ANEXO CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORÍA ESPECIAL DE CUMPLIMIENTO MUNICIPALIDAD DE PARRAMOS, DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 CHIMALTENANGO, FEBRERO DE 2017 Chimaltenango, 14 de febrero de 2017 Juan Carlos González Noriga Alcalde Municipal Municipalidad de Parramos, Departamento de Chimaltenango Señor Gonzáles Paredes: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de los regulado en el literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número 31-2002, reformado por el Decreto Número 13-2013, ambos del Congreso de la República de Guatemala, conforme la delegación que ambos del Congreso de la República de Guatemala, conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de Auditoría realizado por los auditores gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de la preciada Ley Orgánica son responsables del contenido y efecto legales del mismo. Sin otro particular, atentamente, INFORME DE AUDITORÍA ESPECIAL DE CUMPLIMIENTO MUNICIPALIDAD DE PARRAMOS, DEPARTAMENTO DE CHIMALTENANGO PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015. RESUMEN GERENCIAL Chimaltenango, 14 de febrero de 2017 Señor Juan Carlos González Noriga Alcalde Municipal Municipalidad de Parramos, Departamento de Chimaltenango Presente Señor González Noriga Los auditores gubernamentales designados de conformidad con el nombramiento DADG-0091-2015, de la fecha 24 de noviembre 2015, han efectuado, Auditoría Especial de Cumplimiento Anual, el Manual de Funciones y Procedimientos, la memoria de labores y otros cumplimientos de información, por el comprendido del 01 de enero de 2016 en la Municipalidad de Parramos, Departamento de Chimaltenango. La auditoría especial de cumplimiento, comprendió la evaluación del plan operativo anual, del manual de funciones y procedimientos, de la memoria de labores, la entrega de constancias transitorias de inexistencia de reclamación de cargos y el cumplimiento de entrega y actualización de información de empleados y funcionarios públicos; por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016. Como resultado del trabajo realizado se han detectado aspectos importantes, los cuales se mencionan a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Hallazgo No. 1 Manual de funciones desactualizado y falta de manual de procedimientos HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Hallazgo No. 1 Incumplimiento con relación a la actualización de datos personales. personal que realizó la auditoría especial de cumplimiento es el siguiente: Licenciado Herbert Estuardo Valle Valenzuela, supervisado por la licenciada Claudia Lorena García Paredes, con el conocimiento del Licenciado Walter Osmar Pérez, Director de Auditoría de Gestión. Atentamente, Licenciado Herbert Estuardo Valle Valenzuela Auditor Gubernamental Contador Público y Auditor, Colegiado No. 7,490 Colegio de Contadores Públicos y Auditores Licenciada Claudia Lorena García Paredes Supervisora Gubernamental Licenciada en Informática y Administración de Negocios, Colegiada No. 12,650 Colegio de Ciencias Económicas Licenciado Walter Osmar Pérez Director de Auditoría de Gestión Contador Público y Auditor, Colegiado No. 5,209 Colegio de Contadores Públicos y Auditores INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD El A continuación se muestra la información general de la Municipalidad de Parramos, departamento de Chimaltenango. 1.1 BASE LEGAL La municipalidad ejerce el gobierno local de su territorio y su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República artículos 253, 254, 255 y 257 y el decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. La Municipalidad de Parramos, Departamento de Chimaltenango, se encuentra registrada en la Contraloría General de Cuentas, con cuentadancia No. T-3-13. 1.2 FUNCIÓN El municipio es la unidad básica de la organización territorial del Estado y espacio inmediato de participación ciudadana en los asuntos públicos. Se caracteriza primordialmente por sus relaciones permanentes de vecindad, multiétnico, pluricultural y multilingüe, organizado para realizar el bien común de todos los habitantes de su distrito. La municipalidad es el ente autónomo del Estado responsable del gobierno del municipio. Se encarga de realizar y administrar los servicios que necesitan una ciudad o un pueblo. Una función importante de la municipalidad es la planificación, el control y la evaluación del desarrollo y crecimiento de su territorio. También presta especial atención a los aspectos sociales y busca contribuir a mejorar la calidad de vida de los vecinos. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La Auditoría Especial de Cumplimiento, se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establece el artículo 232. La Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número 312002 y sus reformas contenidas en el Decreto Número 13-2013, ambos del Congreso de la República de Guatemala. El Acuerdo Gubernativo 192-2014, Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, según lo establecido en los artículos: 3. Finalidad; 4. Atribuciones de la Contraloría; 5. Acceso y Disposición de Información; 37. Dirección de Auditoría de Gestión y 51. Acreditación. Las Normas de Auditoría de Sector Gubernamental, las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y la Norma Internacional 4100 de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI) emitida por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). El Nombramiento de Auditoría Especial de Cumplimiento DADG-0091-2014 de fecha 24 de noviembre de 2014. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Los objetivos de la auditoría de cumplimiento son: 3.1 General Practicar Auditoría Especial de Cumplimiento por el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016 a la Municipalidad de Parramos, Departamento de Chimaltenango, para establecer el cumplimiento de las regulaciones legales que le son aplicables y la normativa interna de Control Interno Gubernamental. 3.2 Especificos Evaluar la aplicación y existencia de procedimientos o actividades de control para el cumplimiento de leyes, normas, reglamentos y las estipulaciones acordadas, aplicables a la entidad auditada, que contribuyan a brindar la seguridad razonable de su ejecución, tales como: Verificar la existencia de Plan Operativo Anual y establecer que el mismo se encuentre aprobado y entregado oportunamente a las entidades correspondientes. Evaluar que las metas que se establezcan en función de los objetivos institucionales y del cumplimento de las mismas, asi como establecer que los indicadores se definan con el objetivo de medir la gestión institucional. Verificar la existencia del Manual de Funciones y Procedimientos de la entidad. Evaluar que estén completos, actualizados y autorizados por la autoridad competente. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 ÁREA DE GESTIÓN Y CUMPLIMIENTO La Auditoría Especial de Cumplimiento, comprendió la evaluación del Plan Operativo Anual, del Manual de Funciones y Procedimientos y de la Memoria de Labores. COMENTARIO Y CONCLUSIONES 5.1 COMENTARIO Se solicitó para su revisión y evaluación; el Plan Operativo, el Manual de Funciones y Procedimientos; la Memoria de Labores. 5.2 CONCLUSIONES En forma general se determinaron las siguientes deficiencias: manual de funciones desactualizado y falta de manual de procedimientos; plan operativo anual con deficiencias; falta de indicadores de gestión. 5.3 SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR La anterior auditoría de cumplimiento fue realizada al ejercicio 2015 y la recomendaciones incluidas en el informe, no fueron atendidas en su totalidad, como de muestran a continuación: 1. La Municipalidad de Parramos, Departamento de Chimaltenango, falta presento Plan Operativo Anual (POA). El Plan Operativo Anual del ejercicio 2015 fue elaborado pero con deficiencias. 2. Falta de indicadores de Gestión El Plan Operativo Anual del ejercicio 2015, tampoco incluye indicadores. Para cada una de las recomendaciones anteriores expuestas, la entidad carece de evidencia del avance realizado de las mismas, por lo que se formuló los respectivos hallazgos. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Al practicar la Auditoría Especial de Cumplimiento, se detectaron hallazgos sobre los cuales se realizaron las recomendaciones respectivas para el fortalecimiento, la eficiencia y la eficacia del Control Interno de la entidad, los que se detallan a continuación: 6.1 HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Hallazgo No. 1 Manual de funciones desactualizado y falta de manual de procedimientos. CONDICIÓN La Municipalidad de Parramos, Departamento de Chimaltenango carece de un manual de Procedimientos. El Manual de Funciones fue aprobado en el año 2010 y a la fecha esta desactualizado. CRITERIO Las Normas de Control Interno Gubernamental, contenidas en el Acuerdo Número 09-03, emitidas por el jefe de la Contraloría General de Cuentas, en el numeral 1.10 Manual de Funciones y Procedimientos, establece: “La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal. Para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo”. CAUSA El encargado de Recursos Humanos falto al cumplimiento de realizar un manual de procedimientos y el Manual de Funciones esta desactualizado. EFECTO Dificulta la deducción de responsabilidades de cada puesto de trabajo. RECOMENDACIÓN Que el Alcalde verifique que el encargado de Recursos Humanos elabore, actualice, efectué seguimiento de su aprobación e implemente el manual de funciones y de procedimientos en todos los puestos de trabajo de la entidad, para promover el fortalecimiento del ambiente y estructura del control interno. COMENTARIO DE LOS RESPONSABLES La encargada de Recursos Humanos, Martha Julia García Juárez, en oficina sin número de fecha de enero de 2015, indica: “la Municipalidad de Parramos, por medio del departamento de Recursos Humanos, se encuentra en el proceso de actualización de los manuales de funciones y procedimientos, los cuales fueron aprobador en el año 2010, por la autoridad superior. Actualmente con el apoyo de INFOM se encuentra en proceso de actualizaciones de los manuales que deben regir a las Municipalidades, considerando que su Autonomía no sea vulnerable, por lo que considera NO procede dicho Hallazgo”. COMENTARIO DE AUDITORIA Se confirma el hallazgo debido a que las autoridades de la entidad no presentaron evidencia que haga constar que están trabajando en la actualización y elaboración de los manuales de funciones y procedimientos. ACCIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS Sanción económica de conformidad con el Decreto Número 31-2002 de col Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39n numeral 18 para: Cargo Encargada de Recursos Humanos Total Nombre Valor en Quetzales Martha Julia García Juárez 20,000.00 20,000.00
