UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS FACULTAD DE INGENIERÍA Curso: Gestión de la Calidad Trabajo: Trabajo Parcial Docente: Inés Trillo Sección: ZN6A Ciclo: 2021- I Integrantes: o o o o o o o Palomino Retis,Greisy Vicky Chipana Gómez Daniel Jesús Kristopher Ronald Martinez Astete Paredes Parvina Rommel Evert Rosas Loayza, Rony Juseph Osorio Arista Maurico Sebastián Aguilar Rojas Job Daniel -U201822539 -U201816334 -U201512153 -U201718938 -U201823253 -U201810775 -U201821060 Lima– Perú 1 Índice 1. Descripción del propósito de la empresa.................................................................................4 2. Descripción del cliente, producto, especificaciones del producto............................................4 3. Lista de Requisitos..................................................................................................................5 4. Lista de procesos.....................................................................................................................8 4.1. Procesos Estratégicos.......................................................................................................8 4.2. Procesos Operativos.......................................................................................................11 4.3. Procesos de Soporte.......................................................................................................12 5. Mapa de procesos..................................................................................................................14 6. Fichas técnicas de todos los procesos....................................................................................15 6.1. Producción de mascarillas:.............................................................................................15 6.2. Ventas de mascarillas:....................................................................................................16 6.3. Diseñar de mascarilla:....................................................................................................16 6.4. Gestión de informática:..................................................................................................18 6.5. Gestión de información financiera:.................................................................................19 6.7. Mantener equipos:..........................................................................................................21 6.8. Abastecimiento de materiales:........................................................................................22 6.9. Gestionar alianzas:.........................................................................................................23 6.10. Gestionar políticas financieras:.....................................................................................24 .11. Gestión jurídica:.............................................................................................................25 6.12. Gestión de RRHH:.......................................................................................................26 6.13. Macroproceso de planeamiento:...................................................................................27 6.14. Macroproceso de objetivos...........................................................................................28 ..............................................................................................................................................28 6.15. Macroproceso de seguimiento......................................................................................29 7. Matriz de riesgo de cada macroproceso................................................................................30 7.1. Producción de mascarillas:.............................................................................................30 7.2. Ventas de mascarillas:....................................................................................................31 7.3. Diseño de mascarillas:....................................................................................................32 7.4. Gestión de informática:..................................................................................................33 7.5. Gestión de información financiera:.................................................................................33 7.6. Distribución y almacenamiento de mascarillas y MP:....................................................34 7.7. Mantener equipos...........................................................................................................34 7.8. Abastecer material:.........................................................................................................35 7.9. Gestionar alianzas:.........................................................................................................35 2 7.10. Gestionar Políticas Financieras:....................................................................................36 7.11. Gestión jurídica:...........................................................................................................36 7.12. Gestión RRHH:............................................................................................................37 7.13. Macroproceso de Planeamiento:...................................................................................38 7.14. Macroproceso de Objetivos:.........................................................................................39 7.15 Macroproceso de seguimiento:......................................................................................39 8.Identificación de indicadores.................................................................................................40 9. Plan de Calidad.....................................................................................................................41 9.1 Base de elaboración del Plan de Calidad.............................................................................41 9.2 Propuesta de Plan de Calidad..............................................................................................42 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE RRHH....................................................65 OBSERVACIONES:........................................................................................................66 3 ESTRUCTURA 1. Descripción del propósito de la empresa La empresa Copper Mask tiene como objetivo cubrir la necesidad de bio seguridad de las personas, debido a su amplio conocimiento en el mundo textil de alta exigencia y calidad, decidieron utilizar tales conocimientos para crear una mascarilla comunitaria con fibras de cobre, con cualidades únicas con el fin de proteger de una manera más eficientes la salud humana, el medio ambiente y la economía. Visión: Desarrollar, fabricar y comercializar productos que generan bienestar y mejoran la calidad de vida de los consumidores, basados en buenas prácticas de manufactura, con procesos industriales amigables con el medio ambiente, generando estabilidad, bienestar, desarrollo de los empleados y rentabilidad para los socios 2. Descripción del cliente, producto, especificaciones del producto Descripción del producto: Tapabocas Copper Mask- mascarilla facial de tela, forrada internamente con tela elaborada en hilados de cobre que protegen la nariz y la boca, contra las gotas de vapor que pueden portar virus u otros patógenos infecciosos. Esta protección que brinda es del 98.5% y sobre todo tiene una atractiva función antimaterial que mata el 99,9% de las bacterias dañinas en contacto dentro de una hora. Debido a las potentes propiedades antivirales y antibacteriales del Hilado de Cobre. Además, presenta una protección transpirable de doble capa, es excelente para eliminar el mal aliento y el olor lo que mantiene una frescura inodora incluso si se usa por más de una semana, protege la piel de los rayos uva y uvv dañinos al bloquear el 99.9% de los rayos uv que causan diversas enfermedades en la piel, evita la electricidad estática al proteger las ondas de electromagnéticas, se ajusta cómodamente sin tirones de la piel ni dolor de oído, es muy cómodo el uso por un largo tiempo, la tela es lavable y no se arruga. Especificaciones del producto: Nombre: mascarilla facial de tela con microfibras de cobre Formato: embolsado de plástico Materiales: tejidos con infusión de cobre del 7%, presenta 4 capas: Características: la mascarilla es reutilizable, lavable, presenta las mismas propiedades después de múltiples lavados, No se arruga aun cuando el uso es frecuente, presenta ventilación superior 4 que permite un secado rápido que evita el olor, presenta excelente elasticidad manteniendo su forma y costuras originales, adaptación cómoda al rostro debido al diseño 3D que permite tener un buen ajuste, diseño ergonómico minimiza las molestias en los oídos durante un uso prolongado. Vida útil: Este producto presenta una durabilidad de hasta 30 lavadas Descripción del Cliente: Bajo la actual coyuntura nacional del país, se necesita el resguardo de la salud de los ciudadanos. Por ello, los usuarios buscan satisfacer ciertas necesidades para su protección ante las bacterias y enfermedades patógenas. Mascarilla reutilizable y lavable. Mascarilla cómoda durante largos periodos. Mascarillas que Eviten irritaciones en la piel y el mal olor. Mascarillas económicas. Mascarillas que brinden protección máxima ante enfermedades virales. Mascarillas que brinden estética 3. Lista de Requisitos En el apartado 8.3.3 de las normas ISO “Entradas para el diseño y desarrollo” se nombra que la empresa ha de identificar sin errores la información necesaria para empezar su propio diseño e identificar satisfactoriamente los requisitos funcionales y de desempeño del producto, requisitos legales, del cliente y cualquier otro requisito adicional que sea necesario. Por otro lado, en el apartado 4.2. “Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas” menciona la importancia de efectuar un seguimiento de los clientes y sus intereses en proporcionar productos que satisfagan aquellos requisitos identificados al mismo tiempo que los legales y reglamentarios. REQUISITOS LEGALES En el periodo 8 de las normas ISO 9001: 2015 se nombra que una empresa debe determinar y cumplir los requisitos legales asociados al producto y al uso para el que fue creado. Es así que, Copper Mask, al ser una organización que busca implementar un Sistema de Gestión de Calidad ha identificado la legislación específica aplicable al producto que planea producir, en este caso, mascarillas de cobre. Ley N° 26842, Ley General de salud. La protección de la salud es de interés público, del 20/07/97. BPM (Buenas Prácticas de Manufactura): Ley General de Salud N° 26842 señala que para desarrollar actividades las personas dedicadas a la fabricación o almacenamiento de productos o que sean parte de algún 5 proceso deben contar con locales, equipo técnico y de control requerido para asegurar la calidad del producto. Para ello en el artículo N°2 de la Ley N° 29459 se menciona que estas empresas han de cumplir requisitos y condiciones sanitarias señaladas en las Buenas Prácticas de Manufactura. Por esta razón, al contar con un documento que avale buenas prácticas la empresa le asegura al cliente que en la planta de producción se cuenta con personal capacitado y calificado, un espacio adecuado, los equipos y servicios requeridos, procedimientos aprobados, almacenamiento y transporte apropiado y, finalmente, personal, laboratorio y equipos necesarios para un buen control de calidad (Minsa, s.f.). Decreto Legislativo N° 1161, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Salud, y sus modificatorias. Prevención y Control frente a la propagación del COVID 19 Contribuir con la disminución de riesgo de transmisión de la COVID 19, estableciendo lineamientos para la vigilancia, prevención y control de la salud de la población. Garantizar la sostenibilidad de las medidas de vigilancia, prevención y control adoptadas para evitar la transmisibilidad de la COVID 19. Base legal Decreto Supremo N° 008-2020-SA, que declara en Emergencia Sanitaria a nivel nacional por el plazo de noventa (90) días calendario y dicta medidas de prevención y control del COVID-19. Decreto Supremo N° 044-2020-PCM, que declara Estado de Emergencia Nacional por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del brote del COVID-19, y sus modificatorias. Resolución Ministerial N° 193-2020/MINSA, que aprueba el Documento Técnico: Prevención, Diagnóstico y Tratamiento de personas afectadas por COVID-19 en el Perú, y sus modificatorias. REQUISITOS FUNCIONALES Procesada bajo un tratamiento especial de nano partículas de cobre: La combinación de hilo y cobre maximiza sus propiedades. Esta fibra de cobre está científicamente certificada para ser 99% efectiva en eliminar microbios. Hipo antialérgico: Amigable con la piel, no genera irritaciones ni molestias. Son muy cómodas. 100% Poliéster Lavables y Reutilizables: Luego de más de 50 lavadas continúa manteniendo su funcionalidad al 99%, permitiendo su constante uso. Esta mascarilla no sólo bloquea las gotas respiratorias; sino que también destruye activamente a los microbios. Además, no solo te protege a ti; sino también a las personas que te rodean; ya que funciona de ambas direcciones. 6 REQUISITOS DEL LA EMPRESA Envió del producto: Se sabe que la empresa en cuestión puede no disponer de un servicio de transporte que le permita transportar el pedido hasta sus instalaciones. Por lo que se le otorga el servicio de envíos al pedido especial del cliente en la fecha correspondiente; sin embargo, el costo de envió será añadido al monto final a pagar. Solicitud de pedidos: Los pedidos solicitados por empresas se consideran pedidos especial pues no han sido planificados, por lo que se le solicita al cliente efectuarlos con un mínimo de 7 días de anticipación con el fin de poder organizar el proceso productivo y así poder entregarlo en el tiempo y lugar indicado. REQUISITOS DEL CLIENTE Composición del producto: Los componentes de la mascarilla evitarán irritaciones en la piel y el mal olor luego de su uso, pues estos tendrán un contenido estético y agradable. Garantía de calidad del producto: Individualmente los proveedores de materia prima deben suministrar componentes de calidad que no interfieran con la calidad del producto final y sean útiles en la protección máxima ante las distintas enfermedades. Margen de variabilidad: El contenido del producto será el mínimo posible a fin de que cumpla con lo que se promete y evite un sesgo importante con lo señalado en la ficha técnica y en la etiqueta del producto. Diseño del producto: La mascarilla debe tener tres capas de protección de fibras naturales e inteligentes, reutilizables y lavables. Plazo de entrega y precio: El producto debe tener un precio justo y estándar que vaya acorde a lo que se ofrece. Por otra parte, los pedidos de grandes lotes solicitados por empresas se deberán entregar dentro del plazo de tiempo acordado. 7 4. Lista de procesos (detallar entradas, salidas, proveedor y cliente), 4.1. Procesos Estratégicos Macroproceso de diseño de mascarillas: Objetivo: - Se encarga del diseño atractivo e innovador, así como también cómodo de usar para la mascarilla Entrada: - Ideas innovadoras de mascarillas Salida: - Diseño final de la mascarilla Proveedor: - Macroproceso de abastecimiento de materiales Cliente: - Macroproceso de producción de mascarillas Macroproceso de Objetivos: Objetivo: - Acortar la duración de las operaciones maximizando la utilidad de la capacidad de las instalaciones, equipo y personal para mejorar el servicio al cliente. Entrada: - Plan de trabajo. Salida: - Informa de cumplimiento de objetivos. Proveedor: - Macroproceso de gestión de información financiera. Cliente: - Alta dirección. Macroproceso de Planeamiento: Objetivo: - Definir las estrategias orientadas por la empresa para el logro de la misión, mediante la formulación de planes, programas y proyectos. Entrada: - Políticas y Planes de Acción e Indicativo, Necesidades y expectativas de los Usuarios de los servicios. Salida: - Direccionamiento Estratégico (Misión, Visión, Políticas del SIG, Objetivos de calidad, Planificación de ventas). Proveedor: - Macroproceso Gestión jurídica y contractual. - Macroproceso de información financiera. Cliente: - Macroproceso de RRHH. - Macroproceso de abastecimiento de materiales. Macroproceso de gestión de información financiera: Objetivo: 8 Operar eficientemente en el mercado que permita el éxito financiero propio de la organización cumpliendo las responsabilidades de pago. Entrada: - Información financiera de las ganancias y los costos que se tiene que pagar. Salida: - Información contable actual, pronósticos de demanda, estrategia comercial, estrategia de marketing y ventas. Proveedor: - Macroproceso de ventas Cliente: - Macroproceso de planeamiento. - Macroproceso de objetivos. - Macroproceso de políticas financieras. - Macroproceso de gestionar alianzas: Objetivo: - Unir sus fuerzas para para alcanzar un fin determinado donde ambas se beneficien. Entrada: - Propuestas de Agentes que comparten el mismo cliente Salida: - Alianzas Formadas Proveedor: - Macroproceso de ventas Clientes: - Directivos de la Dirección general Macroproceso de políticas financieras: Objetivo: - Controlar y mantener la estabilidad económica de la empresa usando el capital que posee esta. Entrada: - Informe económico actual de la empresa Salida: - Políticas Financieras de la empresa Proveedor: - Macroproceso de información financiera Clientes: - Macroproceso de Ventas de mascarilla 9 Macroproceso de Seguimiento por la dirección: Objetivo: - Realizar un seguimiento a los procesos estratégicos por parte de la dirección para toda la organización Entrada: - Informe de satisfacción del cliente - Informe económico actual de la organización - Informe situación actual de la empresa - Direccionamiento estratégico Salida: - Registro de resultados de seguimiento y medición de la organización Proveedor: - Macroproceso de objetivos - Macroproceso de Gestión Jurídica y Contractual - Macroproceso de Ventas de Mascarilla Clientes: - Alta dirección 10 4.2. Procesos Operativos Macroproceso de ventas de mascarillas: Objetivo: - Se encarga de promocionar el producto y realizar el correcto procedimiento para concretar las ventas Entrada: - Información del mercado - políticas financieras de la empresa Salida: - Informe de ventas - Guías validadas/ Ventas concretadas Proveedor: - Macroproceso de políticas financieras - Macroproceso de gestión de informática Cliente: - Alta gerencia - Macroproceso de gestión de información financiera - Macroproceso de distribución de mascarillas Macroproceso de producción de mascarilla: Objetivo: - Se encarga del proceso que pasan los hilos de cobre para la fabricación final de la mascarilla de cobre. Entrada: - Hilos de cobre - Pinzas nasales Salida: - Mascarillas listas. Proveedor: - Macroproceso de diseño de masacrillas - Macroproceso de planeamiento Cliente: - Macroproceso de distribución y almacenamiento de mascarillas. Distribución y almacenamiento de mascarillas MP: Objetivo: - Este proceso se enfoca en la secuencia de como el producto sale de la planta hacia el cliente Entrada: - Empaques de mascarillas de cobre - Materiales de calidad Salida: - Mascarillas de cobre Proveedor: - Macroproceso de producción de mascarillas - Macroproceso de abastecimiento de materiales Cliente: 11 - Macroproceso de gestión informática. Clientes externos Abastecimiento de materiales: Objetivo: - Abastecer los materiales, tanto insumos como materia prima, la cantidad requerida en el tiempo previsto, con la calidad esperada según especificaciones Entrada: - Macroproceso de planeamiento Salida: - Mascarillas de cobre Proveedor: - Macroproceso de producción de mascarillas - Macroproceso de abastecimiento de materiales Cliente: - Macroproceso de diseño de mascarillas - Macroproceso de distribución y almacenamiento de mascarillas y MP 4.3. Procesos de Soporte Macroproceso de mantener equipos: Objetivos: - Proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a a los equipos en desuso o inoperativo Entrada: - El hilado - Elástico de mascarilla Salida: - Mascarilla cocida Proveedor: - Macroproceso de bobinar hilo - Macroproceso de cocer Clientes: - Macroproceso de cocido y de diseño de mascarilla Gestión de RR. HH: Objetivo: - Establecer las pautas para la planificación, selección, desarrollo, seguimiento y registro de la formación del personal Entrada: - Requisitos legales en base a la Norma ISO 9001 Salida: - Informe del rendimiento del personal Proveedor: - Macroproceso de planeamiento Clientes: 12 - Operarios Gestionar informática: Objetivo: - Tomar el control de los productos que son pedidos y distribuidos Entrada: - Guías de remisión y facturas Salida: - Reporte de guías firmadas Proveedor: - Macroproceso de distribución y almacenamiento de mascarillas Clientes: - Macroproceso de ventas Gestión Jurídica: Objetivo: - Elaborar un conjunto de actividades jurídicas (Normas jurídicas) que permitan acatar las leyes pertinentes para el desarrollo de la empresa y la defensa de la misma ante conflictos jurídicos mayores. Entrada: - Ética empresarial - Misión y Visión de la empresa - Objetivos generales de la empresa Salida: - Normas jurídicas del a empresa Proveedor: - Macroproceso de objetivos Clientes: - La organizació 13 5. Mapa de procesos 14 6. Fichas técnicas de todos los procesos 6.1. Producción de mascarillas: 15 6.2. Ventas de mascarillas: FICHA TÉCNICA DEL PROCESO Macroproceso de ventas de mascarillas Código Información del mercado y políticas financieras de la empresa Salida Se encarga de promocionar el producto y realizar el correcto procedimiento para Responsable concretar las ventas Abarca de manera transversal a toda la organización. TIPO DE PROCESO Nombre N° Entrada Objetivo Alcance 2 Informe de ventas Responsable del área de Ventas Operativo Descripción del proceso Proveedores Entradas Código y nombre Proceso nivel 1 Salidas Clientes Información del mercado Información de la mascarilla Elaborar publicidad Material publicitario Proceso de marketear producto Proceso de elaborar publicidad Material publicitario Marketear producto Clientes interesados en el producto Proceso de elaborar informe de ventas Proceso de marketear producto Clientes interesados en el producto Elaborar informe de ventas Macroproceso de políticas financieras Políticas de información financiera Macroproceso de gestión de informática Reporte de guías firmadas Macroproceso de distribución de mascarillas Informe de ventas Macroproceso de gestión de información financiera Validar las guías Guías validadas/ Ventas concretadas Alta gerencia Código y nombre proceso nivel 2 Analizar competencia Buscar fortalezas de la mascarilla Crear slogan y afiches llamativos Publicitar producto en redes sociales Publicitar producto en medios de comunicación Agrupar ventas realizadas en un documento Organizar información sobre la venta Firmar informe y enviarlo Revisar firmas en las guías Identificación de recursos críticos para la ejecución y control del proceso Controles e inspecciones 06.1. Establecer procedimiento de Ventas Recursos Supervisión constante del personal de ventas y el correcto uso de información de la organización. Documentos y formatos Documento de ventas virtuales consolidadas 6.3. Diseñar de mascarilla: FICHA TÉCNICA DEL PROCESO Nombre N° Macroproceso de diseño de mascarilla Código 3 Entrada Ideas innovadoras de mascarillas Salida Diseño final de la mascarilla Objetivo Se encarga del diseño atractivo e innovador, así como también cómodo de usar para la mascarilla Responsable Responsable del área de Diseño de mascarilla 16 Alcance Abarca de manera transversal a toda la organización. TIPO DE PROCESO Estratégico Diseñar mascarilla Proveedores Entradas Código y nombre Proceso nivel 1 Salidas Clientes Macroproceso de abastecimiento de materiales Materiales para el molde Elaborar prototipo del molde Prototipo del molde Proceso de prototipo de la mascarilla Proceso de elaborar el prototipo del molde Prototipo del molde Elaborar prototipo de la mascarilla Prototipo de la mascarilla Proceso de diseño final de mascarilla Proceso de prototipo de la mascarilla Prototipo de la mascarilla Elaborar diseño final de la mascarilla Diseño final de la mascarilla Macroproceso de producción de mascarillas Código y nombre proceso nivel 2 Realizar informe de preferencias del consumidor Diseñar moldes basados en las preferencias Modificar moldes para mayor comodidad y estética Realizar un plano para las medidas del molde Elaborar mascarilla según el molde Tomar información Inspeccionar y corregir defectos Comparar mascarilla con el prototipo de la mascarilla Inspeccionar prototipo de la mascarilla y corregir diferencias Identificación de recursos críticos para la ejecución y control del proceso Controles e inspecciones Recursos Documentos y formatos Elaborar afiche informativo sobre herramientas y equipos a utilizar para la elaboración de un nuevo diseño Herramientas de precisión, instrumentos de corte, instrumentos de ensamble, etc. Documento de todos los diseños realizados por la empresa 17 6.4. Gestión de informática: 18 6.5. Gestión de información financiera: FICHA TÉCNICA DEL PROCESO Nombre N° Gestionar información financiera y contable Código 5 Entrada Información financiera de las ganancias y los costos que se tiene que pagar. Salida Información contable actual, pronósticos de demanda, estrategia comercial, estrategia de marketing y ventas. Responsable Responsable del departamento financiero TIPO DE PROCESO Estratégico Operar eficientemente en el mercado que permita el éxito financiero propio de la organización cumpliendo las responsabilidades de pago. Abarca de manera transversal a toda la organización. Objetivo Alcance Descripción del proceso Proveedores Entradas Código y nombre Proceso nivel 1 Salidas Clientes Macroproceso de ventas Información financiera de los costos y gastos de la empresa. Realizar balance general y estado de resultados. Balance general y estado de resultados. Elaborar informe económicofinanciero actual de la empresa. Balance general y estado de resultados. Elaborar informe económicofinanciero actual de la empresa. Informe económico actual de la empresa Código y nombre proceso nivel 2 Buscar registros de información financiera Cuadrar el balance genral y el estado de resultados. Macroproceso de objetivos Realizar balance general y estado de resultados. Macroproceso de planeamiento Macroproceso de pollíticas financieras Digitar el análisis del balance y el estado de resultados. Identificación de recursos críticos para la ejecución y control del proceso Controles e inspecciones Control financiero estratégico de procesos Registrar las salidas y entradas de flujos de dinero. Recursos Supervisión constante sobre la cantidad financiada para la compra de los insumos y máquinas. Documentos y formatos Informe técnico del gasto del volumen de producción acorde con al periodo en estudio. Supervisión constante de los gastos, la inversión y las ganancias de la organización. Informe técnico del presupuesto destinado a pagar a la mano de obra, servicios e inversionistas de la organización. Evidencias e indicadores del proceso Registros Registros de información financiera y contable Componente extraordianrio de las utilidades Indicadores Rendimineto de activos Costo financiero productivos Retorno sobre activos 19 6.6. Distribución y almacenamiento de mascarillas y MP: 20 6.7. Mantener equipos: FICHA TÉCNICA DEL PROCESO Nombre N° Mantener equipos Código 7 Entrada equipo en desuso o inoperativo por diversos motivos Proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a a los equipos en desuso o inoperativo Abarca de manera transversal a toda la organización. Salida equipo que regresa a condición operativa. Responsable Responsable del área de Mantenimiento TIPO DE PROCESO Apoyo Objetivo Alcance Descripción del proceso Proveedores Entradas Proceso de bobinar hilo El hilado Código y nombre Proceso nivel 1 Salidas Clientes Bobinar el hilo Área de cocido Máscarilla cocida Área de diseño 07.1. Establecer el uso correcto de las máquinas en proceso Proceso de coser Elastico de la máscarilla Código y nombre proceso nivel 2 07.1.1. Plan de Mantenimiento Preventivo de los equipos de la organización. 07.1.2. Acciones de Mantenimiento Correctivo de los equipos de la organización. Necesidad de contar con una infraestructura adecuada para 07.2. Establecer el plan de obras e Plan de Obras e Infraestructura de los Clientes 07.2.1. Plan de Obras e Infraestructura satisfacer la realización de los procesos operativos de la infraestructura de los bienes de la bienes de la organización desarrollada. internos de los bienes de la organización. organización. organización. Identificación de recursos críticos para la ejecución y control del proceso Controles e inspecciones Recursos Documentos y formatos Supervisión constante del personal de mantenimiento al cronograma de Cronograma de mantenimiento preventivo de los 03.1. Establecer el plan de Mantenimiento preventivo y correctivo de la organización. mantenimiento preventivo de los equipos de la organización. equipos de la organización Supervisión constante del personal de mantenimiento a la infraestructura y Informe técnico de la supervisión de la infraestructura 03.2. Establecer el plan de obras e infraestructura de los bienes de la organización. bienes materiales de la organización. de los bienes materiales de la organización. Evidencias e indicadores del proceso Registros Indicadores Registros de la cantidad de máquinas KPI de mantenimiento Empresas contratistas de obra publica. 21 6.8. Abastecimiento de materiales: Nombre N° Entrada Objetivo Alcance Macroproceso de abastecimiento de materiales Requerimientos de Compra Abastecer los materiales, tanto insumos como materia prima, la cantidad requerida en el tiempo previsto, con la calidad esperada según especificaciones Empieza desde la recepción del reqeurimiento de compra, hasta la entrega de los insumos o materia prima Proveedores Entradas Macroproceso de planeamiento Reporte de materia prima a utilizar estimada FICHA TÉCNICA DEL PROCESO Código Salida 8 Material conforme en fecha prevista, calidad según especificaciones Responsable Jefe del Área de compras TIPO DE PROCESO Operativo Abastecer Materiales Código y nombre Proceso nivel 1 08.2 Comprar materiales Código y nombre proceso nivel 2 08.2.1 Buscar proveedores Material comprado 08.2.2 Evaluar proveedores contratas con proveedores Inspeccionar compra de materiales 08.2.3 Negociar con elegidos proveedores 08.3.1.Definir estándares de Despachar materiales al almacen calidad Salidas Clientes materiales de calidad 08.2 Comprar materiales material comprado Separar materiales para los moldes 08.3 Inspeccionar materiales materiales rechazados Proveedores elegidos 08.3 Inspeccionar materiales materiales de calidad 08.4 Separar materiales para los moldes materiales para los moldes macroproceso de diseño de mascarilla 08.4 inspeccionar materiales Materiales de calidad 08.5 despachar materiales al almacén materiales de calidad a entregar Macroproceso de distribución y almacenamiento de mascarillas y MP 08.3.2 Definir lote de compra 08.3.3 Verificar Calidad 08.3.1 Devolver material rechazado 08.4.1 Recibir material de calidad 08.4.2 definir cantidad para los moldes 08.4.3 separar los materiales 08.5.1 Inventariar los materiales a entregar al almacén 08.5.2 llenar formato físico de salida para el área del almacén 08.5.2 realizar envió al almacén Identificación de recursos críticos para la ejecución y control del proceso Recursos Documentos y formatos almacén con equipos y herramientas adecuados para Formato de registro de materiales 8.1.4 inspección Semanal del registro de los materiales. Asimismo el estado de ellos. almacenar en anaqueles con identificación de zonas. instructivo devolver material rechazado. Formato del Plan de 8.1.5 Verificar condiciones de transporte para mantener el buen estado del material. Hojas de registros físicas y/o virtuales (software excel) Compras Evidencias e indicadores del proceso Registros Indicadores inspección de calidad devolver material rechazado % Materiales entregados a fecha con la calidad esperada = total de pedidos entregados en fecha / total de pedidos al mes. Controles e inspecciones 22 del material materiales inventariados % Tiempo de entrega del pedido a los procesos solicitantes 6.9. Gestionar alianzas: FICHA TÉCNICA DEL PROCESO Nombre N° Gestionar Alianzas Código 9 Entrada Propuestas de Agentes que comparten el mismo cliente Salida Alianzas Formadas Objetivo unir sus fuerzas para para alcanzar un fin determinado donde ambas se beneficien. Responsable Dirección General Alcance Desde el apoyo y fortalecimiento de las empresas hasta mantener ventajas competitivas para liderar el mercado en calidad y costos TIPO DE PROCESO estratégico Descripción del proceso Código y nombre Proceso nivel 1 Proveedores Entradas Macroproceso de ventas de mascarilla propuestas de agentes que comparten el mismo cliente 9.2 Analizar Agentes que comparten el mismo cliente 9.2 Analizar Agentes que comparten el mismo cliente cantidad definida de agentes potenciales 9.3 Definir relevancia de los agentes la organización Objetivos corporativos la organización y agentes potenciales propuestas estrategias sobre el desarrollo comercial Controles e inspecciones 9.4Establecer objetivos y metas para la alianza Código y nombre proceso nivel 2 9.2.1 Analizar cadena de Valor. cantidad definida de agentes Definir relevancias de 9.2.2 Buscar Agentes o/u potenciales los agentes organizaciones Lista de relevancia de los agentes Establecer prioridades y 9.3.1 Seleccionar Prioridades potenciales metas a conseguir de interés para la empresa. 9.4.1 Analizar necesidades del cliente Estrategias claves para el desarrollo comercial, económico como Dirección General 9.4.2 Analizar bienestar operativo económico para la alianza Salidas Identificación de recursos críticos para la ejecución y control del proceso Recursos 1.4.3 revisión semestral para las reuniones semestrales de estas alianzas. 1.2 Inspeccionar constantemente la cantidad de propuestas de agentes para su posible alianza. Objetivos Corporativos de la Organización Clientes Documentos y formatos Formato de reuniones semestrales formato de cantidad de agentes potenciales que participan Evidencias e indicadores del proceso Registros 1.4 Establecer objetivo de alianzas estratégicas analizar necesidades del cliente Indicadores Número de reuniones semestrales de estas instituciones % Rentabilidad de la organización 23 6.10. Gestionar políticas financieras: Nombre N° Entrada Objetivo Alcance Gestión de las Políticas Financieras Informe económico actual de la empresa Controlar y mantener la estabilidad económica de la empresa usando el capital que posee esta. Desde el reforzamiento y control del flujo de capital en la empresa hasta mantener ventajas competitivas para liderar el mercado en calidad y costos Código Salida 10 Políticas Financieras de la empresa Responsable Responsable del Departamento Financiero y Contable TIPO DE PROCESO Descripción del proceso Código y nombre Proceso nivel 1 Estratégico Código y nombre proceso nivel 2 10.1.1. Seleccionar gastos más importantes 10.1. Priorizar los mayores cantidad definida de gastos generales Macroproceso de información 10.2. Establecer las políticas Informe económico actual de la empresa gastos generales de la de la empresa bajo orden de mayor a 10.1.2. Analizar financiera financieras de la empresa empresa menor gasto necesidades financieras de la empresa 10.2.1. Evaluar presupuesto empresarial Proceso de priorizar los cantidad definida de gastos generales de la empresa bajo 10.2. Establecer las políticas Macroproceso de ventas de 10.2.2. Definir Políticas mayores gastos generales de la Políticas Financieras de la Empresa orden de mayor a menor gasto financieras de la empresa mascarilla Financieras empresa 10.2.3. Realizar reuniones semestrales Identificación de recursos críticos para la ejecución y control del proceso Controles e inspecciones Recursos Documentos y formatos Informes del mercado, balances generales de la empresa y relaciones Formato de reuniones semestrales Formato de cantidad Registro de inspección del uso adecuado de datos financieros financieras con otras entidades. de relaciones financieras con otras entidades Evidencias e indicadores del proceso Proveedores Entradas Salidas Registros Registro mensual de fondos financieros Clientes Indicadores Número de reuniones semestrales de la empresa % de documentación verificada y entregada por el área de ventas 24 6.11. Gestión jurídica: Nombre N° Entrada Objetivo Alcance FICHA TÉCNICA DEL PROCESO Gestión Jurídica Código Misión y visión de la empresa, Objetivos generales de la empresa y Ética empresarial Salida Elaborar un conjunto de actividades jurídicas (Normas jurídicas) que permitan acatar las leyes pertinentes para el desarrollo de la empresa y la defensa de la misma ante conflictos Responsable jurídicos mayores. Abarca de manera transversal a toda la organización. TIPO DE PROCESO 11 Normas jurídicas empresariales Dirección General Apoyo Descripción del Proceso Proveedores Entradas Código y nombre Proceso nivel 1 Salidas Código y nombre proceso nivel 2 Clientes Misión y Visión de la empresa Macroproceso de objetivos Ética empresarial 11.1. Establecer el conjunto de actividades jurídicas de la empresa Normas jurídicas de la empresa Objetivos generales de la empresa Controles e inspecciones Recursos Inspección mensual de las normas jurídicas empresariales Informes sobre la misión y visión empresarial La organización 11.1.1. Establecer Normas jurídicas de la empresa 11.1.2. Establecer resumen informativo sobre la ética empresarial Documentos y formatos Formato de normas jurídicas empresariales Evidencias e indicadores del proceso Registros Registro de normas que la empresa cumple correctamente Indicadores % de normas que la empresa está cumpliendo correctamente 25 6.12. Gestión de RRHH: Nombre N° Entrada Objetivo Alcance FICHA TÉCNICA DEL PROCESO Gestión de RR.HH Código Requisitos Legales, Norma ISO 9001 Salida Establecer las pautas para la planificación, selección, desarrollo, Responsable seguimiento y registro de la formación del personal Abarca de manera transversal a toda la organización. TIPO DE PROCESO 12 Informe de rendimiento e Informe del personal nuevo Supervisor de RR.HH Apoyo Gestión de RR.HH Proveedores Macroproceso de planeamiento Entradas Requisitos legales en base a la Norma ISO 9001 Controles e inspecciones Control de Desempeño Control de calidad de áreas de trabajo Control de satisfacción del personal del trabajo Código y nombre Proceso nivel 1 12.1. Selección del personal Informe del personal nuevo 12.2. Capacitación del personal Informe del rendimiento del personal Salidas Identificación de recursos críticos para la ejecución y control del proceso Recursos Requisitos Legales Trabajadores Clientes Código y nombre proceso nivel 2 12.1.1. Elaborar el Informe de rendimiento laboral de la empresa Trabajadores 12.2.1. Establecer el plan de capacitar personal 12.2.2. Establecer grupos o equipos de trabajo y guiarlos hasta cumplir con el objetivo Documentos y formatos Registro de cumplimientos de proceso de selección Registro de satisfacción del trabajador Norma ISO 9001 Evidencias e indicadores del proceso Registros Registro del Clima Laboral Registro del procedimiento del personal Agenda dinámica con el personal Indicadores Número de quejas de los trabajadores Número de trabajadores satisfechospor cada trabajador Tareas completadas 26 6.13. Macroproceso de planeamiento: 27 6.14. Macroproceso de objetivos 28 6.15. Macroproceso de seguimiento FICHA TÉCNICA DEL PROCESO Nombre N° Entrada Macroproceso de seguimiento por la dirección Informe de satisfacción del cliente, Informe económico actual de la organización, Informe situación actual de la empresa y Direccionamiento estratégico Objetivo Realizar un seguimiento a los procesos estratégicos por parte de la dirección para toda la organización Alcance Proveedores Código 15 Salida Registro de resultados de seguimiento y medición de la organización Responsable TIPO DE Abarca de manera transversal a toda la organización. PROCESO Descripción del Proceso Entradas Código y nombre Proceso nivel 1 Salidas Infome económico actual de la empresa Macroproceso de objetivos Macroproceso de Gestión Jurídica y Contractual Informe de situación actual de la empresa Direccionamiento estratégico Macroproceso de Ventas de mascarilla Informe de satisfacción del cliente Controles e inspecciones Inspección del desempeño de los procesos y la organización en general 16.2. Realizar auditorias internas para la evaluación de la organización Registro de resultados de seguimiento y medición de la 16.2. Elaborar el registro de resultados organización de seguimiento y medición de la organización Recursos Informes económicos e Informes de satisfacción del cliente Evidencias e indicadores del proceso Registros Registros de proveedores externos Análisis documentado sobre la evaluación de la organización Dirección General Estratégico Clientes 16.1. Elaborar el registro de resultados de seguimiento y medición de la organización Código y nombre proceso nivel 2 16.1.1. Evaluar el desempeño de proveedores externos 16.1..2. Documentar los resultados de evaluación de la auditoria interna 16.2.1. Evaluar el desempeño de los procesos de la organización 16.2.2. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas y a tomar para abordar riesgos y oportunidades Documentos y formatos La alta dirección Documento de Direccionamiento Estratégico Indicadores Registro de acciones tomadas para abordar riesgos % de clientes satisfechos por la adquisición de la mascarilla 29 7. Matriz de riesgo de cada macroproceso 7.1. Producción de mascarillas: RIESGOS Proceso Riesgo (posibles errores) Causas Consecuencias Colocar rollo de hilo con cobre en la máquina tejedora. Colocación errónea de los hilos de cobre Ausencia de capacitación al personal Probabilidad* Consecuencia**( ES AL RIESGO) Valor Nivel Nivel de riesgo (NR)*** (ES AL RIESGO) Valor Nivel Ineficiencia en el proceso 5 Posible 5 Catástrofico Extremo Generación del cuello de botella 5 Posible 3 Moderado Alto Falta de mantenimiento Esperar que las máquinas hagan Las máquinas tejedoras dejan de los tubos. operar Corte de electricidad general LLevar tubos al horno y dejarlos calentar Esperar que los tubos se enfríen y comenzar la confección de la cubierta de la mascarilla. Sobrecalentamiento en los hilos de cobre Falla en la maquinaria Hilos dañados 5 Posible 2 Menor Moderado Error al confeccionar la mascarilla Confeccionistas inexpertos en el área de confección de cubiertas de mascarilla. Mascarilla con medidas inexactas 7 Muy probable 3 Moderado Alto 7 Muy probable 2 Menor Moderado Mascarilla con incorrecto Mascarillas con pieza nasal posicionamiento de la pieza Falta de verificación y control colocadas en nasal a la cubierta de a la salida del proceso. posicionamiento erróneo. mascarilla. 5 Posible 2 Menor Moderado Desinfectante con espectro Mascarillas incorrectamente reducido por falta de desinfectadas requisitos dados al proveedor 7 Muy probable 2 Menor Moderado Confeccionistas inexpertos Coser ligas elásticas en cada Mascarilla con ligas elásticas Error al coser ligas elásticas. en el área de cosido de ligas lado de la mascarilla en posición indebida. elásticas. Unir pieza nasal a la mascarilla. Tomar mascarillas y desinfectarlas según requerimientos legales Ineficiente desinfección Tomar 2 mascarillas y envasarlas Humedad en los empaques Mal mantenimineto en las áreas Mascarilla húmeda 3 Poco probable 2 Menor Moderado Tomar 20 envases y empaquetarlos en una caja Escazes de materiales de empaque Incorrecto planeamiento de la cantidad de producción Falta de materiales de empaque 7 Muy probable 2 Menor Moderado 30 7.2. Ventas de mascarillas: RIESGOS Probabilidad* Proceso Riesgo (posibles errores) Causas Consecuencias Valor Publicitar producto en redes sociales Analizar competencias Crear slogan y afiches llamativos Organizar información sobre la venta Agrupar ventas realizadas en un documento Firmar informe y enviarlo Revisar firmas en las guías Caída general del servicio de Fallo de los servidores de la publicidad de las redes sociales red social No considerar alguna Descuido de responsables competencia alta Error ortográfico en los afiches o Falta de inspección de slogan ortografía en el afiche o slogan Olvidar adjuntar una venta en el Falta de atención por parte del documento responsable Nivel Poco probable Poco probable Poco probable Consecuencia**( ES AL RIESGO) Valor Nivel Nivel de riesgo (NR)*** (ES AL RIESGO) 1 Insignificante Bajo 1 Insignificante Bajo 2 Menor Moderado Retraso en publicitar el producto 3 No realizar una correcta comparación de la mascarilla con el de la competencia 3 Mala imagen de la empresa 3 Quejas del cliente 5 Posible 2 Menor Moderado Mal tipeo de información del cliente por parte del responsable Falta de atención del operario / falta de un formato estándar Incomodidad del cliente externo y retraso en la entrega de su pedido 7 Muy probable 2 Menor Moderado Firmar incorrectamente o no firmar informe Falta de atención por parte del responsable El macroproceso de distribución y almacenamiento de mascarillas y MP presentará retrasos con las entregas 5 Posible 2 Menor Moderado Incomodidad de alta gerencia 5 Posible 2 Menor Moderado Validar alguna guía con una firma Falta de atención por parte del inválida o sin firma responsable 31 7.3. Diseño de mascarillas: RIESGOS Proceso Realizar informe de preferencias del consumidor Riesgo (posibles errores) Tomar información no relevante del consumidor Causas Preguntas hacia el consumidor pueden no ser muy concretas Consecuencias Realizar un informe poco informativo Diseñar moldes basados en las El informe no puede ser muy Diseñar un molde no muy Falla en el proceso anterior preferencias informativo atractivo para el consumidor Modificar moldes para mayor Modificaciones erróneas en Falta de inspección en el Realizar otro molde para volver a comodidad y estética los moldes proceso hacer la modificación Realizar un plano para las Error en la toma de medidas Distracción del operario o falta Desencadenamiento de fallas en medidas del molde del molde de concentración los procesos siguientes Elaborar mascarilla según el Recibir un plano del molde Elaborar una mascarilla con Falla en el proceso anterior molde con medidas erróneas errores Inspeccionar y corregir No notar defectos muy Distracción del operario o falta Impacto negativo y directo al defectos sutiles de concentración siguiente proceso Inspeccionar prototipo de la mascarilla y corregir diferencias No corregir algunos errores o Distracción del operario o falta diferencias muy sutiles de concentración Un diseño final con fallas afecta directamente a la calidad Consecuencia**( ES AL RIESGO) Valor Nivel Valor Nivel Nivel de riesgo (NR)*** (ES AL RIESGO) 3 Poco probable 1 Insignificante Bajo 3 Poco probable 1 Insignificante Bajo 5 Posible 1 Insignificante Bajo 5 Posible 1 Insignificante Bajo 5 Posible 1 Insignificante Bajo 7 Muy probable 2 Menor Moderado 7 Muy probable 2 Menor Moderado Probabilidad* 32 7.4. Gestión de informática: 7.5. Gestión de información financiera: RIESGOS Proceso Riesgo (posibles errores) Buscar registros de información financiera Procesos detenidos por falla en la máquina. Probabilidad* Consecuencia** Nivel de riesgo (NR)*** Plan de acción Menor Moderado ------ 2 Menor Moderado ------ 5 Catastrófico Alto ------ Valor Nivel Valor Nivel 3 Poco probable 2 Margen de error muy Cuadrar el balance genral y grande de ventas hechos a el estado de resultados. partir del pronóstico de ventas 5 Posible El registro indica que la empresa puede cerrar debido a que hay más dinero que financiar en las entradas que en las salidas. 3 Poco probable Digitar el análisis del balance y el estado de resultados. 33 7.6. Distribución y almacenamiento de mascarillas y MP: Riesgos Probabilidad* Proceso Consecuencia** Riesgo (posibles errores) Nivel de riesgo (NR)*** Valor Nivel Valor Nivel Emitir la cantidad de productos a despachar Error en la emision de datos numéricos 5 Posible 4 Mayor Alto Inspeccionar que los productos estén en buen estado Encontrar mascarillas con diferente talla o encontrarlas manchadas o sucias 3 Poco probable 2 Menor Moderado Servicio de dlivery El delivery se confunde de ruta y pierde tiempo 5 Posible 3 Moderado Alto Servicio de dlivery Al momento de entregar, da una cantidad diferente a lo establecido 3 Poco probable 3 Moderado Moderado Realizar el pago por si fuese contra entrega Recibir una cantidad mínima o máxima a lo establecido 1 Improbable 5 Catastrófico Moderado 7.7. Mantener equipos Riesgos Probabilidad* Proceso Plan de Mantenimiento Preventivo de los equipos de la organización Acciones de Mantenimiento Correctivo de los equipos de la organización Plan de obras e infraestructura de los bienes de la organización. Riesgo (posibles errores) Causas Consecuencias Tiempos de paras en las máquinas Falta de revisión periodica Perdida en la producción Incumplimiento en el desarrollo del Plan de Obras e Infraestructura de los bienes por parte de la organización. Consecuencia** Nivel de riesgo (NR)*** Valor Nivel Valor Nivel Geneación de cuello de botella 5 Posible 5 Catastrófico Alto alto porcentaje en mermas mayor costo de producción 7 Muy Probable 2 Menor Moderado Mal calculo en el área de los bienes de la organización Mala distribución 1 Improbable 4 Mayor Moderado 34 7.8. Abastecer material: Riesgos Proceso Riesgo (posibles errores) CAUSAS Probabilidad* CONSECUENCIA Valor Negociar con proveedores no llegar a un acuerdo beneficioso para ambos mantener requisitos de negociación totalmente diferentes no tener requisitos mínimos de calidad falta de capacitación al personal que realiza la verificación Verificar Calidad aprobar material defectuoso definir cantidad para los moldes escazes de moldes para la produccion No participar en las reuniones de planificación llenar formato fisico de salida para el area del alamacen no tener un control de cantidades, tiempo y responsables No designar responsabilidad en el llenado del formato no lograr un contrato 3 Nivel poco probable Consecuencia** (ES AL RIESGO) Valor Nivel Nivel de riesgo (NR)*** 4 Mayor Moderado reprocesos para la corrección devolución del material por parte del cliente interno retrasos en la producción reclamos por parte de clientes internos y externo 5 Posible 2 Menor Moderado 3 Poco probable 3 moderado moderado 7 Muy probable 2 Menor moderado insatisfaccion del cliente interno y por las demas areas de produccion 7.9. Gestionar alianzas: Riesgos Probabilidad* Proceso Riesgo (posibles errores) Analizar Cadena de Valor Analizar cadena de Valor. 1.3.1 Seleccionar Prioridades de interes para la empresa. Incertidumbre politica y economica no tener claro las oportunidades y amenaza de los agentes o clientes No lograr la vision de la empresa 1.4.1 Analizar necesidades no se obtendra la preferencia del del cliente cliente Causa Falta de estudio de mercado Consecuencia Nivel de riesgo (NR)*** Nivel Valor Nivel Incertidumbre politica y economica 5 Posible 2 Menor Moderado Una alianza ineficiente 3 Poco probable 2 menor Bajo 1 Improbable 4 mayor Moderado 3 Poco probable 3 Moderado Bajo no tener claro los objetivos de No alcanzar el la empresa crecimiento esperado deficiente identificacion de necesidades del cliente o/u agente Consecuencia** Valor No lograr alianzas 7.10. Gestionar Políticas Financieras: Proceso Nivel 1 Proceso Nivel 2 Riesgo (posibles Causas RIESGOS Probabilidad* Consecuencia** Nivel de riesgo 35 10.1. Establecer las políticas financieras de la empresa 10.2. Establecer las políticas financieras de la empresa errores) Falta de información relevantes en los informes establecidos 10.1.1. Seleccionar gastos más importantes en la organización 10.2.1. Evaluar presupuesto empresarial Riesgo de mercado por la variación en los precios 10.2.3. Realizar reuniones semestrales Algún directivo de la organización no asiste a la reunión Mal manejo de los datos empresariales por parte de los responsables del área de finanzas Debido a la actual conyuntura nacional por el Covid-19 Directivo con problemas de salud e incapacidad para usar medios virtuales de reunión Valor Nivel Valor Nivel (NR)*** 3 Poco Probable 3 Moderado Moderado 5 Posible 4 Mayor Alto 1 Improbable 2 Menor Bajo 7.11. Gestión jurídica: Proceso Nivel 1 11.1. Establecer el conjunto de actividades jurídicas (Normas) de la empresa Proceso Nivel 2 Riesgo (posibles errores) 11.1.1. Establecer Normas jurídicas de la empresa 11.1.2. Establecer resumen informativo sobre la ética empresarial RIESGOS Probabilidad* Consecuencia** Valor Nivel Valor Nivel Nivel de riesgo (NR)*** Riesgo reputacional de la empresa 1 Improbable 4 Mayor Moderado Realizar acciones que vayan en contra de la ética empresarial 1 Improbable 4 Mayor Moderado 7.12. Gestión RRHH: Riesgos Proceso Riesgo (posibles errores) Causas Consecuencias Probabilidad* Valor Nivel Consecuencia** Nivel de riesgo (NR)*** Valor Nivel 36 Elaborar el Informe de rendimiento laboral de la empresa Evaluaciones subjetivas de desempeño del trabajador Desarrollo del personal en el área de trabajo Mala eficiencia en el trabajo 3 Poco Probable 4 Mayor Moderado Establecer plan de capacitar personal Mala comunicación entre los trabajadores Mal caracter de los trabajadores Peleas entre compañeros de trabajo 7 Muy Probable 3 Moderado Alto Establecer grupos o equipos de trabajo y guiarlos hasta el cumplimiento del objetivo Mala distribución de tareas No hay equidad en los trabajadores Quejas 3 Poco Probable 3 Moderado Moderado 37 7.13. Macroproceso de Planeamiento: 38 7.14. Macroproceso de Objetivos: 7.15 Macroproceso de seguimiento: RIESGOS Proceso 15.1.1. Evaluar el desempeño de proveedores externos 15.1.2. Documentar los resultados de evaluación de la auditoria interna Riesgo (posibles errores) Se ubica un informe desactualizado de proveedores Se ubica un error en la redacción de datos sobre la evaluación de la auditoria 15.2.1. Evaluar el desempeño de los procesos de la organización Sistemas ineficientes de evaluación del desempeño de procesos Consecuencia**( ES AL RIESGO) Causas Consecuencias Valor Nivel Valor Nivel Nivel de riesgo (NR)*** (ES AL RIESGO) Falta de verificación de datos o previa lectura al informe Desactualización de informes 3 Poco probable 2 Menor Moderado Error de digitación por parte del responsable Malos registros de evaluación 3 Poco probable 2 Menor Moderado Errores en los procesos de la organización 1 Improbable 3 Moderado Bajo Riesgos generan problemas para la organización 1 Improbable 4 Mayor Moderado Probabilidad* Error de construcción de los sistemas de evaluación Decisiones mal tomadas por 15.2.2. Evaluar la eficacia Riesgos altos y extremos no parte de la alta dirección para de las acciones tomadas y a mitigados por la alta mitigar riesgos más tomar para abordar riesgos dirección importantes 39 8.Identificación de indicadores Un indicador son datos que reflejan cuáles fueron las consecuencias de acciones tomadas en el pasado en el marco de una organización. Los indicadores sirven para tomar decisiones, teniendo en cuenta que lo que no que no se mide, no se controla y lo que no se controla no se puede mejorar. 40 9. Plan de Calidad 9.1 Base de elaboración del Plan de Calidad - Objetivos del Plan El principal objetivo del presente plan de calidad se basa en satisfacer las necesidades del cliente y cumplir con los requisitos de calidad para producir en base a la mejora continua. Alcance del Plan - Se va a identificar las necesidades y recursos para el diseño, desarrollo, producción, entrega y servicio del producto. Partes interesadas de la empresa Parte interesada Necesidad Expectativa Proveedores Conocer las cantidades de Ser homologada por la materia prima empresa. Colaboradores Trabajar en un ambiente Tener un ambiente seguro y cómodo y ordenado con buen clima laboral. Así Pago de sus salarios como la existencia de Seguridad al personal factores higiénicos y motivacionales. Clientes Métodos de entrega Alta calidad en los productos (delivery) adecuados Competidores Requerimientos del mercado Satisfacer las necesidades del cliente - Responsabilidades de la alta dirección Establecer la Política y objetivos de calidad, asegurando su comunicación, entendimiento e implementación en toda la organización. Llevar a cabo las revisiones del plan de calidad para su adecuación y mejora continua. Asegurar la disponibilidad de los recursos para el desarrollo de las actividades que se despliegan en este plan de calidad. - Lista de Registros Registro de Ventas Fichas Técnicas de los Procesos Lista de Requisitos Legales Especificación Técnica Lista de documentos - Lista de Procedimientos Procedimiento de la producción Procedimiento de control de la calidad Procedimiento del diseño del producto Procedimiento para el desarrollo de documentos o registros 41 9.2 Propuesta de Plan de Calidad Para cada nivel de riesgo identificado como EXTREMO o ALTO se han elaborado distintos planes de acción que atacan a las causas y guardan relación con la NORMA ISO 9001 Macroproceso de ventas de mascarillas a. Riesgo 1 Proceso Riesgo Causa Mal tipeo de Falta de atención Agrupar ventas información del del operario / falta realizadas en un cliente por parte del de un formato documento responsable estándar Plan de acción Accion 1: Crear un formato de ventas para evitar en lo posible que la información del cliente se encuentre desorganizada en el documento que está llenando el operario Para este plan de acción se tomó en cuenta el siguiente índice de la ISO 9001: “8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio. La organización debe implementar la producción y provisión del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable: la disponibilidad de información documentada que defina: 1) las características de los productos a producir, los servicios a prestar, o las actividades a desempeñar.” Y el documento relacionado al plan de acción será un formato de ventas. i. Documento relacionado al plan de acción Se ha creado un formato estándar que usarán todos los operarios de ventas para rellenar toda la información necesaria para el correcto funcionamiento del proceso. 42 b. Riesgo 2 Proceso Firmar informe y enviarlo Riesgo Firmar incorrectamente o no firmar informe Causa Falta de atención por parte del responsable Plan de acción Acción 1: Crear un ambiente que fomente la concentración del operario Para este plan de acción se tomó en cuenta el siguiente índice de la ISO 9001: “7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.” Y el documento relacionado al plan de acción será una propuesta de mejora para el ambiente del trabajo. ii. Documento relacionado al plan de acción En la siguiente propuesta se tiene que tomar en cuenta que el ambiente debe ser tranquilo, para ello se obtendrán ventanas anti-ruido, los escritorios deben ser espaciosos y la disciplina y respeto por parte de los operarios debe ser fundamental. Además, el gran ventanal permite que haya mucha iluminación y los colores blancos transmiten calma al ambiente de trabajo. 43 Macroproceso de mantener equipos: A. Riesgo 1 Proceso Riesgo Plan de Mantenimiento Tiempos de paras en las Preventivo de máquinas los equipos de la organización Causa Plan de acción Falta de revisión periódica Acción 1: Realizar inspecciones internas en las áreas donde se produce mayor tiempo de paras Para este plan de acción se tomó en cuenta el siguiente índice de la ISO 9001: “6.1.2 La organización debe planificar la manera de integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión de la calidad” Y el documento relacionado al plan de acción será un instructivo para evaluar un mantenimiento preventivo a las máquinas. i. Documento relacionado al plan de acción Al realizar el plan de acción propuesto de inspecciones internas, consta de varios pasos los cuales son: 1) Programación: Planea realizar un listado de las áreas objeto de inspección, luego definir la frecuencia de inspección en cada una de las áreas de proceso. 2) Planificación previa: Solicitar información relacionada a la seguridad y salud laboral del área a inspeccionar, cómo la identificación de peligros, evaluación de riesgos, determinaciones de controles y procedimientos para un trabajo seguro. 3) Ejecución de la inspección: Verificar el estado de las máquinas y herramientas utilizados en ese momento por los trabajadores. 44 4) Informe: Plantear acciones que busquen eliminar las desviaciones o incumplimiento detectado. 5) Seguimiento. Emplear matrices de seguimiento en Excel o formatos físicos. Es importante emitir reportes de avance en la implementación. Macroproceso de RR. HH: A. Riesgo 1 Proceso Establecer plan de capacitar personal Riesgo Causa Mala comunicación entre los trabajadores Mal carácter de los trabajadores Plan de acción Acción 1: Fomentar comunicación entre los trabajadores Para este plan de acción se tomó en cuenta el siguiente índice de la ISO 9001: “7.2 La organización debe determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta el desempeño” Y el documento relacionado al plan de acción será un manual para un buen manejo de equipo de trabajo. i. Documento relacionado al plan de acción Al elaborar el plan de acción, consta de varios pasos principales, emplear el dialogo como la principal herramienta en la relación de equipo, asegurar que nuestro mensaje es recibido adecuadamente, congruencia entre nuestras palabras y nuestros actos para generar confianza, escuchar y hacerles saber a los otros que se le está escuchando. 45 Macroproceso de distribución y almacenamiento de mascarillas y MP: A. Riesgo 1 Proceso Riesgo Emitir la cantidad de productos a despachar Error en la emisión de datos numéricos Causa Falta de atención del operario / falta de un formato estándar Plan de acción Acción 1: Realizar un buen conteo de productos solicitados al día para poder tener un mínimo margen de error. Para este plan de acción se tomó en cuenta el siguiente índice de la ISO 9001: “7.5.3.2. Control de información documentada. Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda: a) distribución, acceso, recuperación y uso b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; c) control de cambios (por ejemplo, control de versión) d) conservación y disposición. Y el documento relacionado al plan de acción será un packing de despacho. 46 B. Riesgo 2 Proceso Riesgo Servicio de delivery El delivery se confunde de ruta y pierde tiempo Causa Falta de conocimiento de rutas o fallos en la digitación de la dirección Plan de acción Acción 1: Tener ya marcado en el Google maps u otro aplicativo los puntos de entrega distribuida por zonas. Para este plan de acción se tomó en cuenta el siguiente índice de la ISO 9001: “8.5.2. Identificación y trazabilidad. La organización debe controlar la identificación única de las salidas cuando la trazabilidad sea un requisito, y debe conservar la información documentada necesaria para permitir la trazabilidad. Y el plan de acción será una hoja de ruta de Google maps para obtener la dirección exacta. 47 48 Macroproceso de producción de mascarillas de cobre: A. Riesgo 1 Proceso Riesgo Causa Plan de acción Colocar rollo de hilo con cobre en la máquina tejedora. Colocación errónea de los hilos de cobre Ausencia de capacitación al personal Acción 1. Hoja de ruta de capacitaciones mensuales a los trabajadores sobre su rol en la empresa. Acción 2. Instructivas que faciliten el desarrollo del correcto proceso de colocación de rollos. Acción 1: Para este plan de acción se tomó en cuenta el siguiente índice de la ISO 9001: “7.1.2 Personas. Norma que establece que la organización debe determinar y proporcionar las personas necesarias para la implementación eficaz de su sistema de gestión de la calidad y para la operación y control de sus procesos. La primera acción fue plantear una hoja de ruta de las capacitaciones al personal necesarias para el correcto procedimiento de colocación y supervisión del proceso de creación de rollos de hilo con cobre. 49 HOJA DE RUTA DE CAPACITACIONES AL PERSONAL EMPRESA COPPER MASK HOJ A DE RUTA PARA MINI PLAN DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL ENERO FEBERERO MARZO ABRIL MAYO J UNIO J ULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TE MA 9 TE MA 8 TE MA 7 TE MA 6 TE MA 5 TE MA 4 TE MA 3 TE MA 2 TE MA 1 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Primera lección Segunda lección Tercera leccción Cuarta lección Quinta lección Primera lección Segunda lección Tercera leccción Cuarta lección Quinta lección Primera lección Segunda lección Tercera leccción Cuarta lección Quinta lección Primera lección Segunda lección Tercera leccción Cuarta lección Quinta lección Primera lección Segunda lección Tercera leccción Cuarta lección Quinta lección Primera lección Segunda lección Tercera leccción Cuarta lección Quinta lección Primera lección Segunda lección Tercera leccción Cuarta lección Quinta lección Primera lección Segunda lección Tercera leccción Cuarta lección Quinta lección Primera lección Segunda lección Tercera leccción Cuarta lección Quinta lección 50 Acción 2: Para este plan de acción se tomó en cuenta el siguiente índice de la ISO 9001: “7.1.2 Personas. Instructivas visuales que faciliten el desarrollo del correcto proceso de colocación y realización de los rollos de hilos de cobre. El documento relacionado al plan de acción será un Instructivo de colocación y realización de rollos de hilo de cobre. OBJETIVO: ALCANCE: RESPONSABLE: Realizar rollos o tubos de hilos de cobre para la fabricación de mascarillas con hilos de cobre. PROCESO INVOLUCRADO: Producción de mascarillas de cobre. Jefe de Producción REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO -Requisitos funcionales del producto DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1. Compruebe que el cable de alimentación esté enchufado de forma segura en la toma de la pared antes de encender la máquina. 2. Asegúrese de que la máquina no esté encendida cuando enchufe o desenchufe el cable de alimentación 3. No apague el interruptor de alimentación hasta que la fase de inicio haya finalizado. 4. Encienda la máquina. Es posible que la máquina haga ruido mientras se inicia. Este ruido no indica que haya un funcionamiento incorrecto 51 Riesgo 2 Proceso Riesgo Causa Esperar que las máquinas hagan los tubos. Las máquinas tejedoras dejan de operar Falta de mantenimiento Plan de acción Acción 1: Establecer una hoja de verificación para verificar el cumplimiento del mantenimiento preventivo a las máquinas y evitar averías en el proceso. Acción 1: Para este plan de acción se tomó en cuenta el siguiente índice de la ISO 9001: “7.1.3 Infraestructura. La organización debe proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para la operación. puede incluir: edificios y servicios asociados, equipos, incluyendo hardware y software y tecnología de la información. Para elaborar el plan de plan de acción de mantenimiento preventivo se hizo uso del documento del manual de mantenimiento de la maquinaria: 2 COPPER MASK HOJA DE VERIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO DOCUMENTO: Manual de mantenimiento de maquinaria FECHA: DEPARTAMENTO: Departamento de mantenimiento RESPONSABLE: Jorge Závala(Jefe de manteniminto) 27/06/2021 ¿CUMPLIÓ? PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO SÍ NO Realizar evaluación del equipo. Realizar limpeza de los registros de aplicaciones existentes o no en el equipo Proceder a hacer limpieza de las partes externas e internas del equipo. Realizar diagnostico del estado en el que se encuentra el equipo. 52 Riesgo 3 Proceso Esperar que los tubos se enfríen y comenzar la confección de la cubierta de la mascarilla. Riesgo Causa Plan de acción Error al confeccionar la mascarilla Confeccionistas inexpertos en el área de confección de cubiertas de mascarilla. Acción 1.Realizar manual del procesos de confección de mascarilla Acción 1: Para este plan de acción se tomó en cuenta el siguiente índice de la ISO 9001: “7.1.2 Personas La organización debe determinar y proporcionar las personas necesarias para la implementación eficaz de su sistema de gestión de la calidad y para la operación y control de sus procesos.” Para elaborar el plan de plan de acción de mantenimiento preventivo se hizo uso del documento del manual de proceso de confección de cubiertas de mascarilla. 53 54 Macroproceso de abastecimiento de materiales: Riesgo 1: Proceso Negociar con proveedores Riesgo Causa no llegar a un mantener requisitos de acuerdo beneficioso negociacion totalmente para ambos diferentes Plan de acción accion 1 : Implementar el procedimento de contratacion de proveedores, la evaluacion incial y reevaluacion de proveedres Acción 1: Para este plan de acción se tomó en cuenta el siguiente índice de la ISO 9001: “8.4.1 La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente son conformes a los requisitos”. El documento relacionado al plan de acción es procedimiento de contratación de proveedores: “VER ANEXO 7” 55 ANEXOS ANEXO 1 HOJA DE ESPECIFICACIÓN TÉCNICA 1 Empresa COPPER MASK 2 Gerente General Greisy Vicky Palomino Retis 3 Producto / servicio Mascarilla de Cobre Bajo la actual coyuntura nacional del país, se necesita el resguardo de la salud de los ciudadanos. Es por ello que el producto brinda una mayor protección que una Necesidad del mercado identificada por el mascarilla convencional gracias a los materiales de los 4 grupo cuales se encuentra compuesta. Garantizar la protección de la sanidad de los ciudadanos Descripción de su producto/ servicio (el debido a la actual coyuntura nacional por el brote del 5 cual satisface la necesidad): COVID-19 a través del producto. 6 Mercado al cual se dirige Ciudadanos en general 7 Sector Industrial Gracias a los hilos de cobre integrados en el proceso productivo de la mascarilla, esta brinda una protección asegurada a su portador debido a las propiedades del cobre. Es decir, este actúa como un antibacteriano de amplio espectro por los iones reactivos que repelen al virus. 8 Otra información relevante 56 Anexo 2 Lista de requisitos vs procesos Requisito Articulo Resumen del articulo Proceso en el que desarrollará el requisito DS Nº009-2009 (NTP 329.200:2020) 5.1.1 La mascarilla quirúrgica se compone de una capa que actúa como filtro, que se une a otras capas de tela. La mascarilla quirúrgica no debe desintegrarse, romperse o rasgarse. La mascarilla debe superar cualquier rasgueo, desintegración y no romperse fácilmente. Planchado - El diseño debe ceñirse muy bien cubriendo nariz y boca. Realizar molde de mascarilla - DS Nº009-2009 (NTP 329.200:2020) 5.2.2 Cuando una mascarilla consta de dos o más área con composiciones de capa diferente, cada área se debe ensayar de forma individual. La mascarilla debe cumplir una eficacia de filtración antibacteriana del 98%. Filtración luego del planchado - DS Nº009-2009 (NTP 329.200:2020) 5.2.3 Es necesario que la mascarilla cumpla son la presión diferencial de respirabilidad menor a 60 Pa/cm2 La mascarilla quirúrgica especial debe tener una presión menor a 60 Pa/cm2 Planchado - La penetración de las salpicaduras debe ser mayor a 16 kPa. Realizacioón del control de calidad de insumos - El grado de contaminación microbiológica debe ser menor a 30 UFC/g Sanitizar mediante peróxido de hidrógeno - DS Nº009-2009 (NTP 329.200:2020) DS Nº009-2009 (NTP 329.200:2020) DS Nº009-2009 (NTP 329.200:2020) 5.1.2 La mascarilla debe ceñirse a la nariz, boca y barbilla de quien la lleva puesta. 5.2.4 La resistencia de la mascarilla a la penetración de las salpicaduras debe ser mayor a los 16 kPa. 5.2.5: La carga biológica de la mascarilla quirúrgica ensayada debe ser menos igual a 30 UFC/g. Documento/registro utilizado en dicho proceso 57 58 ANEXO 3 BROCHURE 59 ANEXO 4 (Normas Jurídicas de la organización) 1. ANEXO 5 (Manual del Evaluación del Desempeño) 60 PUESTOS DE JEFATURA INSTRUCCIONES: Lea detenidamente significado de sus respectivas alternativas. NOTA: Este es un formulario de factores que asignara en a hoja de FACTORES la descripción de cada factor y el Referencia para evaluar calificación del Desempeño los DESCRIPCION DE ALTERNATIVAS 61 1.CONOCIMIENTO DEL TRABAJO Se refiere al dominio que la persona tiene de su especialidad y aspectos relacionados para desempeñar eficientemente el puesto. A Posee completo dominio de los conocimientos de su área y los aplica correctamente. B C Muy buen dominio Dominio de de los conocimientos conocimientos y técnicas para necesarios en su área. realizar su trabajo. 2.CUMPLIMIENTODE METAS: D C Se refiere al logro de los resultados Algunas veces no Cumple las metas programados en condiciones cumple las metas establecidas. normales. Debe considerarse la establecidas. incidencia de variables incontrolables tanto internas como externas a la empresa. 3.HABILIDADPARA PLANIFICAR Se refiere a la habilidad para elaborar planes, programas y proyectos realistas. D Carece de algunos conocimientos en su área. B A Siempre cumple con las Supera ampliamente metas establecidas de las metas manera satisfactoria. establecidas. A B C Sobresale en su Planifica y organiza Planifica y organiza el habilidad para muy bien el trabajo trabajo de rutina, pero planificar y organizar de su área. tiene dificultades en el trabajo de su área. situaciones nuevas. D Tiene dificultades para planificar y organizar su trabajo. Casi siempre improvisa. PUESTOS DE JEFATURA FACTORES DESCRIPCION DE ALTERNATIVAS 62 4. HABILIDAD PARA DIRIGIR Se refiere a la habilidad para conducir a los subalternos hacia el logro de los objetivos definidos y para introducir las orientaciones que sean necesarias en la ejecución del trabajo. D Tiene dificultad para orientar al personal de su área. C A veces tiene dificultad para orientar al personal de su área. B Conduce y supervisa muy bien a su personal reorientando las actividades cuando es necesario. A Tiene gran facilidad para orientar al personal a su cargo y para implementar medidas correctivas, acertadas y oportunas. 5. A Sus decisiones son siempre rápidas, oportunas y acertadas, aún en situaciones muy complejas y difíciles. B Sus decisiones son siempre rápidas, oportunas y acertadas. C Tiene alguna dificultad para tomar decisiones oportunas y acertadas. D Muy indeciso para seleccionar alternativas o cursos de acción y para resolver problemas. 6. HABILIDAD PARA D DESARROLLAR No contribuye al LA EXPERIENCIA desarrollo del PROFESIONAL DE personal de su área. PERSONAL: Se refiere a la capacidad para impulsar el desarrollo de aptitudes de los empleados de su área. C Ocasionalmente descubre aptitudes y habilidades de los empleados. 7.RELACIONES INTERPERSONALES: Se refiere al mantenimiento de relaciones efectivas de trabajo, tanto con subalternos, jefes y visitantes. B Las relaciones con jefes, subalternos y visitantes son armoniosas y estables. B A Descubre y desarrolla Identifica con suma con bastante facilidad el facilidad las aptitudes, potencial de su personal. habilidades e intereses ocupacionales de los empleados de su área y fomenta intensamente su desarrollo en beneficio de l a Institución. C D Las relaciones con jefes, El trabajo con jefes, compañeros y visitantes compañeros y visitantes es provocan difícil. quejas ocasionalmente. HABILIDADPARATOMAR DECISIONES: Se refiere a la facilidad y seguridad de pasar del pensamiento a la acción, de visualizar objetivamente las alternativas de una situación problema y escoger y ejecutar la mayor de esas alternativas. A Sus relaciones son excelentes y contribuyen sustancialmente al éxito en el desarrollo del trabajo. 63 PUESTOS DE JEFATURA FACTORES 8.INICIATIVA: Se refiere a la capacidad de efectuar innovaciones, de anticiparse y de aportar ideas espontáneamente en las actividades y situaciones que plantea el trabajo. 9.RESPONSABILIDAD: Se refiere a la dedicación por su trabajo, así como el interés para la obtención y superación de resultados esperados. DESCRIPCION DE ALTERNATIVAS D No aporta nuevas ideas. Su trabajo es rutinario. A Asume total responsabilidad de su cargo, muestra notable interés y preocupación por su trabajo. 10. APEGOALAS D POLITICAS Su actuación no se INSTITUCINALES: ciñe a las políticas Se refiere al ajuste de su actuación establecidas. a la política institucional. C B Contribuye con ideas Frecuentemente aporta constructivas, nuevas ideas que cuando se le solicita. contribuyen a mejorar el trabajo. B C Es muy responsable. Algunas veces Muestra interés por cumple con su trabajo. responsabilidades. C Algunas veces su actuación se aparta de las políticas establecidas. A Excelente para hacer mejoras en el trabajo. Siempre está desarrollando ideas nuevas. D no Evade el sus cumplimiento de sus responsabilidades. B Su actuación se ciñe bien a los lineamientos de políticas institucionales. A Su actuación se ciñe completamente a los lineamientos de políticas institucionales. 64 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE RRHH HOJA DE CALIFICACION DEL DESEMPEÑO PARA PUESTOS DE JEFATURA PONDERACIÓN 40 % INSTRUCCIONES: En la columna que dice PUNTOS escriba el puntaje correspondiente a la alternativa que refleja objetivamente el desempeño del empleado según las alternativas planteadas en los factores y alternativas correspondientes. Evalué todos los factores y escriba el TOTAL DE PUNTOS de la evaluación. No. FACTORES VALOR NUMERICO A B C D 1 Conocimiento del trabajo 16 12 8 4 2 Cumplimiento de metas 12 9 6 3 3 Habilidad para planificar y organizar 12 9 6 3 4 Habilidad para dirigir y controlar 20 15 10 5 5 Habilidad para tomar decisiones 12 9 6 3 6 Habilidad para desarrollo de personal 8 6 4 2 7 Relaciones Interpersonales 4 3 2 1 8 Iniciativa 8 6 4 2 9 Responsabilidad 4 3 2 1 10 Apego a las políticas institucionales 4 3 2 1 100 75 50 25 TOTAL DE PUNTOS PUNTO S 65 TOTAL PUNTOS SEGÚN % OBSERVACIONES: 66 FORMULARIO PAR EVALUADOR INSTRUCCIONES: Lea detenidamente la descripción de cada factor y el significado de sus respectivas alternativas. NOTA: Este es un formulario de Referencia para evaluar los factores que asignara en a hoja de calificación del Desempeño FACTORES 1. HABILIDAD PARA TOMAR DECISIONES ANTE PROBLEMAS QUE INVOLUCREN AMBAS AREA TRABAJO Se refiere a la facilidad y seguridad de pasar del pensamiento a la acción, de visualizar objetivamente las alternativas de solución ante una situación problemática conjunta. 2.RELACIONES INTERPERSONALES: Se refiere al mantenimiento de relaciones efectivas de trabajo, tanto con subalternos, jefes y visitantes. DESCRIPCION DE ALTERNATIVAS A Sus decisiones son siempre rápidas, oportunas y acertadas, aún en situaciones muy complejas y difíciles. B Sus decisiones son siempre rápidas, oportunas y acertadas. C Tiene alguna dificultad para tomar decisiones oportunas y acertadas. D Muy indeciso para seleccionar alternativas o cursos de acción y para resolver problemas. A Sus relaciones son excelentes y contribuyen sustancialmente al éxito en el desarrollo del trabajo en equipo B Las relaciones con jefes, subalternos y visitantes son armoniosas y estables. C Las relaciones con jefes, compañeros y visitantes provocan quejas ocasionalmente. D El trabajo con jefes, compañeros y visitantes es difícil. FORMULARIO PAR EVALUADOR 67 3.INICIATIVA: Se refiere a la capacidad de aportar ideas espontáneamente en el trabajo en equipo D No aporta nuevas ideas. Su trabajo es rutinario. C Contribuye con ideas constructivas B Frecuent e nuevas contribuy e trabajo en 4.COLABORACION: Se refiere a la atención que les proporciona a aspectos que involucran su trabajo con otras áreas, a fin de obtener la superación de resultados esperados. A Asume total responsabilidad de su cargo, muestra notable interés y preocupación por colaborar en la solución de casos en formas conjunta B C Es muy Algunas responsable veces Muestra . Interés en colabora colaborar n. . mente aporta ideas que n mejorar equipo. A Excelente para participar en a hacer el mejoras en el trabajo. Siempre está desarrollando ideas nuevas. D Evade no colaborar. 68 ANEXO 7 (Procedimiento para la selección,evaluacion y reevalu) TITULO: Copper Mask PROCEDIMIENTO Código: PROC-003 Emitido Por: PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Fecha de emisión: 26/05/2021 Fecha aprobación 29/05/2022 Revisado por: - Vigencia 1 años Versión 1 Aprobado por: - - 1. OBJETIVO Asegurar la calidad de los productos y servicios suministrados externamente a través de la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores de Copper Mask con el fin de asegurar que su nivel del servicio cumple con los requisitos de Copper Mask y crear una relación de mutuo beneficio entre la empresa y sus proveedores. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para las actividades de búsqueda, evaluación y reevaluación de los proveedores potenciales o vinculados con Copper Mask 3. RESPONSABILIDADES 1. Área Financiera y Administrativa: realizar la búsqueda de proveedores de acuerdo con los requerimientos del usuario interno. Junto con el coordinador de servicio al cliente realizar el registro de los datos para la evaluación y reevaluación de proveedores. 69 2. Usuario: pertenece a cualquier área de la compañía y debe comunicar claramente al área de Financiera y Administrativa todos los requerimientos asociados con el tipo de servicio o producto que desea adquirir, por ejemplo, características, cantidades, materiales y cualquier otra especificación. 3. Coordinador Call Center: Junto con el área de Financiera y Administrativa realizar el registro de los datos para la evaluación y reevaluación de proveedores. Realizar los informes presentados en las revisiones del comité de calidad. 4. PROCEDIMIENTO 1. Definiciones - Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. - Proveedor: Organización que proporciona un producto o un servicio. - Seguimiento: determinación del estado de un sistema, un proceso, un producto, un servicio o una actividad. 2. Solicitud y búsqueda de proveedores en el mercado El usuario debe notificar al área de Financiera y Administrativa vía correo electrónico sobre la necesidad de adquirir un nuevo servicio o producto. Esta notificación debe incluir todos los requerimientos del producto o servicio a adquirir con el fin de facilitar la búsqueda y segmentación de los proveedores existentes en el mercado. NOTA: Antes de buscar nuevos proveedores en el mercado se recomienda verificar si alguno de los proveedores ya vinculados con Copper Mask pueden prestar el servicio o el producto. Esto con el fin de simplificar el proceso de adquisición. 3. Filtro inicial de nuevos proveedores Una vez el área de Financiera y Administrativa haya ejecutado la búsqueda de proveedores existentes en el mercado, debe realizar un filtro inicial de las posibles opciones teniendo en cuenta: ü ü ü ü Capacidad para prestar el servicio. Permisos legales y regulatorios, si aplica. Revisión de listas restrictivas. Trayectoria en el mercado. Si alguno de las posibles opciones NO cumple con los dos filtros, se debe descartar y no continuar con el proceso de vinculación. 70 4. Criterios de evaluación inicial para la selección Posterior a la aplicación del primer filtro descrito en el numeral 5.2 de este procedimiento, se deben evaluar los siguientes criterios para las opciones disponibles con el fin de determinar cuál es la mejor opción. Es necesario tener al menos tres (3) opciones de proveedor potenciales para garantizar la transparencia del proceso de selección. La escala de calificación para cada uno de los criterios a evaluar es de 1-5, donde: 5-Excelente; 4- Muy bueno; 3-Bueno; 2-Regular; 1-Malo A continuación, se describen los criterios, su significado y el valor asignado para cada uno en el puntaje total de calificación. Adicionalmente se definen los aspectos a tener en cuenta para asignar el valor en la escala de 1- 5. Criterio Precio (unitario y transporte) Ficha técnica del producto /servicio Servicio posventa – atención al cliente Garantía del producto/servicio Tiempos de entrega Descripción Corresponde al valor económico ofrecido por el proveedor para el producto/servicio. Si aplica se debe tener en cuenta el costo del transporte. Corresponde a la medición de calidad del producto/ servicio a adquirir. Se evalúa la ficha técnica al contener todas las especificaciones para el suministro. Corresponde a los canales de atención al cliente y la facilidad para acceder a ellos. También al soporte brindado posterior a la adquisición del producto/servicio. Corresponde a la garantía de los productos/servicios en caso de falla asociada a un error del proveedor. Corresponde a los tiempos ofrecidos por el proveedor para entregar o prestar el producto/servicio a adquirir. % en puntaje final 20% 30% 15% 15% 10% 71 Corresponde a cualquier otra característica adicional que ofrezca el proveedor como por ejemplo servicios de entrenamiento para el uso, descuento especial, entre otros. Valor agregado 10% El proveedor seleccionado será el que tenga más alta calificación ponderada. En caso de que se decida que se decidirá otro proveedor el cual no tenga la más alta calificación deberán documentarse las razones y el análisis por el cual se ha tomado la decisión. A continuación, se describe un ejemplo de la metodología, el formato asociado para realizar esta evaluación inicial es el FO-01-PROC-003. Matriz de calificación para la selección inicial de proveedores Proveedor Precio (20%) Ficha técnica (30%) Servicio posventa – atención al cliente (15%) Garantía (15%) Tiempos de entrega (10%) Valor agregado (10%) Total AAA 2 5 4 5 3 4 3.95 BBB 3 4 3 5 3 4 3.70 CCC 5 2 1 3 5 2 2.90 De acuerdo con el ejemplo el proveedor AAA debe ser el seleccionado puesto que obtuvo la más alta calificación de los criterios evaluados. 5. Evaluación y reevaluación Para el evaluar la continuidad y el nivel del servicio de los proveedores de la compañía, se debe realizar un seguimiento de los siguientes aspectos durante cada trimestre. Lo anterior para clasificar el listado de proveedores según su cumplimiento y generar planes de acción en caso de que se llegue a requerir. La escala de medición es la misma utilizada para la selección inicial: 5-Excelente; 4- Muy bueno; 3-Bueno; 2-Regular; 1-Malo Cada trimestre se evaluarán los siguientes criterios, el formato anual para el registro de la información es el FO-02-PROC-003. El resultado de la evaluación será comunicado al proveedor por el coordinador de operaciones con el fin de que puedan tomar las acciones para la mejora continua de sus procesos. 72 Criterio Calidad producto/servicio Oportunidad en la entrega Evaluación usuario Descripción % en puntaje final Este criterio se mide de acuerdo con la cantidad de entregas conformes o prestación de servicio conforme sobre el total de entregas en el periodo evaluado. Para asignar la calificación se debe tener en cuenta. 5-Excelente: 95 - 100% de entregas conformes 4- Muy bueno: 85-94% de entregas conformes 3-Bueno: 75-84% 2-Regular: 50-74% de entregas conformes 1-Malo: menos del 50% de entregas conformes 30% Este criterio se mide de acuerdo con la cantidad de entregas o prestación de servicio dentro de los tiempos acordados sobre el total de entregas en el periodo evaluado. Para asignar la calificación se debe tener en cuenta: 5-Excelente: 95 - 100% de entregas a tiempo 4- Muy bueno: 85-94% de entregas a tiempo 3-Bueno: 75-84% 2-Regular: 50-74% de entregas a tiempo 1-Malo: menos del 50% de entregas a tiempo Corresponde a la satisfacción del usuario final entendido como el área de la compañía que utilizó el servicio/producto del proveedor. La calificación se realiza promediando las respuestas de los usuarios de acuerdo con la escala de 1-5. 30% 20% 73 Corresponde a la cantidad de reclamaciones generadas al proveedor en el periodo evaluado. Para asignar la calificación se debe tener en cuenta: Reclamaciones 5-Excelente: 0 reclamaciones 4- Muy bueno: 1 reclamación 3-Bueno: 2 reclamaciones 2-Regular: 3 reclamaciones 1-Malo: más de 3 reclamaciones 20% Aunque los criterios de evaluación para los proveedores son iguales, para facilitar el análisis de la información según el riesgo e impacto para el negocio, se categorizarán los proveedores así: Categoría 1 - Proveedores críticos Estos proveedores son aquellos cuyo servicio/producto está involucrado directamente en los productos o servicios de Copper Mask, por ejemplo: call center, personal, impresores de revistas, entre otros. Categoría 2 - Proveedores no críticos Estos proveedores son aquellos que no están directamente involucrados en los productos/servicios de Copper Mask, por ejemplo, papelería interna, aseo, entre otros. De acuerdo con el puntaje total obtenido para el proveedor evaluado, se pueden obtener los siguientes resultados: Resultado 1: Proveedor confiable Puntaje entre 4 - 5 Resultado 2: Proveedor condicional Puntaje entre 3 - 4 Resultado 3: Proveedor no confiable Puntaje <3 74 Proveedor con buen desempeño el cual se considera que no representa riesgo para la organización. Proveedor que representa un riesgo para la organización. Se debe realizar una auditoría en las instalaciones del proveedor para evaluar el riesgo y tomar la decisión de continuar o no con los servicios/productos del proveedor. En caso de continuar con el proveedor se deben establecer acciones para el mejoramiento de acuerdo con el procedimiento de acciones correctivas Proveedor que tiene áreas de mejora y se deben establecer acciones para el mejoramiento de acuerdo con el procedimiento de acciones correctivas. Representa un problema potencial para la organización. NOTA: en cada trimestre se compartirá el resultado con cada proveedor evaluado. A continuación, se describe un ejemplo de la metodología, el formato asociado para realizar esta reevaluación inicial es el FO-02-PROC-003. Calidad 30% Oportunida d en entrega 30% Evaluación usuario 20% Reclamacio nes 20% Nombre proveedor Categoría Calificación AAA BBB Crítico Crítico 5 2 3 1 4 3 5 4 4,2 2,3 CCC Crítico 3 5 4 3 3,8 Estado de aprobación Confiable No confiable Condicional 6. Revisión por la dirección En cada comité de calidad se deben presentar como mínimo los siguientes indicadores para cada categoría de los proveedores: 75 ü ü ü ü ü Proveedores en cada estatus de aprobación Tendencias de resultados de aprobación para cada proveedor Principales problemas relacionados con proveedores Estado de planes de mejoramiento Nuevos proveedores 5. HISTORIAL DE VERSIONES Versión 1. Procedimiento nuevo 6. REGISTROS ASOCIADOS Ø FO-01-PROC-003 Formatos de evaluación de los proveedores Ø FO-02-PROC-003 Formato de reevaluación 76
