción. a) ¿Qué normas regulan los plazos de conservación de la documentación en materia laboral, fiscal, contable y comercial? Laboral: Ley de sobre infracciones y sanciones en el orden social Fiscal: Ley General Tributaria Contable: el Código de Comercio Comercial: El código de Comercio b) ¿Qué otras normas deben tener en cuenta la empresa en relación con los plazos de conservación de la documentación? Tienen que tener en cuenta también la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la financiación del terrorismo. 3· Depósito de las cuentas anuales La empresa CADRUERO, SA, ha celebrado la junta general de accionistas, donde se han �robado las cuentas anuales del ejercicio anterior. Su administrador, Julio Sánchez, debe proceder a su depósito: a) ¿Qué plazo tiene para presentar las cuentas anuales? El mes siguiente a su aprobación. b) ¿En qué soportes puede presentar las cuentas? CD o DVD y por vía telemática. c) ¿Qué documentos debe presentar para depositar las cuentas anuales? Estado de cambios en el patrimonio neto. Estado de flujos de efectivo. Informe medioambiental. Informe de acciones/ participaciones propias. Memoria. Instancia de presentación. datos generales de identificación. Certificación de aprobación de cuentas. Balance. Cuenta de pérdidas y ganancias. d) ¿En qué documento de funcionamiento de las sociedades se dejará constancia de la aprobación de las cuentas anuales por parte de la junta general de accionistas? (Si no sabes la respuesta con certeza investiga en Intenet) En un acta Esquema Realizar un esquema o mapa conceptual del tema. Se valorará que no os quedéis simplemente con los enunciados de los puntos, sino que introduzcáis aquellos apartados que consideréis más relevantes y los plasméis con alguna definición, alguna imagen o de cualquiera otra forma que consideréis oportuna. Documentación de funcionamiento de las entidades Documentos Societarios -Definición: Documentos necesarios para su funcionamiento y cuyo objeto es diverso: transmitir información, plasmar acuerdos adoptados o registrar las operaciones realizadas 1.Convocatorias: son anuncios o escritos mediante los que se convocan a los miembros de la sociedad a participar en actividades comunes. Documentos que sirven para certificar o dejar constancia oficial de todo lo que se ha tratado y acordado en una junta. Estructura: encamezamiento, asistentes, orden del día, acuerdos, cierre y pie Documentos Contables Libros de Registro LIBROS EXIGIDOS POR EL CÓDIGO DE COMERCIO: El Código de Comercio establece la obligatoriedad para todas las sociedades de anotar sus operaciones en determinados libros. Libros exigidos por el Código de Comercio(para todas las empresas): 1. Libro de inventarios y cuentas anuales. 2. Libro diario. Libros exigidos por el Código de Comercio (Para las sociedades mercantiles): 1.Libros de actas. 2. Libro de socios. LIBROS EXIGIDOS POR LA NORMATIVA TRIBUTARIA: Libro registro de facturas emitidas. -Libro registro de facturas recibidas. -Libro registro de bienes de inversión. -Libro registro de operaciones intracomunitarias. ESCRITURAS PÚBLICAS: Actos jurídicos que ahn de estar regisrados en el Registro Mercantil. Para este proceso se necesitará realizar una elevación a público a través de un notario. Defiición: Obligación de registrar los hechos y sucesos contables generados, así como de inscribirlos en el Registro Mercantil para darles publicidad Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: Los administradores de las sociedades han de presentar las cuentas anuales para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio. DOCUMENTOS QUE DEBEN PRESENTARSE PARA DEPOSITAR LAS CUENTAS ANUALES: -Instancia de presentación, hoja de datos de identificación, certificación de aprobación de cuentas, balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios de patrimonio neto, estado de flujos de efectivo, informe medioamibiental, informe de acciones/participaciones y memoria. Conservación de la Documentación Documentos producidos por la empresa en el ejercicio de sus actividades deben custodiarse durante unos determinados plazos, por si necesitan ser consultados. Plazos: -Documentación contable: mínimo 6 años. Documentación laboral: mínimo 4 años . Documentación fiscal: mínimo 4 años. -Documentación comercial: mínimo 6 años. No obstante, la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la financiación del terrorismo, los sujetos obligados conservarán los documentos durante un mínimo de 10 años. Protección de datos de carácter personal Documentación generada por las empresas durante su funcionamiento se elabora a partir de datos que en muchos casos son personales. Por ello es necesario normas que la protejan. OBLIGACIONES DE LAS EMPRESAS: Las organizaciones quedan obligadas a informar a los ciudadanos de forma clara y sencilla sobre los aspectos más importantes del tratamiento de sus datos. La ley distingue entre: -El responsable del tratamiento. El encargado del tratamiento. Al tratar datos personales, la empresa debe observar los principios de exactitud de los datos, deber de confidencialidad y tratamiento. Los organismos encargados de vigilar el cumplimiento de estas obligaciones son la Agencia Española de Protección de Datos. Quedan prohíbidos: -El tratamiento de datos personales que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical. -El tratamiento de datos genéticos y datos biométricos, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o a la orientación sexual de una persona física. DERECHOS DE LAS PERSONAS: derecho de acceso, derecho de rectificación, derecho de supresión (derecho al olvido), derecho a la limitación del tratamiento cuando el tratamiento sea ilícito o ya no se necesiten, derecho a la portabilidad y derecho de oposición cuando el tratamiento de datos tenga por objeto la mercadotecnia directa. TRATAMIENTO DE LOS DATOS: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales. Normativa de protección y conservación de medio ambiente Definición: Regula la responsabilidad de las empresas de prevenir, evitar y reparar los daños medioambientales. Obligacione: 1.Comunicar, 2.Aportar y ejecutar las medidas de prevención, 3. Restituir, 4. Disponer de una garantía financiera La preocupación de las empresas por el impacto de sus actividades en el medio ambiente forma parte de la responsabilidad social corporativa( conjunto de acciones que minimizan el impacto en el medio ambiente).
