Manual de Usuario Comprador www.iconstruye.com Módulo Administración de Presupuesto Iconstruy e S.A . S erv icio de Atención Telefónica: 486 11 11 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO Índice ÍNDICE .....................................................................................................................................1 DESCRIPCIÓN GENERAL.........................................................................................................2 CONFIGURACIÓN ....................................................................................................................3 1. Atributo de Empresa...........................................................................................................3 2. Roles de Usuario...............................................................................................................3 FUNCIONALIDADES.................................................................................................................4 1. P RESUPUESTO POR CUENTA C OSTO.............................................................................................4 2.- PRESUPUESTO POR RECURSO...........................................................................................8 3. C ARGA Y CREACIÓN DE P RESUPUESTOS..................................................................................... 11 3.1. Carga masiva de presupuesto .......................................................................................... 11 2.2. Carga Manual de Presupuesto por Recurso........................................................................ 12 PREGUNTAS FRECUENTES.................................................................................................... 14 MENSAJES DE ERROR........................................................................................................... 15 GLOSARIO ............................................................................................................................. 15 Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 1/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO Descripción General El m ódulo Presupuesto tiene la finalidad de ayudar a las empresas a tener un control de gestión más eficiente, realizando su gestión de abastecimiento para cada centro de gestión u obra en línea con su presupuesto. Iconstruye brinda la posibilidad para controlar este presupuesto por Cuentas de Costo (a nivel contable) y por Recursos (a nivel de material), permitiéndole a la empresa comprador un control diario de las operaciones realizadas. Lo anterior a que este módulo es transversal a todos los demás, por lo que se puede consultar desde Pedido de Mater iales, Compras y Reportes, de manera de realizar sus pedidos y compras contra presupuesto y revisar lo recibido y facturado con lo presupuestado. Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 2/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO Configuración 1. Atributo de Empresa En Presupuesto no existen atributos especiales a nivel de empresa, puesto que los roles se definen a nivel de usuario. 2. Roles de Usuario Los Roles de Usuario que per miten acceder a las funcionalidades del Módulo de Presupuesto son: 1) Presupuesto por Cuenta de Costo: Usuario tendrá opción de cargar el presupuesto por cuenta costo, este presupuesto es el que controla los gastos, a nivel contable según lo proyectado. 2) Presupuesto por Recurso: Usuario tendrá opción de cargar presupuesto por recurso, este presupuesto es el que controla lo consumido a nivel de materiales según lo proyectado. Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 3/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO Funcionalidades 1. PRESUPUESTO POR CUENTA COSTO El Presupuesto por Centro de Costo es aquel que se refiere al detalle en pesos ($) de cada cuenta contable, a realizar en el desarrollo de la actividad según proyección realizada. Este módulo, per mite cargar lo presupuestado para cada cuenta contable durante toda la obra, dado que hay comparación con lo presupuestado desde las solicitudes de materiales ( Pedido de Materiales), hasta las aprobaciones de las órdenes de compra y ter minando en los reportes de gestión. Este presupuesto se carga a través de una plantilla de llenado en formato Excel o cargando cada ítem a un código especifico. Para iniciar la creación de un ítem de este tipo de presupuesto o realizar una carga masiva de éste, se debe seleccionar la opción Presupuesto Cuenta de Costo dentro del menú de Administración. Ingresará a la página Listar Presupuesto por Cuenta de Costo, la que contiene un listado de todos los presupuestos cargados (figura 1). Figura 1. Listar presupuesto por cuenta de costo Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 4/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO Cada una de los presupuestos presenta las siguientes opciones: o Editar la línea: Per mite modificar un ítem del presupuesto. o Elim inar línea: Per mite eliminar un ítem del presupuesto. o Historial línea: Deja registro de las modificaciones realizadas y los usuarios que la han realizado. Al final de la página, el usuario encontrará tres botones con las opciones de: o Plantilla: Per mite acceder a la plantilla de carga masiva de presupuesto1. o Subir: Para enviar el documento a cargarse. Examinando en el PC para adjuntar el documento del presupuesto. o Crear Ítem : Crea un nuevo código dentro del presupuesto. Para esto el usuario debe ingresar el código de Cuenta Costo, Descripción y Monto presupuestado para ese ítem. Una vez ingresado estos datos, el usuario debe hacer clic en Guardar (figura 2).2 Figura 2. Crear ítem presupuesto El presupuesto por Centro de Costo puede ser consultado y controlado desde el Módulo de Pedido de Materiales y Compras. Al realizar la distribución de las Cuentas de Costo en la creación de cada uno de esos requerimientos, el sistema muestra lo presupuestado contra lo comprado y el saldo pendiente (figura 3). 1 2 Ver secuencia en capítulo 3, Creación y Carga de Presupuesto. Ver secuencia en capítulo 3, Creación y Carga de Presupuesto. Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 5/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO Figura 3. Consulta presupuesto por cuenta costo Además una vez que el usuario verifica, antes de enviar el pedido de materiales o la orden de compra, puede consultar el Presupuesto. Esa mis ma opción la tiene disponible el aprobador antes de aprobar la solicitud, como se muestra en la figura 4. Figura 4. opción de consultar presupuesto en aprobar PM Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 6/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO En el módulo Reportes también hay un control de presupuesto en el Reporte Cuentas de Costo. Como se aprecia en la figura 6, en este reporte el usuario obtienen la información para comparar por cuenta de costo lo comprado, con lo recibido, facturado y presupuestado, y visualizar el saldo presupuestado facturado. Figura 5. Reporte de cuenta costo, presupuestado Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 7/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO 2.- PRESUPUESTO POR RECURSO El Presupuesto por Recurso es aquel que se refiere al detalle en pesos ($) de cada mater ial a ocupar en el desarrollo de la actividad según la proyección hecha por el Departamento de Estudios y Propuestas. Este módulo, per mite cargar lo presupuestado para cada material durante toda la obra, con el fin de controlar la gestión de adquisiciones por cada material desde el módulo de Pedido de Materiales hasta el de Compras. Este presupuesto puede ser cargado a través de una plantilla de llenado en formato Excel ó cargando cada ítem a código especifico. Este presupuesto puede ser modificado según las necesidades de cada constructora. Para iniciar la creación o carga masiva de un presupuesto por recurso, lo primero que el usuario debe hacer es seleccionar la opción Presupuesto por Recurso en el menú Administración. Como se ve en la figura 6, ingresará a una pantalla que contiene un listado de todos los presupuestos por recurso cargados por el centro de gestión. Figura 6. Listado de presupuesto por recurso Cada una de los presupuestos presenta las siguientes opciones: o Editar la línea: Per mite modificar en cada ítem del presupuesto, tanto la unidad, la cantidad y/o el precio. o Elim inar línea: Per mite eliminar un ítem del presupuesto. o Historial línea: Deja registro de las modificaciones realizadas y los usuarios que la han realizado. Al final de la página, el usuario encontrará tres botones con las opciones de: o Plantilla: Per mite acceder a la plantilla de carga masiva de presupuesto. Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 8/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO o o Subir: Para enviar el documento a cargarse. Examinando en el PC para adjuntar el documento del presupuesto. Crear Ítem : Es para crear ítem en el presupuesto de forma puntual. Este Presupuesto por Recurso puede ser consultado y controlado desde el Módulo de Pedido de Materiales y Compras. Al realizar la distribución de las Cuentas de Costo en la creación de cada uno de esos requerimientos, el sistema muestra lo presupuestado contra lo comprado y el saldo pendiente (figura 7). Figura 7. Consulta presupuesto Además una vez que el usuario verifica, antes de enviar el pedido de materiales o la orden de compra, puede consultar el Presupuesto. Esa mis ma opción la tiene disponible el aprobador antes de aprobar la solicitud, como se muestra en la figura 8. Figura 8. Consultar presupuesto Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 9/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO En el módulo Reportes también hay un control de presupuesto en el Reporte de Maestro de Materiales. Como se aprecia en la figura 9, en este reporte el usuario obtiene la información para comparar por cuenta de costo lo comprado, con lo recibido, facturado y presupuestado, y visualizar el saldo presupuestado facturado. Figura 9. Reporte maestro de materiales Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 10/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO 3. CARGA Y CREACIÓN DE PRESUPUESTOS La creación y carga de presupuestos, tanto para el por Recurso como por Cuenta de Costo, se realizan de la misma manera, a través de dos mecanismos: 1) Carga Masiva 2) Creación por Ítem 3.1. Carga masiva de presupuesto Para iniciar la carga masiva, el usuario debe presionar el botón Plantilla. Automáticamente se abrirá un documento Excel que contiene los siguientes campos a llenar: o Código del material o Descripción o Unidad o Cantidad o Precio unitario Tras ingresar la información, se debe guardar el documento en el PC para luego importarlo a Iconstruye presionando el botón Subir ubicado en el sector inferior de la pantalla principal de Presupuesto por Recurso. Figura 10 Plantilla Excel. Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 11/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO Se busca en el PC el documento a subir, para luego hacer clic en adjuntar y posteriormente Enviar. Figura 11. Cargar Presupuesto En la opción enviar el sistema muestra un mensaje informativo, que indica que el archivo quedará listo en 24 horas, siempre que se haya recibido correctamente. De lo contrario aparece un error. Para informarse de la correcta carga del documento, el usuario debe señalar un e-mail de aviso para que el sistema le envíe un mensaje una vez finalizado el proceso. 2.2. Carga Manual de Presupuesto por Recurso Para la creación manual de un nuevo ítem, se debe presionar el botón Crear Ítem en la pantalla principal de Presupuesto (figura 12). Figura 12. Crear ítem Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 12/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO Ingresará a una pantalla, en la que debe deter minar (figura 13): o Código o Descripción o Unidad o Cantidad o Precio Figura 13. Ingresar ítem Una vez determinada la información, se finaliza el proceso haciendo clic en el botón Guardar. Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 13/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO Frecuentes Preguntas F recuentes 1.- ¿Dónde puedo hacer seguim iento del presupuesto? En los módulos de Pedido de Material, Compras y Reportes. 2.- ¿Cóm o cargar el presupuesto? La carga de presupuesto se realiza por obras o Centro de Gestión y puede realizarse de forma manual, es decir, ingresando código a código, o de forma masiva a través de una planilla Excel para cargarlo de forma masiva. 3.- ¿Quién adm inistra el Presupuesto? Los usuarios que tengan acceso al presupuesto lo define la empresa y esos usuarios tienen la posibilidad de editar o modificar el presupuesto existente, además crear nuevos códigos dentro del presupuesto, quedando el registro en el historial de los usuarios que han realizado modificaciones. Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 14/16 ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O ADMINISTRACION D E PR ESUPUESTO Mensajes de Error 1.- No cargó el presupuesto Al examinar y antes de seleccionar opción de enviar, el usuario debe adjuntar el archivo, de esta forma se enviar información a Iconstruye. G losario o Recursos: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad, una petición, una solicitud, materiales que se solicitan para ejecutar una acción. o Cuentas de Costo: Cuentas contables que son cargadas para controlar los gastos de la obra a ese nivel. Esas cuentas son definidas en el Estudio de Propuesta y quedan en el libro maestro de la obra. Fecha: 01-09-05 Versión 08.05 15/16
