Medición y Seguimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG) Se

Medición y Seguimiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG)
Se lleva un registro permanente de la verificación y evaluación del SIG a través de varios
mecanismos implementados por la entidad; por lo tanto, la evaluación se concentra en las
evidencias resultantes del desarrollo del SIG con el fin de compararlas con los estándares definidos
y se determinan las correcciones y/o acciones pertinentes.
Al igual que en la medición y seguimiento de los procesos, en el SIG, se sigue el ciclo de
mejoramiento continuo (PHVA), aplicando la misma noción de proceso, es decir que hay unas
entradas (características definidas, solicitudes de los usuarios), unas actividades (etapas de
planificación y realización del sistema) y unas salidas (evaluación de si los resultados cumplen con
lo planificado).
PLANEAR
1. El hospital San Blas está direccionado por procesos, ellos son:
PROCESOS ESTRATEGICOS:
Direccionamiento y proyección de la organización
Sistema Integrado de Gestión
Atención al usuario y participación social
Mercadeo
PROCESOS MISIONALES:
Consulta externa
Urgencias
Hospitalización
Unidad Quirúrgica
Apoyo diagnóstico y complementación terapéutica
PROCESOS DE APOYO:
Gestión del talento Humano
Gestión sistemas de información
Gestión Financiera
Gestión de recursos físicos
Gestión documental
Gestión Jurídica
PROCESOS DE EVALUACION:
Mejoramiento continuo.
2. Están identificados los responsables, objetivos, recursos y procedimientos
documentados de las áreas o procesos.
3. La institución planifica periódicamente sus actividades administrativas y operativas y las
comunica a todos los niveles.
HACER
4. Se asegura el personal de realizar las actividades de acuerdo con las disposiciones
planificadas.
VERIFICAR
5. Existe un sistema de medición del Sistema Integrado de Gestión (SIG) que se inicia por
la definición de los índices e indicadores institucionales y luego son desplegados en
cascada a los demás niveles de la organización
Relación Causa- Efecto.
El modelo que utilizamos nos da una visión sistémica de la organización, lo que implica que
los indicadores no son independientes uno del otro, puesto que entre ellos existe una
interacción y una interdependencia. Por lo tanto entre los indicadores hay una relación
“causa – efecto que se considera cuando se analiza el comportamiento del modelo, dado
que relación dinámica entre productividad interna, el mercado y el usuario (cliente) es la
que al final produce rentabilidad.
- Los Indicadores utilizados son : de eficiencia, eficacia y efectividad (impacto)
Todos los procesos de la organización son medibles y cada unidad institucional debe
definir las perspectivas o dimensiones que deban integrar su propio modelo de acuerdo a
sus características de su modelo de medición de gestión.
Además, en el hospital se utilizan los siguientes métodos para identificar oportunidades de
mejora del desempeño del sistema integrado de gestión: Encuestas de satisfacción del
cliente, auditorías internas, informes de gestión presentados a entes de control,
autoevaluación, entre otros.
Auditorias Internas
Una vez implementado el Sistema de Integrado de Gestión, la Oficina de Gestión Pública y
Autocontrol del hospital verifica que se mantenga y mejore de forma continua, con el fin
de asegurar la calidad en los servicios que presta.
Por lo anterior se hace especial énfasis en el papel que la auditoria interna debe cumplir en
este tema, en especial en lo referente a la necesidad de medir y evaluar de manera
objetiva, el grado de implementación del Sistema, con el fin de identificar posibles
desviaciones, lo que permite aplicar las acciones necesarias.
ACTUAR
6. Las acciones de mejora en la institución se realizan con base en hechos y datos,
resultados de las auditorias.
Inventario Instrumentos de
Medición
Indicadores de gestión
ANALISIS DE EFECTIVIDAD
Efectivo
No efectivo
Existe un sistema de
medición
del
Sistema
Integrado de Gestión (SIG)
que se inicia por la
definición de los índices e
indicadores institucionales y
luego son desplegados en
cascada a los demás niveles
de la organización
Caracterización
de
los
Todos los procesos de la
procesos
organización son medibles y
cada unidad institucional
debe definir las perspectivas
o dimensiones que deban
integrar su propio modelo
de
acuerdo
a
sus
características de medición
de gestión, pero no todos
tienen
definidos
los
indicadores.
Encuestas de satisfacción
En el hospital se utilizan las
encuestas de satisfacción
para
identificar
oportunidades de mejora
del desempeño del sistema
integrado de gestión, pero
se
desaprovecha
esta
información ya que no se
realiza un análisis profundo
de esta información para
ejecutar acciones de mejora
Auditorias Internas
Una vez implementado el
Sistema de Integrado de
Gestión, la Oficina de
Gestión
Pública
y
Autocontrol del hospital
verifica que se mantenga y
mejore de forma continua,
con el fin de asegurar la
calidad en los servicios que
presta.
Por lo anterior se hace
especial énfasis en el papel
que la auditoria interna
debe cumplir en este tema,
en especial en lo referente a
la necesidad de medir y
evaluar de manera objetiva,
el grado de implementación
del Sistema, con el fin de
identificar
posibles
desviaciones, para permitir
aplicar
las
acciones
necesarias.
Julio Cesar Reyes Zuluaga.