Encuesta procesos administrativos ¿Conoces el proceso de creación y actualización de clientes? 1. SI 2. NO ¿Qué documentos se deben solicitar a un cliente para crearlo y/o actualizarlo en nuestros sistemas de información? 1. 2. 3. 4. Formato de creación y/o actualización de cliente Firmado por el Representante Legal Cedula y cámara de comercio y Certificación de composición accionaria Rut, Estados financieros, Cedula del Representante Legal Todas las anteriores ¿Cuándo se requiere procesar una Orden de Compra en donde puedes consultar si el cliente tiene su información actualizada? 1. 2. 3. 4. G:\CO\General\ACTUALIZACION DE CLIENTES 2021 G:\CO\General\Order Entry Pilot\ClientesActualizadosJulio2021 Intranet- SoftwareONE /Federation39/Colombia/Colombia Procurement G:\CO\General\Administrativo\ACTUALIZACION DE CLIENTES 2021 ¿Qué sucede cuando el cliente no tiene documentos actualizados? a. b. c. d. No se aprueba el procesamiento de la orden de compra enviada por el cliente Se debe solicitar actualización de documentos al cliente Se solicita excepción para procesar AyB ¿Si necesitas consultar diferentes documentos (contratos, Actas,SOW, etc) de nuestros clientes, en donde encuentras la documentación? 1. 2. 3. 4. G:\CO\General\GESTION DOCUMENTAL COLOMBIA\CLIENTES ACTIVOS Intranet Softwareone/Federation 39/colombia/gestion documental Teams/administrativo 2020/general/gestión documental. G:\CO\General\GESTION DOCUMENTAL COLOMBIA ¿Con que frecuencia se solicita la actualización de la información de nuestros clientes? 1. 2. 3. 4. Cada 6 meses Cada 8 meses Cada vez que el cliente tiene cambios internos Anualmente ¿Cuáles son las áreas que garantizan que la información de nuestros clientes actualizada? Área Administrativa CBDM CCOE Área Administrativa y CBDM ¿Si un cliente solicita que actualicemos nuestra documentación o necesitamos documentos para una licitación a quien debo solicitárselos? 1. 2. 3. 4. Liliana puerta Milena rubio Cindy romero Paola Moncaleano ¿Conoces el proceso de Gestión Documental que se ha implementado? Si No ¿Si necesito enviar un documento firmado a un cliente, proveedor o entidad; cuál es el proceso que debo seguir? 1. Solicitar revisión al Área Jurídica/ Esperar su aprobación y solicitud de firma al Área Administrativa/ Esperar el documento firmado/ Enviarlo al cliente y devolverlo firmado al Área Administrativa 2. Solicitar revisión al Área Jurídica/Enviarlo al cliente y devolverlo firmado al Área Administrativa 3. Solicitar revisión al Área Jurídica/ Esperar su aprobación/ Enviarlo al cliente y devolverlo firmado al Área Administrativa 4. Enviarlo al cliente y devolverlo firmado al Área Administrativa/ Solicitar revisión al Área Jurídica POLIZAS ¿Conoces el proceso de Pólizas y el Instructivo para solicitarlas? 1. SI 2. NO ¿Si tu respuesta fue afirmativa, en que ruta encuentras documentado el proceso? a. b. c. d. Disco G:\CO\General\Administrativo\Solicitud pólizas Intranet/General\ COLOMBIA\POLIZAS intranet.softwareone.com/Federation 39/ colombia/Insurance Policy Dashboard G:\CO\General\Administrativo\Polizas ¿Cuál de los siguientes requisitos son indispensables para solicitar una póliza? a. b. c. d. SCO y/o OPP Documento en el cual se especifican las garantías solicitadas Solicitud a través del Tool Todas las anteriores Para la presentación de una oferta que tipo de póliza se debe solicitar? a. b. c. d. Seriedad Cumplimiento Responsabilidad Civil Todas las anteriores Para tramitar la póliza de otro Si a un contrato vigente, que póliza se debe emitir? a. b. c. d. Calidad Cumplimiento Seriedad Todas las anteriores Sabes que documentos debes adjuntar para su solicitud SI NO A quien debes de solicitar toda información sobre la póliza después de su requerimiento en el tool a. b. c. d. Cindy romero Milena rubio Liliana puerta Maria Sanabria Viajes: Conoces el proceso de viajes SI NO ¿Si tu respuesta fue afirmativa, en que ruta encuentras documentado el proceso? 1. 2. 3. 4. G:\CO\General\Administrativo intranet.softwareone.com/Workspaces/WS00093/CO-Procurement/sitepages/welcome.aspx Colombia Procurement (softwareone.com) intranet.softwareone.com/Federation 39/colombia/Procurement ¿En cuál de las siguientes rutas debes solicitar un viaje nacional? 1. 2. 3. 4. intranet.softwareone.com/Federation 39/colombia/ travel request dashboard. Envío correo a mi líder G:\CO\General\Administrativo intranet.softwareone.com/Workspaces/SitePages/TravelRequestDashboard.aspx En cuál de las siguientes rutas debes solicitar un viaje internacional? 1. intranet.softwareone.com/Organization/Finance (H Grueter)/Tools/International Air Travel Expenses 2. Envío de correo al lider/tools/ International Air Travel Expenses 3. intranet.softwareone.com/Workspaces/SitePages/TravelRequestDashboard.aspx 4. intranet.softwareone.com/Federation 39/colombia/ travel request dashboard. ¿A qué persona debes solicitar información sobre el viaje después de su requerimiento? e. f. g. h. Cindy romero Milena rubio Liliana puerta Alejandro Laverde Conoces la política de gastos 1. SI 2. NO IT 1. En caso de falla con el Direct Access (conexión VPN) que proceso debemos realizar: a. Reiniciar el equipo b. Ejecutar el Fix Direct Access c. Ejecutar el Direct Access en modo seguro d. Eliminar el Direct Access 2. Cual es la capacidad máxima para enviar archivos por OneShare? a. 1GB b. 300MB c. 2GB d. 5GB 3. Si presentamos problemas de sincronización con OneDrive que proceso debemos realizar para restaurarla? a. Creamos un ticket b. Reiniciamos el equipo c. Pausamos la sincronización d. Cerramos One Drive y lo abrimos de nuevo
