MANUAL PROCESO DE FIN DE CICLO La Dirección Departamental de Educación, por medio de la Unidad de Planificación Educativa, sección de la Determinación de la Demanda Educativa, presenta a los directores de centros educativos de todos los niveles y sectores el procedimiento a seguir para el cierre de fin de ciclo y creación de un nuevo ciclo escolar. Los pasos y consideraciones a seguir son: 1. Ingresar al sistema SIRE con el código y contraseña del centro educativo 2. Previo a la elaboración de cuadros, debe verificar si no tiene casos pendientes, debe ir a la pestaña REGISTROS y seleccionar casos 3. Si hubiere casos pendientes y los mismos ya no pueden ser autorizados por el centro educativo, deberá hacer solicitud por escrito a la Unidad de Planificación con el Visto Bueno de su Autoridad Distrital para que sea efectiva su solicitud. 4. Una vez solucionados los casos pendientes, deberá seleccionar la pestaña REPORTES y seleccionar confirmación de datos Dirección Departamental de Educación de Alta Verapaz 1a. calle 5-19, zona 1, Cobán, A. V. Teléfono 79510080/90 – 79522403/04 5. Una vez confirmada la matrícula se le habilitará en las fechas calendario en la pestaña REGISTROS el acceso para registros finales, para que proceda con la creación de cuadros finales por grado y sección. 6. El ingreso notas deberá realizarse sin afectar a los alumnos en las notas de promoción y registrar los datos correctos en el sistema SIRE de acuerdo a los grados y secciones creadas. ** no le coloque nota 0 a los alumnos, sin asegurarse que no tiene traslado a otro centro 7. Una vez que concluya con el ingreso de notas, deberá descargar sus documentos y archivarlos para resguardo de la información y ser consultada posteriormente. ** en este proceso podrá imprimir sus cuadros de resultados * imprimir sus certificados por grado y sección * imprimir sus diplomas en el caso de primaria y básico. Diversificado corresponde generación de Títulos o Diplomas ante la Sección de Acreditación y Certificación. Dirección Departamental de Educación de Alta Verapaz 1a. calle 5-19, zona 1, Cobán, A. V. Teléfono 79510080/90 – 79522403/04 8. El procedimiento a seguir posterior a la impresión de documentos es el cierre de ciclo escolar, este cierre tiene como propósito que luego pueda realizar el registro de notas de recuperación, ya le indicaremos como hacerlo. ** para el cierre de ciclo debe ir a la pestaña CICLO LECTIVO, seleccionar Grados y Secciones ** el sistema le va a generar una pantalla con tres iconos de color, deberá seleccionar CERRAR ** el sistema le va a generar una alerta que se va a borrar ciclo, no se alarme, solo dele clic en aceptar y listo 9. Una vez cerrado el ciclo escolar vigente, deberá volver a la pestaña CICLO LECTIVO, en grados y secciones le aparecerá la opción agregar, ahora puede cargar ciclo lectivo, esta condición es previa al registro de notas en ciclo escolar cerrado. 10. El ciclo escolar ya lo tiene creado y ahora puede ir a la pestaña REGISTROS y buscar la opción Recuperación en ciclo cerrado Dirección Departamental de Educación de Alta Verapaz 1a. calle 5-19, zona 1, Cobán, A. V. Teléfono 79510080/90 – 79522403/04 11. Cuando ya tenga habilitado el registro de cuadros de recuperación en ciclo cerrado, podrá realizar el registro de notas de los alumnos con derecho a recuperación, puede generarlos por grados y secciones; tome en consideración las fechas a consignar de acuerdo al Calendario escolar vigente. El proceso antes indicado se ha hecho efectivo desde la creación del Sistema de Registros SIRE por medio de Acuerdo Ministerial 1258-2015 y su modificación. Proceso de inscripción anticipada 12. El proceso de inscripción anticipada será habilitado en las fechas previstas por el Ministerio de Educación con vigencia al 31 de diciembre; posterior a esa fecha para el sector oficial se realiza un corte de matrícula escolar cuyo efecto repercute en los programas de apoyo, calculo y demanda docente para el ciclo escolar vigente. 13. A partir de su apertura todos los sectores y niveles educativos podrán realizar la inscripción anticipada, no olvide LA INSCRIPCIÓN LA PUEDE HACER UNA VEZ TENGA CICLO ESCOLAR YA VIGENTE, caso contrario va a sobreponer inscripción de alumnos en un ciclo que ya finaliza. Qué pasa si comete algún error 1. Si ha cometido algún error en la inscripción, registro y promoción de alumnos, deberá realizar solicitud por escrito a la UNIDAD DE PLANIFICACIÓN con Visto Bueno de la autoridad distrital indicando código de centro educativo y acción a realizar. 2. Si el caso es grabe y contraviene lo establecido en el Acuerdo 1258-2015 y el calendario escolar, la autoridad educativa deberá suscribirle acta de llamado de atención, no de recomendación. Deberá acompañar la solicitud antes indicada y copia del acta suscrita. Por último, apelar su conciencia y responsabilidad para que según el Acuerdo Ministerial 1258-2015, artículo 3; sean los directores son responsables de la información y están obligados a realizar y mantener debidamente actualizados los datos de registros educativos; recuerden es su responsabilidad confirmar la matrícula escolar y realizar los procesos instruidos en las fechas establecidas. Servir con calidad mi pasión, cumplir la ley mi protección Dirección Departamental de Educación de Alta Verapaz 1a. calle 5-19, zona 1, Cobán, A. V. Teléfono 79510080/90 – 79522403/04
