TM 1 UF0510 Procesadores de textos

TM 1 LA APLICACIÓN DE TRATAMIENTO DE TEXTOS.
1
1. La aplicación de tratamiento de textos
Un procesador de texto es una aplicación informática que permite crear y
editar documentos de texto en una computadora. Se trata de un software de
múltiples funcionalidades para la redacción, con diferentes tipografías,
tamaños de letra, colores, tipos de párrafos, efectos artísticos y otras
opciones.
Información extra:
https://www.youtube.com/watch?v=PVpA3EUmHcc
https://www.youtube.com/watch?v=6ZB7P2AlrEk
https://www.youtube.com/watch?v=fiTYBXc5v9c&t=3s
Un procesador de texto es un programa dentro del cual puedes crear,
modificar o dar formato a un documento electrónico.
Existen diversos tipos de procesadores de texto, como Writer de OpenOffice,
que se muestra en la figura siguiente:
2
En el ámbito profesional, nos comunicarnos de forma escrita, ya sea con
documentos oficiales, ya sea a través de los entornos digitales o mediante el
trabajo diario en la oficina.
Por ello, el software o programa de procesamiento de textos desde sus inicios
allá por el 1973 ha ayudado en esta tarea de dar formato a la escritura y los
documentos para luego imprimirlos y/o enviarlos a un destinatario por medio
de las nuevas tecnologías.
Utilizaremos como procesador de textos la aplicación perteneciente al
paquete Office de Microsoft ya que es el más usado mundialmente, tras su
aparición en 1983. Otros programas que realizan las mismas funciones pueden
ser: OpenOffice, LibreOffice, Pages (Apple) o Documents (Google).
Una de las características más importantes del procesador de textos o
tratamiento de textos es la del formato. Esta aplicación da formato con estilos,
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colores, tamaños, párrafos, etc. para que el documento y su texto tengan una
mejor presentación.
El formato, es el que lo diferencia con otra aplicación, el editor de textos, que
lo único que hace es escribir texto plano sin formato. Como ejemplos de
programas editores de texto tenemos el Bloc de notas, que viene por defecto
con Windows, y Notepad++ que sobre todo se usa para programación y
edición de código fuente.
Algunas de las características comunes del procesador de textos Word son:
⦿ Crear documentos
⦿ Dar formato desde la fuente y el texto, pasando por los párrafos y páginas.
⦿ Insertar gráficos, imágenes y diagramas.
⦿ Corregir gramática y ortografía, manual y automáticamente.
⦿ Crear plantillas y estilos.
⦿ Generar correspondencia masiva.
OBJETIVOS
⦿
Identificar las funciones básicas, prestaciones y procedimientos simples
de los procesadores de textos y autoedición.
⦿
Identificar la interface de la aplicación reconociendo la utilidad de cada
una de sus partes.
⦿
Distinguir las diferentes formas de guardado de un documento y
ubicaciones correctas de los ficheros.
⦿
Reconocer las diferentes opciones de desplazamientos, selecciones y
operaciones con el texto en el documento.
Otra opción de procesador de texto es Pages, de Apple. Con esta herramienta
se pueden crear documentos de mucha calidad en los dispositivos de Apple:
teléfono inteligente, tableta, laptop o computadora de escritorio.
1.1.
Entrada y salida del programa
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Las nuevas tecnologías son una herramienta importantísima para
desenvolverse en el ámbito profesional. Existen multitud de recursos que las
personas pueden utilizar para conseguir sus objetivos laborales. La sociedad
avanza y con ella la tecnología. Si antes un secretario escribía con una máquina
de escribir, ahora necesita un ordenador y saber usar un programa de
procesador de textos.
Ante esta realidad, donde usar procesadores de texto se vuelve una necesidad
para millones de personas, aparecen diferentes materiales que nos enseñan a
dominarlo.
En este tema se identificarán y explicarán la interface del procesador de texto,
así como las funciones básicas de su uso. Comenzaremos aprendiendo a entrar
y salir del programa y terminaremos aprendiendo a deshacer y rehacer los
cambios efectuados en el programa.
Los procesadores de texto (sustitutos de la máquina de escribir) son una
herramienta muy utilizada, gracias a su amplia funcionalidad. Una
característica fundamental es que introduce la posibilidad de auto editar, es
decir, modificar el texto escrito y realizar cualquier cambio necesario o
deseado. Se puede trabajar utilizando diferentes tipos de letra, haciendo que
ésta varíe su tamaño o su color, se pueden crear efectos artísticos con los
caracteres, además muchos procesadores de texto brindan la oportunidad de
añadir imágenes, gráficos u otros objetos dentro del propio documento. Como
ocurre con la mayoría de programas informáticos, los trabajos que se realicen
con procesadores de texto pueden ser guardados en un archivo, llamado
documento, que puede ser utilizado posteriormente.
El procesador de texto más utilizado es el Microsoft Word, software de pago.
Sin embargo, existen muchos programas de carácter gratuito, también
denominados como “Software libre”. Si bien es cierto que hasta hace poco los
softwares de pago tenían una mayor calidad, tanto en funcionalidad como en
estética, los procesadores de texto gratuito se han vuelto competitivos y
ofrecen la misma calidad, gracias en gran parte a la “estandarización” de la
interfaz de todos los programas de este tipo.
En este manual se hará un repaso general sobre el programa de procesador de
textos, utilizando como referencia el Microsoft Word 2007. No obstante, se
5
harán alusiones al software libre. Se explicarán las características principales
del programa que le harán alcanzar un buen dominio del mismo.
Existen muchas palabras que se usan únicamente en el ámbito informático,
quizás algunas te suenen y otras las desconozcas por completo. Antes de
seguir, deberías leer el glosario de términos para familiarizarte con algunas de
ellas. He aquí algunas que sin duda debes empezar a manejar.
-
-
-
Archivo: Elemento con un nombre y una extensión determinada que
nos permite almacenar información. Los archivos facilitan organizar los
recursos que tengamos en nuestro ordenador.
Documento: Sinónimo de archivo. Un documento almacena
información de todo tipo: texto, imágenes, gráficos…
Extensión: Caracteres añadidos al final del nombre de un archivo,
comenzando siempre con un punto, que nos indica qué tipo de archivo
es. Un ejemplo puede ser: libro.doxc
Procesador de textos: Programa informático que se utiliza para
producir documentos imprimibles.
En la actualidad, son muchas las personas que utilizan programas
informáticos, sean del tipo que sean. Este uso generalizado del software ha
fomentado que la interfaz de los programas, así como su usabilidad sea mucho
más fácil e intuitivo. Gracias a esto, abrir y cerrar un procesador de textos es
una tarea sencilla.
Existen procesadores de texto en línea, el conocido como Google Docs o en
Office Web Apps, que te permite crear tus documentos en la nube, pudiendo
editarlos, guardarlos y descargarlos en cualquier lugar. Para acceder a estos
servicios, simplemente debes poseer una cuenta de Google o un correo
electrónico como Hotmail.
El acceso es online, por lo tanto, necesitas de una conexión a internet para
poder acceder. Sin embargo, una vez dentro, nos encontramos con un
programa que tiene las mismas funcionalidades que el programa instalado en
el ordenador, con grandes beneficios (nos permite tener un documento
actualizado a cualquier parte a la que vayamos)
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Para acceder a Google Docs, deberemos crearnos una cuenta de Gmail en
<http://mail.google.com> y rellenar los datos del formulario. Una vez creada,
debemos dirigirnos a la web <http://docs.google.com>
Para entrar en un programa, el requisito indispensable es tenerlo instalado en
nuestro ordenador. La instalación puede estar hecha con anterioridad o puede
tener que realizarla usted mismo o el departamento de informática o la
persona encargada si estuviera en una empresa. Sea como fuera, una vez se
ha insta-lado el programa, se podrá acceder al mismo de diferentes formas.
He aquí las maneras para entrar en un procesador de textos:
-
Si disponemos de un acceso directo en nuestro
escritorio nos bastara posicionando el ratón encima
del acceso directo y haciendo dos veces clic con el
botón izquierdo del ratón
-
Hacemos clic en el botón de Inicio y nos situaremos en el cajetín donde
hay una lupa. Cuando estemos en él, ponemos el nombre del programa
que vamos a utilizar. En este caso hemos puesto Word, el programa que
usaremos como ejemplo en este manual, pero cada uno pondrá el
nombre del programa que use.
7
Recuerda: si la opción de buscar (cajetín con la lupa) no viene al lado del botón
de inicio, lo sacaremos posicionando el ratón sobre el botón inicio, pulsamos
con el derecho, y seleccionamos la opción buscar del menú contextual.
8
-
Damos al botón de Inicio, y es despliega una ventana con los
programas ordenados por orden alfabético.
Si no aparece el listado de programas: Damos al botón de Inicio luego
pinchamos en Todos los programas. Aparecerá una lista de todos los softwares
que tengas instalados. En esa lista tendrás que buscar el nombre del programa
y pinchar sobre él.
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De cualquiera de las formas podremos acceder al programa de procesadores
de texto y ya estaremos en condiciones para comenzar a trabajar.
Salir del programa es igual de sencillo que entrar. Cuando quieras salir, sitúa
el ratón arriba a la derecha, encima de la x roja. Pincha sobre la x y el programa
se cerrará.
Hay dos maneras de cerrar el documento
1. Haz clic sobre el botón de cerrar en la parte superior derecha de la
ventana.
2. A través del menú Archivo, eligiendo la opción Cerrar.
Además de usar nuestro ratón para salir del programa, existen diferentes
combinaciones especiales que podemos realizar con nuestro teclado. Son
atajos de teclado muy utilizados por los usuarios y sirven no sólo para los
programas de los procesadores de texto, s no para todo programa o pantalla
abierta en el ordenador que nos incordie.
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Aunque al principio resulte complejo usar atajos en el teclado, luego se
convertirá en una actividad recurrente. Hay que entender que es mucho más
cómodo usar el comando [ALT] y [F4] para cerrar el programa que tener que
levantar la mano del teclado para mover el ratón y cerrar la ventana.
Guardar los cambios
Cerrar el procesador de textos implica guardar el documento en el que
estamos trabajando (ver ficha anterior).
Si no hemos guardado el documento, el procesador de texto nos preguntará
si queremos guardar antes de cerrar el programa.
1.2. Descripción de la pantalla (Interface)
Antes de explicar este apartado, hay que tener claro qué significa exactamente
interface, palabra inglesa que se ha castellanizado. Aunque esta palabra
admite muchas acepciones, suele referirse al diseño que el programa tiene y
que el usuario está viendo. La interfaz (o interface), como se ha comentado,
ha ido generalizándose a medida que más y más personas se han unido a la
“Era digital”, facilitándonos a todos el uso de este tipo de programas. Gracias
a su estandarización, nos encontramos con un diseño atractivo, fácil de
manejar y que nos muestra, generalmente, las herramientas que más vamos
a utilizar.
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La ventana que nos muestran los procesadores de texto es blanca, preparada
para escribir sobre ella. La pantalla está compuesta por elementos comunes a
todos los programas de edición y creación, que explicaremos a continuación,
y elementos característicos del programa, los cuales explicaremos en el
siguiente apartado. En la parte superior izquierda, con forma circular y mayor
al resto de los iconos, nos encontramos con el botón de Office, un botón que
contiene diferentes opciones, entre las más importantes está “Nuevo” que sirve para crear un nuevo documento en blanco. “Abrir” que nos ayuda a buscar
un documento de texto ya creado anteriormente para abrirlo. “Guardar” que
sirve para guardar nuestro documento en el ordenador e “Imprimir” que
manda la acción a la impresora para imprimir nuestro documento y tenerlo en
formato papel.
Existen diferencias de interfaz si utilizamos un programa u otro. No obstante,
y pese a tener una distribución diferente de las herramientas, la estructura
básica del programa es prácticamente igual.
A la derecha del importantísimo botón de Office, están los accesos directos,
los cuales pueden ser configurables según el deseo del usuario. De forma
predeterminada se encuentran el botón de guardar y el botón de retroceso,
cuya función se explicará más adelante.
La forma de configurar estos botones es pinchando sobre la pequeña flecha
orientada hacia abajo:
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Si pinchamos en ella, nos saldrá una ventana que nos permite seleccionar qué
botones queremos que aparezcan en la zona de iconos de acceso directo.
Uno de los accesos directos más utilizados es el de “Vista preliminar”, que nos
permite ver el documento en modo impresión y observar algún fallo, si lo
hubiera.
Bajo estos botones nos encontramos con la barra de menús, que empieza en
Inicio y termina en Complementos. De las funciones de esta barra hablaremos
durante toda la unidad formativa. En la parte superior derecha nos
encontramos con los botones estándar del Sistema Windows, cuyas
características vienen recogidas en el esquema.
1.3.
Ventana de documento
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Como puede verse en la imagen, además del documento en blanco donde
nosotros podemos escribir, nos encontramos con diferentes elementos que
nos ayudan a crear un mejor resultado. Los elementos que la forman son los
siguientes:
-
-
-
-
-
El nombre del documento, situado en la parte superior, este nos indica
el nombre que le hemos puesto a nuestro archivo y la extensión que
tiene.
La barra de menús, ya explicada anteriormente.
La barra de herramientas, la cual se explicará en el siguiente apartado.
La regla, situada antes del documento en blanco. En ella aparecen unos
números y unas pequeñas flechas que nos indican dónde aparecerán la
viñeta y la sangría que hagamos a nuestro párrafo.
La barra de desplazamiento lateral, situada al lateral derecho, nos sirve
para desplazarnos de un lugar a otro del documento con facilidad.
El zoom, situado en la parte inferior derecha, el cual nos ayuda a ampliar
o reducir el tamaño de nuestro documento y visualizarlo de la forma
deseada.
La hoja en blanco, donde podremos escribir el texto.
La parte inferior izquierda nos da información acerca de nuestro
documento, el número total de páginas, la cantidad de palabras
escritas, entre otras cosas.
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La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos más adelante), para
cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes
tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser
idéntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te
vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente
las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.
1.
La barra
de
herramientas
de
acceso
rápido
contiene, normalmente, las opciones que
más frecuentemente se utilizan. Los botones son Guardar, Deshacer (para
deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que
hemos deshecho) y Abrir. El último botón abre el desplegable para
personalizar los botones que aparecen en esta barra, visita el siguiente
avanzado donde se explica cómo hacerlo Personalizar la barra de acceso
rápido .
2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre
del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del
programa.
3 y 4. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que
se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias
para realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban
categorías lógicas, por ejemplo, Inicio, Insertar, etc. Para cada pestaña hay una
cinta de opciones diferente. Las veremos en detalle más adelante.
5. Los botones para cambiar la presentación de la cinta de opciones,
minimizar, maximizar y cerrar.
6. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que
no cabe en la ventana. Hay una para desplazar el documento de forma vertical
y otra de forma horizontal. En la imagen sólo se ve la vertical.
7. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para
apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.
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- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de
entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el
zoom
deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al
lado, arrastrándolo.
8. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del
documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa
que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá. Otros modos son para
leer y para diseño web.
9. La barra de estado muestra información del estado del documento, como
el número de páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando.
Podremos modificar esta información si hacemos clic sobre ella, ya que,
realmente, son botones.
1.4.
Barras de herramientas principales
16
La barra de herramientas de acceso rápido normalmente incorpora por
defecto los botones Guardar, Deshacer, Rehacer, Abrir y Personalizar. Pero
esto lo podemos personalizar agregándole o quitándole los botones que
deseemos.
Al hacer clic sobre el último botón de la barra de herramientas de acceso
rápido, Personalizar, se muestra un listado de los comandos más comunes
que puedes añadir a la barra.
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Haz clic en Más comandos para añadir otros. Se abrirá un cuadro de diálogo
que veremos a continuación.
Otras formas de acceder al cuadro de personalización:
- Desde Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido.
- O desde el menú contextual de la propia barra (al que accederás haciendo
clic con el botón secundario sobre ella), seleccionando Personalizar la barra
de herramientas de acceso rápido.
Agregar y quitar botones
Para agregar un botón:
Los botones que se quieren agregar, pueden seleccionarse de la lista de la
izquierda. Los botones disponibles se agrupan en listas, de modo que debemos
seleccionar una opción del desplegable superior para cambiar de una lista a
otra. Por defecto se mostrarán los Comandos más utilizados.
En el listado que hay justo bajo el desplegable, selecciona el comando que te
interese y pulsa Agregar. Aparecerá entonces en el listado de la derecha que
indica los comandos que hay actualmente en la barra.
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El nuevo botón siempre se colocará en última posición, lo que supone que en
la barra estará a la derecha del resto. Con los botones de subir y bajar
nivel
, se puede cambiar su posición de forma que los botones estén en el
orden que queramos.
- Otra forma más rápida de agregar un botón es hacer clic con el botón
derecho del ratón sobre el botón de la cinta de opciones que queremos
agregar para que aparezca el siguiente desplegable:
Sólo hay que hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso
rápido.
Para quitar botones:
- Selecciona el botón en el listado de la derecha y pulsa el botón Quitar.
- O bien, pulsa el botón
que hay justo debajo de la lista. De esta
forma, no sólo quitarás el botón seleccionado, sino que dejarás la barra con
los botones predeterminados: Guardar, Deshacer y Rehacer.
O también hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el botón que
queremos eliminar para que aparezca el siguiente desplegable:
19
1.5.
La Ayuda
El sistema de ayuda de Microsoft Word es una plataforma fácil de usar,
donde puedes buscar o navegar para encontrar un tema de
Microsoft Word con el que necesitas ayuda rápidamente. Este sistema
buscará a través de soluciones fuera de línea y en línea para encontrar la
manera en que puedas terminar con tus tareas.
El sistema de ayuda de Microsoft Word es una plataforma fácil de usar, donde
puedes buscar o navegar para encontrar un tema de Microsoft Word con el
que necesitas ayuda rápidamente. Este sistema buscará a través de soluciones
fuera de línea y en línea para encontrar la manera en que puedas terminar con
tus tareas.
Paso 1
Inicia Microsoft Word. Abre un documento existente o bien comienza un
nuevo documento en blanco.
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Paso 2
Haz clic en el botón de ayuda de Microsoft Office Word situado en la barra de
herramientas estándar, representado por el signo de interrogación rodeado
por un círculo azul. El panel de tareas "Ayuda de Word" debe aparecer en la
parte derecha de la pantalla.
Paso 3
Escribe de una a tres palabras clave en el cuadro de texto "Buscar:" sobre el
tema que buscas ayuda. Cuanto menor sea el número de palabras clave que
utilizas, más resultados obtendrás, y cuanto mayor cantidad de palabras clave
utilices, obtendrás un número menor de resultados.
Paso 4
Utiliza tu mouse para hacer clic en la flecha verde de la derecha de la opción
"Buscar:" para comenzar tu búsqueda.
Paso 5
Desplázate por los temas que se presentan en relación con tus palabras clave.
Si no se han encontrado temas, utiliza la pequeña punta de la flecha verde de
la izquierda en la parte superior del panel de tareas para volver atrás y cambiar
tus palabras clave.
Paso 6
Selecciona uno de los temas de la "Ayuda" haciendo clic en el tema, que abrirá
otra ventana que te dará instrucciones sobre cómo llevar a cabo la tarea de la
F1: Cuando se pulsa esta tecla se abre una ventana de ayuda en el programa o
aplicación que se esté usando.
Paso 7
Cierra la ventana de ayuda y el panel de tareas de "Ayuda de Word" haciendo
clic en el botón Cerrar (X) en la esquina superior derecha cuando hayas
terminado de ver el tema de ayuda.
OTRAS FORMAS DE ABRIR LA AYUDA:
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
F1: Cuando se pulsa esta tecla se abre una ventana de ayuda
en el programa o aplicación que se esté usando.

Si usamos un teclado y las teclas de función no se ejecutan al
pulsarlo, tendremos que pulsar la tecla Fn al mismo tiempo que
la tecla de función.
 ¿Qué desea hacer?, si escribimos nuestra pregunta en esta
casilla, y pulsamos intro, se abrirá la ventana de ayuda con la
respuesta.
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23
Información extra:
https://www.youtube.com/watch?v=zaMtUqlv2lc
https://www.youtube.com/watch?v=i3_hRaXTRbE
1.6.
Archivos de la aplicación
Cada aplicación con la que trabajamos crea documentos con una extensión
concreta. También puede abrir otros documentos de otras aplicaciones con
otras extensiones dependiendo de la integración y compatibilidad entre
aplicaciones.
La extensión nativa de Word es .doc para los documentos de Word 97 –
2003. Es recomendable guardar con esta extensión cuando no conocemos
qué versión tiene el receptor de nuestro documento.
Actualmente la extensión de Word es .docx, para las versiones
de Word 2007, 2010, 2013, 2016 y 2019.
También las plantillas tienen su extensión .dotx y si trabajamos con macros
la suya .dotm.
A continuación, verás una tabla con algunas de las extensiones con las que
trabaja Word:
1.7. Operaciones con archivos
24
Las operaciones más comunes que realizaremos con los
archivos de Word serán las de crear, guardar, abrir y cerrar documentos.
CREAR UN DOCUMENTO
Para crear un nuevo documento es bien sencillo. Abriremos Word como
hemos indicado en el Capítulo 1 de este manual.
Bastará con clicar en Documento en blanco en la ventana que nos aparece tras
abrir Word, y así comenzar uno desde cero.
Si ya estamos trabajando con Word, tenemos algún documento abierto, y
deseamos comenzar uno nuevo clicaremos en Archivo > Nuevo y nos
aparecerá la misma pantalla para comenzar un nuevo documento.
También podemos crear un nuevo documento desde las plantillas.
Opción nuevo del Backstage de Word
ABRIR DOCUMENTO
Si lo que deseamos es abrir un documento existente en nuestro ordenador
tendremos que localizar el archivo por su nombre, diferenciando que cada
aplicación tiene su icono y extensión identificadoras.
25
Icono documento Word
Utilizaremos el explorador de Windows (carpeta amarilla) para buscar
la unidad (disco duro, disco extraíble) o ubicación (carpeta o directorio) en el
que está.
Icono Explorador de Windows
Una vez localizado clicamos dos veces con el ratón y se abrirá el documento
en Word.
Si lo que deseamos es abrirlo desde la aplicación Word clicaremos en Archivo
> Abrir.
Abriéndose la ventana desde la que podremos buscar en el Equipo o Este
PC y Examinar (en otras versiones) para examinar y buscar, a través
del explorador de Windows (carpeta amarilla) la ubicación del documento.
También, si tenemos la cuenta de Word vinculada con OneDrive, podremos
buscar en nuestra cuenta de la nube documentos y abrirlos.
26
Opción Abrir del Backstage de Word
GUARDAR CAMBIOS
Ya sea a modo particular o por trabajo, los documentos debemos guardarlos
de forma eficiente para su posterior búsqueda y recuperación.
Por lo que a la hora de guardar debemos tener tres datos fundamentales:
⦿ Cómo vamos a nombrar a nuestro documento.
⦿ En qué formato vamos a guardarlo (extensión).
⦿ La ubicación del documento.
Al guardar nos encontraremos con 2 situaciones:
⦿ Nuestro documento no ha sido guardo todavía por lo que no tiene
nombre, extensión ni ubicación y deseemos guardarlo.
Podremos utilizar:

El comando guardar con forma de disquete
de la barra de
acceso rápido.

La combinación de teclas Ctrl + G.

Ir a Archivo > Guardar

Ir a Archivo > Guardar como…
Para las cuatro formas de guardar nos abrirá la ventana de Guardar
como.
27
Opción Guardar como del Backstage de Word
Aquí decidiremos dónde queremos guardar nuestro documento. Lo normal es
guardarlo en alguna de las carpetas recientes que hayamos utilizado o clicar
en Examinar, se abrirá el explorador de Windows para navegar por
las unidades y carpetas de nuestro sistema.
28
Nombre de archivo, tipo y ubicación de documento Word
En el explorador de Windows elegiremos:
1.
La ubicación.
2. le pondremos el nombre del documento que queramos en Nombre de
archivo.
3. La extensión o formato del archivo en Tipo.
En el caso que cerremos un documento sin guardar, nos aparecerá una
ventana emergente con el aviso de si realmente deseamos cerrar sin
guardar.
29
Aviso Cerrar sin guardar en Word
⦿ Que el documento tenga nombre, extensión y ubicación, y deseemos
guardarlo tal cual.
Esta situación es cuando queremos guardar cambios que estamos realizando
en un documento que ya tiene nombre y está guardado en un lugar
concreto.
Podremos utilizar:

El comando guardarcon forma de disquete
de la barra de
acceso rápido.

La combinación de teclas Ctrl + G.

Ir a Archivo > Guardarque nos devolverá al documento una vez
ha procesado el guardado.
Se recomienda ir guardando cada cierto tiempo para no perder los cambios
en caso de un cierre inesperado del equipo. También cabe decir que por lo
general que el propio Word irá guardando copias para su recuperación.
DUPLICACIÓN UN DOCUMENTO CON GUARDAR COMO
Cuando un documento tenga nombre, extensión y ubicación, pero deseemos
guardarlo con otro nombre, en otra ubicación o modificar el formato, realizar
un duplicado, utilizaremos Guardar como.
En este caso iremos a Archivo > Guardar como… y elegiremos la ubicación, el
nombre y el tipo de archivo, como en la primera situación descrita en el
anterior apartado.
30
Opción Guardar como Word
Al abrir Guardar como, vemos que en la barra del título tiene el nombre del
documento. Simplemente es clicar en Examinar, elegir dónde deseamos
guardar el documento y cambiar el nombre del archivo, y si hace falta el tipo
de documento.
CERRAR DOCUMENTO
Una vez hemos terminado de trabajar con el documento y no necesitamos
acceder a su información procederemos a cerrarlo para que no consuma
recursos del sistema.
Para cerrar el documento podemos utilizar el símbolo
de los botones de
control de Windows o la opción Cerrar en la pestaña Archivo.
Botones de control de Windows
Pestaña Archivo o Backstage de Word
Antes de comenzar a trabajar con los archivos, vamos a conocer
la pestaña Archivo desde dónde realizaremos muchas de estas
operaciones.
Al clicar en la pestaña Archivo nos aparece una ventana totalmente
diferente al resto de pestañas. Nos aparece el llamado Backstage.
Desde aquí se puede abrir, guardar, compartir, imprimir y configurar
las opciones de Word.
31
También, dependiendo de la versión de Office, de la 2013 a la 2019, hay
pequeñas diferencias, pero no importantes.
Cuando clicamos en Archivo, nos aparece el primer
apartado, Información, con las propiedades del documento y la posibilidad
de proteger e inspeccionar el documento.
Elementos de la pestaña Archivo o Backstage de Word
1.
Flecha volver: Clicando en la flecha o pulsando la
tecla Esc volveremos al documento en el que estábamos trabajando y
desde el cual abrimos el Backstage.
2.
Información: En el apartado Información veremos las propiedades
del documento como la hora de creación, autor, título, etiquetas, etc. y
desde dónde podremos proteger el documento con contraseña,
inspeccionarlo para comprobar que no hay datos personales o que es accesible
a personas especiales y ver las diferentes versiones guardadas para poder
recuperarlas.
3.
Nuevo: Desde aquí podremos crear un nuevo documento en blancoo a
partir de una plantilla. Se pueden buscar plantillas por palabras clave
desde la caja de búsqueda.
4.
Abrir: En Abrir accederemos a los documentos que hemos
utilizado recientemente, para abrirlos, o acceder a las diferentes
unidades de almacenamiento que tengamos, ya sean físicas o en la
nube (OneDrive) para abrir documentos y utilizarlos.
5.
Guardar: Es para guardar un documento que ya tiene nombre y
lo queremos guardar en la misma ubicación.
32
6.
Guardar como: Sirve para guardar un documento, que o bien no tiene
nombre ni ubicación, o deseamos cambiarle el
nombre, ubicación y/o extensión.
7.
Imprimir: Apartado desde el cual configuraremos las opciones de
impresión del documento y de página.
8.
Compartir: En Compartir podremos utilizar medios como el correo
electrónico o la presentación en línea para compartir nuestro documento.
Si lo que deseamos es que el documento
sea colaborativo, editable entre varias personas del equipo, clicaremos
en Invitar a personas para guardarlo en la nube e invitar a su
compartición.
9.
Exportar: Es un símil a Guardar como, pero para cambiarle el
formato (extensión) del archivo. Por ejemplo, para guardarlo
como PDF.
10.
Cerrar: Desde aquí cerramos el documento en el que estamos
trabajando, pero no la aplicación de Word.
11.
Cuenta: En este apartado tenemos la información de la versión
de Office instalada y desde donde iniciar o cerrar sesión con nuestra
cuenta de Office y vincular los servicios.
12.
Opciones: Aquí nos aparecerá una nueva ventana flotante desde
la cual configuraremos diferentes opciones del comportamiento
de Word. También personalizamos la barra de acceso rápidoy la cinta de
opciones.
1.8. Creación de un nuevo documento
Para crear un nuevo documento es bien sencillo. Abriremos Word como
hemos indicado en el Capítulo 1 de este manual.
Bastará con clicar en Documento en blanco en la ventana que nos aparece
tras abrir Word, y así comenzar uno desde cero.
Si ya estamos trabajando con Word, tenemos algún documento abierto, y
deseamos comenzar uno nuevo clicaremos en Archivo > Nuevo y nos
aparecerá la misma pantalla para comenzar un nuevo documento.
También podemos crear un nuevo documento desde las plantillas.
33
1.9. Apertura de un documento ya existente
Si lo que deseamos es abrir un documento existente en nuestro ordenador
tendremos que localizar el archivo por su nombre, diferenciando que cada
aplicación tiene su icono y extensión identificadoras.
Icono documento Word
Utilizaremos el explorador de Windows (carpeta amarilla) para buscar
la unidad (disco duro, disco extraíble) o ubicación (carpeta o directorio) en el
que está.
Icono Explorador de Windows
Una vez localizado clicamos dos veces con el ratón y se abrirá el documento
en Word.
34
Si lo que deseamos es abrirlo desde la aplicación Word clicaremos en Archivo
> Abrir.
Abriéndose la ventana desde la que podremos buscar en el Equipo o Este
PC y Examinar (en otras versiones) para examinar y buscar, a través
del explorador de Windows (carpeta amarilla) la ubicación del documento.
También, si tenemos la cuenta de Word vinculada con OneDrive, podremos
buscar en nuestra cuenta de la nube documentos y abrirlos.
Opción Abrir del Backstage de Word
1.10. Guardado de los cambios realizados en un documento
Ya sea a modo particular o por trabajo, los documentos debemos guardarlos
de forma eficiente para su posterior búsqueda y recuperación.
Por lo que a la hora de guardar debemos tener tres datos fundamentales:
⦿ Cómo vamos a nombrar a nuestro documento.
⦿ En qué formato vamos a guardarlo (extensión).
⦿ La ubicación del documento.
Al guardar nos encontraremos con 2 situaciones:
⦿ Nuestro documento no ha sido guardo todavía por lo que no tiene
nombre, extensión ni ubicación y deseemos guardarlo.
Podremos utilizar:
35

El comando guardar con forma de disquete
de la barra de
acceso rápido.

La combinación de teclas Ctrl + G.

Ir a Archivo > Guardar

Ir a Archivo > Guardar como…
Para las cuatro formas de guardar nos abrirá la ventana de Guardar como.
Opción Guardar como del Backstage de Word
Aquí decidiremos dónde queremos guardar nuestro documento. Lo normal
es guardarlo en alguna de las carpetas recientes que hayamos utilizado o
clicar en Examinar, se abrirá el explorador de Windows para navegar por
las unidades y carpetas de nuestro sistema.
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Nombre de archivo, tipo y ubicación de documento Word
En el explorador de Windows elegiremos:
1.
La ubicación.
2. le pondremos el nombre del documento que queramos en Nombre de
archivo.
3. La extensión o formato del archivo en Tipo.
En el caso que cerremos un documento sin guardar, nos aparecerá una
ventana emergente con el aviso de si realmente deseamos cerrar sin guardar.
Aviso Cerrar sin guardar en Word
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Que el documento tenga nombre, extensión y ubicación, y deseemos
guardarlo tal cual.
Esta situación es cuando queremos guardar cambios que estamos realizando
en un documento que ya tiene nombre y está guardado en un lugar
concreto.
Podremos utilizar:
⦿

El comando guardar con forma de disquete
de la barra de
acceso rápido.

La combinación de teclas Ctrl + G.

Ir a Archivo > Guardar que nos devolverá al documento una vez ha
procesado el guardado.
Se recomienda ir guardando cada cierto tiempo para no perder los cambios
en caso de un cierre inesperado del equipo. También cabe decir que por lo
general que el propio Word irá guardando copias para su recuperación.
1.11. Duplicación de un documento con Guardar como
Cuando un documento tenga nombre, extensión y ubicación, pero deseemos
guardarlo con otro nombre, en otra ubicación o modificar el formato, realizar
un duplicado, utilizaremos Guardar como.
En este caso iremos a Archivo > Guardar como… y elegiremos la ubicación, el
nombre y el tipo de archivo, como en la primera situación descrita en el
anterior apartado.
38
Opción Guardar como Word
Al abrir Guardar como, vemos que en la barra del título tiene el nombre del
documento. Simplemente es clicar en Examinar, elegir dónde deseamos
guardar el documento y cambiar el nombre del archivo, y si hace falta el tipo
de documento.
1.12. Cierre de un documento
Una vez hemos terminado de trabajar con el documento y no necesitamos
acceder a su información procederemos a cerrarlo para que no consuma
recursos del sistema.
Para cerrar el documento podemos utilizar el símbolo
de los botones de
control de Windows o la opción Cerrar en la pestaña Archivo.
Botones de control de Windows
1.13. Desplazamiento del cursor, introducción, selección y operaciones
con el texto
Al trabajar con documentos de texto utilizando un procesador de
textos como Word comprobaremos que si comenzamos a trabajar con un
documento en blanco el cursor parpadea en la zona superior izquierda de
nuestra hoja en blanco. No queda más que escribir, introducir texto
mediante el teclado o símbolos y objetos desde la cinta de opciones.
39
Una vez tengamos ya un documento creado, con textos, imágenes, tablas,
gráficos, etc. podremos desplazarnos a través de él a una sección
concreta, seleccionar partes que nos interese modificar o añadir, copiar u
otras operaciones.
Para ello debemos, sobre todo, entender y dominar el desplazamiento del
cursor y la selección de texto o párrafos.
1.14. Modo Insertar texto
El modo Insertar texto es el que viene por defecto en Word. Mientras
escribimos con el teclado, el texto se va añadiendo en la posición del cursor,
de izquierda a derecha, sin eliminar los caracteres adyacentes.
Inserta texto entre el texto.
1.15. Modo de sobrescribir
El modo Sobrescribir irá eliminando el texto que se encuentre a la derecha
del cursor mientras vamos escribiendo con el teclado.
Sobrescribe texto existente.
Para activarlo tendremos que pasar el puntero del ratón sobre la barra de
estado de Word, clicar en botón derecho y activar el modo Sobreescritura.
Activar modo sobreescribir en Word
Se añadirá un nuevo botón a la barra de estado pudiendo alternar entre
Insertar y Sobrescribir con un simple clic.
Modo insertar texto activo en Word
40
1.16. Borrado de un carácter
Si nos equivocamos y necesitamos borrar un carácter o pocos (si son muchos
es mejor seleccionar) podremos situar el cursor dónde necesitemos borrar el
carácter y clicar la tecla Supr o Delete (Suprimir), o Retroceso (Backspace).
Con la tecla Supr borramos el carácter de la derecha.
Tecla Suprimir
Con la tecla Retroceso borramos el carácter de la izquierda.
Tecla retroceso
1.17. Desplazamiento del cursor
Cuando el texto que hemos creado es largo y necesitamos movernos por él
de una forma rápida y eficiente para su modificación o continuación, será
necesario conocer las diferentes formas con las que movernos dentro del
texto.
Podemos llevar el cursor a otro punto de nuestro documento moviendo el
ratón, llevándolo al punto que deseemos y hacer clic para posicionarlo.
Cursor Word
41
Si nos queremos mover carácter a carácter podemos utilizar las teclas de
dirección izquierda y derecha. Y si necesitamos movernos línea arriba o
línea abajo podemos utilizar las teclas de dirección arriba y abajo.
Teclas de dirección teclado
En cambio, si necesitamos hacer desplazarnos largos o más concretamente
por párrafos, palabras, documentos, hojas, etc. tendremos que utilizar
la combinación de teclas.
1.18. Diferentes modos de seleccionar texto
Más importante y necesario es seleccionar texto en nuestro documento.
Cuando estamos trabajando y necesitamos ser ágiles y dar un resultado
estético y acorde a las instrucciones recibidas, muchas veces
necesitaremos seleccionar texto, párrafos, seguidos o discontinuos,
palabras, etc. para aplicar sobre ellos algún formato o configuración.
Es por ello que tenemos que dominar tanto la selección con el ratón, en
ocasiones ayudados por la tecla Ctrl para seleccionar texto no contiguo, o
utilizando el teclado.
No solo es una cuestión de agilidad, si no, también de ergonomía, facilidad y
costumbre.
Selección con el ratón
Para seleccionar con el ratón simplemente tendremos que colocar el cursor
delante de la palabra por la que queremos comenzar a seleccionar,
manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado y con un movimiento
hacia la derecha arrastrar. Soltar al llegar al final de palabra, texto o línea
que deseemos seleccionar.
Si el texto es largo realizar el movimiento en diagonal hacia la derecha y
abajo soltando también al llegar al final del texto que necesitemos
seleccionar.
42
Texto seleccionado
Debemos tener cuidado ya que si nos equivocamos al seleccionar no
podremos continuar con la selección. Corremos el riesgo de, al volver a
arrastrar, mover el texto de lugar.
Si lo que deseamos es añadir más texto a la selección, contiguo o no,
utilizaremos la tecla Ctrl y arrastraremos con el ratón manteniendo el botón
izquierdo pulsado el texto, palabras o párrafo de que deseemos añadir. Cada
vez que deseemos añadir un texto discontinuo, soltaremos la tecla Ctrl y
volveremos a pulsarla ante el texto que deseemos añadir.
Ctrl + Clic con botón izquierdo del ratón
Texto no continuo seleccionado en Word
43
Otra forma de seleccionar textos largos sin tocar el texto es utilizar el margen
izquierdo del documento (enmarcado en rojo en la siguiente ilustración),
mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrar hacia abajo hasta
que lleguemos al final del texto que deseemos seleccionar.
Margen izquierdo o de selección
Otra forma es seleccionar clicando con el botón izquierdo del ratón sin
arrastrar:
Al hacer dos clics seguidos sobre una palabra, seleccionamos la palabra.
Al hacer tres clics seguidos en el texto, seleccionamos el párrafo dónde
realizamos los clics.
A la hora de utilizar el teclado para seleccionar haremos servir la tecla
Mayúsculas o Shift combinada con otras.
La tecla Mayúsculas a veces viene con el símbolo de una flecha hacia arriba,
otras con la palabra shift o mayús. NO confundir con bloq mayús que sirve para
bloquear la mayúscula y escribir todo el texto en mayúsculas.
1.19. Opciones de copiar y pegar
En el día a día trabajando con documentos necesitaremos copiar texto y
pegarlo en otro lugar o documento. Moverlo a una nueva ubicación dentro del
documento o simplemente cortar el texto. También puede ser que
necesitemos insertar símbolos o la fecha.
OPCIONES DE COPIAR Y PEGAR
Otro aspecto importante cuando trabajamos con documentos y el tratamiento
de su texto, es el de manipular el contenido, y moverlo o duplicarlo según las
necesidades o instrucciones que recibamos.
Por ello es básico dominar las acciones de cortar, copiar y pegar.
Veamos las diferencias entre las tres acciones:
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⦿ Cortar: Con esta acción lo que hacemos es quitar de donde tenemos una
letra, texto, párrafo u objeto y moverlo. Lo movemos de un lugar, para
posteriormente pegarlo en otro lugar. No lo eliminamos, pues por así decirlo
queda en la memoria para poder utilizarlo.
⦿ Copiar: Es la acción de duplicar. Al copiar lo que queremos es utilizarlo
varias veces, por lo que también queda en esa supuesta memoria para
después pegarlo.
⦿ Pegar: Esta es la acción que finaliza las dos anteriores. Al ejecutarla
pegamos lo que hemos cortado o copiado.
Tenemos diferentes formas de cortar, copiar y pegar. Podemos utilizar
la cinta de opciones, el menú contextual o la combinación de teclas.
⦿ Utilizando el Portapapeles:
Seleccionamos el texto, caracteres, párrafos u objetos que necesitemos y

para cortar vamos a la pestaña Inicio > grupo Portapapeles > clicamos
el comando Cortar

para copiar vamos a la pestaña Inicio > grupo Portapapeles > clicamos
el comando Copiar

para pegar vamos a la pestaña Inicio > grupo Portapapeles > clicamos
el comando Pegar
Comandos cortar, copiar y pegar Word
⦿ Utilizando el menú contextual:
El menú contextual aparece cuando clicamos con el botón derecho del ratón
sobre una zona, selección u objeto. Seleccionamos el texto, caracteres,
párrafos u objetos que necesitemos, clicamos botón derecho sobre la
selección y aparece el menú contextual.
⦿ Utilizando el menú contextual:
El menú contextual aparece cuando clicamos con el botón derecho del ratón
sobre una zona, selección u objeto. Seleccionamos el texto, caracteres,
párrafos u objetos que necesitemos, clicamos botón derecho sobre la
selección y aparece el menú contextual.
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Menú contextual con botón derecho Word

para cortar clicamos el comando Cortar

para copiar clicamos el comando Copiar

para Pegar utilizando el menú contextual nos aparece Opciones de
pegado
. Para pegar, por defecto y de forma estándar
utilizamos el primer icono
de todas las opciones que nos aparecen para
pegar. El primer icono pega manteniendo el formato de origen.
⦿ Utilizando la combinación de teclas:
Seleccionamos el texto, párrafo, objeto, o lo que deseamos copiar o cortar y

para cortar pulsamos las teclas Ctrl + X
Combinación de teclas Ctrl+X Cortar

para copiar pulsamos las teclas Ctrl + C
Combinación de teclas Ctrl+C Copiar

para pegar pulsamos las teclas Ctrl + V
46
Combinación de teclas Ctrl+V Pegar
1.20. Uso y particularidades del Portapapeles
En el apartado anterior hemos comentado que, al copiar y cortar, esos
elementos, Word los almacena en una especie memoria.
Bien, dicha memoria es lo que llamamos Portapapeles. Cuando cortamos o
copiamos Word almacena en el Portapapeles hasta 24 elementos, y pega el
último que hayamos cortado o copiado cuando ejecutamos el comando
pegar.
De hecho, todo Windows y el paquete
Office (Word, Excel, PowerPoint, Access…) va añadiendo lo que copiamos o
cortamos en el Portapapeles desde los últimos 24.
Portapapeles Word
Al clicar en el iniciador del cuadro de diálogo del grupo Portapapeles en
la pestaña Inicio aparece el panel del Portapapeles a la izquierda de nuestro
documento.
El Portapapeles nos da la posibilidad de pegar uno de esos 24 últimos
elementos cortados o copiados. Es como un baúl para poder reutilizar
elementos.
También podemos pegar todo de golpe, o borrar todo el contenido del
Portapapeles.
Si pasamos el puntero del ratón sobre uno de esos elementos veremos que
a la derecha aparece un botón desplegable, desde el cual podremos pegar
dicho elemento o eliminarlo individualmente del Portapapeles.
Delante de cada elemento aparece un icono identificativo de su
procedencia: Word, Excel, etc.
47
En el botón Opciones podremos configurar diferentes comportamientos del
Portapapeles: mostrar, no mostrar, mostrar en la barra de tareas de
Windows, etc.
1.21. Inserción de caracteres especiales (símbolos, espacio de no
separación)
Símbolos
Dependiendo del objetivo del documento con el que estemos trabajando, su
naturaleza o contenidos, tendremos la necesidad de escribir símbolos que
nuestro alfabeto o teclado no contemplen.
Como ejemplos de símbolos nos encontramos con el copyright ©, la libra £,
el Yen ¥, el infinito ∞ o Pi π.
Para insertar símbolos como estos nos dirigiremos a la pestaña Insertar >
grupo Símbolos > desplegar el comando Símbolo.
Comando símbolo desplegado Word
Podremos seleccionar con el clic de ratón uno de los símbolos que nos
aparece en el desplegable o clicando en Más símbolos… buscar entre los
elementos de las diferentes fuentes que tengamos instaladas.
48
Más símbolos Word
Espacio de no separación
Se le llama espacio de no separación a la necesidad de mantener una frase
dentro de la misma línea sin que se separe por un salto de línea automático.
Digamos que rompemos el salto de línea automático para que una cadena
de texto se mantenga junta.
Para ello pondremos el cursor entre las dos palabras que deseemos
conservar en la misma línea y pulsar la combinación de teclas Ctrl +
Mayúsculas + Barra espaciadora.
Combinación teclas Ctrl+Mayúsculas+Barra espaciadora para espacio de no
separación en Word
Ejemplo
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Carácter separado en Word
Observamos que la altura 172 m. (longitud y medida) queda separada en dos
líneas. Para conservarla junta utilizaremos el Espacio de no separación.
Seleccionamos el espacio entre 172 y m., y utilizamos la combinación de
teclas Ctrl + May + Barra espaciadora.
Resultado
Carácter separado en Word
1.22. Inserción de fecha y hora
Muchas veces en los documentos, sobre todo si son por motivos laborales,
necesitaremos poner la fecha y la hora, por lo que disponemos de un
comando que automatiza dicha acción.
Cuando insertamos la fecha y la hora utilizará la que utiliza el sistema
operativo del ordenador utilizado.
Grupo de comandos Texto Word
Para insertar fecha y hora nos dirigiremos a la pestaña Insertar > grupo
Texto > comando Fecha y hora
.
50
Insertar Fecha y hora Word
En la ventana que nos aparece al clicar en Fecha y hora, podremos
seleccionar el formato (largo, corto, fecha y hora, etc.) y el idioma, a partir
del cual nos aparecerán los formatos.
1.23. Comando Deshacer y Rehacer los últimos cambios
Al trabajar mucho con el procesador de texto, Word, y si estamos dando
formato a temas estéticos, de estilos y forma de visualizarse,
comprobaremos incoherencias o aspectos que no nos gustan y tendremos
que volver a estados anteriores de nuestro texto.
Ello lo podemos conseguir con Deshacer y Rehacer. Podemos deshacer
hasta 100 veces.
¿Qué quiere decir esto? Que podremos volver a cada una de las 100
modificaciones que hayamos realizado anteriormente, o a la inversa, rehacer
acciones que hayamos deshecho.
Podemos deshacer y rehacer desde la barra de acceso rápido y con
la combinación de teclas.
⦿ A partir de la barra de acceso rápido

Clicamos en la flecha hacia la izquierda para deshacer
. Volver a
un estado anterior.
Si clicamos en el desplegable de la flecha de deshacer podremos volver
a un estado anterior, no inmediato, de una forma rápida. Con un solo clic.

Clicamos en la flecha hacia la derecha para rehacer
. Anular lo
deshecho.
⦿ A partir de la combinación de teclas

Para deshacer pulsamos Ctrl + Z.
51
Combinación de teclas Ctrl+Z Deshacer

Para rehacer pulsamos Ctrl + Y.
Combinación de teclas Ctrl+Y Rehacer
52