¿Qué es un flujo de trabajo y cómo puede aumentar la productividad - Modo de lectura

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¿Qué es un flujo de trabajo y cómo puede aumentar la productividad? - Modo de lectura
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¿Qué es un flujo de trabajo y cómo puede
aumentar la productividad?
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Jun 3 2021
En Estados Unidos, los carriles o la iluminación de las calles suelen
darse por hecho. Sin ellos, sería casi imposible conducir de forma
segura.
Si bien los caminos pavimentados y pintados no solucionan todos los
problemas de tráfico, sin dudas hacen que conducir sea más rápido y
seguro.
La función de un flujo de trabajo es similar: ahorra tiempo y hace que
un proceso laboral sea productivo y fluya de principio a fin.
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En este artículo, profundizaremos en los flujos de trabajo, por qué son
esenciales y cómo optimizarlos en tu empresa.
¿Qué es un flujo de trabajo y por qué es
importante?
Un flujo de trabajo es una serie estandarizada de tareas que se
completan para lograr un objetivo común específico.
Por ejemplo, la mayoría de las empresas tienen un flujo de trabajo de
incorporación estandarizado que siguen para los clientes nuevos.
Puede ser algo así:
1. Un correo electrónico automatizado le pide al cliente que programe
una llamada de capacitación.
2. Un experto en producto se encarga de la llamada de capacitación.
3. Un capacitador selecciona una secuencia de incorporación de
correo electrónico en función de las necesidades del cliente.
4. Después de 2 semanas, el gerente de cuenta revisa los datos de
uso para ver si el cliente usa el producto activamente.
5. El servicio de atención al cliente hace el seguimiento y le pregunta
al cliente sobre su experiencia.
Completar un análisis del flujo de trabajo puede involucrar múltiples
departamentos, empleados y herramientas. Todo depende del
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resultado deseado.
Cuando se desarrolla un flujo de trabajo nuevo, siempre debes
considerar cómo puedes personalizarlo según tus necesidades o las
de tus clientes.
¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo es una representación visual simple de
cómo fluye el trabajo. Puedes hacerlo en línea o en papel.
Este tipo de diagrama representa un flujo de trabajo para aprobar
contenido web nuevo, como una entrada de blog. Visualizar el flujo de
trabajo en el diagrama ayuda a resaltar las fases y los pasos
condicionales.
A menudo, ilustrar los flujos de trabajo del proceso puede aclarar qué
pasos no son necesarios o cómo aumentar la eficiencia.
¿Cuáles son los 3 componentes básicos del flujo de trabajo?
Los tres componentes principales de un flujo de trabajo son aporte,
transformación y producto.
Aquí los definimos en más detalle:
Aporte: personal, materiales, equipos y otros recursos necesarios
para alcanzar el objetivo.
Transformación o proceso: las reglas, las direcciones y los pasos
predefinidos necesarios para transformar los aportes en productos.
Producto: los elementos a entregar, ya sea un producto físico, un
servicio o incluso un empleado capacitado.
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Los marcos Lean y Six Sigma usan el diagrama SIPOC para desglosar
más cada proceso esencial.
Con una descripción general clara, puedes comenzar a optimizar
procesos y tomar decisiones sobre la estandarización y
automatización de tareas dentro del flujo de trabajo.
Los 7 beneficios principales de un flujo de
trabajo estandarizado
Los administradores y los ejecutivos de proyectos suelen hablar sobre
la necesidad de estandarizar la gestión de procesos o los flujos de
trabajo comerciales.
En pocas palabras, con más uniformidad, es más fácil garantizar la
longevidad de los resultados y los procesos comerciales. Un flujo de
trabajo estandarizado también te ayuda a reducir el riesgo y aumentar
la productividad.
Analizaremos esto más adelante.
1. Aumenta la productividad
Estandarizar un flujo de trabajo significa que eliminas muchos puntos
a lo largo de un proceso donde los trabajadores deberían tomar
decisiones. Todos los involucrados saben qué hacer y cuándo hacerlo.
Esto reduce las posibilidades de que una persona se desvíe del
protocolo o tome una decisión incorrecta, que podría causar retrasos.
También reduce el trabajo manual para el 74 % de las empresas:
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Las plataformas de gestión de proyectos y otras herramientas de
flujos de trabajo te permiten establecer y compartir fácilmente flujos
de trabajo estandarizados con todas las partes interesadas
pertinentes. Esto debería ayudar a responder preguntas y mantener las
operaciones sin problemas.
2. Libera tiempo reduciendo la microgestión
Cuando los empleados están acostumbrados a un flujo de trabajo
estandarizado, pueden comenzar a gestionarse por sí mismos.
A medida que cada miembro del equipo evoluciona en su rol,
comenzará a asumir la responsabilidad y a producir mejores
resultados.
La plataforma adecuada puede permitirte automatizar flujos de trabajo
de tareas o de aprobación. Esto incluye enviar recordatorios para
completar tareas, proporcionar actualizaciones de estado y solicitar
aprobaciones en tiempo real.
Eso significa que tus gerentes y ejecutivos tendrán mucho más tiempo
para concentrarse en decisiones generales. En lugar del proceso
diario, pueden enfocarse en productos o campañas nuevos.
3. Estandariza los procesos para obtener resultados
uniformes
El objetivo original de la gestión de flujos de trabajo era producir
resultados uniformes. Las líneas de montaje tienen el mismo objetivo.
Las empresas comprendieron desde hace más de 100 años la
importancia de la uniformidad al elaborar productos o prestar
servicios.
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Con un flujo de trabajo estandarizado, puedes ofrecer un resultado
casi idéntico siempre.
4. Mejora las tasas de incorporación o adopción con un flujo
de trabajo más organizado
La incorporación de empleados nuevos es una parte integral de tu
empresa. Pero hasta que no están debidamente capacitados, los
empleados nuevos cuestan más de lo que brindan.
Mediante el uso de herramientas de gestión para estandarizar los
flujos de trabajo, puedes acelerar considerablemente el período de
preparación y facultarlos para que comiencen a aportar valor.
Además, con un flujo de trabajo de incorporación organizado, puedes
resolver 2 de los 4 principales desafíos de la capacitación de
empleados nuevos.
Casi la mitad de las empresas (47 %) tiene el problema de
incorporaciones variables. Otro 36 % se enfrenta a procesos
desorganizados por la “falta de tecnología”.
El principal desafío, los gerentes con exceso de trabajo, también es
una señal de flujos de trabajo débiles.
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5. Controla mejor las variables para reducir los riesgos del
proyecto
La creación de flujos de trabajo estandarizados ayudará a tu equipo a
proporcionar estructura y claridad para reducir el riesgo, los errores y
las demoras.
Los empleados comprenderán claramente cómo completar las tareas
y los estándares que deben cumplirse.
6. Usa el flujo de trabajo para establecer una cultura
empresarial nueva
Si quieres implementar un cambio en tu empresa que perdure en el
tiempo, debes crear flujos de trabajo y expectativas que fomenten la
autonomía y la responsabilidad.
Cuando el trabajo de los empleados está diseñado para ayudarlos a
tener éxito y crecer, estos aspectos fundamentales serán parte de la
cultura empresarial.
Como dijo Will Durant (no Aristóteles): “Somos lo que hacemos
repetidamente. Entonces, la excelencia no es un acto, sino un hábito”.
Por lo tanto, un patrón repetitivo de acciones diarias o semanales es
un bloque de construcción básico de tu cultura.
7. Proporciona transparencia y un registro de auditoría
Con un flujo de trabajo definido claramente donde se documenta cada
paso, puedes hacer un seguimiento y control de los retrasos o errores
y evaluar el desempeño.
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Si asignas pendientes sin especificar un propietario, los ejecutivos
tendrán dificultades para establecer el desempeño individual.
Por qué necesitas una plataforma de gestión
de flujos de trabajo
Sin un software de gestión de flujos de trabajo, los gerentes pierden
tiempo orientando a los empleados sobre la práctica de procesos
productivos.
Las plataformas de gestión de flujos de trabajo permiten a tu equipo
completar todo tipo de proceso comercial con facilidad y autonomía.
monday.com se considera como uno de los principales softwares de
gestión de flujos de trabajo, y por una buena razón:
1. Centraliza los datos en un solo panel
Las integraciones no solo son útiles para eliminar pequeñas tareas de
ingreso de datos en un proceso. Puedes utilizarlas para centralizar
datos y darles a tus gerentes una visión general mejorada del
desempeño.
Por ejemplo, puedes conectar una herramienta como monday.com
directamente con tus plataformas de marketing y CRM. Así,
importarás las ventas y otros datos de desempeño.
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En ese mismo panel, también puedes ver la cantidad de clientes
potenciales que maneja cada empleado.
Tus gerentes pueden crear la estructura que desean desde el
comienzo.
2. Configura las fechas límite y las notificaciones
monday.com ayuda a los equipos a cumplir el cronograma, ya que
facilita la configuración de fechas límite, notificaciones y
recordatorios, además de la actualización de estados.
Con una estructura implementada, puedes aumentar drásticamente la
eficiencia de tus flujos de trabajo.
Estas son solo algunas de las configuraciones de la gestión del flujo
de trabajo que puedes agregar a los paneles de monday.com:
Responsable de los pendientes
Descripciones de los pendientes
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Fechas límite
Notificaciones
Hitos
Estado de la acción del flujo de trabajo (en curso, listo, etc.)
Seguimiento de tiempo
Cronograma dependiente de los pendientes
monday.com fomenta una mayor eficiencia porque permite que los
equipos automaticen muchos procesos que, de otro modo, consumen
tiempo y ralentizan los flujos de trabajo. Permite transformar los
materiales del flujo de trabajo que, de otra manera, serían estáticos en
un proceso dinámico y procesable. Cuando se termina un proyecto
determinado, puedes guardar el flujo de trabajo, incluida la
automatización, para reusarlo más adelante.
3. Elimina las tareas manuales innecesarias
El tener un sistema automatizado para una gran parte del proceso de
gestión, puede reducir otras tareas manuales.
Por ejemplo, puedes:
Usar integraciones para actualizar información de la tarjeta de
tareas en todas las plataformas.
Notificar a otros departamentos sobre informes de errores.
Establecer un proceso comunicativo con tus compañeros de
trabajo al terminar cada paso.
Estos son solo algunos ejemplos de las tareas manuales que el
sistema de gestión de flujos de trabajo puede hacer por ti.
4. Mejora la claridad del equipo para evitar la duplicación de
tareas
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En organizaciones grandes, el trabajo duplicado puede convertirse en
un gran centro de costos si se maneja incorrectamente. Dos miembros
del mismo equipo podrían estar trabajando en el mismo problema sin
saberlo.
Varios equipos dentro de una organización podrían llevar a cabo la
ejecución de proyectos con el mismo objetivo comercial en mente sin
siquiera darse cuenta.
La gestión clara de tareas y la transparencia entre departamentos
eliminan tareas duplicadas.
5. Coordina fácilmente el trabajo entre equipos y
departamentos
Una mayor transparencia no solo reduce las posibilidades de tareas
duplicadas. También facilita mucho la coordinación entre equipos.
Al compartir objetivos y hojas de ruta generales, puedes coordinar
proyectos para que se soporten y complementen entre sí. Además,
con monday.com, puedes definir y asignar tareas específicas
fácilmente en todos los equipos.
El poder de la automatización y las
integraciones en el flujo de trabajo
Los expertos estiman que el valor de automatizar tareas innecesarias
(solo en empresas de los EE. UU.) podría llegar a los 15 billones de
dólares.
Comienza a automatizar hasta el 27 % de todos los
procesos
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Piensa en cuántas tareas administrativas pequeñas realizas todos los
días. Hasta el 27 % de todo el trabajo se puede automatizar con la
tecnología actual.
Hoy en día, muchos programas pueden manejar tareas como copiar el
texto de un correo electrónico y agregarlo a tu CRM.
Y las tareas que se pueden automatizar van mucho más allá del
simple copiar y pegar un texto. Puedes automatizar una gran parte de
todos los procesos comerciales esenciales.
Desde la recepción de pagos y la incorporación de clientes hasta la
gestión de producción y la contratación de personal, la automatización
puede transformar tu negocio.
Minimiza la entrada manual de datos con integración de
sistemas
La entrada manual de datos de varios sistemas diferentes consume
mucho tiempo y es propensa a errores. En cambio, puedes crear flujos
de trabajo automatizados que ingresen automáticamente los datos
correctos en tu sistema de informes.
monday.com, por ejemplo, se integra con docenas de otras
herramientas de datos y flujos de trabajo para simplificar tu vida:
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Desde el momento que se realiza y confirma un pedido nuevo, puedes
crear automáticamente un paso en el flujo de trabajo para comenzar a
ejecutarlo.
En la tarjeta, puedes vincular documentos esenciales que describen
todo el proceso. Esto facilita la subcontratación de asistentes virtuales
o empleados nuevos.
Ponte a marcha sin exceder tu presupuesto
No necesitas un gran presupuesto ni un cronograma eterno para
implementar automatizaciones; puedes empezar de a poco.
monday.com ofrece integraciones nativas con sistemas de CRM,
plataformas de marketing, herramientas de soporte al cliente y más.
Nuestra plataforma está lista para que comiences a usarla hoy mismo,
sin necesidad de un presupuesto millonario o un cronograma a 5 años.
6 sugerencias para optimizar tus flujos de
trabajo
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Al principio, puede resultarte abrumador comenzar con la
documentación y configuración de flujos de trabajo.
Por suerte, tenemos muchas sugerencias para ayudar a cualquier
empresa a estandarizar los procesos comerciales recurrentes y
hacerlos más efectivos.
Los empleados deben poder manejar todos los aspectos de su tarea
asignada.
2. Automatiza para eliminar el exceso de pasos siempre que
sea posible
Siempre que sea posible, incluye algo de automatización.
Por ejemplo, si tienes un formulario de recopilación de correos
electrónicos en tu sitio, no necesitas hacer una verificación manual de
la bandeja de entrada.
Puedes configurar una automatización que cree tarjetas de tareas
nuevas automáticamente en función de los correos electrónicos
entrantes.
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Automatizar estos pasos reduce el trabajo y garantiza que nada se
pase por alto.
3. Haz que todos los interesados puedan acceder a la
comunicación fácilmente
Centralizar la comunicación de los proyectos y flujos de trabajo es
esencial para mantener la coordinación en el tiempo.
Todos deben poder ser parte del debate sobre una tarea. Así se
mantiene un registro y no se pierde ningún detalle esencial que podría
perjudicarte más adelante.
Puedes incluir comentarios directamente en la fuente de una tarea
para evitar confusiones en Slack o en los hilos de correo electrónico.
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Si es un debate extenso, puedes resumir las decisiones y agregar
comentarios a las tareas luego.
4. Establece expectativas claras de desempeño y mide los
KPI
Debes tener expectativas claras del desempeño, tanto a nivel equipo
como individual.
En base a eso, establece indicadores clave de desempeño (KPI) y haz
el seguimiento en el tiempo. Los datos te mostrarán cómo el flujo de
trabajo afecta los resultados de tu empresa.
Todos los equipos y empleados deben saber cómo se los evalúa.
5. Usa prioridades e hitos para evitar cuellos de botella
Los cuellos de botella atentan contra la productividad laboral.
Puedes minimizarlos con la planificación de dependencias y
cronogramas, pero eso no es suficiente. También debes identificar las
tareas urgentes con prioridades e hitos.
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6. Crea y reutiliza plantillas personalizadas para
estandarizar flujos de trabajo
Cuando hayas terminado, asegúrate de guardar el flujo de trabajo
como plantilla. Eso te permitirá volver a utilizarlo en cualquier
momento.
Las plantillas pueden ayudarte a configurar secuencias de procesos
detallados para proyectos nuevos en unos minutos.
7 plantillas para estandarizar flujos de trabajo
complejos
Las funciones robustas de gestión de flujos de trabajo y
automatización de monday.com solo se mejoran con plantillas
prediseñadas para muchos flujos de trabajo diferentes.
1. Incorporación de empleados
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¿Quieres mejorar tu flujo de trabajo para incorporar empleados
nuevos? Esta plantilla es perfecta para formalizar la incorporación de
empleados en equipos más pequeños.
Puedes personalizar fácilmente el tablero para agregar o eliminar
pasos del proceso. También puedes optimizar el proceso con
automatizaciones e integraciones que se adapten a tus necesidades.
Con un flujo de trabajo parcialmente automatizado, tus gerentes
pueden concentrarse en integrar a los empleados nuevos en la cultura
de la empresa.
2. Diseño creativo
Cualquier agencia de diseño o equipo creativo interno tiene un proceso
de varios pasos para la entrega de diseños terminados.
Por lo general, comienzan con una revisión interna breve incluso antes
de que los diseñadores desarrollen un concepto.
Puedes agregar o quitar fácilmente pasos del flujo de trabajo para que
se adapte a tu organización.
3. Producción de video
La planificación de la producción de video es un proceso complejo con
elementos interconectados. Además, el ciclo de vida de cada proyecto
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tiene variables únicas que pueden cambiar los recursos necesarios.
Esta plantilla describe un flujo de trabajo básico de preproducción que
podrías repetir para cada proyecto.
Por supuesto, los recursos necesarios van a variar según el
presupuesto y la duración del proyecto. Sin embargo, un flujo de
trabajo perfeccionado y repetible te dará más espacio para
concentrarte en la gestión general de proyectos.
4. Manufactura
Si dependes de proveedores o fabricantes externos, puedes configurar
un flujo de trabajo simple como este.
También puedes ampliar la plantilla para que se adapte mejor a los
procesos internos de fabricación.
5. Solicitudes de TI o informes de errores
Así seas parte de un equipo de TI o prestes servicios de TI a
empresas, debes poder gestionar las solicitudes de TI de manera
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eficaz.
Esta plantilla puede ayudarte a clasificar y priorizar tareas importantes
rápidamente, así como cualquier SLA.
6. Gestión de clientes potenciales
Cuando alguien se registra para recibir más información, no puedes
desaprovechar esa oportunidad. Si esperas demasiado, corres el
riesgo de que los clientes potenciales se vayan con la competencia.
Por eso creamos esta plantilla para la gestión de clientes potenciales.
Puedes asignar representantes de ventas e impulsar el ciclo de ventas
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fácilmente.
7. Campañas de marketing
Desarrollar campañas de marketing efectivas requiere organizar
muchos engranajes. Con una plantilla de marketing, puedes mantener
la organización desde el principio y hacer el seguimiento de los plazos
y resultados fácilmente.
Con esta plantilla simple, puedes gestionar las ideas y solicitudes de
campañas desde la etapa inicial.
Un flujo de trabajo eficiente se traduce en una
empresa eficiente
El primer paso para establecer un flujo de trabajo nuevo es dividir el
proceso en pasos y elementos. El segundo es encontrar un software
de flujos de trabajo para automatizar y mejorar tus procesos.
Prueba la plataforma ahora, ¡las primeras dos semanas son gratis!
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