8 Módulo Secretaria(o) Auxiliar Manejo de Documentación y Archivos Índice 1 Manejo de Documentos: ............................................................ Error! Bookmark not defined. 1.1. Manejo de Documentos: ................................................................................................................. 1 1.2. El archivo y Documentación: .......................................................................................................... 2 1.3. Clasificación de Documentos .......................................................................................................... 4 1.4. Reglas de Clasificación, ................................................................................................................... 5 1.5. Señalización y Organización .......................................................................................................... 9 1.6. Sistema de Archivos ...................................................................................................................... 12 1.7. Horizontal, Lateral y Vertical ....................................................................................................... 13 2 Movimientos de Documentos............................................................................................................... 14 2.1 ¿Qué es un archivo de movimiento? ............................................................................................. 14 2.2 Documentos de Control: ................................................................................................................ 14 2.3 Procedimientos para archivos ....................................................................................................... 14 El archivo y la gestión documental .................................................................................................... 15 2.4 Entrada, Salida................................................................................................................................ 18 2.5 Archivo muerto .............................................................................................................................. 18 2.6 Movimientos internos .................................................................................................................... 19 Webgrafía: ............................................................................................................................................. 20 Manejo de Documentación n y Archivos Objetivo: Al finalizar el módulo de aprendizaje, las personas participantes estarán en capacidad de aplicar las habilidades, destrezas y técnicas en el manejo de correspondencias, entradas y salidas, así como ordenamientos de archivo, según procedimientos y política institucional. 1 TEMA VI 1 Manejo de Documentos: Manejo de Archivos es una disciplina que estudia el tratamiento adecuado en las organizaciones a ciertos activos de información denominados Archivos. 1.1. Manejo de Documentos: El manejo de documentos es uno de los puntos críticos en las organizaciones, por todas las implicaciones que esta actividad determina como lo son... Seguridad y confidencialidad. La integridad de los documentos así como su acceso restringido es un punto de suma importancia. Flexibilidad de uso. Documentos en la organización Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio INFOTEP 2 1.2. El archivo y Documentación: 1. Concepto de archivo: La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.: • Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan). • También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos. • Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario. El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc. 2. Clases de archivos: Según el grado o frecuencia de utilización: • Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente. • Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. • Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental. Según el lugar de emplazamiento: • Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos. • Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser: • Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este. INFOTEP 3 • Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos. Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí. 3. Concepto de documento: Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este seria le Concepto general de documento. La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos. Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo. Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas. El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades: • En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí. • La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados; • Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento. Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar. INFOTEP 4 El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente. 4. Funciones del archivo: La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo. 1.3. Clasificación de Documentos. Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio INFOTEP 5 1.4. Reglas de Clasificación, •Normas básicas para el archivo de documentación •Escoge buenas carpetas o archivadores Parece obvio, ¿no? La elección del lugar en el que almacenaremos toda la documentación es sin duda un punto primordial al enfrentarnos a esta tarea, ya que estos deberán ser capaces de soportar el paso del tiempo y proteger todos los archivos durante años. • Escoge un sistema de codificación Una vez contemos con los ‘recipientes’ en los que archivaremos toda la documentación, el paso más importante es el de escoger un sistema para codificarla, sistema que deberemos poner en conocimiento de todas aquellas personas encargadas de manejar documentación con el objetivo de ser capaces de continuar el orden creado. A la hora de escoger el sistema de codificación, debemos tener en cuenta una serie de reglas básicas: • El código utilizado debería tener una longitud constante, que no vaya cambiando con el tiempo. • Debe poder ser utilizado y entendido por el personal cualificado. • Es preferible que, en general, sea más largo que corto, ya que eso nos permitirá incluir en él más información. • Separa la documentación por proyectos y mantén el orden Una vez definido el sistema de codificación y ‘etiquetada’ toda la documentación, una buena manera de proceder consiste en utilizar carpetas o archivadores por proyectos, que nos permitan encontrar más fácilmente la documentación. En este sentido, es interesante mantener los documentos más actualizados en la parte delantera de esta forma, serán mucho más fáciles de localizar. INFOTEP 6 • Deshazte de lo innecesario Y es que tan importante es archivar la documentación como ser capaces de tenerla siempre ordenada. Para ello, deberemos hacer regularmente el ejercicio de revisar toda nuestra documentación y de eliminar toda aquella que no sea necesaria archivar. Para ello, recuerda, será importante utilizar una trituradora o una papelera especial, sobre todo si esa documentación es susceptible de contener cualquier tipo de dato personal. • Distingue entre documentación informativa o administrativa Un último consejo práctico a la hora de archivar documentación en la oficina consiste en distinguir siempre entre la documentación informativa, por un lado, y la administrativa, por el otro. Mientras que la informativa carece de valor administrativo (fotocopias de expedientes, catálogos comerciales, etc.), la administrativa se caracteriza por ser o haber sido producida por la propia oficina, y es la requiere más cuidado a la hora de ser archivada. En este sentido, ahí van unos últimos consejos para archivarla: • Evita la duplicidad de expedientes o archivos. • En la medida de lo posible, guárdalos diariamente en sus ficheros correspondientes, evitando así tener que hacerlo cuando haya varios acumulados. • Cuando necesites archivar documentos que no están en formato papel (cd’s, memorias USB, etc.) puedes hacerlo separados físicamente de su archivo, pero dejando siempre constancia aquí de su existencia y localización. 1. Sistema de Ordenación Alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo el abecedario, las carpetas y guías se organizan. 2. División del Método: Alfabético El método alfabético se divide en tres: a. Ordenación Onomástica o Nominativa: Se aplica a nombres de personas físicas y jurídicas. b. Toponímico: Se refiere a nombres de lugares. c. Asuntos y materia: Se aplica al ordenar un documento por su contenido o tema de que trata el mismo. Procedimientos para El Archivo de Documentos Alfabéticamente Inspeccionar: Verificar: Si el documento ya se puede archivar Clasificar: Los documentos de acuerdo a su procedencia INFOTEP 7 Anotar: Anotar en un papel adhesivo la palabra o nombre bajo el cual se va a archivar el documento Distribuir: Agrupar todos los documentos en orden alfabético aplicando las reglas Archivar: Es ubicar el documento en la carpeta correspondiente 3. Regla 1: Ordenamiento de unidades en nombres de persona, se debe descomponer el nombre de las personas para archivarla, cada partícula ocupara una unidad, el apellido paterno Unidad 1, apellido materno Unidad 2, nombre de pila unidad 3 y así sucesivamente. Ejemplo: Carlos José Ramírez Delgado Denia Valverde Salas I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD Ramírez Delgado, Carlos José Valverde Salas, Denia 4. Regla 2: Nombres similares, Cuando existan nombres similares se archiva el más corto de primero. Ejemplo: Rosa Fernández Jiménez Rosaura Fernández Jiménez I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD Fernández Jiménez, Rosa Fernández Jiménez, Rosaura 5. Regla 3: Elementos de Identificación cuando el nombre de varias personas son iguales se considera el número de cédula o la dirección como elemento de identificación. Ejemplo Silvia Ramos Campos, cédula 001-1586433-4, Silvia Ramos Campos, cédula 001-1586433-4 Cecilia Rojas Quirós, Tibás San José Cecilia Rojas Quirós, Montes de Oca, San José 6. I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD Elemento de identificación Ramos Campos, Silvia 001-1586433-4 Ramos Campos, Silvia 001-1586433-4 Rojas Quiros, Cecilia Montes de Oca, San José Rojas Quiros, Cecilia Tibás San José 7. Regla 3.2: Títulos de prioridad familiar Considérese señora señorita, hijo, padre. Ejemplo: Carlos Bolaños Morales, hijo Carlos Bolaños Morales , Padre Ballesteros Espinoza Ligia Señorita Ballesteros Espinoza Ligia Señora I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD Ballesteros Espinoza, Ligia (Señora) Ballesteros Espinoza, Ligia (señorita) Bolaños Morales, Carlos (Hijo) Bolaños Morales, Carlos (Padre) 8. Regla 3.3: Títulos nobiliarios, militares, religiosos y grados académicos. Ejemplo Monseñor Carlos Araya Sor Karina López Mayor Carlos Fonseca Príncipe Juan Carlos I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD Araya, Carlos (Monseñor) Fonseca, Carlos (Mayor) Juan Carlos (Príncipe) López, Karina (Sor) 9. Regla 4: Nombres de la mujer casada Ejemplo: Myriam Hernández de Ramírez Mercedes Morales de Picado I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD Hernández (de) Ramírez, Myriam Morales (de) Picado, Mercedes 10. Regla 5: Apellidos de personas con prefijo, preposiciones, artículos y partículas Ejemplo: Francini D'amigo Vicenci Luis Fernando Da Cruz Dos Santos De Lemos Araya INFOTEP 8 Carme I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD D'amigo Vicenci, Francini Da Cruz Dos Santos, Luis De Lemos Araya, Carme 11. Regla 6: NOMBRES DESCONOCIDOS. Se escriben tal y como aparecen escritos Ejemplo: Dai Liu Chi Di Soa ,Miu I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD Dai Lui Chi Di Soa Miu 12. Regla 1: Nombres de firmas comerciales y entidades gubernamentales. Ejemplo: Municipalidad de Tibás La Casa Blanca I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD Municipalidad (de) Tibás La Casa Blanca 13. Regla 2: Preposiciones artículos y conjunciones dentro del nombre de una empresa Ejemplo: Ficheros y Más Estructura de Metal I UNIDAD II UNIDAD Estructuras (de) Metal Ficheros (y) Más 14. Regla 3: Nombres iguales de empresas Primero provincia, sector, calles y avenidas Ejemplo: Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 3 y 5 Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 16 y 18 I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD Óptica Jimena (Calle 3 y 5 ave 2) Óptica Jimena (Calle 16 y 18, Ave 2) 15. Regla 4 Siglas Ejemplo: Banco Interamericano de Desarrollo (BID) Instituto Nacional de Seguros (INS) I UNID II UNID III UNID Banco Interamericano (de) Desarrollo (BID) Instituto Nacional (de) Seguros (INS) 16. Regla 5: Abreviaturas se debe escribir la palabra completa Ejemplo: Deportes Bedal S.A. Clínica de Arritmias S.A. I UNID II UNID III UNIDAD IV UNID Deportes Bedal Sociedad Anónima Clínica (de) Arritmias Sociedad Anónima 17. Regla 6: Números en el nombre de una entidad cuando es consecutivo se escribe seguido cuando es impar se considera la letra de la escritura. Ejemplo Estadio 23 de mayo Estadio 25 de julio Juzgado 7 Juzgado 8 I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD Estadio 25 (de) Julio Estadio 23 (de) Mayo Juzgado 7 Juzgado 8 18. Regla 7: Nombres de personas en un entidad Se escriben tal como están escritos respetando el orden alfabético. Ejemplo: Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo Almacén Raúl Rojas I UNID II UNIDAD III UNID IV UNID V UNID Almacén Raúl Rojas Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo INFOTEP 9 1.5. Señalización y Organización. Métodos de clasificación de archivo Método de archivo 1. Secuencia lógica con la que se ordena la documentación. Alfabético Numérico Geográfico Por asuntos Alfanumérico 2. Método alfabético, apoyo de las demás metodologías del trabajo de archivo. Alfa por asuntos o de materia: Alfa-numérico. Alfa-geográfico. alfa-cronológico. Sencillo de manejar. Referencia directamente en gavetas principales. No necesita archivo auxiliar. Ventaja: Sencillo de colocar. Puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. Desventaja Podrían surgir problemas si el archivo lo manejan varias personas 3. Se necesita conocer requisitos de las empresas sobre almacenaje de documentos y sistema de control. sistemas de archivo y equipos disponibles en el mercado. Elementos esenciales para un adecuado almacenaje y control de documentos. 4. Método numérico: Asigna un código a cada una de las carpetas del archivo. Método indirecto ya que necesita un archivo auxiliar. Consta de tres partes. archivo principal. Tarjetera. archivo alfabético INFOTEP 10 Se utiliza en: Movimientos bancarios. Polizas de seguros. Historias clínicas. Facturas. Recibos. Registros de alumnos. Departamentos contables. Casos confidenciales. Ventajas: Sencillo para encontrar carpetas. El archivo se puede aumentar indefinidamente. Fichas utilizables para otros fines. Desventajas: Siempre necesita archivo auxiliar 5. Método geográfico: Agrupa carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc. Utiliza orden alfabético para localidades de manera descendente. País, departamento, municipio, cantones, etc. Se utiliza en: Oficinas de exportación. Departamento de ventas. Ministerios. Secretarias departamentales. Almacenes en cadena. Oficinas de ingenieros y arquitectos. Desventaja: Las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos. Necesita amplio conocimiento del desplazamiento de todos los pueblos y ciudades. 6. Método por asuntos: Consiste en archivar la documentación por tema o contenido. Son útiles para llevar correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. INFOTEP 11 Se utiliza en: Departamento de investigaciones científicas. Oficinas donde el interés se enfoca en el cuadro general de la situación. Oficinas que conservan material didáctico. Instituciones que requieren que sus productos se identifiquen por grupos. Ventajas: Sirve para agrupar documentos relacionados con un asunto en particular. Guarda el expediente completo perteneciente aun producto específico o una actividad determinada. Desventajas Puede producirse olvido de papeles de un tema en otra carpeta. 7. Método alfanumérico: Combina las clasificaciones alfabética y numérica. Asigna un número a cada letra del alfabeto. Cada carpeta dentro de un numero se númera consecutivamente. Las carpetas se ordenan alfabeticamente en el archivo y los números se usan como referencia sobre la correspondencia. Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico. Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenación. En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos. Generalidades. Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene: Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidas a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de INFOTEP 12 correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año. Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. Se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos. Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca. 1.6. Sistema de Archivos. El sistema de archivos o sistema de ficheros es el componente del sistema operativo encargado de administrar y facilitar el uso de las memorias periféricas, ya sean secundarias o terciarias. Sus principales funciones son la asignación de espacio a los archivos, la administración del espacio libre y del acceso a los datos resguardados. Estructuran la información guardada en un dispositivo de almacenamiento de datos o unidad de almacenamiento (normalmente un disco duro de una computadora), que luego será representada ya sea textual o gráficamente utilizando un gestor de archivos. La mayoría de los sistemas operativos manejan su propio sistema de archivos. Lo habitual es utilizar dispositivos de almacenamiento de datos que permiten el acceso a los datos como una cadena de bloques de un mismo tamaño, a veces llamados sectores, usualmente de 512 bytes de longitud (también denominados clústers). El software del sistema de archivos es responsable de la organización de estos sectores en archivos y directorios y mantiene un registro de qué sectores pertenecen a qué archivos y cuáles no han sido utilizados. En la práctica, un sistema de archivos también puede ser utilizado para acceder a datos generados dinámicamente, como los recibidos a través de una conexión de red de computadoras (sin la intervención de un dispositivo de almacenamiento). Los sistemas de archivos proveen métodos para crear, mover, renombrar y eliminar tanto archivos como directorios, pero carecen de métodos para crear, por ejemplo, enlaces adicionales a un directorio o archivo (enlace duro en Unix) o renombrar enlaces padres (".." en Unix). El acceso seguro a sistemas de archivos básicos puede estar basado en los esquemas de lista de control de acceso (access control list, ACL) o capacidades. Las ACL hace décadas que demostraron ser inseguras, por lo que los sistemas operativos experimentales utilizan el INFOTEP 13 acceso por capacidades. Los sistemas operativos comerciales todavía funcionan con listas de control de acceso 1.7. Horizontal, Lateral y Vertical. Tipos de Archivos Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De allí que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos: Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva. Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente. INFOTEP 14 Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas. Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos. 2 Movimientos de Documentos 2.1 ¿Qué es un archivo de movimiento? Son archivos de paso que desaparecen después de un proceso, ya sea porque los datos contenidos se integraron a otro o porque perdieron su vigencia. El archivo que contiene los descuentos y las horas extras de cada empleado para un sistema de pago de sueldos, es un ejemplo de archivo de movimientos. 2.2 Documentos de Control: El control de documentos es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de la calidad y poco a poco se está implementando ampliamente en diversas empresas alrededor del mundo. Nota: Recurso didáctico de control de documento, visita esta dirección: https://es.slideshare.net/RonaldPaulTorrejonInfante/ejemplos-controldedocumentos 2.3 Procedimientos para archivos. INFOTEP 15 El archivo y la gestión documental. Fases y tratamiento del documento Fase 1. Archivo de Oficina En esta fase han de permanecer los documentos en trámite. Si éste ha finalizado, el año o a los 2 años, por ejemplo, los documentos han de pasar ya al Archivo Central, sin esperar el plazo máximo de 5 años que establece la Ley. Tratamiento: • • • • • • • • • • Iniciación en el Registro General Formación de expedientes Identificación Clasificación Ordenación Descripción Básica Recuperación de la información Instalación Transferencia de acciones Divisiones de fondos de archivo Fase 2. Archivo central. Recibe los documentos tramitados en las oficinas al cumplirse el plazo estipulado. La permanencia de los documentos en esta Fase ha de fijarse en función de la frecuencia de uso por el gestor: uso muy frecuente. Esto variará en cada institución dependiendo de muchos factores, pero documentos con 1,2 ó 3 años desde la finalización de su trámite, que no se usen con frecuencia, deben pasar al Archivo Intermedio, sin esperar el plazo máximo de 10 años que establece la Ley. Tratamiento: • • • • • • • • • • • • Control: Cotejo y recepción de los documentos transferidos por las oficinas. Identificación Análisis de la Clasificación Ordenación Control: Descripción básica Posible descripción en profundidad Normalización Recuperación de la información Instalación Control de Depósitos e Instalaciones Primer análisis y valoración de series documentales INFOTEP 16 • • Reserva / Accesibilidad Transferencia de fracciones Las transferencias de documentos. Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo con las normas establecidas por esa unidad. La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo. Organización de los documentos para su transferencia Los documentos objeto de transferencia deberán estar necesariamente organizados de acuerdo con los siguientes criterios: Criterio 1: Los documentos deberán ser originales o copias únicas (minutas). Son los denominados "documentos con valor archivístico". Las copias, o documentos de apoyo informativo, quedarán en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de interés el Responsable de la misma, generalmente en función de la vigencia de la información que contienen. Criterio 2: Los documentos deberán hallarse organizados físicamente en carpetas y subcarpetas normalizadas por el Archivo General, y únicamente en éstas, como única forma de garantizar la conservación de los documentos a medio y largo plazo. Las carpetas y subcarpetas contendrán la información necesaria para identificar de manera clara y directa la documentación que contienen: • • • • • • 1.- Unidad productora: nombre de la unidad que remite los • documentos. 2.- Código de clasificación: código funcional, con las subdivisiones pertinentes (específicas, nominales, uniformes). • 3.- Años: indicación del período cronológico que abarca la • documentación incluida en la carpeta o subcarpeta, indicando, en su caso, inicio y cierre. 4.- Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica un orden secuencial dentro de la documentación que los integra. Criterio 3: Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigüedad se ubicarán en primer lugar. INFOTEP 17 Criterio 4: Las carpetas correspondientes a un mismo período temporal (generalmente año natural o curso académico) respetarán en su ordenación la secuencia de los códigos funcionales de la clasificación de los documentos. Criterio 5: Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores (antigüedad, códigos de clasificación) la unidad procederá a alojar la documentación en las cajas de archivo normalizadas. Criterio 6: Las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de forma clara y visible, para facilitar la redacción del formulario de transferencia. Ese número será la única anotación que efectúen las unidades remitentes en las cajas. La conservación y el expurgo La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la inspección del Ejercicio los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento. • • • • • Las facturas o documento sustitutivo que hayan emitido Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artículo del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la copias de los documentos sustitutivos expedidos. Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo del citado Reglamento, así como sus justificantes contables Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación. Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación Por otro lado, el artículo 30 del código del comercio vigente establece una obligación para los empresarios de conservar "libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio (...) durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros". Expurgo: operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección. Razones para expurgar: INFOTEP 18 • • • • Superar la limitación del espacio de almacenamiento Mejorar la actualidad de la colección Mejorar la accesibilidad de los fondos Mejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser buenas excusas para plantear un expurgo: traslado de la colección a otra sede, inicio de un proceso de automatización del catálogo, etc. 2.4 Entrada, Salida. Registro de entrada y salida de documentos. Es una solución pensada para gestionar toda la documentación independientemente del formato y su origen, ya sea en papel, correos electrónicos, ficheros PDF, Word, etc., que entra y sale en una organización mediante procesos automatizados. ¿Qué importancia tienen los registros de ingreso y salida de productos para la empresa? cometer errores que entorpezcan la fiabilidad de los datos y la toma de decisiones. ... las políticas o procedimientos establecidos por la empresa para evitar estos olvidos Funciones: Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado escrito o documento además de: Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión. Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado). Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito. Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados éstos. 2.5 Archivo muerto. Almacén de Archivo Muerto: Almacenamos de manera segura y ordenada todos aquellos documentos importantes que las compañías deben o desean conservar y que no tienen un uso inmediato o bien, que tienen un uso activo pero que no cuentan con el espacio adecuado para almacenarlos El tiempo de retención del archivo muerto depende de su relevancia. En promedio, estos deben durar entre cuatro a cinco años en sus archivos. Después del tiempo de vida de los documentos, usted debes decidir si digitalizarlos o destruirlos. INFOTEP 19 2.6 Movimientos internos. Los documentos internos son aquellos que usted imprime para su propio departamento de contabilidad o para otros departamentos. Los documentos externos como ser facturas, comprobantes de pago, informes impositivos y descargos impositivos, son creados porque algún ente externo a tu empresa los necesita. ... Por otro lado, los documentos internos son aquellos utilizados dentro de tu empresa y sirven para tomar ciertas decisiones. Comprobantes externos de contabilidad. ... Entre los documentos externos que sirven de soporte para los registros contables figuran las facturas, los recibos de pago, notas débito y crédito expedidos por los bancos, remisiones, consignaciones, letras de cambio, pagarés, órdenes de compra o de servicios, etc. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. ... El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material y garantiza la conservación de los actos. INFOTEP 20 Modulo Diseñado por Yadisa Castro Webgrafía: - - Administración de Archivos, disponible en: https://www.monografias.com/trabajos59/gestionorganizacion-archivos/gestion-organizacionarchivos2.shtml Sistemas de Archivo, disponible en: https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_archivos Gestión Documental, disponible en: http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf Método de Clasificación, disponible: https://es.slideshare.net/davidalvareznoriega/mtodosdeclasificacin-de-archivo-los-documentalistas-17-ag Reglas de Clasificación, disponible en: https://es.slideshare.net/lillianalac/reglas-dearchivo52233531 INFOTEP
