net cash Manual SIT Servicio Integral de Tesorería net cash Índice Manual SIT 1. SIT-Dispersión 1 1.1 Definición 1 1.2 Pagador SIT-Dispersión 1 1.3 Tipos de pagos 2 1.4 Modalidades de contratación del convenio SIT 3 1.5 Menú principal del SIT 4 2. Pagador proveedores 5 2.1 Administración de proveedores 5 2.1.1 Alta puntual de proveedores 5 2.1.2 Baja puntual de proveedores 12 2.1.3 Cambio puntual de proveedores 15 2.1.4 Importación de archivos de proveedores 19 2.2 Consultas de proveedores 2.2.1 Proveedores 27 27 2.2.1.1 Consulta puntual de proveedores 27 2.2.1.2 Consulta masiva de proveedores 29 2.2.2 Archivos de proveedores 31 2.2.3 Catálogo de proveedores 37 3. Pagador pagos 39 3.1 Administración de pagos 39 3.1.1 Alta puntual de pagos 39 3.1.2 Baja puntual de pagos 50 3.1.3 Importación de archivo de pagos 53 3.2 Consultas de pagos 3.2.1 Pagos 60 61 3.2.1.1 Consulta puntual de pagos 61 3.2.1.2 Consulta masiva de pagos 64 net cash Índice Manual SIT 3.2.1.2.1 Pagos pendientes de liquidar 64 3.2.1.2.2 Remisión de pagos 66 3.2.1.2.3 Comprobantes de pagos 69 3.2.2 Archivos de pagos 71 3.2.3 Base de datos de pagos 78 4. Proveedor consulta de pagos 80 4.1 Consulta de puntual de pagos 80 4.2 Consulta masiva de pagos 82 5. Configuración de servicios–SIT y firmas 85 5.1 Configuración de servicios–SIT 85 5.2 Firmas 89 6. Software off line SIT 95 6.1 Instalación software off-line SIT 95 6.2 Generación de un archivo de proveedores 100 6.3 Generación de un archivo de pagos 102 7. ANEXOS 104 ANEXO A–HORARIOS DEL SIT 104 ANEXO B–LAYOUT’S DEL SIT 105 ANEXO C–CÓDIGOS DE RESPUESTA DEL SIT 106 net cash Manual de Administración SIT-Dispersión Índice 1. SIT-Dispersión 1.1. Definición Servicio Integral de Tesorería (SIT); servicio que permite realizar a las empresas operaciones de dispersión y concentración de pagos a través de Bancomer net cash y otros canales. La empresa en el SIT puede funcionar como: SIT Dispersión, en esta figura la empresa realiza pagos de forma segura y flexible a proveedores o terceros. SIT Concentración: el SIT permite llevar un control de los pagos recibidos de otras empresas. IMPORTANTE La mayor parte de la funcionalidad se encuentra en la parte de SIT Dispersión. 1.2. SIT Dispersión Plataforma flexible de dispersión de pagos a proveedores o terceros a través de Bancomer net cash, a cuentas Bancomer, convenios CIE, cuentas de otros Bancos nacionales e internacionales y el pago en ventanilla, con la posibilidad de programarlos hasta con 45 días de anticipación. En SIT–Dispersión lo primero que la empresa debe hacer es dar de alta a los proveedores, a fin de crear el catálogo de proveedores. Posteriormente efectuar los pagos. Los tipos de pago son los siguientes (ver sección de Tipos de pago): • Pago en ventanilla • Pagos Bancomer • Pagos Interbancarios (nacionales) • Pagos Internacionales Por último, se hace el envío de confirmación del pago vía e-mail o mensaje SMS al proveedor. Figura 1 Servicio Integral de Tesorería / Página 1 net cash Manual de Administración SIT-Dispersión Índice 1.3 Tipos de pago Se tienen 4 tipos de pago, los cuales se detallan a continuación: Pago en ventanilla • Pago en ventanilla, es una instrucción de pago que da de alta la empresa a fin de que el beneficiario realice el cobro en sucursal bancaria. • El pago tiene vigencia desde la fecha de pago hasta la fecha de vencimiento. • El cliente puede capturar dos beneficiarios para que uno de ellos realice el cobro en sucursal o en forma mancomunado. • El cliente define la forma en que se identificará el beneficiario en sucursal: tipo y número de identificación. • Los datos que se solicitan al beneficiario en ventanilla para realizar el pago son: convenio, concepto, referencia e importe (opcional). • Los pagos son liquidados de acuerdo al monto en efectivo o en cheque de caja especial (sin cobro de comisión): • Menor o igual a $50,000 se liquida en efectivo. • Mayor a $50,000 se liquida en cheque de caja especial sin cobro de comisión. • También el cliente puede definir por cada pago que la liquidación se realice con cheque de caja espacial. • Sólo aplica en moneda nacional MXP Pago Bancomer • Tipo de pago automático, que se realiza entre cuentas Bancomer, la de cargo del cliente y la de abono del proveedor. • La cuenta del proveedor puede ser a Cuentas Bancomer de 10 dígitos o cuenta CLABE de 18 dígitos. • Por otro lado se pueden hacer pagos a un convenio CIE Bancomer. • En este tipo de pago opera la funcionalidad de reintentos durante el día. • Como todo pago automático es indispensable el previo registro del proveedor en el catálogo de proveedores. • Aplican en MXP, USD y EUR al uno por uno y con diferente divisa, lo que implica compra–venta de divisas. • Los pagos Bancomer se pueden hacer entre las mismas cuentas del cliente. Pago Interbancario • Tipo de pago automático, que se realiza desde la cuenta Bancomer de cargo hacia la cuenta interbancaria del proveedor de cualquier banco nacional. • Existen dos formas en que se puede realizar el pago: • SPEI (mismo día) • TEF (día siguiente) • La referencia numérica y el motivo de pagos son dos datos importantes para que el cliente distinga la operación de dispersión. • SIT es responsable de entregar la instrucción de pago al banco destino y este es el responsable de hacer el depósito o bien reportar la devolución del pago, informando la causa de rechazo. Servicio Integral de Tesorería / Página 2 net cash Manual de Administración SIT-Dispersión Índice • Como todo pago automático es indispensable el previo registro del proveedor en el catálogo de proveedores. • Sólo aplica en moneda nacional MXP. Pago Internacional • Tipo de pago automático, que se genera desde una cuenta nacional Bancomer hacia una cuenta en el extranjero. • El pago internacional puede ser a USA y al resto del mundo. • Existen dos formas en las que se puede realizar el pago internacional: • SWIFT, pagos de alto valor para USA y resto del mundo. Dependiendo del horario en que se envía y de la divisa destino, puede ser aplicado mismo día (divisa destino USD, CAD, EUR, CHF, GBP, JPY, SEK). • ACH, pagos de bajo valor sólo para USA con abono en la cuenta destino valor día siguiente (divisa destino USD). • Son de gran importancia los códigos ABA o BIC: • Código ABA (ABA Routing Number). Es un código creado por la Asociación de Banqueros Americana que sirve para identificar a una institución financiera en Estados Unidos, con el cual se facilita el envío de transferencias electrónicas de dinero entre bancos. Este código consta de 9 dígitos, es numérico y sólo aplica para pagos internacionales a USA. • Código BIC (Bank Identifier Code). Identifica la sucursal de la institución financiera en el mundo. Este código consta de 11 dígitos alfanuméricos y aplica para pagos internacionales al resto del mundo.. • Se puede definir un detalle de pago que se envía al banco destino y sirve como información adicional para identificar el pago, aplica para pagos internacionales al resto del mundo. • SIT es responsable de entregar la instrucción de pago al sistema SWIFT (THE SOCIETY FOR WORLDWIDE INTERBANK FINANCIAL TELECOMMUNICATION) y este es el responsable de hacer el envío del pago al banco destino o bien reportar la devolución del pago, informando la causa de rechazo. • Como todo pago automático es indispensable el previo registro del proveedor en el catálogo de proveedores. • Cada banco tiene un esquema tarifario que lo hace efectivo al momento de realizar el depósito (lo deduce del importe del pago). Las comisiones que cada banco cobre no son responsabilidad de BBVA Bancomer. 1.4 Modalidades de contratación del convenio SIT Tipo de pagos • El convenio SIT al darse de alta tiene por default los Pagos Bancomer y Pagos Interbancarios (SPEI y TEF). • Se debe solicitar en la contratación los siguientes tipos de pago: • Pago en ventanilla: • Sin o con importe obligatorio. • Liquidación con cheque de caja sin importar el importe. • Ráfaga personalizada. Texto libre definido por la empresa para cada pago o de forma general por convenio. Servicio Integral de Tesorería / Página 3 net cash Manual de Administración SIT-Dispersión Índice • Pago a convenio CIE. • Pago Internacional: • Pago Internacional vía SWIFT. • Pago Internacional vía ACH. Tipo de cargo • Existen tres tipos de cargo a la cuenta dispersora: • Consolidado: un único cargo por todos los pagos y lotes de un proceso. • Lote: un cargo por los pagos contenidos en el archivo enviado. • Detalle: por cada pago se aplica un cargo en la cuenta dispersora. Confirmación de pagos • Es el envío de un Mail o mensaje SMS al proveedor o tercero sobre la confirmación del pago. • Aplica para todos los tipos de pago, incluyendo los pagos en ventanilla. Cuentas Adicionales y Alternas • Se pueden definir cuentas adicionales, las cuales podrán ser seleccionadas como cuenta de dispersión al momento de realizar el envío del pago. • Cuenta alterna a la cuenta principal y para cada cuenta adicional, en caso de que alguna de ellas no tenga fondos se realiza un fondeo automático sobre la cuenta alterna definida. Reintentos • Sólo aplica para pagos Bancomer e Internacionales. • Si al momento de que se ejecute el proceso de aplicación la cuenta dispersora no tiene saldo disponible suficiente, se vuelve a intentar el pago en el siguiente proceso de aplicación. • Los reintentos se realizan durante el día de acuerdo a la fecha de operación del pago. 1.5 Menú principal del SIT Para entrar a la funcionalidad del SIT en Bancomer net cash, haga clic en la opción PAGOS Y TRANSFERENCIAS y posteriormente seleccione la opción del menú SIT. Figura 2 Dentro del SIT existen tres grandes opciones: • Pagador Proveedores • Pagador Pagos • Proveedor Consulta de Pagos Servicio Integral de Tesorería / Página 4 net cash Manual SIT Pagador proveedores Índice 2. Pagador proveedores Dentro del menú Pagador proveedores se integran las siguientes dos funcionalidades: • Administración de Proveedores, con la que podrá realizar de manera puntual o masiva el mantenimiento al catálogo de proveedores, incluyendo las operaciones de altas, cambios y bajas. • Consultas, con la que podrá visualizar la información de los proveedores de manera individual o masiva, ya sea en pantalla o a través de archivos en Excel o TXT. 2.1 Administración de proveedores 2.1.1 Alta puntual de proveedores 1. Para realizar una alta puntual de proveedores, haga clic en la opción de Pagador Proveedores del menú SIT. Figura 3 2. Después ingrese a la opción de Administración de Proveedores. Figura 4 3. Seleccione el número de convenio SIT, marque la opción de Alta y presione el botón Aceptar. Figura 5 1 2 3 IMPORTANTE Dé clic en Descargar Software offline para iniciar el proceso de descarga del software, el cual le permitirá elaborar de manera muy simple archivos de proveedores y pagos. Servicio Integral de Tesorería / Página 5 net cash Manual SIT Pagador proveedores Índice Campo No. 1 Número de convenio 2 Divisa convenio 3 Instrucción Descripción Tipo Longitud Selección Seleccionar un convenio SIT del combo box -Número de convenio-. N/A Por default Dato que se presenta automáticamente y representa la divisa del convenio seleccionado. N/A Selección Indicar el tipo de instrucción que se requiera: Alta, Baja o Cambio. Para este caso Alta. N/A 4. Ingrese los datos que se le solicitan y al finalizar haga clic en el botón Aceptar. Figura 6 1 2 4 3 5 6 IMPORTANTE Esta pantalla es dinámica, ya que presenta diferentes campos de acuerdo al tipo de cuenta seleccionado (sección -Defina la cuenta del proveedor-). Por otro lado también varían los campos de acuerdo al tipo de confirmación (sección -Seleccione el esquema de notificación-). En caso de seleccionar el campo Tipo de cuenta Bancomer, los campos que se presentan son: Figura 7 8 7 En caso de seleccionar en el campo Tipo de Cuenta Otro Banco y el indicador Cta. Clabe, los campos que se presentan son: Figura 8 9 10 11 12 Servicio Integral de Tesorería / Página 6 net cash Manual SIT Pagador proveedores Índice Figura 9 En caso de seleccionar en el campo Tipo de Cuenta Otro Banco y el indicador Cta. extranjero USA o Cta. extranjero resto del mundo, los campos que se presentan son: 13 15 14 16 Figura 10.1 En caso de seleccionar esquema de notificación Mail, los campos que se presentan son: 18 17 Figura 10.2 En caso de seleccionar esquema de notificación SMS, los campos que se presentan son: 19 20 No. 1 2 Campo Clave de proveedor Régimen del proveedor Longitud 1-30 N/A 3 4 RFC y homoclave 12-13 del proveedor Tipo de proveedor Alfanumérico Selección Descripción Clave de proveedor. Es el nombre con el que se identificará en el SIT al proveedor que se está dando de alta dentro del Catálogo de proveedores. Debe capturar caracteres de la A a la Z, del 0 al 9, sin Ñ, sin caracteres especiales, sin espacios al principio, sin espacios intermedios. La clase de personalidad jurídica a la que corresponde el proveedor, la cual puede ser: Física o Moral. Se presenta un combo box con las posibles opciones. Nombre o razón social del proveedor. Nombre del proveedor 5 Tipo 1-50 N/A Alfanumérico Debe capturar sin Ñ, sin caracteres especiales, sin espacios al principio. RFC (Registro Federal de Causantes) y Alfanumérico homoclave del proveedor sin guiones, ni caracteres especiales. Selección Clasificación que se desea dar al proveedor, los valores posibles son: Preferente, Normal y otros. Se presenta un combo box con las posibles opciones. Servicio Integral de Tesorería / Página 7
